I
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y
NEGOCIOS
CARRERA DE INGENIERÍA EN FINANZAS,
AUDITORÍA Y C.P.A
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN FINANZAS AUDITORÍA Y C.P.A
TEMA:
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL CONTABLE
PARA LA EMPRESA JG SPORT
AUTORA:
PAOLA KATHERINE PAREDES DELGADO
DIRECTOR: PABLO CUESTA M. Sc
II
DERECHOS DE AUTOR
DEL CONTENIDO DEL PRESENTE TRABAJO SE RESPONSABILIZA EL AUTOR:
Paola Katherine Paredes Delgado
C.I. 1721770376
III
DECLARACIÓN
Yo, PAOLA KATHERINE PAREDES DELGADO, declaro que el trabajo aquí
descrito es de mi autoría; que no ha sido previamente presentado para ningún grado o
calificación profesional; y, que he consultado las referencias bibliográficas que se
incluyen en este documento.
La Universidad Tecnológica Equinoccial puede hacer uso de los derechos
correspondientes a este trabajo, según lo establecido por la Ley de Propiedad
Intelectual, por su Reglamento y por la normativa institucional vigente.
Paola Katherine Paredes Delgado
IV
CERTIFICACIÓN
Certifico que el presente trabajo que lleva por título “Diseño e Implementación de un
Manual Contable para la empresa JG SPORT”, que, para aspirar al título de
Ingeniera Finanzas, Auditoría y C.P.A fue desarrollado por Paola Katherine Paredes
Delgado, bajo mi dirección y supervisión, en la Facultad de Ciencias Económicas y
Negocios; y cumple con las condiciones requeridas por el reglamento de Trabajos de
Titulación artículos 18 y 25.
Pablo Cuesta M. Sc
DIRECTOR DEL TRABAJO
V
DEDICATORIA
A mi madre, María Mercedes Delgado; quien ha sido mi motivadora, luz, fortaleza,
ejemplo de vida, lucha, paciencia y entrega en cada adversidad durante mi vida; te
debo el cumplir este sueño para de alguna manera poder redimir todo lo que has
dado en especial en este proceso de mi formación académica; ahora es mi
responsabilidad trabajar y cuidar de ti gracias a la profesión que me has brindado.
A mi hijo, Sebastián quién cambio mi vida por completo, me enseñó que el día no
termina al ocultarse el sol, el tiempo que invertí en ti y tus cuidados contribuyo al éxito
de este trabajo; con amor y paciencia todo se puede alcanzar.
A mi padre; quien desde el cielo me cuida y motiva para vivir cada día como si fuese
el último.
A ti Dios mío, por darme vida, fuerza, salud.
Atentamente;
VI
AGRADECIMIENTO
A Dios, por darme serenidad de aceptar las cosas que no puedo cambiar, valor para
cambiar las que debo y sabiduría para conocer la diferencia; y sobretodo salud para
poder vivir.
A mi madre, quien me dio la vida y me ha permitido sobresalir
A mi hijo, por soportar y compartir nuestro itinerario de vida.
A mi angelito quien con su noticia me apresuro más que nunca a terminar este
trabajo y con su partida a tener más ilusión de alcanzar mis sueños.
A mi esposo Vinicio, por brindarme su tiempo y amor.
A mi tío político Luis Basantes, por llevarme, acompañarme, ayudarme en este
proceso.
A mis tíos Marco, Beatriz por estar siempre al tanto del desarrollo de este trabajo
A mi director de tesis, Máster Pablo Cuesta, por haberme dado la oportunidad de
aprender de su experiencia, conocimientos, desde que fui su alumna hasta la
invaluable contribución en poder ser una profesional; sobre todo su gran paciencia
para la conclusión de este trabajo
Finalmente un agradecimiento especial a la Universidad Tecnológica Equinoccial y a
todos los maestros, compañeros, amigos, con quienes compartí mi educación
superior y el gran aporte en mi vida para poder ser lo que hoy soy una profesional
llena de ganas de contribuir a la sociedad.
Muchas Gracias;
VII
RESUMEN EJECUTIVO
El presente trabajo de investigación se realizó para que la empresa JG SPORT,
obtenga una guía ante la necesidad de llevar contabilidad, mediante el diseño e
implementación de un Manual Contable; en el cual se describe el ámbito de
aplicación, políticas, procesos, formatos para la ejecución de las actividades diarias
en el área de contabilidad. El estudio permitió conocer las expectativas del personal
que labora en la empresa así como el aporte y adaptación ante modificaciones
estructurales, sistemáticas, controles internos, instructivos tecnológicos, software.
El trabajo de grado se estructuró de la siguiente manera:
Capítulo I, abarca el problema de la investigación, planteamiento del problema, define los objetivos, la justificación del estudio, delimitación e idea a defender.
Capítulo II, contiene el marco teórico que recopila conceptos, normas, característica, objetivos, principios de todo lo referente al proceso contable y la
contabilidad como herramienta en la toma de decisiones; ejemplificadas a la
situación actual de la empresa JG SPORT.
Capítulo III, trata del diagnóstico e identificación de la situación actual; se realizaron dos encuestas al personal que labora en la empresa. Estos datos se
tabularon, interpretó y analizó resultados; representados en tablas, con gráficos.
Capítulo IV, se presenta el diseño y la implementación de Manual Contable, con alcances de su ámbito de aplicación, políticas, plan de cuentas, funcionamiento y
registro contable, formatos, delimitación de usos, accesos y control.
