UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
Manual de Normas y Procedimientos para la “Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales con cargo al Renglón Presupuestario 029”
Procedimientos:
1. Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales en dependencias de la administración central, con cargo al Renglón Presupuestario 029.
2. Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales en unidades académicas, con cargo al Renglón Presupuestario 029
Aprobado por: Acuerdo de Rectoría No. 1117-2009 De Fecha: 03 de Junio de 2009
DIRECTORIO
Lic. Estuardo Gálvez Barrios Rector
Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo Secretario General
Lic. Olmedo España Calderón Director General de Docencia Dr. Jorge Solares Aguilar
Director General de Extensión Universitaria Dr. Antonio Mosquera Aguilar Director General de Investigación
Lic. Carlos René Sierra Romero Director General de Administración
Lic. Miguel Ángel Lira Trujillo Director General Financiero Licda. Rosa María Ramírez Soto
Dirección de Asuntos Jurídicos Lic. Abel Estuardo García Gaitán
Auditor General
Elaboración
Ing. Álvaro Amílcar Folgar Portillo Consejero del Rector
Licda. Rosa María Ramírez Soto Directora de la Dirección de Asuntos Jurídicos Lic. Abel Estuardo García Gaitán Auditor General
Lic. Carlos Augusto Pineda Ortiz Jefe, División de Administración de Recursos Humanos Licda. Lucrecia Rossal de Galvez Coordinadora, Sección de Sueldos, División de Recursos
Humanos
ÍNDICE
I. Presentación 1
II. Aprobación 2
III. Base Legal 4
IV. Objetivos 4
V. Requisitos 5
VI. Normas de Cumplimiento Interno 8
VII. Descripción de los Procedimientos 10
1. Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales en 10 dependencias de la administración central, con cargo al
Renglón Presupuestario 029.
VIII. Flujograma 14
2. Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales en
unidades académicas, con cargo al Renglón Presupuestario 029. 18
Flujograma 22
IX. Formularios 26
• Solicitud de Compra SIC -01- 27
• Orden de Compra SIC -07- 28
• Ficha Técnica de Hoja de Vida, Form. SIC.029 -01 29 • Certificación de Técnico o Profesional Calificado, Form. SIC.029 -02- 31 • Propuesta de Contrataciones, Form. SIC.029 -03- 32 • Control del Proceso, Form. SIC.029 -04- 33
X. Anexos 34
• Trascripción de la Circular Conjunta del Ministerio de 35 Finanzas Públicas, Contraloría General de Cuentas
y Oficina Nacional de Servicio Civil
• Proyecto de Acuerdo de Rectoría 39
• Proyecto de Punto Resolutivo (Juntas Directivas, 40 Consejos Directivos)
• Minuta de Contrato y Auténtica 41
1
I. Presentación
El Rector de la Universidad de San Carlos de Guatemala, ante la necesidad de agilizar los procesos administrativos para la contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo al Renglón Presupuestario 029, pone a disposición de las unidades académicas y administrativas de la Universidad, el Manual de Normas y Procedimientos para la “Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales con cargo al Renglón Presupuestario 029”.
Este Manual se elabora con el objetivo principal de normalizar este tipo de contrataciones y orientar a funcionarios, trabajadores, técnicos y profesionales contratados en las unidades administrativas y académicas de la Universidad de San Carlos de Guatemala, en el proceso de contratación, pago y liquidación de expedientes de con cargo al renglón presupuestario 029, para la eficiente ejecución de las actividades que les corresponde realizar en el mismo.
Es importante considerar, que el Manual, unifica criterios y simplifica el desarrollo de las actividades para la contratación, pago y liquidación de los expedientes de los servicios técnicos y profesionales, contratados con cargo al Renglón Presupuestario 029, respetando aspectos de orden legal que deben cumplirse, por parte de los responsables de la ejecución del procedimiento.
2
4
III. Base Legal
1. Constitución Política de la República de Guatemala.
2. Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, Decreto No. 57-92 del Congreso de la República.
3. Ley Orgánica de Presupuesto y su Reglamento.
4. Ley Orgánica de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
5. Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala (Nacional y Autónoma). 6. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala.
7. Manual de Renglones Presupuestarios de la Universidad de San Carlos de Guatemala, enero 2006.
8. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas, Contraloría General de Cuentas y Oficina Nacional de Servicio Civil; Diario Centro América; Marzo 5 de 1997. Publicaciones Varias.
9. Instrucciones Complementarias y Procedimientos para modificar y ejecutar el Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Universidad de San Carlos de Guatemala, inciso 2.1.5.1 “Ejecución a través de órdenes de compra”.
10. Acuerdo A-77-2006 de la Contraloría General de Cuentas.
11. Manual de Clasificación de Puestos y Administración de Salarios de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
12. Punto SÉPTIMO, Inciso, 7.7 del Acta No. 26-2008 de fecha 22 de octubre de 2008, del Consejo Superior Universitario.
IV. Objetivos
a. Orientar a funcionarios, trabajadores, técnicos y profesionales contratados en las unidades administrativas y académicas de la Universidad de San Carlos de Guatemala, en el proceso de contratación, pago y liquidación de expedientes de con cargo al renglón presupuestario 029.
b. Determinar los pasos, actividades y responsabilidades de las personas que ocupan los puestos involucrados en el proceso.
5
V. Requisitos
I. Servicios Profesionales
1. Primera contratación
Los profesionales contratados por primera vez en cada unidad, deberán cumplir con los requisitos siguientes:
a. Síntesis de Hoja de Vida, “Ficha Técnica de Hoja de Vida” Form. –SIC.029 -01-. (En sustitución del Currículum Vitae que se ha exigido).
b. Fotocopia completa de Cédula de Vecindad o del documento que se instituya en el futuro como documento de identidad.
c. Fotocopia de Constancia de Colegiado Activo. (Debe estar activo al momento de iniciar la prestación del servicio).
2. Recontratación
Los profesionales que han prestado sus servicios con anterioridad en la misma unidad, deberán cumplir con los requisitos siguientes:
a. Certificación de profesional calificado, Form. SIC.029 -02- extendido por el Decano o Director de la Facultad, Escuela no Facultativa o Centro Regional, según corresponda.
b. Fotocopia de Constancia de Colegiado Activo. II. Servicios Técnicos
Los técnicos que presten sus servicios por primera vez o que sean recontratados, deben presentar:
a. Síntesis de Hoja de Vida, “Ficha Técnica de Hoja de Vida” Form. –SIC.029 -01-. (En sustitución del Currículum Vitae que se ha exigido).
b. Fotocopia completa de Cédula de Vecindad o del documento que se instituya en el futuro como documento de identidad.
c. Acreditación de preparación técnica o bien suficiente experiencia en la rama técnica de que se trate.
Todas las fotocopias deberán ser confrontadas con su original por personal de las facultades, escuelas no facultativas y centros universitarios, por lo que no es requisito que sean autenticadas.
6 Los técnicos y profesionales previo a iniciar la prestación de servicios (primera contratación y recontratación), deberán contar con los requisitos siguientes:
3.1. Dependencias de la Administración Central
a. Acuerdo de Rectoría que autoriza la contratación.
b. Contrato suscrito entre el Rector de la Universidad de San Carlos de Guatemala y el técnico o profesional.
c. Presentación de fianza de cumplimiento. d. Aprobación del Contrato por el Rector.
