Sistema de información Work Flow para la gestión documental del diario la prensa de la ciudad de Puyo

(1)

UNIVERSIDAD REGIONAL AUTONOMA DE LOS ANDES UNIANDES

FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES INGENIERIO EN SISTEMAS

PROYECTO DE INVESTIGACION PREVIO A LA OBTENCION DEL TITULO DE INGENIERO EN SISTEMAS E INFORMATICA

TEMA:

SISTEMA DE INFORMACIÓN WORK FLOW PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DIARIO LA PRENSA DE LA CIUDAD DE PUYO

AUTOR: LLERENA CARCELEN JONATHAN JAIR

ASESOR: ING. BECERRA AREVALO NELSON PATRICIO

(2)

APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

CERTIFICACIÓN:

Quien suscribe, legalmente CERTIFICA QUE: El presente Trabajo de Titulación realizado por el señor Jonathan Jair Llerena Carcelén, estudiante de la carrera de Ingeniería en Sistemas e Informática, Facultad de Sistemas Mercantiles, con el tema “SISTEMA DE INFORMACIÓN WORK FLOW PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DIARIO LA PRENSA DE LA CIUDAD DE PUYO”, ha sido prolijamente revisado, y cumple con todos los requisitos establecidos en la normativa pertinente de la Universidad Regional Autónoma de los Andes Uniandes Extensión Puyo, por lo que apruebe su presentación.

(3)

DECLARACION DE AUTENTICIDAD

Yo, Jonathan Jair Llerena Carcelén, estudiante de la carrera de Ingeniería en Sistemas e Informática, Facultad de Sistemas Mercantiles, declaro que todos los resultados obtenidos en el presente trabajo de investigación, previo a la obtención de al título de INGENIERO EN SISTEMAS, son absolutamente originales, auténticos y personales; a excepción de las citas, por lo que son de mi exclusiva responsabilidad.

(4)

(5)

DERECHOS DE AUTOR

Yo, Jonathan Jair Llerena Carcelén, declaro que conozco y acepto la disposición constante en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes, que en su parte pertinente textualmente dice: El Patrimonio de la UNIANDES, está constituido por: La propiedad intelectual sobre las Investigaciones, trabajos científicos o técnicos, proyectos profesionales y consultoría que se realicen en la Universidad o por cuenta de ella.

(6)

RESUMEN

El Diario la Prensa, ubicada en la provincia de Pastaza, es un medio de comunicación que brinda servicios relacionados a noticias y publicidad local y nacional; se ha detectado perdida de información por el deterioro del papel, siendo la causa principal los procesos manuales en el manejo de información que se realiza. Por esta razón el presente trabajo investigativo pretendió solucionar la problemática existente a través de la automatización de la información que se la realiza de forma manual, en función de un sistema de información que controle la documentación de una forma ordenada.

Para el desarrollo de la presente propuesta se investigó sobre los procedimientos donde los documentos y la información son pasadas entre los participantes del sistema de acuerdo con un conjunto de reglas previamente establecidas. En este sentido, se realizó la automatización del proceso documental con un sistema de información utilizando programas denominados VISUAL STUDIO y WAMPSERVER que fueron diseñados para la elaboración de software y base de datos. El hecho de realizar cambios en dichos programas resulta difícil, optando por realizar nuevamente cambios en el sistema.

(7)

ABSTRACT

(8)

ÍNDICE GENERAL

APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN DECLARACION DE AUTENTICIDAD

CERTIFICACIÓN DEL LECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN DERECHOS DE AUTOR

RESUMEN ABSTRACT

Pág.

INTRODUCCIÓN ... 1

CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO... 6

1.1. Origen y evolución de los sistemas de información... 6

1.1.1. Origen de los sistemas de información ... 6

1.1.2. Evolución de los sistemas de información ... 6

1.2. Análisis de las posiciones teóricas sobre los sistemas de información ... 7

1.2.1. Sistemas de información ... 7

1.2.2. Work Flow ... 8

1.2.3. Visual Studio .NET... 8

1.2.4. WampServer... 9

1.2.5. Base de Datos ... 10

1.2.6. Diagramas UML ... 10

1.2.7. Metodología en Cascada ... 12

1.2.8. Gestión Documental ... 14

1.3. Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas sobre los sistemas de información ... 15

1.4. Conclusiones parciales del capítulo ... 16

CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA ... 17

2.1. Caracterización de la empresa Diario la Prensa ... 17

2.2. Descripción del procedimiento metodológico ... 18

2.2.1. Aplicación de la Metodología en Cascada ¡Error! Marcador no definido. 2.2.2. Modalidad de investigación ... 19

2.2.3. Población y Muestra ... 22

CAPÍTULO III. PROPUESTA ... 26

3.1. Tema de la propuesta ... 26

3.1.1. Objetivos ... 26

(9)

3.2.1. Factibilidad técnica ... 22

3.2.2. Factibilidad operacional ... 24

3.2.3. Factibilidad económica ... 24

3.3. Descripción de la propuesta ... 26

3.3.1. Análisis y Definición de Requerimientos ... 26

3.3.2. Diseño del Sistema ... 29

3.3.3. Implementación ... 36

3.3.4. Pruebas del Sistema ... 37

3.3.5. Funcionamiento y Mantenimiento ... 37

CONCLUSIONES ... 42

RECOMENDACIONES ... 43 BIBLIOGRAFÍA

(10)

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1. Fiche de Observación ... 21

Tabla 2. Población y Muestra ... 22

Tabla 3. Hardware ... 23

Tabla 4. Software ... 23

Tabla 5. Suministros de Oficina ... 24

Tabla 6. Servicios Básicos ... 24

Tabla 7. Factibilidad Económica ... 24

Tabla 8. Requisitos funcionales RF01 ... 26

Tabla 14. Requisitos no funcionales ... 28

Tabla 15. Tablas de la Base De Datos ... 33

Tabla 16. Tabla de Usuarios ... 33

Tabla 17. Tabla del Personal ... 33

Tabla 18. Tabla de Proveedores ... 34

Tabla 19. Tabla de Clientes ... 34

Tabla 20. Tabla de Devoluciones ... 35

Tabla 21. Tabla de Registro_Ingreso ... 35

Tabla 22. Tablas de Registro_salida ... 36

Tabla 23. Etapa de Análisis y Definición de Requerimientos ... 36

Tabla 24. Etapa de Diseño del Sistema ... 36

Tabla 25. Etapa de Implementación ... 37

Tabla 26. Etapa de Pruebas de Sistema ... 37

(11)

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1. Diagrama de caso de usos general ... 30

Figura 2. Diagrama de Secuencia, Gestión de Información ... 31

Figura 3. Diagrama de Secuencia, Procesos ... 31

Figura 4. Diagrama de Clases de la Base de Datos ... 32

Figura 5. Diseño físico de la Base de Datos ... 32

Figura 6. Ingreso de usuario no registrado ... 38

Figura 7. Límite de ingreso al sistema ... 38

Figura 8. Ingreso de usuario registrado ... 39

Figura 9. Validación del número de cédula incorrecta ... 39

Figura 10. Validación del número de cédula correcta... 39

Figura 11. Validación del correo electrónico ... 40

Figura 12. Validación de correo electrónico permitido ... 40

(12)

