ACTA CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

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ACTA CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

GESTIÓN DE PROYECTOS

Fecha Creación:

<< 30-Feb-2010>>

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Fecha Rev. Tipo de Cambio Descripción Autor <dd-Mmm-aaaa> <No. Revisión> 1. Definición 2. Ajustes

<Breve descripción del cambio>

<Nombre y apellido del

autor del cambio>

30-Feb-2010 1 Definicion Definicion del proyecto Cristian _Morales

Revisores

Nombre Versión aprobada Cargo Fecha

<Nombre y apellido del revisor> <Número de la _{versión Aprobada>} <Cargo del Revisor> <dd-Mmm-aaaa>

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Página 3 1. Información General del Proyecto

Nombre del

Proyecto Esto lo diligencia quien recibe el acta _{(Gerente de proyecto / líder}

implementación / etc)

Codigo del

Proyecto Esto lo diligencia quien _{recibe el acta (Gerente}

de proyecto / líder implementación / etc)

Gerente del

Proyecto: Esto lo diligencia quien recibe el acta _{(Gerente de proyecto / líder}

implementación / etc)

Tiempo de

dedicación: Esto lo diligencia quien _{recibe el acta (Gerente}

de proyecto / líder implementación / etc)

2. Necesidad del Negocio

La empresa AZA busca Implementar una solución para que sus proveedores puedan expedir factura electrónica a través de la solución de Suplly Centre que es la plataforma en donde actualmente dichos proveedores reciben órdenes de compra y las hojas de entrada de servicios.

Incluir quien inicia el proyecto y los beneficios esperados.

3. Objetivos del Proyecto

 Proveer una solución para que los proveedores de EMPRESA AZA puedan generar

factura electrónica de forma automatica o Web partiendo de la Orden de Compra.

 Permitir que EMPRESA AZA pueda integrar la factura electrónica automaticamente

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 Las facturas electrónicas se deben descargar de forma automática por el módulo de comunicación.

 El Software de comunicación para generar la factura de forma automática: FTP, SFTP

 Tipo de BD (AS400, Oracle, SQL, free, etc).

 Debe crearse uma interfaz con la aplicación ya instalada en ASA SUPPLY CENTER.

 ASA manifiesta que requiere una interface sencilla y que la aplicación permita tener un usuario administrador que cree otros usuarios.

 Volumen de transacciones: 1000 facturas en el mes.

 Proveedores atendidos (concurrencia): Colgate, Tecnoquímicas, Bayer, Johnson, Sanofi.

5. Información de los Recursos

Cuál(es) grupo(s) y/o individuos estarán involucrados en este proyecto?

Rol Empresa /Área Horas necesarias (opcional)

Contraloria AZA

Contador General AZA

Cuentas por pagar AZA

Servicios Generales AZA

Informatica AZA

Gerente de Proyecto Carvajal T&S

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6. Limites del Proyecto 6.1 Dentro del alcance:

 Modificacion de la aplicación Supply Centre .

 Interfaz entre aplicativo Factura Electronica y la aplicación Supply Centre.  Desarrollo Web para generación de Factura partiendo de la OC.

 Capacitaciones en el manejo de la solución  Material apoyo: - Manuales de usuario (PDF) - Guias rapidas - Manuales en línea - e-learnig:  Idioma  Administración:

 Publicación del contenido learning

 Evaluación de Conocimiento

 Entrega de Resultados de Evaluación al cliente

 Disponibilidad del Curso solo en los horarios programados



6.2 Fuera del alcance:

 Servidores de alojamiento de la aplicación.  Habilitacion de la extranet.

 Capacitaciones en ciudades donde no hay presencia.  Backups de los aplicativos instalados en el cliente.

 Backups de la información que utilicen los aplicativos en cliente.  Diligenciamiento de tramites ante la DIAN.

 Garantizar que el adquiriente realice las transmisiones de Aviso de Recibo después de entregado en producción.

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diseñar la solución mas acorde a las necesidades del negocio.

8. Suposiciones del Proyecto

 La empresa dispondrá de las personas identificadas para la entrevista en el horario solicitado.

 Las personas entrevistadas conocen a fondo el proceso y pueden proveer información fiable para el desarrollo de la solución.

 La empresa ha avanzado en las solicitudes a la DIAN.

9. Restricciones del Proyecto

 Sucursales en ciudades donde no hay presencia de Carvajal T&S.

10. Entregables del Proyecto

Entregable Responsable Descripción

Propuesta Comercial Ejecutivo de Cuenta Descripción metodólogica, funcional y económica _{de la solución} Propuesta técnica Gerente de Soluciones Incluye descripción técnica de cada uno de los _{componentes de la solución.}

Plan de trabajo, supuestos y restricciones

Gerente de Proyecto Incluye actividades detalladas del proceso,

11. Criterios de Aceptación de los Entregables

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Entregable Criterio de aceptación

Propuesta Comercial Costo

Propuesta técnica Calidad de Componentes

Plan de trabajo, supuestos y restricciones

Fechas acordes al proyecto propuesto Software para

intercambio de facturas con proveedores.

Que cumpla con los criterios de requerimientos.

12. Observaciones 13. Firmas Autorizadas* Elaborado: Nombre Fecha / / (DD/MM/AAAA) Revisado: Nombre Fecha / / (DD/MM/AAAA) Aprobado: Nombre Fecha / / (DD/MM/AAAA)

Las firmas arriba indican un entendimiento del propósito y contenido de este documento por todos los que firman. Firmando este documento, todos acuerdan que este documento se denominará como Alcance del Proyecto.