Manual de funciones y procedimientos de control interno para el área administrativa contable de la Compañía de Transporte Urbano Transmetro S.A. Santo Domingo 2012

(1)

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS

CARRERA DE LICENCIATURA DE CONTABILIDAD Y

AUDITORÍA

Tesis previa la obtención del título de

LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA, CPA

“MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

PARA EL ÁREA ADMINISTRATIVA CONTABLE DE LA COMPAÑÍA DE

TRANSPORTE URBANO TRANSMETRO S.A., SANTO DOMINGO 2012”.

Autora: Olga Verónica Pallarozo Ferrín Director: Eco. Carlos Barahona Meneses

Santo Domingo–Ecuador 2013

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS

CARRERA DE LICENCIATURA DE CONTABILIDAD Y

AUDITORÍA

Santo Domingo–Ecuador 2013

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS

CARRERA DE LICENCIATURA DE CONTABILIDAD Y

AUDITORÍA

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EL MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA ADMINISTRATIVA CONTABLE DE LA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO TRANSMETRO S.A., SANTO DOMINGO 2012, ELABORADO POR LA ESTUDIANTE OLGA VERÓNICA PALLAROZO FERRÍN HA CONCLUÍDO EXITOSAMENTE CONTANDO CON MI TOTAL SUPERVISIÓN, EN SU DESARROLLO Y AVANCE.

Eco. Carlos Barahona Meneses

(3)

El contenido del presente trabajo es de exclusiva responsabilidad de su autora

_________________________________ Olga Verónica Pallarozo Ferrín

Autora:

OLGA VERÓNICA PALLAROZO FERRIN

Institución:

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL Campus Santo Domingo

Título de Tesis:

“MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA ADMINISTRATIVA CONTABLE DE LA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO

TRANSMETRO S.A., SANTO DOMINGO 2012”.

Fecha:

(4)

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

Campus Arturo Ruíz Mora

INFORME DEL DIRECTOR DE TESIS

Quito, Agosto 2013

Matemático Mauricio García

DIRECTOR DEL SED

Presente.-De mi consideración:

Por la presente pongo en su conocimiento que está finalizada la tesis titulada

“MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA ADMINISTRATIVA CONTABLE DE LA COMPAÑÍA DE

TRANSPORTE URBANO TRANSMETRO S.A., SANTO DOMINGO 2012”,

realizada por la Srta. Olga Verónica Pallarozo Ferrín, de la Carrera de CONTABILIDAD Y AUDITORÍA C.P.A., de la facultad de Economía y Negocios. Particular que comunico a usted para los fines pertinentes.

Atentamente,

Eco. Carlos Barahona Meneses

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Dedicatoria

A mi madre por su ejemplo, por enseñarme que la vida está llena de adversidades pero que con fe, confianzas y amor se logran los

objetivos trazados.

A mi padre y hermana, por su amor y respaldo, y sobre todo por su ejemplo, soy quien soy, espero poder retribuir con mis acciones

algo de lo mucho que he recibido.

(6)

Agradecimiento

A Dios, por haberme dado la fuerza necesaria para concluir con mi tesis a pesar de las adversidades.

A una persona especial en mi vida, ya que me incentivó y ayudó en todo momento brindándome todo el apoyo incondicional y

siempre induciendo a la culminación de la misma

De manera especial a mi Director de Tesis el Eco. Carlos Barahona por su apoyo, colaboración y profesionalismo constante.

A la Universidad Tecnológica Equinoccial, sus maestros y autoridades, quienes me facilitaron la oportunidad de descubrir y

aprender mejores conocimientos para ser una persona útil a la sociedad.

A los funcionarios de la Compañía de Transporte Urbano Transmetro S.A. por toda su ayuda y colaboración.

Gracias a Todos

(7)

ÍNDICE DE CONTENIDOS

Portada………..……….……i

Hoja de sustentación y aprobación de los integrantes del tribunal……….…..ii

Hoja de responsabilidad del autor……….…..iii

Informe de aprobación del director de tesis……….…...iv

Dedicatoria……….……….. v

Agradecimiento………...vi

Índice……….….vii

Resumen ejecutivo………... xiii

CAPITULO I EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 1.1 Antecedentes ... 1

1.2 Planteamiento del Problema... 2

1.2.1 Diagnóstico ... 2

1.2.2 Pronóstico... 3

1.3 Formulación del Problema ... 3

1.4 Sistematización del Problema ... 3

1.5 Objetivos del estudio... 4

1.5.1 General..……….4

1.5.2 Específicos ... 4

1.6 Justificación ... 4

1.6.1 Justificación Teórica ... 4

1.6.2 Justificación Metodológica ... 4

1.6.3 Justificación Práctica... 5

1.6.4 Justificación Social ... 5

1.7 Limitaciones... 5

1.8 Hipótesis... 6

1.8.1 Variable Dependiente... 6

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CAPITULO II

MARCO TEÓRICO Y REFERENCIAL

2.1 Marco Teórico... 7

2.1.1 Manual de Procedimientos... 7

2.1.2 Manual de Procesos ... 8

2.1.3 Control Interno ... 10

2.1.4 Clasificación del control interno ... 12

2.2 Marco Referencial... 14

2.2.1 El Sistema del Transporte Público de Pasajeros ... 14

2.2.2 Características de las Empresas de Transporte Urbano en Santo Domingo ... 14

2.2.3 Mejoras para el transporte urbano local ... 15

2.3 Marco Legal ... 16

2.3.1 Constitución de la República del Ecuador ... 17

2.3.2 Ley de Compañías del Ecuador ... 17

2.3.3 Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno ... 18

2.3.4 Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones ... 18

2.3.5 Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial... 20

2.4 Marco Conceptual ... 21

2.5 Revisión de Términos Conceptuales... 28

2.6 Revisión de Términos Operacionales ... 29

CAPITULO III MARCO METODOLÓGICO 3.1 Diseño o tipo de investigación ... 32

3.2 Métodos de investigación... 32

3.3 Técnicas de investigación ... 33

3.4 Población y muestra ... 33

3.5 Condiciones de prueba ... 33

3.5.1 Entrevista al Gerente de Compañía Transmetro ... 34

(9)

CAPITULO IV

SITUACIÓN DIAGNÓSTICA

4.1 El diagnóstico de la situación actual de la Compañía de Transporte Urbano

Transmetro ... 46

4.1.1 Proceso analítico de las cuentas de Estados Financieros del año 2010 y 2011. . 48

4.1.2 Análisis financiero mediante índices financieros... 51

4.2 Planificación estratégica actual ... 53

4.3 Estructura organizacional actual de la Compañía Transmetro... 55

4.4 Análisis FODA de la Compañía Transmetro ... 55

CAPITULOV PROPUESTA 5.1 Diseño organizacional... 57

5.1.1 Introducción ... 57

5.1.2 Visión 58 5.1.3 Misión 59 5.1.4 Valores corporativos ... 59

5.1.5 Políticas corporativas ... 60

5.2 Estructura Corporativa ... 62

5.2.1 Organigrama Estructural ... 62

5.2.2 Organigrama Funcional... 62

5.3 Manual de Funciones ... 63

5.4 Procesos en el área administrativa contable... 85

5.4.1 Disposiciones de la Junta General de Accionistas ... 85

5.4.2 Disposición de Gerencia General a Jefes Administrativo y Contador ... 87

5.4.3 Proceso Contable... 89

5.4.4 Recaudación de valores... 91

5.4.5 Proceso administrativo ... 96

5.4.6 Proceso para pago ... 98

5.4.7 Pago de nómina ... 100

5.4.8 Pago derecho vacaciones ... 102

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CAPITULO V I

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

(11)

