COMPETISOFT (Mejora de Procesos para Fomentar la Competitividad de la Pequeña y Mediana Industria del Software de Iberoamérica)
Informe Técnico No: D.21 Versión: 0.6
Fecha 28 de Junio de 2007. Una publicación COMPETISOFT
PmCOMPETISOFT Ver. 0.6
Autores:
Francisco José Pino Juan Carlos Vidal Julio Ariel Hurtado
Mario Piattini Hanna Oktaba
Proceso de Mejora PmCOMPETISOFT
4. Autores:
Francisco J. Pino (coordinador), Juan Carlos Vidal, Julio Ariel Hurtado, Mario Piattini, Hanna Oktaba
5. Organización:
506AC0287- COMPETISOFT (Mejora de Procesos para Fomentar la Competitividad de la Pequeña y Mediana Industria del Software de Iberoamérica).
6. Proyectos y Entidades Financiadoras del Informe:
CYTED Código Proyecto: 3789
7. Resumen
En el presente entregable se presenta una propuesta de proceso de mejora de Competisoft PMCompetisoft, una guía para la ejecución de un ciclo de mejora de procesos de software en pequeñas y medianas empresas (PyMES). Las PyMEs poseen características particulares tales como bajos recursos, procesos livianos, recurso humano pequeño, disponibilidad económica limitada, etc., por tanto necesitan un modelo liviano que soporte un ciclo de mejora que tenga en cuenta las características reales de su industria. Además, debe ofrecer resultados rápidos en sus proyectos de mejora. PMCompetisoft está compuesto por 5 actividades principales: Instalación del Ciclo, Diagnóstico de Procesos, Formulación de Mejoras, Ejecución de Mejoras y Revisión del Ciclo. PMCompetisoft es un proceso iterativo e incremental. Tiene la característica de poder arrojar resultados rápidos, dado que permite crear iteraciones de mejora que permite visualizar mejoras de manera temprana enmarcados en los objetivos y estrategias del ciclo de mejora global.
8. Palabras Clave
Proceso para guiar la implementación de mejoras, Mejora de Procesos, Ciclo de Mejora, Iteraciones de Mejora.
9. Nivel Seguridad
PP
10. Nº de Páginas:
23 págs
11. Estado del Informe:
Terminado
Proceso de mejora
Definición general del proceso
Proceso Mejora Continua de Procesos (PmCOMPETISOFT) Categoría Gestión
Propósito PmCOMPETISOFT tiene como propósito mejorar los procesos de la organización en función de sus objetivos de negocio, así como ayudar a conducir la mejora de procesos software enfocada en las pequeñas organizaciones a través de la definición de una guía para implementar paso a paso la mejora de procesos.
Descripción El proceso de mejora continua de procesos se compone de uno o más ciclos de mejora. Cada ciclo de mejora consta de 5 actividades: Instalación del ciclo, Diagnóstico de procesos, Formulación de mejoras, Ejecución de mejoras y Revisión del ciclo. A continuación se presentan estas actividades:
Actividad 1 – INSTALACIÓN DEL CICLO: el Responsable de Mejora de Procesos (RMP) y el Grupo Directivo (GD) crean una Propuesta de Mejora (PT01_PM) alineada con la planeación estratégica de la organización plasmada en el Plan Estratégico. Esta propuesta guía a la organización a través de cada una de las fases siguientes del ciclo de mejora. La propuesta debe ser aprobada por el Grupo de Gestión de Mejora (GGM) para garantizar así la asignación de los recursos necesarios. En esta fase se establece o actualiza una Propuesta de Mejora que contiene, al menos: la descripción del proceso de mejora a seguir, los objetivos de mejora generales y los recursos necesarios para llevar a cabo el ciclo de mejora al interior de la organización.
Actividad 2 – DIAGNÓSTICO DE PROCESOS: el Evaluador (EV) y el Responsable de Mejora de Procesos (RMP) realizan la actividad de valoración (evaluación interna) de procesos para conocer el estado general de los procesos de la organización y analizar los resultados con el objetivo de establecer las oportunidades de mejora de un proceso (casos de mejora) y su prioridad de mejora. La prioridad de mejora permite definir el orden de realización de las iteraciones del ciclo de mejora. Se realiza una planificación preliminar y general del ciclo de mejora. La información relacionada con esta actividad se registra en el Plan General de Mejora (PT02_PGM).
