INFORME GESTIÓN AMBIENTAL INMEL AÑO 2014
En desarrollo del tema, se presenta el cuarto informe de gestión ambiental correspondiente al año 2014, donde se revisó el sistema de gestión ambiental de acuerdo con requisitos de la NTC- ISO 14001; para ello se efectuó recolección de evidencias, revisión de documentos, observación de actividades, condiciones en las áreas de interés, fuentes independientes, cumplimiento de requisitos legales, revisión de las no conformidades y/o observaciones relevantes, planes de mejoramientos, reuniones, entre otros.
ASPECTOS RELEVANTES Y CONCLUSIONES DE LA GESTIÓN AMBIENTAL DEL AÑO 2014:
Cambio de razón social: La organización se transformó de sociedad de anónima a sociedad por acciones simplificada bajo una nueva denominación.
Recertificación del Sistema de Gestión Ambiental En los días del 01 al 03 de julio de 2014, se llevó a cabo la realización de la auditoría externa de renovación por el ente certificador ICONTEC, obteniendo como resultado el otorgamiento de la renovación del certificado en la NTC-ISO 14001, donde se concluye que el sistema de gestión ambiental en INMEL es:
Conforme con las disposiciones planificadas.
Conforme con los requisitos de la norma auditada.
Conforme con los requisitos del sistema de gestión establecidos por la organización.
Se ha implementado.
Se mantiene de manera eficaz.
Proporciona información a la dirección sobre los resultados de las auditorías.
La correcta aplicación de NTC-ISO 14000 y posterior certificación por un ente idóneo, es una señal de compromiso ambiental. El tener la NTC-ISO 14001 significa que INMEL es amigable con la naturaleza, que no contamina y que ahorra al máximo los recursos energéticos no renovables;
que es una Organización comprometida con la humanidad a largo plazo, puede compartir recursos para el sistema de gestión integral, mejora el desempeño de la organización y la satisfacción de los clientes y la imagen corporativa que genera liderazgo y reconocimiento empresarial, entre muchos otros.
INMEL define en la política de gestión integral, "la prevención de la contaminación del medio ambiente, los accidentes y enfermedades profesionales, a través de la identificación y control de
Ingeniería y Montajes Electromecánicos S.A
INMEL Ingeniería S.A.S
los riesgos e impactos"; para su cumplimiento el sistema de gestión ambiental ha desarrollado programas ambientales que se miden a través del cálculo y análisis de unos indicadores ambientales.
Medición de la perspectiva ambiental: De acuerdo con la valoración de aspectos e impactos ambientales, se implementan programas ambientales para controlar los impactos significativos que se presentan en la prestación de los servicios; estos programas contemplan plazos de ejecución y responsables de llevarlos a cabo. Entre los programas ambientales se encuentran:
Revisión y actualización de la matriz de requisitos legales: En el archivo SCLA00210 Matriz de Requisitos Legales se unificó en una sola hoja del archivo la parte ambiental, donde se integraron las hojas correspondiente a medio ambiente, agua, aire, suelo y químicos y peligrosos; este
Programa para la separación de residuos sólidos
Programa para el control, consumo de combustible y emisión de gases
Programa de ahorro de energía y agua
Programa para el manejo y transporte de sustancias químicas y peligrosas
archivo quedó conformado por cuatro hojas (Control de Registro, Gestión Ambiental, Seguridad y Salud en el trabajo y Otros); adicionalmente se realizó una reestructuración de la matriz donde el encabezado de las hojas modificadas quedó de la siguiente manera:
Requisito legal, cuenta con los siguientes campos:
Aspecto Ambiental
Proceso, Actividad, producto o servicio
Autoridad/ente de control/parte
Norma, acto administrativo o compromiso voluntario (Tipo, Número, Año)
Artículos aplicables
Descripción requerimiento específico - Exigencia
Ubicación
El título Evaluación del cumplimiento del requisito legal, tiene la siguiente información:
Actividades a desarrollar para darle cumplimiento al requisito legal
Responsable
Estado de Cumplimiento
Mecanismo de evaluación del cumplimiento
Observaciones
Reforzar temas del sistema de gestión ambiental: El día 4 de diciembre de 2014, se realizó formación Manejo de residuos sólidos, presencial y virtual a todos los encargados del SGI de los proyectos.
