I
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS DE GRADO PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, CPA.
TEMA:
“SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL USO ÓPTIMO DE LOS RECURSOS DEL HOTEL SUEÑO REAL EN LA CIUDAD DE IBARRA, PROVINCIA
IMBABURA.”
AUTORA: Alexandra Elizabeth Pantoja Quishpe ASESORA: Dra. Germania Arciniegas MSC.
II
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR
Certifico que la presente Tesis sobre el tema: “SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA
EL USO ÓPTIMO DE LOS RECURSOS DEL HOTEL “SUEÑO REAL” EN LA CIUDAD
DE IBARRA, PROVINCIA IMBABURA, previa la obtención del título de Ingeniera en
Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas CPA., ha sido desarrollada por la Srta. Alexandra
Pantoja, bajo mi tutoría, cumpliendo con todos los requisitos y disposiciones legales
establecidos por la “UNIANDES”, por lo que autorizo su presentación.
Atentamente,
_______________________________ Dra. Germania Arciniegas M.S.C.
III
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Yo, Alexandra Elizabeth Pantoja Quishpe, portadora de la Cédula de Ciudadanía Nº
100301661-3, declaro bajo juramento que la presente investigación es total responsabilidad
del autor, y que se ha respetado las diferentes fuentes de información, realizando las citas
correspondientes.
Atentamente,
___________________ Alexandra Pantoja
IV
DEDICATORIA
El presente trabajo de investigación está dedicado con mucho amor, consideración y respeto a
mis Padres, quienes a lo largo de mi vida estudiantil con su cariño, confianza, abnegación y
esfuerzo me apoyaron moral y económicamente para el feliz cumplimiento de mis estudios,
constituyéndose en la fuente de conocimientos para mi desarrollo como profesional; y
quedará guardado en mi memoria como el mejor obsequio de mi vida.
Para ustedes todo mi cariño y gratitud.
V
AGRADECIMIENTO
Primeramente a Dios, quien me dio el entendimiento, guía mis actitudes y dispone
oportunidades en mi vida.
A mis Padres, quienes siempre han apoyado, impulsándome a seguir adelante para culminar
con una etapa importante de mi vida.
A la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” y a sus catedráticos
quienes con su alto nivel de conocimientos, primero me dieron la enseñanza básica y luego
los conocimientos necesarios para mi especialización, encaminándome con paso firme hacia
el desarrollo de una interesante profesión.
A mi asesora de Tesis Dra. Germania Arciniegas M.S.C, un reconocimiento especial, quien
con ética y profesionalismo fue mi guía durante todo el proceso de investigación.
Agradezco también a la Sra. Luisa Quishpe Gerente del Hotel y Lic. Fernando Aguirre
Administrador del mismo, por haberme dejado acceder a la información confidencial que
manejan y por su apoyo continuo e incondicional en todos los momentos que necesité de su
grata ayuda.
Y a todos quienes de alguna manera contribuyeron a que pudiera concluir satisfactoriamente
VI
ÍNDICE GENERAL
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR……….………...….... II
DECLARACIÓN DE AUTORÍA……….…… III
DEDICATORIA………...…….. IV
AGRADECIMIENTO………...…. V
ÍNDICE GENERAL………...… VI
ÍNDICE DE CUADROS………... VII
ÍNDICE DE GRÁFICOS……….……….. VIII
RESUMEN EJECUTIVO………..……… IX
INTRODUCCIÓN………... X
CAPÍTULO I. EL PROBLEMA……….... 1
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA……… 1
1.1.1 Formulación del Problema……….... 2
1.1.2 Delimitación del Problema………... 2
1.1.3 Identificación de la Línea de Investigación………... 2
1.2 OBJETIVOS……… 2
1.2.1 Objetivo General………... 2
1.2.2 Objetivos Específicos……….. 3
1.3 JUSTIFICACIÓN……….... 3
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO………. 5
2.1 ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS……… 5
2.2 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA………. 6
2.2.1 CONTROL……….... 6
VII
2.2.1.2 Objetivo del Control……….. 7
2.2.1.3 Método del Control……….... 7
2.2.1.4 Clasificación del Control……….. 8
2.2.1.5Tipos de Control………. 8
2.2.2 CONTROL INTERNO……….… 9
2.2.2.1 Definición………..… 9
2.2.2.2 Naturaleza del Control Interno………... 9
2.2.2.3 Origen del Control Interno………... 10
2.2.2.4 Diagnóstico del Control Interno……… 10
2.2.2.5 Alcance del Control Interno………..…. 11
2.2.2.6 Objetivos del Control Interno………..….. 11
2.2.2.7 Finalidad del Control Interno……….… 11
2.2.2.8 Importancia del Control Interno……….... 12
2.2.2.9 Características del Control Interno……….... 12
2.2.2.10 Principios del Control Interno………... 13
2.2.2.11 Componentes del Control Interno……….... 13
2.2.2.12 Ventajas del Control Interno……….... 14
2.2.2.13 Desventajas del Control Interno……….. 14
2.2.2.14 Limitaciones del Control Interno………... 15
2.2.2.15 Elementos del Control Interno………... 16
2.2.2.16 Efectividad del Control Interno………... 16
2.2.2.17 Responsabilidad del Control Interno………... 17
2.2.2.18 Control Interno y Corrupción……….. 17
2.2.2.19 Control Interno y Fraude……….. 18
VIII
2.2.2.21 Comité de Control Interno………...……… 19
2.2.2.21.1 Objetivo del Comité de Control Interno………...……… 19
2.2.2.22 Métodos para la Evaluación del Control Interno………...……… 19
2.2.2.22.1 Componentes de los Métodos de Evaluación del Control Interno…...……. 21
2.2.3 SISTEMA………. 23
2.2.3.1 Elementos de un Sistema………...…… 23
2.2.3.2 Objetivo del Sistema……….……. 24
2.2.3.3 Proceso……….…….. 24
2.2.3.3.1 Elementos de un Proceso……… 24
2.2.3.4 Procedimiento………..….. 25
2.2.3.5 Flujograma……….… 25
2.2.3.6 Sistema de Control Interno………...…. 26
2.2.3.6.1 Sistema de Control Interno Eficiente………....….. 26
2.2.3.6.2 Finalidad del Sistema de Control Interno……….….. 27
2.2.3.6.3 Función del Sistema de Control Interno………...….. 27
2.2.3.6.4 Importancia del Sistema de Control Interno………....….. 27
2.2.3.6.5 Objetivo del Sistema de Control Interno………...…. 28
2.2.3.6.6 Características del Sistema de Control Interno……….….. 28
2.2.3.6.7 Elementos del Sistema de Control Interno………...….. 29
2.2.3.6.8 Subelementos del Sistema de Control Interno………..….. 29
2.2.3.6.9 Eficacia del Sistema de Control Interno………...….. 30
2.2.3.6.10 Clasificación del Sistema de Control Interno………..…. 30
2.2.3.6.11 Estudio del Sistema de Control Interno………...…. 31
2.2.3.6.12 Forma de Desarrollo del Sistema de Control Interno………..…. 31
IX
2.2.3.6.14 Diseño del Sistema de Control Interno………. 32
2.2.3.6.15 Estructura del Sistema de Control Interno……….……….. 32
2.2.3.6.16 Pautas para el Funcionamiento del Sistema de Control Interno……...……… 33
2.2.3.6.17 Sistema Matricial de Control Interno………...……… 34
2.2.4 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO………. 34
2.2.4.1 Métodos de Evaluación del Sistema de Control Interno………...………. 35
