COMPTABILITAT INTRODUCCIÓ
No pretenem crear un autèntic curs de Comptabilitat, sinó nomes una petita introducció a conceptes molt fonamentals que poden donar un cert nivell d'ajut a aquells alumnes que volen seguir estudis relacionats amb el món de l'Economia o l'Empresa1. La Comptabilitat no és només feina dels comptables, sinó que per conèixer quina és la situació real de l'empresa cal usar eines comptables o saber interpretar un Balanç.
La Comptabilitat és una eina molt útil per registrar les operacions econòmiques i financeres de les empreses, i, a més a més, és també una eina d'estandarització ja que com totes les empreses es veuen obligades a seguir els mateixos criteris a l'hora d'anotar les seves operacions, podem interpretar les dades econòmiques de totes les empreses encara que no hi treballem. Això ens pot ser molt útil a l'hora d'invertir o no en una empresa, ja que abans d'invertir és convenient conéixer quina és la situació econòmica de l'empresa. També és important pels gestors de l'empresa saber quina és la situació exacta de l'empresa per prendre les decisions més oportunes en el moment més adequat.
Finalment, i abans de començar caldria fer esment del fet que tot i treballar amb eines matemàtiques, la comptabilitat no utilitza operacions massa complexes (sumar, calcular percentatges, restar...) i que podia ser definida com un element endressador que posa cada cosa al seu lloc.
Els elements comptables que aquí veurem són El Balanç de Situació, Els assentaments i una petita introducció a l'Anàlisi de Balanços
EL BALANÇ DE SITUACIÓ
Cada final d'exercici (un exercici normalment és el període comprés entre l'1 de gener i el 31 de desembre) les empreses realitzen un esforç per saber quina és la seva situació patrimonial. El document que reflexa aquesta situació patrimonial és el Balanç de Situació. Al fer-se al final de cada exercici l'empresa pot comparar la seva situació respecte l'any anterior.
El balanç té dues parts que han d'estar totalment equilibrades (d'aquí el nom de Balanç):
L'Actiu i el Passiu. Sempre posarem l'Actiu a l'esquerra i el Passiu a la dreta, i si no és possible, sempre abans l'Actiu que el Passiu.
- Passiu. Podriem definir-lo com l'origen dels diners de l'empresa.
- Actiu . Podriem definir-lo com el destí dels diners obtinguts del Passiu.
L'Actiu i el Passiu han de ser iguals ja que els diners que hem destinat han de ser exactament els mateixos que hem obtingut. Això determina que la suma dels comptes d'Actiu i de Passiu doni exactament la mateixa quantitat de diners.
1 No només les carreres relacionades directament amb l'Economia (A.D.E., Econòmiques , Empresarials...) necessiten coneixement previs de comptabilitat. D'altres com Dret, Relacions Laborals o Ciències del Treball també tenen dins dels seus plans d'estudis la Comptabilitat.
A l'hora de trobar parts dins l'Actiu i el Passiu trobem que tant l'Actiu com el Passiu es poden dividir en Fix i Circulant.
Definim Actiu Fix com aquells elements que tenim previst tenir a l'empresa durant més d'un exercici. Solen ser elements duradors (vehicles, ordinadors, construccions, mobiliari...)
Definim Actiu Circulant com aquells elements que no tenim previst que durin més d'un exercici. Solen ser elements poc estables dins l'empresa (mercaderies, diners en efectiu...)
Definim Passiu Fix com aquells diners que han de ser retornats d'aquí a més d'un exercici. Són, per tant, deutes a llarg termini.
Definim Passiu Circulant com aquells diners que han de ser retornats abans d'un exercici. Són deutes a curt termini.
Per conèixer quins són els comptes més importants de balanç utilitzarem aquesta classificació d'actiu fix, actiu circulant, passiu fix i passiu circulant.
Actiu
a) Actiu Fix. Només té una part que anomenem Immobilitzat. Dins d'Immobilitzat tenim tots aquells comptes dels elements comprats per l'empresa amb ànim de duració. Hi ha dos tipus d'Immobilitzat: Immobilitzat Material (és el més normal) i Immobilitzat Immaterial (els seus comptes són compres no físiques sinó immaterials com marques, patents, logotips o programes informàtics...) Nosaltres treballarem normalment amb Immobilitzat Material (Equipaments informàtics, vehicles, mobiliari, terrenys, construccions, maquinària...)
b) Actiu Circulant. Té tres parts diferenciades:
1. Existències. Són les mercaderies que tenim al magatzem. Normalment l'únic compte que hi trobarem serà el d'Existències o Mercaderies.
