EL PROBLEMA
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Un evento hace referencia a todo acontecimiento, hecho, suceso importante que involucra determinado número de personas, en términos de organización y asistencia como tal. Para ello se requiere una inversión económica, se trata no sólo de organizar un evento con fines personales exclusivamente, sino como una herramienta de comunicación efectiva para el logro de objetivos dentro de una empresa. Es en este sentido que un evento adquiere el calificativo de especial, ya que involucra una organización, justificación, un para qué y por qué se realiza, a su vez que la realización del mismo conlleva una inversión de tipo económico así como de tiempo.
Para el logro de tal fin, se requiere indudablemente una adecuada administración, gestión y dirección de recursos financieros, elementos técnicos, personal que permitan garantizar el logro de metas preestablecidas.
En la organización de eventos, la gerencia busca dirigir, generar efectividad, mediante la coordinación del grupo de trabajo para que el evento se lleve a cabo según lo planeado y así dar cumplimiento a los objetivos planteados por la institución, empresa u organización.
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Es así que el autor Gómez (2008, p. 11) hace referencia a la gerencia de eventos especiales como el arte o la ciencia que se ocupa de la organización de reuniones profesionales a través de una red pre-establecida de medios tecnológicos e inter-personales, con el objetivo de alcanzar un objetivo corporativo.
La gerencia de eventos especiales busca conducir eficientemente al logro de las metas fijadas, ello en base a una buena coordinación de los integrantes que forman parte del equipo de trabajo, un buen uso de los recursos disponibles y del tiempo. El objetivo principal es lograr que el personal se una con el propósito de trabajar bajo un fin en común, ya que son muchas las áreas de trabajo y fases presentes en un evento. A la vez que busca lograr el objetivo corporativo, la gerencia de eventos especiales se enfoca en la organización de reuniones de tipo profesional, de allí que involucre un mayor número de responsabilidades y tareas para que la misma pueda ser llevada a cabo (Gómez, 2008, p. 11).
La gerencia de eventos especiales como ciencia y arte ha sido utilizada por empresas alrededor del mundo en virtud de las ventajas que ofrece el diseñar un evento como una efectiva herramienta de comunicación y de marketing, especialmente en lo experiencial. Es así, como diversas empresas desarrollan eventos sofisticados, capaces de transmitir mensajes con cierta complejidad, ajustados a lo que desean comunicar.
A nivel mundial, la celebración de eventos forma parte fundamental de la actividad turística internacional, así lo indica Buendía (2009, p. 5), quien a su
vez señala que con el paso de los años un mayor número de países ha reconocido la importancia que el fomento y la promoción de eventos representa para la captación de divisas. Es tal el grado de importancia que influye incluso en el desarrollo turístico y en proyectos de expansión hotelera, pero para ello es importante considerar la satisfacción de requerimientos mínimos exigidas por las convenciones hoy en día.
La gerencia de eventos especiales se constituye así no sólo como un instrumento eficaz para llevar a feliz término un evento, sea cual sea el tipo, sino que es fundamentalmente una herramienta estratégica de comunicación y de marketing en las empresas. Galmés y Victoria (13/03/18) señalan que los eventos actualmente son muy demandados por el público, ya que estos equivalen a experiencias, emociones, sentimientos, facilitando una conexión entre el público y la marca, generando valor a las marcas gracias a la experiencia brindada.
Mundialmente, y en específico a nivel empresarial en España, las empresas reconocen que la organización de eventos especiales es una de las formas más efectivas para llegar a su público. Herrero (13/03/18) menciona que a pesar de la crisis económica que sufre España desde el año 2009, las empresas dedican un porcentaje de su presupuesto de marketing a los eventos, ello en virtud de constituirse como un importante instrumento de comunicación directa, integrada al marketing que permite el logro de objetivos y resultados deseados. Ese logro de objetivos no sería posible sin
una buena gerencia que se encargue de administrar y gestionar las diferentes etapas necesarias para la ejecución del evento.
