Compras
Compras
UNIDAD II
UNIDAD II
Objetivo: Identificar la estructura del departamento de
Objetivo: Identificar la estructura del departamento de
compras
Estructuración del departamento de
Estructuración del departamento de
compras.
Las Funciones del Departamento de
Las Funciones del Departamento de
Compras (Valencia, J. 2010) son las
Compras (Valencia, J. 2010) son las
Siguientes
Siguientes
1. Localizar, seleccionar y establecer fuentes de
1. Localizar, seleccionar y establecer fuentes de
abast
abastecimiento de materias primas, suministros y serviecimiento de materias primas, suministros y servicios acios a
la empresa.
la empresa.
2. Entrevistar a los proveedores o sus representantes.
2. Entrevistar a los proveedores o sus representantes.
3. Cotizar los precios, calidad y transporte.
3. Cotizar los precios, calidad y transporte.
4. Negociar condiciones de entrega, pago, tratos necesarios
4. Negociar condiciones de entrega, pago, tratos necesarios
en caso de rechazo y ajustes.
en caso de rechazo y ajustes.
5. Vender los deshechos, sobrantes y artículos de desuso.
5. Vender los deshechos, sobrantes y artículos de desuso.
6. Recepción, guarda y almacenaje.
6. Recepción, guarda y almacenaje.
7. Efectuar la clasificación de los recursos materiales.
Quien Compone el Área de
Quien Compone el Área de
Compras
Compras
Dependiendo del tamaño de laDependiendo del tamaño de la
empresa será el tamaño del
empresa será el tamaño del
departamento de compras, en las
departamento de compras, en las
empresas medianas, este departamento
empresas medianas, este departamento
puede estar constituido:
puede estar constituido:
Gerente o jefe de compras,Gerente o jefe de compras,
Asistente de Asistente de compras (secretaria)compras (secretaria)
Actividad (20 min)
En los equipos de trabajo, realizar el proceso de
compras (como flujograma) y describir el proceso indicando actividad, responsable y registro.
Modelo centralizado de
Gestión de compras
Clasificación de productos
por grupos
Materias primas
•La materia extraída de la naturaleza y que se transforma para elaborar materiales que
más tarde se transformarán en bienes de consumo.
•Por su origen son: Materias primas vegetales, Materias primas animales, y Materias
primas minerales
Suministro
•El término menciona tanto a la provisión de víveres o utensilios de apoyo a la actividad
principal
Equipos
•Un equipo es una colección de utensilios, instrumentos y aparatos especiales para un
fin determinado.
•Una máquina es un conjunto de piezas o elementos móviles y fijos, cuyo
funcionamiento posibilita aprovechar, dirigir, regular o transformar energía o realizar un trabajo con un fin determinado
Segmentación de productos/ servicios
que la empresa compra
MATRIZ DE KRALJIC: es un modelo clave para cualquier estrategia de compra
La estrategia de una empresa hacia un proveedor está determinada por la posición que ocupa su suministro en la matriz de Kraljic . Recíprocamente, determina qué puede esperar un proveedor de su cliente”
+
+
- IMPACTO EN LA COMPRA
Es la importancia estratégica de las compras en términos de
valor añadido por línea de producto, relaciona los costes totales y su impacto en la rentabilidad.
Ej.: Volumen de gasto, volatilidad de precios, impacto en la
rentabilidad y volumen unitario de compra.
RIESGO EN EL SUMINISTRO
Es la complejidad de la oferta del mercado medida por la
escasez de la oferta, el ritmo de la tecnología, la sustitución de materiales, los obstáculos de entrada y las condiciones de
monopolio u oligopolio.
Ej.: Concentración de proveedores, amenaza de sustitución, potenciales nuevos proveedores, influencia del comprador, porcentaje del mercado, criticidad del tiempo de entrega,
calidad y riesgo técnico, impacto en los costes por un fallo en el suministro.
Apalancados
son productos que representan un alto porcentaje de las ganancias o resultados de la empresa compradora, y a la vez se cuenta con muchos
proveedores disponibles
OFERTAS COMPETITIVAS
Los productos estratégicos
Son productos que son cruciales para la empresa, siendo los más importantes en el proceso de compra y a la vez los de mayor complejidad y riesgo en el proceso
de suministro
ALIANZA CON PROVEEDORES
Los productos rutinarios son
productos fáciles de comprar y que
también tienen un impacto relativamente bajo en los resultados financieros
EFICIENCIA EN SISTEMA DE CONTRATACIÓN
Productos cuellos de botella
Sólo pueden ser adquiridos a un proveedor o a escaso número de proveedores y tienen un impacto relativamente bajo en los resultados financieros.
Objetivo Estrategia Minimizar
costos
Buscar precio
Contrato a largo plazo consorcios Tercerizar Garantizar el suministro a precios competitivos Socios Integración vertical Desarrollo de proveedores Optimizar la gestión Sistemas ágiles Catálogo electrónico Tercerización Garantizar el suministro Otras alternativas Desarrollar proveedores
Actividad (15 min)
En el caso de DANONE clasificar cada uno de los
productos/ servicios que la empresa compra en la matriz Kraljic y definir las estrategias específicas de compra
Clasificación de
proveedores
2.3.1 Histórico
2.3.2 Tipo de producto
Histórico
Proveedores Normales: Son proveedores los cuales no están registrados
en el Registro de proveedores, en donde se deben realizar 3 cotizaciones, una por cada proveedor.