ÍNDICE DE CUADROS

Cuadro 1 Conoce si cuenta la Compañía Transmetro con un Manual de Funciones ... 36

Cuadro 2 Cuenta usted con el detalle escrito de sus funciones ... 37

Cuadro 3 Conoce como está estructurada la compañía ... 38

Cuadro 4 Conoce usted los niveles jerárquicos de la compañía ... 39

Cuadro 5 Recibió las políticas y directrices de su cargo por escrito ... 40

Cuadro 6 Cree usted que existiendo un Manual de Funciones facilitaría el desarrollo de sus funciones diarias ... 41

Cuadro 7 Conoce usted lo que es el control interno ... 42

Cuadro 8 Cree usted que existiendo control interno se incrementarían los resultados empresariales ... 43

Cuadro 9 Conoce si la empresa cuenta con una unidad especializada de Talento Humano... 44

Cuadro 10 Cree que en la empresa se hacen cumplir las funciones y procedimientos corporativos ... 45

Cuadro 11 Estructura organizacional actual de Transmetro ... 55

Cuadro 12 FODA de la Compañía Transmetro ... 56

Cuadro 13 Organigrama Estructural ... 62

Cuadro 14 Organigrama Funcional del Área Contable de la Compañía Transmetro ... 63

Cuadro 15 Proceso Junta General de Accionistas ... 86

Cuadro 16 Proceso Gerencia General a Jefes Administrativo y Contador ... 88

Cuadro 17 Proceso Contable... 90

Cuadro 18 Recaudación de valores... 92

Cuadro 19 Proceso administrativo ... 97

Cuadro 20 Proceso para pago ... 99

Cuadro 21 Pago de nómina ... 101

Cuadro 22 Pago derecho vacaciones ... 103

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ÍNDICE DE GRÁFICOS

Gráfico 1 Conoce si cuenta la Compañía Transmetro con un Manual de Funciones ... 36

Gráfico 2 Cuenta usted con el detalle escrito de sus funciones ... 37

Gráfico 3 Conoce como está estructurada la compañía ... 38

Gráfico 4 Conoce usted los niveles jerárquicos de la compañía... 39

Gráfico 5 Recibió las políticas y directrices de su cargo por escrito ... 40

Gráfico 6 Cree usted que existiendo un Manual de Funciones facilitaría el desarrollo de sus funciones diarias ... 41

Gráfico 7 Conoce usted lo que es el control interno... 42

Gráfico 8 Cree usted que existiendo control interno se incrementarían los resultados empresariales ... 43

Gráfico 9 Conoce si la empresa cuenta con una unidad especializada de Talento Humano... 44

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RESUMEN

La Compañía Transmetro trabaja para satisfacer las necesidades de transporte urbano de la localidad de Santo Domingo de los Colorados ampliando sus recorridos y renovando su parque automotor a fin de crear una mejor imagen corporativa a la ciudad, llegando actualmente a cubrir aproximadamente el 35% de servicio en la urbe.En vista, del creciente desarrollo urbano de Santo Domingo y la demanda de transporte en la ciudad, un grupo de hombres emprendedores y visionarios deciden crear un medio de transporte que satisfaga las necesidades de la población. El servicio de bus especial o ejecutivo implementado ha permitido que inmediatamente el resto de socios cooperados con la ayuda de la cooperativa continuaran renovando el parque automotor hasta lograr implantar casi en su totalidad este servicio en la ciudad.

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ABSTRACT

The Company Transmetro works to meet the urban transport needs of the town of Santo Domingo de los Colorados expanding his travels and renewing its park automotive to order to create a better corporate image to the city, reaching currently to cover approximately 35% service in the large city. In view, of growing urban development of Santo Domingo and transport demand in the city, a group of men entrepreneurs and visionaries decide to create half transport that meets the needs of the population. The service special bus or executive implemented has allowed immediately the rest of

partner’s cooperative members with the help of the cooperative continue renewing the park automotive until achieving implanting almost entirely this service in the city.

However, fruit of the union of the operators of the city through the Pre-camera of Transport of Santo Domingo is decided travel abroad in order to know the ways and techniques that operate transport in the cities of Sao Paulo and Curitiba in Brazil as also the city of Bogotá in Colombia, as result of these trips is decided to apply in the city the bus service Type from the year 2004, service that had an immense host by the citizenship, what made the company in pioneer in service provision executive transport urban passenger in the locality.

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CAPÍTULO I

EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

1.1 Antecedentes

Antecedentes históricos

La Compañía de Transporte Urbano Transmetro S.A., inició sus operaciones de servicio de transporte urbano como Cooperativa de Transporte Urbano 27 de Agosto, la misma que se constituyó mediante Acuerdo Ministerial celebrado el 27 de Agosto de 1977; dicha organización se ha dedicado a prestar los servicios de transporte urbano a toda la ciudadanía santodomingueña desde hace 36 años aproximadamente, lo cual ha permitido aportar al desarrollo de este sector de servicio público, es por esto que el 16 de septiembre del año 2005, pasa a constituirse en la Compañía de Transporte Transmetro S.A., con el fin de brindar un mejor servicio y por ende crecer empresarialmente, lo cual es posible gracias al selecto grupo de accionistas que trabajan por un mismo objetivo: servir a la ciudadanía local.

A inicio de la década de 1990, el servicio de transporte urbano en Santo Domingo era muy similar al del resto de ciudades del país; buses pequeños y viejos que competían por las calles en busca de pasajeros, es así, que la Compañía Transmetro, se incorpora a prestar los servicios de transporte público a lo largo de las diferente calles y avenidas de la urbe local por más de treinta años; Por el año 2005, se empiezan a incorporar los buses Tipo, lo cuales son unidades mucho más grandes, modernas, seguras y exclusivas para prestar el servicio de transporte público en la ciudad. Los buses convencionales anteriores siguieron operando de igual forma, pero debido a las constantes quejas y reclamos de los usuarios, se han visto obligados a innovar paulatinamente las unidades de servicio urbano.

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administrativo y financiero y, con ello estar preparados para incorporarse al nuevo sistema de servicio urbano que será implementado por el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal Santo Domingo, el cual se encargará de la planificación, regulación y coordinación del servicio.

