UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A
DISTANCIA
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A
DISTANCIA-UNAD
ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONOMICAS Y DE NEGOCIOS
MODULO CURSO ACADEMICO
GESTION DE PERSONAL
DAIRO MENDEZ HERNANDEZ
BOGOTA – COLOMBIA 2005
CO MITÉ D IRECTIVO
JAIME ALB ERTO LEAL AFANADOR Rector
GLO RIA C. HE RRERA SANCHE Z Vicerrecto r Académico
ROB ERTO SALAZAR RAMO S
Vicerrecto r de Medios y Mediacio nes pedagóg icas
MARIB EL CÓ RDOB A GUERRERO Secretaria Gen eral
LEO NARDO URREGO Director d e Planeación
ED GAR GUIL LERMO RO DRÍGUEZ D .
Escu ela de Ciencias Administrativas, Co ntables, Económicas y de Negocios
MÓD ULO CURSO ACAD ÉMICO GESTION D E PERSONAL
La edición d e este módulo estuvo a cargo de la Escuela d e Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y d e Neg ocios de la Universid ad Nacion al Abierta y a Distancia - UNAD.
Derechos reservad o s:
©2005, Universid ad Nacion al Abierta y a Distancia - UNAD
Vicerrecto ría de Medios y Med iaciones pedagó gicas, Bogotá D.C. Tel (57)1-344-3700
FICHA TECNICA Nombre del curso: Gestión de Personal
Palabras clave: Reclutamiento, Capacitación
Institución: Universidad Nacional Abierta y a Distancia – UNAD
Ciudad Bogotá - Colombia
Autor del Modulo :
Dairo Méndez Hernández
Año: 2005
Unidad académica Facultad de Ciencias Administrativas Campo de formación: Profesional Área del conocimiento: Ciencias Administrativas Créditos académicos:
Dos (2) que corresponden a 96 horas de trabajo académico: 64 horas promedio de estudio independiente y 32 horas promedio de acompañamiento tutorial.
Tipo de curso: Recontextual Competencia
general
De aprendizaje:
Organiza, realiza y administra la gestión de personal, desde las perspectivas de planeación integral de los recursos humanos y las estrategias y políticas de las organizaciones. Metodología de la oferta: A distancia Formato de circulación:
Denominación de las unidades didácticas:
1)Reclutamiento y selección de personal 2) Capacitación,
desarrollo y remuneración
La Administración de Recursos Humanos parte de la premisa de que
las organizaciones son conformadas, habitadas, por aquello de su segundo hogar, construidas etc. y constituyen grupos sociales de gran importancia para el devenir de las mismas, se tiene que esta temática es fundamental ya que orienta su atención a cambiar su desarrollo profesional con el reconocimiento de algunos de los tantos problemas administrativos, desde el punto de vista del personal y a la vez incide en el logro de la productividad y eficacia en el desarrollo de las competencias profesionales que debe manejar y apropiar el estudiante en su proceso de aprendizaje.
Este Módulo esta orientado y dirigido a los estudiantes del sistema de educación abierta y a distancia de la Facultad de Ciencias Administrativas de la UNAD, ciclo tecnológico, permite integrar y reflexionar sobre las herramientas para continuar avanzando en los demás cursos que conforman el plan de estudios, con una base sólida en
aspectos fundamentales sobre el Comportamiento Organizacional, la capacitación y la evaluación del desempeño, que en virtud de la flexibilidad curricular y la educación centrada en el aprendizaje autónomo toma el sistema de créditos Académicos, que se determina como la unidad que mide el tiempo estimado de actividad académica del estudiante en función de las competencias profesionales y académicas que se espera que el programa desarrolle, ya que el futuro administrador de empresas debe ser capaz de comprender las características más sobresalientes de la sociedad moderna analizadas desde un enfoque analítico, comprensivo y crítico pues es él quien directa o indirectamente debe intervenir en forma permanente en el diagnóstico y corrección de fallas que se presenten en la organización de la empresa y en los métodos y procedimientos de trabajo que se utilizan dentro de las organizaciones y que se relacionan con el área específica.
Para llevar a cabo este curso, es necesario que el estudiante conozca y domine los conceptos básicos de la administración de personal y el entorno organizacional, tener una dosis de iniciativa, empuje, integridad, creatividad, inteligencia y lealtad porque no es la personalidad del individuo como tal lo que cuenta, sino la relación con el grupo de trabajo y su responsabilidad en el desarrollo de sus funciones y esto depende en gran parte de la vocación, el talento, la dedicación, la disciplina y la autonomía, aplicando los conceptos y técnicas al contexto donde se vaya a desempeñar lo cual se ve reflejado en el modelo pedagógico de la educación a distancia ya que juega un papel importante en el proceso de autogestión formativa en el estudiante.
Dentro del modelo pedagógico de educación a distancia interactúan diferentes elementos del proceso de aprendizaje que pretenden generar espacios para la ruptura de la inercia hacia un trabajo reflexivo que permita estructurar una propuesta didáctica de acuerdo con el marco institucional y sus propias posibilidades.
En tal sentido es importante, resaltar que la Administración de Recursos Humanos, en los últimos tiempos, se encuentra organizada de acuerdo a las respuestas de índole estratégico que las empresas adoptan, de manera que en ella influyen el contexto ambiental, la estrategia de negocio, la fuerza laboral y las decisiones de operaciones locales y globales, ya que ello tendrá un impacto significativo en las operaciones y desempeño corporativo.
En este nuevo contexto atrás quedó el enfoque interno, para hacer énfasis en la calidad de los procesos, la competitividad organizacional y la productividad donde las personas desempeñan un papel importante dentro de las empresas, puesto que en el correr del tiempo se han convertido en aliados estratégicos, en la ventaja competitiva de las organizaciones y por ello se debe tener una respuesta sensible en la manera de integrarlas como elementos de la cadena de valor.
UNIDAD I
Introducción a la administración de RR HHLa gestión de personal en la actualidad Planeación y reclutamiento de personal Capacitación y desarrollo de personal
PROPÓSITOS GENERALES DEL MODULO:
El estudio de este curso tiene como propósito la formación integral de las personas, en los aspectos fundamentales de la gestión de personal, de manera que las fases importantes del proceso administrativo se vean fortalecidas para fomentar una cultura organizacional y así potenciar a las empresas, donde se desempeñen al finalizar los estudios correspondientes, como empresas de clase mundial.
Incentivar en el estudiante, la continua investigación sobre el contexto dinámico de la gestión de personal, a través de la formulación de interrogantes básicos, con miras a detectar oportunidades para el progreso empresarial.
Contribuir a la formación integral, autónoma, crítica y creativa del estudiante a través del desarrollo de procesos de pensamiento como análisis, comparación, clasificación, interpretación, argumentación y toma de decisiones.
INTRODUCCION
La Alcaldía Mayor de Bogotá recién había fundado un centro comunitario (CDC) en el barrio Arborizadota Alta, en Ciudad Bolívar y enviado a un funcionario con el encargo de ser promotor comunitario y consolidar el proyecto de capacitación de adultos del DABS, el hombre trabajó con
mucho esmero logrando subir la cobertura; al poco tiempo llegó otro funcionario, al parecer de mayor rango, quien se encargó de marcar algunas pautas, de manera administrativa, para la ejecución del proyecto. Se dijo en aquel entonces que el recientemente llegado era una corbata (persona que no trabaja, sólo devenga) por efecto de verlo casi siempre leyendo el periódico, sin embargo, cuando se pusieron en práctica algunas de sus recomendaciones, el proyecto duplicó su cobertura, de manera que fueron felicitados todos los integrantes del equipo de trabajo, puesto que se estaban brindando herramientas en pro del mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes del sector. Lo anterior se debe a que en la actualidad se requieren personas con visión estratégica que posibiliten acciones dinámicas en la consecución de los objetivos organizacionales, recursos humanos competitivos que
Objetivo general:
Comprender los fundamentos básicos propios del área de Personal que le permitan interpretar los propósitos, las funciones, la estructura y el medio ambiente en la organización y su entorno, con el fin de alcanzar la satisfacción en las relaciones de trabajo.
dinamicen las empresas y eleven la productividad en pro de la eficiencia de los recursos con que se cuenta.
