UNIVERSIDAD TECNÓLOGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
CONTABILIDAD Y AUDITORIA, CPA
TESIS PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADO EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TEMA:
“ELABORACIÓN DE UN MANUAL CONTABLE Y OPERATIVO PARA EL ÁREA DE CARTERA DE LA EMPRESA TELEAMAZONAS”
ELABORADO POR:
CARMEN CRISTINA TAPIA PORTILLA
DIRECTOR:
ING. FERNANDO BORJA
QUITO- ECUADOR
DECLARACIÓN DE AUTORIA
Yo, Carmen Cristina Tapia Portilla declaro bajo juramento ser la autora del presente trabajo y me responsabilizo de los criterios y opiniones expresadas en él mismo, como producto de la investigación realizada por mí. De la misma forma cedo mis derechos de autor a la Universidad Tecnológica Equinoccial, según lo establecido por la ley de propiedad intelectual, por su reglamento y normatividad institucionalidad vigente.
Carmen Cristina Tapia Portilla
CERTIFICACIÓN
Yo FERNANDO MARCELO BORJA, en mi calidad de Tutor del Proyecto de Investigación, nombrado por el Director de Educación a Distancia de la Universidad Tecnológica Equinoccial, matemático Mauricio García.
CERTIFICO:
Haber dirigido, revisado y analizado el Proyecto de Investigación con el tema: “ELABORACIÓN DE UN MANUAL CONTABLE Y OPERATIVO PARA EL
ÁREA DE CARTERA DE LA EMPRESA TELEAMAZONAS”, presentado por
Carmen Cristina Tapia Portilla como requisito previo para optar por título Licenciado en Contabilidad y Auditoría.
ING. FERNANDO BORJA BORJA, Msc
DEDICATORIA
El presente trabajo se lo dedico a mi familia; mi madre que con su trabajo
me a dado ejemplo de lucha y fortaleza al enfrentar la vida, a mi padre por
su apoyo incondicional. A mi hermana quien a pesar de ser la menor
siempre me ha mostrado que con la constancia todo es posible. A ellos
que con su amor y cariño me han apoyado en cada momento de mi vida
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios que con su bendición me dio la fortaleza de cumplir
mis sueños y metas y por todas sus bendiciones. A mi familia por su
apoyo incondicional y el gran amor que siempre me han brindado.
Agradezco a mi director por la paciencia y el conocimiento los cuales me
TABLA DE CONTENIDOS
RESUMEN EJECUTIVO ... 1
CAPÍTULO 1 ... 2
1 ANTECEDENTES ... 2
1.1 INTRODUCCIÓN ... 2
1.2 PROBLEMATIZACIÓN ... 3
1.2.1 Planteamiento ... 3
1.2.2 Formulación ... 3
1.2.3 Directrices ... 4
1.3 OBJETIVOS ... 5
1.3.1 Objetivo General ... 5
1.3.2 Objetivo Especifico ... 5
1.4 JUSTIFICACIÓN ... 5
1.5 IDEA A DEFENDER ... 6
1.6 VARIABLES ... 7
1.6.1 Variable Independiente; ... 7
1.6.2 Variable Dependiente;... 7
CAPÍTULO 2 ... 8
2 MARCO TEÓRICO ... 8
2.1 SERVICIO ... 8
2.2 DEFINICIONDE CONTABILIDAD ... 9
2.3 INGRESOS ... 11
2.4 CUENTAS POR COBRAR ... 13
2.5 CONTROL INTERNO ... 16
2.5.1 Objetivos del Control Interno área Ingresos.- ... 20
2.6 MANUALES, POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS ... 22
2.6.1 Crédito ... 23
2.6.2 Política de Crédito ... 26
CAPÍTULO 3 ... 28
3 DISEÑO DE INVESTIGACIÓN ... 28
3.1 TIPOS DE INVESTIGACIÓN ... 28
3.2 MÉTODO DE LA INVESTIGACIÓN ... 28
3.3 POBLACION Y MUESTRA ... 29
3.5 ENTREVISTA ... 31
3.6 ENCUESTA ... 32
3.7 DISEÑO FORMULARIO ENCUESTACUESTIONARIO... 34
3.8 RECOLECCION DE INFORMACIÓN ... 35
3.9 PLAN DE PROCESAMIENTO U ANALISIS DE INFORMACIÓN ... 35
CAPÍTULO IV ... 36
4 DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL... 36
4.1 ANÁLISIS DE RESULTADOS ... 36
4.1.1 Análisis de la Encuesta ... 36
4.1.2 Análisis de la Entrevista ... 42
4.1.3 Diagnostico General de la Entrevista ... 51
4.1.4 Análisis de la Situación Actual ... 52
4.1.5 Análisis de las Políticas Actuales ... 59
CAPÍTULO V... 67
5 PROPUESTA ... 67
5.1 ALCANCE MANUAL ... 67
5.2 OBJETIVOS ... 67
5.3 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DE CARTERA ... 68
5.4 ORGANIGRAMA ... 68
5.4.1 Descripción de Cargos ... 69
5.4.2 Descripción de Funciones ... 70
5.5 POLÍTICAS DE CARTERA ... 71
5.5.1 Continuidad... 71
5.5.2 Crédito ... 72
5.5.3 Facturación ... 73
5.5.4 Cobranza ... 73
5.5.5 Canjes ... 74
5.6 PROCESOS DEL ÁREA DE CARTERA ... 74
5.7 Tipos de Facturas de acuerdo al Servicio que se Presta ... 76
5.7.1 Proceso y Contabilización Factura Normal Publicidad en Pantalla ... 76
5.7.2 Proceso y Contabilización Factura Prepago Pantalla ... 78
5.7.3 Consumo Facturas Prepago ... 79
5.7.4 Facturación Otras ... 80
5.8 MANEJO CONTABLE DE CARTERA ... 82
5.8.2 Reportes de Control ... 84
5.9 PROCESO DE COBRANZA ... 86
5.9.1 Cobranza Price Agencias ... 88
... 89
5.10 PROVISION DE CUENTAS INCOBRABLES ... 94
5.11 FACTORING DE CARTERA ... 97
5.11.1 Ventajas del Factoring ... 100
6 CAPÍTULO VI CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 101
6.1 CONCLUSIONES ... 101
6.2 RECOMENDACIONES ... 102
7 BIBLIOGRAFÍA ... 103
8 NETGRAFIA ... 104
9 NORMATIVA ... 104
10 ANEXOS ... 105
10.1 ANEXO 1 Parrilla ... 105
10.2 ANEXO 2 Tarifas ... 106
10.3 ANEXO 3. Solicitud de Crédito Y Calificación de Crédito ... 107
10.4. ANEXO 4. Orden Comercial ... 109
10.4 ANEXO 5 Comprobantes de Venta y Retención... 110
10.5 ANEXO 6 Formato de Factoring ... 118
10.6 ANEXO 8. ... 125
Primera Carta de Cobro ... 125
Segunda Carta de Cobro ... 126
INDICE DE TABLAS
Tabla 1 : Población ... 30
Tabla 2: Formato Entrevista Continuidad ... 31
Tabla 3: Formato Entrevista Gerencia Financiera ... 32
Tabla 4: Población ... 33
Tabla 5 : Pregunta N º1 ... 37
Tabla 6: Pregunta Nº 2 ... 38
Tabla 7 : Pregunta N º 3 ... 39
Tabla 8 : Pregunta N º 4 ... 40
Tabla 9 : Pregunta N º 5 ... 41
Tabla 10: Ventas Anuales ... 53
Tabla 11: Ventas 2013 ... 54
Tabla 12 : Agencias de Publicidad ... 54
Tabla 13: Clientes ... 55
Tabla 14 : Estado de la Cartera ... 56
Tabla 15: Clientes Vencidos Tabla 16: Canjes Vencidos ... 56
Tabla 17: Agencias Vencidas ... 58
Tabla 18: Asiento Agencia ... 77
Tabla 19: Cliente Directo ... 77
Tabla 20: Canje ... 78
Tabla 21 : Asiento Prepago Agencias ... 79
Tabla 22: Asiento Prepago Directo y Canje ... 79
Tabla 23: Asiento Reclasificación ... 79
Tabla 24: Asiento Facturas Otras ... 80
Tabla 25: Cuentas de Ingreso ... 81
Tabla 26: Cuadre de Impuestos ... 85
Tabla 27: Asiento Registro Ingreso Agencias... 90
Tabla 28: Asiento Registro Ingreso Cliente Directo ... 90
Tabla 29: Asiento Cruce Canje Cartera ... 91
Tabla 30: Asiento cruce Proveedores ... 91
Tabla 31: Asiento cruce Tarjeta de Crédito ... 92
Tabla 32 : Asiento Ingreso Banco Tarjeta de Crédito ... 92
Tabla 33: Asiento Cheques Revocados ... 92
Tabla 34: Asiento Provisión Cuentas Incobrables ... 96
Tabla 35: Asiento baja Cartera ... 96
INDICE DE GRAFICOS Gráfico 1: Pregunta N° 1 ... 37
Gráfico 2 : Pregunta Nº 2 ... 38
Gráfico 3 : Pregunta N º3 ... 39
Gráfico 4 : Pregunta N 4 ... 40
Gráfico 5 : Pregunta N º 5 ... 41
Gráfico 6 : Proceso de Continuidad ... 44
Gráfico 7 : Proceso de Facturación ... 48
Gráfico 8 : Proceso Cobranza Agencia ... 49
Gráfico 10 : Estructura Administrativa del Departamento de Cartera ... 68 Gráfico 11: Departamento de Cartera ... 68 Gráfico 12: Proceso de Facturación ... 75 Gráfico 13: Tipos de Facturas ... ¡Error! Marcador no definido.