Capítulo V, constan las conclusiones obtenidas del diagnóstico y el análisis del resultado de la investigación, las recomendaciones que permitirán optimizar el
VIII
CAPÍTULO I: ... 1
1. Problema de Investigación ... 1
1.1 Planteamiento del Problema. ... 1
1.2 Formulación del Problema ... 3
1.3 Objetivos. ... 3
1.3.1 Objetivo General. ... 3
1.3.2 Objetivos Específicos. ... 3
1.4 Justificación del Estudio. ... 4
1.4.1 Impacto Social ... 4
1.4.2 Impacto Profesional ... 5
1.5 Delimitación de la Investigación ... 5
1.6 Idea a Defender ... 5
CAPÍTULO II: ... 6
2. Marco Teórico ... 6
2.1 Introducción ... 11
2.2 Definición de Contabilidad. ... 13
2.3 Importancia de Contabilidad. ... 14
2.4 Objetivos de Contabilidad. ... 14
2.5 Clasificación de la Contabilidad ... 15
2.6 Características de la Contabilidad. ... 17
2.6.1 Contabilidad como Herramienta para la Toma de Decisiones. ... 18
2.6.2 Especialidad de la Contabilidad. ... 19
2.6.3 La Contabilidad en las Empresas y Organizaciones. ... 21
2.6.3.1 Concepto de la Empresa. ... 22
2.6.3.2 Sociedad Anónima ... 23
2.6.3.3 Constitución Sociedad Anónima ... 24
2.6.3.4 Compañía Limitada ... 26
2.6.3.5 Constitución Compañía Limitada ... 27
2.7 Sistema Contable. ... 28
2.7.1 Funciones del Sistema Contable. ... 30
2.7.2 Características del Sistema Contable. ... 31
2.7.3 Clases del Sistema Contable. ... 33
IX
2.7.4.1 Gráfica sistema contable en ejecución. ... 34
2.7.5 Cuenta Contable. ... 35
2.7.6.1 Concepto de Cuenta Contable. ... 35
2.7.5.2 Partes de una Cuenta. ... 35
2.7.5.1 Clasificación de las Cuentas por el Grupo al que Pertenecen ... 37
2.8 El Plan General de las Cuentas. ... 40
2.9 Contenido del Plan o Catálogo de Cuentas. ... 41
2.10 El Proceso de Registro Contable. ... 48
2.10.11 Gráfico del Proceso Contable ... 49
2.11 Principios, Normas y Leyes del Sistema de Contabilidad. ... 50
2.11.1 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. ... 52
2.11.1.1 Objetivos ... 53
2.11.1.2 Importancia ... 53
2.11.1.3 Clasificación de los P.C.G.A. ... 54
2.11.1.4 Descripción de los P.C.G.A. (Generales) ... 58
2.11.2 Normas Internacional de Información Financiera (NIIF). ... 64
2.11.2.1 Objetivos de las Normas ... 66
2.11.3 Ley de Régimen Tributario Interno. ... 67
2.11.3.1 Principios Generales. ... 67
2.11.3.2 Partida Doble... 68
2.11.3.3 Emisión de Comprobantes de Venta. ... 68
2.11.3.4 Obligación de Llevar Registros de Retención. ... 68
2.11.3.5 Obligación de llevar contabilidad ... 69
2.11.4 Código de Trabajo. ... 70
2.11.4.1 De las Obligaciones del Empleador. ... 71
2.12 Estado de Situación Financiera. ... 73
2.12.1 Ubicación de las Cuenta ... 73
2.12.2 Formato del Estado Situación Financiera. ... 75
2.13 Registro de Entrada Original. ... 76
2.13.1 Libro Diario. ... 76
2.13.1.1 Formato del Libro Diario. ... 77
2.13.2 Libro Mayor. ... 77
X
2.13.2.2 Formato del Libro Mayor. ... 78
2.13.2.3 Libro Mayor Auxiliar. ... 78
2.13.3 Balance de Comprobación. ... 79
2.13.3.1 Formato del Balance de Comprobación. ... 80
2.13.4 Estado de Resultados ... 80
2.13.4.1 Formato del Estado de Resultados ... 81
2.14 Métodos de valoración ... 81
2.14.1 Método Promedio Ponderado ... 83
2.14.2 Método FIFO o PEPS ... 84
2.14.4 Ventajas y Desventajas de los métodos de valoración ... 85
CAPÍTULO III ... 86
3.1 Antecedentes. ... 86
3.2 Base Legal. ... 86
3.3 Objetivos y fines específicos de la empresa ... 87
3.3.1 Ubicación ... 88
3.3.2 Organización Interna. ... 88
3.3.3 Estructura de la Organización. ... 89
3.4 Análisis de la Situación Actual de la Estructura Interna de la Empresa ... 90
3.5 Diseño de investigación ... 92
3.6 Métodos generales de investigación ... 92
3.7 Métodos específicos de investigación ... 93
3.8 Técnicas generales de investigación ... 94
3.9 Técnicas específicas de investigación ... 95
3.10 Población /muestra / unidades de observación... 95
3.11 Evaluación y Análisis de la encuesta sobre el Enfoque Laboral al personal de la empresa JG SPORT. ... 96
3.12 Evaluación y Análisis de la encuesta de Uso y Conocimiento sobre Aspectos del Área Contable. ... 111
CAPÍTULO IV... 119
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL CONTABLE PARA LA EMPRESA JG SPORT ... 119
4.1 Introducción. ... 119
4.1.1 Ámbito de Aplicación ... 119
XI
4.1.3 Responsabilidades ... 120
4.1.4 Políticas Generales ... 120
4.2 Políticas Contables. ... 120
4.2.1 Políticas específicas del área de contabilidad ... 120
4.2.1.1 Políticas para Registros de Asientos ... 121
4.2.1.2 Políticas para Facturación ... 122
4.2.1.3 Políticas para Ingresos ... 122
4.2.1.4 Políticas para Egresos ... 123
4.2.1.5 Políticas para Clientes ... 124
4.2.1.6 Políticas para Proveedores ... 125
4.2.1.7 Políticas para Inventarios ... 125
4.2.1.8 Políticas para Activo Fijo ... 125
4.3 Plan de Cuentas. ... 126
4.3.1 Estructura de la Codificación ... 126
4.3.1.1 Plan de Cuentas Contables para la Empresa JG SPORT ... 127
4.3.1.2 Descripción del Funcionamiento de las Cuentas Principales ... 134
4.4 Registros de Entrada Original ... 159
4.4.1 Libro Diario ... 160
4.4.1.1 Diseño del Diario General ... 160
4.4.2 Mayor General. ... 161
4.4.2.1 Diseño del Mayor General. ... 161
4.4.3 Mayores Auxiliares. ... 162
4.4.3.1 Diseño Mayor Auxiliar ... 162
4.4.4 Caja Chica ... 163
4.4.4.1 Diagrama de Flujo del Subproceso Creación de Caja Chica ... 164
4.4.4.2 Diagrama de Flujo del Subproceso Reposición del Fondo de Caja Chica 166 4.4.4.3 Diseño de Formatos para Caja Chica... 169
4.4.5 Documentos Fuente. ... 175
4.5 Formatos de Producción ... 178
4.5.1 Orden de Producción ... 178
4.5.2 Requisición de Materiales ... 179
XII
4.6 Diseño de Estados e Información Financiera. ... 181
4.6.1 Estado de Resultados. ... 182
4.6.2 Estado de Situación Financiera. ... 183
4.6.3 Diseño de Informes Financieros. ... 185
4.6.3.1 RAZONES LIQUIDEZ ... 186
4.6.3.2 RAZONES CARTERA E INVENTARIOS ... 186
4.6.3.3 RAZONES ENDEUDAMIENTO ... 187
4.6.3.4 RAZONES DE RENTABILIDAD ... 187
4.7 Proceso de Compras ... 188
4.7.1 Procedimientos... 188
4.7.2 Flujograma del Proceso de Compras ... 189
4.7.3 Flujograma del Proceso de Pagos Generales ... 190
4.8 Proceso de Ventas: ... 191
4.8.1 Procedimientos... 191
4.8.2 Flujograma del Proceso de Venta ... 192
4.8.3 Flujograma del Proceso de Cobros ... 193
4.9 Cuadro de Análisis de Implementación de la propuesta. ... 194
CAPÍTULO V: ... 195
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES. ... 195
5.1 Conclusiones. ... 195
5.2 Recomendaciones. ... 196
ANEXOS ... 198
Anexo 1. Documentos JG SPORT ... 198
Anexo 2. Formato de Encuestas. ... 201
2.1 ENCUESTA SOBRE EL ENFOQUE LABORAL AL PERSONAL DE LA EMPRESA JG SPORT ... 201
2.2 ENCUESTA DE USO Y CONOCIMIENTO SOBRE ASPECTOS DEL ÁREA CONTABLE DE UNA EMPRESA. ... 204
Anexo 3. Formatos Documentos a Utilizarse ... 206
XIII Índice de Gráficos y Tablas
1. Gráfico del Sistema Contable………...34
2. Gráfica sistema contable en ejecución……….…34
3. Contenido del Plan o Catálogo de Cuentas…………...41
4.
