Seminario de Gestión del Tiempo

Seminario de

Gestión del

Tiempo

GETAFE INICIATIVAS

Módulo I: Conceptos básicos

-El tiempo: Características

-¿Qué es gestionar el tiempo? -La pirámide de la coherencia -Identifica tus roles

Módulo II: Gestión del tiempo

-¿Cómo priorizar?

-Leyes básicas de la Gestión del tiempo -Lo importante vs lo urgente

Módulo III: Análisis del uso del tiempo

- ¿Cómo distribuye su tiempo?”

- Ejercicio práctico para autodiagnosticar el uso del tiempo

- Pasos para gestionar el tiempo - Los ladrones del tiempo

- Cómo disminuir el efecto de los ladrones del tiempo - Delegación

Módulo IV: Nuevos sistemas de gestión del tiempo

- GTD (Getting Things Done) - ZTD una evolución de GTD

MODULO I

MODULO I: Conceptos básicos

- El tiempo: Características

- ¿Qué es gestionar el tiempo?

- La pirámide de la coherencia

Tu tiempo es tu posesión más valiosa

EL TIEMPO

“Nada distingue tanto al directivo eficaz como su

amor al tiempo”

Peter Drucker

“El tiempo ni se ahorra ni se almacena, no se trata

de cuanto tenemos...sino de cómo lo utilizamos”

• El tiempo es constante, siempre es el mismo

• Es el bien más perecedero, no se puede guardar

• Escaso

• Inflexible, no se puede alargar, estirar...

• Indispensable

• Insustituible

• Irrecuperable, se va y no vuelve

• Inexorable, no se puede parar

• Equitativo. Igual para todos los seres humanos

• No renovable. No se puede recuperar el tiempo perdido

• Gestión del tiempo es autogestión

CARACTERISTICAS DEL TIEMPO

“Gestionar el tiempo realmente

significa administrarnos a nosotros

mismos, de tal manera que podamos

optimizar el rendimiento del tiempo de

que disponemos”

Pirámide de la coherencia

Empiece toda acción con un propósito definido

VALORES METAS ESTRATEGIAS ACCIONES Actividad diaria

Vasos comunicantes

Los distintos ámbitos de la vida (roles):

Personal Familiar

Social Profesional Laboral

El éxito en la administración del tiempo es el equilibrio entre todos tus roles clave

¿Qué es importante para ti y para tu trabajo?

•

Piensa en la semana y planifica tus roles para

la misma

•

Trabajo. Identifica cuáles son tus prioridades

y cómo las vas a alcanzar

•

Familia. Qué es lo más importante y cómo lo

vas a meter en tu agenda

•

Otros roles. Trabajos comunitarios, aficiones,

asuntos y relaciones personales, etc.

Equilibrio de vida

Familia

Salud

Ocio

Finanzas

Trabajo

MODULO II

MODULO II:

- ¿Cómo priorizar?

- Leyes básicas de la Gestión del tiempo

Síntomas del manejo ineficiente del tiempo

• Andar siempre a la carrera

• Retrasos frecuentes

• Baja productividad

• Frustración

• Impaciencia

• Dudas constantes entre diferentes alternativas

• Dificultad en establecer y conseguir metas

• Tendencia a postergar tareas a cumplir

• Ser demasiado detallista

• Sentirse sobrepasado por la carga de trabajo

LA HISTORIA DEL BOTE DE CRISTAL...

¿Cómo priorizar?

LEY DE PARETO

LA REGLA DEL 80 / 20

LOS ELEMENTOS CRÍTICOS DE CUALQUIER CONJUNTO CONSTITUYEN UNA MINORIA TIEMPO RESULTADOS 20% 80% 8O % 20%

El 20% del esfuerzo produce el 80% de los resultados

Si no tienes tiempo suficiente, céntrate en el que produce el mayor resultado

"El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia"

LEYES DE PARKINSON

“Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible para su completa realización”

LEY DE CARLSON

“Todo trabajo interrumpido es menos eficaz y

consume más tiempo que si se realiza de manera

ANALISIS ABC

PRIORIDAD A

Imprescindible de hacerse: actividades decisivas.

