PROCEDIMIENTO GENERAL
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Elaboró Revisó Aprobó
Nombre / cargo
Miguel Contreras Reyes Jefe de Recursos Humanos
Roberto Neira Zapata Encargado RRHH Servicios/
Inmobiliarias Oscar Bello Concha
Jefe Administrativo
Rene Suazo Rojas
Gerente General Maestra Servicios S.A. Victoria Navarro Venegas
Jefe Mejora Continua
David Ramírez Fuentes Gerente General Maestra
Firma -
INDICE 1. OBJETIVO ... 3 2. ALCANCE ... 3 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ... 3 4. DEFINICIONES ... 4 5. DESARROLLO ... 4
5.1 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL PERMANENTE ... 4
5.2 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL TEMPORAL ... 5
5.2.1 Personal TEMPORAL administracion y area comercial ... 5
5.2.2 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL TEMPORAL obra ... 5
5.3 CONTRATACIÓN ... 7
5.4 PROCESO DE CIERRE SUELDOS ... 11
5.4.1 PROCESO DE CIERRE REMUNERACIONES, ANTICIPOS y LEYES SOCIALES ... 12
5.4.2 PROCESO DE CIERRE REMUNERACIONES... 12
5.4.3 PROCESO DE CIERRE ANTICIPOS ... 13
5.5 ENTREGA DE SOLICITUD DE PAGO DE REMUNERACION, ANTICIPOS Y LEYES SOCIALES A FINANZAS ... 14
5.6 CONTROL DE ASISTENCIA ... 15
5.7 DERECHO A FERIADO LEGAL (vacaciones) ... 16
5.8 DESVINCULACION DE LA ORGANIZACIÓN (Finiquitos) ... 18
5.9 EVALUACION DE DESEMPEÑO ... 20
5.10 INDUCCION ... 21
5.11 DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN ... 21
5.12 CAPACITACIÓN ... 22
1. OBJETIVO
El objetivo del presente procedimiento es establecer las pautas de Grupo de empresas Maestra1, de cómo serán abordados los aspectos del recurso humano en la organización, como un factor
determinante en el mejoramiento competitivo de la organización2.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todo el personal del Grupo de empresas Maestra, sea éste permanente o temporal.
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
•
ISO 9.001: 2.008 “Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos”, se entienden incorporadas todas las modificaciones posteriores a esta versión3.•
ISO 9.000: 2.005 “Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y Vocabulario”, se entienden incorporadas todas las modificaciones posteriores a esta versión4 Manual de Calidad de Maestra, capítulo 6.2
Descripción de cargos de Maestra (Anexo Manual de Calidad )
PE 03 Elaboración de Planes de Calidad de Obras
PE-07 Prevención de Riesgos
PE-04 Ventas del Inmueble
Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad de la empresa
Ley 20.194 Código del trabajo
Ley 16.744 Pensiones de Invalidez y Sobrevivencia originadas por Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales
Ley N° 19.728, sobre Seguro Obligatorio de Cesantía
Ley 18.933 de Isapres
Decreto Ley 3500 Pensiones Invalidez y otros
Ley 19.518 de Capacitación
Ley 20.123 de Sub Contratación
4. DEFINICIONES
Las aplicables de la ISO 9000:20055. y las que se desarrollan en este documento
Personal permanente: es aquel cuyo contrato es de duración indefinida.
Personal temporal: es aquel cuyo contrato está sujeto a un plazo estipulado, servicio o trabajo especial.
5. DESARROLLO
5.1 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL PERMANENTE 6
Cuando surge la necesidad de incorporar personal de tipo permanente al equipo de Maestra, cada Jefatura es responsable de comunicar a Recursos Humanos de este requerimiento a través de un mail, iniciándose de esta manera la búsqueda del personal requerido a través de distintos medio que puedes ser:
Avisos en diarios
Búsqueda en Internet (por ejemplo: laborum)
Entidades educacionales
Contactos y recomendaciones
Recomendaciones e informaciones de las distintas obras de la empresa
Contactos directos
Cartel de demanda de fuerza laboral entre otros.
La responsabilidad de cada jefatura del requerimiento de personal se encuentra en Detalle de Reclutamiento y Selección (adjunto en página 6.)
Para establecer los requisitos y competencia de cada cargo estos se encuentran descritos en Manual de Calidad de Maestra, anexo Descripción de Cargos.
Una vez hecha la Preselección de postulantes el Jefe de Recursos Humanos entregara a la jefatura que ha hecho el requerimiento a lo menos 4 curriculum preseleccionado.
5.2 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL TEMPORAL
5.2.1 PERSONAL TEMPORAL ADMINISTRACION Y AREA COMERCIAL
Cuando surge la necesidad de incorporar personal de tipo permanente al equipo de Maestra, cada Jefatura es responsable de comunicar a Recursos Humanos de este requerimiento a través de un mail, iniciándose de esta manera la búsqueda del personal requerido a través de distintos medio de acuerdo a lo establecido en punto 5.1 de este mismo procedimiento.
La responsabilidad de cada jefatura del requerimiento de personal temporal se encuentra en Detalle de Reclutamiento y Selección adjunto en página 6.
Para establecer los requisitos y competencia de cada cargo estos se encuentran descritos en Manual de Calidad de Maestra, anexo Descripción de Cargos.
Una vez hecha la Preselección de postulantes el Jefe de Recursos Humanos entregara a la jefatura que ha hecho el requerimiento a lo menos 4 curriculum preseleccionado.
5.2.2 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL TEMPORAL OBRA
Cuando surge la necesidad de incorporar personal de tipo temporal al equipo de Maestra en obra, el Jefe de obra comunica vía verba la necesidad de contratación de personal de acuerdo al avance de partidas de la obra. Este requerimiento se formaliza a través de una PG 08 R001 Autorización Ingreso Obra con VºBº del Profesional Administrador de obra.
