UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
La Universidad Católica de Loja
ÁREA ADMINISTRATIVA
TITULACIÓN DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
“Auditoría de gestión a la Cooperativa de Ahorro y Crédito Cámara de Comercio
del cantón Bolívar Limitada de la ciudad de Calceta, año 2010".
Trabajo de fin de titulación
Autoras:
García Moreira, María Elena González Burgos, Glenda Lorena
Director:
Muñoz Guamán, Ángel Romelio
Centro Universitario Calceta
ii
CERTIFICACIÓN
Economista:
Ángel Romelio Muñoz Guamán
DIRECTOR DEL TRABAJO DE FIN DE CARRERA
C E R T I F I C A:
Que el presente trabajo, denominado:
“Auditoría de gestión a la
Cooperativa de Ahorro
y Crédito Cámara de Comercio del Cantón Bolívar Limitada de la ciudad de
Calceta, año 2010"
realizado por las profesionales en formación: García Moreira MaríaElena y González Burgos Glenda Lorena; cumple con los requisitos establecidos en las normas generales para la Graduación en la Universidad Técnica Particular de Loja, tanto en el aspecto de forma como de contenido, por lo cual me permito autorizar su presentación para los fines pertinentes.
Loja, junio de 2013
f) . . . CI:………
iii
Declaración de autoría y cesión de derechos
Nosotras María Elena García Moreira y Glenda Lorena González Burgos declaramos ser autoras del presente trabajo y eximimos expresamente a la Universidad Técnica Particular de
Loja y a sus representantes legales de posibles reclamos o acciones legales.
Adicionalmente declaramos conocer y aceptar la disposición del Art. 67 del Estatuto Orgánico
de la Universidad Técnica Particular de Loja que en la parte pertinente textualmente dice:
“Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad intelectual de investigaciones,
trabajos científicos o técnicos y tesis de grado que se realicen a través, o con el apoyo
financiero, académico o institucional (operativo) de la Universidad”
_______________________________ ______________________________
María Elena García Moreira Glenda Lorena González Burgos
iv
D E D I C A T O R I A
El presente trabajo se lo dedico principalmente a Dios que es mi fuerza y mi luz. A mis padres
Pedro García y Agustina Moreira que han sido mi mejor ejemplo y mi mayor orgullo a través
de los años, fuente de inspiración ante la lucha incansable por mis objetivos. A mi esposo:
Luis Miguel Bermeo Macías, que ha sido el fiel compañero en todas mis batallas, a mi hija,
María Avril Bermeo García que es el milagro más hermoso que Dios me ha dado, a mi mejor
amiga, e incondicional hermana: María Agustina García Moreira, que siempre alentó cada uno
de mis pasos para el logro de este proyecto, y al mejor modelo de honestidad que tengo en mi
vida, mi hermano Pedro Antonio García Moreira.
María Elena García Moreira
A Dios por concederme la oportunidad de alcanzar mis objetivos propuestos.
A mis padres, Norma Burgos Vera y Roberto González de la Torre, quienes con sus ideas y
consejos me impulsaron a ser una persona de provecho e integridad, y siempre me brindaron
incondicionalmente su apoyo moral y afectivo.
A mi hijo Roberto Enrique por ser mi luz, mi inspiración para culminar esta carrera y luchar
por su amor, a mi esposo Homero Enrique por su apoyo y colaboración incondicional en el
desarrollo de este trabajo.
A mis hermanos, Yessie Rebeca y Roberto Efrén, que les sirva de constancia el esfuerzo
realizado para alcanzar sus proyecciones y metas trazadas.
A todos mis familiares, por brindarme su apoyo y cariño. Y a mis amigos que me ayudaron en
la culminación de esta meta.
v
A G R A D E C I M I E N T O
A la “Universidad Técnica Particular de Loja”; así mismo a la Escuela de Ciencias Contables
y Auditoria y a todo su personal docente.
A la Cooperativa de Ahorro y Crédito Cámara de Comercio del Cantón Bolívar Ltda., por su
colaboración en el desarrollo de este trabajo investigativo.
Al centro asociado universitario de Calceta, y especialmente a las señoras: Juana Parrága y
Ligia Echeverría, coordinadoras del centro asociado por su apoyo en todos los años de estudio
en la carrera de Contabilidad y Auditoría.
Al Economista Ángel Muñoz, por sus valiosos conocimientos y ser tutor de esta investigación.
A la doctora Isabel Robles, coordinadora de este proyecto de investigación, por mejorar
nuestros conocimientos para asumir una responsabilidad de carácter científico.
A los honorables miembros del tribunal de la carrera de Contabilidad y Auditoría de la
Universidad Técnica Particular de Loja, especialmente a la doctora Elsa Cárdenas por su
motivación y oportuna colaboración constante.
A mis amigos, compañeros de aulas universitarias y a todas las personas que colaboraron en
esta investigación, especialmente a nuestros familiares por su comprensión y permanente
apoyo moral.
María Elena García Moreira
vi
ÍNDICE DE CONTENIDOS
No. Pág.
Portada
Certificación
Cesación de derechos
Autoría
Dedicatoria
Agradecimiento
Resumen ejecutivo
CAPÍTULO I:
GENERALIDADES DEL COOPERATIVISMO EN EL SECTOR FINANCIERO
1.1
Historia del cooperativismo.1.2
Antecedentes de la Cooperativa “Cámara de Comercio del Cantón
Bolívar” Ltda.
1.2.1
Misión y visión.1.2.2
Objeto social.1.2.3
Fines de la cooperativa.1.2.4
Valores corporativos.1.2.5
Servicios que presta.1.2.6
Cobertura.1.2.7
Estructura orgánica.1.2.8
Objetivos estratégicos de la institución1.2.9
Organismos de Controlvii
CAPÍTULO II: AUDITORÍA DE GESTIÓN 2.1 Base conceptual y beneficios de la auditoría de gestión.
