UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, CPA.
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL
TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA
Y FINANZAS, CPA.
TEMA:
SISTEMA DE CONTROL INTERNO A LOS BIENES DE LARGA
DURACIÓN DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
PROVINCIAL DEL CARCHI.
AUTOR (A): DÍAZ MALDONADO MAYRA JANNETH
ASESOR (A): C.P.A LASTRA CALDERÓN NIXON PATRICIO MGS.
TULCÁN – ECUADOR
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR
En calidad de Asesor de Tesis de Grado, previo a la obtención del título de Ingeniera en
Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas, CPA; certifico que la Srta. Díaz Maldonado
Mayra Janneth, elaboró su trabajo de grado sobre el Tema: Sistema de Control Interno a los
bienes de larga duración del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi,
investigación que esta desarrollar procesos específicos para el adecuado manejo y control de
los bienes de larga duración, a través del control interno el cual está realizado bajo los
lineamientos, normas y formatos académicos establecidos por la Universidad Regional
Autónoma de los Andes “UNIANDES”.
La presente Tesis de Grado puede ser sometida a presentación pública y evaluación por parte
del tribunal que se designe.
Atentamente,
………..
C. P . A Lastra Calderón Nixon Patricio Mgs
DECLARACIÓN DE AUTORÍA DEL PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
Yo, Mayra Janneth Díaz Maldonado declaro en forma libre y voluntaria los derechos
obtenidos en la investigación de tesis con el tema “Sistema de Control Interno a los Bienes
de Larga Duración del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi”, así
como también las expresiones relatadas en el trabajo de tesis son de mi autoría por ello asumo
la responsabilidad de originalidad y la citación de fuentes bibliográficas.
Es así que AUTORIZO, a la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”
tenga la facultad para hacer uso de los derechos correspondientes de este trabajo de tesis
como lo establece la ley de propiedad intelectual, su reglamento y la normativa institucional
vigente.
Atentamente,
………..
Díaz Maldonado Mayra Janneth
DERECHOS DE AUTOR
Yo, Mayra Janneth Díaz Maldonado, declaro que conozco y acepto la disposición constante
en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad Regional Autónoma de los Andes,
que en su parte pertinente textualmente dice: El Patrimonio de la UNIANDES, está
constituido por: La propiedad intelectual sobre las investigaciones, trabajos científicos o
técnicos, proyectos profesionales y consultoría que se realicen en la Universidad o por cuenta
de ella;
Tulcán, agosto de 2016
………..
Díaz Maldonado Mayra Janneth
C.I. 040146364-1
DEDICATORIA
A Dios
Por haberme permitido llegar hasta este punto y haberme dado ánimo para lograr mis objetivos con su infinita bondad y amor. Por haberme dado la gran familia que me rodea.
A mis papitos Omar y Janneth
Por darme la vida quererme tanto, por ser mis guías en el camino que debo seguir, mi apoyo en todos momentos de alegrías y tristezas, mis consejeros en la vida diaria, mis amigos incondicionales, mi ejemplo de perseverancia y constancia en logro de mis sueños, metas y objetivos que me han permitido convertir en la persona de bien por su amor, paciencia y comprensión.
A mi hermano Camilo
Por ser el hermanito menor que con sus alegrías, enojos, risas, bromas ha sabido llenar de bendiciones y ser el apoyo para seguir en el camino.
A la memoria de mis seres queridos
Hoy no están físicamente a mí alrededor pero quedan sus palabras de amor y comprensión que siempre los caracterizaron a mi abuelita y tío, gracias por los momentos compartidos.
AGRADECIMIENTO
El agradecimiento rotundo al Todopoderoso el cual a sabido guiar mis pasos para culminar una de las etapas de mi camino, quién a través de su amor verdadero a hecho que no desista de esta meta cumplida.
A mis queridos papitos que con su amor, paciencia, comprensión, persevernacia y confianza han logrado que cumpla con esta meta de mi vida, por su apoyo y la oportunidad de permitirme seguir en este proceso estudiantil.
A mi querido hermanito quién a estado a mi lado con sus palabras de ánimo, ocurrencias y bromas en desarrollo de la tesis para apresusrar mi culminación.
A mi asesor que con sus conocimientos, experiencias, paciencia y confianza ha permitido que logre cumplir con el trabajo de tesis.
A los docentes quienes han sido guías en mi formación profesional y personal con sus conocimientos y consejos.
A mis familiares y amigos que en el proceso de formación han sido parte fundamental por sus consejos y su voz de aliento para salir adelante.
A quién con su amor diferente hizo que la vida tenga otro color, una alegría nueva todo lo inesperado, el contexto del nuevo amor y la voz de aliento que dice nunca te rindas tu puedes gracias a ti.
"Cuando te vaya bien, disfruta ese bienestar; pero cuando te vaya mal, ponte a pensar que lo
uno y lo otro son cosa de Dios, y que el hombre nunca sabe lo que ha de traerle el futuro"
ÍNDICE GENERAL
Portada………...
Certificación del Asesor...……….
Declaración de Autoría del Proyecto de Investigación…...………...
Derechos de Autor………...
Dedicatoria………... Agradecimiento………...…… Resumen Ejecutivo………... Executive Summary………...