3.2. Unidades Académicas
a. Punto Resolutivo emitido por el órgano de dirección correspondiente.
b. Contrato suscrito entre el Decano de la Facultad, Director de Escuela no facultativa o Centro Universitario, según corresponda, y el técnico o profesional. c. Presentación de fianza de cumplimiento.
d. Aprobación del Contrato por el Rector.
4. Requisitos para pago y liquidación del expediente
Para tramitar el pago, el técnico o profesional, deberá presentar los requisitos siguientes:
a. Para pagos parciales: Informe de labores elaborado por el técnico o profesional, con el aval de la persona que supervisa los resultados esperados.
Para el último pago: certificación de entrega de equipo, si tuviera a su cargo y proyecto concluido, según especificaciones del contrato. Para el caso de profesionales que imparten docencia directa: copia del acta de entrega de calificaciones, con sello de recibido por la Unidad de Control Académico y el aval del Director o Coordinador.
7
VI. Normas de Cumplimiento Interno
1. Quienes intervienen en los procedimientos para la “Contratación de servicios técnicos y profesionales en las dependencias de la administración central y en las unidades académicas de la Universidad de San Carlos de Guatemala, con cargo al Renglón Presupuestario 029”, deben cumplir con lo estipulado en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento y la Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas, Contraloría General de Cuentas y Oficina Nacional de Servicio Civil.
2. Las autorizaciones de contratación deberán ser emitidas, en caso de unidades académicas por las juntas directivas o consejos directivos, para las dependencias que dependen de Rectoría, por el Rector, para las dependencias que dependen de direcciones y coordinaciones generales de la administración central, los directores y coordinadores generales de las mismas y los directores de las unidades creadas para la ejecución de recursos provenientes de préstamos externos y donaciones.
3. De conformidad con lo estipulado en el Punto SÉPTIMO, Inciso, 7.7 del Acta No. 26-2008 de fecha 22 de octubre de 26-2008, del Consejo Superior Universitario, el Secretario General, los decanos de facultades o directores de escuelas no facultativas y centros regionales universitarios y centros universitarios, directores y coordinadores generales de la administración central, y los directores de las unidades creadas para la ejecución de recursos provenientes de préstamos externos y donaciones, suscribirán los contratos administrativos, en el renglón presupuestario 029.
4. Los directores, coordinadores y jefes de las escuelas, áreas y departamentos de las unidades administrativas y académicas, deben efectuar oportunamente la planificación y programación presupuestaria de las necesidades de contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029 y trasladar las propuestas por lo menos con dos meses calendario de anticipación al órgano de dirección, quien deberá resolver y transcribir la resolución correspondiente, veinticinco días hábiles antes del inicio de la prestación del servicio.
5. El tesorero, auxiliar de tesorero, el oficinista o el trabajador que realiza la función de recibir los expedientes de técnicos y profesionales, contratados en el renglón presupuestario 029, es responsable de confrontar los originales de la documentación con las respectivas fotocopias, crear un archivo con la documentación que reciba y mantenerlo actualizado.
8 7. Los decanos de las facultades y directores de las escuelas no facultativas centros regionales universitarios y centros universitarios deberán suscribir el contrato con el técnico y profesional contratados con cargo al renglón presupuestario 029 y requerir fianza de cumplimiento en el plazo de tres días, previo a trasladar el expediente a la Dirección de Asuntos Jurídicos.
8. La Dirección de Asuntos Jurídicos es la responsable de revisar que los contratos que se elaboren en las unidades académicas cumplan con los requisitos para las contrataciones en el renglón presupuestario 029; elaborar los contratos de las dependencias de la administración central y en ningún caso requerirá la aprobación del contrato al Rector, si al mismo no se adjunta la fianza de cumplimiento.
9. Los directores, coordinadores y de las escuelas, áreas y departamentos de las unidades académicas y a la Dirección de Asuntos Jurídicos en el caso de la dependencias de la administración central, son los responsables de la custodia de los originales de los contratos administrativos con cargo al renglón presupuestario 029, de las fianzas de cumplimiento y de la aprobación de los mismos emitida por el Rector.
10. La Dirección de Asuntos Jurídicos es la responsable de ejecutar las fianzas de cumplimiento cuando exista alguna causante para hacerla efectiva, para lo cual deberá ser notificada oportunamente por las personas que tienen a su cargo la supervisión de los resultados esperados. En el caso de las unidades académicas, deberán remitir los originales del contrato administrativo y la fianza de cumplimiento.
11. La contratación de profesores con cargo al Renglón Presupuestario 029 del Sistema de Estudios de Postgrado, se regirán por su propio procedimiento.
12. La División de Administración de Recursos Humanos es responsable de verificar exclusivamente que los técnicos y profesionales contratados en el renglón presupuestario 029, no tengan relación de dependencia contratados con cargo a los renglones presupuestarios 011, 021, 022 o 023 en la Universidad de San Carlos de Guatemala, que el objeto del contrato no esté contemplado en la estructura de puestos de la Institución, y de llevar el registro y control de las contrataciones con cargo al renglón presupuestario 029.
13. En el caso de prestación de servicios por parte de técnicos y profesionales extranjeros, el pago se hará con cargo al renglón presupuestario 189, requiriéndose como comprobantes facturas especiales de conformidad a la Ley del Impuesto al Valor Agregado –IVA-, sin necesidad de estar colegiado en forma temporal.
9 15. De conformidad a lo que estipula la Circular D.P. 9-98 de fecha 3 de agosto de 1998, para el caso de los proyectos o programas, cuyos ingresos no se perciben al inicio del año, la unidad ejecutora solicitará a la Dirección General Financiera la autorización para poder efectuar los gastos, siempre que estos se encuentren presupuestados. Para el efecto se adjuntarán las justificaciones e información que permita a dicha Dirección General determinar y aprobar el porcentaje máximo, en relación a lo presupuestado, que se podrá gastar sin haber percibido el ingreso.
16. Auditoria Interna es responsable de revisar todos los expedientes de la contratación de servicios técnicos y profesionales de la Universidad de San Carlos de Guatemala, con cargo al renglón presupuestario 029, así como brindar asesoría y acompañamiento en todo el proceso de contratación, pago y liquidación, efectuando las recomendaciones que considere pertinentes en forma oportuna, dejando constancia escrita de lo actuado, de acuerdo a los puntos de control establecidos.
10
VII. Descripción de los procedimientos
1. Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales en dependencias de la administración central, con cargo al Renglón Presupuestario 029
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS –SIC- Título del Procedimiento: Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales en dependencias de la Administración Central, con cargo al Renglón Presupuestario 029.
Hoja 1 de 4
No. de formas: 6
Inicia: Unidad Solicitante Termina: Departamento de Contabilidad
Unidad Puesto Paso
No. Actividad
Etapa I: Contratación
Dependencias de la Administración Central que no dependen de Rectoría
Direcciones y Coordinadores Generales y directores de unidades ejecutoras Directores y Coordinadores Generales, directores unidades ejecutoras 1-A
Planifica necesidades de contratación, elabora términos de referencia donde especifica resultados esperados, entre otros aspectos, selecciona candidatos y conforma expediente con los requisitos establecidos. Elabora Acuerdo autorizando la contratación y adjunta a expediente. Traslada. (Continúa paso 3.)
