Sistema Integrado de Gestión. Manual de Procesos y Procedimientos

(1)

Una institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad

Sistema Integrado de Gestión

Manual de Procesos y Procedimientos

Versión: 4

Código: GC.3,0.19.01.01

Proceso: Gestión de Calidad

Abril de 2016

(2)

CONTENIDO

CONTENIDO ... 1

1. INTRODUCCIÓN ... 4

2. INSTRUCCIONES DE USO Y ORGANIZACIÓN DEL MANUAL ... 5

2.1. Justificación ... 5

2.2. Codificación de los Niveles de Procesos ... 5

3. PROCESOS ... 6

3.1. Proceso Innovación a la gestión ... 6

3.1.1. Distribución ... 6

3.1.2. Revisión y actualización ... 6

3.1.3. Contenido ... 7

3.2. Proceso Gestión de calidad ... 8

3.2.1. Distribución ... 9

3.2.2. Revisión y actualización ... 9

3.2.3. Contenido ... 9

3.3. Proceso Docencia ... 10

3.3.1. Distribución ... 10

3.3.2. Revisión y actualización ... 10

3.3.3. Contenido ... 10

3.4. Proceso Investigación ... 11

3.4.1. Distribución ... 12

3.4.2. Revisión y actualización ... 12

3.4.3. Contenido ... 12

3.5. Proceso Proyección social ... 13

3.5.1. Distribución ... 13

3.5.2. Revisión y actualización ... 13

3.5.3. Contenido ... 14

3.6. Proceso Gestión Administrativa ... 14

3.6.1. Distribución ... 15

3.6.2. Revisión y actualización ... 14

3.6.3. Contenido ... ¡Error! Marcador no definido. 3.7. Proceso Bienestar Universitario ... ¡Error! Marcador no definido. 3.7.1. Distribución ... ¡Error! Marcador no definido. 3.7.2. Revisión y actualización ... 16 3.7.3. Contenido ... ¡Error! Marcador no definido.

3.8. Proceso Gestiín de apoyo a la Docencia ... ¡Error! Marcador no definido.

3.8.1. Distribución ... ¡Error! Marcador no definido.

(3)

3.8.2. Revisión y actualización ... 18 3.8.3. Contenido ... ¡Error! Marcador no definido.

3.9. Proceso Gestión de la Evaluación ... ¡Error! Marcador no definido.

3.9.1. Distribución ... ¡Error! Marcador no definido.

3.9.2. Revisión y actualización ... 20

3.9.3. Contenido ... ¡Error! Marcador no definido.

(4)

1. INTRODUCCIÓN

Un manual de procesos y procedimientos permite conocer en forma detallada las tareas necesarias asociadas a los procesos, para el cumplimiento de la misión de la Institución Universitaria Escuela Nacional Del Deporte

Este manual recopila la información correspondiente a la documentación del SIG que comprende los procesos, procedimientos, Manuales, guías e instructivos, comprendidas en el mismo, reflejando los acuerdos construidos entre los usuarios, los ejecutores de los procesos y los proveedores de los mismos. Luego, está dirigido a los funcionarios que intervienen de manera directa en el proceso, proveedores o usuarios, así como a quien pueda estar interesado en conocer información más detallada al respecto.

Antes de iniciar la consulta de este documento es recomendable leer detalladamente esta introducción, así como los distintos apartes contemplados en la sección de "Instrucciones de Uso y Organización del Manual", a fin de que el lector pueda hacer uso apropiado del documento, entendiendo su organización y contenido. Por tanto, este documento está organizado en dos grandes secciones:

- Instrucciones de Uso y Organización del Manual: Presenta la manera de utilizar el manual, conceptos básicos de procesos, describe las partes que componen el documento.

- Cuerpo del Documento: Presenta para cada proceso, la caracterización, así como el

detalle y una descripción gráfica (flujograma) de los procedimientos que conforman

cada proceso, así como los instructivos y guías que amplían la información acerca de

algunas actividades y formatos.

(5)

2. INSTRUCCIONES DE USO Y ORGANIZACIÓN DEL MANUAL

2.1. Justificación

Este documento es una guía para orientar a los usuarios de manera práctica en la lectura de los manuales; para esto se parte de la descripción de conceptos de procesos, la explicación general de cómo está organizado el manual y la ampliación de sus contenidos.

2.2. Codificación de los Niveles de Procesos

El Sistema de Codificación debe mejorar la gestión de la correspondencia y el archivo de documentos en la Institución, mediante la asignación de códigos que permitan identificar de manera ordenada y práctica cada una de ellos.

El sistema de codificación, es de uso obligatorio para todos los procesos. Los códigos no podrán ser modificados y serán asignados por la oficina que administra el Sistema Integrado de Gestión.

