Dirección General de Servicio Civil. Área de Gestión de Recursos Humanos INFORME DE FIN DE GESTION AGRH-UFT-INF

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Dirección General de Servicio Civil

Área de Gestión de Recursos Humanos

INFORME DE FIN DE GESTION AGRH-UFT-INF-003-2018

23 de abril del 2018

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ÁREA DE GESTION DE RECURSOS HUMANOS

Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953

AGRH-INF-003-2018 Página 2 de 20

Nombre del Informe:

Informe de “Fin de Gestión”

Elaborado por:

Rómulo Castro Víquez

Cargo:

Director de Área de Gestión de Recursos Humanos

Fecha de elaboración:

23 de abril del 2018

Revisado por: Cargo: Fecha de

aprobación:

ROMULO

ALEXIS CASTRO VIQUEZ (FIRMA)

Firmado digitalmente por ROMULO ALEXIS CASTRO VIQUEZ (FIRMA) Fecha: 2018.05.11

15:44:56 -06'00'

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I. RESUMEN EJECUTIVO

Con la finalidad de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 12, inciso e), de la Ley General de Control Interno, así como a la Directriz R-CO61 del 24 de junio de 2005, emitida por la Contraloría General de la República, se procede a la elaboración del informe de fin de gestión, en virtud de mi designación como Director del Área del Gestión de Recursos Humanos.

En el presente informe se destacan las funciones de mayor relevancia realizadas por el Área a mi cargo; el cual contiene un apartado de Resultados de la Gestión que describe: Antecedentes, objetivos del Área y sus Unidades, funciones principales de éstas, estado de la autoevaluación inicial y final de la gestión, logros y actividades que faltan por hacer, así como proyectos pendientes en lo que se refiere para cada una de las funciones principales establecidas para el Área.

II. RESULTADOS DE LA GESTIÓN

A. Antecedentes

El 16 de febrero de 2011 asumí la Dirección del Área de Gestión de Recursos Humanos hasta el 30 de abril 2018. Cabe aclarar que desde 18 de marzo de 2015 mediante el Acuerdo N° 002-2015 se tiene como recargo el Área de Reclutamiento y Selección de Personal.

B. Propósito del Área de Gestión de Recursos Humanos

El propósito fundamental de esta Área es dirigir la aplicación de diversos procesos modernos de la gestión de los recursos humanos; transfiriendo modelos y lineamientos, brindando asesorías, proveyendo ayuda técnica y evaluando la funcionalidad de los procesos vinculados, en esa materia; con el propósito de fortalecer la efectividad del funcionamiento de las Oficinas de

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Gestión de los Recursos Humanos (en adelante OGEREH), a fin de contribuir con la efectiva prestación de los servicios a cargo de las instituciones públicas del Poder Ejecutivo, cuyo personal se encuentra bajo la cobertura del Régimen de Méritos del Servicio Civil.

C. Estructura Interna del Área de Gestión de Recursos Humanos

El Área de Gestión de Recursos Humanos ocupa dentro de la estructura organizacional de la Dirección General de Servicio Civil un nivel sustantivo, y para desarrollar sus competencias cuenta con dos unidades de trabajo, estructura que fue avalada por MIDEPLAN mediante Oficio DM-145-17 del 13 de marzo de 2017 y comunica la implementación específica para el Área de Gestión de Recursos Humanos mediante Oficio DG-209-2017 del 12 de mayo del 2017, el cual señala como estructura orgánica.

Fuente: DM-145-17 del 13 de marzo de 2017

D. Funciones Principales del Área de Gestión de Recursos Humanos

 Dirección del Área

Área de Gestión de Recursos Humanos

Unidad de Oficinas de Servicio Civil

Unidad de Fortalecimiento Técnico de la Gestión de

Recursos Humanos

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• Gerenciar el impulso, la formulación y desarrollo de los componentes del Sistema de la Gestión de Recursos Humanos.

• Brindar asesoría y proveer ayuda técnica a las Oficinas de Recursos Humanos y sus adscritas, en materia de Administración de Recursos Humanos.

• Fungir como instancia normativa y contralora de las actividades técnicas propias de la Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos de acuerdo a su ámbito de competencia.

