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ACUERDO DE DIRECCtÓN EJECUTIVAiS^Mf NÚMERO DE-034-2017
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REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS
-RENAP-ACUERDO DE DIRECCIÓN EJECUTIVA NÚMERO DE-034-2017
EL DIRECTOR EJECUTIVO EN FUNCIONES DEL REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con lo regulado en los artículos 1, 8 y 42 del Decreto número 90-2005 del
Congreso de la República de Guatemala, Ley del Registro Nacional de las Personas, se crea el
Registro Nacional de las Personas, como una entidad autónoma, de derecho público, con
personalidad jurídica, patrimonio propio y plena capacidad para adquirir derechos y contraer
obligaciones; los órganos del Registro son el Directorio, Director Ejecutivo, Consejo Consultivo,
Oficinas Ejecutoras y Direcciones Administrativas; y, la Dirección de Informática y Estadística es el ente encargado de dirigir las actividades relacionadas con el almacenamiento y procesamiento de los datos que se originen en el Registro Central de las Personas.
CONSTDERATtDO:
Que de acuerdo con lo establecido en el articulo 19 de la referida Ley, el Director Ejecutivo es el superior jerárquico administrativo del RENAP, ejerce la representación legal y es el encargado de dirigir y velar por el funcionamiento normal e idóneo de la entidad. Asimismo, el artículo 20 literales a) y m) del mismo cuerpo normativo, señala que son ftjnciones del Director Ejecutivo, cumplir y velar porque se cumplan los objetivós de la Institución, así como las leyes y reglamentos; y todas aquellas que sean necesarias para que la Institución alcance plenamente sus objetivos.
CONSIDERANDO:
Que el articulo 1 del Acuerdo de Dirección Ejecutiva número DE guión ciento dos guión dos mil
dieciséis (DE-102-2016), de fecha seis de septiembre de dos mil dieciséis, establece que a partir
I
de la vigencia de dicho Acuerdo, la aprobación por parte del Director Ejecutivo de los Manuales de
|
Normas y Procedimientos del Registro Nacional de las Personas, Políticas, Guias, Protocolos y otros instrumentos técnicos administrativos análogos, se realizará a través de Acuerdo; y,
CONSIDERANDO:
Que la Dirección de Gestión y Control Interno solicitó a la Dirección Ejecutiva, la aprobación de la
"GUÍA PARA EL CONTROL DE IMPRESORAS ARRENDADAS", la cual tiene por objetivo proveer
un documento técnico-administrativo que Sirva TJé apoyo y orientación al personal del
k-Departamento de Soporte Técnico de ta Dirección de Informática y Estadística que provea la
|
información necesaria para conocer la ubicación de las impresoras arrendadas en el momento que
' '
se necesite, y en virtud que la misma cumple con todas las disposiciones legales correspondientes, , vse estima procedente su aprobación.
^
CaUada Roos«velt 13-46 tona 7, Edrflclo RENAP CENTRAL
ífíENA
Itíitl'a WweM/ et let hneñe!
ACUERDO DE DIRECCIÓN EJECUTIVA
NÚMERO DE-034-2017 Página 2 de 2
POR TANTO;
Con base en lo considerado, normas legales citadas y lo que para el efecto establecen los artículos 1, 8, 19. 20 literales a) y m) y 42 del Decreto número 90-2005 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Registro Nacional de las Personas.
ACUERDA:
Artículo 1. APROBAR la "GUÍA PARA EL CONTROL DE IMPRESORAS ARRENDADAS", de la
Dirección de Informática y Estadística.Artículo 2. Se derogan todas las disposiciones anteriores que regulen la materia o que se opongan a la Guía que por el presente Acuerdo se aprueba.
Artículo 3. Se Instruye a las Direcciones involucradas, para que una vez se encuentre notificado el presente Acuerdo, se realicen las diligencias necesarias a efecto de hacer posible la ejecución de la misma.
Artículo 4. Trasládese a Secretaría General el presente Acuerdo para que por su medio se notifique a las Direcciones de Gestión y Control Interno, de Informática y Estadística, y de Asesoría Legal.
Artículo 5. El presente Acuerdo cobra vigencia inmediatamente.
