SISTEMA DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE

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SISTEMA DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y

MEDIO AMBIENTE

XEROX DE CHILE S.A.

PREPARADO POR REVISADO Y APROBADO POR

Robert F. Barsby Haas

Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente

Carme Luz Padilla Gerente de Recursos Humanos

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TIPO DOCUMENTO: Manual

S. S.SO & MA

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CONTENIDO.

1.

REVISIONES. ... 3

2.

POLITICA DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO

AMBIENTE. ... 4

3.

ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN. ... 5

2.

REFERENCIAS... 5

3.

DEFINICIONES... 5

4.

SISTEMA DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO

AMBIENTE. ... 8

4.1.

Requisitos generales. ... 8

4.2.

Política de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente. ... 8

4.3.

Planificación. ... 9

4.4.

Implementación y operación. ... 11

4.5.

Verificación y acción correctiva. ... 14

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1. REVISIONES.

Fecha.

Revisiones – cambios.

11 de octubre de 2013 Se actualiza documento.

29 de enero de 2015 Se actualiza documento. Se cambia Política.

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3. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN.

Este Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente (SSO&MA), está estructurado para ser aplicado en todas las áreas funcionales de Xerox de Chile S.A. Este Sistema se aplica para:

- Dar cumplimiento a la Política de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente

del Gerente General de Xerox de Chile S.A.

- La identificación de peligros, evaluación y control de los riesgos operacionales y medio ambientales asociados a las funciones que desarrolla la Compañía.

- Implementar, mantener y mejorar los niveles de seguridad y protección del medio

ambiente en donde se desarrollan actividades, bajo la responsabilidad de la Compañía.

- Dar cumplimiento a todas las disposiciones legales y normativas relacionadas con la Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

2. REFERENCIAS.

El Sistema de SSO&MA se ha estructurado teniendo como referencia la Norma OHSA 18001 – Occupational Health and Safety Management Systems, las Normas ISO 14.001 – Sistemas de Gestión Ambiental y las disposiciones legales chilenas que regulan estas materias.

3. DEFINICIONES.

Para los efectos de este Sistema, se aplican las siguientes definiciones, tomadas de diferentes textos de consulta:

a. Accidente:

Evento no deseado que provoca lesiones a las personas y/o daño a los equipos, materiales y/o medio ambiente.

Bajo el concepto legal de la Ley N° 16.744, Sobre Seguro Obligativo contra Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales, se entiende por accidente del trabajo (Artículo N° 5), “toda lesión que una persona sufra a causa o con ocasión del trabajo, y que le produzca incapacidad o muerte.

Son también accidentes del trabajo, los ocurridos en el trayecto directo, de ida o regreso, entre la habitación y lugar del trabajo”.

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b. Acción correctiva.

Acción para eliminar la causa de una No Conformidad.

c. Acción preventiva:

Acción para eliminar la causa de una No Conformidad potencial.

d. Acto Subestándar:

Actuación desviada de la persona de la forma que se ha establecido para el logro efectivo de la actividad.

e. Aspecto Ambiental:

Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el medio ambiente.

f. Auditoria:

Proceso de verificación sistemático y documentado, para evaluar objetivamente si el Sistema se está aplicando de acuerdo a lo establecido.

g. Estudio de Riesgos de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente:

Es un listado de los peligros asociados a los procesos, áreas, equipos, tareas y materiales, evaluados en función a su probabilidad de ocurrencia y consecuencias potenciales. Cada Item debe tener identificado un Plan de Acción destinado a que el riesgo no se desencadene, y termine en un incidente.

h. Condición Subestándar:

Desviación de los parámetros que deben cumplir los sistemas, equipos, materiales y/o el ambiente de trabajo.

i. Conformidad:

Cumplimiento de los requisitos.

j. Contaminante:

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k. Cuasi Pérdida:

Evento que no genera pérdidas medibles y/o visibles, pero si se repite bajo circunstancias un poco diferentes puede provocar pérdidas a las personas, bienes, productividad y/o medio ambiente.

l. Documento:

Información y su medio de soporte.

m. Empresa Colaboradora:

Se entiende por Empresa Colaboradora (Contratista), toda organización que trabaje para Xerox de Chile S.A., y que exista un Contrato entre las partes.

n. Estándar:

Forma definida para obtener la inhibición del riesgo, de acuerdo a parámetros aceptados como correctos.

o. Falla Operacional:

Evento, que sin provocar daños, genera pérdidas al proceso (Afecta a la continuidad operacional).

p. Incidente:

Evento no deseado que provoca pérdidas. Son Incidentes los Accidentes, las Fallas Operacionales y las Cuasi Pérdidas.

q. ISO:

International Organization for Standardization.

r. Medio Ambiente:

Entorno en el cual opera una organización, incluyendo aire, agua, suelo, recursos naturales, flora, fauna, seres humanos y su interrelación.

s. Mejoramiento continúo del Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente:

Proceso que consiste en perfeccionar el Sistema para alcanzar mejoras en el desempeño global, de acuerdo a la política de la organización.

