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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL Extensión Santo Domingo
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
CARRERA DE INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORÍA, CPA.
Tesis de grado previo a la obtención del título de: INGENIERA EN FINANZAS Y AUDITORÍA, CPA.
MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE INVENTARIOS EN EL ALMACÉN “ADRISSA”, SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS 2010.
Autor: GOMEZ VELOZ JESSICA GABRIELA
Director de Tesis:
DRA. CLEMENCIA CARRERA
ii
MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA INVENTARIOS EN EL ALMACÉN “ADRISSA”, SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS 2010.
Dra. Clemencia Carrera. DIRECTOR DE TESIS
APROBADO
Ing. Patricio Analuisa
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL
Msc. Marisol Angulo
MIEMBRO DEL TRIBUNAL
Msc. José Ibarra Proaño
MIEMBRO DEL TRIBUNAL
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Del contenido del presente trabajo se responsabiliza la autora
GOMEZ VELOZ JESSICA GABRIELA 172228627-3 Autor: GOMEZ VELOS JESSICA GABRIELA
Institución: UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL. Título de Tesis: MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL
ÁREA DE INVENTARIOS EN EL ALMACÉN “ADRISSA”, SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS 2010
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UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL Extensión Santo Domingo
INFORME DEL DIRECTOR DE TESIS
Santo Domingo, ,de del 2013.
Ingeniero
Patricio Analuisa
COORDINADOR DE LA CARRERA DE INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORÍA, CPA.
Estimado Ingeniero
Mediante el presente tengo a bien informar que en calidad de director de tesis del tema: MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA INVENTARIOS EN EL ALMACÉN “ADRISSA”, SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS 2010, propuesto por la Srta. GOMEZ VELOZ JESSICA GABRIELA, ha sido elaborado bajo mi supervisión y control, luego de haber sido concluido en todas sus partes por lo que autorizo su respectiva presentación.
Particular que comunico a usted para los fines pertinentes.
Atentamente,
v
DEDICATORIA
Mi tesis va dedicada en primer lugar Dios por estar ahí cada día
de mi vida, en segundo lugar mis padres que han hecho de mí una
persona llena de valores, sobretodo luchadora, a toda mi familia,
y amigos que han creído siempre en mi inteligencia y capacidad.
Gracias y mil gracias a todos ustedes por formar parte de mí.
vi
AGRADECIMIENTO
A Dios en primer lugar por darme la dicha de obtener este triunfo a mi madre
que es la persona que siempre esta a mi lado dando palabras de aliento para
seguir adelante, a mi director de tesis que me ayudo a culminar este trabajo que
con mucho sacrificio lo realice.
Muchas gracias a todas las personas que me han respaldado y ayudado a lo
largo de mi vida estudiantil. Muchas gracias y Dios los bendigan a cada uno de
ustedes.
Con cariño
vii
ÍNDICE DEL CONTENIDO
TEMA Pág.
Portada i Hoja de Sustentación y Aprobación de los integrantes del Tribunal ii Hoja de Responsabilidad del Autor iii Informe de Aprobación del Director de Tesis iv
Dedicatoria v
Agradecimiento vi
Índice vii
Resumen Ejecutivo xv
Executive Summary xvii
CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN
1.1 Antecedentes 1
1.2 Planteamiento del Problema 2
1.2.1 Diagnóstico 2
1.2.2 Pronóstico 2
1.2.3 Control del pronóstico 2
1.2.4 Formulación del Problema 3
1.2.5 Sistematización 3
1.2.6 Tema 3
1.3. Objetivos 4
1.3.1 Objetivo General 4
1.3.2 Objetivo Específicos 4
1.4. Justificación del Estudio 4
1.4.1 Justificación Teórica 4
1.4.2 Justificación Metodológica 5
viii
1.5. Hipótesis 5
1.6. Variables 5
1.6.1 Independiente 5
1.6.2 Dependientes 5
1.6. 3. Indicadores 6
1.6.3.1 Variable Independiente 6
1.6.3.2 Variable Dependiente 6
1.6.3.3 Matriz De Indicadores 6
CAPÍTULO II MARCO REFERENCIAL
2.1. Revisión de Literatura 7
2.1.1 Inventarios 7
2.1.2. Clases de Inventarios 8
2.1.2.1 “De acuerdo a las características de la empresa encontramos cinco
tipos de inventarios 8
2.1.2.2 Por su función los inventarios se detallan como siguen 14 2.1.2.3 Los inventarios se pueden clasificar por su condición durante el proceso 15
2.1.3. Sistemas de inventario 16
2.1.3.1 El Sistema de Inventario Perpetuo 16 2.1.3.2 El Sistema de Inventario Periódico 21 2.1.4. Métodos Para La Valoración De Inventarios 21 2.1.4.1 Valoración por identificación específica 21
2.1.4.2 Valoración a costo estándar 22
2.1.4.3Valoración a precio de costo 22
2.1.4.4. Métodos Para La Fijación Del Costo 22
2.1.4.4.1 Método del promedio ponderado 22
2.1.4.4.2 Método PEPS o FIFO 23
2.1.5. Costos de inventarios 23
2.1.5.1 Costos de Almacenamiento 25
ix
2.1.6.1 Modelo de Inventario Generalizado 28
2.1.6.2 Modelos Deterministas 30
2.1.7. Control interno 33
2.1.7.1 Control Interno Sobre Inventarios 34
2.1.8. Que es un FODA 36
2.1.9. Diagrama de espina de pescado 37
2.1.9.1 Definición 37
2.2.Marco Conceptual 38
2.2.1 Definición de términos conceptuales 38
2.2.2 Marco Temporal / Espacial 40
CAPÍTULO III SITUACIÓN ACTUAL
3.1 Situación Actual De La Empresa 41
3.2 FODA 41
3.3. Aspectos metodológicos del Estudio 42
3.3.1 Método de Observación Científica 42
3.3.2 Método Deductivo e Inductivo 42
3.3.3 Método de Análisis y Síntesis 43
3.4 Fuentes y técnicas de investigación 43
3.5 Técnicas e instrumentos 43
3.6. Población y Muestra 44
3.6.1 Población 44
3.6.2 Muestra 45
3.7 Análisis e interpretación de datos 47
3.8. Análisis de la Situación de la Empresa 63 3.8.1 Identificación de los Procesos que la Empresa posee 63
3.8.2. Evaluación de los Procesos 64
3.8.2.1 Diagrama de espina de Pescado 64
3.8.2.2 Selección de Procesos 66
x
3.8.2.4. Matriz Variable – Proceso 70
