UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“U N I A N D E S”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, CPA.
TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS CPA.
Tema:
Sistema de Control Interno para el AlmacénTemporal Aduanero de la
Empresa Transcomerinter CÍA. LTDA.
Autor:
Mónica Geovana Morillo Putacuar.
Tutor:
Jenny Rocío Cuaspud Arciniegas
Tulcán
–
Ecuador
CERTI FI CACIÓ N DEL AS ESOR
Yo, Msc. Jenny Cuaspud en calidad de asesora del trabajo de investigación, Certifico que
la señorita estudiante Mónica Morillo Putacuar elaboró su proyecto de tesis con el
tema:Sistema del Control Interno para el almacén temporal aduanero de la empresa
Transcomerinter Cía. Ltda., de la ciudad de Tulcánla presente investigaciónpretende
implementar un sistema de control dirigido al logro de la excelencia, satisfacción y mejoras
continuas de las operaciones del almacén temporal. El control interno comprende los
métodos coordinados y medidas adaptadas dentro de la empresa para salvaguardar sus
activos, promover la eficiencia operacional y verificar la adecuada y fiable información
contable. El mismo que está apegado a las normas y formatos establecidos para las Tesis
de Pregrado determinado por la Universidad Regional Autónoma de los Andes
“UNIANDES”, por lo tanto AUTORIZO su presentación para los fines estudiantiles
III
DECL ARACIÓN DE LA AU T ORÍ A DE LA TES IS
Yo, Mónica Morillo Putacuar egresada de la carrera de Contabilidad y Auditoría , declaro
que la presente tesis con el temaSistema del Control Interno para el almacén temporal
aduanero de la empresa Transcomerinter Cía. Ltda, el cual está enfocada a fortalecer la
gestión administrativa y financiera en el almacén temporal aduanero Transcomerinter Cía.
Ltda, en la ciudad de Tulcán. Es de mi total autoría y que no ha sido presentado por otros
estudiantes de la universidad, misma que ha sido elaborada como requisito para obtener el
Título de Ingenieraen Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas CPA, del mismo modo
declaro que la presente investigación se basa en la bibliografía existente en este documento
la cual ha sido tomada de textos, internet y revistas; y de igual manera en perfiles e
investigaciones referentes al tema de investigación.
AUTORIZO, a la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” tenga
plena facultad de hacer uso de los derechos correspondientes a este trabajo de
investigación, según lo establecido por la ley de propiedad intelectual, su reglamento y la
DEDICATORÍA
Con la más profunda admiración y respeto me permito dedicar esta tesis: A Dios
Todopoderoso, por haberme dado el don de la vida, por ser mi guía en cada paso que doy,
y por darme fuerzas para seguir adelante y no desfallecer en aquellos momentos que el
camino se ha puesto difícil. A mis queridos padres Luis Morillo y Fanny Putacuar, porque
gracias a ellos aprendí valores como responsabilidad y dedicación lo cual me ha llevado a
ser la persona que ahora soy, gratitud sincera por su invaluable apoyo y por sus consejos
que han sido un pilar fundamental para el logro de esta meta. A mis hermanos porque
estuvieron apoyándome durante toda mi vida estudiantil, a mi esposo e hijo quienes han
sido mi inspiración y apoyo para terminar este gran objetivo, es así que con el mutuo
esfuerzo y apoyo recibido por cada uno de mis familiares y amigos he logrado terminar
V
ÍNDICE GENERAL
Portada
Certificación del Asesor………... II
Declaración de Autoría………. III
Dedicatoria………. IV
Índice General………... VI
Índice de Gráficos………. VII
Índice de Tablas………. VII
Resumen Ejecutivo……… IX
ExecutiveSummary……….. X
INTRODUCCIÓN………... 1
Antecedentes de la investigación……… 1
Planteamiento del Problema……… 1
Formulación del Problema………... 2
Delimitación del Problema………... 2
Objeto de Investigación y Campo de Acción………... 2
Identificación de la Línea de Investigación………... 2
Objetivo General………... 5
Idea a Defender……… 3
Justificación del tema ……….. 3
Variables de la investigación……….. 4
Breve explicación dela metodología investigativa a implementar………... 4
Resumen dela estructura de la tesis……… 5
Aporte teórico y significación práctica y Novedad………... 5
CAPÍTULOI. MARCOTEÓRICO………. 7
1.1Origen y evolución del control interno ………. 7
1.2Análisis de las distintas posiciones teóricas del Control Interno………. 8
1.2.1 Definición………. 8
1.2.2. Importancia del Control Interno ……….. 9
1.2.3 Objetivos del Control Interno ……… 9
1.2.3Sistema……….. 13
1.2.4. Características de un Control Interno Fiable ……… 10
1.2.5.1 El control Administrativo... 11
1.2.5.1.1 Definición de Administración………... 11
1.2.5.1 .2 Definición de Proceso administrativo………... 11
1.2.5.1.3 Importancia del proceso administrativo ……… 12
1.2.5.1. 4 Principios del proceso administrativo ……….. 12
1.2.5.1. 5 Fases del proceso administrativo ……… 13
1.2.5.1.6 Organigramas………... 13
1.2.5.1. 7 Importancia del organigrama………... 14
1. 2.5.1. 8 Estructura Organizacional………. 14
1.2.5.2 Control Contable……….. 14
1.2.5.3 Procesos Operativos……… 15
1.2.6. Tipos de Control………... 16
1.2.7. Métodos de evaluación de control interno ………. 17
1.2.8. Informe COSO ………... 19
1.2.9 Componentes de Control Interno ……… 20
Gráfico N° 1 Componentes del COSO ………. 20
1.2.10 Procedimientos de Control………. 25
1.2.11 Definición……….. 25
1.2.11.1 Requisitos para consignar como Almacén Temporal Aduanero………... 26
1.3Valoración crítica de los conceptos del Control Interno………... 26
1.4 Conclusiones Parciales del Capítulo I………. 27
CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO……….. 28
2.1. Caracterización de la empresa Transcomerinter Cía. Ltda de la ciudad de Tulcán……….. 28 2.2. Descripción del procedimiento metodológico………... 29
2.2.1 Modalidad de investigación……… 29
2.2.1.1 Paradigma Cuantitativo………... 29
2.2.1.2 Paradigma Cuantitativo………... 29
2.2.2. Tipos de Investigación……… 29
2.2.2.1. Investigación Descriptiva……….. 29
2.2.2.2. Investigación correlacionar……… 29
2.2.2.3. Investigación Bibliográfica……… 30
2.2.2.4. Investigación de campo ……… 30
2.2.2.5 Investigación aplicada ……… 30
2.2.3 Población y Muestra ………... 30
VII
2.2.3.1 Muestra……….. 30
2.2.4. Métodos de Investigación………. 31
2.2.4.1. Métodos empíricos………. 31
2.2.4.2 Métodos teóricos del conocimiento……….. 31
2.2.5 Técnicas de Investigación……… 32
2.2.5.1 La entrevista ……… 32
2.2.5.2 La encuesta………... 32
2.2.6 Instrumentos de Investigación……….. 32
2.2.6.2 Los cuestionarios………. 33
2.2.7 Interpretación de los resultados obtenidos en la entrevista………. 33
2.2.8 Interpretación de resultados de la encuesta………... 33
