UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CPA.
Portada
TRABAJO DE TITULACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CPA.
Tema:
ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO Y CONTABLE DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA DE SERVICIO, SOPORTE, SOLUCIONES Y VENTAS “COMPUDAV”
AUTORA: Rosa Elizabeth Pinargote Valencia
DIRECTOR DE TESIS: Ing. Ortega Haro Xavier Fernando MCA-CPA.
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de Tutor de grado presentado por el estudiante Sra. ROSA ELIZABETH PINARGOTE VALENCIA, para optar por el grado académico de Licenciada en Contabilidad y Auditoría, CPA., cuyo título es: ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO Y CONTABLE DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA DE SERVICIO, SOPORTE, SOLUCIONES Y VENTAS “COMPUDAV”.
Considero que dicho trabajo reúne los requisitos y méritos suficientes para someterla a la publicación pública y evaluación por parte del jurado examinador que se designe.
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Yo, Rosa Elizabeth Pinargote Valencia, declaro bajo juramento que el trabajo aquí descrito es de mi autoría, que no ha sido previamente presentado para ningún grado o calificación profesional; que he consultado las referencias bibliográficas que se incluyen en este documento y que no he plagiado dicha información.
DEDICATORIA
La mejor herencia a nuestro esfuerzo es la entrega, la dedicación, el esmero puesta en todos los objetivos que nos proponemos cumplir, aquel sentimiento que nos invade
de felicidad al lograr llegar al final del camino que un día lo emprendimos.
El esfuerzo de mi trabajo está dedicado a todos aquellos seres que amo intensamente.
Principalmente a Dios, por haberme dado la vida y permitirme el haber llegado hasta el momento tan importante de mi formación profesional
A mi esposo Javier, por ser el pilar tan importante durante todo mi trayecto de estudios y por demostrarme su amor, paciencia, comprensión y apoyo incondicional.
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por protegerme y darme fuerzas para superar obstáculos y dificultades a lo largo de mi vida.
A Javier Valdiviezo por su apoyo incondicional en el transcurso de mi carrera universitaria, por compartir momentos de alegría, tristeza y demostrarme que siempre podré contar con él.
A Katherine y Kyllian Valdiviezo Pinargote por ser la razón de mi ser y existencia.
Mi sincero agradecimiento a mi Director de Tesis MSc. Xavier Fernando Ortega Haro quien con su experiencia supo guiarme para la elaboración de este trabajo.
ÍNDICE GENERAL
Portada………….. ... i
Certificación del tutor ... ii
Declaración de autoría... iii
Dedicatoria……… ... iv
Agradecimiento…. ... v
Índice general…… ... vi
Índice de tablas…. ... x
Índice de gráficos ... xii
Índice de anexos… ... xiii
Resumen………… ... xiv
CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN 1.1. El problema de investigación ... 2
1.1.1. Problema a investigar. ... 2
1.1.2. Objeto de estudio teórico. ... 2
1.1.3. Objeto de estudio práctico. ... 2
1.1.4. Planteamiento del problema. ... 3
1.1.4.1. Diagnóstico. ... 3
1.1.4.2. Pronóstico. ... 5
1.1.4.3. Control de Pronóstico. ... 6
1.1.5. Formulación del problema. ... 7
1.1.6. Sistematización del problema. ... 7
1.1.7. Objetivo general. ... 8
1.1.8. Objetivos específicos. ... 8
1.1.9. Justificación. ... 8
1.2. Marco referencial ... 9
1.2.1.2. Información en Contabilidad. ... 10
1.2.1.3. Control interno. ... 10
1.2.1.4. Sistema de Información de Inventarios. ... 11
1.2.1.5. Sistema Operacional. ... 11
1.2.1.6. Análisis estratégico. ... 12
1.2.1.7. Norma Internacional de Contabilidad nº 2 (NIC 2)- Existencias. ... 12
1.2.1.8. Ingresos y egresos. ... 12
1.2.1.9. Sistemas de control. ... 13
1.2.1.10. Inventarios. ... 14
1.2.1.11. Costos de la gestión de inventarios... 14
CAPÍTULO II MÉTODO 2.1. Metodología general ... 16
2.1.1. Nivel de Estudio. ... 16
2.1.2. Modalidad de investigación. ... 16
2.1.2.1. Modalidad de campo. ... 16
2.1.2.2. Modalidad documental. ... 17
2.1.3. Método. ... 17
2.1.3.1. Método inductivo-deductivo... 17
2.1.3.2. Método analítico-sintético. ... 18
2.1.4. Población y muestra. ... 18
2.1.5. Selección instrumentos de investigación. ... 18
2.1.5.1. Observación directa. ... 18
2.1.5.2. La entrevista. ... 19
2.1.5.3. Análisis de documentos. ... 19
2.1.6. Procesamiento de datos. ... 19
2.2. Metodología específica ... 20
2.2.1. Metodología de Control Interno. ... 20
2.2.1.2. Objetivo del Control Interno... 20
2.2.1.3. Componentes del Control Interno... 21
CAPÍTULO III RESULTADOS 3.1. Recolección y tratamiento de datos ... 27
3.1.1. Matriz de Evaluación de control interno ... 27
3.1.2. Matriz de Riesgo ... 47
3.1.3. Matriz de hallazgos ... 51
3.1.4. Matriz de revisión analítica ... 55
3.1.5. Matriz de relevamiento ... 57
3.1.6. Matriz de mejoras probables ... 58
3.1.7. Interpretación de resultados ... 60
3.2. Presentación y análisis de resultados ... 60
3.2.1. Desarrollo de la propuesta ... 60
3.2.1.1. Objetivo general ... 60
3.2.1.2. Objetivos específicos ... 61
3.2.1.3. Direccionamiento estratégico ... 61
3.2.1.4. Ambiente de control ... 61
3.2.1.5. Políticas administrativas para la gestión de inventarios .. 64
3.2.1.6. Flujograma de procesos administrativos ... 67
3.2.1.7. Funciones y responsabilidades ... 69
3.2.1.8. Información y comunicación ... 71
3.2.1.9. Métodos de valoración de existencias ... 77
3.2.1.10. Plan de Cuentas ... 79
3.2.1.11. Flujograma de proceso contable ... 84
CAPÍTULO V
4.2. Recomendaciones ... 89
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla N° 1 Matriz de Evaluación Gerencia ... 27
Tabla Nº 2 Matriz de Evaluación Bodega ... 32
Tabla Nº 3 Matriz de Evaluación Ventas ... 37
Tabla N° 4 Matriz de Evaluación Compras ... 42
Tabla N° 5 Matriz de Riesgo Gerencia ... 47
Tabla Nº 6 Matriz de riesgo Bodega ... 48
Tabla N° 7 Matriz de riesgo Ventas ... 49
Tabla N° 8 Matriz de riesgo Compras ... 50
Tabla N° 9 Matriz de hallazgos Gerencia ... 51
Tabla N° 10 Matriz de hallazgos Bodega ... 52
Tabla N° 11 Matriz de hallazgos Ventas ... 53
Tabla Nº 12 Matriz de hallazgos Compras ... 54
Tabla Nº 13 Matriz de revisión analítica Gerencia ... 55
Tabla Nº 14 Matriz de revisión analítica Bodega ... 55
Tabla Nº 15 Matriz de revisión analítica Ventas ... 56
Tabla Nº 16 Matriz de revisión analítica Compras ... 56
Tabla Nº 17 Matriz de relevamiento ... 57
Tabla N° 18 Matriz de mejoras probables ... 58
Tabla N° 19 Relación Nivel de confianza, riesgo y áreas de la empresa ... 59
Tabla N° 20 Descripción perfil Gerente General ... 69
Tabla N° 21 Descripción perfil secretaria ... 69
Tabla N° 22 Descripción perfil contador ... 70
Tabla N° 23 Descripción perfil vendedor ... 70
Tabla N° 24 Descripción perfil bodeguero ... 71
Tabla N° 25 Modelo de informe de existencia ... 73
Tabla N° 26 Modelo de Orden de Pedido ... 73
Tabla N° 27 Modelo Orden de Compra ... 74
Tabla N° 28 Modelo de Ingreso a Bodega ... 74
Tabla N° 31 Método medio ponderado ... 77
Tabla N° 32 Método FIFO ... 77
Tabla N° 33 Método LIFO ... 78
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico N° 1 Matriz de Riesgo Gerencia ... 47
Grafico N° 2 Matriz de riesgo Bodega ... 48
Gráfico N° 3 Matriz de riesgo Ventas ... 49
Gráfico N°4 Matriz de riesgo Compras ... 50
Gráfico N° 5 Organigrama estructural ... 63
Gráfico N° 6 Flujograma de compras ... 67
Gráfico N° 7 Flujograma venta de servicios ... 68
Gráfico N° 8 Flujograma del proceso contable ... 84
Gráfico N° 9 Flujograma obligaciones tributarias ... 85
ÍNDICE DE ANEXOS
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
CARRERA: Contabilidad y Auditoría, CPA.
ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO Y CONTABLE DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA DE SERVICIO, SOPORTE, SOLUCIONES Y VENTAS “COMPUDAV”
Autora: Rosa Elizabeth Pinargote Valencia
Director: Ing. Xavier Fernando Ortega Haro MCA-CPA.
Fecha: Quito, mayo de 2015 RESUMEN
El sistema de control administrativo y contable constituye una herramienta útil que conjuga normativas, políticas, procedimientos y actividades, con el objetivo de garantizar que las operaciones con los inventarios se realicen en conformidad con los principios generalmente aceptados, por ello el diseño e implementación de este sistema es fundamental, que está caracterizado por el ordenamiento de las actividades diarias, la recolección de datos con los respectivos documentos fuentes, el proceso de contabilización eficaz, la emisión de informes de existencias exactos, que sean confiables, comparables y comprensibles; que en lo posible mejorará la gestión de inventarios en la empresa de Servicio, Soporte, Soluciones y Ventas “COMPUDAV”. En la investigación se empleó la metodología Cualitativa y cuantitativa, con mayor ocurrencia en la modalidad cuantitativa, debido a que extracta la información obtenida de los resultados de las técnicas aplicadas en la empresa de Servicio, Soporte, Soluciones y Ventas “COMPUDAV”, a través de matrices de control interno al entorno empresarial y la cualitativa que ayudó a tomar en cuenta los puntos de vista del personal, como nuestra propia observación y la versión del gerente a través de la entrevista realizada con el que se determinó cuáles son las deficiencias que dan origen a la débil gestión de inventarios, ambas metodologías permitió identificar el problema y determinar la viable solución. Para la propuesta de este tema investigativo, se realizó un análisis riguroso en cuanto a la aplicación de un Sistema de control interno, donde se emplearon las directrices que constan en el cuestionario de evaluación de control interno; se estudió cada componente del sistema, se estima un adecuado Direccionamiento Estratégico, se estructura el Catálogo de Cuentas, se designa formato de documentos soporte, se diagrama flujos operativos y finalmente se redacta un manual de procedimientos de presentación de informes financieros.
CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN
Toda organización es reformable es decir siempre puede mejorar determinadas áreas para lograr los objetivos fijados por la administración. Si se acepta que todo es perfectible y que toda organización debe estar dispuesta a encontrar sus fallas y corregirlas, resulta obvia la importancia que tiene un correcto control administrativo y contable. Este control sólo es posible si se cuenta con un sistema de información que sirva como punto de referencia para cuantificar las fallas y los aciertos, lo cual traerá como consecuencia variación del valor de la empresa.
La presencia del control administrativo y contable se hace necesaria para obtener datos e información oportuna. Una vez que determinada operación ha sido concluida, se miden los resultados y se comparan con un estándar fijado previamente con base en los objetivos planeados, de tal suerte que la gerencia pueda asegurarse de que los recursos fueron manejados con efectividad y eficiencia. El estándar establecido previamente surge al utilizar cualquiera de las siguientes herramientas: los costos estándar, los presupuestos, el establecimiento de centros de responsabilidad financiera, etc.
1.1. El problema de investigación
1.1.1. Problema a investigar.
La falta de un sistema de control administrativo y contable de inventarios en la Empresa de servicios, soporte, soluciones y ventas “COMPUDAV”, no permite detectar síntomas graves de desviaciones y conduce hacia la administración por excepción por parte de la gerencia, de tal modo que al ponerse de manifiesto alguna variación, no se puedan realizar las acciones correctivas consideradas prudentes para lograr efectividad y eficiencia en el empleo de los recursos con que cuenta la empresa, específicamente el inventario, por lo que ha ocasionado un inadecuado desarrollo de la gestión operativa y financiera, considerando que Santo Domingo, provincia Tsáchilas, se ha convertido en el corazón entre la sierra y costa, con gran avance comercial de la zona y generador de mayor movimiento financiero.
1.1.2. Objeto de estudio teórico.
El Sistema de Control Administrativo y Contable de Inventarios, analizado desde distintas disciplinas intentando responder a preguntas también diferentes. El único modo de entender lo real es hacer teoría, es decir, construir una interpretación. De tal modo que hacer teoría no es simplemente describir las cosas sino decir algo nuevo, algo que no es evidente por sí mismo y por lo tanto no se desprende de la observación inmediata.
1.1.3. Objeto de estudio práctico.
1.1.4. Planteamiento del problema.
1.1.4.1. Diagnóstico.
La Empresa de servicios, soporte, soluciones y ventas COMPUDAV, desde el inicio de sus actividades ha mantenido dificultades en su administración por el hecho que el manejo de la empresa está a cargo de toda la familia, conformado por el jefe de la familia como gerente, la esposa dedicada a cobranzas, y cuatro de seis hijos dedicados a las ventas y servicios operativos.
Realizada una relación referencial con la información proporcionada por los propietarios de la empresa y la observación desplegada, se desarrolló el árbol de problemas, donde se manifiestan las causas y efectos generados, que permite dar un juicio de valor a la situación actual en la que está inmersa la empresa motivo de esta investigación señalando de manera específica las referencias obtenidas.
Su principal problema es la falta de un sistema de control administrativo y contable de inventarios de mercaderías, debido a la inadecuada organización estructural, ausencia de procedimientos de control interno contable y financiero, carencia de personal especializado, insuficiente espacio físico de bodegas, desinterés de los colaboradores de la empresa y sobre todo no existe un manual de manejo de inventarios.
La inadecuada organización estructural, evidenciado en la desorganización, en la falta de jerarquización de cargos y distribución de funciones de acuerdo a sus aptitudes y destrezas, lo que ha generado el retraso en el cumplimiento de metas establecidas y el incumplimiento de los objetivos que son inherentes de la empresa.
La carencia de personal especializado, manifestada por el desorden en la ejecución de las diferentes actividades y cumplimiento de las funciones designadas a cada integrante de la empresa, ha ocasionado la dualidad de mando, un caos en el cumplimiento y la responsabilidad asumida.
El insuficiente espacio físico de bodegas, muestra que el movimiento en las actividades de ingreso y salida de mercaderías se las realiza de manera desordenada, lenta e inoportuna, produciendo incomodidades en el ambiente interno y molestia en el entorno externo, que sin duda es percibida por los clientes que acuden a la empresa.