Gráfico 14: Proceso de Cobranza ... ¡Error! Marcador no definido.
Pág. 1 RESUMEN EJECUTIVO
Pág. 2 CAPÍTULO 1
1 ANTECEDENTES
1.1 INTRODUCCIÓN
El presente proyecto se basa en una propuesta para la elaboración de un manual contable, operativo para el área de cartera de la empresa Teleamazonas para esto se realizará una investigación donde se analizará los procedimientos y políticas actuales, además se recopilará información sobre la situación actual proponiendo alternativas de mejoramiento.
El alcance de la investigación será el área Comercial-Administrativa ya que están relacionadas con el departamento de cartera objeto de esta investigación.
En el desarrollo del proyecto se utilizará información proporcionada por la empresa además se empleará las diversas técnicas y herramientas de la investigación para que luego de procesado los datos se pueda emitir conclusiones y recomendaciones.
Pág. 3
1.2 PROBLEMATIZACIÓN
1.2.1 Planteamiento
El departamento de Cartera de Teleamazonas, cuenta con 2 personas las cuáles se encargan exclusivamente del proceso desde la emisión de la factura hasta la cobranza de la misma, conjuntamente con los recaudadores, además se encuentran respaldadas por la Asociación de Canales de Televisión compuesta por varios canales del Ecuador y direccionada por una entidad mediadora que es la para la mejor gestión de cobro.
Para el correcto funcionamiento esta área depende del departamento de Continuidad donde generan las órdenes de publicidad para poder facturar el mismo que lo hace previa negociación de venta. Actualmente no existe un registro por escrito que determine procedimientos y políticas generales sino que se basan en conocimientos adquiridos por el personal, de disposiciones establecidas por la administración que rigen desde hace varios años y muchas veces no se las respetan pues no existe ninguna sanción ni registros de dicha política. Adicionalmente los conocimientos del manejo del sistema se basan en destrezas adquiridas por el personal más antiguo, no existiendo un documento que permita capacitarse al nuevo personal. El área de cobranzas y facturación es uno de los más importantes, porque de su buen manejo depende evitar sanciones tributarias, además de proporcionar información oportuna.
1.2.2 Formulación
Pág. 4
departamento contable de Teleamazonas?
¿Qué medidas podría establecer para mejorar el departamento de Cartera?
¿Qué procesos cambiarían para tener un departamento más eficiente?
¿Cuáles son las estrategias de cobranza que utiliza Teleamazonas para la recuperación de cartera?
1.2.3 Directrices
Pág. 5
1.3 OBJETIVOS
1.3.1 Objetivo General
Elaborar un manual que detalle procedimientos, políticas para el control contable y operativo del departamento de Cartera en empresa la Teleamazonas.
1.3.2 Objetivo Especifico
Analizar las políticas y procedimientos actuales;
Documentar el manejo del sistema Insof de cobranzas y facturación para evitar errores, capacitando al personal futuro;
Detallar el proceso contable del manejo de las cuentas contables que se involucran en este proceso;
Analizar el aspecto tributario vigente utilizado por la empresa, verificando el buen manejo de este; y,
Determinar los cambios incurridos con la implantación de las NIIF´S en el área de cartera.
1.4 JUSTIFICACIÓN
Pág. 6
evitando crear puestos indispensables.
El aspecto tributario es un tema muy delicado y por eso la importancia de qué exista documentación y un análisis de las disposiciones tributarias que rigen la empresa.
Contablemente debe cumplir con las NIFS, se debe documentar los cambios realizados, las políticas contables, por lo que la existencia de un manual en esta empresa es indispensable para tomarlo como base en la determinación de falencias, logrando plantear nuevas estrategias que permitan ser más eficientes. Las nuevas políticas y procedimiento ayudaran á disminuir la cartera vencida, logrando actuar a tiempo en la toma de decisiones.
1.5 IDEA A DEFENDER
Pág. 7
1.6 VARIABLES
Existen las siguientes clases de variables.
1.6.1 Variable Independiente;
Elaboración de un manual de procedimientos y política en el área de cartera.
1.6.2 Variable Dependiente;
* Optimización de proceso
* Minimización de riesgos
* Facilidad para el adiestramiento y capacitación del personal.
* Mejoramiento de la coordinación de actividades
* Documentación del funcionamiento interno
Pág. 8 CAPÍTULO 2
2 MARCO TEÓRICO
2.1 SERVICIO
Servicio.- es un conjunto de capacidad organizativa especializada que se utilizan para proporcionar valor a los clientes en forma de servicios. (TSO, 2009, pág. 13).
El servicio que ofrece Teleamazonas es publicidad en televisión, donde el cliente puede promocionar sus productos mediante comerciales transmitidos en cualquier programa de acuerdo a la parrilla de programación establecida
semanalmente por el canal. ANEXO 1
Tipos de Servicio Publicitario en televisión:
1. Sobreimposición 2. Cortinillas
3. Comerciales
4. Avances auspiciados 5. Capsulas de presentación 6. Menciones
Pág. 9
2.2 DEFINICIONDE CONTABILIDAD
(Ayaviri Garcia, 1992, p. 10) Dice; “La Ciencia y/o técnica que enseña a clasificar y registrar todas las transacciones financieras de un negocio o empresa para proporcionar informes que sirven de base para la toma de decisiones sobre la actividad.”
El autor reafirma que la contabilidad es la base fundamental para tomar decisiones.
(Saez Torrecilla & Gomez Aparicio, 2001, p. 38) Dice; “Conjunto de conocimientos científicamente obtenidos y las técnicas derivados de ellos que a través de la elaboración, comunicación, auditoria y análisis e interpretación de la información relevante acerca de la situación y evolución económica y financiera de la empresa permiten que tanto las terceras personas interesados así como los directivos de la empresa puedan tomar decisiones”.
En cambio en esta definición se enfoca al análisis e interpretación de la información económica coincidiendo que esto ayuda a la toma de decisiones.
