Acta de la Sesión Ordinaria veintidós (22)
A las trece horas con cuarenta y ocho minutos del martes cinco de mayo del dos mil quince, da inicio la Sesión Ordinaria de la Junta Administrativa, número veintidós en la Sala de Sesiones, con la siguiente asistencia: Carmen Muñoz Quesada, Presidenta de la Junta Administrativa, Kathya Rodríguez Araica, Directora General, Agustín Barquero Acosta, Secretario de la Junta Administrativa, Luis Alonso Serrano Echeverría, Jefe de Planificación Institucional, Dinorah Baltodano Quintana, Directora Técnica Operativa y Regional. También acompañan Rita Maxera Herrera, Asesora Jurídica de la Viceministra de Gobernación, Juanita Grant Rojas, Asesora Administrativa de la Viceministra de Gobernación, Allan Moreira Gutiérrez, Asesor Legal, Erika García Díaz, Proveedora Institucional, Olga Vega Barrantes, Encargada del Subproceso de Programación y Control y Elia Mejia Mata, encargada de la toma del Acta. Artículo Uno: Se somete a consideración la aprobación del orden del día. El señor Agustín Barquero solicita se incorpore el punto de giro de fondos fideicomisos, para lo cual se hará presente la señora Gabriela Díaz. La señora Carmen Muñoz solicita adicionar el tema de pruebas doping. Por lo anterior se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número uno: Se aprueba el orden del día en los términos citados. 5 votos a favor, acuerdo firme por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. Artículo dos: Se analiza y aprueba el Acta Nº18 de la Junta Administrativa, sin observaciones. En cuanto a las Actas Nº17 y Nº19 se encuentran en revisión y el Acta Nº20 en confección. Acuerdo número dos: Se aprueba el Acta Nº18 de la Junta Administrativa, correspondiente al presente período. . 5 votos a favor, acuerdo firme por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. Artículo tres: Informe de Acuerdos de la Junta Administrativa. En cuanto al Acuerdo 3 de la sesión Nº20 del 28 de abril, donde se solicitó a la Dirección General que presentara las propuestas de Resolución o los Informes dependiendo de lo que solicite cada artículo en la Directriz 23-H, para conocimiento y la aprobación, la señora Kathya Rodríguez informa que aun no ha tenido la oportunidad de conversar con la señora Gladys Jiménez, por lo que sería importante de previo conocer sobre la reunión sostenida en el Ministerio de Gobernación y Policía en cuanto a la Directriz 23-H. Se toma
nota. Artículo Cuatro: La señora Olga Vega se refiere al resumen general de y hace una amplia explicación en cuanto las contrataciones a saber:
Solicitudes de Pedido vrs situación actual Estado y cantidad
Estado de cada unidad responsable al 4-5-2015 Estado por unidad y monto de s/p pendientes
Analizada la presentación y después de un intercambio de impresiones se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número tres: Se acuerda solicitar a la Dirección General para que instruya al MBA. Agustín Barquero Acosta, Director Administrativo Financiero emitir una circular a las unidades Fiscalizadoras de Contrato, para que verifiquen la oportuna y correcta presentación de las facturas de pago de sus proveedores en tiempo, para efectos de ponerlas a cobro en forma inmediata. Además de recordarles no atrasar los procesos de pago, siendo que es responsabilidad de la Unidad Ejecutora solicitar al proveedor las facturas correspondientes. 5 votos a favor, se aprueba por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. En otro orden de ideas la señora Erika García informa que tiene dos compras por parte del Subproceso de Abastecimiento y algunas contrataciones detenidas que tiene que ver con la Directriz 23-H, siendo que hay unidades que aún no tienen listos los informes y las resoluciones, pues se quedó la semana pasada que a falta de pronunciamiento de la presidencia se conociera en la Junta Administrativa, por lo que se está haciendo un recuento de la Directriz y la afectación según los artículos a adquirir y correspondiente justificación para ser presentados en una próxima Sesión Extraordinaria. A las quince horas con cinco minutos se retiran las señoras Erika García y Olga Vega. A las quince horas con once minutos ingresa los señores Pablo Barquero Ávila, Alvaro Medina, Minor Quesada Alpízar y Maria Eugenia Víctor para exponer el siguiente punto. Artículo cinco Proyectos: La señora María Eugenia Víctor expone el Proyecto “Estudio Integral y Evaluación de las Necesidades Institucionales de Infraestructura a Nivel Nacional” presentado por la Comisión Institucional de Fideicomisos haciendo una amplia explicación del proyecto según cada aspecto a saber:
Proyecto
Objetivo general Objetivos específicos Resultados esperados Duración del proyecto Equipo requerido
Edificios y locales de la Dirección General de Migración y Extranjería Después de un intercambio de impresiones se hacen las observaciones de realizar un estudio de las necesidades de infraestructura y aclarar los términos de los resultados esperados. Por lo anterior se toman los siguientes acuerdos: Acuerdo número cinco: Conocido el Proyecto “Estudio Integral y Evaluación de las Necesidades Institucionales de Infraestructura a Nivel Nacional” presentado por la Comisión Institucional de Fideicomisos, por el monto de ¢253.500.00 para el cual se reservó 300 millones de colones en el Presupuesto de Fideicomiso del Fondo Especial que será desarrollado durante el año 2015, proyecto que será sufragado con recursos del Fondo Especial. Una vez analizado y discutido por parte de esta Junta Administrativa y con el señalamiento expreso de que se hagan las recomendaciones citadas (realizar un estudio de las necesidades de infraestructura, aclarar los términos de los resultados esperados), se da por aprobado el proyecto. Comuníquese el presente acuerdo al Banco de Costa Rica en su condición de fiduciario y a la Dirección General. El señor Agustín Barquero Acosta, se abstiene de votar por formar parte del proceso. 4 votos a favor, se aprueba por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. Acuerdo número seis: Se acuerda solicitar a la Dirección General que instruya a la Dirección Financiera para que certifique el contenido económico del proyecto “Estudio Integral y Evaluación de las Necesidades Institucionales de Infraestructura a Nivel Nacional”. 5 votos a favor, se aprueba por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. Acuerdo número siete: Conocido el Proyecto “Estudio Integral y Evaluación de las Necesidades Institucionales de Infraestructura a Nivel Nacional” se acuerda remitir al Banco de Costa la información adicional para completar al expediente del proyecto, la certificación de contenido económico e instruirlo para que de inicio con la etapa de ejecución, procurando llevar a cabo todas las gestiones necesarias y
pertinentes para la buena ejecución del proyecto. 5 votos a favor, se aprueba por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. A las dieciséis horas se retiran los señores Pablo Barquero Ávila, Alvaro Medina, Minor Quesada Alpízar y Maria Eugenia Víctor. Artículo Seis varios: Seis punto uno: A las dieciséis horas con nueve minutos ingresa la señora Gabriela Díaz, la cual informa que el 31 de marzo de 2015, la Dirección Financiera del Ministerio de Gobernación y Policía, envió el oficio DF-179-2015, mediante cual indica que los oficios GRF 351-2015 y GRF 427-2015, no fueron aplicados porque no se había cumplido con una serie de requisitos, se consultó porque razón se paralizó este asunto por parte de ellos y por otra parte, cuáles eran los motivos por los que, dentro de los requisitos que ellos mencionan no se contempla lo que protege la Ley de Simplificación de Trámites, pues la información que ellos solicitan se puede encontrar en la página de la Contraloría General de la República o el Ministerio de Hacienda, también se hizo un cuadro con cada uno de los requisitos que se había entregado, nuevamente se hace la revisión de los documentos y el 30 de abril 2015, contestan el oficio remitido pero preocupa que los tres únicos requisitos subsanables incluso por el mismo Ministerio no lo hicieron. Continúa indicando la señora Diaz, que ayer el señor Luis Chacón del Ministerio de Gobernación llamó a la oficina indicando que hacían falta los ingresos recaudados, el problema es que envían una lista de requisitos y luego un adicional siendo que además, el trámite de transferencias se encuentra detenido. Se comenta sobre el tema y se informa por parte de la señora Presidenta, que se han hecho los mayores esfuerzos para cumplir en tiempo y forma con las solicitudes incluso el que se atienda está solicitud, no obstante sería importante convocar para mañana mismo una reunión entre las partes, para aclarar este tema, además ofrece su disponibilidad para que de manera oportuna se le avise sobre cualquier situación que se presente y no se afecte este tipo de procesos. A las dieciséis horas con veintiocho minutos se retira la señora Gabriela Díaz. Seis punto dos: Se conoce por parte del señor Agustín Barquero el oficio PI-0474-04-2015, suscrito por la MBA. Erika García Díaz, Proveedora Institucional, en el cual se informa los procesos que lleva actualmente la Proveeduría Institucional y que en los últimos tiempos se han reiterado, incluso directamente a Recursos Humanos, la necesidad de recibir cursos de actualización en jurisprudencia y formación continua en contratación