Dado en la ciudad de Guatemala, el dieciséis de febrero de dos mil diecisiete.
N ERA A AMARILIJ&^RAMAJO GONZALEZ DIRECTOR EJ O EN FUNCIONES
Calzada Rooseveit 13-4fi zona 7, Edificio RENAP CENTRAL
m
1
In^Jose Jcrgc Afr& Franco
Difecírfle Ges'icn yConlrc! inisno en Funciones
Sedel denlrsl Rü'^A'^.
GuatemácU
DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y ESTADÍSTICA
GUÍA PARA EL CONTROL DE IMPRESORAS ARRENDADAS
RENAP
Registro Nacional de las Pe
DmácciONOE
^
WSabán
.w ww^v^rte Técnico
— ww Informática y Estadística
5Centrales REMAR,
Gur'gmsia
(éF
21004- Ing. HéctoíAntonío Molina Pérez
Jefede Organización y Métodos
Dirección de Gestión yControl Interno
Sede Central RENAP Guatemala, Guatemala
^RENAP
/norman Benjamín Cuc Hernández
Subdirector de Servicios Críticos
Dirección de Informática y Estadística
Curlí'^2'?, Gj'temríi^
EJECUTfVC
l^erto Qu/nrana Galindo
¿TICA YESTADISTICA
Informática y Estadística
éntrales RENAP Guatemala, Guatemala
FECHADE EMISIÓN: Enero 2017
CÓDIGO: GUI-03- 01 -2017
VERSIÓN: 01
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
§RENAP
ReglsUo Nacional do las Personas GUÍA PARA EL CONTROL DE IMPRESORAS ARRENDADASDIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y ESTADÍSTICA
FECHADE EMISIÓN: Enero 2017 CÓDIGO: GUI-03- 01 -2017 VERSIÓN: 01 pAgINA: Página 2 de 12Contenido
1.
Objetivo
3
2.
Campo de aplicación
3
3.
Base legal
3
4.
Monitoreo y seguimiento
3
5.
Control de arrendamientos de impresoras
4
6.
Entrega de impresora
7
7.
Cambio de tóner en Impresoras
8
8.
Egreso de Impresoras
9
9.
Egreso de impresoras por desperfectos
10
Anexo A 11
afíENAP
ftegistro Nacional de ¡as PersonasDIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y ESTADÍSTICA
FECHA DE EMISIÓN: Enero 2017GUÍA PARA EL CONTROL DE IMPRESORAS ARRENDADAS
CÓDIGO: GUI-03- 01 -2017
VERSIÓN: 01
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1.
Objetivo
Proveer un documento técnico-administrativo que sirva de apoyo y orientación ai personai
del Departamento de Soporte Técnico de ia Dirección de informática y Estadística que
provea ia información necesaria para conocer la ubicación de las impresoras arrendadas
en el momento que se necesite.
2.
Campo de aplicación
La presente Guía será de aplicación y observancia obligatoria para el personai de Soporte
Técnico de la Dirección de Informática y Estadística del Registro Nacional de las
Personas.
3.
Base legal
Decreto número 90-2005 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Registro
Nacional de las Personas.Decreto número
57-92 del Congreso de
ta República
de
Guatemala,
Ley de
Contrataciones del Estado.Acuerdo Gubernativo número 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del
Estado.
4.
Monitoreo y seguimiento
Para garantizar ia vigencia y efectividad de ia Guía, el Jefe de Soporte Técnico,
Subdirector de Servicios Críticos y el Director de informática y Estadística, deberán
mantener un proceso constante de revisión y solicitar la actualización oportuna para
realizar ia inclusión de ajustes y modificaciones que se consideren pertinentes, debiendo
efectuarse cada vez que cualquiera de los procedimientos establecidos lo requieran.
§RENAP
Hegíslro Nacional de las Personas GUÍA PARA EL CONTROL DE IMPRESORAS ARRENDADASDIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y ESTADÍSTICA
FECHADE EMISIÓN: Enero 2017CÓDIGO: GUI-03-01 -2017
VERSIÓN: 01
PAGINA: Página 4 de 12
5.
Control de arrendamientos de impresoras
No.