(Leiva Rendón, 2001, p. 25) Dice; “La contabilidad es una herramienta
de trabajo que nos permite aplicar un adecuado control del manejo y utilización de los recursos empresariales, partiendo del registro metódico y pormenorizado de todos los eventos que representen manejo de los recursos que se dispone”.
Pág. 10
(Bravo Valdivieso, 2000, p. 1) Dice;“ Se puede conceptuar a la contabilidad como un campo especializado de la ciencias administrativas, que se sustenta en principios y procedimientos generalmente aceptados, destinados a cumplir con los objetivos: análisis, registro y control de las transacciones en operaciones realizadas por una empresa o institución en funcionamiento, con las finalidades de informar e interpretar las situación económica financiera y los resultados operacionales alcanzados en cada periodo o ejercicio contable, durante toda la existencia permanente de la entidad.
Este concepto es más completo y habla de principios y procedimientos establecidos y aceptados y el análisis de transacciones e interpretación durante un ejercicio contable.
Existen varias ramas de la contabilidad:
Contabilidad Financiera.- se expresa en términos cuantitativos y monetarios y se desenvuelve en una entidad.
Contabilidad Administrativa.- orientada al análisis de las necesidades administrativas y orientadas a facilitar las funciones administrativas de planeación y control.
Pág. 11
2.3 INGRESOS
(Hansel Holm, 2009, pág. 276) Nos define:
Ingreso Ordinario es: la entrada bruta de beneficios económicos, durante el
ejercicio, surgidos en el curso de las actividades ordinarias de una empresa, siempre que la entrada de lugar a un aumento del patrimonio que no esté relacionada con las aportaciones de los socios.
(Hansel Holm, 2009, pág. 272) Indica; de acuerdo a la Nic 18 son ingresos ordinarios aquellos que son procedentes de las siguientes transacciones:
1. La venta de productos 2. Prestación de servicios
3. Y el uso, por parte de terceros, de activos de la empresa que produzcan in
4. Intereses, regalías y dividendos
Medición de Ingresos
Los ingresos deben medirse siempre a su valor razonable.
Valor Razonable.-Es el valor del activo recibido o por recibir, valor recibido o
por recibir por acuerdo entre la empresa y el comprador o usuario del activo.
Venta a Plazos: Existe devengamiento por el bien transferido o el servicio
Pág. 12
Ingreso por devengar o diferido: Servicio aún no prestado o bien aún no
transferido (No hay devengamiento)
DEVENGO
Las transacciones y hechos se reconocen cuando ocurren (y no cuando se recibe o paga dinero u otro equivalente de efectivo) y se registran en libros en los ejercicios con los cuales se relacionan (Colegio de Contadores de Pichincha, 2009)
Ingresos por prestación de servicios
Los ingresos por prestación de servicios solo se reconocerán si se cumplen con todas las siguientes condiciones:
• El monto del ingreso puede ser medido confiablemente
• Es probable que los beneficios económicos fluyan a la empresa.
• El plazo de cumplimiento de las transacciones a la fecha de balance puede ser medidos confiablemente.
Pág. 13
2.4 CUENTAS POR COBRAR
(Gerardo, 2008, pág. 268) Son recursos económicos que son propiedad de una organización, los cuales generan un beneficio el futuro.
Tipo de cuentas;
Clientes.- son cuentas que se derivan del giro del negocio
Documentos por cobrar.-cuenta integrada por los documentos
pendientes de cobro que surgen por la prestación del servicio
Funcionarios y empleados; son las cuentas o documentos que se
originan por préstamos otorgados a los empleados o funcionarios de la empresa
Deudores diversos; son los documentos que se originan por
transacciones distintas a la actividad de la empresa
Control Contable de Clientes.-Es el saldo y movimientos por cada cliente
de lo que debe a la compañía, es un registro individual.
Recuperación de Cartera
(Fierro, 2007, pág. 137) Nos dice,” la cartera de se recupera de acuerdo al estado en que se encuentre y de la gestión de cobro que realice la empresa, bien por vía de la persuasión o cobro judicial”.
Cartera no vencida.- La cartera que está dentro de los plazos de pagos
Pág. 14
Cartera vencida.- cuando la recaudación a sobrepasado el plazo
establecido y se recurre al cobro persuasivo
Cartera incobrable.- cuentas que adquieren el carácter de dudosas o
incobrables, esto es reportado por el gestor de cartera y aprobado por la gerencia.
Reapertura de cuentas de clientes.- cuando una cuenta se había realizado
el registro como incobrable puede cobrarse, por lo que en este caso debe reversarse el asiento
Documentos Formales
Son considerados documentos formales entre otros, la letra de cambio, el pagare y el cheque la denominación de formales es decir se caracterizan por ser ejecutivos, es decir gozar de cauce e procedimiento judicial.
Descuentos en Precios de Venta (Horngren, 1993, págs. 258, 259)
“Existen 2 tipos de descuentos sobre el precio de venta
Descuentos comerciales y descuentos en efectivo
1.- Descuentos Comerciales.- aplican reducciones en el precio bruto a un
tipo particular de cliente de acuerdo a la política de la compañía.
Pág. 15
Financiamiento de Cartera
(Fierro, 2007, págs. 120, 121) Que existen 3 modalidades de financiación:
El descuento.- En el descuento la operación se soporta en un efecto
comercial no vencido, ya sea una letra de cambio, un pagaré o un recibo negociable. En el descuento comercial el límite de financiación se establece en función de la solvencia de librador y librado, es decir, tanto de la empresa que solicita la financiación como de su cliente.
El descuento comercial no prevé la cobertura del riesgo de impago, siendo una operación que se realiza siempre salvo buen fin. En caso de impago del efecto comercial, el mismo se cargará en la cuenta de la empresa que ha solicitado su anticipo.
http://www.gestoresderiesgo.com/cobros-y-recobros/seis-diferencias-entre-factoring-y-descuento-comercial; Cantalapiedra Arenas Mario, 22 /09/ 2014
Factoring .- es una operación por la que una empresa cede las facturas generadas por sus ventas a una compañía de ”factoring” para que se ocupe de su gestión de cobro, pudiendo además solicitar un conjunto de servicios de carácter financiero, administrativo y comercial, entre los que se encuentra el pago anticipado de las facturas. En el factoring podemos distinguir las siguientes figuras:
Cedente: empresa que contrata los servicios de factoring cediendo sus
facturas de clientes.
Factor: compañía de factoring que adquiere las facturas asumiendo su
Pág. 16
entidades de crédito suelen tener segmentos especializados en proporcionar este servicio.
Clientes: empresas a las que vende el cedente obligadas al pago de las
facturas.
http://www.expansion.com/diccionario-economico/factoring.html, Cantalapiedra Arenas Mario, 22 de septiembre 2014
Titularización.- consiste en la venta, a través de títulos o bonos, de
parte de los activos improductivos de una compañía.
http://www.monografias.com/trabajos72/titularizacion-activos/titularizacion-activos.shtml, Valdivia Valdivia Alexis, 22 /09/ 2014
2.5 CONTROL INTERNO
(Fonseca Borja, 1987, p. 15) “El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para la protección de sus activos, obtención de información financiera correcta y segura, la promoción de eficiencia de la operación y la adhesión a las políticas prescritas por la dirección. Esta definición reconoce que el sistema de control interno se extiende más allá de las funciones que directamente corresponden a los departamentos contables y financieros”.
Pág. 17
mediante procedimientos y políticas para que las operaciones de la empresa se manejen de manera más segura y eficiente.
(Estupiñan Gaitàn, 2008, p. 7) “Control Interno Administrativo; existe un solo sistema de control interno, el administrativo, que es el plan de organización que adopta cada empresa con sus correspondientes procedimientos y métodos operacionales y contables para ayudar mediante el establecimiento de un medio adecuado, al logro del objetivo administrativo de:
* Mantenerse informado de la situación de la empresa;
* Coordinar sus funciones;
* Mantener una ejecutoria eficiente;
* Determinar si la empresa está operando conforme a las políticas establecidas
* Asegurar de que se está logrando los objetivos establecidos.