Ahora bien, dentro del contexto latinoamericano, la organización de eventos es vista como una herramienta de comunicación efectiva, integrada al ámbito de las Relaciones Públicas y del Marketing, cumpliendo funciones que no sólo se limitan a las empresariales o corporativas, sino también a nivel de producción de conocimientos e interacción especialmente en la educación superior, es decir, en universidades.
Fomentini, Giroto, Almeida, Nascimento y Pereira (07/03/18) destacan que la organización de eventos proporciona experiencias, contribuye a la difusión del conocimiento, promueve el crecimiento de la comunidad académica a través de la cooperación local, regional e internacional. Esto se evidencia específicamente en la Universidad Estadual Paulista “Julio de Mesquita Filho”
(UNESP) de Brasil, donde la organización de eventos es utilizada como estrategia para desarrollar el aprendizaje cooperativo. Se cuenta con la participación efectiva de la comunidad, hay una integración entre estudiantes, profesores, profesionales externos.
Para Fomentini y otros (07/03/18) esta funcionalidad de los eventos facilita el aprendizaje cooperativo, ayuda a estrechar relaciones, mejora la imagen institucional, motiva a los miembros implicados y destaca los valores culturales. Evidenciándose que los eventos especiales cumplen una función que va más allá de lograr objetivos corporativos, sino que trasciende al ámbito social, cultural y de imagen de una institución.
En Venezuela, la gerencia de eventos especiales ha alcanzado un alto nivel de importancia, especialmente en las últimas décadas, varias universidades dictan cursos de especialización, talleres, así como diplomados en gerencia de eventos especiales, tomando en consideración la relevancia que esta actividad ha adquirido en los últimos años, igualmente cabe destacar el número de profesionales, especialmente del área de comunicación social, interesados en esta actividad.
A nivel nacional, los eventos son utilizados para satisfacer necesidades de formación, entretenimiento, todo ello en un período de tiempo relativamente corto y a un costo proporcional al beneficio de la realización del mismo; sin embargo, indica Gómez (2008, p. 9) que en Venezuela existe muy poca bibliografía y carencia de suficientes centros para el desarrollo de eventos especiales.
Los eventos de tipo académico, especialmente en las universidades públicas y privadas del país, son los que año tras año ponen en manifiesto la calidad en la organización de un evento donde se involucra la participación del público, tanto interno como externo. Señala De Fagre (2011, p. 11) que las universidades venezolanas hacen uso de infraestructura inadecuada, convirtiéndose en una debilidad a efectos de la calidad del evento y proyección de la imagen de muchas instituciones universitarias venezolanas.
Asimismo, no se hace la mejor utilización de recursos humanos y materiales disponibles para el logro de objetivos, poca eficacia ya que no siempre se logran los objetivos organizacionales, y si estos se logran puede
evidenciarse problemas en las condiciones físicas y emocionales del personal. Lo que señala De Fagre (2011, p. 11) es consecuencia de falta de personal y desarrollo de la gerencia de eventos en las universidades a nivel nacional, escasez de material bibliográfico al respecto, carencia de lineamientos en un sector dinámica y activo en cuanto a organización de eventos especiales se refiere.
Por otra parte, y ya en el ámbito más local, específicamente en Maracaibo, la gerencia de eventos se ha constituido como una de las principales herramientas de comunicación y planificación, para eventos especialmente en universidades privadas. Farfán y Pelekais (07/03/18) indican que la gerencia de eventos se encuentra presente en cada una de las fases que la conforman. Las universidades privadas de Maracaibo investigan la naturaleza del evento que realizarán durante el período académico, ello con el objetivo de reunir información y así garantizar el éxito de la organización.
Según Farfán y Pelekais (07/03/18) en el caso de las universidades privadas de Maracaibo, los eventos que se realizan con mayor frecuencia son los actos de grado, ruedas de prensa, ferias tecnológicas; en cada uno de estos casos es de vital importancia la realización de un análisis del entorno para el establecimiento de objetivos claros que hará posible una buena planificación del evento.