Responsable
Dirección de1
informática y
Estadística Comisión2
Receptora y
Liquidadora
Nombra a un Técnico deSoporte, quien será ei
encargado de ias impresoras y
enlace con ia entidad
arrendadora, si no hubiese sido
nombrado un supervisor por la
Dirección Ejecutiva.
Coordinan fecha y hora de ia
recepción de impresoras para
verificar que cumplan con ias
especificaciones descritas en el
contrato.
Se presenta ai Departamento de
Técnico de ia
Soporte Técnico de la Dirección
entidad
de informática y Estadística con
arrendadora
ias impresoras arrendadas listas
para su instalación.
Después de entregar el equipo,
corrobora que ias impresoras se
Supervisor o
encuentren listas para su
Técnico de
distribución y posterior
Soporte
prestación del servicio,
nombrado
siguiendo ei procedimiento de la
Ley de Contrataciones del
Estado.
Supervisor o
Técnico de
Soporte
nombrado
informa al Técnico de ia entidad arrendadora ia ubicación de
cada una de ias impresoras,
dependiendo ias necesidades
de ias oficinas del RENAP.
Actividad
ElaboraácMffr:
Revisado por: l| /
Mi/
Validado por: ^ Validado por: Valldad^or:
gRENAP
Regisfro Nacional de las PersonasDIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y ESTADÍSTICA
FECHA OE EMISIÓN: Enero 2017GUÍA PARA EL CONTROL DE IMPRESORAS ARRENDADAS
CÓDIGO: 6UI-03- 01 -2017 VERSIÓN; 01 PÁGINA: Página 5 de 12
No.
Responsable
Técnico de la 6 entidad arrendadora Técnico de la 7 entidad arrendadoraSupervisor o
Técnico deSoporte
nombradoVerifica la distribución y
coordina la instalacióncorrespondiente para cada
Oficina junto con el Supervisor o
Técnico de Soporte nombrado
quien se asegurará de hacer
cumplir con lo establecido en el
contrato.
Procede a llenar tas hojas de
Control Interno de Impresoras
Arrendadas de la Dirección de
Informática y Estadística (ver
anexo A) para asignarla a cada
uno de los encargados de las
diferentes oficinas regístrales y
administrativas.
Acompaña al Técnico de la
entidad arrendadora para
realizar la instalación y
configuración a cada lugar,
únicamente utilizando la
dirección IP\ misma que será
solicitada al Departamento de
Infraestructura Informática de la
Dirección de Informática y
Estadística para realizar las
configuraciones necesarias.
Verifica que el personal
Supervisor o
designado a imprimir en la
Técnico de
correspondiente impresora
Soporte
configurada pueda realizar
nombrado
impresiones de acuerdo a los
requerimientos del RENAP.
Técnico de la 10 entidad
arrendadora
Procede a ingresar la dirección
IP de la impresora en el
programa informático que
corresponda para llevar el
control de impresiones, mismo
que puede ser verificado de
forma diaria, semanal o
mensual.Actividad
OrdMicdor 1 ImprMora OrMMor}
^dirección IP: Internet Protocol • Protocolo de Internet, es la dirección numérica y únicade un dispositivo tecnológico en
el internet.gRENAP
Hegistro Nacional de las PersonasDIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y ESTADÍSTICA
FECHA DE EMISIÓN: Enero 2017GUÍA PARA EL CONTROL DE IMPRESORAS ARRENDADAS
CÓDIGO: GUl-03- 01 -2017 VERSIÓN: 01 PÁGINA: Página 6 de 12
No.
Responsable
11 12 13Encargado de
Impresoras
Supervisor o
Técnico deSoporte
nombradoSupervisor o
Técnico deSoporte
nombrado Dirección de14
Informática y
Estadística Dirección de15
Informática y
EstadísticaElabora informe de distribución
del equipo de impresión,
adjuntando las Boletas de
Control Interno de Impresoras
Arrendadas, de la Dirección de
Informática y Estadística (ver
anexo A), debidamente
firmadas, dejando constancia en
acta interna.
Informa por oficio a la Comisión
Receptora y Liquidadora la
fecha de iniciación del servicio.
