UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA INGENIERÍA E
INDUSTRIAS
CARRERA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL Y DE
PROCESOS
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE
INVENTARIOS EN LA EMPRESA IMPVEST
REPRESENTACIONES
TRABAJO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO
DE INGENIERO INDUSTRIAL Y DE PROCESOS
JEAN CARLO MORA CÁCERES
DIRECTOR: ING. MIGUEL MEJÍA, MSc
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
FORMULARIO DE REGISTRO BIBLIOGRÁFICO
PROYECTO DE TITULACIÓN
DATOS DE CONTACTO
CÉDULA DE IDENTIDAD: 1723309058
APELLIDO Y NOMBRES: JEAN CARLO MORA CÁCERES
DIRECCIÓN: URABA 2
EMAIL: [email protected]
TELÉFONO FIJO: 023201365
TELÉFONO MOVIL: 0987935938
DATOS DE LA OBRA
TITULO: IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS EN LA
EMPRESA IMPVEST REPRESENTACIONES
AUTOR O AUTORES: MORA CÁCERES JEAN CARLO
FECHA DE ENTREGA DEL PROYECTO DE TITULACIÓN:
11 de septiembre del 2017
DIRECTOR DEL PROYECTO DE TITULACIÓN:
ING. MIGUEL MEJÍA M.Sc.
PROGRAMA PREGRADO X POSGRADO
TÍTULO POR EL QUE OPTA: INGENIERO INDUSTRIAL Y DE PROCESOS
RESUMEN: Mínimo 250 palabras
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
pérdidas económicas, demoras e insatisfacción del cliente final, entre otros. Inicialmente se realizó un diagnóstico de la empresa para determinar la situación en la que se encontraba por la cual se evidencia inexistencia de administración y gestión, un mal manejo de inventarios, además la organización y mantenimiento de las bodegas son inadecuados. Se realizó una recopilación de datos históricos y relevantes para la implementación del sistema de control de inventarios, basándose en un análisis de los últimos 6 meses en la organización, aplicándose varias metodologías como: la clasificación ABC, la aplicación en la bodega de las 5S, un análisis de pronósticos mediante el promedio móvil simple con el fin de organizar y acondicionar el área de almacenamiento. Se estableció indicadores de cumplimiento e identificación en todos los ítems para que el sistema pueda aplicarse de manera óptima y eficiente. Se diseñó una herramienta en Microsoft Excel para mejorar el proceso y dar un soporte al sistema de control de inventarios partiendo de las necesidades determinadas anteriormente para convertirlas en fortalezas con dicho software de apoyo, el software contiene varias secciones que abarcan el sistema, agilitan procesos, y generan datos significativos para la empresa. Finalmente se obtuvieron los resultados de la implementación del sistema de control de inventarios mediante un análisis de los costos generales comparados con los beneficios que este aporta a la empresa para eliminar perdidas monetarias, de almacenamiento y tiempo.
PALABRAS CLAVES: Sistema, implementación, área de almacenamiento, gestión de inventarios, metodología, herramienta, resultados.
ABSTRACT:
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
Representations in order to improve the technical and administrative management of the company and avoid the generation of economic losses, delays and dissatisfaction of the final customer, among others. Initially a diagnosis of the company was made to determine the situation in which it was found that there is no management and management, poor inventory management, and the organization and maintenance of the warehouses are inadequate. A compilation of historical and relevant data for the implementation of the inventory control system was carried out, based on an analysis of the last 6 months in the organization, applying several methodologies such as: ABC classification, use in the 5S warehouse, A forecast analysis using the simple moving average in order to organize and condition the storage area. The indicators of compliance and identification were established in all the items so that the system can be applied in an optimal and efficient way. A tool was designed in Microsoft Excel to improve the process and give support to the inventory control system of the needs before turning them into strengths with such support software, the software contains several sections covering the system, streaming processes, and Generate significant data for the company. Finally, the results of the implementation of the inventory control system were obtained through an analysis of the general costs compared to the profits that they obtain for the company to eliminate monetary losses, storage and time.
DEDICATORIA
A mis padres Carlos Gustavo Mora y Lorena Cáceres quienes siempre han estado apoyándome, guiándome, enseñándome que la vida es un reto que debemos saber afrontarlo de la mejor manera posible les amo con todo mi corazón.
A mis hermanos Luis y Carlos que siempre han sido mis mejores amigos, mis compañeros y mis cómplices gracias por estar siempre para mí.
A mi abuelita Lupe que siempre me lleno de cariño el alma y siempre fue mi guía y mi mentora te amo mami.
AGRADECIMIENTOS
Agradezco a todas esas personas que pusieron un granito de arena para que este largo proceso de estudio culmine con éxito, a toda mi familia en general por su constante acompañamiento, a mis amigos que siempre están en las buenas y en las malas, al ingeniero Miguel Mejía por su colaboración en el trabajo, de igual manera a los ingenieros Víctor Carrión y Freddy Álvarez que supieron ayudarme para la culminación del mismo.
i
ÍNDICES DE CONTENIDO
PÁGINA
DIAGNÓSTICO DEL ESTADO INICIAL DE LA EMPRESA…
………...IMPVEST REPRESENTACIONES... 9
DESCRICIÓN DE LA METODOLOGÍA UTILIZADA ... 10
2.2.1. LEVANTAMIENTOO DE INFORMACIÓN Y DATOS… ………...RELEVANTES PARA EL SISTEMA DE CONTROL DE… ………...INVENTARIOS ... 11
2.2.1.1. Recopilación de datos históricos ... 11
2.2.1.2. Cantidad de productos que posee la empresa ... 11
2.2.1.3. Faltante de Mercaderías ... 11
2.2.1.4. Exceso de Inventarios ... 12
2.2.1.5. Costos por Almacenamiento ... 12
2.2.2. CLASIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL ÁREA DE… ………...ALMACENAMIENTO ... 13
2.2.2.1. Clasificación de Productos... 13
2.2.2.2. Punto de Reorden ... 14
2.2.2.3. Manejo y control de bodega... 14
2.2.2.4. Procedimiento de Almacenamiento ... 15
2.2.2.5. Organización de la bodega ... 16
2.2.2.6. Toma de tiempos de despacho antes de la implementación…. …………..del Sistema de control de inventarios y después ... 17
2.2.3. DESARROLLO DEL SISTEMA DE CONTROL DE… ………...INVENTARIOS ... 17
2.2.4. DETERMINACIÓN DE RESULTADOS DE LA… ………...IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE… ………...INVENTARIOS ... 18
ii CLASIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL ÁREA DE…
………...ALMACENAMIENTO... 20
3.1.1. CLASIFICACIÓN DE LOS ÍTEMS ... 20
3.1.2. PUNTO DE REORDEN ... 21
3.1.3. ORGANIZACIÓN DEL ÁREA DE ALMACENAMIENTO ... 21
3.1.4. TOMA DE TIEMPOS DE DESPACHO ANTES DE LA… ………...IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE… ………...INVENTARIOS Y DESPUÉS ... 22
PRONÓSTICOS DE DEMANDA ... 23
DESARROLLO DEL SISTEMA DE CONTROL DE… ………...INVENTARIOS ... 25
3.3.1. SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS IMPVEST… ………...REPRESENTACIONES ... 25
3.3.2. MENÚ IMPVESTINV ... 26
3.3.2.1. Lista de Accesorios ... 26
3.3.2.2. Inventario Impvest “EEE” ... 26
3.3.2.3. Inv. Parámetros de Stock ... 26
3.3.2.4. Trazabilidad Ingresos y Egresos Impvest ... 26
3.3.2.5. Factura ... 27
3.3.2.6. Ingreso nuevos Productos ... 27
