Histórico de Versiones
Fecha Versión Descripción Autor
Diciembre 2013 1.0 Primera versión Jorge Forciniti
Enero 2014 1.1 Actualización navegadores Jorge Forciniti
Enero 2014 1.2 CRM - Gestión Prospectos Jorge Forciniti
Febrero 2014 1.3 Inicio de sesión Jorge Forciniti
Marzo 2014 1.4 Herramientas de Compañías de Seguro Jorge Forciniti
Abril 2014 1.5 Troubleshooting Jorge Forciniti
Abril 2014 4.03.005 CRM Alertas, Gestión del Prospecto Jorge Forciniti Abril 2014 4.03.007 CRM Filtros, Cierre de gestión Jorge Forciniti Junio 2014 4.04.004 sp1 Herramientas INFOAUTO Jorge Forciniti Septiembre 4.06.007 Cotizar otros servicios, cierre de operaciones x vehículo/otro
ÍNDICE
1. Introducción _______________________________________________________ 4
1.1. Compatibilidad con Navegadores ____________________________________________ 4
1.2. Generalidades __________________________________________________________ 4
1.3. Paginado ______________________________________________________________ 5
2. Módulos de inicio ____________________________________________________ 6
2.1. Inicio de sesión__________________________________________________________ 6
2.2. Cambio de clave al inicio ___________________________________________________ 6
2.3. Pantalla Principal ________________________________________________________ 7 2.4. Barra de Menú __________________________________________________________ 7 2.5. Usuario de sistema _______________________________________________________ 8 2.6. Cierre de sesión _________________________________________________________ 8 3. Módulo Cotizador ____________________________________________________ 9 3.1. Cotizador Infoauto _______________________________________________________ 9 3.1.1. Datos Cliente ______________________________________________________________ 10 3.1.2. Datos Vehículo ____________________________________________________________ 11 3.1.3. Datos Cotización ___________________________________________________________ 12 3.2. Cotizador Otros Servicios _________________________________________________ 13
3.2.1. Datos Cliente ______________________________________________________________ 14 3.2.2. Datos del servicio __________________________________________________________ 14 3.2.3. Datos de la cotización _______________________________________________________ 14
4. CRM ____________________________________________________________ 16
4.1. Gestión Prospectos __________________________________________________________ 16 4.2. Buscador y Grilla de resultados _________________________________________________ 17 4.3. Alta del prospecto ___________________________________________________________ 18 4.4. Modificación del prospecto ____________________________________________________ 18 4.5. Solapas de Gestión del CRM ___________________________________________________ 19 4.5.1. Solapa de Alertas ___________________________________________________________ 19 4.5.2. Solapa de Actividad del Prospecto _____________________________________________ 20 4.5.3. Solapa de Vehículos_________________________________________________________ 21 4.5.4. Solapa de Cotizaciones / Propuestas Comerciales _________________________________ 22 4.5.5. Solapa de Contrataciones ____________________________________________________ 26 4.5.6. Solapa de Cierre ___________________________________________________________ 27
1. Introducción
El presente es un manual de usuario que describe las funcionalidades de la aplicación.
Se encuentran descriptas tanto las funcionalidades de la aplicación de usuario, como las de administración del sistema.
1.1. Compatibilidad con Navegadores
El sistema está desarrollado bajo el .Net framework 4.0 de Mictosoft, motivo por el cual el navegador recomendado es Internet Explorer.
La versión certificada para el uso normal de la aplicación es la 10.0.9200.
1.2. Generalidades
Las aplicaciones pueden contar con un área de búsqueda y resultado como la que se muestra en la imagen, que se ha estandarizado dentro de un recuadro en verde.
Por defecto, si no se realizado ninguna búsqueda, se contará con las funcionalidades de alta (creación) dentro de un recuadro en azul.
Si se hubiera realizado una búsqueda (botón ), el resultado se mostrará en un grilla con un botón de edición (a la derecha), dentro del área de búsqueda (recuadro verde).
Y como resultado de hacer click en el botón de edición se completarán los campos con los valores correspondientes que ya fueran almacenados en la base de datos.
Los botones y se utilizan para restablecer el formulario y guardar los cambios realizados respectivamente.