Antecedentes científicos

La Compañía de Transporte Urbano Transmetro carece de un manual de funciones y procedimientos de control interno para las áreas administrativa y contable, por lo que vienen laborando en forma anti técnica, esto implica que no exista una sistematización de las actividades desempeñadas por los funcionarios y colaboradores internos del área administrativa y contable, por ende, no se pueden delimitar las funciones y responsabilidades, lo cual conlleva a que en ocasiones las actividades sean monótonas e inútiles y no faciliten el adecuado control interno a las actividades desarrolladas en la prestación del servicio de la Compañía.

Antecedentes prácticos

Muchas compañías exitosas económicamente quemantienen una organización claramente definida, en el caso administrativo y contable se han manejado con manuales de procedimientos que les ha permitido tener un mejor control interno de sus funciones y responsabilidades, es por eso que se debe implementar un manual de funciones y procedimientos, quefacilitará la operación institucional de la Compañía de Transporte Urbano Transmetro S.A.

1.2 Planteamiento del Problema

1.2.1 Diagnóstico

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contable y administrativa, lo cual hace imprescindible el implementar un Manual de Funciones y Procedimientos de Control Interno que permita optimizar los procesos yrecursos de la empresa y, por ende el ordenamiento en la gestión que desempeñan cada uno de los colaboradores internos de la Institución.

 Causa: Manual Funciones y Procedimientos.

 Efecto:Resultados empresariales para mejora del servicio.

1.2.2 Pronóstico

Si la Compañía de Transporte Urbano Transmetro S.A. corrige las deficiencias existentes en el desempeño de funciones y los procedimientos de control interno de las áreas contable y administrativa de la empresa, podrá mejorar el servicio de transporte urbano de usuarios y viajeros, reduciendo los gastos innecesarios, incrementado la productividad laboral y el desarrollo corporativo, al tiempo que disminuyen los costos del servicio, situación que eleva la competitividad institucional frente a otras operadoras.

1.3 Formulación del Problema

¿Cuenta la Compañía de Transporte Urbano Transmetro S.A. con un instrumento técnico que norme el accionar diario de sus empleados?

1.4 Sistematización del Problema

 ¿La Compañía Transmetro tiene preparado un diagnóstico de la situación actual?

 ¿Cuenta la Compañía Transmetro con una estructura organizacional en la que se establezca el orden jerárquico?

 ¿La Compañía Transmetrocuenta con las políticas y directrices que aporten a la buena marcha institucional?

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1.5 Objetivos del estudio

1.5.1 General

Proponer un Manual de Funciones y Procedimientos de Control Interno para mejorar los procesos y actividades del área administrativa contable de la Compañía de Transporte Urbano Transmetro S.A.

1.5.2 Específicos

 Preparar el diagnóstico de la situación de la Compañía Transmetro.

 Preparar una estructura orgánica actualizada para el manual de funciones y procedimientos.

 Proponer las políticas y directrices que regirán la buena marcha institucional.

 Diseñar un manual de funciones y procedimientos de control interno para el área administrativa y contable de la Compañía.

1.6 Justificación

1.6.1 Justificación Teórica

Mediante está aplicación tanto teórica como conceptualmente el manual de funciones y procedimientos de control interno en el área tanto administrativa como contable, permitirá identificar que se debería contar con dicha herramienta de organización corporativa, ya que la carencia del mismo, influye en el manejo adecuado o en la mala utilización de los recursos institucionales, influyendo en el costo de los servicios y por ende en lacompetitividad en el mercado del transporte público, generados por utilizar inadecuadamente el control interno a sus diferentes funciones y procesos.

1.6.2 Justificación Metodológica

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las áreas administrativa y contable, para ello se deberán realizar entrevistas al Presidente, al Gerente General, al Contador, a los Accionistas y Socios y, los Colaboradores Internos; con esto se busca conocer la forma cómo se controlarán los procesos administrativos y contables y como esto afecta en la toma de decisiones.

1.6.3 Justificación Práctica

La aplicación del manual de funciones y procedimientos del control interno para el área administrativa y contable le permitirá a Compañía de Transporte Transmetro una correcta utilización de sus recursos y/a su vez mejorar su rentabilidad y rendimiento laboral. Es decir, si la empresa decide implementar el nuevo manual de funciones y procedimientos de control interno podría obtener mayores beneficios como la optimización de tiempo en el trabajo de sus empleados, la calidad del servicio y la optimización de recursos, que por consiguiente conviertan a la organización en líder en el mercado local de transportación público de la localidad.

1.6.4 Justificación Social

La Compañía de Transporte Urbano Transmetro fue creada con el fin de brindar bienestar y movilidad a todos sus empleados y clientes en general, por ello en el momento en que la empresa se encuentre funcionando correctamente podría cumplir adecuadamente con el objetivo corporativo, haciendo que los colaboradores internos puedan realizar sus funciones y responsabilidades en el menor tiempo, lo cual simplifica aquellas actividades que sean innecesarias o que se ejecuten de mala forma.

1.7 Limitaciones

(20)

Otro limitante constituye la desorganización de la documentación en los archivos institucionales, lo cual no ha permitido determinar la duplicidad de información al momento de determinar la información que permite realizar el estudio investigativo propuesto para la compañía.

1.8 Hipótesis

El diseño y aplicación de un manual funciones y procedimientos para el área administrativa y contable de la Compañía de Transporte Urbano Transmetro S.A.permitirá obtener resultados empresariales para mejorar el servicio y consecuentemente los resultados empresariales.

1.8.1 Variable Dependiente

Mejora del servicio y resultados empresariales

1.8.2 Variable Independiente

(21)

CAPÍTULO II

2 MARCO TEÓRICO Y REFERENCIAL

2.1 Marco Teórico

2.1.1 Manual de Procedimientos

Los procedimientos son un conjunto de operaciones y normas que sirven como reglas de conducta o programas a ejecutar cuya utilización es imprescindible para la consecución de los objetivos definidos en la actividad empresarial1.

El manual de procedimientos es un instrumento esencial para el funcionamiento de control interno, siendo uno de sus principales objetivos la definición clara de las normas operativas de la organización empresarial y de las líneas de responsabilidad y autoridad, en base a unos principios y objetivos preestablecidos. En él deben de quedar reflejados únicamente los aspectos estrictamente necesarios para la consecución de los objetivos y para la ejecución de los controles. Así pues, se especificará entre otras2:

 Organigrama funcional y jerárquico de la entidad, desglosado en su máximo nivel (rango puesto, departamento, entre otros).

 Definición de los procedimientos por ciclos de negocios y áreas administrativas contables (compras, tesorería, ventas, bancos, proveedores, clientes, almacén, entre otros).

 Especificación de la normas a tener en cuenta para ciclos o áreas en cuanto a:

 Competencias.

 Autorizaciones.

 Proceso administrativo del circuito de información (documentación generada, registros formalizados, controles, supervisiones).

 Contabilización. 1

D. Juan M. Aguirre Ormaechea. Auditoria III Control Interno Áreas Específicas de Implantación Procedimientos y Control

2 _{D. Juan M. Aguirre Ormaechea. Auditoria III Control Interno Áreas Específicas de Implantación}

(22)

 Procedimientos y políticas.