3.8.2.4.1 Conclusión del Diagrama y Matriz Variable – Proceso 71 3.8.2.4.2 Evaluación de los Procesos Críticos 71 3.9.3. Procesos Actual del Área de Inventarios 74
3.9.3.1 Proceso de Compra De Inventarios 74
3.9.3.2 Proceso Actual de Almacenamiento de Inventario 75 3.9.3.3 Proceso Actual de Salida o Despacho de Inventario 77
CAPÍTULO IV PROPUESTA
4.1 Introducción 79
4.2 Misión 79
4.3 Visión 79
4.4 Valores corporativos 80
4.5Estructura Organizacional 80
4.6Manual de funciones 82
4.7. Proceso del área de inventarios 89
4.7.1. Descripción de los Procesos del área de inventarios 89
4.7.1.1 Proceso de compra 89
4.7.1.2 Proceso de Almacenamiento 92
4.7.1.3 Proceso de Despacho de mercadería 96
4.8. Control Interno 99
4.8.1 Políticas para el área de inventarios 99
4.8.2 Ventajas que se pueden lograr con un adecuado control sobre
los inventarios 100
4.8.3 Planificación de control interno 100
4.8.4. Toma física 101
4.8.4.1 Normas para la toma física de inventario 102
4.8.5. Normas de control interno 103
xi
4.8.5.3 Normas para regular el proceso de Despacho y Salida 104
4.9 Indicadores de Gestión 104
4.10 Lote económico 107
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones 109
5.2 Recomendaciones 110
Bibliografía 111
Anexos 113
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Grafico N°1. ¿Porque usted compra en “ADRISSA”? 47 Grafico Nº2¿Cómo calificaría usted la atención que le proporciona ADRISSA? 48 Grafico Nº3 ¿El almacén “ADRISSA” le ofrece las marcas y productos
que usted necesita? 49
Grafico N°4 ¿Cómo conoció usted Adrissa? 50
Grafico N°5 ¿Ha encontrado todos los productos solicitados por usted? 51 Grafico N°6 ¿En el tiempo que tiene laborando en Adrissa a recibido capacitaciones
relacionadas a su cargo? 52
Grafico N°7 ¿Cree usted que el inventario establecido por el sistema
informático sea real? 53
Grafico N°8 ¿Cree usted que la mercadería en bodegas esta almacenada
ordenadamente? 54
Grafico N°9 ¿Cree usted que Adrissa tiene un control eficiente de inventarios? 55
Grafico N° 10 ¿Cree usted que la mercadería adquirida por Adrissa
es la necesaria para cubrir la demanda? 56
xii
Grafico N° 13 ¿Cuánto tiempo es proveedor de Adrissa? 59 Grafico N° 14 ¿Los productos que usted comercializa cuentan con garantía? 60 Grafico N° 15¿Ha recibido mercadería devuelta por problemas de mal
almacenamiento 61
Grafico N° 16 Identificación de los Procesos que la Empresa posee 64
Grafico N° 17 Matriz-FODA 70
Grafico N° 18 Evaluación de los Procesos Críticos 72 Grafico N° 19 Proceso actual de Compra de Inventarios 74 Grafico N° 20 Proceso Actual de Almacenamiento de Inventario 76 Grafico N°21 Proceso Actual de Salida o Despacho de Inventario 78
Grafico N° 22 Estructura Organizacional 81
Grafico N° 23 Perfil del Gerente 82
Grafico N° 24 Perfil del Contador 83
Grafico N° 25 Perfil del Asistente Contable 84
Grafico N° 26 Perfil del Cajera 85
Grafico N° 27 Perfil del Coordinador de Compras 86
Grafico N° 28 Perfil del Vendedor 87
Grafico N° 29 Perfil del Bodeguero 88
Grafico N° 30 Orden de Compra 90
Grafico N° 31 Proceso de Compra de Inventario 91 Grafico N° 32 Control de Entradas de la Mercadería 93 Grafico N° 33 Proceso de Almacenamiento de Inventario 95
Grafico N° 34 Nota de Salida 97
Grafico N° 35 Proceso de Salida o Despacho de Inventario 98
Grafico N° 36 Programa de Control Interno 101
Grafico N° 37 Análisis de Indicadores de Gestión 106
ÍNDICE DE TABLAS
xiii
Tabla Nº3 ¿El almacén “ADRISSA” le ofrece las marcas y productos
que usted necesita 53
Tabla N°4 ¿Cómo conoció usted Adrissa? 54
Tabla N°5 ¿Ha encontrado todos los productos solicitados por usted? 55 Tabla N°6 ¿En el tiempo que tiene laborando en Adrissa a recibido capacitaciones
relacionadas a su cargo? 56
Tabla N°7 ¿Cree usted que el inventario establecido por el sistema
informático sea el real? 57
Tabla N°8 ¿Cree usted que la mercadería en bodegas esta almacenada
ordenadamente? 58
Tabla N°9 ¿Cree usted que Adrissa tiene un control eficiente de inventarios? 59 Tabla N° 10 ¿Cree usted que la mercadería adquirida por Adrissa es la
necesaria para cubrir la demanda? 60
Tabla N° 11 ¿Cada qué tiempo Adrissa se abastece de productos? 61 Tabla N° 12 ¿Su empresa cumple con las fechas de entrega de mercadería? 62 Tabla N° 13 ¿Cuánto tiempo es proveedor de Adrissa? 63 Tabla N° 14 ¿Los productos que usted comercializa cuentan con garantía? 64 Tabla N° 15¿Ha recibido mercadería devuelta por problemas de mal
almacenamiento? 65
ANEXOS
xiv
RESUMEN EJECUTIVO
El presente trabajo de investigación tiene como propósito elaborar un Manual de Control Interno para el área de inventarios en la empresa “Adrissa”, este se encuentra distribuido en cinco capítulos.
En el primer capítulo, se describe el problema de investigación, realizando una rápida descripción del tema de estudio, los antecedentes, su importancia, los objetivos, justificación para implementar un Manual de Control Interno y así mejorar la funcionalidad de las operaciones.
El segundo capítulo, trata la fundamentación científica del tema investigado mediante un análisis teórico de los diferentes autores, entre los temas que sustentan la propuesta están: concepto de inventarios, clases de inventario, sistemas de inventario, costos de inventario, modelos de inventario, definición de control interno, el control interno sobre inventarios
En el tercer capítulo, se da a conocer la situación actual de “Adrissa” la ubicación geográfica, las encuestas realizadas a los clientes, al personal de la empresa, a los proveedores y una entrevista que se le aplico a la propietaria de la empresa. Para proceder al rediseño de los procesos se identificó y evaluó los procesos mediante diagramas de pescado y flujo gramas y se realizó una Matriz FODA para conocer las deficiencias de los procesos.
xv
xvi
EXECUTIVE SUMMARY
This research aims to develop an Internal Control Manual for the area in the company inventory "Adrissa", this is divided into five chapters.