Para establecer los requisitos y competencia de cada cargo estos se encuentran descritos en Manual de Calidad de Maestra, anexo Descripción de Cargos.
Cargo Recluta y Preselecciona CV Plazo del Proceso Entrevista CV Preseleccionados Plazo del Proceso Aprueba Contratación Plazo del Proceso Revisión de Antecedentes y proceso Administrativo de contratación Plazo del Proceso Gerencia Construcción, Gerencia General Jefe de Recursos Humanos 5 días
hábiles Gerente General
2 días
hábiles Gerente General 1 día hábil
Encargado de
Recursos Humanos 1 día hábil Gerente Comercial Jefe de Recursos
Humanos
5 días
hábiles Gerente General
2 días
hábiles Gerente General 1 día hábil
Encargado de
Recursos Humanos 1 día hábil Subgerencia de Construcción Jefe de Recursos
Humanos 5 días hábiles Gerente de Construcción 2 días hábiles Gerente de
Construcción 1 día hábil
Encargado de
Recursos Humanos 1 día hábil Personal permanente de
oficina central (Contabilidad, RRHH, Finanzas, Abastecimiento, jefes administrativos, prevencionistas, etc.) Jefe de Recursos Humanos o jefes de unidad según corresponda 5 días
hábiles Jefe del Área
2 días
hábiles Gerente del Área 1 día hábil
Encargado de
Recursos Humanos 1 día hábil Personal permanente del
área comercial (Servicio al cliente, operaciones, supervisores de venta etc.)
Jefe de Recursos Humanos o jefes de
unidad según corresponda
5 días
hábiles Gerente Comercial
2 días
hábiles Gerente Comercial 1 día hábil
Encargado de
Recursos Humanos 1 día hábil Personal permanente de Obra Supervisores de Obra Jefe de Recursos Humanos o Subgerente de Construcción o Gerente de Construcción 5 días hábiles Gerente de Construcción 2 días hábiles Gerente de
Construcción 1 día hábil
Encargado de
Recursos Humanos 1 día hábil Personal permanente de
Obra (Jefes de Obra, Supervisores) Profesional Administrador de Obra 5 días hábiles Profesional Administrador de Obra 1 días hábiles Profesional Administrador de Obra / Sub Gerente de Construcción y/o
Gerente de Construcción
1 día hábil Jefe Administrativo 1 día hábil Jefes de Bodega Subgerente de
control de Gestión 5 días hábiles
Subgerente de Control de Gestión 1 día hábil
Subgerente de
Control de Gestión 1 día hábil Jefe Administrativo 1 día hábil Personal Temporal de Obra Jefe de Obra 1/2 día
hábil Jefe de Obra 1/2 día hábil
Profesional Administrador de Obra 1dia hábil Prevencionista de Riesgo y Jefe Administrativo 1 día hábil Personal Temporal de Ventas Supervisor de
Ventas
5 días
hábiles Supervisor de Ventas 1 día hábil Gerente Comercial 1 día hábil
Encargado de
Recursos Humanos 1 día hábil
5.3 CONTRATACIÓN
5.3.1 PERSONAL PERMANENTE, TEMPORAL Y DE OBRA
Una vez aprobada la contratación por la Gerencia y/o Jefaturas entrega a la Unidad Recursos Humanos los antecedentes para emitirá el contrato de trabajo, estos documentos son:
Documentos Personales
Copia de cedula de identidad
Certificado afiliación AFP, institución de Salud (FONASA/ ISAPRE)
Comprobante de residencia vigente
Copia de curriculum
Certificados de Titulo
Copia último finiquito (en el caso de obra)
Documentos de Prevención de Riesgo (todos estos documentos entregados, firmados por el trabajador)
Recibo de recepción de Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad
Declaración de Salud Pre-Ocupacional
Entrega de Elementos de Protección Personal si corresponde en dos copias (Bodega y carpeta Personal)
Derecho a Saber
Todos los antecedentes antes mencionados son entregados por el Prevencionista de Riesgo, según el PE 07 Prevención de riesgos.
