MANUAL ELECTRONICO SISTEMA CONTABILIDAD

(1)

MANUAL

ELECTRONICO

SISTEMA

CONTABILIDAD

Starsoft

(2)

INDICE A.1. FINALIDAD

A.2. INGRESO AL SISTEMA 1. BASE DE DATOS

1.1. PLAN DE CUENTAS

1.1.1. PLAN DE CUENTAS NACIONAL 1.1.2. PLAN DE CUENTAS EXTRANJERO

1.1.3. CONFIGURACIÓN RÁPIDA DE ESTADOS FINANCIEROS 1.2. COSTOS Y RENTABILIDAD

1.2.1. CENTROS DE COSTOS Y TRANSFERENCIAS 1.2.2. CONCEPTOS DE INGRESOS Y GASTOS 1.2.3. PRESUPUESTO POR CENTRO DE COSTOS 1.3. PARTIDAS DE PRESUPUESTO

1.4. TABLAS

1.4.1. TABLAS DE ANEXOS

1.4.2. TABLA DE TIPOS DE CAMBIO 1.4.3. TABLAS DE FORMATO

1.4.3.1. BALANCE DE COMPROBACIÓN 1.4.3.2. BALANCE GENERAL HORIZONTAL 1.4.3.3. EE. GG. PP. POR FUNCIÓN

1.4.3.4. EE. GG. PP. POR NATURALEZA 1.4.3.5. RATIOS CONTABLES 1.4.3.6. AJUSTAR FORMULAS 1.4.4. TABLAS GENERALES 1.4.4.1. SUBDIARIOS 1.4.4.2. TIPOS DE DOCUMENTOS 1.4.4.3. TABLA DE BANCOS 1.4.4.4. CONCEPTOS GENERALES 1.4.4.5. CUENTA VENTAS 1.4.4.6. CUENTA COMPRAS 1.4.4.7. CUENTA CAJA 1.4.4.8. CUENTA BANCOS 1.4.4.9. ASIENTOS DE CIERRE 2. CONTABILIDAD 2.1. MOVIMIENTOS CONTABLES 2.1.1. COMPROBANTES

2.1.2. INGRESO RAPIDO DE DOCUMENTOS 2.1.3. CANCELACIÓN Y PAGOS SIMPLIFICADO 2.2. CONSULTAS

2.2.1. SALDOS MENSUALES

2.2.2. CONSULTA POR ESTADOS FINANCIEROS 2.3. PROCESOS

2.3.1. PROCESO DE CIERRE MENSUAL

2.3.1.1. PROCESOS AUTOMÁTICOS DE CIERRE MENSUAL 2.3.1.2. CIERRE / REAPERTURA DE MES

(3)

2.3.3. CIERRE Y REAPERTURA DEL SIGUIENTE AÑO 2.3.3.1. ASIENTO DE APERTURA DE SIGUIENTE AÑO 2.3.3.2. ASIENTOS DE CIERRE DEL AÑO

2.3.3.3. INGRESO SIMPLIFICADO DE ASIENTO DE REAPERTURA 2.3.4. EQUIVALENCIAS AUTOMATICAS 2.4. REPORTES 2.4.1. REPORTES DE COMPROBANTES 2.4.2. LIBROS DE CONTABILIDAD 2.4.3. ANÁLISIS DE CUENTAS 2.4.4. REPORTE DE COSTOS 2.4.5. REPORTES VARIOS 2.4.6. ESTADOS FINANCIEROS 2.4.7. ESTADOS FINANCIEROS X C. C. 3. CONCILIACION BANCARIA 3.1. MANTENIMIENTO 3.1.1. NO REGISTRADOS EN LIBROS

3.1.2. MOVIMIENTOS PENDIENTES DE CONCILIACION 3.1.3. SALDOS 3.2. PROCESOS 3.2.1. INCORPORAR MOVIMIENTOS 3.2.2. PROCESO DE CONCILIACIÓN 3.2.2.1. CONCILIACIÓN 3.2.2.2. ANULAR CONCILIACIÓN 3.2.3. CIERRE MENSUAL

3.2.4. ANULAR CIERRE MENSUAL 3.3. REPORTES 3.3.1. REPORTE DE EXTRACTO 3.3.2. REPORTE DE MOVIMIENTOS 3.3.3. REPORTE DE SALDOS 3.3.4. REPORTE DE CONCILIACIÓN 4. INFORMACIÓN DE ANEXOS 4.1. PROCESOS 4.1.1. INCORPORA MOVIMIENTOS 4.1.2. ACTUALIZA CUENTA CORRIENTE 4.2. REPORTES

4.2.1. MOVIMIENTOS POR ANEXOS 4.2.2. MOVIMIENTOS POR CUENTA 4.2.3. MOVIMIENTOS POR DOCUMENTOS 4.2.4. SALDOS POR ANEXOS

4.2.5. SALDOS POR CUENTAS 4.2.6. SALDOS POR DOCUMENTOS

(4)

4.2.8. MOVIMIENTOS CUENTAS / DOCUMENTOS

5. ANALISIS

5.1. ANÁLISIS PRESUPUESTAL

5.1.1. INGRESO DE PRESUPUESTO

5.1.2. PROCESO DE TRANFERENCIA DE MONTOS EJECUTADOS 5.1.3. REPORTES

5.1.3.1. PRESUPUESTO MENSUAL 5.1.3.2. EJECUCIÓN MENSUAL

5.1.3.3. PRESUPUESTO ANUALIZADO 5.1.3.4. EJECUCIÓN ANUALIZADA

5.1.3.5. DIFERENCIA PRESUPUESTO EJECUCIÓN 5.1.3.6. ANÁLISIS ANUALIZADO

5.2. ANÁLISIS FINANCIERO 5.2.1. BALANCE GENERAL

5.2.1.1. COMPARATIVO POR MES 5.2.1.2. COMPARATIVO POR AÑO 5.2.1.3. COMBINADO POR MES 5.2.1.4. COMBINADO POR AÑO 5.2.1.5. COMPARA EMPRESA

5.2.2. ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS POR FUNCIÓN 5.2.2.1. COMPARATIVO POR MES

5.2.2.2. COMPARATIVO POR AÑO 5.2.2.3. COMBINADO POR MES 5.2.2.4. COMBINADO POR AÑO 5.2.2.5. COMPARA EMPRESA

5.2.3. ESTADOS DE GANANCIAS Y PERDIDAS POR NATURALEZA 5.2.3.1. COMPARATIVO POR MES

5.2.3.2. COMPARATIVO POR AÑO 5.2.3.3. COMBINADO POR MES 5.2.3.4. COMBINADO POR AÑO 5.2.3.5. COMPARA EMPRESA 5.2.4. RATIOS FINANCIEROS

5.2.4.1. COMPARATIVO POR MES 5.2.4.2. COMPARATIVO POR AÑO 5.2.4.3. COMBINADO POR MES 5.2.4.4. COMBINADO POR AÑO 5.2.4.5. COMPARA EMPRESA 5.3. REPORTES GRAFICOS 5.3.1. SALDOS MENSUALES 5.3.2. RATIOS CONTABLES 6. TRIBUTACIÓN 6.1. MANTENIMIENTO

6.1.1. MANTENIMIENTO DEL IGV

6.1.2. AJUSTES PAGO A CUENTA IMPUESTO A LA RENTA 3ra. 6.1.3. AJUSTES PAGO DEFINITIVO IMPUESTO A LA RENTA 3ra. 6.2. PROCESOS

(5)

6.2.2. CALCULAR PAGO A CUENTA IMPUESTO A LA RENTA 3ra. 6.2.3. CALCULAR PAGO DEFINITIVO IMPUESTO A LA RENTA 3° 6.2.4. INTERFASE CON EL SISTEMA PDB DE LA SUNAT

6.2.5. INTERFASE DAOT

6.2.5.1. GENERAR GASTOS O COSTOS 6.2.5.2. GENERAR INGRESOS

6.2.6. INTERFASES CON EL PDT SUNAT

6.2.6.1. HONORARIOS DE TRABAJADORES INDEPENDIENTES 6.2.6.2. ESTADOS FINANCIEROS

6.2.6.3. DECLARACIONES

6.2.7. REPROCESO DE OPERACIONES MIXTAS 6.2.8. DEPOSITO MASIVO DE DETRACCIONES 6.3. REPORTES

6.3.1. RESUMEN IGV

6.3.2. RESUMEN PAGO A CUENTA IMPUESTO A LA RENTA 3ra. 6.3.3. RESUMEN PAGO DEFINITIVO IMPUESTO A LA RENTA 3° 6.3.4. CONSISTENCIA DAOT