administrativa conforme las políticas 6 y 7 de PAO 2015. A la fecha no se ha recibido comunicado alguno sobre el plan de formación continua para la PI (gestión de compras, manejo de inventarios, control de bienes, seguimiento y control de proyectos, control y resguardo de documentos físicos y electrónicos, por citar algunos). Al recibir copia del acuerdo #22 de la Junta Administrativa del pasado 28 de abril de 2015, se solicita considerar campos/espacios en el curso de contratación administrativa para los 4 funcionarios de la Proveeduría Institucional. Además, se reitera la necesidad de retomar cursos de jurisprudencia 2014-2015, entre otros. Escuchada la propuesta se analiza la forma en que fue aprobado el acuerdo citado, teniendo en cuenta que los cursos no pueden ser aprobados sin un programa donde se indiquen los temas que se van a impartir. Por lo anterior se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número ocho: Conocido el oficio PI-0474-04-2015, suscrito por la MBA. Erika García Díaz, Proveedora Institucional se acuerda rechazar la solicitud de autorización del curso de contratación administrativa para 4 funcionarios de la Proveeduría Institucional. 2 votos a favor de la contratación, 3 en contra. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. A las dieciséis horas con treinta y seis minutos ingresa el señor Célimo Rodríguez Pagani, Jefe de Recursos Humanos, para exponer el siguiente punto. Seis punto tres: El señor Célimo Rodríguez, se refiere al Manual Descriptivo de Clases y Cargos Policiales, para la Policía Profesional de Migración y Extranjería, y manifiesta que ya están resueltas las correcciones que había señalado la STAP, en virtud de ello, se remitió nuevamente a la STAP, no obstante se requiere que se ratifique la aprobación por parte de la Junta Administrativa, asimismo se requiere el aval de la propuesta y valoración salarial para el manual de clases y cargos, por otra parte, continua indicando que, se debe señalar que el financiamiento de las diferencias salariales de la implementación del Manual de Clases y Cargos, para la Policía Profesional de Migración y Extranjería, durante los ejercicios económicos 2015 al 2020, se realizará utilizando la Subpartida de Remuneraciones. Se comenta sobre el tema y se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número nueve: En relación al oficio DG-1613-2015, suscrito por la Licda. Kathya Rodríguez Araica, Directora General, se acuerda, ratificar el aval del Manual Descriptivo de Clases y Cargos Policiales, para la Policía Profesional de Migración y Extranjería, remitido por el Lic. Gustavo Mata Vega, Ministro de Gobernación y Policía a la Secretaría Técnica de la Autoridad
Presupuestaria, del Ministerio de Hacienda, mediante oficio DMGMV-315-2015 de fecha 23 de marzo de 2015, asimismo, se acuerda: avalar la propuesta y valoración salarial para el manual de clases y cargos antes citados. Asi como que el financiamiento de las diferencias salariales de la implementación del Manual de Clases y Cargos, para la Policía Profesional de Migración y Extranjería, durante los ejercicios económicos 2015 al 2020, se realizará utilizando la Subpartida de Remuneraciones, es decir con cargo al Presupuesto Ordinario de la Dirección General de Migración y Extranjería, el cual para el año 2015 tiene dispuesta la suma de 1.200 millones de colones aproximadamente. 5 votos a favor, se aprueba por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. A las diecisiete horas se retira el señor Célimo Rodríguez. Seis punto cuatro: El señor Agustín Barquero se refiere al oficio GM-202-04-2015, suscrito por la Sra. Rosibel Vargas, Gestora de Migraciones en relación a la adquisición de Libretas de Pasaportes en el cual se informa lo siguiente:
La señora Kathya Rodríguez se refiere al tema y recuerda que en la sesión pasada se planteo la preocupación que puede significar no prorrogar y las consecuencias, y que tiempo atrás se había pedido avanzar con la solicitud de autorización a la Contraloría General de la República para una nueva contratación directa y a la Gestora de Migraciones realizar un estudio de mercado para un nuevo proveedor indicando que, aunque el riesgo está claro este es el escenario que tenemos en la actualidad. La señora Dinorah Baltodano brinda lectura al correo electrónico que remite la empresa ( por parte de Nicanor Isaza) a Rosibel Vargas, donde comunica que por instrucción de la
