PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO DE BIENES

(1)

Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución N° 1858 Revisó: Jefe División Financiera

Jefe Grupo de Inventarios Profesional Planeación

PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO DE BIENES

PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS

OBJETIVO

NORMATIVIDAD

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Código : PFI.21

Página 1 de 9

Versión : 03

Aprobó: Rector

ALCANCE

Aplica a Estudiantes, Servidores de la Universidad y/o particulares. Describir las actividades que deben seguirse para realizar el préstamo de

bienes a solicitud de estudiantes de pregrado, posgrado, servidores de la Universidad o particulares, para el cumplimiento de labores misionales.

· Resolución 1336 de 2007, por la cual se modifica el Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad Industrial de Santander.

· Resolución 1744 de 2007, por la cual se modifica el artículo 41 “Salida de Bienes”, del Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad Industrial de Santander.

· Elementos Marcados: los elementos devolutivos mayores deben estar físicamente marcados con su respectivo número de inventario.

· Negligencia: Es el descuido u omisión respecto a la conducta que se debe observar y es una de las causales de culpa, que según la doctrina jurídica se presenta cuando “el agente no previó los aspectos nocivos de su acto habiendo podido preverlos o cuando a pesar de haberlos previsto, confió imprudentemente en poderlos evitar”.

· Módulo de Planta Física: Módulo creado en la intranet de la Universidad Industrial de Santander para el registro de las novedades de los inventarios de la misma.

(2)

DEFINICIONES

PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO DE BIENES

PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS Código : PFI.21

Versión : 03

Página 2 de 9

· El préstamo de bienes se realiza a los servidores y estudiantes de la Universidad exclusivamente para realizar labores misionales. El Préstamo a particulares se puede realizar siempre y cuando el trabajo objeto del préstamo corresponda a actividades misionales y éste contemplado en un convenio o contrato celebrado con la Universidad.

· El préstamo de bienes a particulares debe contemplar el amparo mediante pólizas de seguros en las mismas condiciones del programa general de seguros establecido por la Universidad.

· En el caso de reposición, el bien debe ser de iguales o superiores características a las del bien prestado. Sin embargo, deben cumplirse las siguientes condiciones:

- Si el elemento prestado no se encuentra disponible en el mercado o que por su obsolescencia no se requiera otro idéntico realiza la reposición del bien por otro de acuerdo a las necesidades de la UAA a la cual se encuentra adscrito el servidor responsable de los bienes, siempre y cuando exista coherencia con las actividades misionales.

- Se requiere el concepto de una Comisión que verifique objetivamente las circunstancias que validen la mayor conveniencia institucional de la sustitución ofrecida.

Para iniciar el procedimiento se debe cumplir con los siguientes requisitos: · Que el(los )elemento(s) se encuentre(n) en el inventario de la Universidad.

· Los elementos deben encontrarse físicamente marcados con el respectivo número de inventario. · Que el (los ) elemento (s) se encuentre(n) disponible(s) para ser prestado(s).

CONDICIONES INICIALES

CONSIDERACIONES

· Persona autorizada para la salida del elemento: persona que se desplaza hasta la UAA para retirar el equipo en los casos en que el bien va a ser utilizado fuera de las instalaciones de la Universidad, por ejemplo: un estudiante, el mismo servidor responsable de los bienes, un mensajero en el caso de reclamar una garantía , entre otros.

(3)

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA Actividad Decisión Procesamiento en S.I. o

intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página

Inicio/Fin Documento

PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO DE BIENES

Página 3 de 9

Versión : 03

INICIO

1. Realiza la solicitud de préstamo al servidor responsable del (los) elemento (s).

Ingresa y registra información en el módulo

4. Para el préstamo de bienes devolutivos mayores ingresa a la página web de la Universidad al módulo de inventarios y selecciona:

El (los) elemento(s) a prestar, Fecha, Motivo del préstamo, tipo de documento (cédula, código, Nit, entre otros), registra el número de identificación y el sistema automáticamente genera el nombre del solicitante. En caso de requerirse descripción adicional del elemento se registran las observaciones.

Nota: En las sedes regionales, el préstamo de bienes devolutivos mayores, se hace por medio del módulo de inventarios o con memorando firmado por el coordinador de sede y/o su delegado de planta física.

Realiza solicitud

Para dar inicio al procedimiento se deben cumplir las condiciones iniciales señaladas en las consideraciones anteriores. Solicitante del préstamo 2 1 ¿Préstamo de un bien devolutivo mayor? Si No

2. Para el préstamo de bienes devolutivos menores, hace memorando al responsable del bien solicitando el préstamo.

Servidor responsable de los Bienes

Realiza memorando de

solicitud Solicitante del _préstamo

Hace uso del bien y devuelve al responsable

FIN

(4)

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO DE BIENES

PROCESO FINANCIERO/ SUBPROCESO INVENTARIOS Código : PFI.21

Versión : 03

Página 4 de 9

DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1

¿El bien será usado fuera de la Universidad?

Realiza Solicitud de salida y autoriza

Si

No

· Documento de identificación del servidor que solicita la salida del elemento.

· Datos de la persona autorizada para la salida del elemento.

· Datos de la persona que va a hacer uso del equipo.

· Fecha de salida y de posible entrega.

· Motivo de salida y observaciones.

· Número de inventario de los bienes (máximo 10 equipos).

Nota: En las sedes regionales, se realiza la solicitud de préstamo con memorando firmado por el Coordinador de sede y/o su delegado de planta física.

Servidor responsable de los bienes

2

8. Si el bien va a ser utilizado fuera de las instalaciones de la Universidad, realiza la solicitud de salida en el Módulo de Planta Física.