• Transferir los productos que se generan en las Áreas funcionales de la Dirección General y que deben implementarse en las OGEREH.

• Elaborar procedimientos funcionales, instructivos, formularios e instrumental técnico que se considere necesario para implementar y evaluar la gestión de recursos humanos.

• Velar por el cumplimiento de la normativa y los procedimientos técnicos del Sistema de Gestión de Recursos Humanos.

• Establecer políticas, estrategias, instrumentos, directrices y otras normas técnicas que permitan el desarrollo y consolidación del proceso de relaciones humanas y sociales en las OGEREH.

• Establecer políticas, estrategias, instrumentos, directrices y otras normas técnicas que permitan el desarrollo y regulación del proceso de Evaluación del Rendimiento de los funcionarios cubiertos por el RSC.

 Funciones de las OSC

• Atender todas las consultas que les formulen las OGEREH, propias de la Gestión de Recursos Humanos del Régimen de Servicio Civil.

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• Brindar asesoría a las OGEREH y usuarios del Sistema sobre todo el quehacer de la Gestión de Recursos Humanos dentro del Régimen de Servicio Civil.

• Controlar la labor de las OGEREH, revisar los aspectos funcionales de estas, brindar informes de situaciones y recomendar medidas de atención.

• Refrendar los movimientos de personal, con el fin de controlar la funcionalidad de las OGEREH.

• Analizar y validar los estudios de puestos que sean requeridos por las diferentes OGEREH.

• Efectuar el estudio de las propuestas emitidas por las OGEREH con la finalidad de declarar las atinencias académicas en las Especialidades contenidas en el Manual Descriptivo de Clases.

• Asesorar y participar en el desarrollo de los Concursos Internos y Externos que lleven a cabo las Oficinas de Gestión Institucional de Recursos Humanos y el Área de Reclutamiento y Selección de Personal.

• Ejercer por delegación las atribuciones del Director General, ante las OGEREH cubiertas por el Régimen de Servicio Civil, cuyo coordinador o jefatura no haya sido Facultado.

• Realizar el análisis de los casos, y emitir los Dictámenes Técnicos que permitan al Director General determinar la designación, facultación y/o separación del cargo, de los coordinadores o jefaturas de las Oficinas de Gestión Institucional de Recursos Humanos.

• Efectuar el análisis de los casos para otorgar o eliminar, según sea el caso, la condición de cargo de confianza señalada en el artículo 4º, inciso f) o g) del Estatuto de Servicio Civil.

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• Llevar controles de los trabajos que realizan a lo interno y brindar información de su labor.

• Impulsar la formulación y desarrollo de los componentes del Sistema de la Gestión de Recursos Humanos, con miras a la mejora continua de la gestión de recursos humanos, que repercuta a su vez en el efectivo servicio público.

 Funciones de la Unidad de Fortalecimiento Técnico de la Gestión de Recursos Humanos

• Coordinar con las Áreas Funcionales de la Dirección General, la transferencia hacia las OGEREH, de modelos, sistemas, procesos de gestión, instrumental técnico y tecnológicos creados para la innovación, modernización y el cambio en los métodos y procedimientos de trabajo de los procesos de la gestión de recursos humanos, como lo son: la organización del trabajo, gestión del empleo, compensaciones, gestión del desarrollo que incluye el rendimiento del personal, la planificación estratégica y la gestión de servicios de personal.

• Establecer políticas, estrategias, instrumentos, directrices y otras normas técnicas que permitan el desarrollo y consolidación del proceso de relaciones humanas y sociales en las OGEREH, coordinando para ello con las áreas sustantivas de la DGSC, cuando sea necesario.

• Establecer políticas, estrategias, instrumentos, directrices y otras normas técnicas que permitan el desarrollo y regulación del proceso de Evaluación del Rendimiento de los funcionarios cubiertos por el RSC.

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• Fortalecer la gestión de recursos humanos por medio de la planificación y organización directa con las Oficinas de Servicio Civil para que se implemente, asesore, controle y evalúe, ante las Oficinas de Gestión Institucional de Recursos Humanos, todos los productos que se generen de las investigaciones que en esta materia se ejecuten por las Área Funcionales de la Dirección General.