1 INTRODUCCIÓN

Antecedentes de la investigación

En el año 2015 se elaboró el trabajo “METODOLOGÍA DE IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE WORKFLOW PARA MEJORAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y COMUNICATIVO EN LA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN DE LA UNIVERSIDAD ESTATAL DE BOLIVAR”, desarrollado por Rosillo Solano, Marco Vinicio. Para obtener el título de Magister en Informática Empresarial. El presente trabajo tiene por objetivo ser una guía en la implementación de un sistema de Workflow, para mejorar la gestión administrativa y comunicativa de la Facultad de Ciencias de la Educación de la Universidad Estatal de Bolívar. En su primera sección de Introducción se define el problema, línea de investigación, los objetivos de la investigación, ideas a defender y la justificación del tema. En el Marco Teórico se realiza una justificación científica en base a la variable independiente, así como también la variable dependiente, haciendo un análisis sobre los sistemas de información, los sistemas de gestión documental, así como el proceso administrativo y comunicativo, para finalmente hacer un estudio sobre las metodologías de implementación de sistema Workflow. En el Marco Metodológico se realiza un proceso de encontrar requerimientos en base a entrevista aplicada a las autoridades de la Facultad y encuestas aplicadas al personal administrativo y público en general luego de realizar el cálculo de una muestra, para determinar las necesidades de aplicación de un sistema de gestión documental (Workflow).

(13)

2

inductivo ayudó a identificar las necesidades básicas del mismo, mediante la técnica de la entrevista se logró obtener información sobre la importancia de un sistema de gestión documental. Por último, la metodología de programación extrema (XP), ayudo a un desarrollo rápido y eficiente del sistema. Todo esto enmarcado en la línea de Investigación de Desarrollo de software y programación de sistemas. Con el sistema de Gestión Documental se logró cumplir la necesidad principal la administración de documentos, dando como resultados la optimización de tiempo y recursos para la Universidad.

En el año 2014 se elaboró “SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO EN EL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO DE GONZÁLEZ SUÁREZ DE LA PROVINCIA DE IMBABURA”, desarrollado por Quilumbaquín Fernández, Marithza Maricela. Para obtener el título de Ingeniera en Gestión Gerencial. Es primordial recalcar la importancia de los conocimientos, aplicación e implementación del Sistema de Gestión Documental y Archivo al igual que sus características, ventajas y funcionalidades que debe utilizarse en las oficinas del Gobierno Autónomo Descentralizado de González Suárez en la Parroquia del mismo nombre, donde se realizó la investigación efectuada mediante la aplicación de los distintos métodos y herramientas que fueron necesarias para identificar las causas del problema , sintetizar la información y dar solución al problema planteado, logrando identificar la necesidad de aplicar y utilizar el sistema de acuerdo a los requerimientos y necesidades de la institución, con el propósito de alcanzar resultados eficientes en las funciones y servicios que presta la misma. Toda la investigación se enfoca en la gestión de la documentación que coadyuve a evitar la aglomeración de archivos que pasan y reposan en los departamentos de la institución. Así mismo, el trabajo que se presenta abre la posibilidad de obtener un funcionamiento eficaz y eficiente de las actividades apoyándose de la tecnología que optimiza tiempos y recursos cuyo fin es alcanzar la buena imagen institucional debido al correcto manejo de la información interna y externa entre usuarios y colaboradores, buscando, ante todo, satisfacer las necesidades de la colectividad de la parroquia.

(14)

3

los motivos principales de la automatización de los procesos en la escuela de sindicato de choferes de la ciudad de Santo Domingo de los Colorados son los siguientes: permitirá llevar un mejor control de los registros y documentos, indexar archivos y evitar el uso de papel físico mediante la emisión de copias digitales. A nivel mundial, hace varios años atrás se ha venido introduciendo en todo tipo de organizaciones los denominados Sistemas de Gestión Documental, los mismos que permiten gestionar, almacenar, rastrear y transparentar la información. De igual manera ayudan a tener un sustento digital y a su vez ofrecen la información necesaria para los usuarios al momento de necesitarla de manera instantánea.

(15)

4 Planteamiento del problema

Actualmente el proceso de almacenamiento de documentos se lo realiza de forma manual y esta es la principal causa en la cual al momento de ser requerida cierta información ya sea por usuarios o por los mismos funcionarios se genera demora al entregar la información

Otra de las causas es el deterioro de los documentos que posee la institución, lo que a su vez provoca que sea difícil acceder a los documentos de años anteriores.

La desorganización de los documentos y trámites que se generan es otro motivo que causa malestar en los funcionarios, ya que se producen confusiones en la entrega y recepción de los documentos al momento de almacenarlos.

Actualidad e importancia

En la actualidad, con la ayuda de la tecnología la mayor parte de las instituciones han optado por automatizar estos procesos y llevar una documentación digital, la misma que es más fácil de almacenar y acceder posteriormente en caso de necesitarla.

La importancia de llevar la gestión documental en un sistema de información es indispensable para una empresa ya que permite mostrar toda la información que posee de una forma rápida y eficaz.

Formulación del problema

¿Cómo mejorar la gestión documental del Diario la Prensa? Delimitación del problema

El presente trabajo investigativo fue desarrollado para gestionar la documentación que posee el Diario la Prensa, se va a trabajar con datos del año 2017.

Objeto de investigación y campo de acción

 Objeto de investigación: Sistemas de información.  Campo de acción: Gestión Documental

Identificación de la línea de investigación

Desarrollo de Software y Programación de Sistemas Objetivos

Objetivo general

(16)

5 Objetivos específicos

 Fundamentar bibliográficamente los sistemas de información y las técnicas, metodologías sobre el análisis y diseño de sistemas informáticos para el almacenamiento de información en forma digital.

 Diseñar una investigación de campo de la estructura del proceso actual de almacenamiento de información dentro del Diario la Prensa.

 Desarrollar las etapas del sistema de información para el almacenamiento de la documentación del Diario la Prensa.

Idea a defender

Con la implementación de este sistema se optimizará el manejo de documentación física ya que se obtendrá un control centralizado para toda la documentación, evitando perdidas y tras papeleos de documentación.

Justificación del tema

Con la implementación del sistema de información se mejorará la conservación de información dentro del Diario la Prensa, se llevará la gestión documental en forma digital ya que se la iba llevando de forma manual en hojas las cuales se las almacenaba en folders y/o anillados.

(17)

6 CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO

1.1. Origen y evolución de los sistemas de información 1.1.1. Origen de los sistemas de información

Según (Tello, 2012) La teoría general de los sistemas surgió con los trabajos del biólogo alemán Ludwig Von Bertalanffy publicado entre 1950 y 1968.

La teoría general de sistemas busca solucionar problemas o intentar soluciones prácticas, así como producir teorías y formulaciones conceptuales que pueden crear condiciones de aplicaciones en la realidad empírica. (Tello, 2012)

Según (Trasobares, 2013) El desarrollo de un sistema de información no resulta sencillo. Aquellas organizaciones que simplemente adquieren tecnologías de información sin tener en cuenta las necesidades existentes en la compañía fracasarán, poniendo en peligro la supervivencia de la empresa. Por ello resulta fundamental los pasos a seguir en el desarrollo de los sistemas de información.

1.1.2. Evolución de los sistemas de información

(18)

7

los sistemas de información se constituyeron como una de las cuestiones estratégicas de la empresa, que ha de considerarse siempre en todo proceso de planificación empresarial.