Toda evidencia documental que exista en la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte, debe tener un código, el cual estará compuesto de la siguiente forma: los dos primeros dígitos identificará el proceso al cual pertenece el documento, según como se muestra en la tabla N° 1, seguido del código de la Tabla de Retención Documental.

TABLA N° 1

Código de los procesos del SGC

Proceso Sigla

Innovación a la gestión IG

Gestión de calidad GC

Docencia DC

Investigación IV

Proyección social PS

Gestión de Prácticas y Servicios de Salud GP

Gestión Administrativa GA

Bienestar Universitario BU

Gestión de apoyo a la docencia AD

Gestión Financiera GF

Gestión evaluación GE

Esta codificación se ubicará en la primera fila de la parte derecha del encabezado del

documento y se debe separar con punto.

(6)

Ejemplo: La codificación de la Guía para la Elaboración y Codificación de Documentos es:

Código del proceso

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Oficina

generadora documento

Serie Sub-serie Consecutivo

GC 3,0 19 03 01

Codificación del manual de calidad. ( Ej: GC.3,0.19.03.01).

2.3 Formatos.

Los formatos se encuentran identificados en el listado maestro de registros (GC.3,0.19.04.03), don se especifica, su nombre, quien los diligencia, lugar de archivo y tiempo de retención.

3. PROCESOS

3.1. Proceso Innovación a la gestión

3.1.1. Distribución

 Vicerrectora Administrativa - Gestión de calidad.

 Pagina web Institucional e Intranet.

3.1.2. Revisión y actualización

Estos procedimientos serán elaborados por el personal que interviene en las actividades del proceso de Innovación a la Gestión, revisado por el Representante de la Dirección cuando se presenten inconsistencias en su uso, teniendo en cuenta los conceptos que sobre el mismo hayan enviado los procesos que lo han utilizado y aprobados por el Rector.

(7)

3.1.3. Contenido 3.1.3.1 Procedimientos :

CODIGO NOMBRE

IG.2,0,2.19.02.01 Procedimiento de Comunicaciones

IG.2,0,2.19.02.02 Administración y Gestión de Contenido, portal e intranet institucional

IG.2,0,2.19.02.03 Elaboración de Convenios Interinstitucionales, Práctica

Académica Y de Pasantías IG.2,0.19.02.01 Peticiones, quejas, reclamos y Sugerencias - PQR-S

IG.2,0.19.02.02 Grados

IG.2,0,1.19.02.01 Transferencias de documentos IG.2,0,1.19.02.02 Consulta y préstamo de documentos

IG.2,0,1.19.02.03 Recepción, Distribución y Trámite de Comunicaciones Oficiales IG.2,0,1.19.02.04 Organización de los archivos

3.1.3.2 Manuales, Guías e Instructivos

IG.1.19.01.01 Sistema integrado de Gestión IG.1.19.01.02 Código de Buen Gobierno.

IG.1.19.01.03 Normograma IG.1.19.01.04 Mapa de riesgos

IG.1.19.01.09 Política de administración del riesgo

IG.1.19.01.10 Instrumento de seguimiento y control de S.I.G IG.2,0,2.19.03.01 Guía política de comunicaciones.

IG.2,0,1.19.03.01

Guía elaboración de comunicaciones oficiales

IG.2,0,1.19.03.02

Guía organización de archivos

IG.1,0,1.14.03.01 Plan Anual de Acción IG.1.14.03.03 Plan Indicativo.

IG.1.14.03.04 Plan de compras

(8)

3.1.4 Formatos

IG.2,0,2.19.04.01 Eficacia de los Medios de Comunicación IG.2,0,2.19.04.02 Solicitud de Divulgación de Información

IG.2,0,2.19.04.03 Plan de Trabajo Unidad de Comunicaciones, relaciones e imagen Corporativa

IG.2,0,2.19.04.04 Actualización de datos para Open House

IG.2,0,2.19.04.05 Inscripción de candidatos para elección del rector IG.2,0,2.19.04.06 Control y seguimiento de publicaciones

IG.2,0,2.19.04.07 Solicitud de publicación de contenidos IG.2,0,2.19.04.08 Viabilidad Técnica de Convenio IG.2,0,2.19.04.09 Documentos soportes de Convenio IG.2,0.19.04.01 Recepción PQRS

IG.2,0.19.04.04 Inscripción de Propuestas

IG.2,0.19.04.05 Encuesta para la Evaluación de la Audiencia Pública IG.2,0.19.04.06 Preguntas en la Audiencia Pública