2.3 Conclusiones Parciales del Capítulo II……….. 38
CAPÍTULO III. DESARROLLO DE LA PROPUESTA………... 39
3.1 Titulo de la Propuesta……… 39
3.1.1 Justificación de la Propuesta ……… 39
3.1.2 Proceso del Desarrollo de la Propuesta ……… 39
3.1.3 Descripción del proceso seguido para el desarrollo de la propuesta………. 41
3.1.3.1 Análisis Legal………... 42
3.1.3.2 Verificación de procesos – determinación de necesidades……… 43
3.1.3.3 Estructuración de procedimientos………. 44
3.1.4 Flujogramas y procesos de control………. 53
3.1.4.1 Procedimiento para la Inspección de vehículos ………. 54
3.1.4.2 Procedimiento 2 Recepción de Mercadería al Almacén Temporal………….. 57
3.1.4.3 Procedimiento 3 Ingreso de mercadería en base de datos………. 60
3.1.4.4 Procedimiento 4 Almacenaje de mercaderías……….... 63
3.1.4.5 Procedimiento 5 Inspección de Mercaderías (AFOROS)……….. 67
3.1.4.6 Breve explicación de cada uno de los Flujogramas……….. 69
3.1.5 Validación de los Procesos de Control y Aprobación de alta Gerencia…………. 70
3.2. Validación de Expertos……… 71
3.2.1 Interpretación de resultados de la validación de la propuesta por expertos…… 71
3.3. Conclusiones Parciales del Capítulo III……….. 64
3.1.4.8 Información y Comunicación……….. 73
CONCLUSIONES GENERALES………. 74
RECOMENDACIONES………. 75
BIBLIOGRAFÍA………... 76
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1 Componentes del Control Interno... 20
Gráfico 2 Sistema de Control Interno...………... 34
Gráfico 3 Reglamentos... 34
Gráfico 4 Condiciones Físicas... . 35
Gráfico 5 Normas de Seguridad... .. 35
Gráfico 6 Flujogramas... .. 36
Gráfico 7 Control Interno... .. 36
Gráfico 8 Gestión del Control Interno………... 37
Gráfico 9 Uso de Recursos……… 37
Gráfico 10 Organizador Gráfico de la Propuesta………... 40
Gráfico 11 Descripción del Proceso……….. 41
Gráfico 12 Organigrama General………... 46
Gráfico 13 Organigrama Transcomerinter………... 46
Gráfico 14 Resultados Validación……… 71
ÍNDICE DE TABLAS Tabla Nº 1 Administrativos Almacenera... 46
Tabla Nº 2 Funciones por puesto administrativo almacenera: Coordinador... 46
Tabla Nº 3 Funciones por puesto administrativo almacenera: Asistente 2... 48
Tabla Nº 4 Funciones por puesto administrativo almacenera: Asistente 3... 49
Tabla Nº 5 Funciones comunes o de apoyo general: Asistentes 1, 2, 3... 49
Tabla Nº 6 Operativos Almacenera... 50
Tabla Nº 7 Funciones por puesto operativo almacenera: jefe de operaciones... 50
Tabla Nº 8 Funciones por puesto operativo almacenera:bodeguero………... 51
Tabla Nº 9 Funciones por puesto operativo almacenera: Montacargas………... 52
IX ÍNDICE DE DIAGRAMAS DE FLUJO
Diagrama de Flujo N° 1 Inspección de Vehículos... 55
Diagrama de Flujo N° 2 Recepción de Mercadería... 58
Diagrama de Flujo N° 3 Ingreso de Mercadería a la base de Datos... 61
Diagrama de Flujo N° 4 Almacenaje de Mercadería... 64
Diagrama de Flujo N° 5 Aforo Físico... 68
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo 1 Carta de Designación de Tutor de Tesis Anexo 2 Formato de Entrevista
Anexo 3 Respuestas de la Entrevista Anexo 4 Formato de Encuesta
Anexo 5 Formato de Validación Anexo 6 Datos Validador 1 Anexo 7 Datos Validador 2 Anexo 8 Datos Validador 3
RESUMEN EJE CUTIVO
El presente trabajo investigativo se basa en la necesidad de contar con Sistema de Control
Interno para el almacén temporal aduanero de la empresa Trascomerinter Cía. Ltda, de la Ciudad de Tulcán, con la finalidad de contar con la información confiable que facilite a la
administración y gerencia la toma de decisiones en forma oportuna, ya que se identifica
por no tener un adecuado control interno para gestionar técnicamente la empresa, esto
debido a que la administración no posee experiencia en el uso de parámetros para controlar
dichos recursos, por tanto está descuidando un área importante de la misma, lo que
perjudica a los socios por su inadecuada administración.
En todo este proceso de investigación se utilizan métodos de investigación, teóricos,
empíricos y la modalidad cualitativa y cuantitativa, al igual que se utilizó técnicas como
laentrevista, los cuales son necesarios para determinar las falencias del sistema de control
actual.
La línea de investigación en la que se enfoca la presenta investigación es Auditoría.
La falta de control en las mercaderías del almacén, es la causa de la desorganización de la
empresa, razón por la que se propone el presente trabajo de investigación, el que contiene
un análisis del entorno de la misma, un sistema de control que ayude al mejoramiento de
los procesos administrativos y operativos de Trasncomerinter, los métodos de valoración
correctos para cada producto, y un control y manejo estratégico de los inventarios al
momento que ingresa la mercadería, que son las herramientas básicas para la
administración, competitividad y permanencia en el mercado.
Por lo tanto mediante la implementación de un Sistema de Control Interno para el
almacén temporal aduanero de la empresa Trascomerinter Cía. Ltda, de la Ciudad de
Tulcán, se busca mejorar el control, organización y dirigir cada actividad, como también
la utilización de los bienes, así como concienciar al departamento administrativo y
empleados de la obligación que tiene de proteger los bienes a su cargo, mismos que son
XI
EXECUTI VE SUMMARY
This research work is based on the need for Internal Control System for Customs buffer
Trascomerinter Company Cia. Ltda, Tulcán City, in order to have reliable information to
facilitate the administration and management decisions in a timely manner, as is identified
as having no adequate internal controls to technically manage the company, this because
the administration has no experience in the use of parameters to control these resources, is
therefore an important area of neglecting it, which hurts partners for their improper
administration.
Throughout this research process research methods, theoretical, empirical and qualitative
and quantitative method used, as techniques such as interview, which are necessary to
determine the shortcomings of the current control system is used.
The line of research that focuses the research is presented Auditing.
The lack of control over goods store, is the cause of the disruption of the business, why this
research work, which contains an analysis of the environment thereof, a control system that
aims to help improving administrative and operational processes Trasncomerinter, correct
valuation methods for each product, and a control and strategic management of inventories
when entering the goods, which are the basic tools for management, competitiveness and
stay on the market.