1. LA GESTION DE PERSONAL EN LA ACTUALIDAD
1.1 LA GESTIÓN
En el inicio del siglo XXI el mundo empresarial empezó a hablar de gestión, los desafíos impuestos por la globalización de los mercados y la internacionalización de la economía llevaron a las empresas a tomar medidas radicales en la forma de hacer las diferentes actividades que demandaba el cotidiano quehacer, es decir, a innovar sus procedimientos, mejorar sus procesos productivos, establecer estándares de calidad para los mismos y a volverse más competitivos, frente a sus competidores y ante su cliente interno, y por sobre todo la utilización de las nuevas tecnologías de información y comunicación, (Tics), puesto que ello podría marcar la gran diferencia.
Cuando de habla de gestión de personal, no solo se identifica la selección, contratación, capacitación, remuneración y evaluación de la gente que le sirve a la empresa, se debe ver el conjunto, la dimensión humana, puesto que aunque la tecnología avance siempre se requerirá del factor humano, de la gente, que hace, que aprende, que es y que cambia día tras día, de manera que la evolución intrínseca en la trascendentalidad, como factor importante del ser inconcluso, propicia gente competente y dispuesta al cambio.
Las prácticas y políticas inmersas en la gestión y asuntos de índole humano en su relación con el trabajo, se encuentra diseñada de acuerdo
FASE DE RECONOCIMIENTO
Al responder las preguntas que a continuación se formula usted podrá determinar el grado de conocimiento e información previo que le permitirá abordar el estudio de la presente unidad.
1. ¿La administración de personal significa?
2. ¿La administración de personal es una función exclusiva de la oficina de personal?
3. ¿En que nivel del organigrama se encuentra la administración de personal? 4. ¿El hombre se debe adaptar al trabajo o el trabajo al hombre?
5. La siguiente afirmación es un objetivo o una función de la administración de personal: “Proporcionar a la empresa los recursos humanos más adecuados para su funcionamiento, manteniéndolos por largo plazo en la organización”
a las características, tamaño, productos o servicios que tiende a desarrollar una estructura organizacional propia y especifica, de acuerdo a la empresa. Sin embargo, el común de las empresas tiene que desarrollar las siguientes:
Realizar análisis de puestos (se determina que hace cada trabajador)
Planea sus necesidades de personal y los recluta de acuerdo al análisis.
Realiza la respectiva selección entre los candidatos reclutados Establece y desarrolla programas de inducción, entrenamiento y
capacitación.
Adelanta planes de desarrollo de sus recursos humanos Administra la remuneración (sueldos y salarios)
Planea y establece un programa de incentivos y prestaciones. Establece un programa de seguimiento al desarrollo de las
funciones (evaluación del desempeño)
Asegura el cumplimiento de las normas de salud, seguridad e higiene industrial, así como de la legislación laboral.
Define la estrategia a seguir en las relaciones laborales.
1.1.1 LA IMPORTANCIA
El desarrollo de las diferentes actividades que se adelantan en una organización requiere de personas que sepan hacer las cosas, que minimicen los costos, que cumplan con las políticas y normas de la empresa, es decir que se aseguren de lograr los objetivos y las metas trazadas por la dirección.
Desde ese ángulo, la gestión de recursos humanos debe orientar sus esfuerzos, de manera inicial a tener la persona adecuada en el puesto adecuado. La importancia radica en que usted puede ser el mejor gerente, ha diseñado una estrategia de negocio acertada, ha planeado sus recursos físicos, financieros etc. Y tener todos los controles necesarios, y aún habiéndolo hecho, fracasa en el intento. Por ejemplo, usted no desea:
• Contratar la persona equivocada para el puesto equivocado • Tener empleados sin compromiso
• Rotación alta
Ejemplos de lo que no se debe tener, los puede contar usted en cantidades alarmantes, puede haber escuchado como en una u otra empresa, no se conserva el personal. ¿Que puede ocurrir en una empresa que teniendo un buen financiamiento, su producción es de alta calidad y su estrategia de mercado busca posicionamiento y aún así fracasa?
Podrían ser varias las respuestas, pero definitivamente se diría que la falta de compromiso de la fuerza de ventas tendrá algo que ver en ello, también podría aducirse que los incentivos no son los más adecuados etc.
La tradición nos ha dicho siempre que la parte más importante de toda administración en las organizaciones es la política de personal, a la cual se le dedican ingentes esfuerzos en aspectos que beneficien a los empleados: política salarial, leyes de estabilidad, programas de vivienda, capacitación, de cesantías, prestaciones legales y extralegales, honorarios, préstamos etc.
Pero, una política innovadora de recursos humanos debe ir mucho más allá, con la intención de lograr un clima organizacional eficiente:
* El desarrollo del capital intelectual, con sus iniciativas, sus ideas y la satisfacción de sus ambiciones y metas.
* El logro del desarrollo de la autonomía, que vaya de la mano con efectos y grados de responsabilidad.
La importancia de la administración de recursos humanos debe estar orientada, en el siglo XXI, a producir satisfacción en la gente, al empoderamiento desde el manejo de las herramientas más usuales hasta la composición de trabajadores cibernéticos, personas que se desenvuelvan en los aspectos del mundo digital que lo rodea; de está manera se harán personas competitivas en el mundo globalizado.
Los recursos humanos de la actualidad deben convertirse en personas preparadas para asumir los cambios organizacionales que las economías globales le exigen, por que sólo así se puede mantener competitivo; es pues, sin lugar a dudas el gran reto importante de la administración de personal.
1.1.2 LA GENTE Y LAS EMPRESAS
Los cambios organizacionales, obligatorios desde el punto de vista de la estrategia de negocio, importante para permanecer en el mercado, generan pautas de desafío organizacional de manera que los procesos de gestión de personal no se pueden ver como el simple hecho de administrar recursos humanos, sino a administrar con la gente, y es a ella a la que se le ve como agente activo, que desarrolla acciones competitivas, que son sus habilidades y destrezas las que en su momento marca pautas de éxito, y proactivo desde su inteligencia, su creatividad, su talento y el desarrollo de sus competencias.
Una fuerza laboral implementada como una estrategia pude hacer que los planes de negocio sean una realidad. Se ha dicho que el desarrollo de la estrategia significa trabajo duro, pero la puesta en marcha de la estrategia es aún más difícil. Lo que debe preguntarse la alta gerencia, entonces: ¿Qué se debe hacer para que la gente haga lo que la organización requiere?
Desde la anterior pregunta se desglosa que las empresas necesitan ver a su gente como aliados, como socios, como colaboradores y no solamente como recursos, puesto que los recursos se utilizan, se agotan y además producen costos.
Se requiere a la postre tener una nueva visión en la forma de argumentar la gestión de la gente, para la gente y por la gente, es decir la gestión de personal; esto conlleva a abordar un concepto de reconocimiento de la interacción efectuada por las personas en su entorno y el entorno de las empresas.