1.3. Paginado
Las ventanas de resultado cuentan con un máximo definido de 5 o 10 filas. Por motivos de claridad, cuando el resultado excede estos valores, el resultado se muestra paginado, y para avanzar de página en página se encuentra un indicador abajo a la izquierda con el número de página actual y las páginas restantes.
2. Módulos de inicio
2.1. Inicio de sesión
El inicio de sesión permite el acceso a todas las funcionalidades del sitio web. Las opciones de menú que permiten el acceso a dichas funcionalidades dependen de la asignación que se hubieran realizado en la configuración del perfil y de la asignación del perfil al usuario.
Para iniciar una sesión de deberá contar con un usuario, clave.
El nombre usuario de inicio de sesión corresponderá al correo que la persona posea.
La clave se genera en forma automática cuando se da de alta un usuario, y se le solicitará el cambio la primera vez que inicie la sesión a fin de poder ingresar al sitio.
2.2. Cambio de clave al inicio
Con el objeto de mantener la seguridad de acceso al sitio se definió una política de cambio de contraseña, que obedece a las siguientes reglas:
Al realizar el primer inicio de sesión. Cada vez que se restablezca la clave.
Cada 90 días (período de validez de la clave).
Para efectivizar el cambio, se solicitará que el usuario ingrese una nueva clave, debiendo indicar: Su nombre de usuario (email).
La clave anterior.
2.3. Pantalla Principal
Una vez iniciada la sesión se presenta la pantalla principal del sistema con: Opciones de menú.
Pantalla con las funcionalidades del sistema.
El menú posee tres áreas principales. Barra de menú.
Nombre del usuario en sesión. Cierre de sesión.
2.4. Barra de Menú
En la barra de menú encontrará todas las opciones que tiene disponible el usuario, de acuerdo al perfil que éste tenga asociado, para acceder a las distintas funcionalidades.
2.5. Usuario de sistema
Indica el nombre del usuario que inició la sesión.
2.6. Cierre de sesión
Para abandonar el sistema en forma efectiva, el usuario deberá cerrar la sesión o cerrar todas las solapas del navegador.
3. Módulo Cotizador
El módulo Cotizador permite realizar cotizaciones de dos tipos:
a. Cotizador Infoauto, para todo lo relacionado con seguros de vehículo con hasta 20 años de antigüedad. b. Cotizador Otros Servicios, para todo lo relacionado con seguros de tipo personales, comerciales, y para
vehículo con hasta 20 años de antigüedad.
3.1. Cotizador Infoauto
El cotizador infoauto permite realizar una cotización completa utilizado parámetros internos (tablas mantenidas por el personal de Metropolitana) y/o servicios web que ofrecen las compañías de seguros.
El uso de una y/o la otra es parametrizable por sistema (ver Herramientas). El proceso de cotización se resume en 4 pasos:
El Cotizador cuenta con tres áreas: Datos Cliente.
Datos Vehículo. Datos Cotización.
3.1.1. Datos Cliente
El área de Prospecto cuenta con una serie de campos para dar de alta la referencia de a quien se le está cotizando el vehículo. Posee campos obligatorios y no obligatorios, pero de ser posible completar lo no obligatorios favorece la gestión posterior.
Los campos son los siguientes:
Nombre: es el nombre del prospecto/cliente. Campo obligatorio para la acción Guardar.
Apellido: es el apellido del prospecto/cliente. Campo obligatorio para la acción Guardar.
Fecha Nac.: es la fecha de nacimiento del cliente. Campo obligatorio para la acción Cotizar.
Sexo: es el sexo del Cliente. Campo obligatorio para la acción Cotizar.
Estado Civil: es el estado civil del Cliente. Campo obligatorio para la acción Cotizar.
Dirección: es la calle y numero del Cliente. Campo obligatorio para la acción Guardar.
Provincia: es la provincia del domicilio del Cliente. Campo obligatorio para la acción Cotizar.
Localidad: es la localidad del domicilio del Cliente. Campo obligatorio para la acción Cotizar.
Email: es la dirección de correo electrónico del Cliente. Campo obligatorio para la acción Guardar.