Actividad 3 – FORMULACIÓN DE MEJORAS: el Grupo de Mejora de Procesos (GMP) planifica la iteración actual del ciclo de mejora (con base en los casos de mejora de un proceso) y define la estrategia a seguir para mejorar el proceso seleccionado. De la primera iteración se obtiene una medida del esfuerzo de conducir esta iniciativa de mejora. Esta información se utiliza como base para la estimación del esfuerzo, costo, tiempo, recursos, entre otros, que demandarán las demás iteraciones del ciclo de mejora. En el Plan de Implementación de Mejora (PT03_PIM) se registra la información relacionada con esta
actividad y el aprendizaje adquirido en cada una de las iteraciones.
Esta actividad puede realizarse una o varias veces en un ciclo de mejora.
Actividad 4 – EJECUCIÓN DE MEJORAS: el Grupo de Mejora de Procesos (GMP) gestiona y ejecuta los casos de mejora correspondientes a la iteración actual de acuerdo con los planes establecidos. Si la planificación de la iteración se ha desarrollado satisfactoriamente se aceptan e institucionalizan los nuevos procesos en la organización. En el Plan de Implementación de Mejora (PT_03PIM) se registra la información relacionada con esta actividad.
En este plan se describe la ejecución y evaluación de la iteración actual, además se analizan las mejoras que se han introducido en los procesos de la organización. Esta actividad puede realizarse una o varias veces en un ciclo de mejora.
Actividad 5 – REVISIÓN DEL CICLO: se corrigen o ajustan todos los elementos relacionados con la ejecución de cada una de las iteraciones de mejora. Al final se hace un análisis post-mortem del trabajo realizado en todo el ciclo de mejora. El Responsable de Mejora de Procesos (RMP) hace una realimentación del ciclo de mejora llevado a cabo antes de volver a comenzar la fase de instalación de un nuevo ciclo. En el Reporte de Mejora (PT04_RM) se registran las lecciones aprendidas, medidas desarrolladas para medir el cumplimiento de los objetivos, procesos mejorados, etc.
Objetivos O1 Lograr la mejora de procesos de manera disciplinada mediante el cumplimiento y realización sistemática de las actividades y productos de trabajo propuestas.
O2 Definir objetivos y metas para el ciclo de mejora con base en los objetivos del negocio de la organización descritos en su Plan Estratégico.
O3 Evaluar los resultados de cada ciclo de mejora con respecto a las mejoras introducidas en los procesos. También, monitorear y supervisar el ciclo de mejora evaluando frecuentemente su eficiencia en la organización.
O4 Identificar nuevas estrategias para mejorar el proceso y las lecciones aprendidas, con el fin de aprender continuamente del proceso y mejorarlo con la experiencia adquirida por la gente que participa en el ciclo de mejora.
Indicadores I1 (O1) En cada fase de un ciclo de mejora se efectúan todas las actividades establecidas y se registra su información respectivamente en: la Propuesta de Mejora (PT01_PM), el Plan de General de Mejora (PT02_PGM), el Plan de Implementación de Mejora (PT03_PIM) y el Reporte de Mejora (PT04_RM).
I2 (O1) Las actividades de instalación, diagnóstico, formulación, mejora y revisión se realizan conforme al Proceso PmCOMPETISOFT.
I3 (01) Los miembros de la organización conocen el Proceso PmCOMPETISOFT y trabajan en función de éste.
I4 (O2) Los objetivos de mejora establecidos en la Propuesta de Mejora (PT01_PM) y en el Plan General de Mejora (PTO2_PGM) se han definido con base en los objetivos de negocio de la organización (Plan Estratégico).
I5 (O2) Los procesos de la organización se mantienen documentados y actualizados, además su capacidad se ha incrementado.
I6 (O2) La satisfacción del cliente interno y externo se ha incrementado
como consecuencia de los procesos mejorados.