El desinterés de los colaboradores de la empresa, manifestados por la actitud del personal observado, sin olvidarnos que el personal está constituido por familiares, este antecedente se convierte en el referente primordial para acrecentar el desinterés, ya sea determinado por la relación de consanguinidad y la pugna de poderes, ocasionando un ambiente inadecuado para el trabajo en general.
La no existencia de un manual de manejo de inventarios, evidenciado en el estancamiento de mercaderías y desabastecimiento de productos de alta rotación, inducido por las personas encargadas de estas actividades que no cuentan con las herramientas técnicas necesarios para desarrollar adecuadamente las tareas que demanda esta área de la empresa considerada primordial en este tipo de negocios.
Revisados documentos existentes y observados que los inventarios físicos no concilian con los que registra los archivos, sencillamente por la desactualización de los datos. Como mencioné anteriormente lo que se persigue es neutralizar y eliminar las deficiencias percibidas y fortalecer los puntos positivos que también se divisaron.
1.1.4.2. Pronóstico.
De no adoptar un eficiente sistema de control administrativo y contable de inventarios, no se podrá visualizar utilidades reales en el largo plazo y la empresa corre el riesgo de desaparecer por su afectación financiera, provocando pérdidas para los propietarios. En el corto plazo la empresa podría disminuir su liquidez y con ello no permitiría enfrentar los desafíos de una acelerada competitividad.
De no adecuar una estructura orgánica efectiva, persistirá el retraso en el cumplimiento de las metas y consecución de los objetivos de la empresa, la desorganización, la jerarquización de cargos y un estancamiento administrativo, que afecta al ambiente laboral y desarrollo del recurso humano.
Al no incorporar un manual de procedimientos de control interno contable y financiero, los resultados que representa la cuenta de Inventarios e información que se reflejada en los estados financieros no tendrán sustentabilidad y credibilidad para terceros.
De no insertar personal especializado a las distintas áreas de la empresa, se generará la dualidad de mando, un caos en el cumplimiento y la responsabilidad asumida, afectando de manera significativa al engranaje de la gestión operativa y permitir el aparecimiento de puntos de error y riesgos en el posicionamiento de la empresa.
Al no adecuar el espacio físico de las bodegas, el movimiento de ingreso y salida de mercaderías seguirá realizándose de manera desordenada, lenta e inoportuna, provocando incomodidades internas y malestar en los clientes que frecuentan la empresa, y su posterior alejamiento.
De no implementar un manual de manejo de inventarios, provocará el estancamiento de mercaderías y desabastecimiento de productos de alta rotación, que perjudica a la razón de ser de la empresa, produciendo pérdida de recursos.
De no conciliar el inventario físico con los registros de archivo, sencillamente se multiplicará las deficiencias y resultará destructivo y no sostenible el funcionamiento de la empresa.
1.1.4.3. Control de Pronóstico.
Al aplicar un adecuado sistema de control administrativo y contable de inventarios en la Empresa de servicios, soporte, soluciones y ventas “COMPUDAV”, se obtendría un manejo eficaz y eficiente, logrando posicionamiento financiero y perspectivas de crecimiento.
Al proporcionar una estructura orgánica efectiva se logrará el cumplimiento de las metas y obtención de los objetivos de la empresa, eficaz organización, jerarquizar cargos y fluidez administrativa, que fortalecerá el ambiente laboral y desarrollo del recurso humano.
Con la inserción de personal especializado a las distintas áreas de la empresa, se aplicará la unidad de mando, una tracción al cumplimiento y la responsabilidad asumida, favoreciendo de manera significativa al engranaje de la gestión operativa, contribuir al alejamiento de los puntos de error y control de los riesgos, para no perturbar el posicionamiento de la empresa.
Al concientizar y estructurar un código cultural en los colaboradores de la empresa, se generará intereses colectivos, que fortalecerá al ambiente destinado de trabajo en general.
Al implementar un manual de manejo de inventarios se contribuirá a la fluidez de las mercaderías, abastecimiento oportuno y ordenado de productos de alta rotación, que aportará con la razón de ser de la empresa y la productividad.
Al conciliar el inventario físico con los registros de archivo, absolutamente se multiplicará las fortalezas y resultará sostenible el funcionamiento de la empresa. Es trascendental la presencia de un sistema de control, que ayude a la regularización y manejo de la mercadería, permitiendo así un ordenamiento adecuado de cada uno de los productos disponibles para la venta.
1.1.5. Formulación del problema.
¿Con la aplicación de un sistema de control administrativo y contable de inventarios se logrará el desarrollo de la gestión de financiera y operativa de la empresa de servicio, soporte, soluciones y ventas “COMPUDAV”?
1.1.6. Sistematización del problema.
¿Cuál ha sido el comportamiento del inventario de mercaderías en la empresa “COMPUDAV”, en los últimos meses?
¿Qué impacto sobre la gestión operativa y financiera ha tenido la actual organización estructural?
¿Cuál deberá ser el procedimiento de control interno contable y financiero para demostrar la funcionalidad de la Empresa “COMPUDAV”?
1.1.7. Objetivo general.
Diseñar un Sistema de Control Administrativo y contable de inventarios para desarrollar la gestión operativa y financiera de la empresa servicio, soporte, soluciones y ventas “COMPUDAV”.
1.1.8. Objetivos específicos.
Fundamentar la base conceptual que permita estructurar un sistema de control administrativo y financiero para el rubro de inventarios.
Establecer cuál ha sido el comportamiento del inventario de mercaderías en la empresa “COMPUDAV”, en los últimos meses.
Definir el control interno contable y financiero para demostrar la funcionalidad de la empresa objeto de estudio.
Proponer la aplicación de un Sistema de control administrativo y contable de inventarios para la empresa “COMPUDAV”.
1.1.9. Justificación.
Por medio de la presente investigación se pondrá en práctica los conocimientos adquiridos durante los años de estudio en las diferentes áreas del conocimiento, con el apoyo de ciencia y teorías referidas se podrá evidenciar el control interno administrativo y contable. Dando el respaldo necesario a la propuesta, cristalizando la solución del problema planteado, propuesta que será de gran utilidad para la empresa, sus propietarios, colaboradores y clientes, y con la autorización del propietario que está de acuerdo con este trabajo investigativo, su desarrollo y puesta en práctica, puesto que esto permitirá tener una mayor efectividad y productividad.
una eficaz y eficiente gestión operativa y financiera que asegure los beneficios económicos con la implementación del mismo.
Quienes se benefician con esta investigación son los propietarios de la empresa puesto que este Sistema de control permite controlar de manera permanente cada producto que tienen en bodega para que no haya faltantes o sobrantes.
Este trabajo está basado en una investigación de campo, puesto que se emplea principalmente toda la información obtenida mediante la observación, entrevistas, encuestas, consultas, talleres y seminarios para la recolección de datos.
Existe implicación práctica en el desarrollo del sistema de control ya que ayuda a la toma de decisiones para que haya control, eficiencia y eficacia en la Empresa de servicio, soporte, soluciones y ventas “COMPU DAV”.
En la propuesta existen las facilidades de ejecución, puesto que se dispone de los recursos económicos, de tiempo para poder realizar la investigación y además la facilidad de acceso a los datos existente en la empresa en estudio.
La investigación propuesta no presenta amenaza a la conservación y al medio ambiente.
1.2. Marco referencial
1.2.1. Marco Teórico.
1.2.1.1. Sistemas de Control administrativos.
posee tres características: tiene la flexibilidad suficiente para permitir que los gerentes reaccionen debidamente a los eventos inesperados; aporta información precisa y brinda a los gerentes una imagen real de desempeño organizacional y aporta información oportuna a los gerentes, porque tomar decisiones con base en información obsoleta es una garantía de fracaso (F.Stoner & Wankel, 1989).
