GESTIÓN DE PROYECTOS INFORMÁTICOS. TEMA 5. Gestión del coste

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GESTIÓN DE PROYECTOS

INFORMÁTICOS

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Tema 5. Gestión del coste

o Boehm, B.W.; Clark, C.; Horowitz, E.; Westland, C.;

Madachy, R.; Selby, R.: Cost Models for Future Life

Cycle Processes: COCOMO 2.0. Annals of Software

Engineering, 1 (1), 57-94, 1995

o Sommerville, I.: Software Engineering. 7ª Ed.

Addison-Wesley, 2004

o Wysocki,

R.K.:

Effective

Software

Project

Management. Wiley Publishing, Inc. 2006.

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Áreas de Conocimiento (PMBOK)

Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos (PMBOK)

Proceso de Iniciación Proceso de Planificación Proceso de Ejecución Proceso de Seguimiento y

Control Proceso de Cierre 1. Gestión de la Integración

1.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

1.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

1.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto

1.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto 1.5 Realizar el Control Integrado de Cambios

1.6 Cerrar el Proyecto o Fase

2.Gestión del Alcance _{2.1 Recopilar Requisitos}

2.2 Definir el Alcance 2.3 Crear la EDT

2.4 Verificar el Alcance 2.5 Controlar el Alcance 3.Gestión del Tiempo

3.1 Definir las Actividades 3.2 Secuenciar las Actividades 3.3 Estimar los Recursos de

las Actividades 3.4 Estimar la Duración de las Actividades

3.5 Desarrollar el Cronograma

3.6 Controlar el Cronograma

4.Gestión de los Costos 4.1 Estimar los Costos 4.2 Determinar el Presupuesto

4.3 Controlar los Costos

5.Gestión de la Calidad

5.1 Planificar la Calidad 5.2 Realizar el Aseguramiento de la Calidad

5.3 Realizar el Control de Calidad

6.Gestión de los Recursos Humanos

6.1 Desarrollar el Plan de Recursos Humanos

6.2 Adquirir el Equipo del Proyecto

6.3 Desarrollar el Equipos del Proyecto

6.4 Gestionar el Equipo del Proyecto

7.Gestión de las

Comunicaciones _{7.1 Identificar a los Interesados} _{7.2 Planificar las Comunicaciones}

7.3 Distribuir la Información 7.4 Gestionar las Expectativas de los Interesados

7.5 Informar el Desempeño

8.Gestión de los Riegos

8.1 Planificar la Gestión de Riesgos

8.2 Identificar los Riesgos 8.3Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos 8.4Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos 8.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos

8.6 Monitorear y Controlar los Riesgos

9.Gestión de las Adquisiciones

9.1 Planificar las Adquisiciones 9.2 Efectuar las Adquisiciones 9.3 Administrar las

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Indice de la presentación Conceptos

Duración y coste

Estimación del coste

Elaboración del presupuesto

Preparación de la oferta económica Tema 5. Gestión del coste

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Conceptos

o Estimación de costes nos permitirá obtener el presupuesto del proyecto

o Debemos tener en cuenta:

 Los recursos necesarios (tipo y cantidad)

 La estimación de la duración de cada una de las actividades

 Las tarifas unitarias de cada recurso o Tenemos que:

 Realizar una estimación de los recursos necesarios para completar el proyecto

 Identificar diferentes alternativas de coste

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Conceptos

Costes Directos

 Poseen una relación clara y específica entre lo que se va a obtener y los recursos que se van a utilizar

 Están relacionados de forma directa al producto o servicio Costes Indirectos

 Son aquellos para los que no es posible establecer una relación cuantificable entre los recursos utilizados y lo que se ha obtenido

 Están relacionados con la organización

 Son costes que afectan a varios proyectos y es necesario establecer la proporción que afecta a cada uno

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Conceptos

Costes Variables

 Crecen o disminuyen en función de la producción o el tiempo dedicado

Costes Fijos

 El coste no varía con la dedicación, tiempo o esfuerzo aplicado

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Conceptos

Al estimar el coste del proyecto no debemos olvidar el coste de:  Los procesos de calidad y gestión de riesgos

 Licencias, patentes

 El tiempo dedicado a la gestión del proyecto  La formación del equipo de trabajo

 Auditoría interna y externa  Incumplimiento

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Indice de la presentación

Conceptos

Duración y coste

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Duración y costes

o A veces, puede interesar disminuir la duración de un proyecto incrementando los costes de personal (costes directos), es decir, aumentando el número de personas dedicadas al proyecto

o Pero la disminución de la duración de un proyecto no es proporcional al incremento en los recursos que tenga asignados

o De hecho, a partir de un cierto número de personas asignadas, y por tanto de un valor de los costes directos, la duración del proyecto en lugar de disminuir aumentará.

