El Comité de Vivienda del Fondo de Empleados de Laboratorios Baxter - Fodebax, en uso de sus atribuciones legales y
CONSIDERANDO :
Primero: Que el Estatuto Vigente del Fondo de Empleados contempla como una de sus actividades en su artículo 5 literal e) “Promover, coordinar, organizar, ejecutar y / o facilitar programas para satisfacer las necesidades de vivienda de sus asociados, mediante los préstamos relacionados con reparaciones locativas y mejoras, compra de vivienda nueva o usada, compra de terrenos y pagos de impuestos relacionados con vivienda, entre otros.”
Segundo: Que el propósito del crédito de FODEBAX, es el de contribuir al desarrollo integral del Asociado y su grupo familiar, otorgando preferencialmente préstamos que eleven su nivel de vida. Tercero: Que uno de los objetivos de FODEBAX en la prestación de servicio de crédito es hacer préstamos a los Asociados manteniendo la política de ser competitivos, facilitando el acceso a soluciones de vivienda, mantenimiento, reparaciones locativas y adquisición de materiales.
Cuarto: Que el reglamento de Crédito Vigente establece en su artículo 19 literal e) la existencia del Comité de Vivienda y se requiere reglamentar su composición y funcionamiento.
APRUEBA
CAPITULO I – CONFORMACIÓN, REQUISITOS Y FUNCIONES
Artículo 1° - Conformación: El Comité de Vivienda. Será nombrado por la Junta Directiva por tiempo indefinido, compuesto por tres (3) miembros con sus respectivos suplentes de los cuales porlo menos uno deberá pertenecer a la Junta Directiva o al Comité de Crédito y los otros podrán ser asociados hábiles que no pertenezcan a otros Comités.
El Comité de Vivienda para su funcionamiento podrá invitar a otros asociados a participar de sus reuniones en calidad de colaboradores del Comité de Vivienda. Para el desarrollo de algunas de sus funciones también podrá contemplar la creación de otros subcomités de Vivienda en otras ciudades donde el número de asociados justifique la creación de dicho subcomité al cual le delegará parte de sus funciones y/o actividades.
Artículo 2° - Requisitos: Para ser miembro del Comité de Vivienda, se requiere:
1. Ser asociado hábil y activo del Fondo de Empleados con antigüedad superior a un año. 2. Destacarse por su cumplimiento, colaboración, ética y liderazgo.
3. Tener disposición y voluntad para las actividades del Comité de Vivienda, conocer los Objetivos y la Misión Social del Fondo de Empleados, planteados en los Estatutos y Reglamentos.
4. Tener buenas relaciones con los asociados, la Comunidad, los Directivos y los Empleados del Fondo de Empleados.
5. Tener vocación de servicio.
Artículo 3° - Funciones: El Comité de Vivienda no tendrá atribuciones para aprobar los créditos de vivienda. Su función principal consiste en apoyar la gestión que alrededor de la vivienda adelante el
Fondo para lo cual desarrollará las siguientes funciones:
1. Asesorar a los asociados sobre la mejor opción para acceder a su vivienda o para su mejoramiento y las condiciones de crédito que más lo favorecen.
2. Informar, asesorar y revisar el lleno de todos los requisitos y documentos que se requieren para la aprobación y desembolso de éste tipo de créditos antes de pasarlos al Comité de Crédito para su estudio y aprobación.
3. También apoyarán la labor social que alrededor de la vivienda desarrolle el Fondo de Empleados investigando las mejores opciones que se presentan en el mercado en vivienda nueva, usada, remates, subsidios etc., buscando establecer convenios que favorezcan a los asociados y al Fondo de Empleados.
4. Promover entre los asociados la constitución de ahorros programados para Vivienda y proponer a la Junta Directiva y la administración programas de estímulo para éste fin.
5. Otras funciones conexas o complementarias a las anteriores y las que la Junta Directiva le asigne relacionadas con los programas adelantados por el Fondo de Empleados en el tema de Vivienda.