So by implementing an Internal Control System for the temporary customs warehouse I
Trascomerinter company CIA. Ltda, City Tulcan, is to improve the control, organization
and conduct each activity, as well as the use of assets as well as educate the administrative
department and employees of the obligation to protect the goods in charge, same which are
INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la investigación
Para el desarrollo del presente trabajo de tesis, se obtuvo información de tesis relacionadas
al tema y se obtuvo como resultado:Reina Perengueza Mayra (2014), Auditoria al
Sistema de Control Interno para el distrito Educativo Intercultural y Bilingüe San Pedro de
Huaca Tulcán, con el objetivo de desarrollar una auditoria al sistema de control interno
para contribuir al mejoramiento de los procesos administrativos financieros del distrito
educativo intercultural y bilingüe San pedro de Huaca Tulcán, con la finalidad de verificar
la situación real de la institución y tomar decisiones en la misma
Por otra parte, (Becerra Abalo & Benítez Pérez, 2011), Evaluación del control interno
implementado en la cuenta inventario de la empresa BodPuyangoCia. Ltda., la carencia de
una guía con instrucciones no permite establecer o identificar cómo se organiza el trabajo
del personal al interior de la Empresa, e incluso logísticamente se distorsionan las
funciones de cada departamento y en muchos de los casos se improvisa, generando un
desgaste de recursos innecesarios. Además la almacenera cuenta con la infraestructura
adecuada para el desarrollo de sus operaciones, sin embargo no posee un modelo de
control de inventarios para el eficaz manejo y reorganización de las mercaderías.
Planteamiento del Problema
En el almacén temporal aduanero de la empresa Transcomerinter Cía. Ltda., de la ciudad
de Tulcán, se identifica que no tiene un adecuadocontrol interno desarrollar técnicamente
los procesos de la empresa, esto debido a que la administración no posee experiencia en el
uso de parámetros para controlar dichos recursos, por tanto está descuidando un área
importante de la empresa como es el de los procesos internos,lo que perjudica a los socios
por su inadecuada administración.
El deficiente control en los procesos conlleva a tener falencias en el registro de sus
recursos de todo tipo, por tanto no se conoce la realidad de la empresa, llevando a la toma
2
-Uno de los principales problemas que se suscitan es el de la poca aplicación de los
procesos internos por parte de los mismos colaboradores de la empresa, lo que deriva
indudablemente en un nivel inadecuado de gestión administrativa y logística y que,
consecuentemente, se traduce en pérdidas por procesos deficientes o reproceso y otros de
naturaleza más logística y operativa.
Para la SENAE el cumplimiento de algunos procesos básicos es un tema de obligación más
que de gusto ya que se requiere de normas básicas de manejo de inventarios en los
almacenes temporales aduaneros, gestión de mercaderías perecibles, de tipo volátil y otras
según el tipo de embalaje en el que se contengan.
La inobservancia de éste tipo de normas no solo deteriora la calidad de la gestión de la
empresa sino que puede determinar sanciones de tipo administrativo e incluso, según el
grado de incumplimiento, ocasionarían el cierre del almacén temporal aduanero.
Formulación del Problema
¿Cómofortalecer los procesos administrativos y operativosen el almacén temporal
aduanero Transcomerinter Cía. Ltda., de la ciudad de Tulcán?
Delimitación del problema Lugar
La presente investigación se aplica en la empresa Transcomerinter de la ciudad de Tulcán
Tiempo
El tiempo a desarrollarse la presente tesis de grado, es de 2 años
Involucrados
Todos quienes laboran en el almacén aduanero temporal aduanero Transcomerinter de la ciudad de Tulcán.
Alta dirección, con el desarrollo técnico de los procesos administrativos y operativos. Universidad UNIANDES atreves del autor del tema de investigación.
Objeto de investigación y campo de acción
Campo de acción Procesos de Control Interno
Identificación de la línea de investigación Auditoría.
Objetivos
Objetivo General
Desarrollar un Sistema de Control Interno que fortalezca los procesos administrativos y
operativosen el almacén temporal aduanero Transcomerinter Cía. Ltda., de la ciudad de
Tulcán.
Objetivos Específicos
Fundamentar teóricamente el sistema de control Interno y los procesos administrativos y operativos.
Diagnosticar la situación actual en la que se encuentra la empresa, para la formación de parámetros de solución en cuanto al control administrativo y operativo.
Diseñar unsistema de control interno para elalmacén temporal aduanero de la empresa Transcomerinter Cía. Ltda., en la ciudad de Tulcán.
Validar la propuesta por la vía de expertos.
Idea a defender
Con el desarrollo de un sistema de control interno se fortalece los procesos administrativos
y operativos del almacén temporal aduanero de la empresa Transcomerinter Cía. Ltda., de
la ciudad de Tulcán.
Justificación del tema
El almacén temporal aduanero de la empresa Transcomerinter Cía. Ltda., de la ciudad de
Tulcán, se identifica por no tener un adecuado control interno para gestionar técnicamente
la empresa, esto debido a que la administración no posee experiencia en el uso de
4
-de la empresa como es el -de los procesos internos, lo que perjudica a los socios por su
inadecuada administración.
El sistema de control interno permite medir la eficiencia, eficacia y la calidad de los
procesos internos que maneja el almacén temporal, permitiendo mejorar los procesos
internos operativos del ingreso de la mercadería, almacenaje, despacho de mercadería.
El no contar con sistema solido de control puede llevar a la empresa a pérdidas
económicas, riesgos operativos, de ahí la preocupación de los administrativos de diseño de
procesos internos que permitan llevar un control eficiente de las operación del almacén
temporal.
Variables de investigación Variable Independiente Sistema de Control Interno
Variable Dependiente
Procesos Administrativos y Operativos
Breve explicación de la Metodología investigativa a emplear
Para el progreso de la presente tesis se utiliza métodos de Investigación científica los
cuales son de suma importancia ya que mediante estos se desarrollan y se conocen conjuntos de ideas, teorías y antecedentes que nos faciliten la obtención de
informaciónencaminada al cumplimiento del propósito que engloba el desarrollo de la
misma, con la finalidad de obtener veracidad al final del proceso de tesis, los métodos a
utilizarse son:
Método empírico, el mismo que permite revelar las características fundamentales del
objeto de estudio específicamente el direccionamiento de los procedimientos prácticos
determinado aspectos de vital importancia para la solución del problema en sí.
En este método se utilizará lo siguiente: la Observación científica este método se utiliza
para realizar la visita previa a la institución, analizar los distintos procesos que se manejan
dentro de la misma, evaluar el control interno
También se hace uso de los métodos teóricos entre ellos se tiene; el
métodoanalítico-sintético, partiendo del análisis y la síntesis permitiendo descomponer un fenómeno o
proceso en sus partes o elementos que lo integran partiremos del diagnóstico de control
Inductivo-Deductivo, se utiliza estos métodos con el fin de obtener conclusiones sobre
aspectos de la empresa tales como los procesos internos realizada por la empresa. Mientras
que el inductivo se aplicará al momento de diseñar la propuesta, la misma que servirá
como base para otras empresas que se dediquen a la misma actividad.
Histórico-Lógico, este método de investigación permitirá recopilar información sobre la
situación económica de la empresa que está siendo objeto de estudio de la presente
investigación, con el fin de analizar su economía, forma de desembolsos de dinero y
control de los mismos, mediante el establecimiento de parámetros de control interno,
mismo que servirá de base para continuar con el proyecto.