Dependencias de la Administración Central que dependen de Rectoría
Solicitante Autoridad competente 1-B
Planifica necesidades de contratación, elabora términos de referencia donde especifica resultados esperados, entre otros aspectos, selecciona candidatos y conforma expediente con los requisitos establecidos. Elabora proyecto de Acuerdo. Traslada (Continúa paso 2).
Rectoría Secretario General 2
Recibe expediente con proyecto de Acuerdo, revisa, obtiene firma del señor Rector, autorizando la contratación de los servicios técnicos o profesionales en Renglón Presupuestario 029, anexa Acuerdo de Rectoría al expediente, traslada. (Continúa paso 3) División de
Administración de Recursos Humanos
Personal designado 3
Recibe expediente, verifica que el profesional no esté en relación de dependencia en la Universidad de San Carlos de Guatemala, en los renglones 011 ó 022 y que el objeto del contrato, no esté contemplado en la estructura de puestos de la Institución. Firma y sella en Acuerdo. Traslada.
Solicitante Persona designada 4
Recibe expediente, elabora Solicitud de Compra SIC- 01, anexa documentación, solicita certificación presupuestaria al tesorero o persona designada. traslada Producción: Solicitud de Compra FORM. -SIC-01 - 1/4 Expediente 2/4 Unidad Solicitante 3/4 Auditoría Interna 4/4 Departamento de Proveeduría Tesorería o Departamento de Proveeduría Tesorero 5
Recibe Solicitud de Compra, numera correlativamente, procede de la forma siguiente:
11
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS
–SIC-Hoja No. 2 de 4
Título del Procedimiento: Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales en dependencias de la Administración Central, con cargo al Renglón Presupuestario 029.
Unidad Puesto Responsable Paso
No. Actividad
Tesorería o Departamento de
Proveeduría
Tesorero …5
c. Elabora Orden de compra -FORM.-SIC-07-, le asigna número de emisión.
Producción Orden de Compra 1/7 Depto. de Contabilidad 2/7 Expediente 3/7 Auditoria Interna 4/7 Interesado 5/7 Depto. de Presupuesto 6/7 Unidad Solicitante 7/7 Depto. de Proveeduría
d. Llena Form. SIC-029. -04-. “Control del Proceso de Auditoría Interna”, y marca numerales del 1 al 8. e. Traslada
Auditoría Interna Profesional Designado 1-5
Punto de Control
Recibe expediente, revisa, emite nota de auditoría a donde corresponda, de considerarlo necesario. Traslada Departamento de
Presupuesto Profesional designado 6
Recibe expediente, califica el gasto, certifica disponibilidad presupuestaria, retiene copia 5/7 de la Orden de Compra, traslada.
Asesor designado
7
Recibe expediente, elabora contrato. Obtiene firmas de la forma siguiente:
a) Dependencias que no dependen de Rectoría: a directores y coordinadores generales y directores de unidades ejecutoras y del interesado.
b) Dependencias que dependen de Rectoría: Secretario General y del Interesado
Autentica firmas, traslada. Dirección de Asuntos
Jurídicos
Secretaria 8
Recibe expediente, confronta copias con el original, sella de constancia de confrontado, entrega copia de contrato a interesado para la Compra de Fianza de Cumplimiento, traslada.
Producción del Contrato 1/6 Dirección de Asuntos Jurídicos 2/6 Expediente
3/6 Interesado
4/6 División de Administración de Recursos Humanos
12
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS –SIC-
Hoja No.3 de 4
Título del Procedimiento: Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales en dependencias de la
Administración Central, con cargo al Renglón Presupuestario 029.
Unidad Puesto Responsable Paso
No. Actividad
Asesor designado 9 Recibe expediente con contrato y fianza de
cumplimiento, elabora aprobación de la contratación, obtiene firmas del señor Rector. Traslada.
Dirección de Asuntos
Jurídicos Secretaria 10
Reproduce copias de la aprobación de la contratación, hace constar por medio de sello y firmas que han sido confrontadas con el Original. Conserva para custodia original de contrato, fianza de cumplimiento y aprobación de contrato, llena numerales del 9 al 11 del Form SIC. 029 -04- Traslada expediente a Auditoría Interna (paso 12). Distribuye copias del Contrato aprobación y Control del Proceso, según producción.
Producción de Aprobación del Contrato 1/6 Dirección de Asuntos Jurídicos
2/6 Expediente 3/6 Interesado
4/6 División de Administración de Recursos Humanos
5/6 Contraloría General de Cuenta 6/6 Unidad Solicitante
División de Recursos
Humanos Profesional Designado 11
Recibe copia del contrato, copia 4/6 de la aprobación del contrato y copia 4/4 del SIC.029- 04, traslada a operador de informática para registro de contratación.
Auditoría Interna Auditor designado 12
Punto de Control
Recibe expediente, verifica Form, SIC. 029 -04-, retiene copia 2/4 del mismo, revisa conforme procedimiento interno, traslada.
Departamento de
Contabilidad Profesional Designado 13
Recibe expediente, registra provisión de gastos. Distribuye copias de la Orden de Compra. Archiva expediente temporalmente.
Etapa II: Trámite de Pago
Interesado 14
De acuerdo a los plazos convenidos en el contrato, elabora informe de labores y factura, solicita aval de la persona que supervisa los resultados esperados, en el informe mediante firma de Visto Bueno.
Unidad Solicitante
Autoridad competente
(Art. 129 del Estatuto). 15
Recibe informe y factura, revisa, autoriza pago en el dorso de la factura mediante firma traslada.
Departamento de
Proveeduría Tesorero 16
Conforma expediente de pago, verifica que la factura llene los requisitos legales, elabora formulario de Retención ISR, cuando corresponda, y extiende constancia de exención del -IVA-, adjunta copia de la orden de compra y traslada.
Auditoría Interna Auditor designado 17
Punto de Control
Recibe expediente de pago, actualiza SIC.029-04, revisa conforme procedimiento interno, traslada
Depto. de Contabilidad Profesional designado 18 Recibe expediente de pago realiza registro contable y oficio para emisión de cheque, traslada.
13
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS –SIC-
Hoja No. 4 de 4
Título del Procedimiento: Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales en dependencias de la Administración Central, con cargo al Renglón Presupuestario 029.