Gerencia, la producción de Libretas de Pasaporte, está detenida y reitera que una producción de libretas en tres meses no es posible, ya que solo la fabricación de papel con marca de agua y diseños para Costa Rica, toma cuatro meses, por lo que solicitan la entrega en dos tractos y que se corrija la fecha de entrega en la orden de compra reciente. Se comenta sobre el tema y se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número diez: En vista de las comunicaciones informales que hemos recibido, sobre la entrega de las Libretas para Pasaportes, las cuales no son de recibo por la Dirección General de Migración y Extranjería y por la seriedad y responsabilidad con que la Junta Administrativa de la Dirección General de Migración y Extranjería, si trata los asuntos, se les confiere una audiencia para la sesión de Junta Administrativa el martes 12 de mayo de 2015. 5 votos a favor, se aprueba por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. A las diecisiete horas con treinta minutos ingresa el señor Angel Garro, Asesor Legal para exponer el tema del Régimen Sancionatorio a la empresa Oberthur Tecnologies, a efectos de analizar los alcances que pudiera tener el ordenamiento jurídico frente al incumplimiento de la empresa a saber:
Régimen sancionatorio Multa Cláusula penal Apercibimiento Inhabilitación Antecedentes –panorama
Después de un intercambio de impresiones se toma nota de lo expuesto. Continuando con el orden del día y analizados los temas pendientes de conocer por la Junta Administrativa, se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número once: Después de un intercambio de impresiones se acuerda convocar a Sesión Extraordinaria de Junta Administrativa para analizar las resoluciones dictadas de la Directriz 23-H. 5 votos a favor, se aprueba por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. A las dieciocho horas con cuarenta minutos y por motivos de agenda se retiran de la sesión la sesión las señoras Carmen Muñoz Quesada, Rita Maxera Herrera, Juanita Grant, con la sugerencia de que los temas que no se puedan concluir
se puedan abordar en la siguiente Sesión Ordinaria de Junta Administrativa. De conformidad con el artículo 7 del Reglamento Interno de la Junta Administrativa se somete a consideración aprobar la Presidencia Ad hoc en el señor Luis Alonso Serrano Echeverría, Jefe de Planificación Institucional. Por lo anterior se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número doce: De conformidad con el artículo 7 del Reglamento Interno de la Junta Administrativa se delega la Presidencia Ad hoc en el Msc. Luis Alonso Serrano Echeverría, Jefe de Planificación Institucional para continuar la sesión del día de hoy. 4 votos a favor, acuerdo firme por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. Seis punto cinco: El señor Allan Moreira somete a consideración aprobar la resolución para el Pago de Facturas por Mantenimiento Preventivo y Correctivo del Sistema de Puertas de Acceso, a favor de la empresa CESA, se brinda lectura al Por Tanto y se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número trece: Se aprueba la resolución para el Pago de Facturas por Mantenimiento Preventivo y Correctivo del Sistema de Puertas de Acceso, a favor de la empresa CESA, se acuerda: Reconocer a la Empresa Control Electrónico S.A., el pago de la factura número 20482, la cual corresponde a servicios de mantenimiento preventivo y correctivo del Servidor SUN FIRE V880, ubicado en las oficinas centrales de la Dirección General de Migración y Extranjería, cuyo monto asciende a la suma de $ 409.50 (cuatrocientos nueve dólares con cincuenta centavos), pagaderos al tipo de cambio aplicable para el día en que ese efectúe el respectivo depósito, dicho pago se deberá depositar en la cuenta cliente número 15201001019047521 del Banco de Costa Rica, según fue señalado por la empresa interesada en la respectiva factura. Lo anterior, se pagará de conformidad con la certificación de contenido económico número 048-2015 del diez de febrero de dos mil quince, suscrita por la Licenciada Rebeca Montero Corrales, encargada del Subproceso de Presupuesto de la Gestión de Recursos Financieros, en la subpartida 1.08.08. Mantenimiento y Reparación de Equipo de Cómputo y Sistemas de Información, la cual indica que existe contenido económico por la suma de ¢245.700.00 (doscientos cuarenta y cinco mil setecientos colones exactos), con fuente de financiamiento 001. Se autoriza a la señora Carmen Muñoz Quesada, Presidenta de la Junta Administrativa para la firma de la resolución. 4 votos a favor, se aprueba por mayoría. Este acuerdo se adopta en firme. Seis punto seis: El señor Agustín