 Procesos de revisión y verificación de las normas (personal interno independiente o externo profesional).

2.1.2 Manual de Procesos

“Un folleto, libro,carpeta, en los que de una manera fácil de manejar se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar

y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa”3.

A nuestra manera de pensar, el autor deja clara su definición de manual, por que incorpora todos los parámetros de ejecución del diseño y contenido de un manual, sin embargo despreocupa la causa y el objetivo que se pretende con el manual.

“El manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente unmétodo estándar para ejecutar algún trabajo”4.

El autor expone un concepto claro, en el que su aporte expone los procedimientos en la ejecución de las labores, siendo estos esenciales para el manejo eficiente de cualquier organización, por lo que al obtener una técnica por escrito de los pasos a seguir en cualquier trabajo, obteniendo menos pérdida de trabajo y mejores servicios.

“Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y

pueden ser utilizados para orientar esfuerzos de un empleado en una empresa”5.

Conceptualización más precisa, porque va al punto exacto con pocas palabras, ya que lo que se pretende con el manual es guiar en los procedimientos al empleado y con esto minimizar todo el tiempo posible.

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2.1.2.1 Definición de Proceso

Un proceso se puede definir como una serie de actividades, acciones o eventos organizados interrelacionados, orientadas a obtener un resultado específico y predeterminado, como consecuencia del valor agregado que aporta cada una de las fases que se llevan a cabo en las diferentes etapas por los responsables que desarrollan las funciones de acuerdo con su estructura orgánica6.

2.1.2.2 Definición de Procedimientos

El procedimiento constituye un módulo homogéneo que especifica y detalla un proceso, los cuales conforman un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en relación con los responsables de la ejecución, que deben cumplir políticas y normas establecidas señalando la duración y el flujo de documentos. Ejemplo de ello constituye: el procedimiento para pago de nómina, el cobro de cuentas por servicios prestados, las compras y el suministro de materiales, entre otros7.

2.1.2.3 Definición de Manual de Procedimientos

El Manual de Procedimientos es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es un documento instrumental de información detallado e integral, que contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en una empresa, en todas sus áreas, secciones, departamentos y servicios8.

6

http://www.magdalena.gov.co/apc-aa-files/61306630636336616166653232336536/manual_de_proceso s_y_procedimientos.pdf

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2.1.2.4 Otras Definiciones Aplicadas alos Procedimientos

Se presentan otras definiciones que tienen relación directa con el tema de manual de funciones y de procedimientos y que permitirán ser la base de la propuesta:9

Formato o Documento: Instrumento que facilita el registro de la información necesaria

para realizar los procedimientos y/o para dejar evidencia de que éste se realizó de acuerdo a los lineamientos previamente establecidos.

Norma: Disposición de carácter obligatorio, específico y preciso que persigue un fin

determinado enmarcado dentro de una política.

Política: Se define como la orientación, marco de referencia o directriz que rige las

actuaciones en un asunto determinado.

Puntos de Control: Prevenciones que hace un empleado en el desarrollo de un

procedimiento para ejecutar la acción o tarea de acuerdo con las normas establecidas en los reglamentos.

Reglamento: Conjunto de políticas, normas y procedimientos que guía el desarrollo de

una actividad.

2.1.3 Control Interno

“El control interno es la base donde descansa las actividades y operaciones de una

empresa, es decir, que las actividades de producción, distribución, financiamiento,

administración, entre otras son regidas por el control interno”.10

El control interno constituye el mecanismo que permite establecer las diferentes actividades que se deben desarrollar y la forma de verificar que estas sean ejecutadas

(25)

dentro de lo esperado. Por ello, el control interno es la herramienta que permite tomar correctivos ante el hecho de establecer inconsistencias en determinadas actividades productivas de bienes o servicios.

“El control interno puede definirse como un conjunto de procedimientos, políticas directrices y planes de organización los cuales tienen por objetivo asegurar una eficiencia, seguridad y orden en la gestión financiera, contable y administrativa de laempresa (salvaguardia de activos, fidelidad del proceso de información y registros,

cumplimientos de políticas definidas)”.11

El control interno es una fuente en la cual se deben de cumplir con un sinnúmero de procedimientos en las actividades y operaciones de una empresa, el cual tiene por objetivo velar por el buen funcionamiento de la parte contable, financiera y administrativa.

2.1.3.1 Sistema de control interno

“El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y

medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observación de las políticas prescrita y lograr

el cumplimiento de las metas y objetivos programados”.12

El control interno, es un método que aplica toda entidad para precautelar con mayor exactitud los recursos de la empresa, con el cual se logra una eficiencia en sus operaciones y el cumpliendo de los objetivos propuestos. Un sistema establece las medidas que permitan monitorear cada una de las fases u actividades operativas de producción en una empresa de bienes o servicios.

11 _{D. Juan M. Aguirre Fornacea. Auditoría III Control Interno Áreas Específicas de Implantación y}

Procedimientos

(26)

2.1.3.2 El control interno en el marco de la empresa

“Mientras mayor y compleja sea una empresa, mayor será la importancia de un

adecuado sistema de control interno, entonces una empresa unipersonal no necesita de un sistema de control complejo. Pero cuando tenemos empresas que tienen más de un dueño, muchos empleados, y muchas tareas delegadas. Por lo tanto los dueños pierden control y es necesario un mecanismo de control interno. Este sistema deberá ser sofisticado y complejo según se requiera en función de la complejidad de la organización”.13

Una empresa cuando más compleja sea, requiere de un sistema de control interno más efectivo, para evitar fraudes o un mal manejo de la misma; debido a que mientras más accionistas y empleados tengan es más difícil controlar y este sistema ayuda a ser más eficiente a la organización.

2.1.4 Clasificación del control interno

2.1.4.1 Control interno contable

“Son los controles y métodos establecidos para garantizar la protección de los activos y

fiabilidad y validez de los registros y sistemas contables. Este control contable no sólo se refiere a normas de control con fundamento puro contable (como por ejemplo, documentación soporte de los registros, conciliaciones de cuentas, repaso de asientos, normas de valoración), sino a todos aquellos procedimientos que, afectando a la situación financiera o al proceso informativo, no son operaciones estrictamente contables o de registro)”.14

El control contable es para resguardar los activos y la fiabilidad y validez de los registros en los distintos sistemas contables, con el cual se busca un control en documentación soporte, para que los registros tengan la validez que corresponde, para 13_{Diccionario de Contabilidad y Finanzas de la Editorial Cultural S.A.}

14 _{D. Juan M. Aguirre Ormaechea. Auditoria III Control Interno Áreas Específicas de Implantación}

(27)

que la información que se otorgue del sistema sea veraz y oportuna.