2.1.1 Definición de la auditoría de gestión
2.1.2 Diferencias entre las clases de auditoría
2.1.3 Normas profesionales
2.1.3.1 Normas de auditoría generalmente aceptadas
2.1.3.2 Normas relativas al informe o de información
2.1.3.3 Normas ecuatorianas de auditoria
2.1.4 Propósitos de la auditoría de gestión
2.1.5 Objetivos de la auditoría de gestión
2.1.6 Alcance de la auditoría de gestión
2.1.7 Enfoque de la auditoría de gestión
2.1.8 Riesgos de la auditoría de gestión
2.2 Indicadores de gestión y utilidad para la auditoría de gestión.
2.2.1 Atributos de los indicadores
2.2.2 Definición de los indicadores de gestión
2.2.3 Tipos de indicadores de gestión
2.2.4 Criterios para establecer indicadores de gestión
2.3 Control interno
2.3.1 Fines del control interno
2.4 Proceso de la auditoría de gestión
2.4.1 Fase I: Conocimiento preliminar
2.4.1.1 Objetivo
2.4.1.2 Actividades
2.4.1.3 Productos
2.4.1.4 Formatos y modelos de aplicación
viii
2.4.1.5 Flujo de actividades2.4.2 Fase II: Planificación
2.4.2.1 Definición
2.4.2.2 Objetivo
2.4.2.3 Actividades
2.4.2.4 Productos
2.4.2.5 Formatos y modelos de aplicación
2.4.2.6 Flujo de actividades
2.4.3 Fase III: Ejecución
2.4.3.1 Objetivo
2.4.3.2 Actividades
2.4.3.3 Productos
2.4.3.4 Formatos y modelos de aplicación
2.4.3.5 Flujo de actividades
2.4.4 Fase IV: Comunicación de resultados
2.4.4.1 Generalidades
2.4.4.2 Objetivos
2.4.4.3 Actividades
2.4.4.4 Producto
2.4.4.4.1 Informe de auditoría de gestión
2.4.4.4.1.1 Definición
2.4.4.4.1.2 Estructura del informe
2.4.4.4.1.3 Requisitos y cualidades del informe
2.4.4.4.1.4 Comentarios, conclusiones y recomendaciones
2.4.4.5 Flujo de actividades
2.4.5 Fase V: Seguimiento
ix
2.4.5.3 Productos2.4.5.4 Estructura del informe de seguimiento de recomendaciones
2.4.5.5 Flujo de actividades
2.5 Herramientas para la auditoría de gestión
2.5.1 Técnicas de auditoría
2.5.1.1 Técnica de verificación ocular
2.5.1.2 Técnica de verificación verbal
2.5.1.3 Técnica de verificación escrita
2.5.1.4 Técnica de verificación documental
2.5.1.5 Técnica de verificación física
2.5.1.6 Técnica de verificación informática
2.5.2 Marcas de auditoría
2.5.3 Índices
2.5.4 Referencias
2.5.5 Papeles de trabajo
2.5.6 Informe de auditoría
2.5.7 Muestreo
2.5.8 Determinación del grado de confianza y riesgo de control
2.5.9 Hallazgos en la auditoría
x
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CÁMARA DE COMERCIO DEL CANTÓN BOLÍVAR LTDA. DE LA CIUDAD DE CALCETA, AÑO 2010
3.1
Aspectos importantes en el proceso de la auditoría de gestión. 3.1.1 Fase I: Conocimiento preliminar3.1.2 Fase II: Planificación
3.1.2.1 Orden de trabajo
3.1.2.2 Visita previa
3.1.2.2.1 Informes de resultados de visita previa
3.1.2.3 Componentes y subcomponentes de la cooperativa
3.1.3 Fase III: Ejecución
3.1.4 Fase IV: Comunicación de resultados
3.1.5 Fase V: Seguimiento
3.1.6 Indicadores de gestión
3.1.6.1 Financieros
3.1.6.2 Procesos internos
3.1.6.3 Crecimiento y aprendizaje
3.1.6.4 Clientes
3.1.7 Limitaciones por parte de la administración
3.2 Informe de la auditoría de gestión
3.3 Auditoría de gestión a la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Cámara de
Comercio del Cantón Bolívar” Ltda.
3.4 Resultados del examen
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
RESUMEN EJECUTIVO
El presente trabajo de investigación se realizó en la ciudad de Calceta, Ecuador, durante los
meses de marzo a junio del año 2011. El presente trabajo está basado en una auditoría de
gestión a la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Cámara de Comercio del Cantón Bolívar”
Limitada, servirá de guía para la administración, socios y funcionarios en el manejo de los
recursos, como priorizarlos, optimizarlos y así prestar servicios de calidad con un personal
eficiente en beneficio de la institución, sus socios, sus familias y la comunidad.
Esta cooperativa tiene deficiencias en cada uno de sus departamentos que al no tener
correctamente definidas sus funciones como en el área de crédito y cobranzas, no cumplen a
cabalidad sus tareas, poniendo en riesgo los valores consignados por los socios.
Se contó con la colaboración de los funcionarios de la cooperativa escogida para esta
investigación, y luego de haber sido realizado el proceso de auditoría de gestión se muestran
2
ABSTRACT
The present research was conducted in Calceta city, Ecuador, during the months of
March to June of 2011. This work is based management audit of the Cooperativa de
ahorro y Crédito “Cámara de Comercio del Cantón Bolívar Ltda.”.
This will guide the
administration, partners and staff in the management of resources such as prioritize,
optimize and so provide quality services with an efficient staff for the benefit of the
institution, its members, their families and the community.
This company has deficiencies in each of their departments, ‘cause it
having not a
correct directions about the roles as in the area of credit and billing department, they
do not fulfill their duties fully,
rinking the values given them by the customers.
It had the cooperation of officials of the cooperative chosen for this investigation, and
after having been made the audit process, the results was presented such as the
3
CAPÍTULO I:
GENERALIDADES DEL
COOPERATIVISMO EN EL SECTOR
4
1.1 Historia del cooperativismo.Podemos tomar como punto de partida del cooperativismo a partir del 24 de octubre de
1844 en Inglaterra en la ciudad de Rochdale cuando un grupo 28 obreros que se habían
quedado sin trabajo tras estar en un huelga, tomaron la decisión de constituir la primera
cooperativa textil que se llamó SOCIEDAD EQUITATIVA DE LOS PIONEROS DE
ROCHDALE, y cada uno aportó como capital la cantidad de 28 peniques. La experiencia
de estos obreros logró resultados muy importantes ya que sirvió de motivación para otras
experiencias similares como la creación en 1978 del Instituto Nacional de Fomento
Cooperativo que sentó las bases del cooperativismo actual como:
a.
Distribución equitativa de beneficios.b.
Acceso a la educación.c.
Igualdad de derechos.d.
Un voto por asociado.e.
La no discriminación por edad, sexo, profesión.En Latinoamérica las primeras cooperativas nacieron en México en el año de 1873 por el
círculo obrero y seis años después fue en Argentina en 1879 cuando se fundó la
cooperativa “El progreso agrario.
“El escudo
mundialmente reconocido para el cooperativismo está
representado por dos pinos color verde dentro de un círculo. Este
emblema rescata su esencia filosófica: la unión solidaria para resolver necesidades
sociales y económicas comunes”. 1
1 Federación de Cooperativas de Ahorro y Crédito de Honduras, Ltda. (2011). Reseña histórica de las cooperativas en Honduras. Recuperado de http://www.facach.hn/facach/indx.php?tipo=art&id=9
5
En el Ecuador desde los comienzos del movimiento cooperativo podemos distinguir por
lo menos tres etapas fundamentales:
a.
La primera comienza aproximadamente en la última década del siglo XIX,cuando en Quito y Guayaquil se crean una serie de organizaciones artesanales y
de ayuda mutua.
b.
La segunda da inicio en el año de 1937, cuando se dicta la primera Ley deCooperativas con el objetivo de dar más trascendencia e importancia a los
movimientos campesinos, modernizando su estructura productiva y
administrativa, mediante la utilización del modelo cooperativista.
c.
Y la tercera y última etapa comienza a mediados de los años sesenta con laexpedición de la Ley de Reforma Agraria en año de 1964 y en 1966 la
promulgación de la nueva Ley de Cooperativas.
Con el transcurrir de los años las cooperativas de acuerdo a la ley se han conformado en
cuatro grandes grupos que son:
a.
De producción entre las que encontramos especialmente las agropecuarias queestán bajo el control del Ministerio de Agricultura y Pesca.
b.
De consumo que se encuentran bajo el control del Ministerio de InclusiónEconómica y Social por medio de la Dirección Nacional de Cooperativas.
c.
De ahorro y crédito bajo el control de la Superintendencia de Bancos y Seguros.d.
De servicios que también están controladas por el Ministerio de InclusiónEconómica y Social a través de la Dirección Nacional de Cooperativas.