• Evaluar el desarrollo de los componentes del Sistema de la Gestión de Recursos Humanos, que permita valorar los obstáculos con que se cuentan, plantear acciones de mejora ante las instancias competentes, realimentar el sistema e impulsar su perfeccionamiento.

• Generar y procesar información diversa debidamente estructurada, sobre el funcionamiento de la Gestión del Recurso Humano, así como proponer mecanismos de control que promuevan la eficacia de las OGEREH.

• Elaborar procedimientos funcionales, instructivos, formularios e instrumental técnico que considere necesario para implementar y evaluar la gestión de recursos humanos.

• Realizar revisiones del instrumental diseñado por el área, llevar controles y realizar las mejoras o actualizaciones que requieran para que estos promuevan el fortalecimiento del Sistema de la Gestión del Recurso Humano.

• Coordinar aspectos técnicos y administrativos con las Oficinas de Servicio Civil o con las diferentes Áreas de la Dirección General, con el propósito de contar con información actualizada que colabore con la toma de decisiones.

• Brindar criterio experto sobre temas específicos que se presenten por parte de las Oficinas de Servicio Civil, usuarios del Sistema u

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otras instancias, con el fin de emitir los lineamientos técnicos, ajustados a la norma estatutaria, que coadyuven con la labor que se desarrolla en el SIGEREH.

• Atender los estudios técnicos que se presentan ante el Director del Área en los cuales no existe congruencia de criterio entre las Oficinas de Servicio Civil y la Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos.

• Atender los casos urgentes que son remitidas por el Despacho del Director General, que requieren la emisión de criterios técnicos por parte de esta Dirección General de Servicio Civil, en todos los temas propios de nuestra gestión.

• Brindar apoyo estratégico y asistencia técnica al Director del Área, que le colabore con su toma de decisiones.

• Dar numeración a los puestos que no son pagados por presupuesto nacional, así como llevar control de los mismos y de los puestos que son declarados como de confianza, de conformidad con la norma dispuesta en el Artículo 4, inciso f) del Estatuto de Servicio Civil.

E. Estructura ocupacional del Área de Gestión de Recursos Humanos

OFICINA FUNCIONARIO

DESPACHO DIRECTOR AREA GESTION

Director Área

Ana Lorena Fallas Mena, Secretaria UNIDAD DE FORTALECIMIENTO

TECNICO DE LA GESTION DE LOS RECURSOS HUMANOS

Martha Emelina Gamboa Mora, Jefe de Unidad

Melissa Luna Ramírez , Analista

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María Maritza Cordero Gutiérrez, Analista

Priscila Hernández Víquez, Analista

UNIDAD DE OFICINAS DE SERVICIO CIVIL

María Eugenia Espinoza Zamora Jefe de Unidad (Supervisora de las OSC ).

OSC-SALUD

Luis Gutiérrez Cortés, Coordinador Elia Aguilar Carvajal, Analista

Adiluz Gómez, Secretaria

OSC-SEGURIDAD Y JUSTICIA

Coordinador: Róger Umaña Chacón

Marcela Chacón Castro, Analista Elizabeth Madrigal Molina, Secretaria

OSC-INFRAESTRUCTURA Y TRANSPORTES

Marta Fernández Fernández, Coordinadora

Ligia Leiva Cerdas, Analista Anabelle Marín Rodríguez, Secretaria

OSC-SECTOR SOCIAL

Mónica Abarca , Coordinadora (*) Cecilia Flores Rojas, Analista

Gabriela Arguedas, Analista (licencia pss)

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Ma. Catalina Aguilar Rojas, Secretaria

OSC-SECTOR ADMINISTRACION Y GOBIERNO

María Adelia Leiva Mora, Coordinadora

Xinia Ramírez Madrigal, Analista Rosa Isela León Porras, Técnico Ma. Catalina Aguilar Rojas, Secretaria

OSC- CULTURA, AGROPECUARIO Y AMBIENTE

Marisela Tapia Gutiérrez, Coordinadora

Vacante (funcionaria por traslado) Milagro Fuentes Soto, Técnico Esther Rojas Quesada, Secretaria