IG.2,0.19.04.07 Inscripción Candidatos IG.2,0.19.04.08 Plan de Audio Interno IG.2,0.19.04.09 Respuesta a PQRS

IG.2,0.19.04.10 Radicación, asignación y, seguimiento y evaluación PQRS IG.2,0,1.19.04.01 Comunicación Interna Despachada

IG.2,0,1.19.04.02 comunicación Interna Recibida IG.2,0,1.19.04.03 Tabla de Retención

IG.2,0,1.19.04.05 Nota Interna IG.2,0,1.19.04.06 Lista de asistencia IG.2,0,1.19.04.07 Acta

IG.2,0,1.19.04.08 Comunicación Externa Recibida IG.2,0,1.19.04.09 Comunicación Externa Despachada IG.2,0,1.19.04.10 Distribución Interna de Comunicaciones IG.2,0,1.19.04.11 Control Préstamo de Documentos IG.2,0,1.19.04.12 Control salida e ingresos de Documentos IG.2,0,1.19.04.13 Inventario Control de Documentos IG.2,0,1.19.04.14 Inventario Único Documental IG.2,0,1.19.04.15 Eliminación de Documentos IG.2,0,1.19.04.16 Transmisión de Fax

IG.2,0,1.19.04.17 Cuadro de Clasificación Documental IG.2,0,1.19.04.18 Ficha Consulta de Documentos IG.2,0,1.19.04.19 Valoración Documental

IG.2,0,1.19.04.21 Testigo Documental IG.2,0,1.19.04.22 Citación

(9)

3.2. Proceso Gestión de calidad 3.2.1. Distribución

 Vicerrectora Administrativa - Gestión de calidad.

 Pagina web Institucional e Intranet.

3.2.2. Revisión y actualización

Este procedimiento será elaborado por el personal de la Vicerrectoría Administrativa, revisado por el Representante de la Calidad cuando se presenten inconsistencias en su uso, teniendo en cuenta los conceptos que sobre el mismo hayan enviado los procesos que lo han utilizado y aprobados por el Rector.

3.2.3. Contenido

3.2.3.1 Procedimientos

GC.3,0.19.02.01 Control de documentos GC.3,0.19.02.02 Control de registros

GC.3,0.19.02.03 Acciones preventivas, correctivas y de mejora GC.3,0.19.04.04 Servicio No Conforme

GC.3,0.19.04.05 Medición de la Satisfacción del usuario GC.3.19.04.03 Procedimiento Plan de Mejoramiento

3.2.3.2 Manuales Guías e Instructivos

GC.3,0.19.01.01 Manual de Procesos y Procedimientos

GC.3,0.19.03.01 Guía para la elaboración y codificación de documentos

(10)

3.2.4 Formatos .

3.3. Proceso Docencia 3.3.1. Distribución

 Vicerrectora Administrativa - Gestión de calidad.

 Pagina web Institucional e Intranet.

3.3.2. Revisión y actualización

Estos procedimientos serán elaborados por el personal de la Vicerrectoría Académica (Directores Técnicos de programas), revisado por la Vicerrectoría Académica y el Representante de la Calidad cuando se presenten inconsistencias en su uso, teniendo en cuenta los conceptos que sobre el mismo hayan enviado los procesos que lo han utilizado y aprobados por el Rector.

3.3.3. Contenido

3.3.3.1 Procedimientos

DC.4,0.19.02.01 Planificación Académica

DC.4,0.19.02.02 Desarrollo de la Formación en Docencia Directa

DC.4,0.19.02.03 Desarrollo de la formación en práctica de los estudiantes en los programas académicos

DC.4,0.19.02.04 Trabajos de Grados

GC.3,0.19.04.01 Caracterización Gestión de calidad GC.3,0.19.04.02 Listado maestro de documentos internos GC.3,0.19.04.03 listado maestro de registros

GC.3,0.19.04.04 Solicitud para crear, actualizar o eliminar un documento GC.3,0.19.04.05 Listado maestro de documentos externos

GC.3,0.19.04.06 Distribución de documentos a responsables de actividades GC.3,0.19.04.07 Plan de Mejoramiento

GC.3,0.19.04.08 Matriz de mejora continua – Digital GC.3,0.19.04.10 Registro de servicio No conforme

GC.3,0.19.04.11 Encuesta de satisfacción usuarios y/o beneficiarios

(11)

3.3.3.2 Manuales Guías e Instructivos.

3.3.3.3 Formatos.

DC.4.19.04.01 Caracterización del proceso DC.4.19.04.02 Guía de Curso

DC.4.19.04.03 Seguimiento actividades docentes DC.4.19.04.05 Inscripción trabajos de grado DC.4.19.04.06 Control asesorías