La interacción de las personas en el entorno tiende a efectuar cambios, cada uno tiene su manera de identificar, construir y usar sus capacidades; crea valores y sentidos de pertenencia con respecto de las diferentes actividades que lleva a cabo. De acuerdo a las necesidades de la gente, el entorno se transforma; igual ocurre con las empresas, debe transformarse de acuerdo a los cambios que ocurren en la dinámica del mercado.
Si las personas satisfacen sus necesidades, se sienten plenos y encuentran sentido a lo que hacen, de manera que se conectan con su trabajo en los niveles emocionales, sociales e intelectuales, no está por
demás decir que de acuerdo al rol ejercido en sus labores, algunas veces también en el aspecto físico.
Este marco de referencia que apunta a la estrategia indica que así como la organización realiza su planeación, la gente de igual manera planea significativamente el resultado de su gestión dentro de ella. Por tal razón, se necesita establecer un direccionamiento efectivo que conduzca a la implementación de satisfactores que enriquezcan el diario vivir de los trabajadores, ya que la gente quiere de su trabajo la oportunidad de hacerlo bien, con confianza, con respeto y con cierto grado de autonomía, por ello espera interacciones satisfactorias con sus compañeros, un tratamiento justo, además de la oportunidad de llevar una vida razonable de la cual se sientan orgullosos de sus logros y siempre con la perspectiva de aprender.
Las empresas por su parte, desde hace algún tiempo, han venido reduciendo sus estructuras, de grandes e inmensas empresas, complejas, jerarquizadas, pasaron a ser dinámicas en su estructura, el ejemplo japonés, ha estado presente en los finales del siglo, donde empresas más pequeñas generan más empleo, innovan más y se encuentran al tanto de los avances tecnológicos.
Permanecer en el mercado, es la premisa, y para ello se debe ser competitivo y para esto se cuenta con un recurso humano que ejerza liderazgo y éste ha sido asumido desde la perspectiva de la asociatividad, de la conformación de clusteres, que posibilitan la competencia en el libre mercado.
1.2 EL CONTEXTO EN LA ADMINISTRACIÓN DE RRHH
De igual manera como las organizaciones cambian, en un mundo dinamizado, por las tendencias competitivas, por la organización del trabajo que es una forma de organización social que los hombres adoptan para ayudarse a la satisfacción de sus necesidades, se ve como un sistema social abierto, es decir, un ente creado por el Hombre, que participa en él y que intercambia energía con el medio que la rodea de múltiples maneras, siendo una de las más características recoger las necesidades de las personas, elaborar un producto para satisfacerlas y luego, hacerlos llegar a éstas, aquí se hace importante la regulación de las relaciones de trabajo y con la comunidad.
Dicho de otro modo, atendiendo a que las empresas toman decisiones que afectan a sus trabajadores y a la sociedad, es necesario preocuparse por tener trabajos estables e interesantes, potenciando las capacidades humanas, respetando el fuero interno de cada cual, su personalidad y la forma de vida que desea. Lo anterior implica lo siguiente:
a) Es más importante la calidad de vida que la mera cantidad.
b) Debe existir un predominio del individuo frente a la organización. c) Es mejor la justicia y equidad para los trabajadores buscando un
equilibrio con las consideraciones sobre productividad.
d) Pluralismo y diversidad por contraposición a la uniformidad y el centralismo.
e) Participación por sobre la autoridad.
f) Convicciones personales frente a dogmas.
De consiguiente, la consecución de objetivos socialmente aceptables y en particular los que persiguen empresas y trabajadores en su interior, debe ser perceptible en las formas que se atiendan debidamente las aspiraciones de cada parte; si la empresa gana, los trabajadores también deben ganar.
El conjunto de metas de la empresa deberá comprender la autoconservación y el desarrollo por medio de la producción de bienes y servicios que el público desea y está dispuesto a pagar y que, en general, habrán de reportar una ganancia. Estos tendrán que comprender dividendos para atraer al capital y mantener la estabilidad en la administración. Han de comprender recompensas al trabajo que atraigan una fuerza laboral suficiente y tiene que prever una perspectiva para el desarrollo y creatividad de los colaboradores, lo que ya es un inicio en la formulación de metas socialmente aceptables; además, ha de buscar un equilibrio entre los intereses del cliente y la comunidad en la prosecución de sus metas.
En el complejo mundo de las relaciones entre las personas, y en especial al interior de las organizaciones de trabajo, cada cual busca, dentro de un orden más o menos determinado la satisfacción de sus necesidades, usando sus instancias de poder, recursos, contactos, es decir, siempre tendremos a los individuos moviéndose tras `algo', 'por algo'.
Ahora bien, tener un cuadro completo de esta dinámica, pasa por comprender los motivos humanos, los factores que mueven a las
personas; se hace necesario, entonces, conocer primeramente lo que son las características de la naturaleza de la conducta humana.
Al respecto, existe consenso sobre 5 proposiciones:
La conducta humana es intencionada, motivada por una multiplicidad de intereses.
El hombre se mueve en al ámbito de los grupos o bajo su influencia.
Los individuos tienen una personalidad única.
El conflicto es parte inevitable de la conducta humana. Una gran parte de la conducta humana es irracional.
A la Administración le interesan todas estas proposiciones, pero principalmente las dos primeras proposiciones porque los hechos administrativos y desde luego, empresariales, son intencionados, motivados por una multiplicidad de intereses y se dan en el ámbito de los grupos.
La multiplicidad de intereses significa la satisfacción de múltiples necesidades; cada una de ellas es un objetivo o meta que alcanzar como acto de satisfacción. Este es el objetivo de toda administración y por ende, el de la administración de las personas.
El conjunto de necesidades y las tendencias en la naturaleza de los trabajos hacen que los requerimientos de dominios o competencias sea mucho más exigentes y como resultado la característica de las compañías actuales se encuentra en el énfasis por el capital humano – capacitación, educación, conocimiento, habilidades y experiencia de los trabajadores - 1 como señaló la revista Fortuna:
* La energía cerebral (…) nunca antes había sido tan importante para los negocios. Cualquier compañía depende cada vez más del conocimiento: patentes, procesos, capacitación administrativa, tecnologías, información acerca de los clientes y proveedores, y experiencia obtenida por antigüedad. Ponga todo esto junto; tal conocimiento es el capital intelectual.*
1.3 LA FUNCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE RR HH
La globalización no solo se refiere a la tendencia de las empresas a extender su mercado más allá de los servicios transfronterizos, sino a la búsqueda de mayores ventajas competitivas de tipo económico, arancelario, laboral, ambiental etc.
Esta búsqueda de ventajas, ha influido en la formulación de políticas que cambian la función de administración de Recursos Humanos como: la selección, capacitación y remuneración, de manera que el reto de expansión global los lleva a declarar nuevas posiciones:
En la medida que la organización crece y se diversifica en el mundo, se hace imprescindible tener una unidad corporativa desde la creación de unos valores comunes que redundan en una visión compartida por todos.
El crecimiento y la prosperidad se encuentran relacionados con el estilo de liderazgo ejercido por los corporativos, de manera que se debe dar énfasis en la comunicación y desarrollar las competencias del personal asegurándose que se encuentran orientados al negocio.
Un ejemplo de ello lo ha venido realizando en el país Bimbo Co., donde sus políticas corporativas son globales, parten de la declaración de unos valores altamente humanos que desembocan en la estrategia de negocio, lo que los ha llevado a un posicionamiento de reconocimiento internacional.