6.3.5. OPERACIONES AFECTAS A LA BANCARIZACIÓN

7. UTILIDADES

7.1. CREAR

7.1.1. CREAR EMPRESAS 7.1.2. CREAR ADMINISTRADOR 7.1.3. CREAR OPERADOR 7.2. CAMBIAR EMPRESA ACTIVA 7.3. CAMBIO FECHA DE TRABAJO

7.4. IMPORTAR /EXPORTAR MOVIMIENTOS

8. CONTABILIDAD COMPLETA

8.1. TABLAS

8.1.1. TABLAS DE SUNAT

8.1.2. TABLAS CONFIGURABLES

8.2. FORMATOS DE ESTADOS FINANCIEROS

8.2.1. FORMATO DE ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA 8.2.2. ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS POR FUNCIÓN 8.3. INGRESO DE DATOS 8.3.1. EXISTENCIAS 8.3.2. INVERSIONES FINANCIERAS 8.3.3. INVERSIONES MOBILIARIAS 8.3.4. INTANGIBLES 8.3.5. PARTIDAS DIFERIDAS 8.3.6. CAPITAL

(6)

8.3.9. RETENCIONES 8.3.10.ACTIVOS FIJOS

8.3.11.ESTADO DE COSTO DE VENTA ANUAL 8.3.12.INVENTARIO

(7)

MANUAL ELECTRÓNICO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD STARSOFT

GOLD EDITION 2014

A.1. FINALIDAD

El Manual Electrónico del Sistema de Contabilidad STARSOFT GOLD EDITION 2014 tiene por finalidad explicar de una forma simple y didáctica el manejo del Sistema, de tal manera que los usuarios puedan operar y administrar fácilmente todas las bondades que tiene este moderno sistema de información.

A.2. INGRESO AL SISTEMA

Para iniciar la sesión de trabajo en el Sistema de Contabilidad STARSOFT GOLD EDITION 2014 se debe hacer doble clic en el Icono que tiene una “S” de color rojo sobre un fondo blanco;

Con lo cual se despliega una pantalla donde se muestran todos los módulos que tiene el Sistema Integrado StarSoft; luego se debe pulsar sobre el botón Contabilidad y a continuación se presenta la pantalla Inicio de Sesión; en la cual se debe seleccionar lo siguiente:

(8)

- Empresa: Sirve para seleccionar la empresa en la cual se va a trabajar, al hacer clic sobre el botón de selección se despliega una pantalla con el listado de empresas existentes en el sistema, donde se debe seleccionar la empresa con la que se va a trabajar.

- Acceso: Sirve para seleccionar el tipo de usuario con el que se va a trabajar. Existen dos tipos de usuarios Administrador y Operador.

- Código: Se debe registrar el código del usuario que va a trabajar en el sistema. El sistema tiene configurado el código ENTER de manera predeterminada

- Contraseña: Se debe registrar la clave secreta del usuario que va a trabajar en el sistema. El sistema tiene configurada la contraseña SOFT de manera predeterminada.

- Fecha de Trabajo: Es la fecha en la cual se van a grabar los registros que se realicen en el sistema en la sesión actual.

1. BASE DE DATOS

Base de datos contiene las tablas que el sistema requiere para su óptimo funcionamiento, en ellas se almacena la información referente al Plan de Cuentas, Subdiarios, Anexos, etc. En esta opción se pueden adicionar, eliminar, modificar, consultar e imprimir el contenido de cada una de las tablas.

1.1. PLAN DE CUENTAS Base de Datos \ Plan de Cuentas

Contiene el plan de cuentas con el cual va a trabajar la empresa y adicionalmente el sistema da la posibilidad de configurar un plan de cuentas que puede usarse paralelamente, mediante enlaces con el Plan de Cuentas Nacional, con la finalidad de obtener los estados financieros con otro formato alternativo.

La estructura del Plan de Cuentas se define al momento de crear la empresa (para mayor información consultar en Crear Empresa). El sistema da la posibilidad de usar 8 niveles con tres dígitos cada uno y es en el último nivel definido que el sistema permite hacer las configuraciones de las cuentas y el registro de valores.

1.1.1. PLAN DE CUENTAS NACIONAL

Base de Datos \ Plan de Cuentas \ Plan de Cuentas Nacional

En esta opción se da mantenimiento a las cuentas que conforman el Plan Contable de la empresa; el sistema da la posibilidad de Crear, Eliminar y Modificar dichas cuentas.

(9)

hasta llegar al último nivel definido y se debe proceder de la siguiente manera:

Al ingresar por la ruta establecida se presentará una pantalla denominada Mantenimiento del Plan de Cuentas conteniendo la Lista del Plan de Cuentas, la misma que cuenta con los siguientes botones activos en la parte inferior; Nuevo, Editar, Eliminar, Reporte y Salir.

1.1.1.1. CREACIÓN DE CUENTAS CONTABLES

Para crear una nueva cuenta se debe pulsar el botón Nuevo, con lo cual aparece una pantalla denominada Nueva Cuenta con los siguientes campos:

(10)

- Código de la Cuenta: Código de la cuenta de acuerdo a lo estructurado al momento de crear la empresa

- Nivel de Cuenta: Se llena automáticamente de acuerdo a lo estructurado al momento de crear la empresa.

- Descripción: Nombre de la Cuenta

- Clase de Cuenta: Determina la ubicación de la cuenta en el Balance de Comprobación. - Tipo de Anexo: Para las cuentas de Balance, indica si la cuenta va a tener un control tipo

cuenta corriente a nivel de documento.

- Ajuste Dif. Cambio: Para las cuentas de Balance, mediante este campo el sistema distingue entre una cuenta en moneda nacional (campo en blanco) y una cuenta en moneda extranjera (campo lleno)

- Cuenta Monetaria: Para las cuentas de Balance. Se debe indicar si esta cuenta es monetaria o no; el sistema usa esta información para procesar el ajuste por Conversión de Moneda Extranjera

- Destino: Para las cuentas de Resultados, sirve para indicar si la cuenta va a generar asientos de destino, ingresando por el botón adjunto se puede configurar una distribución porcentual de los asientos de destino

- Centro de Costo: Para las cuentas de Resultado, sirve para indicar si esta cuenta será incluida en los reportes de Centros de Costos.

- Partida de Presupuesto: Para las cuentas de Resultado, sirve para indicar si esta cuenta se enlazara con las partidas de presupuesto y se incluirán en los reportes de presupuesto

- Plan de Cuenta Exterior: Permite el enlace del Plan de Cuentas Nacional con el Plan de Cuentas del Exterior

1.1.1.2. CREACIÓN DE CUENTAS CONTABLES POR NIVELES

Para crear el Primer Nivel se debe ingresar a la opción de creación de cuentas siguiendo la ruta establecida y luego pulsar el botón Nuevo y llenar los siguientes campos:

- Código de la Cuenta: Llenar el código de acuerdo a la configuración de niveles definido al momento de haber creado la empresa, en este caso debería ser de dos dígitos porque ese es el nivel mínimo de información requerido por el Plan Contable vigente.

(11)

cuenta.

- Descripción: Nombre de la Cuenta

- Clase de Cuenta: Sirve para definir la ubicación de los saldos de la cuenta en los estados financieros, esta definición se puede hacer solo al primer nivel, los otros noveles heredan la configuración del primer nivel.

Para configurar la Clase de Cuenta se puede obtener ayuda con la tecla F1 o dando doble clic en el campo correspondiente, donde se despliega una tabla con las clases de cuenta que se pueden seleccionar.

Por las clases de cuentas 02 Intermediarios y 06 Cuentas de Orden los valores se registraran en las sumas del mayor y saldos, sin trasladar valores a ningún estado financiero.

Luego se pulsa el botón Grabar y se habrá creado la cuenta respectiva.