El Ecuador un país sumamente rico pero tan desigual económica y socialmente, y con un
estado que no cubre las necesidades básicas de gran parte de su población, el
cooperativismo surge como una alternativa válida y necesaria para ayudar a mejorar
6
un cambio en nuestras vida; por ejemplo en comunidades alejadas sin servicios básicos
ni ayuda del gobiernos las personas se unen para poder comercializar sus productos y así
obtener una mayor rentabilidad de los mismos trabajando en conjunto.
Las cooperativas de ahorro y crédito nacen por la necesidad de un grupo de personas
por ahorrar dinero habitualmente, por lo que decide constituir una cooperativa, para
además de guardar sus dineros ahorrándolo y obteniendo un beneficio de intereses, poder
beneficiarse obteniendo préstamos sobres esos ahorros o en cantidades superiores dando
las garantías necesarias, para solventar muchas de sus necesidades.
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO
BANCO
Está conformada por asociados.
Los excedentes se distribuyen entre los asociados de acuerdo al patrocinio (trabajo) de cada uno en la cooperativa.
No tiene fines de lucro, combate la usura, su finalidad es ayudar a sus asociados.
Sus intereses intentan ser inferiores a los del mercado para ayudar a sus asociados.
Para obtener créditos sus trámites son sencillos.
Está conformada por accionistas que son los dueños del banco.
Los bancos generan ganancias que se reparten entre los accionistas.
Tiene fines de lucros, es decir buscan una ganancia un beneficio.
Sus intereses son a la tasa del mercado para obtener mayores ganancias.
Para obtener créditos los trámites son complicados y difíciles.
Todo esto muestra la importancia que ha tenido y tiene el cooperativismo en la historia y
en la economía de muchos países si no es casi todos, también el Ecuador el movimiento
Gráfico Número 2: Diferencias entre cooperativas de ahorro y crédito y bancos
Fuente: Auditoría Integral (Diciembre 2010)
7
cooperativo ha tenido gran impacto y ha contribuido al desarrollo y mejoramiento de las
condiciones socio-económicas de los ecuatorianos.
1.2 Antecedentes de la cooperativa de ahorro y crédito Cámara de Comercio
del Cantón Bolívar Ltda.
La Cooperativa de Ahorro y Crédito Cámara de Comercio del cantón Bolívar Ltda. se encuentra situada en la cabecera cantonal de Bolívar, en la ciudad de Calceta “La sin
par”, la cual cuenta con un agradable clima y abundante vegetación, rodeado de montañas
y que tiene una extensión de 527.80 km2 y con una población de aproximadamente
11.935 habitantes, para los cuales la cooperativa espera poder llegar con sus servicios y
beneficios, todo esto para contribuir en el desarrollo de las actividades de los ciudadanos
de este cantón que se dedican a la elaboración de artesanías en mocora, ollas de barros,
dulces variados a base de huevos y productos lácteos, y el turismo en los diferentes
balnearios de agua dulce que posee nuestra hermosa ciudad.
Gráfico Número 3: Reloj público del Cantón Bolívar
8
La Cooperativa de Ahorro y Crédito Cámara de Comercio del Cantón Bolívar
Limitada con domicilio en la Parroquia Calceta cabecera del Cantón Bolívar, en la
Provincia de Manabí, obtuvo su personería jurídica y fue inscrita en la Dirección
Nacional de Cooperativas mediante acuerdo ministerial No. 001446 de fecha 29 de
diciembre de 2003.
Desde su creación lleva 7 incansables años sirviendo y trabajando por el desarrollo de
sus socios y colaborando al crecimiento de la económica no solo del cantón Bolívar
sino de toda la población manabita.
1.2.1 Misión y Visión.
“Servir a sus socios y clientes dentro de un marco de honestidad y
responsabilidad, brindando servicios de calidad con liderazgo y personal eficiente,
procurando que el socio participe con equidad y eficiencia, con una estructura
sólida, para promover el desarrollo socio económico y superación de sus asociados, su familia y la comunidad de Bolívar y Manabí.”.
“Ser la mejor cooperativa, brindando una amplia gama de servicios financieros
a sus asociados en el lugar donde se encuentren, con adecuado liderazgo en la
gestión de los riesgos, recursos humanos convencidos y comprometidos,
MISIÓN
9
tecnología de punta y excelencia en el servicio, promoviendo el desarrollo de la provincia.”
1.2.2 Objeto Social.
La Cooperativa de Ahorro y Crédito Cámara de Comercio del Cantón Bolívar
Limitada tiene como objeto social el recibir aportes y ahorros que realicen sus
socios, y con ellos otorgar créditos a sus asociados, siempre procurando que los
mismos sean dedicados a inversión productiva y de beneficio social, para así
contribuir al mejoramiento de sus condiciones de vida.
1.2.3 Fines de la Cooperativa:
La Cooperativa de Ahorro y Crédito Cámara de Comercio del Cantón Bolívar
Ltda. fue creada con la finalidad de servir a sus asociados brindando un servicio
de calidad, y en su estatuto en el art. 4 se definen sus fines y objetivos que son
los siguientes:
Promover la cooperación económica y social entres sus socios.
Recibir los aportes y ahorros que hagan los socios.
Otorgar crédito a sus asociados, procurando que los mismos sean dedicados a
inversiones productivas y de beneficio social.
Proporcionar a sus asociados una mayor capacitación económica y social
10
Realizar las operaciones de captación y reposición de ahorros y de
compensación de créditos de conformidad con la Ley de Cooperativas, su
Reglamento General, el presente Estatuto y los Reglamentos Internos que se
dictaren en la Cooperativa.
1.2.4 Valores Corporativos
a.
Honestidad.b.
Transparencia.c.
Responsabilidad.d.
Equidad.e.
Solidaridad.f.
Respeto
1.2.5 Servicios que presta.
Cooperativa de Ahorro y Crédito Cámara de Comercio del Cantón Bolívar Ltda.
además de incentivar el cooperativismo entre sus socios, motivar el ahorro y
conceder créditos a sus asociados, brinda los siguientes servicios:
Depósitos a la vista.
Depósitos a plazo fijo.
Intereses en depósitos ordinarios
Intereses en depósitos a plazo fijo
Créditos de consumo.
11
Seguro de vida.Seguro de desgravamen.
Pago del bono de desarrollo humano.
Pago de soat.
Transferencias interbancarias.
Pagos de tarjetas.
Remesas del exterior.
Descuentos en atención en medicina general, odontología y laboratorio con
determinados doctores y laboratorios.
Gráfico Número 4: Visión de la Cooperativa Cámara de Comercio
12
1.2.6 Cobertura.En caso de que algún socio tuviera un accidente o muerte la cooperativa de ahorro
y crédito Cámara de Comercio del Cantón Bolívar Ltda. tiene asegurado al socio
en los siguientes montos:
1.2.7 Estructura Orgánica.
El gobierno, administración, contraloría y fiscalización de la Cooperativa de
Ahorro y Crédito Cámara de Comercio del Cantón Bolívar Ltda., de acuerdo a
las atribuciones señaladas en la Ley de Cooperativas, en el Reglamento General
y en el estatuto de la Cooperativa se explican a través de siguiente organigrama:
SEGURO DE
VIDA
SEGURO DE
DESGRAVAMEN
$ 2.300,oo
Muerte Natural
$ 4.300,oo
Muerte
Accidental
Total del valor
del Crédito al
fallecimiento
del socio.
Gráfico Número 5: Coberturas que presta la Cooperativa A/C. Cámara Comercio C. Bolívar
Fuente: Cooperativa de Ahorro y Crédito Cámara de Comercio Cantón Bolívar Ltda.