La conformación de equipos de alto rendimiento es otro factor de relevancia en la función de recursos humanos, desde el punto de vista estratégico, ya no es razonable que la oficina de RRHH reaccione a los planes si no que por el contrario participe en la elaboración del plan estratégico de la organización, es decir debe cumplir un papel central y no secundario.
Idalberto Chiavenato2, cuando habla sobre las políticas, en este contexto enunciado de la función de recursos humanos, indica que una provisión de recursos humanos debe orientarse desde la investigación del mercado laboral, en el ejercicio del reclutamiento, la selección y la integración, lo que lleva a pensar que la función se hace cada vez más
compleja, por efecto de los diferentes movimientos o énfasis que deben tener las personas que se encuentran disponibles, en cuanto a competencias y habilidades que pueda requerir el cargo, así como los niveles de remuneración para los mismos; de igual manera, los distintos lugares donde se encuentra la información de los candidatos, bases de datos, cazadores de talentos o bolsas de empleo.
El ejercicio de la planeación de los recursos humanos direcciona derroteros a seguir en la concentración de los mismos, en efecto, la asignación o ubicación en los diferentes puestos de trabajo se desprende de un estudio juicioso de las diferentes labores a desempeñar y sus respectivas condiciones y responsabilidades, (lo que comúnmente se conoce como el análisis y la descripción de cargos). Este mismo ejercicio, de acuerdo a la prospectiva organizacional, infiere que el individuo debe estar ubicado de manera consecuente de acuerdo a su perfil ocupacional o profesional y determinarle un derrotero dentro de la organización (plan de carrera), que se perfila desde la evaluación de su desempeño.
La organización que haya escogido realizar una transición hacia la cultura corporativa y desarrollo del capital humano deberá implementar estrategias de mantenimiento, desarrollo y seguimiento de sus recursos humanos, de acuerdo a la visión, misión y valores organizacionales. Esto es, el monitoreo de las escalas de salarios del mercado laboral le permite un equilibrio en la retención del capital humano, complementado con el mantenimiento de un programa de incentivos y beneficios. De igual manera, el cumplimiento de las normas de salud, higiene y seguridad industrial, aunado a una sana política laboral (relaciones públicas internas, comunicación eficiente etc.) le permitirá mantener un clima organizacional eficiente y eficaz.
El clima organizacional eficiente y eficaz es preponderantemente efectivo por que tiene inmersos factores motivantes que se convierten en satisfactores de largo plazo y redundan en la alineación de los objetivos personales con los organizacionales de manera que potencializa prospectos en el desarrollo de los recursos humanos a través de la capacitación y proyección de los mismos, haciendo del personal elementos competitivos y polivalentes.
El ambiente de las operaciones o funciones a desarrollar por RRHH, con miras a la potencialización, debe partir de un seguimiento cualitativo, mediante la implementación de indicadores de desempeño permanentes
que permitan la identificación de las fortalezas y debilidades de los individuos para actuar en consecuencia y desarrollar la estrategia inmersa en las políticas de mantenimiento de los recursos humanos, lo que redunda en beneficios para la estructura organizacional.
1.3.1 El compromiso
La generación de compromiso de los empleados tiene que ver con la coincidencia de los objetivos personales con los organizacionales, es el convencimiento de que realizar las labores de manera eficiente y eficaz produce satisfacción de doble vía.
No hace mucho tiempo se escuchó a un alcalde de Bogotá decir que si a la ciudad le va bien a Colombia le va mejor y por supuesto a los ciudadanos también; esto hace ver que si se toman las cosas como si fueran propias el beneficio podrá ser compartido.
El involucrar a las personas hace la diferencia, se exploran los intereses, las necesidades y los problemas con la finalidad de resolverlos en conjunto, esto hace que se aprovechen las oportunidades y se adquiera un alto sentido de pertenencia. Desde luego el esfuerzo es múltiple, coordinado y compartido, además debe llevar la aceptación de la comunicación en dos sentidos por que brinda la oportunidad de tener trabajadores participativos, creativos e innovadores.
Hacer que las personas se comprometan parece una tarea difícil desde el punto de vista organizacional; se habla de sentido de pertenencia pero no se facilitan las acciones para que esto ocurra, por efecto de una visión netamente financiera, donde se exigen resultados concretos y tangibles, es decir que se reflejen en los indicadores financieros; si bien, esto es de suprema importancia, para el inversionista, hacer que la gente este comprometida en este pensamiento se constituye en todo un desafío y es verdaderamente importante que se encuentre una fuente de motivación e inspiración.
Al encontrar la fuente de motivación e inspiración, usted habrá encontrado que la gente necesita de usted para obtener lo que siempre ha deseado y por ende su compañía obtendrá el éxito esperado. Es recíproco, existe una interdependencia cuando se busca que las cosas se hagan bien y por lo tanto todos ganan. La clave de los negocios se encuentran en las estrategias de negociación y lo mejor es apostar a ganar/ganar.
Así las cosas, las estrategias de operación en las empresas, en todos sus componentes deben orientar esfuerzos a la revisión de las cargas de trabajo con el fin de intentar garantizar una redistribución equitativa para los empleados, acorde con sus obligaciones y remuneraciones. El ganar/ganar no sólo apunta a los excedentes financieros, tiene que ver con que la gente pueda tener los estímulos suficientes, apropiados y en el momento oportuno, de manera que desde el punto de vista estratégico y competitivo la revisión de los aspectos salariales continuamente produce resultados beneficios de parte y parte.
1.4 PLANEACION ESTRATEGICA Y ADMINISTRACIÓN DE RRHH La gente siempre querrá saber cuales son sus orientaciones y cómo pueden coadyuvar al crecimiento de su empresa, pero además quieren saber en que forma se verán favorecidos; aquí, el fragmento de Lewis Carroll, en A través del espejo (1872) adquiere bastante relevancia: Alicia: ¿Qué camino debo tomar?
Gato: Eso depende del lugar hacia donde vayas. Alicia: ¡ No sé dónde voy!
Gato: Entonces, ¡no importa cuál camino debas tomar!
Tal cómo se puede leer en las líneas de Lewis Carroll, si no sabe a donde va, el camino que escoja es lo de menos; La planeación estratégica debe responder tres preguntas básicas para las personas y para las empresas:
. La primera, “¿HACIA DONDE VA USTED?”, la respuesta se puede encontrar en lo expuesto en el texto de la misión, donde se reflejan las metas y objetivos específicos que brindan claridad sobre la trayectoria de las acciones a llevar a cabo. Sin un sentido claro de dirección, sin el enunciado de la misión, la claridad acerca del alcance de las operaciones y un conjunto de metas y objetivos específicos, la organización, se encuentre a la deriva.
La segunda pregunta es “¿CUÁL ES EL CONTEXTO? La respuesta debe conducir al análisis, de manera objetiva y realista, de la observación de sí mismo, el entorno externo, configurado por la competencia y las amenazas y oportunidades que se puedan presentar y de esta manera
medir la distancia que pueda haber entre las metas, los objetivos y la capacidad para lograrlos.
La pregunta final, corresponde a “¿CÓMO CONSEGUIRLO?, esto tiene como referencia el plantearse ¿cuál es el modelo que debo seguir para posibilitar que la organización logre las metas y cómo se deben distribuir los recursos para hacer que funcionen los modelos? La manera a cómo se dé respuesta a estos interrogantes, será lo que ejerza un impacto decisivo y positivo al destino de la organización.
