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Versión 2016.4 Fecha 2016-10-26

TABLA DE CONTENIDO

1

GENERALIDADES ... 6

INTRODUCCION AL MODO DE INICIO ... 6

1.1 PANTALLA PRINCIPAL ... 8 1.1.1 Barra principal: ... 9 1.1.2 Barra de Menús: ... 9 1.1.3 Barra de Herramientas: ... 9 1.1.4 Barra de Estado: ... 10 1.1.5 Barra de Botones: ... 11

2.

ARCHIVOS ... 13

2.1 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS ... 13

2.1.1 Líneas ... 13 2.1.2 Grupos ... 14 2.1.3 Clases ... 16 2.1.4 Tipos ... 17 2.1.5 Productos ... 17 2.1.6 Ensamble ... 28 2.1.7 Cajas ... 29 2.2 TERCEROS ... 31 2.2.1 Tipos Tercero ... 31 2.2.2 Terceros ... 32 2.2.3 Vendedores ... 39 2.2.4 Actividad Eco ... 41 2.3 LOCALIZACION ... 43 2.3.1 Bodegas ... 43 2.3.2 Zonas ... 44 2.3.3 Ciudades ... 45 2.4 IMPUESTOS Y UNIDADES ... 46 2.4.1 Tarifas de IVA ... 46 2.4.2 Tarifas impuesto 1 ... 46 2.4.3 Formas de Pago ... 47 2.4.4 Unidades ... 48

2.5.3 Transacciones ... 53

3

MOVIMIENTO ... 75

4

PROCESOS ... 93

5

INFORMES ... 93

5.5 CARTERA ... 114

5.5.1 Cartera por Edades ... 114

5.5.2 Cartera por tipos ... 115

5.5.3 Extracto ... 116 5.5.4 Pagos ... 118 5.5.5 Pagos Detalle ... 118 5.5.6 Pagos Combinados ... 120 5.5.7 Movimiento ... 121 5.6 COSTOS ... 122 5.7 SEGURIDAD ... 123 5.7.1 Usuarios ... 123 5.7.2 Perfiles ... 124

5.7.3 Permisos por usuario. ... 125

5.7.4 Permisos por Perfil. ... 126

6

HERRAMIENTAS ... 128

6.2.3 Usuario por Perfil ... 133

6.3 ADMINISTRACION... 134

6.3.1 Guardar periodo ... 134

6.3.2 Parámetros ... 135

6.3.3 Parámetros Año ... ¡Error! Marcador no definido. 6.3.4 FORMATOS ... 151

6.3.5 AUDITORIA ... 152

6.3.6 CAMBIO DE CLAVE DE LA COMPAÑÍA ... 154

6.3.7 CONSULTAS... 155

6.4 INTERFAZ ... 155

6.4.1 Contabilidad ... 155

7.1.3 Generales ... 159

8

AYUDA ... 161

9

MISCELANEAS ... 162

9.1 Teclas de función En la captura de documentos ... 162

1 GENERALIDADES

HGINET POS, es una herramienta que se emplea para gestionar el proceso de ventas posibilita organizar, administrar y mejorar la cadena de valor, de las organizaciones con procedimientos totalmente integrados y parametrizables, ofreciéndole una mayor y mejor información para soportar las decisiones que tome. Facilitar su labor en su punto de venta.

Con HGINET POS, usted puede manejar:

- Inventario. - Facturación. - Toma Física - CXC y CXP. - Compras. - Interfaz contable. - Cuadre de turno. - Cajón monedero.

- Lector de código de barras.

- Cuadres de caja.

- Múltiples medios de pago.

INTRODUCCION AL MODO DE INICIO

Este manual pretende explicar y mostrar el manejo general del software HGINET POS,

haciendo uso de ilustraciones y descripciones detalladas de los puntos más relevantes.

INGRESO AL SISTEMA

Para iniciar la aplicación HGINET Pos, debe hacer doble clic sobre el icono de acceso directo,

que se encuentra ubicado en el escritorio del computador y que es mostrado en la Fig.1-1.

Fig. 1-1

Una vez iniciada la aplicación de HGINET Pos, debe realizar el proceso de autenticación

(AUTENTICACION=INGRESAR AL SISTEMA), definiendo la compañía en la que desea autenticar, escribir un nombre de usuario valido en esta compañía, escribir su correspondiente

Ingreso, pulsando la tecla “Enter“ ó haciendo clic sobre el botón “Ingresar”, según lo muestra la imagen de la Fig. 1-2.

Fig. 1-2

 Compañía: este par de campos, le permitirán determinar cuál es la compañía sobre la que desea trabajar. En el primer campo de izquierda a derecha, debe escribir el código de la compañía y en el derecho, aparecerá el nombre de esta después de haber digitado su código y haber pulsado la tecla “ENTER”. Si no conoce el código de la compañía, entonces ubíquese sobre el primer campo de izquierda a derecha y pulse la tecla de función “F4”, con lo que se desplegara un listado de las compañías existentes.

 Usuario: un usuario, es aquel que usa la información que se gestiona a través del

HGINET Pos con el motor de bases de datos, que es el lugar en el que se almacena toda su información. A este se le pueden asignar permisos de acceso a las secciones del sistema.

 Clave : Conjunto de caracteres conocidos por el usuario, que son únicos e intransferibles y le permiten el acceso al sistema a la persona dueña del usuario del sistema, con el que puede autenticar.

 Botón Ingresar: este le permitirá informar al sistema que puede validar la información que ha ingresado en los campos.

Registro Compañías>>: este botón, le permitirá acceder a la ventana de opciones para autenticación al módulo de registro de compañías.

Una vez usted haya autenticado y el sistema haya validado la información de autenticación,

ingresara a la pantalla principal del sistema HGINET Pos.

1.1 PANTALLA PRINCIPAL

Fig. 1-3

La imagen fig.1-3, muestra la pantalla principal, en la que encontrara, la barra principal, la barra de menús, la barra de herramientas y la barra de estado.

BARRA DE MENÚS

BARRA DE HERRAMIENTAS

BARRA DE ESTADO BARRA PRINCIPAL

1.1.1 Barra principal:

Esta barra, muestra las diferentes opciones que le permiten acceder a los menús del sistema, que además está compuesta por las opciones de Archivo, movimientos, Procesos, Informes, Herramientas, y Ayuda, según lo muestra la fig. 1-4.

Fig. 1-4

1.1.2 Barra de Menús:

Esta barra que se muestra en la imagen fig. 1-4, muestra los menús de cada una de las opciones que aparecen en la barra principal, permitiéndole ingresar con estos a las ventanas desde las

que administra los diferentes módulos del HGINET POS.

Fig. 1-5

1.1.3 Barra de Herramientas:

Esta barra le informa sobre la empresa en la que está trabajando y el periodo sobre el que está realizando operaciones. Esta barra le permite al usuario utilizar algunas herramientas necesarias durante la operación y el día a día, permitiéndole ejecutar aplicaciones de Microsoft Office como son Word, Excel y PowerPoint, además de la aplicación calculadora que viene con su sistema operativo Windows.

Esta barra también nos muestra las siguientes opciones:

 Cierra y Abre Período:

Muestra si un periodo está cerrado o abierto, permitiendo o impidiendo que se realicen modificaciones en los documentos o procesos del periodo.