The first chapter describes the research problem, making a quick description of the subject of study, the history, importance, objectives, justification for implementing an Internal Control Manual and improve the functionality of the operations.
The second chapter addresses the scientific substantiation of the issue investigated by a theoretical analysis of the different authors, topics that support the proposal are: concept inventory, inventory classes, inventory systems, inventory costs, inventory models, definition internal control, internal control over inventories
In the third chapter, disclosed the current situation "Adrissa" the geographical location, customer surveys, company staff, suppliers and an interview that was applied to the owner of the company. To proceed with the redesign of processes are identified and evaluated through processes and flow diagrams fish programs and conducted a SWOT Matrix to meet the shortcomings of the process.
The fourth chapter contains the proposal for the creation of an Internal Control Manual, where reference is made to the mission, vision, core values, identification of critical processes where applied redesign for best results, also disclosed the functions of each process with their respective activities and responsibilities and adequate internal control to efficiently manage the processes of purchasing, receiving, storage, and output or with their respective office.
CAPÍTULO I
PLANTEAMIENTO, FORMULACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA
1.1.Antecedentes
La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa en, obtener utilidades.
Las utilidades de una empresa en gran parte depende de las Ventas, éste es el motor de toda organización, sin embargo, si el inventario no se controla con efectividad, las ventas no tendrá buenos resultados, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve. Entonces, sin inventarios, simplemente no hay ventas y no hay utilidades para la empresa.
El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en la micro y pequeña empresa en muy pocas veces han sido atendido, no existe registros fehacientes, un responsable de la custodia, políticas o sistemas que le ayuden a un mejor control de los inventarios.
En todos los negocios resulta de vital importancia el control de inventarios, ya que causa un fuerte impacto sobre las utilidades.
Actualmente la empresa “Adrissa” no cuenta con un control minucioso de sus inventarios por ello que se ha presentado varios problemas como la pérdida de inventario dentro de la empresa.
Al poner en funcionamiento el manual de control de inventarios se procederá a solucionar problemas de información, pérdida, económicos, que ayudará a tener un manejo contable eficiente y eficaz.
1.2.Planteamiento del Problema
1.2.1. Diagnóstico
Actualmente es de vital importancia que las empresas comerciales tengan un buen manejo del control interno de sus inventarios, para así lograr tener el control de las mercaderías y evitar fraudes o faltantes en sus inventarios, al existir faltantes de inventarios se obtendrá pérdidas tanto físicas como económicas, en si es necesario mantener un eficiente control de los inventarios.
1.2.2. Pronóstico
Si no se crea un manual de control interno para el área de inventarios en la empresa “Adrissa” existirá cada vez más errores de inventarios y poco a poco estos problemas harán que se cree dificultades más grandes como no saber cifras reales de inventarios y desconocer la verdadera situación financiera de la empresa.
1.2.3. Control del pronóstico
prevenir una escasez de inventarios y de esta manera el negocio genere rentabilidad y obtener los resultados deseados.
1.2.4. Formulación del Problema
¿SERA NECESARIO ESTABLECER UN MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA ADRISSA?
CAUSA: Falta de un manual de control interno
EFECTO: Deficiencia de control en el área de inventarios
1.2.5. Sistematización
¿Sera necesario conocer la situación financiera actual de la empresa “Adrissa”?
¿Será necesario conocer el método que se podría aplicar para el control de inventarios en la empresa “Adrissa”?
¿Sera necesario identificar los distintos sistemas de control de inventario?
¿Será necesario identificar los riesgos que pueden presentarse al adquirir el stock para el inventario de la empresa “Adrissa”?
¿Ayudará a solucionar problemas a través de la creación de un manual de control interno para el área de inventarios adecuado?
1.2.6. Tema:
1.3.Objetivos
1.3.1. Objetivo General
Realizar un manual de control interno dirigido al área de inventarios con el fin de lograr un manejo del movimiento contable y físico del inventario y así optimizar los recursos en la empresa “Adrissa” Santo Domingo de los Tsachilas 2010
1.3.2. Objetivos Específicos
Diagnosticar el estado actual de la información, económico-financiera de la empresa “Adrissa”.
Detallar los métodos y escoger el que se aplicará para el control o manejo de inventarios.
Analizar el F.O.D.A del inventario de “Adrissa”.
Realizar un manual de control interno dirigido al área de inventarios para lograr optimizar el flujo y reflujo del stock y así satisfacer las necesidades de la empresa “Adrissa”.
Proponer la aplicación del manual de control interno para inventarios realizado para la Empresa “Adrissa”.
1.4.Justificación
1.4.1. Justificación Teórica
1.4.2. Justificación Metodológica
En esta investigación se aplicó alternativas de solución que mejoran la situación actual
de la empresa, tales como la utilización de encuestas consultas, entre otros.
1.4.3. Justificación Práctica
El resultado de la investigación dio una solución a problemas de provisión de stock que por su aplicación permite mejorar la situación actual, además permite solucionar varios problemas como la disponibilidad de inventarios, reducción de pérdidas, etc.
Con la aplicación del manual de control interno en el área de inventario, permite obtener una reingeniería de procedimientos de provisión flujo, reflujo y control de los inventarios.
1.5. Hipótesis
Con la realización de un manual de control interno dirigida al área de inventarios en la empresa “Adrissa” logrará mejorar el manejo de información real y así optimizar los recursos económicos y humanos en la empresa; y rentabilidad de la misma.
1.6. Variables
1.6.1 Independientes
Manual de control interno para el área de inventarios de la empresa “Adrissa”
1.6.2 Dependientes
Mejor Control de Inventarios.
Evitar escases de inventario saldo crítico.
Optimizar recursos económicos y humanos
1.6. 3. Indicadores
1.6.3.1 Variable Independiente
Efectividad en la aplicación.
1.6.3.2 Variable Dependiente
Manual de control interno para inventarios
1.6.3.3 Matriz De Indicadores
VARIABLE
UNIDAD DE TÉCNICA DE TIEMPO DE
MEDIDA MEDIDA MEDIDA
Números Capacitación
Al inicio de la Control de
inventarios producción
Maximización de
Ingresos Dólar Control
Al inicio de la Operación.