3.3.2.7. Lista de Clientes ... 27
3.3.2.8. Kardex por Producto ... 27
3.3.3. LISTA DE ACCESORIOS ... 27
3.3.4. INVENTARIOS IMPVEST “EEE” ... 28
3.3.5. INV. PARÁMETROS DE STOCK ... 29
3.3.6. TRAZABILIDAD INGRESOS Y EGRESOS INV. IMPVEST… ………...“EEE” ... 29
3.3.7. FACTURA ... 30
3.3.8. INGRESO DE NUEVOS PRODUCTOS ... 30
3.3.9. LISTA DE CLIENTES ... 32
3.3.10. REPORTE DE KARDEX ... 33
iii
3.4.1. ANÁLISIS COSTO-BENEFICIO ... 33
CONCLUSIONES ... 37
RECOMENDACIONES ... 38
BIBLIOGRAFÍA………...39
iv
ÍNDICES DE TABLAS
PÁGINA
Tabla 1. Cantidad de Ítems sin stock ... 9
Tabla 2. Cantidad total de Productos ... 11
Tabla 3. Análisis de tanques de radiadores faltantes ... 11
Tabla 4. Exceso de Inventarios desde octubre 2016 a marzo 2017 ... 12
Tabla 5. Costo por mantener un Inventario 6 meses ... 12
Tabla 6. Porcentajes de participación en Clasificación ABC ... 14
Tabla 7. Descripción y funcionamiento Metodología 5s ... 17
Tabla 8. Resumen de la clasificación ABC de los productos ... 20
Tabla 9. Cálculo del Punto de Reorden ejemplo tanque chevrolet Sail ... 21
Tabla 10. Cálculo de la muestra toma de tiempos antes del sistema ... 22
Tabla 11. Proceso de Toma de pedidos de 3 tanques ... 22
Tabla 12. Cálculo de la muestra toma de tiempos después de la……….. …………..implementación ... 23
Tabla 13. Toma de tiempos en alistamiento de pedidos implementado el…... …………...sistema de control de inventarios ... 23
Tabla 14. Ventas totales desde octubre del 2016 a marzo 2017 ... 24
Tabla 15. Pronóstico de Ventas por modelo Promedio móvil Simple y.….. …………...errores ... 24
v
ÍNDICES DE FIGURAS
PÁGINA
Figura 1.Desorganización en el área de almacenamiento ... 10
Figura 2. Organigrama definido para la empresa Impvest……… …………..Representaciones ... 15
Figura 3. Flujograma del procedimiento de almacenamiento en la……..…… …………..empresa Impvest Representaciones ... 16
Figura 4.Representación gráfica 80-20 del Análisis ABC en la empresa .... 20
Figura 5. Área de almacenamiento sistema de refrigeración después de……... ………….aplicar las diversas metodologías y clasificaciones ... 21
Figura 6. Representación gráfica Regresión móvil ... 24
Figura 7. Representación gráfica media móvil simple de ventas ... 25
Figura 8. Acceso usuario y contraseña al Sistema ... 26
Figura 9. Imagen control de lista de Accesorios... 27
Figura 10. Buscador Inteligente en la Sección Lista de Accesorios ... 28
Figura 11. Gráfico de las entradas, salidas, stock del SGI ... 28
Figura 12. Imagen sección parámetros y criterios de Stock ... 29
Figura 13. Trazabilidad Inv. Impvest EEE (REGISTRO) ... 30
Figura 14.Formato de facturas ... 30
Figura 15. Formato de ingresos de nuevos productos en Inventario "EEE" 31 Figura 16. Productos añadidos en la sección stock "EEE"... 31
Figura 17. Formato de ingresos de nuevos productos en Lista de………. ………Accesorios ... 32
Figura 18. Productos añadidos en la sección Lista de Clientes ... 32
Figura 19. Imagen Sección Lista de Clientes ... 32
vi
ÍNDICES DE ANEXOS
PÁGINA
Anexo 1. Tabla de datos caja 1 ventas y faltantes desde octubre-2016 a…….
…………..marzo-2017 ... 41
Anexo 2. Tabla de datos caja 2 ventas y faltantes desde octubre-2016 a…….
…………..marzo-2017 ... 42
Anexo 3. Tabla de datos caja 3 ventas y faltantes desde octubre-2016 a…….
………...marzo-2017 ... 43
Anexo 4. Tabla de datos caja 4 ventas y faltantes desde octubre-2016 a…….
…………..marzo-2017. ... 44
Anexo 5. Tabla de datos caja 5 ventas y faltantes desde octubre-2016 a…….
…………..marzo-2017. ... 45
Anexo 6. Tabla de datos caja 6 ventas y faltantes desde octubre-2016 a…….
…………..marzo-2017. ... 46
Anexo 7. Tabla de datos caja 7 ventas y faltantes desde octubre-2016 a…….
…………..marzo-2017 ... 47
Anexo 8. Tabla de datos caja 8 ventas y faltantes desde octubre-2016 a…….
…………..marzo-2017 ... 48
Anexo 9. Aplicación de metodología ABC en la bodega Impvest…….
………representaciones... 49
Anexo 10. Layout área de bodega antes de la implementación ... 53
1
RESUMEN
El presente trabajo consistió en la implementación de un sistema de control de inventarios en la empresa Impvest Representaciones con el fin de mejorar la gestión técnica y administrativa de la empresa y evitar la generación de pérdidas económicas, demoras e insatisfacción del cliente final, entre otros. Inicialmente se realizó un diagnóstico de la empresa para determinar la situación en la que se encontraba por la cual se evidencia inexistencia de administración y gestión, un mal manejo de inventarios, además la organización y mantenimiento de las bodegas son inadecuados. Se realizó una recopilación de datos históricos y relevantes para la implementación del sistema de control de inventarios, basándose en un análisis de los últimos 6 meses en la organización, aplicándose varias metodologías como: la clasificación ABC, la aplicación en la bodega de las 5S, un análisis de pronósticos mediante el promedio móvil simple con el fin de organizar y acondicionar el área de almacenamiento. Se estableció indicadores de cumplimiento e identificación en todos los ítems para que el sistema pueda aplicarse de manera óptima y eficiente. Se diseñó una herramienta en Microsoft Excel para mejorar el proceso y dar un soporte al sistema de control de inventarios partiendo de las necesidades determinadas anteriormente para convertirlas en fortalezas con dicho software de apoyo, el software contiene varias secciones que abarcan el sistema, agilitan procesos, y generan datos significativos para la empresa. Finalmente se obtuvieron los resultados de la implementación del sistema de control de inventarios mediante un análisis de los costos generales comparados con los beneficios que este aporta a la empresa para eliminar perdidas monetarias, de almacenamiento y tiempo.
Palabras Clave.
2
ABSTRACT
The present work consisted in the implementation of an inventory control system in the company. Tax Representations in order to improve the technical and administrative management of the company and avoid the generation of economic losses, delays and dissatisfaction of the final customer, among others. Initially a diagnosis of the company was made to determine the situation in which it was found that there is no management and management, poor inventory management, and the organization and maintenance of the warehouses are inadequate. A compilation of historical and relevant data for the implementation of the inventory control system was carried out, based on an analysis of the last 6 months in the organization, applying several methodologies such as: ABC classification, use in the 5S warehouse, A forecast analysis using the simple moving average in order to organize and condition the storage area. The indicators of compliance and identification were established in all the items so that the system can be applied in an optimal and efficient way. A tool was designed in Microsoft Excel to improve the process and give support to the inventory control system of the needs before turning them into strengths with such support software, the software contains several sections covering the system, streaming processes, and Generate significant data for the company. Finally, the results of the implementation of the inventory control system were obtained through an analysis of the general costs compared to the profits that they obtain for the company to eliminate monetary losses, storage and time.
