UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS,
CPA.
TEMA
“SISTEMA DE CONTROL DE BIENES DE ADMINISTRACIÓN PARA EL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO DE AMBUQUÍ”
AUTORA: MESA FARINANGO RUBY DEL PILAR ASESORA: DRA. ARCINIEGAS GERMANIA, MSC.
CERTIFICADO DEL ASESOR
En calidad de asesora del presente trabajo de investigación, certifico que la tesis cuyo título es “SISTEMA DE CONTROL DE BIENES DE ADMINISTRACIÓN PARA EL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO DE AMBUQUÍ”, fue elaborado por: MESA FARINANGO RUBY DEL PILAR, y cumple con los requisitos metodológicos y científicos que la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES exige, por lo tanto autorizo su presentación para los trámites pertinentes.
Atentamente,
III
DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE LA TESIS
Ante las autoridades de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” declaro que el contenido de la tesis “SISTEMA DE CONTROL DE BIENES DE ADMINISTRACIÓN PARA EL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO DE AMBUQUÍ”, presentada como requisito de graduación de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas CPA, es original, de mí autoría y total responsabilidad.
Atentamente,
AGRADECIMIENTO
ORACIÓN: “Alégrense pues de la misericordia del Señor, no tengan vergüenza de alabarlo. Terminen el trabajo de ustedes antes que suene la hora, y cuando sea el tiempo, el señor los recompensará”.
Doy gracias a Dios por su amor profundo y misericordioso para con todos sus hijos, y haberme concedido el don maravilloso de la sabiduría y el conocimiento; permitiéndome continuar con los proyectos de vida, junto a mi familia la que me apoyado en todo momento y han depositado su esperanza y confianza para que pueda alcanzar los objetivos que me he propuesto gracias al sacrificio, constancia y a los errores ya que de ellos se aprende para seguir adelante.
A mis docentes por sus conocimientos y destrezas entregadas no solo en el campo profesional sino en el diario vivir de la juventud.
A la parroquia Ambuquí, sus comunidades y a sus representantes legales del GAD por permitirme conocer sus vivencias y haber solventado en algo sus necesidades por medio del presente trabajo de investigación.
De igual forma agradezco a mi asesora la Dra. Arciniegas por su orientación para la realización de esta investigación.
V
DEDICATORIA
Este trabajo de investigación está dedicado :
A Dios que ha estado en cada momento de mi vida derramando todas las bendiciones para que consiga los propósitos que me ha confiado.
A mis padres, José Antonio (+) y María Teresa quienes fueron los cimientos de entrega y esfuerzo de ejemplo, para que culmine con mi carrera profesional.
A mis hermanos por su tenacidad y trabajo.
A mi esposo Luis Israel y a mis hijos Jair y Belén por su tolerancia comprensión y apoyo. Y a todos mis familiares amigos y amigas.
ÍNDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN... XIII
Antecedentes de la investigación ..………....1
Planteamiento del problema …..………1
Formulación del problema ……….1
Delimitación del problema……….1
Línea de investigación………1
Objeto de la investigación y campo de acción………...1
Objetivos General y específicos………..……….. 2
Idea a defender………...2
Variables de la investigación……….2
Justificación………2
Tipo de investigación ………3
Resumen de la estructura de tesis………...3
Elementos de novedad aporte teórico, y significación práctica ………...3
CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO ... 4
1.1 Origen y evolución de la auditoría ... 4
1.1.1 Origen del proceso de auditoría ... 5
1.2 Análisis de las posiciones teóricas sobre procesos de auditoría ... 6
1.3 Proceso de la auditoría... 6
1.3.1 Definición ... 6
1.3.1.1 Importancia ... 7
1.3.1.2 Objetivos ... 7
1.3.1.3 Fases del proceso de auditoría ... 7
1.3.2 Sistemas... 9
1.3.2.1 Componentes ... 9
1.3.2.2 Clases de sistemas ... 9
1.3.3 Sistema de control de bienes de larga duración... 9
1.3.3.1 Características ... 10
1.3.3.2 Clasificación ... 10
VII
1.3.3.4 Contabilización y Valuación ... 12
1.3.3.5 Depreciación de bienes ... 12
1.3.3.6 Métodos de Depreciación ... 13
1.3.3.7 Depreciación de los bienes de larga duración ... 13
1.3.3.8 Método de Cálculo ... 14
1.3.4 Niveles de Responsabilidad ... 14
1.3.4.1 Responsabilidad de la administración... 15
1.3.4.2 Custodios ... 15
1.3.4.3 Entrega-recepción ... 15
1.3.4.5 Bienes sujetos a control ... 16
1.3.4.6 Codificación y etiquetado ... 16
1.3.4.7 Transferencias Gratuitas – Donaciones ... 16
1.3.4.8 Constatación física ... 17
1.3.5 Sistema de registro y control de inventarios ... 17
1.3.5.1 Métodos de valoración de inventarios ... 18
1.3.5.2 Control de existencias ... 18
1.3.5.3 Tarjetas de control ... 18
1.3.6 Control interno... 19
1.3.6.1 Objetivos del control interno ... 19
1.3.6.2 Importancia ... 20
1.3.6.3 Tiempos de control... 20
1.3.6.4 Nuevo enfoque de control interno. Informe COSO I ... 20
1.3.6.5 Evaluación del Sistema de Control Interno ... 22
1.3.6.6 Métodos de Evaluación de Control Interno ... 22
1.3.7 Evaluación de Control Interno aplicado al GAD Ambuquí... 24
1.3.8 Auditoría de control interno sobre la información financiera ... 24
1.3.8.1 Elementos ... 25
1.3.8.2 Objetivos ... 25
1.3.9 Sistema de Indicadores... 26
1.4 Análisis crítico sobre el proceso de auditoría del GAD Ambuquí ... 27
CAPÍTULO II MARCO METODOLÓGICO ... 29
2.1 Caracterización del sector ... 29
2.2 Metodología de la investigación... 29
2.2.1 Modalidad de la investigación ... 29
2.2.2 Tipos de investigación ... 30
2.2.2.1 Investigación aplicada... 30
2.2.2.2 Bibliográfica ... 30
2.2.2.3 De campo ... 30
2.2.2.4 Investigación – acción ... 30
2.2.2.5 Descriptiva ... 30
2.2.3 Población y muestra ... 30
2.2.4 Métodos, Técnicas e Instrumentos ... 31
2.2.4.1 Método Inductivo – Deductivo ... 31
2.2.4.2 Método Analítico – Sintético ... 31
2.2.4.3 Método Histórico-Lógico ... 32
2.2.4.4 Método Sistémico... 32
2.2.5 Técnicas ... 32
2.2.5.1 La entrevista ... 32
2.2.6 Herramientas ... 32
2.2.6.1 Cuestionario de control interno ... 32
2.2.6.2 Guía de entrevista de control interno ... 32
2.3 Análisis e interpretación de resultados ... 32
2.4 Propuesta del Investigador... 33
2.5 Conclusiones parciales del capítulo... 34
CAPÍTULO III. DESARROLLO DE LA PROPUESTA ... 35
3.1 Tema: Sistema de control de bienes de administración para el Gobierno Autónomo Descentralizado de Ambuquí. ... 35
3.1.1 Objetivo de la propuesta ... 35
3.1.2 Gobierno Autónomo Descentralizado Ambuquí ... 35
Misión ... 35
3.1.2.1 Visión ... 35
IX
Políticas... 36
3.1.2.4 Base Legal ... 37
3.1.2.5 3.1.3 Organigrama Estructural y Funcional del GAD Ambuquí ... 37
Organigrama estructural ... 37
3.1.3.1 Organigrama funcional ... 38
3.1.3.2 3.1.4 Manual de Funciones ... 38
3.1.5 Sistema de control interno informe COSO I aplicado al Gobierno Autónomo Descentralizado Ambuquí. ... 38
Representación de los componentes de control interno según informe 3.1.5.1 COSO I ... 39
3.1.6 Matriz FODA, e ilustración de gráficos; análisis de los procesos de control interno de bienes ... 41
