PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y GESTIÓN DE PROYECTOS A TRAVÉS DE UN CASO PRÁCTICO

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ESTRATÉGICA Y GESTIÓN DE

PROYECTOS A TRAVÉS DE UN

CASO PRÁCTICO

Manuel Monterrey Meana [email protected] [email protected]

SUMARIO

Tema 1 – El Plan de Negocio de un Área Empresarial

Tema 2 – El Plan Director, Comercialización, Comunicación y Marketing

Tema 3 – Planificación y Programación de Proyectos

Tema 4 – Presupuestos y Gestión Económica de un Proyecto

3.1. Conceptos básicos sobre la gestión de proyectos 3.2. Ejercicios prácticos de planificación de proyectos

3.4. Modelos de gestión de proyectos

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Un proyectoes una secuencia autónoma de actividades complejas e

interconectadas que tienen un objetivo o propósito que debe ser alcanzado en un plazo establecido, con un presupuesto y de acuerdo a unas

especificaciones.

En definitiva, son 3 los aspectos a gestionar en todo proyecto:

• PLAZO

• COSTE

• CALIDAD

3.1. Conceptos básicos sobre la gestión de proyectos

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A la hora de gestionar los plazos en un proyecto, surgen dos conceptos diferentes:

• La PLANIFICACIÓNo gestión del largo y medio plazo • La PROGRAMACIÓNo gestión del corto plazo.

La planificación permite definir el contenidodel proyecto, determinar la organización, asignar los recursosdisponibles, establecer lasaccionesa realizar y dar paso a los preparativos necesarios para el comienzodel proyecto.

Antes de planificar es preciso:

• Descomponer cada fase del proyecto en sus diferentes actividades • Determinar el ordende ejecución de actividades, dependencias entre

actividades

• Asignar recursosa cada actividad (Personas, costes, responsabilidades, plazos, etc.)

• Definir normasy procedimientos de control y evaluación • Definir medidas correctoraspara posibles desviaciones

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Principales técnicas de planificación de proyectos son las siguientes:

• PERT:Program Evaluation and Review Technique • CAMINO CRÍTICO

• GANTT

Objetivos de las técnicas de planificación de proyectos:

• Cálculo de duración

• Optimización de la ejecución • Seguimiento y control

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Las etapas en la aplicación del modelo PERTson las siguientes:

• Identificación de actividades.

• Estudio de dependencias y restricciones.

• Grafo Pert(red): expresión gráfica de actividades, dependencias y prelaciones

• Asignación de tiempos • Estudio de holguras

• Determinación duración totaldel proyecto. • Estudio del Camino Crítico.

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Elementos del grafo PERT:

• Sucesos o situaciones: nodos o círculos

• Actividades o tareas:flechas (unen dos situaciones) • Tareas ficticias:flechas discontinuas (duración cero)

3 0 A 1 2 4 5 2 día D 3 día E 2 días B 9 días C 4 días A _D _E B 0 1 2 4 5

2 día 3 día 2 días

9 días C 4 días NO SI F 3 0 A 1 2 4 5 2 día D 3 día E 2 días B 9 días C 4 días A _D _E B 0 1 2 4 5

9 días C 4 días NO SI F 3 0 A 1 2 4 5 2 día D 3 día E 2 días B 9 días C 4 días 0 A 1 2 4 5 2 día D 3 día E 2 días B 9 días C 4 días A _D _E B 0 1 2 4 5

9 días C 4 días NO SI F

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CAMINO CRÍTICO:Formado por las actividades de mayor duración

(actividades críticas), que determinan de forma ineludible el camino por el que deberá transcurrir el proyecto y que por lo tanto determina la duración total del proyecto. Un retraso en las actividades críticas supone retraso en el proyecto.

DURACIÓN TOTAL DEL PROYECTO:Es la duración del camino crítico

GANTT (Henry):Diagrama que sirve como herramienta para visualizar la ejecución del proyecto así como instrumento para el seguimiento y control del mismo A B C D F 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 A B C D F 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

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Ventajas de la utilización del diagrama de GANTT:

• Muestra gráficamentela programación efectuada • Fácil de interpretar

• Enseña las tareas que deben ejecutarse y cuando tienen previsto el principio y el fin

3.1. Conceptos básicos sobre la gestión de proyectos Ejemplo de diagrama de GANTT: proyecto ZALIA

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Ejemplo de diagrama de GANTT: proyecto ZALIA

3.2. Ejercicio práctico de planificación de proyectos

Tema 3. Planificación y Programación de Proyectos

¿CON O SIN CEBOLLA?

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La compañía Dreamworks planea el lanzamiento de la segunda parte de su éxito “Buscando a Nemo” para antes de que finalice el año 2009 (semana 52/2009). Las tareas a realizar son las siguientes:

- Designación del Director de la película (1 semana) - Selección del equipo de creadores gráficos (2 semanas) - Selección del equipo de guionistas (3 semanas) - Selección del equipo de músicos (2 semanas) - Redacción del guión (5 semanas)

- Diseño de los nuevos personajes (6 semanas) - Creación de los fondos (5 semanas)

- Animación y grabación de las secuencias (7 semanas) - Composición de la melodía (3 semanas)

- Grabación de la banda sonora (2 semanas) - Edición (2 semanas)

- Campaña publicitaria (4 semanas) - Lanzamiento (3 semanas)

Tomando como punto de partida del proyecto la semana 32/2009), determinar si Dreamworks podrá realizar el lanzamiento en la fecha prevista. Representar la planificación del proyecto utilizando el diagrama de Gantt.

Observaciones:

- El Director es el responsable de la selección de personal.

- Los guionistas y los músicos colaboran en la composición de la melodía.

- En la animación y grabación de las secuencias participan los guionistas y los creadores gráficos. - La campaña publicitaria se iniciará una vez haya finalizado la animación y la grabación de las secuencias. - El lanzamiento y la campaña publicitaria se inician simultáneamente.

3.3. Herramientas de planificación (y presupuestos) de proyectos

a)

Microsoft Project

b)

Oracle Primavera

c)

OpenProj

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a) El modelo del Project Management Institute (PMI)

Según PMI, la dirección integrada de proyectos o Project Management es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requerimientos del mismo. La dirección del proyecto se realiza a través del uso de procesos como: inicio, planificación, ejecución, control y cierre.

www.pmi.org Certificación PMP Capítulos PMI PM Body Of Knowledge (PMBOK)

b) El modelo de la Association for Project Management (APM)

www.apm.org.uk

Prince2 Foundation Prince2 Practitioner

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c) Norma UNE 157001:2002. Criterios generales para la elaboración de proyectos

d) Algunas asociaciones españolas sin modelo propio

AEIPRO: Asociación Española de Ingeniería de Proyectos. www.aeipro.com

Certificación de Competencias Profesionales en Dirección de Proyectos de acuerdo con el sistema mundial de certificación de cuatro niveles (4LC)

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Partiendo de los documentos elaborados en el ejercicio del tema 2, se pretende realizar la planificación de los proyectos siguientes:

Para ello, considerar que el Presidente de la comunidad autónoma donde se ubica nuestra área empresarial tiene previsto cortar la cinta de inauguración antes de las elecciones autonómicas y municipales del 29 de mayo de 2011. Proponerle al Presidente la fecha en la que puede realizar el acto de inauguración. Utilizar las herramientas de planificación de proyectos (PERT y/o GANTT) y la aplicación OpenProj si se considera conveniente.

• Proyectos de precomercialización y comercialización

• Proyecto de Plan de Comunicación

• Proyecto de Plan de Marketing

• Proyecto de urbanización