Introducción ... 1
Antecedentes de la Investigación ... 1
Planteamiento del Problema ... 1
Formulación del problema ... 3
Delimitación del problema ... 3
Objeto de investigación y campo de acción ... 3
Línea de Investigación ... 3
Objetivos ... 3
Objetivo General ... 3
Objetivos Específicos ... 3
Idea a Defender ... 4
Variables de la Investigación ... 4
Variable Independiente ... 4
Variable Dependiente ... 4
Justificación de tema ... 4
Metodología investigativa a emplear ... 5
Estructura de la tesis ... 7
Aporte teórico ... 7
Significación práctica ... 7
Novedad científica ... 8
CAPÍTULO I: MARCO TEÓRICO ... 9
1.1 Origen y evolución de la Auditoría de Gestión ... 9
1.1.2 Edad Media ... 9
1.1.3 Edad Actual ... 9
1.2 Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre la Auditoría de Gestión ... 10
1.2.1 Definición de Auditoría de Gestión ... 10
1.2.1.1Definición de Sistema ... 11
1.2.1.2 Definición de Procesos ... 11
1.2.1.3 Control Interno ... 11
1.2.1.4 Objetivos del Control Interno ... 12
1.2.1.5 Importancia del Control Interno ... 13
1.2.1.6 Características del Control Interno ... 13
1.2.1.7 Tipos de Control Interno ... 14
1.2.1.8 Limitaciones del Control Interno ... 14
1.2.1.9 Elementos para el sistema de Control Interno ... 15
1.2.1.10 Componentes del Control Interno COSO ... 15
1.2.1.11 Métodos de evaluación del Control Interno ... 21
1.2.1.12 Beneficios de Control Interno ... 22
1.2.2 Bienes de Larga Duración ... 23
1.2.2.1 Valorización de los bienes de larga duración ... 23
1.2.2.2 Objetivos de los bienes de larga duración ... 23
1.2.2.3 Clasificación de bienes de larga duración ... 24
1.2.2.4 Control de bienes de larga duración ... 24
1.2.2.5 Depreciaciones de los bienes de larga duración ... 25
1.2.2.6 Procedimiento y cuidado de bienes de larga duración ... 26
1.2.2.7 Custodia de los bienes de larga duración ... 26
1.2.2.8 Uso de los bienes de larga duración ... 27
1.2.2.9 Control de Inventario de bienes de larga duración ... 27
1.2.2.10 Constatación física de los bienes de larga duración... 28
1.2.2.11 Responsables de los bienes de larga duración ... 29
1.2.2.12 Entrega y recepción de bienes de larga duración ... 30
1.2.2.13 Codificación de bienes de larga duración ... 30
1.3Valorización crítica de los conceptos principales de Control Interno ... 31
1.4 Conclusiones parciales del capítulo ... 32
2.1. Caracterización del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi... 33
2.1.1 Misión…. ... 33
2.1.2Visión…. ... …………33
2.2Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la investigación.33 2.2.1 Modalidad de la Investigación ... 33
2.2.2 Tipos de Investigación ... 34
2.2.3 Métodos de Investigación ... 35
2.2.4 Técnicas de Investigación ... 36
2.2.5 Instrumentos de Investigación ... 36
2.2.6 Resultados encuesta aplicada ... 38
2.2.7 Resultado entrevista al Jefe Financiero ... 42
2.2.8 Resultado entrevista al Contador ... 43
2.2.9 Resultado entrevista al Guardalmacén ... 43
2.2.10 Resultado entrevista al Usuario ... 44
2.3Conclusiones parciales del capítulo ... 44
CAPÍTULO III. PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA ... 45
3.1 Título de la Propuesta ... 45
3.2 Caracterización de la Propuesta ... 45
3.2.1 Diseño de Control Interno ... 48
3.2.1.1 Ambiente de Control……….………..48
3.2.1.2 Evaluación del Riesgo………..………...49
3.2.1.3 Actividades de Control………49
3.2.1.4 Información y Comunicación………..…68
3.2.1.5 Supervisión y Monitoreo……….69
3.3 Validación de los Resultados de la Propuesta... 69
3.4 Conclusiones Parciales del Capítulo ... 71
Conclusiones Generales………...72
Recomendaciones Generales………...…73
Bibliografía ...
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro N° 1 Tabla de Vida Útil de Bienes de larga duración ... 25
Cuadro N° 2 Componentes COSO para los Bienes de larga duración ... 46
Cuadro N° 3 Sistema de Control Interno a los Bienes de Larga Duración ... 47
Cuadro N° 4 Socialización Normativa... 48
Cuadro N° 5 Proceso de Adquisición de Bienes de Larga Duración... 51
Cuadro N° 6 Proceso de Baja de Bienes de Larga Duración por Robo o Hurto ... 53
Cuadro 7 Proceso de Baja de Bienes de Larga Duración por Enajenación o Venta – Remate al Martillo ... 55
Cuadro N° 8 Proceso de Baja de Bienes de Larga Duración por Enajenación o Venta – Remate en Sobre Cerrado ... 57
Cuadro N° 9 Proceso de Baja de Bienes de Larga Duración por Enajenación o Venta – Venta Directa ... 58
Cuadro N° 10 Proceso de Constatación Física de los Bienes de Larga Duración ... 60
Cuadro N° 11 Proceso de Depreciación de los Bienes de Larga Duración ... 62
Cuadro N° 12 Proceso de Revalorización de los Bienes de Larga Duración ... 64
Cuadro N° 13 Proceso de Etiquetado de los Bienes de Larga Duración ... 66
Cuadro N° 14 Proceso de Control de Vehículos Públicos ... 67
Cuadro N° 15 Proceso de Adquisición de Bienes de Larga Duración ... 136
ÍNDICE DE TABLAS Tabla N° 1 Sistema de Control Interno ... 38
Tabla N° 2 Inventarios Actualizados y Definidos ... 38
Tabla N° 3 Adquisición de Bienes de Larga Duración ... 39
Tabla N° 4 Constataciones Físicas... 39
Tabla N° 5 Bienes Codificados y Entregados mediante acta entrega – recepción ... 39
Tabla N° 6 Procedimientos de cambio o traspaso de Bienes ... 40
Tabla N° 7 Procedimiento de Pérdida de Bienes de Larga Duración ... 40
Tabla N° 8 Bienes Obsoletos o Mal Estado ... 40
Tabla N° 10 Mantenimiento de los Bienes de Larga Duración ... 41
Tabla N° 11 Frecuencia del Mantenimiento de los Bienes de Larga Duración ... 41
Tabla N° 12 Normativa aplicada a los Bienes de Larga Duración ... 42
Tabla N° 13 Sistema de Control Interno para los Bienes de Larga Duración ... 42
RESUMEN EJECUTIVO
En la actualidad las entidades públicas utilizan los activos fijos o bienes de larga duración
para el desarrollo de sus actividades, por esta razón es importante tener procesos específicos
debidamente controlados y monitoreados con el fin de permitir un adecuado manejo y
control de estos recursos por parte de la entidad, de conformidad con el derecho público es
obligatorio el cumplimiento a las normas emitidas por el ente rector en materia de control
como es la Contraloría General del Estado, ya que el incumplimiento genera responsabilidad
en los custodios de los bienes.
En la presente investigación se utilizó procedimientos metodológicos como la investigación
cuantitativa y cualitativa, como también, métodos, técnicas e instrumentos, los mismos que
permitieron la recolección de información verídica, oportuna y confiable para el desarrollo
de la investigación como es el planteamiento del problema y dar la solución como es el
diseño de un sistema de control interno a los bienes de larga duración del Gobierno
Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi.
Se realiza la presentación del Sistema de Control Interno a los Bienes de Larga Duración del
Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi con el cual se pretende mejorar
el manejo y administración de los bienes de larga duración con el desarrollo de procesos para
la adquisición de bienes, baja de bienes por Robo o Hurto, Enajenación o Venta – Remate al
Martillo, Enajenación o Venta – Remate sobre Cerrado y Enajenación o Venta – Venta
Directa, Constatación física, depreciación, Revalorización del Bien, Etiquetado del Bien y
EXECUTIVE SUMMARY
At present the public entities use the fixed assets or goods of long duration for the
development of his activities, for this reason it is important to have specific processes due
controlled and monitored in order to allow a suitable managing and control of these resources
on the part of the entity, conformity with the public law is obligatory the fulfillment to the
procedure issued by the governing entity as for control since it is the General Controllership
of the State, since the breach generates responsibility in the guardians of the goods.