Procedimientos y diagramas de flujo de los bienes del GAD Ambuquí . 41 3.1.6.1 3.1.7 Análisis de impactos... 66
Impacto Organizacional ... 66
3.1.7.1 Impacto de procesos de control de adquisiciones ... 67
3.1.7.2 Impacto Social ... 67
3.1.7.3 Impacto Financiero ... 68
3.1.7.4 3.2 Validación de la Propuesta ... 70
3.3 Conclusiones parciales del capítulo... 71
CONCLUSIONES GENERALES ... 72
RECOMENDACIONES ... 73
BIBLIOGRAFÍA ... 74
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura N° 1 Fases del proceso de auditoría ... 8
Figura N° 2 Clasificación de los activos fijos ... 10
Figura N° 3 Sistema de inventarios ... 17
Figura N° 4 Componentes de control interno... 21
Figura N° 5 Modelo de cuestionario para la evaluación de control interno ... 23
Figura N° 6 Sistema de indicadores ... 26
Figura N° 7 Esquema de la propuesta... 33
Figura N° 8 Organigrama estructural... 37
Figura N° 9 Organigrama Funcional ... 38
Figura N° 10 Representación de los componentes de control interno ... 39
Figura N° 11 Matriz FODA... 40
Figura N° 12 Procedimiento general para la planificación de adquisiciones ... 41
Figura N° 13 Diagrama de flujo para la planificación de adquisiciones. ... 43
Figura N° 14 Procedimiento general para atender requerimientos de bienes ... 44
Figura N° 15 Diagrama de flujo para atender requerimiento de bienes ... 45
Figura N° 16 Procedimiento para la adquisición de bienes... 46
Figura N° 17 Diagrama de flujo de adquisición de bienes ... 48
Figura N° 18 Procedimiento para la baja de bienes por donación ... 49
Figura N° 19 Diagrama de flujo de baja de bienes para donación... 50
Figura N° 20 Procedimiento de baja de bienes por destrucción ... 51
Figura N° 21 Diagrama de flujo de baja de bienes por destrucción. ... 53
Figura N° 22 Procedimiento de constatación física ... 53
Figura N° 23 Diagrama de flujo de Constatación física. ... 55
XI
Figura N° 25 Diagrama de flujo para la depreciación de activos fijos. ... 57
Figura N° 26 Procedimiento para la revalorización de bienes ... 57
Figura N° 27 Diagrama de flujo para la revalorización de bienes. ... 59
Figura N° 28 Procedimiento de codificado de bienes... 59
Figura N° 29 Diagrama de flujo de codificado de bienes. ... 61
Figura N° 30 Procedimiento para realizar mantenimiento de bienes ... 62
Figura N° 31 Diagrama de flujo para realizar mantenimiento y baja a los bienes ... 63
Figura N° 32 Procedimiento para tomar acciones sobre pérdidas y daños de bienes ... 64
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla N° 1 Depreciación de bienes de larga duración ... 14
Tabla N° 2 Población y muestra. ... 31
Tabla N° 3 Impacto organizacional... 66
Tabla N° 4 Impacto de procesos de control de adquisiciones ... 67
Tabla N° 5 Impacto social ... 67
Tabla N° 6 Impacto financiero ... 68
XIII
RESUMEN EJECUTIVO
Los cambios en el orden ejecutivo, legislativo y judicial exige a que los GADs reformen su administración y sus políticas públicas; es por ello que se plantea un sistema de control de bienes de administración para determinar razonablemente la información financiera del GAD Ambuquí. Por lo que se enfatiza la importancia del control interno dentro de cualquier institución ya que abarca un plan organizacional con métodos y procedimientos de protección a los activos, a información financiera confiable, y al alcance de objetivos.
La metodología utilizada fue la investigación de campo, más la ayuda de fuentes bibliográfico-documentales y la evaluación de control interno aplicada, a través de un cuestionario y entrevistas a los responsables de la administración; se identificó la inexistencia de procedimientos en el manejo y control de bienes de administración, para lo cual se diseñó políticas, procedimientos de control y diagramas de flujo basados en la normativa legal ecuatoriana.
También el presente trabajo ayudó a direccionar la administración del personal por medio de manuales orgánicos funcionales, con el fin de que el personal pueda desempeñarse íntegramente en sus funciones.
EXECUTIVE SUMMARY
Changes in the executive, legislative and judicial order requires that the DAGs reform their administration and their public policy; for this reason a control system of asset management is proposed to determine reasonably the financial information of the DAG from Ambuquí. So the importance of internal control within any institution is emphasized, as it covers an organizational plan with methods and procedures for protection of assets to reliable financial information, and the attainment of objectives.
The applied methodology was field research, with the support of bibliographic-documentary sources and evaluation of internal control, through a questionnaire and interviews with those responsible for the administration; the absence of procedures in the management and control of asset management was identified, for this reason policies, procedures and control flow diagrams based on the Ecuadorian legislation were designed. This work also helped to address personnel management through organic functional manuals, in order to enable staff can perform efficiently on their duties.
1 INTRODUCCIÓN
El ciclo de la economía hoy en día ha sido más positiva para los ecuatorianos de clase media debido a que el Estado ha inyectado recursos provenientes del petróleo a la economía; produciéndose un aumento considerable de empleo en el sector público; los bienes y servicios del estado han mejorado considerablemente. En tal virtud la Constitución de la República del Ecuador establece atribuciones a los GADS Parroquiales, facultando la planificación del ordenamiento territorial, la construcción y el mantenimiento de la infraestructura física, de la vialidad y del uso y ocupación de bienes públicos, así como el desarrollo de las actividades productivas y la preservación de la biodiversidad y el medio ambiente.
Asumiendo el compromiso de cumplir con un conjunto de políticas públicas parroquiales orientadas a lograr el fortalecimiento institucional de su régimen, garantizando la aplicación de políticas públicas en el marco de una administración eficiente y eficaz atendiendo las expectativas de la gente para que se alcancen las condiciones del buen vivir.
El presente trabajo desarrollado en el Gobierno Autónomo Descentralizado Ambuquí institución pública; presenta algunas falencias como el deficiente control en cuanto al manejo y administración de los bienes de la institución por la ausencia de procedimientos y de información actual, coherente y estandarizada, debido a la inexistencia de un sólido control interno ocasionando demora en la entrega de los respectivos informes financieros al órgano central (Ministerio de Finanzas), posición que obliga a la contadora y presidente a tomar decisiones imprecisas, situación que a futuro podría afectar la información financiera al no existir una seguridad razonable en los registros contables y el control oportuno de los recursos ocasionando incumplimiento de normativas vigentes. (Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado).
