Seguimiento del 3er Plan de Acción
de Gobierno Abierto
Manual básico de Usuario para el
Sistema de Seguimiento de Compromisos
Torre Ejecutiva Sur
Tabla de contenido
Tabla de contenido ... 2
Introducción ... 3
Seguimiento del 3er Plan de Acción Nacional de Gobierno Abierto... 3
Proceso de Seguimiento ... 3
Herramientas para informar sobre los avances: ... 4
Proceso de actualización de los avances ... 4
Cronograma de Seguimiento ... 4
Usuarios para actualizar los avances ... 5
Acerca del documento ... 5
Ingresar al SIGES ... 6
Ingresar al Sistema ... 6
Ver el listado con todos los proyectos ... 7
Ingresar en un compromiso ... 8
Ver la ficha de un compromiso ... 10
Actualizar los avances de los compromisos ... 11
Actualizar situación Actual ... 11
Actualizar el cronograma ... 12
Introducción
Seguimiento del 3er Plan de Acción Nacional de Gobierno
Abierto
Los planes de Acción de Gobierno Abierto tienen un proceso de seguimiento establecido en el mismo plan y acordado en el marco del proceso de aprobación del mismo.
Para el proceso de seguimiento del 3er Plan de Acción, toda la información será obtenida del Mirador de Gobierno Abierto: http://miradordegobiernoabierto.agesic.gub.uy/
Proceso de Seguimiento
El proceso de seguimiento del 3er Plan cuenta con los siguientes componentes:
1. Informes de Seguimiento: Informes trimestrales donde se publicará un resumen de los avances en las metas del plan así como los principales logros.
2. Informes de Autoevaluación: el país presenta ante la Alianza para el Gobierno Abierto un informe detallado sobre avances de cada uno de los compromisos en el primer año de ejecución y al finalizar el período del plan. El mismo es publicado en http://www.opengovpartnership.org/country/uruguay
3. Informes de IRM Anuales: La Alianza para el Gobierno Abierto por otra parte implementa un mecanismo de revisión independiente que realiza un informe externo sobre los avances del país y el cumplimiento de los compromisos. Se realiza un informe al primer año de ejecución y un informe al cierre del período del plan.
4. Mesa de Seguimiento: En el proceso de seguimiento del 3er Plan se realizará al término del primer año de ejecución una mesa de trabajo con los referentes de los compromisos, la sociedad civil y la academia para analizar los avances, posibles desafíos y aspectos a mejorar sobre el proceso.
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Herramientas para informar sobre los avances:
Para informar sobre el avance de los compromisos del 3er Plan de Acción Nacional de Gobierno Abierto, se utilizarán dos sistemas:
1. SIGES: Sistema de gestión de portafolio de proyectos que permitirá a los organismos responsables de los compromisos informar sobre los avances en relación a cada una metas.
2. Monitor de Gobierno Abierto: Publica en la web, la información de los compromisos y los avances reportados a través del SIGES.
Proceso de actualización de los avances
Cronograma de Seguimiento
Informes de Seguimiento y Autoevaluación
Actualización avances por parte de
organismos
Presentación de Informes por parte
de Equipo de GA
Primer Informe de Seguimiento Marzo 2017 Abril 2017
Primer Informe Anual de Autoevaluación país ante OGP
Junio 2017 Julio 2018
Mesa de Seguimiento
Primer Informe Anual de IRM
Segundo Informe de Seguimiento Octubre 2017 Noviembre 2017
Tercer Informe de Seguimiento Marzo 2018 Abril 2018
(*) Informe Final de Autoevaluación ante OGP Junio 2018 Julio 2018 Informe final de IRM
Notas:
El organismo deberá incorporar a la actualización de avances evidencia de cumplimiento de los mismos: fotos, enlaces, etc.
Los avances deberán estar actualizados al día 20 de cada mes (meses según cronograma).
Los Informes Anuales de IRM se realizan en paralelo con los Informes Anuales de Autoevaluación que realiza AGESIC.
