Importancia del análisis y la descripción de los perfiles de cargos en las organizaciones

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(1)IMPORTANCIA DEL ANÁLISIS Y LA DESCRIPCIÓN DE LOS PERFILES DE CARGOS EN LAS ORGANIZACIONES. DIANA CAROLINA BALLESTEROS ALEXANDRA PRIETO FIGUEROA LAURA YISETTE BUITRAGO MALDONADO. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA PROGRAMA DE PSICOLOGÍA DIPLOMADO EN GERENCIA DE TALENTO HUMANO 2018.

(2) IMPORTANCIA DEL ANÁLISIS Y LA DESCRIPCIÓN DE LOS PERFILES DE CARGOS EN LAS ORGANIZACIONES. DIANA CAROLINA BALLESTEROS ALEXANDRA PRIETO FIGUEROA LAURA YISETTE BUITRAGO MALDONADO. CLAUDIA YANIRA HERNADEZ VILLAMIZAR. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS PROGRAMA DE PSICOLOGÍA 2018. 2.

(3) TABLA DE CONTENIDO.. TABLA DE CONTENIDO. 3. 1.0. RESUMEN. 4. 1.1. Abstract. 4. 2.0. INTRODUCCIÓN. 5. 2.1. 6. 3.0. Planteamiento del Problema. JUSTIFICACIÓN. 6. 3.1. Objetivo General. 7. 3.2. Objetivos específicos. 7. 4.0. HISTORIA. 7. 5.0. CONCLUSIONES. 11. 6.0. ANEXO. 12. REFERENCIAS. 15. BIBLIOGRAFÍA. 15. 3.

(4) 1.0 RESUMEN. Este proyecto, tiene como objetivo resaltar la importancia de la descripción de los perfiles de cargo, en el cual se determina, propósito general del cargo, las funciones, responsabilidades, requisitos, habilidades y competencias que cumplir cada cargo.. Su importancia, se relaciona directamente con el. comportamiento que se espera de las personas que ocupan determinados cargos dentro de la organización, de la misma manera se especifican las relaciones con los demás cargos, por lo tanto, su finalidad es la especificación del contenido de cada cargo, concretando el área a que pertenece y el tipo de cargo.. Palabras clave: Perfiles de cargo, características, competencias, Importancia e impacto.. 1.1 Abstract. This project has as purpose to highlight the importance of the description of the position profiles, in which is determined, general purpose of the position, the functions, responsibilities, requirements, skills and competencies to fulfill in each position. Its importance is directly related to the behavior that is expected of people who occupy certain positions within the organization, in the same way, the relationships with the other positions are specified, therefore its purpose is the specification of the content of each position, specifying the area to which it belongs and the type of position.. Key words: Profiles of charge, characteristics, competencies, Importance and impact.. 4.

(5) 2.0 INTRODUCCIÓN. Actualmente las organizaciones se preocupan por la evolución tecnológica y práctica para avanzar en los procesos operativos, con ello se busca un crecimiento oportuno en el mercado y simplificar procedimientos, por otro lado la atracción de habilidades y capacidades humanas para desempeñar el quehacer en las organizaciones es de gran trascendencia dado que con ello se precisa el éxito de ejercer una buena labor en el cargo.. Uno de los factores que influyen en el éxito y en los resultados de las organizaciones está asociado con las funciones que desempeñan los colaboradores en el cargo, existen casos en los cuales la persona no cuenta con las competencias y requisitos necesarios para ejecutar las funciones y aun así son contratadas para dicha labor, lo anterior depende de las políticas y gestión de cada organización, puede incurrir el hecho que la misma no cuente con un perfil definido, lo que conlleva a que no exista claridad en las funciones que el futuro colaborador realizará y las competencias necesarias para alcanzar los objetivos propios del cargo, así como los objetivos organizacionales.. En el siguiente proyecto se resalta la importancia de definir los perfiles de cargo en las organizaciones; lo que permite tener mayor claridad de las competencias, habilidades y requisitos que necesita el cargo en el momento que se genere una solicitud, asignando una persona idónea para el puesto de trabajo.. A. causa. de. ello. se. destacan. dos. herramientas. fundamentales a la hora de definir los perfiles de cargo; En primer lugar encontramos el formato de caracterización de cargo, en este instrumento hallamos una serie de preguntas que profundizan en aspectos académico, laboral, descripción de responsabilidades, funciones y demás características relacionadas al cargo, con el fin de obtener información del superior y por último la herramienta empleada es la entrevista a 5.