6. El Comité de Vivienda deberá elaborar y presentar a la Junta Directiva un Plan de Trabajo Anual con los objetivos, estrategias y actividades a desarrollar definiendo indicadores, metas, responsables y cronogramas.
7. Para el desarrollo de sus funciones el Comité de Vivienda podrá solicitar la colaboración o apoyo de otros Comités existentes en el Fondo de Empleados, especialmente del Comité de Educación en lo relacionado con la promoción, sensibilización y difusión de los programas que se adelanten.
CAPITULO II – GENERALIDADES DEL CREDITO DE VIVIENDA
Artículo 4°- Destinación del Crédito de Vivienda: El objetivo de esta clase de crédito es contribuir con los asociados en soluciones de vivienda para su mejoramiento personal y el de su familia. De acuerdo con lo anterior los créditos de Vivienda tendrán la siguiente destinación:
1. Construcción de Vivienda 2. Mejora de Vivienda
3. Adquisición de Vivienda Nueva o Usada 4. Pago de Deuda con entidad Financiera 5. Liberación de Hipoteca
6. Cuotas Iniciales
7. Pagos o abonos a Bancos 8. Gastos de Notariado y Registro
9. Pago de Impuestos sobre la propiedad por un valor no inferior a cinco (5) salarios minimos mensuales legales vigentes.
Artículo 5° - Cumplimiento de Requisitos: Todos los créditos que se presenten para estudio del Comité de Vivienda por parte de la administración del Fondo de Empleados deberán cumplir el lleno de todos los requisitos que contempla el Reglamento de Crédito Vigente del Fondo de Empleados en lo relativo a cupos, garantías, antigüedad del asociado y documentación requerida. En caso de que los recursos del Fondo de Empleados sean insuficientes para atender la demanda de crédito en algún momento, el Comité de Vivienda en su concepto para el Comité de Crédito dará prioridad a los asociados que están solicitando crédito de vivienda por primera vez.
Para el caso de los créditos de Vivienda con destino a construcción o mejoramiento de Vivienda, previa a la aprobación del préstamo, se hará una visita a la obra, por parte de una persona especializada, designada por el Fondo. Posterior al desembolso del préstamo se efectuará una segunda visita, con el fin de certificar que se haya efectuado la obra o en su defecto, se solicitará un reavalúo de la obra.
El Comité de Vivienda, dará su concepto sobre la viabilidad y el cumplimiento de todos los requisitos de los créditos de vivienda que solicitan los asociados. Éste será entregado al Comité de Crédito junto con los demás documentos exigidos en el respectivo reglamento de crédito vigente. Para tal efecto, el concepto del Comité de Vivienda constará en las respectivas actas y cuadros resumen de análisis y sus miembros firmarán la respectiva solicitud de crédito de vivienda.
CAPITULO III – FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE VIVIENDA
Articulo 6° - Instalación: EL Comité de Vivienda se instalará por derecho propio una vez elegido por la Junta Directiva y en su primera reunión nombrará de su seno Presidente y Secretario, los cuales podrán se removidos libremente por el Comité de Vivienda en cualquier momento.
Artículo 7° - Reuniones: EL Comité de Vivienda se reunirá ordinariamente mínimo una vez al mes. Para ello adoptará su calendario anual de reuniones ordinarias, el que acordará en su primera reunión. El calendario de reuniones constará en el acta de reunión respectiva y se dará a conocer a cada miembro, a través de comunicación escrita suscrita por su Presidente.
La Convocatoria a Reunión Ordinaria será efectuada por el Presidente del Comité de manera directa o a través de la administración del Fondo de Empleados con una antelación no inferior a cuarenta y ocho (48) horas bien sea de manera telefónica, via Intranet, correo electrónico o mediante comunicación escrita, entendiéndose que la asistencia es de carácter obligatorio, excepto causa justificada presentada de manera previa y por escrito, hecho del cual se dejará constancia en acta. El Gerente, Revisor Fiscal y los demás empleados del Fondo de Empleados podrán asistir a las reuniones del Comité a las que fueren previamente citados con derecho a voz pero sin voto.