En tal sentido, son varios los factores que inciden directa e indirectamente en la planificación de un evento, siendo los principales: factores económicos,
políticos, sociales, competitivos, entre otros. La importancia de la aplicación de la gerencia en el desarrollo de eventos es el de planificar estratégicamente en cada fase del evento, analizar el entorno, tomar en cuenta elementos adversos y de esa manera actuar de forma proactiva ante cualquier incidencia que pueda presentarse.
Asimismo, es importante destacar que otro de los sectores más activos y dinámicos en cuanto a la organización de eventos es el sector hotelero, indiferentemente de la magnitud del evento organizado, los mismos igual requieren de una gerencia para su correcto desarrollo y logro de objetivos.
Por esa razón, se propone realizar una evaluación de la gerencia de eventos especiales en el Hotel Intercontinental del municipio Maracaibo, estado Zulia, el cual fue fundado el 29 de Octubre de 2010 y pertenece al Intercontinental Hotels Group, una de las principales cadenas hoteleras del mundo.
Su visión es la excelencia, tener una gran marca, atendida por grandes colaboradores, que comparten grandes valores, con métodos de trabajo excelentes para así convertirse en una de las mejores empresas del mundo.
Su misión, es hacer que la experiencia de estadía en un hotel sea una inversión y no un gasto, se busca influenciar al viajero para seleccionar el hotel a través de un programa exclusivo de beneficios y recompensa. Siendo sus principales servicios el ofrecer lugares de privilegio, oradores de privilegio, comunidad de privilegio, interacciones de privilegio y recesos de privilegio.
La situación actual que enfrenta el país desde el punto de vista social y económico específicamente ha influido en el desarrollo de eventos especiales en la ciudad. Bravo (entrevista personal, 2018), Gerente de Capacitación del Hotel Intercontinental, manifestó que hasta hace unos cinco a diez años atrás los hoteles así como sus centros de convención, salones, albergaban actividades de manifestación cultural y musical de alcance internacional; sin embargo, esos eventos ya no se realizan con la misma frecuencia de antes.
En este orden de ideas, es importante destacar que la celebración de convenciones, congresos y eventos en general de impacto nacional e internacional son fundamentales para el desarrollo económico no sólo del sector hotelero sino turístico de una región. Al reducirse la frecuencia de celebración de este tipo de eventos, trae como principal consecuencia una baja considerable en la llegada de turistas nacionales e internacionales, afectando los ingresos económicos, pérdida de la inversión para el hotel.
Sin embargo, toda crisis conlleva a oportunidades, tal como lo explicó Bravo (entrevista personal, 2018), si bien el desarrollo de eventos internacionales no se llevan a cabo con la frecuencia de hace unos años atrás, el Hotel Intercontinental ha podido perfeccionar la celebración de otros tipos de eventos, que sin tener el mismo alcance, igual poseen una gran importancia y permiten el logro de objetivos trazados.
Eventos sociales, corporativos, académicos, motivacionales, son sólo algunos de los tipos de eventos que el Hotel Intercontinental desarrolla en la
actualidad, los mismos igual requieren de una gerencia, administración y organización adecuada para cumplir con las metas propuestas, siendo una de esas metas la satisfacción de las necesidades individuales y organizacionales que repercuten en la imagen corporativa del Hotel Intercontinental.
En tal sentido, se hace necesario realizar una evaluación de la gerencia de eventos especiales, tomando en consideración diversos aspectos tales como los tipos de eventos que la organización lleva a cabo, las fases de los eventos, el trabajo llevado a cabo por el comité organizador, con el fin de visualizar si se están siguiendo los pasos que permiten no sólo la realización del evento en sí, sino si el mismo se ejecuta bajo criterios de efectividad (eficacia y eficiencia).
Por las razones expuestas anteriormente, la presente investigación se orientó a evaluar la Gerencia de Eventos Especiales en el hotel Intercontinental del municipio Maracaibo, estado Zulia. La finalidad es realizar una valoración general de los eventos que se llevan a cabo en el hotel, así como la aplicación de elementos gerenciales en los mismos para el logro de los objetivos corporativos.