Para verificar el logro de los objetivos de la administración establece:
* El control del medio o ambiente de control
* El control del sistema de información y comunicación
* El control de evaluación del riesgo
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* El control de sus actividades¨
El control interno administrativo abarca como se detallo anteriormente una serie de controles en cada actividad de los procesos de la organización con el único objetivo de ser más eficiente.
(Estupiñan Gaitàn, 2008, p. 7) El Control Interno Contable.-Como
consecuencia del control administrativo sobre el sistema de información surge, como un instrumento, el control interno contable, con los siguientes objetivos:
* Que todas las operaciones se registren: oportunamente, por el importe correcto en las cuentas apropiadas, y en el periodo contable en que se llevan a con el objeto de permitir la preparación de estados financieros y mantener el control contable de los activos.
* Que todo lo contabilizado exista y que lo que exista este contabilizado, investigando cualquier diferencia para adoptar la consecuente y la apropiada acción correctiva
* Que las operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones generales y específicas de la administración
* Que el acceso de los activos se permita solo de acuerdo con autorización administrativo
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Como podemos comparar el Control Interno administrativo es un análisis de las actividades de manera global de la empresa y el Control interno contable solo se orienta la contabilidad de la empresa.
(Estupiñan Gaitàn, 2008, pp. 135-136)“Particularidades del Control
Interno.-Las características o atributos principales de este ciclo son:
Funciones especiales: cuentas a cobrar, concesión de créditos, entrada de pedidos, despachos y embarques, facturación, ingreso del efectivo, costo de ventas, gestión de cobro, registro de comisiones, garantías, etc.
Asientos contables: ventas, costos de ventas, ingresos a caja, devoluciones y rebajas, descuentos pronto pago, provisiones para cuentas dudosa, castigo y recuperaciones de deudas dudosas comisiones, obligaciones por impuestos, acumulación de gastos o ingresos extraordinarios.
Documentos y formas: se destacan pedidos a clientes, órdenes de ventas, órdenes de embarques, facturas de ventas, avisos de remesas, formas para ajustes y reconocimientos de embarques.
Pág. 20
Enlaces con otros ciclos: las conexiones de este ciclo hacia los demás están dadas con el de tesorería, por el aspecto de los ingresos a caja; con el ciclo de transformación, por los embarque; con el ciclo financieros, en que concierne a resúmenes d actividades (asientos contables. etc.)”
2.5.1 Objetivos del Control Interno área Ingresos.-
Los objetivos principales a obtener en este ciclo son los siguientes;
Autorización.- toda actividad debe tener el debido proceso de autorización que permita determinar una responsabilidad y aceptación
Procesamiento de Transacciones.- se procesara solo lo autorizado y revisado Facturación.- La facturación debe realizarse oportunamente y de manera controlada
Clasificación.- cada asiento contable de servicio o producto debe estar clasificado de acuerdo a las directrices establecidas por la empresa para permitir una información confiable
Verificación y Evaluación. Es indispensable verificar que las disposiciones dadas están siendo cumplidas.
Protección Física. El acceso al efectivo o cuentas de ingreso debe ser de acuerdo a lo establecido por los directivos
(Meigs & Meigs, 1986, p. 171) “La Estructura Contable.-para lograr el control interno por medio de la separación de deberes, el sistema contable debe ser capaz de medir la actuación y la eficiencia de las unidades individuales de la organización. Un sistema contable con esta capacidad debe incluir:
Pág. 21
1. Un cuadro de cuentas, clasificado de acuerdo a las
responsabilidades de los supervisores individuales y de los empleados clave.
2. Un manual de políticas y procedimientos contables, y unos
cuadros de flujo que describan los métodos establecidos para procesar las transacciones
3. Un pronóstico financiero, que consiste en un plan detallado
de las operaciones, con estipulaciones para informes y análisis oportunos de las variaciones entre la situación real y estándares presupuestales.
4. Un sistema de costos de fabricación, si es adecuado para
la industria “.
Esto nos indica la manera en que se debe llevar un control interno contable dentro de una empresa y como debe estar compuesta y lo esencial que es para que las actividades se realicen de manera eficiente.
Pág. 22
2.6 MANUALES, POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
El Manual de procedimientos de acuerdo a Publicalpha (2013, marzo): “Es un documento que contiene un serie de actividades para realizar una tarea específica. Estos documentos los hay de varios tipos:
• manuales de procedimientos
• manuales de instrucciones de Trabajo • manuales de políticas
• manuales de funciones • entre otros
Qué es un Manual de Procedimientos
Un manual de procedimientos es un documento que contiene la descripción de actividades y/o tareas que deben seguirse a lo largo de un proceso.
El manual puede incluir los puestos y/o unidades de negocios que intervienen en determinado procedimiento.
Es común que los manuales de procedimientos contengan formularios, políticas, instructivos y/o documentos con detalle accesible que apoyen el desarrollo de las actividades contenidas en dicho manual”·
http://publicalpha.com/que-es-un-manual-de-procedimientos-y-su-utilidad/14/04/2013
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desperdicio de recursos, estos pueden ser de tiempo , dinero. Además nos permitirá una descripción estructura y ordenada de las tareas, requisitos y responsables de cada proceso, ayudando a la capacitación del personal
Gomez.E (2010). Publica; “Contenido del manual de procedimientos;
1. Título y código del procedimiento.
2. Introducción: Explicación corta del procedimiento.
3. Organización: Estructura micro y macro de la entidad.
4. Descripción del procedimiento; Objetivos del procedimiento, normas
aplicables al procedimiento, requisitos, documentos y archivo, descripción de la
operación y sus participantes, gráfico o diagrama de flujo del procedimiento.
5. Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.
6. Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento, Informes:
Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.
7. Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de
autocontrol”.
http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/26/manproc.htm/ 14/04/2013
El articulo detalla cada elemento que debe contener el manual desde el titulo hasta la supervisión y evaluación, todos estos elementos nos permitirán obtener un manual útil para la toma de decisiones de gerencia.
2.6.1 Crédito
Pág. 24
para referirse a las transacciones que implican una transferencia de dinero que debe devolverse transcurrido cierto tiempo. Por tanto, el que transfiere el dinero se convierte en acreedor y el que lo recibe en deudor; los términos crédito y deuda reflejan pues una misma transacción desde dos puntos de vista contrapuestos. Finalmente, el crédito implica el cambio de riqueza presente por riqueza futura.
http://www.eumed.net/libros-gratis/2006b/cag3/1f.htm/11-04-2013
De acuerdo al concepto dado podemos decir que en crédito es una operación en el que se otorga un tiempo para que el cliente cancele su obligación esto es un acuerdo mutuo y por un tiempo establecido. En el caso de Teleamazonas en la mayoría de la cartera que poseemos nos manejamos con crédito para dar mayor facilidad a nuestros clientes de adquirir nuestra publicidad.
Existe muchos tipos de créditos; financieros, comerciales, hipotecarios, En la empresa se maneja el crédito comercial en mayor relevancia, también existe tipos de plazo que son; a corto, a mediano o a largo plazo. La garantía de del crédito puede ser; personal o prendaria. (Personal quiere decir que la garantía es su firma, y Prendaría que existe un bien como respaldo del crédito)
Faxas del Toro, Pavel. (2011) Un análisis de cartera se refiere
principalmente al listado de clientes que toda empresa tiene; el análisis se debe hacer por medio de técnicas de control sobre los clientes que se pueden clasificar de acuerdo a los límites de crédito que la compañía ha otorgado.
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satisfactoriamente y oportunamente con sus pagos ya que si no, se deben ir desechando aquellos que no han cumplido con lo establecido y también de acuerdo a las políticas de control que la empresa tenga ya establecidas.
Un análisis se puede hacer al verificar y comparar el límite de crédito aprobado de un cliente, con la suma de las cuentas por pedido actual.