Ingresa al menú de solicitudes/salida de equipos UIS y registra:

5. Imprime formato de préstamo.

Formato de préstamo Servidor responsable

de los bienes 6. Firma formato como constancia de recibido del bien.

Solicitante del préstamo

Firma Formato

Si el solicitante es un usuario externo, el representante legal de la empresa debe firmar este formato. El Jefe del Grupo de Inventarios envía copia de este documento a la entidad contratista.

Manual Normativo y Procedimental para la

Administración y Control de los Bienes

Muebles de la UIS

Hace uso del bien y devuelve al responsable

7. Si el bien no es requerido fuera de la Universidad, hace uso de (los) bien (es) y lo(s) devuelve al responsable.

(5)

PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO DE BIENES

Versión : 03 Página 5 de 9 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 2 3

Verifica solicitud y registra la salida del bien

9. Verifica la solicitud de salida en el Módulo de Planta Física con el número de inventario del elemento, seguidamente registra la salida del bien fuera de las instalaciones de la Universidad.

Celadores de la portería

12. Ingresa en el Módulo de Planta Física y revisa cuales elementos han sido recibidos, y procede a realizar la verificación física.

Auxiliar Inventarios

Verificación física del elemento Hace uso del bien y devuelve al responsable

10. Una vez el (los) elemento(s) haya(n) sido utilizado(s), hace entrega del (los) bien (es), según el periodo establecido, al responsable.

Registra la recepción de elementos, verifica estado

y reporta novedades

11. Registra la recepción de los elementos en el Módulo de Planta Física, verifica el estado del elemento y reporta novedades.

Servidor responsable de los bienes

Registra el estado físico en

(6)

PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO DE BIENES

Versión : 03

Página 6 de 9

14. Si el elemento se encuentra en buen estado, verifica que

se haya entregado en las fechas establecidas. Servidor responsable de los bienes

Si ¿Entrega oportuna? No 4 ¿Elemento en buen estado? Si 1 pág 7 No Servidor responsable de los bienes 15. En caso de requerirse la renovación del préstamo, analiza

la solicitud y renueva el préstamo.

Analiza solicitud y renueva

préstamo 2pág 3 ¿Requiere renovar el

préstamo? Si

16. Si el(los) bien(es) corresponde(n) a un préstamo de Biblioteca y el solicitante del préstamo excedió el plazo de entrega, se genera en el sistema la multa correspondiente e informa su valor al solicitante y el código de la UAA para que consigne el valor de la multa.

Genera la multa Auxiliar de Biblioteca

No FIN

(7)

PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO DE BIENES

Versión : 03

Página 7 de 9

Ingresos por Caja

17. Cancela la multa en la caja principal de la Universidad y presenta recibo en la biblioteca central para actualizar la base de datos correspondiente (Ver Procedimiento Ingresos por Caja). Solicitante del préstamo ¿Cancela la multa? Si No Procedimiento de Ingresos por Caja

Incluye deuda en paz y salvo

18. Si la multa no es cancelada, el sistema automáticamente incluye deuda en Paz y Salvo.

Si el solicitante del préstamo corresponde a un estudiante no podrá realizar matricula académica ni acceder a otro servicio de la Universidad hasta tanto no cancele la deuda.

1 19. Reporta la novedad al Jefe de UAA y al Jefe del Grupo de

inventarios.

Reporta novedad Servidor responsable _{de los bienes}

20. Estudia la novedad presentada. Jefe Grupo de _Inventarios

Estudia novedad

5 FIN FIN

(8)

PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO DE BIENES

Versión : 03 Página 8 de 9 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 5 ¿ Hubo negligencia o uso inadecuado? Si Solicitante del préstamo No

22. Si hubo negligencia o uso inadecuado realiza la reposición del bien con iguales o superiores características a las del bien prestado. (Ver consideraciones)

Realiza la reposición

Revisa y marca elemento 24. Realiza la marcación física del (los ) elemento(s). Auxiliar Inventarios

5 25. Si no hubo negligencia ni uso inadecuado del(los)

elemento(s) se procede a realizar el trámite de baja.

Baja de Elementos Procedimiento

Baja de Elementos Jefe Grupo de Inventarios FIN FIN Determina si hubo negligencia o uso

inadecuado 21. Determina si hubo negligencia o uso inadecuado.

Jefe Grupo de Inventarios

Verifica que el bien cumpla las especificaciones

23. Verifica que el (los) bien(es) cumpla las especificaciones requeridas. Si considera necesario solicita concepto técnico a la Unidad Asesora correspondiente.

(9)

CONTROL DE CAMBIOS

PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO DE BIENES

Versión : 03

Página 9 de 9

1 Creación del Documento

VERSIÓN _APROBACIÓNFECHA DE DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

Octubre 11 de 2004

· Adecuación del documento al Sistema de Gestión de Calidad según el Procedimiento Control de documentos.

· Inclusión del alcance, normatividad y definiciones.

· Inclusión de las consideraciones relacionadas con el préstamo de bienes a particulares y la reposición de los bienes.

· Inclusión del Módulo de Inventarios en la página web de la Universidad.

· Creación del Módulo de Planta Física en la página de la intranet de la Universidad para las solicitudes de salida de los bienes del campus universitario.

· El registro de la salida de los elementos de la Universidad es responsabilidad de los celadores de las porterías.

· El servidor responsable del bien es el encargado de registrar la recepción de los elementos en el Módulo de Planta Física, verificar el estado de los mismos y reportar las novedades.

· Los auxiliares de Inventarios deben realizar la verificación física de los elementos una vez registrados en el Módulo de Planta Física.

2 Diciembre 04 de 2007

3

· En la actividades 4 se incluyó una nota aclaratoria acerca del préstamo de bienes devolutivos.

· Se incluyó una nota aclaratoria en la actividad 8, en relación al préstamo de bienes en las sedes regionales.