Resumen de la estructura de la tesis
La presente tesis de grado consta de tres capítuloslos mismos que se resumen de la
siguiente manera:
En el Capítulo I, la investigación se asienta en el marco teórico que son las bases para
realizar la presente tesis, el mismo que contiene los temas más relevantes a tratar a demás
cada concepto consta del aporte del autor y criterio personal de todo lo referente al sistema Control Interno.
En el capítulo II, S e especificacaracterísticasgeneralesdelaempresa
talescomosurama,sectoreconómicoenelcualinteractúaysurelaciónconelproblema objetode
investigación.Se explica la metodología que se utiliza para la tesis, tipo de investigación,
métodos, técnicas, herramientas, población y muestra análisis e interpretación de
resultados.
En el capítulo III, se explica la propuesta, que consiste en el desarrollo del Sistema de
Control Interno, donde contribuye con el mejoramiento de los procesos administrativos y
operativos para el almacén temporal aduanero de la empresa Trascomerinter Cía. Ltda, de
la Ciudad de Tulcán, algo muy importante expuestoenestecapítuloesensí la propuesta
productode suconocimiento.La cual será sometida a una validación por profesionales
expertos en el tema planteado, sobre la cual se obtiene un criterio de profesionales en el
6 -Aporte teórico, significación práctica y novedad Aporte teórico
En el presente trabajo se construye un marco teórico a partir diferentes fuentes de
información tales como libros, revistas, internet, entre otras fuentes sean estas primarias o
secundarias, las cuales sirven de sustento para las variables manejadas en el presente
proyecto, con el fin de fundamentar teóricamente el tema propuesto.
Significación práctica
La significación práctica ayuda a la aplicación de la solución de potenciales problemas en
el almacén temporal aduanero de la empresa Transcomerinter Cía. Ltda., de la ciudad de
Tulcán, mediante la utilización de cada uno de los métodos, técnicas y procedimientos que
se menciona anteriormente y también al conocimiento a fondo de cada uno de ellos.
Novedad
La investigación que se realiza en la presente tesis de gradoes nueva, ya que no existe una
investigación que se aplique específicamente en el almacén temporal aduanero de la
empresa Transcomerinter Cía. Ltda., de la ciudad de Tulcán, lo que permite el crecimiento
y desarrollo de la misma y lo más importante es que en la empresa aún no se ha desarrollado un sistema de control interno para el fortalecimiento de los procesos
administrativos y operativos que coadyuven al desempeño, control y evaluación de los
CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO 1.1 Origen y evolución del control interno Según(Gonzales, 2002)
Se piensa que el origen del Control Interno, surge con la partida doble, una de las medidas de control, pero fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de negocios se preocupan por formar y establecer sistemas adecuados para la protección de sus intereses.
Además, se dice que el Control Interno, es una herramienta surgida de la imperiosa necesidad de accionar proactivamente a los efectos de suprimir y/o disminuir significativamente la multitud de riesgos a las cuales se hallan afectadas los distintos tipos de organizaciones, sean estos privados o públicos, con o sin fines de lucro. Las numerosísimas normas y reglamentaciones, sean éstas de carácter impositivas, laborales, ecológicas, de consumidores, contables, bancarias, societarias, bursátiles entre otras, provenientes de organismos nacionales, provinciales y municipales, obligan a las administraciones de las organizaciones a mantenerse muy alerta ante los riesgos, que la falta de cumplimiento de las mismas significan para sus patrimonio.
El control interno durante los últimos años ha estado adquiriendo mayor importancia en los diferentes países, a causa de los numerosos problemas producidos por su ineficiencia. Una de las causas se encuentra en el no haberse asumido de forma efectiva la responsabilidad sobre el mismo por parte de todos los miembros de los Consejos de Administración de las diversas actividades económicas que se desarrollan en cualquier país, de lo cual el Salvador no es una excepción, ya que generalmente se ha considerado que el control interno, es un tema reservado solamente para los contadores.
En 1992, tras varios años de trabajo y discusiones se publica en Estados Unidos el denominado Informe COSO sobre Control Interno, cuya redacción fue encomendada a Coopers&Lybrand, y difundidos al mundo de habla hispana en asociación con el Instituto de Auditores Internos de España (IAI) en 1997; sin embargo, y con anterioridad a plantear algunas de las principales definiciones alcanzadas por dicho comité, resulta útil resumir los antecedentes que condujeron a este estudio en los Estados Unidos de Norteamérica y que indiscutiblemente influyeron en otros estudios realizados y que se realizan en diversos países del mundo.
El origen del Control Interno, suele ubicarse en el tiempo con el surgimiento de la partida
doble, que fue una de las medidas de control. Como consecuencia del notable aumento de
la producción, los propietarios de los negocios se vieron imposibilitados de continuar
atendiendo personalmente los problemas productivos, comerciales y administrativos,
viéndose forzados a delegar funciones dentro de la organización conjuntamente con la
creación de sistemas y procedimientos que previeran o disminuyeran fraudes o errores,
8
-gestión de los negocios, ya que se había prestado más atención a la fase de producción y
comercialización que a la fase administrativa u organizativa, reconociéndose la necesidad
de crear e implementar sistemas de control como consecuencia del importante crecimiento
operado dentro de las entidades.
El control interno en la actualidad es fundamental para que una entidad logre alcanzar, a
través de una evaluación de su misión y visión, el logro de sus objetivos y metas trazadas,
pues de lo contrario sería imposible que se puedan definir las medidas que se deben
adoptar para alcanzarlos, el control interno comienza en las funciones de la administración
pública, hay indicios que desde una época lejana se empleaba en las rendiciones de cuenta
de los factores de los estados feudales y haciendas privadas. Dichos controles los efectuaba
el auditor, persona competente que escuchaba las rendiciones de cuenta de los funcionarios
y agentes, quienes por falta de instrucción no podían presentarlo por escrito.
1.2 Análisis de las distintas posiciones teóricas del Control Interno 1.2.1 Definición
Entre las definiciones más desatacadas se tiene:
Se considera que el control interno se refiere a un conjunto de actividades llevadas a cabo dentro de una organización. También existe consenso en cuanto a que la finalidad del control interno es ayudar alcanzar los objetivos de una entidad siendo así un medio para conseguir un fin. El control interno constituye un conjunto de acciones positivas realizadas por una entidad para fomentar un comportamiento apropiado por parte de sus empleados. En conclusión control interno es la influencia deliberada para conseguir objetivos predeterminados.(Cooper & Lybrand e Instituto de Auditores Internos, 2005, pág. 149)
El control interno puede ser definido como el plan de una organización, así como el
conjunto de métodos, procedimientos y otras medidas de una organización con el fin de
que se cumplan objetivos como; promover operaciones metódicas, preservar el patrimonio,
respetar las leyes y reglamentos y obtener información financiera sin fraudes.
Teniendo en cuenta estos aspectos se evaluarán los controles establecidos por la empresa
TranscomerinterCia Ltda., para asegurar que las operaciones se estén realizando con
economía, eficiencia y eficacia; que cumplan las políticas establecidas y que nos brinden
El control interno es un proceso efectuado por la plana mayor de una organización y hacia
abajo por los demás servidores de las mismas con el objetivo de proporcionar una
seguridad razonable de las actividades que se desarrollan para alcanzar los objetivos.