La Planeación estratégica se define como”el proceso por el cual los miembros de una organización prevén su futuro y desarrollan los procedimientos y operaciones necesarios para alcanzarlo”3, esto quiere decir que se debe planear el futuro para vivirlo y no tener que sufrirlo; prever es más que tratar de anticiparse al futuro y prepararse en forma apropiada; implica la convicción de que lo que hacemos ahora puede influir en los aspectos del futuro y modificarlos.
Plan financiero Plan de marketing Plan de recursos
humanos
Plan estratégico
Plan de operaciones Plan de Organización
Todas las áreas deben aportar al plan estratégico
3 Goodstein D. Leonard, Nolan M. Timothy, Pfeiffer J. William. Planeación estratégica aplicada, 1998, pag
El proceso de planeación estratégica es más que un plan para el futuro, para comprender el concepto se debe involucrar seis factores críticos: En primer lugar, la estrategia es un patrón de decisiones coherente, unificado e integrador; esto significa que su desarrollo es consciente, explícito y proactivo.
En segundo lugar, la estrategia constituye un medio para establecer el propósito de una empresa en términos de sus objetivos a largo plazo, sus planes de acción y la asignación de recursos. Se debe tener en cuenta que ésta última es quizá la verdadera prueba de fuego del plan estratégico de la organización.
En tercer lugar, la estrategia es una definición del dominio competitivo de la compañía: en qué tipo de negocio se halla en realidad.
En el cuarto lugar, la estrategia representa una respuesta a las fortalezas y debilidades internas y a las oportunidades y amenazas externas con el fin de desarrollar una ventaja competitiva.
En quinto lugar, la estrategia se convierte en un sistema lógico para diferenciar las tareas ejecutivas y administrativas y los roles a nivel corporativo, de negocios y funcional, de tal manera que la estructura se ajuste a la función.
En sexto lugar, constituye una forma de definir la contribución económica y no económica que la organización hará a sus grupos de interés, su razón de ser.
Un componente necesario de la planeación estratégica efectiva se denomina anticiparse a las jugadas del oponente. Este concepto es análogo a la forma como piensan los ajedrecistas. No sólo deben decidir sobre sus movimientos inmediatos sino que también deben observar los del oponente, considerar sus posibles respuestas ante los movimientos y planear varios movimientos por anticipado. Lo mismo sucede con la planeación estratégica: el equipo de planeación debe prever las jugadas del oponente, considerar requerimientos de sus planes y luego fundamentar planes adicionales en esos requerimientos.
Desde el marco de referencia de la planeación estratégica, aparece en un plano superior, que la gente en el desarrollo de las diferentes acciones llevadas a cabo en una empresa pone de manifiesto sus
creencias, sus saberes, sus experiencias, sus competencias, en fin su talento, y cada individuo tiene consigo grandes talentos que la empresa debe encargarse de desarrollar y propiciar.
1.4.1 LA ADMINISTRACIÓN DE RRHH
Cuando las organizaciones han decidido actuar bajo los parámetros de la planeación estratégica eligiendo vías específicas de acciones para alcanzar sus objetivos y metas, utilizando personal altamente comprometido tiene de igual manera que realizar algunas actividades que orienten el derrotero de alineación de los objetivos organizacionales con los individuales.
La administración de Recursos Humanos desde el anterior enfoque debe enfatizar en funciones claves de sus servicios, de sus sistemas, de su estructura y de su práctica, que influye en el comportamiento individual y organizacional. Para que las personas se encuentren bien, se mueven entonces, en la búsqueda de satisfactores de necesidades. Sin embargo, lograrlo requiere de tener determinados componentes, recursos o incentivos. La necesidad, es un estado de desequilibrio que el hombre trata de revertir actuando, teniendo ciertas actitudes, buscando los incentivos.
La actividad humana, (comportamiento), es una realidad compleja de las personas. Se le define como el modo o manera de actuar de un individuo frente a los demás, frente a los hechos que tiene por delante, frente al medio en que se desenvuelve y frente a sí mismo.
El comportamiento se genera por una serie compleja de causas, como son:
En ésta búsqueda constante de los incentivos, las personas tienen dos opciones básicas: encontrarlos / alcanzarlos o no encontrarlos /
• Causas biológicas: características físicas del individuo, su salud, su alimentación.
• Causas psicológicas: temperamento, carácter, actitudes.
• Causas sociológicas: poder, estatus, situación socioeconómica. • Causas ambientales: lugar geográfico, clima.
alcanzarlos. Naturalmente, se trata de alcanzarlos, de encontrarlos, de tenerlos, pues ello conduce a individuos sanos como ya se dijera, personas que se mueven positivamente, con comportamientos saludables, de abierta cooperación, es decir, individuos motivados.
Las motivaciones son un aspecto psicológico del comportamiento y se las define como el grado de entusiasmo o interés que se despierta en las personas y que las empuja a la acción.
INCENTIVOS (+) NECESIDADES (x) SATISFACER = ESTADO DE MOTIVACION
La anterior ecuación lleva a pensar que si las motivaciones nacen de un estímulo, el cual es una fuerza que actúa sobre las personas y que las mueve a actuar se deben crear las competencias y los comportamientos necesarios, de manera individual y organizacional para que la gente establezca el vínculo necesario entre la estrategia de negocios y la obtención de los resultados.
El reto de las empresas y sus líderes no es más la tradicional concentración en el rendimiento, productividad y utilidades, sino el encuentro de formas que tengan que más que ver con el logro personal. Esta será en el próximo futuro la única forma de atraer y retener a las mejores personas y mejorar la empresa.
1.4.2 EL FUTURO DE RRHH
Los diferentes procesos que viven las organizaciones, en lo referente a recursos humanos, tienen que ver con los recortes de personal, la reingeniería etc., se le pide a RRHH que debe agregar valor a la organización y que si no realizan actividades que aporten al producto final se verán disminuidos; por tal razón, resulta primordial que recursos humanos enfoque su visión al desarrollo del capital humano, a la integración al entorno social, hacia la cultura corporativa, a dar valor agregado a la gestión.
La administración eficaz debe apuntar sus esfuerzos a facultar sus empleados, a impulsar el talento, como solución a los diferentes problemas organizacionales4, de manera que la sinergia acelere el
crecimiento empresarial contando con herramientas y aliados que aporten experiencia y conocimiento.
Se requiere el ejercicio de un liderazgo proactivo, usted como gerente o jefe de recursos humanos tendrá todo un compromiso laboral, es decir ejecutar su estrategia a través de la gente, requiere de talento y de habilidades comunicativas.
Claudia Riaño, coordinadora de selección de Cine Colombia, explicó, a una pregunta realizada por el periódico el tiempo, sobre las habilidades que requiere un directivo con personal a cargo, que para ser un jefe eficaz es conveniente contar con experiencia en cargos de dirección de personal, tener habilidades de liderazgo y comunicativas, ser consecuente y, ante todo, formar a los empleados. Así mismo aclaró que es importante un perfil académico definido pero relacionado con lo que se haga.5
Desde este ángulo, ejercer el liderazgo para no ser un jefe reactivo, es una premisa; recursos humanos entonces deberá estar dirigido por una persona que tenga los cinco principios básicos que definen el líder, como los enumeró Camilo Pérez, consultor de Human Perspectives Internacional (HPI)6:
Estas habilidades conducen, entonces, a la dinámica de tener recursos humanos que se encuentran dispuestos al cambio, a la mejora permanente, a la consecución de objetivos, en últimas ser competitivos. El apalancamiento de los recursos humanos, desde la perspectiva de la ejecución de la estrategia a través de la gente, debe partir desde la creación de valores corporativos que apunten a una dimensión humana convertida en una fuerza dominante, que acepta el reto de la competencia y que decide que hoy no basta con ser el mejor del país, si no que por el contrario hay que ser el mejor del mundo y así poder dar la cara a un mundo globalizado.