2.2.4.2 Pasos para evaluar el Sistema de Control Interno………...………. 35
2.2.4.3 Fases del Estudio y Evaluación del Sistema de Control Interno……….……….. 35
2.2.5 RECURSOS……….………. 36
2.2.5.1 Optimización de Recursos………...…….. 36
2.2.5.2 Origen de la Optimización de Recursos………...……. 36
2.2.5.3 Desperdicio de Recursos……… 37
2.3 IDEA A DEFENDER……….……. 37
2.3.1 Variable Independiente………...…….. 37
2.3.2 Variable Dependiente……….…….. 37
CAPÍTULO III. MARCO METODOLÓGICO……….…… 38
3.1 MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN……… 38
3.2 TIPOS DE INVESTIGACIÓN……… 38
3.2.1 Investigación Aplicada………. 38
3.2.2 Investigación Bibliográfica………..……. 39
3.2.3 Investigación de Acción……… 39
3.2.4 Investigación de Campo………...……. 39
3.2.5 Investigación Descriptiva……….…… 40
3.2.6 Investigación Explicativa……….……. 40
X
3.3 POBLACIÓN Y MUESTRA……….……….. 41
3.4 Métodos, Técnicas e Instrumentos…………...……….. 41
2.4.1 Métodos………..……….. 41
2.4.1.1 Método Histórico-Lógico……….. 41
2.4.1.2 Método Inductivo-Deductivo………....………. 42
2.4.1.3 Método Analítico-Sintético………...………. 42
3.4.2 Técnicas………..……….. 42
3.4.2.1 Entrevista………..………. 42
3.4.2.2 Encuesta………...……….. 43
3.4.3 Instrumentos………..……… 43
3.4.3.1 Guía de Entrevista………..……… 43
3.4.3.2 Cuestionario………..………. 44
3.5 INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS……….………. 44
3.6 CONCLUSIONES TEÓRICO – METODOLÓGICAS DE LA INVESTIGACIÓN DE CAMPO………..……… 50
CAPÍTULO IV. MARCO PROPOSITIVO……….……….. 52
4.1 TEMA………..……… 52
4.1.1 Objetivo………..……….. 52
4.1.2 Esquema………..……….. 52
4.2 DESARROLLO DE LA PROPUESTA……….. 54
4.2.1 Planificación del Sistema de Control Interno………... 54
4.2.1.1 Objetivo……….……… 54
4.2.1.2 Enfoque General………...………. 54
4.2.1.3 Alcance………....……….. 54
XI
4.2.1.5 Plan de Acción……….……… 55
4.2.2 Ejecución de la Propuesta………...………. 55
4.2.2.1 Filosofía de la Empresa………….……… 55
4.2.2.1.1 Misión……… 56
4.2.2.1.2 Visión……….……… 56
4.2.2.1.3 Objetivos Empresariales………...……….. 56
4.2.2.1.4 Valores Corporativos……….……… 56
4.2.2.1.5 Organización Estructural…………..……….. 57
4.2.2.2 Base Legal……….……… 60
4.2.2.2.1 Manual de Funciones……….……… 60
4.2.2.2.2 Manual de Clasificación de Puestos...……… 72
4.2.2.2.3 Reglamento Interno de Trabajo……....……….. 95
4.2.2.3 Plan de Ejecución de la Propuesta……...……….. 114
4.2.2.4 Mapa de Procesos………....……….. 115
4.2.2.5 Procedimientos, Políticas y Flujogramas…...……….. 116
4.2.2.6 Formatos de Control………....……….. 155
4.2.2.7 Evaluación de Riesgos………...……… 160
4.2.2.8 Seguimiento y Monitoreo……….………. 169
4.3IMPACTOS………...……… 171
4.4 VALIDACIÓN DE EXPERTOS………. 171
CONCLUSIONES………... 180
RECOMENDACIONES……….... 181
BIBLIOGRAFÍA………... 182
VII
ÍNDICE DE CUADROS
CUADRO Nº 1: Clasificación del Control……….. 8
CUADRO Nº 2: Componentes de los Métodos de Evaluación del Control Interno…...… 21
CUADRO Nº 3: Componentes de los Métodos de Evaluación del Control Interno……... 22
CUADRO Nº 4: Elementos de un Proceso……….. 24
CUADRO Nº 5: Detalles del Personal de la Empresa……… 41
CUADRO Nº 6: Plan de Acción………. 55
CUADRO Nº 7: Manual Orgánico Funcional……… 60
CUADRO Nº 8: Funciones del Área Administrativa……….. 61
CUADRO Nº 9: Funciones del Área Financiera – Contable……….. 62
CUADRO Nº 10: Funciones del Área de Recursos Humanos……… 63
CUADRO Nº 11: Funciones del Área de Bodega…………...……… 64
CUADRO Nº 12: Funciones del Área de Caja……… 65
CUADRO Nº 13: Funciones del Área de Habitaciones………. 66
CUADRO Nº 14: Funciones del Área de Recepción……….. 67
CUADRO Nº 15: Funciones del Área de Lavandería y Planchado……… 68
CUADRO Nº 16: Funciones del Área de Alimentos y Bebidas………. 69
CUADRO Nº 17: Funciones del Área de Restaurante……… 70
CUADRO Nº 18: Funciones del Área de Cocina……….... 71
CUADRO Nº 19: Manual de Clasificación de Puestos………... 72
CUADRO Nº 20: Puesto de Gerente General……… 73
CUADRO Nº 21: Perfil de Gerente General………. 74
CUADRO Nº 22: Puesto de Administrador……….... 75
VIII
CUADRO Nº 24: Puesto de Jefe de Talento Humano……… 77
CUADRO Nº 25: Perfil de Jefe de Talento Humano…………..……… 78
CUADRO Nº 26: Puesto de Contador General……… 79
CUADRO Nº 27: Perfil de Contador General………...……...…………... 80
CUADRO Nº 28: Puesto de Cajero………...……….. 81
CUADRO Nº 29: Perfil de Cajero………...……… 82
CUADRO Nº 30: Puesto de Bodeguero………... 83
CUADRO Nº 31: Perfil de Bodeguero………...………. 84
CUADRO Nº 32: Puesto de Recepcionista………...………... 85
CUADRO Nº 33: Perfil de Recepcionista…………..………. 86
CUADRO Nº 34: Puesto de Camarera………. 87
CUADRO Nº 35: Perfil de Camarera………...………... 88
CUADRO Nº 36: Puesto de Lavandería y Planchado…..………... 89
CUADRO Nº 37: Perfil de Lavandería y Planchado…....………... 90
CUADRO Nº 38: Puesto de Cocinera………...………... 91
CUADRO Nº 39: Perfil de Cocinera………...……… 92
CUADRO Nº 40: Puesto de Mesero………...………. 93
CUADRO Nº 41: Perfil de Mesero……….. 94
CUADRO Nº 42: Plan de Ejecución de la Propuesta……….. 114
CUADRO Nº 43: Descripción del Proceso de Alimentos y Bebidas (1-3)………..……... 116
CUADRO Nº 44: Descripción del Proceso de Alimentos y Bebidas (2-3)…………..…... 117
CUADRO Nº 45: Descripción del Proceso de Alimentos y Bebidas (3-3)……..………... 118
CUADRO Nº 46: Descripción del Proceso de Selección y Contratación de Personal(1-3) 120
CUADRO Nº 47: Descripción del Proceso de Selección y Contratación de Personal(2-3) 121
IX
CUADRO Nº 49: Descripción del Proceso de Nómina (1-3)……….. 124
CUADRO Nº 50: Descripción del Proceso de Nómina (2-3)……….. 125
CUADRO Nº 51: Descripción del Proceso de Nómina (3-3)………...………... 126
CUADRO Nº 52: Descripción del Proceso de Recepción (1-3)….………. 128
CUADRO Nº 53: Descripción del Proceso de Recepción (2-3)……….………. 129
CUADRO Nº 54: Descripción del Proceso de Recepción (3-3)... 130
CUADRO Nº 55: Descripción del Proceso de Mantenimiento de Habitaciones (1-3)...…. 132
CUADRO Nº 56: Descripción del Proceso de Mantenimiento de Habitaciones (2-3)..…. 133
CUADRO Nº 57: Descripción del Proceso de Mantenimiento de Habitaciones (3-3)….... 134
CUADRO Nº 58: Descripción del Proceso de Lavandería y Planchado (1-2)………..…. 136
CUADRO Nº 59: Descripción del Proceso de Lavandería y Planchado (2-2)..…………. 137
CUADRO Nº 60: Descripción del Proceso de Compras (1-3)…....………... 139
CUADRO Nº 61: Descripción del Proceso de Compras (2-3)………... 140
CUADRO Nº 62: Descripción del Proceso de Compras (3-3)………... 141
CUADRO Nº 63: Descripción del Proceso de Caja Chica (1-3)………. 143
CUADRO Nº 64: Descripción del Proceso de Caja Chica (2-3)………. 144
CUADRO Nº 65: Descripción del Proceso de Caja Chica (3-3)………. 145
CUADRO Nº 66: Descripción del Proceso de Bodega (1-3)………... 147
CUADRO Nº 67: Descripción del Proceso de Bodega (2-3)………... 148