Para crear el Segundo Nivel y Niveles Intermedios; es decir entre el primer y último nivel, se debe proceder de la siguiente manera:

Ingresar a la opción de creación de cuentas siguiendo la ruta establecida Base de Datos \ Plan de Cuentas \ Plan de Cuentas Nacional Pulsar el botón Nuevo y llenar los siguientes campos:

- Código de la Cuenta: Llenar el código de acuerdo a la configuración de niveles definido al momento de haber creado la empresa.

- Nivel de Cuenta: Se llena automáticamente después de haber registrado el código de la cuenta.

- Descripción: El nombre de la cuenta.

- Clase de Cuenta: Se llena automáticamente de acuerdo a lo configurado en el Primer Nivel.

Luego se pulsa el botón Grabar y se habrá creado la cuenta respectiva.

Para crear el Ultimo Nivel se debe considerar que; a este nivel se hace la configuración de la cuenta para realizar los registros de valores y para que el sistema haga los procesos necesarios. La configuración de las cuentas al Ultimo Nivel se debe hacer de la siguiente manera:

1.1.1.3. CUENTAS DE INVENTARIO O BALANCE

Ingresar a la opción de creación de cuentas siguiendo la ruta establecida Base de Datos \ Plan de Cuentas \ Plan de Cuentas Nacional Pulsar el botón Nuevo y llenar los siguientes campos

(12)

A. TIPO DE ANEXO:

Se debe configurar esta opción solo para las cuentas por cobrar y por pagar en las que se llevará un control de cuenta corriente a nivel de documento; es decir un documento que se origina y que luego se va a ir cobrando o pagando hasta que el saldo sea cero y con ello ya no se incluya el documento en el reporte de saldos.

Con F1 o con doble clic se puede acceder a la Tabla de Tipos de Anexos.

B. AJUSTE DIF. DE CAMBIO:

Mediante este campo el sistema diferencia si la cuenta es en Moneda Nacional o Moneda Extranjera. Cuando el campo está vació el sistema identifica esta cuenta como Moneda Nacional y cuando está lleno lo identifica como Moneda Extranjera.

Para llenar este campo se debe proceder de la siguiente manera; par las cuentas de activo en moneda extranjera llenar con tipo de cambio compra y para las cuentas de pasivo en moneda extranjera llenar con tipo de cambio venta. Con F1 o con doble clic se puede acceder a la Tabla de Tipos de Conversión.

(13)

C. CUENTA MONETARIA:

Este campo lo utiliza el sistema para realizar el ajuste por Conversión de Moneda Extranjera; es decir, para ajustar los saldos de las cuentas en soles al tipo de cambio de cierre de mes; para efectos de presentar estados financieros en moneda extranjera.

Se debe configurar en SI para la cuenta monetaria; es decir las cuentas de Caja y Bancos y las Cuentas por Cobrar y por Pagar únicamente.

El resto de las cuentas de Balance y todas las cuentas de Resultados deben configurarse en NO. Después de la configuración se pulsa el botón Grabar y se habrá creado la cuenta de balance.

1.1.1.4. CUENTAS DE RESULTADO

Ingresar a la opción de creación de cuentas siguiendo la ruta establecida Base de Datos \ Plan de Cuentas \ Plan de Cuentas Nacional. Pulsar el botón Nuevo y llenar los siguientes campos

(14)

A. DESTINO

Sirve para generar las cuentas de destino; cuando se selecciona SI entonces se habilita el botón con los puntos suspensivos, al pulsar este botón se accede a una pantalla denominada Detalle de Cargo y Abono Automático; en la cual se deberán ir llenando las cuentas de destino, sean de cargo o abono; así como también sus respectivos porcentajes.

Si la tabla está llena el sistema utilizará estas cuentas y porcentajes para hacer el asiento de destino.

En caso de que no se pueda definir una distribución porcentual de las cuentas de destino, la tabla se puede dejar vacía, en cuyo caso el sistema habilitará un campo, cada vez que se utiliza la cuenta, para registrar el destino correspondiente.

- Centro de Costos: Sirve para indicar al sistema que los registros de la cuenta se incluirán en los reportes de Centros de Costos, el sistema solicitara el registro de un centro de costo cada vez que se utilice

- Concepto Ing/Gasto: Sirve para identificar el concepto del ingreso o gasto que producen el resultado por cada centro de costos, con F1 o doble clic se puede acceder a la Tabla de

(15)

Conceptos de Ingresos y Gastos.

B. PARTIDA PRESUPUESTO

Sirve para enlazar la cuenta contable con las partidas de presupuesto, con la finalidad de evaluar la ejecución presupuestal; con F1 o doble clic se puede acceder a la Tabla de Partidas Presupuestales

Después la configuración se pulsa el botón Grabar y se habrá creado la cuenta de resultado.

1.1.2. PLAN DE CUENTAS EXTRANJERO

Base de Datos \ Plan de Cuentas \ Plan de Cuentas Extranjero

(16)

En esta opción se da mantenimiento a las cuentas que conforman el Plan de Cuentas del Extranjero, el mismo que puede usar la empresa de manera paralela al Plan Contable Nacional, para obtener estados financieros con otro formato. Para usar esta opción debe estar habilitada en la tabla de Conceptos Generales.

1.1.3. CONFIGURACIÓN RAPIDA DE ESTADOS FINANCIEROS

Base de Datos \ Plan de Cuentas \ Configuración Rápida de Estados Financieros

1.2. COSTOS Y RENTABILIDAD Base de Datos \ Costos y Rentabilidad

Contiene las tablas que se utilizan para generar los reportes de Centros de Costos; los cuales contienen información gerencial sobre la rentabilidad por líneas de negocio o por unidades de negocio.

1.2.1. CENTROS DE COSTOS Y TRANSFERENCIAS

Base de Datos \ Costo y Rentabilidad \ Centros de Costos y Transferencias

En esta opción se da mantenimiento a la tabla de centros de costos; aquí es posible Crear, Modificar, Eliminar e Importar, dichos centros de costos.

El sistema permite la creación de los centros de costos hasta en cinco niveles de dos dígitos cada uno; la configuración del nivel de centros de costos se realiza en la tabla de Conceptos Generales. Para la creación de centros de costos se debe proceder de la siguiente manera:

(17)

La creación de los centros de costos debe hacerse de manera ordenada, comenzando por el primer nivel a dos dígitos y avanzar en los niveles siguientes de manera sucesiva.

Para crear un nuevo Centro de Costos se debe pulsar el botón Nuevo

- Código de Centros de Costos: El código que corresponde al nivel que se está creando. - Descripción: Denominación del centro de costos.

Luego debe pulsarse el botón Grabar y se habrá creado el centro de costos.

Para copiar la tabla de Centros de Costos desde otra empresa existente en el sistema se puede emplear el botón Importar.

1.2.2. CONCEPTOS DE INGRESOS Y GASTOS

Base de Datos \ Costos y Rentabilidad \ Conceptos de Ingresos y Gastos

En esta opción se da mantenimiento a la tabla de Conceptos de Ingresos y Gastos; aquí es posible Crear, Modificar, Eliminar e Importar, dichos conceptos de ingresos y gastos.

La codificación debe hacerse utilizando tres dígitos; para la creación de conceptos de ingresos y gastos se debe proceder de la siguiente manera:

(18)

Para crear un nuevo Concepto de Ingresos y Gastos se debe pulsar el botón Nuevo

- Código de Concepto: El código que corresponde al Concepto, debe de tener tres dígitos - Descripción: Denominación del Concepto

- Genera Destino: Seleccionar SI para generar reportes por las Cuentas de destino

Después de haber realizado la configuración se debe pulsar el botón Grabar y se habrá creado el Concepto de Ingreso y Gasto.

1.2.3. PRESUPUESTO POR CENTROS DE COSTOS

(19)

1.3. PARTIDAS DE PRESUPUESTO Base de Datos \ Partidas de Presupuesto

Contiene la tabla de las partidas de presupuesto que se utilizaran en la evaluación presupuestal.

(20)

- Mensaje de Creación: Aparece un mensaje indicando que las partidas a crear se deben codificar de la siguiente manera: Las Partidas de Ingreso deben comenzar con 1 y las Partidas de Gastos deben comenzar con 2

- Código de Partida: Deben crearse necesariamente en dos niveles y cada novel debe contener dos dígitos cada uno

- Descripción: Denominación de la Partida de Presupuesto

Después se debe pulsar el botón Grabar, con lo cual se habrá creado la partida de presupuesto.