Artículo 8° - Quórum y Mayorías para decidir: La asistencia de la mayoría simple, es decir dos (2) miembros del Comité de vivienda, constituirá quórum pueda reunirse y deliberar, caso en el cual, para que las decisiones que se tomen sean validas, deberán adoptarse por unanimidad. Cuando estén presentes los tres (3) miembros del Comité, las decisiones serán aprobadas por mayoría simple, es decir, con la votación de dos (2) de sus miembros.
En sus relaciones con los demás organismos al interior del Fondo de Empleados, el Comité de Vivienda actuará como cuerpo colegiado, no individualmente; dentro de los principios de respeto mutuo, reconocimiento de la autonomía regulada de las funciones de cada organismo, imparcialidad, objetividad y mutua colaboración para contribuir la cumplimiento del objeto social del Fondo de Empleados y fortalecer los lazos de unión de sus asociados y cuerpos directivos.
Artículo 9° - Vacantes - Dimitentes: El miembro del Comité que habiendo sido oportunamente convocado, sin causa justificada deje de asistir a tres (3) reuniones consecutivas o al 50% de las reuniones convocadas durante seis meses, será considerado miembro dimitente conforme al presente reglamento y a los estatutos vigentes.
La decisión del Comité de Vivienda declarando la vacante automática del cargo, le será comunicada al afectado mediante notificación personal que no da lugar a interponer recurso alguno.
EL Comité de Vivienda podrá aceptar la renuncia a un Miembro del Comité cuando el miembro del Comité así lo manifieste mediante comunicación escrita que será presentada en reunión ordinaria. Cuando se declaren vacantes en el Comité de Vivienda, se comunicará a la Junta Directiva para que nombre su reemplazo en la próxima reunión de éste organismo.
Artículo 10° - Orden del Día: Para cada reunión en la convocatoria se establecerá previamente un orden del día, en donde se relacionen los asuntos que deberán tratarse en ella. Éste será anunciado a los asistentes para su consideración antes de iniciar la reunión, pudiendo presentar o proponer modificaciones o adiciones. Los debates se ceñirán a los asuntos establecidos en el orden del día. Entre los puntos del orden del día se contemplarán al menos los siguientes:
1. Verificación del quórum
2. Lectura y aprobación del orden del día 3. Lectura del acta anterior
4. Relación de las solicitudes de crédito de vivienda a analizar. Para agilizar el desarrollo de éste punto, la Administración del Fondo de Empleados preparará un cuadro resumen con los principales aspectos a tener en cuenta sobre la respectiva solicitud, conforme a lo establecido en el reglamento de crédito vigente.
5. Informes: de Gerencia, Comités, Revisoría Fiscal etc, relacionados con el tema de vivienda. 6. Indicación de otros asuntos o temas a tratar, asuntos pendientes de ejecutar.
7. Proposiciones y recomendaciones
Artículo 11° - Actas: De todo lo actuado en la reunión, se levantará un acta en la cual se consignará la relación fiel y completa de lo ocurrido. Las actas deberán conservarse firmadas por el presidente y secretario, con la constancia de haber sido aprobadas, haciendo parte integral de la misma, la lista de Miembros asistentes con sus firmas. Ninguna decisión del Comité de Vivienda tendrá validez, mientras no conste en acta elaborada en los términos descritos.
Artículo 12° - Comisiones: Cuando el Comité de Vivienda considere conveniente, puede nombrar comisiones para llevar a cabo una actividad o estudiar un asunto en particular y proponer medidas que tiendan al beneficio de la entidad. Estas comisiones podrán estar integradas por miembros del Comité de Vivienda, empleados del Fondo y/o otros asociados hábiles.