 Cambiar períodos y Empresas:

Botón para acceder al formulario cambio de período de trabajo, cambio de Empresa y creación de periodos no existentes.

 Modo:

Muestra el modo en el cual se está trabajando actualmente puede ser:

PCGA: Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados

NIIF: Normas internacionales de Información Financiera.

Fig. 1-7

Para realizar el cambio de estos parámetros se debe dar clic en “Aceptar”, estos cambios solo aplican al usuario, permitiendo que cada usuario se encuentre en periodos de trabajo diferentes.

Fig. 1-8 1.1.5 Barra de Botones:

Esta barra se encuentra en las ventanas de los formularios a los que se acede por medio de la barra de menús y permitiéndole crear, editar, eliminar, moverse entre registros, opciones de búsqueda, impresión y salida, de cada uno de los registros que desee manipular, según como lo muestra la imagen Fig. 1-8.

Nuevo Editar Grabar Eliminar Buscar Primero Avanzar Ultimo Deshacer Imprimir Salir

Fig. 1-9

A continuación se describirán los botones que hacen parte de esta barra:

 Nuevo: Botón que permite adicionar nuevos registros al formulario en que se está trabajando. Una vez presionado este botón se debe proceder a ingresar la información del archivo maestro que está siendo creado, la barra de botones habilitara solamente el botón de grabar, hasta que sea grabado el archivo maestro.

 Editar: Botón que permite realizar modificaciones a los archivos maestros ya creados después de este botón y la modificación se debe dar botón grabar para que se realice la modificación.

 Grabar: Botón para grabar o almacenar en la base de datos la información previamente ingresada. Este botón solo estará activado si fue antecedido por la acción “Nuevo” o “Editar”

 Eliminar: Botón que elimina el registro actual de la base de datos.

 Deshacer: Botón que permite reversar los últimos cambios realizados, siempre y cuando no se hayan grabado estos cambios.

 Primero: Coloca como registro actual el primer elemento del formulario de trabajo.  Anterior: Carga el Elemento inmediatamente Anterior al registro actual.

 Siguiente: Carga el Elemento inmediatamente Siguiente al registro actual.  Último: Coloca como registro actual el último elemento de la tabla de trabajo.

 Buscar: Permite realizar búsquedas por cualquier dato o campo de la venta abierta. Aplica también con la tecla F3 ubicado sobre cualquier campo

 Imprimir: Botón que genera una impresión como informe de todos los archivos maestros. Muestra en los informes los registros seleccionados.

 Salir: Botón que permite salir del formulario.

Nota importante:

Verificar que el proceso de creación de archivos esté debidamente realizado siguiendo las indicaciones anteriormente dadas.

Utilizar siempre ENTER para pasar de campo, evitar pasar con clic o tabulador, cuando se esté creando un registro.

Antes de continuar con otro registro, asegúrese de grabar con el icono del disquete que aparece en la barra de botones, si se está creando un registro nuevo.

Si se está editando un registro ya grabado, se debe pulsar clic sobre el botón de editar realizar la modificación y luego grabar con el botón de disquete.

DEFINICION DE LOS MENÚS

2.

ARCHIVOS

El menú Archivos permite realizar labores de mantenimiento (crear, consultar, eliminar y modificar) de los diferentes archivos maestros que constituyen la estructura sobre la que funciona el programa HGINET Administrativo y que es fundamental para su funcionamiento.

Fig. 2-1

2.1 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS

Menú para creación de productos y servicios.

2.1.1 Líneas

Fig. 2-2

El manejo que proporciona Hgi Net Administrativo, posibilita crear niveles de jerarquización

entre los diferentes productos. Para ello, se ha establecido el manejo de líneas y grupos que permitirán asociar y agrupar los productos, de acuerdo con la estructura de inventarios propia del usuario. En este formulario (Fig. 2-3), se definen o registran las diferentes líneas que permitirán la adecuada clasificación de los productos.

Fig. 2-3

La definición de sus campos es la siguiente:

 Código: Campo que almacena el código asignado para la línea, este debe ser único para cada línea y no se puede repetir en ninguna otra línea que sea creada.

 Descripción: en este campo asigna el nombre o descripción para la línea creada.  Porcentaje: Para aplicar un porcentaje de descuento por línea, para esta línea.

Este campo es restrictivo, hasta donde se puede dar descuento a los productos que estén ligados a esta línea y la transacción de facturación debe validar descuento

 Vendedor Detalle: Puede asignar vendedores para una línea determinada, si usted maneja vendedores en la captura de documentos permite seleccionar el vendedor para las líneas que tienen activado Vendedor detalle.

Fig. 2-5

La definición de los campos del maestro de productos es la siguiente:

 Código: Campo que almacena el código asignado al grupo, este código debe ser único para cada grupo.

 Descripción: Almacena el nombre del grupo.

 Porcentaje: Campo que permite parametrizar el porcentaje de descuento que se desea obtener en todos los productos de este aplicara solo para ese grupo.

Este campo es restrictivo, hasta donde se puede dar descuento a los productos que estén ligados a este grupo y la transacción de facturación debe validar descuento

 Producto: Allí se asigna el producto de intereses para el manejo de propiedad horizontal

 Tipo Grupo: esto se aplicara para el funcionamiento del manejo de cartera para propiedad horizontal

 Concepto: Se agrega el concepto con el que se va a cancelar las cxc relacionadas a este grupo. Solo aplica cuando el sistema está configurado como Cartera por grupo.  Prioridad: Se parametriza la prioridad con la cual se va a cancelar las cxc siendo cero

las mas alta y nueve la prioridad más baja. Solo aplica cuando se maneja cartera por grupos. Ej. Prioridad Cero cancelación de los intereses, prioridad 1 Cancelación de Administración, Prioridad 3 cancelación de zonas comunes etc.

2.1.3 Clases

Fig. 2-6

Opción que permite clasificar de manera Contable diferentes clases de productos que se comercialicen en la empresa, es decir, si se tienen productos Materias primas, productos de servicios, gravados, excluidos y/o exentos de retención en la fuente. Dicha clasificación es útil para clasificar el inventario en el área contable.

Fig. 2-7

La definición de los campos es la siguiente:

Código: Campo que almacena el código que será asignado a la clase. Descripción: Campo que almacena el nombre de la clase

Concepto: Campo que permite ligar el concepto de pago asociado a la clase que se está creando, este concepto de pago se mostrara automáticamente en el momento de realización de un pago o de una causación.

NOTA:

2.1.4 Tipos

Fig. 2-8

Campo que permite relacionar diferentes tipos de comisión para los diferentes productos que puede recibir cada vendedor, esta comisión es un porcentaje aplicado al valor total de la venta.

Fig. 2-9

Código: Campo que almacena el código que será asignado a el tipo de comisión Descripción: Campo que almacena el nombre o detalle de los tipos

Conceptos: Estos conceptos se amarran para cuando se realice el pago tome el concepto por el tipo de los productos.

Hgi Maneja comisiones a la venta y al recaudo.