1.4. TABLAS Base de Datos \ Tablas

Contiene las tablas maestras del sistema; las cuales serán usadas para realizar los registros, efectuar los procesos y generar los reportes propios el sistema.

 COPIAR TABLAS

Para copiar algunas tablas desde otra empresa existente en el sistema, se debe ingresar a la opción de cada Tabla siguiendo su ruta establecida y se debe proceder de la siguiente manera:

Por ejemplo para copiar la Tabla de Anexos con sus contenidos, desde otra empresa existente en el sistema se puede emplear el botón Importar Datos Externos (en otras Tablas el botón Importar); cuando se pulsa este botón sale un mensaje informando que al realizar esta acción la tabla existente será reemplazada por la tabla que se va a importar perdiéndose la información actual. Al pulsar el botón SI entonces aparece un recuadro con el botón Origen activado,

(21)

En esta pantalla se debe seleccionar la empresa desde la cual se copiará la Tabla de Anexos y se debe pulsar el botón Aceptar. Con lo cual aparece en el recuadro de importación el código y el nombre de la empresa seleccionada y el botón Importar seleccionado;

Al pulsar este botón se copian las Tablas de Anexos, con sus contenidos, desde la empresa de origen seleccionada a la empresa actual.

1.4.1. TABLAS DE ANEXOS

Base de Datos \ Tablas \ Tablas de Anexos

En esta opción se da mantenimiento a la tabla de Anexos; aquí es posible Crear, Modificar, Eliminar e Importar, dichos Anexos. El sistema permite la creación de hasta 99 Tipos de Anexos

(22)

Para crear un nuevo Tipo de Anexo se debe pulsar el botón Nuevo

- Código de Tipo de Anexo: El código debe tener dos dígitos, de preferencia debe ser una numeración correlativa.

- Descripción: Denominación del Tipo de Anexo.

Luego se debe pulsar el botón Grabar y se habrá creado un Tipo de Anexo.

Para agregar un anexo o entidad a la Tabla de Anexos se debe seleccionar el Tipo de Anexos donde se desea agregar la entidad y luego se debe hacer doble clic

(23)

- Código de Anexo: Puede ser alfanumérico; para Clientes, Proveedores de preferencia debe registrar el RUC.

Con internet:

El RUC lo valida desde la misma SUNAT, y de esta manera se registra la información del Anexo en los campos que le corresponda

Sin Internet:

- Tipo de Persona: Haciendo clic en el botón con la flecha se despliega una bandera donde se puede seleccionar el Tipo de Persona

- Tipo de Documento: Haciendo clic en el botón con la flecha se despliega una bandera donde se puede seleccionar el Tipo de Documento de identificación

- Numero de Documento: Registrar el número de documento de identidad - Apellido Paterno: Registrar el Apellido Paterno

- Apellido Materno: Registrar el Apellido Materno - Primer Nombre: Registrar el Primer Nombre - Segundo Nombre: Registrar el Segundo Nombre

- Descripción: Para personas jurídicas debe llenarse con el nombre o Razón Social que identifica al Anexo, para persona natural se llenará automáticamente al momento de ir

(24)

Los siguientes datos son facultativos; se pueden dejar en blanco y completarlos posteriormente. - Dirección: Dirección de la entidad de preferencia la dirección fiscal.

- Teléfono: Número de teléfono

- Giro del Negocio: Descripción del giro del negocio

- Representante: Apellidos y nombres del representante legal - Referencia: Algún dato de referencia

1.4.2. TABLA DE TIPOS DE CAMBIO

Base de Datos \ Tablas \ Tabla de Tipos de Cambio

Apenas se abre el menú de Starsoft, se actualiza al día el tipo de cambio Compra y Venta según SUNAT, creando de esta manera una tabla de comparación de tipo de cambio de Compra y Venta que ha ingresado en el sistema es igual al de la SUNAT

Este dato debe está permanentemente actualizado porque el sistema utiliza este Tipo de Cambio desde la web de la SUNAT, para registrar los valores equivalentes en Moneda Nacional y Moneda Extranjera.

ACTUALIZANDO EL TIPO DE CAMBIO DESDE LA SUNAT

(25)

1.4.3. TABLAS DE FORMATO

Base de Datos \ Tablas \ Tablas de Formato

En esta opción se configuran los formatos de los Estados Financieros que se van a imprimir en el sistema utilizando el Plan Contable General Revisado.

1.4.3.1. BALANCE DE COMPROBACIÓN

Base de Datos \ Tablas \ Tablas de Formato \ Balance de Comprobación

(26)

1.4.3.2. BALANCE GENERAL HORIZONTAL

Base de Datos \ Tablas \ Tablas de Formato \ Balance General Horizontal

En esta opción se configura el Balance General Horizontal que emite el sistema, utilizando el Plan Contable General Revisado.

Para configurar el Balance General Horizontal se debe proceder de la siguiente manera:

Al ingresar por la ruta establecida se presentará una pantalla denominada Formato de Balance General, con los siguientes botones activos en la parte inferior: Nuevo, Insertar, Editar, Eliminar, Importar y salir.

NUEVO

Se utiliza para crear una nueva secuencia, la cual se grabará al final del formato; cada secuencia consta de dos columnas; la de la izquierda para el Activo y la de la derecha para el Pasivo y Patrimonio.

La configuración debe realizarse teniendo en cuenta lo siguiente:

(27)

- Concepto: Es el código de la secuencia y sirve para agregar los siguientes conceptos BLXX Una línea en blanco

TXXX Un campo de texto o titulo CTXX Una cuenta contable

LSXX Una secuencia con subrayado doble STXX Un sub total

TTXX Un total

- Descripción: Detalle o nombre de la secuencia - Formula: El contenido o formula de la secuencia

Cuando el concepto configurado para la secuencia es CTXX, entonces este campo se llenará con las divisionarias contenidas en está cuenta; las mismas que se pueden variar haciendo doble clic o con la tecla F1, con lo cual se presenta el Plan de Cuentas con las divisionarias que se van a usar marcadas; dando clic en cada divisionaria se puede marcar o desmarcar. Cuando el concepto configurado para la secuencia es STXX o TTXX entonces se deberá llenar el campo con la fórmula con la cual el sistema realizará el cálculo del sub total o del total, según corresponda.

No Aplicar Ajuste de Fórmula; se utilizará cuando se hace una configuración especial en alguna cuenta; para que no considere alguna de las divisionarias; de tal manera que cuando se corra el proceso Ajustar Fórmula no se modifique esta configuración especial.

Luego de haber configurado la nueva secuencia se debe pulsar el botón Grabar.

INSERTAR

Se utiliza para crear una nueva secuencia agregándola en una ubicación intermedia, distinta a la del final, para lo cual se debe ubicar en el lugar donde se insertará la secuencia y luego pulsar el botón Insertar; con lo cual aparecerá una pantalla denominada Insertar con los mismos campos de la opción Nuevo. La configuración debe realizarse de la misma manera que para una nueva secuencia. Luego de haber configurado la secuencia a insertar se debe pulsar el botón Grabar.

EDITAR

Se utiliza para modificar una secuencia existente en el sistema, para lo cual se debe ubicar en la secuencia que se va ha modificar y luego pulsar el botón Editar; con lo cual aparecerá una pantalla denominada Modificar con la configuración actual de la secuencia. En la cual se pueden hacer las modificaciones necesarias. Luego de haber modificado la secuencia se debe pulsar el botón Grabar.

IMPORTAR

Para copiar la tabla de Formato del Balance General desde otra empresa existente en el sistema se puede emplear el botón Importar. Para ver el procedimiento de copiado de tablas, debe consultar el tema Copiado de Tablas en 1.4. Tablas.

(28)

Base de Datos \ Tablas \ Tablas de Formato \ EE. GG. PP. Por Función

En esta opción se configura el Estado De Ganancias y Pérdidas por Función que emite el sistema, utilizando el Plan Contable General Revisado.

Para configurar el Estado De Ganancias y Pérdidas por Función se debe proceder de la siguiente manera:

Al ingresar por la ruta establecida se presentará una pantalla denominada EE. GG. PP. Por FUNCION, con los siguientes botones activos en la parte inferior: Nuevo, Insertar, Editar, Eliminar, Importar y salir.