(6) los mismos, gracias a ello se genera una interacción que permite obtener y comprender información detallada de los ocupantes de cargos.. 2.1 Planteamiento del Problema. A. partir. de. la. experiencia. en. el. campo. de. la. práctica profesional evidenciamos que algunas organizaciones no cuentan con un proceso estructurado para definir los perfiles de cargo, debido a esto se aprecian consecuencias poco favorables en las mismas, como es el caso de deserción laboral, baja productividad, desconocimiento de las labores a ejecutar lo que afecta en el rendimiento y consecución de los resultados organizacionales.. A partir de lo anterior nuestro objetivo se centra en resaltar la importancia y el valor que genera el análisis de los puestos de trabajo y la caracterización de los mismos es decir los perfiles de cargo dentro de las organizaciones.. 3.0 Justificación. El perfil de cargos es un concepto que hace parte de la estructura y el desarrollo organizacional, surge de las necesidades y requerimientos de cada organización, como una forma de dar respuesta y contribuir a la consecución de resultados, contempla la necesidad de llevar un control interno de la organización, modernizar y simplificar procesos, así como claridad de las funciones encomendadas. Permite identificar situaciones y establecer estrategias y planes de acción a partir de lo evidenciado.. A Partir del conocimiento, adquirido en las aulas de clase durante el periodo de formación profesional y de nuestras prácticas en el campo organizacional las cuales nos permitieron tomar elementos para comprender diversas problemáticas y analizarlas a partir de diferentes teorías psicológicas; Que sin duda. 6.

(7) contribuyen a resaltar el rol del psicólogo en las organizaciones y sus aportes para ampliar la competitividad y lograr mayor eficacia laboral.. Así nuestro proyecto se orienta en la importancia de adoptar un modelo para realizar el análisis y construcción de los perfiles de cargo; puesto que parte del éxito en las funciones encomendadas a los colaboradores y los resultados obtenidos parten de la claridad que tiene los mismos al momento de ejecutarlas, lo cual contribuye al cumplimiento de objetivos organizacionales.. 3.1 Objetivo general •. Resaltar la importancia que tiene la descripción de los perfiles de cargo en las organizaciones.. 3.2 Objetivos específicos •. Definir el propósito de los perfiles de cargo en una organización.. •. Relacionar los perfiles de cargo con los procesos de selección.. •. Conocer el impacto de los perfiles de cargo en los resultados de la organización.. 4.0 Historia. En el campo Organizacional, la psicología industrial hace su gran aparición a principios del siglo XX, dentro de los primeros autores que relaciona la historia encontramos a Walter Dill Scott, quien en sus escritor relación directamente a la psicología con el campo industrial de su época, no obstante la Asociación Americana de Psicología, se preocupó por proponer métodos para seleccionar y valorar a las personas o reclutas en el contexto militar, ya que la historia data que la Psicología 7.

(8) organizacional se abre paso gracias a la segunda guerra mundial pero solo hasta finales de los años sesenta y principios de los años setenta, un hombre como McClellan en 1973 manifestó que la industria del futuro apostaría mas en las personas y en sus competencias que en los puestos de trabajo, a través de la historia se encuentra que los individuos dentro del mundo organizacional han sido objeto de medición y parte del hecho de querer encontrar una sinergia que mantenga u equilibrio entre la industria y el individuo y sus capacidades así mismo teniendo resultados satisfactorios en doble vía, es precisamente de donde se parte para dar relevancia a la caracterización del perfil de cargo dentro de una compañía, esto facilitará que la industria crezca favorablemente su productividad y a su vez generará un crecimiento al individuo y su calidad de vida conforme sea su avance laboral. Arteaga, A, 2015. En primera instancia se debe definir qué es un cargo, según (Chiavenato, 2002) el cargo es la descripción de todas las actividades desempeñadas por una persona (el ocupante), englobadas en un todo unificado, el cual ocupa cierta posición formal en el organigrama de la empresa. Desde la perspectiva horizontal, cada cargo está alineado con otros cargos del mismo nivel jerárquico que, en general, reciben denominación equivalente (directores, gerentes, jefes, operadores); desde la perspectiva vertical, cada cargo está incluido en algún departamento, división o área de la empresa.. En cuanto al diseño de cargos afirma (Chiavenato, 2002) incluye la especificación del contenido de cada cargo, los métodos de trabajo y las relaciones con los demás cargos. Diseñar un cargo significa definir cuatro condiciones básicas: el conjunto de tareas o atribuciones que el ocupante deberá desempeñar (contenido del cargo), como deben desempeñarse las tareas o las atribuciones (métodos y procesos de trabajo). A quién deberá reportar el ocupante del cargo (responsabilidad), es decir, quien es su superior inmediato.. Es importante la realización de diseño de cargos para una organización, afirma (Chiavenato, 2002) que mejora la relación de las personas y su trabajo, e incluye nuevas oportunidades de iniciar cambios en la organización y en la cultura organizacional, y mejorar la calidad de vida en el trabajo, no solamente se espera el mejoramiento de las condiciones de trabajo sino, sobre todo, el aumento de la 8.