Usuarios para actualizar los avances
Cada organismo podrá tener hasta dos usuarios del sistema SIGES por cada compromiso que integre el plan de acción. Los usuarios serán responsables de la actualización de los avances, actuando uno como Gerente de Proyecto y el otro como adjunto.
Para solicitar usuarios para el sistema:
1. Envíe un correo electrónico a [email protected] con la siguiente información:
a. Organización
b. Nombre y apellido de la persona designada c. Correo electrónico institucional
d. Rol: Gerente de proyecto/adjunto
2. Una vez creado el usuario recibirá un correo electrónico del sistema SIGES similar al que aparece a continuación:
Acerca del documento
Este documento contiene los criterios básicos para informar los avances de los compromisos del Plan de Acción de Gobierno Abierto y una guía de usuario para uso del Sistema SIGES.
El Sistema SIGES se utilizará como sistema para la gestión, monitoreo y control de los proyectos del tercer plan de Acción Nacional de Gobierno Abierto. Este manual detalla las funcionalidades que gestionará cada organismo.
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Ingresar al SIGES
Al ingresar al Sistema SIGES, podrá acceder a la información de todos los proyectos del plan de acción y actualizar aquellos proyectos para los cuales tiene permisos como Gerente de Proyecto o adjunto.
El SIGES, ya tiene integrada toda la información de las fichas de los 75 compromisos del Plan, con lo cual cada usuario solo deberá realizar actualizaciones sobre la misma.
Ingresar al Sistema
Para ingresar al sistema se debe utilizar un explorador de Internet (Mozilla Firefox, Google Chrome, Microsoft Explorer/Edge, Opera, Safari, etc).
1. Ingresar a la URL: https://siges.agesic.gub.uy, aparecerá la siguiente pantalla:
El código de usuario es el correo electrónico y la contraseña fue enviada por correo automáticamente en el momento en que fue creado el usuario.
Nota: En caso de no recordar la contraseña, realizar clic en “Recordar contraseña”, el sistema le solicitará el correo, creará una nueva contraseña y se la enviará por correo al usuario.
Ver el listado con todos los proyectos
Al ingresar el sistema aparecerá una pantalla con el listado de todos los compromisos asumidos en el Tercer Plan de Acción Nacional de Gobierno Abierto, ordenados por número de compromiso.
Nota: Por defecto en el campo Organismo que aparece arriba a la izquierda aparecerá Gobierno Abierto, en caso que aparezca AGESIC u otra opción, deberá seleccionar en Organismo: “Gobierno Abierto”
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Ingresar en un compromiso
Una vez ubicado el título del compromiso en el listado de proyectos de la pantalla del SIGES, para ingresar y ver toda la información del compromiso, hacer clic en el nombre del compromiso o clic en el botón .
Aparecerá la información del proyecto organizada en cada una de las secciones y campos:
Nota. Toda la información del proyecto fue ingresada por el equipo de Gobierno Abierto, tomando de base la información de la Ficha del Compromiso que integra el plan de Acción. En algunos casos por limitación de los caracteres en el sistema, se requirió realizar un resumen.
En caso de que el organismo no esté de acuerdo y/o quiera modificar algo podrá realizarlo en el cuadro correspondiente siempre manteniendo el criterio de respetar la información de la Ficha del Compromiso.
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Ver la ficha de un compromiso
Para poder ver la ficha correspondiente al compromiso asumido por el organismo, la puede descargar en Ver Ficha de Compromiso.
Actualizar los avances de los compromisos
Para actualizar los avances de los compromisos deberá realizar tres actividades:1. Actualizar el campo situación actual de la ficha del proyecto con la descripción de los avances y enlaces a evidencias.
2. Actualizar el cronograma con el porcentaje de avances de cada una de las metas.
3. Actualizar Multimedia, con fotos de las actividades y/o videos cuando corresponda y aporte a mejorar la información de los avances.