Keywords.
3
INTRODUCCIÓN
En un mundo globalizado donde la competencia, la capacidad de respuesta, la innovación y las tendencias crecen cada día más, la calidad ya no es una opción ni una ventaja competitiva es un requerimiento esencial para permanecer y competir en los mercados. La empresa Impvest Representaciones es una importadora y comercializadora de accesorios automotrices que maneja una cantidad elevada de repuestos en sus inventarios (entre 280 a 300 ítems) de diversos tipos de tanques de radiadores, empaques, etc. Por el crecimiento organizacional de la empresa ha tenido un incremento en ventas en los últimos años lo cual dificulta la gestión de las entradas y salidas de inventarios, lo que ha generado que se vuelva muy difícil el control, supervisión, el tiempo de respuesta, la adecuación del área de almacenaje y la eficacia, generando conflictos entre las áreas de la empresa.
En las microempresas en el Ecuador como Impvest Representaciones ha sido un problema recurrente no poseer un sistema de control de inventarios que cumpla con Ias necesidades de la empresa. Al conocer estas necesidades se propuso implementar un sistema de control de inventarios en la empresa que pretende mejorar la gestión de inventarios y satisfacer las necesidades de todas las partes interesadas.
En el libro expuesto por Viteri Jorge (2015), los Inventariosson los productos, materiales e ítems que se utilizan en una empresa, organización y se encuentran a disponibilidad para la gestión en la misma. En las empresas se conoce a los inventarios como los productos, ítems tangibles o físicos contenidos en las determinadas áreas, de otra forma, se puede determinar como al elemento intangible de la empresa (registros, papeles). Se conoce que los inventarios funcionan como amortiguador entre la demanda de productos, ítems o materiales de las partes interesadas y su capacidad de respuesta, tiempos de entrega y servicios de la empresa. Un sistema de inventario se fundamenta por medio de políticas y controles necesarios que determinan los niveles de necesidades, requerimientos e identifican aquellos productos a mantener, así como conocer cuándo se debe dar la gestión de reabastecimiento, el tipo y cantidad de pedidos necesario (Viteri, 2015).
4 - Realizar un diagnóstico de la situación actual del manejo de inventarios
en la empresa.
- Mejorar la organización de las bodegas y la recopilación de datos de la empresa Impvest representaciones.
- Desarrollar la estructura del sistema de control de inventarios de la empresa.
- Determinar los resultados de la implementación del sistema de control de inventarios.
El Sistema de control de inventarios se conoce como aquel que se encarga de coordinar, organizar y gestionar los bienes, productos o materiales a través de un registro, con eI cual se lleva un control de la cantidad ordenada, la fecha en la que se realiza el movimiento o pedido y la persona encargada que lo solicita (Arcusin & Rossetti 2013).
En la investigación de un sistema de control en el manejo de los inventarios en mercantil de confecciones Ltda. “Mercon” en Colombia, se define que mediante la implementación de un sistema de control de inventarios permanente en eI área de almacenaje se podrá lograr: Saber cuál es la índice de rotación continua de los ítems, productos o materiales, que productos son los requeridos en mayor cantidad y establecer parámetros y criterios para solicitar una nueva cantidad, y de esta forma crear estrategias mediante la determinación de cuáles son los productos más vendidos y menos vendidos, que producto ya no se necesita importar por diferentes situaciones o cual se debería aumentar la demanda en un tiempo más cercano, además de controlar todos sus productos día tras día de una manera rápida, eficiente y eficaz, manejando el stock de cada producto para tener un conocimiento preciso de que cantidad de producto se tiene (Cantor & Lagos, 2015).
En Bogotá año 2009, se determinó características en los sistemas de inventarios que pueden ser por origen o en el transcurso de su gestión aparecen según el sistema con el que se está trabajando.
Cualquier problema de inventarios incluye:
- La demanda puede determinarse y conocerse, pero también puede ser aleatoria en función del tiempo.
- La gestión de un inventario busca satisfacer la demanda; el inventario puede irse acabando y se debe hacer un abastecimiento del mismo. El reaprovisionamiento puede ser, continuo, por períodos o con intervalos. - Costos y gastos relacionados al implementar un sistema, riesgos
variados, almacenamiento, inversiones, depreciaciones, seguros. - Restricciones que forman parte del origen mismo del problema
5 En la investigación de un sistema de control interno de inventarios en pequeñas y medianas empresas en el Municipio de Soacha Colombia con la herramienta Excel (2008), se determinó que generalmente las organizaciones y empresas mantienen provisiones en la espera de vender que permitan cumplir a tiempo los requerimientos de los clientes. Es fundamental aplicar metodologías que busquen optimizar, minimizar los costos por tener inventario en stock y cumplir con la demanda de los clientes. Los clientes piensan desde su punto de vista, que los inventarios deben contener todas las unidades como puedan demandarse, lo cual es lo que se busca con un sistema de control de inventarios tratar de evitar inexistencias o agotamientos, pero hay varios factores que fluctúan para que esto se dé. Los inventarios son dinero almacenado, representan el capital sin movimiento. Sin embargo, existen razones para poseer inventarios. Siendo las siguientes:
- Independizar las etapas en producción. - Economías a escala.
- Tiempo de respuesta al cliente cuando requiera el producto (Camacho & Martinez, 2008).
En las primeras investigaciones fue publicado en 1915, el concepto básico de tamaño de lote económico y el control de inventarios se desarrolló sobre líneas más científicas, de la misma manera el enfoque estadístico para determinar los puntos de orden fue presentado por R. H. Wilson (1934) quien fue uno de los precursores de la administración de inventarios (Herrera, 2006).
En el control de inventarios y administración es importante que los gerentes se den cuenta de que la forma de manejar las piezas mediante la lógica de control de inventarios se relaciona directamente con el desempeño financiero de la empresa. Una medida clave que tiene que ver con el desempeño de la compañía es la rotación de inventarios. Recuerde que la rotación de inventarios se calcula como sigue: Rotación de inventarios = Costo de los bienes vendidos/ Valor promedio del inventario (Chase & Jacobs, 2009). Es muy importante definir un inventario de datos donde se establezca el origen, trazabilidad, el uso, y el flujo de los mismos en la organización (Guevara A, 2002).
6 En las investigaciones presentadas, en el libro de administración de operaciones, producción y cadena de suministro expuesto por Richard Chase y Robert Jacobs (2009), se define como pronóstico a la herramienta efectiva que se la usa para la toma de datos dentro de un tiempo definido con el fin de estimar cuáles serán las tendencias de la actualidad que seguirán prolongándose en un tiempo futuro. Asimismo, se la puede utilizar de manera subjetiva para la evaluación de situaciones de algún tipo de evento inesperado. Por esto, se considera que el primer eslabón para la gestión de la producción e inventarios es el de pronosticar la futura demanda. Por otro lado, proponen que un promedio móvil simple es una herramienta muy útil a la hora de eliminar las fluctuaciones aleatorias de un pronóstico que no tiene características estacionales cuando la demanda del producto no decrece ni crece de una manera rápida. Aunque generalmente los promedios de movimientos son centrados, se considera mucho más factible la toma de datos pasados para poder pronosticar directamente el próximo período. Además, se determinó criterios y características fundamentales sobre la demanda que por un lado, la demanda dependiente conlleva una relación proporcional entre las piezas, partes e ítems de los inventarios, es decir, el requerimiento de demanda de cualquier ítem es directamente el resultado del requerimiento de demanda de otro ítem que por lo general podría ser un artículo de un criterio mayor del grupo que conforme; totalmente diferente que la demanda independiente, ya que en esta generalmente algunos ítems producidos no conlleven ninguna relación, pero soportan los requerimientos de la demanda externa (Chase & Jacobs, 2009).
