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Gerencia de Proyectos en Sistemas Gerencia de Proyectos en Sistemas

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(1)

Gerencia de Proyectos en Sistemas Gerencia de Proyectos en Sistemas

de Información de Información

Postgrado en Sistemas de Información Cuarta Sesión

Cuarta Sesión

Profesora: María Esther Remedios

(2)

Contenido

 Resumen y pendientes Sesión 3

 Correspondencia Grupo de Procesos – Áreas de Conocimiento

 Gestión de la Integración

 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto

 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto

 Realizar el Control Integrado de Cambios

 Cerrar el Proyecto o Fase

 Próxima sesión

 Exposición

 Gestionar el Alcance del Proyecto

(3)

Repaso / Resumen Base Conceptual

P r o y e c t o

G e r e n c i a d e P r o y e c t o s

C o n c e p t o s

C a r a c t e r í s t i c a s C i c l o d e V i d a

P M I / P M B O K

P r e s s m a n / G P S o f t w a r e A r e a s d e C o n o c i m i e n t o P r o c e s o s

P e r s o n a l

B a s e C o n c e p t u a l

G P - S I

G e r e n t e / L í d e r

I n v o l u c r a d o s ( S t a k e h o l d e r s ) P e r s o n a l

P r o c e s o P r o d u c t o P r o y e c t o

P e r f i l

F u n c i o n e s C u a l i d a d e s H a b i l i d a d e s

R o l e s y r e s p o n s a b i l i d a d e s T i p o s d e l í d e r e s

B a s e C o n c e p t u a l

G P - S I

(4)

4 Habilidades que un líder debe dominar

Capacidad Capacidad

técnica y técnica y experiencia experiencia

Capacidad de Capacidad de

Conducción Conducción

 Todas Relevantes

 Complementarias

 experiencia

experiencia funcional funcional Capacidad de Capacidad de organización y organización y resolución de resolución de

problemas problemas

Capacidad de Capacidad de

Negociación Negociación

 Hay proyectos que

exigen competencias

particulares

(5)

Tipos de líderes

 Participativo / Democrático

 Autócrata

- La decisión se centraliza en el líder

- Asume toda la responsabilidad de la TD

- Inicia las acciones, dirige, motiva y controla

 Participativo / Democrático

- Las decisiones son compartidas

- Da directrices pero escucha opiniones - Cultiva la TD de sus subalternos

 Liberal

- Delega la TD en sus subalternos

- Da la responsabilidad a sus subalternos

- Proporciona poco contacto y apoyo

(6)

Pendientes

 Seleccionar el proyecto

(7)

Correspondencia Grupos de Procesos y AC

Iniciación Planificación Ejecución Control Cierre

PMI, PMBOK, 2008

(8)

Correspondencia Grupos de Procesos y AC

Iniciación Planificación Ejecución Control Cierre

PMI, PMBOK, 2008

(9)

Gestión de la Integración del Proyecto (GIP)

Unificación, consolidación, articulación, integración

Tomar decisiones sobre la asignación de recursos Lograr la terminación exitosa del proyecto

Procesos, actividades, recursos, objetivos, planes, cambios

PMI, PMBOK, 2008

Integración Gestionar las expectativas de los interesados Balancear objetivos y alternativas contrapuestas Manejar interdependencias entre áreas

Gestionar un control integrado de cambios

Gestionar procesos integrados de Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Cierre

Integración

(10)

Procesos de la GIP

Procesos

Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

Procesos

Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto Realizar el Control Integrado de Cambios

Cerrar el Proyecto o Fase

PMI, PMBOK, 2008

(11)

Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Desarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y documentar los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados

Acta de Constitución del Proyecto:

• Propósito. Justificación. Objetivos. Criterios de éxito

• Descripción y Requisitos de alto nivel

• Riesgos generales

• Cronograma de Hitos

• Resumen del Presupuesto

• Requisitos de Aprobación

• Director del proyecto asignado

• Patrocinador del proyecto y otros niveles aprobatorios

PMI, PMBOK, 2008

(12)

Ejemplo Solicitud de Aprobación Proyecto

Categoría del Proyecto:

Nombre del Proyecto:

Gerencia General (es) /Filial (es):