Actualizar situación Actual
1. Ingresar en el proyecto que corresponda.
2. En el campo Situación actual describir los avances correspondientes a cada meta. Por ejemplo: Meta 1: “Se realizaron 3 mesas de diálogo, en el cual participaron…..”.
En este caso es necesario agregar el mayor detalle posible de la meta a actualizar, así como también enlaces y demás evidencia que permita a los responsables de seguimiento comprobar el cumplimiento del mismo.
3. Una vez que se ingresen los avances de metas en el recuadro de Situación Actual, realizar clic en el botón Guardar Ficha.
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Actualizar el cronograma
Además de describir los avances en el campo situación actual, se debe indicar el porcentaje de avance de cada una de las metas y una breve descripción. Para realizarlo deberá:
1. Ingresar en la opción Cronograma que aparece en la parte inferior de la ficha, realizando clic en el signo de +.
Aparecerá el cronograma del proyecto en la pantalla.
Podrá visualizar todas las metas del compromiso correspondiente, en el cual figura la fecha de inicio y fecha de fin correspondiente (estas fechas fueron definidas en la ficha del compromiso redactado por cada organismo), y fueron ingresadas por el Equipo de Gobierno Abierto.
2. Para actualizar los avances correspondientes a una meta deberá realizar clic en el botón que aparece a la izquierda de cada una de las metas.
3. Aparecerá en la pantalla el nombre de la meta, porcentaje de avances, la fecha de inicio y de fin, las observaciones relacionadas a la misma, tal como se visualiza en la siguiente imagen:
Nota: Los datos aquí cargados como el Nombre, esfuerzo, fecha de inicio y fecha de fin, fueron cargados por el equipo de gobierno Abierto, la información corresponde a la ficha del compromiso y no se pueden modificar.
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4. Actualizar el % Avance. Completar el porcentaje de avance que corresponde a la meta seleccionada, indicando el número que corresponde. En caso que corresponda ingrese en el campo Observaciones, los comentarios que puedan aportar al seguimiento de la meta.
5. Una vez que se complete el porcentaje de avances seleccionar el Botón Confirmar que aparece en la parte inferior derecha para que los avances queden Guardados.
6. Una vez que se confirmaron los cambios, volverá a la pantalla de cronograma. Repita los pasos 2, 3, 4 y 5 con cada una de las metas que deben ser actualizadas.
7. Una vez que se actualizaron todas las metas, para guardar todos los avances ingresados en el cronograma seleccionar el botón Guardar.
Actualizar multimedia
Siempre y cuando corresponda, es importante proporcionar imágenes de las actividades, videos cuando existan, capturas de pantalla para el caso de los sistemas, y/o cualquier evidencia que pueda aportar a los informes de seguimiento y a dar transparencia a los avances del plan.
Para realizarlo deberá:
1. Ingresar en la opción Multimedia que aparece en la parte inferior de la ficha, para eso realizar clic en el signo de +.
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Aparecerá la siguiente pantalla:
3. Completar los siguientes campos:
Descripción: con el Nombre de la imagen
Publicable en Visualizador: Se deberá realizar clic en este recuadro para que la imagen sea publicada en el visualizador, una vez que se realiza la exportación por parte del equipo de gobierno abierto.
Principal: Puede seleccionar una imagen como principal. Esta imagen aparecerá en la portada del Mirador de Gobierno Abierto.
Media: Seleccionar la opción que corresponda al recurso que desea cargar. Una vez que seleccione esta opción aparecerá debajo el botón para seleccionar el archivo correspondiente.
4. Hacer clic en Seleccionar Archivo, para indicar el archivo que desea cargar y luego realizar clic el botón que aparece a la derecha .
5. Guardar la imagen haciendo clic el botón y posteriormente el botón . Al cerrar la pantalla anterior, quedará en la pantalla de la ficha del proyecto, en ésta tendrá que seleccionar el botón para guardar todos los cambios.