Saldo Critico Porcentaje
Registros y Respaldos Optimización de
Porcentaje
CAPÍTULO II
MARCO DE REFERENCIA
2. Marco Teórico
2.1. Revisión de Literatura
2.1.1 Inventarios
“Un inventario representa la existencia de bienes muebles e inmuebles que tiene la empresa para comerciar con ellos, comprándolos y vendiéndolos tal cual o procesándolos primero antes de venderlos, en un período económico determinado. Deben aparecer en el grupo de Activo Circulante”1
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entre estas cuentas podemos nombrar las siguientes:
1
2.1.2 Clases de Inventarios
2.1.2.1 De acuerdo a las características de la empresa encontramos cinco tipos de inventarios.
Inventario de Mercancías:
“Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para la Venta. Las que tengan otras características y estén sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancías en camino (las que han sido compradas y no recibidas aún), las mercancías dadas en consignación o las mercancías pignoradas” 2
Aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes.
Inventario de Productos Terminados:
Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados.
Inventario de Productos en Proceso de Fabricación:
“Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificación se
2
hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.”3
Inventario de Materias Primas:
“Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todavía no han recibido procesamiento” 4
Se entiende que comprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración del producto.
Inventario Físico:
“Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias”5
Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo, del peso o a la medida real obtenidos.
Cálculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído. La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. La preparación de la realización del inventario físico consta de cuatro fases, a saber:
Manejo de inventarios (preparativos)
3
ABC de la contabilidad, Mc Gramly Hill 4
http://www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/fin/43/inventario.htm 5
Identificación Instrucción Adiestramiento
Inventario en Tránsito:
Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro. “Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una función útil para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte.”6
Por lo tanto se puede decir que es un inventario que se traslada de un lugar a otro que se puede dar movimientos lentos o sobre grandes distancias y al momento de traslado la mercadería no tiene función útil para el cliente por el tiempo que se lleva en el transporte. También se refiere a que son artículos que se han pedido pero que no se han recibido todavía.
Inventario en Consignación:
“Es aquella mercadería que se entrega para ser vendida pero él título de propiedad lo conserva el vendedor.”7
Es el inventario que se a entregado a los clientes bajo el acuerdo de la devolución en caso de no realiza la venta.
6
Inventario Agregado:
Según el inventario agregado se dice: “Es la clasificación que se hace de los materiales que se necesitan de acuerdo a su importancia y costo para disminuir un posible impacto”.8
Se aplica cuando al administrar las existencias de un único artículo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administración del inventario, los artículos se agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificación de materiales de acuerdo a su importancia económica, etc.
Inventario en Cuarentena:
“Es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestibles u otros.”9
Inventario de Previsión:
“Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.”10
Es decir es aquel inventario que las empresas poseen con anticipación, con el fin de satisfacer a la demanda. Este inventario de previsión se acumula cuando una empresa produce más de los requerimientos inmediatos durante los periodos de demanda baja para satisfacerlas de demanda alta.
8
http://www.monografias.com/trabajos65/inventarios/inventarios2.shtml 9
Tipos de inventarios, monografias.com
Inventario de Fluctuación:
Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de producción no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos inventarios pueden incluirse en un plan de producción de manera que los niveles de producción no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda.
Inventario de Anticipación:
Son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a programas de promoción comercial o a un periodo de cierre de planta. Básicamente los inventarios de anticipación almacenan horas-trabajo y horas-máquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de producción.
Inventario de Lote o de tamaño de lote:
Estos son inventarios que se piden en tamaño de lote porque es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. Por ejemplo, puede ser más económico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir en grandes lotes.
Para reducir costos de alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los artículos adquiridos.
Inventario Estaciónales:
operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente”11
Inventario Intermitente:
Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo contable.
Inventario Permanente:
Método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks.
Inventario Cíclico:
Son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de operar según tamaños de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar inventarios de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema.
Inventario de Suministros de Fábrica:
“Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.).”12
11
http://www.monografias.com/trabajos65/inventarios/inventarios2.shtml 12
2.1.2.2 Por su función los inventarios se detallan como siguen:
Inventarios de fluctuación: Estos inventarios se llevan porque la cantidad y ritmo de las ventas y de producción no pueden predecirse con exactitud. Los pedidos pueden promediar 100 unidades por semana para un artículo dado. Pero ay semanas en que las ventas sean elevadas como 300 ó 400 unidades el material puede recibirse en stock normalmente tres semanas después de que fue solicitado a la fábrica, pero ocasionalmente puede llevar 6 semanas después de que se solicito. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden componerse con los stocks de reserva o stocks de seguridad, nombres usuales para los inventarios de fluctuación. Los inventarios de fluctuación existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo en estos centros no puede equilibrarse completamente. Los inventarios de fluctuación, llamados stocks de estabilización pueden incluirse en el plan de producción de manera que los niveles de producción no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda.
Inventarios de anticipación: estos son inventarios hechos con anticipación a las épocas de mayor venta, a programas de promoción comercial o a un periodo de cierre de la planta. “Básicamente, los inventarios de anticipación almacenan horas-trabajo y horas-máquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de producción”13
Inventario de tamaño de lote: con frecuencia es imposible o impráctico fabricar o comprar artículos en las mismas cuotas que se venderán. Por lo tanto, los productos se consiguen en mayores cantidades a las que se necesitan en el momento; El inventario resultante es el inventario de tamaño de lote. El tiempo de arreglo es menos importante en la determinación de dicho inventario.
Inventarios de transportación: Estos existen porque el material debe moverse de un lugar a otro. El inventario depositado en un camión y que se va ha entregar a un almacén puede estar en camino a 10 días. Mientras el inventario se encuentra en
13
camino, no puede tener una función útil para las plantas o los clientes: exclusivamente por el tiempo de transporte.
Inventario de protección o especulativo: Las compañías que utilizan grandes cantidades de minerales básicos (como el carbono mineral, el petróleo o el cemento) o mercadería (como la lana, los granos o productos animales) que se caracterizan por fluctuar en sus precios pueden obtener ahorros significativos comprando grandes cantidades de producto llamadas inventarios de protección, cuando los precios están bajos. La adquisición de productos extras a un precio reducido, esto afecta directamente los costos de producción, estas transacciones son buenas ya que al no subir el precio final del producto cuando los precios suben hacen que tengamos un mayor mercado y esto es algo parecido a lo que pasa cuando los precios fluctúan.