Una vez recibidos los antecedentes, Recursos Humanos o el Jefe Administrativo según corresponda, elabora el contrato de trabajo en los plazos establecidos según Cuadro Detalle Contratación y Plazo
Detalle de Contratación y Plazos cargo Confecci ón de contrato Plaz o del Proc eso Firma Contrato trabajado r Plazo del Proce so Visacion Contrato Plazo del Proce so Firma Contrato Representa nte Legal Plazo del Proce so Entrega copia contrato trabajador Plazo del Proce so Gerencia Construcción, Gerencia de Negocios, Gerencia Comercial Encargad o de Recursos Humanos 1 dia hábil Encargad o de Recursos Humanos 1 dia hábil Gerente General 1 dia hábil Gerente General 5 días hábile s Encargado de Recursos Humanos 1 dia hábil Subgerencia de Construcción Encargad o de Recursos Humanos 1 dia hábil Encargad o de Recursos Humanos 1 dia hábil Gerencia Construcci ón o General 1 dia hábil Gerente General 5 dia habil Encargado de Recursos Humanos 1 dia hábil Personal permanente de oficina central (Contabilidad, RRHH, Finanzas, Abastecimiento, jefes administrativos, Prevencionista, etc.) Encargad o de Recursos Humanos 1 dia hábil Encargad o de Recursos Humanos 1 dia hábil Jefe del Área 1 dia hábil Gerente General 1 dia hábil Encargado de Recursos Humanos 1 dia hábil Personal permanente
del área comercial Encargad
o de Recursos Humanos 1 dia hábil Encargad o de Recursos Humanos 1 dia hábil Gerente de Negocios 1 dia hábil Gerente General 5 dia hábil Encargado de Recursos Humanos 1 dia hábil (Servicio al cliente, operaciones, supervisores de venta etc.) Personal permanente de Obra Encargad o de Recursos Humanos 1 dia hábil Encargad o de Recursos Humanos 1 dia hábil Gerencia Construcci ón o General 1 dia hábil Gerente General 5 dia hábil Encargado de Recursos Humanos 1 dia hábil Supervisores de Obras y Profesionales Administradores de Obra Personal temporal de Ventas Encargad o de Recursos Humanos 1 dia hábil Encargad o de Recursos Humanos 1 dia hábil Supervisor de Ventas 1 dia hábil Gerente General 5 dia hábil Encargado de Recursos Humanos 1 dia hábil cargo Confecci ón de contrato Plaz o del Proc eso Visacion Contrato Plazo del Proce so Visacion Contrato Plazo del Proce so Firma Contrato trabajador y envió oficina central Plazo del Proce so Firma Contrato Representan te Legal y envió devuelta a obra Plazo del Proce so Entrega copia contrato trabajado r Plazo del Proce so Personal permanente de Obra (Profesionales de Terreno, Jefes de Obra, Jefe de Bodega, Supervisores de Terreno; Digitadores, ECO, Asistentes Profesionales, Profesional de Instalaciones Jefe administra tivo 1dia hábil Profesion al Administr ador de Obra 1 dia hábil Gerencia Construcci ón o General 1 dia hábil Jefe Administrati vo 2 días hábile s Encargado de Recursos Humanos 6 días hábile s Jefe Administra tivo 1 dia hábil Personal temporal de Obra Jefe administra tivo 1 dia hábil Profesion al Administr ador de Obra 1 dia hábil Gerente Construcci ón o General 1 dia hábil Jefe Administrati vo 2 días hábile s Encargado de Recursos Humanos 6 días hábile s Jefe Administra tivo 1 dia hábil
Administración Central : El Encargado de Recursos Humanos correspondiente debe enviar mail a [email protected] informando la incorporación del cualquier trabajador a la organización En Obra: el Jefe Administrativo debe enviar mail [email protected] informando la
incorporación de todo personal permanente de obra a la organización
a) Para el personal permanente, el contrato en una primera instancia es a plazo fijo, con una duración de 1 (un) mes y una renovación de 2 (dos) meses. Al finalizar el plazo del contrato de dos (2) meses, la Jefatura Directa del trabajador evalúa la continuidad o desvinculación del trabajador con la empresa a través de PG 08 R007 Evaluación de Desempeño, siendo la nota promedio superior a 4, se procede a emitir Anexo de Contrato con plazo Indefinido.
b) Personal Temporal en Obra: para el personal temporal de obra, el contrato en una primera instancia es a plazo fijo, con una duración de 1 (un) mes.
Transcurrido este plazo de un mes de prueba, el trabajador es finiquitado y contratado por términos de partidas específicas de acuerdo al avance de la Obra.
Cualquier modificación a las condiciones iniciales del contrato debe ser confirmada por escrito y firmada por ambas partes, contando con las aprobaciones, vistos buenos requeridos anteriormente descritos. Los registros que demuestran el proceso de selección, contratación, formación y/o capacitación del personal son mantenidos en las carpetas del personal, bajo la tutela de la Unidad de Recursos Humanos y/o Oficina Administrativa en Obra.
Como los registros de:
que demuestran la experiencia de las personas se aceptan: currículum, finiquito del trabajo anterior, referencias, entre otros.
que demuestran la formación, la empresa acepta certificados de estudios y formaciones.
que demuestran el cumplimiento de las habilidades, se considera la evaluación por parte de las Jefaturas directas.
Cuando ingresa una persona nueva la organización el Encargado de Recursos Humanos y/o Jefe Administrativo debe indicar en el minuto de digitar la información el sistema de Recursos Humanos en la Ficha de Ingreso el correo asignado y código de usuario y en forma automática el sistema valida estos elementos (correo y usuario), posteriormente validado estos, el Encargado de Recursos Humanos y/o Jefe Administrativo debe asignar los accesos a los diferentes software de la organización, según lo que indique la jefatura directa, una vez realizado en forma automática se envió un mail a Informática y la jefatura directa indicando los permisos dado.
5.3.3 MANTENCION DE REGISTROS TEMPORAL
La mantención de registros inherentes a la contratación del personal se realizara según el cuadro adjunto.
CARGO LUGAR DE MANTENCION
DE REGISTROS
RESPONSABLE DE MANTENCION Y REVISION DE REGISTROS
Personal Permanente
Oficina Central: Gerencias, Contabilidad, Finanzas, RRHH, Adquisiciones,
Arquitectura, Estudios y Proyectos , Servicios Generales, Secretarias, Prevención de Riesgos, Mejora Continua , Construcción Área Comercial: Cobranzas, Escrituración, Servicio al Cliente, Ventas, Servicio de Post Venta, Marketing.
de oficina central , área Comercial , permanente de obra ( Profesional Administrador de Obra y Jefe Administrativo) : Contabilidad, RRHH, Finanzas,
Abastecimiento, Informática, Mejora Continua etc.
OFICINA CENTRAL Unidad de Recursos Humanos
Jefe Recursos Humanos
Personal permanente de Obra : Profesional de Terreno, Jefes de Obra, Supervisores de terreno, jefes de Bodega , Prevencionista, Encargado de Calidad, Profesionales de Instalaciones, Digitadores
Para estos dos cargos debe mantener copia de sus antecedentes contractuales en obra.