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t. No conformidad:

No cumplimiento de un requisito especificado.

u. OHSA:

Occupational Health and Safety Management Systems.

v. Peligro:

Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de lesiones o enfermedades, daño a la propiedad, daño al ambiente de trabajo o la combinación de ellos.

w. Procedimiento:

Descripción del modo de proceder para ejecutar una tarea, considerando las acciones para anular o inhibir los riesgos asociadas a ella.

x. Riesgo:

Potencial de resultados negativos asociados a la variación de los procesos o de las actividades que se desarrollan.

y. Riesgo aceptable:

Riesgo que ha sido reducido que puede ser soportado por la organización considerando las obligaciones legales y su Política de S.SO y MA.

z. Seguridad:

Condición libre de riesgo de daño no aceptable.

4. SISTEMA DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE. 4.1. Requisitos generales.

El éxito del Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente de Xerox de Chile S.A. está sustentado en el cumplimiento de todos los aspectos que en éste se establecen, especialmente aquellos que se tratan en este punto 4.

4.2. Política de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

El Gerente General ha emitido una Política de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente que es parte de este Sistema, y obliga a toda su organización a cumplirla y difundirla permanentemente.

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4.3. Planificación.

4.3.1. Identificación de peligros y evaluación de riesgos operacionales y ambientales, y aplicación de medidas de control.

Todo trabajo que se desarrolle en la Compañía, y que interactúen personas, equipos, materiales y ambiente, debe ser sometido a una Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos, con el fin de identificar oportunamente todas aquellas situaciones que puedan generar accidentes a las personas, a los bienes y al medio ambiente, y definir las acciones de control

Cuando se determinen los controles, se deben considerar las siguientes actividades:

 Eliminación.

 Sustitución.

 Controles de ingeniería.

 Señalización, alertas y/o controles administrativos.

 Equipos de protección personal.

4.3.2. Evaluación del cumplimiento legal.

Nuestra Compañía cumple las disposiciones legales que tiene relación con Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente. De igual forma las empresas que hacen negocios con nosotros deberán cumplir todas las disposiciones legales.

En nuestro país no existe un cuerpo legal único que regule el tratamiento del riesgo en las organizaciones, sino una serie de leyes y decretos, reglamentos y normas que contienen diferentes materias relacionadas.

La Protección de la Salud del Trabajador y las obligaciones que debe asumir la Compañía están definidas en el Código de Trabajo, en su Art. 184, que establece “El Empleador estará obligado a tomar todas las medidas para proteger eficazmente la vida y salud de los trabajadores, manteniendo las condiciones adecuadas de higiene y seguridad en las faenas, como también los

implementos necesarios para prevenir accidentes y enfermedades

profesionales.

Deberá asimismo prestar o garantizar los elementos necesarios para que los trabajadores en caso de accidente o emergencia puedan acceder a una oportuna y adecuada atención médica, hospitalaria y farmacéutica”.

Las obligaciones de prestaciones económicas, médicas y preventivas que Xerox debe aplicar están definidas en la Ley 16.744, sobre Seguro Obligatorio contra Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales.

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Atención especial se da al cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto N° 594, sobre Condiciones Sanitarias y Ambientales Básicas en los Lugares de Trabajo. La gestión de Medio Ambiente está regulada por la Ley N° 19.300, sobre Bases Generales de Medio Ambiente, y sus decretos asociados.

Las operaciones que Xerox desarrolla en empresas mineras, podrán en algunos casos, estar sujetas al Decreto N° 72 (modificado), Reglamento de Seguridad Minera.

Específicamente se cumplen las siguientes disposiciones legales, como elementos indispensables para el desarrollo del Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente de la Compañía.

- Reglamento de Orden, Higiene y Seguridad, de acuerdo a lo dispuesto en el Código del Trabajo, Ley N° 16,744, sobre Seguro Obligatorio de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales y Decreto N° 40 Reglamento sobre Prevención de Riesgos Profesionales.