(9) productividad y la reducción de las tasas de rotación y de ausentismo de personal, el enriquecimiento de cargos ofrece elevada motivación intrínseca del trabajo, desempeño de alta calidad en el trabajo, elevada satisfacción y reducción de ausencias (ausentismo) y desvinculación (rotación).. Teniendo en cuenta lo anterior el diseño de perfiles de cargo se puede definir como la metodología que recopila diferentes aspectos de un cargo o puesto (deberes y responsabilidades de un cargo), el cual brinda especificaciones y una dirección en cada área de la compañía, así mismo su ubicación en el organigrama, dentro de la estructura organizacional el perfil de cargo permite delimitar las funciones y resultados esperados así mismo traza líneas de mando y jerarquías establecidas en las compañías.. Así mismo, otro componente fundamental dentro de los perfiles de cargo corresponde al análisis y la descripción de los puestos de trabajo, método que ha sido adoptado en la actualidad por muchas organizaciones comprendiendo que se trata de un factor importante para lograr el éxito y buen desempeño del capital humano dentro de las organizaciones, es la forma clara de definir las tareas que pertenecen a determinados cargos y las cuales se van a llevar a cabo.. De esta manera el análisis y descripción de los puestos de trabajo contribuye a “Reducir la incidencia de situaciones como: El asignar una persona no idónea a un puesto de trabajo, desorientación del trabajador al no conocer con claridad sus funciones y el choque de los valores con la cultura de la empresa, entre otros” (Álvarez).. Según Álvarez, como se cita en Marco Teórico Capitulo II refiere que Un buen sistema de análisis y descripción de puestos de trabajo no solo tiene como objetivo el definir de manera clara las tareas que se deberán desempeñar en un determinado puesto, sino también incluir los factores para cumplir las expectativas del mismo.. Por consiguiente, la autora refiere que el análisis y descripción de cargos comprende tantos los objetivos como las expectativas de los 9.

(10) puestos de trabajo que contribuyen en la consecución de logros y por tanto aportan a la organización.. En efecto los perfiles de cargo no solo sirven para identificar deberes y responsabilidades sino para el desarrollo de manuales de operación y procedimientos que permite estandarizar o normalizar las actividades de los colaboradores, así mismo funciona como base para medir el desempeño del colaborador y brinda claridad en las funciones a desempeñar.. Por otra parte, Morales, Villegas & Arévalo (2010) afirman que la descripción de los cargos dependen la clasificación de estos como directivos “tienen como objetivo dirigir, planificar y organizar el trabajo, definiendo o participando en el diseño de las políticas generales y ejecutar acciones tendientes a lograr los objetivos de la institución” se trata de cargos que actúan estratégicamente a nivel de políticas o planes de la empresa planificando su modo de actuar frente a determinadas situaciones.. En cuanto a los cargos ejecutivos Morales et.al (2010) refieren que “desarrollan funciones técnicas o administrativas especializadas y complejas, que contribuyan a la consecución de los objetivos y metas institucionales. Actúan en un plano táctico /operativo a nivel de objetivos, programas, normas o estándares” lo que quiere decir que son cargos que generan propósitos y programas específicos en pro del cumplimiento de los objetivos organizacionales.. Por último, a los cargos operativos Morales et.al (2010) manifiestan que “Desarrolla funciones técnicas, de apoyo administrativo, técnico y servicios generales, cuya ejecución requiere de habilidades específicas para su desempeño, actúan en un plano operativo y a nivel de objetivos, programas, normas o estándares que consiguen resultados por sí mismos”. A partir de lo anterior se debe tener en cuenta, que cada cargo posee características particulares que se definen de acuerdo a las necesidades de cada organización, por lo tanto, realizar los perfiles de cargo permite mayor claridad y asertividad al profesional quien realiza la valoración de un posible candidato, teniendo 10.