2. Realitzable. Són els diners que ens deuen o que estan a punt de convertir-se en efectiu. Els comptes que hi podem trobar són Clients (els deutes que tenen els nostres clients per les compres que ens han fet i que encara no han pagat) o Clients, efectes a cobrar (que són aquells deutes que ja tenen data de cobrament gràcies a una lletra de canvi)
3. Disponible. Són els diners que tenim en efectiu ja sigui en forma de bitllets o monedes (Caixa) o Ingressats al Banc (Bancs)
Passiu
El Passiu, a més a més de Passiu Fix - Passiu Circulant, es pot dividir també en una altra classificació: No Exigible (Seria una part del Passiu Fix, aquella que no s'ha de tornar) i Exigible (Seria una part del Passiu Fix, aquella que s'ha de tornar i tot el Passiu Circulant). Per això dividirem el Passiu Fix en dues parts Exigible i No Exigible, sent conscients, però que el Passiu Circulant també forma part de l'Exigible)
a) Passiu Fix. El dividim en No Exigible i Exigible:
1. No Exigible. És aquella part del Passiu que s'ha generat amb finançament propi, i, per tant, no s'ha de tornar a ningú. Els comptes més importants són Capital (Són els diners amb els que comença a funcionar l'empresa posats pels accionistes a l'inici o desprès d'ampliacions de capital) Reserves (són els beneficis obtinguts per l'empresa en exercicis anteriors i no repartits entre els accionistes)
2. Exigible. Són els diners que l'empresa deu a algú. En el cas del Passiu Fix s'han de tornar en més d'un exercici. El compte més important és Deutes a llarg termini (Els deutes que es tenen amb un Banc i que són per més temps que un exercici)
b) Passiu Circulant. Són els diners que s`han de tornar en menys d'un exercici. Els comptes més importants són Deutes a curt termini (deutes amb un banc i que són per menys temps que un exercici), Proveïdors (Són els deutes que tenin amb els proveïdors per compres que hem fet però que encara no hem pagat) i Proveïdors, efectes a pagar (Són els deutes als proveïdors que ja tenen data de pagament gràcies a una lletra de canvi.)
Exemple de Balanç de Situació:
ACTIU
Immobilitzat Construccions Mobiliari Vehicles Eq. Informàtics Existències Mercaderies Realitzable Clients
Clients ef. a cobrar Disponible
Bancs Caixa Total Actiu
325.000 23.000 14.000 750
1.800 1.200 450 985 650 367.835
PASSIU
No exigible Capital Reserves
Exigible a llarg termini Deutes a llarg termini Exigible a curt termini Deutes a curt termini Proveïdors
Proveïdors ef. a pagar
Total Passiu
304.985 34.000 25.000
1.900 1.800 150
367.835
Si calculem les diferents masses patrimonials ens trobem amb les següents dades:
Actiu Fix 362.750 Passiu Fix 363.985 Actiu Circulant 5.085 Passiu Circulant 3.850
Existeix un ordre per posar els comptes a l'Actiu i al Passiu. Pel que fa a l'Actiu començarem pels elements més fixes dins l'empresa (Construccions, Terrenys...) fins arribar als diners en efectiu. Començarem així sempre pels elements més fixes de l'Actiu Fix i acabarem pels comptes d'efectiu (Bancs i finalment Caixa) Pel que fa al Passiu començarem pel menys exigible (Capital, Reserves) per acabar amb l'exigible amb més pressa ( proveïdors o proveïdors ef. a pagar)
Els Comptes de Balanç no són els únics comptes que existeixen, ja que hi ha un altre tipus de comptes que són els de Pèrdues i Guanys , els quals es divideixen en dos grups: Ingressos (Guanys) i Despeses (Pèrdues).
El Compte d' Ingressos més important és Venda de Mercaderies que és el compte on reflectim les vendes que fa l'empresa. Hi ha moltes empreses que aquests són els únics ingressos que realitzen.
El Compte de Despeses més important és Compra de Mercaderies que és el compte on reflectim les compres que fa l'empresa. N'hi ha, però molts d'altres que veurem que tenen noms molt lògics: Lloguer del local, Subministraments (Aigua, Gas, Telèfon, Electricitat)...