- Constitución y Funcionamiento del Comité Paritario de Higiene y Seguridad, de acuerdo a lo dispuesto en la Ley N° 16.744 sobre Seguro Obligatorio de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales y en el Decreto N° 54, sobre Constitución y Funcionamiento de los Comités Paritarios de Higiene y Seguridad.

- Departamento de Prevención de Riesgos, a cargo de un Experto Profesional, de acuerdo a lo dispuesto en la Ley N° 16.744 sobre Seguro Obligatorio de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales y el Decreto N° 40 Reglamento sobre Prevención de Riesgos Laborales.

4.3.3. Objetivos y programas.

Las metas y objetivos de la Compañía, en materias de la Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, las que deben ser asimiladas por toda la organización y empresas colaboradoras, se pueden resumir en:

 Implementar mecanismos internos de autorregulación, que incorporen la seguridad, la salud ocupacional y la protección del medio ambiente en todas operaciones de la Compañía, bajo un concepto de mejoramiento continuo.

 Cumplir de todas las disposiciones legales relacionadas directa o indirectamente con la materia.

 Cumplir con los requerimientos de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente de las empresas con las que hacemos negocios.

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 Cumplir en forma íntegra lo dispuesto en este documento.

 Desarrollar las operaciones dentro de los estándares más exigentes en seguridad de los sistemas, de tal forma que estén libres de peligros.

4.4. Implementación y operación.

Sobre la base de la identificación de peligros y evaluación de riesgos a las personas, a los bienes físicos y al medio ambiente, se ha definido un Programa de SSO&MA.

El responsable en elaborar y controlar el Programa de SSO&MA es la Unidad de Seguridad; Salud Ocupacional y Medio Ambiente de la Compañía.

La estructura del Programa es la siguiente:

 Preparación de la identificación de peligros y evaluación de riesgos a las personas, a los bienes físicos y al medio ambiente.

 Definir los planes de control destinados a la eliminación y/o control de los riesgos identificados en el Estudio de Riesgos a las personas, a los bienes físicos y al medio ambiente.

 Estructurar, difundir y mantener actualizado los procedimientos asociados a este sistema.

 Llevar los registros que permitan evaluar el avance del Programa de SSO&MA.

 Aplicar los planes identificados, destinados a la eliminación y/o control de los riesgos asociados a las operaciones y al medio ambiente.

 Todo Incidente será informado e investigado, de acuerdo al Procedimiento de Reporte e Investigación de Incidentes, que forma parte de este documento.

 Especial atención se dará al entrenamiento de los diferentes niveles de la organización, y al desarrollo de charlas operacionales destinadas a transmitir conceptos de seguridad y protección del medio ambiente, formas correctas de

proceder y la búsqueda permanentemente de Cero Incidentes y Cero

Contaminación.

El Sistema de SSO&MA está conformado por una serie de procedimientos que permite que éste cumpla los requisitos.

4.4.1. Estructura y responsabilidades.

Las responsabilidades por la Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente recaen en todo el personal de la Compañía, principalmente en la Línea de

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Mando. Por ello, el Sistema no requiere de una nueva organización para el cumplimiento de sus metas y objetivos.

Específicamente le corresponde a la Línea de Mando:

 Establecer procedimientos específicos para realizar las operaciones en niveles de riesgos aceptables.

 Establecer los Planes de Emergencias que puedan afectar a las personas e instalaciones, y proveer los medios que sean necesarios para su implementación.

 Informar sobre el Sistema y del Programa de SSO&MA al personal bajo su responsabilidad, incluyendo a personal de Empresas Colaboradoras

 Impulsar una actitud preventiva y proactiva en materias de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente.

 Ser conscientes de la influencia que su acción o inacción puede tener sobre la efectividad del Sistema.

La centralización del Sistema de SSO&MA, es de la Gerencia de Recursos Humanos, quien debe impulsar las diferentes actividades de este Sistema, como el desarrollo de auditorias destinadas a identificar sus aciertos y debilidades.

Además le corresponde:

- Verificar que los requisitos del Sistema se cumplen en toda la Compañía. - Informar del avance del Sistema al Gerente General de la Compañía.

- La comunicación interna entre los diferentes niveles y funciones de la organización.

4.4.2. Entrenamiento, Conocimiento y Competencias del Sistema.

Le corresponde a cada nivel de la Compañía identificar las necesidades de entrenamiento de su personal, de tal forma que se cumplan las disposiciones de este Sistema.

Todas las actividades de capacitación, sean curso formales y/o Charlas Operacionales deben ser registradas y documentadas.

