I BIBLIOTECA UNIVERSITARIA

Universidade de Santiago de Compostela

BIBLIOTECA UNIVERSITARIA

I NFORME DE AUTOAVALIACIÓN

Santiago de Compostela, xaneiro 2004

ÍNDICE

1. 1. O

S

B

(S

B

)

A SÚA INTEGRACIÓN NO MARCO INSTITUCIONAL

... 1

1.1. O Plan de Servicios Bibliotecarios no contexto do Plan estratéxico da institución ... 2 1.2. Planificación docente e as súas relacións cos Servicios Bibliotecarios ... .. 6 1.3. Planificación da investigación e as relacións cos Servicios Bibliotecarios... ... 9 1.4. Mecanismos de relación entre os Servicios Bibliotecarios e os seus usuarios ... ... 11 2. O

... 15

2.1. Organización ... ... 16

2.2. Procesos ... ... 21

2.3. Oferta de servicios a distancia ... 24

3. O

... 26

3.1. Persoal ... ... 27

3.2. Instalacións ... ... 34

3.3. Fondos ... ... 39

3.4. Ingresos ... ... 43

4. R

... 46

4.1. Satisfacción dos usuarios ... 47

4.2. Eficacia na prestación de servicios ... 55

4.3. Eficiencia na prestación de servicios ... 59

5. P

F

P

... 64

6. P

M

... 70

1. OS SERVICIOS DE BIBLIOTECAS (SERVICIOS

BIBLIOTECARIOS) E A SÚA INTEGRACIÓN

NO MARCO DA INSTITUCIÓN

1.1. O PLAN DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS NO CONTEXTO DO PLAN ESTRATÉXICO DA INSTITUCIÓN

¿EXISTE UN DOCUMENTO PÚBLICO ONDE SE ESPECIFICAN A MISIÓN E O PLAN

ESTRATÉXICO DOS SERVICIOS BIBLIOTECARIOS?

A misión dos Servicios Bibliotecarios aparece especificada nos Estatutos da Universidade de Santiago de Compostela aprobados na sesión extraordinaria do Claustro Universitario celebrada os días 19, 20 e 21 de maio do ano 2003, pendentes aínda de validación legal por parte da Xunta de Galicia. No seu artigo 149, definen a Biblioteca Universitaria como " unha unidade funcional concibida como un centro de recursos para a docencia, a investigación, o estudio e a aprendizaxe, así como para todas aquelas actividades relacionadas co funcionamento e a xestión da Universidade".

Esta definición inclúe a proposta elaborada por REBIUN de cara á elaboración dos Estatutos nas distintas universidades españolas.

O Regulamento da Biblioteca Universitaria, derivado dos anteriores Estatutos de 1997 que foi aprobado en Xunta de Goberno da Universidade en decembro de 1998 e que deberá ser revisado e adaptado ós novos Estatutos, tal como explicita o seu artigo 149.3, marca as liñas básicas de actuación da Biblioteca Universitaria. Así, no Título I deste documento recóllese a definición, funcións e estructura da Biblioteca. O Titulo II establece a composición e funcións dos diferentes tipos de comisións previstas para o funcionamento da Biblioteca e da Xunta Técnica, así como as funcións da Dirección da Biblioteca Universitaria e das direccións das Bibliotecas dos Centros. Nos seguintes títulos abórdanse cuestións relativas ó orzamento (T.III), ó persoal (T.IV) e ós usuarios e servicios (T.V).

O Plan Estratéxico da Universidade de Santiago de Compostela 2010, no epígrafe 40 do capítulo dedicado a servicios, declara como obxectivo estratéxico a mellora, incremento e tecnificación dos servicios bibliotecarios, e ó longo do documento menciona os Servicios Bibliotecarios, dentro dos obxectivos instrumentais referidos a outros capítulos, pero non existe ningún documento onde se defina un Plan estratéxico propio dos Servicios Bibliotecarios.

¿CAL É O SEU NIVEL DE PUBLICIDADE?

Estes documentos están amplamente difundidos entre a comunidade universitaria, e dispoñibles para consulta en formato impreso ou a través da páxina web da Universidade e da Biblioteca Universitaria.

ANALIZAR E VALORAR:

! A PLANIFICACIÓN DOS SERVICIOS BIBLIOTECARIOS A CURTO, MEDIO E LONGO PRAZO.

Os Servicios Bibliotecarios non contan cunha planificación formal a medio e longo prazo. Esa planificación tampouco foi solicitada polos órganos de goberno da Universidade de Santiago de Compostela, que nin sequera contaron cos responsables da Biblioteca Universitaria á hora de elabora-lo Plan Estratéxico 2010, o que podería explica-la dispersión e falta de visión global nas referencias que o documento contén sobre os Servicios Bibliotecarios

A Dirección da Biblioteca vén elaborando e presentando ás autoridades académicas proxectos e actuacións de distinto alcance que teñen como obxectivo a mellora dos servicios bibliotecarios, implantación de novos productos, etc.

! A METODOLOXÍA E O GRAO DE PARTICIPACIÓN DOS AXENTES SIGNIFICATIVOS DOS SERVICIOS BIBLIOTECARIOS NA ELABORACIÓN DA PLANIFICACIÓN DESCRITA.

A planificación dos Servicios Bibliotecarios descansa na Dirección da Biblioteca Universitaria. Bótase en falta unha metodoloxía de traballo baseada na xestión por obxectivos. A cultura de traballo consiste nunha planificación a curto prazo e dar solución ós problemas día a día.

! A PERTINENCIA DO PLAN EN RELACIÓN Ó PLAN ESTRATÉXICO E OBXECTIVOS XERAIS DA UNIVERSIDADE

Nin a institución nin os Servicios Bibliotecarios abordaron a redacción dun plan estratéxico que recolla os obxectivos a curto, medio e longo prazo, acorde cos propios obxectivos da Universidade de Santiago de Compostela. Malia todo, os proxectos e actuacións dos Servicios Bibliotecarios abordáronse sempre coa perspectiva de colaborar na consecución dos obxectivos xerais da institución, de mellora da docencia, estudio e investigación.

! O NIVEL DE COÑECEMENTO E ACEPTACIÓN DA COMUNIDADE UNIVERSITARIA

O persoal da Biblioteca Universitaria afirma coñece-lo organigrama, os obxectivos da biblioteca e do seu posto de traballo, segundo se desprende do resultado das enquisas.

¿QUE MECANISMOS EXISTEN PARA QUE OS RESPONSABLES DOS SERVICIOS

BIBLIOTECARIOS PARTICIPEN NO DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES E DEFINICIÓN DE OBXECTIVOS? VALÓRESE A EFICACIA.

A Comisión de Biblioteca Universitaria e as Comisións de Bibliotecas de Centro son os mecanismos básicos cos que contan os responsables dos Servicios Bibliotecarios para coñece-las necesidades dos membros da comunidade universitaria. As reunións periódicas e puntuais cos responsables das Bibliotecas de Centro permiten á Dirección da Biblioteca valorar e analizar estas necesidades.

Malia que estes mecanismos son bastante eficaces para diagnostica-las necesidades dos usuarios, carecen dunha metodoloxía que garanta a obxectividade da análise.

FONTES DE INFORMACIÓN:

# A opinión dos distintos grupos de usuarios que participan nas mencionadas Comisións.

# Os datos estatísticos que recolle anualmente a Biblioteca.

# A información recollida nos distintos puntos de servicio a través do contacto directo cos usuarios.

# O coñecemento dos plans da Universidade, ben a través de documentos públicos ou de reunións con responsables da institución.

ANALIZA-LOS MECANISMOS DE SEGUIMENTO DO PLAN DOS SERVICIOS

BIBLIOTECARIOS E A SÚA PERTINENCIA CO FIN DE DETERMINA-LO GRAO DE CONSOLIDACIÓN DOS OBXECTIVOS PROPOSTOS

O seguimento dos proxectos e actuacións dos Servicios Bibliotecarios realízase mediante contactos periódicos cos responsables do desenvolvemento deses proxectos, nas reunións da Xunta Técnica e cos Directores de Bibliotecas de Centro.