I7 (O3) El Plan de Implementación de Mejora (PT03_PIM) contemplan la evaluación y análisis de los procesos mejorados y el Reporte de Mejora (PT04_RM) contempla la evaluación y análisis del ciclo de mejora.
I8 (O3) El nivel de aceptación de los procesos dentro de la organización se ha incrementado.
I9 (O4) El Reporte de Mejora (PT04_RM) describe las nuevas oportunidades de mejora y las lecciones aprendidas, además la manera como éstas se utilizan para una nueva iteración o un nuevo ciclo de mejora.
Metas cuantitativas
Valor numérico o rango de satisfacción por indicador.
Responsabili-
dad y
autoridad
Responsable:
Responsable de Mejora de Procesos.
Autoridad:
Grupo Directivo Subprocesos
(opcional) Procesos relacionados
Todos los procesos
Entradas
Nombre Fuente
La existencia de motivación por mejorar los procesos software, por parte de la dirección de la organización.
Plan Estratégico de la organización.
Información del Proceso Gestión del Negocio
Gestión de Procesos Gestión de Proyectos
Gestión de Recursos Humanos Gestión de Bienes, Servicios e Infraestructura
Gestión de Conocimiento
Administración de un Proceso Específico
Desarrollo de Software Mantenimiento de Software
Salidas
Nombre Descripción Destino Plantilla
Soporte
Forma de aprobación
Reporte de
Mejora (PT04_RM)
Es un documento que cierra una iteración y/ó ciclo de mejora y contiene:
Valoración inicial.
Valoración final.
Procesos mejorados.
Esfuerzo involucrado en el ciclo de mejora.
Evaluaciones de los Casos de
Mejora que se hayan
institucionalizado en la empresa.
Logros alcanzados del ciclo de mejora.
Lecciones Aprendidas: las cuales son incorporadas a la base de conocimiento y de aprendizaje del proceso software.
Revisión post-mortem: se realiza al concluir el ciclo de mejora para especificar las actividades de mejora implementadas durante el ciclo y para proveer recomendaciones.
Recomendaciones de ajuste al proceso de mejora.
Grupo
Directivo y Responsable de Mejora de Procesos (nuevo ciclo ó nueva
iteración de mejora).
Plantilla de Reporte de Mejora.
Ver4 Val4 Val5
Lecciones Aprendidas
Registro de mejores prácticas, problemas recurrentes y experiencias exitosas en la solución de problemas encontrados en la ejecución del proceso de mejora
Productos internos
Nombre Plantilla
Soporte
Forma de aprobación Propuesta de
Mejora (PT01_PM)
Es un documento que proporciona una introducción e iniciación a un ciclo de mejora, y contiene:
Objetivos y alcance del ciclo de mejora, alineados con el plan estratégico de la organización, incluye:
− Necesidad del negocio
− Objetivos de mejora generales
− Alcance del ciclo
− Proceso de Mejora Continua de Procesos
− Modelo de procesos
− Método de valoración
Recursos del ciclo (Hardware, Software, Personal) necesarios para llevar a cabo la iniciativa de mejora al interior de la organización.
Identificando, comprometiendo y asignando los recursos y roles necesarios para el ciclo de mejora.
Planificación general del ciclo de mejora.
Estimación del esfuerzo realizado. Se registra el esfuerzo realizado en la actividad relacionada.
Plantilla de Propuesta de Mejora
Ver1 Val1
Plan General de Mejora (PT02_PGM)
Este documento esta constituido por dos partes fundamentales: el Informe de valoración y el Plan Preliminar de Mejora.
El Informe de Valoración es un documento que incluye:
− Participantes y responsables de la valoración.
− Planificación de la valoración. Se describe el objetivo, alcance, cronograma, modelo de valoración e instrumento utilizado.
− Ejecución de la valoración. Describe como se llevo a cabo la valoración.
− Resultados de la valoración. Describe el Estado de los Procesos al iniciar un ciclo de mejora, el cual permite conocer el estado
Plantilla del Plan General de Mejora
Ver2 Val2
Nombre Plantilla Soporte
Forma de aprobación inicial de los procesos de la organización.