1.2.2. Importancia del Control Interno
Según (Cooper & Lybrand e Instituto de Auditores Internos, 2005)
El control interno permite a la dirección reaccionar rápidamente ante cambios en las condiciones del entorno. Proporciona información respecto a los niveles de producción, ventas, existencias y otras áreas que son importantes para tomar decisioneseficientes. También contempla hechos de carácter general como podrían ser cambios tecnológicos, innovaciones industriales, actuaciones de los competidores, esto permite a la dirección atenuar efectos negativos y aprovechar oportunidades emergentes. El control interno ayuda a la dirección asegurarse del cumplimiento de sus obligaciones, medioambientales, sociales y legales.
El control interno se constituye como una herramienta de evaluación de aspectos internos y
externos de una organización para el logro de objetivos propuestos. Es también un proceso
integrado de las actividades, efectuado por la dirección y el resto de personal de todos los
niveles, quienes se preocupan por disminuir efectos negativos y aprovechar oportunidades.
1.2.3 Objetivos del Control Interno
Efectividad y eficiencia de las operaciones
Es uno de los objetivos principales del control interno y que una organización debe aplicar;
se tiene la siguiente definición:
“Se debe tener la seguridad de que las actividades se cumplan cabalmente, con un mínimo
de esfuerzo y utilización de recursos y un máximo de utilidad de acuerdo con las
autorizaciones generales especificadas por la administración”.(Ladino, 2009, pág. 8)
La efectividad y eficiencia; son indicadores que miden el desempeño de la organización y
por ende coadyuvan en el cumplimiento de metas y objetivos, depende del talento humano
que compone la empresa; quienes deben cumplir las funciones y llevar a cabo las
operaciones, utilizando al máximo los recursos evitando el desperdicio y aprovechando el
tiempo que es irrecuperable.
Suficiencia y confiabilidad de la información financiera
10
-La contabilidad capta las operaciones, las procesa y produce información financiera necesaria para que los usuarios tomen decisiones.
Esta información tendrá utilidad si su contenido es confiable y si es presentada a los usuarios con la debida oportunidad. Será confiable si la organización cuenta con un sistema que permita su estabilidad, objetividad y verificabilidad.Si se cuenta con un apropiado sistema de información financiera se ofrecerá mayor protección a los recursos de la empresa a fin de evitar sustracciones y demás peligros que puedan amenazarlos.(Ladino, 2009, pág. 8)
La información financiera en una empresa es de gran utilidad, sobre la cual se conoce la
situación real de la empresa, importante para la toma de decisiones por esta razón el
encargado del manejo contable debe ser un profesional en el área y con experiencia quien
debe presentar estados oportunos adecuados y con el uso adecuado de normas y leyes que
respalden la legalidad de la información.
Cumplimiento de las Leyes y Regulaciones Aplicables
Importante para la operatividad de la empresa entre los conceptos principales(Ladino, 2009)
Menciona que:
“Este objetivo incluye las políticas que emita la alta administración, las cuales deben ser
suficientemente conocidas por todos los integrantes de la organización para que puedan
adherirse a ellas como propias y así lograr el éxito de la misión que ésta se propone.”
Con ello se verifica el funcionamiento de la empresa, es decir que cumpla las disposiciones
legales para ejercer la actividad, y dentro de la empresa se toma en cuenta el cumplimiento
de políticas, emanadas por la dirección.
1.2.4. Características de un Control Interno Fiable
Entre las características que debe cumplir un control interno fiable(Robertson, 1979)son las
siguientes:
Un plan organizacional que facilite la división adecuada de las responsabilidades y funciones.
Un sistema de procedimientos de autorización y de registro que sea suficiente para proporcionar un control contable razonable, sobre el activo, pasivo y sobre los ingresos y gastos.
Prácticas coherentes que se han de seguir en la realización de las responsabilidades y funciones de cada uno de los departamentos de la organización.
Personal de calidad proporcional a las responsabilidades que les corresponde.
Un sistema Fiable de control interno funciona en realidad de forma eficaz para detectar y corregir los errores de procesamiento de datos..
Dentro de la empresa TranscomerinterCia Ltda., la responsabilidad, para el establecimiento
este sistema de control interno debe proporcionar una seguridad razonable de que los
bienes, activos y pasivos se llevan adecuadamente, que el personal está capacitado para
desempeñar sus funciones y que sea capaz de correr y detectar errores e irregularidades.
1.2.5. Clasificación del Control Interno
El control interno puede clasificarse de la siguiente manera:
1.2.5.1 El control Administrativo
Con respecto a este tipo de control(Cashin, 2000) menciona que:
Son procedimientos y métodos que se relacionan sobre todo con las operaciones de una empresa y con las directivas, políticas e informes administrativos. Esta autorización es una función de la administración asociada directamente con la responsabilidad de lograr objetivos de la organización y es el punto de partida para establecer el control contable de las operaciones.
En el control administrativo, se involucran el plan organización, los procedimientos y
registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan la autorización de
transacciones por parte de la gerencia. Implica todas aquellas medidas relacionadas con la
eficiencia operacional y la observación de políticas establecidas en todas las áreas de la
organización.
1.2.5.1.1 Definición de Administración
A continuación se presenta una definición clara y sencilla de administración: Según Ponce (2004)
La administración es un proceso en si ya que comprende varias funciones y actividades que los administradores deben llevar a cabo ya sea por separado o en su conjunto para lograr alcanzar los objetivos y metas propuestos por la organización, de igual manera es una disciplina ya que la administración incluye principios, técnicas y conceptos.
Es la forma como la empresa organiza los materiales, los recursos, el talento humano con
el fin de lograr objetivos y metas propuesta como también es la disciplina que debe
cumplir el personal indispensable para el desempeño de funciones y actividades.
1.2.5.1 .2 Definición de Proceso administrativo
El proceso administrativo es el conjunto de etapas o fases a través de las cuales se efectúa
12
-“Conjunto deacciones interrelacionadas e interdependientes que conforman la función de
administración e involucra diferentes actividades tendientes a la consecución de un fin a
través del uso óptimo de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos.”
El procedimiento administrativo es ese cúmulo de actividades que el gerente de un
proyecto debe realizar para lograr un fin, es decir alcanzar los objetivos planeados en cada
uno de los niveles de la organización y por ende llegar al cumplimiento de los objetivos y
metas empresariales.
1.2.5.1.3 Importancia del proceso administrativo
El proceso administrativo es importante ya que le permite al empresario manejar
eficazmente una organización.
Ayuda y permite a la empresa orientarse hacia el futuro y prevenir escenarios que se puedan desarrollar en un futuro, así como determinar la cantidad de recursos que la empresa necesitara para desarrollar sus planes y hacerle frente a las situaciones que se le puedan presentar. (Robbins, 2009, pág. 5)
Dentro de cualquier tipo de empresa es muy importante seguir un proceso administrativo
ya que permitirá alcanzar los objetivos fijados por la gerencia, de manera que si se
desarrollan y se siguen los pasos establecidos en dicho proceso se logra determinar la
cantidad de recursos que la empresa necesita para desarrollar sus proyectos,
consecuentemente alcanzando prevenir situaciones no deseadas en un futuro no muy
lejano.