Para configurar el Estado de Ganancias y Pérdidas por Naturaleza se debe proceder de igual forma que con el Balance General Horizontal, con la salvedad que en este estado financiero solo aparecerá una columna.

1.4.3.4. EE. GG. PP. POR NATURALEZA

Base de Datos \ Tablas \ Tablas de Formato \ EE. GG. PP. Por Naturaleza

En esta opción se configura el Estado De Ganancias y Pérdidas por Naturaleza que emite el sistema, utilizando el Plan Contable General Revisado.

Para configurar el Estado De Ganancias y Pérdidas por Naturaleza se debe proceder de la siguiente manera:

Al ingresar por la ruta establecida se presentará una pantalla denominada EE. GG. PP. Por NATURALEZA, con los siguientes botones activos en la parte inferior: Nuevo, Insertar, Editar, Eliminar, Importar y salir.

Para configurar el Estado de Ganancias y Pérdidas por Naturaleza se debe proceder de igual forma que con el Balance General Horizontal, con la salvedad que en este estado financiero solo aparecerá una columna.

(29)

1.4.3.5. RATIOS CONTABLES

Base de Datos \ Tablas \ Tablas de Formato \ Ratios Contables

En esta opción se configuran las fórmulas que va a usar el sistema para la emisión de los Ratios Contables con el Plan Contable General Revisado.

Para configurar dichos Ratios Contables se debe proceder de la siguiente manera: Nuevo, Insertar, Editar, Eliminar, Importar y salir.

Para configurar los Ratios Contables se debe proceder de igual forma que con el Balance General Horizontal, con la salvedad que en los Ratios Contables solo aparecerá una columna y que para estructurar los Ratios Contables se consideran las agrupaciones o criterios contenidas en la opción Filtrar Por:

(30)

- 10 Fórmulas: Las divisionarias que están contenidas en cada cuenta - 20 Rubros: Una agrupación o combinación de cuentas

- 30 Índices de Liquidez: Formulas correspondientes a los Ratios de Liquidez, se determinan por una combinación de cuentas y rubros conectadas por signos (los signos son los mismos que se usan en el Excel)

- 40 Índices de Rotación: El mismo criterio que para los índices de Rotación - 50Índices de Solvencia: El mismo criterio que para los Índices de Rotación - 60 Índices de Renta: El mismo criterio que para los Índices de Rotación

1.4.3.6. AJUSTAR FORMULAS

Base de Datos \ Tablas \ Tablas de Formato \ Ajustar Fórmulas

En esta opción se Ajustan las Formulas contenidas en los formatos de los estados financieros y en los ratios contables, agregándose las cuentas que se puedan haber creado desde la última vez que se realizó este proceso. Para realizar el proceso de Ajustar Fórmulas se debe proceder de la siguiente manera:

Al ingresar por la ruta establecida se presentará una pantalla denominada Proceso de Ajuste de Fórmulas, en la cual se debe pulsar el botón Procesar para realizar el Ajuste de las Fórmulas contenidas en los Estados Financieros y en los Ratios Contables.

1.4.4. TABLAS GENERALES

Contiene la tablas maestras que el sistema utiliza para realizar los procesos y almacenar los datos registrados.

1.4.4.1. SUBDIARIOS

Base de Datos \ Tablas \ Tablas Generales \ Subdiarios

Sirven para clasificar ordenadamente los registros realizados en el sistema agrupándolos en Archivos o Diarios Auxiliares.

El sistema permite la creación de hasta 99 Tipos de Subdiarios; para su creación se debe proceder de la siguiente manera:

(31)

Para crear un nuevo Subdiario se debe pulsar el botón Nuevo

- Código de Subdiario: El código debe tener dos dígitos, de preferencia debe ser una numeración correlativa.

- Descripción: Nombre del Subdiario

- Nombre Breve: Una identificación corta; debe tener 3 dígitos

- Subdiario de Reapertura?: Debe estar activa en SI solo para el subdiario de apertura en los demás subdiarios debe estar en NO

- Código de SUNAT: Para acceder a la codifiacion establecida por SUNAT se debe hacer doble clic o se debe pulsar F1, donde aparecerá la tabla de SUNAT y se debe de seleccionar lo que corresponde y luego botón Aceptar

Luego se debe pulsar el botón Grabar y se habrá creado un Subdiario.

1.4.4.2. TIPOS DE DOCUMENTOS

Base de Datos \ Tablas \ Tablas Generales \ Tipos de Documentos

En esta tabla se encuentran todos los Tipos de Documentos que utiliza el sistema para registrar las operaciones contables. Para la creación de un nuevo documento se debe proceder de la siguiente manera:

(32)

Para crear un nuevo Documento se debe pulsar el botón Nuevo

- Código de Tipo de Documento: El código debe tener dos letras, los números tan solo reservados para tener la codificación SUNAT

- Descripción: Denominación del Documento

- Código SUNAT: El código del documento asignado por la SUNAT, de no tener código dejar en blanco

- Resta Compras / Ventas: Para los comprobantes que aparecerán en el Registro de Compras y Ventas restando, Ej. Notas de Créditos

- Requiere Doc Ref?: Para las Notas de Débito y Crédito, debido a que estos documentos deben hacer referencia a los comprobantes que lo originaron

- Mostrar Fecha de Vencimiento: Para los Recibos de Servicios Públicos, debido a que existe la exigencia de registrarla fecha de vencimientos de estos documentos en el Registro de Compras

Luego se debe pulsar el botón Grabar y se habrá creado un Tipo de Documento.

1.4.4.3. TABLA DE BANCOS

Base de Datos \ Tablas \ Tablas Generales \ Tablas de Bancos

Sirve para enlazar las cuentas corrientes y sus respectivas cuentas contables; para efectuar el enlace se debe proceder de la siguiente manera:

(33)

1.4.4.3.1. CREAR BANCO

Para crear un nuevo Banco se debe pulsar el botón Nuevo

- Código de Banco: El código debe tener dos dígitos y de preferencia debe seguir el orden numérico.

- Descripción: Denominación o Nombre del Banco.

- Formato de Cheque Voucher: El código del formato del cheque voucher; el sistema tiene 04 formatos disponibles.

- Código SUNAT: El código que la SUNAT ha establecido para cada Banco. Con F1 o doble clic puede acceder a la tabla de Entidades Bancaria.

Luego se debe pulsar el botón Grabar con lo cual se habrá creado un Nuevo Banco.

1.4.4.3.2. CREAR CUENTA CORRIENTE

Base de Datos \ Tablas \ Tablas Generales \ Tablas de Bancos

(34)

Al ingresar por la ruta establecida se presentará una pantalla denominada Mantenimiento de Bancos conteniendo la Lista de Bancos, se debe seleccionar el banco donde se va a agregar la cuenta corriente y se debe hacer doble clic

Con lo cual aparece una pantalla denominada Tabla de Cuentas Bancarias, para agregar una nueva cuenta corriente se debe pulsar el botón Nuevo y en el formato Ingreso de Cuentas Bancarias se deben registrar los siguientes datos:

- Número de Cuenta Bancaria: El número de la Cuenta Corriente Bancaria. Después de grabar ya no se podrá modificar este dato.

- Cuenta Contable: La cuenta contable relacionada con la cuenta corriente bancaria. Con F1 o doble clic se puede acceder al Plan Cuentas

- Moneda: La moneda que corresponde a la cuenta corriente. Con F1 o doble clic se puede acceder a la Tabla.

- Tipo de Documento: El tipo de cambio que mas se utiliza en la cuenta corriente de preferencia poner Cheque.

- Descripción: La descripción de la cuenta contable. Aparece automáticamente después de haber registrado la Cuenta Contable.

Luego se debe pulsar el botón Grabar con lo cual se habrá creado una Nueva Cuenta Corriente.

1.4.4.4. CONCEPTOS GENERALES

Base de Datos \ Tablas \ Tablas Generales \ Conceptos Generales

(35)

procesos automáticos; en esta opción se pueden crear, modificar o eliminar los conceptos generales, para el efecto se debe proceder de la siguiente manera:

Al ingresar por la ruta establecida se presentará una pantalla denominada Mantenimiento de Conceptos Generales conteniendo la Lista de Conceptos Generales, la misma que cuenta con los siguientes botones activos en la parte inferior; Nuevo, Grabar, Editar, Eliminar, Reporte, Importar y Salir.