F. Estado de Autoevaluación Inicial y Final de la Gestión, logros y actividades que faltan por hacer

 Unidad de Oficinas de Servicio Civil

La Unidad de Oficinas de Servicio Civil surge como tal a partir de la implementación de la reestructuración parcial de la Dirección General de Servicio Civil. A partir del 11 de mayo de 2017 se designa como Jefe de la misma a la Señora María Eugenia Espinoza, y se le asigna como funciones programar, coordinar, organizar, supervisar y controlar

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las actividades de las seis Oficinas del Servicio Civil, así como estandarizar métodos de trabajo entre las OSC y conciliar criterios entre estás y las OGEREH, además, atender asuntos administrativos varios de todos los sectores que atienden las Oficinas de Servicio Civil.

Por otra parte, las Oficinas de Servicio Civil durante todos estos años a pesar de haber sufrido la limitación de personal en virtud de las diferentes directrices presupuestarias de contención de gasto y supresión de plazas, han tratado de cumplir con el propósito para el cual fueron creadas, en razón de que la mayoría cuenta con un sólo analista , el cual es el de proveer de ayuda técnica a las OGEREH, asesorarlas en todos los diversos métodos, técnicas y procedimientos de la gestión de recursos humanos en el Régimen de Servicio Civil, y controlar la efectiva ejecución de todas las actividades que demanda el Sistema de la Gestión de Recursos Humanos, sirviendo a su vez de enlace entre la Dirección General y las OGEREH velando por el cumplimiento de la normativa y los procedimientos técnicos del Sistema de Gestión de Recursos Humanos.

Las Oficinas de Servicio Civil están organizadas de manera tal que puedan atender un grupo de instituciones propias de un determinado sector, permitiendo así un mayor acercamiento, atención y asesoría para con las Oficinas de Gestión Institucional de Recursos Humanos (OGEREH) que pertenezcan a dicho sector. Actualmente se cuenta con seis que atienden los siguientes sectores:

Oficina de Servicio Civil /sector Ubicación física actual

Administración y Gobierno Ubicada temporalmente en las Oficinas Centrales DGSC

Cultura, Agropecuario y Ambiente Biblioteca Nacional, Ministerio de Cultura

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Sector Social, Laboral, Ciencia y

Política Exterior Ubicada temporalmente en las Oficinas Centrales DGSC

Infraestructura y Transportes Ministerio de Obras Públicas y Transportes

Salud y Economía Ministerio de Salud Seguridad y Justicia Ministerio de Seguridad Pública

Entre los principales logros de la Unidad de OSCs realizados durante el periodo, con el propósito de responder a este reto se citan:

a. Asesoría permanente a los diferentes sectores según la distribución actual de las OSC.

b. Atención ordinaria de trámites y servicios hacia las OGEREH tales como: informes de análisis ocupacional; gestiones de pedimentos de personal; seguimiento y revisión de nóminas y la aprobación de movimientos de personal, entre otros).

c. Atención de consultas telefónicas, presenciales y correo electrónico (informativas, técnicas sobre aspectos técnicos y/legales y generales)

d. Implementación de canales de comunicación entre las OGEREH y OSC, por medio de Conversatorios, los cuales se han establecido según el Plan de Asistencia Técnica que desde el año 2016, mediante oficio Circular Gestión N°006-2016 se estableció como política, para que cada año cada OSC desarrolle aquellos temas que interesen a su sector (con este plan de asistencia técnica se desea que las Oficinas bajo sus responsabilidades logren un abordaje constante ante las OGEREH, con relación a la aplicación de normativa, lineamientos, procedimientos, entre otros, para el diario accionar de la Gestión de Recursos Humanos en el Régimen de Servicio Civil, y orienten su accionar a labores mayormente

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inherentes a su razón de ser como instancias asesoras y proveedoras de ayuda técnica, dejando así poco a poco las labores meramente administrativas para las instancias competentes; por lo cual, para este plan podrán considerar la realización de conversatorios, talleres, plenarios, sesiones de trabajo o similares, en las cuales se expongan y analicen temas específicos, casos concretos, se aclaren dudas y consultas, entre otras)

e. Reuniones periódicas para tratar temas del trabajo diario del Unidad y las OSC y discusión de casos de alto nivel de complejidad.