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4.4.3. Comunicaciones.

Las necesidades de comunicaciones e información relacionada con este Sistema de la Compañía, se desarrollarán por los canales normales de la organización.

4.4.4. Documentación.

Corresponderá a la Unidad de SSO&MA de la Compañía mantener los documentos de respaldo de las actividades desarrolladas que impone este Sistema.

4.4.5. Control de documentos.

Todo documento que contenga información crítica del Sistema y cumplimiento de las diferentes actividades, deberá ser identificado y registrado.

El archivo centralizado de los documentos del Sistema estará a cargo de la Unidad de SSO&MA.

4.4.6. Control de Operaciones.

Las unidades operativas deberán establecer y mantener disposiciones para asegurar la aplicación efectiva de los controles y medidas de contingencia, cuando sea necesario controlar riesgos operacionales y medio ambientales, cumplir los objetivos y políticas de la Compañía y adecuarse a las disposiciones legales.

 El Director del Area / Gerente deberá planificar estas actividades, incluyendo la mantención, para asegurar que se efectúen según las condiciones especificadas:

- Estructurando y manteniendo procedimientos documentados para tratar situaciones, los cuales en su ausencia, pudiera llevar a desviaciones de la Política y de los objetivos y metas en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

- Estipulando criterios de operación en los procedimientos.

- Estableciendo y manteniendo procedimientos relacionados a la

identificación de riesgos operacionales y medio ambientales en bienes, equipamiento y servicios usados por la Compañía.

- Estableciendo y manteniendo procedimientos para el diseño del lugar de trabajo, procesos, instalaciones, maquinarias, organización del trabajo, incluyendo la adaptación a las capacidades de las personas para reducir o

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eliminar los riesgos a la seguridad, a la salud ocupacional y al medio ambiente.

- Controles relacionados con contratistas y visitas a los lugares de trabajo.

4.4.7. Preparación y respuesta ante situaciones de emergencia.

En toda área física de la Compañía se estructurará un Plan de Emergencia, que considere como mínimo la actuación frente a un incendio y la evacuación segura del área.

La planificación y directrices generales sobre situaciones de emergencia, crisis y/o plan de recuperación frente a incidentes mayores, estará dirigido por un Jefe de Emergencia.

4.5. Verificación y acción correctiva. 4.5.1. Seguimiento y medición.

La Gerencia de Recursos Humanos desarrollará los mecanismos de medición y evaluación del Sistema en general, con el apoyo de la Unidad de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

Los parámetros que se incluirán son: - El cumplimiento de la Política.

- Efectividad en la aplicación de los diferentes controles para minimizar los riesgos.

- Cumplimiento de las disposiciones legales. - Control del entrenamiento.

- Indicadores de Frecuencia y Gravedad.

- Valorización de las pérdidas incidentales y de la contaminación ambiental. Del mismo modo, le corresponderá a la Unidad de SSO&MA el control, revisión y actualización del Sistema y sus procedimientos.

4.5.2. Evaluación del cumplimiento legal.

En coherencia con los Requisitos Legales (Pto. 4.3.2), Xerox tiene establecido un procedimiento para evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables.

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4.5.3. Incidentes, no conformidades y acciones preventivas y correctivas. Investigación de incidentes.

La Compañía ha establecido un Procedimiento ante Accidentes del Trabajo, el que define las formas de informar e investigar los eventos incidentales que afecten a las personas, como los formularios e informes que se deben emitir.

No conformidades, acciones correctivas y acciones preventivas.

La Compañía dispone de un Procedimiento, para tratar las No Conformidades, en donde se definen las responsabilidades y el seguimiento a las no conformidades.

4.5.4. Control de los Registros.

Los registros que mantendrá la Gerencia de Recursos Humanos principalmente estarán relacionados con el cumplimiento de las disposiciones legales, el entrenamiento de las personas, la corrección de las No Conformidades y los resultados de las Auditorías Internas y/o Externas.

4.5.5. Auditorias al Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

El Gerente General encargará, con la periodicidad que estime conveniente, la ejecución de una Auditoría al Sistema, utilizando para ello los recursos internos de la Compañía o contratando una empresa externa para su ejecución.

4.6. Revisión del Sistema.

La Gerencia de Recursos Humanos revisará el Sistema con un estándar mínimo de una vez al año, para asegurar su correcta aplicación, y determinar oportunamente las desviaciones que se puedan estar produciendo.

La revisión garantizará el mejoramiento continuo del Sistema, por lo que es necesariamente indispensable documentar estas revisiones.

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