5 El empleo.com, el tiempo, 13 de marzo de 2005, secc 4 - 1 6www.elempleo.com/info, consejos laborales. 2005
• Capacidad técnica: conformada por las habilidades y los conocimientos que exige el cargo.
• Carácter: relacionado con la integridad y honestidad del individuo
• Orientación a los resultados: definida por la responsabilidad hacia los objetivos propuestos para establecer metas retadoras y realizables.
• Manejo del cambio: capacidad para enfrentar las transiciones y sacarles el mejor y mayor provecho en beneficio de la organización.
• Habilidades interpersonales: manejo de una comunicación efectiva, tanto interna como externa, que fomente la colaboración y el trabajo en equipo.
Solo una fuerza laboral comprometida, motivada y empoderada logrará sacar adelante la estrategia de negocio, ello aunado con una eficiente comunicación y unas prácticas sanas de administración de personal serán los impulsores claves de la productividad.
“Su viejo modo de pensar que le condujo al éxito en el pasado no lo llevará al éxito en el futuro”, se lo escuché a un futurólogo en una conferencia sobre paradigmas; las prácticas de recursos humanos orientadas exclusivamente desde la óptica de la inversión en los recursos físicos y materiales, es decir en posibilitar una excelente producción con los mejores materiales y recursos tecnológicos ha quedado atrás, las compañías que sobreviven en este mundo cada vez más complejo y dinámico lo hacen a través de empoderar la capacidad humana, el talento humano.
La filosofía de facultar es un reto que exige cambios en la mayor parte de los aspectos de una organización. Este reto es para los gerentes y para los empleados, tienen que aprender, ante todo a no ser burocráticos, a estar empoderados7, por que así se beneficia la empresa y se benefician a sí mismos.
Estas facultades conducen a que la gente tenga un mayor sentido de propósito para el empleo en que se encuentran y en la vida, de manera que su participación se traduce necesariamente en mejora continua de los procesos y los sistemas en el lugar de trabajo.
7 Blanchar Ken, Carlos P. John &Randolph, Emowerment, El espectador. 2002
RESUMEN
La administración de recursos humanos presenta nuevas tendencias desde la concepción misma de la manera de ver las organizaciones, con un direccionamiento estratégico que conduce a la reinvención de las diferentes funciones y objetivos. El cambio direccional se observa desde el nuevo paradigma de la manera de hacer negocios y como se debe convertir en un aliado estratégico, su competencia global y con mayor énfasis en la motivación y empoderamiento dentro de una cultura y clima organizacional envuelto en valores. La potenciación de los recursos humanos dejó de ser un gasto para convertirse en una inversión en corto y mediano plazo, para así contabilizar en el plan estratégico el capital humano lo que redunda en mayores
Conceptos clave:
* Valores corporativos *
Ventaja competitiva * Estrategia de negocio
* Globalización * Empoderamiento * Motivación
* Capital humano * Indicadores de gestión * Clima organizacional
* Cultura organizacional * Competencias * Mejora continua
PLANEACION Y RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
Introducción
El centro de información para el empleo (CIE) del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, contrató en el año 2001, catorce profesionales, con el fin de realizar una caracterización ocupacional para establecer las
normas de competencia laboral y titulaciones, con las cuales el Sector Educativo realizaría los diseños curriculares respectivos, la intencionalidad estaba dada en conocer las perspectivas de desarrollo de los diferentes sectores productivos e involucrando al sector empresarial
FASE DE PROFUNDIZACIÓN
Realice una lectura comprensiva sobre el empowerment y diligencie el instructivo para conceptualización plasme los factores de mayor relevancia que ha encontrado. Inclúyalo en su portafolio personal de desempeño. Socialícelo en pequeño grupo colaborativo.
Capítulo 2
Objetivo: Adoptar nuevas tecnologías para
reclutar y seleccionar el personal, buscando que la organización sea más competitiva.
en el diseño de Planes y Programas de Formación Profesional para generar pertinencia en el desempeño laboral del talento humano.
Se pretendía conocer el requerimiento de competencias básicas y especificas en las áreas de ocupación, al final de la investigación se encontró que el sector productivo tenía muy poco conocimiento sobre la Clasificación Nacional de Ocupaciones (CNO), de manera que las coincidencias en los nombres de los puestos de trabajo eran mínimas y por lo tanto las descripciones de las funciones no se ajustaban al requerimiento que en su momento hicieran con el fin de llenar alguna vacante, de igual manera, la investigación arrojó la simbiosis de cargos, de allí que el resultado de la búsqueda de candidatos a los puestos, la gran mayoría de las veces, resultara infructuosa, con el consiguiente desgaste para la empresa, al entrevistar un sinnúmero de aspirantes que no reunían los requisitos mínimos, y por ende de las personas que buscan empleo.
Al indagar sobre la simbiosis en los cargos, se encontró, que los parámetros organizacionales marcaban derroteros de ajuste, de restricción en la contratación de personal, por lo tanto, la polivalencia y las multihabilidades eran bienvenidas en casi todos los casos.
ANÁLISIS DE PUESTOS
La empresa en su estructura organizacional esta conformada por puestos de trabajo o cargos, en algunas ocasiones, caso de las instituciones estatales, se encuentra denominaciones como cargos administrativos y cargos funcionales, el primero tiene que ver con la nomenclatura o código con que ha sido relacionado, el segundo con lo que verdaderamente hace el funcionario.
FASE DE RECONOCIMIENTO
Al responder las preguntas que a continuación se formula usted podrá determinar el grado de conocimiento e información previo que le permitirá abordar el estudio del presente capítulo.
1 ¿Qué es un análisis de cargos?
2 ¿Conoce la función de un análisis de puestos? Descríbala
3 ¡Describa una experiencia que haya tenido en un proceso de selección! 3 Describa como fue el reclutamiento.
Los cargos, son un síntoma del nivel jerárquico en que se encuentra una persona en el desempeño de funciones. Por alguna razón, siempre se le pregunta a las personas que cargo ocupan, para conocer el grado de importancia que tiene dentro de la empresa. Para las organizaciones, el cargo o puesto de trabajo es la base del conocimiento de las diferentes actividades de desempeño que una persona debe realizar en la ejecución de labores cotidianas.
Las diferentes actividades que se encuentran inmersas en el desempeño de un puesto de trabajo, es decir la división del trabajo con la consiguiente especificidad que se debe tener en cuanto se refiere a las tareas, el número de personas requeridas y la calidad de las mismas, se establecen mediante el esquema de análisis de cargos.
El análisis del puesto de trabajo es un procedimiento donde se determinan las responsabilidades de cada puesto y se señalan las características de la persona que lo debería ocupar, cuando se tiene esta información, el paso a seguir es la descripción del puesto.