2.1.4.2 Control Interno Administrativo

“Son los procedimientos existentes en la empresa para asegurar la eficiencia operativa y

el cumplimiento de las directrices definidas por la Dirección. Los controles administrativos u operativos se refieren a operaciones que no tienen una incidencia correcta en los estados financieros por corresponder a otro marco de la actividad del negocio si bien puede teneruna repercusión en el área financiera contable”.15

Este tipo de control permite respaldar con seguridad y eficiencia las operaciones y el giro del negocio, direccionado la parte administrativa y no directamente con los estados financieros. Es decir, permite vigilar la administración corporativa de una empresa u organización, cuya finalidad es monitorear como se lleva adelante la gestión corporativa.

2.1.4.3 Procesos de control de la organización administrativa - contable

“Las políticas y procedimientos operativos, tanto administrativos como contables, establecidos en la entidad se comunicarán al personal apropiado dentro de la organización con el fin de alcanzar la máxima eficiencia en la misma. Esta comunicación suele hacerse mediante mecanismos de comunicación escrita y verbal, incluyendo recordatorios y actualizaciones periódicas, establecidas así con claridad

políticas, procedimientos y niveles de autoridad (manual de procedimientos)”.16

En una entidad es necesario tener un control en la organización ya que con ella nos regiremos a políticas y procedimientos a cumplir, la cual busca una comunicación entre los miembros y se lo realiza de manera verbal o escrita respetando los niveles jerárquicos para dar cumplimientos a lo dispuesto.

15

D. Juan M. Aguirre Ormaechea. Auditoria III Control Interno Áreas específicas de implantación procedimientos y control.

16 _{D. Juan M. Aguirre Ormaechea. Auditoria III Control Interno Áreas específicas de implantación}

(28)

2.2 Marco Referencial

2.2.1 El Sistema del Transporte Público de Pasajeros

El Sistema de Transporte Público de Pasajeros, se divide en dos categorías: El Transporte Unitario Público y el Transporte Colectivo Público. Dentro de la categoría del Transporte Colectivo Público se enfatizará en el tipo de transporte por autobús, y se menciona de una manera amplia las características de los tipos de transporte por autobús.

Los autobuses se dividen en los subtipos de urbano e interurbano, variando esta división, según el origen y destino, siendo el área urbana la de mayor demanda y por ende, la que una mayor cantidad de unidades tiene, siguiendo las inter-urbanas.

2.2.2 Características de las Empresas de Transporte Urbano en Santo Domingo

En la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, el transporte por medio de carreteras y calles ha crecido de manera muy significativa en los últimos años. Esto puede ser denotado en el total de vehículos motorizados. El incremento es más pronunciado para los vehículos destinados al transporte de personas que para los vehículos destinados al transporte de carga (incluyendo camionetas). En términos generales, dentro del grupo de vehículos para transportar personas los incrementos más notorios se dan para aquellas categorías que pueden transportar pocas personas. Se podría asumir, entonces, que hay un incremento muy significativo vinculado a la movilidad individual.

(29)

(venta en terminal) en US$ 0,90/galón desde el 2003 hasta la fecha.”17

“En relación a las políticas que son de importancia en el presente contexto es importante indicar que el Plan Nacional de Desarrollo 2007-2010 (PND) establece como política

“mantener y expandir el sistema de transporte terrestre, puertos y aeropuertos” con el

fin de apoyar la producción, el comercio, entre otros (Política 11.7). Para esto se formulan estrategias enfocadas en consolidar y mejorar el sistema vial, actualizar la normativa vial, desarrollar programas de concesiones viales, establecer fondos estatales para la gestión vial que incluyan el financiamiento a nivel seccional, coordinar la política de transporte a nivel nacional y regional, modernizar el transporte pesado, e invertir en los aeropuertos nacionales y en la ampliación de los puertos.”18

Una de las características que presentan las empresas en el sector transporte público tipo autobuses es la estructura de pequeña propiedad, donde los empresarios poseen sólo una unidad y, unos pocos menos de cinco unidades, lo que conlleva a un desaprovechamiento de las economías de escala que se refleja en los altos costos administrativos y en las compras de repuestos. Además, el tener pocas unidades es una desventaja a la hora de recurrir a un financiamiento, ya que algunas instituciones financieras piden que se tengan un mínimo de garantías para generar un préstamo.

2.2.3 Mejoras para el transporte urbano local

“El incremento significativo de los vehículos particulares se relaciona fuertemente con

la preferencia de los individuos por el transporte individual. Así, los individuos materializan esta opción cuando tienen la oportunidad de hacerlo y dejan de usar el transporte colectivo. Una medida de mitigación puede tener como objetivo revertir esta tendencia y fomentar el cambio de vehículos particulares hacia transporte colectivo. Para que esto sea posible serán necesarios importantes esfuerzos para hacer más

17_{Ministerio de Ambiente. Evaluación del sector transporte en Ecuador con miras a plantear medidas de}

mitigación del cambio climático. Disponible en: http://web.ambiente.gob.ec/sites/default/files/users/dher Mida/trasnporte.pdf , 2012, consultado en 2013.

18_{Ministerio de Ambiente. Evaluación del sector transporte en Ecuador con miras a plantear medidas de}

(30)

atractivo al transporte colectivo. Las siguientes acciones pueden servir de ejemplo”19:

 Hacer más atractivo el transporte colectivo. Esta es otra medida de

planificación que necesitaría la implementación de mejoramientos a la infraestructura de las paradas y la adecuación de las calles para lograrlo. Junto a esta medida de planificación se debería implementar instrumentos regulatorios que aseguren el cumplimiento de las disposiciones por parte de los operadores de los buses. La educación al peatón para que se adhiera a un sistema organizado de paradas es también fundamental.

 Mejorar la seguridad de los pasajeros. Medidas relacionadas a mejorar la

seguridad personal harán más atractivo el transporte público, y serán necesarias para que los usuarios usen estos servicios.

 Planificar el transporte público de una manera que pueda ser combinado con otras modalidades de transporte también es importante. La efectividad

de los buses aumentará y los sistemas de transporte público serán más atractivos si se establecen, por ejemplo, enlaces con sistemas de transporte rápido (por ejemplo con sistemas de transporte rápido de buses), o con modalidades no-motorizadas (por ejemplo bicicleta).

La relevancia en estas medidas es la generación de co-beneficios que están orientados hacia los usuarios actuales del sistema de transporte colectivo. Pero, es preciso que se considere la efectividad de estas u otras medidas semejantes están enlazadas a la profundidad del realizado de la situación del transporte, de la demanda y de los motivos específicos por las cuales los beneficiarios prefieran el transporte particular.

2.3 Marco Legal

A continuación se hacen referencia las leyes que regulan la actividad empresarial: 19_{Ministerio de Ambiente. Evaluación del sector transporte en Ecuador con miras a plantear medidas de}

(31)

2.3.1 Constitución de la República del Ecuador

Es la norma suprema de la República del Ecuador. Es el fundamento y la fuente de la autoridad jurídica que sustenta la existencia del Ecuador y de su gobierno. La supremacía de esta constitución la convierte en el texto principal dentro de la política ecuatoriana, y está sobre cualquier otra norma jurídica. La constitución proporciona el marco para la organización del Estado ecuatoriano, y para la relación entre el gobierno con la ciudadanía.20

La base legal se encuentra en el capítulo segundo de la Constitución de la República del Ecuador que tiene como nombre Políticas públicas, servicios públicos y participación ciudadana, específicamente en el Art. 85.