PRIORIDAD B

Debe hacerse: actividades de valor medio

PRIORIDAD C

Deseable de hacer: categoría de menor valor

LEYES DE MURPHY

“Nada es tan sencillo como parece al principio”

“Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al

principio”

Lo importante vs lo urgente

Tendemos a abordar lo urgente y a dejar para

más tarde lo importante, sometiéndonos a las

reglas del juego que nos impone nuestro gran

tirano el reloj

Supervivencia

•Trabajos urgentes para hoy.

•Crisis, problemas apremiantes.

•Urgencia médica.

•Reparar algo indispensable que se averió.

Liderazgo

•Planificación Estratégica y Operativa

•Construir Relaciones e Identificar Nuevas Oportunidades

•Atender las verdaderas responsabilidades de los roles que juego en la vida.

•La preparación y el estudio.

•Convivir con la familia.

Engaño

•Informes que no dormimos por entregarlos, y que luego pasan días o semanas sin revisión.

•Reuniones a las que acudimos con urgencia, y luego vemos que no tuvieron ningún provecho.

•Cuestiones inmediatas, acuciantes

Desperdicio

•La ociosidad inútil, el chisme, la pérdida de tiempo sin sentido.

•Algunas llamadas telefónicas

•Internet o Chat sin limites y para fines personales y sociales.

•Aquí nacen los vicios

No urgente

Urgente

Import

an

te

No i

mpor

tan

te

El cuadrante de Covey

20 – 25%

25 – 30%

No urgente

Urgente

Import

an

te

No i

mpor

tan

te

El cuadrante de Covey

65 – 80%

< 15%

15%

50 – 60%

< 1%

2 – 3%

No urgente

Urgente

Import

an

te

No i

mpor

tan

te

El cuadrante de Covey

Proactividad

Reactividad

MODULO III: Análisis del uso del tiempo

¿Cómo distribuye su tiempo?

Ejercicio práctico para autodiagnosticar el uso del tiempo

Pasos para gestionar el tiempo Los ladrones del tiempo

Cómo disminuir el efecto de los ladrones del tiempo

Delegación

¿Porque hay personas que hacen mas cosas en

la misma cantidad de horas laborables?

• Por hábitos personales que han desarrollado

• Trabajan mas inteligentemente

• El 80% de los asuntos que llegan a su mesa los maneja de forma inmediata

• Conocen como invierten su tiempo

• Controlan su tiempo

• Aceptan la realidad del tiempo

• No malgastan el tiempo

• Delegan con claridad y precisión

• Definen alternativas de acción y previenen posibles consecuencias negativas o positivas

Registra lo que haces:

• Anota lo que haces cada hora de trabajo

• Verifica en que empleas la mayor parte de tu tiempo en una semana

• Piensa si puedes sistematizar o delegar esas tareas o alguna parte de ellas

Lo primero es verificar si lo que

piensas es cierto

Análisis del uso de tu tiempo de trabajo

Actividad Número de Horas 1 PREPARACION REUNIONES CLIENTES 1 + 1,5 + 1 + 0,5 + 2 2 PREPARAR DOC. COMERCIAL 1+ 1,5 + 1 + 1 + 0 + 1 3 REUNIONES CON PROSPECTOS 0 + 2 + 1 + 1 + 1,5 4 REUNIONES NETWORKING 0 + 0 + 0 + 2,5 + 1,5

5 PREPARACION OFERTAS 2,5+ 1,5+ 0 + 2 + 0

6 COMUNICACIÓN (email, teléfono..) 0,5 + 0,5 + 0+ 1 + 0,5 7 REUNIONES CON PROVEEDORES 0 + 1 + 0,5 + 0 + 1 8 REUNIONES INTERNAS 1,5 + 0 + 0 + 0,5 + 0 9 REUNIONES CON CLIENTES 0 + 0,5 + 3,5+ 0,5 + 0 10 ADMINISTRACION 0 +0,5 + 1 + 1+ 0,5 Total de Horas 41 h. 30’

¿Tienes un Negocio ó te tiene el negocio a ti ?

Para mejorar la administración de tu tiempo, empieza

descubriendo en qué y cómo lo estas gastando actualmente

6 5,5 3 4,5 2 2,5 2,5 6 4 5,5

Alto Bajo Alto D e d i c a c i ó n / T i e m p o Interés / Importancia

|Excelente! Ahora puedes darte cuenta de lo que debes delegar primero a tu equipo, para liberar parte de tu tiempo para trabajar PARA tu negocio, en actividades claves, propias del propietario de la empresa.