Pág. 26
2.6.2 Política de Crédito
La política de crédito es un proceso que comprende las actividades encaminadas a la decisión de conceder crédito a clientes y aquellas encaminadas a recuperarlas, que permita elevar al máximo el rendimiento sobre la inversión, es importante destacar que, una aplicación errónea de una buena política de crédito, o la adecuada instrumentación de una deficiente política no produce nunca resultados óptimos.
Las Cinco C del Crédito;
• Carácter: Se refiere a la probabilidad de que los clientes traten de pagar sus
obligaciones. El historial de pagos anteriores, así como cualquier juicio legal resuelto o pendiente contra el solicitante se utilizan para evaluar su reputación.
• Capacidad: Es la posibilidad del solicitante para pagar sus deudas. El análisis
de los estados financieros, destacando sobre todo la liquidez y la razón de endeudamiento, se lleva a cabo para evaluar la capacidad del solicitante. También puede complementarse este por la observación física de sus activos.
• Capital: Viene dado por la solidez financiera del solicitante, que se refleja por
su posición de propietario, a menudo se realizan análisis de la deuda del solicitante, en relación con el capital contable sus razones de rentabilidad para evaluar su capital.
• Colateral: consiste en la cantidad de tiempo que el solicitante tiene disponible
Pág. 27
general del solicitante así como el cálculo del valor de sus activos ayudan a evaluar su garantía colateral.
• Condiciones: está relacionado con el impacto que ejercen las
tendencias económicas generales sobre la empresa o sobre desarrollos especiales en cierta área de la economía y pueden influir en la capacidad del cliente para cumplir con sus obligaciones”
http://www.eumed.net/cursecon/ecolat/cu/2011/pjft.htm/11-04/2013
Pág. 28 CAPÍTULO 3
3 DISEÑO DE INVESTIGACIÓN
3.1 TIPOS DE INVESTIGACIÓN
La investigación Permite la elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas.
El tipo de investigación a utilizar será la descriptiva, ya que se analizará a fondo todos los procedimientos y características actuales del departamento de cartera con el propósito de documentarlas.
También se utilizara una investigación de campo; para tomar contacto en
forma directa con la realidad, analizando los acontecimientos actuales que ocurren con cada funcionario que interviene para el cumplimiento de los objetivos del departamento de facturación y cobranzas y encontrar aquellos problemas que no permiten su eficiente desempeño
3.2 MÉTODO DE LA INVESTIGACIÓN
En esta investigación el Método de Observación científica utilizado será él:
Análisis.- En el cuál se examinará los diferentes procedimientos realizados
Pág. 29
Síntesis.- Mediante el cual se pueda tener el conocimiento y evaluar el
problema actual y permitirnos la herramienta de aplicar recomendaciones y conclusiones
Estadísticos.- Con la información recopilada se presentará datos estadísticos
de tiempos en procesos y errores producidos.
3.3 POBLACION Y MUESTRA
Pág. 30
Tabla 1 : Población
3.4 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS
Las técnicas e instrumentos que se utilizaran serán las siguientes;
N ª cargo Nombre Funciones
1 GERENTE FINANCIERO JOSE GUERRERO Responsable el area financiera,Administrativa, Recursos Humanos, Sistemas, Pagina web 2 CONTADOR MARCELO NAVAS Responsable del Area de Contabilidad 3 SUBCONTADORA AMPARA CRUZ Respalda al Contador e impuestos. 4 TESORERO 1 MOREJON VERONICA Encargada de caja chica y Bancos 5 TESORERO 2 VASQUEZ EDWIN Registro de facturas y pagos de proveedores 6 JEFE DE CARTERA CRISTINA TAPIA Responsable el area de cartera
7 ASISTENTE DE CARTERA SILVIA QUIJIJE Encargada de facturaciòn 8 ASISTENTE CONTABLE ANGEL CARRERA Registro de Liquidaciones de Viaje 9 ASISTENTE CONTABLE JUAN CARLOS VILLAMAR Realizacion de anexos contables
10 GERENTE COMERCIAL MARGARITA DAVALOS Responsable el Area de Ventas y continuidad 11 SUBGERENTE DE CONTINUIDAD MARINA JARAMILLO Responsable Area De Continuidad 12 Supervisior de Continuidad Daniel Carranza Supervisa registro de pautas nivel nacional 13 Asistente de Continuidad Quito1 Andrea Perez Registra Las Pautas de Publicidad 14 Asistente de Continuidad Quito2 Daniela Barva Registra Las Pautas de Publicidad 15 Asistente de Continuidad Quito3 Joselyn Vergara Registra Las Pautas de Publicidad 16 Asistente de Continuidad Guayquil 1Marcela Perez Registra Las Pautas de Publicidad 17 Asistente de Continuidad Guayquil 2Mariuxi Fuertes Registra Las Pautas de Publicidad 18 Asistente de Continuidad Guayquil 3Soraya Bermudez Registra Las Pautas de Publicidad 19 Asistente de Ventas Nancy Salasar Asitente de Gerencia Comercial 20 JEFE DEVENTAS QUITO Monica Plaza Responsable area de Vtas QUITO 21 VENDEDOR AGENCIAS Quito 1 Soraya Loaiza Venta de Publicidad
22 VENDEDOR AGENCIAS Quito 2 Alba Murguetio Venta de Publicidad 23 VENDEDOR AGENCIAS Quito 3 Andrea Pasmiño Venta de Publicidad 24 VENDEDOR CLIENTES DIRECTOS Quito 1Geovana Cordova Venta de Publicidad 25 VENDEDOR CLIENTES DIRECTOS Quito 2Carlos Tapia Venta de Publicidad
26 JEFE DE VENTAS GUAYQUIL Gabriel Ruiz Responsable area de Vtas QUITO 27 VENDEDOR AGENCIAS Gyq 1 Katia Espinoza Venta de Publicidad
28 VENDEDOR AGENCIAS Gyq 2 Lorena Hernandez Venta de Publicidad 29 VENDEDOR AGENCIAS Gyq 3 Fernanda Bastidas Venta de Publicidad 30 VENDEDOR CLIENTES DIRECTOS Gyq 1Diana Ximense Venta de Publicidad 31 VENDEDOR CLIENTES DIRECTOS Gyq 2Deysi Perez Venta de Publicidad 32 Jefe Pagina Web Soraya Proaño Responsble pagina web 33 Vendedor pagina Web Jose Salinas Responsable de ventas pagina web 34 Gerente de Marketing Soraya Proaño Responsable area de Marketing 35 Asistente de Marketing canjes Sofia Calvache Responsable publicidad medios 36 Asistente de Marketing 2 Sandra Teran Promocionales
37 Asistente de Marketing 3 Sofia Olmedo Promocionales
38 Gerente de RRHH Tatiana Teran Responsable del area de Recursos humanos 39 Asistente de Nomina Evelyn Vaca Registro de Nomina
40 Aistente de Selección Hana Jimenez Selección de Personal 41 Vestuarista Quito Gabriela Perez Encargada del vestuario e imagen 42 Vestuarista Gayaquil Michell Pincay Encargada del vestuario e imagen
POBLACION
Entrevista.- Esta técnica se aplicará al Gerente Financiero y al de Continuidad, siendo una entrevista estructurada.
Encuesta.- la aplicaremos a las personas que participan de alguna manera en las actividades de cartera.
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3.5 ENTREVISTA
Para comenzar la investigación se realizará una entrevista que no será aplicada a toda la población sino a quienes tengan total conocimiento de él área y sus funciones. La entrevista se realizo a Jose Guerrero, Gerente Financiero, quien es el que supervisa toda el área administrativa la cual está compuesta por el departamento de Contabilidad, Recursos Humanos, Sistemas, Pagina Web; y a Marina Jaramillo Gerente de Continuidad, quien coordina el área de ventas y continuidad.