1.2.1.2. Información en Contabilidad.
Debe permitirles a los administradores del negocio identificar, medir, clasificar, registrar, analizar, y evaluar todas las operaciones y actividades de la organización. Las personas que tienen algún negocio en el cual presta servicios, tiene una empresa de producción o realiza cualquier actividad de comercio deben llevar un registro continuo de su actividad económica, es por ello que se hace necesario que se implemente un tipo de lineamiento que le permita tener la información necesaria para la evaluación de su entidad (Gómez, 2001).
1.2.1.3. Control interno.
recursos públicos o privados en cualquier tipo de organización, esto ante los numerosos escándalos, crisis financieras o fraudes, durante los últimos decenios. Al respecto, es importante resaltar el concepto de la "responsabilidad" (accountability), como uno de los factores claves para el gobierno o dirección corporativa de las organizaciones: en este sentido, conviene recordar que un eficiente sistema de control puede proporcionar un importante factor de tranquilidad, en relación con la responsabilidad de los directivos, los propietarios, los accionistas y los terceros interesados. (Estupiñan Gaitán, 2006)
1.2.1.4. Sistema de Información de Inventarios.
Sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Información es un conjunto de datos acerca de algún suceso, hecho o fenómeno, que organizados en un contexto determinado tienen su significado, cuyo propósito puede ser el de reducir la incertidumbre a incrementar el conocimiento acerca de algo. Inventarios forman parte del activo circulante que permite el proceso de compra – venta de mercaderías en las empresas comerciales y de producción; venta en las empresas industriales. Un sistema de información de inventarios se puede definir como un conjunto de normas, métodos y procedimientos aplicados de manera sistemática para planificar y controlar los materiales y productos que se emplean en una organización, además permite evaluar el desempeño del trabajo en el área administrativa y financiera (Horngren Sumden, 2001).
1.2.1.5. Sistema Operacional.
para identificar un objeto distinguiéndolo de su entorno formado por la experiencia (Vandervert, 2014).
1.2.1.6. Análisis estratégico.
Consiste en examinar la realidad actual que se quiere transformar o mejorar radicalmente a la luz de la misión-propósitos y, en particular, de la visión. Este examen se hace en términos de fortalezas y debilidades. Además, también se trata de examinar lo que está pasando en el entorno, en términos de oportunidades y amenazas. Esta actividad es equivalente a un diagnóstico interno y externo. Lo interesante es que se hace en relación a la visión. Solo si se hace un buen análisis estratégico, se podrán seleccionar bien las prioridades estratégicas (Alvarado, 2001)
1.2.1.7. Norma Internacional de Contabilidad nº 2 (NIC 2)- Existencias.
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de las existencias. Un tema fundamental en la contabilidad de las existencias es la cantidad de coste que debe reconocerse como un activo, y ser diferido hasta que los correspondientes ingresos ordinarios sean reconocidos. Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de ese coste, así como para el posterior reconocimiento como un gasto del ejercicio, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable. También suministra directrices sobre las fórmulas de coste que se utilizan para atribuir costes a las existencias (Normas Internacionales de Contabilidad, 2005).
1.2.1.8. Ingresos y egresos.
de la cual, y para cancelarla, la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos. (c) Patrimonio es la parte residual de los activos de la entidad, una vez deducidos todos sus pasivos.
Los elementos denominados ingresos y gastos se definen como sigue: (a) Ingresos son los incrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo contable, en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como decrementos de los pasivos, que dan como resultado aumentos del patrimonio, y no están relacionados con las aportaciones de los propietarios a este patrimonio. (b) Gastos son los decrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo contable, en forma de salidas o disminuciones del valor de los activos, o bien por la generación o aumento de los pasivos, que dan como resultado decrementos en el patrimonio, y no están relacionados con las distribuciones realizadas a los propietarios de este patrimonio (IFRS-technical, 2012).
1.2.1.9. Sistemas de control.
Sistema de Cuenta Múltiple: Denominado también sistema de Inventario Periódico, consiste en controlar el movimiento de la Cuenta Mercaderías en varias o múltiples cuentas que por su nombre nos indican a que se refiere cada una de ellas, además se requiere la elaboración de inventarios periódicos o extracontables que se obtienen mediante la toma o constatación física de la mercadería que existe en la empresa en un momento determinado.
Sistema de Inventario Permanente: Denominado también Sistema de Inventario Perpetuo, consiste en controlar el movimiento de la cuenta Mercaderías mediante la utilización de tarjetas Kárdex las mismas que permiten conocer el valor y la existencia física de mercaderías en forma permanente.
1.2.1.10. Inventarios.
Un inventario es cualquier recurso mantenido en existencia que es, o será utilizado por la empresa para satisfacer una necesidad de producción o de venta. La administración de inventarios puede entenderse como la planeación, coordinación y control de la adquisición almacenamiento y movimiento de insumos, bienes terminados, repuestos y herramientas. (Muñoz Negron, 2009)
1.2.1.11. Costos de la gestión de inventarios.
Los costos que se originan en la empresa por la gestión de los inventarios almacenados son de cuatro tipos:
a) Los costos de adquisición son el valor de la compra cuando la mercancía ha llegado al almacén de destino, es decir, el importe de la factura (deducido los descuentos) y sumados todos los gastos a cargo del comprador, tales como envases embalajes, transportes, seguros, aranceles.
b) Los costos de almacenaje son costes de mantenimiento o tenencia, se producen como consecuencia de mantener los artículos en stock o deposito. Entre ellos se encuentran los siguientes:
Los costos del capital inmovilizado, El valor de los productos almacenados es una inversión paralizada por un periodo de tiempo más o menos largo si dicho capital lo destinamos a fondos de inversión, acciones, etc. podemos obtener una rentabilidad.
Los costos del local, las instalaciones y la maquinaria. Comprenden la amortización del capital invertido en su adquisición o el alquiler y otros gastos como impuestos suministros, vigilancia. etc.
Los costos para conservar mantener en buen estado los productos almacenados como calefacción o refrigeración para los productos que necesitan temperaturas especiales o aislamiento te térmico.
c) Los costos de reaprovisionamiento son gastos repetitivos que se originan en la sección de compras cada vez que se realiza un pedido, como gastos de teléfono, fax, material de oficina, transporte, embalaje, seguro. etc.
CAPÍTULO II
MÉTODO
2.1. Metodología general
2.1.1. Nivel de Estudio.
La presente investigación es de tipo descriptiva por su forma de estudio, para saber quién, dónde, cuándo, cómo y porqué del sujeto de estudio. La información obtenida en el estudio descriptivo, explica perfectamente las características de ciertos grupos, calcula la proporción de gente en una población específica que tiene ciertas características y pronosticar para ser usada como base para la planificación.
Como complementario se considera también el tipo correlacional por la utilidad o propósito fundamental que persigue, saber cómo se puede comportar un concepto o variable, conociendo el comportamiento de otra relacionada.
2.1.2. Modalidad de investigación.
2.1.2.1. Modalidad de campo.
En la ejecución de esta modalidad, tanto el levantamiento de datos como el análisis, comprobaciones, aplicaciones prácticas, conocimientos y métodos utilizados para obtener conclusiones, se realizan en el medio en el que se desenvuelve el fenómeno en estudio. La presentación de resultados se complementa con un breve análisis documental, el trabajo se efectúa directamente en el campo y solo se utiliza un estudio de carácter documental para avalar o complementar los resultados.
participación objetiva de los colaboradores de la empresa para evidenciar la falta de gestión operativa y financiera.