2.1.2.3 Los inventarios se pueden clasificar por su condición durante el proceso
Tamaño de lote: su función es desacoplar las operaciones de fabricación, sus beneficios son descuentos en la compra; preparación de equipo y maquinaria, flete, manejo de materiales, gastos de papeleo y de inspección, etc. Reducidos
Fluctuación de la demanda: su función es como se dijo anterior mente equilibrar la empresa aun cuando la demanda fluctué demasiado, los beneficios son muchos por ejemplo menos fletes, más ventas, mejor servicio, etc.
Fluctuación de la entrada: ayuda a no dejar de producir en épocas en que escasea la materia prima, beneficiando en evitar tiempos muertos y tiempos extras, mala calidad por materiales sustitutos.
2.1.3. Sistemas de inventario
2.1.3.1 El Sistema de Inventario Perpetuo:
“En el sistema de Inventario Perpetuo, el negocio mantiene un registro continuo para cada artículo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente”14. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario.
“El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.” 15
Cuentas que se emplean en el procedimiento de inventarios perpetuos
Las cuentas que se emplean en este procedimiento para registrar las operaciones de mercancías son las siguientes:
1.- Inventario 2.- Costo de ventas 3.- Ventas
14
FINNEY, Miller .Curso de Contabilidad Intermedia, tomo II.Pag.225 15
Ventajas del procedimiento de inventarios perpetuos
a) Se puede conocer en cualquier momento el valor del inventario final sin necesidad de practicar inventarios físicos.
b) No es necesario cerrar el negocio para determinar el inventario final de mercancías, puesto que existe una cuenta que controla las existencias.
c) Se pueden descubrir los extravíos, robos o errores ocurridos en el manejo de las mercancías, puesto que se sabe con exactitud el valor de las mercancías que debiera haber.
d) Se puede conocer en cualquier momento el valor del costo de lo vendido.
e) Se puede conocer en cualquier momento el valor de la utilidad o de la pérdida bruta
Las cuentas que integran el procedimiento de inventarios perpetuos son las siguientes:
INVENTARIOS
D E B E H A B E R Se carga: Se abona:
1- Del valor del inventario inicial 1.-Del valor de las ventas (a precio
de costo) 2.- Del valor de las compras 2.- Del valor de las dev sobre compras.
3.- Del valor de gastos de compra 3.- Del valor de rebajas sobre compras. 4.- Del valor de las devoluciones
sobre ventas (a precio de costo).
SALDO DEUDOR:
Representa el valor de la mercancía Existente en el almacén.
COSTO DE VENTAS
D E B E H A B E R Se carga: Se abona:
Del valor de las ventas (a precio Del valor de las devoluciones sobre de costo). Ventas (a precio de costo).
SALDO DEUDOR:
Representa el importe del costo de las mercancías vendidas.
3.- Ventas. Es cuenta de mercancías, se maneja a precio de venta; su saldo es acreedor y expresa las ventas netas, sin embargo, al terminar el ejercicio, cuando recibe el traspaso del costo de lo vendido, se convierte en cuenta de resultados, pues su saldo expresa la utilidad bruta si es acreedor o la pérdida bruta si es deudor. Se carga del valor de las devoluciones sobre ventas (a precio de venta) y del valor de las rebajas sobre ventas; y se abona del valor de las ventas (a precio de venta).
V E N T A S
D E B E H A B E R Se carga: Se abona:
Del valor de las dev. Sobre ventas Del valor de las ventas
SALDO ACREEDOR: Representa el importe de las ventas
La derivación del saldo de cada cuenta incluye el inventario:
Saldo Inicial
+ Incrementos (Compras)
- Disminuciones costo de las mercancías vendidas
= Saldo Final
El saldo de la cuenta inventario bajo el sistema perpetuo deberá resultar en el costo del inventario disponible en cualquier momento.
Los registros de inventario perpetuo proporcionan información para las siguientes decisiones:
1. La mayoría de las tiendas de mobiliario, guarda la mercancía en sus almacenes, por lo tanto los empleados no pueden examinar visualmente la mercancía disponible y dar respuesta en ese mismo instante. El sistema perpetuo le indicará oportunamente la disponibilidad de dicha mercancía.
2. Los registros perpetuos alertan al negocio para reorganizar el inventario cuando éste se muestra bajo.
2.1.3.2 El Sistema de Inventario Periódico:
En el sistema de inventario periódico el negocio no mantiene un registro continuo del inventario disponible, más bien, al fin del periodo, el negocio hace un conteo físico del inventario disponible y aplica los costos unitarios para determinar el costo del inventario final. Ésta es la cifra de inventario que aparece en el Balance General. Se utiliza también para calcular el costo de las mercancías vendidas.
El sistema periódico es conocido también como sistema físico, porque se apoya en el conteo físico real del inventario. “El sistema periódico es generalmente utilizado para contabilizar los artículos del inventario que tienen un costo unitario bajo. Los artículos de bajo costo pueden no ser lo suficientemente valiosos para garantizar el costo de llevar un registro al día del inventario disponible.” 16 Para usar el sistema periódico con efectividad, el propietario debe tener la capacidad de controlar el inventario mediante la inspección visual. Por ejemplo, cuando un cliente le solicita ciertas cantidades disponibles, el dueño o administrador pueden visualizar las mercancías existentes.
2.1.4. Métodos Para la Valoración de Inventarios
Las empresas deben valorar sus mercancías, para así valorar sus inventarios, calcular el costo, determinar el nivel de utilidad y fijar la producción con su respectivo nivel de ventas. Actualmente se utilizan los siguientes métodos para valorar los inventarios:
2.1.4.1 Valoración por identificación específica
En las empresas cuyo inventario consta de mercancías iguales, pero cada una de ellos se distingue de los demás por sus características individuales de número, marca o referencia y un costo determinado, los automóviles son un claro ejemplo de este tipo de valoración, ya que estos aunque aparentemente idénticos, se diferencian por su color, número de motor, serie, modelo etc.