El presente trabajo tiene como finalidad, disponer de un sistema de control de bienes de administración para el establecimiento razonable de la información financiera del Gobierno Autónomo Descentralizado Ambuquí dando así cumplimiento al objetivo General, y específicos a través de la fundamentación bibliográfica, esto significa estudiar y exponer las teorías, enfoques, investigaciones, para diagnosticar la situación real y actual sobre la razonabilidad de la información financiera del GAD Ambuquí en relación al sistema de control de bienes de administración demostrando así las variables de la investigación.
La idea a defender de esta investigación evidenció que con un sistema de control de bienes de administración se establece la razonabilidad de la información financiera del Gobierno Autónomo Descentralizado Ambuquí; misma que servirá de apoyo y consulta a los funcionarios públicos que pertenecen a esta institución y además cumplir con las normas de control interno de la Contraloría General del Estado; permitiendo de esta forma optimizar los recursos públicos que maneja esta institución por el uso adecuado, manejo y control de sus bienes.
Es un tema importante y de interés en todo momento ya que los activos fijos, y las existencias son imprescindibles dentro de las empresas; estos activos en las instituciones públicas están representados por los bienes públicos, como son las existencias o inventarios, los bienes de larga duración y los de proyectos o programas u obras; los cuales deben ser administrados, custodiados o mantenidos dentro de un control contable y administrativo.
Además mediante el establecimiento del sistema de control de bienes de administración incidirá a que se desarrolle su sistema de control interno; dando fiel cumplimiento a los objetivos de la institución, a la salvaguarda de los activos y a la observancia del marco legal y normativo.
3
control se podrán aplicar políticas de estado que vaya en beneficio de la sociedad más necesitada.
El método de investigación aplicado es el método cuali-cuantitativo, por cuanto tiene un proceso metódico en el análisis e interpretación de lo observado desde la identificación del problema, hasta la consecución de resultados y conclusiones; o sea los hechos que surgen en la actividad diaria de la institución.
El desarrollo de la investigación y los resultados obtenidos se presentan en tres capítulos el primero se basa en la sustentación teórica, enfoques del Proceso de auditoría, del Sistema de control de bienes de administración, control interno COSO I; mismo que es sustentado con la metodología de investigación mediante la entrevista así como las herramientas utilizadas, luego se presenta el desarrollo de la propuesta, siendo el de mayor relevancia del proceso investigativo porque se concreta el objetivo planteado de acuerdo a los resultados.
CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO 1.1Origen y evolución de la Auditoría
Ya en la antigua Grecia se practicaban auditorías que se ocupaban de examinar la exactitud de los registros contables y evaluaban las actividades propias de las cuentas. A partir de la revolución industrial se crea un nuevo sistema (auditoría) en el que hacía referencia a la supervisión, revisión, control de salvaguarda de activos, y control de fraudes (Santillana, 2013); siendo Gran Bretaña el pionero en esta revolución y por ende surgió la auditoría. En el siglo XIX por el crecimiento económico de corporaciones, en las que se ocupaban miles de trabajadores y se ampliaba las operaciones se dio lugar a desfalcos y al manejo inadecuado de los registros contables; obligando la contratación de auditores internos y firmas de contadores públicos, los mismos que prestaban su servicio profesional para la “protección de activos y detección de fraudes, añadiendo el examen de registros financieros y vigilancia de activos susceptibles” (Fonseca L, 2007).
Por tal razón los administradores de ese tiempo generalizaron el programa de auditoría como una medida preventiva contra malos manejos por parte de empleados.
En 1941 se crea el (IIA) Instituto interno de auditores en EE.UU con más de 19 afiliados tanto en Canadá como en Europa. Años más tarde (1957) se establece que los auditores se involucren tanto en asuntos operacionales como en cualquier actividad del negocio; bajo los siguientes aspectos: revisar y evaluar la solidez adecuación y operatividad de la contabilidad, las finanzas, y los controles de operación; para asegurar el cumplimientos de políticas, planes y procedimientos establecidos; el alcance de la organización en las medidas adoptadas para salvaguardar activos contra pérdidas y malos manejos; la veracidad de la contabilidad y otra información generada por la entidad; y la calidad de desempeño de las responsabilidades conferidas. (Lindegaard & Gálvez, 2009)
5
de acciones correctivas necesarias. Años más tarde se adopta el Código de ética y las normas de auditoría (NAGA) para normar y guiar las acciones profesionales.
Otro evento de relevancia surgió en 1987 a raíz de un reporte de la Treadway Comission dando origen a la creación del Committee of Sponsoring Organizations (COSO) siendo su propósito estudiar las causas de reportes financieros fraudulentos; en el que consta que debe existir auditoría interna en una empresa pública; y un comité de auditoría integrado no solamente por los directivos.
En la última década del siglo pasado y la primera del presente la auditoría interna ha sido objeto de una profunda consolidación y perfeccionamiento de su función (control interno) donde se ha resaltado el apoyo al logro de objetivos del ente, a los procesos de gobierno, a la prevención y detección de fraudes, y a la administración y evaluación de riesgos.
Hoy en día por cambios tecnológicos en el que los registros contables están sujetos a procedimientos automatizados; surge la auditoría como un proceso sistemático para obtener y evaluar evidencia de manera objetiva respecto de afirmaciones de actos económicos para determinar el grado de correspondencia de las afirmaciones y criterios establecidos, comunicando los resultados a los interesados. (González Colceraza, 2013)
1.1.1 Origen del Proceso de Auditoría
Anteriormente con la auditoría se pretendía detectar y prevenir fraudes; con el pasar del tiempo esta actividad surge como una necesidad social; misma que debe aportar transparencia en la documentación contable por parte de los responsables de la entidad constituyendo así en elemento de protección para los múltiples usuarios de la información contable. Es decir el proceso de auditoría en un ente hace referencia al análisis general y su diagnóstico; a una planificación específica; a su ejecución, al informe de resultados y su diseño, y a su implantación y evaluación. (Manual de Auditoría de Gestión , 2007)
1.2Análisis de las posiciones teóricas sobre procesos de auditoría
Existen varios libros que contienen datos históricos acerca de la auditoría y su proceso para efecto del presente análisis se tomó en cuenta las teorías de (Madariaga, 2004) (Sánchez & Dominguez, 2006) en la que manifiestan que a comienzos del siglo XX “la auditoría estaba concebida como una actividad protectora siendo su fin primordial el descubrir y evitar fraudes”; haciendo énfasis en la auditoría de antes con la de hoy la misma que se diferencia por la mente del auditor; ya que antes éste concentraba sus esfuerzos en la verificación y protección; y hoy su examen está enfocado a todas las actividades; sus recomendaciones están orientadas a que las operaciones sean más beneficiosas para las empresas. Coincidiendo en la idea de que la auditoría es el examen integral sobre su estructura transacciones y el desempeño en una entidad; contribuyendo así a la oportuna prevención de riesgos, a la productividad en la utilización de recursos, y el acatamiento permanente de los recursos implantados por la administración.