Líder del Proyecto: Ext.:

P la n d e In v e rs ió n ( M M d e B s . )

A c t u a l Fu tu r o To t a l

C a p it a l 0

T o t a l 0 0 0 0 0

P r e v io

Año 1 Añ o 2 A ño 3 Añ o 4 Año 5

IN GR ESOS EBIT D A

M ARG EN EBIT DA (%) G AN ACIAS OPER ATI VAS M ARG EN OPER ATI VO (%)

Resumen Ejecutivo

T o t a l 0 0 0 0 0

P la n d e G a s t o s ( m il e s d e U S $ )

A c t u a l Fu tu r o To t a l

G a s to 0

T o t a l 0 0 0 0 0

P r e v io

F LUJO DE CAJA L IBRE

Ind ica do re s F in an ci eros

VALO R PRESENT E NET O (VPN) (M M Bs.) T ASA IN T ERNA DE RET O RNO (T I R) RET O RN O SOBR E L A I NVERSIO N (RO I) PERI OD O DE REC UPER AC IO N (años) T IPO D E C AM BIO PR OM ED IO (Bs. /U S$)

Descripción del proyecto: (Objetivo, Alcance, Premisas, Beneficios y Riesgos) Riegos de No Implementar el Proyecto

Gerente del Proyecto Fecha Gerentes Funcionales Fecha Gerentes TI Fecha

(13)

Ejemplo Solicitud de Aprobación Proyecto

Memoria Descriptiva

(14)

Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

Documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios

Plan para la Dirección del Proyecto:

• Ciclo de vida y Procesos de cada fase

• Adecuación metodológica: Procesos seleccionados y nivel de implementación. Herramientas y técnicas que se utilizarán

• Modo en que se ejecutará el trabajo

• Plan de gestión de cambios

• Plan de gestión de la configuración

• Gestión de la integridad de las Líneas Base del proyecto

• Modo cómo se medirá el desempeño

• Necesidades y técnicas de comunicación

• Revisión de gestión de alcance, tiempo y costo

PMI, PMBOK, 2008

(15)

Plan de Gestión del Proyecto

Alcance Tiempo Costo Integración

Planificar Alcance

Secuenciar Actividades

Presupuestar Costos

Desarrollar Plan Integral del Proyecto

Definir Actividades

Programar Actividades

Estimar Duraciones

Estimar Costos

Definir Alcance

Duraciones

Planificar Recursos

Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Procura

Planificar Calidad

Planificar Organización

Reclutar Personal

Planificar Comunicaciones

Identificar Riesgos

Clasificar riesgos

Desarrollar Respuestas

Estimar Necesidades

Planificar Requisiciones

Fuente: Palacios (2003), pág. 241

(16)

Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto

Ejecutar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto para cumplir los objetivos del mismo.

Salidas del proceso:

• Entregables: productos, servicios, resultados

• Desempeño: estado de los entregables, avance del cronograma, costos incurridos

• Sol. Cambios: modificaciones de alcance, tiempo, costo, calidad.

Abarcan acciones preventivas, correctivas, reparación de defectos y actualizaciones.

• Act. Plan: plan de gestión de requisitos, del cronograma, costos, calidad, RRHH, comunicaciones, riesgos, adquisiciones, líneas base

• Act. Docs: requisitos, registros, interesados, etc.

PMI, PMBOK, 2008

(17)

Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto

Monitorear, revisar y regular el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto.

Salidas del proceso:

• Sol. Cambio: acciones correctivas, preventivas y reparaciones

• Act. Plan: plan de gestión del cronograma, costos, calidad, alcance, líneas base del cronograma, líneas base del desempeño de costos

• Act. Docs: informes de avance, informes de desempeño, proyecciones, registro de incidentes

PMI, PMBOK, 2008

(18)

Proyecto Proyecto

% Avance Físico

% Avance Físico St St

% Avance Financiero

% Avance Financiero

St St

Entregables Entregables

Alertas Alertas Inversión

Inversión GastosGastos Plan

Plan RealReal PlanPlan RealReal PlanPlan RealReal PlanPlan RealReal

A 50,55 37,07

US$

2,32 MM 32%

US$

0 MM 0%

US$

0,16MM 10%

US$

0 MM 0%

04/01/08 04/01/08

B Conceptualización Conceptualización 01/2009 01/2009

C En replanificación NA 01/01/08 01/01/08

Ejemplo Status Portafolio de Proyectos

D 91,56 82,83

E Conceptualización Conceptualización

% Finan:

