MANUAL PARA EL USUARIO
EXPEDIENTE CLÍNICO
ELECTRÓNICO
Contenido
Recepcionista ... 3
Ingreso al sistema ... 3
1. Pacientes ... 7
1.1 Reservación ... 7
1.1.1 Reservación Médico/Especialidad ... 10
1.1.2 Reservación eligiendo otro paciente ... 12
1.1.3 Reservación por tipo de horario ... 13
1.1.4 Reservación Otro horario ... 19
Sobrepasar ... 22
1.2. Reprogramación ... 23
1.3. Cancelación ... 30
1.31. Cancelación – Consultas de fecha actual. ... 30
1.3.2 Cancelación – Ingresando el número de personal. ... 32
1.4 Pacientes citados ... 34
1.5 Permanencia ... 35
2. Reportes ... 41
2.1 Reporte Consultas canceladas ... 41
2.2 Reporte de Pacientes citados ... 42
3.Cerrar sesión ... 43
SAISUV: Sistema de Atención Integral a la Salud de la Universidad Veracruzana.
EXCE: Expediente Clínico Electrónico.
Objetivo
La presente guía tiene como finalidad instruir a los usuarios en el funcionamiento del perfil recepcionista del Expediente Clínico Electrónico del SAISUV.
Recepcionista
La recepcionista (Admisión y archivo clínico) tiene la función de:
Aperturar, manejar y resguardar los expedientes clínicos de los derechohabientes del SAISUV.
Depurar, vigilar y controlar el archivo físico de los expedientes clínicos.
Gestionar la agenda de consultas.
Realizar la recepción de pacientes.
Entregar los expedientes clínicos físicos a enfermería, y
Realizar el registro y emisión del documento Permanencia.
Ingreso al sistema
Escriba desde cualquier navegador la dirección webhttps://www.uv.mx/saisuv/
Figura 1. Acceso al sistema
Dé clic en Acceso Personal Autorizado.
Figura 2. Acceso personal autorizado
Ingrese su cuenta de usuario y contraseña, active la casilla Ver declarativa de privacidad, y dé clic en el botón Aceptar.
Figura 3. Ingreso de cuenta y contraseña
Al dar clic sobre la declarativa, mostrará lo siguiente:
Figura 4. Declarativa de privacidad
Manual para el usuario
Dé clic en el icono (el cual se encuentra ubicado en la parte superior derecha) para acceder a la guía de la recepcionista, la cual está diseñada para instruirlo en el manejo de este perfil.
Figura 5. Manual del usuario
Se abre una ventana la cual contiene la Guía de la Recepcionista.
Figura 6. Contenido de la guía
En el expediente clínico electrónico, este perfil tiene acceso a los siguientes apartados:
1. Pacientes.
a. Reservación b. Reprogramación c. Cancelación d. Pacientes citados e. Permanencia 2. Reportes.
Figura 7. Apartado del perfil recepcionista
1. Pacientes
1.1 Reservación
En esta opción se identifica al paciente y permite realizar la reservación de la cita correspondiente, ésta puede ser:
1. Programada. Es una cita que se requiere reservar o se ha agendado para una fecha u horario posterior.
2. No programada. Es una cita que se requiere en el momento.
Ingrese del número de personal, identifique si el paciente es el empleado o dependiente.
Figura 8. Búsqueda de empleado
La búsqueda es por número de personal, en caso de que no se encuentre, el sistema notifica con los mensajes: “Empleado sin derecho al servicio médico.”
El sistema muestra la siguiente información:
Datos de contacto del empleado.
Se presentan las tarjetas de empleados y dependientes con la información siguiente:
o Número de personal (NP) o clave única de dependiente (CUD) o Nombre del paciente
o Expediente o Tipo de personal o Parentesco o Género o Edad
Figura 10. Desplegado de datos empleado y dependientes (en caso de tenerlos)
Se debe validar que los datos que se muestran correspondan a los documentos presentados por el paciente.