1.2. Análisis de las posiciones teóricas sobre los sistemas de información 1.2.1. Sistemas de información

Según (Villarreal, 2012) Un sistema de información es un conjunto de elementos (personas, datos recursos y actividades que interactúan entre sí con el objetivo de apoyar las tareas en una organización. Los recursos informáticos y de comunicación son necesarios para que un sistema pueda operar. Las personas son quienes utilizan e interactúan con el sistema de información.

Según (Sabino, 2010) Un sistema de información es un conjunto de elementos organizados para llevar a cabo algún método, procedimiento o control mediante el proceso de información. Los sistemas de información buscan cumplir tres objetivos básicos dentro de las organizaciones: Automatización de procesos operativos, Proporcionar información que sirva de apoyo en la toma de decisiones, Lograr ventajas competitivas a través de su implementación y uso. Los sistemas de información cuentan con muchas y muy variables características algunas de las más sobresalientes son: Ahorro significativo de mano de obra, Intensivos en entradas y salidas de información, Cálculos de procesos simples y poco sofisticados, Gran manejo de datos para realizar operaciones, Generan grandes volúmenes de información, Son recolectores de información.

Según (Revilla, 2011) Es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su posterior uso, generados para cubrir una necesidad u objetivo.

(19)

8

procesamiento de transacciones, sistemas de gestión de la información, sistemas de soporte de decisiones y sistemas expertos. Las siguientes secciones presentan cada uno de estos sistemas de información.

1.2.2. Work Flow

Según (Fernandéz, 2018) Es una aplicación que representa procedimientos de trabajo mediante el flujo de documentos electrónicos. Transfiere estos documentos de un empleado a otro, de acuerdo a las reglas del negocio. Registra los datos en una base de datos administrativa, con fines de medición y seguimiento.

Según (Fernandéz, 2018) Los work flow tienen como misión apoyar procesos estructurados orientados a la administración caso a caso, en los que intervienen varios actores. Los work flow no son candidatos para: procesos altamente automatizados e intensivos en transacciones que requieren escasa intervención humana. procesos colaborativos no repetitivos, creados para un número limitado de ocurrencias.

Según (Rojas, 2015) Work Flow (Flujo de trabajo) es la Formalización y automatización de actividades rutinarias a través de aplicaciones computacionales (sistemas). Las que están basadas en formularios, los cuales proveen mecanismos de auditoría y seguimiento de transacciones, reportando el estado del trabajo.

1.2.3. Visual Studio .NET

(20)

9

Según (Cuitiva, 2016) Visual Studio .net Es un entorno de desarrollo con las siguientes características: Soporta múltiples lenguajes, Posee herramientas de servicio web XML, Posee Gestor de errores, Provee acceso a datos y Herramientas de formularios Windows y Web.

Según (Knapps, 2013) Microsoft Visual Studio es un potente Entorno de Desarrollo Integrado (IDE) que asegura código de calidad durante todo el ciclo de vida de la aplicación, desde el diseño hasta la implementación. Si está desarrollando aplicaciones para Sharepoint, la Web, Windows, Windows Phone y más allá, Visual Studio es su solución ¨todo en uno¨. 1.2.4. WampServer

Según (Rodriguez, 2012) Es un entorno de desarrollo web para Windows con el que podrás crear aplicaciones web con Apache, PHP y bases de datos MySQL data base. También incluye PHPMyAdmin y SQLiteManager para manejar tus bases de datos.

Características: Provee a los desarrolladores con los cuatro elementos necesarios para un servidor web: un Sistema Operativo (Windows), un manejador de base de datos (MySQL), un software para servidor web (Apache) y un software de programación script Web (PHP (generalmente), Python o PERL), debiendo su nombre a dichas herramientas. Lo mejor de todo es que WAMP5 es completamente gratuito. WAMP incluye, además de las últimas versiones de Apache, PHP y MySQL, versiones anteriores de las mismas, para el caso de que se quiera testear en un entorno de desarrollo particular. (Rodriguez, 2012) Utilidad: El uso de WAMP permite servir páginas HTML a Internet, además de poder gestionar datos en ellas, al mismo tiempo WAMP, proporciona lenguajes de programación para desarrollar aplicaciones Web. (Rodriguez, 2012)

(21)

10

cambiar el idioma del menú Acceder a la página principal. (Rodriguez, 2012)

1.2.5. Base de Datos

Según (Ruiz, 2013) Una base de datos es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente. El término de bases de datos fue escuchado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en California, USA. Una base de datos se puede definir como un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada o estructurada.

Desde el punto de vista informático, la base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos. Cada base de datos se compone de una o más tablas que guarda un conjunto de datos. Cada tabla tiene una o más columnas y filas. Las columnas guardan una parte de la información sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla, cada fila de la tabla conforma un registro. (Ruiz, 2013)

Según (Gómez, 2008) Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto almacenados sistemáticamente para su posterior uso. Un sistema de base de datos está compuesto por: Base de datos (Datos del usuario, Metadatos, Metadatos de aplicación), y el Sistema administrador de base de datos (Herramientas de diseño, Utilerías de tiempo de ejecución, Motor del sistema administrador de base de datos).

1.2.6. Diagramas UML

(22)

11

describirán los diagramas más comunes del UML y los conceptos que representan:

Diagrama de Clases: La definición nos dice que los diagramas de clases describen la estructura estática de un sistema; es decir que estos diagramas nos muestran las clases junto con sus métodos y atributos, así como las relaciones estáticas (siempre fijas relación a relación) entre ellas. Los diagramas nos describen que clases conocen a otras clases o que clase son parte de otras clases, pero no muestran los métodos con los que se invocan entre ellas. (Astorga, 2015)

Diagrama de Objetos: Los diagramas de objetos UML utilizan una notación similar a los diagramas de clases y se utilizan para ilustrar una instancia de una clase en un momento dado. Los Diagramas de Objetos están vinculados con los Diagramas de Clases. Un objeto es una instancia de una clase, por lo que un diagrama de objetos puede ser visto como una instancia de un diagrama de clases. (Astorga, 2015)

Diagrama de Casos de Uso: Un caso de uso es una descripción de las acciones de un sistema desde el punto de vista del usuario. Es una herramienta valiosa dado que es una técnica de aciertos y errores para obtener los requerimientos del sistema, justamente desde el punto de vista del usuario. Los diagramas de caso de uso modelan la funcionalidad del sistema usando actores y casos de uso. Los casos de uso son servicios o funciones provistas por el sistema para sus usuarios. (Astorga, 2015)

Diagrama de Estados: En cualquier momento, un objeto se encuentra en un estado particular, la luz está encendida o apagada, el auto en movimiento o detenido, la persona leyendo o cantando, etc. El diagrama de estados UML captura esa pequeña realidad. (Astorga, 2015)

(23)

12

Diagrama de Actividades: Un diagrama de actividades ilustra la naturaleza dinámica de un sistema mediante el modelado del flujo ocurrente de actividad en actividad. Una actividad representa una operación en alguna clase del sistema y que resulta en un cambio en el estado del sistema. Típicamente, los diagramas de actividad son utilizados para modelar el flujo de trabajo interno de una operación. (Astorga, 2015)