Proveedores Confiables: Son aquellos que según la evaluación, es
importante mantener, ya que reúnen características que consideramos claves para nuestro trabajo, como son los criterios de evaluación. Por esto solo es necesario realizar solo una cotización.
Proveedores Específicos: Son Proveedores cuyos productos que por su
nivel de especialización (Especificaciones Técnicas), se hace difícil
encontrar alternativas. Por esto solo es necesario realizar una cotización.
Proveedores Convenio: Son aquellos con los cuales se mantiene un
convenio de prestación de Servicios. Por esto no es necesario cotizaciones, pero solo mientras estén prestando el servicio.
Tipo de producto
Proveedor de Productos o Suministros: Entrega como resultado
final un Producto
Proveedor de Servicios o Contratista: Entrega como resultado
final un Servicio
Proveedores Críticos: Corresponde a aquellos proveedores
cuyo producto o servicio tienen gran impacto en la
realización del servicio o producto final. La falta, omisión, retraso o falla del producto o servicio imposibilita la
operación.
Proveedores No Críticos: Corresponde a aquellos proveedores
cuyo producto o servicio no tienen gran impacto en la realización del servicio o producto de la empresa
Actividad
Compras recíprocas Compras personales Compras de salvamento Compras de excedentes Compras especiales Compras de bajo costo Compras corporativas
Flujo Grama de Compras
Depto. de Compras Contraloría Depto. Solicitante Requisición Requisición Devolución Sello Archivo Cumple normas Acepta Registra Cotiza Escoge No Si Requisición Acción Requisición CotizadaRevisada Correcta Autoriza
Si No Requisición Autorizada Requisición Control Devuelve Pedido
Requisición.
Es el pedido que se le
realiza al proveedor sobre cierta
necesidad
de
satisfacer
cierta
demanda de compra. En la mayoría de
las ocasiones, ocurre de forma verbal,
resultando con ello, un diálogo entre
comprador y proveedor para la futura
compra-venta del bien o servicio.
Cotización.
Es el establecimiento de la
cantidad a pagar, forma y plazo de
pago por la adquisición del bien o
servicio en cuestión. Se abre paso a
negociaciones entre el oferente y el
demandante. Al hablar de cotización,
se está hablando de la valorización de
que los proveedores le dan a su artículo
que ofrecen, representada en dinero.
Pedidos u órdenes de compras. Es el documento físico, por escrito, en el cual se estipula la cantidad y calidad requerida a entregar por parte del proveedor hacia el solicitante, indicando el tiempo y el lugar adecuado para ello, por lo que sería risible no estipular las condiciones de compras de los bienes o servicios. El pedido puede cambiar en cuanto a su forma, tamaño, impresión, pero nunca variará su objetivo: hacer la solicitud de algún bien o servicio. El contenido del pedido deberá de llevar por lo menos estos elementos: número de referencia, fecha, proveedor asignado, fecha requerida, lugar de entrega, condiciones de pago, cantidad, unidad, descripción, precio, importe total, autorización, y cláusulas.
Expedición. No es más que una confirmación del pedido. Lo primero que debe de hacer un expeditador es cerciorarse que el proveedor está perfectamente enterado de que hay un pedido a su favor y que se encuentra de acuerdo con todos los datos, cantidades, precios, fechas, etc., que aparecen en la orden de compra.
Recibo de materiales. Para ser preciso en esta descripción, la sección, área o departamento de recibo (muchas veces llamado mesa de control), deberá verificar que se esté
realizando la entrega del proveedor
precisamente lo que se encuentra estipulado en el pedido u orden de compra con la cantidad correcta. Finalizada la actividad de remesa de materiales, se procede a realizar un reporte de recibo, en el cual se especifique la fecha, nombre de proveedor, número de pedido, entrega parcial o total, cantidad
recibida, descripción, observaciones y
Control de calidad. La calidad de los productos siempre será un factor importante. Se revisarán todos los bienes entregados, así como la valoración del servicio ofrecido por el proveedor en su caso; de contener defectos, características dañadas o incompletas en los artículos, se procederá a separarlos, contarlos y registrarlos para su posterior devolución al fabricante o distribuidor (proveedor) que hizo la entrega.
Rechazos y/o devoluciones. Es el regreso físico de la mercancía que no cumple con las características impuestas por el área de control de calidad que van acompañadas siempre por un documento físico que describe las causas por la que se somete dicha acción. Esta acción repercutirá tanto para el pago del proveedor como para el resurtido del siguiente pedido. Se deberá de realizar un informe al responsable comprador.
Pagos.
El pago
es la remuneración
económica por obtener el bien y/o
servicio del proveedor al comprador
, ya
sea en forma de dinero en efectivo,
transferencia electrónica o cualquier
otro medio que sea indirectamente el
cobro de cierta cantidad de efectivo,
en contra exhibición de la factura
correspondiente.
Controles complementarios.
Algunas
empresas funcionan únicamente con el
concepto de control complementario a
la disposición de emplear una persona
o una sección para que coordine las
actividades inherentes de control a los
proveedores.
Pero que Es un Almacén
ALMACEN: Es todo espacio autorizado para reunir los materiales considerados como necesarios para producir o atender la necesidad establecida suficientemente, hasta su posterior expedición.
MISION: Deducir del compromiso planteado
entre los costes, la solución más segura y
satisfactoria para la comunidad empresarial, consiguiéndolas en la práctica, habida cuenta de todos los factores que influyen en los costes de almacenaje, así como de la importancia de los mismos.
IMPORTANCIA: La verdadera importancia del Almacén consiste en la cantidad, calidad y valor de los materiales que se encuentran en el.
La Importancia del Almacén