Pues así los procesos de auditoría de manera general empieza por una preparación en el que el auditor define los objetivos, su alcance y criterios; determinando su viabilidad y su equipo auditor; luego revisa los documentos pertinentes de acuerdo con los criterios de auditoría; seguidamente se prepara la auditoría de campo; en el cual se prepara el plan de auditoría asignándole trabajo al equipo auditor con los documentos de trabajo; en esta etapa de la realización de la auditoría de campo se debe realizar la reunión de apertura definiendo los canales de comunicación, y responsabilidades a los observadores recopilando y verificando la información generando hallazgos y la preparación de las conclusiones de la auditoría con la correspondiente reunión de cierre. El último paso consiste en la preparación, aprobación y distribución del informe de auditoría.
1.3Proceso de la auditoría 1.3.1 Definición
7
Por lo tanto el proceso de auditoría acoge un conjunto de técnicas de revisión e inspección aplicadas a las actividades que están siendo sujetas a examen; por medio de estos procedimientos el auditor obtiene evidencia suficiente para dar su opinión.
1.3.1.1Importancia
El proceso de auditoría es importante por cuanto se determina la adecuación del sistema de control de la organización, la conformidad del personal y la eficacia de las distintas actividades que se desarrollan dentro de la entidad. (Mantilla S. , Auditoría del control interno, 2009). A través de los procesos de auditoría se puede aplicar una serie de herramientas que favorecen a la recopilación de evidencia siendo la base para realizar el informe del desarrollo de la auditoría.
1.3.1.2Objetivos
El objetivo principal del proceso de auditoría es la emisión de un informe con el detalle de todos los hallazgos, basados en una opinión técnica, de acuerdo a los resultados de las operaciones de la entidad de conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptadas. (Manual de Auditoría Gubernamental, 2009).
Por lo que el objetivo del proceso de auditoría se centra en la obtención de evidencias; las mismas que son evaluadas para medir la eficiencia de las actividades, controles responsabilidades, normas que se están desarrollando en la institución; y sugiriendo recomendaciones que pueda corregir las desviaciones encontradas.
1.3.1.3Fases del proceso de Auditoría
Figura N° 1
Fuente: (Fernández E. , 2010) y autora.
Pruebas de auditoría: Es la justificación de la razonabilidad
de la información financiera y se divide en Pruebas de control:
(efectivo control interno) analíticas:(áreas críticas del ente) y
sustantivas: (validez de operaciones y actividades globales).
Técnicas de muestreo: Estadísticas o no estadísticas.
Aleatoria, sistemática, selección por celdas, al azar, selección
por bloques. Son Evidencias de auditoría: Física, documental,
testimonial y analítica. Las Técnicas de evidencias: Estudio
general de la empresa, Análisis y se subdivide en: Análisis de
saldos y movimientos; Inspección Confirmación, Investigación
Declaración, Certificación Observación y Cálculo.
Papeles de trabajo: se dividen en archivos permanentes y
corrientes. Los papeles de trabajo son utilizados para registrar
conocimiento del ente y su S.C.I. Además documenta la
estrategia de auditoría, la evaluación de sus sistemas, las
revisiones de transacciones, las pruebas de cumplimiento, los
procedimientos de las pruebas y las recomendaciones.
Hallazgos de auditoría: De condición, la realidad encontrada.
De criterio, lo que debe ser la normativa. Y de causa efecto.
Debe contener el dictamen de los Estados
Financieros o del área administrativa
auditada; el informe de la estructura de
control interno; las conclusiones y
recomendaciones y los hallazgos
encontrados detallados en forma clara y
sencilla. Además se analizan las
comunicaciones de la entidad por medio
de cartas de representación y reportes a
partes externas. Y las comunicaciones del
auditor como el memorando de
requerimientos, la comunicación de
hallazgos y el informe de control interno o
el informe especial, el dictamen y el
informe largo.
EJECUCIÓN INFORME
Conocimiento y comprensión de la
entidad: Entrevistas y encuestas, Análisis
comparativos de estados financieros,
Análisis FODA.
Objetivos y alcance de la auditoría.
Análisis preliminar de control interno.
Análisis de riesgos y materialidad: El
auditor corre el riesgo de dar una opinión
sin salvedades a los E.F. erróneos; y se
divide en riesgos inherente, de control y
detección. RA = RI x RC x RD.
Planeación específica de la auditoría.
Elaboración de programas de auditoría:
Detalle de objetivos y procedimientos de
auditoría.
PLANEACIÓN
1.3.2 Sistemas
“Un sistema es una colección de partes que interactúan para funcionar como un todo. El comportamiento de un sistema depende de su estructura total, de las fortalezas relativas de las muchas conexiones entre sus partes en cualquier momento del tiempo, y de la manera y grado en que esas conexiones cambian en el tiempo” (Bell, 2007, p. 25).
Para que un sistema funcione necesita de elementos o componentes de un determinado proceso con tareas, actividades, procedimientos para alcanzar los objetivos que se quiere alcanzar; ejemplo: Las entidades son sistemas tienen componentes personas organizadas en departamentos que colaboran para alcanzar metas comunes.
1.3.2.1Componentes
Los básicos son: entrada (input), proceso (process), salida (output), consecuencias (outcome), retroalimentación (feedback) y control. (Mejía, 2007). La entrada consta de un conjunto de información y elementos que llegan al proceso impulsando una actividad mientras que la salida es el conjunto de información y elementos que salen del proceso generados por la actividad. Y la actividad es el conjunto de tareas que transforman las entradas y salidas.
1.3.2.2Clases de Sistemas
“Los sistemas son diversos y se diseñan de acuerdo con las circunstancias, así en una organización contable se puede disponer de sistemas para procesar un flujo continuo de transacciones idénticas o relacionadas, o bien sistemas para flujos esporádicos” (Estupiñan G. R., 2006, p. 102). Los sistemas están ligados a otros como el contable y el informático.
1.3.3 Sistema de Control de Bienes de larga duración
Tanto la (Normativa del Sistema de Administración Financiera, 2009) como (Bravo M. , 2011, p. 251) coinciden en que “Los activos fijos constituyen todos los bienes tangibles o derechos de propiedad que dispone la entidad, susceptibles de contabilizarse y reflejarse como tales en los estados financieros, siempre y cuando cumplan con lo siguiente:
a) Constituir propiedad de la entidad.
c) Tener una vida útil superior a un año.
d) Tener un costo individual igual o superior a cinco salarios mínimos vitales generales vigentes a la fecha de incorporación”.
Por lo tanto los bienes del sector público son cosas materiales tangibles y derechos intangibles los mismos que poseen características propias como permanente servicio, vida durable, máximo rendimiento, y no están destinados para la venta.
1.3.3.1Características
Para ser considerado como activo fijo debe estar en uso de la empresa, permanecer más de un año, poseer un costo representativo de adquisición mayor o igual a cien dólares, generar beneficios futuros, y estar sujeto a depreciación o amortización (a excepción de terrenos) (Ministerio de Finanzas, 2009)
Este costo de cien dólares no es aplicable de manera individual, cuando bienes similares forman un conjunto; es decir si no alcanza el costo de cien dólares, serán registrados en la cuenta de gastos o costos y el registro respectivo en las cuentas de orden.