13
ASAMBLEA GENERAL
Organismo Máximo Ley Coop. 31 al 34 Regl. 24, 25, 26, 31
CONSEJO DE VIGILANCIA
Organismo Fiscalizador Ley Coop. 39, 41
Regl. 27
COMISIÓN DE CRÉDITO
Ley Coop. 47 Regl. 37
COMISIÓN DE EDUCACIÓN
Ley Coop. 47 Regl. 38
COMISIÓN DE ASUNTOS SOCIALES
Ley Coop. 47 Regl. 39
OTRAS COMISIONES
Ley Coop. 47 Regl. 36
CONSEJO DE ADMINSTRACIÓN
Organismo Directivo Ley Coop. 36
Regl. 27, 35
PRESIDENTE
Nivel Ejecutivo Ley Coop. 36 37, 38,
41 Regl. 28, 29, 30
GERENTE
Nivel Ejecutivo Ley Coop. 43, 44, 45, 46
Regl. 45, 46
CAJAS DEPARTAMENTO CREDITO COBRANZAS DEPARTAMENTO CONTABILIDAD DEPARTAMENTO SECRETARIA AUXILIAR DE SERVICIOS
Gráfico Número 6: Organigrama estructural de la Coac C.C.C.B. Ltda.
Fuente: Cooperativa de Ahorro y Crédito Cámara de Comercio Cantón Bolívar Ltda.
14
ASAMBLEA GENERAL
CONSEJO DE VIGILANCIA Lic. Gypsi Cedeño (7) Lic. Fátima Villavicencio (3) Sr. Andrés Intriago P. (1) Sra. Rosa Zambrano (3) Srta. Johana Peñarrieta (1) Sra. Ma. José Ganchozo (3)
COMISIÓN DE CRÉDITO
Sr. Oswaldo Zambrano B. (1) Ing. María Luisa Faubla V. (5)
COMISIÓN DE EDUCACIÓN
Sr. Jorge Rosado (5) Sra. Ma. José Ganchozo (3)
COMISIÓN DE ASUNTOS SOCIALES
Lcdo. Félix Meza B. (1) Sr. Oswaldo Zambrano B. (1)
OTRAS COMISIONES
Ing. Ma. Cecilia Valencia (1) Sr. Andrés Intriago P. (1) CONSEJO DE ADMINSTRACIÓN
Lic. Félix Meza Bravo (7) Ab. Edgar Velásquez (1) Ing. George Mendoza (1) Dr. Vinicio Vera M. (1) Sr. Kléber Sabando (1) Ing. María Cecilia Valencia (1) Sr. Wilfrido Vera (3)
Sra. Ángela Villavicencio (7) Sr. Roberto Villegas Álava (7) Sr. Fredi Navarrete N. (7)
PRESIDENTE
Lic. Félix Meza Bravo (7 años)
GERENTE
Sr. Oswaldo Zambrano Basurto. (7 años)
CAJAS
Sr. Ga bri el Loor Z. (2 a ños )
DEPTO. CREDITO COBRANZAS Ing. María Luisa Faubla (7 años) DEPARTAMENTO CONTABILIDAD Econ. Yessenia Zamora Cusme (6 años) DEPARTAMENTO SECRETARIA Ing. Viviana Vera Solórzano (5 años) AUXILIAR DE SERVICIOS
Lic. Luis Ezequiel Guaman Vera
(7 años)
Gráfico número 7: Organigrama estructural especificando cargo y tiempo de servicios de la Cooperativa.
Fuente: Estatutos Internos de la Cooperativa Cámara Comercio del Cantón Bolívar Ltda.
15
1.2.8 Objetivos estratégicos de la cooperativa.Maximizar el valor de los socios: maximizar el valor de la cooperativa
Crecimiento sostenido: crecimiento de servicios y clientes estratégicos.
Incrementar la rentabilidad.
Fidelización de socios: incrementar la vinculación de los socios actuales
Mejora del nivel de satisfacción de socios actuales
Mejora en la calidad de procesos
Ampliar el cupo de créditos de convenio.
Fomentar una estrategia agresiva de recuperación de cartera.
1.2.9 Organismos de Control.
La Cooperativa de Ahorro y Crédito Cámara de Comercio del Cantón Bolívar
Ltda., al ser una entidad financiera de segundo piso que se encuentra legalmente
constituida, está controlada por las siguientes Instituciones.
Ministerio de Inclusión Económica y social.
Dirección Nacional de Cooperativas.
Servicio de Rentas Internas.
Ministerio de Trabajo.
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
Superintendencia de Bancos y Seguros.
Estas instituciones son las encargadas de velar porque se cumplan las leyes y
16
1.3 Objetivos de la investigación.Objetivo General:
Realizar una auditoría de gestión con la finalidad de proporcionar una evaluación
independiente sobre el desempeño, orientada a mejorar la efectividad, y eficiencia de
la Empresa, obteniendo como resultado un informe final donde constarán conclusiones
y recomendaciones en relación con los puntos significativos que será tomado como
una herramienta administrativa para el logro de los objetivos institucionales.
Objetivos Específicos:
Analizar la eficiencia en las operaciones de la entidad con la finalidad de comprobar el nivel de cumplimiento de los objetivos e identificar lasdeficiencias de la cooperativa.
Determinar el grado de cumplimiento de las metas de la organización conforme al plan estratégico, los planes de trabajo, programas y políticas delos administradores de turno de la Cooperativa.
Evaluar la situación general de la Cooperativa con respecto al cumplimiento de sus objetivos y metas para poder satisfacer las necesidades de los socios.
Medir los niveles de eficacia, eficiencia con la que los directivos manejan los recursos humanos, físicos y financieros así como verificar la correctaasignación para maximizar los resultados a través de indicadores de gestión y
financieros.
Verificar la aplicación y cumplimiento de las políticas y disposiciones legales de la entidad, con el fin de determinar si estas son necesarias y se relacionan17
CAPÍTULO II:
18
2.1 Base conceptual y beneficios de la auditoría de gestión.
2.1.1 Definición de la auditoría de gestión.
Según el manual de auditoría de gestión de la Contraloría General del Estado
Ecuatoriano es:
“La auditoría de gestión, es el examen sistemático y profesional, efectuado por un
equipo multidisciplinario, con el propósito de evaluar la gestión operativa y sus
resultados, así como, la eficacia de la gestión de una entidad, programa, proyecto u
operación, en relación a sus objetivos y metas, de determinar el grado de economía,
efectividad y eficiencia en el uso de los recursos disponibles; establecer los valores
éticos de la organización y, el control y prevención de la afectación ecológica; y medir
la calidad de los servicios, obras o bienes ofrecidos, y, el impacto socio-económico
derivado de sus actividades”2
La auditoría de gestión tiene la finalidad de examinar la gestión de una empresa o
entidad con el propósito de evaluar la eficiencia en el uso de los recursos para
determinar la eficacia en el cumplimiento de las metas trazadas, y tener resultados de
calidad para cubrir las necesidades de sus clientes.
La auditoría de gestión comprende tres conceptos específicos que son:
2Contraloría General del Estado. Dirección de investigación técnica, normativa y desarrollo administrativo. ACUERDO 047 – CG. (2011). Recuperado de
19
ECONOMIAUso oportuno de los recursos en cantidad y calidad adecuadas y al menor costo posible.