Gráfico del Proceso Contable
………...495. Gráfico de Ubicación de Cuentas- Ecuación Contable...74
6. Tabla 1 y Gráfico 1………97
7. Tabla 2 y Gráfico 2………..…..98
8. Tabla 3 y Gráfico 3………...99
9. Tabla 4 y Gráfico 4……….…100
10.Tabla 5 y Gráfico 5………..…………..101
11.Tabla 6 y Gráfico 6………103
12.Tabla 7 y Gráfico 7………104
13.Tabla 8 y Gráfico 8………105
14.Tabla 9 y Gráfico 9………106
15.Tabla 10 y Gráfico 10………107
16.Tabla 11 y Gráfico 11………..…..108
17.Tabla 12 y Gráfico 12………109
18.Tabla 13 y Gráfico 13………110
19.Tabla 14 y Gráfico 14………112
20.Tabla 15 y Gráfico 15………113
21.Tabla 16 y Gráfico 16………....114
XIV
23.Tabla 18 y Gráfico 18………116
24.Tabla 19 y Gráfico 19………..………..117
1
CAPÍTULO I:
1. Problema de Investigación
La Empresa JG SPORT debe implementar un Manual Contable para respaldar sus
movimientos, obtener el estado de situación financiera, de resultados; que permita entregar
información a la gerencia y a los organismos de control.
El principal problema es el poder consolidar la información referente a las transacciones que
realiza en lo contable y financiero; la empresa utiliza tareas básicas como procesos, los cuales
son llevados de manera empírica; y cumple con las obligaciones tributarias que considera
suficientes para no ser sancionada por el Servicio de Rentas Internas, (SRI); como declarar y
pagar impuestos semestralmente, archivar sus facturas, controlar ingresos y gastos utilizando
herramientas como el Excel.
No existen políticas para el uso y aplicación de la contabilidad como herramienta, tampoco en
el manejo de proveedores, pagos varios, manejo de retenciones; para poder elaborar estados
financieros y su posterior análisis; así como el uso eficiente de la información.
1.1 Planteamiento del Problema.
JG SPORT, es una empresa que se dedica a transformar materias primas; dedicadas a la
confección de artículos como maletas, bolsos, mochilas, chompas elaborados con materiales
de primera calidad, resistentes y duraderos, usa para ello telas nacionales e importadas. Inicio
sus actividades en Mayo 2009 como un negocio familiar, debido al cierre de empresas
2
exigencias y necesidades. Su visión es “ser la empresa líder de textiles en el Ecuador
buscando con esto crear fuentes de trabajo y extenderse a los países vecinos”.
La calidad y competitividad del producto que la manufactura ofrece ha permitido que sus
ingresos se vean reflejados en el incremento del volumen de ventas llegando a tener la
necesidad de implementar nuevos procesos para reflejar sus ingresos y mantener el control de
sus gastos, resueltos de manera poco técnica e ineficiente.
El 13 de diciembre 2011; recibió la notificación por parte del SRI, donde señala debe empezar
a llevar contabilidad; justificando la entrega-recepción de este en base a los enunciados de la
Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno (LORTI).
El crecimiento del negocio a gran escala; con el objetivo de construirse en proveedora
permanente del mercado ecuatoriano y poder competir frente a empresas que proporcionan el
mismo producto con diferentes estándares organizacionales. Identifica sus dificultades en: no
tener estados financieros, un adecuado sistema de control, datos reales y exactos de sus
ingresos, gastos; requisitos indispensables al momento de presentar una licitación.
El llevar contabilidad da lugar a crear nuevas estrategias innovadoras que cumplan con el
propósito de la empresa que es lograr aumentar el número de clientes satisfechos con sus
productos.
En base a este planteamiento la empresa deberá implementar un Manual Contable, con
procesos predeterminados; que además logre visualizar los posibles errores que se corrijan en
3
La aplicación de este Manual Contable permitirá:
Obtener un mejor funcionamiento en los procesos contables.
Ganar la información necesaria para realizar los análisis correspondientes a estudios de
mercado y financieros.
Obtener los reportes anuales de los Estados Financieros correspondientes al cierre de
cada período contable para la toma acertada de decisiones.
Cumplir con las normativas de ley vigentes en el Ecuador.
1.2 Formulación del Problema
La implementación de un Manual Contable para JG SPORT permite crear un control
inmediato y acceso a información real consolidada de la organización para sí misma y para el
fisco.
1.3 Objetivos.
1.3.1 Objetivo General.
Elaborar un Manual Contable para lograr optimar recursos y la aplicación de contabilidad en
JG SPORT bajo leyes y reglamentos.
1.3.2 Objetivos Específicos.
Implementar métodos de control interno.
Preparar y analizar la información referente a la constitución en persona jurídica,
cantidad de empleados, equipos, capital etc.
Aplicación de normas legales, tributarias.
4
Determinar un método de control para inventario.
1.4 Justificación del Estudio.
Se realiza con la finalidad de demostrar que la Contabilidad es una herramienta clave para la
toma de decisiones en materia de inversión, control de liquidez, crecimiento organizacional.
Su aplicación e implementación en una organización que ha crecido en el mediano plazo, y
para continuar operando necesita de su uso; además cumplir con las normas y procesos
requeridos; para estandarizarse. Encaminando su actividad con un orden de transacciones o
eventos; se debe enfatizar que toda organización fija metas y fines para alcanzarlos.
El propietario debe buscar una solución inmediata frente a los requerimientos propios y
externos. En este preciso momento la contabilidad se hace imprescindible para proporcionar
información; y su obtención en forma diaria, mensual o anual; por muy pequeños o
voluminoso que sean los movimientos del negocio.
El estudio es factible de realizar puesto que cuenta con el recurso humano lo suficientemente
preparado, la infraestructura se encuentra dentro de la ciudad de Quito. La información es de
fácil acceso concedida directamente por JG SPORT, quienes proporcionaron de manera
abierta todos los registros necesarios; contribuyendo a la realización del tema, y sea aplicable
sin que haya ninguna adversidad que pueda afectar dicho compromiso.
1.4.1 Impacto Social
Para la sociedad ecuatoriana esta propuesta contribuirá a que las microempresas con
crecimiento potencial en el mediano plazo utilicen herramientas para el registro de sus
5
florecimiento del mercado dando lugar al efecto multiplicador del dinero, habría mayor
disponibilidad de recursos para estimular la demanda de empleo en el mercado laboral.
1.4.2 Impacto Profesional
Permitirá que más profesionales competentes se preparen en áreas específicas de aplicación de
la contabilidad, como tributación, entendiendo la verdadera connotación del alcance de este
instrumento.
Es así el caso de JG SPORT, empresa que deberá contratar personal calificado para la
implementación y posterior control de esta actividad.
1.5 Delimitación de la Investigación
La presente investigación se llevó a cabo en la ciudad de Quito, durante el año 2013. La
empresa JG SPORT, manufactura textil, fue la organización donde se realizó el estudio,
diseño, elaboración de un manual contable.