Reuniones de Seguimiento: Para el año 2014 se desarrollaron las reuniones de seguimiento ambiental con los encargados del SGI de todos los proyectos en las fechas:
Seguimiento Gestión Ambiental 04-12-2014
Seguimiento Gestión Ambiental 30-05-2014
Proyecto Cero Papel: Para el INMEL la protección del medio ambiente ha formado parte fundamental de sus criterios de gestión, se ha comprometido en conjunto con los empleados a llevar a cabo sus funciones con el menor gasto ambiental posible, siendo cada empleado consciente que tiene el deber y la obligación de proteger el medio ambiente y dar un uso adecuado y racional a los recursos que le son asignados para el cumplimiento de sus tareas.
Para ello está desarrollando el proyecto Cero Papel, que basa gran parte de su estrategia en una eficiente gestión documental a través de la tecnología, también es posible alcanzar reducciones significativas con los recursos que actualmente dispone INMEL.
Tipo Número Año
EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL REQUISITO LEGAL Actividades a
desarrollar para darle cumplimiento
Responsable Estado de Cumplimiento
Mecanismo de evaluación del cumplimiento
Observaciones REQUISITO LEGAL
Aspecto Ambiental
Actividad, producto o servicio
Autoridad / ente de control / parte
Norma, acto administrativo o compromiso voluntario Artículos
aplicables
Descripción requerimiento
específico Exigencia
Ubicación
Objetivos proyecto cero papel:
Promover en el INMEL el sentido de responsabilidad con el ambiente y con el desarrollo sostenible del país mediante el desarrollo del proyecto “cero papel”.
Fomentar una cultura que use racionalmente los recursos, que se verá reflejada en una mejor y más fácil adaptación a los cambios relacionados con la gestión documental y por tanto, a la utilización de archivos en formatos electrónicos.
Desarrollo del proyecto: Comprende las siguientes actividades:
Carpetas en el servidor por usuario y/o compartidas en red: Utilizar carpetas compartidas dentro de la red local (servidores), lo cual realizar consultas de documentos de las diferentes dependencias sin necesidad de mantener archivos físicos e imprimir documentos para revisar.
Correo electrónico: Utilizar el correo electrónico como principal medio de difusión de documentos, de tal manera que la información sea distribuida de forma digital. Para ello se debe mantener el listado de contactos actualizado y priorizar el uso del correo electrónico sobre el fax y el correo postal como medio para la comunicación y notificación, ya que los primeros son más rápidos y baratos.
Presentaciones: Cuando se realizan reuniones presenciales de trabajo o presentaciones de la empresa, utilizar computador portátil y proyector multimedia o videobeam para realizar la exposición de los documentos o temas relevantes, esto permitirá que todos los asistentes tengan acceso visual al material y no sea necesario entregar copia impresa a cada participante, e incluso permitirá corregir los documentos a medida que son discutidos y acordados los cambios.
Material de difusión: Realizar la difusión de los eventos, talleres y actividades de la empresa por medios electrónicos como la intranet y en formato digital, de tal manera que su distribución sea más eficiente y se optimice el consumo de recursos económicos; los avisos, folletos y boletines pueden realizarse a través de la Intranet o en la página web si se requiere.
Impresión doble cara: Configurar las impresoras para que los documentos se impriman por ambas caras de la hoja, de tal manera que optimice el consumo de papel; así mismo, para documentos no oficiales, los equipos deben imprimir en modo borrador, aunque no ahorrará papel, imprimirá más rápido y economizará tinta.
Papel reciclado: Reutilizar aquellas hojas que han sido impresas en un solo lado toda vez que sea posible usarlas para imprimir sobre la cara en blanco identificando que el lado reciclado se encuentre debidamente marcado para que otros usuarios sepan cual lado de la hoja corresponde al documento en cuestión; adicionalmente se pueden emplear las hojas impresas en un solo lado para fabricar libretas para anotaciones.