INDICAR TÓDOLOS PROCEDEMENTOS DE INFORMACIÓN EMPREGADOS CO FIN DE QUE O PERSOAL DOS SERVICIOS BIBLIOTECARIOS COÑEZAN TODO O RELACIONADO COS FINS, OBXECTIVOS E CRITERIOS DE CALIDADE DO PROPIO SERVICIO. VALORA-LA EFICACIA DESTES MECANISMOS.

A Dirección da Biblioteca, os membros da Xunta Técnica e os Directores das Bibliotecas de Centro son os responsables de informa-lo persoal dos seus servicios ou centros da marcha dos proxectos.

Este procedemento é pouco eficaz, segundo se desprende dos resultados das enquisas. Parece necesario establecer canles de comunicación máis fluídas. O 68,5% do persoal dos Servicios Bibliotecarios afirman que as canles de información informal predominan sobre as formais. Un 64% do persoal afirma que a comunicación formal non cobre as súas necesidades.

VALORA-LO SOPORTE DO GOBERNO DA INSTITUCIÓN E DA COMUNIDADE UNIVERSITARIA Ó PLAN DE ACTUACIÓN DOS SERVICIOS BIBLIOTECARIOS

O grao de participación doutros axentes da Institución, Vicerrectorado de Investigación e Innovación, de quen depende organicamente a Biblioteca, e do Presidente da Comisión de Biblioteca Universitaria limítanse a dar resposta e soporte ás iniciativas e proxectos que presenta a Dirección dos Servicios Bibliotecarios se os consideran oportunos. Este soporte varía segundo o nivel de implicación dos distintos equipos de goberno.

IDENTIFICA-LOS PUNTOS FORTES E OS PUNTOS DÉBILES DA PLANIFICACIÓN ESTRATÉXICA DOS SERVICIOS BIBLIOTECARIOS

! PUNTOS FORTES:

# Existencia dunha estructura definida e regulado de imbricación dos Servicios Bibliotecarios coa comunidade universitaria: Comisión de Biblioteca e Comisións de Biblioteca de Centro.

# Existencia dunha Xunta Técnica como mecanismo de interlocución entre os responsables dos Servicios Bibliotecarios

# Os Servicios Bibliotecarios constitúen actualmente un servicio consolidado e recoñecido dentro da Universidade de Santiago de Compostela.

# Os Servicios Bibliotecarios contan cun persoal que mostra unha percepción e unha definición bastante clara da súa misión, e que ten en alta estima o seu grao de profesionalización.

! PUNTOS DÉBILES:

# Nos últimos anos a Universidade non contou coa Dirección dos Servicios Bibliotecarios para a elaboración das liñas mestras de actuación, nin na redacción do Plan Estratéxico da Universidade de Santiago de Compostela 2010, no que se refire ós servicios bibliotecarios.

# Falta de Plan estratéxico dos Servicios Bibliotecarios.

# Falta de cultura de traballo en planificación e seguimento de obxectivos.

# Escasa actuación da Xunta Técnica como equipo asesor da Dirección, tal e como se define no Regulamento.

# Falta dunha intranet definida como un foro de información e debate permanente entre o persoal dos Servicios Bibliotecarios.

! PROPOSTAS DE MELLORA:

$ Definición clara por parte dos órganos de goberno da Universidade de Santiago de Compostela acerca do modelo bibliotecario que desexa implantar.

$ Elaboración urxente dun plan estratéxico dos Servicios Bibliotecarios

$ Definición dos obxectivos dos Servicios Bibliotecarios a curto, medio e longo prazo, en consonancia cos obxectivos da Universidade de Santiago de Compostela.

$ Planificación formal dos Servicios Bibliotecarios a curto, medio e longo prazo, por consecución de obxectivos.

$ Elaboración dunha metodoloxía rutineira de traballo que permita ós Servicios Bibliotecarios unha maior obxectividade e eficacia no diagnóstico das necesidades dos usuarios, tanto no que se refire a docencia como a investigación.

$ Mellora das canles de comunicación entre o persoal dos Servicios Bibliotecarios.

Pode ser unha solución a creación dunha intranet propia destes que actúe como un foro de información e debate permanente entre o seu persoal.

$ Mantemento da percepción do persoal dos Servicios Bibliotecarios en relación coa súa actividade e grao de profesionalización.

$ Participación dos Servicios Bibliotecarios na toma de decisións dos órganos de goberno da Universidade de Santiago de Compostela, polo menos cando estas poidan afectar ós Servicios Bibliotecarios.

$ Mellora-la participación da Xunta Técnica no seu papel de equipo asesor da Dirección da Biblioteca Universitaria, cunha maior atribución de funcións se é preciso.

1.2. PLANIFICACIÓN DOCENTE E AS SÚAS RELACIÓNS COS SERVICIOS BIBLIOTECARIOS

EXAMINAR E VALORAR:

! A EXISTENCIA E FUNCIONAMENTO DE MECANISMOS FORMAIS DE RELACIÓN ENTRE OS RESPONSABLES DE PLANIFICACIÓN DOCENTE E OS SERVICIOS

BIBLIOTECARIOS

Non existen mecanismos formais de relación entre os responsables de planificación docente e os Servicios Bibliotecarios. Estes manteñen relación cos docentes a título individual ou mediante as Comisións de Biblioteca, pero non existen mecanismos formais de relación cos responsables de planificación docente. Na creación de novos centros, novas titulacións e cambios nos plans de estudio, non só non se conta cos responsables dos Servicios Bibliotecarios para a planificación dos devanditos servicios, senón que nin sequera se establecen partidas presupostarias específicas para dotalos da bibliografía necesaria para a súa posta en marcha. Esta situación provoca ademais unha descompensación importante na colección de investigación entre centros

"históricos" e centros de nova creación.

! PROCESO DE DETECCIÓN DE NECESIDADES E TRADUCCIÓN NA PLANIFICACIÓN DOS SERVICIOS BIBLIOTECARIOS

A Comisión de Biblioteca, na repartición anual do presuposto, asigna unha cantidade a cada centro para a adquisición de “libros de alumnos”.

As necesidades de bibliografía básica para apoio á docencia detéctanse baseándose na consulta das guías e programas das materias por parte do persoal dos Servicios Bibliotecarios, das demandas dos estudiantes e, en menor medida, das solicitudes dos profesores.

! A PARTICIPACIÓN DOS PROFESORES NESES MECANISMOS

A participación dos profesores, en termos xerais, é escasa e pouco participativa, con destacadas excepcións.

! AS ACTUACIÓNS DA BIBLIOTECA PARA INFORMA-LOS PROFESORES DE NOVOS MATERIAIS BIBLIOGRÁFICOS NO SEU CAMPO DISCIPLINAR

A Biblioteca informa individualmente ó solicitante de cada adquisición, e ó conxunto da comunidade universitaria, a través do boletín de novas adquisicións consultable na páxina web da Biblioteca.

As Bibliotecas de Centro poñen a disposición dos docentes libros para exame subministrados polas librerías da cidade e tamén informan da aparición de novidades editoriais no seu campo disciplinar, se ben esta práctica non se leva a cabo en tódalas bibliotecas nin de modo sistemático, como sería de desexar.

¿COMO SE ASEGURA A DISPOÑIBILIDADE DOS FONDOS RECOMENDADOS NOS PROGRAMAS DOCENTES?

As Bibliotecas intentan garanti-la dispoñibilidade de polo menos un exemplar dos fondos recomendados mediante os seguintes procesos:

$ Análise das bibliografías recomendadas e adquisición das obras non existentes.

$ Análise das obras máis prestadas no curso anterior e valoración da adquisición de máis exemplares.

$ Suxestións de compra por parte dos usuarios.

ANALIZAR CÓMO E CÁNDO SE COÑECEN AS DEMANDAS DOS PROFESORES. VALORA-LA PERTINENCIA E EFICACIA DOS PROCEDEMENTOS EMPREGADOS E PERÍODOS ESTUDIADOS.

As Bibliotecas teñen serios problemas para consegui-las bibliografías recomendadas polos docentes nos programas das materias, xa que na maioría dos casos non remiten estes listados nin se aseguran da dispoñibilidade dos fondos antes de incluílos nas bibliografías.