Para la gestión de inventarios existe una metodología muy útil e importante de clasificación llamado ABC, se presenta como un método estratégico con una lista de los ítems o productos en tres categorías valorativas, que se presenta de la siguiente manera:
- “A” que es directamente proporcional al 15% de lo más alto - “B” que se es directamente proporcional al 35%
- “C” que determina al último 50%
7 En la investigación científica de Indicadores de la gestión logística expuesta por Luis Aníbal Mora (2008), el efecto de los indicadores sobre la gestión de inventarios es esencial en la cadena de suministros, tal como lo expresaría “los flujos de ítems, productos y materiales a lo largo de la cadena de suministro son un aspecto fundamental en la administración y gestión logística, porque de ello depende el reaprovisionamiento óptimo de productos y materiales en función comercial y de logística de la organización”
En la investigación “Reseña de un software disponible en Colombia para la Gestión de Inventarios en Cadenas de Abastecimiento, la principal motivación de las empresas para implementar una herramienta de software es la búsqueda en un mejoramiento de la gestión global (Gutiérrez & Jaramillo, 2009).
En el libro expuesto por el Doctor Jorge Viteri se dice que para cada ítem o producto del inventario se establece un punto de reorden, que indica el momento idóneo en que se debe realizar un nuevo requerimiento de materiales para evitar agotamientos o rupturas de stock. Es decir, cuando el inventario disminuye a tal punto, se debe realizar el reaprovisionamiento (Viteri, 2015).
En la investigación científica “Impacto de los indicadores de control de inventarios en la cadena de suministro” expuesta por Milton Ponce Cabrera en la Universidad Militar de Nueva Granada (2014), mediante los indicadores, se pueden determinar criterios y características para medir cuantitativamente y cualitativamente los inventarios, cómo se comporta el flujo en la cadena de suministro y por lo cual que resoluciones efectivas se pueden implementar y qué modelos se utiliza para ser más competitivos y productivos en el mercado comercial.
8 1. SEIRI – ORGANIZACIÓN: Identificación y separación de los materiales que se necesitan de aquellos que no, todo lo que no se utiliza se elimina (Mendoza, 2011).
2. SEITON – ORDEN: Al identificar los materiales útiles, se debe colocar cada cosa en su lugar mediante indicadores que apoyen la gestión, utilizar y si se agotan se debe reponerlos de ser necesario.
3. SEISO – LIMPIEZA: Se eliminan desperdicios, se identifican las áreas y fuentes de suciedad, mejorando notablemente el proceso general de la empresa y preservando la salud de todos los trabajadores en la empresa (Mendoza, 2011).
4. SEIKETSU – CONTROL VISUAL: Control del cumplimiento de todas las fases expuesta anteriormente, verificando que todo se realice como debe ser.
5. SHITSUKE – DISCIPLINA Y HÁBITO: Se basa en la mejora continua, y cumplimiento de la metodología, siempre hay algo que mejorar en cada área de la empresa lo importante es identificar las necesidades (Mendoza, 2011).
9
METODOLOGÍA
DIAGNÓSTICO DEL ESTADO INICIAL DE LA EMPRESA IMPVEST REPRESENTACIONES
La empresa Impvest Representaciones no cuenta con un sistema de control de inventarios, de la misma forma no se cuenta con procedimientos ni registros de los productos que se almacenan y comercializan, solo cuenta con hojas de ventas realizadas mensuales.
En cuanto al orden y almacenaje la empresa no tiene definido el lugar específico de cada caja que ingresa al área de almacenamiento, es decir como van llegando se van colocando sin ningún procedimiento.
Se desconoce la cantidad total de productos puesto que hay productos almacenados que no se venden y se tienen guardados en un rincón y sin ningún registro en el área de bodega.
La empresa no conoce con certeza cuando realizar el reaprovisionamiento de los productos, estos se realizan cuando el jefe de bodega se da cuenta por conteo físico que ya están por agotar.
Se determinó que el stock de determinados productos al no realizar el requerimiento a tiempo de dichos modelos de tanques de radiadores se agotó, que según la experticia del jefe de ventas se venden continuamente, como se los muestra en la siguiente tabla 1.
Tabla 1. Cantidad de Ítems sin stock
ITEMS SIN STOCK IMPVEST REPRESENTACIONES DESCRIPCIÓN
KIA SPECTRA 1.8 L SUZUKI ESTEEM 1.6L
HYUNDAI ACCENT FREIGHTLINER TOYOTA HILUX 147
Se realizó una entrevista a cada uno de los trabajadores y se pudo identificar que ninguno sabía delimitadamente sus funciones, además que todos tienen acceso al manejo de los productos almacenados y no había una persona encargada de los productos y del área de almacenaje.
10 producto que conlleva, no se cuenta con definiciones de lugares para cada producto como se puede observar en la siguiente figura 1.
Figura 1.Desorganización en el área de almacenamiento
DESCRICIÓN DE LA METODOLOGÍA UTILIZADA
Para la implementación del sistema de control de inventarios se definió los siguientes puntos:
- Levantamiento de información y datos relevantes para el sistema
de control de Inventarios.
En este primer punto se realizó una recopilación de datos históricos desde el mes de octubre del 2016 a marzo del 2017, un conteo físico de todos los productos que posee la empresa, se determinó que modelos de tanques de radiador tienen faltante durante estos 6 meses y cuales están en exceso de stock y los costos por mantener un inventario.
- Clasificación y organización del área de almacenamiento.
En este punto se realiza la clasificación de los productos mediante la metodología ABC, se identifica el punto de reorden para los productos, se define la responsabilidad y control de la bodega, se realiza un procedimiento de almacenamiento, se determina la toma de tiempos de despacho antes y después de la implementación del sistema de control de inventarios.
- Desarrollo del sistema de control de inventarios
Para la ejecución correcta del sistema de control de inventarios se desarrolló una herramienta de hojas electrónicas que permite supervisar, controlar y cumplir con un manejo adecuado del inventario en la bodega.
- Determinación de resultados de la implementación del sistema de
11 Se realizó un análisis de los costos y beneficios que genera la implementación de un sistema de control de inventarios, con el fin de determinar las mejoras realizadas en la gestión.
2.2.1. LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN Y DATOS RELEVANTES PARA EL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS
2.2.1.1. Recopilación de datos históricos
Se realizó una recopilación de datos de ventas, compras y faltantes del mes de octubre del 2016 al mes de marzo del 2017 y de este modo poder obtener toda la información necesaria para la elaboración del sistema de control de inventarios, dichos datos históricos están presentados desde el Anexo 1 al 8.
2.2.1.2. Cantidad de productos que posee la empresa
Se realizó un conteo en el mes de marzo del año 2017 de todos los tanques de radiadores que posee la empresa como se muestra en la siguiente tabla 2.
Tabla 2. Cantidad total de Productos CANTIDAD TOTAL DE PRODUCTOS
DESCRIPCIÓN CANTIDAD SISTEMA DE
REFRIGERACION
Tanques Radiadores 11475
2.2.1.3. Faltante de Mercaderías
Se puede evidenciar los ítems faltantes durante un período de 6 meses, y el valor monetario que no se encuentra registrado como egresos en ventas tal como se muestra en la tabla 3 y para ampliar la información lo podemos ver del anexo 1 al 8.