2.1.5 Productos

Fig. 2-10

Este formulario es el último nivel de la jerarquía de productos. Aquí se registran y se consultan los datos básicos de los productos con su código y descripción, el grupo al que pertenecen, la unidad de medida, la tarifa de IVA, Rete Fuente, RETEICA la moneda en que se comercializa,

sistema), configuración de hasta 8 listas de precios (precios para proveedores, trabajadores, clientes especiales,…, etc.), configuración de código de barras entre otros.

NOTA

En este formulario se crean los productos y/o servicios.

Fig. 2-11

A continuación, se definirán cada uno de los campos, empezando por los campos de código y Descripción, permitiendo posterior mente ingresar a la definición de cada una de las pestañas que contienen los formularios, en los que se ingresa la información importante para generar este registro.

 Código: Campo que permite almacenar el código de identificación del producto, este código debe ser único, y acepta letras y números

NOTA

Se recomienda manejar la misma cantidad de dígitos en el código del Producto por uniformidad y para una mejor búsqueda

En el formulario se pueden observar cuatro fichas o pestañas que contienen más información acerca del producto.

Pestaña General

Esta pestaña permite configurar características propias de los diferentes productos, según la definición de los campos que se describe a continuación:

 Línea: Campo que permite asociar los productos a una línea. De productos

 Grupo: Campo que permite asociar los productos a los diferentes grupos.

 Clase: Campo que asocia los productos a una clase y esto aplica para la Parametrización contable.

 Tipo: Se liga los productos a un tipo para el manejo de comisiones por cada producto para el momento de la venta.

 Unidad Inventario: Campo que almacena la unidad de medida de los productos (Kilos, Litros, Metros, Unidades.). que se verá reflejada en los inventarios.

 Unidad Compra: Campo que almacena la unidad de medida de los productos (Kilos, Litros, Metros, Unidades,). la cual maneja el proveedor; este campo es solo informativo.

 Tarifa De Iva: Este campo maneja la tarifa de IVA asociada al producto, Se deben de crear tantas tarifas como sean necesarias dependiendo de la naturaleza de la empresa y los productos que comercialice.

 Impuesto 1: Se selecciona la tarifa de impuesto al consumo.

 Tarifa retención fuente: Campo que se usa para ligar la retención en la fuente a cada producto.

 Moneda: Campo destinado para seleccionar moneda con la que se esté trabajando. Para crearla remitirse al menú archivo y seleccionar moneda.

 Proveedor: Se asigna el tercero al cual se le compra el producto.

 P. Compra: Permite relacionar el valor de compra negociado con el Proveedor.  Captura: Permite definir si el sistema cuando relaciones ese producto asume cantidad

1 o captura el peso suministrado por la balanza.

 Campo EAN (Código de Barras): Campo que muestra el código de barras asignado al producto en el caso de que se use lector de códigos para el manejo del sistema.

 Campos de listas de Precios: Se tienen 8 campos destinados para relacionar las diferentes listas de precios para asignar a los diferentes tipos de clientes.

 Porcentaje: Ingresar el porcentaje de rentabilidad que se espera para el producto. La casilla del lado muestra la rentabilidad arrojada por el sistema contra el precio de venta 1.

 Descuento: Descuento a aplicar para el producto.

 Desc. Máximo: Descuento máximo que se puede aplicar al producto.

 Imp. C: En este campo se ingresa el valor del impuesto al consumo. Aplica para los licores y cigarrillos.

 Kardex: Botón que permite definir el manejo de Kardex para el producto, permitirá llevar un registro de los movimientos en el inventario (Kardex = Inventario).

 Móvil: Botón que permite asociar los productos que se podrán vender por medio del dispositivo móvil.

 Marcado: Se utiliza para el manejo de la generación de documentos para que a estos productos les aplique el descuento financiero o también cuando se generan documentos auxiliares solo tome los productos marcados para el manejo de facturación por transporte.

 Acumula Puntos: Campo para activar el manejo de puntos acumulativos para el producto, esto va ligado a la configuración que se haya realizado en la transacción de ventas en los parámetros.

 Ret. Ica: Campo que se usa para ligar la retención en Ica a cada producto.

 Vigente: Opción que indica si el producto está siendo comercializado. Cada vez que se matricule un producto se debe activar. En caso de que el producto no se esté comercializando esta opción debe estar desactivada.

 AIU: Se activa para indicar sobre cuales productos se genera el IVA.

 Maneja Lote: Campo para activar si el producto requiere lote cuando se esté elaborando un documento.

 Actualiza Precio: Campo para activar si al momento de facturar se requiere cambiar el precio de venta cuando la transacción maneja precio producto fijo; aplica para servicios como domicilios los cuales no tienen un valor fijo.

 Campo Lote: Almacena el número de “orden de producción” con que se realizó el producto, para el sector de las confecciones este se usa para las tallas de las prendas de vestir.

Campo Bodega: Muestra el código de la bodega a la cual se le hará el análisis de existencia.

Campo Existencia: Campo que muestra la cantidad existencias del producto en las bodegas.

Campo Costo: Campo que muestra el valor actualizado del costo que tiene el producto.

Pestaña “Presentación”

Fig. 2-12

La definición de los campos de presentación, es la siguiente:

 Presentación: Esta ficha muestra la presentación que tiene el producto, es decir, su unidad de medida, si es en unidad, kilogramos o metros y se puede parametrizar las listas de precios según la unidad de medida.

 Equivalentes: En esta casilla se asignan los productos que equivalen al mismo producto pero de otra marca o presentación.

 Peso: Campo para capturar el peso del producto.

 Promoción: para manejo de promociones, en la cual le debemos asignar el porcentaje de descuento y el rango de fecha en que se tendrá esta promoción.

Fig. 2-13

Eliminar elimina la imagen en pantalla

Mostrar: Muestra en una ventana adicional la imagen seleccionada a un tamaño mayor

Fig. 2-14

Pestaña Control

Esta ficha carga automáticamente los datos estadísticos de existencias por bodega y ultimo costo del producto que se está consultando, también se realiza la configuración de las

Fig. 2-15

 Máximos y Mínimos

 Bodega: Indica el código de la bodega que están creadas en el sistema.  Ubicación: Indica el código de la estantería donde se encuentra el porducto.  Máximo: Campo que indica la cantidad máxima de existencias que deben haber en la bodega relacionada.

 Mínimo: Indica la cantidad mínima de existencias del producto que deben haber en la bodega relacionada.

Si en determinado caso la existencia de este producto no cumple con los requisitos de máximos y mínimos el sistema enviara un mensaje de alerta al usuario al momento de realizar la salida o la entrada de la mercancía.

 Tabla Lotes

 Campo Lote: Numero de “orden de producción” con que se realizó el producto, en

el sector de la confecciones se refiere a las tallas de los productos.

 Campo Producción: este campo, le permite establecer la fecha del periodo de inicio de la producción del lote.

 CampoVence: Indica la fecha de vencimiento del lote, este aplica para productos perecederos.

Pestaña Parámetros

Ficha diseñada para ingresar la ubicación del producto y/o un parámetro adicional, el cual se puede predeterminar por la configuración de parámetros generales, ficha Parámetros.

En el producto en el dato 3 se debe adicionar el peso del producto para que llame automáticamente al realizar el documento en el campo factor para totalizar el peso de lo facturado.