La creación de nuevos Conceptos Generales se debe realizar bajo la recomendación y supervisión de un consultor de StarSoft.

Para crear un nuevo Concepto General debe pulsar el botón Nuevo

- Código: El código que el programador de Starsoft le ha asignado al nuevo concepto - Descripción: Denominación del concepto General

- Tipo de Concepto: Se debe seleccionar entre los siguientes conceptos que aparecen cuando se despliega la banderita de conceptos:

Carácter: Cuando el contenido del concepto van a ser de tipo carácter

(36)

Lógico: Cuando el contenido del concepto va a ser de tipo lógico, es decir Verdadero o Falso

Fecha: Cuando el contenido del concepto va a ser una fecha - Contenido: El valor o dato del concepto general

- Uso del Concepto: Una descripción de como se utiliza este concepto general

Luego se debe pulsar el botón Grabar con lo cual se habrá creado un Nuevo Concepto General.

1.4.4.5. CUENTA VENTAS

Base de Datos \ Tablas \ Tablas Generales \ Cuenta Ventas

En esta opción se configuran las cuentas de Clientes que utilizará el sistema para efectuar los registros en el Libro de Ventas. Aquí se pueden crear, modificar o eliminar las Cuentas de Ventas, para el efecto se debe proceder de la siguiente manera:

Para configurar una nueva cuenta se debe pulsar el botón Nuevo

- Cuenta: La cuenta contable de clientes (Cuenta 12) el mayor nivel, que se va a configurar para hacer los registros que se incluirán en el Libro de Ventas, con F1 o doble clic se puede acceder el Plan de Cuentas

- Descripción: Descripción de la Cuenta, se llena automáticamente después de haber seleccionado la cuenta

- Tipo de Moneda: La moneda que corresponde a la cuenta contable con F1 o doble clic se puede acceder a la Tabla

Luego se debe pulsar el botón Grabar con lo cual se habrá configurado una nueva cuenta de Clientes que se utilizará para el registro de comprobantes en el Libro de Ventas.

(37)

Base de Datos \ Tablas \ Tablas Generales \ Cuenta Compras

En esta opción se configuran las cuentas de Proveedores que utilizará el sistema para efectuar los registros en el Libro de Compras. Aquí se pueden crear, modificar o eliminar las Cuentas de Compras, para el efecto se debe proceder de la siguiente manera:

- Cuenta: La cuenta contable de proveedores (Cuenta 42) al mayor nivel, que se va a configurar para hacer los registros que se incluirán en el Libro de Compras, con F1 o doble clic se puede acceder al Plan de Cuentas

- Descripción: Descripción de la Cuenta, se llena automáticamente después de haber seleccionado la cuenta.

Luego se debe pulsar el botón Grabar con lo cual se habrá configurado una nueva cuenta de Proveedores que se utilizará para el registro de comprobantes en el Libro de Compras.

1.4.4.7. CUENTA CAJA

(38)

En esta opción se configuran las cuentas de Caja que utilizará el sistema para emitir el Libro Caja para lo cual se debe proceder de la siguiente manera:

- Cuenta: La cuenta contable de Caja (Cuenta 101) al mayor nivel, que se va a configurar para emitir el Libro de Caja, con F1 o doble clic se puede acceder al Plan de Cuentas

- Descripción: Descripción de la Cuenta, se llena automáticamente después de haber seleccionado la Cuenta.

- Tipo de Moneda: La moneda que corresponde a la Cuenta Contable, con F1 o doble clic se puede acceder a la Tabla

Luego de debe pulsar el botón Grabar con lo cual se habrá configurado una nueva cuenta para emitir el Libro Caja.

1.4.4.8. CUENTA BANCOS

Base de Datos \ Tablas \ Tablas Generales \ Cuenta Bancos

En esta opción se configuran las cuentas de Bancos que utilizará el sistema para emitir el Libro Bancos para lo cual se debe proceder de la siguiente manera:

(39)

- Cuenta: La cuenta Contable de bancos (Cuenta 101) al mayor nivel, que se va a configurar para emitir el Libro de Bancos, con F1 o doble clic se puede acceder al Plan de Cuentas - Descripción: Descripción de la Cuenta, se llena automáticamente después de haber

seleccionado la cuenta

Luego se debe pulsar el botón Grabar con lo cual se habrá configurado una nueva cuenta para emitir el Libro Bancos.

1.4.4.9. ASIENTOS DE CIERRE

Base de Datos \ Tablas \ Tablas Generales \ Asientos de Cierre.

La Tabla de Asientos de Cierre contiene la configuración de las cuentas que el sistema usará para generar los asientos de cierre de año, el sistema brinda, a modo de plantilla, una secuencia de 14 asientos de cierre, los cuales están diseñados siguiendo la metodología establecida por el Plan Contable General Empresarial; sin embargo estos asientos pueden ser modificados de acuerdo a los requerimientos de la empresa. Para configurar los asientos de Cierre debe proceder de la siguiente manera:

(40)

Para modificar uno de los asientos se debe seleccionar el asiento luego se debe hacer doble clic y a continuación se abre una pantalla denominada Detalle de Asientos de Cierre;

al pulsar el botón Editar que aparece en la parte inferior, luego se debe hacer los cambios deseados procediendo de la siguiente manera:

- Secuencia: La secuencia del asiento no se puede editar, esta es configurada cuando se crear el asiento

- Operación: Se pueden configurar dos tipos de Operaciones:

a) Saldar.- Cuando la acción que se desea ejecutar consiste en cerrar la cuenta, llevando su saldo a cero.

b) Transferir.- Cuando la acción que se desea ejecutar consiste en trasladar el saldo de la cuenta a una cuenta de clase 8 Cuentas Intermediarias de Gestión.

- Cuenta: Seleccionar la Cuenta que se va a saldar o transferir. Basta seleccionar la cuenta a Primer Nivel para que el sistema ejecute la acción sobre todas las divisionarias contenidas en la cuenta. Con doble clic o F1 se puede acceder al Plan de Cuentas.

(41)

- Cta. de Transferencias: La Cuenta de destino sólo se habilitará si se ha seleccionado la Operación Transferir; en cuyo caso es necesario registrar la cuenta a nivel de ingreso; es decir al último nivel. Con doble clic o F1 se puede acceder al Plan de Cuentas.

Luego se debe pulsar el botón Grabar con lo cual se habrá modificado el Asiento de Cierre.

2. CONTABILIDAD

En esta opción se realizan todos los registros y procesos que necesita el sistema para emitir los Libros y Registros Contables, los Estados Financieros y los Reportes de Información Financiera.

2.1. MOVIMIENTOS CONTABLES Contabilidad \ Movimientos Contables

Sirve para realizar los registros de los comprobantes contables. En esta opción se pueden adicionar, eliminar, modificar, consultar e imprimir dichos comprobantes.

2.1.1. COMPROBANTES

Contabilidad \ Movimientos Contables \ Comprobantes

Existen cuatro formatos para registrar los comprobantes contables, para el efecto se debe proceder de la siguiente manera:

- Comprobantes: Para seleccionar el Tipo de Comprobante que se va a utilizar, cuando se hace clic en el botón con la flecha se despliega una bandera con las siguientes opciones a. Starndard: Sirve para registrar cualquier movimiento que no sea cheque, compras o ventas b. Cheques: Sirve para registrar los cheques que se emiten

c. Compras: Sirve para registrar los comprobantes en el Libro de compras d. Ventas: Sirve para registrar los comprobantes en el Libro de Ventas

(42)

- Buscar: Para buscar algún comprobante que figure en el listado de comprobantes registrados

- Criterio: Para seleccionar el criterio de búsqueda, puede ser por Comprobante por fecha o por Glosa

Después de haber seleccionado el Tipo de Comprobante y el Subdiario correspondiente se debe pulsar el botón nuevo y aparecerá una pantalla donde se harán los registros respectivos, de acuerdo a lo siguiente:

2.1.1.1. COMPROBANTE ESTÁNDAR

En esta opción se registran los comprobantes que no va a ir al Registro de Compras, ni al Registro de Ventas o por los cuales no se va a emitir Cheque Voucher. En la opción Tipo de Comprobante se selecciona Estándar y en la opción Subdiario se selecciona el subdiario que corresponda, de acuerdo al tipo de operación que se va a registrar; luego se pulsa el botón Nuevo con lo cual se presenta un mensaje preguntando si se desea que el sistema numere automáticamente el comprobante o no; se recomienda seleccionar SI; enseguida se habilita un formato donde se debe registrar lo siguiente:

- Subdiario: Se registra automáticamente el subdiario seleccionado en el paso anterior

- Comprobante: Se debe confirmar si desea que la numeración se registre de manera automática o manual. La numeración automática se registrara al momento de pulsar el botón Grabar.