OFICINA ADMINISTRATIVA
OBRA Jefe Administrativo
Personal Temporal en Obra: Trazadores, Maestros, Ayudantes, Jornales,
OFICINA ADMINISTRATIVA
OBRA Jefe Administrativo
5.3.4 MANTENCION DE REGISTROS DEFINITIVO
Nombre del Empaste Documentos Adjuntos al Libro de Empaste Plazo Para empastar Responsable de Entregar el Empates Responsable de Recibir la documentación para resguardo definitiva
Lugar del archivo definitivo
Personal
Contrato, Anexos,
certificados afiliación Afp, Fonasa o Isapre,
Fun modificaciones,
Inducciones y Charlas del PE-07, certificado cotizaciones, registros de asistencia firmados, finiquito legalizado o pendiente de cancelación Mensual Jefe Administrativo y/o Encargado Recursos Humanos Encargado Archivo San Pablo Bodegas de Archivo San Pablo Respaldos Personal Planillas Imposiciones canceladas, Libros Remuneraciones Timbrados, Liquidaciones Firmadas Mensual Jefe Administrativo y/o Encargado Recursos Humanos Encargado Archivo San Pablo Bodegas de Archivo San Pablo
La forma de entregar la documentación es con un registro memo firmado como recibo y entregado. Para enviar a empastar el Encargado de Recursos Humanos y Jefe Administrativo envía un mail al Jefe de Recursos Humanos indicando la cantidad a solicitar a empastar y centro de costo asociado.
A su vez Jefe de Recursos Humano es quien autoriza y envía mail de solicitud a la unidad de Adquisiciones.
5.4 PROCESO DE CIERRE SUELDOS
El comienzo de cierre mensual de remuneraciones se inicia el día 21 de cada mes donde el responsable de hacer las remuneraciones en el caso de obra Jefe Administrativo, Oficina Central Encargados de RR.HH
Planilla de Remuneraciones Mensual: el Jefe Administrativo mensualmente debe hacer el borrador de esta planilla para ser presentada al Profesional Administrador de Obra para que la apruebe, en esta planilla el Jefe Administrativo debe registrar el control de lo siguiente: control cantidad de horas extras, los tratos, días trabajados, bonos sábado, asignación familiar, cambio de suelos, cambio de cargo,
Para que el Jefe administrativo tenga lista esta planilla previamente el profesional Administrador de obra debe entregar todos los 21 de cada mes una Planilla firmada o enviada vía mail que debe contener: tratos, bonos, justificación de bonos y con un documento adicional la justificación de los tratos firmada.
5.4.1 PROCESO DE CIERRE REMUNERACIONES, ANTICIPOS y LEYES SOCIALES 5.4.2 PROCESO DE CIERRE REMUNERACIONES
En obra: Una vez recibida y visada la Planilla de Remuneración Mensual, el Jefe Administrativo procede a realizar el ingreso de la información al Sistema de Recurso Humano para obtener el libro definitivo , una vez listo este ingreso y cuadratura el Jefe Administrativo visa y automáticamente el sistema envía mail recordatorio al Profesional Administrador de Obra, Sub Gerente en caso que exista, Jefe de Recursos Humanos y finalmente al Gerente General en la medida que cada uno vaya visando se envía un mail automáticamente a cada uno de los siguientes responsables de visar para cerrar definitivamente el libro mensual de la obra.
Cada vez que exista una modificación por alguno de los participantes del proceso, ellos pueden rechazar y le llega este aviso al Jefe Administrativo para que procese los cambios y se reenvía nuevamente el proceso de visación hasta que todos visen conforme y se obtiene el libro definitivo del mes.
Los libros definitivos visados y aprobados deben ser entregados a Recursos Humano los días 24 de cada mes o en su efecto el día hábil siguiente a ese día.
Visados los libros, el Jefe Administrativo tiene que emitir 4 (cuatro) copia de este, donde se envía con remesa con 3 copias al Encargado de Remuneraciones de Constructora.
Es de responsabilidad del Jefe Administrativo emitir los libros en hoja foliada y timbras por el Servicio de Impuestos Internos (SII).
Administración Central: En este caso toda modificación o consideración especial son informadas vía mail por la Jefatura directa relacionado con aumento de suelos, bonos especiales al Encargado de Remuneraciones de Inmobiliaria o Constructoras según corresponda.
Es de responsabilidad de los Encargados de Remuneraciones Inmobiliarias o Constructoras tener el control y seguimiento de los días trabajados, días de licencias medicas, descuentos especiales, prestamos de instituciones o de empresa, etc.
Teniendo claro toda la información pertinente al trabajador los Encargados de Remuneraciones ingresan los antecedentes al Sistema de Recurso Humano para obtener el libro definitivo , una vez listo este ingreso y cuadratura el Encargados de Remuneraciones visa y automáticamente el sistema envía mail recordatorio
envía un mail automáticamente a cada uno de los siguientes responsables de visar para cerrar definitivamente el libro mensual de cada empresa.
Cada vez que exista una modificación por alguno de los participantes del proceso, ellos pueden rechazar y le llega este aviso al Encargados de Remuneraciones para que procese los cambios y se reenvía nuevamente el proceso de visación hasta que todos visen conforme y se obtiene el libro definitivo del mes para cada empresa.
Para Administración central el plazo es el mismo que el de las obras es decir los libros definitivos visados y aprobados deben estar listos los días 24 de cada mes o en su efecto el día hábil siguiente a ese día. Visados los libros, los Encargados de Remuneraciones tienen que emitir 4 (cuatro) copia de este.
Es de responsabilidad de los Encargados de Remuneraciones emitir los libros en hoja foliada y timbras por el Servicio de Impuestos Internos (SII).