Fig. 2-16

 Dato1: Son campos adicionales a los productos  Dato2: Son campos adicionales a los productos  Dato3: Son campos adicionales a los productos

 Parametro1: Campo para filtrar con la opción de parámetro 1

NOTA

A estos campos se les puede cambiar el nombre en Herramientas Parámetros para una mejor Identificación

Pestaña Movimiento

Pestaña diseñada para el manejo de la información relacionada con las entradas y salidas en cada producto. Inicialmente se visualiza así:

Fig. 2-17

 Transacción (Tr): Campo que indica el código de la transacción

 Documento (Dcto): Campo que contiene el número del documento con el cual se realizó el ingreso del producto al sistema.

 Fecha: Campo en el cuál seIndica la fecha en la cual se registró el ingreso del producto al sistema.

 Tercero: Campo que muestra el código del tercero relacionado a la transacción.  Nombre: Campo que muestra el nombre del tercero relacionado a la transacción.  Cantidad: Campo queIndica la cantidad del producto adquirido.

 Valor: Campo que indica el precio con el que se ingresa el producto al sistema.  Serie: Campo que indica la serie que se le registro en el documento a cada producto.

Pestaña E-Comerce

Pestaña para la integración con Magento.

Fig. 2-18

Producto nuevo: Indica la visualización del producto como nuevo desde y hasta la fecha indicada, con el fin de promocionarlo (mayor visibilidad).

Habilitar Producto: Indica si el producto está vigente en Magento.

Habilitar mensaje: Indica si al comprar se habilita un texto para que el comprador indique el mensaje que quiere enviar con el producto como regalo.

Bajo pedido. (Backorders): Indica si el producto después de agotar existencias se puede comprar bajo pedido.

Mostrar producto: Indica si el producto si no tienen inventario disponible se sigue mostrando o no en la tienda.

Visibilidad

- 1: No visible: Significa que el producto no será visible para el público.

- 2: Catálogo: El producto solo será visible en el catálogo de la tienda.

- 3: Búsqueda: El producto solo será visible si se lo busca en el buscador del sitio web.

- 4: Catálogo y Búsqueda: El producto será visible tanto en el catálogo como en el buscador.

Cantidad Máxima: Indica la cantidad máxima que se permite comprar del producto en el pedido.

Cantidad Mínima: Indica la cantidad mínima que se debe comprar del producto en el pedido.

Productos relacionados: Indica los productos que tienen relación con el actual.

Productos más rentables (Up-Sells/Up-Selling): Indica productos del mismo tipo pero que son más rentables para la tienda, con el fin que el usuario cambie su decisión de compra.

Productos ventas cruzadas: Indica los productos adicionales que el usuario puede comprar adicionalmente al que está viendo en ese momento, con el fin de motivar la compra de otros productos.

Pestaña Imágenes.

En esta pestaña se ingresan imágenes relacionadas al producto; estas imágenes están ligadas con Magento.

Fig. 2-19

Descripción: Información relacionada a la imagen.

Orden: Jerarquía o estructura de las imágenes.

Archivo: Ruta física en la que se encuentra la imagen.

Pestaña Ofertas.

En la pestaña ofertas se ingresa en la sección de promoción las fechas desde hasta para validar las promociones existentes en el rango de tiempo. Y en la sección de ofertas se debe seleccionar fecha inicial y fecha final con hora, agrupar por línea, grupo y producto con su respectivo descuento.

2.1.6 Ensamble

Fig. 2-20

La opción de Ensamble permite el manejo de productos ensamblados por la empresa, resultado de la unión de otros productos que hacen parte del inventario. Este proceso brinda mayor rapidez y seguridad en la gestión y manejo de inventarios, debido a que en el momento de la facturación de un producto de ensamble, automáticamente se realiza la descarga de inventario de aquellos productos que lo componen.

Configuración por el menú de archivos:

Desde el menú Archivos seleccionar la opción Ensamble.

Fig. 2-21

 Producto: Campo que relaciona el producto de ensamble.

 Producto E: Campo que almacena los códigos de aquellos productos que hacen parte del producto de ensamble.

Ej.

1) Si es ensamble de producción

2) Ensamble de productos de venta o kits.

NOTA

El número asignado depende de la cantidad de ensambles que se vayan a realizar, y es un número aleatorio seleccionado por el usuario y previamente parametrizado en cada transacción de ensamble.

 Bodega: Se asigna el código de la bodega de donde van a salir las materias primas. Como lo muestra la imagen Fig.(2-18) se configura la bodega donde esta cada producto y así realiza la salida del producto.

Para que aplique este parámetro debe estar previamente configurado en la transacción de ensamble.

 Cantidad: Campo que indica y almacena el número de unidades necesarias de cada producto para la composición del producto de ensamble.

2.1.7 Cajas

Fig. 2-22

La opción de Cajas permite la creación de las cajas. Desde este menú podemos abrir o cerrar las cajas configurar su estado y determinar el tope de ventas.

Configuración por el menú de archivos:

Fig. 2-23

 Código: Campo que relaciona el código de la caja.  Descripción: Campo que almacena el nombre de la caja.

 Activa: muestra cuando una caja esta vigente que habilitada para el trabajo.

 Estado caja: muestra si la caja esta activa o inactiva durante el proceso diario de ventas.

 Activa tope de ventas: Se activa la casilla de verificación para que muestre la alerta y se ingresa el valor de tope de ventas para que informe en la caja cuando se está superando este valor y hacer la recogida.

 Usuarios: Se ingresan los usuarios que tienen permiso para trabajar en cada caja. Nota: si el usuario es administrador tiene permisos en todas las cajas.

2.2 TERCEROS

Fig. 2-24

2.2.1 Tipos Tercero

Fig. 2-25

Formulario para la creación y modificación de los tipos de terceros. Esta opción facilita la clasificación de los terceros de acuerdo a la relación comercial.

Campo que permite relacionar el tipo de Tercero al tercero (Clientes, proveedor, etc.).

Fig. 2-26

 Código: Campo destinado para el almacenamiento del código o identificador del tipo de tercero.

 Descripción: Campo que guarda el nombre de los tipos de tercero ej.: clientes, proveedores y empleados.

 Días: indica a partir de cuantos días se bloquea o la acción marcada en los parámetro generales Control Días.

2.2.2 Terceros

Fig. 2-27

Los terceros son aquellas personas naturales o jurídicas que interactúan con la empresa (Clientes, Proveedores, Empleados), esta opción permite la creación y modificación de los mismos.

Fig. 2-28

Datos Generales

 Identificación: Campo que almacena el NIT o cédula de cada tercero, el sistema automáticamente calcula el digito de verificación.

 Nombre: Campo que almacena el nombre del tercero, no debe ser diligenciado, debido a que este se alimenta de otros campos ubicados en la pestaña de datos generales.

 Tipo Persona: Campo que permite seleccionar el tipo de persona tributaria que es el Tercero (jurídica o natural).

 Código Aux: Campo que permite almacenar otro código del tercero.

 P. Apellido R/S: Campo que almacena el primer apellido del tercero, en caso de ser persona natural, si se trata de una persona jurídica se debe colocar la razón social entera en este campo.