Unidad Puesto Responsable Paso
No. Actividad
Etapa III: Liquidación Departamento de
Proveeduría Tesorero 20
Recibe cheque y expediente de pago, entrega cheque al interesado, previa identificación y liquida expediente según procedimiento interno. Traslada
Auditoría Interna Profesional designado 21
Punto de Control
Recibe expediente de pago y liquidación, revisa, emite recomendaciones de ser necesario, traslada
14
VIII. Flujogramas
Universidad de San Carlos de Guatemala Sistema Integrado de Compras Título del Procedimiento: Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales
en dependencias de la administración central, con cargo al Renglón Presupuestario 029 Pág. 1/4 Elaborado por: Comisión de Sistema Integrado de Compras
Tesorero (Depto. de Proveeduría) Persona Designada (Solicitante) Personal Designado (División de Administración de Recursos Humanos) Secretario General (Rectoría) Autoridad competente (Unidad Solicitante) Direcciones y Coordinaciones Generales y Direcciones de Unidades Ejecutoras) Inicio Planifica necesidades de contratación, elabora términos de referencia, selecciona candidatos y conforma expediente con los
requisitos establecidos. Elabora Acuerdo y traslada Recibe expediente y Proyecto de Acuerdo, revisa, obtiene firma
del señor Rector, autorizando la contratación renglón 029, transcribe y anexa Acuerdo de Rectoría al expediente, traslada Recibe expediente, elabora Solicitud de Compra SIC-01, anexa documentación, solicita certificación presupuestaria al tesorero o persona
designada Recibe Solicitud de Compra, numera correlativamente, certifica disponibilidad presupuestaria, obtiene firma de Autoridad competente Elabora Orden de compra FORM SIC-07, le asigna número de emisión d. Llena numerales de 1 al 10 del Form SIC-029-04 “Control del proceso de Auditoria Interna”. Traslada Recibe expediente, verifica que el profesional no esté en relación de dependencia en la USAC, en los renglones 011 ó 022 y que sus atribuciones no estén contempladas en la estructura de puestos de la Institución. Firma y sella en Acuerdo. Traslada Planifica necesidades de contratación, elabora términos de referencia, selecciona candidatos y conforma expediente con los
requisitos establecidos. Elabora Proyecto de Acuerdo y
traslada
15 Universidad de San Carlos de Guatemala
Sistema Integrado de Compras Título del Procedimiento: Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales
en dependencias de la administración central, con cargo al Renglón Presupuestario 029 Pág. 2/4 Elaborado por: Comisión de Sistema Integrado de Compras.
Auditor Designado (Auditoria Interna) Profesional Designado (División de Recursos Humanos) Secretaria (Dirección de Asuntos Jurídicos) Asesor Designado (Dirección de
Asuntos Jurídicos) Profesional Designado (Depto. de Presupuesto) Sí No Recibe expediente, elabora contrato, obtiene firmas
Llena numerales del 11 al 13 del Form SIC 029-04. Traslada expediente a Auditoria
Interna. Distribuye copias del Contrato y
aprobación, según producción y traslada
PC-AUD
Recibe expediente, confronta copias con el
original, sella de constancia de confrontado, entrega copia de contrato a interesado para la compra de Fianza de Cumplimiento, distribuye y traslada B ¿Dependencia de Rectoría? Recibe Copia de contrato, copia4/6 de Aprobación del Contrato, traslada a operador de informática para el registro de la contratación Obtiene firma de Directores y Coordinadores Generales y Directores de Unidades Ejecutoras y del Interesado A Autentica firmas y traslada Reproduce copias de la aprobación de la contratación, hace constar por medio de sello y firmas que han sido confrontadas con el original. Conserva para custodia original de contrato, fianza de cumplimiento y aprobación de contrato, Recibe expediente con
contrato y fianza de cumplimiento, elabora
aprobación de la contratación, obtiene
firmas del Señor Rector y traslada.
Recibe expediente, verifica Form SIC
029-04, revisa conforme procedimiento interno, traslada Recibe expediente, califica el gasto, certifica disponibilidad presupuestaria, retiene copia 5/7 de la Orden de Compra y traslada. Obtiene firma de Secretario General y del Interesado Recibe expediente,
18
2. Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales en unidades académicas, con cargo al Renglón Presupuestario 029
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS Título del Procedimiento: Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales
en unidades académicas, con cargo al Renglón Presupuestario 029 Hoja No. 1 de 3 No. de Formas: 6
Inicia: Unidad Solicitante Termina: Departamento de Contabilidad
Unidad Puesto Responsable Paso No. Actividad
Decanos, Directores, coordinadores, según estructura de puestos
1
Luego de planificar las necesidades de contratación, seleccionar candidatos y conformar expediente con los requisitos establecidos o certificación de los mismos en Form. SIC.029 -02-, traslada propuesta(s) ante Junta Directiva o Consejo Directivo, según el caso, en el Form.”Propuesta de Contratación de Servicios Técnicos o Profesionales con cargo al Renglón Presupuestario 029” SIC.029 -03-. Facultad, Escuela no
Facultativa o Centro Universitario
Junta Directiva/Consejo
Directivo 2
Conoce expedientes, emite punto resolutivo autorizando la contratación. Transcribe y notifica lo resuelto, anexa trascripción al expediente, traslada.
División de Administración Recursos
Humanos
Profesional designado 3
Recibe expediente, verifica que el técnico o profesional, no esté en relación de dependencia en la Universidad de San Carlos de Guatemala, y que el objeto del contrato, no esté contemplado en la estructura de puestos de la Institución. sella Form. SIC .029 -01- ó SIC.029, -02-, según el caso y traslada.
Facultad, Escuela no Facultativa o Centro
Universitario Persona designada 4
Recibe expediente, elabora Solicitud de Compra SIC-01-, anexa al expediente, solicita certificación presupuestaria al tesorero o persona designada
Producción: Solicitud de Compra FORM.-SIC-01- 1/4 Expediente
2/4 Unidad Solicitante 3/4 Auditoría Interna 4/4 Agencia de Tesorería
Agencia de Tesorería Tesorero 5
Recibe Solicitud de Compra, numera correlativamente, procede de la forma siguiente: Programa ordinario:
a. Certifica disponibilidad presupuestaria
Programa Autofinanciable:
a. Certifica disponibilidad presupuestaria (sobre la base del anteproyecto del presupuesto para los casos en los que se tramita la orden de compra en el año anterior, para un ejercicio presupuestario posterior).
b. Emite certificación de ingresos y egresos. En ambos casos obtiene firma de autoridad
19
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS
Hoja No. 2 de 3
Título del Procedimiento: Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales en unidades académicas
con cargo al Renglón Presupuestario 029.
Unidad Puesto Responsable Paso No. Actividad
Agencia de Tesorería Tesorero ….5
c. Elabora Orden de compra -FORM. -SIC-07-, le asigna número de emisión, firma y obtiene firmas de autorización de la erogación, según el Artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Producción Orden de Compra 1/7 Depto. de Contabilidad 2/7 Expediente 3/7 Auditoria Interna 4/7 Técnico o profesional 5/7 Depto. de Presupuesto 6/7 Unidad de Postgrado 7/7 Agencia de Tesorería
d. Llena Form. SIC-029. -04-. “Control del Proceso de Auditoría Interna”, y marca numerales del 1 al 8.
e. Traslada
Auditoría Interna Profesional Designado 1-5
Punto de Control
Recibe expediente, revisa, emite nota de auditoría a donde corresponda, de considerarlo necesario. Traslada.
Departamento de
Presupuesto Profesional designado 6
Recibe expediente, califica el gasto, certifica disponibilidad presupuestaria, retiene copia 5/7 de la Orden de Compra, traslada. En los casos de contrataciones efectuadas en un año anterior, para ejecutarse el gasto en un ejercicio presupuestario posterior, la certificación de disponibilidad presupuestaria, se hará en el momento en que el presupuesto de ingresos y egresos de la Universidad de San Carlos de Guatemala sea aprobado por el Consejo Superior Universitario. Traslada
Facultad, Escuela no Facultativa o Centro
Universitario Decano o director 7
Recibe expediente, elabora contrato, obtiene firmas del Decano, Director, según el caso, y del técnico o profesional, solicita auténtica de firmas de notario, reproduce copias, y hace constar por medio de sello y firma que han sido confrontadas con el original.