5.4.3 PROCESO DE CIERRE ANTICIPOS
Obra: El Jefe Administrativo genera una Planilla de Anticipos, considerando los días entre el 21 y 5 del mes siguiente, los montos a pagar están estandarizados por la Gerencia del Área Administración y Finanzas de la empresa y corresponde como tope máximo el 40% del sueldo liquido. El monto a anticipar es el proporcional a la cantidad de días trabajados.
Esta planilla es previamente aprobada por Profesional Administrador de Obra, para su posterior ingreso de datos al Sistema de Recurso Humano, y una vez ingresada la información se procede de igual forma en lo descrito ya en el punto “Cierre de Remuneraciones”.
Administración Central: El Encargado de Remuneraciones genera una Planilla de Anticipos, desde el Sistema de Remuneraciones, los montos a pagar están estandarizados por la Gerencia del Área Administración y Finanzas de la empresa y corresponde como tope máximo el 40% del sueldo liquido. El monto a anticipar es proporcional a la cantidad de días trabajados, salvo consideraciones especiales autorizada por la jefatura directa.
Una vez ingresada la información se procede de igual forma en lo descrito ya en el punto “Cierre de Remuneraciones”
Leyes Sociales:
Andes, una vez importada la información al Software de Recaudación Electrónica de la Caja de Compensación de los Andes este arroja el documento “Comprobante de Pago”.
En forma paralela a este proceso el Jefe Administrativo y el Encargado de Remuneraciones emite planilla “Cuadratura de Leyes Sociales“, documento de apoyo para evitar errores en el pago de las imposiciones.
El plazo para el cierre de las Leyes Sociales en el caso de las obras es hasta el 3 de cada mes o día hábil siguiente a este.
5.5 ENTREGA DE SOLICITUD DE PAGO DE REMUNERACION, ANTICIPOS Y LEYES SOCIALES A FINANZAS
Solicitud de Pago de Remuneraciones:
Obras: Una vez recibido los libros de remuneraciones desde obra el Encargado de Remuneraciones, realiza un Cuadro Resumen General, donde debe detallar en forma separada la forma de pago (Contado, Cuenta Vista, Cuenta Corriente), separado por empresa los montos a solicitar, este resumen debe ser firmado por el Jefe de Recursos Humanos.
Administración Central: Teniendo los libros definitivos el Encargado de Remuneraciones realiza un Cuadro Resumen General, donde debe detallar en forma separada la forma de pago (Contado, Cuenta Vista, Cuenta Corriente), separado por empresa los montos a solicitar, este resumen debe ser firmado por el Jefe de Recursos Humanos y posteriormente por el Gerente General.
El Cuadro Resumen General se emite en dos copias donde una es recibida por la Unidad de Finanzas y la otra copia es para la Unidad de Recursos Humanos.
Solicitud de Pago de Anticipos
Obra y Administración Central: Una vez cerrado y visado por todos los responsables la nomina de Anticipo Mensual se procede a lo descrito de igual forma en el punto “Solicitud a de Pago de Remuneraciones”
Solicitud de Pago de Leyes Sociales:
Obra y Administración Central: Una vez validada la cuadratura de las leyes Sociales con el Software de Recaudación Electrónica de la Caja de Compensación de los Andes, se emiten 3 (tres) copias del “Comprobante de Pago”, las cuales se envían a Oficina Central en el caso de las obras, adjunto a ella 3
(tres) copias de “Cuadratura de Leyes Sociales”, con dos remesas, en el caso de las obras donde una copia es Recursos Humanos y otra copia para la obra.
Recursos Humanos con los Comprobantes de Pago en su poder tanto de las obras como de las empresas que maneja directamente, realiza un Cuadro Resumen de Leyes Sociales separado por empresas, teniendo esto listo se entrega a Finanzas, previamente visado por el Jefe de Recursos Humanos.
Recursos Humanos tiene como plazo para entregar a Finanzas de 1 días después de recibida desde obra información.
Los Comprobantes de Pago de las leyes Sociales una vez pagado son enviados desde Recursos Humanos en original con el timbre de PAGADO a obra, donde es responsabilidad de Jefe Administrativo y Encargado de Remuneraciones el resguardo de este documento.
Pago de Remuneraciones y Anticipos
Obra y Administración Central: Recibido por finanzas la Solicitud de emisión de Pago de Remuneraciones, Finanzas procede a la emisión de los cheques, autorización de los cargos correspondiente a las Cuentas Corrientes, Cuentas Vistas y/o proceso de pago con la empresa de Valores contratada para ello. Realizado y aprobado esto por las Gerencias y/o Jefaturas responsables, Finanzas entrega a Recursos Humanos los diferentes tipos pagos solicitado por Recursos Humanos dejándose un respaldo de esta entrega.
Recursos Humanos entrega a cada responsable de Obra los estipendios para que sea entregado a los trabajadores dejando un respaldo de ello.
El Jefe Administrativos con los estipendios en mano, es responsable de pagar a los trabajadores, emitiendo tres copias de las liquidaciones las que deben ser firmadas en original, para posteriormente ser rendidas dentro de los 5 días siguientes de realizado el pago, con un Respaldo de Cuadratura de Rendición de Sueldo y/o Anticipo, y en caso de existir dineros no pagados en este plazo el Jefe Administrativo debe depositar estos dineros en la cuenta corriente del la empresa y adjuntar en la Cuadratura de Rendición de Sueldo y/o Anticipo los depósitos originales que respalden estos dineros no pagados a los trabajadores.
Para el caso de Administración Central la Rendición de los estipendios se realiza con copia del Voucher adjuntando copia de la liquidación de sueldo en original firmada por el trabajador, dentro del mismo plazo descrito anteriormente.
