Un equipo de espacio colaborativo soportando la captura y acceso de encuentros virtuales
Resumen
Se mostrarán los aspectos de diseño de un sistema de trabajo colaborativo, llamado Espacio de Equipo (TeamSpace), que soporta equipos distribuidos geográficamente.
TeamSpace intenta integrar tanto los tipos síncronos como asíncronos de interacciones de equipo dentro de un entorno orientado a tareas. Ya que los encuentros son una parte integral de un equipo de trabajo, el trabajo se centra en soportar encuentros virtuales. Presentamos un prototipo inicial de TeamSpace que soporta perfectamente el manejo de encuentros asíncronos integrados con la captura y acceso de encuentros distribuidos síncronos. Los datos síncronos capturados son integrados con otra información existente en el TeamSpace, permitiendo a los usuarios ganar conocimiento tanto de actividades de equipo actuales como pasadas de un modo eficiente.
Introducción
El trabajo en equipo es una parte fundamental de los entornos de trabajo actuales, especialmente para el diseño de sistemas complejos (como sistemas aéreos, etc.). Los proyectos de desarrollo largo cuentan con personas de compañías distribuidas geográficamente, lo que hace difícil la coordinación de las actividades del equipo debido a la reducida cohesión del equipo y a la limitada conciencia de equipo de los miembros de la actividad. La computación para el soporte de equipos distribuidos se ha centrado o en mejorar la comunicación en los encuentros síncronos distribuidos, o en proporcionar herramientas que faciliten la colaboración asíncrona distribuida, pero no en ambos.
Actualmente los equipos, están usando un conjunto de herramientas disjuntas para realizar su trabajo, lo cual provoca redundancias en el trabajo.
Boeing y IBM están desarrollando un marco de trabajo y un prototipo, llamado Espacio de Trabajo (TeamSpace), para soportar los equipos de trabajo distribuidos en el espacio de un forma holística e integral. El TeamSpace intenta combinar varias tecnologías de colaboración dentro de un sistema centrado en el usuario, que es integrado dentro del
proceso de trabajo de los miembros del equipo. TeamSpace se describe como un espacio de trabajo colaborativo, orientado a tareas, para el manejo de procesos de trabajo compartidos y manteniendo productos compartidos en un proyecto que se extiende durante meses o años. Cubre las actividades de la compañía tanto síncronas como asíncronas y proporciona una perfecta transición entre diferentes modos de trabajo de los miembros del equipo.
TeamSpace soporta los encuentros como parte de un largo proceso de trabajo distribuido. La información síncrona capturada se integra con otra información relatada en el TeamSpace, permitiendo a los usuarios ganar conocimiento tanto de las actividades actuales como de las pasadas.
El artículo muestra los principales aspectos de diseño del TeamSpace y después se centra en los encuentros virtuales soportados en el prototipo inicial de TeamSpace.
2.- Consideraciones de Diseño
De las observaciones realizadas por Boeing, se deduce que los equipos gastan la mayoría de su tiempo, en tareas de coordinación entre miembros de su propio equipo y miembros de otros equipos (tareas de articulación de trabajo).
2.1.- Administración de la Información de Articulación
El trabajo de articulación tiene componentes formales e informales. Cada equipo produce y mantiene una colección de información formal que describe su trabajo y sus progresos (informes de trabajo, análisis de las estructuras de trabajo, documentos de análisis, especificaciones, pruebas, etc.). Un entorno para equipos debería soportar la creación, mantenimiento, compartición y acceso a la información de articulación (objetos de articulación).
2.2.- Soporte de Diferentes Modos de Trabajo
Los componentes informales del trabajo de articulación son el resultado de seguir las interacciones dentro del equipo, y ocurren ya que los miembros del equipo cambian entre tres modos de trabajo:
- En el Modo Individual, los miembros del equipo trabajan solos con su computador usando herramientas especializadas o usando productos de oficina generales para capturar información. Definen este modo como el "modelo real".
- En intervalos de tiempo regulares, todos los miembros del equipo se reunen en una sala de encuentros para desarrollar trabajo en el Modo de Encuentro. La primera actividad en estos encuentros es revisar sus progresos con respecto a su esquema, identificar problemas y proponer soluciones. También oyen presentaciones de otros equipos desarrolladores de trabajo relacionado.
- Tanto los modos individuales como los de encuentro se ven normalmente interrumpidos por trabajo desarrollado de un Modo Social en el cual dos o más personas hablan de un modo informal.
La mayoría de las herramientas de soporte de equipos no soportan este flujo de trabajo. Estos cambios de trabajo son fáciles en un grupo localizado físicamente y difíciles en un equipo distribuido.