2.1.2.2. Modalidad documental.
La recopilación de información y el análisis de los resultados tienen un grado de carácter documental muy alto, apoyado lo encontrado con muy poca modalidad de campo. El análisis ha de tener un grado de profundidad aceptable, ámbito del tema, criterio sistemático-critico, resaltar los elementos esenciales que sean un aporte significativo al área del conocimiento. Han de exponerse las dificultades y limitaciones en el desarrollo del trabajo. Las investigaciones de este tipo son teóricas por lo general, abstractas y poco susceptibles de comprobar por medios físicos. (Jáñez Barrio, 2008)
Se utilizó para recabar y obtener las conceptualizaciones en el campo teórico de la investigación donde se utilizó fuentes bibliográficas de Gestión operativa, Financiera, Sistema de Control Administrativo y Contable de diferentes autores
2.1.3. Método.
2.1.3.1. Método inductivo-deductivo.
Este método permitirá la inferencia basado en la lógica y relacionado con el estudio de hechos particulares, aunque es deductivo en un sentido de lo general a lo particular e inductivo en el sentido contrario va de lo particular a lo general.
2.1.3.2. Método analítico-sintético.
Este método estudio los hechos, partiendo de la descomposición del objeto de estudio en cada una de sus partes para estudiarlas en forma individual - análisis, y luego se integran dichas partes para estudiarlas de manera holística e integral -síntesis. (Bernal, 2006)
Desarrollado en el análisis de la información referente a la solución del problema para luego sintetizarla en las conclusiones y recomendaciones del trabajo investigativo.
2.1.4. Población y muestra.
Población o llamado también universo o colectivo, es el conjunto de todos los elementos que tienen una característica común. Una población puede ser finita o infinita. Es población finita cuando está delimitada y conocemos el número que la integran, en el caso de este estudio la población está dada por las personas que trabajan en la empresa. Y por tratarse de una población reducida se tomara el total de la población.
La presente investigación se llevó a cabo en las instalaciones de la Empresa de servicio, soporte, soluciones y ventas “COMPU DAV”, en la actualidad cuenta con seis colaboradores incluido el gerente, se tomó en cuenta toda la población por ser un número reducido de integrantes.
2.1.5. Selección instrumentos de investigación.
2.1.5.1. Observación directa.
producir los mismos datos y la información intrasubjetiva, que expone que observaciones repetidas de las mismas respuestas por observadores diferentes deben producir los mismos datos.
2.1.5.2. La entrevista.
Es de uso bastante común en la investigación, la entrevista es la relación directa establecida entre el investigador y su objeto de estudio a través de individuos y grupos con el fin de obtener testimonios orales. (Rodriguez Moguel, 2005)
Esta técnica fue desarrollada con el señor gerente de la Empresa de servicio, soporte, soluciones y ventas “COMPU DAV”, para conocer su criterio acerca de las causas, el problema y las posibles alternativas de solución a la problemática identificada, desde el punto de vista ejecutivo.
2.1.5.3. Análisis de documentos.
No solo reflejan información, sino que también construyen la realidad social y las versiones de los acontecimientos. La búsqueda del significado de los documentos continúa pero los investigadores practican la sospecha. (Blaxter, Hughes, & Tight, 2008)
Se empleó este instrumento de investigación al momento de revisar, comparar y reportar hallazgos detectados en la documentación esculcada.
2.1.6. Procesamiento de datos.
que anteriormente se demoraba por los procesos manuales implementados. (Tamayo, 2004)
La presente investigación utilizó procedimientos aritméticos y estadísticos para la obtención de resultados, ya que la Matriz de evaluación de control interno necesita de ellos.
2.2. Metodología específica
2.2.1. Metodología de Control Interno.
2.2.1.1. Control Interno
El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y la confiabilidad de su información financiera, promover la eficiencia operacional y fomentar la adherencia a las políticas prescritas por la administración. (Fonseca Luna, 2011)
Control Interno constituye una herramienta sistemática de salvaguardar, verificar y garantizar la correcta funcionalidad en una empresa ya que abarca componentes ideales y valores razonables para la toma de decisiones.
2.2.1.2. Objetivo del Control Interno
Prevenir fraudes,
Descubrir robos y malversaciones.
Obtener información administrativa, contable y financiera confiable y oportuna. Localizar errores administrativos, contables y financieros.
Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y demás activos. Promover la eficiencia del personal.
Detectar desperdicios innecesarios de material, tiempo, etc.
Mediante su evaluación, graduar la extensión del análisis. (Perdomo Moreno, 2004)
2.2.1.3. Componentes del Control Interno
De acuerdo con lo que señala Samuel Alberto Mantilla y Rodrigo Gaitán en sus escritos, Control Interno Informe Coso, Control Interno y Fraudes respectivamente enfoca la metodología específica de la presente investigación, desarrollando sus componentes:
a) Ambiente de control
La esencia de cualquier negocio es su gente-sus atributos individuales, incluyendo la integridad, los valores éticos y la competencia y el ambiente en el que ella opera. La gente es el motor que dirige la entidad.
Es la actitud de la gerencia frente al Control Interno, da las pautas para una entidad, genera conciencia de control de sus empleados. En este elemento se fundamentan los demás componentes del control interno generando parámetros de disciplina y estructura, como la integridad, valores éticos y competencia en el personal de la compañía.
Factores del ambiente de Control:
Se refiere a los valores éticos y de conducta que se espera de todos los miembros de la organización.
Incentivos y tentaciones: La información financiera puede contener datos fraudulentos debido al ofrecimiento de fuertes sobornos, por presentación de información favorable para otorgamiento de préstamos, o mostrar rentabilidad menor para evadir impuestos.
Comunicación con orientación moral: La manera más segura de transmitir un mensaje de comportamiento ético en la organización es el ejemplo. La gente imita a sus líderes.
Compromisos para la competencia: Los directivos y empleados deben poseer un nivel de competencia profesional que comprenda la importancia de la implantación, mejora y mantenimiento de controles internos.
Consejo de directores o comité de Auditoría: Corresponde al accionar que tengan el Directorio, integrado por personas capaces e inquisitivas, internas o externas, sus funciones son proveer autoridad, orientación y vigilancia.
Estructura Organizacional: Es el marco en que las actividades son planeadas, ejecutadas, controladas y monitoreadas para lograr los objetivos.
Políticas y prácticas sobre Recursos Humanos: Este factor es de gran importancia, el Talento Humano es el recurso más activo de una empresa, hacen posible el logro de objetivos.
b) Valoración de riesgo
específicos asociados con los cambios, tanto los que influyen en el entorno de la organización como en el entorno de la misma
La empresa debe ser reflexiva al momento de afrontar los riesgos. Debe señalar objetivos, integrados con ventas, producción, mercadeo, finanzas debe instaurar mecanismos para identificar, examinar y administrar los riesgos.
Objetivos: Puede ser un proceso altamente estructurado o informal. Los objetivos pueden definirse explícitamente, o ser implícitos, tal como manejarse en un nivel pasado de desempeño. Los objetivos a menudo están representados por la misión de la entidad y por las declaraciones de valores. El conocimiento de las fortalezas y debilidades de la entidad y de las oportunidades y amenazas, conducen hacia una estrategia global.
Categorías de objetivos:
Objetivos de operaciones: efectividad y eficiencia de las operaciones de la entidad, objetivos de desempeño, etc.
Objetivos de información financiera: preparación de estados financieros públicos que sean confiables.
Objetivos de cumplimiento: adhesión a las leyes y regulaciones a las cuales la entidad está sujeta
Riesgos: El proceso de identificación y análisis de riesgos es un proceso interactivo ongoing y componente critico de un sistema de control interno efectivo. Los administradores se deben centrar cuidadosamente en los riesgos en todos los niveles de entidad y realizar las acciones necesarias para administrarlos.
c) Actividades de Control
necesarias para manejar los riesgos en la consecución de los objetivos de la entidad. Son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurarse que se está llevando a cabo las instrucciones de alta gerencia, como las medidas que deben adoptarse para controlar los riesgos relacionados al logro de los objetivos, las actividades de control se aplica en toda la organización.