También los hallazgos y las directrices de mejora para el trabajo a realizar en las fases siguientes al diagnóstico.
− La Priorización de los Procesos a mejorar de acuerdo a los objetivos de mejora de la organización para establecer el orden de las iteraciones.
− Estimación del esfuerzo realizado. Se registra el esfuerzo realizado en la actividad relacionada.
El Plan Preliminar de Mejora es un documento que define:
− El Nivel de Capacidad actual y el esperado.
− El Número de Iteraciones de mejora y el orden de estas para abordar los casos de mejora a través de las éstas.
− La Planificación General de las iteraciones a realizar para implementar las
recomendaciones hechas en el informe de valoración. Incluye un cronograma preliminar del ciclo de mejora.
− Plan de Manejo de Riesgos del ciclo de mejora.
− Plan de capacitación del personal de la organización que participa en el ciclo de mejora.
− El Plan de Mediciones para evaluar el cumplimiento de los Objetivos de Mejora Generales planteados en la Propuesta de Mejora.
− Estimación del esfuerzo realizado. Se registra el esfuerzo realizado en la actividad relacionada.
Plan de
Implementació n de Mejora (PT03_PIM)
Este documento define las prácticas y actividades a seguir para crear, ejecutar e institucionalizar los casos de mejora planteadas en el Plan General de Mejora de manera iterativa en las áreas identificadas para la realización de mejoras. Contiene:
La Planificación Específica de la Iteración actual.
Incluye:
− Definición de la Estrategia de Mejora con la cual se van a realizar el caso de mejora.
− Definición del cronograma de la iteración
Plantilla de Implementación de Mejora
Ver3 Val3
Nombre Plantilla Soporte
Forma de aprobación actual. Hacer estimaciones para los casos
de mejora a partir de la información registrada de iteraciones anteriores.
El Registro de la Ejecución de cada uno de los casos de mejora. Se debe registrar todas las actividades de ejecución de los planes de mejora. Incluye, entre otros:
− Tiempo y personas que ejecutaron el caso de mejora.
− Lecciones aprendidas
− Problemas encontrados
− Solución a los problemas
− Factor de éxito ó fracaso
Las Evaluaciones de los casos de mejora llevadas a cabo, para verificar la eficiencia de las iteraciones de mejora.
La Documentación de los Procesos expresados en función del patrón de procesos de la organización.
El Plan de Aceptación e Institucionalización, si el caso de mejora se ha desarrollado satisfactoriamente para crear los nuevos procesos en la organización.
Estimación del esfuerzo realizado. Se registra el esfuerzo realizado en la actividad relacionada.
Registrar todo lo que se considere importante con el fin de crear una base de conocimiento o de aprendizaje como ayuda para futuros ciclos de mejora.
Prácticas
Roles
involucrados y competencias
Identificación de roles involucrados y competencias requeridas.
Abreviatura Rol Competencias
GD Grupo Conocimiento del esfuerzo requerido para
(De Gestión de Negocio)
Directivo llevar a cabo la planeación estratégica, y sobre todo estar comprometido con éste.
RMP Responsable
de Mejora de Procesos.
Capacidad de liderazgo y de gestión.
Conocimientos en mejora de procesos software. Capaz de diseñar procesos, guiar la implantación y entrenar al personal en los nuevos procesos definidos en el ciclo de mejora.
GMP Grupo de
Mejora de Procesos.
Conocimiento para planear e implantar la mejora de procesos específicos en la organización. Este grupo coordina, planea y ejecuta el ciclo de mejora de toda la organización.
GGM Grupo de
Gestión de Mejora
Conocimiento para administrar y gestionar el ciclo de mejora. Constituido por un representante del Grupo Directivo (GD), un representante del Grupo de Mejora de Procesos (GMP) y el Responsable de Mejora de Procesos (RMP)
RP Responsable
de Proceso
Conocimiento del proceso el cual es responsable. Es un administrador de conocimientos asociados al proceso, a su diagnóstico y mejora.
EV Evaluador Conocimiento en la metodología y aplicación de valoración de procesos.
Actividades
Se asocian a los objetivos y describen las tareas y roles responsables.