Tabla 3. Análisis de tanques de radiadores faltantes
TANQUES DE RADIADORES FALTANTES 2016 OCTUBRE-2017 MARZO FALTANTES TOTAL 2016
0CT-2017MAR
CAJA 1
CAJA 2
CAJA 3
CAJA 4
CAJA 5
CAJA 6
CAJA 7
CAJA 8
OCTUBRE-2016 1 1 3 0 1 0 1 1 202
NOVIEMBRE-2016 11 1 3 3 12 2 2 4
COSTO DE COMPRA
DICIEMBRE-2016 2 20 2 4 9 11 1 12 $7
ENERO-2017 0 0 0 0 7 1 4 0 TOTAL
FANTANTES $ DINERO
FEBRERO-2017 1 2 9 10 1 6 0 7
MARZO-2017 3 24 5 11 1 3 0 0
1.414,00 $
12 2.2.1.4. Exceso de Inventarios
Se determinó por políticas empresariales que el stock máximo por cuestiones de espacio de almacenamiento de cada modelo del producto debe ser de 45 unidades, por ende, se definió que estos productos están en exceso ya que su volumen de venta no es referente a la demanda de los mismos como se muestra en la tabla 4.
Tabla 4. Exceso de Inventarios desde octubre 2016 a marzo 2017 EXCESO DE INVENTARIOS
DESCRIPCIÓN CANTIDAD
KIA RIO STYLUS 55
AVEO TOMA ESQ. 120
MAZDA 2.200 300
2.2.1.5. Costos por Almacenamiento
Para calcular el costo por mantener el inventario se realizó un análisis financiero de todos los costos que abarcan durante un período de seis meses, costos fijos, variables y además se determinó el costo por mantener el inventario por cada unidad final para la venta. Para calcular dicho costo primero se obtiene el total de todos los costos semestrales y se contabiliza el número de ventas durante dicho semestre, se realiza la siguiente ecuación [1]:
(costo total semestral) / (las unidades vendidas) [1] De esta forma se obtiene el costo de mantener el inventario por cada unidad. El ingreso económico del personal de empleados es calculado en base al sueldo percibido el año 2017 como se muestra en la tabla 5.
Tabla 5. Costo por mantener un Inventario 6 meses COSTOS POR MANTENER UN INVENTARIO MATERIALES DE
TRABAJO $ 450,00
Computadora marca
DELL 2010 $ 450,00
SERVICIOS BÁSICOS $ 70,00
Agua potable $ 15,00
Luz eléctrica $ 30,00
Teléfono convencional $ 25,00
SERVICIOS EXTRAS $ 35,00
Alarma $ 20,00
Internet $ 15,00
SERVICIO DE
PERSONAL $ 780,00
13
Tabla 5. Costo por mantener un Inventario 6 meses (Continuación…)
Ayudante $ 380,00
TOTAL $ 1.335,00
TOTAL SEMESTRAL $ 8010
UNIDADES VENDIDAS
SEMESTRALES 2934
COSTO POR MANTENER EL INVENTARIO DEL PRODUCTO
8010$/2934
unidades 2,73$/unidad
2.2.2. CLASIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL ÁREA DE ALMACENAMIENTO
2.2.2.1. Clasificación de Productos.
Los ítems están clasificados por políticas empresariales basadas en marca, modelo y medidas, en tarros para aprovechar el espacio aéreo de la bodega, los tarros o también llamadas “cajas” divididas en 8 están formados por los ítems que conforman la empresa, además se utilizó el modelo ABC para clasificación de los ítems realizado en un modelo con el uso de hojas electrónicas.
En el cual se calculó primero el valor vendido [2]:
Valor vendido = (Unidades Vendidas x Valor percibido por Ítem) [2] Consecuentemente se calculó la participación de cada ítem en el valor vendido total de los ítems [3]:
Participación = (Valor Vendido/ Valor Vendido Total) [3]
A continuación, se realizó un filtro con el valor de participación de mayor a menor para saber que ítems son los que más participan hasta los que menos participan en orden descendente.
Para seguir con el modelo y conocer la clasificación ABC, el siguiente paso es calcular la participación acumulada [4]
Participación acumulada = (Valor anterior de Participación+ Valor de Participación) [4]
14
Tabla 6. Porcentajes de participación en Clasificación ABC
PARTICIPACIÓN CLASIFICACION ABC
0%-80% A
81%-95% B
96%-100% C
2.2.2.2. Punto de Reorden
La fórmula para encontrar el punto de reorden es [5]:
Punto de reorden= Stock de reserva + número de ventas previstas durante el tiempo que se demora la entrega (Viteri J, 2015). [5] La fórmula para encontrar el stock de reserva es [6]:
Stock de Reserva=(PME-PE) DM [6] PME=Plazo máximo de entrega PE= Plazo entrega
DM= Demanda Media
En la empresa Impvest Representaciones el Stock de reserva por políticas empresariales es de 5 unidades.
2.2.2.3. Manejo y control de bodega
15
Figura 2. Organigrama definido para la empresa Impvest Representaciones
2.2.2.4. Procedimiento de Almacenamiento
Se realizó un procedimiento de almacenamiento en la empresa Impvest Representaciones con el fin de estandarizar el proceso para aportar al funcionamiento global del sistema de control de inventarios.
Descripción del Proceso
Se inicia el proceso de acuerdo a la recepción de las cajas de ítems con políticas empresariales de la misma, la recepción se coordina con el jefe de bodega revisando que los ítems que llegaron son los acordados en modelo y cantidad, si todo está de acuerdo se ingresa la mercadería, al ingresar se la clasifica según el modelo de clasificación ABC como se encuentra distribuida la misma se establece un registro de los ítems ingresados y al finalizar se pone a disposición la mercadería para comercializarla.
Diagrama de Flujo
A continuación, se puede observar el proceso de almacenamiento en un diagrama de flujo mediante la figura 3.
GERENTE GENERAL SR. GUSTAVO
MORA C
EJECUTIVO ADMINISTRATIVO LUIS FELIPE MORA
MENSAJERO ESTALIN CHICAIZA
EJECUTIVO DE VENTAS JEAN CARLO MORA
VENDEDOR ZONA NORTE ALEX MONTENEGRO
VENDEDOR ZONA SUR ALEX ANALUISA
JEFE DE BODEGA CHRISTIAN
GRANIZO
16
Figura 3. Flujograma del procedimiento de almacenamiento en la empresa Impvest Representaciones
2.2.2.5. Organización de la bodega
Se utilizó la clasificación ABC ya expuesta anteriormente para la clasificación de los ítems. Además, se utilizó la metodología de las 5S como se muestra en la tabla 7.
INICIO
Recepción de las cajas en la
bodega
Revisión del jefe de bodega de la factura y un aforo
visual de los ítems.
¿El pedido
es el
correcto?
Se registra las anomalías y se las
hace conocer de inmediato al
proveedor NO
SI Se ingresa la mercadería
Se clasifica los ítems según el modelo de ABC Se establece un registro de
ingresos de los ítems Se dispone la mercadería
17
Tabla 7. Descripción y funcionamiento Metodología 5s
DENOMINACIÓN
CONCEPTO APLICACIÓN
EN ESPAÑOL JAPONES
Clasificación Seiri Separar
Innecesarios
Se optimizó el espacio de trabajo eliminando cosas inútiles.
Se utilizó la metodología ABC para clasificar los ítems. Herramientas y cosas de la bodega se definió si es o
no necesario.
Orden Seiton Situar
Necesarios
Se ubicó cada cosa en su lugar, cada ítem en un respectivo lugar
Se identificó cada cosa con su nombre y cada ítem. Se hizo más segura el área de almacenamiento y
traslado.
Limpieza Seiso Suprimir
Suciedad
Registro de limpiezas en la bodega de almacenamiento.
Establecer áreas limpias, seguras y accesibles.