Obra y Administración Central: El control de asistencia es de responsabilidad del Jefe Administrativo para el caso de obra y del Encargado de Remuneraciones en la caso de Administración Central velar por su cumplimento, control y mantenimiento donde semanalmente debe imprimir el registro de cada trabajador para que posteriormente sea firmado por este y su posterior resguardo.
Esta dentro de las funciones del Jefe Administrativo y Encargado de Remuneraciones es la de preocuparse que exista y esté en buenas condiciones técnicas el Reloj control ya sea este Mecánico o Biométrico.
El estado de situación como licencia médicas, permisos especiales, traslados, vacaciones, términos de relaciones laborales debe ser ingresado con un registro de respaldo que acredite la situación.
En Obra el Reloj Control de Asistencia debe estar ubicado en el acceso, para lograr un correcto filtro por parte del control de Portería.
Salas de Ventas:
En las salas de ventas es responsabilidad del Supervisor de Ventas velar por que cada trabajador firme su registro de asistencia el libro de Control de Asistencia diariamente, en el caso que el trabajador este con vacaciones, permiso, licencia médica, el Supervisor de Ventas debe registrar el Libro Control de Asistencia el estado de estas situaciones.
El Supervisor de Ventas debe preocuparse se mantener un libro disponible de Control de Asistencia en la Sala de Ventas.
El Supervisor de Ventas debe hacer la sumatoria de las horas trabajadas en la hoja de asistencia de cada trabajador en forma semanal.
Cualquier anomalía en la asistencia del trabajador es de responsabilidad del Supervisor de Ventas comunicarlas oportunamente al Encargado de Recursos Humanos, para en caso de Licencias Medicas, vacaciones, permisos especiales debe hacer llegar los documentos que respalden estas situaciones.
5.7 DERECHO A FERIADO LEGAL (VACACIONES)
Solicitud de Vacaciones
El trabajador solicitará voluntariamente a su jefatura directa por escrito con tres semanas de
anticipación como mínimo, sus respectivas vacaciones teniendo en cuenta que deber haber pertenecido tener contrato vigente con la empresa a lo menos 1 un año. El objetivo del adelanto de la solicitud es poder coordinar las funciones que dejará de realizar durante el período de ausencia.
El Jefe Directo recibe la solicitud y tomará la decisión de aceptación
El Jefe Directo tendrá que planificar el trabajo del solicitante, sustituyendo a otra persona para continuar las actividades de la persona que tomará su feriado legal, dando la continuidad de los procesos de la empresa.
Decisión de las Vacaciones
El jefe directo deberá aceptar las vacaciones del personal solicitante. Sin embargo puede solicitar un cambio de fecha por motivos de fuerza mayor.
El Jefe Directo autorizará el feriado legal, a través de la firma que se encontrará registrada en el PG 08 R013 Autorización de Vacaciones en dos copias
Posteriormente se avisará al Encargado de Recursos Humanos y/o Jefe Administrativo, manifestando por escrito las personas que tomarán sus vacaciones y quienes las reemplazarán.
El Encargado de Recursos Humanos y/o Jefe Administrativo recibirá conforme el PG 08 R013
El Jefe de Unidad de Recursos Humanos enviara en la primera semana de noviembre calendario para programación de vacaciones a cada jefe de unidad o gerencia correspondiente donde se indican los días pendientes de vacaciones, este calendario debe ser devuelto a la unidad de Recursos Humanos a mas tardar la última semana de Noviembre aprobada.
Autorización de Vacaciones quedando uno en poder de este y otro en poder del trabajador, previamente firmado por el trabajador y jefe directo.
El comprobante deberá quedar registrado en:
Sistema de Remuneraciones
Control de Asistencia
Carpeta de la persona
El Encargado de Recursos Humanos y/o Jefe Administrativo, confeccionará una planilla de Excel Programa de Vacaciones con todas las fechas entregadas por las jefaturas de las unidades y/u Obra donde ingresará a todo el personal con derecho a estas.
Por otra parte el Encargado de Recursos Humanos tendrá un Control de Vacaciones donde indica: nombre de trabajador, run, cargo, fecha de ingreso, días tomados, saldo de días pendientes, costo de vacaciones pendientes.
5.8 DESVINCULACION DE LA ORGANIZACIÓN (FINIQUITOS) 5.8.1 Aviso de Despido
Los jefes directos de cada área es quien dará el aviso a Recursos Humanos y en el caso de obra al Jefe Administrativo, del término de contrato de un trabajador.
Carta de Despido: Recibido el aviso tanto por Recursos Humanos o el Jefe Administrativo, este procede a emitir la carta bajo la causal indicada en el aviso, la carta emitida es firmada por Gerente General en el caso de Administración Central y en el caso de las obras por el Profesional de la Obra, posteriormente es entrega al trabajador o enviada vía correo certificado conjuntamente con respaldo de Cotizaciones pagada de todo el periodo laborado en la empresa, quedando copia de este respaldo en la carpeta del trabajador en un plazo no mayor de tres días de emitida la carta.
Quienes emiten, velen, entreguen y/o envíen las cartas de aviso por término relación laboral por las causales de: falla, termino de plazo, termino de faena, causales imputables al trabajador, necesidades de la empresa, mutuo acuerdo, causa grave en obra será el Jefe Administrativo y en Administración central el Jefe de Recursos Humanos.