Rol Descripción
A1. Instalación del Ciclo (O1, O2)
Entradas Plan Estratégico de la Organización que evidencie:
Motivación del Grupo Directivo por la mejora de procesos de la organización.
GGM A1.1. Empezar Instalación
El Grupo Directivo designa un Responsable de Mejora de Procesos quien organiza un equipo de trabajo para presentar una propuesta de mejora.
GGM A1.2. Identificar las necesidades del negocio y los requisitos que conducen la mejora
tendiendo en cuenta el Plan Estratégico de la organización.
Identificar las necesidades y objetivos del negocio.
Definir los objetivos generales de mejora alineados con el Plan Estratégico.
Definir el(los) modelo(s) referente(s) para la valoración y mejora de los procesos.
Definir los roles de acuerdo al proceso de mejora a seguir.
RPM y GMP
A1.3. Construir una Propuesta de Mejora del proceso de software
Construir una propuesta preliminar donde se desarrolle una estrategia para el desarrollo de los objetivos de mejora planteados.
Estimar tiempo, recursos y costo iniciales conforme a los datos de ciclos de mejora anteriores.
GGM A1.4. Verificar la Propuesta de Mejora (Ver1)
GGM A1.5. Corregir los defectos encontrados en la Propuesta de Mejora con base en el Reporte de Verificación y obtener la aprobación de las correcciones.
GGM A1.6. Validar la Propuesta de Mejora (Val1)
GGM A1.7. Corregir los defectos encontrados en la Propuesta de Mejora con base en el Reporte de Validación y obtener la aprobación de las correcciones.
GGM A1.8. Obtener la aprobación de la propuesta de mejora y los recursos iniciales
Presentar la propuesta de mejora a la gerencia y obtener su aprobación.
RPM y GMP
A1.9. Adecuar la propuesta de mejora de acuerdo a los recursos aprobados, las restricciones de la organización y las recomendaciones de la gerencia.
GGM y GMP
A1.10.Lanzar el ciclo
Socializar a toda la organización del ciclo de mejora.
Informar de las actividades y pasos subsecuentes que se deben seguir con el propósito de comenzar el ciclo de mejora de procesos.
Salidas Propuesta de Mejora (Modelo de Procesos de Referencia y Método de Valoración).
A2. Diagnóstico de Proceso (O3) Entradas Propuesta de Mejora.
Información del personal interno de la empresa.
Procesos actuales de la organización.
EV A2.1. Valorar
Identificar mediante una valoración ligera de procesos software de la organización su perfil de capacidad con base en el modelo de procesos de referencia y el método de valoración seleccionado. Registrar la información de los resultados obtenidos en el Informe de Valoración.
GMP A2.2. Priorizar
Analizar los resultados de la valoración e identificar las oportunidades de mejora (casos de mejora) a realizarse.
Priorizar los casos de mejora de acuerdo a los objetivos de la organización.
GMP A2.3. Visualizar el mapa de procesos que tiene la organización.
GMP A2.4. Construir un Plan General de Mejora
Determinar una ruta preliminar de ejecución de los casos de mejora a través de iteraciones de mejora de acuerdo a la priorización previa que se haya realizado.
RMP A2.5. Verificar el Plan General de Mejora (Ver2)
GGM A2.6. Corregir los defectos encontrados en el Plan General de Mejora con base en el Reporte de Verificación y obtener la aprobación de las correcciones.
GGM A2.7. Validar el Plan General de Mejora (Val2)
GGM A2.8. Corregir los defectos encontrados en el Plan General de Mejora con base en el Reporte de Validación y obtener la aprobación de las correcciones.
GMP A2.9. Capacitación de mejora de procesos
Planear y realizar jornadas de capacitación en la organización relacionadas con temas que involucra la mejora de procesos en la organización.
GGM, GMP
A2.10.Comunicar el Plan General de Mejora
Contribuir a que la organización entera esté informada acerca de todo el ciclo de mejora y de la manera como éste se ha planificado.
Realizar la estrategia y material de divulgación. El material puede ser una serie de informes o comunicados, correo interno, carteleras, pizarras, reuniones o en la página principal de una Intranet, donde se comunique el trabajo que se ha planificado realizar durante el ciclo de mejora.