CUADRO Nº 68: Descripción del Proceso de Bodega (3-3)………... 149
CUADRO Nº 69: Descripción del Proceso de Ventas (1-3)……… 151
CUADRO Nº 70: Descripción del Proceso de Ventas (2-3)……… 152
CUADRO Nº 71: Descripción del Proceso de Ventas (3-3)……… 153
CUADRO Nº 72: Factura de Compra……….. 155
X
CUADRO Nº 74: Comprobante de Ingreso………...……….. 156
CUADRO Nº 75: Comprobante de Egreso……….. 156
CUADRO Nº 76: Comprobante de Caja Chica………... 157
CUADRO Nº 77: Vale de Caja Chica……….. 157
CUADRO Nº 78: Recibo de Valores………... 158
CUADRO Nº 79: Ingreso de Bodega………... 158
CUADRO Nº 80: Egreso de Bodega………... 159
CUADRO Nº 81: Solicitud de Trabajo……….... 159
CUADRO Nº 82: Solicitud de Préstamos…...………. 160
CUADRO Nº 83: Formato de Seguimiento y Monitoreo...……….. 169
VIII
ÍNDICE DE GRÁFICOS
GRÁFICO Nº 1: Efectividad del Control Interno………..……… 16
GRÁFICO Nº 2: Elementos de un Sistema………..………. 23
GRÁFICO Nº 3: Subelementos del Control Interno………..……… 29
GRÁFICO Nº 4: Estructura del Sistema de Control Interno………....………. 53
GRÁFICO Nº 5: Organigrama Estructural Actual………..………. 58
GRÁFICO Nº 6: Organigrama Estructural Sugerido………. 59
GRÁFICO Nº 7: Mapa de Procesos………..………. 115
GRÁFICO Nº 8: Procedimiento para Alimentos y Bebidas…………..……… 119
GRÁFICO Nº 9: Procedimiento para Selección y Contratación de Personal….………... 123
GRÁFICO Nº 10: Procedimiento para Nómina………....………. 127
GRÁFICO Nº 11: Procedimiento para Recepción……….……… 131
GRÁFICO Nº 12: Procedimiento para Mantenimiento de Habitaciones………....…….. 135
GRÁFICO Nº 13: Procedimiento para Lavandería y Planchado………...……. 138
GRÁFICO Nº 14: Procedimiento para Compras………..……. 142
GRÁFICO Nº 15: Procedimiento para Caja Chica………...…… 146
GRÁFICO Nº 16: Procedimiento para Bodega………....…. 150
GRÁFICO Nº 17: Procedimiento para Ventas………... 154
IX
RESUMEN EJECUTIVO
El presente trabajo se basa en un Sistema de Control Interno para el uso óptimo de los
recursos del Hotel “Sueño Real” en la ciudad de Ibarra, Provincia Imbabura, con el objeto de
proporcionar una herramienta para la Gestión del Hotel, lograr mayor eficiencia y eficacia en
las operaciones y el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables a la empresa, para así
contribuir a la consecución de los objetivos planteados por la empresa a través de una
adecuada utilización de los recursos y el uso óptimo de los mismos. Se optó por crear esta
herramienta debido a la inexistencia de una adecuada organización y medidas de control.
El Hotel “Sueño Real” es una empresa dedicada al turismo nacional e internacional, cuenta
con una variedad de servicios e infraestructura para beneficio de sus huéspedes; sin embargo,
no cuenta con un sistema, instructivo o herramienta de Control Interno en el que se
manifiesten normas, políticas y procedimientos a seguirse en el cumplimiento de las tareas ya
que el desempeño de funciones se lo hace en base a indicaciones verbales que muchas veces a
ocasionado complicaciones.
El trabajo está estructurado en cuatro capítulos: El primer capítulo hace referencia al
problema, en el segundo capítulo se recopila toda la información necesaria para el desarrollo
de la investigación, en el tercer capítulo se detalla todo lo referente al marco metodológico, en
el cuarto capítulo se desarrolla la parte medular del trabajo de investigación que es la
propuesta. La aplicación del Sistema de Control Interno ayuda a obtener logros significativos
en su desarrollo, con eficiencia, eficacia y economía, indicadores indispensables para el
análisis, cumplimiento de objetivos y metas. Por consiguiente, es importante que el Hotel
VIII
EXECUTIVE SUMMARY
The present work is based on a System of Internal Control for the good use of the resources of
the “I Dream Real" Hotel in Ibarra city, in order to provide a tool for the Hotel
Administration, to achieve bigger efficiency and effectiveness in the operations and the
execution of the laws and applicable regulations to the company, it stops this way to
contribute to the attainment of the objectives outlined by the company through an appropriate
use of the resources and the good use of the same ones. It was opted to create this tool due to
the nonexistence of an appropriate organization and control measures.
The Hotel "I Dream Real", it is a company dedicated to the national and international tourism,
it has a variety of services and infrastructure for its guests' benefit; however, it doesn't have a
system, instructive or tool of Internal Control in which norms are manifested, political and
procedures to be continued in the execution of the tasks that the acting of functions make it
based on verbal indications that many times had caused complications.
The work is structured in four chapters: The first chapter makes reference to the problem, in
the second chapter all the necessary information is gathered for the development of the
investigation, in the third chapter all is detailed with respect to the methodological mark, in
the fourth chapter the medullary part of the investigation work is developed that is the
proposal. The application of the System of Internal Control helps to obtain significant
achievements in its development, with efficiency, effectiveness and economy, indispensable
indicators for the analysis, execution of objectives and goals. Consequently, it is important
that the "I Dream Real" Hotel, it has a base for the application of the System of Internal
X
INTRODUCCIÓN
La elaboración del Sistema de Control Interno es importante y necesaria para el Hotel “Sueño
Real”, ya que se detectan deficiencias en su estructura y en las operaciones. Por cuanto no
existe una comunicación efectiva entre las áreas del Hotel, esto debilita al flujo de
información; además no cuenta con un organigrama estructural y funcional que permita
visualizar claramente los departamentos o áreas que deben operar dentro de la entidad,
establecer sus relaciones de jerarquía y una adecuada segregación de funciones para ejercer el
control y análisis de las operaciones.
Actualmente existe conciencia de sus propietarios de la necesidad de mejorar el control de las
operaciones y procesos de registro, mediante la revisión y reestructuración de las normas,
políticas y procedimientos vigentes en la empresa. Los servicios ofertados por el Hotel
“Sueño Real”, tienen buena aceptación y satisfacen las exigencias de sus clientes, más pueden
verse afectados por la influencia de factores como: inadecuada distribución de tareas, falta de
capacitación, desperdicio de recursos y ausencia de métodos de medición del nivel de
rendimiento del personal.