Administración Central : El Encargado de Recursos Humanos correspondiente debe enviar mail a [email protected] informando la incorporación del cualquier trabajador a la organización En Obra: el Jefe Administrativo debe enviar mail [email protected] informando la
incorporación de todo personal permanente de obra a la organización
5.8.2 Cálculo del Feriado Proporcional y Confección del Finiquito
Obras: Una vez realizados el trámite del aviso de la desvinculación, el Jefe Administrativo debe emitir el calcular del finiquito donde incluye si corresponde: días de vacaciones pendientes, mes sustitutivo aviso previo, montos años de indemnización, valores adeudados, descuentos que correspondan, aporte AFC empleador. El Jefe Administrativo, tiene plazo de un día para enviar este cálculo al Asistente de Recursos Humanos quien revisa si esta correcto y envía respuesta al Jefe Administrativo el plazo de un día de recibido, recibida la respuesta de aprobado el cálculos del finiquito desde la unidad de Recursos Humanos, el Jefe Administrativo confecciona el finiquito con plazo de un día, una vez confeccionado tendrá dos día para envíalo a la unidad de Recursos Humanos con la “P08-IT07 Planilla V°B° de Finiquitos“ con los respectivos VºBº de las jefaturas , para la emisión del pago y firma legal del finiquito por el empleador.
Recursos Humanos tiene un plazo de 15 días hábiles para enviar documento de pago y finiquito firmado a la obra
Una vez recibió documento de pago y finiquito firmado por el empleador el Jefe Administrativo tiene un plazo de 20 días para hacer la rendición del los finiquitos formalizados (pagados y/o firmados) y legalizados hacia Recursos Humanos.
Para los finiquitos que no son formalizados (pagados y/o firmados) debe rendirse en una remesa con detalle de: Nombre completo, y monto de la devolución.
Los finiquitos deben ser formalizados ante un ministro de fe autorizado como por ejemplo: Inspección del Trabajo, Notario, Secretario Municipal, Registro Civil, etc.
Administración Central: el Encargado de Recursos Humanos es la responsable de hacer el cálculo y emisión del finiquito en un plazo de 1 días, de todo el resto de los trabajadores de la organización, previa solicitud del Gerente General y Gerentes de área.
La solicitud, pago, rendición y formalización de los finiquitos son las descritas anteriormente en Obra (página o punto)
Cada vez que un trabajador es desvinculado al generar la baja en el sistema de gestión de RR.HH el sistema automáticamente bloquea los accesos a Intranet y correos
5.8.3 Solicitud de Cheque
Obra: Una vez revisados los finiquitos, aprobados por la Gerencia de Construcción y firmados por el representante legal, se le envía un mail a Encargada de Finanzas Constructora indicando montos y obra solicitando la fecha de cancelación según los flujos, el Jefe de Recursos Humano con esta fecha comunica al Jefe Administrativo para que proceda a comunicar a la entidad financiera los vales vistas a emitir indicando los nombres, run y montos, esto el Jefe Administrativo lo hace vía online en la
plataforma del la entidad financiera indicada para ello por Jefe de Recursos Humanos.
Administración Central y eventualidades: En administración Central el Encargado de Recursos Humanos es quien realiza la solicitud de cheque y forma de pagos acordada con el trabajador finiquitado, esta Solicitud de Cheque debe ser firmada por el Gerente General, una vez firmada y visada por el Gerente General es entregada al Asistente de Finanzas para la emisión del o los documentos requeridos.
En el caso de los finiquitos urgentes (citación a comparendo, muerte del trabajador) estos son solicitados en el menos plazo posible para dar cumplimento a la urgencia.
5.9 EVALUACION DE DESEMPEÑO
La evaluación de desempeño tiene por objetivo primordial, la de valorar al conjunto, de actitudes, competencias y comportamiento laboral del personal en el desempeño de su cargo y cumplimiento de sus funciones de acuerdo a la descripción de cargo y a los objetivos y estándares establecidos por la organización para el logro de un producto final satisfactorio para el cliente,
Las Evaluaciones se Realizaran en las siguientes instancias
Evaluación para definir continuidad laboral:
Esta evaluación la realiza el Jefe directo al tercer 3 mes de ingresada la persona a la organización, donde se mide su evaluación en los distintos aspectos solicitado en ésta como; Relaciones Interpersonales, Compromiso, Iniciativa, Confiabilidad, Cooperación, Superación Personal, Liderazgo.
Una vez realizada la evaluación esta arroja una nota promedio en base a los conceptos indicados anteriormente y para que el evaluado pase el estatus de Trabajador con Contrato Indefinido, la nota promedio exigida para ello debe ser superior a 4.0, hecha la evaluación por Jefe directo realiza una conversación con la persona evaluada indicando las razones de la determinación final de su continuidad en la organización y el análisis de las observaciones y mejoras indicadas en la evaluación para ser consideradas por trabajador en caso de ser contrato indefinidamente.
Evaluación Anual Diciembre
La evaluación de desempeño permite a las jefaturas tomar decisiones respecto a promociones, ascensos, y aumentos salariales, esta información también permite determinar las necesidades de formación y desarrollo, tanto para el uso individual como de la organización y plantear desafíos para los siguientes periodos.
Para la realización de la evaluación de desempeño se debe considerar los aspectos detallados en la descripción de cargos.
El proceso de evaluación:
En obras: lo realizara el jefe superior directo al momento de ser finiquitado el trabajador o cuando este sea trasladado a otra obra y los cargos que deben ser evaluados son: Profesional de obra (Administrativo y terreno) Jefe de obra Supervisores de terreno, jefe de bodega, jefe administrativo, digitador y pañolero.
En oficina central, área comercial y área técnica: la evaluación la realizara el jefe superior directo, una vez al año, cuando se considere un cambio de cargo (ascenso), o al momento de renovar el contrato. La fuerza de ventas complementa la evaluación con sus propios procedimientos definidos en el estándar Maestra.