Las comisiones a que se refiere el presente artículo, estudiarán los asuntos encomendados y presentarán al Comité de Vivienda sus conclusiones, para que estas sean analizadas y debatidas en sesión plenaria con los comisionados.
Todos los empleados del Fondo de Empleados estarán en la obligación de suministrar a los Comisionados, los informes que estos requieran en cumplimiento de su gestión.
EL Comité de Vivienda tiene la facultad de aceptar o rechazar las recomendaciones de las comisiones, según la conveniencia de ellas para la entidad. Una vez aprobadas se ordenará su cumplimiento. Artículo 13° - Confidencialidad: Las actuaciones del Comité de Vivienda y de las de cada uno de sus integrantes, son de estricto carácter confidencial y, en consecuencia, no deberá divulgarlas
individualmente, por lo tanto los asuntos o decisiones tratados o adoptados, así como todos los aspectos internos de FODEBAX, solamente podrán ser dados a conocer en forma escrita y a través de los órganos o canales propios de FODEBAX y únicamente a las personas, organismos o entidades a quienes corresponda conocerlos.
El anterior criterio se aplicará a las demás personas y organismos que asistan a sesiones del Comité de Vivienda, a cualquier título y a quienes debidamente autorizados realicen labores en FODEBAX, en forma permanente o transitoria.
Artículo 14° - Recursos: Los gastos necesarios para el funcionamiento del Comité de Vivienda serán asumidos por la Administración del Fondo de Empleados. Cuando algún programa, actividad, servicio o iniciativa del Comité de Vivienda requiera de recursos para su ejecución, deberá solicitarse la respectiva aprobación de la Junta Directiva. El Comité de Vivienda también podrá elaborar el presupuesto anual que requiere para desarrollar su Plan de Trabajo y la Junta Directiva podrá aprobárselo caso en el cual gozará de autonomía para su ejecución conforme a las destinaciones aprobadas. Para cambiar el propósito de los recursos asignados o cambiar su destinación requerirá nuevamente de la aprobación de la Junta Directiva.
La Asamblea también podrá destinar parte de los excedentes para conformar un Fondo de Vivienda con cargo al cual se puedan ejecutar todas o parte de las actividades del Comité de Vivienda así como su funcionamiento, previa elaboración del plan de trabajo con su actividades, cronograma y presupuesto que será presentado para aprobación de la Junta Directiva, momento a partir del cual gozará de autonomía para su ejecución.
Artículo 15° - Informes: El Comité de Vivienda presentará como mínimo semestralmente un informe de sus actividades a la Junta Directiva, al Comité de Crédito y al Comité de Control Social.
Artículo 16° - Disposiciones Finales: Las dudas que surjan en la interpretación del presente reglamento, serán resueltas por el Comité de Vivienda, quien podrá modificarlo en cualquier tiempo. En todo cuanto sea pertinente a las responsabilidades, funciones y procedimientos, el Comité de Vivienda tendrá como marco de referencia lo que establezca la legislación para Fondos de Empleados y Cooperativas, las disposiciones estatutarias, los reglamentos internos debidamente aprobados y la normatividad de la entidad que sobre FODEBAX ejerza control y vigilancia.
Los informes, comunicados o pronunciamientos del Comité de Vivienda, se darán siempre por escrito, firmados por el Presidente y el Secretario.
Artículo 17° - Vigencia: El presente reglamento entrará en vigencia a partir de la fecha de su aprobación. El original se radicará en el archivo correspondiente y de él se suministrará copia para conocimiento del Comité de Vivienda, para la Junta Directiva, el Comité de Control Social, el Comité de Crédito, el Gerente y el Revisor Fiscal. Cada miembro del Comité de Vivienda, dispondrá de una copia personal. El presente reglamento interno de funcionamiento fue aprobado por el Comité de Vivienda, tal como consta en Acta ________________________, dejando sin valor y efecto alguno, cualquier otro que sobre el mismo tema se haya expedido con anterioridad. Dado en Cali, a los ___ días del mes de ______ de 2010.