16
2.1.4.2 Valoración a costo estándar
Este método facilita el manejo del auxiliar de mercancías “Kárdex” por cuanto sólo requiere llevarse en cantidades por unidades homogéneas:
2.1.4.3 Valoración a precio de costo
Valorar el inventario a precio de costo significa que la empresa relaciona las mercancías al precio de adquisición. “Comentario: Si quiere ampliar sus conocimientos sobre estos conceptos de valoración de inventarios por medio del costeo, en este canal encontrará artículos y documentos que explican detalladamente sus fundamentos y su aplicación, consulte el archivo de artículos de finanzas”17
Las empresas deben elegir el sistema de valuación que se adapte mejor a sus necesidades y le permita ejercer un control permanente de ellos
2.1.4.4 Métodos para la Fijación del Costo
Los métodos más utilizados para fijar el costo de las mercancías de la empresa son el promedio ponderado, UEPS o FIFO, a continuación se presentan sus fundamentos y un ejemplo de su aplicación:
2.1.4.4.1 Método del promedio ponderado
Este método consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artículos que hay en el inventario final cuando las unidades son idénticas en apariencia, pero no en el precio de adquisición, por cuanto se han comprado en distintas épocas y a diferentes precios. Para fijar el valor del costo de la mercancía por este método se toma el valor de la mercancía del inventario inicial y se le suman las compras del periodo, después se
17
divide por la cantidad de unidades del inventario inicial más las compradas en el periodo.
2.1.4.4.2 Método PEPS o FIFO
“Aplicándolo a las mercancías significa que las existencias que primero entran al inventario son las primeras en salir del mismo”18, esto quiere decir que las primeras que se compran, son las primeras que se venden.
2.1.5. Costos de inventarios
La Gestión de Inventarios es una actividad en la que coexisten tres tipos de Costos.
Costos asociados a los flujos Costos asociados a los stocks Costos asociados a los procesos
Esta estructura se plantea sin perjuicio de mantener la clásica estructura de Costos por naturaleza, según se clasifican en los dos siguientes grandes grupos.
Costos de Operación.
Costos Asociados a la Inversión
Los primeros, son los necesarios para la operación normal en la consecución del Fin. Mientras que los asociados a la Inversión son aquellos financieros relacionados con depreciaciones y amortizaciones.
Dentro del ámbito de los flujos habrá que tener en cuenta los Costos de los flujos de aprovisionamiento (transportes), aunque algunas veces serán por cuenta del proveedor y en otros casos estarán incluidos en el propio precio de la mercancía adquirida. Será
18
necesario tener en cuenta tanto los Costos de operación como los asociados a la inversión.
Costos asociados a los stocks, en este ámbito deberán incluirse todos los relacionados con Inventarios. Estos serian entre otros Costos de almacenamiento, deterioros, pérdidas y degradación de mercancías almacenadas, entre ellos también tenemos los de rupturas de Stock, en este caso cuentan con un componente fundamental los Costos financieros de las existencias, todo esto ya serán explicados más adelante.
Cuando se quiere conocer, en su conjunto los costos de inventarios habrá que tener en cuenta todos los conceptos indicados. Por el contrario, cuando se precise calcular los costos, a los efectos de toma de decisiones, (por ejemplo, para decidir tamaño optimo del pedido) solamente habrá que tener en cuenta los costos evitables (que podrán variar en cada caso considerado), ya que los costos no evitables, por propia definición permanecerán a fuera.
“Dentro del ámbito de los procesos existen numerosos e importantes conceptos que deben imputarse a los Costos de las existencias ellos son: Costos de compras, de lanzamiento de pedidos y de gestión de la actividad”19 Un caso paradigmático es el siguiente. En general, los Costos de transporte se incorporan al precio de compras ¿por qué no incorporar también los Costos de almacenamiento, o de la gestión de los pedidos?, como consecuencia de que en la mayoría de los casos se trata de transportes por cuenta del proveedor incluidos de manera más o menos tácita o explícita en el precio de adquisición. Pero incluso cuando el transporte está gestionado directamente por el comprador se mantiene esta práctica, aunque muchas veces el precio del transporte no es directamente proporcional al volumen de mercancías adquiridas, sino que depende del volumen transportado en cada pedido. En estas circunstancias el costo del transporte se convierte también en parte del costo de lanzamiento del pedido.
19
La clasificación puramente logística de Costos que se ha citado hasta ahora no es la más frecuentemente utilizada en "la profesión". Ya hemos citado en el párrafo anterior conceptos como "costo de lanzamiento del pedido" o "costo de adquisición", que no aparecían entre los conceptos inicialmente expuestos. Pues bien, la clasificación habitual de costos que utilizan los gestores de los inventarios es la siguiente:
Costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesión de stocks Costos de lanzamiento del pedido
Costos de adquisición Costos de ruptura de stocks
2.1.5.1 Costos de Almacenamiento
Los costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesión del Stock, incluyen todos los costos directamente relacionados con la titularidad de los inventarios tales como
Costos Financieros de las existencias Gastos del Almacén
Seguros
Deterioros, pérdidas y degradación de mercancía.
Dependen de la actividad de almacenaje, este gestionado por la empresa o no, o de que la mercadería este almacenada en régimen de depósito por parte del proveedor o de que sean propiedad del fabricante.
método simplificado para calcular estos costos (la tasa anual "ad valorem") que se utiliza con mucha frecuencia.”20
“La clasificación de los costos de almacenamiento que seguidamente se incluye los clasifica por actividad (almacenaje y manutención), por imputabilidad (fija y variable) y por origen directo e indirecto”21
Costos Directos de Almacenaje
Costos fijos
Personal
Vigilancia y Seguridad Cargas Fiscales
Mantenimiento del Almacén Reparaciones del Almacén Alquileres
Amortización del Almacén
Amortización de estanterías y otros equipos de almacenaje Gastos financieros de inmovilización
Costos variables
Energía Agua
Mantenimiento de Estanterías Materiales de reposición
Reparaciones ( relacionadas con almacenaje ) Deterioros, pérdidas y degradación de mercancías. Gastos Financieros de Stock.
20
Gonzalo alvares lastra, programa de formación en gestión de logística" escuela de organización industrial, Madrid – España.
21
Costos Directos de Mantención
Costos fijos
Personal Seguros
Amortización de equipos de manutención Amortización de equipos informáticos Gastos financieros del inmovilizado
Costos variables
Energía
Mantenimiento de equipo de manutención Mantenimiento de equipo informático Reparaciones de equipos de manutención Comunicaciones.
Costos Indirectos de Almacenaje
De administración y estructura
De formación y entrenamiento del personal
2.1.6. Modelos de Inventario
Modelos de inventario. Comúnmente los inventarios están relacionados con la mantención de cantidades suficientes de bienes (insumos, repuestos, etc.), que garanticen una operación fluida en un sistema o actividad comercial. La forma efectiva de manejar los inventarios es minimizando su impacto adverso, encontrando un punto medio entre la poca reserva y el exceso de reserva. Está actitud prevaleció en los países industrializados de Occidente, incluso después de la segunda guerra mundial, cuando Japón instauró con gran éxito el sistema (famoso ahora) "Just in time", ambiente que requiere un sistema de producción (casi) sin inventario.