In the present investigation one used methodological procedures as the quantitative and
qualitative investigation, since also, methods, technologies and instruments, the same ones
that allowed the compilation of true, opportune and reliable information for the development
of the investigation since it is the exposition of the problem and to give the solution since it
is the design of a system of internal control for the goods of long duration of the Autonomous
Decentralized Provincial Government of the Carchi.
There is realized the presentation of the System of Internal Control for the Goods of Long
Duration of the Autonomous Decentralized Provincial Government of the Carchi with which
one tries to improve the managing and administration of the goods of long duration with the
process development for the acquisition of goods, fall of goods for Theft or Theft, Alienation
or Sale - Auction to the Hammer, Alienation or Sale - Auction on Enclosure and Alienation
or Sale - Direct Sale, physical Verification, depreciation, Revaluation of the Good, Labelled
of the Good and Control of Public Vehicles themselves that are subject to the in force
1
Introducción
Antecedentes de la Investigación
Para el desarrollo del presente trabajo de tesis, se obtuvo la siguiente información
relacionada:
La estudiante Narváez (2015) realizó la tesis “Sistema de control interno para bienes de larga
duración del Consejo Nacional Electoral de la provincia del Carchi” realizado en la
Universidad Regional Autónoma de los Andes con el objetivo de diseñar un sistema de
control interno para el mejoramiento del manejo y control de bienes de larga duración en el
Consejo Nacional Electoral de la provincia del Carchi, esta tesis establece procedimientos
para el manejo de los bienes de larga duración y formatos acordes a las necesidades de la
entidad y reglamentos vigentes para su manejo.
Gallegos (2012) realizó la tesis en la Universidad Central del Ecuador con el tema “Sistema
de control de bienes de larga duración para optimizar su utilización en el Consorcio de
Gobiernos Provinciales del Ecuador”,tiene como propósito aplicar un sistemas de control de
bienes de larga duración en el que se transmita la información referente al funcionamiento
de los activos fijos en la unidad administrativa del CONGOPE y que además facilite la
actuación de los servidores públicos para lograr cumplir con los objetivos y desarrollo de
sus funciones, como son la participación, el apoyo y el control dentro de la institución.
Sánchez (2011) con el tema de tesis “Control interno de bienes de larga duración y su
incidencia en la toma de decisiones en la Contraloría General del Estado Regional 3” en la
Universidad Técnica de Ambato, plantea una evaluación al sistema de control interno en
cuanto a la organización del manejo de bienes de larga duración, además se presentó un
análisis de las distintas políticas y procedimientos del control interno. Aplicando los
procesos para cada bien que incurre a la institución y su incidencia en la toma de decisiones.
Se indica que en la revisión de las tesis de grado y proyectos existentes en la biblioteca de la
Universidad Regional Autónoma de los Andes extensión Tulcán si existe una tesis que se
desarrolló con similar tema a la presente título de la presente tesis de grado.
Planteamiento del Problema
En nuestro país la falencia en el control sobre los bienes en las instituciones públicas ha sido
un problema y más aún en los bienes de larga duración los mismos que no se les ha prestado
2
control de los bienes los cuales están a la disposición de servidores públicos y por en ende
de propiedad colectiva, además estos bienes forman parte de la información financiera de
las entidades públicas del país.
La Contraloría General del Estado ha emitido en el Acuerdo No. 039 - CG – 2015 establece
que los bienes de propiedad del Estado, serán utilizados de la mejor manera todos los
servidores públicos serán responsables de los bienes que estén bajo su custodio, el mal uso
de los bienes serán sancionados, por lo que se han realizado auditorias en este ámbito con la
finalidad de verificar y evaluar el buen uso de bienes del Estado, es así que se identifica que
existen falencias en el manejo de dichos activos lo que ha generado varias recomendaciones
a las entidades públicas.
En la provincia del Carchi varias instituciones públicas que manejan y operan bienes de larga
duración de propiedad del estado están bajo las normas del control interno y reglamento de
bienes del sector público, la falta de aplicación ha ocasionado que la información financiera
no sea la adecuada, ya que no se aplique un eficiente control de los bienes lo cual ha generado
desde pérdidas hasta una mala utilización de los mismos en los entes públicos.
Los bienes de larga duración son los activos imprescindibles que son utilizados por las
entidades tanto del sector privado como público, ya que constituyen recursos que serán
destinados para el desarrollo de las actividades y el cumplimiento de los objetivos, es por
ello que en el Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi en el cual no
existen procesos específicos en el manejo y control de los bienes de larga duración.
El deficiente manejo, control y administración de los bienes de larga duración se debe a la
ausencia de procesos específicos de control lo que ocasiona errores en la gestión, la
utilización de los bienes, y en el cumplimiento eficiente de la normativa vigente.
Lo que ha ocasionado un inadecuado manejo de los bienes de larga duración generando que
se tenga bienes desaparecidos, en lugares diferentes a los que reportan los archivos,
diferencias en el valor, la cantidad, el estado en que se encuentran y los años de vida útil,
además no existe la debida información de registros y documentación que sustenten la
ubicación, la manera que será utilizado y que funcionario público será responsable de su
ocupación por lo que ocasionará una inadecuada toma de decisiones ya sean financieras o
3
Formulación del problema
¿Cómo mejorar el control de los Bienes de Larga Duración del Gobierno Autónomo
Descentralizado Provincial del Carchi?
Delimitación del problema
Lugar: Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi
Tiempo: Se estima seis meses en lapso desde febrero a julio del 2016
Objeto de investigación y campo de acción
Objeto de investigación
Auditoría de Gestión
Campo de acción
Procesos Internos
Línea de Investigación
Auditoría
Objetivos
Objetivo General
Diseñar un sistema de control interno a los bienes de larga duración para un adecuado manejo
y control del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi.
Objetivos Específicos
Fundamentar teóricamente sobre Control Interno y Bienes de larga duración.
Diagnosticar la situación actual del manejo de Bienes de larga duración del Gobierno
Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi.
Establecer los elementos constitutivos del sistema de control interno de bienes de larga
duración al Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi.
4
Idea a Defender
Con el desarrollo del diseño de un sistema de control interno de bienes de larga duración
para el Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi se contribuirá al manejo
y control de estos bienes aplicando normas, reglamentos y leyes que rigen a las instituciones
públicas.
Variables de la Investigación
Variable Independiente
Control Interno
Variable Dependiente
Bienes de larga Duración
Justificación de tema
En la actualidad las entidades públicas o privadas sean estas grandes, medianas o pequeñas
deben contar con un sistema de control interno, por cuanto este proceso permite establecer
un nivel de seguridad en las autoridades, personal operativo y otros de que las actividades
administrativas, económicas y financieras se encuentran en los objetivos y metas
institucionales, además que el control permite salvaguardar los activos de las entidades. El
diseño de un sistema de control interno mejorará el control y manejo de los bienes de larga
duración que son utilizados por personal que labora en ésta institución. Por lo que al
implementar este diseño de sistema de control interno basado en lo que dispone el Acuerdo
039- CG 2009 y el Acuerdo 027-CG-2016 de la Contraloría General del Estado se
contribuirá a que las operaciones administrativas, económicas y financieras del ente público
se desarrollen de forma eficaz y eficiente.
El Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi al contar con el diseño de un
sistema de Control Interno puede controlar las actividades referentes a los bienes de larga
duración ya sea desde el proceso de adquisición, el ingreso, codificación, baja del bien,
5
Metodología investigativa a emplear
En el presente trabajo de investigación se van a emplear distintos tipos de investigación,
métodos, técnicas e instrumentos los cuales fueron utilizados para obtener información que
fundamente esta investigación. Además se toma en cuenta métodos empíricos y teóricos
mencionados a continuación
Investigación Bibliográfica. Se aprovechó en la elaboración del marco teórico de la
presente investigación ya que se será respaldada por distintas fuentes de información como
son libros, leyes, normativas, reglamentos vigentes e internet que permiten el desarrollo
adecuado del trabajo de investigación.
Investigación de Campo. Fue empleada para la determinación del problema a investigar
con el uso y la aplicación de instrumentos de investigación como la encuesta que es dirigida
a los funcionarios de la institución involucrada.
Investigación Correlacional. Fue aplicada en la relación que existe entre las dos variables
de investigación, la variable independiente control interno y dependiente bienes de larga
duración las cuales se entrelazan para el desarrollo del sistema de control interno.
Investigación Descriptiva. Fue utilizada en el presente trabajo de tesis ya que se desarrollan
una serie de procedimientos los cuales serán detallados, además permite realizar una
descripción y correlacionar las dos variables de la investigación que son el control interno y
los bienes de larga duración.
Métodos empíricos del conocimiento
Observación científica. Este método fue implementado con el fin de determinar el problema
y emitir una solución con observación directa a los procesos de control empleados por la
institución referente a los bienes de larga duración.
Análisis documental. Mediante este método permitió recopilar información misma que
permite diagnosticar problemas y necesidades sobre el control interno con la finalidad de
emitir soluciones del manejo y control de los bienes de larga duración.
Validación por vía de expertos. Este método fue empleado ya que la propuesta de esta
investigación debe ser sometida a revisión y criterios de expertos en la temática con el fin
6
Métodos teóricos
Método Inductivo – Deductivo. Estos métodos se aplicaron en la fundamentación teórica
desde lo general del control interno hasta lo particular y con ello realizar la propuesta que es
particular de los procesos de los bienes de larga duración de la entidad.
Método Analítico-Sintético. Se aplicaron estos métodos con el fin de revisar, ordenar e
interpretar la información que se ha obtenido, y así lograr un adecuado conocimiento y
comprensión del control interno, y a partir de ello proponer una solución del control y manejo
de los bienes de larga duración.
Método Histórico-Lógico. Se utilizó este método debido a que se recopilará información
del control interno misma que permite conocer el inicio, progreso y evolución que ha tenido
y así poder evidenciar en la investigación los cambios legales que han ocurrido en la
normativa vigente.
Enfoque sistémico. Fue aplicado este método con el fin de desarrollar los capítulos de esta
investigación de tesis ya que se elabora capitulo por capitulo siguiendo un orden especifico,
además permite obtener los componentes de la propuesta en forma ordenada.
Técnicas de investigación
Encuesta. Es la técnica que permitió obtener información de los usuarios internos con la
adquisición de conocimiento de los procesos de control interno en el manejo de los bienes
de larga duración de la entidad.
Entrevista. Esta técnica de investigación fue aplicada a los jefes departamentales que
pueden entregar información de los procedimientos que son aplicados en el control y manejo
de los bienes de larga duración en la entidad.
Observación. Permite ejecutar la verificación de la documentación y constatación de los
procesos del control y manejo de los bienes de larga duración para así sustentar las
soluciones.
Instrumentos de investigación
Cuestionario. Este instrumento permite recopilar y obtener información de los procesos de
manejo y control de los bienes de larga duración, además el cuestionario tiene bajo costo,
menor tiempo y varias personas participan de éste.
Guía de Entrevista. Este instrumento es creado con el fin de tener un orden en lo que
7
Estructura de la tesis
Para el presente trabajo de investigación están establecidos por capítulos que serán
brevemente explicados.
Capítulo I. Este pertenece al Marco Teórico de la investigación mismo que está
fundamentado por aportes teóricos y normativas vigentes, es así que en este capítulo se
sustenta la teoría para la presente investigación de tesis y con la finalidad de iniciar una
revisión de las teorías enunciadas referentes al tema a investigarse y generar nuevos
conocimientos.
Capítulo II. En este capítulo se menciona el Marco Metodológico y al Planteamiento de la
Propuesta, mismo que consiste en la descripción y aplicación de la modalidad, tipos,
métodos, técnicas e instrumentos de investigación que serán usados en el trabajo de tesis,
además contiene la propuesta para dar solución al problema encontrado en la entidad.
Capítulo III. Corresponde al desarrollo de la Propuesta para la solución del problema
detectado misma que contendrá procedimientos que mejoren el control y manejo de los
bienes de larga duración del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi, y
con ello analizar los resultados obtenidos de la investigación para ser plasmados con la
validación por la vía de expertos.
Aporte teórico, significación práctica y novedad científica
Aporte teórico
Para la presente investigación de tesis el aporte teórico está basada por conceptos en lo
referente a control interno que permite la preparación de procedimientos apropiados para
obtener eficacia y eficiencia para el adecuado manejo de los bienes de larga duración del
Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi, así como también de asegurar y
evaluar el indicado uso de dichos bienes, así como también servir como fuente de consulta
para otras investigaciones.
Significación práctica
En la presente tesis la significación práctica es importante ya que con el Sistema de Control
Interno a los bienes de larga duración del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial
8
entidad con los bienes desde el ingreso, codificación, asignación de su responsable,
constatación física, constatación documentada y aplicación de las normas, leyes y
reglamentos que rigen a estos bienes, y así poder tomar decisiones administrativas y
financieras acertadas que beneficien a la institución generando impacto económico, además
un impacto social y cultural en la entidad ya que se mejoran la administración de sus recursos
permitiéndole establecer una adecuada gestión en los bienes y creando cultura en la
conservación, uso y mantenimiento de los recursos de la entidad.