1.2.5.1. 4 Principios del proceso administrativo Los principios del proceso administrativo son:
Principio de unidad.- El procedimiento es un único proceso que tiene un comienzo y fin.
Todos los procedimientos deben resolverse independientemente de la forma de inicio y, asimismo, deben ser notificados.
Principio de contradicción.- La resolución del procedimiento se basa en los hechos y en
los fundamentos de derecho, esto se consigue a través de la comprobación de los hechos, a través de las pruebas. En general, pueden acreditarse los hechos por cualquier medio admisible de derecho.
Principio de imparcialidad.- La administración en su actuación será imparcial, sin
someterse a favoritismo o enemistades.
Principio de oficialidad.- El procedimiento debe ser impulsado de oficio en todos sus
La administración de una empresa debe aplicar cada uno de los procedimientos antes
mencionados para tener una adecuada gestión administrativa; ya que estos son las bases y
criterios fundamentales para la correcta realización de un procedimiento.
1.2.5.1. 5 Fases del proceso administrativo
El proceso administrativo tiene cuatro fases que son:
Planificación.- Implica que los administradores piensen, a través de sus objetivos
y acciones, y con anticipación, que sus acciones se basan en algún método, plan o lógica, más que una mera suposición.
Organización.- Es el proceso de disponer y destinar el trabajo, la autoridad y
los recursos entre los miembros de una organización en una forma tal que pueda logra los objetivos de la organización de manera eficiente.
Dirección.- Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de un
organismo social, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice del modo más eficaz los planes señalados.
Control.- Consiste en el establecimiento de sistemas que permitan medir los resultados
actuales y pasados, en relación con los esperados con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, a fin de corregir y mejorar y además para formular nuevos planes. (Snell, 2009, págs. 19-20)
Al momento de proponerse; algo que se desea alcanzar deben establecer los
procedimientos que lo van a permitir por lo tanto se debe seguir paso a paso cada una de
sus fases ya que de esta manera se logrará lo que se espera obtener en un lapso de tiempo
determinado, esto permitirá una adecuada toma de decisiones basados en los resultados y
por ende la mejora continua de la empresa.
1.2.5.1.6 Organigramas
Los organigramas permiten conocer como está estructurada una empresa.
Según Ponce A. R.( 2005)
“Es la representación gráfica de la estructura organizativa. El Organigrama es
un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniforme acerca de
una organización.”
Los organigramas permiten conocer de manera general cada uno de los niveles con los que
14
-funciones y actividades que realiza cada uno de los servidores permitiendo así una mejor
administración y organización para el respectivo control, supervisión y evaluación de las
operaciones que se desarrollan dentro de la organización.
1.2.5.1. 7 Importancia del organigrama
Los organigramas permiten determinar las áreas que poseen una organizacióny los
profesionales que se desenvuelven en ellas.Ponce A. R. (2005) indica que:
“A través de análisis periódicos de los organigramas actualizados se pueden detectar
cuando el espacio de control de una unidad excede a su capacidad o nivel y en cualquier de
estos casos recomendar la modificación de la estructura.”
Los organigramas ayudan a verificar si cada servidor se encuentra en el área que se
encuentre acorde sus habilidades y conocimientos, de no ser si poder tomar las respectivas
acciones correctivas para un buen desempeño del mismo y lograr los resultados esperados.
1. 2.5.1. 8 Estructura Organizacional
Los organigramas son la representación gráfica de la estructura de la empresa, con sus
servicios, unidades administrativas, puestos de trabajo y sus relaciones de autoridad y
responsabilidad.
Transcomerinter en su almacén temporal aduanero no tiene definida su estructura
organizacional de manera técnica, por lo que abordaremos los organigramas para el
almacén temporal aduanero de la empresa en la ciudad de Tulcán, con la finalidad de
interrelacionar las unidades organizativas, para la dirección y mandos medios, a
continuación propondremos el organigrama estructural y funcional adecuado.
1.2.5.2 Control Contable
Con respecto al control contable (Cashin, 2000)afirma lo siguiente:
Las operaciones se ejecuten de acuerdo a la autorización general o específica de la administración.
Se registren las operaciones como sea necesarias para permitir la preparación de los estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o con cualquier otro criterio aplicable a dichos estados y mantener la contabilidad de los activos.
El acceso de los activos se permite solo de acuerdo a la autorización de la administración.
Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos razonables de los activos existentes y se toma la acción adecuada respecto a cualquier diferencia.
El control contable involucra los registros, confiabilidad en la información financiera, en
registros contables, necesarios para toma de decisiones de la administración, la parte
contable necesita controles que ayuden a determinar la veracidad, legalidad y correcta valuación de la información económica y financiera de cualquier institución. Adicional a
ello son las medidas que se relacionan directamente con la protección de los recursos, tanto
materiales como financieros, autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de los
registros y la confiabilidad de la información contable.
1.2.5.3 Procesos Operativos
Según (Levy, 2004) los procesos operativos
Se refieren a todas aquellas operaciones individuales y de conjunto, tanto en producción como en todas las demás áreas de la empresa, que son ejecutadas por el personal de la organización. Es necesario revisar cada proceso con el objetivo de identificar las posibilidades de mejora, mayor eficiencia, menor costoy mayor servicio tanto para el cliente interno y externo.
De acuerdo a lo anterior; los procesos operativos, se refieren al conjunto de actividades que lleva a cabo la empresa para prestar el servicio, las cuales deben ser evaluadas continuamente para garantizar eficiencia y satisfacción de necesidades tanto del cliente interno como externo.
Proceso Seis Sigma en los Procesos Operativos
Según (Levy, 2004) se debe definir los problemas de los procesos operativos conforme a
cuatro indicadores.
Medir:Parametrizar e identificar el tamaño del problema y los efectos que genera
hacia la organización.
Analizar: Las causas u orígenes del problema, qué lo provoca, haciendo un
desglose del proceso en cada una de sus rutinas. Se plantean distintas posibilidades de solución hasta encontrar la adecuada.
Mejorar: Hecho lo anterior, busca los caminos disponibles para mejorar o para
16
-Controlar: Resuelto el problema, controlar que las nuevas acciones y rutinas se
sigan dando y controlar que los beneficios resultantes de la mejora establecida se mantengan en el tiempo.
Todos los procesos que se desarrollan en la empresa deben ser medidos identificando los
problemas existentes, analizado identificando causas y efectos que ocasionan el problema
mejorado, llevando a cabo acciones correctivas y controlado para evitar desviaciones.
1.2.6. Tipos de Control
Según(Luna, 2009) establece los tipos de control que se debe tener en una organización los
cuales pueden ser previos, concurrente y posterior.
Control preliminar
Respecto a este tipo de control afirma que:
Este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad.
En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado.
Son deseables debido a que permiten a la administración evitar problemas en lugar de tener que corregirlos después, pero desafortunadamente este tipo de control requiere tiempo e información oportuna y precisa que suele ser difícil de desarrollar.