 ¿Qué falta por hacer?

a. Establecer un programa de desconcentración de funciones que realizan las Oficinas de Servicio Civil que son competencia propia de las OGEREH, para que las OSC asuman el rol de asistencia y consultoría en el Régimen de Servicio Civil.

b. Empoderar a los funcionarios de las Oficinas de Servicio Civil en el rol asesor y de transferencia técnica, a través de capacitación afín.

c. Acompañamiento permanente a las OGEREH en su labor como entes ejecutores del Sistema de la Gestión del Recursos Humanos.

d. Que las OSC se dediquen más al control y menos a la ejecución.

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 ¿Proyectos pendientes?

 Ejecutar el Plan de Asistencias planificado para el año 2018

 Continuar monitoreando a las Oficinas de Servicio Civil en cuanto a las actividades ejecutadas, a efecto de posicionar este control como un mecanismo de retroalimentación para la toma de decisiones.

G. Unidad de Fortalecimiento Técnico de la Gestión de Recursos Humanos El propósito de esta unidad es asegurar el funcionamiento del Sistema de la Gestión de Recursos Humanos, por medio de la emisión de criterios técnicos, impulsar la formulación y desarrollo de planes estratégicos en las OGEREH y la implementación y evaluación de los productos que se generen en materia de la gestión de recursos humanos.

Es importante aclarar que a partir de la reorganización parcial comunicada en mayo del 2017, se ha realizado el esfuerzo por ir consolidando las actividades asignadas a esta Unidad,

Producto de la atención brindada, se ha logrado:

a. Elaborar el conjunto con los componentes del Sistema el Plan Estratégico SIGEREH 2017-2021.

b. Coordinar la convocatoria y reactivación del Consejo Técnico Consultivo.

c. Lineamiento a nivel de la Dirección General para efectuar transferencia técnica de los productos de las Áreas Sustantivas de la Dirección General de Servicio Civil.

d. Lineamiento y conformación del Plan de Asistencia Técnica 2018.

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e. Procedimiento General “Delegación de Funciones”

f. Procedimiento interno “Estudio previo para delegar funciones por parte del AGRH”

g. Atención de estudios de casos complejos h. Atención ordinaria de trámites y servicios

i. Emisión de criterios para la alta jerarquía (Dirección/

Subdirección)

j. Participación en Comisiones (OBSERVI)

k. Atención de asuntos relativos a la evaluación del desempeño (Consultas, seguimiento, informes y otros).

l. Se formula el Plan Estratégico del Sistema de la Gestión de los Recursos Humanos (SIGEREH) denominado “Modernización, integridad y mejoramiento de la gestión de los recursos humanos bajo el Régimen de Servicio Civil y su reconocimiento en el marco del empleo público costarricense”, en el cual participaron los Directores de las áreas sustantivas de la DGSC, un representante del Tribunal de Servicio Civil y Directores de las Oficinas de Gestión Institucional de Recursos Humanos (OGEREH). El propósito de este Plan es:

 Lograr el desarrollo de los procesos de gestión de recursos humanos.

 Consolidar la articulación estratégica de los distintos órganos e instancias que componen el SIGEREH.

 Mejorar la capacidad de nuestros sistemas de información, en procura de alcanzar nuestros objetivos.

 Fortalecer la medición de resultados e impactos logrados por este sistema, lo que permitirá promover un

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reconocimiento dentro del marco del empleo público costarricense como un sistema modelo y generador de buenas prácticas.

m. Elaboración, desarrollo y seguimiento de actividades establecidas en el Plan Operativo Institucional (POI 2018).

n. Elaboración de propuestas de procedimientos, instructivos e instrumental (Procedimiento de Reasignación de Puestos, Instructivo para elaborar informes de reasignación, Procedimiento para la revisión de informes de reasignación por parte de la OSC, Procedimiento de Dispensa de Requisitos dispensa, Procedimiento de Designación de Jefes de Recursos Humanos).

¿Qué falta por hacer?