Diagrama de Colaboraciones: El diagrama de colaboraciones describe las interacciones entre los objetos en términos de mensajes secuenciados. Los diagramas de colaboración representan una combinación de información tomada de los diagramas de clases, de secuencias y de casos de uso, describiendo el comportamiento, tanto de la estructura estática, como de la estructura dinámica de un sistema. (Astorga, 2015)

Diagrama de Componentes: Un diagrama de componentes describe la organización de los componentes físicos de un sistema. (Astorga, 2015)

Diagrama de Distribución: El diagrama de distribución UML muestra la arquitectura física de un sistema informático. Puede representar a los equipos y a los dispositivos, y también mostrar sus interconexiones y el software que se encontrará en cada máquina. (Astorga, 2015)

1.2.7. Metodología en Cascada

(24)

13

Para un modelo iterativo similar al final de la visión de Royce. A pesar de Royce intenciones para el modelo de cascada que ser modificado en un modelo interactivo, el uso del modelo de cascada como una secuencia proceso puramente sigue siendo popular, y, para algunos, la expresión "modelo de cascada" ha llegado a referirse a cualquier acercamiento al software creación que es visto como inflexible y no repetitivo. Aquellos que usan la frase "modelo de cascada" peyorativamente para modelos no-iterativo que por lo general no les gusta ver el modelo en cascada a sí misma como ingenua e inadecuada para un proceso iterativo.

Definición de la Metodología en Cascada

Definimos al modelo Cascada como un proceso secuencial, fácil de desarrollar en el que los pasos de desarrollo son vistos hacia abajo (como en una cascada de agua) a través de las fases de análisis de las necesidades, el diseño, implantación, pruebas (validación), la integración, y mantenimiento. (Zuñiga, 2016)

Características de la Metodología en Cascada

 Es el primer modelo de proceso de desarrollo de software que se publicó y sirve como base para otras metodologías.

 Se enfoca en una sola fase en la que todos los flujos de trabajo se ejecutan en forma secuencial y la siguiente fase no debe empezar hasta que la fase previa haya finalizado.

 El resultado de cada fase es uno o más documentos aprobados.  Esta metodología no es compatible con el desarrollo iterativo, se

desarrolla como una única y gran iteración.  Es el modelo más simple conocido

 El resultado solo se ve al final. Si existe algún error esto tiene un resultado catastrófico.

 Suele ser difícil para el cliente establecer todos los requisitos de manera explícita.

 Suele ser difícil para el cliente establecer toda la arquitectura del software de manera explícita.

(25)

14

Etapas de la Metodología en Cascada

 Análisis y definición de requerimientos. Los servicios, restricciones y metas del sistema se definen a partir de las consultas con los usuarios. Entonces, se definen en detalle y sirven como una especificación del sistema.

 Diseño del sistema. El proceso de diseño del sistema divide los requerimientos en sistemas hardware o software. Establece una arquitectura completa del sistema. El diseño del software identifica y describe las abstracciones fundamentales del sistema software y sus relaciones.

 Implementación. Durante esta etapa, el diseño del software se lleva a cabo como un conjunto o unidades de programas. La prueba de unidades implica verificar que cada una cumpla su especificación.

 Pruebas del sistema. Los programas o las unidades individuales de programas se integran y prueban como un sistema completo para asegurar que se cumplan los requerimientos del software. Después de las pruebas, el sistema software se entrega al cliente.  Funcionamiento y mantenimiento. Por lo general (aunque no

necesariamente), ésta es la fase más larga del ciclo de vida. El sistema se instala y se pone en funcionamiento práctico.

1.2.8. Gestión Documental

Según (Quinte, 2016) Es un conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por los sujetos obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Importancia, Es un beneficio importante obtener un sistema de gestión documental en el que todos los documentos de la empresa estén controlados y centralizados. Es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes países con muchas tareas diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su empresa tenga algún tipo de organización de sus documentos. (Quinte, 2016)

(26)

15

Según (Bedoya, 2012) Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.

Según (Vallejo, 2012) Procedimiento mediante el cual un organismo o sujeto productor, genera o Recibe documentos en cumplimiento de sus funciones. En una universidad los mensajeros deben ser recibidos por la secretaria de la rectoría para que su información sea verificada, es decir, su firma y los anexos y si no cumple esta norma pueden ser devueltos los documentos (queda prohibido el recibo de correspondencia en otra dependencia). Una vez se verifiquen los documentos se separan bien sea los que correspondan a cartas u otras documentaciones.

1.3. Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas sobre los sistemas de información

El autor Sabino, menciona que los sistemas de información benefician al usuario dejando a un lado el uso manual de la información y perdida tiempo. El autor Villareal, menciona que los sistemas de información operan gracias a los recursos informáticos y de comunicación que el usuario realiza en la ejecución proyecto de investigación.

(27)

16

El autor Cuitiva, menciona que visual studio se utiliza para crear o desarrollar aplicaciones con interfaz gráfica de usuario con las aplicaciones de Windows form.

El autor Rodríguez, menciona que Wampserver permite crear base de datos las cuales son fácil de crear y usar y a la vez permite la creación para el desarrollo de aplicaciones web.

El autor Ruiz, menciona que las bases de datos que permiten guardar un sin número de información para luego poder buscarla y manipularla fácilmente donde cada base de datos tiene una o varias tablas que contienen diferentes conjuntos de datos.

El autor Astorga, menciona que los diagramas UML se representan en modelos debido al diseño que supuestamente hará un sistema de información a crearse.

1.4. Conclusiones parciales del capítulo

 Los sistemas de gestión documental solucionan problemas internos de una empresa gestionando las operaciones que realiza siendo importante para el almacenamiento y registro de la información.

 Para la implementación de un sistema de información se debe considerar las áreas en las que se pretende dar solución teniendo en cuanta la disponibilidad de los recursos.

 La documentación pasa por un control en la cual se debe administrar el almacenamiento y flujo de la información de la empresa a tres de los procesos y funciones que realiza la misma.

(28)

17

CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA 2.1. Caracterización de la empresa Diario la Prensa

El diario la prensa es un medio de comunicación que brinda sus servicios en cuanto a noticias deportivas, interculturales, crónicas y de opinión editorial. En cuanto a publicidad están locales y nacionales.

Historia y Antecedentes del Diario La Prensa

Teniendo como objetivo principal contribuir al desarrollo de esta provincia, ya que el buen periodismo aporta a la construcción de mejores escenarios para el futuro.

Diario La Prensa de Pastaza nace un 14 de agosto del 2006, bajo el eslogan “Un Diario con Fe en la Amazonía”. Nuestro medio de comunicación es el primer rotativo de circulación diaria, que permanentemente difunde información objetiva, veraz y enmarcada dentro de las normas éticas del medio escrito, respetando el derecho y dignidad de las personas e instituciones.

Este medio de comunicación se ha convertido en una vitrina para exponer las necesidades de los pueblos, mostrar las bellezas naturales de esta región, dar a conocer problemáticas y explorar soluciones, además ha logrado incentivar la ayuda social y los emprendimientos. Asimismo, pensando en nuestros pequeños durante el 2016, circulo el suplemento infantil “HABLEMOS” los sábados, el mismo que contenía temas educativos, juegos de recreación y creatividad.

Con el objetivo de promover la región de Pastaza, Diario La Prensa elaboró una revista conmemorativa a las festividades de la provincia, en donde se resaltó temas relevantes como la Historia, sus símbolos e himno, artículos referentes a la cultura Waorani, al cantón Arajuno y sus representantes de Pastaza.