2.3.- Entorno Orientado a Tareas
Las actividades desarrolladas por las personas dependen de su modo de trabajo.
Basándonos en los estudios del equipo de Boeing, hemos organizado las tareas de articulación comunes desarrolladas por los equipos y la dependencia de estas tareas en los modos de trabajo. Hemos dividido las tareas en: Tareas relacionadas con el Trabajo, Tareas relacionadas con el encuentro y Tareas relacionadas con las personas.
Un equipo de entornos distribuidos debería ser orientado a tareas.
Modo de Trabajo
Individual Encuentros Social
Tareas/Actividades Rel. Rel. Rel.
Trabajo Enc. Personas
2.4.- Conocimiento y Comunicación
Un entorno de trabajo distribuido geográficamente debería proporcionar conocimiento de las actividades de otros miembros del equipo, facilitar la comunicación con miembros del equipo disponibles y proporcionar conocimiento sobre el estado de la información de articulación formal.
2.5.- Acceso Ubicuo
La tecnología de soporte de equipos distribuidos en sus trabajos articulados tiene que ser ubicua. La clave para un trabajo de grupo eficiente es un conocimiento continuo de cada una de las actividades y una comunicación temprana, lo cual es muy fácil de conseguir en equipos localizados físicamente. Mientras que un soporte computacional para equipos localizados virtualmente puede proporcionar funciones de conocimiento para miembros de equipos remotos, estas funciones están en su mayor parte limitadas al escritorio, lo que las hace en muchas ocasiones ineficientes. Por tanto, estando conectados en cualquier sitio y en cualquier instante usando dispositivos de difusión, incrementará enormemente el conocimiento de las actividad
es de equipo, la comunicación del equipo y así la cohesión del equipo.
Usando dispositivos móviles como Smarcard también se facilitará la conexión entre diferentes modos de trabajo.
2.6.- Acceso y Captura de Información basada en el tiempo
Los equipos documentan sus trabajos y estados por medio de componentes de articulación formal (agendas, espacificaciones, etc). Estos objetos de articulación son usados para comunicar información entre grupos de trabajo y orientar a los nuevos miembros de proyectos, etc. Sin embargo la mayoría de trabajo de articulación informal que ocurre en el Modo de Encuentro o en el Modo Social no se captura. Pensamos un entorno de ambiente de trabajo debería soportar la recolección de todas las actividades colaborativas que ocurren durante el ciclo de vida de un proyecto (captura de encuentros virtuales, etc.). El material capturado combinado con la información de articulación formal puede ser luego ser accedida y visualizada para que los usuarios obtengan un camino más eficiente de ganar conocimiento de las actividades del equipo actuales y pasadas.
Toda la información recogida y el material capturado tienen en común la dimensión del tiempo. Por tanto, además de acceder al material jerárquicamente por categorías, un entorno de equipo debería también proporcionar una estructura basada en el tiempo del
espacio de trabajo. La noción de tiempo como un criterio de acceso puede ser muy potente para navegar y encontrar información.
Podemos identificar 5 tipos de grupos de personas que se benefician de la captura de información. Estos grupos se diferencian en sus tareas y en la cantidad de conocimiento contextual que tienen:
-Participantes: Participantes en actividades colaborativas como encuentros virtuales, tienen conocimiento sobre quien, que y cuando las cosas ocurrieron. Su conocimiento puede no ser perfecto y ellos no recuerdan todos los detalles. Su principal tareas es revisar algo que ellos u otros dijeron. Este grupo es apropiado para revisar las tareas más recientes.
-No Participantes: Gente que no presto atención al encuentro, pero son miembros activos del proyecto, y tienen mucho conocimiento sobre las actividades del proyecto. Su principal tarea es revisar o ponerse al día en algo que otros dijeron o hicieron. Aunque ellos no estuvieron presentes, ellos tienen una buena idea de que están buscando y donde pueden encontrarlo. Son también apropiados para revisar tareas recientes.
-Término Largo: Tienen conocimiento significativo sobre el proyecto, pero poco sobre las actividades particulares y de cuando ocurrieron, ya que ellas sucedieron hace un tiempo o durante un periodo de tiempo. Su principal objetivo es encontrar información detallada, tal como porque fue tomada una decisión, como fueron implementadas algunas cosas, y quienes son las personas expertas o responsables.
-Nuevas Personas: Nuevos miembros del proyecto que tienen poco conocimiento del mismo. Buscan información de alto nivel y resúmenes para comprender la estructura del proyecto y sus gentes. También buscan expertos y desearian ahondar en detalles con los cuales aprender más del proyecto.Así su principal objetivo es ponerse al día con una comprensión actual del proyecto.