Costes Directos

Evolución de los Costes Directos

Duración

Costes Directos

Evolución de los Costes Directos

Duración

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Duración y costes

o Los costes indirectos disminuyen conforme disminuye la duración del proyecto

o Si se decide disminuir la duración de un proyecto asignándole más recursos, los costes indirectos disminuirán (pero

aumentarán los directos por los gastos de personal)

Costes Indirectos

Evolución de los Costes Indirectos

Duración

Costes Indirectos

Evolución de los Costes Indirectos

Duración

Duración _Duración

Coste Total

Duración Óptima del Proyecto

Garantiza los costes mínimos

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Conceptos

Duración y coste

Estimación del coste

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o Estimación: “La predicción más optimista que tiene una

probabilidad no nula de ser cierta” – Tom de Marco

o ¿Cómo se puede estimar si no se conoce en detalle el producto final?

o ¿Para qué estimar?

 Llegar a un acuerdo y/o contrato

 Acordar objetivos que se puedan cumplir  Poder realizar un seguimiento del progreso

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o Es uno de los aspectos cruciales de la planificación y gestión

 Los costes excedidos conducen a cancelaciones por parte de clientes y los infraestimados obligan al equipo a trabajar sin compensación económica

o Algunas causas de estimaciones inadecuadas:

 Cambios frecuentes en los requisitos solicitados por los clientes y falta de comprensión de los mismos

 Tareas no identificadas inicialmente

 Análisis insuficiente en la planificación inicial  Falta de coordinación

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Para la mayoría de los proyectos, el factor

fundamental del coste es el esfuerzo

 El esfuerzo es el número de personas-mes

necesarias para desarrollar el proyecto

 Es el factor con mayor incertidumbre, ya que se ve

influenciado por factores como la motivación, la

experiencia, el nivel de formación y otras

características de los miembros del equipo, así

como por el tamaño del mismo

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Técnicas de estimación de esfuerzo

 Tablas de estimación disponibles en la organización  Estimación por analogía

 Análisis de propuestas para licitaciones  Experiencia u opinión de expertos

 Estimaciones descendente o ascendente (Top-Down y Bottom-Up)

 Modelos de regresión o algorítmicos

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Téc nic as de es tim ac ión del es fuerz o  T ablas de es tim ac ión

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Técnicas de estimación de esfuerzo: Experiencia u opinión de expertos

 En su forma más simple, se basa en realizar una estimación del esfuerzo a partir de la experiencia y conocimiento de otras personas

 Técnicas de decisión grupal, mejora la exactitud y el compromiso con las estimaciones obtenidas

 En ocasiones, la estimación se obtiene por los tres valores:

• Varios expertos hacen una predicción optimista (x), pesimista (z) y más probable (y), resultando la estimación de la media de la distribución beta de probabilidades de las estimaciones: (x+4y+z)/6 y la desviación estándar de (x-z)/6

 Técnica Delphi:

• Cada experto realiza individualmente una estimación basándose en su experiencia o en el método que elija

• Se realiza un promedio de las estimaciones y se les comunica

• Cada experto tiene la opción de modificar su estimación a continuación

• El proceso termina cuando ningún experto quiere realizar modificaciones a su estimación

• Durante el proceso, la información puede circular anónimamente o no

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_{Técnicas de estimación de esfuerzo:}_Bottom-Up

o Ventajas

 Más preciso

 Se basa en un análisis detallado del proyecto

 Proporciona una buena base para la monitorización y control del proyecto

o Inconvenientes

 Lleva tiempo y mayor coste realizar la estimación

 Existe mayor tendencia a sobrestimar

 Es importante que el alcance esté bien definido

 El control está en el nivel de ejecución Proyecto (100 €) CC.1 (90 €) CC.2 (10 €) CC.1.1 (40 €) CC.1.2 (40 €) CC.1.3 (10 €) CC.2.1 (5 €) CC.2.2 (5 €)

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_{Técnicas de estimación de esfuerzo:}_Top-Down

o Ventajas  Rápida

 No necesita identificar las actividades

 Menos costosa  El coste global del

proyecto está limitado o Inconvenientes

 Menos preciso

 Se utilizan información de un amuestra de proyectos reducida

 Requiere mucha experiencia para hacerlo bien  Es muy difícil para proyectos con incertidumbres

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Técnicas de estimación de esfuerzo: Modelos de regresión o algorítmicos

 Los primeros intentos de construcción de modelos de coste usaban técnicas de análisis de regresión sobre proyectos anteriores

 Examinando las relaciones entre atributos medidos en muchos proyectos anteriores se construye una ecuación que relacione algunos factores

 Una vez que se ha definido la ecuación base la estimación puede ajustarse mediante otros factores secundarios

 Una ecuación de este tipo es la que relaciona el esfuerzo con el tamaño del producto:

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Técnicas de estimación de esfuerzo: Modelos de regresión o algorítmicos

Representación de la función de densidad de probabilidad

 Los modelos resultantes son no lineales

• Todos son diferentes

• Necesitan que se calibren sus parámetros • Necesitan datos históricos

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o Técnicas de estimación de esfuerzo: Modelos algorítmicos