En cada tarjeta se tienen las opciones Histórico y Reservar.
Al dar clic en Histórico se presenta la información de las últimas consultas que ha tenido el paciente y las que tenga reservadadas aún sin atención.
Figura 11. Datos históricos del empleado
Al dar clic en Reservar, se despliegan los horarios disponibles de la manera siguiente:
Médico/Especialidad y Otro horario.
Fecha actual o específica.
Si la búsqueda se realiza por Médico/especialidad, se despliegan los horarios disponibles a partir de la fecha definida y a 4 días en adelante.
1.1.1 Reservación Médico/Especialidad
Seleccione la fecha, dando clic en el apartado de fecha. Las citas disponibles de fecha actual, aparece el texto en letra negrita, tal y como se muestra en la siguiente imagen.
Figura 13. Selección de fecha
Seleccione el médico y horario.
Figura 14. Selección del médico y horario
Finalmente para reservar la cita, dé clic en Reservar cita.
Figura 15. Reservación de cita
Figura 16. La cita ha sido reservada
Los motivos por los cuales NO se pueda reservar son los siguientes:
El paciente tenga una cita reservada a la misma hora, de una especialidad diferente.
El médico tenga una cita reservada a la misma hora.
El paciente haya cancelado dos citas en fecha actual.
1.1.2 Reservación eligiendo otro paciente
Si necesita reservar una cita para otro paciente, selecciónelo de la lista desplegable:
Figura 17. Lista desplegable de dependientes económicos
Nota. Esta lista desplegable solo se mostrará para los pacientes que tengan dependientes económicos vigentes.
Eija la Disponibilidad por, la Fecha y el médico, y dé clic en Reservar cita.
Figura 18. Selección de disponibilidad por, fecha y médico
1.1.3 Reservación por tipo de horario
Para facilitar en la búsqueda de los horarios por tipo, se despliegan con un cuadro en color definido de la siguiente manera:
Horario espontáneo
Es el horario definido y diseñado en un cuadro color amarillo para todos los espacios espontáneos, estos se tienen disponibles en fecha actual de cada turno.
Ingrese en el cuadro Filtrar, al menos cuatro letras de la palabra espontáneo. Desplegará en pantalla todos los horarios que correspondan al tipo espontáneo.
Figura 19. Horario espontáneo
Seleccione el médico y horario dando clic en el círculo que se encuentran junto al nombre del médico, y dé clic en Reservar cita.
Figura 20. Reservación de horario espontáneo
Horario de procedimiento
Es el horario definido y diseñado en un cuadro color verde para las especialidades que cuentan con procedimientos.
Ingrese en el cuadro Filtrar, al menos cuatro letras de la palabra procedimiento. Desplegará en pantalla todos los horarios que correspondan al tipo procedimiento.
Figura 21. Horario de procedimientos
Seleccione el médico y horario dando clic en el círculo que se encuentran junto al nombre del médico, y dé clic en Reservar cita.
Figura 22. Reservación de horario de procedimientos
Horario de suplencia
Es el horario definido y diseñado en un cuadro color morado para los médicos que realizan suplencias.
Ingrese en el cuadro Filtrar, al menos cuatro letras de la palabra suplencia. Desplegará en pantalla todos los horarios que correspondan al tipo suplencia.
Figura 23. Horario de suplencia
Seleccione el médico y horario dando clic en el círculo que se encuentran junto al nombre del médico, y dé clic en Reservar cita.
Figura 24. Reservación de horario de suplencia
1.1.4 Reservación Otro horario
En el caso que un paciente requiera ser atendido por el médico a una hora diferente a la preestablecida, seleccione la opción “Otro horario”. Esta opción solo se utiliza para la fecha actual.
Figura 25. Captura de horario fuera de los establecidos por sistema
Especifique la hora de atención y el médico.
Figura 26. Selección de Otro Horario
Presione el botón Reservar cita para reservar la cita.