1.6 Idea a Defender
Con el diseño de un Manual Contable y su posterior implementación a la contabilidad; JG
SPORT; dispondrá de una fuente de información para cumplir con todos los requerimientos
del proceso contable, registros necesarios de facturación, transacciones, mayores, balances,
conciliaciones bancarias, flujo de efectivo, estados financieros; para conocer su situación
financiera real. Al no contar con ninguno de estos registros, se transforma en una necesidad
6
CAPÍTULO II:
2. Marco Teórico
Contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones
mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Gerentes o directores a
través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante
datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la
compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos
generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la
empresa1.
La importancia de la contabilidad reside en la información que facilita sobre las actividades
económicas desarrolladas, transmitida a los directivos de manera fácil de entender y por medio
de los cuales se da a conocer el resultado de las operaciones económico financieras
desarrolladas, con el fin de que se constituya en un instrumento para planificar, controlar y
tomar decisiones correctas en beneficio de la empresa.
Una herramienta es un instrumento que sirve para la toma de decisiones, actualmente se
cuenta con un sin número de ellas, permiten la optimización de recursos, sin embargo el uso
de técnicas ya establecidas en ciertos dinamismos, que con el tiempo se han perfeccionado
hasta adaptarse a las nuevas exigencias económicas son de gran utilidad; tal es el caso de la
1
AYAVIRI, GARCIA DANIEL, CONTABILIDAD BÁSICA Y DOCUMENTOS MERCANTILES. 1ª
7
contabilidad y con su aplicación se obtiene información que refleje la situación económica real
de la organización.
La información debe ser útil y beneficiosa para lo cual debe satisfacer los requisitos de
pertinencia, confiabilidad, comprensibilidad, productividad y oportunidad. Debe permitir que
los usuarios puedan depender de ella al tomar sus decisiones; y para ser confiable, debe
satisfacer los requisitos de representatividad y verificabilidad.2
La información debe suministrarse en el tiempo que tenga la mayor capacidad posible de
influir en la toma de decisiones. Al aplicar el requisito enunciado, se debe tener en cuenta
conflictos; hay información pertinente cuya cuantificación difícilmente podría lograrse sin
afectar el requisito de confiabilidad y, por ende, el de representatividad. Para que pueda
considerarse representativa deben satisfacerse los requisitos de integridad, certidumbre,
esencialidad, racionalidad, precisión, prudencia y objetividad2.
Las normas para preparar la información deben ser aplicadas imparcialmente. No deformarse
para motivar determinadas conductas por parte de sus usuarios; en todo el tiempo será
susceptible de comprobación independiente; mediante demostraciones que la acrediten y
confirmen. Los hechos económicos deben documentarse mediante soportes de origen interno o
externos debidamente fechados y autorizados por los responsables de su elaboración.
La información debe convertirse en un apoyo en la realización de las actividades de los
gestores de la empresa; esta es de gran interés para todos quienes conforman la empresa y su
2SINISTERNA V. –GONZALO: CONTABILIDAD DE COSTOS, Estados Financieros, Primera edición, PG. 30,40,90, Año2006
8
entorno sean: directivos, empleados, asesores, socios, inversionistas, proveedores, entidades
financieras, entidades de control; razón suficiente para que sea lo más completa y útil posible.
La implementación de contabilidad dentro de una empresa es fundamental, es la herramienta
que permite llevar un control de las negociaciones mercantiles y además de satisfacer la
imperante necesidad de información.
Un sistema de contabilidad es una distribución organizada, mediante la cual se recogen las
informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos
como formularios, reportes, libros; para ser presentados a la gerencia y sirvan de respaldo en
sus disposiciones.
Los sistemas de contabilidad pueden variar mucho de una empresa a otra, solo por la
naturaleza del negocio, operaciones que realiza, tamaño de la compañía, volumen de datos que
haya que manejar y las demandas de información que la administración y otros interesados
imponen al sistema.
El sistema de contabilidad dentro de una organización, se constituye en una estructura
ordenada y coherente; como resultado de sus actividades operacionales, valiéndose de todos
los recursos que la actividad contable le provee y que al ser presentados a los directivos y
accionistas le permitirán tomar las decisiones operativas y financieras que le ayuden a la
gestión del negocio.
La eficiencia que debe aportar la implementación de estos sistemas de contabilidad
dependerán de la manera con la cual sean empleados; y este debe ser un hecho cuya base debe
estar situada y enfocada en los objetivos de la empresa, vinculándose a su vez con todos los
9
entidad comercial. Si se habla más específicamente de las características que poseen los
sistemas de contabilidad, se debe decir que las mismas se concentran en los objetivos para los
cuales son empleados. Si existe un sistema de contabilidad eficiente los administradores e
inversionistas de una determinada empresa pueden obtener en cualquier momento datos
determinados como: estructura de capital, composición, ventas, inventarios, etc.3
En la práctica, existen tantos sistemas contables como empresas que los utilizan, dado que la
contabilidad debe adaptarse a la realidad y características en cada una de ellas, y no viceversa;
por lo tanto, se hace necesario clasificarlos genéricamente, agrupándolos según características
comunes para su comercialización y aplicación; por costos no es conveniente la fabricación de
un sistema en específico.
Cualquiera sea el sistema utilizado, es preciso que cumpla los siguientes objetivos generales:
- Representar todo aquello que ocurra en la empresa, producto de las diferentes actividades
económicas que desarrolla, a un costo reducido.
- Ayudar a la búsqueda de objetivos tendientes a establecer presupuestos, costos e
informaciones especializadas.
- Facilitar el control, respecto de fraudes, malversaciones de fondos y otras irregularidades.
Todas las actividades que se realizan tienen un registro, un orden específico de acuerdo a las
necesidades; es decir, se cumple con un proceso. En una organización de servicios el
10
cumplimiento de dichos procesos debe permitir la optimización de tiempo y recursos por lo
que es fundamental, se sigan en base a un sistema.
En este contexto la implementación de un Manual contable; brinda parámetros de cómo
realizarlas, permitirá la estandarización de las actividades, el control continuo y apropiado de
los recursos de la organización, la obtención de información oportuna y necesaria para la toma
de decisiones y para los organismos de control lo que es imperante para JG SPORTS, quien se
transformó de un negocio familiar; en una micro industria formado parte del sector pymes del
país. Es importante recalcar que el sector textil del cual esta organización forma parte; ha
comenzado a tener un sitio en la nueva producción de Latinoamérica eso da la opción de que
las empresas innoven, generen nuevos productos, diseños, e incursionen en otros mercados
que estaban siendo atendidos por productos de importación.
El país actualmente cuenta con estímulos como la “Xpotex”; feria sector textil de la pequeña y
la mediana industria cuenta con la participación del Ministerio de Industrias y Productividad
(Mipro) y Proecuador; que incentivan a que las diferentes organizaciones muestren sus
productos y servicios con la finalidad de realizar negocios de manera directa y ampliar su lista
de contactos para negociaciones futuras, especialmente exportaciones. Tal es el caso de
Atuntaqui, desde el año 2000, comenzó a posicionarse a nivel nacional luego de impulsar una
Expoferia que les permitió mostrar su competitividad y por ende modernizar sus almacenes
comerciales.
Pese a todos datos del Servicio Nacional de Aduana (Senae), la importación de prendas y sus
complementos creció en un 55,67% en el 2011, es decir, subió de $ 140,84 millones a
11
millones en el 2011. Pero el volumen de importación se redujo de 8,47 millones de kilos a
8,08 millones.4.