El control previo se lo cataloga como la revisión de operaciones y transacciones propuestas
antes de su autorización formal o de que éstas surtan sus efectos. Aseguran la autorización
legal, propiedad y ausencia de errores.
Este tipo de control, lo ejecutan los funcionarios y supervisores de la entidad, cada uno
dentro del área de su actividad y competencia normal, quienes asumen la responsabilidad
en el grado que les corresponda, a la observancia o inobservancia si los aspectos que
controlan.
Seguidamente se tiene el:
Control concurrente
(Luna, 2009) Establece lo siguiente con respecto a este tipo de control
ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.
El control concurrente se lo efectúa en forma simultánea con la ejecución de las
operaciones financieras y administrativas y es efectuado por los servidores responsables
del trámite ordinario de las operaciones, sin que deban crearse unidades específicas para
este fin.
Control posterior
En cuanto al control posterior (Luna, 2009) menciona lo siguiente:
Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.
El control de retroalimentación implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando de manera que puedan hacerse correcciones. El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la información el daño ya está hecho.
Este tipo de control comprende las operaciones y transacciones, luego de que éstas se han
ejecutado por la entidad. El control posterior es ejecutado por las unidades de auditoría
interna, externa y los funcionarios asignados para ello.
1.2.7. Métodos de evaluación de control interno
(Velasquez Navas & Cobeña, 2011)Dan a conocer las formas de evaluación del control
interno, entre ellos se tiene:
Cuestionario de control interno
Respecto a este método mencionan lo siguiente
El cuestionario de control interno, es un instrumento de aproximación a los sistemas de control de la empresa, que permite conocer si la gerencia ha implantado medidas de resguardo de sus recursos y medir la fiabilidad del control interno a nivel global y a nivel de componentes.
Los cuestionarios contienen en modelo de pregunta cerrada un texto con elementos de control relacionados por una parte, con el conocimiento de negocio, la organización, los sistemas de información y tecnología, la actitud de la gerencia, etc.; y por otro, con los factores de riesgo que pueden afectar la validez de las afirmaciones a nivel de componente o cuenta de los estados financieros.
18
-sistemático de elaboración, basado en las células narrativas y los diagramas de flujo. Se trata de que sea ciento por ciento aplicables.
Los cuestionarios se aplican dentro de las unidades generadoras y o proveedoras de información y documentación, a los clientes internos de los `procesos y a los responsables de dichas unidades o procesos.
El cuestionario de control interno se basa en preguntas cerradas aplicadas a cada área con
el fin de detectar errores o irregularidades existentes, los responsables están en la
obligación de obtener evidencias si existen o no procesos o procedimientos mediante
documentación. Su aplicación es importante en las auditorías de control interno en el
sentido que, ayudan a la detección de errores en los procesos, actividades y operaciones
realizadas por la empresa.
Cédula narrativa
Sobre la cédula narrativa (Velasquez Navas & Cobeña, 2011) indican que:
Son instrumentos de levantamiento de información que utiliza el auditor para describir por medio de entrevistas y seguimientos, las secuencia de actividades que integran un proceso o un ciclo de transacciones, identificando entradas o insumos, responsables, actividades de transformación, resultados obtenidos y los respaldos documentales que deja el proceso. En caso de ausencia de diagramas elaborados por la administración, los procesos pueden ser levantados por parte del auditor a través de células narrativas y o revisión de la normatividad respectiva, con la finalidad de orientar las pruebas de cumplimiento de los controles instituidos.
Explicación Narrativaconsiste en la descripción detallada de los procedimientos más
importantes y las características del sistema de control interno para las distintas áreas, en
este tipo de método se redactan y se adapta fácilmente a cualquier entidad, se describe
proceso de un área o puesto específico y se determina debilidades.
Diagramas de flujo
Los autores (Velasquez Navas & Cobeña, 2011) dan a conocer lo siguiente:
Los procesos o flujos de transacciones se pueden encontrar resumidos en diagramas de flujo elaborados en la organización, que son una representación gráfica que muestra los pasos secuenciales de un proceso y la relación existente entre ellos con el fin de. Descubrir vacíos y simplificar el trabajo.
Se trata de la representación gráfica del flujo de documentos, de las operaciones que se realicen con ellos y de las personas que intervienen en dichas operaciones, considerando la ejecución completa de un ciclo de transacciones.
El flujograma es una representación gráfica de los procesos son entendibles al momento de
llevar a cabo su aplicación, se constituyen en una herramienta muy útil para el desempeño
empresa transcomerinter el cual consiste en la representación gráfica de un sistema o serie
de procedimientos operativos aplicados en el almacén temporal, lo que busca los
flujogramas es proporciona una imagen clara del sistema, mostrando la naturaleza y
secuencia de los procedimientos, división de responsabilidades.
1.2.8. Informe COSO
Debido al mundo económico integrado que existen hoy en día, se ha creado las
necesidades de integrar metodologías y conceptos en todos los niveles de las diversas áreas
administrativas y operativas con el fin de ser competitivos y responder a las nuevas
exigencias empresariales, surge así un nuevo concepto de control interno donde se brinda
una estructura común, el cual es documentado en el denominado informe COSO I
El denominado informe COSO I sobre control interno, publicado en EEUU en 1992,
surgió como una respuesta a las inquietudes que planteaban en torno a la temática referida.
Se trataba entonces de materializar un objetivofundamental: definir un nuevo marco
conceptual del control interno, capaz de integrar las diversas definiciones y conceptos que
venían siendo utilizados sobre este tema, logrando así que, a nivel de las organizaciones públicas o privadas, de la auditoría interna o externa, o de los niveles académicos o
legislativos, se cuente con un marco conceptual común, una visión integradora que
20 -1.2.9Componentes de Control Interno
Los componentes de control interno, según el COSO son los siguientes:
Gráfico N° 1 Componentes del COSO
Ambiente de Control
Integridad y valores éticos – estructura orgánica – asignación de autoridad y responsabilidad – competencia de los empleados – filosofía y estilo de las operaciones – política de recursos humanos y procedimientos–junta de directores– comité de auditoría.
Evaluación del Riesgo
Objetivos globales – objetivos por actividad–identificación y análisis de riesgo – gestión del cambio – riesgo de fraude.
Actividades de Control
Políticas y procedimientos – indicadores de desempeño –controles físicos – segregación de funciones – procedimientos de información TI
Información y Comunicación
Calidad de la información – efectividad de las comunicaciones internas y externas
Monitoreo
Elaborado por: Mónica Morillo Fuente: (Luna, 2009)
El control interno está integrado en los procesos de la organización y forma parte de las
actividades de planteamiento, ejecución y monitoreo; a la vez representa una herramienta
útil para la gerencia. Los componentes de control interno hacen las veces de criterios
generales que aseguran la preparación de estados financieros libres de errores materiales o
fraude.
Cada componente del COSO dispone de un grupo de elementos que describe el significado
y rol de cada uno. Existe una fuerte interrelación entre los cinco componentes dado que no
operan en forma aislada; sino que interactúan entre si dentro de un procesos para el logro
de un fin específico.