Figura 27. Reservación de la cita
Figura 28. Cita reservada
Figura 29.Correo de notificación al empleado del apartado de cita
Después de reservar se mantendrá en pantalla los datos del paciente, por si requiere reservar otra consulta. Ver pantalla siguiente.
Figura 30. Datos del paciente para reservar otra cita
Sobrepasar
Este apartado sirve para reservar citas cuando:
El paciente haya cancelado dos citas en fecha actual.
Seleccione la casilla Sobrepasar, seleccione el médico y horario disponible. Dé clic en Reservar cita.
Figura 31. Reservación de cita, utilizando la casilla Sobrepasar
Se muestra en pantalla la autorización, ingrese el motivo y la clave, dé clic en Aceptar.
Figura 32.Autorización para Sobrepasar
Continuando con el proceso, dé clic en Regresar para seleccionar a otro paciente y reservar una cita ( si así lo requiere).
1.2. Reprogramación
Permite modificar una cita reservada.
Se puede buscar consultas reservadas y que se encuentren en espera ya sea por:
Consultas del fecha actual: todos los pacientes que tengan reservada cita el día de hoy.
Número de personal proporcionado: muestra las consultas del empleado y de sus dependientes que estén En espera.
Figura 33. Desplegado de información del paciente para realizar la reprogramación de cita
Nota: una cita podrá ser reprogramada media hora antes de su cita programada.
Reprogramar-Consultas fecha actual
Seleccione la consulta a modificar y dar clic en la opción Reprogramar.
Figura 34. Reprogramación de cita
A continuación se presenta la información de la consulta a reprogramar así como la solicitud de parámetros para buscar los horarios disponibles.
Médico/especialidad.
Figura 35. Reprogramar cita
Si la búsqueda se realiza por “Médico/Especialidad”, se despliegan los horarios disponibles a partir de la fecha definida.
Figura 36. Reprogramación mediante la disponibilidad por “Médico/Especialidad”
Seleccione la nueva fecha, horario, médico (lo que sea necesario cambiar).
Figura 37. Selección de los nuevos parámetros de la cita a reprogramar
Dé clic en el icono Guardar para reprogramar la cita.
Figura 38. Cita reprogramada
Si la reprogramación de la cita se realiza utilizando “Otro horario”, se despliegan los horarios disponibles a partir de la fecha definida. Seleccione la fecha, hora, el médico y dé clic en Aceptar.
Figura 39. Reprogramación mediante la disponibilidad utiilizando “Otro horario”
Figura 40. Cita reprogramada
Reprogramar-Número de personal
Ingrese el número de personal, se muestran las citas del empleado y sus dependientes económicos.
Figura 41. Reprogramar cita por número de personal
Seleccione la cita y dé clic en Reprogramar cita.
Figura 42. Seleccione la cita a reprogramar
Seleccione el horario, o el parámetro que vaya a modificar y dé clic en Aceptar.
Figura 43. Modificación de los parámetros
Figura 44. Cita reprogramada
Se envía vía correo electrónico institucional al empleado, la notificación de que la cita ha sido reprogramada.
Figura 45. Correo electrónico de notificación de la reprogramación de la cita
1.3. Cancelación
Para cancelar una cita, se puede buscar de dos formas:
Consultas de fecha actual.
Consultas por número de personal. Del empleado y sus dependientes.
En ambos casos se muestra una tabla con las consultas en el estado En espera y que sean posteriores a la fecha y hora actual.
1.31. Cancelación – Consultas de fecha actual.
Figura 46. Lista de citas de fecha actual, con estado En Espera
Cuando un paciente tiene reservada una sola consulta, al dar clic en la opción Cancelar, se despliega la información de la cita y debe dar clic en el botón “Eliminar cita”.
Cuando un paciente tiene reservada más de una consulta, se muestra una lista de las consultas que tenga activas.
Deberá dar clic en la opción que corresponda a la cita y por último dar clic en “Eliminar cita”.
Seleccione la cita y dé clic en Eliminar cita.