(11) en cuenta lo anterior se puede inferir que entre más estructurado y objetivo se tenga la información de competencias personales y técnicas de los aspirantes a determinado cargo mayor éxito se tendrá en el proceso de selección el cual garantizará la creación de un equipo competitivo y que aporte valor a las estrategias de cualquier empresa.. En la actualidad, diversas organizaciones se interesan por crear una estructura sólida en la cual prima el empleado y su que hacer dentro de la organización, por lo tanto han optado por documentar las características y funciones del puesto de trabajo fijando las competencias específicas para cada cargo.. Por consiguiente se establece la definición de competencia según la RAE “Pericia, aptitud o idoneidad para hacer algo o intervenir en un asunto determinado” se refiere a características innatas en una persona guiadas a un desempeño en el puesto de trabajo asignado. Basados en lo anterior se deben establecer las competencias cardinales las cuales serán establecidas por la organización y serán contempladas en los procesos posteriores de adquisición para que la compañía se movilice bajo estas competencias unificadas.. 5.0 CONLUSIONES. El rastreo bibliográfico realizado en el presente proyecto nos permitió determinar que en una organización es de vital importancia manejar un proceso estructurado de ingreso de personal dentro de estos tenemos la caracterización de los perfiles de cargo en las diferentes áreas de la compañía, en la actualidad existen compañías que se han interesado por incluir este tipo de prácticas las cuales favorecen una mayor organización en cuanto a la estructura de cualquier empresa generando un posicionamiento más acertado en el mercado dando cuenta de resultados más tangibles y ganancias en doble vía tanto para el empleador como para el colaborador.. 11.

(12) 6.0 Anexo LOGO. CODIGO: PERFIL DE CARGO Elaboración dad/mm/aaa. Versión. Versión. Revisado por. Elaborado por. Revisión dad/mm/aaa. Razón de la actualización. Aprobado por. Aprobación dad/mm/aaa. 1. IDENTIFICACION DEL CARGO Organización Área Nombre del cargo Cargo jefe inmediato Personal a su cargo Tipo de cargo. Gerencial. Administrativo. Operativo. Comercial. 1.1 PROPOSITO GENERAL DEL CARGO. 1.2 ESQUEMA ORGANIZACIONAL. 2. REQUISITOS. 12.

(13) 2.1 NIVEL ACADEMICO Profesional Especialización Maestría. Bachiller Técnico Tecnólogo. Nombre de la carrera El cargo requiere cursos adicionales. Si. No. Cuales. 2.2 EXPERIENCIA LABORAL Requerida. Si. No. Tiempo. Otros requerimientos a nivel experiencia. No aplica. 2.3 DESCRIPCIÓN DE COMPETENCIAS N°. Nivel de competencia Alto Medio Bajo. COMPETENCIA. 1 2 3 4 5 6 7 2.4 DESCRIPCIÓN DE RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES N°. FUNCIONES. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 RESPONSABILIDADES 1 2 3 4 2.5 MANEJO DE EFECTIVO O VALORES Si. No. Vehículos Celulares Otros. INTERNAS. Tipo. Si Si Si. Cheque Efectivo Monto Otros 2.6 MANEJO DE OTROS BIENES. Cual. No Descripción No Descripción No Cuales 2.7 RELACIONES INTERNAS O EXTERNAS EXTERNAS. RELACIÓN EN FUNCIÓN DE. Mensual 3. AMBIENTE DE TRABAJO Alta. Media. Baja. Exposición al ruido Exposición al calor Exposición a la humedad. 13.

(14) Exposición al polvo Exposición a la altura Capacidad para permanecer de pie Nivel de fuerza física Repetitividad Concentración 4. PRUEBAS DE CONOCIMIENTO TIPO. OBSERVACIONES DEL PUESTO DE TRABAJO. 14.

(15) Referencias. Chiavenato, I. (2002).Gestión del talento humano, pp. 67- 465. McGraw - Hill. Colombia.. Arteaga, A. (2015) Escuela de psicología, perfil de competencias del psicólogo organizacional para las empresas privadas de servicios de quito. Recuperado de http://dspace.udla.edu.ec/bitstream/33000/3512/1/UDLA-EC-TPO-201509%28S%29.pdf. Bibliografía. Capítulo II Marco Teórico Recuperadohttp://catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/documentos/lad/suarez_s_m/capit ulo2.pdf. Morales, C. Villegas, E. Arevalo, F (2010). Ministerio de salud dirección de recursos humanos.. Manual. de. procedimientos. de. clasificación. de. puestos. ftp://ftp.asturias.es/iaap/formacion/cursos/diseno_acciones_formativas/documentos /U2_10_Analisis_puestos_trabajo.pdf (Implicación de otras áreas). 15.

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