EFICIENCIA
Relación entre los bienes o servicios entregados y el manejo de los recursos
EFICACIA
Relación entre los bienes o servicios generados y los objetivos y metas programadas
CALIDAD
Cantidad, grado y oportunidad de bienes y servicios
IMPACTO DE LOS PRODUCT OS Auditoria hacia la economía y Auditoria hacia la economía y
El campo de acción de la auditoría de gestión siempre bajo la visión de las funciones o
actividades de las empresas o instituciones, podemos indicar que es aplicable a la Auditoría
de Gestión a la evaluación de la gestión, la que tradicionalmente se conocía como administración. Hoy en día la administración por su concepción limitante, rígida, no acorde con los tiempos cambiantes de flexibilización, integración, cooperación ha evolucionado hacia
la nueva concepción de gestión moderna de las organizaciones; es decir, aplicando la planificación estratégica, fijación de objetivos y metas, coordinación y acuerdos, estableciendo
los círculos de calidad, o sea, mediante la organización horizontal.
Gráfico No. 9 Como tener eficiencia organizacional
Fuente: MANUAL DE AUDITORÍA DE GESTIÓN (Abril 2002) Elaborado por: García M., González G.
EFICIENCIA
En los procesos y el buen manejo de los recursos.
EFICACIA
En la obtención de resultado, cumplimiento de metas.
CALIDAD
Se mide en los niveles de satisfacción de los usuarios.
Gráfico número 8: Conceptos específicos de la Auditoría de Gestión.
Fuente: Manual de Auditoría de Gestión. (Abril 2002)
20
2.1.2 Diferencias entre las clases de auditoríasGráfico No. 10: Clases de auditoría
Fuente: MANUAL DE AUDITORÍA DE GESTIÓN (Abril 2002) Elaborado por: García M., González G.
CLASES DE AUDITORÍA
Consiste en un examen de los registros, comprobantes, documentos y evidencias que sustentan los estados
financieros
FINANCIERA
OPERACIONAL
DE
CUMPLIMIENTO
EXÁMEN ESPECIAL
DE GESTIÓN
INFORMÁTICA DE SISTEMAS
Estudia una unidad
específica, área o programa de la organización, con el fina de medir su desempeño.
Averigua si la compañía a cumplido con algunos criterios establecidos como leyes o regulaciones o las políticas,
estatutos oprocedimientos de
una organización
Verificación, estudio y evaluación de aspectos limitados o de una parte de las operaciones y
transacciones financieras o administrativas de la entidad
Consiste en un examen de los registros, comprobantes, documentos y evidencias que sustentan los estados
financieros
21
2.1.3 Normas Profesionales.Para poder realizar una auditoría de calidad y que cumpla con los principios
fundamentales en que debe enmarcarse el desempeño del auditor tomaremos en cuenta
las normas que se detallan a continuación:
2.1.3.1 Normas de Auditoría Generalme nte Aceptadas.
Para poder realizar una auditoría de calidad y que cumpla con los principios
fundamentales en que debe enmarcarse el desempeño del auditor tomaremos en
cuenta las siguientes Normas.
Gráfico No. 11 Normas del auditor
Fuente: Guía de auditoría de gestión 3 (mayo 2012) Elaborado por: García M., González G.
Personal con
formación técnica
adecuada y
competencia como
auditores
Mantener el auditor
su independencia
de actitud mental
Ejercerse el debido
cuidado profesional
al planear y efectuar
la auditoria y al
preparar el informe.
NORMAS GENERALES:
22
NORMAS DE INFORMACIÓN:
Contenido del informeGráfico No. 12: Normas de Ejecución del trabajo del auditor Fuente: Guía de auditoría de gestión 3 (mayo 2012)
Elaborado por: García M., González G.
Gráfico No. 13: Normas de información
Fuente: Guía de auditoría de gestión 3 (mayo 2012) Elaborado por: García M., González G.
23
PRIMERA
NORMA
•
El informe debe contener específicamente si los
estados financieros concuerdan con los Principios
de Contabilidad Generalmente Aceptados
SEGUNDA
NORMA
•
El informe debe indicar si los estados financieros
enter distintos períodos han seguido uniformente
la aplicación de los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados
TERCERA
NORMA
•
El informe de auditoría solo debe revelar
cuestiones importantes, no implica exceso de
palabras sino la exposición clara y consisa de cada
una de las revelaciones.
CUARTA
NORMA
•
El informe debe contener una opinión sobre los
estados financieros como un todo, o debe
abstenerse de dar una opinión.
2.1.3.2 Normas relativas al informe o de información.
Estas cuatro normas se refieren sobre la presentación del informe con
delimitaciones específicas para la preparación del informe de los auditores, las
cuales son las siguientes:
Gráfico No. 14: Normas de presentación del informe de auditoría Fuente: Guía de auditoría de gestión 3 (mayo 2012)
24
2.1.3.3 Normas Ecuatorianas de Auditoría.La Federación Nacional de Contadores del Ecuador aunque adopto los contenidos
básicos de la Normas Internacionales de Auditoría (NIA), emitió las Normas
Ecuatorianas de Auditoría (NEA) que estaban ajustadas a la realidad y
[image:34.596.144.515.303.771.2]necesidades de nuestro país, y estas se detallan a continuación:
Cuadro No. 1: Normas de presentación del informe de auditoría Fuente: Federación Nacional de Contadores de Ecuador Elaborado por: García M., González G.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Objetivo y principios generales que regulan una Auditoría de estados financieros.
Términos de los trabajos de auditoría.
Control de calidad para el trabajo de auditoría. Documentación.
Fraude y error.
Consideración de leyes y reglamentos en una auditoría financiera. Planificación.
Conocimiento del negocio.
Importancia relativa de la auditoría. Evaluación de riesgo y control interno.
Auditoría en un ambiente de sistemas de información por computadoras. Consideraciones de auditoría relativas a entidades que utilizan
organizaciones de servicio. Evidencia de auditoría.
Trabajos iniciales-balances de apertura. Procedimientos analíticos.
Muestreo de auditoría.
Auditoría de estimaciones contables. Partes relacionadas.
Hechos posteriores. Negocio en marcha.
Representaciones de la administración. Uso del trabajo de otro auditor.
Consideración del trabajo de auditoría interna. Uso del trabajo de un experto.
El dictamen del auditor sobre los estados financieros.
Otra información en documentos que contienen estados financieros auditados.
El dictamen del auditor sobre trabajos de auditoría con un propósito especial.
El examen de información financiera prospectiva. Trabajos de revisión de estados financieros.
Trabajos para realizar procedimientos convenidos respecto de información financiera.
25
2.1.4 Propósitos de la Auditoría de Gestión. Gráfico No. 15: Propósitos de la auditoría de gestión Fuente: Guía de auditoría de gestión 3 (mayo 2012) Elaborado por: García M., González G
2.1.5 Objetivos de la Auditoría de Gestión. Gráfico No. 16: Propósitos de la auditoría de gestión
Fuente: Guía de auditoría de gestión 3 (mayo 2012) Elaborado por: García M., González G.
PROPÓSITOS DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN
Promover la optimización de los niveles de eficiencia, eficacia, y calidad.
Determinar si la entidad tiene y cumple con sus políticas, si sus objetivos son realistas, si tiene y son eficientes sus metodos y procedimientos; y
su su información y controles son confiables.
Comprobar si los recursos de la organizacion son obtenidos de manera económica y eficiente, y si se realizan con eficiencia sus actividades.
Cersiorarse si la entidad alcanzo su objetivos y metas previstas.
26
2.1.6 Alcance de la auditoría de gestión.La auditoría de gestión puede abarcar a toda entidad o a parte de ella, en la última
opción por ejemplo un proyecto, un proceso, una actividad, un grupo de operaciones.