Teléfono: es el teléfono de línea o celular del Cliente en el formato 011-45679876. Campo obligatorio para la
acción Guardar.
Cód. Postal: es el código postal del domicilio del Cliente. El campo se genera automáticamente a partir de la
provincia y localidad, pero puede cambiarse. Campo obligatorio para la acción Cotizar.
Forma Pago: es la forma de pago que opta el Cliente o Metropolitana (Tarjeta Metro). Campo obligatorio para la acción Cotizar.
3.1.2. Datos Vehículo
El área de Vehículo cuenta con toda la información necesaria para cargar un vehículo. Posee controles que se cargan en forma automática a partir del año, en forma sincronizada con la información que provee Infoauto. Los accesorios están tipificados, y en caso de no contar con el requerido puede utilizarse el campo Otros, indicando el importe deseado.
También posee campos obligatorios y no obligatorios.
Encontramos los siguientes campos:
Año: es el año de fabricación del vehículo. Campo obligatorio para la acción Cotizar.
Marca: es la marca del vehículo. Campo obligatorio para la acción Cotizar. Por una cuestión de comodidad
en el uso, se han agrupado al inicio las marcas más utilizadas (CHEVROLET, CITROEN, FIAT, FORD, HONDA, MERCEDES BENZ, PEUGEOT, RENAULT, TOYOTA, VOLKSWAGEN).
Modelo: es el modelo del vehículo. Campo obligatorio para la acción Cotizar.
Valor: es el valor por Infoauto del vehículo. Campo obligatorio para la acción Cotizar.
0 Km: si el vehículo es 0Km. Campo no obligatorio para la acción Cotizar.
Dominio: es el dominio del vehículo. Campo obligatorio para la acción Guardar.
Uso: es el uso del vehículo. Campo obligatorio para la acción Cotizar.
Accesorios: se muestra una serie de accesorios disponibles para el vehículo, con sus valores asociados. Estos
valores son configurados por sistema (ver Herramientas). Al marcar el check asociados se acumulan los importes. Si el vehículo tuviera un accesorio no contemplado podrá hacer uso de la opción Otros e ingresar el valor (sin decimales).
Granizo: indica si la cotización ofrecerá cobertura por granizo.
Acciones.
3.1.3. Datos Cotización
Una vez ejecutada la solicitud (botón ) se muestra el resultado en la sección Cotización como se muestra a continuación.
En la cotización encontramos las cotizaciones de las compañías de seguro, en donde:
El primer grupo corresponde a las compañías cuyos datos se mantienen en las tablas internas del sistema. Los grupos siguientes corresponden a las compañías cuyos datos se obtienen a través de web services. La grilla de cotización ofrece la siguiente información:
Año de fabricación del vehículo.
Marca y modelo del vehículo.
Suma Asegurada del vehículo.
Uso del vehículo.
Accesorios del vehículo por el total declarado.
Compañía Aseguradora, importes de cada plan y un detalla completo de los beneficios.
El origen de datos para el detalle del beneficio se obtiene de: Web Service (Allianz).
Base de datos (Zurich).
Acciones.
La cotización se guarda con el botón y se generan las cotizaciones y datos del prospecto para el CRM. Una vez que se guarda la cotización se visualiza un botón Ir al CRM >>, que permite continuar la gestión del prospecto con las funcionalidades del CRM.
Cabe aclarar que ya no es necesario volver a cotizar desde aquí (Cotizador) cuando se ha ingresado el prospecto porque las mismas funcionalidades del cotizador se encuentran en el CRM, haciendo más ágil toda la gestión del prospecto.
3.2. Cotizador Otros Servicios
El cotizador Otros Servicios permite realizar una cotización manual sobre diferentes tipos de necesidades: Accidentes Personales.
Incendio.
Integral Comercio. Integral Consorcio. RC Cartel.
Seguro de Vida Obligatorio. Vehículo Accesorio.
Al igual que en el caso anterior, el proceso de cotización se resume en 4 pasos:
3.2.1. Datos Cliente
Es el mismo que para el caso de Cotizador Infoauto.
