MANUAL
de Procedimientos
DIRECCIÓN DE SERVICIOS EDUCATIVOS
APLICADO A:
DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN PRIMARIA
SAN LUIS POTOSI, S.L.P., OOCTUBRE DE 2008
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL GOBIERNO DEL ESTADO
SISTEMA EDUCATIVO ESTATAL REGULAR
G O B I E RN O D E L E S T A D O
SAN LUIS POTOSÍ
1.
Objetivo.
2.
Consideraciones.
3.
Identificación.
4.
Políticas Generales
Procedimientos:
5
Elaboración del Plan Anual de Actividades.
Organizar y supervisar Talleres Generales de Actualización.
Incorporación de planteles escolares.
Visitas de Supervisión a las Instituciones Educativas
Promoción y Gestión de Recursos Humanos y Materiales
para las Instituciones.
Control y Movimiento del personal.
Documentación de Estadística.
Organizar y presidir Reuniones de Consejo Técnico del
Departamento de Educación Primaria.
Integración y Constitución para el funcionamiento de las
Asociaciones de Padres de Familia y Consejos de
Participación Social en Educación Primaria.
Emisión de orientaciones pedagógicas y administrativas a
los planteles.
Vigilancia y Supervisión del Proceso de Evaluación.
Recepción y atención al público.
Realización de Olimpiada del Conocimiento.
Realización de Concursos Culturales y Deportivos
O B J E T I V O
Uniformar y controlar el cumplimiento de las funciones.
Delimitar actividades, responsabilidades y funciones.
Precisar las funciones encomendadas a cada unidad
administrativa para deslindar responsabilidades y evitar duplicidad
de esfuerzos.
Coordinar en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de
instrucciones y las fugas de responsabilidad.
Aumentar la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se
debe de hacer y como se debe de hacer.
Es una fuente de información y adiestramiento para el personal
actual y de nuevo ingreso.
•De acuerdo a lo establecido en Artículo 41, Fracción III, de la Ley
Orgánica de la Administración Pública del Estado, corresponde a la
Oficialía Mayor el coadyuvar en la elaboración de los Manuales de
Organización y Procedimientos de las dependencias del Ejecutivo.
•El presente Manual es un instrumento que servirá para tomar
decisiones uniformes, normar acciones y orientar el proceso de
ejecución, seguimiento y control de las operaciones que ejecuta El
Departamento de Educación Primaria adscrita a la Subdirección de
Servicios Educativos dependiente de la Dirección de Servicios
Educativos. La que será responsable de su aplicación, custodia y
actualización.
•Los titulares administrativos serán los encargados de la custodia y de
la aplicación del Manual así como de dar a conocer a sus colaboradores
el contenido del mismo y en su caso las actualizaciones y
modificaciones.
•La información contenida en este documento será complementada y
enriquecida conforme las circunstancias lo requieran.
•A efecto de dar utilidad permanente al Manual es indispensable que su
información se mantenga actualizada y que ésta reúna requisitos de
viabilidad, oportunidad y consistencia, por lo cual es importante su
enriquecimiento con las ideas y experiencias de quienes participan en
su aplicación.
C O N S I D E R A C I O N E S
•El Manual se ha estructurado con hojas sustituibles a efecto de
incorporar ajustes o actualizaciones totales o parciales.
• El Departamento de Educación Primaria coordinará la impresión del
Manual y será la responsable de su distribución.
•El Manual debe interpretarse como un documento de consulta y
observancia normativa.
Proceso
Plan Anual de Actividades
SI NO
Jefe de Departamento
Jefe de Departamento
Jefe de Departamento
Jefe de Departamento
Consejo Técnico
Consultivo
Convoca a Inspectores de Consejo Técnico Consultivo.Planea las actividades.
Elabora Plan Anual de Actividades. Envía el Plan Anual de Actividades al Subdirector de Servicios Educativos para su revisión y autorización.
Revisa y autoriza el Plan Anual de Actividades.
1
¿Es autorizado el Plan Anual de Actividades?
2
Hace las recomendaciones pertinentes para su inclusión en el Plan Anual de Actividades.
Remite Plan Anual de Actividades al Jefe de Departamento.
Coordina las actividades del Plan Anual de Actividades. Reúne información de cada actividad para presentarla en el Informe Anual de Actividades.
Fin
1
Proceso
Formuló
Revisó
Autorizó
Direcci
Direcci
ó
ó
n de Servicios Educativos
n de Servicios Educativos
Profra. Silvia Montelongo Pèrez
Profra. Ma. Concepciòn Dìaz Ramos
Profra. Victoria Naquid Narváez
Organizar y Supervisar Talleres Generales de Actualización
Profra. Ma. de Jesús Maríìnez Cano
Subdirector de
Servicios Educativos
Recibe información de los Talleres Generales de Actualización de la Dirección de Servicios Educativos. Gira instrucciones para su realización al Jefe de Departamento de Educ. Primaria.