% Finan:

% Desv. > 5% Fecha Fin Plan Desplazada

% Desv. > 5% Fecha Fin Plan Desplazada

% Desv. < 5%

% Desv. < 5%

% Físico:

% Físico: % Desv. < 10%% Desv. < 10% % Desv. > 10%% Desv. > 10%

(19)

Ejemplo Status de un Proyecto

Proyecto: XXXXXXXX

Gerente/Líder del Proyecto: XXXXXXX Corte: al xx/xx/xxxx

•Colocadas las solicitudes de pedidos: IBM (12 servidores), Consultores y especialistas SAP (NCG, Megasoft, Celeritech, SAP), Carriers (SMS), Kenan (Neoprana) y pruebas (SMS)

•Entregados los ambientes de R/3 Caveguías, BOSS desarrollo, DOC1 pruebas, CSG/CDM pruebas

Culminados los binfiles en equipo de almacenamiento DMX-241 y Firmado contrato con EMC2

•Culminados desarrollos de las aplicaciones: Ventas

Logros/Avance Relevantes Avance Físico

Plan 50,55%

Real 37,07%

( - 13,48 % ) 04/01/08

Próximos Pasos

•Culminar desarrollos de las aplicaciones

•Aprobar exposiciones de motivos para servicios de consultoria

•Culminar desarrollos de CTC para el proceso de recaudación

•Validar requerimientos adicionales del plan de procura por parte de los responsables

•Culminados desarrollos de las aplicaciones: Ventas OACSE-IBM, Ventas por SGC, SRP

•Iniciada publicación de precios de productos y servicios en ambas monedas

•Elaborado mensaje de refuerzo en reportes de consumo

•Culminado proceso de formación Caveguías

•Atraso acumulado en proceso de procura impacta el plan de infraestructura en – 0,99%

•Atraso en la planificación y en el inicio de los desarrollos de SAP R/3, RMCA, Caveguías, Kenan, CM y DM, impactando el proyecto en – 1,18 %

•Atraso en la elaboración de los casos de pruebas impactan el proyecto en – 4,41 %, debido a la demora en la finalización de los desarrollos….

Razones de la desviación

% Desv. > 5%

% Desv. 5%

Inicio Real 31/05/07

Fin Plan Conversión Bs.F. 04/01/08 Fin Pron. Conversión Bs.F. 24/01/08

(20)

Area Descripción del

Problema Impacto Acciones a Ejecutar Fecha

Requerida Responsable Conversión Demora en definición

de estrategia de conversión para …..

Potencial impacto en las actividades planificadas y el pase a producción

En evaluación escenarios presentados para el proceso de conversión

Inmediato Gxxxxx

Construcción Demora acumulada en inicio del desarrollo de ZZZZZ por temas de contratación de recursos

Impacto en inicio de actividades de desarrollo y fecha fin del proyecto

Escalar punto de contratación

Inmediato xxxxxx

Construcción Atraso en la entrega de Se está generando …….. se compromete a Xx/xx/xxxx xxxxxx

Ejemplo Status de un Proyecto

Construcción Atraso en la entrega de los Diseños Detallados de las interfaces:

A, B, C

Se está generando retraso en el desarrollo de…..

…….. se compromete a entregar todos los Diseños Detallados faltantes el xx/xx/xxxx

Xx/xx/xxxx xxxxxx

Construcción Vencimiento de contrato de mantenimiento y soporte técnico de…..

Impacta uso de la herramienta a nivel corporativo

Contrato en revisión por la Consultoría Jurídica para la extensión de fecha

Inmediato xxxxxx

Líder debe escalar A ser resuelto por Líder Resuelto

(21)

Ejemplo Status de un Proyecto

Detalle del Presupuesto (En Miles US$) Presupuesto 2007 (En Miles de US$)

2.651

13.038

ago-07

sep-07

oct-07

nov-07

dic-07

Año 2007

Tipo de Ppto.