VALORA-LO NIVEL DE IMPLICACIÓN (RESPOSTA ACTIVA) DOS PROFESORES NAS ACCIÓNS DOS SERVICIOS BIBLIOTECARIOS ORIENTADAS Ó USO DOS RECURSOS POR PARTE DOS ALUMNOS.

A implicación dos profesores nas accións dos Servicios Bibliotecarios para impulsa-lo uso dos recursos bibliotecarios é en xeral baixa, con diferencias significativas entre bibliotecas. Estas diferencias poderían deberse a unha falta de hábito na consideración dos S.B. como servicios de apoio á docencia, por parte do profesorado, así como a unha carencia de iniciativa por parte dos Servicios Bibliotecarios para potencia-lo seu uso.

¿QUEDAN SUFICIENTEMENTE BEN RECOLLIDAS AS NECESIDADES DOCENTES NO PLAN DE ACTUACIÓN DOS SERVICIOS BIBLIOTECARIOS?

As actuacións dos Servicios Bibliotecarios nos últimos anos estiveron máis orientadas á investigación que á docencia, exceptuando a mellora de instalacións para alumnos e a adquisición da bibliografía recomendada.

VALORA-LA IMPLICACIÓN DOS PROFESORES NAS ACTUACIÓNS DA BIBLIOTECA DIRIXIDAS Á DIFUSIÓN, MELLORA E OFERTA DE NOVOS SERVICIOS.

A implicación poderiamos valorala como moi escasa. Cando existe, limítase a recomendar ós alumnos o uso de servicios concretos como información bibliográfica, sen achegar suxestións para a súa mellora nin formula-la posta en marcha doutros novos.

IDENTIFICA-LOS PUNTOS FORTES E OS PUNTOS DÉBILES DAS RELACIÓNS DOS

SERVICIOS BIBLIOTECARIOS COA DIMENSIÓN DOCENTE DA UNIVERSIDADE.

! PUNTOS FORTES:

$ Existencia consolidada das Comisións de Biblioteca de Centro.

$ Entre os obxectivos prioritarios do persoal dos Servicios Bibliotecarios está conseguir unha boa colección de apoio á función docente da institución

! PUNTOS DÉBILES:

$ Falta dun programa organizado e coordinado de formación de usuarios.

$ Falta de mecanismos formais de relación entre os responsables de planificación docente e os responsables dos Servicios Bibliotecarios.

$ Falta dun plan estratéxico dos Servicios Bibliotecarios en que se definan as actuacións e obxectivos da Biblioteca como servicio de apoio á docencia e a aprendizaxe.

VALORA-LO USO DOS FONDOS DOCUMENTAIS POR PARTE DOS ALUMNOS

O uso dos fondos documentais vén experimentando unha tendencia á baixa dende o ano 1998. As razóns desta diminución están no descenso dos presupostos de adquisición de materiais bibliográficos, a diminución do número de alumnos e a existencia dun sistema de docencia baseado no uso de apuntamentos.

! A PARTIR DOS RESULTADOS DAS ENQUISAS ÓS USUARIOS

Tódolos enquisados din consultar libros (100%) e revistas (96%) e, en menor medida, bases de datos (86%) e obras de referencia (72%). Non obstante, debe terse en conta que a resposta exclúe unicamente os profesores da Universidade de Santiago, pero inclúe profesores doutras universidades xunto cos alumnos desta Universidade.

! DOS MÉTODOS DOCENTES ESTIMULADORES DO USO DAS BIBLIOTECAS

Non hai constancia nos Servicios Bibliotecarios, agás algunhas actuacións individuais de docentes, de prácticas estimuladoras do uso das bibliotecas. A biblioteca non coñece a existencia de ningunha normativa nin recomendación dos responsables de planificación docente que estimulen ou incentiven o uso dos Servicios Bibliotecarios

! PROPOSTAS DE MELLORA:

$ Mellora das canles de comunicación entre os responsables da planificación docente e os Servicios Bibliotecarios A alto nivel, incluíndo a participación dos Servicios Bibliotecarios na planificación de novas titulacións e centros; no ámbito cotián, requirindo dos Departamentos, por parte da autoridade responsable, o cumprimento estricto da normativa de organización docente e o envío de copia da documentación ás bibliotecas correspondentes.

$ Implantación dos modelos de información ós profesores de novos materiais bibliográficos no seu campo disciplinar en tódalas unidades dos Servicios Bibliotecarios, como un proceso rutineiro.

$ Promove-la consideración dos Servicios Bibliotecarios como unha actividade habitual na “vida diaria” dos profesores.

$ Elaboración dun programa organizado e coordinado de formación de usuarios.

$ Promove-lo uso de fondos documentais por parte dos alumnos.

1.3. PLANIFICACIÓN DA INVESTIGACIÓN E AS RELACIÓNS COS SERVICIOS BIBLIOTECARIOS

EXAMINAR E VALORAR:

! A EXISTENCIA E FUNCIONAMENTO DE MECANISMOS FORMAIS DE RELACIÓN ENTRE OS RESPONSABLES DA INVESTIGACIÓN E OS SERVICIOS BIBLIOTECARIOS

O mecanismo formal de relación é a Comisión de Biblioteca Universitaria e as respectivas comisións de centro. Entre as funcións máis importantes destas comisións están reparti-las partidas presupostarias para adquisición de fondos bibliográficos e propoñer e informar das directrices xerais da política bibliotecaria.

! PROCESO DE DETECCIÓN DE NECESIDADES E TRADUCCIÓN NA PLANIFICACIÓN DOS SERVICIOS BIBLIOTECARIOS

As necesidades de información de cada departamento ou área coñécense a través dos seus representantes nas comisións de biblioteca de centro, que proporcionan ó persoal da biblioteca a relación de fondos bibliográficos, bases de datos, etc, necesarios para a súa investigación. A Comisión de Biblioteca Universitaria encárgase de valorar e elaborar propostas centralizadas de compra cando existen convocatorias especiais de axuda á investigación.

! A PARTICIPACIÓN DESTES RESPONSABLES NOS MECANISMOS DESCRITOS

Con contadas excepcións, a participación dos investigadores é destacada, e reflicte a consolidación das comisións de biblioteca.

! AS ACTUACIÓNS DA BIBLIOTECA PARA INFORMA-LO PERSOAL DE INVESTIGACIÓN DE NOVOS MATERIAIS BIBLIOGRÁFICOS NO SEU CAMPO DISCIPLINAR

A Biblioteca informa individualmente ó solicitante de cada adquisición, e ó conxunto da comunidade universitaria, a través do boletín de novas adquisicións consultable na páxina web da Biblioteca. Ademais, as bibliotecas de centro poñen a disposición dos docentes libros para exame subministrados polas librerías da cidade, ó tempo que informan da aparición de novidades editoriais no seu campo disciplinar, se ben esta última práctica non se leva a cabo en tódalas bibliotecas nin de modo sistemático, como sería de desexar.

¿COMO SE ASEGURA A DISPOÑIBILIDADE DOS FONDOS DOCUMENTAIS MÁIS RELEVANTES PARA AS LIÑAS DE INVESTIGACIÓN OPERATIVAS NA UNIVERSIDADE?

Ademais das solicitudes feitas polos propios investigadores da bibliografía relevante para a súa investigación, a Biblioteca, a través do Consorcio de Bibliotecas Universitarias de Galicia, do que forma parte, oferta unha ampla selección das máis relevantes bases de datos e a través do servicio de empréstito interbibliotecario pon á disposición dos investigadores os fondos doutras bibliotecas españolas ou estranxeiras.

DE XEITO MÁIS ESPECÍFICO ¿COMO SE ASEGURA A DISPOÑIBILIDADE DA BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA NOS CURSOS DOS PROGRAMAS DE DOUTORAMENTO?

Dende hai catro anos, o criterio de repartición presupostaria inclúe os alumnos de 3º ciclo para o cálculo da dotación asignada a cada centro, coa finalidade de adquirir fondos bibliográficos para investigación tendo en conta as necesidades dos doutorandos.

A selección dos fondos bibliográficos axeitados ós distintos programas de doutoramento é competencia dos profesores, limitándose a biblioteca a xestiona-la compra e garanti-lo acceso a estes.