Tipos de actividades de control:
Revisión de alto nivel: Las revisiones se realizan sobre el desempeño actual frente a presupuestos, pronósticos, periodos y competidores.
Funciones directas o actividades administrativas: Los administradores dirigen las funciones revisando informes de desempeño.
Procesamiento de información: Se implementa una variedad de controles para verificar que estén completos. Los datos están sujetos a chequeo.
Controles físicos: Inventarios, valores y otros activos se aseguran físicamente en forma periódica comparados con las cantidades presentadas.
Indicadores de desempeño: incluye, variaciones en los precios de compra, el porcentaje de órdenes de pedidos urgentes y porcentaje total de retorno Segregación de responsabilidad: La responsabilidad se divide, o agregan entre
diferentes empleados para reducir el riesgo de error.
Políticas y procedimientos: Las actividades de control usualmente implican dos elementos: el establecimiento de una política que pueda cumplirse y, procedimientos para llevar a cabo la política.
d) Información y comunicación
Obtención y uso de información adecuada y oportuna para que participen todos del sistema de control contar con sistemas de información eficientes y poseer adecuados canales de comunicación.
Información: Se requiere en todos los niveles de una organización para operar el negocio y moverlo hacia la consecución de los objetivos de la entidad en todas las categorías, operaciones, información financiera y cumplimiento.
Comunicación: La comunicación es inherente a los sistemas de información. Los sistemas de información pueden proporcionar información al personal apropiado a fin de que ellos puedan cumplir sus responsabilidades de operación, información financiera y de cumplimiento.
e) Monitoreo
Debe monitorearse el proceso total y hacer modificaciones. De esta manera el sistema puede reaccionar dinámicamente.
El monitoreo ocurre en el curso normal de las operaciones, e incluye actividades de supervisión y dirección o administración permanente para llevar a cabo las obligaciones de cada empleado.
Actividades de Monitoreo Ongoing: Son múltiples las actividades que sirven para monitorear la efectividad del control interno en el curso ordinario de las operaciones. Incluyen actores regulares de administración y supervisión, comparaciones, conciliaciones y otras acciones rutinarias.
CAPÍTULO III
RESULTADOS
A través de la aplicación de la matriz de evaluación de control interno, que hace referencia al desarrollo de un cuestionario donde se registra información preliminar de lo que en la realidad está viviendo la empresa, en este marco se establecen la relación simétrica inversa del nivel de confianza y el nivel de riesgo, mismo que aporta el sustento de la propuesta.
La nomenclatura utilizada es:
A la respuesta:
El valor de 3 si califica que SI
El valor de 2 si califica que existe igualdad El valor de 1 si la calificación es NO
Por la tabulación y el procedimiento de cálculo se considera al valor de 1 a la respuesta NO, más sin embargo al realizar la operación se considera como valor 0.00 %.
P % significa Participación porcentual
C.P. % significa Cálculo de participación Porcentual.
Observaciones:
Con la utilización de los componentes del Sistema de Control Interno COSO I, se desarrolla la recolección de datos.
3.1. Recolección y tratamiento de datos
3.1.1. Matriz de Evaluación de control interno
Tabla N° 1
Matriz de Evaluación Gerencia
ÁREA: GERENCIA GENERAL
P/T A
ENTREVISTADO: GERENTE
FECHA: 20 de julio del 2014
1. AMBIENTE DE CONTROL Se pretende evaluar el control con respecto a las actividades.
N° Cuestionario SI= 3
P% C.P.% Observaciones +/- = 2
NO= 1
1
¿Cuenta la empresa con un Código de ética aprobado por Gerencia?
1 3% 0,00%
Los valores son inculcados a diario por la gerencia sin la aplicación de un código reglamentario.
2
¿Se emplean manuales de funciones para que los empleados tengan conocimiento de sus actividades?
1 4% 0,00%
No tienen diseñado manuales de funciones para ser aplicados.
3
¿La gerencia evalúa
constantemente el desempeño y liderazgo de los jefes departamentales?
2 3% 1,50%
Debido a sus múltiples funciones no supervisa constantemente a sus subordinados.
4
¿La comunicación entre departamentos y el alto mando es transmitida con orientación moral?
3 1% 1,00%
5
¿La empresa cuenta con un personal idóneo, y capacitado para el cumplimiento de sus objetivos?
3 2% 2,00%
6
¿El organigrama que posee la empresa esta actualizado?
1 1% 0,00%
Posee un organigrama que no se ajusta a la necesidad actual.
7
¿Existe un reglamento interno para el conocimiento de las políticas de la empresa?
1 3% 0,00%
Las disposiciones dadas se basan a
requerimientos de gerencia.
Suman 12 17% 4.5%
2/5 2. EVALUACIÓN DE RIESGO
Se pretende conocer la efectividad de la evaluación de riegos en cada área de la empresa
N° Cuestionario SI= 3
P% C.P.% Observaciones +/- = 2
NO= 1
1
¿Se cuenta con algún instrumento para evaluar riesgos externos e internos?
1 3% 0,00%
La empresa no cuenta con instrumentos o no realiza auditorias para evaluar riesgos.
2
¿Se ha capacitado al personal para el cumplimiento eficaz de sus funciones?
2 3% 1,50%
Las capacitaciones son impartidas por los jefes departamentales.
3
¿Se toma en cuenta las competencias de las demás entidades?
3 4% 4,00%
4
¿Las actividades a ejecutarse en los diferentes departamentos tienen definido sus objetivos en tiempos determinados?
2 3% 1,50%
5
¿La empresa está preparada para afrontar situaciones de cambio que puedan afectar el normal desenvolvimiento de la misma?
1 4% 0,00%
No están preparados para afrontar cambios de diferente índole, económico, político.
6
¿Se maneja con prudencia la información confidencial de la empresa?
2 3% 1,50%
La información es conocida por todos los miembros de la empresa.
7
¿Los riesgos detectados tienen un seguimiento y son tratados según su importancia?
2 3% 1,50%
Se limitan a hacerse saber a los jefes departamentales pero no aseguran una pronta solución.
3/5 3. ACTIVIDADES DE CONTROL
Se pretende evaluar si se cumple las políticas y los procedimientos establecidos.
N° Cuestionario SI= 3
P% C.P.% Observaciones +/- = 2
NO= 1
1
¿Se ha implementado procedimientos claros que permitan el cumplimiento de los objetivos de la empresa?
2 2% 1,00%
La empresa no cuenta actualmente con un manual de
procedimientos.
2
¿Para establecer un procedimiento se efectuó algún análisis previo?
3 3% 3,00%
3
¿Se da cumplimiento a las políticas establecidas por gerencia?
2 3% 1,50%
Normalmente se cumplen las políticas pero otras veces no.
4
¿Se ha designado jefes departamentales para la supervisión de tareas
3 3% 3,00%
5
¿Se ha realizado controles sobre las actividades de inventarios?
2 4% 2,00%
Rara vez se realizan controles sorpresivos al encargado de bodega.
6
¿La información de inventarios es Evaluada Periódicamente para verificar la veracidad de la información?
1 4% 0,00%
La información es poco confiable ya que no se evalúa continuamente.
7
¿Se han realizado análisis que permitan determinar la existencia de actividades improductivas?
1 3% 0,00%
No existe este tipo de control por lo que no se logra el cumplimiento cabal de los objetivos.
8
¿Existe algún departamento de control interno o
responsable de analizar esquematizar investigar actos fraudulentos?