1.3.3.2Clasificación
Figura N° 2 Clasificación de los activos fijos
Fuente: (Bravo M. , 2011, p. 252)
Los bienes de larga duración; también se clasifican en: Bienes de Administración, de Producción, y en Proyectos o Programas. Los administrativos son requeridos para gestionar actividades relacionadas directamente con la entidad. Cuando la institución realiza actividades de transformación de materiales en productos terminados se utilizan los
DEPRECIABLES
NO DEPRECIABLES
AGOTABLES
BIENES MUEBLES
BIENES INMUEBLES
SEMOVIENTES
INTANGIBLES TANGIBLES
NO CORRIENTES (Patentes, derecho de autor, marcas registradas, crédito
bienes de producción. Y si la institución ejecuta proyectos o programas son utilizados estos bienes con el mismo nombre.
1.3.3.3Ciclo de vida de los activos fijos
Se destacan en tres fases: Alta o ingreso físico, utilización, y baja. (Rincón, Lasso, & Parrado, 2012)
Alta o ingreso físico
Actividades relacionadas con la gestión de compra, adquisición, construcción, donación o por leasing arriendo financiero el cual se lo negocia con el arrendatario mediante financiamiento a largo plazo, con control total y opción de compra mediante el contrato de leasing.
Utilización
El momento en que los activos fijos entran en uso requieren de ciertos gastos para su operación, mantenimiento y reparaciones.
Adiciones, mejoras y reparaciones
Tal como lo expresa el (Manual General de Administración y Control de Activos Fijos del Sector Público, 2009) “Cualquier desembolso o valor que tenga el efecto de aumentar la capacidad productiva de un activo fijo y su vida útil se registrará como aumento del valor en libros del activo fijo o como un activo independiente, o (Erogaciones Capitalizables) según resulte más práctico para su control y depreciación; los costos de partes y piezas sustituidas, deberá disminuir el valor contable y la depreciación acumulada”.
Concordando con (Fierro A. M., 2009) estos activos presentan relativa importancia en su valor; caso contrario son considerados como gastos operacionales.
Baja o exclusión
Revaluación de activos fijos
Valora a los activos fijos en costos razonables como el de valor de mercado y el valor de reposición; fijando el precio de venta. (Rincón, Lasso, & Parrado, 2012)
1.3.3.4Contabilización y Valuación
Para la contabilización de los bienes de larga duración se aplicará de acuerdo a las Normas Técnicas de Contabilidad, registrando la cuenta que corresponda, eligiéndola entre las opciones de los subgrupos 141, 142, 144 o 145 y acreditando en cualquiera de los casos la cuenta por pagar 213.84 que corresponde al devengo del gasto presupuestario. Para la Valoración se tomará en cuenta al (Ministerio de Finanzas, 2009) “Las inversiones de activos fijos se contabilizará a precio de compra, más los derechos de importación, fletes, seguros, impuestos, costos de instalaciones, más cualquier otro valor de operación cumpliendo el objetivo para el cual fue adquirido”.
1.3.3.5Depreciación de bienes
“La depreciación es la pérdida de valor contable que sufren los activos fijos por el uso u obsolescencia, a que se le somete y su función productora de renta”. (Chanaba V, 2010, p. 107). Es decir en medida que avanza el tiempo de servicio, decrece el valor contable de muchos activos. Para el cálculo de las depreciaciones se requiere determinar los siguientes conceptos:
Valor nominal o de adquisición: que es la cantidad que paga la empresa al adquirir cualquier activo fijo.
Valor actual: es el que resulta de deducir los intereses o descuentos del valor nominal más las mejoras.
Valor residual: el valor que tiene un elemento de inmovilizado material al final de su vida útil.
Vida útil: vida normal de operaciones en buenas condiciones y en términos de utilidad que servirá al activo fijo de la empresa.
1.3.3.6Métodos de Depreciación
Método de línea recta
Distribuye el costo del bien, en cuotas de depreciación iguales por el número de periodos contables de vida útil estimada”. (Fierro A. M., 2009)
Es decir proporciona el mismo importe de gasto por depreciación en cada año de la vida útil del activo.
Fórmula: Depreciación anual = ( )
Método de unidades de producción
Se basa en el número total de unidades que puede producir el activo, o cantidad de horas trabajadas del activo o número de kilómetros que recorrerá el mismo. (Guajardo & Andrade, 2009)
Fórmulas:
Depreciación por unidad = ( )
Gasto por depreciación = ( )( )
Depreciación por hora = ( ) ( )
El gasto por depreciación = [ ( )][ ( )]
Método de doble saldo decreciente
“Establece un gasto periódico decreciente durante la vida útil esperada del activo. Se aplica dos veces la tasa de línea recta. No se deduce el valor de desecho o recuperación del costo del activo para obtener la cantidad a depreciar”. (Warren, 2006, p. 450)
Método de la suma de dígitos de los años
Mediante este método se estima una depreciación más rápida en un momento dado, para luego ir descendiendo o ascendiendo en intensidad. (Rincón, Lasso, & Parrado, 2012)
1.3.3.7Depreciación de los bienes de larga duración
Tabla N° 1 Depreciación de bienes de larga duración
TIPO DE BIEN VIDA ÚTIL
ESTIMADA(AÑOS) ADMINISTRACIÓN PROYECTOS Y PRROGRAMAS
PRODUCCIÓN
Edificaciones
Hormigón Armado y Ladrillo Ladrillo (bloque)
Mixto (Ladrillo, bloque, adobe, madera)
50 40 35
40 35 30
Maquinaria y Equipos 10 UTPE
Muebles y Enseres 10 10
Instalaciones 10 UTPE
Vehículos 5 UTPE
Equipos de Computación 5 5
Fuente: (Normativa del Sistema de Administración Financiera, 2009)
1.3.3.8Método de Cálculo
La cuota de depreciación proporcional de los activos fijos destinados a actividades administrativas y productivas; así como los proyectos o programas de inversión, se fijará aplicando el método de línea recta, y el método unidades de tiempo o producción para actividades productivas, de acuerdo a las siguientes fórmulas:
CDP = ( ) ( ) |( )
Dónde:
CDP = cuota de depreciación proporcional.
n = Número de meses a depreciar el activo, contados a partir del mes siguiente al de su adquisición.
CDP = ( ) |( )
Dónde:
UTPE = Número de unidades de tiempo usadas o de unidades producidas. 1.3.4 Niveles de Responsabilidad
“Todo organismo del sector público armará una unidad encargada de la administración de bienes” (Suplemento Contraloría General del Estado , 2009) Norma C.I. 406-01.
1.3.4.1Responsabilidad de la administración
Corresponde a la administración de cada entidad pública, implementar su propia reglamentación relativa a la custodia física y seguridad, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado.
1.3.4.2Custodios
“La máxima autoridad de cada entidad pública, a través de la unidad respectiva, será responsable de designar a los custodios de los bienes y de establecer los procedimientos que garanticen la conservación, seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes de larga duración.” (Suplemento Contraloría General del Estado , 2009) Norma 406-07. Además de salvaguardar los recursos de la entidad, se fortalecen los controles internos de la unidad; revelando si los bienes son utilizados para los fines que fueron adquiridos, si sus condiciones son adecuadas y no se hallan en riesgo de deterioro.