Novedad científica
La presente tesis tiene como novedad científica un sistema de control interno ya que aporta
al progreso de la eficiencia y eficacia de los procedimientos en el adecuado control y manejo
de los bienes de larga duración del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del
Carchi, además contribuye a la intervención y cumplimiento de los procesos con el fin de
facilitar a los encargados y autoridades pertinentes una adecuada administración de los
9
CAPÍTULO I: MARCO TEÓRICO
1.1Origen y evolución de la Auditoría de Gestión
La Auditoría de Gestión a lo largo del tiempo ha ido evolucionando por lo que es importante
ya que se han generado mayores conocimientos y una adecuada comprensión como se indica
en el siguiente aporte:
1.1.1 Edad Antigua
De acuerdo con Roberto (2010) menciona lo siguiente
La auditoría existe desde tiempos muy remotos aunque no como tal, debido a que no existían relaciones económicas complejas con sistemas contables. Desde los tiempos medievales hasta la Revolución Industrial, el desarrollo de la Auditoría, estuvo estrechamente vinculado a la actividad puramente práctica y desde el carácter artesanal de la producción el auditor se limitaba a hacer simples revisiones de cuentas por compra y venta, cobros y pagos y otras funciones similares con el objetivo de descubrir operaciones fraudulentas con las evidencias suficientes se realiza un estudio exhaustivo. (pág.23)
La auditoría de gestión desde sus principios nació por la necesidad de las relaciones
económicas complejas en las distintas áreas con la finalidad de comprobar la veracidad de
las operaciones y descubrir hechos fraudulentos que permiten conocer las falencias y fallas
que se encontraron de manera limitada simplemente realizando revisiones presentado en un
estudio con las evidencias pertinentes.
1.1.2 Edad Media
Ferrando (2010) menciona lo siguiente
Es el examen que se efectúa a una entidad, con el propósito de evaluar la eficiencia de la gestión en relación con los objetivos generales, su eficiencia como organización y, su actuación y posicionamiento desde el punto de vista competitivo, con la finalidad de emitir un informe sobre la situación de la misma y la actuación de la dirección. (pág.15)
La auditoría de gestión ha evolucionado con el correr del tiempo ya que se trata de controlar
y evaluar la eficiencia en las actividades que se efectúan a partir de sus metas y objetivos
generales con el fin de emitir un informe detallando la situación de la entidad y los
responsables del área auditada.
1.1.3 Edad Actual
Como menciona Maldonado (2009) en su definición lo siguiente
Hoy en día la auditoría sigue evolucionando, hacia una orientación que además de dar fe sobre las operaciones pasadas, pretende mejorar operaciones futuras a través de la presentación de recomendaciones constructivas tendientes a aumentar la economía, eficiencia y eficacia de la entidad. (pág. 15)
En la actualidad la auditoría de gestión ha mejorado su función es importante para las
10
se han desarrollado en la entidad tomando en cuenta recomendaciones constructivas
considerando la economía, eficiencia y eficacia de la empresa auditada.
1.2Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre la Auditoría de Gestión
En este capítulo de investigación de tesis se va a desarrollar los distintos análisis referentes
a las posiciones teóricas partiendo de la auditoría de gestión que contiene al control interno
seguido de los bienes de larga duración que serán de empleados en la investigación.
1.2.1 Definición de Auditoría de Gestión
La auditoría de gestión permite modificar y perfeccionar la eficiencia y eficacia en el
desarrollo de las actividades por ello Mantilla Blanco (2009) indica lo siguiente
Consiste en el examen y evaluación que se reliza en una entidad, por establecer el grado de Economía y Eficacia en la planificacion, control y uso de sus recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilizacion más racional de los recursos y mejorar las actividades o materias examinadas. (Auditoría de Control Interno, pág. 15)
El autor mencionado considera a la auditoría de gestión como el examen y evaluación que
le permitirá determinar la economía y la eficacia de sus procesos ya sea desde la planeación,
control y el uso de recursos disponibles, así como de las disposiciones pertinentes que son
empleados para la verificación de recursos y las actividades realizadas por la entidad
examinada.
Así también el Manual de Auditoría de Gestión (2001) menciona que
La auditoría de gestión, es el examen sistemático y profesional, efectuado por un equipo multidisciplinario, con el propósito de evaluar la gestión operativa y sus resultados, así como, la eficiencia de la gestión de una entidad, programa, proyecto u operación, en relación a sus objetivos y metas; de determinar el grado de economía, efectividad y eficiencia en el uso de los recursos disponibles; establecer los valores éticos de la organización y, el control y prevención de la afectación ecológica; y medir la calidad de los servicios, obras o bienes ofrecidos, y, el impacto socio-económico derivado de sus actividades. (Contraloría General del Estado del Ecuador, 2001, pág. 36)
La auditoría de gestión como menciona el Manual de la Contraloría General del Estado es
considerada un examen el cual le permite evaluar los planes, programas, proyectos y
operaciones de entidades públicas con el fin de medir el cumplimiento de los objetivos y
metas planteadas, además del adecuado manejo de los recursos de manera económica y
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1.2.1.1Definición de Sistema
Un sistema al ser un conjunto de elementos permite que las entidades manejen de manera
ordenada sus recursos por ello que Chiavenato (2011) menciona que “Un sistema un
conjunto de elementos dinámicamente relacionados, en interacción que desarrollan una
actividad para lograr un objetivo o propósito operando como datos, energía, materia unidos
al ambiente que rodea el sistema para suministrar información, energía, materia”. (pág. 11)
Un sistema al ser un conjunto de objetos o elementos puede relacionarlos entre sí para
desarrollar actividades institucionales, que contiene propiedades, funciones y fines los cuales
deben ser especificados para su adecuado uso y manejo garantizando que las acciones
previstas se cumplan de acuerdo al sistema que se está utilizando o implementado el cual
suministra información, datos, energía, materia para operar adecuadamente las actividades.
1.2.1.2Definición de Procesos
Madariaga Gorocica (2011) menciona lo siguiente sobre los procesos
Un proceso es un conjunto de actividades planificadas que implican la participación de un número de personas y de recursos materiales coordinados para conseguir un objetivo previamente identificado. Se estudia la forma en que el Servicio diseña, gestiona y mejora sus procesos (acciones) para apoyar su política y estrategia y para satisfacer plenamente a sus clientes y otros grupos de interés. (pág. 85)
Los procesos son considerados una serie de actividades organizadas las cuales cuentan con
planificaciones y con recursos necesarios con la finalidad de cumplir un objetivo y obtener
un resultado específico, en donde los responsables desarrollan funciones de acuerdo con los
parámetros establecidos y acorde a lo planeado.
1.2.1.3Control Interno
Arens, Randal & Beasley (2007) sobre el control interno expresa lo siguiente:
Un sistema de control interno consiste en políticas y procedimientos diseñados para proporcionar una seguridad razonable a la administración de que la compañía va a cumplir con sus objetivos y metas. A estas políticas y procedimientos a menudo se les denomina controles, y en conjunto, éstos comprenden el control interno de la entidad. (pág. 270)
El control interno son aquellas operaciones realizadas por las entidades que son controladas
por las políticas y procedimientos implementados para aportar con una seguridad razonable
a la administración del manejo de los recursos y con el cumplimiento de objetivos y metas
institucionales.