ANALIZAR CÓMO E CÁNDO SE COÑECEN AS DEMANDAS DO PROFESORADO IMPLICADO EN LIÑAS-GRUPOS DE INVESTIGACIÓN. VALORA-LA PERTINENCIA E EFICACIA DOS PROCEDEMENTOS EMPREGADOS

Cada Comisión de Biblioteca de Centro establece os criterios internos de repartición do presuposto destinado á adquisición de monografías. Sobre a base destes criterios, cada profesor, grupo de investigación, área de coñecemento ou departamento, traslada á Biblioteca as súas solicitudes de adquisición.

A Comisión de Biblioteca Universitaria elabora, sobre a base das solicitudes de cada Comisión de Biblioteca de Centro, as peticións extraordinarias (axudas oficiais) e as adquisicións conxuntas acordadas coas demais universidades galegas no Consorcio de Biblioteca Universitarias de Galicia (BUGalicia).

Non existe uniformidade nos criterios de repartición dos distintos centros. O propio criterio xeral de repartición da Comisión de Biblioteca Universitaria está pendente de reforma, xa que a dobre estructura da Universidade en departamentos e centros docentes formula problemas de representación de tódalas áreas de coñecemento.

Outro problema importante do sistema actual de repartición é que non ten en consideración as liñas principais de investigación, nin considera os grupos investigadores.

¿ESTÁN CLARAMENTE RECOLLIDAS AS NECESIDADES DOCUMENTAIS NO ÁMBITO DA INVESTIGACIÓN NO PLAN DE ACTUACIÓN DOS SERVICIOS BIBLIOTECARIOS?

A situación presupostaria en relación cos prezos de mercado da información, non permite asegura-la existencia nos Servicios Bibliotecarios de tódolos fondos documentais necesarios para a investigación. Para ofrece-la información necesaria para o exercicio da actividade investigadora, os Servicios Bibliotecarios actúan en varios sentidos: construcción da propia colección, adquisición polo Consorcio BUGalicia das máis relevantes bases de datos e potenciación do servicio de empréstito interbibliotecario.

VALORA-LA IMPLICACIÓN DO PROFESORADO VINCULADO EN PROXECTOS-GRUPOS-

LIÑAS DE INVESTIGACIÓN NAS ACTUACIÓNS DA BIBLIOTECA ENCAMIÑADAS Á DIFUSIÓN, MELLORA E OFERTA DE NOVOS SERVICIOS

A implicación do profesorado é moi desigual e a súa relación cos Servicios Bibliotecarios fundamentalmente ten como obxectivo a demanda de novas adquisicións e a dispoñibilidade de fondos bibliográficos. Moitos profesores descoñecen servicios que a Biblioteca ofrece dende hai tempo.

IDENTIFICA-LOS PUNTOS FORTES E OS PUNTOS DÉBILES DAS RELACIÓNS DOS

SERVICIOS BIBLIOTECARIOS COA DIMENSIÓN DE INVESTIGACIÓN DA UNIVERSIDADE

! PUNTOS FORTES:

$ Dispoñibilidade de servicios electrónicos: catálogo, bases de datos, formularios electrónicos de solicitude de empréstito interbibliotecario, de empréstito entre centros e de solicitude de adquisicións.

$ Servicio de Empréstito Interbibliotecario.

$ Comisión de Biblioteca Universitaria.

! PUNTOS DÉBILES:

$ Falta de estratexia de difusión e explotación dos recursos que a Biblioteca pon a disposición dos investigadores.

$ Falta de adecuación entre as necesidades dalgunhas áreas e as partidas presupostarias.

$ Falta dunha política definida de desenvolvemento de coleccións.

! PROPOSTAS DE MELLORA:

$ Mellora da comunicación entre os responsables da planificación docente e os Servicios Bibliotecarios no caso dos Programas de Doutoramento.

$ Elaboración dunha política definida de desenvolvemento das coleccións da Biblioteca Universitaria en consonancia coas liñas de investigación operativas na Universidade de Santiago de Compostela, cunha revisión periódica desta.

$ Elaboración dunha estratexia de difusión e explotación dos recursos que os Servicios Bibliotecarios poñen a disposición dos investigadores.

$ Promove-la consideración dos Servicios Bibliotecarios como unha actividade habitual na “vida diaria” dos estudiantes de Terceiro Ciclo e os investigadores da Universidade de Santiago de Compostela.

1.4. MECANISMOS DE RELACIÓN ENTRE OS SERVICIOS BIBLIOTECARIOS E OS SEUS USUARIOS

ANALIZAR E VALORAR:

! OS MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN E EFICACIA DOS DIFERENTES ESTAMENTOS DA COMUNIDADE UNIVERSITARIA NA DEFINICIÓN DOS OBXECTIVOS DOS

SERVICIOS BIBLIOTECARIOS

As Comisións de Biblioteca Universitaria e de Biblioteca de Centro son os mecanismos formais de que dispoñen os usuarios e os Servicios Bibliotecarios para comunicarse. En ámbalas dúas comisións están representados os diferentes estamentos da comunidade universitaria.

Aínda que estes mecanismos son sen dúbida eficaces, é necesario reforzalos, revisando a composición das comisións no que se refire á representación dos alumnos, aumentando o número de reunións periódicas das comisións de centro ou articulando grupos sectoriais permanentes de usuarios cos que debater e intercambiar información.

Por outra parte, os Servicios Bibliotecarios deberían revisar o funcionamento dos servicios de información e referencia, deseñando plans de formación e difusión da información enfocados a achegarse a un maior número de usuarios.

! AS RELACIÓNS DIRECTAS QUE A DIRECCIÓN E RESPONSABLES DOS SERVICIOS

BIBLIOTECARIOS ESTABLECEN COS USUARIOS. ¿CALES SON OS SEUS OBXECTIVOS,

FRECUENCIA E PROCEDEMENTOS?

A Dirección da Biblioteca é un membro nato da Comisión da Biblioteca Universitaria, así como os directores de Biblioteca de Centro o son das Comisións de Biblioteca de Centro. A través delas comunícanse directamente cos representantes dos distintos estamentos universitarios. Como establece o Regulamento da Biblioteca Universitaria, ámbalas dúas comisións reuniranse como mínimo dúas veces ó ano e cantas veces se considere necesario por decisión dos seus presidentes ou a petición de polo menos un tercio dos seus membros.

De xeito non formal a Dirección establece comunicación cos usuarios a través do correo electrónico, ou calquera outro medio de comunicación directa, xeralmente a demanda destes. Son os responsables das Bibliotecas de Centro os que manteñen unha comunicación informal máis frecuente cos usuarios, propiciada pola proximidade. O contacto non formal cos usuarios permite ós responsables das distintas bibliotecas palpa-la opinión, necesidades e suxestións dos usuarios que máis tarde farán chegar á Dirección mediante informes, a través da Xunta Técnica (que polo menos dúas veces ó ano reúne á Dirección, Xefaturas de Sección e Dirección de Bibliotecas de Centro), ou a través da comunicación directa coa dirección.

O obxectivo final dos contactos formais é deseñar e referenda-la política bibliotecaria, ó tempo que a comunicación non formal, máis encamiñada a resolver asuntos puntuais, permite palpa-la opinión que os usuarios teñen dos servicios, e polo tanto é un indicador valioso á hora de planifica-los Servicios Bibliotecarios.

VALORA-LA EXISTENCIA OU NON DE COMISIÓNS DE BIBLIOTECA NA NOSA

UNIVERSIDADE

Como se reitera ó longo deste documento, as Comisións de Biblioteca son o principal mecanismo formal de relación entre os Servicios Bibliotecarios e a comunidade universitaria.

VALORA-LA COMPOSICIÓN, RESPONSABILIDADES E ACTIVIDADE DA COMISIÓN DE

BIBLIOTECA NOS SEUS DIFERENTES NIVEIS

A eficacia destas comisións está sobradamente probada, xa que dende o momento da súa creación, a mediados dos anos 80, foron actores fundamentais da política dos Servicios Bibliotecarios. A súa estructura e composición son tamén positivas, xa que nela están representados tódolos estamentos e tódolos centros da Universidade de Santiago de Compostela, se ben non é habitual a asistencia dos representantes de alumnos.