Para mejor entendimiento se presenta una definición de cada componente. Respecto al:
Ambiente de Control
(Mantilla, 2012)Expresa lo siguiente:
El ambiente de control establece el tono de una organización, para influenciar la conciencia de control de su gente. Es el funcionamiento de todos los demás componentes del control interno, proporcionando disciplina y estructura. Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los valores éticos y la competencia de la gente de la entidad; la filosofía de los administradores y el estilo de operación; la manera como la administración asigna autoridad y responsabilidad, y como organiza y desarrolla a su gente y la atención y dirección que le presta el consejo de directores.
El ambiente de control tiene una influencia profunda en la manera como se estructuran las actividades del negocio, se establece los objetivos y se valoran los riesgos. Esto es cierto no solamente en su diseño, sino también en la manera cómo opera en la práctica. El ambiente de control está influenciado por la historia y por la cultura de la entidad. Influye en la conciencia de control de su gente. Las entidades efectivamente controladas se esfuerzan por tener gente competente, inculcan actitudes de integridad y consecuencia de control a todo lo ancho de la empresa, y establecen un tono por lo alto positivo. Establecen las políticas y los procedimientos apropiados, que incluyen a menudo un código de conducta escrito, el cual fomenta la participación de los valores y el trabajo en equipo, en aras de conseguir los objetivos de la entidad.
Define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad, desde la
22
-principios de este último, imperan sobre las conductas y los procedimientos
organizacionales.Es, fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida por la alta
dirección, la gerencia, y por carácter reflejo, los demás agentes con relación a la
importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.
Fija el tono de la organización y, sobre todo, provee disciplina a través de la influencia
que ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto. Importante para el
desarrollo de las acciones y de allí su trascendencia, pues como conjunción de medios,
operadores y reglas previamente definidas, traduce la influencia colectiva de varios
factores en el establecimiento, fortalecimiento o debilitamiento de políticas y
procedimientos efectivos en una organización.
Valoración de riesgos
Respecto a este componente de control interno (Mantilla, 2012) manifiesta lo siguiente:
Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos derivados de fuentes internas y externas, los cuales deben valorarse. Una condición previa para la valoración de riesgos es el establecimiento de objetivos, enlazados en niveles diferentes y consistentes internamente. La valoración de riesgos es la identificación y análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, formando una base para la determinación de cómo deben administrase los riesgos. Dado que las condiciones económicas, industriales, reguladoras y de operación continuaran cambiando, se necesitan mecanismos para identificar y tratar los riesgos especiales asociados con el cambio.
El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las
actividades de las organizaciones. A través de la investigación y análisis de los riesgos
relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza, se evalúa la
vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un conocimiento práctico de la
entidad y sus componentes de manera de identificar los puntos débiles, enfocando los
riesgos tanto al nivel de la organización (interno y externo) como de la actividad.
Actividades de Control
Respecto a este punto (Mantilla, 2012) señala lo siguiente:
Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se están llevando a cabo las directivas administrativas. Tales actividades ayudan a asegurar que se están tomando las acciones necesarias para manejar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la entidad. Las actividades de control se dan a todo lo largo y ancho de la organización, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen un rango de actividades tan diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, reconciliaciones, revisión del desempeño de operaciones, seguridad de activos y segregación de responsabilidades.
administrativas identificadas como necesarias para manejar los riesgos. Las actividades de control se pueden dividir en tres categorías, basadas en la naturaleza de los objetivos de la entidad en los cuales se relaciona: operaciones, información financiera, o cumplimiento. Si bien algunos controles se relacionan únicamente con un área, a menudo se sobreponen. Dependiendo de las circunstancias, una actividad particular de control puede ayudar a satisfacer los objetivos de la entidad en más de una de las tres categorías. Así, los controles de operación también pueden ayudar a asegurar información financiera confiable, los controles de información financiera pueden servir para efectuar cumplimiento, y así todos los demás.
Abarcan una gran variedad de políticas y los procedimientos correspondientes de
implantación, que ayudan a asegurar que se siguen las directrices de la dirección. Ayudan a
asegurar que se llevan a cabo aquellas acciones identificadas como necesarias para afrontar
los riesgos y conseguir los objetivos de la entidad.Las actividades se ejecutan en todos los
niveles de la organización y en cada una de las etapas de la gestión, partiendo de la
elaboración de un mapa de riesgo, conociendo los riesgos, se disponen los controles
destinados a evitarlos o minimizarlos, los cuales pueden agruparse en tres categorías.
Tipos de Actividades de Control Según(Luna, 2009)
Las actividades de control se utilizan para la ejecución de las operaciones y desarrollo de tareas. Las actividades de control comprenden:
Revisiones efectuadas por el director ejecutivo Gestión directa de funciones por actividades Proceso de Información
Indicadores de Rendimiento Controles Físicos
Segregación de Funciones
Algunas actividades de control se encuentran enfocadas en prevenir errores, otras para identificar errores.
Indispensables en una organización para medir el desempeño, detectar y prevenir errores y
lo más importante para lograr objetivos.
Información y Comunicación Según(Mantilla, 2012)
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-seriamente. Ellos deben entender su propio papel en el sistema de control interno, lo mismo que como sus actividades individuales se relacionan con el trabajo de los demás. Ellos deben tener un medio de comunicación de la información significativa en sentido contrario. Ellos también necesitan efectiva con las partes externas, tales como clientes, proveedores, reguladores y accionistas.
La información operacional, financiera y de cumplimiento conforma un sistema para
posibilitar la dirección, ejecución y control de las operaciones. Está conformada no sólo
por datos generados internamente sino por aquellos provenientes de actividades y
condiciones externas, necesarios para la toma de decisiones.
Los sistemas de información permiten identificar, recoger, procesar y divulgar datos
relativos a los hechos o actividades internas y externas, y funcionan muchas veces como
herramientas de supervisión a través de rutinas previstas a tal efecto. No obstante; resulta
importante mantener un esquema de información acorde con las necesidades
institucionales que, en un contexto de cambios constantes, evolucionan rápidamente. Por lo
tanto deben adaptarse, distinguiendo entre indicadores de alerta y reportes cotidianos en
apoyo de las iniciativas y actividades estratégicas, a través de la evolución desde sistemas
exclusivamente financieros a otros integrados con las operaciones para un mejor
seguimiento y control de las mismas.
Ya que el sistema de información influye sobre la capacidad de la dirección para tomar
decisiones de gestión y control, la calidad de aquél resulta de gran trascendencia y se
refiere entre otros a los aspectos de contenido, oportunidad, actualidad, exactitud y
accesibilidad.
Monitoreo
Según lo manifestado por (Mantilla, 2012)
Los sistemas de control interno requieren que sean monitoreados, un proceso que valora la calidad del desempeño del sistema en el tiempo. Ello es realizado mediante acciones de monitoreo engoan, evaluaciones separadas o una combinación de las dos. El monitoreo engoan ocurre en el curso de las operaciones. Incluye las actividades regulares de la administración y supervisión, así como otras acciones personales tomadas en el desempeño de sus obligaciones. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones separadas dependerá primariamente de la valoración de riesgos y de la efectividad de los procedimientos de monitoreo engoan. Las deficiencias del control interno deben reportarse hacia arriba, informando los asuntos delicados a la gerencia, a la junta directiva.