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Es un proceso afectado por el Consejo de Directores de la entidad, gerencia y demás personal designado para proporcionar una razonable seguridad en relación con el logro de los objetivos de las siguientes categorías:
(a) Seguridad de la información financiera (b) Efectividad y eficiencia de las operaciones, y
(c) Cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables. (Contraloría General del Estado del Ecuador, 2001, pág. 43)
El control interno al ser apreciado como un proceso que es efectuado por la administración,
la dirección y demás personal de la entidad, tiene como objeto proporcionar seguridad
razonable en la información en el manejo de recursos disponibles a partir de las políticas y
procedimientos aplicados en la dirección y administración de una institución, y a la
consecución de los objetivos de diversa naturaleza.
1.2.1.4Objetivos del Control Interno
Whittington & Pany (2000) mencionan que para un eficiente cumplimiento se realiza lo
siguiente:
Proceso efectuado por la junta directiva de la entidad, la gerencia y demás personal, diseñado para proporcionar una seguridad razonable relacionada con el logro de objetivos en las categorías: 1) Efectividad y eficiencia de las operaciones
2) Confiabilidad de la presentación de los estados financieros 3) Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicadas. (pág. 196)
El control interno es una herramienta utilizada de diversas maneras y es por ello que para su
adecuado uso se establecen objetivos los cuales servirán para garantizar la eficiencia,
eficacia y economía de los procesos en la gestión de los recursos y así alcanzar un grado de
razonabilidad y cumplir con las metas planteadas para la toma de decisiones.
Como menciona la Contraloría General del Estado del Ecuador (2009) los objetivos del
control interno son los siguientes:
El control interno de las entidades, organismo del sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos para alcanzar la misión institucional, deberá contribuir al cumplimiento de los siguientes objetivos:
Promover la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones bajo principios éticos y de transparencia.
Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la información.
Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para otorgar bienes y servicios públicos de calidad.
Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal (Contraloría General del Estado, Normas de Control Interno, pág. 1)
Los objetivos del control interno intentan conseguir que en las instituciones públicas se
realicen un adecuado manejo en el uso de los recursos como de promover la eficiencia,
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transparencia pertinente, además se trata de garantizar la confiabilidad, integridad y
oportunidad de la información con el fin de dar cumplimiento a las normas legales que rigen
a las entidades públicas para que de esta manera se pueda proteger y conservar el patrimonio
público ante posibles pérdidas, despilfarros o actos ilegales que infieran en las operaciones
de gestión y de control.
1.2.1.5Importancia del Control Interno
A continuación, Mantilla Blanco (2009) hace referencia a la importancia del control interno
“Los controles internos promueven la eficiencia, reducen los riesgos de perdido de activos y
ayudan a asegurar con confiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de leyes y
regulaciones.” (pág. 67)
El control interno es un proceso muy importante ya que con adecuado uso de este permite
que las entidades puedan cumplir con los objetivos y metas planteados, además de encontrar
y brindar una seguridad razonable en el uso y manejo de los recursos que se están
administrando con el fin de tomar decisiones adecuadas para disminuir riesgos y evitar
pérdidas promoviendo la eficiencia del control interno.
1.2.1.6Características del Control Interno
Tadeo (2012) menciona que las características del control interno son las siguientes
El sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de la planeación, de información operacional de la respectiva entidad.
Corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización.
En cada área de la organización, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el control ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en cada entidad.
Todas las transacciones de las entidades deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de forma que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros. (págs. 34-35)
Las características del control interno permiten tener un panorama claro de cómo será usado
en la entidad, por lo que se deben tomar en cuenta varias cosas como la naturaleza,
actividades, estructura de la institución ya que de esta manera se pueden emitir los informes
y pedir la suficiente información para generar una adecuada toma de decisiones financiera y
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1.2.1.7Tipos de Control Interno
Para tener un adecuado proceso del control interno es necesario conocer los tipos de control
como menciona Lara Bueno (2011) hay distintos tipos de control interno los que pueden ser
utilizados como son
Control previo. - Este tipo de control tiene lugar antes de que inicien las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad.
Control concurrente. - son mecanismos de supervisión permanente durante la ejecución de las operaciones con el objetivo de que las mismas estén encaminadas a obtener los resultados que la institución requiere. Esto está relacionado con el control de calidad.
Control Posterior. - son las acciones realizadas con posterioridad a la ejecución de los procesos y todas sus fases. Este control se lo ejerce a través de la revisión de la documentación generada en la ejecución de las acciones. (pág. 54)
El control interno al ser una herramienta importante para mejorar los procesos de las distintas
áreas de una entidad tienen algunos tipos de control con es el control previo el mismo que le
permite crear políticas, procedimientos para cumplir con lo planteado en lugar de esperar los
resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora
limitando las actividades por adelantado, en cambio el control concurrente son los
mecanismos para la supervisión en la ejecución de la actividades y el control posterior le
permite la revisión de las documentación de las acciones ejecutadas, y con estos tipos de
control se podrá realizar un adecuado proceso que le permitirá tomar adecuadas decisiones
administrativas y financieras.
1.2.1.8Limitaciones del Control Interno
El control interno es un proceso que genera una seguridad razonable y no total por ello
Whittington & Pany (2000) mencionan las limitaciones que tiene el control interno
El control interno puede ser efectivo para protegerse contra errores y contra fraude y asegurar la confiabilidad de la información de la contable. Sin embargo es importante reconocer la existencia de limitaciones inherentes del control interno.
Adicionalmente, sin la participación activa de la junta directiva y un departamento de auditoría interna efectivo, la alta gerencia puede invalidar fácilmente el control interno. Finalmente, las actividades de control dependientes de la separación de funciones pueden ser burladas por colusión entre empleados. (págs. 180-181)
Una entidad pública o privada al contar con un sistema de control interno le permite alcanzar
el logro y cumplimiento de los objetivos institucionales mismos que garantizan solamente
una seguridad razonable ya que existen limitaciones que no pueden ser controladas como el
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instrucciones, errores de juicio, descuido, distracción o fatiga por parte de los funcionarios
que invalidan el sistema de control generando inadecuadas tomas de decisiones
administrativas y financieras como en el manejo y control de los bienes de larga duración de
una entidad.
1.2.1.9Elementos para el sistema de Control Interno
Un sistema de control interno debe contar con elementos que permitan obtener resultados
adecuados para sus procesos es así que De la Peña Gutiérrez (2008) menciona lo siguientes
elementos:
Un plan de organización que prevea una separación apropiada de funciones
Métodos y procedimientos de autorización y registro que hagan posible el control financiero y administrativo sobre los recursos.