Salidas Plan General de Mejora
− Informe de Valoración
− Plan Preliminar de Mejora
A3. Formulación de Mejoras [Realizar de manera iterativa mientras haya más casos de mejora] (O1, O2)
Entradas Plan General de Mejora
Plan de Implementación de Mejora (Para la primera iteración no aplica)
GMP A3.1. A partir del Plan General de Mejora, escoger los casos de mejora que estén relacionados con un proceso a mejorar.
EV A3.2. Si es necesario valorar con más rigurosidad el proceso a mejorar para conocer en profundidad el estado inicial de éste.
Actualizar Informe de Valoración.
GMP y RP
A3.3. Construir el Plan de Implementación de Mejora, a partir de la formulación del caso de mejora.
Planificar, analizar y diseñar la mejora del proceso establecido para la iteración actual de mejora.
Utilizar información de iteraciones anteriores para la estimación del esfuerzo, costo y tiempo que demandará ésta nueva iteración del ciclo de mejora.
Documentar toda la información obtenida de las actividades anteriores.
RPM A3.4. Verificar el Plan de Implementación de Mejora (Ver3)
GGM A3.5. Corregir los defectos encontrados en el Plan de Implementación de Mejora con base en el Reporte de Verificación y obtener la aprobación de las correcciones.
RPM A3.6. Validar el Plan de Implementación de Mejora (Val3)
GGM A3.7. Corregir los defectos encontrados en el Plan de Implementación de Mejora con base en el Reporte de Validación y obtener la aprobación de las correcciones.
Salidas Plan de Implementación de Mejora Informe de Valoración
A4. Ejecución de Mejoras [Realizar de manera iterativa mientras haya más casos de mejora]
(O1, O2)
Entradas Plan General de Mejora
Plan de Implementación de Mejora GMP y
RP
A4.1. Ejecutar el caso de mejora formulado en la actividad anterior, descrito en el Plan de Implementación de Mejora
Ejecutar el plan que contiene la formulación del caso de mejora.
Aplicar en la organización el caso de mejora planeado y diseñado.
Registrar las mediciones de la actividad de mejora, establecidas para estimación del esfuerzo futuro tanto del proceso a mejorar como del ciclo de mejora en sí.
Evaluar las mejoras introducidas al proceso por el caso de mejora.
Medir y analizar el impacto en el proceso antes y después de ser aplicadas las mejoras al proceso.
GMP A4.2. Documentar las iteraciones de mejora y actualizar el Plan de Implementación de Mejora
Documentar las lecciones aprendidas en la iteración de mejora, como por ejemplo lecciones aprendidas, recursos utilizados, y demás información relevante para los siguientes casos de mejora que serán realizados en la siguiente fase a través de nuevas iteraciones de mejora.
Actualizar el Plan de Implementación de la Mejora con los resultados obtenidos de las iteraciones.
RMP A4.3. Verificar el Plan de Implementación de Mejora (Ver3)
GGM A4.4. Corregir los defectos encontrados en el Plan de Implementación de Mejora con base en el Reporte de Verificación y obtener la aprobación de las correcciones.
GGM A4.5. Validar el Plan de Implementación de Mejora (Val3)
GGM A4.6. Corregir los defectos encontrados en el Plan de Implementación de Mejora con base en el Reporte de Validación y obtener la aprobación de las correcciones.
Salidas Plan de Implementación de Mejora (actualizado) Reporte de mejora
A5. Revisión del Ciclo (O3,O4)
Entradas Plan de Implementación de Mejora GGM y
GMP
A5.1. Realizar realimentación
Recolectar, estudiar y evaluar todo tipo de experiencia o lección aprendida útil a futuros ciclos de mejora y así preparar mejor a las personas involucradas en posteriores ciclos.
GMP A5.2. Crear/Actualizar Base de Conocimiento
Poner a disponibilidad de la organización proyectos de mejora desarrollados.