-Históricos: Los revisores históricos tienen poco conocimiento sobre el proyecto. Su meta es examinar procesos relacionados con los progresos y las decisiones. Así, sus tareas se centrarán menos en detalles relacionados con el proyecto y más en asuntos de comportamiento, decisiones y racionales.
Estos cinco grupos se diferencian en su conocimiento contextual y en el horizonte de tiempo que ellos miran.
3.- Encuentro Virtual soportado en el Tiempo de Espacio
Los encuentros virtuales son una parte fundamental del trabajo en equipo y así el prototipo de Tiempo de Espacio soporta los encuentros virtuales. Proporciona la funcionalidad de captura y acceso de los encuentros virtuales. Hemos desarrollado un sistema basado en web ya que es fundamental para garantizar la colaboración a través de la compañía. Ejemplo...
4.- Sistema Prototipo de Tiempo de Espacio
Consiste en un servidor de Tiempo de Espacio al que se accede con una navegador Web standard, un cliente conferenciante para conducir y capturar los encuentros virtuales y un componente de acceso para el material capturado llamado Visor de Encuentro (MeetingViewer).
4.1.- Interfaz Web
Punto de entrada standard en el sistema. Se usa para ejecutar la autentificación del usuario y para crear, editar, compartir y borrar objetos de articulación persistentes:
Encuentros, Items de Acción, Agendas, Presentaciones y Usarios. Proporciona acceso para seguir los encuentros síncronos y los registros de encuentros. Un mapeo de la habitación gráfica indicando otras actividades de los miembros del equipo facilita un seguimiento de las individuales, asíncronos tipos de trabajo, para los encuentros síncronos o las interaciones sociales.
a) El principal control es la barra de organización, que permite a los usuarios que permite a los usuarios administrar sus actividades de proyecto en entornos centrados en el trabajo.
b) List view: Para buscar y recuperar listas de objetos.
c) Document view: Area donde se muestran y donde se entran documentos de contenido arbitrario.
d) Metainformación: Metainformación que se muestra sobre los objetos seleccionados.
e) Representación gráfica de las actividades del usuario mostradas en un mapa de habitación de dos dimensiones: Muestra el estado actual de los
usuarios (activo, ocupado, inactivo, conectado, desconectado...) e indica en que modo están trabajando los usuarios.
f) Las habitaciones establecen automáticamente un chat de comunicación con el TeamSpace.
Cuando un usuario entra en la habitación, puede ver imágenes vivas de otros usuarios que estan en la misma habitación del TeamSpace. Con el TeamSpace los usuarios pueden crear pueden crear canales de video y audio con los miembros del equipo en la misma habitación.
4.2.- Encuentros de Clientes (MeetingClient)
Desde el interface web del TeamSpace, un usuario puede unirse a un encuentro. La aplicación MeetingClient es automáticamente lanzada y conectada a un servidor de conferencia, el cual es parte del servidor TeamSpace. MeetingClient proporciona las siguientes funcionalidades de conferencia síncrona (estrechamente integrados con los objetos de articulación del servidor TeamSpace:
- Compartimiento y Anotaciones en presentaciones powerpoint.
- Vista, Creación, Edición, Anotación y Chequeo de items de agendas.
4.3.- Vistas de Encuentro (MeetingViewer)
Después de que un encuentro haya sido completado, los registros del encuentro están automáticamente disponibles en el servidor para recuperarlos.
5.- EXPERIENCIAS
El entorno de encuentros es bueno para las tormentas de ideas y para la discusión conjunta de presentaciones.
Permitir la colaboración Inter.-Compañías es más difícil de lo que se esperaba. La seguridad solo es garantizada por medio de cortafuegos de comunicación.
La navegación no es simple sino se recuerdan todos los items de la agenda...
6.-CONCLUSION
TeamSpece esta enfocado para permitir que los equipos de la compañía distribuidos geográficamente, tengan conocimiento de las actividades del equipo y ellos se mueven fluidamente y fácilmente entre individuales, sociales y encuentros de trabajo. TeamSpace
ha definido una arquitectura y un marco conceptual para estas capacidades y después nos hemos centrado en un aspecto de trabajo, los encuentros de equipo.
El prototipo inicial de TeamSpace, soporta encuentros como eventos en el contexto de trabajo del equipo. Soporta los primeros artefactos usados en encuentros, incluyendo agendas, items de acción y presentaciones. Soporta la planificación y esquematización de futuros encuentros, conduciendo y capturando un encuentro en progreso, y finalmente buscando y revisando encuentros anteriores. El diseño de la arquitectura del sistema permite la colaboración a través de la compañía.