1 2% 0,00%
No existe un Departamento o encargado del control interno que pueda analizar actos fraudulentos.
4/5 4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Se pretende evaluar que los métodos de información y comunicación se estén ejecutando de acuerdo a tiempos establecidos y de manera clara y precisa.
N° Cuestionario SI= 3
P% C.P.% Observaciones +/- = 2
NO= 1
1
¿Existen mecanismos establecidos en los que se pueda recopilar y procesar información interna y externa?
1 2% 0,00%
No existe una estructura bien focalizada de mecanismos para procesar información.
2
¿Se da Seguimiento a través de documentos cuándo se determina una queja o problema dentro de la organización ya sea por parte de los clientes proveedores o empleados?
2 3% 1,50%
A veces se da seguimiento
documentado ya que los requerimientos no suelen llegar a ser solucionados.
3
Cuando se presentan irregularidades se comunica oportunamente al gerente o jefes departamentales
3 3% 3,00%
4
¿Existen resguardos
apropiados de la información confidencial contra
alteraciones o pérdidas?
1 2% 0,00%
La empresa esta propensa a sufrir pérdidas de información por no contar con un sistema.
5
¿La comunicación entre la dirección y la parte operativa es vertical?
3 2% 2,00%
6
¿Se documenta a través de actas la realización de inventarios físicos?
1 4% 0,00%
Cuando se realizan inventarios físicos no se documentan en actas de inicio y finalización.
5/5 5. MONITOREO Y SUPERVISIÓN
Se pretende evaluar la calidad de desempeño del control interno
N° Cuestionario SI= 3
P% C.P.% Observaciones +/- = 2
NO= 1
1
¿La gerencia analiza el nivel de eficacia y eficiencia de los controles internos aplicados durante el proceso de las operaciones?
2 3% 1,50%
La gerencia dedica poco tiempo y espacio para sus subordinados.
2
¿Existe un responsable del monitoreo o investigación de posibles inconvenientes?
1 2% 0,00%
No cuenta con un responsable para esta función.
3
¿La empresa cuenta con un auditor interno o externo para la valuación optima de los objetivos?
1 3% 0,00%
No se ha contratado a un profesional para estas evaluaciones.
4
¿Se utiliza técnicas de supervisión, que evalúenlos proceso de cada
departamento?
3 4% 4,00%
5
¿Los inventarios son revisados periódicamente, por personas externas al departamento que corresponden?
1 4% 0,00%
Los materiales solo son revisadas por personal de área (jefe de bodega, contador).
6
¿Los datos registrados en las transacciones de inventarios se comparan con los físicos?
2 4% 2.0%
Rara vez se hacen comparaciones de lo físico con los registros de inventarios.
Suman 10 20% 7,50%
TOTAL 61 100% 37%
Tabla Nº 2
Matriz de Evaluación Bodega
ÁREA: BODEGA
P/T A1
ENTREVISTADO: ENCARGADO DE
BODEGA
FECHA: 20 de julio del 2014
1.AMBIENTE DE CONTROL
Se pretende evaluar el control con respecto a las actividades.
N° Cuestionario SI= 3
P% C.P.% Observaciones +/- = 2
NO= 1
1
¿Cuenta la empresa con un código de ética aprobado por Gerencia?
1 3% 0,00%
No se basan en un código de ética se rigen a criterios dados por los directivos.
2
¿Se emplean manuales de funciones para que los empleados tengan conocimiento de sus actividades?
1 4% 0,00%
Se rigen de acuerdo a la experiencia de cada puestos mas no al manual es estipulados
3
¿La gerencia evalúa constantemente su desempeño y liderazgo?
2 4% 2,00%
No otorga el debido tiempo por velar por sus subordinados
4
¿La comunicación entre departamentos y el alto mando es transmitida con
orientación moral?
2 2% 1,00%
Se maneja una comunicación con respeto salvo en casos extremos de
inconformidad
5
¿Se tiene conocimiento de la misión y visión de la empresa?
1 2% 0,00%
Los empleados no conocen la misión y visión de la empresa
6
¿Su equipo de trabajo es estimulado mediante incentivos por el trabajo realizado?
2 2% 1,00%
Los incentivos son solo por fecha especiales mas no por el trabajo realizado
7
¿Existe un reglamento interno para el
conocimiento de las políticas de la empresa?
1 3% 0,00%
Los empleados no conocen la misión y visión de la empresa
Suman 10 20% 4,00%
2/5 2. EVALUACIÓN DE RIESGO
Se pretende conocer la efectividad de la evaluación de riegos en cada área de la empresa
N° Cuestionario SI= 3
P% C.P.% Observaciones +/- = 2
NO= 1
1
¿Se cuenta con algún instrumento para evaluar riesgos externos e internos en el área de inventarios?
2 3% 1,50%
Se limitan solo a las observaciones de posibles riegos a la mercadería y en las bodegas.
2
¿Se ha capacitado al personal para el cumplimiento eficaz de sus funciones?
2 3% 1,50%
Solo se ha dado charlas esporádicas y emitidas por el personal de la empresa
3
¿Se toma en cuenta las competencias de las demás entidades?
2 4% 2,00%
Rara vez se percatan de la competitividad de otras empresas
4
¿Las actividades a ejecutarse en el área de inventarios tienen definido sus objetivos en tiempos determinados?
2 3% 1,50%
Los funcionarios esporádicamente realizan sus actividades de acuerdo a un tiempo programado
5
¿Su departamento está preparado para afrontar situaciones de cambio que puedan afectar el normal desenvolvimiento de la misma?
1 4% 0,00%
No se encuentran preparados frente a posibles cambios que afecten al normal desenvolvimiento
6
¿Se maneja con prudencia la información confidencial respecto a inventarios?
2 3% 1,50%
Se suele mantener una información
7
¿Los riesgos detectados tienen un seguimiento y son tratados según su importancia?
2 3% 1,50%
Los altos mandos a veces dan la posible solución otras veces solo se limitan a aplicar la sanción
3/5 3. ACTIVIDADES DE CONTROL
Se pretende evaluar si se cumple las políticas y los procedimientos establecidas
N° Cuestionario SI= 3
P% C.P.% Observaciones +/- = 2
NO= 1
1
¿Se ha implementado procedimientos claros que permitan el cumplimiento de los objetivos de la empresa en relación con la gestión de inventarios?
2 4% 2,00%
A veces se emite documentación de las prioridades respecto s los inventarios
2
¿Se da cumplimiento a las políticas dictadas por gerencia?
3 3% 3,00%
3
¿Se ha designado jefes departamentales para la supervisión de tareas?
3 3% 3,00%
4
¿Se ha realizado controles sobre las actividades de inventarios?
2 4% 2%
A veces se hace un control ya que la mayor parte del tiempo se emplea en actividades prioritarias.
5
¿La información de inventarios es evaluada periódicamente para verificar la veracidad de la
información?
1 4% 0,00%
No se realiza controles exhaustivos de la información de inventarios.
6
¿Existe algún departamento de control interno o responsable de analizar esquematizar investigar actos fraudulentos?
1 3% 0,00% No existe el departamento de monitoreo en la empresa.
Suman 15 24% 13,00
4/5 4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Se pretende evaluar que los métodos de información y comunicación se estén ejecutando de acuerdo a tiempos establecidos y de manera clara y precisa
N° Cuestionario SI= 3
P% C.P.% Observaciones +/- = 2
NO= 1
1
¿Se da Seguimiento a través de documentos cuándo se determina una queja o problema con respecto a la mercadería ya sea por parte de los clientes proveedores o empleados?
2 3% 1,50%
Rara vez se documenta las quejas emitidas por proveedores clientes o personal interno.