Pero el alcance también comprende las coberturas a operaciones recientemente
ejecutadas o en ejecución, denominadas operaciones corrientes.
2.1.7 Enfoque de la auditoría de gestión.
Dependiendo hacia donde está dirigida la auditoría de gestión o cuales sean sus
objetivos podemos definir la dirección que esta tendrá, podemos distinguir tres clases
de enfoques en estas clases de auditorías, que son:
Gráfico No. 17: Enfoques de la auditoría de gestión Fuente: Guía de auditoría de gestión 3 (mayo 2012) Elaborado por: García M., González G.
27
RIESGO INHERENTE (RI):
De que puedan ocurrir errores importantes generados por la naturaleza de la actividad de la
entidad.
RIESGO DE CONTROL (RC):
De que el sistema de control interno no haya prevenido o corregido errores de manera oportuna.
RIESGO DE DETECCIÓN (RD):
Que el auditor al aplicar sus procedimientos de auditoría no consiga detectar errores en la empresa.
En toda clase de auditoría, los auditores reúnen y evalúan la mayor cantidad de
evidencia que sea suficiente y competente para que sustente su opinión, pero siempre
existe la posibilidad de que los auditores no detecten errores u omisiones que afecten
su opinión; para esto existen tres clases de riegos de auditoría que debemos tomar en
cuenta:3
Gráfico No. 18: Riesgos de la auditoría de gestión Fuente: Guía de auditoría de gestión 3 (mayo 2012) Elaborado por: García M., González G.
3Instituto de Contabilidad y Auditoría. (2013) Norma internacional de Auditoría 500. Recuperado de http://www.icac.meh.es/NIAS/NIA500.pdf
28
La fórmula para determinar el Riesgo de Auditoria (RA) es:
2.2 Indicadores de gestión y utilidad para la auditoría de gestión.
“Los indicadores de gestión son medidas utilizadas para determinar el éxito de un
proyecto o una organización. Los indicadores de gestión suelen establecerse por los
líderes del proyecto u organización, y son posteriormente utilizados continuamente a lo
largo del ciclo de vida, para evaluar el desempeño y los resultados. Los indicadores de
gestión suelen estar ligados con resultados cuantificables, como ventas anuales o
reducción de costos en manufactura”4
Y por qué es necesario medir, y par a qué sirve medir, aquí algunas justificaciones de lo
necesarios de estos indicadores en el manejo de la empresa:
¿Por qué medir?
Por qué la empresa debe tomar decisiones.
Por qué se necesita conocer la eficiencia de las empresas (caso contrario, se marcha “a ciegas”, tomando decisiones sobre suposiciones o intuiciones).
Por qué se requiere saber si se está en el camino correcto o no en cada área.
Por qué se necesita mejorar en cada área de la empresa, principalmente en aquellos puntos donde se está más débil.
Por qué se requiere saber, en lo posible, en tiempo real, que pasa en la empresa (eficiencia o ineficiencia)
4 Arrieta, A. (2013) Indicadores de gestión. Recuperado de http://cedeconocimiento.blogspot.com/2013_03_01_archive.html
29
¿Para qué medir? Para poder interpretar lo que está ocurriendo.
Para tomar medidas cuando las variables se salen de los límites establecidos.
Para definir la necesidad de introducir cambios y/o mejoras y poder evaluar sus consecuencias en el menor tiempo posible.
Para analizar la tendencia histórica y apreciar la productividad a través del tiempo.
Para establecer la relación entre productividad y rentabilidad.
Para direccionar o re-direccionar planes financieros.
Para relacionar la productividad con el nivel salarial.
Para medir la situación de riesgo de la empresa.
Para proporcionar las bases del desarrollo estratégico y de la mejora focalizada.
También hay que tomar en cuenta que para redactar los Indicadores de Gestión hay que
seguir los siguientes lineamientos:
1. Agregación más preposición:
Cantidad de
Porcentaje de
2. Sustantivo plural (variable)
Socios
Microcréditos
3. Verbo en participio pasado (acción)
Obtenidos
Recuperadas
30
En el año 2010
Por el departamento de créditos
2.2.4 Atributos de los indicadores
Cada medidor o indicador debe satisfacer los siguientes criterios o atributos:
Gráfico No. 19: Atributos de los indicadores
Fuente: Guía de auditoría de gestión 3 (mayo 2012) Elaborado por: García M., González G.
2.2.5 Definición de los indicadores de gestión.
Medios, instrumentos o mecanismos para evaluar hasta qué punto o en qué medida se están logrando los objetivos estratégicos.
Representan una unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeño de una organización frente a sus metas, objetivos y responsabilidades con los
31
Producen información para analizar el desempeño de cualquier área de la organización y verificar el cumplimiento de los objetivos en términos de
resultados.
Detectan y prevén desviaciones en el logro de los objetivos.
EL análisis de los indicadores conlleva a generar ALERTAS SOBRE LA ACCIÓN, no perder la dirección, bajo el supuesto de que la organización está
perfectamente alineada con el plan.
2.2.6 Tipos de indicadores de gestión
Existen diversas clasificaciones de los indicadores de gestión. Según los expertos en
Contabilidad Gerencial, esta es una clasificación:
Gráfico No. 20: Tipos de indicadores de gestión Fuente: Guía de auditoría de gestión 3 (mayo 2012) Elaborado por: García M., González G.
Otros los clasifican en tres dimensiones:
Gráfico No. 21: Dimensiones de los tipos de indicadores de gestión Fuente: Guía de auditoría de gestión 3 (mayo 2012)
Elaborado por: García M., González G. DE VENTAJA
COMPETITIVA
DE
DESEMPEÑO FINANCIERO
RESULTADO
DE
FEXIBILIDAD
DE
UTILIZACIÓN DE RECURSOS
DE CALIDAD DE SERVICIO
DE
INNOVACIÓN
32
R EL EV A NTE
Que tenga que
ver con los
objetivos
estratégicos de
la organización
C LA RA M EN TE D EF IN IDO
Que asegure su
correcta
recopilación y
justa
comparación
FA LC IL D E C O M P RE N D ER Y U SA RQue pueda
comparar sus
valores entre
organizaciones
y en la misma
organización a
lo largo del
tiempo
VERIFI C A BL E Y C O ST O -E FE C TI V
O
Que no haya
que incurrir en
costos
excesivos para
obtenerlo
ECONÓMICOS:Obtención de resultados
EFICIENCIA: Producir los mejores
resultados posibles con los recursos
disponibles
EFECTIVIDAD: El nivel de logro de los
requerimientos u objetivos.
“Otro acercamiento al tema de los indicadores de gestión es el Balanced Scorecard, que
plantea la necesidad de hacer seguimiento, además de los tradicionales indicadores
financieros, de otros tres tipos: perspectiva del cliente, perspectiva de los procesos y
perspectiva de mejora continua. Tradicionalmente, las empresas han medido su
desempeño basándose exclusivamente en indicadores financieros clásicos (aumento de
ventas, disminución de costos, etc.). La gerencia moderna, sin embargo, exige al gerente
realizar un seguimiento mucho más amplio, que incluya otras variables de interés para
la organización”. 5
2.2.2 Criterios para establecer indicadores de gestión
Para que un indicador de gestión sea útil y efectivo, tiene que cumplir con una serie
de características, entre las que destacan:
Gráfico No. 22: Criterios para establecer los indicadores de gestión Fuente: Guía de auditoría de gestión 3 (mayo 2012)
Elaborado por: García M., González G
33
FINES DEL CONTROL INTERNO
Confiabilidad en la presentación de informe financieros
Efectividad y eficiencia de las operaciones.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. 2.2.3 Control interno.