GGM y RPM
A5.3. Analizar impacto de mejora
Desarrollar estudios comparativos en los cuales se pueda determinar si la mejora realizada ha disminuido o aumentado la eficiencia de los procesos de la empresa, si es el primer caso se deben estudiar y generar soluciones o
estrategias que permitan equilibrar la balanza en relación a cuanto se desea sacrificar por mejorar los procesos.
GGM y RPM
A5.4. Analizar el compromiso
Evaluar el compromiso de la alta dirección y asegurarse de que el compromiso e interés de la gerencia todavía se mantiene para la financiación del próximo ciclo de mejora.
GGM y RPM
A5.5. Preparación del siguiente ciclo de mejora
Crear nuevos retos, estrategias, enfoques de mejora y caminos a seguir de acuerdo a la experiencia y objetivos alcanzados, que permitan actualizar y crear una propuesta de mejora más madura en la fase de Instalación del próximo ciclo, basándose en la experiencia y Lecciones Aprendidas.
GGM A5.6. Verificar el Reporte de Mejora (Ver4)
GGM A5.7. Corregir los defectos encontrados en el Reporte de Mejora con base en el Reporte de Verificación y obtener la aprobación de las correcciones.
GGM A5.8. Validar el Reporte de Mejora (Val4)
GGM A5.9. Corregir los defectos encontrados en el Reporte de Mejora con base en el Reporte de Validación y obtener la aprobación de las correcciones.
GGM A5.10.Validar el Reporte de Mejora (Val5) Salidas Reporte de Mejora
Base de conocimiento creada/actualizada.
Recomendaciones para el siguiente ciclo de mejora.
Lecciones Aprendidas
Diagrama de flujo de trabajo
Diagrama de actividades de UML, donde se especifican las actividades del flujo de trabajo y los roles (utilizando carriles)
Verificaciones y validaciones
Se definen las verificaciones y validaciones asociadas a los productos generados en las actividades que se mencionan.
En la verificación como en la validación se identifican los defectos que deben corregirse antes de continuar con las actividades posteriores.
La validación de un producto puede ser interna (dentro de la organización) o externa (por el cliente) con la finalidad de obtener su autorización.
Se recomienda que las validaciones se efectúen una vez que las verificaciones asociadas al producto sean realizadas.
Verificación o Validación
Actividad Producto Rol Lineamientos de Verificación o Validación
Ver1 Instalación Propuesta de
Mejora
GGM Verificar que todos los elementos del Propuesta de Mejora sean viables y consistentes. Los defectos encontrados se documentan en un Reporte de Verificación.
Val1 Instalación Propuesta de
Mejora
GGM Validar que los objetivos de mejora estén bien identificados y alineados con el Plan Estratégico. Que la propuesta sea aprobada por el grupo directivo y se incluya en el plan estratégico de la organización. Los defectos encontrados se documentan en un Reporte de Validación.
Ver2 Diagnóstico Plan General de Mejora
RMP Verificar que todos los elementos del Plan General de Mejora sean viables y consistentes. Los defectos encontrados se documentan en un Reporte de Verificación.
Val2 Diagnóstico Plan General de Mejora
GGM Validar que el Plan General de Mejora es viable para la organización. Los defectos encontrados se documentan en
un Reporte de Validación.
Ver3 Formulación
Mejora
Plan de
Implementación de Mejora
RMP Verificar que todos los elementos del Plan de Implementación de Mejora sean viables y consistentes. Los defectos encontrados se documentan en un Reporte de Verificación.
Val3 Formulación
Mejora
Plan de
Implementación de Mejora
RMP Validar que cada uno de los casos de mejora han sido considerados en las iteraciones del ciclo de mejora. Validar que el Plan de Implementación de Mejora es viable para la organización y que se actualizada de acuerdo a las nuevas estimaciones y al caso de mejora particular. Los defectos encontrados se documentan en un Reporte de Validación.
Ver4 Revisión Reporte de
Mejora
GGM Verificar que todos los elementos del Reporte de Mejora sean viables y consistentes. Los defectos encontrados se documentan en un Reporte de Verificación.
Val4 Revisión Reporte de
Mejora
GGM Validar que los objetivos de mejora hayan sido alcanzados. Que se hayan identificado nuevas oportunidades de mejora. Validar que el Reporte de Mejora ha llevado beneficios a la organización.