2
¿Cuándo se presentan irregularidades se comunica oportunamente al gerente o jefes departamentales?
3 3% 3,00%
3
¿Existen resguardos
apropiados de la información confidencial de inventarios contra alteraciones o pérdidas?
2 4% 2,00%
Se procura que tanto el contador como el bodeguero compartan la información.
4
¿La comunicación entre la dirección y la parte operativa es vertical?
3 2% 2,00%
5
¿Se documenta a través de actas la realización de inventarios físicos?
3 4% 4,00%
5/5 5. MONITOREO Y SUPERVISIÓN
Se pretende evaluar la calidad de desempeño del control interno.
N° Cuestionario SI= 3
P% C.P.% Observaciones +/- = 2
NO= 1
1
¿Existe un responsable del monitoreo o investigación de posibles inconvenientes en el área de inventarios?
1 3% 0,00%
No existe una persona encargado de la vigilancia o monitoreo de riesgos para esta área.
2
¿La empresa cuenta con un auditor interno o externo para la evaluación optima de los objetivos?
1 4% 0,00%
No se ha contratado un auditor externo ni interno para la empresa.
3
¿Se utiliza técnicas de supervisión, que evalúen el proceso de cada
departamento?
3 4% 4,00%
4
¿Los inventarios son revisados periódicamente, por personas externas al departamento que corresponden?
1 3% 0,00%
No son revisados por personas ajenas al área de inventarios solo el gerente contador y jefe de bodega.
5
¿Los datos registrados en las transacciones de inventarios se comparan con los físicos?
2 3% 1,50%
A veces ya que los funcionarios se ocupan en otros asuntos.
Suman 10 17% 5,50%
TOTAL 59 100% 44,50%
Tabla Nº 3
Matriz de Evaluación Ventas
ÁREA: VENTAS
P/T A2
ENTREVISTADO: ENCARGADO DE
VENTAS
FECHA: 20 de julio del 2014
1. AMBIENTE DE CONTROL
Se pretende evaluar el control con respecto a las actividades
N° Cuestionario SI= 3
P% C.P.% Observaciones +/- = 2
NO= 1
1
¿Cuenta la empresa con un código de ética aprobado
por Gerencia? 1 4% 0,00%
Los valores son inculcados por la gerencia sin la aplicación de un código reglamentario.
2
¿Se emplean manuales de funciones para el
conocimiento de actividades?
1 4% 0,00%
No tienen estipulados manuales de funciones
3
¿La gerencia evalúa constantemente su desempeño como jefe departamental?
2 3% 1,50%
Debido a sus múltiples funciones no existe constante supervisión
4
¿Su departamento cuenta con un personal idóneo, y capacitado para el cumplimiento de tareas?
3 4% 4,00%
5
¿Considera que el número de colaboradores en su
departamento es adecuado? 1 4% 0,00%
El número de vendedores es escaso provocando retrasos operativos
Suman 8 19% 5,50%
2/5 2. EVALUACIÓN DE RIESGO
Se pretende conocer la efectividad de la evaluación de riegos en cada área de la empresa
N° Cuestionario SI= 3
P% C.P. % Observaciones +/- = 2
NO= 1
1
¿Ha recibido capacitación su grupo de trabajo sobre temas referentes al área?
2 4% 2,00%
Las capacitaciones son impartidas por los jefes departamentales.
2
¿Se toma en cuenta las competencias de las demás entidades?
3 4% 4,00%
3
¿Las actividades a ejecutarse en su área se realizan bajo tiempos determinados o cronogramas de actividades?
2 4% 2,00%
Las actividades departamentales no siguen un cronograma específico.
4
¿Se maneja con prudencia la información confidencial de las ventas que se realizan?
1 4% 0,00%
La información es conocida por miembros externos al
departamento
5
¿Los riesgos detectados referentes a mercaderías tienen un seguimiento y son tratados según su
importancia?
2 4% 2,00%
Se limitan a hacerse saber a los jefes departamentales pero no aseguran una pronta solución.
3/5 3. ACTIVIDADES DE CONTROL
Se pretende evaluar si se cumple las políticas y los procedimientos establecidas
N° Cuestionario SI= 3
P% C.P.% Observaciones +/- = 2
NO= 1
1
¿Se da cumplimiento a las políticas establecidas por gerencia?
3 4% 4,00%
Se toma a las órdenes como política.
2
¿Su grupo de trabajo cumple con los objetivos trazados referente a metas propuestas?
2 4% 2,00%
3
¿Se ha realizado controles cuando hay devoluciones de mercadería?
2 4% 2,00%
Rara vez se realizan controles sorpresivos al encargado de bodega
4
¿La información de inventarios es evaluada periódicamente para verificar la veracidad de la
información?
1 4% 0,00%
La información es poco confiable ya que no se evalúa continuamente
5
¿Cuándo se entrega la mercadería en las
instalaciones del cliente se prevé de futuros riesgos?
1 4% 0,00%
No se prevé de futuros riesgos llegando a haber perdidas
6
¿Existe algún departamento de control interno o
responsable de analizar esquematizar investigar actos fraudulentos?
1 4% 0,00%
No existe un departamento o encargado del control interno que pueda analizar actos fraudulentos
4/5 4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Se pretende evaluar que los métodos de información y comunicación se estén ejecutando de acuerdo a tiempos establecidos y de manera clara y precisa
N° Cuestionario SI= 3
P% C.P.% Observaciones +/- = 2
NO= 1
1
¿Se da Seguimiento a través de documentos cuándo se determina una queja o problema con respecto a la mercadería por parte de los clientes?
2 3% 1,50%
Rara vez se documenta las quejas emitidas por clientes.
2
¿Cuando se presentan irregularidades en su área le comunican oportunamente?
3 3% 3,00%
Inmediatamente es comunicada al jefe de ventas.
3
¿Existen resguardos apropiados contra
alteraciones o pérdidas de la información confidencial de venta de mercaderías?
2 4% 2,00%
Se procura que la información la tengan en sus dispositivos USB y PC.
4
¿La comunicación entre usted y sus subordinados es excelente?
3 4% 4,00%
Si se maneja un buen clima laboral.
5 ¿Se realiza notas de pedidos
por cada cliente? 3 3% 3,00%
Por cada cliente se emite una nota de pedido.
6
¿Se entrega copias al bodeguero de las notas de pedido?
2 2% 2,00%
Muchas veces se olvidan de la entrega de este documento.
5/5 5. MONITOREO Y SUPERVISIÓN
Se pretende evaluar la calidad de desempeño del control interno
N° Cuestionario SI= 3
P% C.P.% Observaciones +/- = 2
NO= 1
1
¿Existe un responsable del monitoreo o investigación de posibles inconvenientes en el área de ventas?
1 3% 0,00%
No existe una persona encargada del monitoreo de riesgos para esta área
2
¿La empresa cuenta con un auditor interno o externo para la evaluación optima de los objetivos?
1 4% 0,00%
No se ha contratado un auditor externo ni interno para la empresa.
3
¿Utiliza técnicas de supervisión, que evalúen los procesos de cada vendedor?
3 4% 4,00%
Cada vendedor tiene su presupuesto de ventas diarios que deben ser cumplidos.
4
¿Los resúmenes de stocks de los materiales son revisados periódicamente, para realizar las ventas correspondientes?
1 4% 0,00%
No son revisados periódicamente incurriendo en la toma equivoca de pedidos.
5
¿Las tomas de pedido de inventarios son enviadas por correo electrónico al encargado de facturación?
2 3% 1,50%
A veces ya que por falta de tiempo no envían e mail solo e documento adjunto
Suman 8 18% 5,50%
TOTAL 51 100% 44,50%