1.3.4.3Entrega-recepción
“ El cambio de los caucionados del control y custodia de los bienes, obliga a efectuar la entrega-recepción de los bienes entre el custodio entrante y saliente, en el cual la unidad de administración de bienes procede a la constatación física de los activos fijos en presencia de los respectivos custodios, los mismos que deben actualizar los registros contables, suscribir el acta de entrega-recepción y anexos” (Manual General de Administración y Control de Activos Fijos del Sector Público, 2009) Capítulo VIII.
La entrega-recepción se efectuará en la compra o adquisición, venta o remate-permuta, transferencia gratuita, traspaso de bienes.
1.3.4.4Uso y conservación
1.3.4.5Bienes sujetos a control
“Los bienes sujetos a control administrativo son los útiles de oficina, utensilios de cocina vajilla, lencería, instrumental médico, instrumentos de laboratorio, libros, discos, videos herramientas menores, y son cargados como gastos” (Manual General de Administración y Control de Activos Fijos del Sector Público, 2009).
Estos bienes poseen una vida útil mayor a un año, y están prestando utilidad en el desarrollo de las actividades, y su costo individual de adquisición, fabricación, incorporación o avalúo, es inferior a 100 dólares son sujetos a control administrativo y serán cargados a gastos y sujetos a control interno de custodia, salvaguardia y mantenimiento (Norma 137-04).
1.3.4.6Codificación y etiquetado
“La codificación es un proceso que permite la identificación de los bienes en una forma ordenada, rápida y útil, la misma que puede ser diseñada de acuerdo al Plan de Cuentas o a las necesidades y características particulares de cada entidad” (Suplemento Contraloría General del Estado , 2009) Norma 406-06.
La importancia de la codificación se orienta a obtener un eficiente control de los procedimientos administrativos de los bienes, así como facilitar la localización e identificación. Todos estos activos deben llevar impreso el código en una parte visible para facilitar su identificación. Además el responsable de la custodia debe mantener registros actualizados, que sirvan de base para el control, localización e identificación de los bienes.
1.3.4.7Transferencias Gratuitas – Donaciones
“Previo a un informe emitido por la unidad financiera en el que conste si es o no conveniente la venta de los bienes la máxima autoridad señalará la entidad u organismo del sector público o una institución de educación, asistencia social o de beneficencia, a la que transfiera gratuitamente dichos bienes, observando la Ley, en beneficio de las entidades educativas fiscales en el que dispone remitir la lista de bienes obsoletos al Ministerio de Educación para la selección del beneficiario. También dichos bienes serán dados en donación a entidades privadas que realicen labor social u obras de beneficencia o no tengan fines de lucro” (Reglamento General de Bienes del Sector Público, 2013).
contable del bien y la depreciación acumulada; la diferencia (valor en libros), se acreditará directamente a la cuenta 611.88 (Donaciones entregadas en bienes muebles e inmuebles). Para el caso de donación se lo realiza previa una autorización para la entrega del objeto por medio de actas notariadas o la emisión de factura. Y la destrucción se aplica a bienes totalmente depreciados y su proceso de baja se justifica mediante el acta.
1.3.4.8Constatación física
“Se harán constataciones físicas de las existencias y bienes de larga duración por lo menos una vez al año. El personal que interviene en la toma física, será independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los conceptos señalados, salvo para efectos de identificación.” (Suplemento Contraloría General del Estado , 2009) Norma 406-10.
La administración de la entidad es responsable de emitir los lineamientos necesarios a fin de realizar constataciones físicas. Además se elaborará un acta con las diferencias que resulte de la constatación física y se conciliará con la información contable; estas diferencias serán investigadas, para luego registrar los ajustes respectivos, con autorización del funcionario responsable. En el proceso también se identificará los bienes en mal estado fuera de uso para proceder a la baja, o a la donación de acuerdo a normas legales vigentes. 1.3.5 Sistema de registro y control de inventarios
Figura N° 3 Sistema de inventarios SISTEMA DE INVENTARIO
PERMANENTE
SISTEMA DE INVENTARIO PERIÓDICO
Permite ejercer un control eficaz
sobre bodega y sus custodios.
El inventario se obtiene de la bodega, tomando físicamente el
inventario y valorando al último precio de costo y/o mercado el menor.
Difícilmente se podrá caer en el
desabastecimiento o sobrecarga
de stock (saldo).
Realiza asientos de regulación para determinar el valor de la utilidad
en ventas, e introducir en los registros contables el valor del inventario
final.
El saldo final se determina en
cualquier momento, de manera
contable.
Utiliza varias cuentas como ventas, compras, inventario de
mercaderías devoluciones y descuentos, transporte y seguros, en
compras y ventas, costo de ventas y ganancia bruta en ventas.
En cualquier instante se conoce
la utilidad bruta en ventas.
Este sistema no contribuye al control de las existencias ni tampoco
ayuda a generar información oportuna y confiable.
El inventario o existencia se refiere a cualquier artículo, producto, bien recurso o servicio que posee una entidad. Para el registro contable consta de dos sistemas de control: el perpetuo o permanente y el periódico tal como refleja la tabla anterior; ya que con estos sistemas se conoce de forma permanente el movimiento de la cuenta inventarios.
1.3.5.1Métodos de valoración de inventarios
“El método PEPS” las primeras mercancías compradas son las que primero se venden y el inventario final se valora al último precio de compra. “El método UEPS”, las últimas mercancías compradas son las primeras que se venden; su inventario final se valora al primer precio de compra o más antiguo. “El método promedio ponderado” se valora las mercancías en existencias, multiplicando las cantidades por el precio unitario promedio de todos los productos disponibles del periodo. (González & Ena, 2008, p. 140)
1.3.5.2Control de existencias
Las adquisiciones de existencias se valoran al precio de compra, más derechos de importación, fletes, seguros, impuestos no reembolsables y cualquier otro valor para que el bien esté en condiciones de consumo, transformación, venta o se utilice en inversiones en programas o proyectos.
Por su parte (Ministerio de Finanzas, 2009)N.T.C.G 3.2.4.2expresa:“Las adquisiciones y disminuciones de existencias en el sector público serán controladas por el método de control de inventario permanente o perpetuo, con la emisión y legalización de documentos de ingreso y egreso de bodega facturados en la unidad administrativa encargada del manejo y cantidades. La unidad contable efectuará la valoración por el método Precio Promedio Ponderado, la actualizará y conciliará contablemente”. La periodicidad será diaria, semanal o hasta mensual; las tomas físicas del inventario se las harán por lo menos una vez al año, efectuando comparaciones entre las cifras contables y las tomas físicas para el establecimiento de responsabilidades en desviaciones cuando sean en menos.
1.3.5.3Tarjetas de control
El resultado del inventario físico se compara con el saldo en libros, en cantidades y valores. (Rincón, Lasso, & Parrado, 2012)
Por las diferencias del saldo en libros que muestra la tarjeta kárdex se realizan los ajustes de sobrante o faltantes. Se levanta un acta de recibo de la mercancía como medio de control en el momento de entrada a las bodegas, para que otro funcionario pueda hacer la comparación con los pedidos solicitados al proveedor.
De lo expuesto podemos señalar que para que exista un buen control de existencias se debe realizar una comparación entre el inventario físico y las tarjetas de control.