Análisis del uso de tu tiempo de trabajo

PREPARACION REUNIONES CLIENTES PREPARAR DOC. COMERCIAL REUNIONES CON PROSPECTOS REUNIONES NETWORKING PREPARACION OFERTAS COMUNICACIÓN (email, teléfono..)

REUNIONES CON PROVEEDORES

REUNIONES INTERNAS

REUNIONES CON CLIENTES

ADMINISTRACION

2 4 6

La clave no está en priorizar lo que

está en tu calendario

La clave

PLANIFICAR

PRIORIZAR

AGENDAR

HACER SEGUIMIENTO

Claves de gestión del tiempo

• Planificación mensual de actividad

• Calendario definido

• Planificación semanal del tiempo

• Fijarse prioridades

• Planificación diaria del tiempo

• Definir tiempos de tareas

• Control y medición de lo realizado

Cada hora invertida en planificar ahorra varias horas en la realización

–

Definir lo que hay que hacer

–

Definir lo que NO hay que hacer

–

Planificar por anticipado

–

Establecer metas

–

Planificar cada periodo y fijar

prioridades

–

Hacer sólo una cosa cada vez

Los ladrones de tiempo

Cualquier cosa que impida que un

profesional alcance sus objetivos de

la manera más efectiva posible

Son esa suma de imprevistos que nos

resta minutos e incluso horas de

trabajo efectivo

Detectarlos nos ayudará a

combatirlos

Las ladrones de tiempo:

EXTERNOS

• Excesivo flujo de papeles

• Teléfono, demasiadas llamadas

• Visitas imprevistas de visitantes externos

• Reuniones imprevistas o que exceden tiempo asignado

• Fallos de comunicación

• Exceso de información

• Consultas e interrupciones de colaboradores

• Excesiva burocracia

• Falta de información

• E-mail/Chat/Internet

• Personal incompetente

Las ladrones de tiempo:

INTERNOS

• Ausencia de planificación en la organización del trabajo diario

• Ausencia o escasa definición de prioridades y objetivos

• Objetivos no claros, falta de foco

• Dejar cosas para después

• Intentar hacer muchas cosas a la vez

• Falta de rigor y disciplina personal, desorden

• Falta de habilidades y conocimientos

• Falta de delegación

• Perfeccionismo

• Incapacidad de decir NO

• Dispersión, multitud de pequeñas cosas, críticas, cotilleos, trabajillos o tareas de escaso o nulo valor...

Haz dos listas identificando tus propios

ladrones del tiempo (int. y ext.)

Destaca los tres principales de cada lista

Pondéralos (Desde 1, poca gravedad a 3,

máxima gravedad)

… y Atácalos

Algunos males comunes

• Dilatar/Retrasar las tareas

– Desmenuza esas tareas inmensas en piezas más pequeñas. Desarrolla una rutina para ir haciendo poco a poco.

• Interrupciones Constantes

– Crea Signos de “No interrumpir”, cree barreras para visitantes inesperados, organícese,…

• Reuniones

– Establezca una agenda, fije un tiempo de comienzo y final, ajústese a lo establecido, sea claro con el objetivo, evalúe cada reunión y haga seguimiento.

• Respete su tiempo

¿Cómo empiezo?

• Elimina el desorden

– Ordena todo, desde tus cajones hasta el disco duro del ordenador

– Mantén tu mesa ordenada

• Crea hábitos para tus tareas rutinarias

• Planifica tu semana y fija objetivos

• Adáptalo diariamente

Cómo preparar la lista diaria de cosas

a hacer

• Sea Realista

• Deje un margen de tiempo

• Revise la lista cada mañana antes de empezar a trabajar

• Si durante el día hace algo que no estuviera en la lista -> Añádalo

• Antes de hacer cada una de las cosas de la lista pregúntese ¿Por qué yo?

• Agrupe las tareas que estén relacionadas entre si

… adapta tu agenda para cumplirlos

Establece objetivos

Delegación

Hace crecer a los demás

Reto clave para el éxito del equipo

Delegar nos permite conferir a un colaborador el encargo

de realizar una tarea, concediéndole autoridad y libertad,

pero compartiendo la responsabilidad por el resultado.

La delegación implica obligación de rendición de cuentas al superior de la/s tarea/s que ha/n sido delegada/s.