DC.4.19.04.07 Novedades DC.4.19.04.08 Concepto asesor

DC.4.19.04.09 Evaluación trabajo de grado DC.4.19.04.10 Acta sustentación

DC.4.19.04.11 Medio magnético

DC.4.19.04.12 Autorización publicaciones

DC.4.19.04.13 Asignación estudiantes a sitios de practica DC.4.19.04.14 Evaluación de practica Fisioterapia

DC.4.16.01.01 Documento del Programa Deporte y Actividad Física DC.4.16.01.02 Documento del Programa Deporte

DC.4.16.01.03 Documento del Programa Fisioterapia

DC.4.16.01.04 Documento del Programa Tecnología en Deporte DC.4.16.01.05 Documento del Programa Tecnología en Evaluación y

Programación de la Actividad Física

DC.4.16.01.06 Documento del Programa Administración de Empresas DC.4.16.01.07 Documento del Programa Nutrición y Dietética

DC.4.16.01.08 Documento del Programa Terapia Ocupacional DC.4.16.01.09

Proyecto Educativo del Programa Deporte

DC.4.16.01.10

Proyecto Educativo del Programa Fisioterapia

DC.4.16.01.11

Proyecto Educativo del Programa Tecnología en Deporte

DC.4.16.01.12

Proyecto Educativo del Programa Tecnología en

Evaluación y Programación de la Actividad Física

DC.4.16.01.13

Proyecto Educativo del Programa Administración de

Empresas

DC.4.16.01.14

Proyecto Educativo del Programa Nutrición y Dietética

DC.4.16.01.15

Proyecto Educativo del Programa Terapia Ocupacional

DC.4.16.02.01 Documento del Programa Dirección y Gestión Deportiva DC.4.16.02.02 Documento del Programa Actividad Física

DC.4.16.02.03 Documento del Programa Teoría y Metodología del Entrenamiento deportivo

(12)

DC.4.19.04.15 Control medios educativos

DC.4.19.04.17 Visita docente asesor sitio de practica

AD.4.19.04.18 Seguimiento a actividades de los practicantes AD.4.19.04.19 Ficha técnica del servicio

AD.4.19.04.20 Evaluación práctica profesional III

AD.4.19.04.21 Control de asistencia a clases (programa de pregrado y educación para el trabajo.

AD.4.19.04.22 Visita del docente coordinador al sitio de práctica.

AD.4.19.04.23 Control de asistencia a clases (Programa de Postgrado) AD.4.19.04.24 Plan de Calidad.

3.4. Proceso Investigación 3.4.1. Distribución

 Vicerrectora Administrativa - Gestión de calidad.

 Pagina web Institucional e Intranet.

3.4.2. Revisión y actualización

Estos procedimientos serán elaborados por el personal de la oficina de investigaciones y posgrados, revisado por la Vicerrectoría Académica y el Representante de la Calidad cuando se presenten inconsistencias en su uso, teniendo en cuenta los conceptos que sobre el mismo hayan enviado los procesos que lo han utilizado y aprobados por el Rector.

3.4.3. Contenido 3.4.3.1 Procedimientos

IV.4,1.19.02.01 Gestión de Grupos y Semilleros de Investigación.

IV.4,1.19.02.02 Gestión de proyectos de investigación IV.4,1.19.02.03 Gestión de apoyo a la Producción intelectual IV.4,1.19.02.04 Gestión de apoyo de los laboratorios

(13)

3.4.4 Formatos

3.5. Proceso Proyección Social 3.5.1. Distribución

 Vicerrectora Administrativa - Gestión de calidad.

 Pagina web Institucional e Intranet.

IV.4,1.19.04.01 Encuesta de satisfacción usuarios o beneficiarios Proceso de Investigación

IV.4,1.19.04.02 Inscripción grupos de investigación

IV.4,1.19.04.03 Inscripción proyecto/programa de investigación IV.4,1.19.04.04 Acta inicio proyectos de investigación