Estandarización Seiketsu Señalizar
Anomalías
Identificadores de cumplimiento y seguimiento. Prevención de la aparición de desorden y suciedad en
el área Mantener la
disciplina Shitsuke Mejora Continua
Dar importancia a las oportunidades de mejora en el área.
2.2.2.6. Toma de tiempos de despacho antes de la implementación del Sistema de control de inventarios y después
Para realizar la toma de tiempos antes y después de la implementación del sistema de control de inventarios, con el fin de conocer la gestión del mismo antes y después, se calculó el número de muestras con la siguiente fórmula [7].
[7] Siendo:
n = Tamaño de la muestra que deseamos calcular (número de observaciones)
n' = Número de observaciones del estudio preliminar
Σ = Suma de los valores
x = Valor de las observaciones.
40 = Constante para un nivel de confianza de 94,45%
2.2.3. DESARROLLO DEL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS
18 El desarrollo del software se basó en las necesidades identificadas en el diagnóstico de la empresa para subsanar las mismas y a partir de la implementación de dicho software se generen datos de valor al sistema de control de inventarios y a la empresa.
2.2.4. DETERMINACIÓN DE RESULTADOS DE LA
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS
Para obtener los resultados de la implementación del sistema de control de inventarios se realizó un análisis costo – beneficio, en el cual primero se determinan los costos que se incurriría por la implementación del mismo en la empresa que son directamente proporcionales al mismo y a su gestión, por otra parte se determina los beneficios que genera su implementación haciendo un análisis con los datos históricos de la empresa y los datos después de la implementación del sistema y se realiza una comparación analizando todos los puntos para determinar si sería mayor el costo por su implementación o mucho mayor el beneficio.
PRONOSTICOS DE LA DEMANDA
El pronóstico de la demanda se la realizó mediante el método de promedio móvil simple cada dos valores de la demanda puesto es el método que más se adapta a este modelo, es ideal para indicadores de demanda aleatorios donde se pretende eliminar el impacto de los elementos irregulares históricos mediante un enfoque en períodos de demanda reciente. El promedio móvil se representa con la siguiente ecuación [8]:
[8] X
̂t = Promedio de ventas en unidades en el período t
∑= Sumatoria de datos
Xt−1 = Ventas reales en unidades de los períodos anteriores a t
n = Número de datos
19 [9] Donde:
n= Número de períodos
𝐴𝑡= Demanda real
20
RESULTADOS Y DISCUSIÓN
CLASIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL ÁREA DE
ALMACENAMIENTO
3.1.1. CLASIFICACIÓN DE LOS ÍTEMS
Los ítems están clasificados por marcas y modelos en 8 cajas desde la A hasta la H en tarros grandes a lo largo por optimización de espacio según políticas empresariales. Para la clasificación de los ítems se utilizó el método ABC para ordenar los ítems y clasificarlos en la bodega como se muestran en el anexo 9 y como resumen la tabla 8.
Tabla 8. Resumen de la clasificación ABC de los productos
ANALISIS ABC
PARTICIPACIÓN CLASIFICACION ABC n PARTICIPACIÓN n VENTAS PARTICIPACIÓN VENTAS
0%-80% A 34 15% $ 50.072,00 74%
81%-95% B 31 13% $ 9.558,00 14%
96%-100% C 167 72% $ 8.104,00 12%
Para conocer la aplicabilidad de la metodología ABC esta se representa la figura 4.
Figura 4.Representación gráfica 80-20 del Análisis ABC en la empresa 0,0% 20,0% 40,0% 60,0% 80,0% 100,0% 120,0%
$1.000,00 $2.000,00 $3.000,00 $4.000,00 $5.000,00 $6.000,00
MA
ZD
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2.6 (
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-080)
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21 3.1.2. PUNTO DE REORDEN
Para el punto de reorden se estableció primero el Stock de reserva por políticas empresariales puesto que el gerente gracias a la experiencia sabe que su proveedor tarda dos meses en despachar el pedido, el análisis se muestra en la siguiente tabla 9.
Tabla 9. Cálculo del Punto de Reorden ejemplo tanque chevrolet Sail
STOCK DE RESERVA
DÍAS DE DEMORA PEDIDO PROVEEDOR
VENTA 2 MESES
PUNTO DE ORDEN
TANQUE CHEVROLET SAIL 5 60 15 20
Como podemos darnos cuenta se debe ordenar producto cuando se llegue a 20 unidades en este caso del tanque del Chevrolet Sail, gracias a las ventas pronosticadas nos podemos dar cuenta que cantidad de ventas tendrá cada ítem en los dos meses como podemos observar del anexo 1 al 8.
3.1.3. ORGANIZACIÓN DEL ÁREA DE ALMACENAMIENTO
Para la correcta aplicación de todas las metodologías, clasificación ABC entre otros, se necesita que exista un orden correcto del almacenamiento de la bodega por lo cual mediante la metodología 5S se pudo llegar satisfactoriamente a cumplir con lo requerido en el área de sistemas de refrigeración, como se muestra en la siguiente figura 5 y en el anexo 11.
22 3.1.4. TOMA DE TIEMPOS DE DESPACHO ANTES DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS Y DESPUÉS
Para la toma de tiempos antes de la implementación según el método estadístico, la muestra debe ser de 13,54 es decir aproximadamente 14 como se puede ver en la siguiente tabla 10.
Tabla 10. Cálculo de la muestra toma de tiempos antes del sistema
∑x ∑x2 N
10,67 113,8489 13,54
11,66 135,9556
12,53 157,0009
9,52 90,6304
12,18 148,3524
10,63 112,9969
67,19 758,7851
Se realizó un estudio de 14 pedidos aleatorios pero de entrega de 3 unidades de tanques en el mes de febrero de cada actividad que se realiza en un proceso de toma de pedido el tiempo de cada actividad lo cual nos da un tiempo promedio de pedido de 11,67 minutos dándonos como resultado un tiempo demasiado extenso para que el pedido esté listo para su despacho y atender al cliente en el tiempo máximo requerido, se puede observar los tiempos tomados de las diferentes muestras aleatorias en la tabla 11.
Tabla 11. Proceso de Toma de pedidos de 3 tanques
Para la toma de tiempos después de la implementación según el método estadístico, la muestra debe ser de 20,41 es decir aproximadamente 20 como se puede ver en la siguiente tabla 12.
PROCESO DE TOMA DE PEDIDOS DE 3 TANQUES DE RADIADORES
ACTIVIDADES TIEMPOS EN MINUTOS PROM
RECEPCIÓN
DE PEDIDO 1,35 1,45 2,0 1,15 1,22 1,16 1,25 1,45 1,32 1,26 2,05 1,67 1,04 2,09 1,461
SELECCIÓN
DE ITEMS 7,32 8,56 8,02 6,07 9,11 7,35 7,72 8,76 8,65 7,17 9,34 8,35 9,25 7,45 8,080
PREPARACIÓN
DE PEDIDO 2 1,65 2,51 2,30 1,85 2,12 1,98 1,68 2,6 2,41 1,87 2,01 2,52 2,27 2,126
PEDIDO LISTO PARA EL
23
Tabla 12. Cálculo de la muestra toma de tiempos después de la implementación
∑x ∑x2 N
7,2 51,84 20,41
6,44 41,47
6,71 45,02
5,25 27,56
6,56 43,03
6,94 48,16
5,19 26,94
5,85 34,22
5,83 33,99
7,15 51,12
5,95 35,40
5,66 32,04
6,34 40,20
7,6 57,8
88,67 568,76
Después de implementar una clasificación, un orden y un sistema de control de inventarios para mejorar la eficiencia del almacenamiento de los ítems, se tomó 20 tiempos para el proceso y los resultados se presentan en la siguiente tabla 13.