Consideraciones para delegar

Responsabilidad

Se delegan tareas no responsabilidades

Autoridad

No se puede delegar mayor autoridad que la que se tiene

Delegar no es Abdicar

Si no controlamos, no delegamos, abdicamos

Delegar no es que hagan tu trabajo por ti Aceptar que lleva su tiempo

A corto plazo es más cómodo hacerlo nosotros mismos y nos ahorra tiempo, pero a largo plazo es nuestra soga.

Pasos para delegar

1. Definir claramente qué se quiere delegar 2. Identificar quién puede hacerlo

3. Preparar muy bien la reunión 4. Consensuar el compromiso

5. Confirmar que se ha entendido la delegación 6. Determinar plazos

7. Definir los niveles de autoridad 8. Establecer controles periódicos

9. Fijar reuniones de revisión del progreso 10. Avanzar en los niveles de delegación

6 Consejos para el manejo del tiempo

• Establece un programa de revisión regular de tus actividades

• Trabaja en un ambiente libre de distracciones e interrupciones

• Toma pequeños descansos

• Se especifico en identificar como planeas usar tu tiempo

• Intercala diferentes actividades relacionadas a

determinada tarea para mantener la motivación y la concentración

MODULO IV

MODULO IV:

- El método GTD

El método GTD

Getting Things Done

(GTD)

título de un libro de David Allen, que en español se ha editado

con el título “Organízate con eficacia”

Método GTD

•

Descargar la mente

•

Sistema organizado, único y sencillo

•

Una lista para cada contexto

•

Hacer tareas inmediatas (< 2´)

•

No establece prioridades

•

Decide qué acciones requieren tus tareas

cuando aparecen — no cuando expiran

Método GTD

1. Recopilar

2. Procesar

3. Organizar

• Algún día / quizás

4. Revisar

5. Hacer

Implantación del método GTD

Delegar Archivar Eliminar Hacer

Algún día Espera

Proyectos Próximo

¿Acción? ¿No acción?

El sistema de organización ZTD

Zen to Done (ZTD)

Leo Babauta se baso en el sistema GTD para organizarse, pero le dió su propio enfoque, más sencillo y

sobre todo más efectivo

“Depende de los hábitos y de lo que hagas,

no del sistema o las herramientas”

ZTD se centra en los cambios de hábitos

necesarios para organizarse de una manera

más práctica y en hacer, en simplificar y en

añadir una estructura sencilla

Método ZTD

1. Coleccionar. Captura omnipresente

2. Procesar. Decisiones rápidas, no atrasar 1. Hacerlo ya

2. A la basura 3. Delegar 4. Archivar

5. Al calendario o lista de tareas

3. Planificar. Tres objetivos para la semana y día

4. Hacer. Una sola cosa cada vez, sin distracciones.

…/…

Método ZTD

5. Sistema sencillo y de confianza. Listas simples, chequear.

6. Organización. Un lugar para cada cosa.

7. Revisar. El sistema y los objetivos cada semana

8. Simplificar. Reducir objetivos y tareas a lo esencial

9. Rutina. Establece y mantén rutinas.

10. Encuentra tu pasión.

Los 10 hábitos (cont.)

Resumen

•

Crea hábitos y rutinas, lleva tiempo,

acomete uno a uno

•

Elimina el desorden

•

Minitareas para objetivos grandes

•

De 1 a 3 objetivos al día y a la semana

•

Sistema y herramientas sencillas

GTD vs ZTD

GTD es una serie de cambios de hábito

GTD no se centra lo suficiente en hacer

GTD es demasiado poco

estructurado para mucha gente

GTD intenta hacer demasiado, lo que termina estresando

GTD no se centra bastante en tus objetivos

ZTD se centra en un hábito cada vez

ZTD se centra mas en hacer y en como completar las tareas

ZTD ofrece un par de hábitos para solucionar esta cuestión:

planificar y rutina

ZTD se centra en simplificar

ZTD te pide identificar las grandes cosas que quieres conseguir en

Beneficios del uso eficiente del tiempo

• Nos sentimos realizados al hacer todo lo que teníamos que hacer

• Ofrece a la gente un sentido de control de la vida

• Ayuda a acordarse de las obligaciones, reuniones, eventos o fechas especiales

• Obtengo una guía de objetivos y metas

• Facilita la obtención de resultados eficaces y eficientes (*)

• Permite organizar mejor el trabajo y las actividades

• Posibilita el desarrollo integral

¡Muchas Gracias!