Producción del Contrato 1/6 Unidad académica
2/6 Expediente
3/6 Técnico o profesional
4/6 División de Administración de Recursos Humanos
5/6 Contraloría General de Cuentas 6/6 Dirección de Asuntos Jurídicos
20
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS
Hoja No. 3 de 3
Título del Procedimiento: Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales en unidades académicas
con cargo al Renglón Presupuestario 029.
Unidad Puesto Responsable Paso No. Actividad
Dirección de Asuntos
Jurídicos Asesor designado 8
Recibe expediente y copias del contrato y fianza de cumplimiento, verifica que cumpla requisitos, elabora aprobación de la contratación, obtiene firmas del Rector, reproduce copias de la aprobación, certifica de confrontado con el original, adjunta al expediente y traslada.
Producción de Aprobación de la Contratación 1/6 Unidad académica
2/6 Expediente
3/6 Técnico o profesional
4/6 División de Administración de Recursos Humanos
5/6 Contraloría General de Cuentas 6/6 Dirección de Asuntos Jurídicos
Dirección de Asuntos
Jurídicos Secretaria 9
Recibe expediente, llena numerales del 9 al 11 del Form SIC. 029 -04- traslada expediente a Auditoría Interna (paso 11). Distribuye copias de contrato, aprobación y Control del Proceso, según producción y remite originales de contrato, fianza de cumplimiento y aprobación a la unidad de postgrado correspondiente.
División de Administración
de Recursos Humanos Persona Designada 10
Recibe copia del contrato, copia 4/6 de la aprobación del contrato y copia 4/4 del SIC.029- 04, traslada a operador de informática para registro de contratación.
Auditoría Interna Auditor designado 11
Punto de Control
Recibe expediente, verifica formulario SIC.029 04, retiene copia 2/4 del mismo, visa conforme procedimiento interno, traslada.
Departamento de
Contabilidad Profesional Designado 12
Recibe expediente, registra provisión de gastos. Distribuye copias de la Orden de Compra, según producción. Archiva expediente temporalmente. Etapa II: Trámite de Pago
Técnico o Profesional 13 De acuerdo a los plazos convenidos en el contrato, elabora informe y factura, traslada. Facultad, Escuela no
Facultativa o Centro Universitario
Decano o Director 14
Recibe informe y factura, revisa informe, firma de Visto Bueno en el informe y solicita autorización de pago en el dorso de la factura conforme el artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala y traslada.
Agencia de Tesorería Tesorero 15
21
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA DE COMPRAS Hoja No. 3 de 3
Título del Procedimiento: Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales, en unidades académicas, con
cargo al Renglón Presupuestario 029.
Auditoría Interna Auditor designado 16
Punto de Control
Recibe expediente de pago, actualiza formulario SIC.029 04, revisa conforme procedimiento interno, traslada.
Departamento de
Contabilidad Profesional designado 17
Recibe expediente de pago realiza registro contable y oficio para emisión de cheque, traslada.
Departamento de Caja Persona responsable 18 Recibe expediente de pago, emite cheque, obtiene firmas, traslada. Etapa III: Liquidación del Expediente
Tesorería Tesorero 19
Recibe cheque y expediente de pago, entrega cheque al técnico o profesional, previa identificación y liquida expediente según procedimiento interno. Traslada
Auditoría Interna Profesional designado 20
Punto de Control
Recibe expediente de pago y liquidación, revisa según procedimiento interno, traslada
Departamento de
Contabilidad Profesional Designado 21
22
24 Universidad de San Carlos de Guatemala
Sistema Integrado de Compras
Título del Procedimiento: Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales en unidades académicas, con cargo al Renglón Presupuestario 029
Elaborado por: Comisión Sistema Integrado de Compras Pág.. 3/4
Decano o Director ((Facultad, Escuela no facultativa o Centro Universitario) Técnico o Profesional (Facultad, Escuela no facultativa o Centro Universitario) Profesional Designado (Depto. de Contabilidad) Auditor Designado (Auditoria Interna) Persona Designada (División de Administración de Recursos Humanos) B Recibe copia De contrato, copia 4/6 de Aprobación de contrato y copia 4/4 del SIC.029-04, y traslada a operador de informática para registro de contratación Recibe expediente, verifica formulario SIC.029-04, retiene copia 2/4 del mismo, revisa conforme procedimiento interno y traslada Recibe expediente, registra provisión de gastos. Distribuye copias de la Orden de Compra, según producción. Archiva expediente temporalmente y traslada De acuerdo a los plazos convenidos en el contrato, elabora informe y factura y traslada Recibe informe y factura, revisa informe,
firma de Vo. Bo. en el informe, solicita autorización de pago en
el dorso de la factura y traslada
26
27
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS FORM . SIC-01
No. Fecha UNIDAD EJECUTORA
SUBPROGRAMA Código:
Atentamente se solicita comprar lo siguiente:
Unidad de medida
Solicitante
(f) (f)
Nombre:
No. Registro de Personal: Nombre: No. Registro de Personal:
(f)
Nombre:
No. Registro de Personal:
A nexo : B ases de Co tizació n (P ro cedimiento s Régimen de Co tizació n y Licitació n) DDO abril-2009
SOLICITUD DE COMPRA
Lo cual será utilizado para:
Descripción de bienes, suministros, obras y
servicios Renglón del gasto
Cantidad
Existe disponibilidad presupuestal
1/4 Expediente de Co mpra 2/4 Unidad so licitante 3/4 A rchivo del Depto . P ro veeduria o A gencia de Teso rería 4/4 A udito ría Interna Vo.Bo. Autoridad solicitante
28
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
NIT 255117-9 Form. SIC-07
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS Orden de Compra No.
Fecha
UNIDA D EJECUTORA O DEPENDENCIA :
Proveedor: NIT:
Dirección
Solicitud de Compra A cta de Recepción Contrato A bierto Condiciones
No. No. de entrega:
f echa A cta de calif icación otros: de pago: No.
Cant id ad
Descripción del bien o servicio Medida Unitario V alores en Q. Rengló n
Total P resup.*
Total a pagar en letras: Subtotal Q. (-) IVA Q. Total a pagar Q.
Elaborado por : Se certifica que sí existe disponibilidad presupuestal en:
Nombre: Partida (s) V alor (es) Q.
Registro de Personal:
Jef e Unidad Solicitante Nombre:
Registro de Personal:
V o. Bo.:
A utoridad Responsable
f echa f irma y sello Total Q.
Nombre: Nombre:
Registro de Personal: Registro de Personal:
A bono: Q.