La entrevista cuenta conto con las siguientes preguntas; Marina Jaramillo
De Continuidad
Tabla 2: Formato Entrevista Continuidad
Jose Guerrero
Gerente Financiero
AREA N PREGUNTA SI NO N/A COMENTARIO
CONTINUIDAD
1¿Cuál es la función del área de continuidad?
2¿ Que relacion tiene con el área de ventas ?
3¿ Que relacion tiene con el area de Cartera?
4¿ Que autorizaciones necesitan para realizar su proceso ?
5¿Cómo se determinan los precios?
6¿Cuál es la diferencia de orden y pauta?
7¿Cómo determinan el valor final?
8¿Qué políticas y procedimientos posee el departamento de continuidad?
9¿Qué políticas y procedimientos conoce de departamento de cartera?
10 ¿ Cree que ayudaria la elaboracion de un manual de Cartera y porque ?
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Tabla 3: Formato Entrevista Gerencia Financiera
3.6 ENCUESTA
La encuesta se aplicara a las personas íntimamente relacionada al área de cartera como son los detallados a continuación.
AREA N PREGUNTA SI NO N/A COMENTARIO
ADMINISTRATIVA
FINANCIERA 1¿Cómo es el proceso de facturación?
2¿ Cómo se realizan las cobranzas en Teleamazonas?
3 ¿ Que autorizaciones se necesitan para facturacion y Cobranzas? 4 ¿Toda la cobranza la realiza Mediante la PRICE?
5¿Qué otro rubros son facturados?
6¿Cómo es recuperada la cartera que no es realizada mediante la Price?
7¿Cuándo la cartera no es recuperada por la PRiCE que medidas se toman?
8¿Qué tipo de clientes existen?
9¿Puede Describirme a que se refiere cada uno?
10¿Qué políticas para otorgar crédito se aplican para cada tipo de cliente?
11¿Cree usted que el área de cartera se maneja de manera óptima?
12¿En el área de cartera existe un manual deprocedimientos?
13¿ Cree que seria necesario la creación de un manual?
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Tabla 4: Población
N ª cargo Nombre Funciones MUESTRA
1 GERENTE FINANCIERO JOSE GUERRERO Responsable el area financiera,Administrativa,
Recursos Humanos, Sistemas, Pagina web 1 2 CONTADOR MARCELO NAVAS Responsable del Area de Contabilidad 2 3 SUBCONTADORA AMPARA CRUZ Respalda al Contador e impuestos. 3 4 TESORERO 1 MOREJON VERONICA Encargada de caja chica y Bancos 4 5 TESORERO 2 VASQUEZ EDWIN Registro de facturas y pagos de proveedores 5 6 JEFE DE CARTERA CRISTINA TAPIA Responsable el area de cartera 6 7 ASISTENTE DE CARTERA SILVIA QUIJIJE Encargada de facturaciòn 7 8 ASISTENTE CONTABLE ANGEL CARRERA Registro de Liquidaciones de Viaje 8 9 ASISTENTE CONTABLE JUAN CARLOS VILLAMAR Realizacion de anexos contables 9 10 GERENTE COMERCIAL MARGARITA DAVALOS Responsable el Area de Ventas y continuidad 10 11 SUBGERENTE DE CONTINUIDAD MARINA JARAMILLO Responsable Area De Continuidad 11 12 Supervisior de Continuidad Daniel Carranza Supervisa registro de pautas nivel nacional 12 13 Asistente de Continuidad Quito1 Andrea Perez Registra Las Pautas de Publicidad 13 14 Asistente de Continuidad Quito2 Daniela Barva Registra Las Pautas de Publicidad 14 15 Asistente de Continuidad Quito3 Joselyn Vergara Registra Las Pautas de Publicidad 15 16 Asistente de Continuidad Guayquil 1Marcela Perez Registra Las Pautas de Publicidad 16 17 Asistente de Continuidad Guayquil 2Mariuxi Fuertes Registra Las Pautas de Publicidad 17 18 Asistente de Continuidad Guayquil 3Soraya Bermudez Registra Las Pautas de Publicidad 18 19 Asistente de Ventas Nancy Salasar Asitente de Gerencia Comercial 19 20 JEFE DEVENTAS QUITO Monica Plaza Responsable area de Vtas QUITO 20 21 VENDEDOR AGENCIAS Quito 1 Soraya Loaiza Venta de Publicidad 21 22 VENDEDOR AGENCIAS Quito 2 Alba Murguetio Venta de Publicidad 22 23 VENDEDOR AGENCIAS Quito 3 Andrea Pasmiño Venta de Publicidad 23 24 VENDEDOR CLIENTES DIRECTOS Quito 1Geovana Cordova Venta de Publicidad 24 25 VENDEDOR CLIENTES DIRECTOS Quito 2Carlos Tapia Venta de Publicidad 25 26 JEFE DE VENTAS GUAYQUIL Gabriel Ruiz Responsable area de Vtas QUITO 26 27 VENDEDOR AGENCIAS Gyq 1 Katia Espinoza Venta de Publicidad 27 28 VENDEDOR AGENCIAS Gyq 2 Lorena Hernandez Venta de Publicidad 28 29 VENDEDOR AGENCIAS Gyq 3 Fernanda Bastidas Venta de Publicidad 29 30 VENDEDOR CLIENTES DIRECTOS Gyq 1Diana Ximense Venta de Publicidad 30 31 VENDEDOR CLIENTES DIRECTOS Gyq 2Deysi Perez Venta de Publicidad 31 32 Jefe Pagina Web Soraya Proaño Responsble pagina web 32 33 Vendedor pagina Web Jose Salinas Responsable de ventas pagina web 33 34 Gerente de Marketing Soraya Proaño Responsable area de Marketing 34 35 Asistente de Marketing canjes Sofia Calvache Responsable publicidad medios 35 36 Asistente de Marketing 2 Sandra Teran Promocionales
37 Asistente de Marketing 3 Sofia Olmedo Promocionales
38 Gerente de RRHH Tatiana Teran Responsable del area de Recursos humanos 39 Asistente de Nomina Evelyn Vaca Registro de Nomina
40 Aistente de Selección Hana Jimenez Selección de Personal
41 Vestuarista Quito Gabriela Perez Encargada del vestuario e imagen 36 42 Vestuarista Gayaquil Michell Pincay Encargada del vestuario e imagen 37
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3.7 DISEÑO FORMULARIO ENCUESTACUESTIONARIO
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL Fecha:
Cargo;
Su opinión es muy importante para nosotros por favor marque con una X su respuesta.
1. ¿Cree que en los procesos de Facturación y cobranzas son realizados de manera ágil y oportuna?
SI NO
2. ¿Conoce la existencia de un manual que contenga las políticas y procedimientos del área de cartera?
SI
NO
3.- ¿Cree que la existencia de cartera incobrable es por causa de desconocimiento de las políticas y procedimientos?
SI
NO
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SI NO
5 Cree que el diseño de un manual de Cartera contribuya al mejoramiento como empresa.
SI NO
3.8 RECOLECCION DE INFORMACIÓN
Esta parte del proceso de investigación consiste en procesar los datos obtenidos de la muestra seleccionada objeto de estudio durante el trabajo de campo y tiene como fin generar resultados
Para empezar se procederá a la elaboración de la matriz de recolección de datos, que permita codificar los resultados de las encuestas realizadas previo análisis y recopilación. Posteriormente se realizará una tabulación de las encuestas aplicadas al departamento comercial y administrativo, las mismas que evidenciarán la necesidad o no de que se elabore un manual para el área.
3.9 PLAN DE PROCESAMIENTO U ANALISIS DE INFORMACIÓN
Pág. 36 CAPÍTULO IV
4 DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL
4.1 ANÁLISIS DE RESULTADOS
A continuación se presentan los resultados analizados para la encuesta y para la entrevista que se utilizaron como técnicas de investigación para la obtención de datos.