IV.4,1.19.04.05 Seguimiento a grupos de Investigación

IV.4,1.19.04.06 Seguimiento proyectos/programas de investigación IV.4,1.19.04.07

Caracterización

IV.4,1.19.04.08

Seguimiento a semilleros de investigación

IV.4,1.19.04.09

Inscripción semilleros de investigación

IV.4,1.19.04.10

Inscripción producción científica

IV.4,1.19.04.11

Evaluación producción científica

IV.4,1.19.04.12

Presentación de avances proyectos/programas de investigación

IV.4,1.19.04.13

Informe final y cierre del proyecto/programa

IV.4,1.19.04.14

Consentimiento informado Proyecto de Investigación

IV.4,1.19.04.15

Cuestionario a desarrollar por el investigador comité ética

IV.4,1.19.04.16

Evaluación proyectos de investigación

IV.4,1.19.04.17

Verificación consentimiento informado

IV.4,1.19.04.18

Verificación documentos- comité de ética

IV.4,1.19.04.19

Evaluación ética de proyectos de investigación

IV.4,1.19.04.20

Control utilización de laboratorios

IV.4,1.19.04.21

Solicitud de materiales para laboratorios

IV.4,1.19.04.22

Control préstamo equipos de los laboratorios

IV.4,1.19.04.23

Encuesta de satisfacción usuarios o beneficiarios laboratorios

IV.4,1.19.04.24

Paz y salvo utilización laboratorios

IV.4,1.19.04.25 Inventario de reactivos

IV.4,1.19.04.26 Hoja de vida candidato semillero IV.4,1.19.04.27 Informe utilización laboratorios IV.4,1.19.04.28 Control de deudas Laboratorio

(14)

3.5.2. Revisión y actualización

Estos procedimientos serán elaborados por el personal de las oficinas de Proyección Social y del Sistema Nacional de Capacitación, revisado por la Vicerrectoría Académica y el Representante de la Calidad cuando se presenten inconsistencias en su uso, teniendo en cuenta los conceptos que sobre el mismo hayan enviado los procesos que lo han utilizado y aprobados por el Rector.

3.5.3. Contenido 3.5.3.1 Procedimientos

PS.4,2.19.02.01 Desarrollo de la capacitación PS.4,2.19.02.02 Seguimiento a Graduados

3.5.4 Formatos

PS.4,2.19.04.01 Caracterización Proyección Social

PS.4,2.19.04.02 Inscripción o preinscripción a capacitaciones PS.4,2.19.04.03 Formato descriptivo de la capacitación PS.4,2.19.04.04 Encuesta Seguimiento a graduados momento

del grado

PS.4,2.19.04.05 Evaluación de la capacitación PS.4,2.19.04.06 Evaluación docente

PS.4,2.19.04.07 Formato de entrega de constancias de asistencia y memorias

PS.4,2.19.04.08 Encuesta a empleadores

PS.4,2.19.04.09 Solicitud de Carne de Graduados

PS.4,2.19.04.10 Encuesta de seguimiento a graduados (M1,M3 y M5)

PS.4,2.19.04.11 Constancia de entrega de fotografías y mosaicos de grado

PS.4,2.19.04.12 Constancia de entrega de carnets de Graduados

PS.4,2.19.04.13 Plan de Calidad Proyección Social

PS.4,2.19.04.14 Encuesta empleador profesional en Deporte PS.4,2.19.04.15 Encuesta empleador profesional en Fisioterapia

(15)

3.6 Proceso de Gestión de Prácticas.

Nota: Información en construcción

3.7. Proceso Gestión Administrativa.

3.7.1 Distribución

 Vicerrectora Administrativa - Gestión de calidad.

 Pagina web Institucional e Intranet.

3.7.2 Revisión y Actualización

Estos procedimientos serán elaborados por el personal que componen las diferentes áreas de la gestión administrativa, revisado por la Vicerrectoría Administrativa, cuando se presenten inconsistencias en su uso, teniendo en cuenta los conceptos que sobre el mismo hayan enviado los procesos que lo han utilizado y aprobados por el Rector.

3.7.3 Contenido 3.7.3.1 Procedimientos

3.7.3.2 Manuales Guías e Instructivos

GA.3.14.03.01 Plan Institucional de capacitación GA.3.19.01.02 Programa de Salud Ocupacional.

GA.3.19.01.03 Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.

GA.3,0,2.19.02.01 Selección, Vinculación e Inducción del Personal GA.3,0,4.19.02.01 Soporte a Sistemas de Información

GA.3,0,4.19.02.02 Administración y Soporte a Redes

GA.3,0,4.19.02.03 Soporte y Mantenimiento a Equipos Informáticos GA.3,0,3.19.02.01 Procedimiento para la Adquisición de B y S GA.3,0,5.19.02.01 Mantenimiento de Instalaciones y Equipos

(16)

3.7.3.3 Formatos. Documentos en revisión

CÓDIGO NOMBRE

GA.3.19.04.02 Autorización de ingresos a las instalaciones.

GA.3.19.04.03 Autorización de licencias ó vacaciones GA.3.19.04.04 Permisos laborares

GA.3.19.04.05 Organización historias laborales empleados públicos.

GA.3.19.04.06 Organización historias laborales contratistas.

GA.3.19.04.07 Solicitud de certificados laborales.

GA.3.19.04.08 Autorización de descuento de nomina.