2.3.2 Ley de Compañías del Ecuador

Esta ley regula las operaciones de compañía que desarrollan operaciones mercantiles en el Ecuador.21

El sustento se encuentra en el Art. 2 de esta Ley que menciona lo siguiente:22

 Art. 2.- Hay cinco especies de compañías de comercio, a saber: La compañía en nombre colectivo; La compañía en comandita simple y dividida por acciones; La compañía de responsabilidad limitada.

 La compañía anónima; y, la compañía de economía mixta. Estas cinco especies de compañías constituyen personas jurídicas. La Ley reconoce, además la compañía accidental o cuentas en participación.

20

http://www.unl.edu.ec/juridica/wp-content/uploads/2010/03/M%C3%B3dulo-2-Organizaci%C3%B3n-Constitucional-del-Estado-Ecuatoriano-Derechos-Humanos-y-Garant%C3%ADas-Constitucionales1.pdf

(32)

2.3.3 Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno

Esta ley nos permite conocer la Base Legal del pago Tributario y la concordancia con los diferentes códigos legales.23

Siendo una Compañía, todos los artículos que contiene esta Ley deben considerarse y cumplirse. Las diferentes obligaciones tributarias que comprende este punto son:

 Impuesto a la Renta.

 Impuesto al Valor Agregado.

2.3.4 Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones

Es un instrumento jurídico que va a operar la Agenda de Transformación Productiva, el Código es un conjunto de leyes destinadas a regular el proceso productivo en las etapas de producción, distribución, intercambio, consumo, manejo de externalidades e inversiones productivas orientadas a la realización del Buen Vivir.24

La normativa que se aplica es25:

Del Objetivo y Ámbito de Aplicación

Art. 1.- Ámbito.- Se rigen por la presente normativa todas las personas naturales y jurídicas y demás formas asociativas que desarrollen una actividad productiva, en cualquier parte del territorio nacional.

Art. 2.- Actividad Productiva.- Se considerará actividad productiva al proceso mediante el cual la actividad humana transforma insumos en bienes y servicios lícitos, socialmente necesarios y ambientalmente sustentables, incluyendo actividades

23

http://portalecuador.ec/module-Pagesetter-viewpub-tid-16-pid-7.php

24_{http://www.uasb.edu.ec/UserFiles/381/File/TIPS_COD_PROD.pdf}

25

(33)

comerciales y otras que generen valor agregado.

Art. 3.- Objeto.- El presente Código tiene por objeto regular el proceso productivo en las etapas de producción, distribución, intercambio, comercio, consumo, manejo de externalidades e inversiones productivas orientadas a la realización del Buen Vivir.

Esta normativa busca también generar y consolidar las regulaciones que potencien, impulsen e incentiven la producción de mayor valor agregado, que establezcan las condiciones para incrementar productividad y promuevan la transformación de la matriz productiva, facilitando la aplicación de instrumentos de desarrollo productivo, que permitan generar empleo de calidad y un desarrollo equilibrado, equitativo, ecoeficiente y sostenible con el cuidado de la naturaleza.

Art. 4.- Fines.- La presente legislación tiene, como principales, los siguientes fines:

a. Transformar la Matriz Productiva, para que esta sea de mayor valor agregado, potenciadora de servicios, basada en el conocimiento y la innovación; así como ambientalmente sostenible y ecoeficiente;

b. Democratizar el acceso a los factores de producción, con especial énfasis en las micro, pequeñas y medianas empresas, así como de los actores de la economía popular y solidaria;

c. Fomentar la producción nacional, comercio y consumo sustentable de bienes yservicios, con responsabilidad social y ambiental, así como su comercialización y uso de tecnologías ambientalmente limpias y de energías alternativas;

d. Generar trabajo y empleo de calidad y dignos, que contribuyan a valorar todas las formas de trabajo y cumplan con los derechos laborales;

(34)

bienes y servicios en condiciones de equidad, óptima calidad y en armonía con la naturaleza;

g. Incentivar y regular todas las formas de inversión privada en actividades productivas y de servicios, socialmente deseables y ambientalmente aceptables;

h. Regular la inversión productiva en sectores estratégicos de la economía, de acuerdo al Plan Nacional de Desarrollo;

j. Fortalecer el control estatal para asegurar que las actividades productivas no sean afectadas por prácticas de abuso del poder del mercado, como prácticas monopólicas, oligopólicas y en general, las que afecten el funcionamiento de los mercados;

k. Promover el desarrollo productivo del país mediante un enfoque de competitividad sistémica, con una visión integral que incluya el desarrollo territorial y que articule en forma coordinada los objetivos de carácter macroeconómico, los principios y patrones básicos del desarrollo de la sociedad; las acciones de los productores y empresas; y el entorno jurídico -institucional;

t. Fomentar y apoyar la investigación industrial y científica, así como la innovación y transferencia tecnológica.

2.3.5 Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial26

Art. 1.- La presente Ley tiene por objeto la organización, planificación, fomento, regulación, modernización y control del Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial, con el fin de proteger a las personas y bienes que se trasladas de un lugar a otro por la red vial del territorio ecuatoriano, y a las personas y lugares expuestos a las contingencias de dichos desplazamientos, contribuyendo al desarrollo socio-económico del país en aras de lograr el bienestar general de los ciudadanos.

Art. 2.- La presente Ley se fundamente en los siguientes principios generales: el derecho a la vida, al libre tránsito y la movilidad, la formalización del sector, lucha 26

(35)

contra la corrupción, mejorar la calidad de vida del ciudadano, preservación del ambiente, desconcentración y descentralización.

En cuanto al transporte terrestre, tránsito y seguridad vial, se fundamenta en: la equidad y solidaridad social, derecho a la movilidad de personas y bienes, respeto y obediencia a las normas y regulaciones de circulación, atención al colectivo de personas vulnerables, recuperación del espacio público en beneficio de los peatones y transportes no motorizados y la concepción de áreas urbanas o ciudades amigables.

Art. 66.- El servicio de transporte público urbano, es aquel que opera en las cabeceras cantonales. La celebración de los contratos de operación de estos servicios será atribución de las Comisiones Provinciales, con sujeción a las políticas y resolución de la Comisión Nacional del Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial y de conformidad con lo establecido en la presente Ley y su Reglamento.

2.4 Marco Conceptual

Administración.- Según Harold Koontz y Heinz Weihrich, “la Administración se

define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas”27.

“Según Lourdes Münch, Administración es indispensable para el funcionamiento de

cualquier empresa o grupo social, y lógicamente es imprescindible para lograr la competitividad en un mundo globalizado. A través de las técnicas administrativas se simplifica el trabajo y se establecen principios, métodos y procedimientos para lograr mayor productividad y eficiencia. La administración es un proceso a través del cual se coordinan y optimizan los recursos de un grupo social con el fin de lograr la máxima

eficacia, calidad y productividad en la consecución de sus objetivos”28.