(29)

18 Misión

Diario la Prensa es un medio de comunicación Privado con carácter social, que busca satisfacer las demandas de información de la ciudadanía, promoviendo la difusión de contenidos que permitan informar, orientar, educar y entretener, amparados en la Ley Orgánica de Comunicación Social.

Continuar fortaleciendo el compromiso social, por lo que permanentemente estamos dando apertura a todos los sectores de la sociedad.

Mantenemos el firme compromiso de conocer, respetar y difundir las costumbres interculturales de nuestra provincia y país. Pues la igualdad social es parte nuestras tareas cotidianas.

Visión

Ser un medio de comunicación que genere contenidos informativos culturales, deportivos y de entretenimiento que satisfaga a la ciudadanía.

Garantizar la igualdad social en todos sus ámbitos más allá de las diferentes idolologías o formas de pensar.

Objetivos

 Satisfacer la demanda de información coyuntural en las diferentes áreas.  Generar contenidos que fomenten la consciencia social para mejorar la

forma de vida de los pueblos y nacionalidades de nuestro territorio.  Innovar respecto al uso de las nuevas tecnologías de la información y

comunicación de acuerdo con el tiempo en que nos encontramos. 2.2. Descripción del procedimiento metodológico

(30)

19 2.2.1. Modalidad de investigación

Métodos

Se ha implementado los siguientes métodos:  Inductivo

 Deductivo

Inductivo

Se emplea el método inductivo cuando de la observación y de los hechos particulares obtenemos proposiciones generales, eso quiere decir que se establece un principio general; una vez realizado el estudio, análisis de hechos y fenómenos en particular.

Partiendo de los casos particulares generados por el sistema, permitiendo obtener la formación de hipótesis, investigación de leyes científicas y las demostraciones; pudiendo ser esta completa o incompleta.

Deductivo

Se emplea en la totalidad de reglas y procesos, haciendo posible deducir conclusiones a la hipótesis, necesariamente, se da la consecuencia.

A continuación, se parte de lo general a lo particular, generando una respuesta a fija a las necesidades, y a las de cualquier usuario facilitando su trabajo de una manera más organizada y factible, comprometiendo la disminución de tiempo, trabajo, almacenamiento y producción.

Técnicas

Ficha de Observación

Según (Academy, 2011) Es un procedimiento de recopilación de datos e información que consiste en utilizar los cinco sentidos para observar hechos y realidades sociales presentes y a la gente en el contexto real en donde desarrolla normalmente sus actividades.

Para qué sirve la ficha Observación

(31)

20

examen de fenómenos o acontecimientos actuales del momento presente y no del pasado con fines sociológicos. (Academy, 2011)

Entrevista

Se utilizó la entrevista para obtener datos que permitan realizar el análisis estadístico la cual se llevó a cabo al personal de trabajo del Diario la Prensa de la ciudad de Puyo.

Instrumentos: Entrevista

La entrevista se la realizo a la gerente de las oficinas del Diario la Prensa de la ciudad de Puyo, ya que ella es la encargada de brindar los medios posibles para que los empleados puedan cumplir con su respectivo trabajo a cuál fue asignado.

Pregunta 1: ¿Dispone de un sistema de información para guardar la documentación de su empresa? En la actualidad no dispongo de ningún sistema de información para almacenar la documentación ya que se la realiza de forma manual.

Interpretación: La disponibilidad de un sistema de información en un local comercial o empresa es de suma importancia, ya que nos da la facilidad de los procesos matemáticos para obtener los resultados de manera más rápida.

Pregunta 2: ¿Cómo lleva usted la gestión documental de su empresa? En estos momentos no llevo ningún control para poder llevar una verdadera contabilidad exacta del local.

Interpretación: La documentación es de suma importancia en cualquier ámbito social en la que nos encontremos hoy en día, la documentación permite visualizar los caminos directamente la información y poder avanzar hacia en éxito o hacia el fracaso.

Pregunta 3: ¿En la actualidad se le ha presentado algún inconveniente con respecto a la gestión documental? En varias ocasiones he tenido varias perdidas por el motivo que las hojas se manchan o se arrugan.

(32)

21

Pregunta 4: ¿Usted cree que su empresa se encuentra ubicado en un sitio estable? Mi empresa se encuentra ubicado en un lugar ni tal alto y tan bajo, del tránsito de las personas de la ciudad de Puyo.

Interpretación: La determinación de un lugar depende en mucho para que pueda tener gran índice de publicidad para que toda la sociedad de la ciudad de puyo se vaya enterando que existe un local comercial o empresa brindando este tipo de servicios.

Pregunta 5: ¿Ha logrado relacionarse con instituciones para poder vender más sus periódicos? Se ha tenido oportunidades de entregar nuestro periódico en la mayoría de las instituciones públicas que existen en la ciudad de Puyo. Interpretación: Las relaciones de un local comercial e instituciones tantas como públicas y privadas son de gran afabilidad ya que estas relaciones permiten dar una buena referencia de los locales que se dedican a cierta actividad.

Ficha de Observación

La ficha de observación ayudo a la recolección de información y demostró cuales eras los inconvenientes que presenta el Diario la Prensa.

Tabla 1. Fiche de Observación

SISTEMA DE INFORMACIÓN WORK FLOW PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DIARIO LA PRENSA DE LA CIUDAD DE PUYO

INDICADOR SI NO OBSERVACIÓN

Existe un computador con un software para registrar la documentación que se maneja en las oficinas del Diario la Prensa

X

Poseen computador con un software, pero solo para el registro de ventas y publicidad nacional y local.

Posee un lugar en específico para la

colocación de la gestión documental X

La gestión documental se la hace manualmente en hojas para luego colocarlas en un folder o a su vez anillarlos.

Se produce algún inconveniente con respecto a la entrega de información cuando una persona la está solicitando X

Se genera una demora y pérdida de tiempo ya que se debe buscar la información requerida en las distintas hojas de los archivos.

Se produce regularmente la perdida de

la gestión documental X

La pérdida de gestión documental se genera debido al deterioro de las hojas en donde esta almacenada la información. Se han presentado quejas por parte de

la secretaria que es la encargada de

manejar la documentación X

Las quejas se presentan por cada una de las razones del estado en las que se encuentra la información actualmente.

(33)

22 2.2.2. Población y Muestra

Tabla 2. Población y Muestra

FUNCIÓN NO.

Gerente 1

Secretaria 1

Diseñador Grafico 1 Distribuidor 1

Reportero 1

TOTAL 5

Fuente: (Llerena, C., Jonathan J., 2018)

La población fue de 5 personas y no se aplica la formula porque la población es pequeña.

2.3. Análisis de la propuesta 2.3.1. Factibilidad

Es estudio de factibilidad permite de la estimación del costo-beneficio tras la implementación del Sistema de Información work flow para la Gestión Documental del Diario la Prensa de la ciudad de Puyo.

2.3.2. Factibilidad técnica

(34)

23 Hardware:

Para llevar a cabo el siguiente sistema de información se requiere de una computadora con las siguientes características.