 Modelos basados en ecuaciones donde el esfuerzo es la variable dependiente y varios factores (experiencia, tipo de sistema, etc.) son las variables independientes

 Estos modelos tienen el aspecto general: • E = (a + b * Sc) * m(X), donde:

S: el tamaño estimado del sistema a, b y c: constantes

X: un vector de factores de coste

m: un multiplicador de ajuste basado en los factores del vector X  Por tanto, estos modelos determinan que el esfuerzo viene dado por:

tamaño del sistema y las características del proyecto, producto, proceso y recursos

 En realidad, estos modelos resuelven un problema creando otro: la estimación del tamaño ya que es un valor clave en la ecuación

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_{Técnicas de estimación de esfuerzo: Modelos no algorítmicos}

o Se basan en la aplicación de algoritmos no deterministas o Las principales técnicas aplicadas son:

• Redes neuronales • Minería de datos

• Programación genética

• Razonamiento basado en casos • Simulación

o En general, los pasos que se siguen son: • Utilizar un conjunto de datos “fiables”

• Preparar el conjunto de datos según la técnica a aplicar • Aplicar la técnica para derivar el modelo de estimación • Evaluar los resultados

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Conceptos

Duración y coste

Elaboración del presupuesto

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o El presupuesto permite determinar el precio final del proyecto y describe cómo serán los gastos en función del tiempo. Se suelen desglosar en conceptos o cuentas de control

o El presupuesto de un proyecto incluye principalmente: Costes de Instalación (facilities), Costes de Personal y Costes de Software

o Se divide generalmente en dos apartados:

 COSTES: se estima el valor de cada uno de los conceptos

• De personal, material, viajes, suministros, hardware, software y otros aspectos (oscilaciones del precio del carburante, cambio de la moneda, etc.). Se pueden detallar según estructura reflejada en WBS  RESERVA: Reserva total del proyecto

 MARGEN DE BENEFICIO: que se calcula:

• Como un porcentaje fijo sobre el valor del proyecto

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¿Qué necesitamos para empezar a elaborar el presupuesto?

o Línea Base del Alcance

o Estimaciones de coste y respaldo de las estimaciones o Cronograma del proyecto

o Disponibilidad de recursos o Acuerdos contractuales o Registro de riesgos

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Ejemplo de plantilla para elaboración de presupuesto1

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Línea Base de Coste (LBC) está formada por el presupuesto acumulado del proyecto

Requisitos de financiación: necesidades de fondos para financiar el proyecto a través del tiempo

3,76% 9,02% 22,56% 18,80% 32,33% 11,28% 2,26% 100% EDT (ID) Paquete de trabajo Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Etapa 4 Etapa 5 Etapa 6 Etapa 7 Total

1.1 Dirección del proyecto 196,05 470,53 1176,32 980,00 1686,05 588,16 117,63 5215,00 1.2 Ejecución del proyecto 303,95 729,47 1823,68 1519,74 2613,95 911,84 182,37 8025,00 1 Desarrollo portal web 500,00 1200,00 3000,00 2500,00 4300,00 1500,00 300,00 13300,00

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Presupuesto LBC Cuentas de Control Presupuesto Paquetes de trabajo Otros conceptos Del Presupuesto ASIGNADO A UNA

CUENTA DE CONTROL _NO_{SE PUEDE ASIGNAR}

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Presupuesto LBC Cuentas de Control Presupuesto Paquetes de trabajo Otros conceptos Del Presupuesto

La reserva total del proyecto debe ser al menos El 10 % del Presupuesto

Reserva de Gestión

Para variaciones del alcance y coste

Reserva de contingencias

Para variaciones tiempo, calidad,…

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Reservas Act.1.1.1 50 € Act.1.1.2 30 € Act.1.1.3 20 € Paquete de trabajo 1.1 100 € Paquete de trabajo 1.n 200 € Cuenta de control 1 300 € Cuenta de control n 400 € Reserva contingencias 200 € Línea Base de Coste 900 € Presupuesto 1.000 € Reserva de gestión 100 € 1 2 3 4 5 6 7 8 + = + + = + =

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Conceptos

Duración y coste

Preparación de la oferta económica

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Preparación de la oferta

o La oferta económica presenta todas las condiciones económicas sobre el producto o servicio que se ofrece

o Los aspectos más importantes que debe recoger son:  Precio de venta del bien o servicio

 Precio de las opciones no contempladas que constituirían una mejora

 Forma de pago: Si se va a distribuir el pago según las fases, la forma en que se hará efectivos los pagos (transferencia, talón, etc.), si habrá financiación y su tipo, etc.

 Tiempo de validez de la oferta  Impuestos

 Otros aspectos, como: • Fecha de comienzo

• Sujeto a variaciones del $, €, carburantes, etc. • Porcentaje que se pagaría en caso de cancelación • Penalización al contratante por retraso en los pagos