(f) (f)
A uditor Prof esional de Contabilidad
Nombre Fecha Fecha Nombre
Registro de Personal Registro de Personal
No. de Emisión
Ge stión de compra y solicitud de fondos pa ra su pa go
(Según A rt í culo 129 del Est at ut o de la Universidad d e San Carlos de Guat emala)
Uso Departamento de Contabilidad para Registro Contable
Us o de Auditor ia Inte r na
Se liquida ésta Orden de Compra y los f ondos autorizados para la misma, para tal ef ecto se adjunta el expediente incluyendo la factura
(f) (f)
Tesorero Jefe Unidad Solicitante
Fecha Nombre: Nombre:
Registro de Personal: Registro de Personal:
( f )
Fecha Auditor:
Nombre:
Registro de Personal:
1/ 1 Exped ient e Abr-09
Liquidación de la Compra
Us o de Auditoría Interna
29
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS Form. SIC-029 - 01
FICHA TÉCNICA DE HOJA DE VIDA DATOS GENERALES Nombre:
______________________________________________________________________________
Edad:
_______________________ Cédula de Vecindad No. de Orden ________ Registro ____________ Departamento___________________________ Municipio_______________________________ Teléfonos: _____________________ Correo electrónico: _______________________________ Dirección: _____________________________________________________________________________ FORMACIÓN PROFESIONAL
Título Área Institución/País Año de
Graduación Nivel Medio Licenciatura Maestría Doctorado FORMACIÓN ESPECIALIZADA
Cursos cortos, seminarios, talleres, especializaciones congresos relacionados con el objeto del contrato
Actividad Institución Duración/horas
EXPERIENCIA LABORAL (Últimos 5 años)
Docencia Investigación Técnico ó Profesional
30 UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS
Form. SIC-029-02-
No._____ CERTIFICACIÓN DE TÉCNICO O PROFESIONAL CALIFICADO
Por medio de la presente el (Autoridad competente)
___________________________________________ de la (dependencia, administración central,
Facultad, Escuela o Centro Universitario). CERTIFICA: que
___________________________________________________________________________
ha sido contratado anteriormente en esta Unidad Académica o Administrativa por lo que se da fe de contar con su expediente actualizado en el archivo correspondiente, en razón de lo cual se extiende la presente en una hoja de papel membretado, debidamente firmado y sellado a los _______ días del mes de ___________________ del _______________.
“Id y Enseñad a Todos”
________________________________ ____________________________ Nombre Cargo
Firma y sello
31 UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Form. SIC-029 – 03 SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS
No.____________ PROPUESTA DE CONTRATACION DE SERVICIOS TÉCNICOS Ó PROFESIONALES
CON CARGO AL RENGLÓN PRESUPUESTARIO 029
Guatemala,
Señor (es)
Dependencia de la Administración Central / Facultad / Escuela / Centro Universitario Edificio
Señores:
Atentamente se somete a su consideración la contratación del servicio (Técnico ó Profesional) con cargo a la partida presupuestal _____________________ de los (Técnicos o Profesionales) siguientes:
Nombre Objeto del Contrato Honorarios
Totales (sin IVA)
Período de Contratación
Número de pagos parciales
Quienes demuestran documentalmente que reúnen los requisitos académicos y/o la acreditación de preparación técnica y la experiencia necesaria en la rama para prestar sus servicios a fin de cumplir con las condiciones descritas en el cuadro anterior.
Nombre_________________________________________ ___________________________ Autoridad Correspondiente Firma y sello
32
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FORM. SIC-029-04
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS
Unidad: ___________________________________________________________ Nom bre: ___________________________________________________________ Período de Contratación: ____________________________________________ Objeto del contrato
1 4
2 5
3 6
Transcripción del Punto de Acta de Junta Directiva del _____/_______/______
Punto ________ Inciso_______ Subinciso__________ Acta No. ____________ del _____/________/_______
Acuerdo de Rectoría No. _______________de fecha _____/______/_____
Ficha Técnica de Hoja de Vida (Form. SIC.029-01)
Certifiación de Técnico o Profesional Calificado (Form. SIC.029-02)
Fotocopia Completa de Cédula de Vecindad (5 hojas)
Número Orden__________ Registro_______________ extendida en:
____________________________________________
Constancia de Colegiado Activo (Profesionales) Número de Colegiado Activo ________________ Al mes de ______________________________
Solicitud de Compra No:_____________ del ____/____/______ Partida Presupuestaria _________________________ Certificación de Ingresos y Egresos para Programas Autofinanciables
Orden de Compra No:_____________ del _____/_____/______ Valor Total: Q.____________ Neto Q._____________ IVA Q._____________
Fotocopia de Contrato Administrativo Número: _______________ del _____/_____/______ Valor: Q._____________________
Fotocopia de Fianza de Cumplimiento Número: _______________ del _____/_____/______ por: Q._____________________
Aprobación del Contrato Administrativo del _____/_______/________ Informe de Labores
Factura
Número_______________ por Q._________________ Número_______________ por Q._________________ Número_______________ por Q._________________
Constancia de Exención de IVA Número_______________ por Q._________________ Número_______________ por Q._________________
Constancia de Retención de ISR Número_______________ por Q._________________ Número_______________ por Q._________________ Folios Adjuntos: ____________________
OBSERVACIONES GENERALES: _______________________________________________________________________________________________
PROFESIONAL DE AUDITORÍA TESORERO
Producción:
Control del Proceso
14 3 4 5 10 7
DOCUMENTOS QUE DEBEN CONTENER LOS EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN DE PROFESIONALES Y TÉCNICOS EN EL RENGLÓN 029
9 13 1 Si No N/A Orden Folio 2 6 8 Descripción
1/4 Expediente 2/4 Auditoría Interna 3/4 Unidad Ejecutora 4/4 DARH
33
34
ANEXO 1
35 TRANSCRIPCIÓN CIRCULAR CONJUNTA
CIRCULAR CONJUNTA DEL MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS, CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Y OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL, que literalmente dice: “Para la
36
ningún descuento para el fondo de Clases Pasivas Civiles del Estado del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, ni el descuento a que se refiere el Decreto Número 81-70 del Congreso de la República, exceptuándose las retenciones ordenadas por los tribunales de justicia, no estando en consecuencia amparadas por ninguna de las estipulaciones del Código de Trabajo. No obstante lo anterior, las personas contratadas, además de las retribuciones pactadas por sus servicios, tienen derecho a que se les pague los gastos en que incurran, cuando por motivo de los servicios prestados, tengan que trasladarse al interior o exterior del país, de conformidad con lo que estipula el artículo 2029 del Código Civil. IX El costo de la contratación, se hará por una cantidad global y su amortización puede hacerse mediante pagos parciales por períodos regulares, de acuerdo al avance de los trabajos circunstancias que deben quedar claramente establecidas en el contrato. X A las personas contratadas bajo el renglón presupuestario citado puede eventualmente asignárseles local, equipo y personal de apoyo para el mejor desempeño en la prestación de sus servicios y siempre que dichas circunstancias queden expresamente establecidas en el contrato respectivo. XI Las personas contratadas con cargo al renglón referido no necesariamente deben observar la jornada u horario de trabajo de la dependencia contratante, toda vez que la evaluación de sus servicios se