Prácticas sanas para el cumplimiento de los deberes y funciones de cada uno de los integrantes de la organización. (pág. 28)
Al contar con elementos para el sistema de control interno se puede tener seguir una
secuencia de lo que se va a realizar, como un plan de organización el cual es apropiado para
la separación de funciones en los departamentos para posteriormente aplicar los métodos y
procedimiento que permitan un control de los recursos administrativos y financieros de una
entidad, además de realizar prácticas necesarias para el cumplimiento de funciones de los
funcionarios y áreas de la entidad.
1.2.1.10 Componentes del Control Interno COSO
Como mencionan Arens, Randal & Beasley (2007) sobre el control interno COSO
El marco integrado de control interno COSO, es el modelo de control interno más aceptado en Estados Unidos. Según éste control interno consta de cinco categorías que la administración diseña y aplica para proporcionar una seguridad razonable de que sus objetivos de control se llevarán a cabo. Cada categoría contiene muchos controles, pero los auditores se concentran en aquellos diseñaos para impedir o detectar errores materiales en los estados financieros. Los componentes del control interno del COSO incluyen lo siguiente:
1) Ambiente de control 2) Evaluación de riesgos 3) Actividades de control 4) Información y comunicación 5) Monitoreo (pág. 274)
Los componentes del control interno son una herramienta la cual genera seguridad razonable
del logro de los objetivos, además estos se relacionan entre sí ya que son diseñados en
secuencia para su adecuada aplicación en impedir y detectar errores en distintas áreas de la
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Es así que la Contraloría General del Estado del Ecuador en su Acuerdo 039 CG 2009
menciona que el control interno tiene los siguientes componentes: “100 Normas Generales,
200 Ambiente de Control, 300 Evaluación del Riesgo, 400 Actividades de Control, 500
Información y Comunicación, 600 Seguimiento” (Acuerdo 039 CG 2009, págs.
1,2,7,9,84,85)
El control interno tiene componentes que son implementadas por las instituciones por ello
es el caso de las entidades públicas del Ecuador las cuales se rigen a componentes de Control
Interno establecidos en el Acuerdo 039 CG 2009 de la Contraloría General del Estado
mismas que han los cuales permiten a las instituciones originar una adecuada administración
de los recursos públicos y utilizar un correcto funcionamiento administrativo y financiero
buscando efectividad, eficiencia y economía en la gestión. Además en las normas
establecidas se puede evidenciar que en los componentes del COSO emitido por la
contraloría existen subcomponentes que no estaban en la anterior norma ya que han
aumentado para un mejor proceso del control interno.
1.2.1.10.1 Ambiente de Control
El ambiente de control de acuerdo con Mantilla (2009) dice lo siguiente
El ambiente de control da tono de una organización, influenciando la conciencia de control de sus empleados. Es el fundamento de todos los demás componentes del control interno, proporcionando disciplina y estructura. Los factores del ambiente de control influyen la integridad, los valores éticos y la competencia de la gente de la entidad, la filosofía y el estilo de operación de la administración; la manera como la administración asigna autoridad y responsabiliza, y como organiza y desarrolla a su gente; y la atención y dirección proporcionada por la junta de directores. (pág. 67)
Es un componente de la control interno el cual da un tono a la entidad y accionando una
concientización de los funcionarios en el control de las tareas que realizan, por ello el
ambiente de control es considerado con el fundamento de los siguientes componentes del
control interno ya que genera disciplina y estructura en el desarrollo.
Por ello la Contraloría General del Estado en el Acuerdo 039 CG 2009 menciona lo siguiente
del ambiente de control para las entidades públicas
200 Ambiente de Control. - El ambiente o entorno de control es el conjunto de circunstancias y conductas que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno. Es fundamentalmente la consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección y por el resto de las servidoras y servidores, con relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados. (Acuerdo 039 CG 2009, pág. 2)
El ambiente de control permite que una institución genere un entorno organizacional
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con el fin de accionar que una cultura de control interno, es por eso que un control estimula
a las actividades del personal que es importante ya que sus atributos individuales como la
integridad y valores éticos y el ambiente donde operan son favorables para ser base que
soporta el sistema.
1.2.1.10.2 Evaluación de Riesgos
Mantilla (2009) menciona que lo siguiente
Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de fuentes externas e internas, los cuales deben valorarse. Una condición previa a la valoración de riesgos es el establecimiento de objetivos, en lazados en distintos niveles y consistentes internamente. La valoración de riesgos es la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos. Dado que la economía, la industria, las regulaciones y las condiciones de operación continuarán cambiando, se requieren mecanismos para identificar y tratar los riesgos especiales asociados con el cambio. (pág. 67)
La evaluación de riesgos es un componente importante ya que se identifica y se analiza los
riesgos que se han generado los cuales no le permiten el logro de los objetivos , además es
también son aquellos mecanismos que le permiten manejar los riesgos dentro de la entidad
sean en el entorno o en interior de la misma, además se da una valoración a los riesgos
dándoles un proceso desde su identificación hasta su tratamiento constituyendo una base
para determinar cómo se deben administrar los riesgos.
Es así que el Acuerdo 039 CG 2009 de la Contraloría General del Estado menciona de la
evaluación de riesgos lo siguiente
300 Evaluación del Riesgo. - La máxima autoridad establecerá los mecanismos necesarios para identificar, analizar y tratar los riesgos a los que está expuesta la organización para el logro de sus objetivos.
El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podría perjudicar o afectar adversamente a la entidad o su entorno. La máxima autoridad, el nivel directivo y todo el personal de la entidad serán responsables de efectuar el proceso de administración de riesgos, que implica la metodología, estrategias, técnicas y procedimientos, a través de los cuales las unidades administrativas identificarán, analizarán y tratarán los potenciales eventos que pudieran afectar la ejecución de sus procesos y el logro de sus objetivos.
300 –01 Identificación de riesgos 300-03 Valoración de los riesgos
300-04 Respuesta al riesgo (Acuerdo 039 CG 2009, págs. 7,8)
Este componente del control interno es importante debido a que las autoridades máximas
desarrollaran mecanismos con la finalidad de identificar, analizar y tratar los riesgos
encontrados los mismos que pueden perjudicar a la entidad o el entorno, es por ello que se
han creado subcomponentes que permiten tener un adecuado tratamiento del riesgo
generando las soluciones pertinentes y así poder tomar decisiones acertadas para el buen
18 1.2.1.10.3 Actividades de Control
Actividades de control de acuerdo con Arens, Randal & Beasley (2007) mencionan que
Son las políticas y procedimientos, además de las que se incluyeron en los otros cuatro componentes, que ayudan a asegurar que se implementen las acciones necesarias para abordar los riesgos que entraña el cumplimiento de los objetivos de la entidad. Potencialmente existen varias actividades de control en cualquier entidad, incluyendo los controles manuales y automáticos. La declaración 94 y el COSO expresan que las actividades de control generalmente se relacionan políticas y procedimientos que pertenecen:
1) La separación de responsabilidades 2) El procesamiento de información 3) Los controles físicos
4) Las revisiones del desempeño (pág. 276)
Las actividades de control es la componente que le permite garantizar que se lleven a cabo
las políticas y procedimientos por parte de la administración y con ello realizar las acciones
necesarias para manejar el riesgo y la ejecución de los objetivos institucionales ya que las
actividades de control pueden ser manuales o electrónicas y están direccionadas a todos los
niveles y funciones que son desempeñadas en la institución. Además las actividades de
control son relacionadas con la separación específica de las responsabilidades de los
funcionarios, el procesamiento de la información, los controles físicos y las revisiones del
desempeño que se desarrolla en la entidad.
