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INSTRUCTIVO DE FUNCIONALIDAD Y APLICACIÓN DE LA
HERRAMIENTA WRIKE
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
Firma:
Nombre: José Álvaro Bastidas S
Firma:
Nombre: Fabián Patiño M
Firma:
Nombre: Daniel Alejandro Pajoy B Cargo: Contratista Gestión de la Innovación Cargo: Contratista Gestión de Calidad Cargo: Gerente
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CONTROL DE MODIFICACIONES
VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS INCORPORÓ
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1. OBJETIVO
Conocer el manejo y las funcionalidades de la herramienta Wrike para la gestión de proyectos.
2. ALCANCE
El siguiente Instructivo tiene como fin guiar a los líderes de proceso en la correcta utilización de la herramienta de gestión de proyectos. La correcta aplicación de este instructivo es vital para la correcta descripción de las tareas a asignar, y la buena ejecución de las mismas.
3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
3.1. INGRESAR A LA HERRAMIENTA WRIKE
El usuario y/o colaborador debe solicitar al administrador de la herramienta que su correo institucional sea asociado, seguidamente de debe ingresar a la herramienta Wrike, por medio de un explorador web, utilizando del siguiente link:
https://www.wrike.com/es para acceder a la herramienta es necesario dar click en el botón que tiene por nombre Inicio de sesión, de esta manera la pagina nos direcciona al formulario de autenticación de usuario, donde se ingresen los datos de correo electrónico, contraseña y conectarse.
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Terminada la autenticación de usuario, se inicia con el proceso de creación de proyectos, carpetas y asignación de tareas, actividades que se describen en el numeral 3.2 de este instructivo.3.2. CONOCER LAS AREAS DE TRABAJO DE LA HERRAMIENTA
Para la correcta utilización de la herramienta es preciso que el usuario conozca las áreas de trabajo con los que cuenta la herramienta, como lo son el área de opciones de trabajo, área de notificaciones y el área de configuración de la actividad. A continuación una breve descripción de cada espacio:
Área de opciones de trabajo: sitio donde se encuentra la cinta de opciones con las que cuenta a herramienta para la gestión de proyectos, carpetas y actividades. La cinta de opciones tiene un menú que cuenta con la posibilidad de visitar la bandeja de entrada, mi trabajo, flujo, informes y proyectos ítems que son explicados al detalle en el numeral 3.3 de este instructivo.
Área de notificaciones: espacio donde se visualizan las notificaciones de las tareas asignadas al y por el usuario
Área de configuración de la tarea: lugar en el cual el usuario configura la tarea creada, asignándole un responsable, fecha de cumplimiento, descripción de la tarea y demás.
Área de
opciones de
trabajo
Área de
notificaciones
Área de configuración de
la tarea
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3.3. CREACIÓN DE PROYECTOS, CARPETAS Y ASIGNACIÓN DE TAREAS
En la creación de proyectos, carpetas y asignación de tareas por parte del usuario, es necesario dirigirse al área de opciones de trabajo ubicado en la parte izquierda de la pantalla.
3.3.1 CREAR PROYECTO O CARPETA
Para crear un proyecto o carpeta, se da click en el símbolo + ubicado a un costado sobre la cinta de opción llamada PROYECTO. La herramienta automáticamente crea un campo de texto donde ingresaremos el nombre que se le quiere asignar al proyecto o carpeta, ingresado el nombre y para terminar la creación del proyecto o carpeta se oprime la tecla ENTER de nuestro teclado.
3.3.1.1 COMPARTIR PROYECTO O CARPETA
El objetivo de compartir proyectos y carpetas, es permitir que algunos usuarios asociados a las tareas puedan visualizar la carpeta y/o proyecto y crear subtareas.