IDENTIFICAR E VALORA-LOS PROCEDEMENTOS UTILIZADOS POLOS SERVICIOS

BIBLIOTECARIOS EN RELACIÓN CON:

! A INFORMACIÓN ÓS USUARIOS DA ESTRUCTURA E DOS RESPONSABLES DOS DIFERENTES SERVICIOS

Na páxina web da Biblioteca ofrécese ampla información sobre a estructura e puntos de servicio dos Servicios Bibliotecarios (enderezo, horario, teléfonos e correos electrónicos de contacto, etc). Sería conveniente incluír datos identificativos dos responsables de cada servicio, aínda que dada a atomización de unidades, grande parte dos usuarios coñecen directamente o persoal de cada servicio.

! AS PRESTACIÓNS DE CADA UN DOS SERVICIOS

Ademais da información persoal que se dá en tódalas bibliotecas, a páxina web contén información sobre os principais servicios: Información bibliográfica, empréstito interbibliotecario, empréstito, lectura en sala…

! OS PROCEDEMENTOS DE DEMANDA DE SERVICIOS

Os usuarios poden demandar calquera servicio que ofrece a biblioteca persoalmente, por correo, correo electrónico ou teléfono. Algúns servicios como empréstito interbibliotecario, adquisición de obras e empréstito entre centros poden solicitarse a través de formularios deseñados para estes efectos na páxina web da biblioteca.

! AS NOVIDADES EN ADQUISICIÓNS E SERVICIOS

As novidades en adquisicións comunícanse persoalmente ó solicitante por correo normal ou electrónico, e a tódolos usuarios mediante o boletín de novas adquisicións que está dispoñible na páxina web da biblioteca. A posta en funcionamento de novos servicios anúnciase na páxina web da biblioteca, e se é de especial relevancia para a investigación, comunícase por correo electrónico a todo o persoal investigador da Universidade de Santiago de Compostela.

IDENTIFICA-LOS PUNTOS FORTES E DÉBILES DA COMUNICACIÓN DOS SERVICIOS

BIBLIOTECARIOS COS USUARIOS

! PUNTOS FORTES

$ Estructura e funcionamento das Comisións de Biblioteca

$ Relación directa cos usuarios

$ Información contida na páxina web da Biblioteca

! PUNTOS DÉBILES

$ Ausencia dos responsables da biblioteca nos órganos de goberno dos centros (Xuntas de Escola e de Facultade)

$ Falta dun plan de formación de usuarios xeneralizado e coordinado

$ Pouca presencia dos estudiantes nas comisións

$ Deficiente mantemento da páxina web

$ Falta de servicios electrónicos dirixidos ós alumnos

! PROPOSTAS DE MELLORA

$ Implantación, nos alumnos de Primero, Segundo e Terceiro Ciclo da Universidade de Santiago de Compostela, da consideración da Comisión de Biblioteca de Centro como un máis do centro en que estudian.

$ Revisión e mellora dos Servicios de Información e Referencia, co fin de enfocalos cara a un maior achegamento ó usuario.

$ Mantemento do funcionamento da Comisión de Biblioteca da Biblioteca Universitaria e das Bibliotecas de Centro e Intercentros e mellora daquelas que o necesiten.

$ Mantemento dos procedementos de información ó solicitante e demanda de servicios e mellora naquelas Bibliotecas de Centro en que sexa necesario.

$ Mellora e mantemento continuado da páxina web da Biblioteca Universitaria.

$ Elaboración dun catálogo de servicios electrónicos dirixido especificamente ós alumnos.

$ Inclusión dos servicios electrónicos dos Servicios Bibliotecarios na política xeral de tecnoloxías da información e a comunicación da Universidade de Santiago de Compostela.

2. OS PROCESOS E A COMUNICACIÓN

2.1. ORGANIZACIÓN

ANALIZAR E VALORA-LO ORGANIGRAMA DA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DOS

SERVICIOS BIBLIOTECARIOS, A SÚA PUBLICIDADE E COÑECEMENTO POR PARTE DO PERSOAL

A Biblioteca da Universidade de Santiago de Compostela é unha biblioteca única integrada por tódolos fondos documentais da Universidade que se organiza de acordo a criterios de territorialidade ou especialización de coleccións e servicios; para iso conta cun presuposto único e un equipo integrado por persoal de distintas escalas.

Está estructurada organicamente seguindo un modelo mixto centralizado- descentralizado, cunha Biblioteca Xeral que actúa como cabeceira do sistema de bibliotecas da Universidade de Santiago de Compostela, no que a unidade mínima bibliotecaria é a Biblioteca de Centro. O sistema constitúeno: a Biblioteca Xeral, as Bibliotecas de Centro e Intercentros e as Bibliotecas de Institutos e outros Servicios Universitarios que están adscritas a algunha das Bibliotecas de Centro ou Intercentros coas que teñan maior afinidade ou, no caso de ser interdisciplinares, á Biblioteca Xeral.

A BUSC conta na actualidade con 16 unidades bibliotecarias distribuídas entre os campus de Santiago e Lugo (ver anexo distribución territorial da Biblioteca Universitaria):

# 1 Biblioteca Xeral. A súa existencia vén dada pola propia historia da Universidade, pois esta biblioteca ten a súa orixe na primitiva Librería da USC (S.XVI); é por isto depositaria da colección histórica.

# 11 Bibliotecas de Facultades ou Escolas Técnicas: Bioloxía, Ciencias Económicas e Empresariais, Ciencias da Comunicación, Farmacia, Filoloxía, Matemáticas, Medicina e Odontoloxía, Química, Xeografía e Historia, EU de Enfermería e Maxisterio de Lugo.

# 4 Bibliotecas Intercentros: Concepción Arenal (Dereito, Ciencias Políticas e Relacións Laborais), Filosofía-Psicoloxía-Ciencias da Educación, Física-EU Optica e Intercentros do Campus de Lugo.

Ás mencionadas anteriormente adscríbense 8 Bibliotecas de Institutos e Servicios entre as que se dá unha grande heteroxeneidade no relativo á relevancia e tratamento técnico das coleccións, o acceso á información, a existencia ou carencia de persoal bibliotecario e a prestación de servicios.

A existencia das Bibliotecas de Centro e Intercentros está condicionada pola dispersión de campus nas cidades de Santiago de Compostela e Lugo, polas características físicas dos edificios e pola propia historia da Universidade. A estructura e número de Bibliotecas de Centro e Intercentros de Santiago está motivada pola distribución dos edificios de Facultades nos tres Campus existentes na cidade e pola orixe e historia de cada Centro. Isto fai moi difícil a creación, de forma xeneralizada, de bibliotecas de área polos problemas de situación de áreas afíns en edificios diferentes.

As actuacións máis destacadas neste sentido foron, en Santiago, a construcción da Biblioteca Concepción Arenal, como biblioteca da área de Ciencias Xurídicas e Sociais aberta ó público en 2002 e, en Lugo, a creación en 1997 da Biblioteca Intercentros na que se reuniron o persoal, coleccións e servicios de 3 bibliotecas correspondentes a 5 Facultades e Escolas: Facultade de Veterinaria, Escola Politécnica Superior, Facultade de Dirección e Administración de Empresas, Facultade de Ciencias

e Facultade de Humanidades. A BUSC está a estudiar crear dúas bibliotecas de área:

unha para Ciencias da Saúde e outra para Ciencias da Educación-Psicoloxía.

O organigrama da Biblioteca Universitaria, como o do resto dos servicios da Universidade de Santiago de Compostela, non está publicado, polo que o persoal da biblioteca non pode consultalo dentro da institución.

Organigrama da Biblioteca Universitaria

Neste modelo organizativo obsérvase a existencia duns servicios centralizados que constitúen a infraestructura da Biblioteca Universitaria, que residen na Biblioteca Xeral e que ademais a xestionan:

$ Dirección, Subdirección de Coordinación e Subdirección Técnica: que dirixen, planifican e avalían as actividades de a BUSC. Dirixen e coordinan as diversas unidades bibliotecarias. Dirixen a Biblioteca Xeral.

$ As seccións de Adquisicións, Procesos Técnicos e Servicios.

Todo iso se conforma de acordo a unha estructura xerárquica piramidal que reflicte unha estructura funcional que dificulta a comunicación horizontal e está pouco orientada ó servicio do usuario.