Jefe de Departamento
Recibe información relacionada con los Talleres Generales de Actualización. Establece contacto con el Departamento Técnico Pedagógico para la coordinación de los Talleres Generales de Actualización. Recibe información de los Talleres Generales de Actualización de la Dirección de Servicios Educativos.
Jefe de Departamento
Técnico Pedagógico
Organiza capacitación a Jefe de Dpto. de Educ. Primaria.
Jefe de Departamento
Prevee recursos materiales y humanos para los Talleres Generales de Actualización.
1
1
Inspectores
Organiza capacitación de las multiplicadores de los recursos.
Realiza el Taller General de Actualización con el Personal Directivo y Docente de sus instituciones. Lleva un registro de asistencia formato SEER.TGACE-04
Entrega listados e información correspondiente al trabajo de los Talleres Generales de Actualización.
Proceso
Incorporación de Planteles Escolares
Asigna trámite al
Departa-mento de Educación Primaria
Subdirector de
Servicios Educativos
Inspector
Fin
Secretaria
Jefe de Departamento
Jefe de Departamento
Verifica el expediente y lo
turna a la Inspección para
la visita.
Verifica que el Inspector
realice en tiempo y forma
la Visita.
Realiza la Visita
corres-pondiente.
Envía al Jefe de
Depar-tamento los resultados.
Proceso
Formuló
Revisó
Autorizó
Direcci
Direcci
ó
ó
n de Servicios Educativos
n de Servicios Educativos
Profra. Silvia Montelongo Pèrez
Profra. Ma. Concepciòn Dìaz Ramos
Profra. Victoria Naquid Narváez
Visitas de Supervisión a los Centros de Trabajo
Profra. Ma. de Jesús Maríìnez Cano
Revisa la Guía de Observación de la última visita.
Jefe de Departamento
Prepara y analiza los formatos para la Visita de Supervisión.
Realiza la Visita y anota en el formato, las anomalías detectadas y alternativas de solución.
Conserva el original del formato de la Visita y lo integra al expediente de la Zona.
Recibe copia del formato y firma de enterado.
Proceso
Solicitud
Promoción y Gestión de Recursos Humanos y Materiales para las
Instituciones.
Envía oficio de solicitud de los Recursos Huma-nos y Materiales que la escuela a su cargo requiera al Director Gene-ral del S.E.E.R., con atención al Director de Servi-cios Administra-tivos y con copia al Director y Sub-director de Servi-cios Educativos, al Jefe del Depar-tamento de Edu-cación Primaria y al Inspector de la Zona Escolar res-pectiva.Instruye a su apoyo administrativo para el resguardo del acuse de Re-cibo en el archivo del Departamento.
Remite acuse de recibo correspon diente, al Jefe de Departamento.
1
1
Director
Jefe de Departamento
Dirección General
Fin
Secretaria
Archiva y resguarda acuse de recibo de la solicitud de recursos humanos y/o materiales.
Proceso
Formuló
Revisó
Autorizó
Direcci
Direcci
ó
ó
n de Servicios Educativos
n de Servicios Educativos
Profra. Silvia Montelongo Pèrez
Profra. Ma. Concepciòn Dìaz Ramos
Profra. Victoria Naquid Narváez
Profra. Ma. de Jesús Maríìnez Cano
Director de Servicios
Educativos
1
Extiende tarjeta de presentación al Personal asignado, con copia al Jefe de Departamento e Inspector.
Personal asignado
Acude ante el Departamento de Educación Primaria.
Jefe de Departamento
Recibe de manos del personal asignado, copia de tarjeta y lo conduce con el Inspector
correspondiente a efecto que lo ponga bajo las órdenes del Director de la Escuela indicada.
Personal asignado
Acude en compañía del Inspector ante el Director de la escuela a donde ha sido incorporado, quien lo presenta ante el grupo que tendrá a su cargo. Elabora Toma de Posesión con la firma del interesado y visto bueno del Inspector.
Entrega Toma de Posesión y copias a la Inspección y al Departamento de Educación Primaria.
2
2
Archiva el documento y lleva control del movimiento del personal para aclaraciones posteriores.
Secretaria
Fin
Jefe de
Departamento
Presenta al Director General del S.E.E.R., con copia al Di-rector de Servicios Educati-vos, Subdirector de Servicios Educativos y Representación Sindical, oficio de solicitud de personal para cubrir demanda.