 Consolidar a nivel del sistema lo establecido en el Capítulo XII

 Evaluar a las OGEREH según el instrumento que diseñe el ADE (Barómetro) para contar con información oportuna de cómo se encuentran las OGEREH.

 De conformidad con la Evaluación de las OGEREH, establecer una línea base de las OGEREH.

 Estandarización de procedimientos, facilitando el instrumental requerido para su ejecución.

 ¿Proyectos pendientes?

 Ejecutar actividades establecidas dentro del Plan Operativo Institucional (POI 2018), relativas a:

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a. Revisar y actualizar las disposiciones emitidas en su ámbito de competencia (políticas, procedimientos, lineamientos, instrucciones) que permita la prevención, detección y/o corrección de situaciones perjudiciales para la institución y la consecución de sus objetivos.

b. Ubicar en la carpeta compartida de cada Área los procedimientos y procesos actuales y vigentes ajustados a lo aprobado por MIDEPLAN en la reorganización institucional 2017, previa interiorización de los funcionarios del Área.

c. Estructurar y sistematizar la información que se genera en cada una de las Áreas para su respectivo archivo, recuperación, análisis y toma de decisiones.

d. Replanteamiento de los procesos actuales de la DGSC (según los lineamientos que emitirá el Área de Desarrollo Estratégico).

e. Documentar el estado de proyectos o iniciativas relevantes (a más tardar a abril 2018) con la finalidad de justificar ante los nuevos Jerarcas la relevancia de brindar continuidad a los mismos que tienden a fortalecer la DGSC o el RSC.

f. Actualizar la normativa técnica vigente y coordinar con CIDSECI su accesibilidad para el usuario en tiempo real.

g. Diagnóstico sobre la implementación de las políticas de relaciones humanas y sociales para el Régimen de Servicio Civil.

h. Desarrollo de un instrumento de medición de clima organizacional en el Régimen de Servicio Civil.

i. Implementar el modelo de evaluación del rendimiento de los servidores públicos según el proyecto de Fortalecimiento

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de la Función Profesional Directiva en el Régimen de Servicio Civil.

j. Implementación y seguimiento de los Planes Operativos de las OGEREH.

k. Implementar el instrumento que permita clasificar las OGEREH según su nivel de desarrollo.

Además, la Unidad de Fortalecimiento Técnico de la Gestión de Recursos Humanos, se encuentra desarrollando las siguientes actividades:

 Procedimientos (Dispensa de requisitos, reasignación de puestos (actualmente se encuentra en espera de que salga la publicación que modifica el Capítulo XI relativo a la Clasificación de Puestos).

 Dar seguimiento e impulso del desarrollo del Plan Estratégico de Sistema de Gestión de Recursos Humanos 2017- 2021 (SIGEREH).

H. Otros logras a nivel del Área de Gestión de Recursos Humanos en el periodo de 2011 - 2018

 Actualmente todas las instituciones cuentan con su Modelo de Evaluación del Desempeño aprobado.

 Se participó en el levantado de requerimientos y pruebas del Módulo de Evaluación del Desempeño de INTEGRA II.

 Se emitió el Glosario de Términos Administrativos utilizado en análisis ocupacional.

 Se emitió propuesta para un nuevo Modelo de Evaluación del Desempeño en el Régimen de Servicio Civil tanto para nivel directivo como para el resto de funcionarios contemplados en el

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Régimen de Servicio Civil, con la finalidad de modificar el esquema de funcionamiento actual de dicho modelo, el cual a la fecha se encuentra pendiente en el Despacho.

 Se proyecta eliminar la percepción del concepto de inamovilidad del funcionario público, al vincular el proceso de evaluación con el cumplimiento de leyes y normas establecidas en la administración pública.

 Se instauraron reuniones mensuales con las jefaturas unidad y Oficinas de Servicio Civil, las cuales se realizan actualmente, a efecto dialogar sobre su diario accionar y la forma en que se han resuelto durante cada mes los casos más relevantes;

comentando al grupo el abordaje que se ha dado a cada caso particular, y de esta forma se promueva nuestra realimentación constante y la unificación de criterios técnicos en cuanto al abordaje que se debe de promover en cada tema (análisis ocupacional, movimientos de personal, otros).