No organigrama da Biblioteca Universitaria obsérvase, ademais, unha distorsión particular, orixinada polo feito de que os seus cargos directivos asumen responsabilidades sobre esta e, simultaneamente, sobre a Biblioteca Xeral. Tamén resulta confuso que algúns negociados desta última se encarguen de procesos centralizados e outros unicamente de procesos da Biblioteca Xeral. Cabe sinalar, por

outra parte, as dificultades para establecer con claridade as funcións dalgúns dos postos de responsabilidade no conxunto do organigrama.

A última modificación efectuada na estructura da biblioteca é a supresión da área de Conserxería na Biblioteca Intercentros de Lugo, que non aparece recogida no organigrama.

Da enquisa de ámbito interno dedúcese que os traballadores da Biblioteca Universitaria din coñece-lo organigrama, se ben nas suxestións do anexo 2 “non o recoñecen na práctica”.

¿ESTÁ CLARAMENTE ASIGNADO TODO O PERSOAL DOS SERVICIOS BIBLIOTECARIOS ÁS DIFERENTES UNIDADES ORGANIZATIVAS?

O equipo está asignado á Biblioteca como unidade da Universidade de Santiago de Compostela. Todo o persoal depende da Dirección da Biblioteca Universitaria e en cada unha das Bibliotecas de Centro-Intercentros e nas seccións, o persoal depende do seu director ou xefe de sección.

¿AS DEPENDENCIAS FUNCIONAIS E ORGÁNICAS ESTÁN SUFICIENTEMENTE ESTABLECIDAS?

A Biblioteca Universitaria ten unha dobre dependencia: funcional da Xerencia e orgánica do Vicerectorado de Investigación e Innovación. No caso das Bibliotecas de Centro o persoal depende organicamente do seu Director e funcionalmente do Decano ou Director do Centro.

¿A DOBRE DEPENDENCIA, ACADÉMICA E ADMINISTRATIVA, AXUDA Á DETECCIÓN DE NECESIDADES E Á SÚA SATISFACCIÓN?

A biblioteca recibe información polas vías administrativa (Xerencia) e académica (Vicerrectorado). Esta dobre dependencia debería facilita-la relación coas liñas políticas e de xestión da Universidade de Santiago de Compostela e axudar a descubri-las necesidades que ha de satisface-la biblioteca.

Pero detéctanse fallos tanto na imbricación coa institución como na comunicación con esta. Exemplos serían a falta de información sobre as novas titulacións e plans de estudio, sobre a implantación de novas liñas de investigación, sobre a sinatura de convenios ou solicitudes de axuda de financiamento externo para a biblioteca, sobre cambios na política de persoal, datos sobre a matrícula, etc.

REALÍZANSE REUNIÓNS INFORMATIVAS E DE PLANIFICACIÓN

Habitualmente as cuestións relativas ós procesos e servicios da Biblioteca Universitaria e a toma de decisións sobre estes discútense nas reunións da Xunta Técnica ou en reunións de traballo dos Directores de Biblioteca de Centro-Intercentros, coa dirección e subdireccións da Biblioteca Universitaria, o obxectivo da cal é unificar criterios de actuación entre as distintas unidades.

Detéctase, sen embargo, a ausencia de cultura de traballo en equipo, o que se traduce en dificultades para a circulación da información que é necesaria para favorece- la implicación do persoal nos labores que realiza e imprescindible para a toma de decisións.

¿HAI GRUPOS DE TRABALLO, ESTABLES OU OCASIONAIS, QUE EXAMINAN OS PROCESOS SEGUIDOS E DETERMINAN AS MELLORAS?

Créanse grupos de traballo ocasionais, á medida das necesidades, para desenvolver determinados procesos. Non existen grupos de traballo estables que analicen o desenvolvemento de cada proceso e determinen as melloras a realizar.

Debe sinalarse que o persoal da Biblioteca Universitaria participa en diferentes grupos de mellora da Universidade de Santiago de Compostela, como o do Plan de Formación da Universidade de Santiago de Compostela, ou a Comisión do Plan Estratéxico de Tecnoloxías da Información e a Comunicación.

¿TEÑEN SUFICIENTE AUTONOMÍA AS UNIDADES PARA REALIZA-LAS SÚAS FUNCIÓNS CON EFICACIA?

As Bibliotecas de Centro e Intercentros teñen autonomía para a organización das tarefas que lles son asignadas.

¿DISPÓN CADA UNIDADE (BIBLIOTECA OU SERVICIO TÉCNICO) DUN ÚNICO RESPONSABLE?

A excepción da Biblioteca Xeral que, como se sinalou no primeiro apartado deste capítulo, está dirixida polo equipo de dirección da Biblioteca Universitaria (do que derivan problemas para ámbalas dúas estructuras) a responsabilidade das restantes bibliotecas recae no seu director.

VALORA-LO GRAO OU NIVEL DE FLEXIBILIDADE-ADAPTABILIDADE DA ORGANIZACIÓN E O SEU PERSOAL (CAMBIOS DE LUGAR DE TRABALLO, POLIVALENCIA DO PERSOAL,

FLEXIBILIDADE HORARIA, ETC.)

O catálogo de postos de traballo determina a asignación fixa do persoal ás distintas unidades organizativas. Dentro destas, a rixidez limítase ós postos singularizados, pois o resto (Axudantes Base e Auxiliares Técnicos de Biblioteca) poden ser asignados ás tarefas que a persoa responsable determine, dentro das funcións que lles corresponden, respectando as quendas horarias e o seu centro de traballo. Pero é certo que, na práctica, poden darse resistencias puntuais de índole persoal ós cambios de funcións.

A plurifuncionalidade está acentuada nas bibliotecas máis pequenas, porque o persoal que as forma ha de realiza-las mesmas tarefas e servicios que o das bibliotecas máis grandes.

A adaptabilidade da organización é pequena porque as modificacións do catálogo de postos de traballo son lentas e complicadas, co que resulta difícil realizar modificacións puntuais da Relación de Postos de Traballo que reflictan cambios concretos dunha área ou servicio da biblioteca universitaria. Tampouco son áxiles os cambios de destino por concurso; e debe sinalarse que as bases das convocatorias dos concursos non son adecuadas ó perfil dos profesionais das bibliotecas. En calquera caso, os cambios de persoal dunha praza a outra non provocan grandes disfuncións, xa que os procedementos de traballo son similares en tódalas bibliotecas.

A Universidade de Santiago de Compostela non contempla flexibilidade horaria para o Persoal de Administración e Servicios. O persoal da biblioteca traballa en catro quendas: mañá, tarde, fin de semana e, unicamente nos períodos de apertura

extraordinaria por exames, pola noite. A organización dispón da prerrogativa de cambios correspondentes por necesidades do servicio, nos termos establecidos polo Convenio de Persoal Laboral.

Case a totalidade do equipo de técnicos traballa en quenda de mañá, polo que algúns servicios ofrecidos polas tardes non se prestan como sería desexable. É de destacar que algúns servicios están atendidos na quenda de tarde por técnicos gracias ó voluntarismo destes, que aceptan flexibiliza-lo seu horario oficial de traballo.

IDENTIFICA-LOS PUNTOS FORTES E DÉBILES DA ORGANIZACIÓN DOS SERVICIOS

BIBLIOTECARIOS

! PUNTOS FORTES

$ Organigrama definido con planificación e determinación de tarefas.

$ Bo nivel de coñecemento das propias funcións por parte do persoal.

$ Cualificación do equipo para un abano amplo de funcións.

$ Boa disposición do persoal da biblioteca a estar integrado nunha organización con estructura flexible.

$ Persoal con predisposición ó cambio e á mellora continua.

! PUNTOS DÉBILES

# Dificultade para acceder ó organigrama.

# Estructura xerárquica pouco adaptada ás novas necesidades.

# Organización tradicional por funcións pouco orientada ó usuario final.

# Cargos de responsabilidade da Biblioteca Universitaria non dedicados a esta en exclusiva.

# Organigrama obsoleto e desvirtuado coas modificacións introducidas no ano 2001.

# Perfís funcionais dalgúns postos do equipo de dirección{enderezo} da Biblioteca Universitaria sen definir claramente.

# Coexistencia na Biblioteca Xeral de negociados que competen exclusivamente á Xeral con outros que traballan para o conxunto da Biblioteca Universitaria.