Figura 47. Eliminar cita
Se le pedirá confirme la cancelación, presione Aceptar para eliminar la cita o Cancelar para mantenerla.
Figura 48. Cancelación de citas
Se muestra en pantalla el mensaje :” La cita ha sido cancelada”.
1.3.2 Cancelación – Ingresando el número de personal.
Ingrese el número de personal y seleccione la cita a cancelar ( del empleado o de dependiente).
Dé clic en el botón Eliminar cita.
Figura 50. Cancelar cita ingresando el número de personal
Dé clic en Aceptar.
Figura 51. Eliminar la cita
Figura 52. Cita cancelada
El empleado recibe un correo de notificación, de que la cita ha sido cancelada.
Figura 53. Notificación de cita cancelada
1.4 Pacientes citados
En esta sección se encuentra la información de las consultas para todos los pacientes, en estado de su consulta: En espera, Atendida y Consulta. Se muestra el nombre del paciente con su respectivo número de personal.
Figura 54. Consultas pacientes en espera
Al dar clic sobre el estado de la cita, se muestra en pantalla el total de pacientes.
Figura 55. Total por estado de consulta
1.5 Permanencia
Este documento es requerido por los empleados que necesitan justificar el tiempo de estancia en el módulo o consultorio derivado de una consulta.
Deberá solicitar la permanencia, al momento de llegar a consulta.
En este apartado se registrará la hora de llegada de los empleados de la Universidad que requieran la impresión del formato Permanencia.
Se mostrarán las consultas Atendidas y En espera solo de la fecha actual.
Figura 56. Consultas pacientes en espera y atendidos
Para registrar la hora de llegada del paciente seleccione el círculo que se encuentra a la izquierda del nombre y presione el botón Permanencia.
Figura 57. Selección del paciente para registrar hora de llegada
Escriba la hora de llegada del paciente y presione el botón Guardar para ir nuevamente al listado de citas del paciente.
Figura 58. Registro de hora de llegada
Concluir la Permanencia.
Para concluir el registro de permanencia del paciente, la consulta deberá tener el estado Atendida.
Seleccione al paciente y dé clic en el botón Permanencia.
Figura 59. Permanencia
Ingrese la hora de salida y dé clic en el botón Guardar.
Figura 60. Guardar hora de salida
Posterior a ese procedimiento, se muestra el siguiente mensaje en la parte inferior derecha:
Figura 61.Registro de la permanencia
Proceda ahora a generar el formato de permanencia, para esto dé clic en el botón Reporte.
Figura 62. Generación del formato de permanencia
El formato se descarga en la parte inferior izquierda, dé un clic sobre él para abrirlo.
Figura 63. Formato de permanencia
Para imprimirlo, dé clic en el icono de la impresora ubicado en la parte superior derecha.
2. Reportes
Este apartado contiene reportes generados a partir de las consultas canceladas y de pacientes citados.
Figura 64. Listado de reportes
2.1 Reporte Consultas canceladas
Ingrese la fecha inicial y la fecha final, y dé clic en View Report.
Figura 65. Ingreso de fecha inicial y final
Muestra el folio de cancelación, la fecha de la consulta y hora, el número de personal, el nombre del empleado, la clave del dependiente, el nombre del paciente, usuario que canceló con fecha y hora.
Figura 66. Previo reporte “Consultas canceladas”
2.2 Reporte de Pacientes citados
Seleccione el módulo de atención (Xalapa/Veracruz), seleccione la fecha, el turno y el (los) médico(s), y dé clic en View Report.
Figura 67. Seleccionar parámetros para generar el reporte
Figura 68. Previo reporte “Pacientes citados”
3.Cerrar sesión
Para cerrar sesión, dé clic sobre el nombre del usuario.
Figura 69. Cerrar sesión desde el nombre de usuario
Dé clic en el botón Cerrar sesión.
De lo contario dé clic en Regresar.
Figura 70. Cerrar sesión