 S. Apellido: Campo que almacena el segundo apellido (solo para personas naturales).  P. Nombre: Campo que almacena el primer nombre (Solo para personas naturales). .

 S. Nombre: Campo que almacena el segundo nombre (Solo para personas naturales).  Dirección: Campo que guarda la dirección completa del tercero.

 Teléfono: Campo para almacenamiento del número de teléfono del tercero.  Email Ppal: Campo para almacenamiento del email principal del tercero.  Pag Web: Campo para almacenamiento de la página web del tercero  Fax: Campo para almacenamiento del número de fax del tercero.  Cel: Campo para almacenamiento del número celular del tercero.

 Fecha de ingreso: Campo que permite el almacenamiento de de la fecha en que el tercero ingresa al software.

 Descuento: Campo que almacena descuento (porcentual) permanente que se le van a realizar a las transacciones relacionadas con el Tercero. En caso de no manejar descuento, se ingresa cero (0).

 Cupo: Campo que permite asignar el valor del cupo crédito a los terceros, valor en pesos.

Es importante anotar que en caso de manejar cupo crédito todos los terceros deben manejarlo, aquellos que realmente no tengan cupo crédito deben tener un cupo alto (999.999.999) para permitir la facturación al tercero.

 % Doc Aux: Este campo se utiliza cuando se requiere que se genere el documento auxiliar solo por un porcentaje del documento original.

 Plazo: Campo que guarda el plazo en días asignado al Tercero para el pago de facturas.

 Sector: Campo destinado para asignar el sector por cada tercero.

 Barrio: Campo destinado para colocar el barrio de cada tercero.

 Vendedor: El Maestro de Vendedores permite crear y modificar los vendedores pertenecientes a la organización, posibilitando agrupar clientes por vendedores y generar comisiones por venta y/o recaudo.

Configuración por el menú de archivos: Seleccionar la opción Vendedores.

 Estado: Este campo permite relacionar el estado de los terceros eje. Activos e inactivos entre otros, restringiendo así la creación de documentos a los tercero que estén en un estado diferente de activo.

 Causa Ret: Este campo permite relacionar la causa de retiro en el caso que el cliente haya decidido terminar las relaciones comerciales con la empresa

 Marcado: Opción que permite generar informes de tercero de solo marcados.

 Actualiza Nombre: Permite cambiar el nombre en el momento de hacer un documento  Cuenta: Campo que permite almacenar el número de cuenta bancaria del tercero,

permite la generación de pagos electrónicos. En caso de que la cuenta sea corriente la opción “Corriente debe ir activa”

 Tipo: Tipo de cuenta sea ahorros o corriente

 Entidad Financiera: Opción que permite la configuración de la entidad bancaria a la cual pertenece la cuenta del tercero que se está matriculando y para realizar los pagos electrónicos.

Fig. 2-29

 Responsabilidades se activan las responsabilidades de cada tercero según el Rut. Como lo son el régimen de ventas y si aplican retención en la fuente entre otros; que son la base para el cálculo de impuestos cuando se esté elaborando los diferentes documentos en el sistema HGInet Administrativo.

 Actividad Eco: Campo que da la opción de ingresar el código de la actividad económica (definido por la DIAN) y una breve descripción

 Otros: No Maneja Bases de Rete Fuente, RteIVA Esta casilla se debe activar en caso de que el tercero siempre haga retención en la fuente y el IVA aunque no cumpla con las bases estipuladas por la DIAN. Y Retención Ica en el caso de que aplique.

NOTA:

Es de gran importancia el correcto diligenciamiento de la información Tributaria de los terceros, pues de esto depende el buen funcionamiento del cálculo de las retenciones que se generan

alrededor de la actividad comercial de la empresa y la presentación para medios magnéticos.

Contactos

Pestaña que permite el almacenamiento de los contactos del tercero, como el contacto comercial, representante legal, contador, entre otros, además ofrece la opción para ingresar la fecha de cumpleaños de cada uno de los contacto, sirviendo como ayuda en procesos y/o actividades de contacto con los clientes. Es importante tener en cuenta que esta opción no es

nombres apellidos fecha de nacimiento, el cargo y la profesión de cada contacto. Teléfono, celular y por último el correo electrónico.

Fig. 2-30

Parámetros

Campos adicionales de los terceros. Los cuales se pueden modificar sus textos para una mejor identificación del dato que se está ingresando.

 Observaciones: datos y/o observaciones que se le desean asignar al tercero creado. los cuales pueden ser capturados al momento de elaborar un documento.

 Rep. Legal: Campo para registrar el representante legal en propiedad horizontal.  Sector: Campo para registrar el sector. Este campo debe activarse por configuración.  Código EAN: Se utiliza para asignar un código de barras a los terceros, puede ser

alfanumérico.

Para esta ficha, por configuración se pueden activar 7 campos adicionales según los requiera el usuario.

Precios

En esta ventana se parametrizan las listas de precios por tercero. Se pueden parametrizar de la siguiente forma:

 por líneas amarrando a una lista de precios y un porcentaje de descuento.

 Por grupos y amarrarlos a una lista de precios y descuento.

 Por producto amarrando una lista de precios o un precio especifico como lo muestra

la imagen (fig. 2-27).

Fig. 2-32

Movimiento

Este formulario se utiliza a modo de consulta. Muestra los documentos que se le han realizado. Igualmente, muestran los pagos de las facturas y los productos que se han comercializado con el tercero. Los datos aparecen a medida que se generan movimientos. Como lo muestra la imagen (fig. 2-18) al seleccionar la transacción 04 documento 5154 muestra en la parte inferior en la grilla de productos los productos facturados.

Fig. 2-33

Otros

En la ventana otros muestra las dependencias de cada uno de los terceros. Estas dependencias se utilizan para poder relacionar en la elaboración de documentos las diferentes dependencias.

caso sería el nombre comercial del establecimiento, la dirección, el teléfono, el código de la ciudad y el código del vendedor y código EAN asignado a este, se crean las dependencias con el fin de que la facturación siempre salga a nombre del estableciendo comercial pero la cartera siempre cargue a nombre del tercero. El ejemplo más claro de estos terceros son los Almacenes de cadena.

2.2.3 Vendedores

Fig. 2-35

El Maestro de Vendedores permite crear y modificar los vendedores pertenecientes a la organización, posibilitando agrupar clientes por vendedores y generar comisiones por venta y/o recaudo.

Fig. 2-36

 Datos Generales

 Cargo: Campo que guarda el cargo del vendedor.

 Reporta a: Este se crea en la misma ficha del vendedor y se asignaría como el supervisor.

 Lista de precios: Lista de precios que maneja cada vendedor.

 Referencia: Casilla asignada para registrar por ejemplo placa de vehículo.

 Activo: Casilla que se debe de activar cuando el vendedor está activo en la empresa y al desactivarlo no deja registrar ningún documento con este código.

Fig. 2-37

 Comisión Ventas

(Esta opción aplica si se tiene el HGInet Administrativo)

 Nro.: Consecutivo que se asigna a las diferentes comisiones que se le parametrizan a cada vendedor.

 Tipo: Campo que almacena el código del tipo de comisión que genera el sistema cuando se maneja comisiones por tipo; este debe ir ligado a los diferentes tipos que se tenga en el maestro de productos y por los cuales se va a generar la comisión.