2.1 Introducción
La contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a
llevar registros y controles de sus bienes porque su memoria no bastaba para guardar la
información requerida. Como se le conoce actualmente, es el producto de toda una gran
cantidad de prácticas mercantiles disímiles que han exigido a través de los años el mejorar la
calidad de la información financiera en las empresas.
Se puede decir que para el año 6000 AC ; se contaba con los elementos necesarios o
indispensables para conceptuar la existencia de contabilidad , ya que el hombre había formado
grupos, inicialmente como cazadores, posteriormente como agricultores, pastores, y se había
dado inicio ya a la escritura y a los números, elementos necesarios para la actividad contable;
el indicio más remoto de contabilidad del que se tenga ,data desde la época de la civilización
mesopotámica, tuvieron existencia miles de años antes de la era cristiana y, debido a su auge
económico, tuvo la necesidad de contar con elementos de la contabilidad.
Posteriormente, surgieron manifestaciones adicionales de contabilidad en distintas épocas y
partes del mundo; aunque solo se cuenta con los testimonios de Pagani, quien afirma que en la
Grecia del siglo V A.C; se obligaba a los comerciantes a que llevaran libros de contabilidad.
De la Roma antigua también se han encontrado rudimentos de prácticas contables a los jefes
de familia se les obligaba a anotar diariamente sus ingresos y gastos y luego pasarlos a un
registro de mayor cuidado, denominado Codex Tabulae. Siendo para el siglo XVI que la
4
12
actividad contable se encontraba en pleno apogeo, tanto en lo académico como en lo
profesional, constituyéndose en una herramienta de gran importancia para los sectores
económico y social.En el siglo XXI se ve influenciada por variables como la tecnología, la
complejidad y globalización de los negocios, la formación y educación.
En la actualidad, el gobierno, la banca, las bolsas de valores, comenzaron a exigir que los
estados financieros sean certificados por contadores públicos independientes, siendo la
contabilidad una técnica imprescindible en los negocios; en la legislación ecuatoriana todos
los balances e información financiera debe estar sustentada por la firma de un contador
público autorizado definido como CPA; quienes deberán presentar información incluyendo
políticas contables, en una forma relevante y comprensible además proveer revelaciones
adicionales cuando los requerimientos en las NIIF sean insuficientes para permitir a los
usuarios entender el impacto de transacciones o eventos particulares sobre la posición
financiera y resultados de operaciones de las empresas.
La implementación de contabilidad debe surgir de la objetividad de la empresa de tomar
decisiones acertadas justo a tiempo, para lo cual la información debe estar disponible en
cualquier momento; ahora si bien es cierto se debe crear políticas de uso y aplicación para
detalles de actividades cotidianas de registro, recepción entre otros; y evitar frecuentes errores
como duplicidad de información. Por lo que un manual contable se constituye en un
instrumento básico, para la dirección de la empresa. El desconocimiento del verdadero alcance
intangible que otorga un buen sistema contable con sus instrumentos, muchas veces opacado
por el gasto que aparentemente representaría, no motiva su interés; siendo una inversión con
resultados en corto plazo por la información contable financiera que genera, y en el largo
13 2.2 Definición de Contabilidad.
“Es un lenguaje que transmite resultados económicos relevantes para, con ella, tomar
decisiones. Recoge y selecciona información económico-financiera”.
Para definir a la Contabilidad, primero se revisarán los conceptos emitidos por ciertos
tratadistas y estudiosos.5
Fernando Boter y Mauri:
“Podemos definir a la Contabilidad diciendo que es la ciencia que coordina y dispone en libros
adecuados las anotaciones de las operaciones efectuadas por una empresa mercantil, con el
objeto de conocer la situación de dicha empresa, determinar los resultados obtenidos y
explicar las causas que han producido estos resultados.”
Ricardo de Sá:
“La Contabilidad es una ciencia que determina las leyes que regulan las cuentas relativas a los
hechos y actos de gestión, sean públicos o privados”.
David Himelbleau:
“Contabilidad es el lenguaje de los negocios y por consiguiente, en las condiciones actuales, es
esencial para el éxito de los mismos”.
De la revisión de las definiciones anteriores, se concluye que se la define como una ciencia y
técnica porque permite clasificar, analizar e interpretar los movimientos de la organización
con el objeto de conocer su situación económica y financiera.; analiza, registra e interpreta las
transacciones comerciales de una empresa, sirve para tomar decisiones en términos
económicos y monetarios; de manera cronológica durante un período contable.
14
La contabilidad en su aplicación práctica, constituye un conjunto de trabajos, materiales
intelectuales que se reflejan a través de instrumentos estructurados, organizados y
sistematizados para el manejo de la gestión económica administrativa.
2.3 Importancia de Contabilidad.
Para muchas personas la contabilidad no es vista más que una obligación legal, tributaria; algo
que debe llevarse porque no hay más remedio, ignorando lo importante y lo útil que es.
JG SPORT, y muchos pequeños empresarios; quienes consideran que la contabilidad no es
más que un gasto y tratan de evitar por todos los medios, pretenden llevarla ellos mismos,
desconociendo su valor significativo, por varios motivos como, falta de personal calificado;
siendo solo la notificación del SRI el impulsó de su implementación como una necesidad
urgente.
Es importante llevar un control de negociaciones mercantiles y financieras, con el propósito de
obtener mayor productividad y capitalización patrimonial. Es el elemento más importante por
cuanto permite conocer la realidad económica, financiera, la evolución, sus tendencias y lo
que se puede esperar de ella. La contabilidad no sólo permite conocer el pasado y el presente,
sino el futuro en una empresa, lo que viene a ser lo más interesante.
2.4 Objetivos de Contabilidad.
Orientar servicio a través del registro e información
Obtener en cualquier momento una información ordenada y sistemática sobre el
desenvolvimiento económico y financiero de la empresa.
Dar a conocer sobre las obligaciones empresariales, servir de fuente fidedigna de
15
Controlar
Facilitar la planeación, ya que no solamente da a esta al tanto de los efectos de una operación
mercantil, sino que permite prever situaciones futuras.
Si se retoma el concepto de Agustín Argaluza “La Contabilidad es una técnica auxiliar de la
Economía de Empresas, cuyo objetivo es satisfacer necesidades de información y de control a
un costo mínimo, ayudando así a que las empresas logren mayores utilidades.
2.5 Clasificación de la Contabilidad
La contabilidad en una empresa, se elabora por áreas o centros de responsabilidad,
identificándose las diferentes líneas o centros con una función comercial, administrativa, o de
producción. Es la única en sus principios y múltiple en sus aplicaciones por lo tiene
especializaciones:
Por el origen de los recurso que maneja:
Pública: Tiene como objetivo el control y registro de las operaciones efectuadas por las entidades del sector público. En la legislación ecuatoriana esta es definida como
contabilidad gubernamental; aplicada a todos los organismos del estado de acuerdo a disposiciones legales y normas dispuestas por la M.E.F. Ejemplo CNT, Ministerios,
Hospitales públicos.
©Contabilidad en Entidades Sin Fines de Lucro: La contabilidad se la aplica en instituciones que tienen finalidad social y por lo tanto no obtienen utilidades,
ejemplo: Fundaciones, ONG’s.