1.3.6 Control interno
“Es una función que evalúa el cumplimiento de las normas, el establecimiento de planes, proyectos y programas, la gestión de la administración, la legalidad de las operaciones, la utilización de los recursos, los procedimientos utilizados en las re funciones públicas y la eficiencia, efectividad y economía de las operaciones”. (Romero E. , 2010, p. 185)
El control interno son acciones ejecutadas por el personal de la entidad, para que se cumplan los objetivos establecidos; mejorando el control de las actividades y de los procesos que se desarrollan a través de métodos, procedimientos con eficiencia transparencia y seguridad razonable a la administración. En este sentido la seguridad razonable en un sistema de control interno efectivo representa un nivel de seguridad no absoluta; pero si provee al profesional de control interno poseer una base sólida para alcanzar los objetivos institucionales.
1.3.6.1Objetivos del control interno
Realizar operaciones efectivas y eficientes, lo cual implica alcanzar el mejor resultado con la menor cantidad de recursos, contando con toda la información posible para que la toma de decisiones sea confiable oportuna y relevante, cuidando el patrimonio institucional en base a leyes, reglamentos, obligaciones contractuales y normativa vigente. (Lara A. , 2012)
disposiciones legales para entregar bienes y servicios públicos de calidad; protegiendo y conservando el patrimonio público contra pérdida, uso indebido, o acto ilegal.
1.3.6.2Importancia
El control interno es importante tanto en la dirección institucional como en el control de las operaciones, permitiendo el manejo adecuado de la información, bienes y funciones, con la finalidad de brindar confianza en los resultados , veracidad en las operaciones y la correcta utilización de los recursos bajo criterios técnicos que permitan asegurar su integridad, su custodia y registro oportuno, en los sistemas respectivos. (Mantilla S. A., 2009)
Por tal situación un sistema de control interno depende de una evaluación regular y cuidadosa, debido a que se pueden presentar riesgos que pueden ser controlados.
1.3.6.3Tiempos de control
Control Previo: Los servidores públicos analizarán las actividades, propuestas, antes de autorizar o ejecutar, respecto a su legalidad veracidad, conveniencia, oportunidad pertinencia, y conforme a planes y presupuestos institucionales.
Control Continuo: Los servidores de la institución inspeccionará y constatarán en forma continua la oportunidad, calidad y cantidad de obras, bienes y servicios recibidos o prestados.
Control Posterior: La unidad de Auditoria Interna será responsable del control posterior interno ante las autoridades y se aplicará a las actividades institucionales luego de su ejecución.(Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, 2002)
1.3.6.4Nuevo enfoque de control interno. Informe COSO I
El informe COSO del Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Comission entrega nuevos aportes como la incorporación de normas éticas para el funcionamiento de las instituciones, la metodología para la evaluación del funcionamiento del sistema de control interno de acuerdo a los objetivos de control y a la evaluación de riesgos.
Figura N° 4
Fuente: (Fonseca L, 2007)
Componentes de control interno
Evaluación de riesgo Ambiente de control comunitaria Actividades de control gerencial Actividades de monitoreo Sistemas de información y comunicación Integridad y valores éticos Identificación de riesgos internos Estructura Orgánica Identificación
objetivos de control
Diseño de políticas
y procedimientos
Diseño de
actividades de
control
Coordinación de
acciones
Autoridad y
atribuciones
Políticas del
personal Identificadores de
Los componentes representan la estructura de control interno siendo el ambiente de control el elemento principal debido a que se hace conciencia en los empleados, a través de sus valores éticos y su estructura; en cambio la evaluación de riesgo identifica y a analiza los factores que inciden en la consecución de objetivos, relacionado con la información la cual afecta la confiabilidad de información de actividades y gestión que realiza la administración. Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles y etapas de gestión y comprende una serie de actividades que están relacionados con el objetivo de la entidad como: las operaciones, la confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de leyes y reglamentos. La información y comunicación deben ser efectivas, sean internas o externas, y por último se debe realizar un seguimiento de actividades de supervisión y monitoreo continuo a todo el sistema de control interno.
1.3.6.5Evaluación del Sistema de Control Interno
Incluye dos fases: La revisión preliminar y las pruebas de cumplimiento (Mira, 2006) Con la revisión preliminar se conoce los procedimientos y métodos establecidos por la entidad. Estos métodos son: Cuestionarios, narrativas, diagramas de flujo. Y la realización de pruebas de cumplimiento para obtener seguridad razonable de que los controles están en uso y operando tal como se diseñaron. El auditor realiza un examen de evidencias de que las técnicas de control interno se están operando en el tiempo que se está llevando a cabo la auditoría; verificando su existencia, su efectividad y su continuidad.
1.3.6.6Métodos de evaluación de control interno
Los siguientes medios facilitan la recopilación de la información necesaria para la revisión y evaluación adecuadas del sistema de control interno. Estos son: Explicaciones narrativas cuestionarios, diagramas de flujo. (Lindegaard & Gálvez, 2009)
Cédulas narrativas
Cuestionarios de control interno
Su análisis se basa en preguntas, las cuales deben ser contestadas, por parte de los responsables de las distintas áreas. Por medio de las respuestas dadas, el auditor obtendrá evidencia que deberá constatar con procedimientos alternativos, los cuales ayudarán a determinar si los controles operan tales como fueron diseñados”. (Whittington, 2011) Es decir es una serie de instrucciones, con preguntas específicas y obviamente una respuesta negativa señala deficiencia en el sistema.
A continuación se presenta un formato cuestionario para la evaluación de control interno Figura Nº 5
ENTIDAD………..……….……….. TIPO DE TRABAJO………..………...
CUENTA O RUBRO………. JEFE DE EQUIPO………
FUNCIONARIO ENTREVISTADO……… FECHA DE LA ENTREVISTA………...
No. PREGUNTA RESPUESTA OBSERVACIONES
SI NO
Fuente: (Estupiñan G. R., 2006)
Flujogramas
Los Flujogramas reflejan con mayor claridad los resultados de la evaluación de control interno, de su estructura dependerán el desempeño de las funciones designadas para cada empleado de la empresa; al momento de realizar un diagrama de flujo se debe considerar que no quede fuera ningún paso importante en el desarrollo de actividades, el ser conciso es muy importante ya que depende de esto para que otras personas interpreten correctamente la información expuesta. (Estupiñan G. R., 2006)
1.3.7 Evaluación de Control interno aplicado al GAD Ambuquí
El objetivo de la evaluación es verificar si la administración está aplicando los procedimientos de control de bienes en la adquisición, utilización, custodia, seguridad y registros contables. La evaluación de control interno realizado en la institución hace referencia al control de bienes de larga duración, mismo que se efectu ó revisando los documentos archivados como facturas de adquisiciones, actas de entrega recepción a los usuarios, autorizaciones con firmas de responsabilidad tanto del Presidente como del usuario que recibe el bien, elaboración de planes anuales de contrataciones tanto de bienes como de obras las mismas que son regidas por la Ley Orgánica del Sistema de Contratación Pública; además se realizó diálogos con el personal responsable en estas funciones. Para el proceso de evaluación de control interno se desarrollaron métodos como el cuestionario de control interno, entrevista y diagrama de flujo para obtener un diagnóstico en la administración y los diferentes procesos de control de los bienes.