- Fecha: La fecha de la operación

- Moneda: El tipo de moneda que corresponde a la operación con F1 o doble clic se accede a la tabla de tipos de monedas

- Conversión: Con F1 o doble clic se accede a la tabla de tipo de conversión.

- Tipo de Cambio Especial: Cuando se selecciona tipo de cambio especial en el campo conversión, el sistema habilita un campo donde se debe registrar el valor de tipo de cambio especial.

(43)

se debe registrar la fecha de la cual el sistema tomara el tipo de cambio, debiendo indicar si se va usar tipo de cambio Compra o Venta de la fecha indicada

- T/C: Se registra el tipo de cambio que utilizara el sistema para el comprobante - Glosa: Una descripción breve de la operación que se está registrando

- Grabar: Para grabar los datos que se han ingresado Estos datos de la primera sección se denominan Cabecera.

En la segunda sección denominada Detalle se harán los registros de las cuentas contables que intervienen en el registro del comprobante; para el efecto se debe pulsar el botón Nuevo para que se presente el formato donde se deberá registrar lo siguiente:

- Secuencia: Numeración automáticamente de la línea de registro

- Cuenta: La cuenta contable que corresponde, con F1 o con doble clic se puede acceder al Plan de Cuentas

- Anexo: Si la cuenta seleccionada maneja Anexo; se debe seleccionar el anexo que corresponde

- Documento: Si la cuenta seleccionada tiene anexo se debe llenar necesariamente este campo, de lo contrario es voluntario, se debe llenar: Tipo de Documento, Numero de Serie, Numeración Correlativa, Fecha de Emisión

- Fecha de Vencimiento: Si fuere necesario de lo contrario se puede dejar en blanco

- Centro de Costo: Si la cuenta seleccionada está configurada para manejar Centros de Costos se debe registrar el Centro de Costo que corresponda, con F1 o doble clic se puede acceder a la tabla de centros de Costos.

(44)

- Cuenta Destino: si la cuenta seleccionada está configurado para generar asientos de destino, pero la tabla de asientos de destinos está en blanco el sistema solicita que se llene este campo con la cuenta de destino correspondiente, con F1 o con doble clic se puede acceder al Plan de Cuentas

- Debe: El importe que se registrará en el debe - Haber: El importe que se registrar en el haber

- Glosa: Una descripción breve de la operación que se está registrando

Glosa Una descripción brece de la operación que se está registrando.

Luego se debe pulsar el botón Grabar y se habrá ingresado el registro correspondiente. En la parte inferior se van acumulando los valores registrados en el Debe y en el Haber y muestra el Saldo existente. Se deben hacer los registros correspondientes hasta terminar el asiento contable.

Cuando se termine de registrar el comprobante se debe pulsar el botón Salir, con lo cual se habrá terminado de registrar el comprobante Standard.

2.1.1.2. COMPROBANTE CHEQUE

Esta opción sirve para dar mantenimiento a los cheques girados por los cuales se va a emitir Cheque Voucher; aquí se puede emitir, modificar, eliminar y generar reportes de dichos cheques.

Para registrar un nuevo cheque se debe proceder de la siguiente manera: En la opción Tipo de Comprobante se debe seleccionar Cheques; con lo cual a la derecha se habilitan dos campos donde se deben seleccionar el Banco y la Cuenta Corriente que corresponden al cheque que se está registrando; a continuación se debe pulsar el botón Nuevo con lo cual se presenta un formato denominado Comprobante de Giro de Cheques donde se debe registrar lo siguiente:

(45)

- Subdiario: Se registra automáticamente el subdiario 08 Banco Egresos

- Comprobante: Se registrará la numeración automática al momento de pulsar el botón grabar

- Tipo de Documento: Se registra automáticamente Cheque

- Numero: Se registra automáticamente la numeración correlativa del cheque, se puede modificar.

- Fecha: La fecha de Trabajo

- Medio de Pago: Sale automáticamente 07 Cheque con la cláusula no negociable, es modificable, para lo cual se puede acceder a la tabla de Medios de Pago pulsando F1 o doble clic.

- Fecha de Cheque: La fecha del Cheque

- Girado: El tipo de Anexo y el código del anexo de la persona o entidad a quien se le esta girando el cheque

- Importe: El importe del cheque

- Glosa: Una descripción breve de la operación que se está registrando - Conversión: Con F1 o doble clic se accede a la tabla de Tipo de Conversión

- Tipo de Cambio Especial: Cuando se selecciona Tipo de Cambio Especial el campo conversión el sistema habilita un campo donde se debe registrar el valor del tipo de cambio Especial

- Tipo de Cambio otra Fecha: el sistema habilita un campo donde se debe registrar la fecha de la cual el sistema tomara el tipo de cambio, debiendo indicar si se va a usar tipo de cambio Compra o Venta

- T/C: Se registra el Tipo de Cambio que utilizara el sistema para el comprobante - Grabar: Para grabar los datos que se han ingresado

Estos datos de la primera sección se denominan Cabecera.

(46)

En la segunda sección denominada Detalle se hacen los registros de las cuentas contables que intervienen en el registro del comprobante; el sistema registra de manera automática la cuenta de banco y el importe del cheque, debiéndose registrar la cuenta o las cuentas de contrapartida, para el efecto se debe pulsar el botón Nuevo para que se presente el formato Nuevo Detalle, donde se debe registrar lo siguiente:

- Secuencia: Numeración automáticamente de la línea de registro

- Anexo: Si la cuenta seleccionada maneja Anexo se debe seleccionar el anexo que corresponde

Luego se debe pulsar el botón Grabar y se habrá ingresado el registro correspondiente. En la parte inferior se van acumulando los valores registrados en él Debe y en el Haber y muestra el Saldo existente. Se deben hacer los registros correspondientes hasta terminar el asiento contable.

Cuando se termine de registrar el comprobante se debe pulsar el botón Salir, con lo cual se habrá terminado de registrar el comprobante Cheque.

(47)

2.1.1.3. COMPROBANTE COMPRA

Esta opción sirve para dar mantenimiento a los comprobantes que se van a incluir en el Libro Registro de Compras; aquí se puede emitir, modificar, eliminar y generar reportes de dichos comprobantes.

Para registrar un nuevo comprobante de compra se debe proceder de la siguiente manera:

En la opción Tipo de Comprobante se debe seleccionar Compras; con lo cual a la derecha se habilita un campo donde se deben seleccionar la cuenta de Proveedores que se va a utilizar para efectuar el registro; a continuación se debe pulsar el botón Nuevo con lo cual se presenta un formato denominado Comprobante de Compra donde se debe registrar lo siguiente:

- Subdiario: Se requiere automáticamente el subdiario 04 de Compras

- Comprobante: Se debe confirmar si se desea que la numeración se registre de manera automática o manual. La numeración automáticamente se registrara al momento de pulsar el botón Grabar

- Fecha: La fecha de trabajo, se registra automáticamente

- Proveedor: El código del proveedor, con F1 o Doble clic se puede acceder a la Tabla de Anexos

- Documento: Llenar Tipo de Documento, con f1 o doble clic la Tabla de Documentos, Numero de Serie, Numeración Correlativa

- Fecha de Documento: Fecha de Emisión del Comprobante

- Fecha de Vencimiento: Fecha de Vencimiento del Comprobante si tuviera, caso contrario se puede dejar en blanco

(48)

- Tasa: La tasa del IGV, se registra automáticamente la tasa configurada en Conceptos Generales

- Monto Total: El precio de Compra, es decir el total incluido el IGV, el sistema hace un cálculo de comprobación para determinar si el IGV que se está registrando está bien calculado

- Conversión: Tipo de Cambio Venta, con lo cual tomara el tipo de cambio Venta de la fecha registrada en el campo Fecha de Documento , excepto para las Notas de Débito y Crédito, en cuyo casi se deberá seleccionar el Tipo de Cambio Otra Fecha y registrar la fecha del documento de origen, en el caso de recibos de servicios públicos se debe seleccionar Tipo de Cambio Otra Fecha y se debe registrar la Fecha de Vencimiento

- Tipo de Cambio Especial: El sistema habilita un campo donde se debe registrar el valor del Tipo de Cambio Especial

- Tipo de Cambio Otra Fecha: El sistema habilita un campo donde se debe registrar la fecha de la cual el sistema tomara el tipo de cambio Compra o Venta de la fecha indicada

- T/C: Se registra el Tipo de Cambio que utilizara el sistema para el comprobante

- Glosa de Comprobantes: Se registra automáticamente el tipo y el número de comprobante - Glosa del Movimiento: Una descripción breve de la operación que se está registrando - Grabar: Para grabar los datos que se han ingresado

- Destino: Se debe registrar el destino del Crédito Fiscal, de acuerdo a la Tabla de Destinos, según el requerimiento de SUNAT, con F1 o doble clic se puede acceder a la esta Tabla

Estos datos de la primera sección se denominan Cabecera.