1
Inicio
Solicitud
Proceso
Recopilación de la Documentación de Estadística
Jefe de
Departamento
Presenta al Director General del S.E.E.R., con copia al Di-rector de Servicios Educati-vos, Subdirector de Servicios Educativos y Representación Sindical, oficio de solicitud de personal para cubrir demanda.
1
Inicio
Solicitud
1
Analiza y verifica que la documentación de Inicio de Cursos y Primer Periodo, sea la correcta para su cabal distribución
a) 911.3
b) CEZ-F
c) SEER-EST-PRIM
d) SEER-CEZ
e) SEER-CEJ
g) SEER-IP
.Reúne, indica y entre ga a los Inspectores, la documentación corres-pondiente.
Recibe los formatos para los periodos.
Realiza lo conducente para distribuir y comple-tar la documentación en su Zona .
Recibe la información solicitada del Inspector.
¿Es correcta la Información?
NO
SI
Entrega al Jefe del Dpto. de Estadística todos los formatos de las Zonas que integran el nivel Primaria con co pia a la Dir. De Serv. Educativos.
Recibe del Jefe de Ni-vel de Primaria median te oficio, la documenta ción de los planteles. Entrega las formas a) 911, b) CEZ-F c) SEER-EST-PRIM d) SEER-CEZ e) SEER-CEJ f) SEER-IP, para el Segundo Periodo y Fin de Cursos bajo el procedimiento de-sarrollado del punto 2 al 14.
Inspector
Jefe de Estadística
Jefe de Estadística
Jefe de Departamento
Indica fechas de remisión al Departamento.
Reúne y revisa la infor-mación estadística soli-citada.
Jefe de Departamento
2
Se notifica vía económi ca, las correcciones co rrespondientes.
Hace las correcciones indicadas.
Proceso
Formuló
Revisó
Autorizó
Direcci
Direcci
ó
ó
n de Servicios Educativos
n de Servicios Educativos
Profra. Silvia Montelongo Pèrez
Profra. Ma. Concepciòn Dìaz Ramos
Profra. Victoria Naquid Narváez
Agenda sus Reuniones de Consejo Técnico. Convoca a Reunión. Da lectura a la Convocato-ria respectiva.
Informa sobre los asuntos que competen al Departa-mento.
Da a conocer las responsa-bilidades de los integrantes del Consejo. Encomienda comisiones de trabajo.
1
Asumen responsabilidades conferidas.Participa en la elección del Secretario.
Acuerda temas a tratar en el transcurso del ciclo escolar.
Toma protesta a Secretario y Vocales
2
Remite copia del Acta a su Jefe inmediato.
Levanta el Acta correspon-diente.
Convoca durante el ciclo escolar a las Reuniones programadas. Preside cada Reunión.
Secretario
Jefe de Departamento
Fin
Levanta Acta correspondien-te en el Libro de Actas de Consejo Técnico Consultivo de nivel.
Comunica a través del Informe Anual de Actividades las acciones realizadas.
Jefe de Departamento
Inspector
Jefe de Departamento
Vocales
Jefe de Departamento
Secretario
Jefe de Departamento
Inicio
1
2
Organizar y Presidir Reuniones de Consejo Técnico
Proceso
Integración y Constitución para el Funcionamiento de las Asociaciones de Padres de
Familia y Consejos de Participación Social en Educación Primaria.
Emite Convocatoria para renovación de Asociaciones de Padres de Familia y Consejos de Participación Social.
Da a conocer las Convocatorias a los Inspectores.
Remite al Departamento de Planeación los Libros y Actas e Informes para su registro. Distribuye Convocatorias y
documentación.
Remite documentación y Libros de las Asociaciones de Padres de Familia y Consejos de Parti-cipación Social.
Solicitud
Proceso
Formuló
Revisó
Autorizó
Direcci
Direcci
ó
ó
n de Servicios Educativos
n de Servicios Educativos
Profra. Silvia Montelongo Pèrez
Profra. Ma. Concepciòn Dìaz Ramos
Profra. Victoria Naquid Narváez
Emisión de Orientaciones Pedagógicas y Administrativas a los Planteles.
Profra. Ma. de Jesús Maríìnez Cano
1
Jefe de Departamento
Ejecuta las orientaciones o disposiciones emitidas. Remite informe al Departamento de Educación Primaria. Analiza la información recopilada.
Inspector
¿Existen irregularidades en la información?Se emiten las orientaciones correspondientes.
Comunica al Jefe inmediato o a la Dirección correspon-diente, la información requerida. NO SI
Fin
Remite a Inspectores la documentación y orientación correspondiente. Recibe información del Jefe inmediato o Direcciones correspondientes.1
Inicio
Proceso
Vigilancia y Supervisión del Proceso de Evaluación.
Se envían al Departamento de Control Escolar para su valida ción.