1.1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
Tomando en consideración lo planteado anteriormente, se propuso evaluar la gerencia de eventos especiales en el Hotel Intercontinental del
municipio Maracaibo, estado Zulia. Para ello fue necesario formular las siguientes interrogantes:
¿Cómo es la situación actual de la Gerencia de Eventos Especiales en el Hotel Intercontinental del municipio Maracaibo, estado Zulia?
¿Cuáles son los tipos de eventos organizados por el Hotel Intercontinental del municipio Maracaibo, estado Zulia?
¿Cómo son las fases de los eventos especiales realizados en el Hotel Intercontinental del municipio Maracaibo, estado Zulia?
¿Cuáles son las funciones del comité organizador de los eventos especiales en el Hotel Intercontinental del municipio Maracaibo, estado Zulia?
¿Cuál es la efectividad de la Gerencia de Eventos Especiales en el Hotel Intercontinental del municipio Maracaibo, estado Zulia?
2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
2.1. OBJETIVO GENERAL
Evaluar la Gerencia de Eventos Especiales en el Hotel Intercontinental del municipio Maracaibo, estado Zulia.
2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Analizar la situación actual de la Gerencia de Eventos Especiales en el Hotel Intercontinental del municipio Maracaibo, estado Zulia.
Identificar los tipos de eventos organizados por el Hotel Intercontinental del municipio Maracaibo, estado Zulia.
Describir las fases de los eventos especiales realizados en el Hotel Intercontinental del municipio Maracaibo, estado Zulia.
Identificar las funciones del comité organizador de los eventos especiales en el Hotel Intercontinental del municipio Maracaibo, estado Zulia.
Determinar la efectividad de la Gerencia de Eventos Especiales en el Hotel Intercontinental del municipio Maracaibo, estado Zulia.
3. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
Desde el punto de vista práctico, la investigación buscó ayudar al Hotel Intercontinental del municipio Maracaibo, estado Zulia, en cuanto a la gerencia de eventos especiales, asimismo se buscó arrojar resultados que ayude a solucionar los problemas en dicha área, ello a través de las herramientas y aportes presentes en la investigación.
Ahora bien, en cuanto al aporte social, la investigación buscó beneficiar a la sociedad en general, empresas del sector hotelero, estudiantes de Comunicación Social, expertos en el área, ya que se brinda información de gran relevancia en la actualidad, debido a la escasa bibliografía existente en el área objeto de estudio.
La investigación, a su vez, presentó un aporte científico-teórico, ya que contribuyó a las Ciencias de la Comunicación, ello en virtud de aportar
basamentos teóricos sobre la variable Gerencia de Eventos Especiales, para lo cual se ha sustentado en la teoría de diversos autores especialistas en el área, tanto para el desarrollo de las dimensiones como de los indicadores, generando a su vez respuesta a cada objetivo de la investigación, con su verificación.
Finalmente, el presente trabajo representó un aporte metodológico al estudio de la variable Gerencia de Eventos Especiales, puede servir como referencia para futuras investigaciones y para aquellos interesados en el área, ya que se evidencia proceso de recolección de datos, técnicas y métodos de análisis de información, que resultan de gran importancia para el desarrollo de los resultados, conclusiones y recomendaciones.
4. DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
La investigación se desarrolló en el Hotel Intercontinental del municipio Maracaibo, estado Zulia, en el período comprendido desde enero-diciembre de 2018. El estudio está vinculado al objetivo estratégico 1.1.5.5 del Plan de la Patria (2013-2019) que expone: “fomentar la investigación y formación sobre la comunicación como proceso humano y herramienta de transformación y construcción social”. Se insertó en la línea matricial Comunicación, Gerencia y Sociedad; y en la línea potencial Gerencia y Comunicación Organizacional, sustentado teóricamente en los autores
Gómez (2008), Rincón (2018), Jijena (2009), Fernández, Ávila y Meléndez (2015), entre otros para la variable Gerencia de Eventos Especiales.