GA.3.19.04.10 Autorización de descuentos para matricula académica y/o financiera.

GA.3.19.04.11 Autorización comisión de servicios

GA.3.19.04.12 Ficha para registro de necesidades individuales de capacitación GA.3.19.04.13 Diagnostico para identificar necesidades de capacitación

institucional.

GA.3.19.04.14 Consolidado de necesidades de capacitación Institucional.

GA.3.19.04.15 Servicio de fotocopiado

GA.3.19.04.16 Requisitos de contratación persona natural GA.3.19.04.18 Programa de Contra Prestación

GA.3.19.04.19 Formato modelo clima laboral.

GA.3.19.04.20 Hoja de vida de equipo

GA.3.19.04.21 Solicitud de servicio de mantenimiento GA.3.19.04.22 Plan de mantenimiento

GA.3.19.04.23 Salida de insumos cafetería y/o materiales de ferretería.

GA.3.19.04.24 Lista o inventario maestro de equipos.

GA.3.19.04.25 Préstamo de herramientas

GA.3.19.04.26 Inventario de insumos y materiales.

GA.3.19.04.27 Control de Solicitudes de servicio de mantenimiento y servicios generales

GA.3.19.04.28 Verificación de la Inducción GA.3.19.04.30 Fichas de datos de seguridad GA.3.19.04.35 Solicitud de medios

GA.3.19.04.40 Entrega de elementos de protección personal

GA.3.19.04.41 Control de participación pausa activa programa de salud ocupacional.

GA.3.19.04.42 Medición de masa corporal - IMC personal de la institución

(17)

3.8 Proceso Bienestar Universitario

3.8.1 Distribución

 Vicerrectora Administrativa - Gestión de calidad.

 Pagina web Institucional e Intranet.

3.8.2 Revisión y actualización

Estos procedimientos serán elaborados por el personal que componen la oficina de Bienestar Universitaria, revisado por la Vicerrectoría Administrativa, cuando se presenten inconsistencias en su uso, teniendo en cuenta los conceptos que sobre el mismo hayan enviado los procesos que lo han utilizado y aprobados por el Rector.

3.8,3 Contenido

3.8.3.1 Procedimientos

BU.3,0,1.19.02.01 Programación y divulgación de los programas, servicios y actividades de BU

BU.3,0,1.19.02.02 Ejecución de los programas, servicios y actividades de BU

BU.3,0,1.19.02.03 Evaluación y retroalimentación de los programas, servicios y actividades de BU

3.8.3.2 Manuales Guías e Instructivos

BU.3,0,1.19.01.0 1

Manual de la Unidad de Bienestar Universitario

BU.3,0,1.19.03.0 1

Instructivo para la Ejecución de los programas de Bienestar Universitario BU.3,0,1.19.03.0

2 Reglamento Interno para estudiantes

residentes en el Deportel

(18)

3.8.3.3 Formatos.

BU.3,0,1.19.04.01 Programación específica Programas, Servicios y Actividades BU.3,0,1.19.04.02 Inscripción programas, servicios y actividades de Bienestar

Universitario

BU.3,0,1.19.04.03 Asistencia programas, servicios y actividades BU.3,0,1.19.04.04 Informe Final programas, servicios y actividades BU.3,0,1.19.04.05 Evaluación de intereses y expectativas

BU.3,0,1.19.04.06 Seguimiento a los programas, servicios y actividades de BU BU.3,0,1.19.04.07 Entrega de medicamentos servicios de atención médica BU.3,0,1.19.04.08 Historia Clínica Psicológica

BU.3,0,1.19.04.09 Diagnóstico factores relevantes en la Permanencia Estudiantil

3.9 Proceso de Gestión de Apoyo a la Docencia

3.9.1 Distribución

 Vicerrectora Administrativa - Gestión de calidad.

 Pagina web Institucional e Intranet.

3.9.2 Revisión y actualización

Estos procedimientos serán elaborados por el personal que componen áreas de

apoyo a la docencia, revisado por la Vicerrectoría Académica y el representante

de gestión de calidad, cuando se presenten inconsistencias en su uso, teniendo

en cuenta los conceptos que sobre el mismo hayan enviado los procesos que lo

han utilizado y aprobados por el Rector.

