Gerencia de Proyectos en Sistemas Gerencia de Proyectos en Sistemas
de Información de Información
Postgrado en Sistemas de Información Cuarta Sesión
Cuarta Sesión
Profesora: María Esther Remedios
Contenido
Resumen y pendientes Sesión 3
Correspondencia Grupo de Procesos – Áreas de Conocimiento
Gestión de la Integración
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
Realizar el Control Integrado de Cambios
Cerrar el Proyecto o Fase
Próxima sesión
Exposición
Gestionar el Alcance del Proyecto
Repaso / Resumen Base Conceptual
P r o y e c t o
G e r e n c i a d e P r o y e c t o s
C o n c e p t o s
C a r a c t e r í s t i c a s C i c l o d e V i d a
P M I / P M B O K
P r e s s m a n / G P S o f t w a r e A r e a s d e C o n o c i m i e n t o P r o c e s o s
P e r s o n a l
B a s e C o n c e p t u a l
G P - S I
G e r e n t e / L í d e r
I n v o l u c r a d o s ( S t a k e h o l d e r s ) P e r s o n a l
P r o c e s o P r o d u c t o P r o y e c t o
P e r f i l
F u n c i o n e s C u a l i d a d e s H a b i l i d a d e s
R o l e s y r e s p o n s a b i l i d a d e s T i p o s d e l í d e r e s
B a s e C o n c e p t u a l
G P - S I
4 Habilidades que un líder debe dominar
Capacidad Capacidad
técnica y técnica y experiencia experiencia
Capacidad de Capacidad de
Conducción Conducción
Todas Relevantes
Complementarias
experiencia
experiencia funcional funcional Capacidad de Capacidad de organización y organización y resolución de resolución de
problemas problemas
Capacidad de Capacidad de
Negociación Negociación
Hay proyectos que
exigen competencias
particulares
Tipos de líderes
Participativo / Democrático
Autócrata
- La decisión se centraliza en el líder
- Asume toda la responsabilidad de la TD
- Inicia las acciones, dirige, motiva y controla
Participativo / Democrático
- Las decisiones son compartidas
- Da directrices pero escucha opiniones - Cultiva la TD de sus subalternos
Liberal
- Delega la TD en sus subalternos
- Da la responsabilidad a sus subalternos
- Proporciona poco contacto y apoyo
Pendientes
Seleccionar el proyecto
Correspondencia Grupos de Procesos y AC
Iniciación Planificación Ejecución Control Cierre
PMI, PMBOK, 2008
Correspondencia Grupos de Procesos y AC
Iniciación Planificación Ejecución Control Cierre
PMI, PMBOK, 2008
Gestión de la Integración del Proyecto (GIP)
Unificación, consolidación, articulación, integración
Tomar decisiones sobre la asignación de recursos Lograr la terminación exitosa del proyecto
Procesos, actividades, recursos, objetivos, planes, cambios
PMI, PMBOK, 2008
Integración Gestionar las expectativas de los interesados Balancear objetivos y alternativas contrapuestas Manejar interdependencias entre áreas
Gestionar un control integrado de cambios
Gestionar procesos integrados de Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Cierre
Integración
Procesos de la GIP
Procesos
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
Procesos
Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto Realizar el Control Integrado de Cambios
Cerrar el Proyecto o Fase
PMI, PMBOK, 2008
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
Desarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y documentar los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados
Acta de Constitución del Proyecto:
• Propósito. Justificación. Objetivos. Criterios de éxito