Esta actividad se realiza dando click derecho sobre el nombre del proyecto y/o carpeta, la herramienta abre un menú de opciones del cual se selecciona la opción compartir, para desplegar una ventana
Crear proyecto o carpeta nueva Elegir si es un proyecto o una carpeta Asignar el nombre al proyecto y/o carpeta
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emergente de la cual se seleccionan los usuarios a compartir dando click sobre el nombre de este y se finaliza oprimiendo el botón hecho.3.3.2 CREAR TAREA
Antes de crear tareas se debe elegir si la tarea va a pertenecer a un proyecto o carpeta en específico, por lo que se debe dar click al proyecto o carpeta a trabajar. En la creación de tareas, se hace necesario dirigirse al área de trabajo de notificaciones, en la cual se encontrara un texto en la parte superior que lleva por nombre Nueva tarea, se dirige el cursor hacia nueva tarea y damos click haciendo que la herramienta automáticamente cambie el texto por un campo de ingreso de texto donde se escribe el nombre de la tarea, para posteriormente pulsar la tecla ENTER del teclado y dar fin a la creación de la nueva tarea.
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3.3.3 CONFIGURAR TAREA
Con la tarea previamente creada y seleccionada, se debe realizar las configuraciones pertinentes en el área de configuración de la tarea, a continuación se encontrara la explicación de cada una de las configuraciones:
3.3.3.1Añadir responsable: Toda tarea debe tener un responsable de su cumplimiento, esta asignación se realiza dando click sobe el botón que tiene por nombre + Anadir responsable. Al dar click sobre este botón se despliega automáticamente un listado de los usuarios y colaboradores, los cuales se selección con dar click sobre el nombre.
Nota: La herramienta permite asignar más de un responsable y se realiza repitiendo el paso anteriormente explicado.
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3.3.3.2Asignar fecha de cumplimiento: Las tareas creadas deben tener una fecha de cumplimiento para que se pueda realizar el control de desarrollo de las mismas, para ello damos click sobre el botón Fecha establecida, la herramienta abrirá un calendario donde podremos configurar la o las fechas de cumplimiento de la tarea. La configuración de fecha tiene dos opciones de asignación, en la primera opción la herramienta permite ingresar la fecha de inicio con el siguiente formato Día/Mes/Año, y el ingreso del número de días que dura la realización de la actividad.
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La segunda opción de configuración es dar click sobre el calendario en el día en que se quiere que se inicie la tarea y posterior mente arrastrar el cursor con click sostenido hasta llegar al día de finalización de la actividad, y por ultimo click en el botón Aceptar.3.3.3.3Crear subtarea: A cada tarea se le pueden crear subtareas que a su vez se pueden asignar a usuarios y/o colaboradores. La idea de esta acción es poder redirigir actividades dependientes de la tarea principal, para ello es necesario hacer click sobre la opción de añadir subtarea y como pasó en la opción de crear tareas la herramienta automáticamente abre un campo de texto donde le asignaremos un nombre a la subtarea, dado el nombre se presiona la tecla ENTER y la subtarea queda creada.
Clic
k
Se arrastra
dando click
sostenido
sobre la flecha
blanca del
cuadro azul
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3.3.3.4 Asignar subtarea: Para la asignación de la subtarea, se da click sobre el icono de usuario que aparece antes del nombre de la subtarea, y como en anteriores acciones la herramienta automáticamente despliega un listado de usuarios y colaboradores
3.3.3.5 Asignar fecha de cumplimiento a subtarea: Las subtareas creadas deben tener una fecha de cumplimiento para que se pueda realizar el control de desarrollo de las mismas, para ello damos click sobre el icono de calendario que aparece en la parte derecha del nombre de la subtarea por ultimo realizamos las acciones del numeral 3.3.3.2.
3.3.3.6 Adjuntar archivos para la asignación de tarea: Se inicia dando click sobre el icono que tiene por imagen un clip y elegimos la opción desde el ordenador para que la herramienta abra el cuadro de búsqueda del archivo, elegido el archivo y para terminar damos click en abrir.