Cuestionario de Control Interno
Con la aplicación del cuestionario se diagnostica su control interno en un momento dado de un departamento, de un proceso, o de un proyecto u operación. (Ver anexo 1, 2).
Entrevista de Control Interno
La entrevista de control interno se llevó a cabo a los funcionarios de la institución encargados de la administración y custodia de los bienes del GAD (Ver anexo 3).
La interpretación de resultados de la aplicación de la entrevista de control interno se desarrolló en el Capítulo II Marco Metodológico, relativo a métodos, técnicas e instrumentos.
Diagrama de flujo
La secuencia sistemática de actividades, los procedimientos de la evaluación de control interno referente a los bienes de administración del GADPRA se representó gráficamente mediante diagramas de flujo (Ver anexo 4).
1.3.8 Auditoría de Control interno sobre la información financiera
Es decir mantiene una relación directa entre los objetivos institucionales y los controles que se implementa para proveer seguridad razonable sobre su resultado (estados financieros).
El control interno sobre salvaguarda de activos, referente a su adquisición, uso o disposición no autorizadas puede incluir controles con objetivos de presentación de informes financieros y de operaciones; teniendo en cuenta a los componentes de control interno.
1.3.8.1Elementos
Los elementos básicos del control interno sobre la información financiera están dados a continuación: (Mantilla S. , Auditoría del control interno, 2009)
Un plan de organización que provea una separación apropiada de responsabilidades funcionales.
Un sistema de autorización y procedimientos de registro oportuno para proveer un control razonable.
Practicas sanas para la ejecución de tareas y funciones de cada unidad o servidor de la entidad.
Contar con personal idóneo competente y capaz; estableciendo normas para su supervisión
Y una función efectiva de la auditoría interna que revise los sistemas de contabilidad y de control interno; examine la información financiera y de operación para que se pueda identificar, medir, clasificar y reportar dicha información; se revise la economía eficiencia y efectividad de las operaciones y el cumplimiento de leyes, reglamentos políticas recomendando las acciones para mejorar consecuentemente.
1.3.8.2Objetivos
Estos objetivos se cumplirán si existe una adecuada segregación de funciones donde los controles deben eliminar la oportunidad de encubrimiento en caso de irregularidades; para la ejecución y registro de las transacciones se debe tener la certeza de que fueron autorizadas en valores y de acuerdo a los PCGA; y se proteja los activos limitando solo a personal autorizado además determinar si el activo real coincide con el registrado. Además para que los funcionarios responsables de la administración; y de fondos públicos puedan diseñar sus controles internos, observando y evaluando sus actividades la Contraloría General del Estado ha emitido las normas de control interno.
1.3.9 Sistema de Indicadores
Permite hacer comparaciones, elaborar juicios, analizar tendencias y predecir cambios. Puede medir el desempeño funcional, de un sistema y sus niveles, la eficacia de los procesos, la relevancia de los bienes y servicios producidos en relación con necesidades específicas. (Franklin B, 2007)
Es decir los indicadores sirven para conocer la eficiencia y eficacia y calidad de las actividades del plan de acción de una organización.
Figura N° 6 Sistema de indicadores
INDICADORES DE GESTIÓN
Mide el grado de dirección, y sus esfuerzos, el objeto de la organización con propósitos concretos.
INDICADORES DE PROCESOS
Con estos indicadores se establece normas de control, para corregir desviaciones; además tratan de medir
INDICADORES DE SISTEMAS
Los indicadores de sistemas establecen la ejecución de los controles, definiendo requisitos de control con
base en su flexibilidad y objetividad.
INDICADORES DE ADQUISICIONES
Miden la capacidad de la entidad para obtener los recursos que satisfacen los requerimientos para su
correcto funcionamiento; mejoramiento de la calidad de los procesos de bienes y /o servicios.
Fuente: (Franklin B, 2007)
1.4Análisis crítico sobre los procesos de auditoría del GAD Ambuquí
El Gobierno Autónomo Descentralizado Ambuquí Chota es una institución pública, que recibe recursos económicos provenientes del estado para que sean administrados y empleados de forma transparente y en beneficio común de los ciudadanos asentados en esta parroquia perteneciente al Cantón Ibarra.
El problema más significativo que presenta esta entidad pública es la ausencia de un sistema de control interno institucional, restándole eficiencia en el control de operaciones dentro del proceso administrativo financiero, lo que hace que los recursos y los bienes de administración no sean aprovechados eficazmente, los procedimientos de control interno solo constan en las normativas vigentes y no han sido observadas, y peor aún no han sido adoptados por los profesionales a su cargo durante los periodos de gestión, incumpliendo las normas de control interno emanadas por la Contraloría General del Estado.
La finalidad de la presente investigación es aplicar un sistema de control interno institucional en el cual los procesos administrativos financieros de la entidad se desarrollen por medio de una estructura organizacional, acompañada de una delimitación de funciones coadyuvando hacia la consecución de los estados financieros, y su respectiva presentación de informes financieros a los organismos de control como la Contraloría General del Estado y el Ministerio de Finanzas con el fin de que sus autoridades tomen las decisiones acertadas respecto de los recursos económicos en beneficio de los conciudadanos.
La aplicación del sistema de control interno en el GADPRA-CHOTA, implica también el control en el manejo de los bienes de administración dando cumplimiento a políticas planes, procedimientos, leyes y demás disposiciones; su registro, control oportuno, la salvaguardia el uso eficiente y económico de los recursos; el cumplimiento de objetivos establecidos y la confiabilidad e integridad de la información financiera será presentada razonablemente.
1.5 Conclusiones parciales del capítulo
Los procesos de auditoría en el GADPRA-CHOTA pueden mejorar eficazmente, si se toman acciones correctivas y preventivas, determinando métodos, criterios procedimientos necesarios tanto para la operatividad como para el control de los recursos y/o bienes.
CAPÍTULO II MARCO METODOLÓGICO 2.1Caracterización del sector
El Gobierno Autónomo Descentralizado Ambuquí, ubicado en el Valle del Chota atravezado por el río del mismo nombre, perteneciente al Cantón Ibarra, es una institución al igual que los demás GADS son entidades o personas jurídicas de derecho público, con autonomía política administrativa y financiera; establecidas para cubrir las necesidades insatisfechas de la población y alcanzar el mejoramiento del nivel de vida de los habitantes del sector. Están integrados por los órganos previstos en el COOTAD para el ejercicio de las competencias que le corresponden.
Esta entidad pública muestra falencias en sistema de control interno la limitada eficiencia en el control de operaciones dentro del proceso administrativo financiero, lo que hace que los recursos y los bienes de administración no sean aprovechados eficazmente, los procedimientos de control interno aún no han sido adoptados por los profesionales a su cargo durante los periodos de gestión, incumpliendo las normas de control interno emanadas por la Contraloría General del Estado; ocasionando retrasos en la entrega de la información financiera hacia el órgano rector el Ministerio de Finanzas.
Además no cuenta con una adecuada estructura orgánica funcional que permita una correcta delimitación de funciones y responsabilidades, que identifique con exactitud las actividades que se deben realizar para alcanzar un desenvolvimiento eficiente y eficaz para llegar a un mayor registro de control en los procesos.
2.2Metodología de la investigación 2.2.1 Modalidad de la investigación