El Sistema de Control Interno está estructurado por Manuales de: Funciones, Clasificación de
Puestos y Reglamento Interno de Trabajo como base de la estructura organizacional; se
adopta medidas correctivas a través de formatos de control, identificando procesos relevantes,
normas, políticas de control y procedimientos ajustados a la realidad de la empresa y
XI
La línea de investigación en la que se enmarca el desarrollo del presente trabajo es
Administración Estratégica, ya que para fortalecer los nodos críticos existentes al inicio de la
misma se debió considerar medidas estratégicas que garanticen resultados efectivos o
adecuados para el crecimiento empresarial y fortalecimiento financiero.
El trabajo de investigación se apoya a lo establecido en el Plan del Buen Vivir del Gobierno
actual, mismo que dentro de uno de sus objetivos concuerda con el planteamiento de mi tema
de investigación, ya que el Sistema elaborado va a garantizar el trabajo estable, justo y digo
1
CAPITULO I
EL PROBLEMA
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En la actualidad existen empresas hoteleras que tienen dificultades en su crecimiento, ya que
no tienen una estructura organizacional y funcional bien definida y no cuentan con personal
capacitado, de esta manera se generan problemas frecuentes como el desvío de fondos que no
les permite desarrollar de manera óptima; frente a esto las empresas hoteleras se han visto en
la necesidad de buscar alternativas de mejora para incrementar su economía y competitividad.
La provincia de Imbabura por ser netamente turística, una de las alternativas que han tenido
los empresarios, ha sido crear hoteles que generen flujo turístico, pero los mismos tienen
ciertas falencias, ya que no tienen un conocimiento exacto de cómo administrar los recursos
de un Hotel.
El Hotel Sueño Real al no contar con una estructura organizacional definida no permite el
desempeño de sus funcionarios de manera adecuada, creando incertidumbre en los mismos al
no conocer bien sus funciones, derechos y obligaciones. La inexistencia de normativas
específicas que regulen el manejo de recursos implica llevar un control ineficiente, existiendo
la falta de compromiso de parte del talento humano y por ende provocando un desperdicio de
recursos. Actualmente en el Hotel se registran solo operaciones de ingreso de clientes en
forma general, por tal motivo el registro de operaciones financieras arroja resultados no
confiables con información irreal e incluso con muchos errores que no permiten transparentar
2
La ausencia de informes financieros no permite planificar, limitando la posibilidad del
desarrollo económico de la empresa y al no conocer la rentabilidad que produce lleva a la
toma de decisiones inoportunas. Al igual la ausencia de justificativos y reportes del
movimiento de efectivo no permite conocer realmente cual es el destino económico de la
empresa, ya que no existe un control de los ingresos y egresos del Hotel, desconociendo cuál
es el resultado de dicha actividad y confiando únicamente en el criterio de la persona
encargada de los recursos.
1.1.1 Formulación del Problema
¿Cómo lograr el uso óptimo de los recursos del Hotel Sueño Real en la ciudad de Ibarra,
Provincia Imbabura?
1.1.2 Delimitación del Problema
Objeto de Estudio: Procesos de Auditoría Campo de Acción: Control Interno
Lugar: Hotel Sueño Real de la ciudad de Ibarra Tiempo: 2012
1.1.3 Identificación de la Línea de Investigación Administración Estratégica
1.2 OBJETIVOS 1.2.1 Objetivo General
Elaborar un Sistema de Control Interno para el uso óptimo de los recursos del Hotel Sueño
3 1.2.2 Objetivos Específicos
a) Sustentar bibliográficamente el Sistema de Control Interno y los indicadores de evaluación.
b)Diagnosticar la situación actual del uso de los recursos en el Hotel Sueño Real.
c) Estructurar las herramientas de Control Interno.
d)Determinar los procesos de Control Interno a seguir dentro de la organización.
e) Validar la propuesta a través de la opinión de expertos.
1.3 JUSTIFICACIÓN
Considerando el criterio de (Fonseca, Sistema de Control Interno para Organizaciones, 2011)
Los Sistemas de Control Interno son herramientas fundamentales al momento de efectuar la
Gestión y Dirección Empresarial, el no disponer con dicho instructivo de control ha
provocado la inserción de problemáticas socioeconómicas en el manejo de las operaciones,
dificultando la obtención de información actualizada, útil y eficaz para la toma de decisiones
organizacionales.
La elaboración del Sistema de Control Interno para el uso óptimo de los recursos del Hotel
“Sueño Real” en la ciudad de Ibarra, es importante ya que mediante él se orienta a la
propietaria y personal a establecer mecanismos y elementos de control adecuados, que
garantice la ejecución efectiva de las actividades del ente, permitiendo dar lineamientos que
mejoren la gestión empresarial y su desarrollo, donde al seleccionar directrices
proporcionadas por los métodos: COSO ERM y BALANCE SCORECARD, ayuda a
determinar las diferentes temáticas existentes en el campo del Control Interno y su
aplicabilidad. Cabe mencionar que para el presente trabajo de investigación se cuenta con el
4
El Sistema de Control Interno al ser un proceso social y económico que actúa internamente en
las organizaciones, constituye una herramienta de Gestión vigente, donde el cumplimiento de
éste depende del grado de comunicación que existe entre la Propietaria y las personas que
conforman el Hotel, permitiendo así llevar las buenas prácticas empresariales, y por ende el
funcionamiento adecuado en todas las operaciones efectuadas; tomando en cuenta que existe
un gran interés por parte de la propietaria del Hotel “Sueño Real” para aplicar esta
herramienta dentro de la actividad de la Empresa.
Las buenas prácticas empresariales van en búsqueda de mejorar el proceso interno, la
utilización de dicho Sistema mejora la organización interna, el control, y por ende el servicio
que brindan a sus clientes por lo que esto contribuye a mejorar el desempeño, mejorar la
prestación del servicio, mejora continua; ya que con la optimización de recursos se considera
inserción de nuevos servicios dentro del Hotel para beneficio tanto de los clientes como del
5
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
2.1 ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS
Hoy en día las empresas son conocidas por el servicio que prestan, el mismo que está sujeto a
normas y políticas de control y es más importante cuando este control cuenta con un sistema
que ayude al uso óptimo de los recursos de la empresa, puesto que tiende a existir fraudes que
no son corroborados de manera eficaz y desperdicios que a la larga pueden no ser
provechosos. En el caso del Hotel “Sueño Real”, que cuenta con diferentes ítems en el
servicio, se hace más importante elaborar un Sistema de Control Interno, el mismo que
permitirá controlar de manera eficiente y eficaz el uso óptimo de los recursos.
Por lo que se realizó una revisión de los temas relacionados en Centros de Documentación,
Bibliotecas de diferentes Instituciones y otras fuentes investigativas, encontrando el Diseño de
un Sistema de Control Interno para la Asociación Agroindustrial La Libertad en la parroquia
la Libertad, cantón Espejo, provincia del Carchi, elaborado por Chandi Enríquez Paola
Maribel, en el año 2012 de la Universidad Técnica del Norte; mismo que apenas refleja ideas,
nociones y ciertos modelos que sólo son aplicables a actividades agroindustriales.
El Diseño de un Sistema de Control Interno para el negocio Su Comisariato de la ciudad de
Ibarra elaborado por Zapata Bolaños Paola Catalina, en el año 2011 de la Universidad Técnica
del Norte; apenas considera políticas y normas que regulan de manera general el área
6
La Estructura del Sistema de Control Interno Administrativo y Financiero para la Empresa
DISCOM NORTE de la ciudad de Ibarra, elaborado por Lara Aulestia María Cristina, en el
año 2011 de la Universidad Técnica del Norte; sólo determina fortalezas, oportunidades,
amenazas y debilidades para su desarrollo.