 Vr Recaudo: Valor que se asigna para los topes de comisiones para los recaudos de comisiones, si no manejan topes de recaudo se debe poner un valor alto.

 Hasta (días): Campo que almacena el número de días en los que se debe realizar el recaudo para hacer valida la comisión.

 NOTA:

El sistema HGInet Administrativo maneja comisiones por tipo de productos y general es decir todos los productos, esto se define en los parámetros generales en la pestaña Administrativo pestaña documentos.

Y a su vez se puede manejar comisiones a la venta y al recaudo. Se pueden parametrizar topes de venta y generar diferentes porcentajes de comisión por cada tope

ADVERTENCIA:

Las comisiones por tipo de productos solo se pueden calcular por el valor total del documento.

Los topes aplican del rango de la línea anterior es decir para la primera línea comienza en cero hasta el valor que se ingrese en el campo venta para la segunda línea se toma el valor anterior hasta el valor de la línea donde está ubicado

 Parametrización de comisiones

 Comisiones General: En los parámetros generales se deja inactivo Recaudo por tipo, para que tome comisiones para todos los productos que tengan el tipo cero.

Los productos deben tener tipo cero. Los vendedores deben tener parametrizado el porcentaje que de comisión que van a generar por el tipo cero ya sea a la venta o al recaudo.

 Comisiones por tipo: se parametriza en los parámetros generales recaudo por tipo, a los productos se le asignan los diferentes tipos que vayan a manejar, en los vendedores se parametriza cada una de los tipos que generan comisión.

Fig. 2-38

Esta opción le permite definir el maestro de actividades económicas, para aplicárselo a los terceros y configurar las tarifas de RETEICA además se asigna el código de la tarifa de

Retención CREE que maneja la actividad económica.

2.3

LOCALIZACION

2.3.1 Bodegas

Fig. 2-40

El formulario Maestro de bodegas permite registrar y modificar las diferentes bodegas que se pueden tener en la empresa para la administración de los inventarios. Permite el manejo de Kardex o inventario por bodega.

Configuración por el menú de archivos:

Desde el menú Archivos se debe seleccionar la opción Bodegas.

Fig. 2-41

 Código: Campo que almacena el código de la bodega, este al igual que los otros campos de código debe ser único para cada una de las bodegas.

 Descripción: Campo que almacena el nombre de la bodega.  Dirección: Campo que permite guardar la dirección de la bodega.  Teléfono: Campo que almacena el número telefónico de la Bodega.

 Responsable: Campo para almacenar el nombre de la persona responsable por la bodega.

 Tercero: Campo que permite relacionar un tercero a la bodega, este campo se debe diligenciar en caso de que la bodega pertenezca a un tercero o se encuentra en la localidad del tercero, Ej.: Las constructoras, cada obra es una bodega.

2.3.2 Zonas

Fig. 2-42

El Maestro de Zonas permite crear y modificar las zonas donde está ubicado la organización, posibilitando agrupar clientes por ciudad y zonas.

Fig. 2-43

Formulario que permite definir la distribución de zonas geográficas, según las necesidades del usuario.

Código: Campo que permite almacenar el código asignado a la región Descripción: Campo que guarda la descripción de la región

2.3.3 Ciudades

Este formulario permite la creación de las diferentes ciudades que pueden ser utilizadas por el usuario.

Fig. 2-44

Ciudad: Campo que permite el almacenamiento del código asignado a la ciudad. Nombre: Campo que guarda el nombre o descripción de la ciudad.

Zona: Campo que permite ligar la zona a la que pertenece la ciudad de acuerdo a la

distribución definida por el usuario. Código del DANE

Nota: estos campos son reglamentarios si se tiene el software Contable.

 Ciudad: Campo para almacenamiento del código asignado por el DANE a las diferentes ciudades.

 Departamento: Campo que almacena el código del Departamento asignado por el DANE en el que está ubicada la ciudad que se está matriculando.

División política administrativa de Colombia: link que nos lleva al navegador y nos ubica en la página del DANE para consultar la división política de Colombia.

2.4

IMPUESTOS Y UNIDADES

2.4.1 Tarifas de IVA

Para crear la tabla de tarifas de IVA se debe ingresar a esta opción de Tarifas de IVA

Fig. 2-45

Código: Campo para almacenar el código asociado a la tarifa de IVA

Descripción: Valor en porcentaje dado a la tarifa de IVA o detalle del tipo de IVA. Valor: Valor absoluto que se aplica a los productos asociados a la tarifa.

2.4.2 Tarifas impuesto 1

Fig. 2-46

En esta ventana se crea el impuesto al consumo por porcentaje.

Código: Campo para almacenar el código asociado al impuesto al consumo Descripción: Nombre de la tarifa de impuesto al consumo

Fig. 2-47

2.4.3 Formas de Pago

Formulario que permite la creación de las diferentes formas de pago (efectivo, cheque, transferencia, nota crédito)

Fig. 2-48

 Código: Campo que permite el almacenamiento de un código para la forma de pago, este código debe ser único.

 Descripción: Campo que permite guardar el nombre de la forma de pago (Efectivo, cheque, tarjeta debito, tarjeta crédito, ventas crédito, bonos, vales, otros, transferencias).

2.4.4 Unidades

Fig. 2-49

Unidad de Medida: Campo que almacena la unidad de medida de los productos (Kilos, Litros, Metros, Unidades, etc.)

Fig. 2-50

 Código: Campo que almacena el código de la unidad de medida, se recomienda que para este código se use la abreviatura de las medidas Ej.: Centímetros = cm.  Descripción: Indica el nombre completo de la unidad de medida.

2.4.5 Bancos

Fig. 2-51

Formulario que permite relacionar todas las entidades financieras con las cuales trabaja la empresa o el usuario, en las cuales se registran los pagos de ingresos y egresos.

Fig. 2-52

 Código: Campo que almacena el código que se asignará al banco o cuenta bancaria.  Descripción: Campo en el que se guarda el nombre del banco o la cuenta bancaria.  Consecutivo: Campo que permite registrar el consecutivo de los cheques en caso de

que se maneje chequera.

 Autoincremento: Si seactiva esta casilla el sistema ira incrementando el numero del consecutivo de los cheques cada que se elabore un egreso y la forma de pago sea cheque.

Datos del Banco

 Cta PCGA: Campo que almacena la cuenta contable para el modo PCGA a la cual se llevara el banco, este solo se debe diligenciar en caso de tener el software HGI Contable.

 Cta NIIF: Campo que almacena la cuenta contable para el modo NIIF a la cual se llevara el banco, este solo se debe diligenciar en caso de tener el software HGI Contable.  Número de Cuenta: Campo que permite el almacenamientodel número de la cuenta

bancaria.

 Entidad Financiera: Campo para ingresar la entidad financiera en la que está registrado la cuenta bancaria.

 Formato: Se selecciona el formato para la generación del archivo plano para realizar los pagos.

 Red: Se debe seleccionar si la cuenta pertenece a la red ACH Cenit o ACH Colombia.  C. costo: Centro de costo que tendrá el banco por defecto esto aplica para el software

HGInet Administrativo.