16
©Comercial o general: Se dedica a la compra y venta de productos terminados. Ejemplo: Artefacta, Moduarte, Fybeca, Marathon Sport
©Costos:Se aplica en instituciones en las cuales se adquiere materia prima, se la transforma y se obtiene un producto o artículo terminado, Ejemplo:
Empresas textiles, mineras, manufactureras, agrícolas, constructoras,
como Maletec, Pasteurizadora Quito.
©Bancaria: Se aplica en entidades financieras y de seguros para registrar sus operaciones de ahorro, crédito; en nuestra legislación se aplica un
plan único de cuentas proporcionado por la superintendencia de bancos
y seguros. Ejemplo: Coac. San Francisco de Asís, Banco Pichincha,
Mutualista Pichincha.
©Servicios: Es aquella cuyo objetivo es el control de las operaciones de las empresa dedicadas a prestar un servicio. Ejemplo: Servientrega
©Otras: Agropecuaria, Petrolera.
Por el tipo de información que maneja y procesa:
© Financiera: Presenta información financiera de propósitos y usos generales en beneficio de usuarios como: accionistas, bancos, organismos de control
gubernamentales, más personas relacionadas con la empresa a fin de facilitar la toma
de decisiones.
© Administrativa: Herramienta de utilidad para la planificación, control y toma de decisiones de los ejecutivos dentro de la empresa; su uso es estrictamente interno y
utilizado por los administradores y propietarios para juzgar y evaluar su desarrollo a la
17
© Fiscal: Comprende el registro y operación de informes a la prestación de pagos de impuestos, declaraciones.
Por la actividad que desarrolla:
©Comercial: Se dedica a la compra y venta de productos terminados
©Industrial :Es la que controla las operaciones de la empresa dedicada a la transformación de la materia en productos elaborados
©Extractivas: Tiene por objeto el control de las operaciones realizadas por la que explotan algún bien existente en la naturaleza para realizar su actividad.
©Servicios: Es aquella cuyo objeto es el control de las operaciones dedicadas a la prestación de servicios.
JG SPORTS, pertenece al sector privado; aplica contabilidad costos. Deberá procesar
información administrativa, financiera y fiscal; la cual será usada internamente para valorar
la posición de la empresa frente a bancos, proveedores, organismos de control.
Por la actividad que desarrolla es Industrial; vende productos, según la necesidad del
cliente; otorga valor agregado a estos, o los confecciona.
2.6 Características de la Contabilidad.
Sus características relevantes son:
Rendición de informes a terceras personas sobre el movimiento financiero de la
empresa.
Cubre la totalidad de las operaciones del negocio en forma sistemática, histórica y
cronológica.
18
Se utiliza de lenguaje en los negocios.
Se basa en reglas, principios y procedimientos contables para el registro de las
operaciones financieras de un negocio.
Describe las operaciones en el engranaje analítico de la teneduría de la partida doble.
Mientras que las características del resultado de la contabilidad, es decir, la información que
proyecta sobre una entidad económica, sirva de utilidad en la toma de decisiones debe tener
las siguientes características fundamentales:
Oportunidad
Verificabilidad
Objetividad
Confiabilidad
Utilidad
La información contable debe ser comprensible, útil y en ciertos casos se requiere que además
sea comparable. Es comprensible cuando es clara y fácil de comprender; es útil cuando es
pertinente y confiable. Es pertinente cuando posee el valor de realimentación, valor de
predicción y es oportuna. La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la
medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.
2.6.1 Contabilidad como Herramienta para la Toma de Decisiones.
La gente que participa en el mundo de los negocios: propietarios, gerentes, banqueros,
corredores de bolsa, inversionistas utilizan los términos y los conceptos contables para
describir los recursos y las actividades de todo negocio, sea grande o pequeño. La función
19
bien mueble, inmueble, recibir una beca, obtener una tarjeta de crédito o conseguir un
préstamo bancario; la persona debe proporcionar información contable personal por lo cual
todos los ciudadanos necesitan cierto conocimiento de contabilidad si desean actuar en forma
inteligente y aceptar retos que les impone la sociedad.
La contabilidad es mucho más que unos libros y estados financieros, va más allá del proceso
de creación de registros e informes que se tienen para presentar a los diferentes estamentos de
control. Es una herramienta que permite administrar correctamente el efectivo, los inventarios,
cuentas por cobrar y por pagar, los pasivos, costos, gastos e ingresos.
Conocer a la empresa, y saber cómo funciona, permite al empresario tomar providencias,
anticiparse a situaciones difíciles, o poder pronosticar grandes oportunidades que de otra
manera no puede avizorar, y por consiguiente no podrá aprovechar. Un gerente comercial u
otra persona que esté en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de
contabilidad, probablemente no apreciará hasta que punto la información contable se basa en
estimativos más que en mediciones precisas y exactas. Si los directivos, inversionistas,
acreedores o empleados gubernamentales van a darle un uso eficaz a la información contable,
también deben tener razón acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que significan. Una
parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las limitaciones de
informes de contabilidad; se debe analizar muy bien la información para realizar una buena
planeación, control de las actividades, negociaciones mercantiles y financieras.
2.6.2 Especialidad de la Contabilidad.
La contabilidad permite el desarrollo de habilidades profesionales de alto nivel y rigor técnico
20
contexto de la realidad económica del país a partir de los cambios que se van introduciendo en
el sistema económico interno y su inserción en la economía mundial.
Su aplicación consecuente, en el nivel de conocimientos adquiridos, de los principios,
procedimientos y técnicas inherentes al ejercicio profesional del Contador permiten la toma de
decisiones relacionadas con las necesidades de información para diferentes propósitos y/o
niveles de dirección en las entidades económicas.
La contabilidad se encargará de tres grandes misiones:
1. El conocimiento del patrimonio de la empresa.
Será necesario que se conozca el conjunto de bienes y derechos con que cuenta la
empresa para el desarrollo de sus actividades, así como las obligaciones a que debe
hacer frente.
2. El registro de las operaciones que realice la empresa en el curso de sus actividades.
Siendo imperante su registro de manera adecuada, oportuna, sin errores; ni
manipulación de información, manteniendo como clave la ética y el
conocimiento.
3. El cálculo de los resultados de la actividad.
La obtención de un beneficio es la razón por la que actúa un empresario, por tanto, su
21
2.6.3 La Contabilidad en las Empresas y Organizaciones.
Si la empresa es un organismo social integrado por elementos humanos, técnicos, materiales
cuyo objetivo natural y principal es la obtención de utilidades y las organizaciones son
sistemas sociales diseñados para lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos o
de la gestión del talento humano y de otro tipo; en ambas debe existir el adecuado manejo de
sus recursos ya que si bien es cierto la segunda razón por la que los negocios fracasan la
constituyen los procedimientos contables inadecuados.
Los fundamentos para la aplicación de contabilidad son los mismos para empresas, negocios;
personas naturales todas registran, analizan, necesitan calcular impuestos, y pueden ser
auditadas; una gran diferencia la constituye el hecho de que las organizaciones con fines de
lucro por lo general gastan lo que necesitan para hacer funcionar el negocio, y muestran ya sea
una ganancia o pérdida al final del año.
