MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA ANITA COMITÉ DE CONTROL INTERNO
ACTA DE REUNIÓN N° 0001-2014
Siendo las 10:00 am del día Lunes 06 de Enero del año 2014, en las instalaciones de la Sala de matrimonios de la Municipalidad Distrital de Santa Anita, se reunieron los
Ittggrantes del Comité de Control Interno designado mediante Resolución de Alcaldía N°
84-2011/MDSA de fecha 02 de diciembre de 2011, integrada por el Presidente, Econ.
udi Natalio Chirinos Berrocal (Presidente); la Abog. Lizeth A. Huallanca Torres Secretaria), el Ing° Filiberto Zevallos Pimentel (Integrante); el Ing° Marcelino Nicanor Lipa Hancco (Integrante), contando con la presencia del Dr. César Cáceres Barraza (Gerente General), con la presencia los miembros activos, el presidente informó lo siguiente:
a Comisión dentro del proceso de implementación del SCI ha concluido la primera fase, do ella la Planificación, la cual tiene como objetivo la formulación de un Plan de Trabajo e incluya los procedimientos orientados a implementar adecuadamente el SCI, en base a un diagnóstico previamente elaborado, quedando pendiente la segunda fase es la Ejecución, en la que se implantará el SCI en sus procesos, actividades, recursos,
peraciones y actos institucionales, para lo cual la entidad procede al desarrollo del Plan Trabajo para la implantación del SCI, y finalmente la tercera fase es la Evaluación, en la
se evalúan los avances logrados y las limitaciones encontradas en el proceso de lementación como parte de la autoevaluación mencionada en el componente de upervisión.
r otro lado, los resultados del diagnóstico respecto al rol de los funcionarios de las es orgánicas, se precisó brindar el apoyo necesario a la Gerencia de Planeamiento, Presupuesto y Racionalización, a fin de suministrar información base de sus unidades para la formulación y/o actualización de los instrumentos normativos, que reflejen las actividades que se realizan y/o las que serán necesarias ejecutar en función a la misión, visión y objetivos estratégicos de la Municipalidad. Asimismo es necesario consolidar la información y se proceda a la formulación y/o actualización del Plan Estratégico Institucional 2013-2015 (PEI), Manual de Organización y Funciones (MOF) y Manual de Procedimientos (MAPRO).
Del mismo modo, es necesario implementar entre otros documentos, las directivas vinculadas a los componentes de control interno, para lo cual el presidente diseño la propuesta de Esquema de Trabajo, que se detalla:
Componente de Control
Interno
Observaciones Recomendaciones de Implementación
Responsable Cronograma de Actividades 2014
\ 14
I Trimestre
II Trimestre
III Trimestre A RIENTE DE CONTROL
e3\,
Necesidad de un reforzamiento de capacitación al personal, a fin de optimizar el nivel de sensibilización, respecto de la importancia del reforzamiento del Sistema de Control Interno.
Reforzamiento de capacitación al personal, a fin de optimizar el nivel de sensibilización, respecto de la importancia del reforzamiento del Sistema de Control Interno.
Comisión de Control Interno
Abril
11114-9 El Código de Ética no está debidamente divulgado al personal de la MDSA, que revelan parcialmente
conocer su
existencia.
Divulgar
convenientemente el Código de Ética al personal de la MDSA.
Subgerencia de Personal
Enero - Marzo
l
Abril - Junio
El Plan Estratégico Institucional 2013- 2015, se encuentra en proceso de actualización en la
Oficina de
Planificación, Presupuesto y Racionalización.
Actualizar el Plan Estratégico
Institucional 2013- 2015.
Gerencia de Planeamiento, Presupuesto y Racionalización
Marzo
..././
El Manual de Organización y Funciones (MOF), no se encuentra actualizado.
Actualizar el Manual de Organización y Funciones (MOF),
Gerencia de Planeamiento, Presupuesto y Racionalización
Marzo
El Manual de Procedimientos (MAPRO), no se encuentra
actualizado.
Actualizar el Manual de Procedimientos (MAPRO).
Gerencia de
Presupuesto y Racionalización Planeamiento,
Junio
El área de personal no cuenta con un
Actualizar el Clasificador de Cargos
Gerencia de Administración —
Junio
clasificador de cargos actualizado,
de la Unidad de Personal.