 Tercero: Se asigna el tercero con el cual va a pasar por defecto a contabilidad

Los campos de Oficina e Identificación son solo para el archivo plano para el banco Colpatria.

2.4.6 Tarifas Cree

Se crean las diferentes tarifas de retención Cree para luego asignarlas a las actividades económicas

Fig. 2-53

2.5.1 Empresas

Fig. 2-55

Formulario que permita la creación de la empresa de trabajo.

 Código: Campo para asignar el número que será asignado a la empresa(1,2,3 etc.)  Descripción: Campo para almacenar el nombre con que esta matriculada la empresa

ante la DIAN.

 Ident: Campo para registrar el número de Nit de la empresa.

 Dirección: Campo que almacena la dirección del domicilio de la empresa.  Teléfono: Campo que almacena el número telefónico de la empresa.

 Fax: Campo para almacenar el número de fax de la empresa.

 Ciudad: Campo que almacena la ciudad en que se encuentra domiciliada la empresa.  Mail: Campo que guarda la dirección de correo electrónico.

 Web: Campo para almacenar la dirección del sitio Web de la empresa.

 Ean: Código EAN asignado a la empresa, se utiliza para realizar Facturación EDI.

 Tipo de persona: Campo para seleccionar el tipo de persona tributaria de la empresa (Natural o Jurídica).

 Actividad económica: Se debe seleccionar la actividad económica principal asignada a la empresa y con la que se registró ante la DIAN.

 Responsabilidades: Estas responsabilidades son las que están estipuladas en el RUT de la empresa y se deben marcar según las que la empresa tenga.

Fig. 2-56

2.5.2 Calendario

Fig. 2-57

Este formulario que permite la Parametrización los diferentes periodos o meses en el sistema.

Configuración por el menú de archivos:

Desde el menú Archivos se debe seleccionar la opción calendario. El formato para la fecha de los períodos, es año-mes-día (aaaa-mm-dd).

 Periodo: Campo en el que se debe ingresar el número del período, este número debe ser el mismo del mes, Ej.: Enero = Período 1, Febrero = Período 2.

 Fecha Inicial: Fecha exacta en que se inicia el periodo (primer día del mes)  Fecha Final: Fecha en que termina el periodo, es decir el último día del mes.

 Tasa: Aquí se debe de asignar la tasa de interés mensual para el cobro de interés de las propiedades horizontales.

 Días: Se deben de asignar los días del mes para cálculo de los horarios en propiedad horizontal.

 Días Festivos: Campo informativo opcional para manejo del sistema administrativo.

2.5.3 Transacciones

Fig. 2-59

En este formulario se parametrizan todos los documentos de la empresa como: Compras, Ventas, Recibo de Caja, Egreso, Notas, etc.…

Esta opción se explica en el momento de la capacitación dependiendo de las necesidades de cada empresa.

Código: En este campo se crea un código de la transacción. Este código debe ser único y se recomienda que maneje nemotecnia, dado que tendrá que referenciar los códigos durante la operación de su empresa y en la realización de la transacción; este campo solo debe ser numérico.

Descripción: En este campo debe crear una descripción breve de la transacción. Le permite identificar por medio de una breve descripción, el tipo de operación que está realizando.

Pestaña General: En esta pestaña, definirá la información general de la transacción, permitiéndole establecer los parámetros generales que cubren las necesidades básicas de toda transacción.

Fig. 2-60

 TIPO: Despliega una lista para el tipo de transacción que se quiere generar. Estos tipos pueden ser.

 Documentos: Este tipo le permite establecer si la transacción genera el movimiento de activos dentro de la operación de la empresa.

 Pagos: Este tipo le permitirá establecer si la transacción genera movimiento de dinero, entre un tercero y la empresa, o la empresa y un tercero.

 Causaciones: Este tipo le permite establecer si la transacción se generó por una acusación, como por ejemplo el pago de un servicio de mantenimiento a la puerta de la entrada del inmueble en el que se encuentra y que no tiene nada que ver con la operación comercial de la empresa.

 Punto de Venta: Esta opción configura una transacción como punto de venta con la cual la habilita para poder operarla como tipo POS.

 Cuadre: Esta opción le permite establecer la operación que debe realizar el sistema, para el informe cuadre del punto de venta.

 Suma: Sumara el monto final del cuadre, al saldo existente generado por la operación en ventas.

 Operación Doc: Opción para configurar las transacciones, definiendo que debe sumar y que debe restar operativamente durante la transacción.

 Suma: en la generación de los informes mostrara el valor positivo ejemplo: ventas.

 Resta: en la generación de los informes mostrara los valores negativos como para sacar las ventas netas ejemplo la transacción de notas crédito.

 Ninguna: transacción que no amerita una operación, como por ejemplo un posfechado.

 Precio unitario: En este campo, usted puede determinar el lugar de donde el sistema tomara el valor del precio unitario de los productos o servicios que se mueven durante la transacción, permitiéndole las siguientes opciones.

 Sin precio: Esta opción le dice a la transacción que los productos que se mueven por medio de ella, no tienen un precio establecido.

 Precio producto sugerido: Esta opción le dice al sistema que la transacción que realizara, tomara el precio que se encuentran en la pestaña general del maestro de productos, y le permitirá cambiarlo en el documento si no está de acuerdo con ese valor sugerido.

 Valor Kardex sugerido: Esta opción le dice al sistema que la transacción que realizara, tomara el costo de los productos que se encuentra en la pestaña General del maestro de productos, permitiéndole cambiar el valor en el documento si no está de acuerdo con ese valor sugerido.

 Precio producto fijo: Esta opción le dice al sistema que la transacción que realizara, tomara el precio de los productos, que se encuentran en la pestaña general del maestro de productos, de acuerdo a la lista de precios que tenga amarrado el tercero. A diferencia de los sugeridos, este no le permite realizar cambios de los valores durante la elaboración del documento.

 Valor Kardex fijo: Esta opción le dice al sistema que la transacción que realizara, tomara el costo del producto, a diferencia de los sugeridos, esta opción no le permite realizar cambios de valor durante la elaboración del documento.

 Costo + Porcentaje: Esta opción le dice al sistema, que el valor de los productos que se mueven por la transacción, serán calculados por su costo y el porcentaje de utilidad que ingresa en el campo “porcentaje”, de la pestaña general del maestro de productos y sugerirá el valor del activo del costo más el porcentaje asignado al producto, si se manejara esta opción no pueden haber negativos en los inventarios ya que el precio la daría errado.

 Precio producto supervisado: Esta opción le dice al sistema que la transacción que realizara, tomara el precio fijo del producto pero permitirá al usuario administrador cambiar el precio al dar clic sobre logueo

Fig. 2-61

 Impresión: Este campo le dice a la transacción, cual es el formato de impresión que va a utilizar.

 Formato-línea: Se asigna el formato de impresión por líneas de productos.

 Activa: Opción que permite activar o inactivar la transacción de modo que si esta inactiva solo permita ser consultada.

 Control: Estas opciones, le permitirán activar o desactivar los siguientes controles:  Control consecutivo: Habilitar esta opción, le permite controlar el consecutivo

de las transacciones este parámetro no permitirá realizar un número mayor o menor al que continua en el consecutivo.