3.2.2. Datos del servicio
Aquí es donde de detalla el tipo de servicio a prestar y los datos más representativos. Encontramos los siguientes campos:
Tipo: define el tipo de servicio que se ofrece (Accidentes Personales / Incendio / Integral Comercio / Integral
Consorcio / RC Cartel / Seguro de Vida Obligatorio / Vehículo Accesorio / Vehículo no Infoauto (más de 20 años).
Descripción: de acuerdo al tipo de servicio seleccionado se presentan 6 cuadros para detallar las
propiedades y/o características sobre las cuales se prestará el servicio.
3.2.3. Datos de la cotización
Aquí es donde de detalla la propuesta y costo del servicio. Encontramos los siguientes campos:
Propuesta: Nombre de la cobertura propuesta.
Descripción: Explica en qué consiste la cobertura.
Acciones.
La cotización se guarda con el botón y se generan las cotizaciones y datos del prospecto para el CRM. Una vez que se guarda la cotización se visualiza un botón Ir al CRM >>, que permite continuar la gestión del prospecto con las funcionalidades del CRM.
Cabe aclarar que ya no es necesario volver a cotizar desde aquí (Cotizador) cuando se ha ingresado el prospecto porque las mismas funcionalidades del cotizador se encuentran en el CRM, haciendo más ágil toda la gestión del prospecto.
4. CRM
El módulo de CRM es el encargado de la gestión de las acciones de marketing (seguimiento de alertas y agenda de eventos, propuestas económicas, mensajería, etc.) sobre los prospectos, hasta que se convierten en Clientes o se cierra el proceso.
4.1. Gestión Prospectos
En la gestión del prospecto se agrupan las funcionalidades de CRM necesarias para realizar tanto el alta de un prospecto como el seguimiento de toda la actividad asociada a él, desde la asignación de su vehículo, su cotización, como así también las comunicaciones y alertas.
En la utilidad de Gestión Prospectos se reúnen todas las funcionalidades del CRM y cuenta con: Buscador y grilla de resultados.
Alta del Prospecto.
Modificación del Prospecto. Solapas de gestión:
o Alertas.
o Actividad Prospecto.
o Vehículos.
o Cotizaciones / Propuestas Comerciales.
o Cierre.
El proceso de gestión de un prospecto arranca desde dos puntos bien definidos:
a) Desde el Cotizador, cuando se guarda una cotización, se crea en forma automática: Un prospecto con los datos ingresados en el Cotizador.
Un vehículo con los datos ingresados en el Cotizador.
Una cotización base, con todos los datos generados a partir de tablas y web services. b) Desde el CRM, pudiendo dar de alta al prospecto y al vehículo.
Conforme avance la gestión se contará con:
a) Alertas que ayuden a contactarse con el prospecto.
b) Registro de actividad, con todas las actuaciones realizadas sobre el prospecto (cotizaciones, llamadas, etc). c) La posibilidad de realizar cotizaciones adicionales y generar diferentes propuestas comerciales que respondan
al interés del prospecto.
El ciclo de vida de la gestión del prospecto puede graficarse de la siguiente manera:
A continuación se detallan todas las funcionalidades del CRM.
4.2. Buscador y Grilla de resultados
Con el propósito de encontrar los prospectos que cada operador de marketing gestiona, existe un buscador de prospectos que cuenta con los siguientes filtros:
Nombre y Apellido del prospecto.
Estado del prospecto. El estado del prospecto puede adoptar alguno de los siguientes valores:
o Cliente. Si el prospecto ha contratado algún servicio.
o Descartado. Si el prospecto ha solicitado no se contactado nuevamente o el operador comercial
considera que no vale la pena volver a llamarlo.
o Prospecto. Si el prospecto aún no ha contratado ningún servicio.
Acción pendiente sobre el prospecto. Puede adoptar los siguientes valores:
o Conversación. Se utiliza para indicar una conversación.
o Cotización. Se utiliza para indicar una cotización, con la posibilidad de seleccionar el vehículo y la
propuesta comercial.
o Ninguna. Se utiliza para propósitos generales.
o Poner Alerta. Se utiliza para colocar una alerta a fin de recordar una acción importante.
eMail del prospecto.
Alerta que se hubiera colocado sobre el prospecto.