4.1.1 Análisis de la Encuesta
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4.1.1.1 Pregunta N 1
1. ¿Cree que en los procesos de Facturación y cobranzas son realizados de manera ágil y oportuna?
Tabla 5 : Pregunta N º1
RESPUESTA
FRECUENCIA ABSOLUTA
FRECUENCIA RELATIVA
SI 20 0.5405
NO 17 0.4595
TOTAL 37 1.0000
Elaborado por: Cristina Tapia Fuente: Encuesta
Gráfico 1: Pregunta N° 1
Elaborado por: Cristina Tapia Fuente: Teleamazonas
Interpretación
En esta pregunta podemos ver que la mayoría de respuestas indica que existe un 54% que cree que la facturación y cobranzas se realiza de manera ágil y oportuna lo que nos muestra que actualmente el proceso no es totalmente deficiente pero esto se puede deber a que las personas que trabajan en el área tiene varios años manejando esto. A pesar de esto el 45,95 % piensa que no lo es, es un valor significativo lo que indica que el área necesita mejorar sus procesos y controles.
54.05% 45.95%
Pág. 38
4.1.1.2 Pregunta N° 2
2. ¿Conoce la existencia de un manual que contenga las políticas y procedimientos del área de cartera?
Tabla 6: Pregunta Nº 2
RESPUESTA
FRECUENCIA ABSOLUTA
FRECUENCIA RELATIVA
SI 0.0000
NO 37 1.0000
TOTAL 37 1.0000
Elaborado por: Cristina Tapia Fuente: Encuesta
Gráfico 2 : Pregunta Nº 2
Elaborado por: Cristina Tapia Fuente: Teleamazonas
INTERPRETACIÓN
En esta respuesta todos los encuestados indican que no conocen la existencia de un manual. Y nos muestra la necesidad de que se diseñe uno.
0
100.00%
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4.1.1.3 Pregunta N 3
3.- ¿Cree que la existencia de cartera incobrable es por causa de desconocimiento de las políticas y procedimientos?
Tabla 7 : Pregunta N º 3
Elaborado por: Cristina Tapia Fuente: Encuesta
Gráfico 3 : Pregunta N º3
Elaborado por: Cristina Tapia Fuente: Teleamazonas
En esta pregunta, coincide en que la existencia de la cartera incobrable es por el desconocimiento y correcta aplicación de las políticas y procedimientos de la empresa, entonces con esta pregunta confirmamos la necesidad de un manual que regulare, controle el otorgamiento de créditos y tratamiento con los clientes.
RESPUESTA
FRECUENCIA ABSOLUTA
FRECUENCIA RELATIVA
SI 32 0.8649
NO 5 0.1351
TOTAL 37 1.0000
86.84% 13.51%
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4.1.1.4 Pregunta 4
4. Cree que es indispensable el diseño de un manual de de las políticas y procedimientos del área de Cartera.
Tabla 8 : Pregunta N º 4
Elaborado por: Cristina Tapia Fuente: Encuesta
Gráfico 4 : Pregunta N 4
Elaborado por: Cristina Tapia Fuente: Teleamazonas
Los resultados obtenidos muestran en un 97,30 % que los encuestados confirman la necesidad de un manual en el área de Cartera
RESPUESTA
FRECUENCIA ABSOLUTA
FRECUENCIA RELATIVA
SI 32 0.8649
NO 5 0.1351
TOTAL 37 1.0000
86.49% 13.51%
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4.1.1.5 Pregunta 5
5 ¿Cree que el diseño de un manual de Cartera contribuya al mejoramiento como empresa?
Tabla 9 : Pregunta N º 5
RESPUESTA
FRECUENCIA ABSOLUTA
FRECUENCIA RELATIVA
SI 9 0.2432
NO 28 0.7568
TOTAL 37 1.0000
Elaborado por: Cristina Tapia Fuente: Encuesta
Gráfico 5 : Pregunta N º 5
Elaborado por: Cristina Tapia Fuente: Teleamazonas
Esta pregunta nos refleja en un 75,68 %que los encuestados también piensan que la elaboración del el manual no solo beneficiara el área de cartera sino también a la empresa. Porque esto permitirá tener; una mayor disponibilidad de flujo de ingresos, evitar la morosidad, reducir los gastos por gestión de cobranza.
75.68% 24.32%
Pág. 42
4.1.2 Análisis de la Entrevista
Subgerente de Continuidad
El proceso de continuidad se basa en valorizar el tiempo de publicidad en pantalla, el cual se establece un precio de acuerdo al horario, programa y términos de negociación, por ejemplo el costo de emitir publicidad en la madrugada es mucho más económico que el costo de emitir publicidad en horas pico que son desde las 19h: 00 a 22h: 00 donde el valor por minuto asciende. También influye en el pecio el tipo de programa por rating si es un Programa A, AA, AAA donde el programa más costoso es el que tiene más rating. La manera como se determina el rating es mediante la contratación de servicios a una empresa llamada Ibopetime la cual tiene un equipo especializado que mide el rating de programa de los canales a nivel nacional. Con los datos proporcionados por esta empresa podemos conocer el tiempo de aire y valorizarlo al precio establecido por el canal.
Los clientes pueden confirmar con esta empresa el tiempo en el aire y confirmar con el canal el costo de la publicidad, la tarea de continuidad es conciliar estos valores con Ibopetime, y el clientes que soliciten verificar y emitir un documento llamado orden donde describen horarios, costos y registran en el sistema, esto es entregado a facturación donde se revisa los valores de la orden entregada y lo registrado por continuidad en el sistema para imprimir la factura.
Pág. 43
ejemplo últimamente se notificaba varios problemas de clientes directos que no cancelaban, por lo que se estableció que los clientes directos no tienen crédito y que deben pagar anticipadamente antes de pautar, es decir antes de pasar una orden para pautar debe existir la verificación del pago y esto lo controlará la asistente de continuidad. Sin embargo, esto funciono durante unos meses, después hubo rotación de personal y la nueva persona no se enteró de esta política y el problema de incobrabilidad volvió, se notificó a la gerencia sin embargo solo se le descontó el 10 % de la venta, ya que el ejecutivo alego que no existe un documento donde el descuento sea por un valor mayor o menor.
Confirmo la necesidad de un manual donde se detallen el alcance de responsabilidad del ejecutivo de ventas, de continuidad y de cartera.
Pág. 44
Gráfico 6 : Proceso de Continuidad
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Gerente Financiero
En la entrevista realizada al Gerente Financiero, él describió el proceso que se realiza para la facturación y cobranza de la siguiente manera:
Primero continuidad ingresa los valores y entrega una orden física a cartera donde se detalla el número de cuñas trasmitidas y el precio unitario; luego, el área de facturación confirma que lo impreso en la orden sea igual a lo registrado en el sistema; finalmente, procedemos a emitir la factura de acuerdo al secuencial que corresponda.
Posteriormente esto es revisado y aprobado por el de cartera y se procede a enviar la factura al cliente.
El proceso de cobranza se lo realiza de diferentes formas dependiendo del tipo de clientes, por ejemplo lo facturado a Agencias se recupera mediante la PRICEWATERHOUSE A quien se contrató para que sea mediadora de la asociación conformada por algunos canales del Ecuador a quienes enviamos mensualmente un reporte de las facturas y el 5 de cada mes se cobra la cartera facturada hace dos meses, ellos recaudan el dinero y lo depositan en una cuenta bancaria señalada. Después de esto el área de facturación revisa que todo haya sido cobrado y si existe algo pendiente realiza la gestión de cobro.
Pág. 46
Estos clientes son gestionados directamente por los encargados de cartera así como también dan seguimiento de aquellas facturas que no fueron cobrados por la PRICEWATERHOUSE
De acuerdo a lo relatado en la entrevista en lo que se refiere a la facturación y cobranza no se ha visto problemas, es más existe poca cartera incobrable esto se da por la presión que genera la asociación de canales donde todos los canales colaboran para evitar emitir publicidad de aquellos clientes que no cancelan. Además se cuenta con personal capacitado que trabaja en la empresa por un largo tiempo y que ya conoce el proceso y el manejo del área.