Así también en el Acuerdo 039 CG 2009 de la Contraloría General del Estado habla de las
Actividades de Control que son:
400 Actividades de Control. - Las actividades de control se dan en toda la organización, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen una diversidad de acciones de control de detección y prevención, tales como: separación de funciones incompatibles, procedimientos de aprobación y autorización, verificaciones, controles sobre el acceso a recursos y archivos, revisión del desempeño de operaciones, segregación de responsabilidades de autorización, ejecución, registro y comprobación de transacciones, revisión de procesos y acciones correctivas cuando se detectan desviaciones e incumplimientos. (Acuerdo 039 CG 2009, pág. 9)
Las actividades de control son aquellas políticas y procedimientos en donde la máxima
autoridad de la entidad al igual de los servidores son responsables de cumplirlas, para así
poder manejar el riesgo y acciones de control de detección y prevención en la consecución
de los objetivos institucionales, protección de activos, conservación de recursos y el acceso
a los sistemas de información. Para ser efectivas, las actividades de control deben ser
apropiadas, funcionar consistentemente de acuerdo a un plan a lo largo de un período y estar
relacionadas directamente con los objetivos de la entidad.
1.2.1.10.4 Información y Comunicación
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Debe identificarse, capturarse y comunicarse información pertinente en una forma y en un tiempo que les permita a los empleados cumplir con sus responsabilidades. Los sistemas de información producen reportes, contienen información operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, que hace posible operar y controlar el negocio. Tiene que ver no solamente con los datos generados internamente, sino también con la información sobre eventos, actividades y condiciones externas necesarias para la toma de decisiones, informe de los negocios y reportes externos.
La comunicación efectiva también debe darse en un sentido amplio, fluyendo hacia abajo, a lo largo y hacia arriba de la organización. Todo el personal debe recibir un mensaje claro de parte de la alta gerencia de que las responsabilidades de control deben tomarse seriamente. Deben entender su propio papel en el sistema de control interno, lo mismo que la manera como las actividades individuales se relaciona con el trabajo de otros. Deben tener un medio de comunicar la información significativa. También necesitan comunicarse efectivamente con las partes externas, tales como clientes, proveedores, reguladores y accionistas. (pág. 68)
Es importante toda la información ya que debe ser identificada, capturada y debidamente
comunicada en forma clara y tiempo adecuado para que así el personal de la entidad la pueda
conocer y realizar todo lo planeado por la alta gerencia con el fin de operar y controlar de
manera eficiente las actividades de la institución ya sea información sobre eventos, informes
de negocios, reportes y condiciones externas que mejoran la toma de decisiones dentro de la
entidad, además también se debe recolectar información externa para ser tratada y analizada
para posteriormente generar comunicación efectiva fluyendo ampliamente a todos los
funcionarios indicando cuales son las responsabilidades para cada uno y creando con partes
ajenas a la entidad como son los clientes, proveedores, reguladores y accionistas una
comunicación acorde para las distintas operaciones que se realizan entre ambas partes.
Es así que la Contraloría General del Estado en el Acuerdo 039 CG 2009 menciona lo
siguiente:
500 Información y Comunicación. - El sistema de información y comunicación, está constituido por los métodos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones técnicas, administrativas y financieras de una entidad. La calidad de la información que brinda el sistema facilita a la máxima autoridad adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y preparar información confiable.
El sistema de información permite a la máxima autoridad evaluar los resultados de su gestión en la entidad versus los objetivos predefinidos, es decir, busca obtener información sobre su nivel de desempeño.
La comunicación es la transmisión de información facilitando que las servidoras y servidores puedan cumplir sus responsabilidades de operación, información financiera y de cumplimiento. (Acuerdo 039 CG 2009, pág. 84)
La información y la comunicación en las entidades públicas son importantes ya que la
máxima autoridad y los servidores de la institución deben establecer herramientas que les
permitan registrar, procesar, resumir e informar sobre todas las actividades administrativas
y financieras, además se debe comunicar información pertinente con el fin de facilitar las
20 1.2.1.10.5 Monitoreo
El monitoreo es un componente del control interno que según Arens, Randal & Beasley
(2007) detallan a continuación lo siguiente:
Las actividades del monitoreo se refieren a la evaluación continua o periódica de la calidad del desempeño del control interno por parte de la administración, con el fin de determinar qué controles están operando de acuerdo con lo planeado y que se modifiquen según los cambios en las condiciones. La información que se está evaluando proviene de varias fuentes, incluyendo los estudios existentes de controles internos, informes internos del auditor, informes de excepciones sobre actividades de control, informes por parte de reguladores como pueden ser dependencias reguladoras bancarias, informes del personal operativo y quejas de los clientes por cargos de facturación. (pág. 282)
El monitoreo realiza las actividades de evaluación continua o periódica sobre la calidad de
los procesos para que se puedan identificar las falencias en los controles que están operando
en la institución y tomar las medidas correctivas para dar cumplimiento a las políticas y
objetivos en donde se utilizan varias fuentes de información que son evaluadas como son
estudios existentes de controles internos, informes de auditores, de excepciones, de
regulaciones de dependencias bancarias, del personal operativo y las quejas de los clientes
mismos que permiten dar soluciones y presentar evidencia suficiente para dar cumplimiento
de los controles planificados.
Es así que el Acuerdo 039 CG 2009 de la Contraloría General del Estado menciona lo
siguiente sobre el monitoreo que en el acuerdo es considerado como seguimiento
600 Seguimiento.- Seguimiento es el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran. Se orientará a la identificación de controles débiles o insuficientes para promover su reforzamiento, así como asegurar que las medidas producto de los hallazgos de auditoría y los resultados de otras revisiones, se atiendan de manera efectiva y con prontitud. (Acuerdo 039 CG 2009, pág. 85)
El monitoreo o seguimiento el último componente del control interno en las entidades
públicas es efectuado de forma continua durante la realización de las actividades de toda la
institución y valorado a través de evaluaciones periódicas que determinan la efectividad de
los controles, además la autoridad máxima puede fusionar estas dos modalidades con el fin
de asegurar un sistema eficiente y eficaz, además permite asegurar que se atiendan de manera
efectiva y con prontitud los hallazgos de auditoria y los resultados de revisiones