Se hacen las observaciones pertinentes para su corrección.
Remite concentrados y boletas de evaluación al Departamento de Educación Primaria con las obser vaciones pertinentes.
¿Se realizó la
evaluación conforme
al Acuerdo 200?
NO
Remite documentación validada y/o con observaciones para su corrección y nueva revisión. Muestreo de revisión de concen
trados y boletas de evaluación para observar la aplicación del Acuerdo 200 (diciembre y junio)
SI
Departamento
de Control Escolar
Jefe de Departamento
Director
Dará a conocer Acuerdo 200 y Ley General de Educación. Consejo Técnico de Nivel.
Corrige de acuerdo con obser-vaciones realizadas.
Jefe de Departamento
Remite a Directores de escuela, la documentación validada y/o con observaciones para su corrección y nueva revisión.
Inspector
Proceso
Direcci
Direcci
ó
ó
n de Servicios Educativos
n de Servicios Educativos
Profra. Silvia Montelongo Pèrez
Profra. Ma. Concepciòn Dìaz Ramos
Profra. Victoria Naquid Narváez
Recepción y Atención al Público
Profra. Ma. de Jesús Maríìnez Cano
Jefe de Departamento
Establece reglas para la atención al público y recepción de la documentación.
Atiende a la Persona u oficio remitido.
Secretaria del Departamento
Turna caso al Jefe de Departamento.
Secretaria del Departamento
Turna el oficio o remite a la persona a la Unidad Administrativa correspondiente.
Jefe del Departamento
Especifica el trámite a seguir.
Jefe de la Unidad Administrativa
correspondiente
Atiende a la persona o recibe el documento.
Fin
1
1
Inicio
Proceso
Realización de Olimpiada del Conocimiento
Departamento Técnico
Pedagógico
Envía la convocatoria para la Olimpiada del Conocimiento.
Recibe, analiza y difunde la Convocatoria dentro del Consejo Técnico Consultivo.
Informa de las especificaciones dictadas por el Departamento Técnico Pedagógico a los Inspectores para la captura de información.
Entrega al Departamento de Educ. Primaria los paquetes de exámenes correspondientes a cada plantel y cada Zona.
Departamento de
Educación Primaria
Verificará que los paquetes de exámenes estén correctos.
Fin
Premia a los alumnos ganadores de los primeros lugares de acuerdo con la convocatoria.
Departamento de
Educación Primaria
Recibe la información solicitada y entrega el Concentrado al Departamento Técnico Pedagógico.
Departamento Técnico
Pedagógico
Entrega los paquetes ya verificados a los Inspectores de Zona.
1
Recibe resultados del a Olimpiada del Conocimiento del Departamen to Técnico Pedagógico, después del examen.
A través del Consejo Técnico Consultivo, difunde y analiza los resultados de la Olimpiada.
Proceso
Direcci
Direcci
ó
ó
n de Servicios Educativos
n de Servicios Educativos
Profra. Silvia Montelongo Pèrez
Profra. Ma. Concepciòn Dìaz Ramos
Profra. Victoria Naquid Narváez
Realización de Concursos Culturales y Deportivos.
Profra. Ma. de Jesús Maríìnez Cano
Departamento de
Educación Primaria
Fin
Recibe convocatorias para participar en los Concursos: CD-01, DODM-02,CEBR-03, CVM-04,G-05, CO-06, EB-07, ELSP-08, CIHNM-09, CRI-10, CCP-11.
Analiza y difunde Convocato-rias en el Consejo Técnico Consultivo. Organiza la logística de concursos
Consejo Técnico
Consultivo
Departamento de
Educación Primaria
Solicita a la Dirección de Cultura y Deporte Escolar, la designación de Jurados. Da seguimiento a los Concursos programados. Registra resultados 1 1 Elabora y entrega la documentación que valida y/o premia a ganadores.Inicio
Proceso
Elaboración y presentación del Informe Anual de Actividades
Elabora su Informe Anual de Actividades con base en el formato respectivo SEER-DSE-SSE-DEP-IAA-03.
Jefe de Departamento
Analiza los registros de la agenda y seguimiento de metas del Programa Anual de Actividades. Revisa las Actas del Consejo Técnico Consultivo, para determinar el cumplimiento de acuerdos, recomendaciones y principales productos.
Analiza los formatos de las Visitas de Supervisión, para determinar el cumplimiento de funciones de los planteles a su cargo.
Envía el Informe Anual de Actividades al Subdirector de Servicios Educativos.
Subdirección de
Servicios Educativos
Recibe el Informe y extiende el recibo correspondiente.
Fin
Recibe copia del Informe Anual de Actividades.
Jefe de Departamento
Secretaria
Archiva el documento junto con el acuse de recibo correspondiente.