El control interno es un proceso efectuado por los miembros de la organización,
diseñado con el objeto de brindar un grado de seguridad razonable en cuanto a la
consecución de los objetivos de entidad; también es el conjunto de principios, reglas,
instrumentos y procedimientos que ejecutados por los miembros de la entidad se
constituyen en un medio para lograr el cumplimiento de los objetivos y metas
propuestas.
2.2.3.1 Fines del control interno.
Gráfico No. 23: Fines del control interno
Fuente: Guía de auditoría de gestión 3 (mayo 2012) Elaborado por: García M., González G.
2.3 Proceso de la auditoría de gestión.
Las fases de la auditoría de gestión son cinco y son fundamentales efectuarlas para
concluir la auditoría y obtener los resultados esperados, estos procesos se detallan a
34
Gráfico No. 24: Procesos de la auditoría de gestión Fuente: Guía de auditoría de gestión 3 (mayo 2012) Elaborado por: García M., González G.
FASE I: Conocimiento Preliminar:
•Vi s ita de información a la entidad. •Revi sión archivos papeles de tra bajo. •Determinación de i ndicadores. •Detectar FODA.
•Eva l uación estructura control i nterno. •Defi nición objetivo y es trategia de
a uditoría.
FASE II: Planificación:
•Ana lisis de i nformación y documentación. •Eva l uación de control interno por componentes. •El a boración de Pl an y Progra mas.
FASE III: Ejecución:
•Apl icación de Programa.
•Prepa ración de papeles de tra bajo.
•Hoja de resumen de Hallazgos por componentes. •Defi nición estructura del i nforme.
FASE IV: Comunicación de Resultados:
•Reda cción borra dor del i nforme.
•Conferencia final para l ectura del informe. •Obtención de cri terios de la entidad. •Acta de i nforme final.
FASE V: Seguimiento:
•De ha llazgos y recomendaciones al termino de l a a uditoría.
35
2.3.1. FASE I: Conocimiento preliminar.2.3.1.1. Objetivo.
En esta fase el objetivo principal es, obtener un conocimiento integral del objeto
de la entidad, dando mayor énfasis a su actividad principal; lo que permitirá una
planificación adecuada, ejecución y consecución de resultados de auditoría a un
costo y tiempo razonables.
2.3.1.2 Actividades.
El supervisor y el jefe de equipo, cumplen en la entidad auditada todas las tareas
típicas detalladas a continuación:
Visita a las instalaciones; lo que le permitirá al auditor observar el desarrollo
de las actividades y operaciones de la entidad.
Revisión de los archivos corriente y permanente de los papeles de trabajo de
auditorías anteriores; los mismos que deben ser actualizados.
Determinar los parámetros e indicadores de gestión, los mismos que
constituirán puntos de referencias que admitirán posteriormente compararlos
con resultados reales de sus operaciones y determinar si estos resultados son
superiores, similares o inferiores a lo esperado.
Detectar las fortalezas y debilidades; así como, las oportunidades y amenazas
en el ambiente de la entidad, y las acciones realizadas o factibles de efectuarse
para obtener ventaja de las fortalezas y oportunidades y reducir los posibles
36
Evaluación de la estructura del sistema de control interno, lo que permitirá
obtener información sobre el funcionamiento de los controles existentes y para
identificar las áreas, actividades, rubros, cuentas, etc., relevantes para la
evaluación del Control Interno y que en las fases consecuentes se someterán a
las pruebas y procedimientos de auditoría.
Definición del objetivo y estrategia general de la auditoría de gestión a
realizarse.
2.3.1.3 Productos.
Archivo permanente actualizado de papeles de trabajo.
Documentación e información útil para la planificación.
Objetivos y estrategia general de la auditoría.
2.3.1.4 Formatos y modelos de aplicación
Entrevista con directivos
Diagnóstico FODA
Matriz análisis organizacional
Cuestionario para la evaluación de la estructura de Control Interno COSO
ERM
Diagrama de flujo de los procesos existentes.
37
Cuadro No. 2: Pasos y descripción de la fase preliminar de la auditoría
Fuente: Manual de auditoria de la Contraloría General del Estado (noviembre 2011) Elaborado por: García M., González G.
FASE I:
CONOCIMIENTO
PRELIMIAR
PASO Y
DESCRIPCIÓN
1. Supervisor y Jefe de Equipo y disponen visita previa.
2. Supervisor y Jefe de Equipo visitan entidad para observar actividades, operaciones y funcionamiento.
3. Supervisor y Jefe de Equipo revisan y actualizan archivo permanente y corrientes de papeles de trabajo.
4. Supervisor y Jefe de Equipo obtienen información y documentación de la entidad
5. Supervisor y Jefe de Equipo determinan y avalúan la visión, misión, objetivos y amenazas
6. Supervisor y Jefe de Equipo detectan riesgos y debilidades y, oportunidades y amenazas.
7. Supervisor y Jefe de Equipo determinan los componentes a examinarse, así como el tipo de auditores y de otros profesionales que integrarían el equipo multidisciplinario.
8. Supervisor y Jefe de Equipo determinan criterios, parámetros e indicadores de gestión.
9. Supervisor y Jefe de Equipo definen objetivos y estrategia general de la auditoría.
10. Emisión del informe preliminar de visita previa
INICIO
Papeles de
trabajo
Archivo38
2.3.2. FASE II: Planificación.2.3.2.1 Definición.
La planificación es un proceso dinámico que si bien es el inicio del trabajo de
auditoría, puede modificarse sobre la marcha de las tareas. Comienza con la
obtención de la información necesaria para definir la estrategia a emplear durante
la ejecución y culmina con la definición detallada de las tareas a realizar en dicha
etapa. Para proceder a la planificación resulta imprescindible definir el alcance de
la auditoría; el mismo que está dado por los procedimientos que son considerados
necesarios para alcanzar el objetivo programado.
2.3.2.2 Objetivo.
El objetivo de esta fase es orientar la revisión hacia los objetivos establecidos para
los cuales debe establecerse los pasos a seguir en la presente y siguientes fases y
las actividades a desarrollar.
2.3.2.3 Actividades.
Entre las principales actividades que deben cumplir los auditores en esta fase,
podemos mencionar los siguientes:
Análisis y revisión de información y documentación obtenida en la fase
anterior.
Evaluación del sistema de control interno relacionado con el área o
39
el funcionamiento de los controles existentes, útil para identificar los asuntos
que requieran mayor tiempo y esfuerzo en la fase de ejecución.
En base de los resultados de la evaluación del Sistema de Control Interno, los
auditores determinarán la naturaleza y el alcance del examen, la estimación de
los requerimientos de personal, programar el trabajo, preparar los programas
específicos de la siguiente fase, fijar los plazos para concluir la auditoría y
presentar el informe.
La evaluación del Sistema de control interno implica la calificación de los
riesgos de auditoría.
Los resultados obtenidos servirán para programar la auditoría de gestión y
preparar un informe sobre el control interno.
El supervisor con el jefe de equipo formularán los programas de auditoría en
los que mínimo se incluirán objetivos y procedimientos específicos con la
calificación del riesgo de auditoría, por cada uno de los elementos.
La etapa de planeación cierra con la preparación y aprobación de los
programas de auditoría por cada componente.