# Falta de manuais de funcións.

# Estructura atomizada en bibliotecas de centro moi custosa.

# Heteroxeneidade na imbricación das bibliotecas de institutos e servicios coa Biblioteca Universitaria.

# Dificultade para realizar modificacións na Relación de Postos de Traballo.

# Concursos de traslado pouco áxiles e non adaptados ó perfil dos profesionais bibliotecarios.

# Relación de Postos de Traballo na que convive persoal funcionario e laboral.

# Deficiente apoio dende os servicios informáticos á Biblioteca Universitaria.

# Escasa porcentaxe de persoal técnico en quenda de tarde.

! PROPOSTAS DE MELLORA

# Creación dunha estructura propia da Biblioteca Xeral, descargando á Dirección, Subdireccións e xefaturas de Sección das tarefas de xestión deste centro para dedicarse unicamente á xestión da Biblioteca Universitaria.

# Creación dun grupo de traballo que estudie unha reforma da estructura actual baseada na formulación dun novo modelo organizativo, adaptando a estructura ó cambio que implica a concepción da biblioteca como un Centro de Recursos para a Aprendizaxe e a Investigación, modificándoa para adaptarse mellor ós novos servicios que se desenvolveron nos últimos anos.

# Dotar de flexibilidade á estructura, apoiándoa na polivalencia do persoal.

# Desenvolver Manuais de Funcións que describan con claridade as funcións dos postos de traballo da Biblioteca Universitaria.

# Garantir asistencia informática estable e especializada nas aplicacións propias da Biblioteca Universitaria.

# Incremento do persoal técnico en quenda de tarde.

# Impulsar medidas que axilicen os concursos de traslado e as modificacións na Relación de Postos de Traballo cando sexan necesarias.

# Funcionarización do equipo de Auxiliares Técnicos de Biblioteca.

# Desenvolver un plan de comunicación interno. Mellora-las canles informativas existentes e establecer unha intranet, destinando persoal á súa creación e mantemento, co obxectivo de consegui-la máxima participación de todo o persoal nos seus contidos.

# Establecer grupos de traballo estables que analicen o desenvolvemento e mellora dos procesos.

# Creación de bibliotecas centralizadas para optimizar persoal, coleccións e servicios.

2.2. PROCESOS

¿TEÑEN OS SERVICIOS BIBLIOTECARIOS IDENTIFICADOS OS PRINCIPAIS PROCESOS QUE COMPOÑEN AS SÚAS ACTIVIDADES?

A biblioteca coñece os procesos que compoñen as súas actividades, pero non hai un documento no que claramente se definan e estructuren.

! ¿ESTÁN NORMALIZADOS OS PROCESOS?

A maioría dos procesos fundamentais están normalizados, aínda que poden darse variantes na súa realización dun centro a outro.

! ¿ESTÁN DOCUMENTADOS OS PROCESOS?

Na páxina web da Biblioteca Universitaria están publicados documentos de traballo de uso interno relativos a diferentes procesos, pero só Catalogación conta cun manual de procedemento propiamente dito (aínda que sen actualizar).

! ¿OS PROCESOS SON COÑECIDOS POR TODO O PERSOAL?

A enquisa de ámbito interno reflicte que o persoal da Biblioteca Universitaria ten un bo coñecemento dos procesos.

¿DEFINÍRONSE INDICADORES DE EFICACIA E DE EFICIENCIA DE CADA PROCESO?.

Non se definiron indicadores de eficacia e eficiencia, pero si se valora o tempo en servir fotodocumentación, a axilidade na catalogación, o número de empréstitos servidos, o número de adquisicións realizadas, etc.

¿ESTÁ INTEGRADO O SISTEMA DE INFORMACIÓN (INEXISTENCIA DE REDUNDANCIA E PROCESOS PARALELOS)?

A automatización facilitou a eliminación de redundancias, sobre todo nos traballos relacionados con prestacións derivadas do uso dunha base de datos común. O cambio ó programa de xestión Millenium facilitará a eliminación de redundancias e procesos paralelos naqueles casos que na actualidade non se realizan de xeito uniforme.

¿SERVE A INFORMACIÓN SOBRE OS PROCESOS PARA TOMAR DECISIÓNS?

A información que achega o persoal que realiza os procesos, os usuarios, a institución ou a propia biblioteca, así como datos estatísticos, enquisas, etc. é unha ferramenta imprescindible para a toma de decisións.

Sen embargo, e como xa se sinalou, a falta de canles de comunicación directas entre o persoal que realiza os procesos e os cargos responsables destes no ámbito da Biblioteca Universitaria fai que a toma de decisións non sempre estea baseada nunha información todo o completa e precisa que podería chegar a ser.

¿COMO SE INTEGRAN AS DEMANDAS DOS USUARIOS?

É habitual que as demandas dos usuarios cheguen de forma directa ás bibliotecas dos centros, a través dos representantes dos usuarios nas Comisións de Biblioteca, ou a través da páxina web da Biblioteca Universitaria. Esta información, se fai referencia a procesos e servicios, discútese na Xunta Técnica, nas Comisións de Biblioteca de Centro ou Intercentros e, con posterioridade, na Comisión de Biblioteca Universitaria, para establecer melloras nos resultados e lograr unha maior satisfacción dos usuarios.

Sen embargo, non se realizan sistematicamente enquisas de satisfacción de usuarios como medio para completa-la información que se posúe sobre as súas demandas.

¿EXISTE UN RESPONSABLE CLARAMENTE DEFINIDO PARA CADA PROCESO OU CONXUNTO DELES?

O organigrama da Biblioteca Universitaria, cunha estructura claramente funcional, define distintos niveis de responsabilidade sobre a base dos diferentes procesos bibliotecarios. Sen embargo, a dobre estructura centralizada/descentralizada e as grandes diferencias entre postos singularizados e non singularizados que se dan entre as distintas bibliotecas de centro e intercentros, xunto coa indefinición de responsabilidades das Xefaturas de Negociado da Biblioteca Xeral, fai que na práctica moitos aspectos e procesos se aborden des coordinada entre as distintas unidades ou puntos de servicio. Os procesos con maior grao de centralización, empréstito

interbibliotecario e xestión da base de datos, son os que contan cunha maior definición no que se refire á identificación de responsables e normalización.

¿É ADECUADO O SISTEMA DE ARQUIVO DE DATOS?

A Biblioteca Universitaria ten moita información de carácter estatístico sobre cada unha das súas bibliotecas, porque dende 1990 se recompilan datos sobre estas. Con todo, este proceso non está estandarizado e prodúcense variantes na recollida dos datos entre os centros. Unha parte destes datos publícase como anexo na memoria anual da Biblioteca Universitaria.

A esta información estatística debe agregarse a achegada polas memorias anuais, informes etc. redactada por cada biblioteca de centro ou intercentros, grupos de traballo, comisións, etc. que arquiva a Dirección da BUSC.

IDENTIFICA-LOS PUNTOS FORTES E DÉBILES NO RECOÑECEMENTO E DESEÑO DOS PROCESOS IMPLICADOS NA ACTIVIDADE DOS SERVICIOS BIBLIOTECARIOS

! PUNTOS FORTES

# Os procesos fundamentais están unificados e son comúns para tódalas bibliotecas do servicio.

# Bo nivel de coñecemento dos procesos por parte do persoal.

# Boa actitude do persoal ante cada proceso establecido.

# Existencia dun sistema de arquivo de datos que permite integrar información e documentación e utilizala para a planificación e a toma de decisións.

# Implantación dun novo sistema integrado de xestión bibliotecaria que esixirá a redacción de manuais de procedemento.

! PUNTOS DÉBILES

# Procesos non identificados documentalmente.

# Carencia de manuais de procedemento para a maioría dos procesos.

# Certos procesos pendentes de estandarización.

# Para algúns procesos non está ben definida a responsabilidade.

# Inexistencia de indicadores de eficacia e eficiencia de cada proceso.

! PROPOSTAS DE MELLORA

# Identificación dos procesos por escrito.

# Consolida-la estandarización dos procesos.

# Elaboración de manuais de procedemento comúns para os procesos máis importantes, asegurando o compromiso na actualización dos manuais e do resto de información e revisando a súa estructura para optimiza-lo seu uso.