ASSENTAMENTS
La Comptabilitat d'una empresa es porta anotant totes les operacions bàsicament a dos llibres: El Llibre Diari, i El Llibre Major. De fet, el Llibre Major és una conseqüència de les anotacions fetes al Llibre Diari, i avui quan la Comptabilitat està informatitzada, els programes que s'utilitzen per portar la comptabilitat d'una empresa (per exemple el Contaplus) al fer les anotacions al Llibre Diari, es fan automàticament al Llibre Major.
El llibre diari té la següent estructura:
Deure Haver
Data
Anotació Compte a Compte Anotació
Exemple. Avui 15 de maig del 2003 volem ingressar al Banc 350,00 que tenim a la Caixa. L'assentament seria el següent (desprès ja veurem per qué es fa així)
15-VI-2003
350,00 Bancs a Caixa 350,00
Anomenen Deure a la part esquerra de l'assentament i Haver a la part Dreta. Totes les operacions comptables afecten sempre a dos comptes com a mínim, i sempre anotarem la mateixa quantitat total al Deure que a l'Haver. Per fer-ho seguim la següent llei: Si el compte és d'Actiu va al Deure si augmenta, i a l'Haver si disminueix; si el compte és de Passiu va al Deure si disminueix, i a l'Haver si augmenta; i si és de Gestió les Despeses (Pèrdues) al Deure i els Ingressos (Guanys) a l'Haver
Per fer-ho més senzill tenim el següent esquema:
Actiu Passiu Gestió + - - + P G
Passem a analitzar l'assentament que hem posat abans d'exemple: Tenim 350,00 a la Caixa, i els ingressem al Banc. Els comptes de Bancs i Caixa són comptes d'Actiu. El compte Bancs augmenta (anirá al Deure) i el compte Caixa disminueix (anirà a l'Haver).
Sabent això fem l'assentament
15-VI-2003
350,00 Bancs a Caixa 350,00
Tota anotació al Llibre Diari va acompanyada d'una anotació al Llibre Major. El Llibre Major està format per una sèrie de fitxes (una per cada compte) on anotem al Deure o l'Haver les operacions que hem fet al Llibre Diari. Així les anotacions al Llibre Major de l'assentament que tenim com a exemple serien les següents:
Bancs Caixa
350,00 350,00
Anem a fer alguns exemples més d'assentaments: 1-VI-2003 Venem Mercaderies pr valor de 500,00 i ens paguen amb un taló bancari.
Venda de Mercaderies és una Gestió Guanys (Haver) i Bancs és un Actiu que augmenta (Deure)
1-VI-2003
500,00 Bancs a Venda de Mercaderies 500,00 Al llibre major fariem els següents assentaments:
Bancs Venda de Mercaderies 500,00 500,00
No totes les operacions comptables fan referència a dos comptes. Poden aparèixer tres o més comptes en una operació comptable. Això sí, sempre hem d'anotar el mateix al Deure que a l'Haver. Això ho veurem a travès del següent exemple:
4-VI-2003. Comprem mercaderies per valor de 450,00 , paguem la meitat al comptat i l'altra la deixem sense pagar (deute Proveïdors)
Compra de Mercaderies és una Gestió Pèrdues (va al Deure), Caixa és un actiu que disminueix (Haver) i Proveïdors és un Passiu que augmenta (Haver)
4-VI-2003
450,00 Compra de Mercaderies a Caixa 225,00 Proveïdors 225,00
Al llibre major anotariem els següents assentaments:
Compra de Mercaderies Caixa Proveïdors 450,00 225,00 225,00
Seguint amb el mateix exemple, paguem el dia 9-VII-2003 el deute que teniem amb aquest proveïdor (225,00 ), i ho fem amb un taló bancari.
Proveïdors és un compte de Passiu que disminueix (Deure) i Bancs és un Actiu que disminueix (Haver)
9-VII-2003
225,00 Proveïdors a Bancs 225,00 Al llibre Major fariem
Proveïdors Bancs
225,00 225,00
Però com en el compte de Proveïdors teniem anotat el deute anterior, ara el compte queda de la següent manera, mostrant que el deute s'ha saldat i ja no el tenim.