Tabla 3. Hardware

CANT. DESCRIPCIÓN MÍNIMO RECOMENDADO

1 Computador Procesador

Intel® Dual Core™

Processor

(3M Cache,

2.2 GHz)

Intel® Core™ i3-4200H

Processor (3M Cache,

up to 3.40 GHz)

1 Memoria RAM

4GB (1x4GB)

RDIMM

8GB (2x4GB) RDIMM

1 Monitor

1 UPS

Software:

Tabla 4. Software

COMPONENTE REQUISITO

Sistema Operativo Mínimo: Windows en correcto funcionamiento

S.G.B.D. Mínimo: Wampserver 2.1

(35)

24 2.3.2. Factibilidad operacional

Para la realización de este sistema de información se comprobó que la secretaria si posea conocimientos de computación ya que le ayudaran a trabajar directamente con el sistema de información sin inconvenientes.

Tabla 5. Suministros de Oficina

DETALLE CANTIDAD

Papel Bond 2 resmas por mes

Tinta 2 recargas de tinta por mes

Fuente: (Llerena, C., Jonathan J., 2018) Tabla 6. Servicios Básicos

DETALLE TIEMPO

Servicio de Internet Indefinido Fuente: (Llerena, C., Jonathan J., 2018)

2.3.3. Factibilidad económica

A continuación, se detalla los costes de la factibilidad económica: Tabla 7. Factibilidad Económica

DESCRIPCIÓN SUBTOTAL

Hardware $ 430.00

Software $ 100.00

Suministros De Oficina $ 33.00

Servicios Básicos $ 200.00

Total $ 763.00

(36)

25 2.4. Conclusiones parciales del capítulo

 Dentro de la metodología se obtiene características precisas del objeto de investigación que se está realizando gracias a la intervención del investigador con el problema que se plantea.

 En el Diario la Prensa se ha realizado un análisis determinando que es una entidad privada que mantiene su funcionalidad a través de los distintos departamentos que posee la empresa.

 Se ha determinado que en el Diario la Prensa existe la problemática con respecto al almacenamiento de la gestión documental que se pudo abstraer por medio de la entrevista y la observación de muestra que es ineficiente.

(37)

26 CAPÍTULO III. PROPUESTA

3.1. Tema de la propuesta

Desarrollo de un sistema de información work flow para la gestión documental del Diario la Prensa de la Ciudad de Puyo.

3.1.1. Objetivos

Objetivo general

Desarrollar las etapas del sistema de información para el almacenamiento en forma digital para el Diario la Prensa.

Objetivos específicos

 Analizar las necesidades del Gerente del Diario la Prensa y realizar los requerimientos que se establecerán en el sistema de información.

 Diseñar los diagramas uml para demostrar los procesos que realiza el sistema de información.

 Implementar los requisitos funcionales y no funcionales

 Generar pruebas en el sistema de información para comprobar el funcionamiento correcto del este.

 Brindar el mantenimiento respectivo al sistema de información para prevenir errores y/o saturaciones durante la ejecución de este.

3.2. Descripción de la propuesta

Se procede a realizar una investigación en las oficinas del Diario la Prensa en donde se determina que requiere el sistema de información. A continuación, se representa el desarrollo de las diferentes fases de la Metodología en Cascada. 3.3.1. Análisis y Definición de Requerimientos

Requisitos funcionales

Tabla 8. Requisitos funcionales RF01 Identificación del requisito RF01

Nombre del requisito Gestión del Personal

Características

Aquí se ingresa la cedula, nombres, dirección, ciudad, teléfono y email de cada uno de los registros del personal que se realice.

Prioridad Alta

(38)

27 Tabla 9. Requisitos funcionales RF02

Identificación del requisito RF02

Nombre del requisito Gestión del Proveedores

Aquí se ingresa la cedula, nombres, dirección, ciudad, teléfono y email de cada uno de los registros de proveedores que se realice.

Prioridad Alta

Tabla 10. Requisitos funcionales RF03

Nombre del requisito Gestión de Clientes

Aquí se ingresa la cedula, nombres, dirección, ciudad, teléfono, email, empresa, dirección de la empresa y teléfono de la empresa de cada uno de los registros de cliente que se realice.

Prioridad Alta

Tabla 11. Requisitos funcionales RF04

Nombre del requisito Gestión de Ejemplares

Aquí se ingresa la cantidad de ejemplares, persona que recibe, lugar que recibe, persona que entrega y observaciones de cada uno de los registros de ejemplares que se realice.

Prioridad Alta

(39)

28 Tabla 12. Requisitos funcionales RF05

Nombre del requisito Gestión de Entregas

Aquí se registra la cantidad de ejemplares, valor recaudado, cliente que recibe, lugar que recibe, persona que entrega y observaciones de cada uno de los registros de entregas que se realice.

Prioridad Alta

Tabla 13. Requisitos funcionales RF06 Identificación del requisito RF06

Nombre del requisito Gestión de Devoluciones

Aquí se registra la cantidad de ejemplares devueltos, valor recaudado y observaciones de cada uno de los registros de entregas que se realice.

Prioridad Alta

Requisitos no funcionales

Tabla 14. Requisitos no funcionales

Numero Nombre del Requisito Descripción

RF01 Gestión del Personal Consta del registro de cada personal que se ingrese al sistema

RF01 Gestión de Proveedores Consta del registro de cada proveedor que se ingrese al sistema

RF01 Gestión de Clientes Consta del registro de cada cliente que se ingrese al sistema

RF04 Gestión de Ejemplares Consta del registro de los ejemplares que se ingrese al sistema

RF05 Gestión de Entregas Consta del registro de entregas que se ingrese al sistema

RF06 Gestión de Devoluciones Consta del registro de devoluciones que se ingrese al sistema

(40)

29 3.2.1. Diseño del Sistema

Se realizó un análisis para el diseño del sistema para determinar todos los requisitos que deberán estar en el desarrollo del sistema de información.

A continuación, se estable el listado de los requerimientos: Listado de requisitos:

 El sistema debe poseer las seguridades respectivas

 El sistema debe establecer los permisos a los usuarios para el ingreso  El sistema debe validar que usuario va a ingresar al sistema

 El sistema debe validad el ingreso siempre y cuando el nombre de usuario y la clave del usuario estén correctos.

 El sistema debe tener el menú con las siguientes opciones: Personal, Proveedores, Clientes, Ejemplares y Entregas.

 El sistema debe registrar toda la información que se realice en las opciones del Personal.

 El sistema debe registrar toda la información que se realice en las opciones de los Proveedores.

 El sistema debe registrar toda la información que se realice en las opciones de los Clientes.

 El sistema debe registrar toda la información que se realice en las opciones de los Ejemplares.

 El sistema debe registrar toda la información que se realice en las opciones de las Entregas.