En la segunda sección denominada Detalle se hacen los registros de las cuentas contables que intervienen en el registro del comprobante; el sistema registra de manera automática la cuenta de Proveedores seleccionada en la cabecera y la cuenta del IGV configurada en Conceptos Generales. Para completar el asiento de debe registrar la cuenta o las cuentas de contrapartida, para el efecto se debe pulsar el botón Nuevo para que se presente el formato Nuevo Detalle, donde se debe registrar lo siguiente:

(49)

- Anexo: Si la cuenta seleccionada maneja Anexo se debe seleccionar el anexo que corresponde

Luego se debe pulsar el botón Grabar y se habrá ingresado el registro correspondiente. En la parte inferior se van acumulando los valores registrados en el Debe y en el Haber y muestra el Saldo existente. Se deben hacer los registros correspondientes hasta terminar el asiento contable.

Cuando se termine de registrar el comprobante se debe pulsar el botón Salir, con lo cual se habrá terminado de registrar el comprobante Compras.

2.1.1.4. COMPROBANTE VENTA

Esta opción sirve para dar mantenimiento a los comprobantes que se van a incluir en el Libro Registro de Ventas; aquí se puede emitir, modificar, eliminar y generar reportes de dichos comprobantes.

Para registrar un nuevo comprobante de venta se debe proceder de la siguiente manera:

(50)

En la opción Tipo de Comprobante se debe seleccionar Ventas; con lo cual a la derecha se habilita un campo donde se deben seleccionar la cuenta de Clientes que se va a utilizar para efectuar el registro; a continuación se debe pulsar el botón Nuevo con lo cual se presenta un formato denominado Comprobante de Venta donde se debe registrar lo siguiente:

- Subdiario: Se registra automáticamente el subdiario 03 Ventas

- Comprobante: Se debe confirmar si se desea que la numeración se registre de manera automática se registra al momento de pulsar el botón Grabar

- Fecha: La fecha del trabajo, se registra automáticamente - Fecha de Documento: Fecha de Emisión del comprobante

- Cliente: El código del cliente, con F1 o doble clic se puede acceder a la Tabla de Anexos - Fecha de Vencimiento: Fecha de Vencimiento del Comprobante, si tuviera caso contrario se

puede dejar en blanco

- Documento: Tipo de Documento, con F1 o doble lic se accede a la Tabla de Documentos, Numero de Serie, Numeración Correlativa

- Monto IGV: El importe del IGV

- Tasa: La tasa del IGV, se registra automáticamente la tasa configurada en Conceptos Generales

- Monto Total: El precio de Compra, es decir el total incluido el IGV, el sistema hace un cálculo de comprobación para determinar si el IGV que se está registrando está bien calculado

- Conversión: Tipo de Cambio Venta, con lo cual tomara el tipo de cambio Venta de la fecha registrada en el campo Fecha de Documento , excepto para las Notas de Débito y Crédito, en cuyo casi se deberá seleccionar el Tipo de Cambio Otra Fecha y registrar la fecha del documento de origen, en el caso de recibos de servicios públicos se debe seleccionar Tipo de Cambio Otra Fecha y se debe registrar la Fecha de Vencimiento

- Tipo de Cambio Especial: El sistema habilita un campo donde se debe registrar el valor del Tipo de Cambio Especial

- Tipo de Cambio Otra Fecha: El sistema habilita un campo donde se debe registrar la fecha de la cual el sistema tomara el tipo de cambio Compra o Venta de la fecha indicada

- T/C: Se registra el Tipo de Cambio que utilizara el sistema para el comprobante

- Glosa de Comprobantes: Se registra automáticamente el tipo y el número de comprobante - Glosa del Movimiento: Una descripción breve de la operación que se está registrando

(51)

- Grabar: Para grabar los datos que se han ingresado

- Destino: Se debe registrar el destino del Crédito Fiscal, de acuerdo a la Tabla de Destinos, según el requerimiento de SUNAT, con F1 o doble clic se puede acceder a la esta Tabla Estos datos de la primera sección se denominan Cabecera.

En la segunda sección denominada Detalle se hacen los registros de las cuentas contables que intervienen en el registro del comprobante; el sistema registra de manera automática la cuenta de Clientes seleccionada en la cabecera y la cuenta del IGV configurada en Conceptos Generales. Para completar el asiento de debe registrar la cuenta o las cuentas de contrapartida, para el efecto se debe pulsar el botón Nuevo para que se presente el formato Nuevo Detalle, donde se debe registrar lo siguiente:

- Secuencia: Numeración automática de la línea de registro

- Cuenta: La cuenta Contable que corresponde, con F1 o con doble clic se puede acceder al Plan de Cuentas

- Anexo: Si la cuenta seleccionada maneja Anexo, se debe el anexo que corresponde

- Documento: S la cuenta seleccionada tiene anexo se debe llenar necesariamente este campo, de lo contrario es voluntario llenar: Tipo de Documento, Número de Serie, Numeración Correlativa, Fecha de Emisión

- Fecha de Vencimiento: si fuere necesario, de lo contrario se puede dejar en blanco

- Centro de Costo: Si la cuenta seleccionada está configurada para manejar Centros de Costos se debe registrar el Centro de Costo que corresponda, con F1 o doble clic se puede acceder a la Tabla de Centro de Costos

- Cuenta de Destino: Si la cuenta seleccionada está configurada para generar asientos de destino, pero la tabla de asientos de destino está en blanco el sistema solicita que se llene

(52)

este campo con la cuenta de destino correspondiente, con F1 o doble clic se puede acceder al Plan de Cuentas

- Debe: El importe que se registrara en el debe - Haber: El importe que se registrara en el haber

Luego se debe pulsar el botón Grabar y se habrá ingresado el registro correspondiente. En la parte inferior se van acumulando los valores registrados en el Debe y en el Haber y muestra el Saldo existente. Se deben hacer los registros correspondientes hasta terminar el asiento contable.

Cuando se termine de registrar el comprobante se debe pulsar el botón Salir, con lo cual se habrá terminado de registrar el comprobante Ventas.

2.1.1.5. COMPROBANTE HONORARIOS

Esta opción sirve para dar mantenimiento a los Recibos por Honorarios que se van a incluir en el PDT 0601; aquí se puede emitir, modificar, eliminar y generar reportes de dichos comprobantes. Para registrar un nuevo comprobante de Honorarios se debe proceder de la siguiente manera:

En la opción Tipo de Comprobante se debe seleccionar Honorarios; con lo cual a la derecha se habilita un campo donde se deben seleccionar la cuenta de Honorarios que se va a utilizar para efectuar el registro; a continuación se debe pulsar el botón Nuevo con lo cual se presenta un formato denominado Comprobante de Honorarios donde se debe registrar lo siguiente:

- Subdiario: Se registra automáticamente el subdiario 08 de Honorarios

- Comprobante: Se debe confirmar si se desea que la numeración se registre de manera automática o manual, la numeración automática se registrara al momento de pulsar del botón grabar.

- Fecha: La fecha de trabajo, se registra automáticamente

- Honorario: El código del que presta el servicio, con F1 o doble clic se puede acceder a la Tabla de Anexos

- Documento: Se debe llenar: Tipo de Documento, Numero de Serie, Numeración Correlativa - Fecha de Documento: Fecha de emisión del comprobante