“Definicion Just In Time:"JIT es una concepción tendiente a eliminar los inventarios,
inventarios como resultados de deficiencias en los componentes de la producción, tales como: diseño de productos; control de calidad; selección de equipos; administración del material, etc. Al eliminar estas imperfecciones, el proceso productivo puede equilibrarse y la dependencia del flujo de producción de los inventarios puede minimizarse o eliminarse. El sistema JIT es muy adecuado para la fabricación de carácter repetitivo, en consecuencia los requerimientos de las técnicas tradicionales de control de inventario para otro tipo de procesos productivos o de servicios, continuaran por cierto tiempo." 22
En la mayoría de las situaciones del mundo real, el manejo de inventario involucra un número apreciable de productos que varían en precio, desde aquellos relativamente económicos hasta los muy costosos. El inventario representa realmente el capital ocioso, es natural que se ejerza un control en aquellos artículos que sean responsables en el incremento en el costo de capital. Empíricamente se ha comprobado que un pequeño número de productos del inventario son los que suelen incurrir en parte importante del costo del capital, por ende, son los que deben estar sujetos a control más estricto. ABC es un procedimiento simple que puede ser utilizado para separar los artículos que requieran atención especial en términos de control. Dicho procedimiento sugiere graficar el porcentaje de artículos del inventario total contra el porcentaje del valor monetario total de estos artículos en un período dado (generalmente un año).
2.1.6.1 Modelo de Inventario Generalizado
El objetivo final de cualquier modelo de inventario es dar respuesta a preguntas tales como:
1. ¿Qué cantidad de artículos deben pedirse? 2. ¿Cuándo deben pedirse?
22
La respuesta a la primera pregunta se expresa en términos de lo que llamaremos cantidad óptima de pedido (EOQ). Ella representa la cantidad óptima a ordenar cada vez que se realice un pedido y puede variar con el tiempo, dependiendo de la situación que se considere. La respuesta a la segunda pregunta dependerá del tipo de sistema de inventarios:
a) Si se requiere revisión periódica en intervalos de tiempo iguales, por ejemplo: cada semana, cada mes, etc., el tiempo para adquirir un nuevo pedido, suele coincidir con el inicio de cada intervalo de tiempo.
b) Si se requiere revisión continua, el nivel de inventario al cual debe colocarse un nuevo pedido, suele ser especificado como punto para un nuevo pedido.
En consecuencia, se puede expresar la solución del problema general de inventarios como:
a) Caso revisión periódica: Recepción de nuevo pedido de la cantidad especificada por EOQ en intervalos iguales de tiempo.
b) Caso revisión continúa: Cuando el nivel de inventario llegue al punto para un nuevo pedido, se coloca el pedido, de tamaño igual al EOQ.
El modelo general de inventarios parece ser bastante simple, entonces, ¿porqué existen variedad de modelos que van desde el empleo del simple cálculo a refinadas aplicaciones de programación dinámica y matemática? La respuesta radica en la demanda: Sí la demanda del artículo es determinista o probabilística.
Una demanda determinista puede ser:
a) Estática: en el sentido que la tasa de consumo permanezca constante durante el transcurso del tiempo.
Una demanda probabilística tiene análogamente dos clasificaciones:
a) Estado estacionario: donde la función de densidad de probabilidad de la demanda se mantiene sin cambios con el tiempo.
b) Estado no estacionario: donde la función de densidad de probabilidad varía con el tiempo.
A pesar que el tipo de demanda es el factor principal en el diseño del modelo de inventarios, existen otros factores que también pueden influir en la manera como se formula el modelo.
2.1.6.2 Modelos Deterministas
La gestión de inventario preocupa a la mayoría de las empresas cualquiera sea el sector de su actividad y dimensión, por tres factores imperativos.
No hacer esperar al cliente.
Realizar la producción a un ritmo regular, aun cuando fluctúe la demanda.
Comprar los insumos a precios más bajos.
Una buena gestión de los inventarios es definir perfectamente:
Mercadería a pedir.
Fechas de pedido.
Lugar de almacenamiento.
La manera de evaluar el nivel de stock.
Sistema de reaprovisionamiento
Reglas de Gestión Cuándo y Cómo Pedir.
1. Cuando es necesario el reaprovisionamiento del inventario; a fecha fija o fecha variable, según el nivel de stock.
2. Cuando es necesario pedir por cantidades fijas o variables según el nivel de stock.
Control de inventarios de mercancías
Muchos de los problemas de cumplimiento de fechas pactadas que existen en los sistemas industriales, comerciales y de servicios tienen su causa en pobres decisiones de administración de materiales.
“Es el conjunto de actividades y técnicas utilizadas para mantener la cantidad de artículos (materiales, materias primas, producto en proceso y producto terminado) en el nivel deseado tal que ni el costo ni la probabilidad de faltante sean de una magnitud significativa.”23
Esta sección resume el movimiento de entradas y salidas que conforman el inventario de mercancía de la empresa. Para registrar la sección de control de inventario de mercancías, todas las facturas de ventas deben contener la información del costo de cada
23
artículo vendido. Este dato se anotará mediante códigos para proteger la información confidencial.
Línea de inventario inicial.
Diariamente deben anotarse en la columna de hoy el inventario inicial, que se tomará del renglón que contiene el inventario final del día inmediatamente anterior.
El inventario inicial que se anotará en la columna de acumulado es con el que se inicia cada mes. Este dato permanece igual durante todo el mes de operaciones.
El objetivo de mantener en el inventario de la columna hoy, el inventario inicial del día anterior y en el acumulado el inventario inicial del inicio del mes, es para poder hacer el balance entre los datos diarios y acumulados y que el inventario final refleje igualdad en ambas columnas.
Línea de compras
En la columna "hoy" del renglón de compras, se registran del valor anotado en totales de "hoy" de la sección de cheques girados, compras al crédito. La columna de "acumulado" es el resultado de sumar el acumulado del día anterior, más la columna de "hoy".
Línea de costo de la mercancía vendida
acumulado se obtiene sumando el resultado de "hoy" más la columna del acumulado del día anterior.
Línea de inventario final
El renglón de inventario final se realizará la sumatoria en los acumulados de "hoy" y "acumulado" de la siguiente manera:
Inventario inicial más (+) compras, menos (-) costo de la mercancía vendida igual (=) inventario final.
Al cierre del período, deben reconocerse -a través de una provisión- las contingencias de pérdida del valor expresado de los inventarios, para que ellos queden ajustados a su valor neto de realización.