El filtro del buscador es el siguiente:
Como resultado de la búsqueda obtendremos una grilla de resultados con los datos principales del prospect y un botón de edición (modificar):
4.3. Alta del prospecto
Para dar de alta un prospecto encontraremos en la ventana de Datos del Prospecto (azul) los siguientes campos:
Nombre y Apellido del prospecto (campo obligatorio).
Documento y Tipo de Documento del prospecto (campo no obligatorio).
Sexo y Estado Civil del prospecto (campo obligatorio).
Domicilio del prospecto (campo no obligatorio).
Provincia y Localidad del prospecto (campo obligatorio).
Teléfono y Celular del prospecto (al menos uno de los campos es obligatorio).
eMail del prospecto (campo no obligatorio).
Estado del prospecto: Prospecto o Cliente (campo obligatorio).
Origen del prospecto: Ninguno, web, otros (campo no obligatorio).
Acciones sobre el prospecto: Defino que es lo próximo a realizar sobre el Prospecto (campo no obligatorio).
4.4. Modificación del prospecto
Al hacer click sobre el ícono de edición se autocompletan los datos para realizar la modificación del prospecto, y a su vez se presentan las solapas de gestión.
4.5. Solapas de Gestión del CRM
Para la gestión del prospecto se agruparon las herramientas y pasos que debe darse en un grupo de solapas: Solapa de alertas.
Solapa de la actividad con el prospecto. Solapa de vehículos que posee el prospecto.
Solapa de las cotizaciones y propuestas comerciales realizadas para el prospecto. Solapa de cierre de la gestión.
4.5.1. Solapa de Alertas
La solapa de Alertas tiene como finalidad mostrar cuales son las tareas prioritarias para ese prospecto.
Se compone de una grilla con un indicador del estado de la alerta, fecha en que vence la alerta, una descripción y un botón para visualizar el detalle completo en el área derecha.
Los íconos de Nivel indican la criticidad de la alerta: Baja. Cuando faltan más de 10 días.
Normal. Cuando faltan entre 10 y 2 días.
Próxima. Cuando falta 1 día.
Alta. Cuando se cumple la fecha de la alerta.
Vencida. Cuando ha pasado un día de la alerta.
Vencida. Cuando ha pasado más de un día.
4.5.2. Solapa de Actividad del Prospecto
Esta solapa tiene por objeto permitir registrar toda la actividad que se lleva a delante con el prospecto, ya sean alertas, llamadas, cotizaciones, u otras.
Se compone de un botón y una grilla.
El botón tiene por objeto crear nuevas registraciones de la actividad con el prospecto, al hacer click en él se abre una nueva ventana para la edición.
En la grilla encontramos:
Un indicador del estado.
Fecha en la cual vence la alerta, o la fecha en la cual se tomó contacto con el prospecto. Una descripción.
Tres botones para visualizar , modificar y eliminar .
Ventana de edición.
La ventana de edición permite ingresar 4 tipos diferentes de acciones: Alertas
Cotizaciones. Conversaciones. Otros.
Según qué es lo que se selecciona en Acción, se despliegan diferentes controles: Para las Alertas se despliegan los controles de Fecha, calendario y Hora.
Para las Cotizaciones se despliegan los controles de Vehículo, Cotización y un botón para ver y/o imprimir la propuesta comercial.
Para las Conversaciones y otros, no se despliegan controles adicionales.
4.5.3. Solapa de Vehículos
Esta solapa presenta las funcionalidades para:
Visualizar todos los vehículos que posee el prospecto en una grilla. Editar un vehículo .
Eliminar los vehículos asignados Agregar un vehículo seleccionando el:
o Año, Marca, Modelo (campos obligatorios).
o Dominio (campo no obligatorio).
Importante: Editar un vehículo tiene la particularidad de eliminar todas las cotizaciones que tiene dicho vehículo cuando se modifica el año, la marca o el vehículo. Esto es así ya que si cambia alguno de estos 3 valores, la cotización deja de tener correlación con el vehículo actualizado.
En el único caso en el cual esto no ocurre es cuando solo se modifica el dominio, ya que en este caso, no se altera el vehículo en si (año, marca, modelo).