(19)

3.9.3 Contenido

3.9.3.1 Procedimientos Documentos en revisión

AD.4.19.02.01 Matricula Académica AD.4.19.02.02 Admisiones

AD.4.19.02.03 Registro de calificaciones AD.4.19.02.04 Certificado académico

AD.4.19.02.05 Administración sistemas de información AD.4.19.02.06 Administración de redes

AD.4.19.02.07 Control y seguimiento de salas de computo AD.4.19.02.09 Mantenimiento de equipos

AD.4.19.02.10 Procedimiento técnico de materiales bibliográficos biblioteca "José María Cagigal"

AD.4.19.02.11 Procedimiento de selección de materiales bibliográficos biblioteca "José María Cagigal"

AD.4.19.02.16 Procedimiento servicios bibliotecarios biblioteca

"José María Cagigal"

AD.4.19.02.21 Procedimiento capacitación de usuarios biblioteca

3.9.3.2 Manuales Guías e Instructivos Documentos en revisión

AD.4.19.03.01 Instructivo para el usuarios de cuentas de correo electrónico institucional.

AD.4.19.03.02 Guía para el proceso CHIP local IU-END AD.4.19.03.03 Instructivo para la red universitaria

AD.4.19.03.04 Reglamento de uso de las salas de computo AD.4.19.03.05 Guía de usuarios para navegar en el aplicativo

consulta médica

AD.4.19.03.06 Guía para usuarios subadministradores del portal institucional.

AD.4.19.03.07 Documento guía desarrollo de colecciones biblioteca

AD.4.19.03.08 Instructivo para la asignación de espacios físicos

(20)

3.9.3.3 Formatos Documentos en revisión

AD.4.19.04.06 Identificación de red.

AD.4.19.04.07 Inventario salas de cómputo.

AD.4.19.04.08 Solicitud préstamo salas de computo.

AD.4.19.04.10 Supervisión salas de cómputo.

AD.4.19.04.11 Reserva préstamo de salas de cómputo.

AD.4.19.04.12 Solicitud de Modificación de Matricula Académica AD.4.19.04.13 Ingreso de nota extemporáneo

AD.4.19.04.14 Reporte de novedad AD.4.19.04.15 Solicitud de certificado AD.4.19.04.16 Solicitud de grado AD.4.19.04.17 Sala de internet

AD.4.19.04.18 Lista de chequeo servicio de red AD.4.19.04.19 Control de Soporte

AD.4.19.04.21 Pines generados

AD.4.19.04.22 Inventario material bibliográfico AD.4.19.04.23 Inventario por numero

AD.4.19.04.24 Sugerencias bibliográficas

AD.4.19.04.25 Inventario publicaciones Escuela Nacional del Deporte AD.4.19.04.26 Préstamo materiales bibliográficos

AD.4.19.04.27 Matricula académica AD.4.19.04.28 Solicitud de espacios

AD.4.19.04.29 Solicitud de cambios de horarios AD.4.19.04.30 Reporte de inasistencia docentes AD.4.19.04.31 Reposición de clase

AD.4.19.04.32 Usuarios externos-convenios AD.4.19.04.34 Boletín informativo

AD.4.19.04.35 Inscritos AD.4.19.04.36 Admitidos

AD.4.19.04.37 Solicitud reasignación de salones AD.4.19.04.38 Inventario de salones

AD.4.19.04.39 Programación de horarios , curso y programa AD.4.19.04.40 Encuesta de evaluación docentes

AD.4.19.04.41 Entrega de ayudas didácticas a docentes

AD.4.19.04.42 Cronograma general de mantenimiento preventivo anual AD.4.19.04.43 Control mantenimiento preventivo programado

AD.4.19.04.44 Solicitud y entrega de servicio a satisfacción AD.4.19.04.45 Solicitud de materiales para laboratorio AD.4.19.04.46 Inventario de reactivos

AD.4.19.04.47 Control de utilización laboratorio

AD.4.19.04.48 Autorización préstamo Implementos deportivos externos AD.4.19.04.49 Relación préstamo implementos deportivos interna AD.4.19.04.50 Uso computador Principal de LIAM

AD.4.19.04.51 Registro de actividades laboratorio LIAM AD.4.19.04.52 Entrega de resultados

(21)

3.10 Proceso de Gestión Financiera 3.10.1 Distribución

 Vicerrectora Administrativa - Gestión de calidad.

 Pagina web Institucional e Intranet.

Estos procedimientos serán elaborados por personal que componen la Vicerrectoría Financiera (Profesional Universitario y Director Técnico), revisado por la Vicerrectora Financiera y el representante de gestión de calidad, cuando se presenten inconsistencias en su uso, teniendo en cuenta los conceptos que sobre el mismo hayan enviado los procesos que lo han utilizado y aprobados por el Rector.