Val5 Revisión Reporte de
Mejora
GGM Existen evidencias cuantitativas de la mejora de la capacidad de procesos.
Recursos de infraestructura
Actividad Recurso
A2 Plantillas de productos
Herramienta de valoración de procesos Herramienta de planificación y seguimiento.
A3, A4, A5 Plantillas de productos
Herramienta de valoración de procesos Base de datos de mediciones
Base de conocimiento
Herramienta de modelado de procesos Repositorio del proceso
Mediciones Mediciones que se establecen para evaluar los indicadores del proceso. Las mediciones se identifican como M1, M2, etc. y entre paréntesis se especifica la identificación del indicador que le corresponde.
Medición Indicador Objeto de medición
Rol Mecanismo de medición
M1
(Seguimiento)
I1 Productos de trabajo
RMP Registrar el número de productos y subproductos de trabajo generados por las actividades del Proceso de Mejora Continuo.
M2
(Seguimiento)
I2 Actividades
del proceso de mejora continua.
RPM Registrar el número de iteraciones del ciclo de mejora y las actividades realizadas en cada iteración. También se registra el tiempo utilizado y las personas involucradas en cada actividad e iteración.
M3
(Entrenamiento)
I3 Actividad de capacitación
RMP Registrar el numero de actividades de capacitación realizadas, incluyendo la duración y el número de participantes M4
(Conocimiento de mejora)
I3 Know-now de
los empleados sobre mejora
RMP Realizar Encuesta para conocer la percepción del conocimiento técnico adquirido por los participantes de la capacitación.
M5 (Alineación de la mejora)
I4 Objetivos de mejora
RMP Revisar qué los objetivos de mejora están relacionados con el Plan Estratégico.
M6 (Nivel de capacidad de los procesos)
I5, I6 Procesos software
EV Revisar si el nivel de capacidad de procesos ha incrementado a través de una evaluación previa y una posterior al proceso a mejorar.
M7 (Personas involucradas en una actividad)
I6 Actividades
del proceso de mejora
GMP Registrar el número de personas involucradas en cada una de:
− Las actividades de mejora
− Las actividades del proceso a mejorar M8 (Tiempo por
persona
involucrada en una actividad)
I6 Actividades
del proceso de mejora
GMP Registrar el tiempo invertido por cada una de personas involucradas en cada una de:
− Las actividades de mejora
− Las actividades del proceso a mejorar M9 (Aceptación
del empleados de la mejora)
I7 Ciclo de
mejora
GMP Realizar encuesta para conocer la percepción de lo empleados de la organización sobre la aceptación de los nuevos procesos introducidos por el ciclo de mejora.
M10 (Revisión del ciclo)
I8 Actividad de revisión
GMP Registrar el número de nuevas oportunidades de mejora encontradas y lecciones aprendidas.
M11 (Uso de la
base de
conocimiento)
I8 Base de
conocimiento
RMP Revisar qué los conocimientos adquiridos en anteriores iteraciones se utilizan en la formulación de las nuevas iteraciones.
M12 (Claridad y Adecuación)
I6 Ciclo de
mejora
RMP Realizar una encuesta a los diferentes equipos de trabajo donde se mide la claridad y que tan adecuado es el proceso de mejora.
Guías de ajuste
Descripción de posibles modificaciones al proceso que no deben afectar los objetivos del mismo.
Disciplinas técnicas para la realización de la iteración de mejora.
Las tareas al interior de las actividades de formulación pueden ser ajustadas de acuerdo a las condiciones de la organización. En el Apéndice 1 se presentan unas guías genéricas que pueden ser adecuadas a la organización. Corresponden a las disciplinas de mejora: evaluación, análisis, diseño e implantación.
Disciplinas
transversales del ciclo de mejora
Las tareas transversales a todas las actividades de mejora pueden ser ajustadas de acuerdo a las condiciones de la organización. En el Apéndice 2 se presentan unas guías genéricas que pueden ser adecuadas a la organización. Corresponden a las disciplinas de Entrenamiento, Gestión, de la Mejora, Aprendizaje y Gestión de la configuración del proceso.