(41)

30 Diagramas de caso de uso

Figura 1. Diagrama de caso de usos general

INGRESO DE INFORMACION

ACTUALIZACION DE INFORMACION

VALIDACION DE INFORMACION

GESTION DEL PERSONAL

GESTION DE PROVEEDORES

GESTION DE CLIENTES

GESTION DE EJEMPLARES

GESTION DE ENTREGAS

GESTION DE DEVOLUCIONES ALMACENAMIENTO DE

INFORMACION

ADMINISTRADOR

USUARIO

(42)

31 Diagramas de secuencia

Figura 2. Diagrama de Secuencia, Gestión de Información

Figura 3. Diagrama de Secuencia, Procesos

ADMINISTRADOR1 SISTEMA1

Diagrama de Secuencia1

Guarda la Informacion Valida la Informacion Actualiza la Informacion

Ingresa la Informacion

Otorga permisos al usuario

USUARIO1 SISTEMA2

Diagrama de Secuencia2

Almacena la informacion y notifiica Valida toda la informacion ingresada

Gestion de Entregas Gestion de Ejemplares

Gestiones de Clientes Gestion de Proveedores

Gestion del Personal

(43)

32 Diseño de la Base de Datos

Diagrama de clases

Figura 4. Diagrama de Clases de la Base de Datos Diseño físico

(44)

33 Diccionario de Datos

Tabla 15. Tablas de la Base De Datos

NOMBRE DE LA TABLA DESCRIPCIÓN

Usuarios Registro de ingreso de usuarios

Personal Registro de ingreso del personal

Proveedores Registro de ingreso de proveedores

Clientes Registro de ingreso de clientes

Devoluciones Registro de devoluciones

Registro Ingreso Registro de ingreso de ejemplares

Registro Salida Registro de salida de ejemplares

Fuente: (Llerena, C., Jonathan J., 2018) Tabla 16. Tabla de Usuarios

ATRIBUTO TIPO DE DATO LONGITUD CLAVE PRIMARIA DESCRIPCION

usu_cedula Int 10 PK Cedula del usuario

usu_clave Int 11 Clave del usuario

usu_estado Char 11 Estado del usuario

Fuente: (Llerena, C., Jonathan J., 2018) Tabla 17. Tabla del Personal

ATRIBUTO TIPO DE

DATO

LONGITUD CLAVE

PRIMARIA

DESCRIPCION

per_id Int 10 PK Id del personal

per_cedula Int 10 Cedula del personal

per_nombres varchar 60 Nombres del personal

per_direccion varchar 60 Dirección del personal

per_ciudad varchar 20 Ciudad del personal

per_telefono varchar 10 Teléfono del personal

per_correo varchar 70 Correo del personal

per_imagen longblob Imagen del personal

per_estado varchar 1 Estado del personal

(45)

34 Tabla 18. Tabla de Proveedores

DATO

PRIMARIA

DESCRIPCION

pro_id Int 10 PK Id del proveedor

pro_cedula Varchar 10 Cedula del proveedor

pro_nombres varchar 70 Nombres del

proveedor

pro_direccion varchar 50 Dirección del

proveedor

pro_ciudad varchar 20 Ciudad del proveedor

pro_telefono varchar 10 Teléfono del proveedor

pro_correo varchar 70 Correo del proveedor

pro_imagen longblob Imagen del proveedor

pro_estado varchar 1 Estado del proveedor

Tabla 19. Tabla de Clientes

DATO

PRIMARIA

DESCRIPCION

cli_id Int 10 PK Id del cliente

cli_cedula varchar 10 Cedula del cliente

cli_nombre Varchar 70 Nombre del cliente

cli_direccion Varchar 50 Dirección del

cliente

cli_ciudad Varchar 20 Ciudad del cliente

cli_telefono Varchar 10 Teléfono del cliente

cli_correo Varchar 60 Correo del cliente

cli_nombre_empresa Varchar 50 Nombre de la

empresa

cli_telefono_empresa Varchar 10 Teléfono de la

empresa

cli_direccion_empresa Varchar 50 Dirección de la

empresa

cli_imagen Longblob Imagen del cliente

(46)

35 Tabla 20. Tabla de Devoluciones

DATO

PRIMARIA

DESCRIPCION

dev_id Int 10 PK Id de la devolución

dev_fecha varchar 10 Fecha de devolución

dev_hora varchar 10 Hora de devolución

dev_fecha_registro varchar 10 Fecha de registro de devolución

dev_hora_registro varchar 10 Hora de registro de devolución

dev_cantidad_entregada Int 11 Cantidad entregada de devolución

dev_valor_a_recaudar Float Valor a recaudar de

devolución

dev_cantidad_devuelta Int 11 Cantidad devuelta

dev_valor_recaudado Float Valor recaudado de

devolución

dev_observacion Vachar 500 Observación de

devolución

dev_estado varchar 1 Estado de devolución

Tabla 21. Tabla de Registro_Ingreso

ATRIBUTO TIPO DE DATO LONGITUD CLAVE

PRIMARIA

DESCRIPCION

ing_id Int 10 PK Id de ingreso

ing_fecha Varchar 10 Fecha de ingreso

ing_hora Varchar 10 Hora de ingreso

ing_codigo Varchar 15 Código de ingreso

ing_cantidad Int 11 Cantidad de

ingreso

ing_cliente_recibe Varchar 60 Cliente que recibe

ing_lugar_recibe Varchar 50 Lugar que recibe

ing_persona_entrega Varchar 50 Persona que

entrega

ing_observacion Varchar 500 Observación del

ingreso

ing_estado Varchar 1 Estado de ingreso

(47)

36 Tabla 22. Tablas de Registro_salida

DATO

PRIMARIA

DESCRIPCION

sal_id int 10 PK Id del registro de

salida

sal_fecha varchar 10 Fecha del registro

de salida

sal_hora varchar 10 Hora del registro de

salida

sal_codigo varchar 10 Código del registro

de salida

sal_cantidad int 11 Cantidad del

registro de salida

sal_valor float PK Valor del registro de

salida

sal_cliente_recibe varchar 50 Cliente que recibe

sal_lugar_recibe varchar 50 Lugar que se recibe

sal_persona_entrega varchar 50 Persona que

entrega

sal_observacion varchar 500 Observación del

registro de salida

sal_estado varchar 1 Estado del registro

de salida

3.2.2. Implementación

Tabla 23. Etapa de Análisis y Definición de Requerimientos

ETAPA DESCRIPCIÓN

Análisis y Definición de Requerimientos

Se establecen los requisitos funcionales Se establecen los requisitos no funcionales

Se realiza un análisis para establecer una lista de los requerimientos que permite estimar de forma rigurosa las necesidades del sistema de información antes de su diseño. Fuente: (Llerena, C., Jonathan J., 2018)

Tabla 24. Etapa de Diseño del Sistema

Diseño del Sistema

El proceso de diseño del sistema divide los requerimientos en sistemas hardware o software.

(48)

37 Tabla 25. Etapa de Implementación

Implementación Se ferrifica el cumplimiento de la Metodología Fuente: (Llerena, C., Jonathan J., 2018)

Tabla 26. Etapa de Pruebas de Sistema

Pruebas de Sistema Se establecen las pruebas de caja negra y caja blanca Fuente: (Llerena, C., Jonathan J., 2018)

Tabla 27. Etapa de Funcionamiento y Mantenimiento

Funcionamiento y Mantenimiento

Se muestra la interfaz del diseño del sistema de información

3.2.3. Pruebas del Sistema Pruebas de caja negra

Mediante la interfaz de usuario permitió observar los errores que posee el sistema de información que se está desarrollando.

Posteriormente se corregirá los errores encontrados.

Pruebas de cada blanca

Se procede a modificar el código del sistema de información para solventar los errores que se encontraron al momento de la ejecución de mismo y

solucionarlos para un mejor funcionamiento.

3.2.4. Funcionamiento y Mantenimiento

(49)

38

Se realiza el mantenimiento con la validación respectiva en cuanto al ingreso al sistema, donde se notificará si el usuario esta registrado o no por el sistema de información.