hará en base a los resultados parciales o finales de su gestión. XII Debe establecerse en el texto del contrato, la obligación que tienen las personas contratadas de rendir informes periódicos del avance de los servicios encomendados, así como un informe final acompañado del producto o resultado de la prestación de su servicio. XIII Es responsabilidad de las autoridades contratantes, velar porque en los contratos que se suscriban, se estipule en cláusula especial que el impuesto al valor agregado (IVA), debe quedar incluido dentro del monto a que ascienda la prestación de los servicios contratados en dichos instrumentos, de conformidad con lo dispuesto en la ley de la materia. XIV Las personas contratadas para la prestación de servicios profesionales que tengan la calidad de universitarios, están obligados a pagar el timbre del Colegio de Profesional al que pertenezcan, el cual deberá adherirse al contrato que suscriban, en cumplimiento de la Norma III de esta Circular. XV El Estado o sus instituciones deben reservarse el derecho de rescindir unilateralmente el contrato sin ninguna responsabilidad de su parte, sin perjuicio de hacer efectiva la “fianza de cumplimiento” en caso de incumplimiento por parte de la persona contratada, de las obligaciones estipuladas en el Contrato. XVI No podrán celebrar contratos con cargo al renglón 029 “Otras remuneraciones de personal temporal”, los servidores o trabajadores públicos del Estado o de las entidades a que se refiere el artículo 1, del Decreto 57-92 del Congreso de la República, así como sus parientes dentro de los grados de ley, cuando los contratos deban celebrarse con las dependencias en autoridad, tal como lo dispone el Artículo 80, numeral 3 del Decreto citado. XVII Los funcionarios o empleados que infrinjan las disposiciones contenidas en esta Circular y las disposiciones contenidas a este respecto en el Decreto Número 57-92, del Congreso de la República y su reglamento, quedan obligados a responder por el pago o por el compromiso que hubieren contraído, según el caso sin perjuicio de cualquier otra responsabilidad que les corresponda. En la ciudad de Guatemala a los dos días del mes de enero de mil novecientos noventa y siete”. Aparecen las firmas de Lic. José Alejandro
37
ANEXO 2
1. PROYECTO DE ACUERDO DE RECTORÍA (ADMINISTRACIÓN CENTRAL)
38 PROYECTO DE ACUERDO DE RECTORÍA No.___________
“EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA, de conformidad con las atribuciones que le confiere el artículo 17 del Estatuto de la Universidad; ACUERDA: Primero:
Contratar los servicios técnicos o profesionales de __________________________________, en
el renglón presupuestario 029 “Otras Renumeraciones al Personal Temporal”, a efecto de que desarrolle actividades que se detallan más adelante. Segundo: Los honorarios de________________________________________________serán de ________________________ ______________________( ), más ________________________ ( ), del Impuesto al Valor Agregado (IVA), siendo el total mensual de __________________________( ). La vigencia de la contratación es del ______________ al ______________, por lo que el monto total por el período contratado es de: __________________________________________ ( ) y _________________________________ ( ) del Impuesto al Valor Agregado (IVA), siendo el total del contrato de __________________________ ( ). Tercero: El valor del contrato se cargará a la Partida Presupuestal No.__________________ y el mismo no genera relación laboral con la Universidad de San Carlos de Guatemala. El pago de los honorarios se hará efectivo contra entrega de informes mensuales de las actividades realizadas las cuales deberán contar con el visto buenode_____________________________________________________.Cuarto: El___________. l___________________________________realizará las actividades siguientes:_________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________
Quinto: El _________________________________________deberá presentar Fianza de
39 PROYECTO DE PUNTO RESOLUTIVO (JUNTA DIRECTIVA, CONSEJO DIRECTIVO)
PUNTO: _________ PROPUESTA DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS O PROFESIONALES CON CARGO AL RENGLÓN PRESUPUESTARIO 029 PARA LA
FACULTAD, ESCUELA O CENTRO UNIVERSITARIO
__________________________________________________, PARA EL PERÍODO COMPRENDIDO DEL ________________ AL _________________PRESENTADA POR ________________________________________________________________________.
Se somete a consideración de Junta Directiva (Consejo Directivo) el Oficio No. _______ de fecha ________ del quien solicita se autorice la contratación de servicios técnicos o
profesionales, con cargo al reglón presupuestario 029, para
______________________________________ conforme a los términos de referencia contenidos en el formulario SIC.029 -03 No. _________ de fecha ______________ que se presenta.
Junta Directiva, (Consejo Directivo) con base en lo que para el efecto establece el Artículo 22 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala y Circular Conjunta suscrita por la Contraloría General de Cuentas, Ministerio de Finanzas Públicas y la Oficina Nacional de Servicio Civil, ACUERDA: A) AUTORIZAR la contratación de los servicios técnicos o profesionales, conforme lo solicitado en el Formulario SIC.029 -03- No._________ de fecha ______________________.
40
ANEXO 3
MINUTA DEL CONTRATO Y AUTÉNTICA.
41
MINUTA DE CONTRATO
CONTRATO NÚMERO _______ -2008. En la ciudad de Guatemala, el día_________________ de dos mil
ocho, constituidos en ________________________ de la Universidad de San Carlos de Guatemala, nosotros
_____________________, de ___________________ años de edad,___________________________ (estado
42
y que por este acto convenimos en celebrar CONTRATO ADMINISTRATIVO DE SERVICIOS
TÉCNICOS O PROFESIONALES, de conformidad con las siguientes cláusulas: PRIMERA: BASE
LEGAL: El presente contrato se suscribe con fundamento en el Artículo veintinueve (29) de la Ley
Orgánica de la Universidad de San Carlos de Guatemala y el artículo 22 de su Estatuto, (en caso de Director de Centro Universitario 20 del Reglamento de Centros Regionales y 51 del Reglamento de Elecciones de la Universidad de San Carlos de Guatemala) así como también el artículo 44 , inciso uno (1) , Sub inciso uno guión punto nueve (1.9) y 47 de Ley de Contrataciones del Estado, Decreto cincuenta y siete guión noventa y dos (57-92) del Congreso de la República de Guatemala y su respectivo Reglamento, la Circular Conjunta suscrita por la Contraloría General de Cuentas, el Ministerio de Finanzas Públicas y la Oficina Nacional de Servicio Civil, referida a la contratación con cargo al renglón cero veintinueve (029); específicamente sirve de fundamento para la celebración de este contrato, ACUERDO DE RECTORÍA, PUNTO DE ACTA DE JUNTA
DIRECTIVA de Facultad o CONSEJO DIRECTIVO de Escuela No Facultativa o Centro Universitario de
_______________________________________ contenido en punto___________ del acta____________de
fecha___________________ y orden de compra No._________________. SEGUNDA: OBJETO DEL
CONTRATO: El (Rector, Decano o Director) expongo que por este acto “La (Dependencia Administrativa,
Facultad de, Escuela de o Centro Universitario de)________________________________________________ de la Universidad de San Carlos de Guatemala, contrata los servicios PROFESIONALES (O TÉCNICOS) de __________________________________________________________ y quien cumplirá con lo siguiente: (objeto del Contrato)_________________________________________________________________________, __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ por mi parte como “El PROFESIONAL (O TÉCNICO)” me comprometo a prestar mis servicios
PROFESIONALES (O TÉCNICOS) en (lugar)___________________________________________.