2.2. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA 2.2.1. CONTROL.-
Según (Mantilla Blanco, 2009) El Control es una función que contempla varias disciplinas
como administración, contabilidad, legislación e ingeniería a través del conjunto de
procedimientos, normas y técnicas, que miden y corrigen el desempeño para la consecución
de objetivos. Para (Piattini Velthuis, Marip; Del Peso Navarro, Emilio, 2008) El Control es
aquel que sirve para prevenir problemas y verificar la existencia de procedimientos y su
cumplimiento para lograr excelentes resultados.
Por lo tanto de una forma puntualizada el Control es una interrelación de las operaciones,
gestión y desempeño de los resultados obtenidos mediante el uso de metodologías y
procedimientos tácticos, para establecer correctivos acertados en actividades, mejorando el
cumplimiento de objetivos empresariales.
2.2.1.1Propósito del
Control.-“El Control tiene como propósito preservar la existencia de cualquier organización y apoyar
7
Por lo tanto el control garantiza que los planes tengan éxito al detectar desviaciones de los
mismos siendo este el principal propósito, ya que ofrece una base para adoptar acciones a fin
de corregir las desviaciones indeseadas.
2.2.1.2 Objetivo del Control.-
“El Control tiene como objetivo primordial contribuir con los resultados esperados dentro de
una Empresa (Álvarez, 2006, pág. 3).”
La base primordial del Control es su objetivo, puesto que es donde se centra su definición, ya
que este ayuda a lograr estándares establecidos con anterioridad y permite preveer y corregir
las desviaciones que puedan darse antes, durante y tras realizar una actividad.
2.2.1.3 Método de
Control.-“El método de Control existente en las empresas incluye la comparación de una actuación
real, con una acción pronosticada, tal como, un objetivo, estándar de actuación o regulación
previa.” (Rusenas, 2009, pág. 10)
El Control conlleva algunos métodos puesto que hoy en día el control se ha convertido en
protagonista debido a la necesidad de afinar en los costos a la vez que se consigue la calidad
total, por ende se dispone un sinnúmero de métodos y herramientas que ayudarán a la toma de
8
CUADRO Nº 1
Fuente: (Aguirre Ormaechea, 2006, págs. 16-17)
Elaborado Por: Alexandra P.
Es de gran importancia conocer la clasificación del control interno, puesto que con los
diferentes controles se logra conseguir las metas de desempeño y rentabilidad y de esta
manera prevenir la pérdida de recursos, de esta manera asegura la información financiera y
asegurar que la empresa cumpla con las leyes y regulaciones.
2.2.1.5 Tipos de Control.-
a) “Gerencial
b)Contable
c) Administrativo u Operativo
d)Operativo De Gestión
e) Presupuestario
f) Informática.” (Muñiz, 2011, pág. 69)
2.2.1.4 CLASIFICACIÓN DEL CONTROL
DE ACUERDO CON QUIEN LO REALIZA Externo
Interno
DE ACUERDO CON SU NATURALEZA
De Legalidad
De Conveniencia
De Gestión
De Resultados
DE ACUERDO CON EL MOMENTO EN QUE
LO REALIZA
Previo
Posterior
Perceptivo
DE ACUERDO CON SU MAGNITUD
Total
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Estos tipos de control van en función de los recursos ya que la empresa con el fin de controlar
su actuación con relación a sus objetivos establece diferentes tipos de control, existen sin duda
muchos más controles dentro de la operación de la empresa pero se limita a los controles más
relevantes.
2.2.2 CONTROL INTERNO.- 2.2.2.1 Definición.-
Según (Vázquez, Jorge Rubén; Caniggia, Norberto, 2006) define al Control Interno como una
expresión que describe las medidas tomadas por la máxima autoridad para controlar a los
funcionarios; pero (Martínez, 2010) dice que el Control Interno es el conjunto de planes,
métodos y procedimientos adoptados con el fin de asegurar que los activos estén debidamente
protegidos.
Por lo que expreso que el Control Interno es un proceso ejecutado por la máxima autoridad,
diseñado para proveer seguridad razonable en relación con el logro de los objetivos de la
organización, evitando peligros no reconocidos y sorpresas a lo largo del camino.
2.2.2.2 Naturaleza del Control Interno.-
“La idea general del Control es que ésta forma parte de la teoría de la Administración,
definiéndose a esta como el manejo o gobierno de hechos, cosas y dirección de individuos,
derivándose de esta manera el Control Interno.” (Valdez, 2010, pág. 6)
Por lo tanto la naturaleza del control refiere al proceso por el cual una organización influencia
a sus subunidades y miembros para comportarse de las maneras que conducen al logro de los
10 2.2.2.3 Origen del Control Interno.-
“El origen del Control Interno suele ubicarse en el tiempo aproximadamente a fines del siglo
XIX cuando los hombres de negocios se preocuparon por formar y establecer sistemas
adecuados para la protección de sus intereses, como consecuencia del notable aumento de la
producción, los propietarios de los negocios se vieron imposibilitados de continuar atendiendo
personalmente los problemas productivos, comerciales y administrativos, viéndose forzados a
delegar funciones dentro de la organización, conjuntamente con la creación de sistemas y
procedimientos que previeran o disminuyeran fraudes o errores; debido a ello comenzó a
hacerse sentir la necesidad de llevar a cabo un control sobre la gestión de los negocios.”
(Llanes Montes, Manual de Control Interno, 2008, pág. 15)
En consecuencia, desde tiempos remotos el ser humano ha tenido la necesidad de control, los
cuales empezaron con cuentas simples con los dedos de las manos, los pies y piedras, puesto
que en todas las actividades que las personas de las comunidades realizaba estaba presente el
control, hasta llegar al desarrollo de verdaderos sistemas o que es hoy en l actualidad.
2.2.2.4 Diagnóstico del Control Interno.-
“El diagnóstico del Control Interno sirve para resolver preguntas, tales como: ¿Qué problemas
tenemos?, ¿Cómo van las cosas?, ¿Qué decisiones se van a tomar? y ¿Qué está pasando?”
(Maldonado E., Control Interno para Administradores Principiantes, 2006, pág. 34)
El diagnóstico precisa cómo está el Control Interno en un momento determinado en un área,
un proceso o una operación, mismo que es de vital importancia realizarlo, puesto que por
medio de este diagnóstico se detectarán los puntos críticos y más relevantes que tienen la
11 2.2.2.5 Alcance del Control Interno.-
“El alcance del Control Interno está dado por todo el ámbito de la empresa y los problemas
que se generan al controlar las actividades que tienen origen en los distintos sectores de la
Organización, según las tareas que éstos desarrollan.” (Cano P., 2009, pág. 46)
Por lo tanto ayuda a la prevención de eventos indeseables como riesgos e incumplimiento de
responsabilidades de los factores humanos, más no asegurar el éxito empresarial, ya que el
control ayuda al cumplimiento de metas organizacionales en todos sus niveles.
2.2.2.6 Objetivos del Control Interno.-
a) “Proteger a la empresa en contra del inadecuado uso de los activos.
b) Preservar los activos disponibles del ente.
c) Asegurar la veracidad y la confidencialidad de la información financiera u operativa.
d) Valuar la eficiencia de las operaciones.” (Vera & Jimenez, 2010, pág. 137)
Por consiguiente, los objetivos del control interno tienen el propósito fundamental de
salvaguardar los recursos que dispone la Empresa contra cualquier incoherencia e
incompatibilidad que pudiera existir en el manejo de los activos, pasivos y registros de
información financiera.