Elabora informe mensualmente
y lo entrega a la Dirección de
Informática y Estadística, para
respaldar el pago
correspondiente.
Adjunta informe a la factura
mensual y traslada al
Departamento de Compras,
para el trámite de pago
correspondiente.
Al finalizar el contrato, elabora
un Informe final de los serviciosmensuales y traslada a la
Comisión Receptora y
Liquidadora.
ActividadO
iíií
gRENAP
Hegistro Nacional de las Personas GUÍA PARA ELCONTROL DE IMPRESORAS ARRENDADASDIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y ESTADÍSTICA
F£CHAOE EMISIÓN: Enero 2017 CÓDIGO: GUI-03- 01 -2017 VERSIÓN: 01 PÁGINA: Página 7 de 126.
Entrega de impresora
No.
Responsable
Supervisor o
Técnico deSoporte
nombradoResponsable de
la Impresora
Supervisor o
Técnico deSoporte
nombradoSupervisor o
Técnico deSoporte
nombradoLlena el formato de Control
Interno de Impresoras
Arrendadas de la Dirección de
Informática y Estadística (ver
anexo A), Ingresa la descripción
del bien, código, número de
serie, la dirección IP
correspondiente a la Impresora
y firma el documento interno de
entrega.
Revisa y coteja los datos en la
hoja de control interno, si todo
se encuentra en orden,
completa el formato con sus
nombres y apellidos, firma,
código de empleado, puesto,
unidad a la cual pertenece,
número de CUI (Código Único
de Identificación) y sello
correspondiente de ia oficina.
Recibe el formato debidamente
lleno y procede a resguardarlo
para tener los debidos controles
de las Impresoras.
Actualiza los controles de las
Impresoras resguardando las
boletas de cargo internas
realizadas por la Dirección de
Informática y Estadística.
aRENAP
Regisíro Nacional de las Personas
DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y ESTADÍSTICA
FECHADE EMISIÓN: Enero 2017GUÍA PARA EL CONTROL DE IMPRESORAS ARRENDADAS
CÓDIGO; GUI-03- 01 -2017
VERSIÓN: 01
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7.
Cambio de tóner en impresoras
No.
Responsable
Encargado de la
impresora
Supervisor o
Técnico deSoporte
nombrado Técnico de la entidad arrendadoraNotifica al Supervisor o Técnico
de Soporte nombrado de la
Dirección de informática y
Estadística que necesita cambio
de tóner.
informa ai Técnico de ia entidad
arrendadora que necesita cambio
de un tóner indicando el lugar.
Realiza el cambio de tóner,
retirando el vacío el cual seráresguardado por ellos y solicita al
encargado de ia impresora que
firme y selle ia hoja de control
correspondiente e informa al
Supervisor o Técnico de Soporte
nombrado.
Verifica que el tóner que se
Supervisor o
cambió esté funcionando de
Técnico de
forma adecuada, y solicita ai
Soporte
técnico de ia entidad arrendadora
nombrado
ia hoja firmada por ia realización
del cambio de tóner.
Actividad
MRENAP
lí^gisl'O Nocional dolas PersonasDIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y ESTADÍSTICA
FECHA DE EMISIÓN: Enero 2017
GUÍA PARA EL CONTROL DE IMPRESORAS ARRENDADAS
CÓDIGO: 6Ut-03- 01 -2017
VERSIÓN: 01
pAgINA; Página 9 de 12
8.
Egreso de impresoras por finalización de servicio
No.
Responsable
Jefe de Soporte
Técnico Técnico de la entidad arrendadoraJefe de Soporte
Técnico Técnico de la 4 entidad arrendadoraSupervisor o
Técnico de Soporte
nombradoa) Si el retiro de impresoras se
realizará fuera de la Sede del RENAP,le informará a la Coordinación de
Seguimiento Administrativo, del
Departamento de Registro Civil;
b) Si el retiro es dentro de la Sede del
RENAP, le informará a la Dirección
correspondiente.
En ambos casos tanto Registro
Central como las otras Direccionesdeben realizar la solicitud de la{s)
impresora(s) correspondiente{s) para
tener la continuidad del servicio, al
momento de que sea(n) retirada(s)
dicha(s) Impresora(s).