Acumulado a Septiembre

Ppto.

Total 2007

Asignado 2007 (*)

Disp.

2007 US$

Disp.

2007

%

Ppto.

Sep 2007

Real a Sep 2007

Comp.

Sep 2007

Var.

Asignado a Sep US$

x2 0 x 100% Inv. x9 0 0 2x

x5 0 15 x 100% Gastos

Inv. x2 x x8 x4

xx37 0 xx7 100% TOTAL x1 0 4x x3

Inversión:

 Por firma las Exposiciones de Motivos y elaboración de contratos de la Fábrica de consultoría, SAP, Converse, Group 1 (US$ xxxx)

Gastos:

 Por colocar compromisos referentes a Plan de Comunicación, Formación Entrenamiento y Gastos Empleados (US$ xxx)

Razones de la Desviación Composición de la Desviación Real por Mes

ago-07

sep-07

oct-07

nov-07

dic-07

Plan Real y Compromiso Real

0 0

164

0

Ago Sep

0

Notas:

(*) Incluye Real más Compromisos Montos Caso de Negocio (Incluye …)

xx37 0 xx7 100% TOTAL x1 0 4x x3

(22)

Ejemplo Status de un Proyecto

Abr Mar

Feb

Ene May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

A p ro v is io n a m ie n to

PAP por definir (se espera por data) PAP 17Sep

D S L A M

16782 EDA1200 en ASAP (La Lagunita)

16732 EDA1200 en Boss

PAP 17Sep 16706 EDA2530 en Boss

16707 UA5600 en Boss 16954 E320 en Boss PAP 31May

Ejecutado Pronóstico En Revisión Plan

D e s a rr o ll o s S is te m a s - A p ro v is io n a m ie n to

PAP 19Sep

PAP por definir 17436 Tarjetas Combo (Voz /

ADSL) PAP Fase I: 22 Agos 17154 Tarjetas ADSL puras

17155 UA5600 en BossMigración de Cadenas ATM/IP de ERX1440 a E320 y entre E320

PAP 30Jul

N G N

Agregadores

17340 Cargar en BOSS centrales NGN enviadas para que se pueda bloquear la creación de órdenes

PAP por definir (falta información de Huawei)

16707 UA5600 en Boss

Modelaje DSLAM Huaweien ASAP

17323 Migración de Cadenas ATM/IP de ERX1440 a

E320 y entre E320 PAP 17Agos

PAP por definir 17336 Carga batch de red dispersa para DLC

PAP por definir

(23)

Supervisar y controlar la Ejecución

Reflexión:

Reflexión:

¿Qué tanto rigor requiere la

¿Qué tanto rigor requiere la

supervisión y control de ejecución y supervisión y control de ejecución y

avance de un proyecto?

avance de un proyecto?

Video boletín Nro. 7:

El rigor aplicado al proyecto

http://www.liderdeproyecto.com/videoboletin/video007a.html

(24)

Realizar el Control Integrado de Cambios

Revisar todas las solicitudes de cambio, y en aprobar y gestionar los cambios en los entregables, en los activos de los procesos de la organización, en los documentos del proyecto y en el plan para la dirección del proyecto

Salidas del proceso:

• Act. Edo. Sol. Cambio: registro en el sistema de controles de cambio

• Act. Plan: de planes subsidiarios y de líneas base

• Act. Docs: registro de solicitudes de cambio

PMI, PMBOK, 2008

Ejemplo Cambio de Alcance

(25)

Cerrar el Proyecto o Fase

Finalizar todas las actividades en todos los grupos de procesos de la dirección de proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo.

Salidas del proceso:

• Transferencia: tecnológica y operacional de los entregables del proyecto al área de operaciones correspondiente

• Act. Activos: archivos del proyecto, docs. de cierre del proyecto, lecciones aprendidas

PMI, PMBOK, 2008

Ejemplo Ficha de Cierre

(26)

Fin de Sesión 4 Fin de Sesión 4

Próxima Sesión

5. Gestionar el Alcance

Presentar aspectos preliminares del proyecto final:

Objetivos, Alcance, Entregables

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