Disposición de papel reciclado: Disponer el papel usado en los lugares asignados por la empresa para su reciclado; identificar diferentes usos y destinos de dichos residuos de tal manera que puedan ser aprovechados y utilizados con posterioridad.
Sistema de Gestión Integral (SGI): Consultar la documentación del Sistema de Gestión Integral en la intranet, esto permite la consulta de la documentación como las caracterizaciones de
procesos, procedimientos o instructivos; mantener la información actualizada y disponible en la intranet; controlar los cambios en medio magnéticos para evitar que se use información obsoleta.
Futuro del proyecto cero papel: Buscará la digitalización, indexación, búsqueda BPM, flujos de trabajo, preservación, integración al ERP y los AG´S. Esta
continuación del proyecto en el año 2015, será liderada por el área de Contabilidad y Financiera - Apoya por las áreas de TICS y SGI, lo cual generará ahorros en tiempo, recursos y espacio
Campañas Ambientales:
Sembrando Oxigeno: El proyecto Cens en la ciudad de Cúcuta, desarrolló la campaña
“sembrando oxígeno” que tiene como objetivo generar un impacto en el personal perteneciente al proyecto, mediante la implementación de la siembra, cuidado y plantado de un árbol. En acto simbólico de cuidado del planeta y en el aporte que podemos generar todos los que habitamos en él.
Etiquetas Verdes: Implementar etiquetas verdes en todos los proyectos de la empresa y la sede administrativa para sensibilizar al personal en ahorro del consumo de energía, agua, papel y en medidas de orden y aseo. Las etiquetas están publicadas en sitios estratégicos como baños, cocinas, interruptores, computadores, entre otros.
Campañas de sensibilización con el medio ambiente: Utilizar distintos medios para sensibilizar al personal, a través de carteleras, boletines en la intranet y redes sociales, charlas diarias de cinco minutos al personal operativo, formaciones, reuniones de gestión ambiental, entre otros.
Campaña de orden y aseo: Crear cultura de orden y aseo a todo el personal de INMEL, bajo la metodología japonesa de las 5S
Manejo de residuos: Dar manejo a los residuos sólidos que se generan en las actividades desarrolladas por INMEL asegurando su manipulación
desde la recolección, almacenamiento temporal, transporte y disposición final de los residuos sólidos y sobrantes de acuerdo a su tipo.
Definir los sitios y recipientes para separar y clasificar los residuos por tipo de residuos, existencia y cantidad de recipientes adecuados (capacidad, código de colores, entre otros).
Verificar los documentos soporte de la disposición final de los residuos: aprovechables, peligrosos y especiales.
Simulacros:
En el año 2014, se llevó a cabo en los proyectos la realización de los simulacros, con el objetivo de:
Evaluar la capacidad de respuesta de todo el personal con el fin de identificar el nivel de preparación, aceptación y confianza para responder ante una contingencia.
Realizar cambio de bombillas normales por ahorradoras
Instalar equipos ahorradores a los grifos de agua
Asegurar que las medidas y procedimientos descritos en el plan de respuesta ante emergencias son adecuadas y que la reacción de los organismos involucrados es oportuna y ordenada.
Fomentar y formar hábitos de respuesta que ayuden a mitigar los riesgos e impactos ocasionados por agentes perturbadores.
Motivar a las personas para que lleven a cabo las acciones de respuesta con organización y coordinación, de manera que se transformen en actores conscientes de su propia seguridad y el medio que los rodea.
A continuación la relación de la Hipótesis del simulacro en los distintos proyectos:
Proyectos Hipótesis del simulacro
Actividades Forestales Oriente Temblor de Tierra Actividades Forestales Suroeste Conato de incendio
CENS Explosión
Chec Integral Sede Dosquebradas Sismo Chec Integral Sede Anserma Sismo Chec Integral Sede Salamina Sismo
Chec Redes Sismo
EDEQ Sismo
Electrohuila Sismo con emergencia ambiental por volcamiento de tracto camión cisterna cargado con crudo
Obra Los Cabos Escape de gas de la pipeta de 20 libras de gas propano
Obra Nativo Sismo
Obra Nativo Sismo
Licitaciones:
En las licitaciones presentadas durante al año 2014; se establecieron las medidas de manejo ambiental aplicables al proyecto, de acuerdo con los requerimientos de los clientes e INMEL;
igualmente se definieron los programas ambientales y la Matriz Impactos Ambientales SCFA02010, conforme con el tipo de actividad a desarrollar. Adicionalmente se contemplan los recursos económicos que se requieran para la ejecución de los programas ambientales.