 Control fecha: Al habilitar esta opción, no le permitirá realizar documentos con fechas posteriores a la fecha del último documento.

 Bloqueo fecha: Al habilitar esta opción, el sistema generara la fecha en la que se realizó la transacción y bloqueara la posibilidad de realizar cambios sobre esta y toma la fecha del sistema.

 Valida Dcto referencia: Al habilitar esta opción, obliga a la transacción a pedir el consecutivo de otro documento, que haga parte del procedimiento que involucra la ejecución de esta transacción y que será relacionado en el campo “documento referencia” dentro del documento que genera la transacción.  Control fecha lote: Esta opción le pide a la transacción que controle las

fechas, en las que los lotes de algunos activos tienen una vigencia para su caducidad o para algún evento en particular con el producto, según su lote de producción.

 Visible: Si habilita esta opción, la transacción aparecerá en el menú que se despliega cuando presionamos la tecla F4, en cualquier campo del sistema en el que solicite información de la transacción realizada.

 Control rangos: Si habilita esta opción, controlara el rango de consecutivos, asignados en las casillas desde – hasta para la resolución asignada a esta transacción.

 Imprime cantidad cero: si se habilita esta opción no imprimirá los productos registrados con cantidades en ceros.

DOCUMENTOS: En esta pestaña puedo establecer la configuración de la interfaz visual del documento que será creado, en el momento de realizar una transacción. Los documentos están divididos en 2 secciones que son ENCABEZADO y DETALLE.

Fig. 2-62

 Campos Encabezados: Permite habilitar en el encabezado de los documentos, los campos que le permiten al usuario ingresar información importante para la transacción, como por ejemplo definir el tercero, la fecha, un documento de referencia, …, etc.

 Sucursal: Le permite habilitar en el documento de la transacción que está creando, el campo sucursal que encontrara en la pestaña Datos 2 del documento que crea la transacción.

 C.Costo: Le permite habilitar en el documento de la transacción que está creando, el campo C.Costos, que encontrara en la pestaña Datos 2 del documento que crea la transacción.

 Sub C.Costo: Le permite habilitar en el documento de la transacción que está creando, el campo Sub C.Costos, que encontrara en la pestaña Datos 2 del documento que crea la transacción.

 Vendedor: Le permite habilitar en el documento que deja registro de la transacción, el campo vendedor de la pestaña Datos 1, en el que puede definir un vendedor que haya realizado la transacción.

 Vendedor Usuario: Este parámetro desactiva en la captura de documentos el campo vendedor y prevalece sobre el parámetro vendedor, es decir asi este

 Dependencia: Habilita en el documento de la transacción, el campo dependencia que hace referencia a la sucursales o cedes del tercero con el que se está realizando la transacción.

 Producto producción: Habilita el campo ProductoP ubicado en la pestaña datos 2 y está relacionado con las empresas de montacargas.

 Maneja moneda: Esta opción habilita en la pestaña datos 2 del documento de la transacción, el campo Moneda. Esta opción le permite realizar cambios de moneda, con base en la TRM establecida para cada valor monetario.

 Bodega: Habilita en el documento en la pestaña datos 1 el campo bodega. Este campo permite establecer cuál es la bodega que será afectada con la transacción.

 Clase: Habilita el campo Clase que se encuentra en la pestaña 1 del documento, permitiendo definir la clase a la que pertenecen las cuentas que se verán afectadas con la transacción realizada. Este campo solo es necesario si cuenta con el modulo contable de HGI.

 Inmueble: Permite la captura, del código del inmueble al cual se realiza una factura aplica para las Propiedades Horizontales.

 Tipo evento: Habilita el campo Tipo Evento que se encuentra en la pestaña datos 2. Este campo está relacionado con el modulo CRM del HGI.

 Maneja referencia: Habilita en el documento, en la pestaña Datos 1 el campo Referencia, con el que se relacionan los seriales de las maquinas en una operación de mantenimiento.

 Maneja Dcto Ref: Habilita en el documento el campo “Doc Ref”, que se

encuentra en la pestaña Datos 1 y con el que puede crear la trazabilidad entre transacciones, definiendo el consecutivo del documento, que genero el documento de la transacción que se está realizando.

 Campos Detalle: Permite habilitar los campos o columnas que serán mostrados en el detalle, donde los ítems serán relacionados en el documento. Estos solo afectan el detalle de cada documento, no afectara el encabezado.

 Sucursal: permite habilitar el campo sucursal en el detalle, el cual describe la sucursal relacionada con el producto que fue afectado en la transacción.  C.Costo: Mostrara en el detalle el campo C.Costo, en el cual mostrara los

centros de costos que fueron afectados para cada producto que se movió en la transacción.

 Sub C.C: Mostrara en el detalle el campo sub C.C, en el cual mostrara los sub centros de costos que fueron afectados para cada producto que se movió en la transacción.

 Fecha 1: Esta opción, le permite habilitar en la transacción el campo fecha 1 en el detalle de un ítem de arrendamiento, como fecha inicial del periodo por el que se está realizando la transacción. Se usa principalmente en transacciones de propiedad horizontal.

 Tercero: Permite la captura del tercero por cada registro del documento.  Dependencia: Permite la captura de la dependencia por cada registro del

documento.

 Existencias: Si esta opción está activa en la captura del documento muestra la existencia en la parte inferior del detalle del documento.

 Fecha 2: Esta opción, le permite habilitar en la transacción el campo fecha 2 en el detalle de un ítem de arrendamiento, como fecha final del periodo por el que se está realizando la transacción.

 Bodega: Esta opción le permite habilitar la columna bodega en el detalle del documento de la transacción, indicando cual es la bodega de la que proviene el ítem que está siendo relacionado en el documento.

 Maneja serie: Habilitar esta opción, le permite al documento realizar un conteo de la variedad de ítems que están relacionados en el detalle.

 Autoincrem serie: Habilitar esta opción, me permite repetir un producto en el campo detalle del mismo documento.

 DocAux: Habilitar esta opción, le permite incluir un campo adicional, para relacionar información personalizada que quiera incluir en el documento.  Descripción 1: Habilitar esta opción, permite que el usuario pueda cambiar

directamente la descripción de un producto o ítem en el detalle. Se usa principalmente para servicios, en el que el detalle cambia y no afecta kardex.  Muestra: permite seleccionar el dato 3 de los productos y ser mostrado en la

elaboración del documento por la opción de Movimientos, Documentos.

 Tributarios: Estas opciones, me permiten establecer si la transacción maneja conceptos tributarios en el documento.

 IVA: Si habilita esta opción, en la transacción el valor del activo manejara el impuesto IVA.

 NO aplica: No genera IVA

 Detalle: Toma el IVA del Detalle del documento

 Subtotal: Toma el IVA en base al subtotal del documento

 Valor 1: Toma el IVA en base Al campo Valor 1 Aplica Para el AIU  Impuestos Incluidos: Permite establecer si el IVA va incluido en el valor de

venta del producto o no. Como ejemplo, tomemos el valor de un producto que se vende a $100 y que tiene el IVA incluido; Entonces el valor del articulo más el 16% de ese valor va a ser igual a $100. Si seleccionamos la casilla de IVA