2.1.7. Control interno
“El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables.” 24
Contra mayor y compleja sea una empresa, mayor será la importancia de un adecuado sistema de control interno, entonces una empresa unipersonal no necesita de un sistema de control complejo.
Pero cuando tenemos empresas que tienen más de un dueño, muchos empleados, y muchas tareas delegadas. Por lo tanto los dueños pierden control y es necesario un
24
mecanismo de control interno. Este sistema deberá ser sofisticado y complejo según se requiera en función de la complejidad de la organización.
Con las organizaciones de tipo multinacional, los directivos imparten órdenes hacia sus filiales en distintos países, pero el cumplimiento de las mismas no puede ser controlado con su participación frecuente. Pero si así fuese su presencia no asegura que se eviten los fraudes.
Entonces cuanto más se alejan los propietarios de las operaciones mas necesario se hace la existencia de un sistema de control interno estructurado.
2.1.7.1 Control Interno Sobre Inventarios
“El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización.”25 Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:
Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice
Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de despacho. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó
descomposición
Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables
Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario
Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas
25
No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas. Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
Hacer verificaciones al azar para comparar el inventario en el sistema.
Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado por la persona que entrega y por la que recibe.
Los registros de inventario no pueden operarse por personal del almacén, ni estos, tener acceso a los mismos.
Cantidad Mínima: Es importante determinar la cantidad mínima de existencia de un artículo para poder servir con regularidad los pedidos que realicen los clientes. Cantidad Máxima: La cantidad máxima, será la que, sin interferir en el espacio del
almacén, sin perjudicar con su inversión la composición del capital de trabajo, pueda soportar la buena marcha de la empresa. No obstante, pueden concurrir ciertas circunstancias para que, en una época determinada, se aumente la cantidad máxima Solicitud de Compras: La persona encargada de llevar los registros que controlan los
inventarios, al observar que algún artículo esta llegando al límite mínimo de existencias, cubrirá una solicitud de compras y se le enviara al Jefe de Almacén. Este le devolverá una copia debidamente firmada para su correspondiente archivo y comprobara la cantidad física de existencia real, la cual anotara en la solicitud de compras. De esta forma chequearemos si los registros contables cuadran con la existencia real.
Salida de mercancías del almacén: El control de salida de inventarios del almacén debe ser sumamente estricto. Las mercancías podrán salir del almacén únicamente si están respaldadas por las correspondientes notas de salida, las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado. El problema de la salida de mercancías del almacén no radica solamente en el control de las mismas sino en cómo determinar su valor.
2.1.8. Que es un FODA
El análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual de la empresa u organización, permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permita en función de ello tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados.
“El término FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las palabras Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (en inglés SWOT: Strenghts, Weaknesses, Oportunities, Threats).” 26De entre estas cuatro variables, tanto fortalezas como debilidades son internas de la organización, por lo que es posible actuar directamente sobre ellas. En cambio las oportunidades y las amenazas son externas, por lo que en general resulta muy difícil poder modificarlas.
Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y por los que cuenta con una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc.
Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas.
26
Debilidades: son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia. Recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan positivamente, etc.
Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.
2.1.9. Diagrama de espina de pescado
2.1.9.1 Definición
“El Diagrama de causa y Efecto (o Espina de Pescado) es una técnica gráfica ampliamente utilizada, que permite apreciar con claridad las relaciones entre un tema o problema y las posibles causas que pueden estar contribuyendo para que él ocurra.”27
Construido con la apariencia de una espina de pescado, esta herramienta fue aplicada por primera vez en 1953, en el Japón, por el profesor de la Universidad de Tokio, Kaoru Ishikawa, para sintetizar las opiniones de los ingenieros de una fábrica, cuando discutían problemas de calidad.
Se usa para:
Visualizar, en equipo, las causas principales y secundarias de un problema.
Ampliar la visión de las posibles causas de un problema, enriqueciendo su análisis y la
identificación de soluciones.
Analizar procesos en búsqueda de mejoras.
Conduce a modificar procedimientos, métodos, costumbres, actitudes o hábitos, con
soluciones - muchas veces - sencillas y baratas. Educa sobre la comprensión de un problema.
Sirve de guía objetiva para la discusión y la motiva.
27
Muestra el nivel de conocimientos técnicos que existe en la empresa sobre un
determinado problema.
Prevé los problemas y ayuda a controlarlos, no sólo al final, sino durante cada etapa
del proceso.
2.2. Marco Conceptual
2.2.1 Definición de términos conceptuales
Manual.- Contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan.
Kardex.- Registro de entradas y salidas, o cualquier otro registro contable
Costo de venta.- Se denomina 'coste o costo' al montante económico que representa la fabricación de cualquier componente o producto, o la prestación de cualquier servicio y este acumulado son recuperados en un proceso de transformación.
Utilidad.- Es la diferencia positiva entre los ingresos y gastos contables. Ganancias Brutas.
Descuento.- Rebaja del precio normal de un producto o servicio por diversas razones.
Pérdida.- Saldo negativo de un negocio u operación. Es sinónimo de déficit.
Oferta.- Se trata de la cantidad de un bien que se ofrece en un mercado a un precio determinado. Es lo contrario de demanda, y entre la oferta y la demanda se encuentra el precio de equilibrio.
Demanda.- La demanda en economía se define como la cantidad y calidad de bienes y servicios que pueden ser adquiridos a los diferentes precios del mercado por un consumidor (demanda individual) o por el conjunto de consumidores (demanda total o de mercado)
Demanda insatisfecha.- Se produce cuando la demanda planeada, en términos reales, supera a la oferta planeada y, por lo tanto, no puede hacerse compra efectiva de bienes y servicios.
Existencia.- comprende los bienes que posee la empresa y que serán destinados a la venta, a la fabricación de productos o al mantenimiento de sus servicios.
Proveedores.- Persona o sociedad que vende la materia prima utilizada para producir los artículos que se fabriquen.
Clientes.- Aquel que contrata servicios o adquiere bienes a un proveedor; En especial, aquel que lo hace regularmente de un mismo proveedor28
Mano de obra.- se entiende por mano de obra el coste total que representa el montante de trabajadores que tenga la empresa incluyendo los salarios y todo tipo de impuestos que van ligados a cada trabajador.
Materia prima.- Se conocen como materias primas a los materiales extraídos de la naturaleza o que se obtienen de ella y que se transforman para elaborar bienes de consumo.
28
2.2.2 Marco Temporal / Espacial