2.3.2.4 Productos:
Memorando de planificación: El auditor deberá preparar el memorando de
planificación en cuyo documento debe hacerse contar las generalidades de la
entidad, los aspectos relevantes de la evaluación del control interno y las áreas
seleccionadas. Se indicarán los riesgos de auditoría y los componentes que
serán examinados, el objeto y alcance de la auditoría, los indicadores de
gestión, la conformación de equipo de trabajo y los recursos estimados para
llevar a cabo el trabajo, el plazo previsto para su ejecución y el cronograma
40
Programas de auditoría por cada componente (proyecto o actividades): el
insumo principal para desarrollar el programa de auditoría es el memorando
de planificación, y será la guía del trabajo en la fase de ejecución. Los
programas le sirven al auditor para asegurarse de que los medios y técnicas de
recolección de evidencia, concuerden con cada criterio establecido.
Entre las principales características de los programas podemos decir que:
Son específicos para cada auditoría.
Se desarrollan después de conocer la entidad, definir los objetivos y el
alcance de la auditoría y establecer los criterios.
Se desarrolla antes de recolectar evidencia.
Pueden ser revisados en cualquier momento durante la ejecución.
Se establecen para cada objetivo de la auditoría.
2.3.2.5 Formatos y modelos de aplicación.
Determinación del nivel de riesgo y de confianza.
Matriz de ponderación de riesgo.
Matriz de planificación y evaluación del control interno por componente.
Cuestionario de evaluación de control interno por componente.
Memorando de planificación.
Programa de trabajo por componente.
41
Cuadro No. 3: Pasos y descripción de la fase 2: Planificación de la auditoría
Fuente: Manual de auditoria de la Contraloría General del Estado (noviembre 2011) Elaborado por: García M., González G.
FASE II:
PLANIFICACIÓN
PASO Y
DESCRIPCIÓN
1. Equipo multidisciplinario revisan y
analizan la información y documentación
recopilada.
2. Equipo multidisciplinario evalúa el
control interno de cada componente
3. Supervisor y Jefe de Equipo elaboran
el memorando de planificación
4. Supervisor y Jefe de Equipo preparan
los programas de auditoría
5. Jefe de Equipo revisa el plan de
trabajo y los programas por componentes
6. Director revisa y aprueba el plan y los
programas de auditoría
FAS E 3 FASE
42
2.3.3. FASE III: Ejecución.2.3.3.1. Objetivo.
En la fase de ejecución, el auditor desarrolla la estrategia planificada en la fase
anterior, la cual consta en el memorando de planificación y en los programas de
trabajo, se debe recopilar la evidencia comprobatoria necesaria, con el objeto de
que el auditor, pueda emitir un juicio sobre la gestión institucional, referida a los
criterios previamente seleccionados y al cumplimiento de los objetivos
organizacionales.
En esta etapa, es donde se desarrolla la auditoría de gestión, pues aquí se
desarrollan los hallazgos y se recopila la evidencia necesaria en cantidad y calidad
apropiada, basada en los procedimientos establecidos en cada programa, para
sustentar las conclusiones y recomendaciones de los informes.
2.3.3.2. Actividades.
Se desarrollan los programas detallados y específicos para cada componente
aplicando pruebas de controles, analíticas, de cumplimiento y técnicas de
auditoría.
Formulación e interpretación de indicadores de gestión, de conformidad con la
economía, la eficiencia y la eficacia.
Evaluación de la evidencia cualitativa o cuantitativa obtenida de acuerdo con
43
Análisis y formulación de los hallazgos de auditoría.
Organización de los papeles de trabajo.
Por último, se define la estructura del informe de auditoría, con la necesaria
referencia a los papeles de trabajo y a la hoja resumen de comentarios,
conclusiones y recomendaciones.
2.3.3.3. Productos.
Determinación del universo de análisis.
Papeles de trabajo y evidencias.
Hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente.
Identificación de las posibles causas de los problemas y sus responsables.
2.3.3.4 Formatos y modelos de aplicación.
Hojas de hallazgos por componente.
Lista de verificación de conclusión de auditoría.
44
Cuadro No. 4: Pasos y descripción de la fase 3: Ejecución de la auditoría
Fuente: Manual de auditoria de la Contraloría General del Estado (noviembre 2011) Elaborado por: García M., González G.
FASE III:
EJECUCIÓN
PASO Y
DESCRIPCIÓN
1. Equipo multidisciplinario aplica los
programas que incluyen pruebas y
procedimientos.
2. Equipo multidisciplinario elabora papeles
de trabajo que contienen evidencias
suficientes, competentes y pertinentes.
3. Jefe de equipo y supervisor elabora y
revisa hojas resumen de hallazgos
significativos por cada componente.
4. Jefe de equipo y supervisor redacta y
revisa los comentarios conclusiones y
recomendaciones.
5. Jefe de Equipo comunica resultados
parciales a los funcionarios de la entidad.
6. Jefe de Equipo y Supervisor definen la
estructura del informe de auditoría.
Papeles de
Trabajo
FASE 4 FASE
3
45
2.3.4. FASE IV: Comunicación de resultados.2.3.4.1. Generalidades.
En el proceso sistemático de la auditoría, luego de una correcta realización de las
actividades planteadas en la fase de ejecución, se debe plasmar en un informe
escrito el contenido de la evaluación realizada, incluyendo las conclusiones y
recomendaciones a las que se llegó.
El producto final de una auditoría de gestión, es la comunicación de resultados
cuyo informe, sirve de herramienta importante a la administración, le permite crear
valor y mejorar los procesos operativos y estratégicos en beneficio de sus clientes.
En las fases de conocimiento preliminar, planificación y ejecución de la auditoría
de gestión, se han recopilado los resultados que son necesarios para la fase de
comunicación de resultados.
Debe emitirse un informe de auditoría preliminar para ser examinado con la unidad
o dependencia auditada antes de emitir el informe definitivo. Durante el
tratamiento del informe preliminar, el auditado tiene la posibilidad de justificar las
observaciones formuladas, lo que se incluirá en el informe definitivo, en la medida
que el auditor los considere técnicamente pertinentes.
La comunicación de resultados, debe cumplirse durante todo el proceso de la
auditoría de gestión para promover la toma de acciones correctivas de inmediato,
es necesario que el borrador del informe antes de su emisión, sea discutido en una
conferencia final con los responsables de la gestión y los funcionarios de más alto
46
perfeccionar sus comentarios, conclusiones y recomendaciones y expresar sus
puntos de vista respecto de su contenido.
2.3.4.2. Objetivos.
El objetivo de esta fase es poder comunicar a la administración de la entidad
auditada, los resultados encontrados, y coadyuvar a la implantación de un plan de
acción correctivo.
La fase de comunicación de resultados tiene el propósito de promover cambios y
mejoras en la entidad.
2.3.4.3. Actividades.
En esta fase el supervisor y el jefe de equipo de auditoría en base a los resultados
entregados por los integrantes del equipo multidisciplinario realizan las siguientes
actividades:
Redacción del informe de acuerdo a los hallazgos determinados, por parte del
jefe de equipo, supervisor, auditores operativos y si es necesarios con la
participación de los especialistas.
Redacción de las conclusiones y recomendaciones de acuerdo a los hallazgos.
Acuerdo con los ejecutivos de la entidad sobre los comentarios, conclusiones
y recomendaciones del informe.
Elaboración del borrador del informe o informe preliminar.
Conferencia final en la cual se lee el informe preliminar.