Administración es el arte y ciencia de dirigir organizaciones, indistintamente del tipo y tamaño de organización; como ciencia tiene el objetivo de alcanzar el liderazgo y

27_{Heinz Weihrich, Harold Koont. 2009. Administración, una perspectiva global. Pág. 34.}

28_{Lourdes Munch. 2008. Administración, procesos administrativos, áreas funcionales y desarrollo}

(36)

rentabilidad financiera óptimos y, como arte, constituyen las destrezas que permitan manejar los diferentes recursos y la forma de combinarlos adecuadamente, a fin de lograr las metas propuestas para el bienestar de las organizaciones y empresas.

Administrativo.- Es un adjetivo que procede del latín administrativas y que hace

mención a lo perteneciente o relativo a la administración. La administración, por su parte, está vinculada al funcionamiento, el rendimiento y la estructura de una organización.

Confirmación.- Consiste en la respuesta a una petición de corroborar información

contenida en los registros de contabilidad.

Contabilidad.- Es el arte de registrar, clasificar y resumir de una manera significativa y

en términos monetarios, operaciones y hechos que tienen, por lo menos o en parte, un carácter financiero, e interpretar los resultados de dichos hechos y operaciones"29.

Contable.- Contable es aquello perteneciente o relativo a la contabilidad (la aptitud de

las cosas para poder reducirlas a cálculos o el sistema adoptado para llevar las cuentas en una oficina pública o particular). El término, que procede del latín computabĭlis,

también permite referirse en general a todo lo que puede ser contado.

Control.- “El control implica medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes. Implica medir el desempeño contra las metas y los planes. El control facilita el logro de los planes. Aunque la planeación tiene que preceder el control, los planes no se logran por sí solos. Éstos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas específicas; después se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los

planes”30.

“Chiavenato dice que el control representa el acompañamiento, monitoreo y evaluación del desempeño organizacional para verificar si las tareas se ejecutan de acuerdo con lo 29_{Accounting Research Bulletin Nº7(Special) - Noviembre 1940}

(37)

planeado, organizado y dirigido. El control es la función administrativa relacionada con el monitoreo de las actividades para mantener a la organización en el camino correcto, de modo que se puedan conseguir los objetivos y emprender los ajustes necesarios para

corregir los desvíos”31.

Se dice que el control es una etapa primordial en la administración, debido a que aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente; el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe este proceso. El control es el monitoreo de todas y cada una de las actividades planificadas durante la fijación de metas y objetivos propuestos, condición que tiene como finalidad el llevar el monitoreo de las todas los procesos y procedimientos de organización.

Control interno.- Proceso que ejecuta la administración con el fin de evaluar

operaciones específicas con seguridad razonable en tres principales categorías: efectividad y eficiencia operacional, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de políticas, leyes y normas32.

Dirección.- “La Dirección consiste en influir sobre las personas para que contribuyan a

la obtención de las metas de la organización y del grupo; se refiere predominantemente a los aspectos interpersonales de la administración, todos los Administradores estarán de acuerdo en que sus problemas más importantes surgen por la gente y que los

administradores eficaces necesitan también ser administradores eficaces”33.

“La dirección es el proceso de influir y orientar las actividades relacionadas con las

tareas de los diversos miembros del equipo o de la organización como un todo”34.

Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. La dirección debe de saber cómo es el comportamiento de la gente como

31

Idalberto Chiavenato. 2009. Administración de los nuevos tiempos. Pág. 74.

32_{http://www.ccee.edu.uy/ensenian/catcoint/material/control.PDF}

(38)

individuos y cuando están en grupos y entender la forma en cómo operan los diferentes tipos de estructura, es aquel elemento de la administración en el que se lograr la realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente o delegando dicha autoridad, y se vigila de manera simultánea que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes emitidas.

Empresa.- “Es todo ente económico cuyo esfuerzo se orienta a ofrecer bienes o

servicios que al ser comercializados, producen una utilidad”.35 Es una organización económica, el cual ofrece bienes o servicios ya estas sean con o sin fines de lucro, lo que buscan es la satisfacción de las necesidades de los consumidores.

Manual de funciones.- Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de

normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el período, los problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión36.

Organización.- Todas las empresas, grandes o pequeñas, necesitan definir alguna forma

de ordenamiento interno. Es necesario distribuir las tareas y responsabilidades entre los propietarios y empleados de la empresa. En general las áreas principales de la empresa son: Producción, Ventas, Administración y Finanzas.

35_{Econ. Edgar Ángulo Estrada Administración Financiera y Tributaria. Pág. 10}

(39)

“En los micros o pequeños emprendimientos es común que el propietario esté a cargo de todas las áreas desempeñando todas las funciones. Se encarga de producir, vender,

cobrar, realizar la administración y manejar las finanzas”37.

Una de las mayores dificultades que tienen los microemprendedores en cuanto a su organización interna es la implementación de un sistema de gestión. Como tienen que encargarse de todas o la mayoría de las tareas, deben conocer cada aspecto y hacer las cosas con la mayor eficiencia posible. Pero tropiezan muchas veces con la falta de capacitación y entrenamiento, que son factores claves para su negocio. Cuando se va a incorporar personal a la empresa, es necesario realizar una selección adecuada, para permitir el cumplimiento de los objetivos de la misma.

Incorporar gente a la organización implica un esfuerzo y una inversión que se justifica en la medida que se traduzca en un crecimiento y prosperidad del negocio. Para ello es necesario contar con personal idóneo, porque de lo contrario se traduce en un perjuicio económico. En este aspecto no hay que improvisar.

Es contraproducente tomar como empleados a parientes o amigos porque están desocupados, sin tener en cuenta las aptitudes específicas y los antecedentes laborales. En la mayoría de los casos esto termina costándole muy caro al empresario. La capacitación y el entrenamiento juegan un rol fundamental para lograr el rendimiento óptimo en el desarrollo del trabajo. El adiestramiento debe ser algo permanente, tanto para los empleados como para los propietarios del negocio. Cuando se redacta el plan de negocios, es necesario prestar mucha atención al área de personal, porque el éxito de un emprendimiento depende en gran medida de la gente que participa en la organización. Para ello se debe tomar en cuenta: la descripción de los puestos de trabajo y la cantidad de personal a incorporar.

Planeación.- “La planificación es un proceso que incluye la definición de objetivos de

la organización, la determinación de una estrategia general y varias rutas para alcanzar esos objetivos y el desarrollo de una jerarquía completa de planes para integrar y

(40)

coordinar las actividades. Se refiere tanto a los fines (objetivos, lo que se va a ser) refiere tanto a los fines (objetivos, lo que se va a ser) como a los medios (estrategias,

cómo se hará para lograrlos)”38.