2.2.2.7 Finalidad del Control Interno.-
“El Control Interno tiene como finalidad comprobar si la organización encuentra, cumple o
12
Por consecuencia, con el Control Interno se evitan pérdidas económicas, fraudes e
ineficiencias, puesto que promueve confiabilidad y exactitud en los informes administrativos
y controles y por ende apoya a medir el cumplimiento de la organización cerciorándose así de
haber una agresión a las políticas generales.
2.2.2.8 Importancia del Control Interno.-
“El Control Interno es importante ya que facilita efectividad y eficiencia en las operaciones,
asegura la confiabilidad del proceso de representación de reportes internos y externos y ayuda
al cumplimiento de las leyes y regulaciones.” (Prieto, 2010, pág. 19)
Por esta razón el Control Interno es importante porque es un proceso, medio o herramienta
aplicada en la ejecución de operaciones para apoyar la consecución de objetivos
organizacionales, donde además integran actividades operativas de la misma mientras, resalta
la responsabilidad de un ente como uno de los factores claves para el gobierno y dirección
corporativa de las organizaciones.
2.2.2.9 Características del Control Interno.-
a) “El Control Interno es inherente al desarrollo de las actividades de la organización.
b)Debe diseñarse para prevenir errores y fraudes.
c) No mide desviaciones, permite identificarlas.
d)Su ausencia es una de las causas de las desviaciones.
e) Los mecanismos de control se deben encontrar en la redacción de todas las normas de la
13
Para que el control en las empresas sea verdaderamente efectivo, es de vital importancia
considerar algunas de sus características fundamentales al momento de establecerlo, ya que de
esta manera facilitará a la consecución de objetivos en una o más áreas u operaciones de la
empresa.
2.2.2.10 Principios del Control Interno.-
a) “Igualdad
b)Moralidad
c) Eficiencia
d)Economía
e) Celeridad
f) Imparcialidad
g) Publicidad
h)Valoración.” (Bacón A., 2010, pág. 25)
El Control Interno es un medio no un fin, es un proceso desarrollado por el personal de la
empresa y no puede ser considerado infalible, ofreciendo solamente una seguridad razonable;
Por lo tanto no es posible establecer una receta universal de control interno que sea aplicable a
todas las empresas existentes; sin embargo es posible establecer algunos principios generales
ya que así se puede reforzar al Control Interno.
2.2.2.11 Componentes del Control Interno.-
a) “Ambiente de Control
b)Evaluación de Riesgos
14
d)Información y Comunicación
e) Supervisión y Seguimiento” (Estupiñan Gaitán, Control Interno y Fraudes, 2006, pág. 26)
Estos cinco componentes se relacionan entre sí y son inherentes al estilo de Gestión de la
Empresa, ya que estos componentes son el cuerpo del Sistema y existen por las funciones que
desarrollan cada uno de ellos, proporcionando un grado o de seguridad razonable en cuanto a
la consecución de los objetivos.
2.2.2.12 Ventajas del Control
Interno.-a) “El Control Interno puede ayudar a que una entidad consiga sus objetivos de rentabilidad y
rendimiento y prevenir perdida de recursos.
b)Puede ayudar a la obtención de información financiera fiable.
c) Puede reforzar la confianza en que la empresa cumple con las leyes y normas aplicables.
d)Brinda mejores resultados en las operaciones. ” (Dr. CPA. Lara V., 2008, pág. 55)
El Control Interno es una parte fundamental dentro de toda empresa, por ende, es necesario
conocer las ventajas que el mismo brinda, puesto que a través de estas se determinarán
mejoras continuas en logro de los objetivos de la empresa y se corregirán las desviaciones que
puedan suceder.
2.2.2.13 Desventajas del Control Interno.-
a) “El Control Interno no puede hacer que un gerente intrínsecamente malo se convierta en un
buen gerente.
b)Un Sistema de Control Interno no puede, no importa lo bien concebido que esté y lo bien
15
dirección y al consejo e cuanto a la consecución de los objetivos de la entidad.” (Rincón &
Villareal, 2010, pág. 56)
El Control Interno también tiene sus desventajas, mismas que se tomarán en cuenta en todos
los alcances del mismo, ya que este no asegura el éxito de una empresa y no lo puede hacer ni
estar a cargo del control una misma persona.
2.2.2.14 Limitaciones del Control Interno.-
a) “El requisito usual de la administración de que un control es eficiente en relación a su
costo; es decir, que el costo de un procedimiento de control no sea desproporcionado a la
pérdida potencial debida a fraudes o errores.
b)El hecho de que la mayoría de los controles tiendan a ser dirigidos a tipos de operaciones
esperadas y no a operaciones poco usuales.
c) El error humano potencial debido a descuido, distracción, errores de oficio o comprensión
equivocada de instrucciones.
d)La posibilidad de burlar los controles por medio de la colusión con partes externas a la
entidad o con empleados de la misma.” (Maldonado E., Auditoría de Gestión, 2008, págs.
45-46)
Por lo tanto, las limitaciones del Control Interno representan obstáculos empresariales que de
alguna forma impide que se efectúen el seguimiento adecuado de las actividades, debido a la
falta de compromiso y responsabilidad del personal encargado de las operaciones propias de
16 2.2.2.15 Elementos del Control Interno.-
a) “Plan de Organización
b)Sistema de Autorización y Procedimientos
c) Prácticas sanas o cumplimientos de los Planes de acción
d)Personal adecuadoo dotación de personal.” (Cheng Vargas, 2009, págs. 64-65)
Para que la Administración pueda lograr los objetivos de Control Interno de la entidad, es
necesario aplicar los diferentes elementos del control, mismos que generan efectividad,
eficacia y eficiencia de las operaciones de una empresa.
GRÁFICO Nº 1
Fuente: (Koontz & Weihrich, 2007, pág. 46)
Elaborado Por: Autor
2.2.2.16 Efectividad del Control Interno
Depende del funcionamiento efectivo de todos los componentes para proveer certeza razonable sobre el logro de una o más de las tres categorías de objetivo.
Alcance o logro de los objetivos de las
operaciones.
Información confiable y útil.
Cumplimiento de leyes y regulaciones. Aplicaciones.
17 2.2.2.17 Responsabilidad del Control Interno.-
“El Control Interno es fundamentalmente una responsabilidad Gerencial, desarrollada en
forma autónoma que, para que rinda verdaderos frutos, debe ajustarse a las necesidades y
requerimientos de cada organización. La responsabilidad por las actuaciones recae en el
Gerente y sus funcionarios delegados.” (Ortíz O., 2008, pág. 90)
Todos los empleados son responsables, en mayor o menor grado del Control Interno de una
empresa, sin embargo la responsabilidad en todo lo referente al Control Interno la deben tener
los ejecutivos que obstentan el mayor nivel de autoridad. Es necesario añadir que todos los
empleados en todos los niveles deben saber, conocer y aplicar el autocontrol como la última
pieza creada para fortalecer el Sistema de Control Interno.
2.2.2.18 Control Interno y Corrupción.-
“Se toma en cuenta los siguiente aspectos como corrupción:
a) Hay un costo por operar con prácticas corruptas.
b)Genera un “gasto extra” no presupuestado en las estructuras de costo.
c) Hay una pérdida de transparencia de los negocios.” (Thornton, Guía de Control Interno,
2006, pág. 122)
El Control Interno toma en cuenta el tema de la corrupción ya que se transformó en una
cuestión estratégica que afecta la competitividad de las empresas en el ámbito local y mundial
a la cual se deben aplicar sanciones ya que estos aspectos desmejoran la imagen de la
18 2.2.2.19 Control Interno y Fraude.-
Se consideran como fraudes los siguientes aspectos:
a) “Desfalcos
b)Pagos Indebidos
c) Violación de las Leyes
d)Fraudes provocados por el nivel superior.” (Thornton, Guía de Control Interno, 2006, pág.