PLANES DE ACCIÓN PARA EL AÑO 2015, EN EL ÁMBITO AMBIENTAL:
Se han definido los siguientes planes de acción y/o actividades a desarrollar a través de la gestión ambiental, para desarrollar el año 2015:
Mejorar la medición y seguimiento de la gestión ambiental: Para Mejorar la medición y seguimiento se definen las siguientes acciones:
Crear el área Dirección de gestión estratégica y Operativa (GE&O) y migrar los sistemas de gestión de aseguramiento de la calidad y gestión ambiental (NTC-ISO 9001 e ISO 14001) del área de gestión organizacional hacia el área de Dirección de gestión estratégica y Operativa (GE&O).
Dividir en los proyectos el perfil del cargo del encargado SGI, en dos cargos, es decir un responsable HSE (seguridad y salud en el trabajo con ambiental) y otro responsable de Q (calidad). Definir el rol de calidad en los proyectos y del responsable HSE (perfil del cargo) y definir en los proyectos en los actuales se asumirá esta responsabilidad.
Realizar la evaluación y replanteo de los indicadores ambientales actuales, de tal manera que se pueda medir la gestión ambiental, para ello se revisará si es factible incluir en el Balance Score Card (BSC) el siguiente indicador:
Revisión documental: Durante el transcurso del año 2015 se revisará y actualizará con el apoyo de consultoría de la empresa INSA de la Dirección de Planeación y Proyectos INSA - Ingeniería y Sistemas Ambientales, la siguiente documentación: El procedimiento SCPA01711 Separación de
GESTIÓN AMBIENTAL
N° Indicador Descripción indicador Formula cálculo
indicador Registro Meta
% de
cumplimiento de los programas ambientales
De acuerdo con la valoración de impactos ambientales, se generaron los programas para controlar los impactos significativos que se presentan en la prestación de los servicios. Dichos programas contemplan plazos de ejecución y responsables de llevarlos a cabo.
Los programas ambientales evaluados son:
- SCPA01811 Programa de Consumo de Combustible - SCPA00810 Programa de Ahorro de Energía y Agua - SCPA03111 Programa Manejo Transporte Sustancias Químicas - SCPA02111ProgramaSeparacionResiduosSolidos
% Cumplimiento = N° proyectos cumplen/N° de proyectos
Consolidado Segumiento ProgramasA mbientales/
añoxxx
80%
Residuos Sólidos, los programas ambientales SCPA00810 programa de ahorro de energía y agua, SCPA01811 programa de consumo de combustible, SCPA02111 programa separación de residuos, SCPA03111 programa manejo transporte sustancias químicas. Asimismo se realizará la propuesta de dos programas ambientales nuevos: Incentivos y plan de desarrollo de proveedores.
Entregables de Gestión ambiental: Restructurar la metodología de revisión de los entregables ambientales: revisar la frecuencia de la entrega por parte de los proyectos, definir el seguimiento y medición.
CONCLUSIONES AÑO 2014:
La gestión ambiental en INMEL, en el año 2014 concluye de la siguiente manera:
La conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la NTC-ISO 14001.
La eficaz implementación y mantenimiento del sistema de gestión ambiental.
La capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios aplicables al alcance del sistema de gestión y a la norma de requisitos de gestión ambiental.
La identificación de oportunidades de mejora en el sistema de gestión ambiental.
Los resultados de este informe, fueron divulgados a la Gerencia; el coordinador de calidad y ambiental divulgará lo consignado en este documento a todo el personal de INMEL y partes interesadas, utilizando la página web http://www.inmel.com.co/inmel/
GERENCIA INMEL INGENIERÍA S.A.S
COORDINADOR DE CALIDAD Y AMBIENTAL