Barquero expone el oficio GRF 698-04-2015, suscrito por la Licda. Mariela Moya Madriz, Coordinadora del Subproceso de Tesorería, relacionado al trámite para la cancelación correspondiente al Benemérito Cuerpo de Bomberos de Costa Rica a saber:
Por lo antes expuesto se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número catorce: Conocido el oficio GRF 698-04-2015, suscrito por la Licda. Mariela Moya Madriz, Coordinadora del Subproceso de Tesorería, se acuerda autorizar a la
Gestión de Recursos Financieros, para que tramite la cancelación correspondiente al Benemérito Cuerpo de Bomberos de Costa Rica, mediante solicitud de Retiro con afectación a nivel de bancos a la cuenta #73911120300014996, esto una vez presentada a dicha Junta la rectificación de la declaración 0111143000005012011501 de fecha 13 de febrero del 2015. 4 votos a favor, se aprueba por mayoría. Este acuerdo se adopta en firme. Se retira de la sesión la señora Kathya Rodríguez. Seis punto siete: El señor Agustín expone los oficios GRF 695-04-2015, GRF 694-04-2015, GRF 693-04-2015, GRF 692-04-2015 y GRF 691-04-693-04-2015, suscritos por el Lic. Rodrigo Araya Durán, Colaborador del Subproceso de Presupuesto, en el cual se somete a consideración aprobar la cesión de los derechos de las siguientes empresas: Electromecánica Pablo Murillo S.A. y IPL Sistemas (3). Por lo anterior, se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número quince: Conocido los oficios GRF 695-04-2015, GRF 694-04-2015, GRF 693-04-2015, GRF 692-04-2015 y GRF 691-692-04-2015, suscritos por el Lic. Rodrigo Araya Durán, Colaborador del Subproceso de Presupuesto, en relación a la cesión de los derechos de las siguientes empresas: Electromecánica Pablo Murillo S.A. y IPL Sistemas (3), se concluye que están a derecho por lo que se acepta esta cesión en los extremos indicados. 3 votos a favor, se aprueba por mayoría. Este acuerdo se adopta en firme. Seis punto ocho: La señora Gladys Jiménez se refiere al proyecto para fortalecer el proceso de reclutamiento y selección de personal policial a través de la compra de baterías de pruebas psicológicas y compra de reactivos para examen doping, el cual ya fue presentado y fue devuelto a efectos de hacerle algunas correcciones, pero no quedó el acuerdo de remitir esas observaciones, por lo anterior se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número dieciséis: Se acuerda, luego de presentado el proyecto denominado:” Fortalecer el proceso de reclutamiento y selección de personal policial a través de la compra de baterías de pruebas psicológicas y compra de reactivos para examen doping a los oferentes”, presentado por la Licda. Linsey Martínez Ibarra, devolverlo a la Dirección General para que la unidad proponente le haga las modificaciones en los términos discutidos, a saber: 1- Que sea un proyecto por un tiempo mayor a un año y en las especificaciones, proponer como mínimo lo presupuestado para el año 2015, de manera que se entienda como un proyecto por demanda. 2- Corregir el nombre del proyecto dando énfasis a fortalecer el reclutamiento y
selección. 3 votos a favor, se aprueba por mayoría. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. Seis punto nueve: La señora Gladys Jiménez, informa que a solicitud de la señora Juanita Grant, brinda lectura a la propuesta de respuesta al Banco de Costa Rica, mediante oficio JAD 367-05-2015 según los términos en que se discutió el día de ayer y con las observaciones de la señora Kathya Rodríguez, por lo que hay que acordar la remisión de la nota, en atención al oficio GF- 2015-04-048 de fecha 24 de abril de 2015 y acordar la firma de la Presidenta de la Junta Administrativa. Por lo anterior se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo diecisiete: Conocida la propuesta de respuesta al Banco de Costa Rica al oficio GF- 2015-04-048 de fecha 24 de abril de 2015, se aprueba en los términos indicados y se autoriza a la señora Carmen Muñoz Quesada, Presidenta de la Junta Administrativa para la firma correspondiente. 3 votos a favor, se aprueba por mayoría. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. Sin más asuntos que tratar se levanta la sesión al ser las diecinueve horas quince minutos.
Carmen Muñoz Quesada Agustín Barquero Acosta Presidenta Secretario
Luis Alonso Serrano Echeverría Presidente Ad hoc