La evaluación quedara registrada en el formato PG 08 R007 Evaluación de desempeño, en oficina de Gerencia General en el archivador de Evaluaciones de desempeño del personal de Maestra del año correspondiente y se debe enviar información resumida a la Unidad de Mejora Continua
5.10 INDUCCION
Cada vez que se incorpora una persona al equipo de trabajo, se reúne con su Jefe directo para que éste le contextualice en el quehacer de la empresa y de su puesto de trabajo.
En esta instancia, y según corresponda, se le da a conocer al trabajador:
Acceso a las plataforma de trabajo Maestra
Antecedentes de Maestra
Funciones y responsabilidades de su puesto de trabajo y entrega de Descripción de Cargo
Sistema de Gestión de Calidad de la empresa: Documentos
En caso de la obra quien vela porque esto se cumpla será el Profesional Administrador de Obra.En esta inducción se le da a conocer las generalidades de la organización de la obra y los procedimientos generales y/o específicos aplicables a su labor, lo cual queda registrado en la Ficha de Ingreso de personal.
La inducción en obra es complementada con los aspectos de seguridad y realizada de acuerdo al PE 07 Prevención de Riesgos.
La inducción del personal contratado como fuerza de ventas, es desarrollada según las disposiciones del PE 04 de Ventas Procedimiento Específico.
Es responsabilidad de Recursos Humanos y/o Jefe Administrativo exigir que se lleve a cabo la inducción a todas las personas de la organización.
5.11 DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN
Las Jefaturas de cada unidad son responsables de detectar las necesidades de capacitación y comunicarlas oportunamente al Jefe Recursos Humanos. Para ello se realiza anualmente una encuesta de PG 08 R003 Identificación de Necesidades de Capacitación o en su efecto se determinara un ente
capacitación y/o formación que favorezcan el desempeño de la persona, en las funciones propias de su puesto de trabajo y considerando la descripción de su cargo.
Anualmente se debe realizar un chequeo de las carpetas de cada trabajador y compararlas con las descripciones de cargo para determinar si se cumplen con las competencias y requisitos de estudios, con esta información de emitirá informe el cual debe ser entregado a las Gerencias respectivas con una propuesta de capacitación, la cual una vez aprobada deberá ser incluida en el programa de capacitación del periodo siguiente.
En las obras, la detección de necesidades de capacitación se realiza trimestralmente y debe realizarse por las distintas jefaturas al inicio de cada partida, comunicándolas a la brevedad y entregarla al Jefe Administrativo y este envía al Jefe de Recursos Humanos la encuesta de PG 08 R003 Identificación de Necesidades de Capacitación.
Una vez recibidas la detección de necesidad capacitación por el Jefe de Recursos Humanos este realiza el PG 08 R004 Programa de Capacitación o en su efecto el Programa de Capacitación para empresas con comité bipartido entregado por Sence de todo el Grupo Maestra, el Programa de Capacitación realiza semestralmente y es aprobada por la Gerencia correspondiente o en su efecto por el Comité bipartito de capacitación.
La ejecución, cumplimiento y seguimiento de este programa es responsabilidad del Jefe de Recursos Humanos y es de su responsabilidad retroalimentar con esta información a la Unidad de Mejora Continua
5.12 CAPACITACIÓN .
El Jefe Recursos Humanos, realizará las gestiones correspondientes ante el SENCE o OTIC
Cada vez que una persona es capacitada, se evalúa la eficacia de dicha acción, en base a los objetivos de la capacitación y la metodología señalada en el programa de capacitación, quedando registrado en el formato de PG 08 R006 Evaluación de Eficacia de Actividades de Capacitación. En consecuencia, con los resultados de la evaluación se establecen las acciones posteriores.
Para que las personas estén conscientes del aporte de su trabajo para la satisfacción del cliente y el logro de los objetivos de la calidad, en las obras se realizan charlas de calidad, en sinergia con las actividades propias de la prevención de riesgos. Ellas quedan registradas en el PG 08 R005 Registro Capacitación o en formato PG 03 R003 Charla de Calidad, donde se evidencia el tema tratado, la fecha en que el tema fue expuesto y los asistentes a dicha charla.
Se debe realizar una revisión semestral al cumplimiento de los programas de capacitación y su eficacia los cuales deberán ser informados en informe de gestión de Recursos Humanos , informe que debe ser
Mejora Continua de Maestra para la retroalimentación del Sistema de Gestión de Calidad en todo lo concerniente a información pertinente para el análisis posteriores tanto de reuniones de la Alta Dirección como para las Auditorias de Mantención y comunicación a nivel organizacional .
6 REGISTROS7
PG 08 R001 Autorización de Ingreso PG 08 R002 Ficha de ingreso de personal
PG 08 R003 Identificación de necesidades de capacitación PG 08 R004 Programa de capacitación
PG 08 R005 Registro Capacitación
PG 08 R006 Evaluación de Efectividad de capacitación PG 08 R007 Evaluación de Desempeño
PG 08 R008 Autorización Ingreso Área Administración PG 08 R009 Ficha de Ingreso Personal Área Administración PG 08 R010 Amonestación escrita plana administrativa PG 08 R011 Autorización de Descuento Personal PG 08 R013 Autorización de Vacaciones
PG 08 R014 Planilla Control Vº Bº Contrato de Trabajo PG 08 R016 Informe Diario Portería
PG 08 R015 Planilla Control de VºBº Finiquitos a Oficina PG 08 R017 Programa de Capacitación Comité Bipartito SENCE Contrato
Carpetas del personal que debe contener según sea el caso (autorización de contratación, ficha de ingreso, declaración de enfermedades, copia de contrato, recepción de reglamento de higiene y seguridad, certificados de antecedentes, residencia, afiliación AFP y salud, fotocopia cedula de identidad, finiquito del empleo anterior, currículum, certificados de estudios, recepción E.P.P, evaluaciones, entre otros)