Subgerencia de Personal
LLI
El área de personal no cuenta con una Directiva para la evaluación del desempeño.Formular una Directiva de "Evaluación del Desempeño".
Gerencia de Administración – Subgerencia de Personal
Abril
Orlado:1n de Riesgos
La Municipalidad no cuenta con un Plan de Administración de Riesgos que contenga actividades de identificación, valoración y respuesta a los riesgos.
Implementar un Plan de Administración de Riesgos que contenga actividades de identificación,
valoración y respuesta a los riesgos.
Comisión de Control Interno
21 a - Setiembre —.--
Actividades de Control Gerencia]
ha,
No se ha evidenciado Directiva para acciones de rotación de personal asignado en puestos susceptibles a riesgos de fraude.
Formular una Directiva para acciones de rotación de personal asignado en puestos susceptibles a riesgos de fraude.
Gerencia de Administración – Subgerencia de Personal
Abril
1\aulat
No se ha
evidenciado Directiva de evaluación "costo- beneficio".
Formular una
Directiva de
"Evaluación "Costo- Beneficio—, que brinde seguridad razonable de que el
costo del
reforzamiento del control Interno no superará al beneficio que se espera obtener.
Comisión de Control Interno
Julio - Setiembre
yPNt~A \ I
No se ha evidenciado Directiva de medidas de seguridad de activos expuestos a robos o uso no autorizado.
Formular una Directiva de "Medidas de Seguridad de Activos Expuestos a Robos o Uso No Autorizado".
Gerencia de Administración
Mayo
No se ha evidenciado Directiva que norme el procedimiento de verificaciones de ejecución de procesos, actividades y tareas.
Formular una Directiva de "Procedimiento de Verificaciones de Ejecución de Procesos, Actividades y Tareas".
Gerencia de Planeamiento, Presupuesto y Racionalización
Marzo
No se ha evidenciado Formular una Directiva Gerencia de Julio
Directiva que norme la entrega y rendición de fondos por comisión de servicio.
de "Entrega y Rendición de Fondos por Comisión de Servicio".
Administración
Información y Comunicación
í/... ~~
No se ha evidenciado Directiva o Instructivo de manejo del Sistema de Información con que
cuenta la
Municipalidad, para su uso eficaz por parte del personal.
Formular un Instructivo de "Manejo del Sistema de Información de la Municipalidad Distrital de Santa Anita".
Subgerencia de Informática y Estadistica
Julio
No se ha evidenciado Directiva que norme la revisión de los
sistemas de
información.
Formular una Directiva que de "Revisión de los Sistemas de Información de la Municipalidad Distrital de Santa Anita".
Subgerencia de Informática y Estadística
11%
o.71....
No se ha evidenciado Directiva que norme la administración de I a información que
emite la
Municipalidad
Formular una Directiva de "Administración de la Información que Emite la Municipalidad Distrital de Santa Anita"
Gerencia de Planeamiento, Presupuesto y Racionalización
Mayo
Acuerdos Adoptados:
1. Luego que todos los miembros evaluaron las conclusiones arribadas del Diagnóstico del Sistema de Control Interno, se acordó por unanimidad apoyar al Gerente de Planeamiento, Presupuesto y Racionalización, coordinar con las Gerencias y Subgerencias la elaboración y conclusión de sus observaciones y recomendaciones, para lo cual se les notificara a sus respectivos Gerentes.
Luego que todos los miembros revisaron el cronograma tentativo de actividades programadas para la implementación del Sistema de Control Interno en la Municipalidad, se acordó aprobarlo por unanimidad.
3. En virtud que existe los proyectos de Plan Estratégico Institucional (PEI) y Manual de Organizaciones y Funciones (MOF), y directiva Procedimiento de Verificaciones de Ejecución de Procesos, Actividades y Tareas equivalente a
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Secretaria
DISTRITAL DE SANTA AbitTA
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GERENTE DE
Filiberto Zevallos Pimentel
Integrante
Directiva de Ejecución Presupuestaria, se gestione su aprobación dentro del primer trimestre del año en curso.
4. Las reuniones se realizaran mensualmente, a fin de verificar los avances de implementación del acuerdo N° 3
5. Leída el Acta N° 001-2014 y no habiendo otro asunto que tratar, siendo las 11.50 horas, se dio por concluida la presente sesión, firmando los presentes e acta en señal de conformidad.