El análisis del puesto:
2.1.1 Objetivos del análisis de cargos
Los objetivos que se pretenden a través de la utilización de un análisis y descripción de puestos en la Administración de Personal pueden ser
Educación Experiencia Competencias Agentes de estudio Exigencia intelectual Requisitos físicos Responsabili dad Contexto del trabajo Físico Mental Complexión De personal De Herramientas y materiales De documentos, títulos, Ambiente de trabajo Seguridad Estándares de desempeño
diversos, se diseñan de acuerdo a las necesidades de la organización. A continuación se consideran los más importantes en el uso más común de esta técnica:
- Determinar los requerimientos mínimos para una adecuada selección de personal:
En el proceso de vinculación de personal, la descripción y análisis de puestos se utiliza para obtener información acerca de los conocimientos, aptitudes y habilidades necesarias para desempeñar un cargo determinado. Tales requerimientos permiten establecer un procedimiento selectivo de los candidatos a través de la comparación de los aspirantes
- La planeación de programas de capacitación y desarrollo de personal: La descripción de las tareas y los recursos que se utilizan para ejecutar una labor, son elementos que sirven de fundamento en la planeación y ejecución de programas de capacitación y el respectivo plan de carrera. - Para evaluar el desempeño del personal:
La descripción del trabajo permite establecer metas u objetivos para cada cargo dónde los indicadores de gestión posibilitan la medida de cumplimiento de los objetivos planteados.
- Aplicar procedimientos de inducción:
El diseño de programas de inducción se ve altamente beneficiado al dar una orientación más adecuada a los nuevos empleados y evitar en lo posible acciones de reentrenamiento que pueden salir más costosos. - Manuales de procedimientos y funciones:
La elaboración del manual de funciones y del de procedimientos clarifica las tareas a realizar y la agilidad en los procesos a desarrollar, con la respectiva contribución a la mejora continua de la organización.
- La aplicación más importante dada en la Administración de Personal al análisis y descripción de cargos, es el que tiene que ver con la valoración de puestos y la administración de salarios.
2.1.2 Procedimiento para la aplicación del análisis y descripción de cargos
Como se señaló arriba, el resultado que se procura con el proceso de análisis y descripción del empleo es fundamentalmente, obtener la mayor cantidad de información o recolección de datos sobre cada puesto en particular de una organización.
Los criterios a seguir en el desarrollo de un proceso de análisis y descripción de puestos, se enuncian a continuación:
- Fijar objetivos:
Se debe declarar e informar al personal la razón por la cual se va a hacer el levantamiento de la información respectiva.
- Definir quien desarrollará el programa: a este respecto, existen dos criterios:
a) Conformar un equipo de trabajo para adelantar la gestión, donde se incluyan personas de la empresa, conocedoras de la organización, a quienes se les debe brindar el entrenamiento pertinente.
b) La contratación de un outsourcing especializado, tiene como ventaja que podrán actuar con total independencia e imparcialidad por no tener presión de ninguna índole.
Cualquiera de los criterios utilizados par el desarrollo del análisis y la descripción, se debe garantizar la capacidad analítica, capacidad de observación e información.
- Fuentes de Información:
La primera fuente a la que debe recurrir en el momento de comenzar el levantamiento de la información es la organización. Una visita a la empresa permite una visión general de las operaciones que se
El estudiante profundiza sobre las funciones del outsourcing
desarrollan y familiariza a los integrantes del equipo de estudio con los procesos y flujos de trabajo dentro de ella.
El paso siguiente esta dado por la revisión documental que permite tener un conocimiento más profundo de la organización, como organigramas, cuadros, estadísticas, lo cual, le permitirá identificar la configuración y estructura de la empresa, las divisiones, departamentos o secciones y numero de trabajadores en cada cargo.
Superadas las etapas anteriores, el equipo de trabajo hace contacto con el personal, el logro de los objetivos que se propone están supeditados a la participación y colaboración de todos los elementos que integran la organización.
Un factor de importancia corresponde a la veracidad y confiabilidad de la información, si esto no ocurre, los resultados no estarán contaminados y el estudio carecería de valor; por ello, y como parte del desarrollo del programa, se incluye una etapa de comunicación y motivación al personal, con el fin de que esté enterado de todo lo concerniente a la actividad que se va a desarrollar.
2.1.3 Información que debe contener el análisis y descripción de cargos
Como resultado del estudio de análisis y descripción de puestos, la información que se obtiene es necesario organizarla de manera que puedan ser útiles y aplicables en los fines propuestos. El orden en que bien podría organizarse dicha información puede ser:
Fecha: la información pertinente a un cargo debe ser actualizada. Es decir, debe corresponder a los requisitos actuales del cargo; sus características y requerimientos deben quedar registrados al día y ser revisados siempre que exista un cambio sustancial en el contenido o en el contexto del puesto.
Identificación: Informa la ubicación del puesto de trabajo, tanto en la estructura organizacional como físicamente en las instalaciones de la empresa. Debe contener, nombre o denominación del cargo, departamento o sección, nombre y puesto del jefe inmediato, horario y código del trabajador.
Resumen del trabajo: Corresponde a una descripción genérica del puesto, es decir su definición. El resumen tiene dos objetivos:
a. suministrar una corta definición de lo que sea útil y
b. orientar al interesado hacia el entendimiento de la información que se relaciona a continuación.
Descripción analítica: Consiste en presentar una descripción detallada de las funciones que se realizan en el puesto, siendo por consiguiente, la parte central del trabajo. Se aconseja elaborar una lista de las funciones con un "Qué", "Por que" y "Cómo lo hace", clasificándolas de acuerdo con un criterio cronológico: por días, semanas, quincenas, meses y ocasionales. Adicionalmente, es conveniente anotar la dedicación.
Supervisión: hace relación al nivel de supervisión ejercido sobre otros cargos y recibida de jefes inmediatos. Es una dependencia (del cargo) de tipo vertical que permite determinar la autonomía en la toma de decisiones de la persona que ocupa el cargo en cuestión.
Relación con otros cargos: Permite identificar las relaciones, tanto verticales como horizontales de las diferentes labores realizadas, en el flujo y en los procedimientos. Aquí se determina quien es servidor y cliente en cada proceso.
Condiciones de trabajo: Los factores que rodean el medio ambiente en que se ejecutan las tareas. Esta información se puede clasificar según varios aspectos como: iluminación, calor, frío, ventilación, ruidos, contaminación, etc., además se califican dentro cuatro grados: excelente, buena, mala y pésima.
Respecto de la seguridad industrial se debe clasificar el tipo de riesgo al que esta sometida la persona que desempeñe el cargo, en lo que se refiere a:
a. accidentes de trabajo,
b. enfermedades profesionales.
Requerimientos: El desarrollo de determinadas tareas requiere de un mínimo de competencias y atributos, tanto físicos como intelectuales, entre éstos cabe señalarse:
Educación Habilidad
Esfuerzo físico y mental Responsabilidad
Capacitación requerida
Conocimientos especiales necesarios
Estándares de desempeño: En la actualidad algunos estudios tienen incluidos factores de medición del trabajo, en lo que respecta a su calidad, eficiencia y eficacia en el uso de los recursos, productividad, de esta manera se establecen los promedios que se espera alcance el trabajador en el desempeño de sus labores..
Comentarios del analista: El analista debe realizar comentarios que permitan la comprensión de la estructura del puesto de trabajo, igualmente, la inclusión del perfil de la persona a desempeñar el cargo; es decir, adicionar algunos atributos físicos deseables y las características psicológicas requeridas.
Al final del documento debe registrarse el nombre del trabajador que ocupa el cargo analizado y su antigüedad en el cargo, con el fin de evaluar la confiabilidad de la información; el formulario debe ser revisado por el respectivo jefe inmediato con el fin de validar la información registrada e incluyendo las modificaciones sugeridas, así como su aprobación definitiva y la fecha de la misma.