Figura 6. Ingreso de usuario no registrado

Se realiza el mantenimiento con la validación del ingreso al sistema, donde se comprueba el ingreso al mismo con la condición del límite de tres intentos.

(50)

39

Se realiza el mantenimiento con la validación de ingreso comprueba si el usuario esta registrado en el sistema tendrá el acceso al mismo.

Figura 8. Ingreso de usuario registrado

Se realiza el mantenimiento y se valida el número de cedula ingresado para revisar si es correcto o incorrecto

Figura 9. Validación del número de cédula incorrecta

(51)

40

Se realiza el mantenimiento con la validación del correo electrónico

estableciendo que se debe tener el siguiente formato: [email protected]

Figura 11. Validación del correo electrónico

Figura 12. Validación de correo electrónico permitido

(52)

41 3.3. Conclusiones parciales del capítulo

 En el desarrollo de la propuesta se determina las herramientas y los métodos a utilizarse obteniendo los requerimientos necesarios para la empresa y esto permite el que el manejo del sistema de información sea fácil y fluido.

 Se desarrollo un Sistema de Información work flow para el control de la Gestión Documental generando eficacia en los procesos realizados dentro del sistema de información para el Diario la Prensa.

(53)

42 CONCLUSIONES

 La metodología adentrara más al problema que se genera actualmente en la empresa permitiendo obtener las ineficiencias aplicando los métodos, técnicas e instrumentos dando como resultado la agilización de los procesos internos de la empresa.

 Se obtiene los resultados al largo de la investigación con el sistema de información que estará implementada acorde a las necesidades del Diario la Prensa, con una interfaz de fácil manipulación.

 Se tendrá un mejor control de la información y a su vez se creará reportes, pudiendo ser consultado en cualquier momento obteniendo datos exactos en un tiempo oportuno.

(54)

43 RECOMENDACIONES

 Extender las investigaciones que se realizaron en este proyecto de investigación con respecto a la gestión documental de las empresas.

 Analizar con mayor detenimiento porque las empresas deberían poseer un sistema de información que maneje toda la documentación que posee la misma.

 Capacitar al usuario que hará uso directamente con el sistema de información del Diario la Prensa.

(55)

BIBLIOGRAFÍA

Academy, B. (2011). Observación. Recuperado de

https://es.slideshare.net/Lorena21/observacin-7392530. Astorga, I. (2015). Diagramas UML. Recuperado de

https://es.slideshare.net/asgilife/diagramas-uml-46363704. Bedoya, M. (2012). Qué es la gestión documental. Recuperado de

https://es.slideshare.net/d1305/qu-es-la-gestin-documental. Cuitiva, M. A. (2016). Introducción a Visual Studio .net. Recuperado de

https://es.slideshare.net/MarcoAndrsCamargoCui/introduccin-a-visual-studio-net.

Fernandéz, J. C. (2018). Workflow. Recuperado de

https://es.slideshare.net/jcfdezmx2/workflow-presentation-662536. Gómez, M. (2008). Qué Son Las Bases De Datos. Recuperado de

https://es.slideshare.net/marichelogomez/qu-son-las-bases-de-datos-presentation.

Gracid, J. L. (2010). Guía de observación para la deteccion de nececidades educativas especiales. Recuperado de https://es.slideshare.net/marichelogomez/qu-son-las-bases-de-datos-presentation.

Knapps, A. P. (2013). Visual studio introduccion. Recuperado de

https://es.slideshare.net/perattaknapps/visual-studio-introduccion. Paul, B. D. (2014). Sistema de Base de Datos. Barcelona España: Reverté. Paul, B. D. (2014). Sistema de Informacion. Barcelona España: Reverté.

Quinte, S. G. (2016). Gestión documental. Gestión Documental y Tipos de archivo; toda su definición e importancia, 14.

Revilla, G. (2011). Sistemas de Información. Recuperado de

https://es.slideshare.net/gamilrb/sistemas-de-informacin-8289075.

Rodriguez, A. (2012). Wampserver. Recuperado de https://prezi.com/57jstrwcsir9/que-es-y-para-que-sirve-wampserver/?webgl=0.

(56)

Ruiz, M. (2013). Introducción a los Sistemas de Base de Datos. Recuperado de http://www.monografias.com/trabajos34/base-de-datos/base-de-datos.shtml. Sabino, S. L. (2010). Sistemas de Informacion. Recuperado de

https://es.slideshare.net/jarsab47/sistemas-de-informacion-2919360. Sur, S. (2013). Visual Studio IDE. Recuperado de

https://es.slideshare.net/sursayantan92/visual-studio-ide. Tello, C. M. (2012). Origen de la teoria de sistemas. Recuperado de

https://es.slideshare.net/ChrisssMarin/origen-de-la-teoria-de-sistemas. Trasobares, A. H. (2013). LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN: EVOLUCIÓN Y

DESARROLLO. Recuperado de

https://dialnet.unirioja.es/descarga/articulo/793097.pdf. Vallejo, H. (2012). Diapositivas gestion documental. Recuperado de

https://es.slideshare.net/hernanvallejo/diapositivas-gestion-documental. Villarreal, A. S. (2012). Sistema de Informacion. Recuperado de

https://es.slideshare.net/adrysilvav/sistema-de-informacion-11386704. Zavala, F. H. (2016). Sistemas de información. Recuperado de

https://es.slideshare.net/FernandoHernandezZav/sistemas-de-informacin-59295264.

(57)

ANEXOS

Anexo. Entrevista

UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”

Titulo:

Entrevista a la Gerente del Diario La Prensa Objetivo:

Determinar la organización respectiva de archivos que contenga el usuario Instrucciones:

Lea detenidamente cada una de las preguntas planteadas en el cuestionario. Trate de contestar las preguntas con la mayor sinceridad posible.

Cuestionario:

1. ¿Dispone de un sistema de información para la gestión documental para su empresa?

_______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________

2. ¿Cómo lleva usted la gestión documental de su empresa?

(58)

3. ¿En la actualidad le ha producido perdidas con respecto a la gestión documental?

_______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________

4. ¿Usted cree que su empresa se encuentra ubicado en un sitio estable? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________

5. ¿Ha logrado relacionarse con instituciones para poder vender más sus periódicos?

(59)

Anexo. Ficha de Observación

SISTEMA DE INFORMACIÓN WORK FLOW PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DIARIO LA PRENSA DE LA CIUDAD DE PUYO

INDICADOR SI NO OBSERVACIÓN

Existe un computador con un software para registrar la documentación que se maneja en las oficinas del Diario la Prensa

X

Poseen computador con un software, pero solo para el registro de ventas y publicidad nacional y local.

Posee un lugar en específico para la colocación de la gestión documental

X

La gestión documental se la hace manualmente en hojas para luego colocarlas en un folder o a su vez anillarlos.

Se produce algún inconveniente con respecto a la entrega de información cuando una persona la está solicitando

X

Se genera una demora y pérdida de tiempo ya que se debe buscar la información requerida en las distintas hojas de los archivos.

Se produce regularmente la perdida de la gestión documental X

La pérdida de gestión documental se genera debido al deterioro de las hojas en donde esta almacenada la información.

Se han presentado quejas por parte de la secretaria que es la encargada de manejar la documentación

X

Las quejas se presentan por cada una de las razones del estado en las que se encuentra la información actualmente.