Tabla 13. Toma de tiempos en alistamiento de pedidos implementado el sistema de control
de inventarios
PROCESO DE TOMA DE PEDIDOS de 5 TANQUES DE RADIADORES
ACTIVIDADES TIEMPOS EN MINUTOS PROM
RECEPCIÓN
DE PEDIDO 2,01 1,5 1,2 1,2 1,22 1,45 1,26 1,28 1,38 1,66 2,09 1,67 1,24 2,14 2,01 1,28 1,64 1,47 1,54 2,05 1,562
SELECCIÓN
DE ITEMS 3,25 3,5 4,2 2,8 3,6 4,25 2,87 2,55 2,63 4,25 2,51 2,74 2,58 3,37 2,98 2,75 2,68 3,356 3,67 3,37 3,191
PREPARACIÓN
DE PEDIDO 1,94 1,54 1,3 1,35 1,74 1,24 1,06 2,02 1,82 1,24 1,35 1,25 2,52 2,11 2,35 1,5 1,48 1,24 1,25 2,18 1,622
LISTO PARA
EL DESPACHO 7,2 6,4 6,7 5,3 6,56 6,94 5,19 5,85 5,83 7,15 5,95 5,66 6,34 7,62 7,34 5,53 5,8 6,066 6,46 7,6 6,374
En esta tabla tenemos un tiempo promedio de 6,37 minutos en la demora del proceso lo cual al comparar con el estado inicial son 5,30 minutos menos en el proceso de toma de pedidos lo cual hace la gestión mucho más eficiente.
PRONÓSTICOS DE DEMANDA
24
Tabla 14. Ventas totales desde octubre del 2016 a marzo 2017
Se utilizó el método de promedio móvil cada dos valores reales siendo el que más se adapta a las necesidades de la empresa con un error del 6% calculado con el MAD a diferencia de la regresión lineal que el coeficiente de correlación (r2) es fuerte con un valor de 0,77 por lo cual nos da un margen de error más alto del 23% como nos muestra la figura 6, por este motivo se utilizó la media móvil como se muestra en la tabla 15.
Figura 6. Representación gráfica Regresión móvil
A continuación, se presenta el pronóstico por media móvil y errores por MAD
Tabla 15. Pronóstico de Ventas por modelo Promedio móvil Simple y errores PRONOSTICO DE DEMANDA
MESES VENTA
VENTAS
PRONOSTICADAS MAD ERROR PROMEDIO
OCTUBRE-2016 336 #N/A 519,6 100%
NOVIEMBRE-2016 487 411,5 75,5 32 6%
DICIEMBRE-2016 435 461 26
ENERO-2017 557 496 61
FEBRERO-2017 540 548,5 8,5
MARZO-2017 579 559,5 19,5
ERROR PROMEDIO
UNIDADES 32
y = 42,743x + 339,4 R² = 0,7676
0 100 200 300 400 500 600 700
0 2 4 6 8
Series1 Lineal (Series1)
TABLA RESUMEN DE VENTAS ITEMS IMPVEST
CAJAS FECHAS
OCTUBRE-2016
NOVIEMBRE-2016
DICIEMBRE-2016
ENERO-2017
FEBRERO-2017
MARZO-2017
CAJA 1 45 85 44 60 60 76
CAJA 2 87 106 75 121 91 85
CAJA 3 51 82 85 118 115 116
CAJA 4 63 103 88 126 90 104
CAJA 5 36 37 52 55 76 68
CAJA 6 18 26 25 24 43 35
CAJA 7 6 14 20 26 26 32
CAJA 8 30 34 46 27 39 63
TOTAL
25 Podemos determinar que el pronóstico es muy cercano al valor real de la venta y por este motivo el 6 % del error promedio es un valor bajo lo cual nos ayuda a trabajar con mayor precisión con los valores pronosticados como se muestra en la figura 7.
Figura 7. Representación gráfica media móvil simple de ventas
DESARROLLO DEL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS
3.3.1. SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS IMPVEST REPRESENTACIONES
El Sistema de control y manejo de inventarios IMPVESTINV, nombre que facilitará la identificación del sistema dentro de la empresa, se desarrolló en la herramienta Microsoft Excel, partiendo de hojas de bases de datos de: ítems existentes, compras, entradas y salidas, reportes de stock y consultas al usuario de manera rápida. Se utilizó el modelo de (EOQ) Cantidad Económica de Pedido puesto que es el modelo que más se adapta al sistema de control de inventarios como podemos ver en la siguiente figura 8.
Figura 8. Modelo de Inventario EOQ OCTUBR
E-2016
NOVIEM BRE-2016
DICIEMB RE-2016
ENERO-2017
FEBRER O-2017
MARZO-2017
VENTA 336 487 435 557 540 579
VENTAS PRONOSTICADAS 411,5 461 496 548,5 559,5
0 100 200 300 400 500 600 700
CA
N
TIDAD
DE
VE
N
TAS
26 Donde:
Qp = Cantidad del pedido N = Nivel del punto de pedido Te= Tiempo de espera
Como primer punto para ingresar al sistema se necesita conocer el usuario y contraseña de la empresa como se muestra en la figura 9.
Figura 9. Acceso usuario y contraseña al Sistema
3.3.2. MENÚ IMPVESTINV
En el Menú IMPVESTINV podemos encontrar todas las partes del programa que la contienen y sus subdivisiones.
3.3.2.1. Lista de Accesorios
En esta subdivisión se encuentran todos los ítems del inventario en el cual se pueden buscar su ubicación, cantidad, precio, medidas, etc.
3.3.2.2. Inventario Impvest “EEE”
En la primera subdivisión del programa se encuentra la base del inventario, las entradas, las salidas, el saldo de cada ítem y todos los parámetros que se utilizan para el ingreso y egreso de ítems, además de varios indicadores de criterios de cada ítem.
3.3.2.3. Inv. Parámetros de Stock
En esta subdivisión se exponen los indicadores de criterios para conocer el stock de los ítems y conocer en qué estado se encuentran.
3.3.2.4. Trazabilidad Ingresos y Egresos Impvest
27 3.3.2.5. Factura
En esta subdivisión se factura o se realiza la proforma de los ítems y automáticamente se descuenta del saldo de inventario
3.3.2.6. Ingreso nuevos Productos
En esta subdivisión se ingresa todos los productos nuevos tanto para el sistema de control de Inventarios como para la lista de accesorios del sistema.
3.3.2.7. Lista de Clientes
Podemos encontrar todos los clientes que la empresa tiene registrados con todos sus datos para respaldos y eficiencia en la atención.
3.3.2.8. Kardex por Producto
En esta subdivisión se puede identificar la trazabilidad de todos los criterios específicamente mediante un buscador en el sistema de control de inventarios.
3.3.3. LISTA DE ACCESORIOS
Para comenzar se realizó un conteo de todos los ítems que posee la empresa dividiéndolos en las dos ramas del eje del negocio que es el sistema de inyección electrónica y sistema de refrigeración como se muestra en la figura, los ítems estaban codificados por políticas de la empresa, se colocó las medidas de cada uno de los mismos ya que es fundamental para la gestión, el precio y la cantidad como se muestra en la figura 10.
Figura 10. Imagen control de lista de Accesorios
28 la cantidad total del ítem en stock, las medidas y el precio como se muestra en la figura 11.