125)
El Control Interno ayuda a eliminar el fraude que son acciones deshonestas e intencionadas
que ejecutan funcionarios que están vinculadas con la empresa, con el claro objetivo de lograr
un beneficio propio, puesto que así se tomarán medidas correctivas para evitar este tipo de
acción como es el fraude entre otros.
2.2.2.20 Matriz de Control Interno.-
“Es una forma de pensar, planificar, delegar, adoptar decisiones y resolver problemas y de ver
la organización en su totalidad; es decir, es una manera de planificar por cuanto los
funcionarios de la organización establecen cantidad de controles a ejecutar por período de
tiempo, con qué elementos o recursos se van a contar, qué cuestionarios se han de utilizar y
quiénes los elaborarán.” (De La Peña Gutiérrez, 2009, pág. 148)
El pilar fundamental del Control Interno es la Matriz, la misma que sirve de herramienta para
suprimir o disminuir significativamente la multitud de riesgos a las cuales se hallan afectados
los diferentes tipos de organizaciones sean estos públicos o privados, con o sin fines de lucro,
cabe recalcar que lo más importante de la matriz de Control Interno es que ayuda a adoptar
19 2.2.2.21 Comité de Control Interno.-
“En cada entidad debe constituirse un Comité de Control Interno integrado, al menos, por un
dirigente del máximo nivel y el auditor interno titular, siempre que las condiciones lo
permitan.” (Yolima, 2005, pág. 365)
Es relevante que el Control Interno mantenga un Comité, ya que de esta manera se podrá
tomar decisiones más oportunas destinadas sólo al campo de control, en toda organización
existe un grupo de personas que integran un comité en beneficio de la empresa.
2.2.2.21.1 Objetivo del Comité de Control Interno.-
“El objetivo del Comité de Control Interno es la vigilancia del adecuado funcionamiento del
Sistema de Control Interno y su mejoramiento continuo.” (Yolima, 2005, pág. 366)
Es un pilar fundamental, porque el Comité no sólo corrige errores, sino que también vigila
para que todos los procesos de la empresa sean efectuados de excelente manera.
2.2.2.22 Métodos para la Evaluación del Control Interno.-
a) COSO I: Creado en 1992, mismo que cuenta con cinco componentes interrelacionados, basándose en los niveles de efectividad en todas las áreas empresariales.
b) El E.R.M. COSO II: Método lanzado en el 2004 que comprende de ocho elementos, donde los mismos aplican estrategias a través del emprendimiento para identificar eventos
20
c) MICIL: Este método fue creado en el 1987, donde el mismo está basado en estándares de Control Interno para las pequeñas, medianas y grandes empresas desarrollado en el
informe COSO.
d) CORRE: Método lanzado en el 2004, donde desarrolla el estudio a través de los ocho elementos implementados en el COSO II, mismo que evalúa la calidad del Control Interno
implantado en una Organización.
e) IT GOBERNACE INSTITUTE COBIT: Método lanzado en 1996, mismo que
consolida y amortiza estándares de fuentes globales en un recurso crítico, donde es
aplicado a través guías de auditorías. Este modelo se enfatiza a las tecnologías de
información.
Los métodos de evaluación mencionados cuentan con metodologías, procedimientos que están
acorde a las necesidades actuales de las empresas, donde el conjunto de cambios estructurales,
organizacionales y criterios, denotan la importancia del examen sinérgico empresarial. Por
ende los objetivos de estos métodos están basados a la precaución, control y salvaguarda de
21
CUADRO Nº 2
2.2.2.22.1 Componentes de los Métodos de Evaluación del Control Interno
COMPONENTES E.R.M COSO II CORRE MICIL
AMBIENTE
INTERNO
Es el Pilar sobre los demás componentes, creando disciplina y organización
empresarial,
determinando estrategias, objeticos y actividades del negocio. Éste elemento también considera aspectos como: aplicación de valores éticos, competencia, desarrollo del personal y estilo de administrar.
Es una base para los demás componentes, donde aporta disciplina y estructura. Éste componente abarca un conjunto de aspectos como: integridad y valores éticos, filosofía, estilo de la dirección, estructura organizativa, autoridad, compromisos, gestión de talento humano y transparencia; todos ellos cuentan con pautas para la evaluación.
Éste elemento marca las pautas del comportamiento y desempeño de una organización en cuanto a la administración del personal.
ESTABLECIMIENTO
DE OBJETIVOS
Dentro del contexto de la misión y visión selecciona estrategias y establece objetivos relacionados con la estrategia misma.
En éste establece objetivos estratégicos relacionándolos con acciones y componentes del método.
IDENTIFICACIÓN
DE EVENTOS
La alta gerencia reconoce que existe incertidumbre, ya que depende de factores internos o externos, donde existen metodologías como análisis DAFO o PETS, e inclusive matrices de conocimiento de negocios e identificación de riesgos.
Evalúa en todos los niveles generando pautas en cada subcomponente, favoreciendo la identificación e identificación de sucesos indeseables para una organización.
EVALUACIÓN DEL
RIESGO
La gerencia valora los eventos bajo las perspectivas de probabilidad e impacto, donde existen metodologías que tienen una combinación de técnicas cualitativas como: riesgo país, imagen y desastres naturales. Mientras las técnicas cuantitativas están: riesgo de crédito, regulatorio, operación, y liquidez.
Examinan los eventos e impacto de éstos, a través de metodologías, recursos, documentación, y transparencia en todos los niveles organizacionales para minimizar riesgos.
Se considera aspectos como: Objetivos organizacionales,
22
CUADRO Nº 3
2.2.2.22.1 Componentes de los Métodos de Evaluación del Control Interno “Continuación”
Fuente: (Estupiñan, Control Interno y Fraudes con base a los ciclos transaccionales. Análisis del Infrome COSO
I y II, 2008, pág. 250), (MICIL, 2008, pág. 205), (CORRE, 2008, pág. 155)
Elaborado Por: Alexandra P.
El estudio del Control de los Recursos y Riesgos Ecuador, enfoca la importancia del Control
Interno hacia la Gestión de Riesgos, acorde a la realidad de las Empresas del Ecuador; en el
cual se orienta la eficiencia, transparencia y logro de objetivos empresariales. Por ende todos
los elementos o componentes de cada método de evaluación a una Empresa están
COMPONENTES E.R.M COSO II CORRE MICIL
RESPUESTA A LOS
RIESGOS
Identifica y evalúa posibles respuestas sobre riesgos, y considera el efecto o impacto reportado.
Éste elemento enfatiza a las decisiones, confiabilidad de metodologías, calidad de evidencia, grados de participación de las personas y comunicación.
ACTIVIDADES DE
CONTROL
Este elemento hace énfasis a políticas y procedimientos
implantados en base al logro de objetivos, considerando controles generales y de aplicación.
Evalúa el apoyo del diseño y controles en función del riesgo, procesos, revisión del costo beneficio y calidad de los sistemas de información y comunicación.
Se refiere a las políticas y procedimientos aplicados en un ente, mismos que ayudad a prevenir riesgos.
ACTIVIDADES DE
MONITOREO
Proceso que valora la presencia y funcionamiento de los componentes como también la calidad del desempeño, mediante evaluaciones separadas como: obtención de evidencia, comunicación externas e internas, comparaciones
periódicas, cumplimiento del personal sobre las normas y principios implementados y otros.
Revisa actividades amparadas a la idoneidad políticas y procedimientos, grados de análisis, suministro de información, revisión de sistemas de información y atención que brinda los diferentes niveles directivos.
23
direccionados a control y verificación del conjunto de actividades económicas, sociales,
políticas de un ente, para la identificación de los niveles de riesgos que ocurren en la misma.