2.1.4 Métodos de descripción y análisis de cargo
La descripción y análisis de cargo recaen en las responsabilidades de los gerentes de línea y se encuentra establecida como una función del staff , de manera que la responsabilidad de línea está dada por todos aquellos que brindan la información y el staff responde en la función del manejo, recabación y análisis de los datos, encabezado por el analista de cargos, esta persona puede ser un empleado especializado en el área o un jefe de departamento o sección, de igual manera puede estar representado por una persona bastante conocedora del cargo.
Los métodos más utilizados en la descripción y análisis de cargos son: • Método de observación
• Sistema de información (dado por el cuestionario) • Método de la entrevista
• Método Mix
Método de observación: Este método ha sido el que más se ha usado y el que ha brindado mayor confiabilidad a los analistas por la eficiencia en su aplicación. Parte de la observación de la persona en el desempeño de las tareas, de manera directa, y se toman los datos concernientes a sus movimientos, tiempos de procesos y métodos utilizados al realizar las tareas.
Este método da mejores resultados con trabajos que comprenden habilidades manuales y repetitivas. En el caso de tener dudas al respecto de la observación realizada, por lo general se acompaña de entrevista y análisis con la persona que ejecuta las labores o con el jefe inmediato.
Sistema de información o cuestionario: El diseño de un formulario con preguntas previamente establecidas y validadas por uno de los ocupantes del cargo o un supervisor es el que da pertinencia a este sistema, el darlo a conocer con anterioridad permite la adecuación de las preguntas y la eliminación de detalles innecesarios.
Sistema de entrevista: La entrevista, es una técnica que consiste en la interacción verbal entre dos personas, y tiene como derrotero el conocimiento mutuo para intercambiar información y poder llegar a un objetivo definido con anterioridad. Se obtienen los datos necesarios, los cuales se consignan en un formulario.
Este método tiene la ventaja de proporcionar un mayor nivel de exactitud a la información, además de poder incluir en la misma, todos los aspectos que se desean conocer de un cargo determinado, permitiendo compararse después con informaciones obtenidas mediante otros medios.
Método Mix: Este sistema permite integrar los distintos metodos estudiados anteriormente, tomando de estos los aspectos más positivos y eliminando Ias desventajas que presentan. Normalmente para efectuar un estudio completo de análisis y descripción de puestos, se utiliza la observacibn directa confrontada con la entrevista a través de cuestionarios.
Este sistema comporta el desarrollo de algunos pasos o etapas basicas, a saber :
* Obtener a través de la observación, la información básica de Ios trabajos, para lo cual, debe tenerse en cuenta:
- La observación del empleado en su lugar de trabajo - No interferir en los procesos desarrollados
- No interrumpir al trabajador en la ejecución de sus tareas
* Aplicar la entrevista a través de cuestionario, permite confrontar la información inicial obtenida mediante la observación, con la acordada en el formato diseñado para el estudio. Una vez depurada y ordenada toda la información, se podrá revisar por parte de las directivas de la empresa (como supervisores y jefes de sección o departamento); este procedimiento permite ajustarla, complementarla y verificarla
El conjunto de actividades producirá un informe que contiene todos los aspectos del trabajo señalados anteriormente, debidamente ordenado, que permite el análisis, y su esencia la constituye la descripción del trabajo o resumen de los datos obtenidos.
2.1.5 Etapas del análisis de cargos
Si la planeación de la organización ha planteado un análisis de cargos, para alcanzar el objetivo propuesto se deben realizar unas etapas indispensables para lograr una visión concreta con información pertinente; En virtud de la organización, el proceso administrativo adquiere una relevancia inusitada para este efecto:
La planeación: Requiere determinar los cargos que van a ser objeto de estudio, donde se enuncien las características principales.
Estipular los niveles de jerarguía, autoridad, responsabilidad y área de influencia de los mismos, con la finalidad de conocer cual es la ubicación en el respectivo organigrama.
Las áreas de acción deben estar definidas de manera que se conozca por donde se iniciará el estudio y así poder establecer un cronograma de trabajo que posibilite resultados satisfactorios en los tiempos estimados.
Al estipular la jerarquía de los diferentes cargos que serán estudiados se podrá definir que método es el adecuado para cada nivel o grupo de cargos; se debe tener en cuenta que el diseño de los elementos o
instrumentos a usar pueden cambiar por efecto de los requisitos o factores a medir.
Los factores que se utilizarán en el estudio deben atender a las especificaciones antes dadas, de manera que surtan el efecto requerido en todos los cargos; además deben estar dimensionados de acuerdo a la escala jerárquica y corresponder a una gradación o valor asignado para que sea representativo en el momento del análisis.
Organización: Esta etapa se dispone los recursos necesarios para adelantar cada una de las tareas del plan de trabajo: físicos, materiales, humanos etc.
• Se seleccionan y entrenan las personas que van a realizar el estudio, y se convierten el órgano de gestión de personal.
• El alistamiento de los materiales necesarios para el estudio: manuales de proceso, de funciones, formularios, videos de inducción, folletos informativos etc.
• Se disponen los lugares donde se brindará la socialización del plan.
• Se establecen los cargos que van a ser objeto de estudio, se analiza la relación de personas que intervienen por cargo y los respectivos materiales, equipos y herramientas que son utilizados por los estudiados.
La planeación y la organización, como en una red, son actividades que dan el inicio del programa.
Desarrollo: Se adelantan las acciones planeadas con la finalidad de recoger los datos pertinentes a cada cargo que va a ser estudiado.
• Se acopia la información sobre cada cargo mediante la utilización de los métodos seleccionados previamente en compañía de la persona que desempeña el cargo y el respectivo superior inmediato.
• La tabulación y validación de los datos, factor importante para realizar un primer acercamiento a los resultados.
• Redacción de los informes para presentarlos ante el organismo respectivo de la organización.
Reclutamiento y selección de Personal
Los máximos beneficios que pueden obtenerse en una organización bien estructurada y de un buen sistema de relaciones laborales dependen del tipo de personal que ocupa los diferentes
puestos de trabajo, de manera que si son competentes y calificados los resultados saltaran a la vista y la evidencia se verá reflejada en una empresa competitiva, eficiente y proyectada al futuro.
2.2.1 El reclutamiento de Personal
El reclutamiento de personal se debe tomar como un conjunto de normas o procedimientos a realizar, con la finalidad de atraer prospectos que se encuentren potencialmente calificados par ocupar las respectivas vacantes que se pueden presentar en el ejercicio de las actividades de negocio.
El proceso de planeación de personal debe iniciarse desde el pronóstico de la demanda del consumidor, en una estrategia de mercado, de la mercancía o servicios que se ofrecerán. Este pronóstico se traduce en los requerimientos específicos de personal y se convierte en la base de desarrollo de un programa de reclutamiento y selección, por que determina el número de personas que serán reclutadas, como de dónde y en que forma se hará.
El pronóstico se inicia examinando las tendencias del consumo y se proyectan a futuro, además se debe explorar la influencia que puedan
FASE DE PROFUNDIZACIÓN
Mediante el acercamiento a dos empresas que usted conozca, solicite los formularios utilizados, en las mismas, para la recolección de datos en análisis de cargos y mediante comparación establezca las diferencias y posibles objetivos de cada formato, además, a que segmento jerárquico está dirigido. (Directivo, administrativo, operativo)
Consigne sus apreciaciones en el formato de conceptualización. Anéxelo a su PPD y socialícelo en pequeño grupo colaborativo.