Figura 11. Buscador Inteligente en la Sección Lista de Accesorios
3.3.4. INVENTARIOS IMPVEST “EEE”
En esta sección en la parte superior encontramos el modelo de ingresos y egresos de los ítems en el sistema siendo la sección considerada más importante, donde se coloca el código del ítem y automáticamente se despliega la descripción del ítem y la fecha actual, se tiene que colocar la cantidad que ingresa o egresa, seleccionar el tipo de movimiento y el cliente que las solicita o entrega y automáticamente ingresara o egresara el producto de la tabla productos como se muestra en la figura 12.
29 En la parte inferior en la tabla productos se despliega todos los ítems que posee la empresa en la cual se encuentra identificados por el código, la descripción, la entrada, la salida, el stock actual del ítem y el criterio, donde automáticamente aparecerá el movimiento actual que se haya realizado ya registrado. El criterio está dado por políticas empresariales donde existen 4 formas en las cuales puede estar un ítem, en exceso, normal, por agotar, faltante. Estos criterios dependen de como se ha estipulado por la empresa cada uno de ellos dependiendo la rotación.
3.3.5. INV. PARÁMETROS DE STOCK
En esta sección se puede ver los ítems por los criterios de las políticas empresariales antes expuestos es decir se selecciona el criterio que se pretende buscar y se da un clic en ejecutar y se despliega todos los ítems que se encuentran en ese criterio como se muestra en la figura 13.
Figura 13. Imagen sección parámetros y criterios de Stock
3.3.6. TRAZABILIDAD INGRESOS Y EGRESOS INV. IMPVEST “EEE”
30
Figura 14. Trazabilidad Inv. Impvest EEE (REGISTRO)
3.3.7. FACTURA
En esta sección se realiza la factura o proforma al cliente, se selecciona el cliente automáticamente se despliega sus datos, y la fecha actual, en la parte de abajo se digita los códigos de los ítems que se van a proformar o vender y la descripción, el precio, el subtotal y el total incluido los impuestos, aparece automáticamente, si es factura y se desea que automáticamente se descuente del stock de inventarios se hace un clic en ejecutar y si es proforma o cotización al cliente no se da un clic en ejecutar y se imprime directamente. El formato de factura está estipulado en ese diseño y forma porque se adapta a la factura física a la impresión como podemos ver en la figura 15.
Figura 15. Formato de facturas
3.3.8. INGRESO DE NUEVOS PRODUCTOS
31 directamente al listado de ítems en el inventario con registro de entradas, salidas y el stock de los nuevos ítems como se muestra en la figura 16.
Figura 16. Formato de ingresos de nuevos productos en Inventario "EEE"
En la sección de stock automáticamente se añade el nuevo producto como se muestra en la siguiente figura 17.
Figura 17. Productos añadidos en la sección stock "EEE"
32
Figura 18. Formato de ingresos de nuevos productos en Lista de Accesorios
De la misma forma, en la sección de Lista de accesorios y Repuestos automáticamente se añade el nuevo producto como se muestra en la figura 19.
Figura 19. Productos añadidos en la sección Lista de Clientes 3.3.9. LISTA DE CLIENTES
En esta sección se encuentra la lista de los clientes que se van registrando, el nombre de la razón social, el RUC, la dirección y el teléfono que automáticamente se registrará en la factura para agilitar el proceso y registrar al cliente como se puede ver en la figura 20.
33 3.3.10. REPORTE DE KARDEX
En esta sección se puede determinar toda la trazabilidad de todos los movimientos realizados en el sistema, de cada requerimiento buscado es decir de un cliente específico, de un producto específico, de una fecha, que tipo de movimiento se realizaron entradas o salidas, y de un código de un producto específico. De esta manera hacer seguimientos a cualquiera de estos criterios que se registran al realizar los movimientos en el sistema de control de inventarios como se muestra en la figura 21.
Figura 21. Imagen Reporte de Kardex, búsqueda por criterios
RESULTADOS DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS
3.4.1. ANÁLISIS COSTO-BENEFICIO
A continuación, se determina si fue un beneficio o solo un costo la implementación del sistema de control de inventarios en la tabla 16.
Tabla 16. Análisis completo Costo Beneficio
COSTOS
1.- Computadora marca Dell 2005
2.- Capacitación del manejo de sistema de control de inventarios jefe de bodega (2 horas) (hora/hombre) sueldo (650,00$) más
450,00$
34
Tabla 16. Análisis completo Costo Beneficio (Continuación…)
3.- Capacitación del manejo de sistema de control de inventarios ayudante de bodega (2 horas) (hora/hombre) sueldo básico unificado (375,00$), más insumos usados
4.- Materiales, insumos útiles para la organización y clasificación de la bodega.
TOTAL COSTOS:
34,69$ 200,00$
722,82$
BENEFICIOS
1.-Estandarización del Proceso de Administración de Inventarios
En la etapa de recopilación y levantamiento de información se logró determinar las necesidades de la empresa para implementar un proceso que administre el inventario en el área de almacenamiento identificando funciones y actividades de los empleados en la bodega y la empresa permitiendo un trabajo correcto y organizado, con menos errores y más fluidez, con un flujo correcto de información para adquisición de ítems, más efectividad y menos costos.
2.-Disminución de tiempos en despacho de pedidos
En este tipo de negocio es muy importante los tiempos de alistamiento y despacho de los ítems, puesto que el cliente al momento de ordenar espera que máximo en una hora pueda obtener los productos requeridos para poder trabajar.
TIEMPO PROMEDIO EN (MIN)
DÍA LABORAL
MIN (8 HORAS)
NÚMERO DE PEDIDOS
GANANCIA PEDIDO MÍNIMO
GANANCIA MÍNIMA DIARIA EN CONDICIONES IDEALES Antes del
Sistema de Control de Inventarios
11,69 480 41,1 $ 7,00
$ 287
Después del Sistema de
Control de Inventarios
6,37 480 75,3 $ 7,00
$ 527,1
Esto nos indica que diario se desperdiciaba 240 dólares en tiempo por alistamiento de pedidos en condiciones ideales que al mes representa:
4,800 $ dólares por un pedido mínimo de una unidad. 3.- Optimización de los volúmenes de compra
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Tabla 16. Análisis completo Costo Beneficio (Continuación…) Antes de la implementación del Sistema
ITEMS EN EXCESO > 45 CANTIDAD EN EXCESO
C/U POR MANTENER INVENTARIO
COSTO GENERADO
KIA RIO STYLUS 55 10
$
2,73 $ 27,30 AVEO TOMA ESQ. 120 75
$
2,73 $ 204,75 MAZDA 2.200 300 255
$
2,73 $ 696,15
COSTO
TOTAL $ 928,20
ITEMS AGOTADOS (0) PARTICIPACIÓN
VENTAS POSIBLES
GANANCIA
MINIMA TOTAL
KIA SPECTRA 1.8 L 0,2% 7
$ 7,00
$ 49,00 SUZUKI ESTEEM 1.6L 0,4% 12
$ 7,00
$ 84,00
HYUNDAI ACCENT 1,5% 44
$ 7,00
$ 308,00
FREIGHTLINER 1,6% 14
$ 30,00
$ 420,00
TOYOTA HILUX 147 0,3% 9
$ 7,00
$ 63,00
TOTAL NO VENDIDO
$ 924,00 Total, Exceso y agotados = 1852,20 $
Después de la implementación del Sistema:
ITEMS EN EXCESO > 45 0
ITEMS AGOTADOS (0) PARTICIPACIÓN
VENTAS POSIBLES
GANANCIA
MINIMA TOTAL
KIA SPECTRA 1.8 L 0,2% 7
$ 7,00
$ 49,00 SUZUKI ESTEEM 1.6L 0,4% 12
$ 7,00
$ 84,00
TOTAL NO VENDIDO
$ 133,00 Total, Exceso y agotados = 133$
4.-Reducción de Ítems Faltantes