A pesar de existir este método de cobranza muy efectivo existe cartera vencida y esto se da por falta de políticas y de seguimiento con los clientes directos.
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Se preguntó por qué hasta el momento no ha existido un manual operativo siendo una empresa tan grande, y se nos explicó que al no existir una cartera vencida muy grande no ha habido observaciones respecto al monto de la cartera y al proceso de facturación.
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Gráfico 7 : Proceso de Facturación
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Pág. 50
Gráfico 9 : Cobranza Clientes
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4.1.3 Diagnostico General de la Entrevista
Las entrevistas sirvieron mucho para conocer de manera general el proceso de cada área, como funcionan y los problemas que tienen. Se puede asegurar que existe una estrecha relación entre el área de continuidad y cartera y para que funcionen bien deben existir políticas, procedimientos, controles que les ayude a realizar de manera óptima sus respectivas actividades. El monto de cartera vencida no es muy alta si se la compara con el monto total , por lo que hace parecer que no hay ningún problema pero de acuerdo a el testimonio de los entrevistados a existido problemas con los clientes directos y canjes por lo que se analizara detalladamente este tipo de clientes para verificar si existen los debidos controles y si se aplican políticas conocidas por ambas áreas las cuales serán documentadas. Con la entrevista se determinó que se debe conocer más profundamente el desarrollo de cada actividad para determinar falencias y soluciones.
Por lo que se participara en cada fase y con los conocimientos obtenidos se planteara un manual operativo y contable.
Pág. 52
4.1.4 Análisis de la Situación Actual
4.1.4.1 Análisis operativo de Facturación y Cobranzas
El Proceso operativo de Facturación depende del tipo de factura que se piensa emitir:
Factura normal; se basa en una orden pautada, la solicitan mediante una orden y la registra continuidad
Factura prepago; se basa en una orden de pauta que se va a consumir la cual puede ser un año o más, la solicitan mediante mail o una proforma de Orden
Factura Otras, son aquellas emitidas por otro concepto que no son publicidad. La emiten mediante solicitud de mail.
El proceso Operativo de Cobranza se determina de acuerdo a forma de Cobro: Cobranza PRICE; mediante la asociación de canales de televisión Cobranza Directa; gestión directa del personal de cartera
Cruce de Cuentas y canjes ; gestión directa del personal de cartera
Proceso de registro de Ingreso o recaudaciones
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Actualmente para el control de la parte de facturación se presentan los siguientes reportes de Control.
Cuadre Secuenciales de Facturación, Notas de crédito, anulados con mayor, Anexo Transaccional y talón de resumen.
Revisión de Secuenciales físicos con los secuenciales del sistema
Reporte de pauta mensual la cual es reportada a la Price quien emite un reporte consolidado de el volumen de pauta de cada canal
Reporte de cobranzas mensual detallando las facturas a cobrar basándose en el mes de pauta y no de facturación.
4.1.4.2 Análisis Financiero de la Cartera
La empresa durante los últimos años ha incrementado sus ventas , esto se debe al incremento del rating y precio por lo que al finalizar el año 2012 sus ventas ascendieron a los 38.783.427,00, esto se ha dado a pesar de la restricción de pauta política y el crecimiento de las empresas de cable . Tabla 10: Ventas Anuales
Elaborado por: Cristina Tapia Fuente: Teleamazonas
AÑO 2006 20.453.652,90
AÑO 2007 21.648.748,22
AÑO 2008 28.470.175,10
AÑO 2009 31.438.120,62
AÑO 2010 31.369.507,43
AÑO 2011 36.092.512,74
AÑO 2012 38.783.427,42
AÑO 2013 29.450.336,36
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Estas ventas se han distribuido de acuerdo a cuadro adjunto, revelando que la mayor parte de la cartera pertenece a Agencias
Tabla 11: Ventas 2013
2013
OTROS 15,00%
CANJES 5,00%
CLIENTES DIRECTOS 20%
AGENCIAS 60,00%
Elaborado por: Cristina Tapia Fuente: Teleamazonas
Agencias.- se factura y negocia directamente con ella, maneja varios clientes, cobranza mediante la.
De acuerdo a sus ventas las agencias de mayor venta son; Delta, Borlo; Rivas; Mark plan, Táctica.
Tabla 12 : Agencias de Publicidad
AGENCIAS TOTAL %
CLIENTES DIRECTOS 2.831.899,89 15,07%
MARKPLAN MARKETING & PLANIFICACION SCC 2.091.243,98 11,13%
NORLOP THOMPSON ASOCIADOS S.A. 1.934.711,79 10,30%
OPTIMIZACION DE MEDIOS DIRECTOS DEL
ECUADOR 1.847.676,62 9,83%
RIVAS & HERRERA PUBLICIDAD S.A. 1.477.552,32 7,86%
PUBLICITARIA CARIBA S.A. 1.418.447,80 7,55%
DELTA PUBLICIDAD 1.328.856,41 7,07%
MCCANN ERICKSON ECUADOR PUBLICIDAD
S.A. 1.182.345,80 6,29%
TACTICA PUBLICITARIA S.A. 646.076,01 3,44%
CREACIONAL S.A. 572.130,00 3,04%
GARWICH S.A. 472.975,12 2,52%
MAYOPUBLICIDAD ECUADOR S.A. 363.365,37 1,93%
Elaborado por: Cristina Tapia Fuente: Teleamazonas
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Tabla 13: Clientes
Elaborado por: Cristina Tapia Fuente: Teleamazonas
Canjes.- se factura al cliente y la forma de pago es mediante servicios o productos hasta que el monto establecido en el contrato sea utilizado no hay límite de tiempo.
Otros.- son facturaciones a clientes pero no por publicidad sino por otros rubros.
4.1.4.3 Cartera Vencida
La cartera por cobrar de Teleamazonas es por el valor de 7.108.792,16; el cual no es el valor vencido ya que las agencias tienen crédito de 90 días, esta es una política establecida por la compañía y los canjes tienen
CLIENTES TOTAL %
CONSEJO NACIONAL ELECTORAL 2.318.266,03 12,34%
BANCO PICHINCHA C.A. 727.816,75 3,87%
NESTLE ECUADOR S.A. 682.045,31 3,63%
OTECEL 531.723,53 2,83%
QUALA ECUADOR S.A. 473.310,91 2,52%
PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA 422.148,86 2,25%
CONSORCIO ECUATORIANO DE TELECOMUNICACIONES S.A. CONECEL414.501,62 2,21%
COCA - COLA DE ECUADOR S.A. 406.470,95 2,16%
COLGATE PALMOLIVE DEL ECUADOR 401.795,02 2,14%
PRODUCTOS FAMILIA SANCELA DEL ECUADOR320.374,11 1,71% MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO308.028,56 1,64%
CHAIDE Y CHAIDE 290.648,22 1,55%
UNILEVER ANDINA JABONERIA NACIONAL S.A284.534,96 1,51%
KRAFT FOODS ECUADOR C.LTDA. 278.779,63 1,48%
CERVECERIA NACIONAL CN S.A. 253.550,53 1,35%
CORPORACION NACIONAL DE TELECOMUNICACIONES CNT S.A.246.377,48 1,31%
GRAIMAN CIA. LTDA. 239.214,00 1,27%
BANCO DEL PICHINCHA - VISA 234.850,97 1,25%
CLOROX DEL ECUADOR S.A. ECUACLOROX218.970,35 1,17%
DINERS CLUB DEL ECUADOR 217.803,57 1,16%
GLAXOSMITHKLINE ECUADOR S.A. 216.132,68 1,15%
TELEAMAZONAS INTERNACIONAL LLC 206.875,00 1,10%