• Descripción y Requisitos de alto nivel
• Riesgos generales
• Cronograma de Hitos
• Resumen del Presupuesto
• Requisitos de Aprobación
• Director del proyecto asignado
• Patrocinador del proyecto y otros niveles aprobatorios
PMI, PMBOK, 2008Ejemplo Solicitud de Aprobación Proyecto
Categoría del Proyecto:
Nombre del Proyecto:
Gerencia General (es) /Filial (es):
Líder del Proyecto: Ext.:
P la n d e In v e rs ió n ( M M d e B s . )
A c t u a l Fu tu r o To t a l
C a p it a l 0
T o t a l 0 0 0 0 0
P r e v io
Año 1 Añ o 2 A ño 3 Añ o 4 Año 5
IN GR ESOS EBIT D A
M ARG EN EBIT DA (%) G AN ACIAS OPER ATI VAS M ARG EN OPER ATI VO (%)
Resumen Ejecutivo
T o t a l 0 0 0 0 0
P la n d e G a s t o s ( m il e s d e U S $ )
A c t u a l Fu tu r o To t a l
G a s to 0
T o t a l 0 0 0 0 0
P r e v io
F LUJO DE CAJA L IBRE
Ind ica do re s F in an ci eros
VALO R PRESENT E NET O (VPN) (M M Bs.) T ASA IN T ERNA DE RET O RNO (T I R) RET O RN O SOBR E L A I NVERSIO N (RO I) PERI OD O DE REC UPER AC IO N (años) T IPO D E C AM BIO PR OM ED IO (Bs. /U S$)
Descripción del proyecto: (Objetivo, Alcance, Premisas, Beneficios y Riesgos) Riegos de No Implementar el Proyecto
Gerente del Proyecto Fecha Gerentes Funcionales Fecha Gerentes TI Fecha
Ejemplo Solicitud de Aprobación Proyecto
Memoria Descriptiva
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
Documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios
Plan para la Dirección del Proyecto:
• Ciclo de vida y Procesos de cada fase
• Adecuación metodológica: Procesos seleccionados y nivel de implementación. Herramientas y técnicas que se utilizarán
• Modo en que se ejecutará el trabajo
• Plan de gestión de cambios
• Plan de gestión de la configuración
• Gestión de la integridad de las Líneas Base del proyecto
• Modo cómo se medirá el desempeño
• Necesidades y técnicas de comunicación
• Revisión de gestión de alcance, tiempo y costo
PMI, PMBOK, 2008Plan de Gestión del Proyecto
Alcance Tiempo Costo Integración
Planificar Alcance
Secuenciar Actividades
Presupuestar Costos
Desarrollar Plan Integral del Proyecto
Definir Actividades
Programar Actividades
Estimar Duraciones
Estimar Costos
Definir Alcance
Duraciones
Planificar Recursos
Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Procura
Planificar Calidad
Planificar Organización
Reclutar Personal
Planificar Comunicaciones
Identificar Riesgos
Clasificar riesgos
Desarrollar Respuestas
Estimar Necesidades
Planificar Requisiciones
Fuente: Palacios (2003), pág. 241
Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
Ejecutar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto para cumplir los objetivos del mismo.
Salidas del proceso:
• Entregables: productos, servicios, resultados
• Desempeño: estado de los entregables, avance del cronograma, costos incurridos
• Sol. Cambios: modificaciones de alcance, tiempo, costo, calidad.
Abarcan acciones preventivas, correctivas, reparación de defectos y actualizaciones.
• Act. Plan: plan de gestión de requisitos, del cronograma, costos, calidad, RRHH, comunicaciones, riesgos, adquisiciones, líneas base
• Act. Docs: requisitos, registros, interesados, etc.
PMI, PMBOK, 2008Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
Monitorear, revisar y regular el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto.