TERCERA: A) DE LOS HONORARIOS Y FORMA DE PAGO: La (Dependencia administrativa, Facultad,
Escuela No Facultativa o Centro Universitario)____________________________________ pagará a “EL
43
concepto de honorarios la cantidad de (letras y números) __________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________que incluyen el Impuesto al Valor Agregado -IVA- por la cantidad de ___________________________________(letras y números), monto que será cubierto por la Universidad de San Carlos de Guatemala, mediante la respectiva Constancia de Exención, que se entregará debidamente autorizada por la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-, siendo el total a facturar la cantidad de (en letras y números) ___________________________________________________________ con cargo a la Partida Presupuestaria No. __________________-029- contra la presentación de la factura correspondiente e informe de las actividades realizadas durante el período que se cancela, así como aquellos otros informes que le sean requeridos cuando se estime pertinente, los que deberán estar aprobados con la firma del Rector. , Director General, Jefe (dependencias administrativas) Decano de Facultad o Director de Escuela No Facultativa o Centro Universitario ______________________________________________________. Dichos servicios serán cancelados en___________pagos vencidos y consecutivos de ____________________________(Q.)______________); el último pago se hará efectivo contra entrega del trabajo concluido. CUARTA: VIÁTICOS o GASTOS CONEXOS. Manifiesta “ (EL RECTOR, DECANO, DIRECTOR, o CONTRATANTE) , que si para el cumplimiento de sus obligaciones,”El PROFESIONAL (O TÉCNICO)” necesita trasladarse fuera del departamento o al extranjero de donde presta sus servicios, su representada, la Universidad de San Carlos de Guatemala por medio de la Rectoría, Facultad de o Escuela de o del Centro _______________________________________________, se obliga a reconocer, los gastos que se originen, conforme al Reglamento de Gastos de Representación Viáticos y Gastos Conexos y Gastos de Atención y Protocolo de la de la Universidad de San Carlos de Guatemala. QUINTA: VIGENCIA: esta contratación
44
lo que garantizará el fiel cumplimiento de las obligaciones contractuales, por el período de la vigencia respectiva, de conformidad con lo establecido en los artículos sesenta y cinco y sesenta y nueve (65 y 69), de la Ley de Contrataciones del Estado y treinta y ocho, inciso uno, y treinta y nueve de su Reglamento (38 inciso 1 y 39 ). Dicha fianza deberá ser emitida por una institución afianzadora debidamente autorizada para operar en Guatemala. La fianza anteriormente descrita se hará efectiva cuando ocurra el incumplimiento de cualesquiera de las obligaciones que ahora contrae “El PROFESIONAL (O TÉCNICO) ” y para ello bastará el simple requerimiento que “La Universidad” haga a la afianzadora, la cual efectuará el pago dentro de los treinta días siguientes a dicho requerimiento, circunstancia que se hará constar en dicha póliza. La fianza deberá mantenerse vigente hasta que “La Universidad” dé por recibido el trabajo y se declare conforme con el mismo y extienda el finiquito respectivo a “EL PROFESIONAL (O TÉCNICO) ” SÉPTIMA:
DISPOSICIONES GENERALES: a) “EL PROFESIONAL (O TÉCNICO)” desarrollare mis actividades en
________________________ b) como “EL PROFESIONAL (O TÉCNICO)” presentaré para el pago de mis
45
universidad facilitará, cuando fuera necesario, al “PROFESIONAL (O TÉCNICO)” para el mejor desempeño de la prestación de sus servicios, espacio físico, mobiliario y equipo , pudiendo éste desarrollar su actividad conforme asignación especifica. NOVENA: DECLARACIÓN JURADA: Como “EL PROFESIONAL (O TÉCNICO)” declaro bajo juramento que no soy deudor moroso del Estado, ni de entidades a las que se refiere el artículo uno de la Ley de Contrataciones del Estado y sus Reformas, que no estoy comprendido en ninguna de las prohibiciones establecidas en el artículo ochenta del mismo cuerpo legal y declaro que no laboro bajo otro reglón presupuestario con relación de dependencia en la Universidad de San Carlos de Guatemala. DÉCIMA:
PROHIBICIONES: Los contratantes convenimos que a “El PROFESIONAL (O TÉCNICO)” le queda
expresamente prohibido ceder total o parcialmente los derechos y obligaciones provenientes del presente contrato. DÉCIMA PRIMERA: TERMINACIÓN DEL CONTRATO: “La Universidad” a través del Rector, Decano o Director ________________________________________, sin responsabilidad de su parte podrá dar por terminado unilateralmente el presente contrato por las causas siguientes: a) en caso de evidente negligencia por parte de “El PROFESIONAL (O TÉCNICO)” en la prestación de los servicios contratados o negativa infundada de cumplir con sus obligaciones; b) por vencimiento de la vigencia estipulada; c) por incumplimiento de las relaciones contractuales; d) Por rescisión acordada por mutuo acuerdo entre las partes; y, e) por caso fortuito o fuerza mayor. Cuando “El PROFESIONAL (O TÉCNICO)” incurra en cualquiera de las faltas previstas en las literales “a y c” de la presente cláusula. “La Universidad” a través de (EL RECTOR, DECANO O DIRECTOR ) le dará audiencia por un plazo no mayor de diez días a efecto de que exprese lo que considere conveniente en su defensa, acompañando las pruebas necesarias, vencido el plazo indicado “La Universidad” a través de “(EL RECTOR, DECANO O DIRECTOR ) resolverá con base en las pruebas presentadas, dando por terminado el presente contrato o por desvanecidos los cargos formulados.
DÉCIMA SEGUNDA: CONTROVERSIAS: Los otorgantes convenimos expresamente que cualquier
46
fuero de su domicilio y reitera como lugar para recibir citaciones y notificaciones el indicado al principio de este documento aceptando como bien hechas las que ahí se le hagan, aún cuando hubiere cambiado de dirección sin haberlo notificado previamente por escrito a la Universidad, con aviso de recepción. DÉCIMA
TERCERA: DE LA RELACIÓN CONTRACTUAL: queda expresamente estipulado que el presente
contrato no genera relación laboral entre “La Universidad” y “El PROFESIONAL (O TÉCNICO)”, por lo tanto a éste no le asiste derecho presente ni ulterior para reclamar el pago de prestaciones de carácter laboral que “La Universidad” otorga a sus trabajadores. DÉCIMA CUARTA: IMPUESTOS: el pago de honorarios en general que “La Universidad” haga a “El PROFESIONAL (O TÉCNICO)” estará afecto a las retenciones o impuestos que determinan las leyes fiscales correspondientes en lo que a éste compete, no así “La Universidad” la cual está exenta del pago de toda clase de impuestos, arbitrios y contribuciones, sin excepción alguna, al amparo de lo establecido en el artículo ochenta y ocho (88) de la Constitución Política de la República de Guatemala. DÉCIMA QUINTA: GASTOS Y COSTAS: Todos los gastos que se ocasionen con motivo del faccionamiento del presente contrato, así como los que se causen judicial o extrajudicialmente son por cuenta de “El PROFESIONAL (O TÉCNICO)”. DÉCIMA SEXTA: Nosotros, los otorgantes, manifestamos que hemos leído íntegramente el contenido del presente contrato e impuestos de su contenido, objeto, validez y demás efectos legales, lo aceptamos, ratificamos y firmamos, haciendo constar que se encuentra contenido en ( ) hojas de papel bond con el membrete de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