La contabilidad, es tan amplia y diversificada como la vida económica de una empresa, en la
que se tendrá que relacionar y estudiar el pasado, el presente y la proyección de resultados a
que se pretende llegar, ya no es sólo una técnica de registro de datos, que luego serán
mostrados a los interesados. Orientada a facilitar información útil, clasificada, analizada,
necesaria y requerida, para la dirección gerencial; así como para servir de herramienta de
control en el manejo de operaciones.
Su aporte es imprescindible pues refleja de manera fidedigna todos y cada uno de los
ejercicios económicos realizados de manera cuantitativa y cualitativa con la capacidad de
aportar el uso correcto de los recursos físicos, económicos, y humano. La toma de decisiones
22
sobreestimación de costos y gastos, mal aprovechamiento del capital de trabajo,
endeudamiento excesivo y sin sentido, el sobreabastecimiento.
2.6.3.1 Concepto de la Empresa.
Una empresa es una organización de personas que comparten unos objetivos con el fin de
obtener beneficios.
BRAVO, Mercedes (2007) afirma “la empresa es una entidad compuesta por capital y trabajo
que se dedica a actividades de producción, comercialización de bienes y prestación de
servicios a la colectividad”.
Julio García y Cristóbal Casanueva, autores del libro "Prácticas de la Gestión Empresarial",
definen la empresa como una "entidad que mediante la organización de elementos humanos,
materiales, técnicos y financieros proporciona bienes o servicios a cambio de un precio que le
permite la reposición de los recursos empleados y la consecución de unos objetivos
determinados".6
Para Simón Andrade, autor del libro "Diccionario de Economía", la empresa es "aquella
entidad formada con un capital social, y que aparte del propio trabajo de su promotor puede
contratar a un cierto número de trabajadores. Su propósito lucrativo se traduce en actividades
industriales y mercantiles, o la prestación de servicios".7
6Prácticas de la Gestión Empresarial, de Julio García del Junco y Cristóbal Casanueva Rocha, Mc Graw Hill, Pág. 3.
7
23
El Diccionario de la Real Academia Española, en una de sus definiciones menciona que la
empresa es una "unidad de organización dedicada a actividades industriales, mercantiles o de
prestación de servicios con fines lucrativos".8
Como conclusión se obtiene que una empresa es una entidad conformada por personas, bienes
materiales, mercado, sistemas; que realiza actividades de producción, transformación,
comercialización o prestación de servicios; para satisfacer una necesidad y así obtener una
utilidad en su beneficio.
2.6.3.2 Sociedad Anónima
El artículo 143 de la Ley de Compañías del Ecuador se refiere a ella en los siguientes
términos. “La compañía anónima es una sociedad cuyo capital, dividido en acciones
negociables, está formado por la aportación de los accionistas que responden únicamente por
el monto de sus acciones”.
Se administra por mandatarios amovibles, sean socios o no. Se constituye por escritura pública
previo mandato de la SIC, y luego de esto debe ser inscrita en el Registro Mercantil; el capital
mínimo para iniciar una compañía anónima en el Ecuador es de ochocientos dólares, capital
que se divide en acciones ordinarias y nominativas de un valor no especificado por la ley, pero
que en la generalidad de los casos se acostumbra que sea de un dólar cada una; sin embargo el
valor de cada acción dependerá libremente de la voluntad y decisión de quienes forman la
compañía. En la compañía anónima las acciones que son nominativas pueden transferirse
fácilmente por el traspaso del título mediante una comunicación firmada por cedente y
8
24
cesionario, esta transferencia deberá registrarse en el libro de acciones y accionistas de la
sociedad y luego comunicarse a la SIC. En cuanto al número de fundadores de una compañía,
la ley ecuatoriana exige que sean dos los fundadores como mínimo.
2.6.3.3 Constitución Sociedad Anónima
Requisitos:
La compañía deberá constituirse con dos o más accionistas, según lo dispuesto en el Artículo
147 de la Ley de Compañías, sustituido por el Artículo 68 de la Ley de Empresas
Unipersonales de Responsabilidad Limitada. La compañía anónima no podrá subsistir con
menos de dos accionistas, salvo las compañías cuyo capital total o mayoritario pertenezcan a
una entidad del sector público.
El nombre.- En esta especie de compañías puede consistir en una razón social, una
denominación objetiva o de fantasía.
Deberá ser aprobado por la Secretaría General de la Oficina Matriz de la SIC, o por la
Secretaría General de la Intendencia de Compañías de Guayaquil, o por el funcionario
que para el efecto fuere designado en las intendencias de compañías. La denominación
de la sociedad anónima suele formarse libremente, pero debe ser necesariamente
distinta de la de cualquiera otra sociedad y suele incluir la frase" Sociedad Anónima",
un equivalente o su abreviatura. Para ciertas áreas económicas u objetos sociales,
puede exigirse incluir una denominación especial, como por ejemplo "Banco" si la
sociedad anónima tiene ese giro. Cuando se trate de sociedades cuyas actividades solo
pueden desarrollarse, de acuerdo con la ley, por sociedades anónimas, el uso de la
25
Solicitud de aprobación .- La presentación al Superintendente de Compañías, se la hará
con tres copias certificadas de la escritura de constitución de la compañía, adjuntando
la solicitud correspondiente, la misma que tiene que ser elaborada por un abogado,
pidiendo la aprobación del contrato constitutivo. Para proceder a la constitución de una
sociedad anónima es necesario:
1. Redacción de los Estatutos Sociales, el cual regulará el funcionamiento de la Sociedad.
2. Constitución de la S.A. Luego se deben formalizar los estatutos o el contrato social
ante una escritura pública. En esta escritura de constitución debe establecerse:
Nombre completo, nacionalidad, estado, profesión y domicilio de los socios, y el
número de acciones suscriptas por cada uno de ellos.
Denominación y domicilio.
El objeto social.
La duración;
El monto del capital suscripto e integrado.
El valor nominal y el número de las acciones y si éstas son nominativas o al portador.
El valor de los bienes aportados en especie, en su caso
Las normas según las cuales se deben repartir las utilidades
Derechos y privilegios especiales concedidos a los socios fundadores
Disposiciones en cuanto a los administradores y síndicos, sus respectivos poderes y
obligaciones, y el número de administradores.
Poderes que corresponden a las asambleas de accionistas, disposiciones que rigen el
derecho de voto de los accionistas y el procedimiento para la toma de decisiones en las
Asambleas.
26
Inscripción en el Registro Público del Comercio y en el Registro Público de Personas
Jurídicas, mediante una solicitud presentada al Juez de 1ªinstancia en lo Comercial.
Inscripción en el Registro Único de Contribuyente (RUC)
Rúbrica de libros Contables por la Dirección General de Registros Públicos
Solicitud de Patente Municipal ante la Municipalidad donde se va desarrollar la
actividad empresarial
Socios: La compañía se constituirá con un mínimo de dos socios, sin tener un máximo
de socios.
Capital.- El capital mínimo con que ha de constituirse la Compañía de Anónima, es
de ochocientos dólares. El capital deberá suscribirse íntegramente y pagarse al menos
en el 25% del capital total. Las aportaciones pueden consistir en dinero o en bienes
muebles o inmuebles e intangibles, o incluso, en dinero y especies a la vez. En
cualquier caso las especies deben corresponder al género de comercio de la compañía.
La actividad o actividades que integren el objeto de la compañía.
El socio que ingrese con bienes, se hará constar en la escritura de constitución, los
bienes serán avaluados por los socios.