Salidas del proceso:
• Sol. Cambio: acciones correctivas, preventivas y reparaciones
• Act. Plan: plan de gestión del cronograma, costos, calidad, alcance, líneas base del cronograma, líneas base del desempeño de costos
• Act. Docs: informes de avance, informes de desempeño, proyecciones, registro de incidentes
PMI, PMBOK, 2008
Proyecto Proyecto
% Avance Físico
% Avance Físico St St
% Avance Financiero
% Avance Financiero
St St
Entregables Entregables
Alertas Alertas Inversión
Inversión GastosGastos Plan
Plan RealReal PlanPlan RealReal PlanPlan RealReal PlanPlan RealReal
A 50,55 37,07
US$
2,32 MM 32%
US$
0 MM 0%
US$
0,16MM 10%
US$
0 MM 0%
04/01/08 04/01/08
B Conceptualización Conceptualización 01/2009 01/2009
C En replanificación NA 01/01/08 01/01/08
Ejemplo Status Portafolio de Proyectos
D 91,56 82,83
E Conceptualización Conceptualización
% Finan:
% Finan:
% Desv. > 5% Fecha Fin Plan Desplazada
% Desv. > 5% Fecha Fin Plan Desplazada
% Desv. < 5%
% Desv. < 5%
% Físico:
% Físico: % Desv. < 10%% Desv. < 10% % Desv. > 10%% Desv. > 10%
Ejemplo Status de un Proyecto
Proyecto: XXXXXXXX
Gerente/Líder del Proyecto: XXXXXXX Corte: al xx/xx/xxxx
•Colocadas las solicitudes de pedidos: IBM (12 servidores), Consultores y especialistas SAP (NCG, Megasoft, Celeritech, SAP), Carriers (SMS), Kenan (Neoprana) y pruebas (SMS)
•Entregados los ambientes de R/3 Caveguías, BOSS desarrollo, DOC1 pruebas, CSG/CDM pruebas
•Culminados los binfiles en equipo de almacenamiento DMX-241 y Firmado contrato con EMC2
•Culminados desarrollos de las aplicaciones: Ventas
Logros/Avance Relevantes Avance Físico
Plan 50,55%
Real 37,07%
( - 13,48 % ) 04/01/08
Próximos Pasos
•Culminar desarrollos de las aplicaciones
•Aprobar exposiciones de motivos para servicios de consultoria
•Culminar desarrollos de CTC para el proceso de recaudación
•Validar requerimientos adicionales del plan de procura por parte de los responsables
•Culminados desarrollos de las aplicaciones: Ventas OACSE-IBM, Ventas por SGC, SRP
•Iniciada publicación de precios de productos y servicios en ambas monedas
•Elaborado mensaje de refuerzo en reportes de consumo
•Culminado proceso de formación Caveguías
•Atraso acumulado en proceso de procura impacta el plan de infraestructura en – 0,99%
•Atraso en la planificación y en el inicio de los desarrollos de SAP R/3, RMCA, Caveguías, Kenan, CM y DM, impactando el proyecto en – 1,18 %
•Atraso en la elaboración de los casos de pruebas impactan el proyecto en – 4,41 %, debido a la demora en la finalización de los desarrollos….
Razones de la desviación
% Desv. > 5%
% Desv. ≤ 5%
Inicio Real 31/05/07
Fin Plan Conversión Bs.F. 04/01/08 Fin Pron. Conversión Bs.F. 24/01/08
Area Descripción del
Problema Impacto Acciones a Ejecutar Fecha
Requerida Responsable Conversión Demora en definición
de estrategia de conversión para …..
Potencial impacto en las actividades planificadas y el pase a producción
En evaluación escenarios presentados para el proceso de conversión
Inmediato Gxxxxx
Construcción Demora acumulada en inicio del desarrollo de ZZZZZ por temas de contratación de recursos
Impacto en inicio de actividades de desarrollo y fecha fin del proyecto
Escalar punto de contratación
Inmediato xxxxxx
Construcción Atraso en la entrega de Se está generando …….. se compromete a Xx/xx/xxxx xxxxxx
Ejemplo Status de un Proyecto
Construcción Atraso en la entrega de los Diseños Detallados de las interfaces:
A, B, C
Se está generando retraso en el desarrollo de…..
…….. se compromete a entregar todos los Diseños Detallados faltantes el xx/xx/xxxx
Xx/xx/xxxx xxxxxx
Construcción Vencimiento de contrato de mantenimiento y soporte técnico de…..
Impacta uso de la herramienta a nivel corporativo
Contrato en revisión por la Consultoría Jurídica para la extensión de fecha
Inmediato xxxxxx
Líder debe escalar A ser resuelto por Líder Resuelto
Ejemplo Status de un Proyecto
Detalle del Presupuesto (En Miles US$) Presupuesto 2007 (En Miles de US$)
2.651
13.038
ago-07
sep-07
oct-07
nov-07
dic-07
Año 2007
Tipo de Ppto.