Planificar es prever y decidir hoy las acciones que nos pueden llevar desde el presente hasta un futuro deseable y propuesto previamente que permita alcanzar las metas y objetivos corporativos. No se trata de hacer predicciones acerca del futuro sino de tomar las decisiones pertinentes para que ese futuro ocurra. Todo ello se resume en el ideal de alcanzar niveles de rendimiento financiero y desarrollo económico competitivos.

“La planificación es un proceso que incluye la definición de objetivos de la organización, la determinación de una estrategia general para alcanzar esos objetivos y el desarrollo de una jerarquía completa de planes para integrar y coordinar las actividades. Se refiere tanto a los fines (objetivos, lo que se va a ser) como a los medios

(estrategias, cómo se hará para lograrlos)”39.

La planificación está compuesto de etapas secuénciales y progresivas que contribuyen al establecimiento de objetivos y la definición de los medios para su consecución. La planificación administrativa es el proceso continuo por medio del cual se establecen objetivos por alcanzarse en un periodo determinado a través de políticas, planes y el empleo eficiente de los recursos administrativos existentes, para pasar de un nivel administrativo a otros mejores.

Procedimiento.- Un procedimiento es la acción de proceder o el método de ejecutar

algunas cosas. Se trata de una serie común de pasos definidos, que permiten realizar un trabajo de forma correcta40.

Productividad.- La productividad es la relación entre la producción obtenida por un

sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha producción. También puede ser definida como la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para 38_{Robbins Stephen, 2008. Planeación Estratégica. Pág. 103.}

(41)

obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo es el sistema. En realidad la productividad debe ser definida como el indicador de eficiencia que relaciona la cantidad de producto utilizado con la cantidad de producción obtenida.41

Proceso.- La palabra proceso tiene su origen en el término latino processus. El concepto

hace referencia a la acción de ir hacia adelante, al transcurso del tiempo, al conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial y, en el derecho, al agregado de los escritos en cualquier causa civil o criminal.

Sistema de Control Interno.- Consiste en que todas las políticas y procedimientos

adoptados para la administración de una entidad para ayudar en el logro de objetivo de la administración de asegurar hasta donde sea practicable, la conducción ordenada y eficiente de su negocio.

Transporte.- Se denomina transporte o transportación (del latín trans, "al otro lado", y

portare, "llevar") al traslado de algún lugar a otro algún elemento, en general personas o bienes, pero también un fluido. El transporte es una actividad fundamental dentro del desarrollo de la humanidad42.

Transporte Público.- El transporte público es el término aplicado al transporte

colectivo de pasajeros. A diferencia del transporte privado, los viajeros de transporte público tienen que adaptarse a los horarios y/a las rutas que ofrezca el operador. Usualmente los viajeros comparten el medio de transporte y que está disponible para el público en general. Incluye diversos medios como autobuses, trolebuses, tranvías, trenes, ferrocarriles. En el transporte interregional también coexiste el transporte aéreo y el tren de alta velocidad43.

41_{Administración de operaciones, Roger G. Schroeder, McGraw Hill, Pág. 533.}

(42)

2.5 Revisión de Términos Conceptuales

Administrativo.- Es un adjetivo que procede del latín administratīvus y que hace

mención a lo perteneciente o relativo a la administración. La administración, por su parte, está vinculada al funcionamiento, el rendimiento y la estructura de una organización.

Contable.- Contable es aquello perteneciente o relativo a la contabilidad (la aptitud de

las cosas para poder reducirlas a cálculos o el sistema adoptado para llevar las cuentas en una oficina pública o particular). El término, que procede del latín computabĭlis,

también permite referirse en general a todo lo que puede ser contado.

Control interno.- Proceso que ejecuta la administración con el fin de evaluar

operaciones específicas con seguridad razonable en tres principales categorías: efectividad y eficiencia operacional, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de políticas, leyes y normas44.

Costo.- El costo o coste es el gasto económico que representa la fabricación de un

producto o la prestación de un servicio. Al determinar el costo de producción, se puede establecer el precio de venta al público del bien en cuestión (el precio al público es la suma del costo más el beneficio).

Índice.- Un índice financiero es un número abstracto que representa el movimiento en

conjunto de varios activos financieros que lo componen (acciones, bonos, monedas y otros)45.

Manual de funciones.- Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de

44_{http://www.ccee.edu.uy/ensenian/catcoint/material/control.PDF}

45_{http://www.andragogy.org/_Cursos/Curso00178/Temario/pdf%20leccion%203/lecci%C3%B3n%203.p}

(43)

normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el período, los problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión46.

Procedimiento.- Un procedimiento es la acción de proceder o el método de ejecutar

algunas cosas. Se trata de una serie común de pasos definidos, que permiten realizar un trabajo de forma correcta47.

Proceso.- La palabra proceso tiene su origen en el término latino processus. El concepto

hace referencia a la acción de ir hacia adelante, al transcurso del tiempo, al conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial y, en el derecho, al agregado de los escritos en cualquier causa civil o criminal.

Transporte.- Se denomina transporte o transportación (del latín trans, "al otro lado", y

portare, "llevar") al traslado de algún lugar a otro algún elemento, en general personas o bienes, pero también un fluido. El transporte es una actividad fundamental dentro del desarrollo de la humanidad48.

2.6 Revisión de Términos Operacionales

Administrativo.- Lo administrativo es lo referente a la administración, o actividad de

46_{http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/2006838/lecciones/capitulo3/funciones.htm} 47_{http://definicion.de/procedimiento/}

(44)

administrar, entendiéndose por administrar la función de cuidado de intereses, propios o de terceros.49

Contabilidad.- Es el arte de registrar, clasificar y resumir de una manera significativa y

en términos monetarios, operaciones y hechos que tienen, por lo menos o en parte, un carácter financiero, e interpretar los resultados de dichos hechos y operaciones"50.

Control interno.- El sistema de control interno comprende el plan de la organización y

todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables.51.

Costo.- Es el sacrificio, o esfuerzo económico que se debe realizar para lograr un

objetivo52.

Índice.- Serie numérica que expresa la evolución en el tiempo de una determinada

variable o magnitud financiera. Toma como referencia o base uno de los datos de la muestra y el resto se expresa en relación a él53.

Manual de funciones.- Documento que especifica los requisitos para el cargo,

interacción con otros procesos, responsabilidades y funciones54.

Procedimiento.- Cauce formal de la serie de actos en que se concreta la actuación

administrativa para la realización de un fin55.

Proceso.- Se refiere a planeary organizar la estructura de órganos y cargos que

49_{http://deconceptos.com/ciencias-sociales/administrativo} 50_{Accounting Research Bulletin Nº7(Special) - Noviembre 1940}

51_{http://dspace.espoch.edu.ec/bitstream/123456789/428/1/82T00051(2).pdf} 52

http://www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/Empresarios/costos.htm

53_{http://www.gestiopolis.com/finanzas-contaduria/mujeres/que-es-un-indice-financiero.htm} 54_{http://www.slideshare.net/mikemono81/manual-de-funciones-1437662}