# Establecemento de indicadores de eficacia e eficiencia dos procesos.

# Impulsa-lo coñecemento das demandas dos usuarios mediante instrumentos como as enquisas.

2.3. OFERTA DE SERVICIOS A DISTANCIA

ANALIZAR E VALORAR SE SE DAN FACILIDADES PARA UTILIZA-LOS SERVICIOS DA BIBLIOTECA DE FORMA REMOTA

As posibilidades de utilización de forma remota da biblioteca céntranse fundamentalmente nos servicios ofertados a través da súa páxina web http://busc.usc.es e cobren un amplo abano, tal e como se especifica no último epígrafe deste apartado.

¿TÓDOLOS LIBROS E MATERIAL BIBLIOGRÁFICO ESTÁN CATALOGADOS DE FORMA AUTOMATIZADA?

A excepción do valioso fondo antigo da Biblioteca Xeral, todo o fondo bibliográfico de a BUSC está incluído na súa base datos.

¿O CATÁLOGO CONSÚLTASE DE FORMA REMOTA?

É posible consulta-lo catálogo vía web e vía Java. Ámbalas dúas posibilidades a partir da páxina web da Biblioteca Universitaria.

¿PÓDENSE CONSULTA-LAS BASES DE DATOS DENDE OS DESPACHOS OU AS AULAS INFORMÁTICAS?

As bases de datos ás que se accede dende a páxina web (títulos do Consorcio BUGalicia e rede da Biblioteca Universitaria) son consultables dende os despachos, pero debería permitirse de forma permanente o acceso dende as aulas de informática. As bases de datos en monoposto só poden consultarse nas bibliotecas dos centros correspondentes.

¿RESÓLVENSE CONSULTAS POR TELÉFONO E CORREO ELECTRÓNICO?.

As consultas poden remitirse por correo postal, teléfono, fax ou correo electrónico ós enderezos especificados para cada centro na páxina web de a BUSC ou enviarse ó enderezo [email protected] que figura nesta.

¿PÓDESE XESTIONA-LO EMPRÉSTITO POR TELÉFONO OU CORREO ELECTRÓNICO? Co programa actual non é posible, estúdiase ofertar esta posibilidade co novo sistema integrado de xestión bibliotecaria.

¿CALES SON OS SERVICIOS A DISTANCIA QUE SE OFRECEN?

Ademais das consultas de información atendidas por vías postal, fax, teléfono ou correo electrónico, a Biblioteca Universitaria a través da súa páxina web ofrece:

! RECURSOS DE ACCESO LIBRE:

# Información xeral sobre a Biblioteca Universitaria (historia, horarios, actividades, servicios –consulta en sala, empréstito domiciliario, reprografía, fotodocumentación e empréstito interbibliotecario–) e os diferentes centros que a compoñen (localización, instalacións, fondos, horarios, servicios).

# Catálogo en liña.

# Novidades no catálogo: información sobre as adquisicións ingresadas na Biblioteca Universitaria no último mes.

# Selección de recursos en Internet (xerais e por materias, buscadores e software).

! RECURSOS RESTRINXIDOS ÓS MEMBROS DA COMUNIDADE UNIVERSITARIA:

# Revistas electrónicas. Ofrécense dúas modalidades de acceso: ó texto completo dunhas 1.500 revistas e a sumarios de revistas (existe a posibilidade de subscribirse a 25 títulos para os usuarios que desexen recibi-los sumarios no seu correo electrónico).

# Solicitude de novas adquisicións mediante formulario electrónico.

# Solicitude de empréstito interbibliotecario e fotodocumentación mediante formulario electrónico.

# Solicitude de empréstito de libros e fotocopias de revistas da Biblioteca Universitaria mediante formulario electrónico entre centros desta, para profesores e alumnos.

# Recepción de documentos vía Ariel. Posibilidade de recibir, no correo electrónico do usuario, a versión dixitalizada de documentos non existentes na Biblioteca Universitaria procedentes de centros subministradores que tamén posúan este sistema ou documentos procedentes doutros centros da Biblioteca Universitaria que posúan o sistema.

! RECURSOS RESTRINXIDOS Ó PERSOAL DA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA:

# Documentos de traballo (Manual de Procedemento de Catalogación, Normas do servicio de empréstito, etc.)

! PUNTOS FORTES

# A oferta de servicios a distancia está consolidada.

! PUNTOS DÉBILES

# Escaso coñecemento e baixo uso dos servicios a distancia.

! PROPOSTAS DE MELLORA

# Revisión e mantemento continuado da páxina web.

# Potencia-los servicios que se ofrecen para o persoal da Biblioteca Universitaria.

3. OS RECURSOS

3.1. PERSOAL

3.1.1. O PERSOAL DOS SERVICIOS BIBLIOTECARIOS

ANALIZA-LA TIPOLOXÍA E DISTRIBUCIÓN DO PERSOAL DOS SERVICIOS

BIBLIOTECARIOS TANTO NO REFERIDO ÓS SERVICIOS COMO ÓS CENTROS BIBLIOTECARIOS. VALORA-LA SÚA SUFICIENCIA EN RELACIÓN ÓS FINS E OBXECTIVOS DOS SERVICIOS E CENTROS

Partindo da información facilitada polos Servicios Centrais da Universidade e polas memorias da Biblioteca Universitaria correspondentes ó período 1998-2002, pódese advertir que, na actualidade, o cadro de persoal dos Servicios Bibliotecarios ascende a un total de 188 membros, distribuídos segundo se expón na táboa 1:

• 77 funcionarios: 13 facultativos, 58 axudantes e 6 administrativos

• 111 laborais: 107 Auxiliares Técnicos de Biblioteca, dos que 17 son contratados para atende-los servicios de sala en horarios e xornadas extraordinarias (sábados, horarios nocturnos, etc., nas bibliotecas Xeral, Concepción Arenal, Filoloxía, Xeografía e Historia e Intercentros de Lugo), 3 conserxes e 1 técnico de documentación.

En canto á distribución dos traballadores nos distintos servicios, 5 facultativos teñen adscrición á Biblioteca Universitaria, porque se trata da Dirección, Subdireccións e Xefaturas de Sección de Adquisicións e Servicios, que afectan a todo o conxunto. O técnico de documentación aparece adscrito tamén á Biblioteca Universitaria nas memorias da Biblioteca, pero á Biblioteca Xeral no cadro elaborado polos Servicios Centrais da Universidade de Santiago de Compostela.

A distribución de xornada entre mañá e tarde só resulta significativa no grupo dos Auxiliares Técnicos de Biblioteca, onde están repartidos, en conxunto, ó 50%, como pode verse na Relación de Postos Traballo actual da Universidade de Santiago de Compostela.

De tódolos xeitos, as novas necesidades e novos métodos de traballo poñen de manifesto a conveniencia de que tamén o persoal técnico realice a súa xornada de traballo en quenda de tarde; de feito, nas bibliotecas de maiores dimensións, aínda que non estea regulado, a práctica habitual é o de que estea sempre polo menos un traballador no seu posto pola tarde para atende-las posibles consultas dos usuarios.

Segundo se desprende da enquisa de ámbito interno, o 69% do persoal ten horario oficial en quenda de mañá (o 31% restante en quenda de tarde), aínda que na realidade un 14% realiza xornada partida e un 4% traballa por quendas.

Tomando como punto de partida o Artigo 149.1. dos Estatutos da Universidade de Santiago de Compostela recentemente aprobados, non parece posible facer unha valoración obxectiva sobre a suficiencia do cadro de persoal en relación cos fins e obxectivos do servicio, xa que a Biblioteca Universitaria non ten que explicitar a súa misión e obxectivos nun plan estratéxico específico. A dotación, en termos absolutos, parece suficiente, se ben se ve distorsionada polo minifundismo da súa distribución nas distintas dependencias.

Se facemos unha valoración por comparación con outras universidades de características similares á nosa (número potencial de usuarios, estructura organizativa semellante, carácter histórico) e utilizámo-los datos do Informe estatístico anual das