Acumulado a Septiembre
Ppto.
Total 2007
Asignado 2007 (*)
Disp.
2007 US$
Disp.
2007
%
Ppto.
Sep 2007
Real a Sep 2007
Comp.
Sep 2007
Var.
Asignado a Sep US$
x2 0 x 100% Inv. x9 0 0 2x
x5 0 15 x 100% Gastos
Inv. x2 x x8 x4
xx37 0 xx7 100% TOTAL x1 0 4x x3
Inversión:
Por firma las Exposiciones de Motivos y elaboración de contratos de la Fábrica de consultoría, SAP, Converse, Group 1 (US$ xxxx)
Gastos:
Por colocar compromisos referentes a Plan de Comunicación, Formación Entrenamiento y Gastos Empleados (US$ xxx)
Razones de la Desviación Composición de la Desviación Real por Mes
ago-07
sep-07
oct-07
nov-07
dic-07
Plan Real y Compromiso Real
0 0
164
0
Ago Sep
∆0
Notas:
(*) Incluye Real más Compromisos Montos Caso de Negocio (Incluye …)
xx37 0 xx7 100% TOTAL x1 0 4x x3
Ejemplo Status de un Proyecto
Abr Mar
Feb
Ene May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
A p ro v is io n a m ie n to
PAP por definir (se espera por data) PAP 17Sep
D S L A M
16782 EDA1200 en ASAP (La Lagunita)
16732 EDA1200 en Boss
PAP 17Sep 16706 EDA2530 en Boss
16707 UA5600 en Boss 16954 E320 en Boss PAP 31May
Ejecutado Pronóstico En Revisión Plan
D e s a rr o ll o s S is te m a s - A p ro v is io n a m ie n to
PAP 19Sep
PAP por definir 17436 Tarjetas Combo (Voz /
ADSL) PAP Fase I: 22 Agos 17154 Tarjetas ADSL puras
17155 UA5600 en BossMigración de Cadenas ATM/IP de ERX1440 a E320 y entre E320
PAP 30Jul
N G N
Agregadores17340 Cargar en BOSS centrales NGN enviadas para que se pueda bloquear la creación de órdenes
PAP por definir (falta información de Huawei)
16707 UA5600 en Boss
Modelaje DSLAM Huaweien ASAP
17323 Migración de Cadenas ATM/IP de ERX1440 a
E320 y entre E320 PAP 17Agos
PAP por definir 17336 Carga batch de red dispersa para DLC
PAP por definir
Supervisar y controlar la Ejecución
Reflexión:
Reflexión:
¿Qué tanto rigor requiere la
¿Qué tanto rigor requiere la
supervisión y control de ejecución y supervisión y control de ejecución y
avance de un proyecto?
avance de un proyecto?
Video boletín Nro. 7:
El rigor aplicado al proyecto
http://www.liderdeproyecto.com/videoboletin/video007a.html
Realizar el Control Integrado de Cambios
Revisar todas las solicitudes de cambio, y en aprobar y gestionar los cambios en los entregables, en los activos de los procesos de la organización, en los documentos del proyecto y en el plan para la dirección del proyecto
Salidas del proceso:
• Act. Edo. Sol. Cambio: registro en el sistema de controles de cambio
• Act. Plan: de planes subsidiarios y de líneas base
• Act. Docs: registro de solicitudes de cambio
PMI, PMBOK, 2008
Ejemplo Cambio de Alcance
Cerrar el Proyecto o Fase
Finalizar todas las actividades en todos los grupos de procesos de la dirección de proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo.
Salidas del proceso:
• Transferencia: tecnológica y operacional de los entregables del proyecto al área de operaciones correspondiente
• Act. Activos: archivos del proyecto, docs. de cierre del proyecto, lecciones aprendidas
PMI, PMBOK, 2008