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3.3.3.7 Anadir dependencia: La dependencia permite que el usuario y/o colaborador, no pueda ejecutar tareas en forma aleatoria, hablando de tareas cuya realización dependa de actividades previas o posteriores. Para realizar una dependencia se da click sobre el icono para que la herramienta abra el cuadro de asignación de dependencia.
El cuadro de asiganacion de dependecia tiene dos opciones, la primera es para añadir una dependecia de alguna actividad previa a la tarea. La segunda opcion es para añadir una dependencia posterior a la a la actividad posterior. Para añadir cualquires de los tipos de depencia solo es necesario dar clic sobre el boton Anadir y buscar la actividad a añadir por el nombre.
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Por último si se quiere eliminar una dependida abrimos el cuadro de dependencia y damos clic sobre el texto De fin a inicio y elegimos la opción borrar.2
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3.3.3.8 Anadir concurrencia: La concurrencia permite que el usuario y/o colaborador, cree tareas en forma automática, cuando la tarea es repetitiva en el tiempo (semana, mes, año). Para realizar una concurrencia se da click sobre el icono de menú de tarea para que la herramienta abra el cuadro de creación de concurrencia. Posterior mente se elige la opción del menú que tiene por nombre Hacer recurrencia y la herramienta abre el cuadro de configuración de recurrencia.
En la parte superior izquierda del cuadro se muestra la opcion de elegir si la recurrencia es de tipo diario, semanal, mensual y anual. Cada uno de los tipos de recurrencia permite configurar el dia que se quiere que se genere la actividad y el fin del periodo de recurrecia.
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3.3.3.9 Descripción de tareas y subtareas: En el área de configuración de la tarea hay un espacio dedicado a ingresar una descripción de la tarea a realizar.
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Para realizar una correcta descripción de la tarea, se deben seguir de carácter obligatorio los siguientes aspectos:a. Utilizar la estructura para la elaboración de una correcta descripción que inicia con un verbo (acción) seguido de la actividad a realizar como lo muestran los siguientes ejemplos:
Ejemplo:
Realizar un Procedimiento para registrar tareas en Wrike. Crear un Instructivo para subir tareas en Wrike.
Diseñar la estructura organizacional para Emtel. Implementar un programa de Seguridad.
b. Se deben seleccionar los detalles más relevantes acerca de la actividad que se va a describir. c. El lenguaje debe ser claro, de manera que el responsable que se le asignó la tarea pueda entender
fácilmente la actividad a ejecutar.
d. Si se requieren soportes del desarrollo o culminación de la tarea, estos se deben en adjuntar en la descripción de la tarea.
4. CREAR INFORMES
Para la creación de informes es necesario dirigirse al área de opciones de trabajo y dar clic sobre el botón de informes y se selecciona la opción Empezar informe desde cero.
En el área de notificaciones de la herramienta, encontraremos las opciones de creación de informe. En la parte superior le asignamos un nombre al nuevo informe, terminada esta acción elegimos si el informe se quiere realizar por proyectos creados o por tareas, definido el tipo de informe damos click en la opción elegida.
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Termina la elección del tipo de informe, se eligen los datos de origen del informe y la herramienta habilita la opción de filtros de información en la cual con un click habilitamos cada uno de los filtros según la necesidad del usuario.Para finalizar la creación de un informe elegimos el tipo de diseño que se quiere (Tabla o grafico de barras), y se termina dando click en el botón guardar y visualizar.
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4.1. Exportar Informes: La opción de exportar informes, solo se puede realizar si este fue creado para ser visualizado en formato tabla. La exportación se realiza dando click sobre el menú de informe ubicado en la parte superior derecha, y de este menú elegimos la opción Exportar a Excel.
5. ACCIONES CONTINGENTES
Para evitar cualquier tipo de pérdida de información, que la herramienta presente fallas por tiempos extensos, se deben enviar por el correo corporativo de la empresa de quien asignó la tarea, los avances con sus respectivos soportes.
6. ANEXOS
N.A