2.2.3 SISTEMA.-
“Conjunto de elementos con relaciones de interacción e interdependencia que le confieren
entidad propia al formar un todo unificado.” (Cook & Winkle, 2009, pág. 6)
En todos los ámbitos de aplicación el sistema es fundamental, ya que es un conjunto de partes
o elementos organizados y relacionados que interactúan entre sí para lograr un objetivo, los
mismos que reciben datos y proveen información, tomando en cuenta que existen diferentes
tipos de sistemas, mismos que ayudan al mejoramiento de las diferentes operaciones de una
empresa u organización.
GRÁFICO Nº 2
2.2.3.1 Elementos de un Sistema
Fuente: (Stalling, 2005, pág. 3)
Elaborado Por: Autor
El sistema independientemente al área o disciplina económica-social aplicativa, intervienen
elementos, factores y herramientas que están inmersas en los procesos, actividades y tareas,
las cuales integradas entre sí, conforman el llamado “sistema”, mismo que comprende de una
estructura constituida sistemáticamente para lograr los fines o fin.
24 2.2.3.2 Objetivo del Sistema.-
“Conocer el ente para programar más detalladamente su labor, y concentrar su esfuerzo en
puntos determinados de acuerdo con su importancia.” (Stalling, 2005, pág. 4)
El sistema ayuda a mitigar los procesos y procedimientos efectuados dentro de una empresa,
puesto que para lograr un sistema adecuado es necesario seguir un procedimiento el mismo
que conforma el sistema que se va a aplicar.
2.2.3.3 Proceso.-
“Es el conjunto de acciones o actividades sistematizadas que se realizan o tienen lugar con
un fin.” (Hernández, 2010, pág. 237)
En la actualidad el proceso forma parte de todas las actividades realizadas en nuestro diario
vivir, ya que es una forma sistemática de hacer cosas, es decir, que las actividades se
relacionan mutuamente e interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en
resultados hasta llegar a un fin determinado.
CUADRO Nº 3
Fuente: (Pérez, 2010, pág. 165)
Elaborado Por: Autor
2.2.3.3.1 Elementos de un Proceso
Entradas / IMPUT
Productos
Recursos / Factores
Secuencia de Actividades
Gestión
25
Las entradas son productos con características objetivas, que provienen de un suministrador o
recurso interno o externo, este elemento justifica la ejecución sistemática del proceso. La
secuencia de actividades precisa los medios y recursos con determinados requisitos y la salida
va dirigida a la entrada de otro proceso empresarial
2.2.3.4 Procedimiento.-
“Es el conjunto de procesos; es decir es la acción de proceder o el método de ejecutar alguna
cosa, en sí se trata de una serie común de pasos definidos, que permiten realizar un trabajo de
forma correcta.” (Nazate, 2010, pág. 8)
El procedimiento hace referencia a la acción que consiste en proceder de una forma
determinada, inoculando a un método o a una manera de ejecutar algo que sea definitivo para
la empresa, logrando de esta manera excelentes resultados.
2.2.3.5 Flujograma.-
“Es aquel que representa gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo
tipo, por medio de símbolos, en sí es una secuencia de actividades de un proceso.”
(Fernández, 2008, pág. 75)
De esta manera los diagramas de flujo son herramientas indispensables para los procesos de
una empresa, ya que en su elaboración es importante establecer los códigos de las distintas
figuras que formaran parte de la narración gráfica de las operaciones, puesto que existe
abundante literatura sobre cómo prepararlos y que simbología se debe utilizar. Esto equivale a
decir que, antes que la lectura de cualquier diagrama de flujo es imprescindible contar con una
26 2.2.3.6 Sistema de Control Interno.-
Según (Rusenas, 2009) dice que el Sistema de Control Interno es aquel que controla y
supervisa las actividades que conforman las operaciones; en cambio (Mantilla Blanco, 2009)
menciona al Sistema de Control Interno como un mecanismo de apoyo gerencial orientado
hacia una meta o fin.
Por lo que considero que el Sistema de Control Interno es aquel que comprende políticas,
procesos y procedimientos que facilitan la operación efectiva y eficiente para el logro de los
objetivos de la compañía.
2.2.3.6.1 Sistema de Control Interno Eficiente.-
“Un Sistema de Control Interno eficiente sólo podrá establecerse en una empresa que se
encuentre correctamente organizada, entendiéndose que organización es la estructura interna
del ente, y además el ordenamiento lógico de los elementos o componentes que la integra, de
forma tal que cumpla con los objetivos, políticas y fines para los cuales dicha empresa fue
creada.” (Estupiñan, 2006, pág. 78)
Por lo tanto, el Sistema de Control Interno es un conjunto de fundamentos e instructivos de
Gestión que garantiza el desempeño empresarial en todos los niveles departamentales, esto lo
hace ser eficiente, con el fin de obtener resultados favorables y realizar correctivos a través de
la toma de decisiones.
2.2.3.6.2 Finalidad del Sistema de Control Interno.-
“El Sistema de Control Interno tiene como finalidad ser lo suficientemente fuerte para
27
irregularidades los fraudes y los actos corruptos que se producen en la organización.” (Taylor,
Donald H.; C. Glezen , William;, 2010, pág. 215)
2.2.3.6.3 Función del Sistema de Control Interno.-
“El Sistema de Control Interno tiene como función encargarse de revisar, examinar, analizar y
posteriormente evaluar el comportamiento de la organización y, por último, recomendar o
sugerir mejoras al mismo.” (Taylor, Donald H.; C. Glezen , William;, 2010, pág. 216)
Todo Sistema de control interno tiene unas limitaciones, ya que siempre existen la posibilidad
de que al aplicar procedimientos de control surjan errores por una mala comprensión de las
instrucciones, de esta manera el Sistema de Control Interno evalúa y analiza todos los datos
de la empresa para que así de pueda llegar a un determinado fin de mejora.
2.2.3.6.4 Importancia del Sistema de Control Interno.-
“El Sistema de Control Interno es importante porque provee una garantía razonable del logro
de los objetivos y las metas organizacionales.” (Gonzáles Aguilar, Araceli; Cabrale Serrana,
Damaris;, 2010, pág. 95)
Es importante porque mitiga aquellos riegos que puedan atentar en un momento determinado,
y logra que las operaciones se lleven a cabo de forma eficaz, eficiente y económica.
2.2.3.6.5 Objetivo del Sistema de Control Interno.-
“El objetivo del Sistema de Control Interno es proveer una razonable seguridad de que el
patrimonio esté resguardado contra posibles pérdidas o disminuciones originadas por los usos
28
autorizadas y adecuadas o apropiadamente registradas para un logro eficiente de las metas de
la empresa.” (Gonzáles Aguilar, Araceli; Cabrale Serrana, Damaris;, 2010, pág. 100)
Con el Sistema de Control Interno en sí se logra identificar perfectamente procesos y
procedimientos, es por eso que el objetivo es la clave del sistema, ya que así se puede
determinar el porqué es tan importante que funcione adecuadamente en una entidad.
2.2.3.6.6 Características del Sistema de Control Interno.-
a) “El Sistema de Control Interno está conformado por los sistemas contables, financieros, de
planeación, de verificación, información y operacionales de la respectiva organización.
b)Corresponde a la máxima autoridad de la organización la responsabilidad de establecer,
mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno que debe adecuarse a la naturaleza,
la estructura, las características y la misión de la organización.
c) La Auditoría Interna es una medida de control y un elemento del Sistema de Control
Interno.” (Álvarez Fernández, 2007, pág. 345)
Estas características se deben aplicar debidamente a la empresa para que el control interno
funcione adecuadamente. Por lo tanto aunque los miembros de un ente sean familiares o no,
se tiene que dar propias responsabilidades empresariales al personal, para de esta forma
asignar tareas que vayan a favor del alcance de propósitos establecidos.
2.2.3.6.7 Elementos del Sistema de Control Interno.-
a) “Ambiente de Control
b)Sistemas de Contabilidad