4.5.4. Solapa de Cotizaciones / Propuestas Comerciales Modelo Cotización Base – Propuesta Comercial.
La gestión de propuestas comerciales se basa en una modelo de relación entre Cotizaciones y Propuestas según las siguientes reglas:
Un vehículo puede ser cotizado cuantas veces se necesite, pero solo habrá una Cotización Base válida (la última registrada).
Por otra parte, un vehículo puede tener innumerables Propuestas comerciales, que toman como origen de la propuesta a la Cotización Base válida.
Importante: Si un vehículo cambia su Cotización Base, se eliminan todas las Propuestas comerciales que derivaron de la anterior Cotización Base.
Esto se debe a que si la cotización del vehículo cambia, la propuesta comercial ya no es válida.
Durante la gestión del Prospecto es necesario contar con la posibilidad de: Generar una cotización base o bien actualizarla.
Visualizar la cotización base con la que cuenta el vehículo.
Generar una propuesta comercial que responda al interés del prospecto y la posibilidad de poder imprimirla para que pueda serle entregada.
En esta solapa se presentan las funcionalidades que responden a este propósito:
Crear y visualizar ( , )una cotización base, que será el origen de la Propuesta Comercial. Acceso a las funcionalidades para crear y visualizar Propuestas Comerciales ( ).
Visualizar Cotizaciones.
Al hacer click en el ícono se abre la ventana para presentar la última cotización base registrada para el vehículo.
Crear Cotizaciones.
Al hacer click en el ícono se abre la ventana para presentar el cotizador con todos los datos del prospecto y del vehículo, quedando para completar los datos comerciales de la cotización (Condición de IVA, Forma de Pago, Uso, Accesorios, etc.)
Para obtener información de las funcionalidades, referirse al capítulo 3. Cotizador.
Crear y Visaulizar Propuestas Económicas .
Al hacer click en el ícono se abre la ventana para visualizar o crear Propuestas económicas. Las funcionalidades son:
Visualizar en una grilla todas las propuestas económicas realizadas para el vehículo del prospecto.
o Eliminar la propuesta económica.
Crear una nueva propuesta económica tomando la Cotización base.
En la grilla de propuestas económicas que posee el vehículo encontramos las siguientes opciones: Indicador de la propuesta activa o última realizada en color verde o naranja cuando sean las
anteriores.
Imprimir la propuesta comercial , abrirá en una nueva ventana todo el detalle de la propuesta realizada.
Eliminar la propuesta comercial , quitará la propuesta para el vehículo.
Crear una Propuesta Comercial.
Para crear una propuesta comercial hacer click en para desplegar la sección “Crear nueva Propuesta Comercial”. Esta sección permite:
Indicar un detalle de la propuesta.
Seleccionar una, más de una o todas las opciones posibles que generó el Cotizador para ese vehículo. Visualizar el detalle de cada opción que generó el Cotizador con el botón .
Previsualizar una Propuesta Comercial.
Para imprimir una propuesta comercial, al hacer click sobre el ícono se despliega la ventana con el detalle de la propuesta y un botón para imprimir .
4.5.5. Solapa de Contrataciones
Esta solapa presenta las funcionalidades para realizar el cierre de la gestión de ventas sobre los vehículos u otros servicios asignados al prospecto.
En la grilla se indica:
El tipo, si es un vehículo infoauto u otro servicio, con un ícono representativo. La fecha de alta y detalle del infoauto u otro servicio.
Estado de la gestión, indicando:
o Si la gestión está en curso
o Si se llegó a la venta del servicio
o Si no se realizará la venta Acciones disponibles:
o Si contrata el seguro
o No contratará el seguro
o Si ya se realizó alguna de las acciones anteriores, no hay acciones por realizar
o Al realizar alguna de estas aciones aparece una ventana solicitando confirmar.
4.5.6. Solapa de Cierre
Esta solapa presenta las funcionalidades para realizar el cierre de la gestión.
Esta se da cuando:
Cambia el estado de Prospecto a Cliente o Descartado:
o Cliente, el Prospecto contrató algún servicio.
o Descartado, por algún motivo (ya sea del operador de marketing o del Prospecto, ya no se desea
seguir trabajando sobre éste Prospecto. Al cambiar el estado se detallan:
o Motivo, es una lista de posibles motivos.