Proveïdors
225,00 225,00
ANÀLISI DE BALANÇOS
El Balanç és una molt bona eina per conèixer quina és la sitació real de l'empresa ja que el Balanç ens mostra el nivell patrimonial que té aquesta empresa. En aquest punt només farem una breu introducció a l'anàlisi de balanços, més concretament a l'anàlisi financera de la situació de l'empresa. A travès de l'anàlisi financera nosaltres volem saber la capacitat de pagament que té l'empresa a curt termini, i, per fer-ho analitzem bàsicament la relació existent entre el Passiu Circulant (el deute que haig de satisfer a curt termini) i l'Actiu Circulant (allò que es pot convertir en diners amb més o menys temps). Naturalment la salut financera d'una empresa precisa que l'Actiu Circular sigui més gran que el Passiu Circulant, ja que si no és així, l'empresa pot acabar en Suspensió de Pagaments.
Una empresa normal utilitza aproximadament el Passiu Fix per finançar l'Actiu Fix i el Passiu Circulant per finançar l'Actiu Circulant, ja que no té cap sentit finançar un edifici a curt termini o les mercaderies del magatzem a llarg termini. Per entendre millor aquest concepte ho farem gràficament.
Actiu Fix Passiu Fix
Actiu Circulant Passiu Circulant
Tenim dues eines matemàtiques (entre d'altres) que ens mostren la salut financera de l'empresa: el càlcul del Fons de Maniobra i la Ratio de Liquiditat.
Hi ha dues fòrmules per a definir el Fons de Maniobra:
FM = AC - PC o FM = PF - AF
Si intentem definir conceptualment el Fons de Maniobra seria la part de l'Actiu Circulant que està finançada pel Passiu Fix.
També podriem definir gràficament el Fons de Maniobra:
Actiu Fix Passiu Fix
Actiu Circulant Passiu Circulant
Una empresa funciona bé financerament quan té un Fons de Maniobra positiu, és a dir, com deiem abans, quan l'Actiu Ciculant és més gran que el Passiu Circulant.
Una altra eina comptable seria la Ratio de Liquiditat que té els mateixos elements que una de les versions de la fòrmula del Fons de Maniobra:
Actiu Circulant Ratio de Liquiditat =
Passiu Circulant
Si l'Actiu Circulant és més gran que el Passiu Circulant el resultat de la Ratio de liquiditat és més gran que 1. De fet, el resultat òptim de la Ratio de Liquiditat és més gran que 1 i quan més pròxim a 2 millor. Anem a calcular el Fons de Maniobra i la ratio de Liquiditat de l'exemple que abans hem realitzat. Teniem aquestes dades:
Actiu Fix 362.750 Passiu Fix 363.985 Actiu Circulant 5.085 Passiu Circulant 3.850 Fons de Maniobra = AC - PC = 5.085 - 3.850 = 1.235
Fons de Maniobra = PF - AF = 363.985 - 362.750 = 1.235
Actiu Circulant 5.085
Ratio de Liquiditat = = = 1,32 Passiu Circulant 3.850
Si una empresa té un Fons de Maniobra negatiu i, per tant una Ratio de Liquiditat negativa es troba en una situació propera a la Suspensió de Pagaments, és a dir, l'empresa no pot fer front als pagaments que ha d'efectuar i es troba davant d'una situació difícil financerament.
Analitzem l'exemple següent
Immobilitzat 150.000 No exigible 100.000 Existències 45.000 Deutes llarg termini 25.000 Realitzable 2.000 Deutes curt termini 20.000 Disponible 1.350 Proveïdors 53.350
Calculem el Fons de Maniobra i la Ratio de Liquiditat.
Fons de Maniobra = AC - PC = 48.350 - 73.350 = - 25.000
AC 48.350 Ratio de Liquiditat = = = 0,66
PC 73.350
Aquesta empresa no pot fer front als pagaments immediats, ja que té un deute a curt termini de 73.350 , però, en canvi l'Actiu Circulant és només de 48.350 . El més raonable per a aquesta empresa seria declarar-se en Suspensió de Pagaments i traslladar part dels seus deutes a curt termini a llarg termini , podent fer front així als pagaments immediats i traslladant a llarg termini el que no pot pagar en aquestes circumstàncies.
CONCLUSIONS FINALS
La comptabilitat és una eina fonamental per poder conèixer el funcionament i la situació real de l'empresa. D'una banda ens permet anotar totes les operacions econòmiques que es fan dins l'empresa; de l'altra ens permet saber la situació de l'empresa i prendre les decisions més oportunes que necessita l'empresa. Aquí només hem establert les regles del joc, ja que la comptabilitat és molt més complexa, però ja ens pot servir per no haver de començar de zero aquells que vulguin seguir estudis on la comptabilitat sigui una eina imprescindible.
