MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONTROL DE REGISTROS EN EL
ESIGEF
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Ing. Diego Espinoza Analista de Planificación 2 Econ. Belén Aguirre Analista de Planificación 1
Ing. Paulina Paz Directora Ejecutiva Ing. Alex Román
Director de Planificación
Ing. Edgar Bolaños Director Financiero
CONTENIDO
1. NOTAS DE CAMBIO
2. PROPÓSITODEL SUBPROCESO 3. ALCANCEDEL SUBPROCESO 4. RESPONSABLE DEL SUBPROCESO 5. INTERVINIENTES DEL SUBPROCESO 6. DEFINICIONES 7. POLÍTICAS 8. DOCUMENTOS 9. REGISTROS 10. PROCEDIMIENTOS 11. DIAGRAMA DE FLUJO 12. INDICADORES 13. ANEXOS
1. NOTAS DE CAMBIO
Versión Motivo del Cambio o Anulación Fecha de Actualización
1 La Dirección Financiera solicita el cambio en el flujo en cuanto al tiempo de actualización de
documentos, el cambio en el estándar del indicador 2, además la configuración del método
de cálculo.
14-04-2014
2 Cambio en la fórmula de medición del primer indicador
Verificar estado de los registros en el eSIGEF para controlar que estén correctos y asegurar que no existan demoras en los trámites y se cumplan con las metas internas propuestas.
3. ALCANCEDEL SUBPROCESO
El subproceso inicia con la verificación del estado de los trámites, y finaliza con la aprobación del trámite.
4. RESPONSABLE DEL SUBPROCESO
Director Financiero/ Contador General (Coordinador)
5. INTERVINIENTESDEL SUBPROCESO
Contador General (Coordinador)
Analista Financiero 2
6. DEFINICIONES
CUR: Comprobante Único de Registro
7. POLÍTICA
Contador General debe revisar diariamente estado de los registros con la finalizad de controlar que estén correctos y asegurar que no existan demoras en los trámites.
Código Documento
DI-RS-01 Resolución SECAP-DE-007-2012. Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional de Procesos del Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional
DE-LY-01 LOSEP: Ley Orgánica del Servicio Público DE-NR-05 Normativa del eSIGEF
9. REGISTRO
Código Nombre Formato Retención Disposición
RG01-GEF4-01 CUR Digital Hasta
aprobación de trámite
Guardar
10. PROCEDIMIENTOS
No. Responsable Actividad Descripción
INICIO 1. Contador
General
Verificar estado de los trámites
Contador General verifica estado de los trámites en pantalla de ejecución de gastos en el eSIGEF. 2. Contador General ¿Trámites en estado registrado o solicitado?
En caso de REGISTRADO, ir a punto 2.1. En caso de SOLICITADO, ir a punto 2.2.
2.1 Contador General Solicitar explicación a Analista Financiero 2
Contador General solicita explicación a Analista Financiero 2 de porque el trámite está en estado
registrado y no solicitado. 2.1.1 Analista Financiero 2 (Contabilidad) Explicar motivo por el que el trámite está en estado registrado
Analista Financiero 2 explica motivo por el que el trámite está en estado registrado y no solicitado; y procesar trámite para que esté en estado solicitado. FIN
DE SUBPROCESO. 2.2 Contador General Solicitar a Analista Financiero 2 documentación del trámite
Contador General solicita a Analista Financiero 2 documentación física del trámite para revisar y aprobar.
2.2.1 Analista Financiero
Entregar documentación
Analista Financiero 2 entrega documentación de trámite solicitada por Contador General.
solicitada 2.2.2 Contador General Revisar documentación para aprobar trámite
Contador General revisa documentación para aprobar trámite en el sistema. 2.2.3 Contador General ¿Documentación correcta y completa?
En caso de NO, ir a punto 2.2.3.1 En caso de SI, ir a punto2.2.4 2.2.3.1 Contador
General
Solicitar actualización de
documentos
Contador General solicita a Analista Financiero 2 actualización de documentos. 2.2.3.2 Analista Financiero 2 (Contabilidad) Actualizar documentos
Analista Financiero 2actualiza documentos en base a solicitud de Contador General en un plazo máximo de
48 horas. Ir a punto 2.2.1 2.2.4 Contador
General
Aprobar trámite Contador General aprueba trámite en el sistema (da click en “Aprobar”). El trámite queda en estado aprobado y pasa a Tesorero General para aprobación.
C o n tr o l d e R e g is tr o s e n e l e S IG E F C o n ta d o r G en er al A n al is ta F in an ci er o 2 ( C o n ta b ili d ad )
DIAGRAMA DE FLUJO
Macroproceso: Gestión Financiera Proceso: Control de Recursos
Subproceso: Control de Registros en el eSIGEF Fecha de Aprobación: 20/03/2013 Versión: 01 Código: PRO-GEF4-01 Situación: Rediseño Página: 1/1 1. Verificar estado de los trámites 2. ¿Trámites en estado registrado o solicitado? 2.1. Solicitar explicación a Analista Financiero 2 REGISTRADO 2.1.1. Explicar motivo por el que el
trámite está en estado registrado 2.2. Solicitar a Analista Financiero 2 documentación del trámite SOLICITADO 2.2.1. Entregar documentación de trámite solicitada 2.2.2. Revisar documentación para aprobar trámite 2.2.3. ¿Documentación correcta y completa? 2.2.4. Aprobar trámite SI 2.2.3.1. Solicitar actualización de documentos 2.2.3.2. Actualizar documentos NO RG01 - CUR RG01 - CUR Diario 48 horas Procesar trámite
para que este en estado solicitado
Nombre Tiempo de actualización de documentos
Descripción Indicador mide el tiempo en que Analista Financiero 2 actualice la documentación solicitada por Contador General
Fórmula Frecuencia Estándar Responsable de
Medición Responsable de Análisis Fecha de entrega de documentación actualizada – Fecha solicitud de actualización de documentos
Mensual 48 horas Analista
Financiero 2
Contador General
Nombre Porcentaje de trámites en estado registrado por falta de documentación Descripción Indicador mide el porcentaje de trámites en estado registrado por falta de
documentación vs. total de trámites registrados
Fórmula Frecuencia Estándar Responsable de
Medición Responsable de Análisis Número de trámites en estado registrado por falta de documentación / Total de trámites registrados Mensual 10% Analista Financiero 2 Contador General 13. ANEXOS RG01 –CUR