Solicita de forma escrita, usando la Boleta de Control Interno de
Impresoras Arrendadas, de la
Dirección de Informática y Estadística
(ver anexo A), al Jefe de Soporte
Técnico el retiro de la(s) impresora(s).
Realiza la gestión en el Departamento
de Seguridad para realizar el retiro de
la(s) Impresora(s), mediante Oficio.
Llena la Boleta de Control Interno de
Impresoras Arrendadas, de la
Dirección de Informática y Estadística
(ver anexo A), para tener el control de
los movimientos.
Actualiza la Base de Datos de Control
Interno de Impresoras Arrendadas de
la Dirección de Informática y
Estadística.Actividad
mmkP
Regisfro Nacional do las PersonasDIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y ESTADÍSTICA
FECHA DE EMISIÓN; Enero 2017GUÍA PARA ELCONTROL DE IMPRESORAS ARRENDADAS
CÓDIGO: GUI-03- 01 -2017
VERSIÓN: 01
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9.
Egreso de impresoras por desperfectos
No.
£¡aboratly(íoff^
Responsable
Técnico de la entidad arrendadoraJefe de Soporte
Técnico Técnico de la entidad arrendadoraSupervisor o
Técnico de Soporte
nombradoSolicita de forma escrita, usando la
Boleta de Control Interno deImpresoras Arrendadas, de la
Dirección de Informática y
Estadística (ver Anexo A), al Jefe
de Soporte Técnico el retiro de
la(s) impresora(s).
NOTA: Debe atender lo establecido en las clausulas del
contrato, en relación a los Niveles
de Soporte y Servicio.
Realiza la gestión en el
Departamento de Seguridad para
realizar el retiro de la(s)
Impresora(s), mediante Oficio.
Llena el formato de Control Interno
de Impresoras Arrendadas de la
Dirección de Informática y
Estadística (ver anexo A), para
tener el control de los
movimientos, e Informa si será
necesario realizar el remplazo del
equipo.
Actualiza el Control Interno de
Impresoras Arrendadas de la
Dirección de Informática y
Estadística y modifica los datos de
la impresora si el Técnico de la
entidad arrendadora reemplaza la
misma.
Revisado poi Validado por: Validado oor: Validado por:
y I Dlrettode Gestión yControl
¿^.T<tri^"te5apofté" 11
i ieMdeSoporteTécnico
Actividad
9
Valda Aprobfdb por:
gRENAP
Seglstro Nacional de lasPersonasDIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y ESTADÍSTICA
FECHA OE EMISIÓN:Enero 2017
GUÍA PARA EL CONTROL DE IMPRESORAS ARRENDADAS
CÓDIGO: GUl-03- 01 -2017
VERSIÓN: 01
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Anexo A
Boleta de Control Interno de Impresoras Arrendadas
REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS
Control Interno de impresoras Arrendadas de la Dirección de Informática y Estadística
Fecha:
I
Descripción del Bien
Código de la
Impresora No. Serie Dirección de IP
MOTIVO DE LA SOLICITUD:
NOTA:
En caso de cualquier traslado de la impresora arrendada, notificar previamente a los contactos
siguientes: Coordinador de Help Desk Ext. 1783 y/o Coordinador de Soporte Técnico Ext. 2295.
Nombre completo
Firma de quien recibe
Código de empleado de quien recibe:
Puesto: No. de CUI:
Unidad, área / dirección y departamento:
Nombre completo
mENAP
Pogistro Nacional de las PersonasDIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y ESTADÍSTICA
FECHADE EMISIÓN; Enero 2017GUÍA PARA EL CONTROL DE IMPRESORAS ARRENDADAS
CÓDIGO: GUI-03- 01 -2017 VERSIÓN: 01 PÁGINA: Página 12 de 12 E abora Control de cambios érsiún
Dirección de
Elaboración de la Guía para el
01 2017 12
Informática y
Control
de
Impresoras
Estadística Arrendadas.
Director Elecutfvo
Revisado por: ^
Vaíldmlo por: Validado por: Validado por:soporte Jefe da$epwt«'T^léé^:|^ *