3.10.3 Contenido 3.10.3.1 Procedimientos

GF.5,0,1.19.02.01 Presupuesto GF.5,0,2.19.02.01 Ejecución Contable GF.5,0,3.19.02.01 Matricula Financiera GF.5,1.19.02.01 Ingresos

GF.5,1.19.02.02 Pagos

3.10.3.2 Formatos:

GF.5,0,1.19.02.01 Anteproyecto de Presupuesto

GF.5,0,1.19.02.02 Certificado Disponibilidad Presupuestal CDP GF.5,0,1.19.02.03 Solicitud CDP

GF.5,0,1.19.02.04 Registro Presupuestal

GF.5,0,1.19.02.05 Informe Mensual de Ejecución de Ingresos GF.5,0,1.19.02.06 Informe Mensual de Ejecución de Gastos GF.5,0,1.19.02.07 Libro Control de Saldos Presupuestales GF.5,0,1.19.02.08 Libro Auxiliar Saldos CXP

GF.5,0,1.19.02.09 Libro Control Apropiación Presupuestal GF.5,0,2.19.04.01 Comprobante de codificación contable GF.5,0,2.19.04.02 Conciliación Bancaria

GF.5,0,2.19.04.03 Balance General

GF.5,0,2.19.04.04 Estado de Actividad Financiera GF.5,0,2.19.04.05 Estado de Cambio en el Patrimonio

(22)

GF.5,0,2.19.04.06 Estado de Flujo de Efectivo GF.5,0,2.19.04.07 Notas a los Estados Contables GF.5,0,3.19.04.01 Liquidación Matrícula Financiera GF.5,0,3.19.04.02 Pre liquidación de Matrícula Financiera

GF.5,0,3.19.04.03 Solicitud .de constitución .de Depósito o Devolución GF.5,0,3.19.04.04 Formato de Llamadas telefónicas

GF.5,0,3.19.04.05 Compromiso de Pago

GF.5,1.19.04.01 Control cheques posfechados GF.5,1.19.04.02 Control cheques devueltos GF.5,1.19.04.03 Cuadre de Caja Diario GF.5,1.19.04.04 Informe Mensual de Ingresos

GF.5,1.19.04.05 Informe mensual de Ingresos por Convenios GF.5,1.19.04.06 Disponibilidad Bancaria

3.11 Gestión a la Evaluación 3.11.1 Distribución

 Vicerrectora Administrativa - Gestión de calidad.

 Pagina web Institucional e Intranet.

3.11.2 Revisión y actualización

Estos procedimientos serán elaborados por la jefe de control y la Vicerrectoría Académica y el representante de gestión de calidad, cuando se presenten inconsistencias en su uso, teniendo en cuenta los conceptos que sobre el mismo hayan enviado los procesos que lo han utilizado y aprobados por el Rector.

3.11.3 Contenido 3.11.3.1 Procedimientos

GE.1,8.19.02.01 Auditorías internas y de Calidad

GE.1,0,1.19.02.02 Auto evaluación institucional y programas académicos

3.11.3.2 Formatos:

GE.1,8.19.04.01 Formato de Caracterización

(23)

Una institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad GE.1,8.19.04.02 Evaluación de auditores

GE.1,8.19.04.03 Programa de auditorias GE.1,8.19.04.04 Plan de auditorias GE.1,8.19.04.05 Lista de verificación GE.1,8.19.04.06 Informe de auditoria

GE.1,8.19.04.07 Cronograma de cumplimiento de informes GE.1,8.19.04.08 Evaluación equipo auditor.

GE.1,0,1.19.04.01 Cuestionario de autoevaluación acreditación estudiantes-Deporte GE.1,0,1.19.04.02 Cuestionario de autoevaluación acreditación estudiantes –

Fisioterapia

GE.1,0,1.19.04.03 Cuestionario de autoevaluación acreditación profesores en Deporte

GE.1,0,1.19.04.04 Cuestionario de autoevaluación acreditación profesores en Fisioterapia

GE.1,0,1.19.04.05 Cuestionario de autoevaluación acreditación egresados en Deporte GE.1,0,1.19.04.06 Cuestionario de autoevaluación acreditación egresados en

Fisioterapia

GE.1,0,1.19.04.07 Cuestionario de autoevaluación para acreditación Administrativos GE.1,0,1.19.04.08 Cuestionario de autoevaluación para acreditación Directivos

Control de los Cambios Versión

No.

Fecha de

Aprobación Descripción de los Cambios Justificación del cambio 3 25/06/2013 Se actualiza el slogan de la institución Nuevo período de la Rectoría

Aprobación del Documento

Nombre Responsable Firma Fecha

Elaboró Marilyn Guerrero

Jiménez Secretaria Ejecutiva (E) 15/04/2016

Revisó María Isabel Andrade García

Vicerrectora de Institución

Universitaria Administrativa 15/04/2016

Aprobó José Fernando Arroyo Valencia

Rector de Institución

Universitaria 15/04/2016