La compañía podrá establecerse con el capital autorizado, el mismo que no podrá ser
mayor al doble del capital suscrito.
2.6.3.4 Compañía Limitada
El artículo 92 de la Ley de Compañías del Ecuador se refiere a ella en los siguientes términos
“La compañía de responsabilidad limitada es la que se contrae entre dos o más personas que
solamente responden por las obligaciones sociales hasta el monto de sus aportaciones
27
A quien participa en esta sociedad se le denomina “Socio”. Su capital social mínimo es de
USD 400.00; se emite certificados de aportación. La transferencia de participación se las hace
mediante escritura pública previa a la autorización de la junta general de socios.Se constituye
con un mínimo de dos socios sin tener un máximo.
2.6.3.5 Constitución Compañía Limitada
Requisitos:
El nombre.- En esta especie de compañías puede consistir en una razón social, una
denominación objetiva o de fantasía. Deberá ser aprobado por la Secretaría General de
la Oficina Matriz de la SIC, por la Secretaría General de la Intendencia de Compañías
de Guayaquil, o por el funcionario que para el efecto fuere designado en las
intendencias de compañías.
Solicitud de aprobación.- La presentación a la SIC, se la hará con tres copias
certificadas de la escritura de constitución de la compañía, adjuntando la solicitud
correspondiente, la misma debe ser elaborada por un abogado, pidiendo la aprobación
del contrato constitutivo.
Números mínimo y máximo de socios.- La compañía se constituirá con dos socios,
como mínimo y con un máximo de quince, y si durante su existencia jurídica llegare a
exceder este número deberá transformarse en otra clase de compañía o deberá
disolverse. Cabe señalar que ésta especie de compañías no puede subsistir con un solo
socio.
Capital mínimo.- El capital mínimo con que ha de constituirse la compañía de
Responsabilidad Limitada, es de cuatrocientos dólares. Deberá suscribirse
28
su saldo deberá cancelarse en un plazo no mayor a doce meses. Las aportaciones
pueden consistir en numerario (dinero) o en especies (bienes) muebles o inmuebles e
intangibles, o incluso, en dinero y especies a la vez. En cualquier caso las especies
deben corresponder a la actividad o actividades que integren el objeto de la compañía.
El socio que ingrese con bienes, se hará constar en la escritura de constitución, el bien,
su valor, la transferencia de dominio a favor de la compañía, y dichos bienes serán
avaluado por los socios o por los peritos.
NOTA: Cuando el objeto social de una compañía comprenda más de una finalidad, le
corresponderá a la SIC establecer su afiliación de acuerdo a la primera actividad empresarial
que aparezca en el mismo.
JG SPORT; debería constituirse en compañía limitada por las siguientes razones:
Formalizar su actividad comercial y crear mayor confianza en el mercado
Bajo la denominación de CÍA Ltda. Su socio mayoritario, continuaría siendo el
propietario, quien toma decisiones finales en beneficio de la organización.
Al originarse de un negocio familiar, el personal será socio con menor participación de
acciones pero con igual importancia.
Podría obtener préstamos en instituciones financieras como CFN.
2.7 Sistema Contable.
Un sistema es una reunión o conjunto de elementos relacionados que interactúan entre sí para
logar un fin determinado. El sistema contable es la agrupación de una serie de principios y
normas con las cuales se hace mucho más fácil conocer y representar las operaciones de la
29
procedimientos, control; que sirven para contabilizar y controlar el activo, pasivo, patrimonio,
ingresos, gastos y los resultados de las transacciones.
Por lo tanto, el sistema contable, debe ajustarse plenamente a las necesidades de la empresa,
considerando, el giro del negocio y su estrategia competitiva, que permita estandarizar
procesos, definir estructuras de costos y por ende, presentar información contable que facilite
su interpretación, una eficiente toma de decisiones y que pueda procesarse para realizar los
diferentes análisis financieros del negocio.
El Sistema Contable suministra información cuantitativa y cualitativa con tres grandes
propósitos:9
a) Información interna para la gerencia que la utilizará en la planeación y control de las
operaciones que se llevan a cabo.
b) Información interna para los gerentes, para uso en la planeación de la estrategia, toma de
decisiones y formulación de políticas generales y planes de largo alcance.
c) Información externa para los accionistas, el gobierno y terceras personas.
Un Sistema de Información Automatizado es la base para que los negocios sean competitivos,
el manejo eficiente y eficaz de los recursos permitirán que la organización alcance los
objetivos planteados.
9
30 2.7.1 Funciones del Sistema Contable.
La implementación de sistemas en contabilidad, son la base para llevar a cabo los
diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento
económico que implica el manejo de la empresa, por lo que cumple con funciones
como:
Elaborado: Katherine Paredes Interpreta y registra los efectos de las
transacciones comerciales de cada tipo de negocio
Reúne y distribuye la
información
Clasifica los efectos de transacciones similares de tal forma que permita la determinación de los diversos totales y subtotales de utilidad para la gerencia y utilizados en los informes de contabilidad.
Organizar y almacenar datos para su uso en el futuro
Resume y transmite información
contenida en el sistema a quienes toman las decisiones.
Procesar e integrar la
información almacenada para los usuarios finales, que pueden ser muchos: clientes, proveedores,
inversionistas, analistas
financieros, gobierno y en
31 2.7.2 Características del Sistema Contable.
Un sistema contable debe poseer características como:
FLEXIBILIDAD.
Adaptación de esquema del programa a los requerimientos de la empresa.
Definición de documentos típicos que son de mayor utilización en la empresa.
Edición del plan de cuentas de acuerdo con las normas y necesidades de la empresa.
Posibilidad de cambios en los formatos y fuentes para la presentación de informes.
COMPATIBILIDAD.
Con otros programas de oficina más utilizados como el Office.
Con otros programas contables y financieros.
Permita importar y exportar información con otros programas.
Manejo de centros de costos.
Opción de manejo de diferentes monedas.
Capacidad de intercambio de información local y externa.
FÁCIL MANEJO.
No requiere personal especializado en computación para el manejo del software.
Consulta inmediata de información contable a cualquier nivel.
Indica la mayor información relativa en una sola vista.
Desglose de la información por períodos contables.
Actualización automática de saldos.
Información por niveles.
Manipulación de documentos en forma de objetos.
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Interfaz gráfica.
Capacidad de búsqueda por cualquier campo: fecha, código de cuenta.
SEGURIDAD.
Claves de acceso.
Definición de usuarios con diferentes atributos.
Solo permita la imputación de cuentas auxiliares o de último nivel.
Informe de cualquier inconformidad con el balance.
UNIFORMIDAD.
Plan único de cuentas básico incluido.
Presentación permanente del plan de cuentas por pantalla.
Estandarización de los formatos y procesos para el manejo de la información: consultas
y reportes.
Gráficas estadísticas.
La eficiencia que aporta la implementación de estos sistemas de contabilidad dependerán de la
manera con la cual sean empleados y este debe ser un hecho cuya base se sitúa y enfoca en los
objetivos de la empresa, vinculándose a su vez con todos los programas de procedimiento que
suelen encontrarse dentro del esquema funcional de una entidad comercial. Un sistema de
contabilidad eficiente permite obtener en cualquier momento información: monetaria, costos,
