SENTIDO DE PERTENENCIA DE LA SECRETARÍA DE MINAS
DE LA GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA CON SUS
FUNCIONARIOS
KATHERINE RIVERA MUÑOZ
Estudiante de Publicidad Fundación Universitaria Luis Amigó
Practicante del área de comunicaciones de la Secretaría de Minas [email protected]
RESUMEN: La aplicación de un plan de comunicación interna como parte esencial del proceso de prácticas de excelencia en Comunicación y Diseño de la Secretaría de Minas de la Gobernación de Antioquia, desarrollado a través de diferentes actividades donde en sus resultados se logró evidenciar los lineamientos que fundamentaron todo un plan de intervención.
PALABRAS CLAVES: Publicidad, Diseño, Plan de comunicación interna, Comunicación, Secretaría de Minas, Gobernación de Antioquia, Prácticas de excelencia.
La Secretaría de Minas de la Gobernación de Antioquia es un lugar de trabajo donde sus funcionarios tienen un papel importante en la estructura de esta. Por ello, desde hace menos de un año se presentó un plan de comunicación cuya base era fortalecer la comunicación interna del grupo de trabajo. La tarea de los nuevos practicantes es fortalecer y reforzar dicho plan, con el fin de que los funcionarios sigan
dispuestos a recibir nuevas ideas y se sientan parte integral de la Secretaría.
Desde el aspecto publicitario, un mensaje lleva consigo una idea que dependiendo de cómo se envíe tendrá un efecto u consecuencia, por lo tanto el saber direccionar dicha idea es necesario para poder lograr un plan con excelentes resultados. En esta dependencia el impacto tendría consigo la continuidad de la actividad
realizada por la anterior practicante pero con una aplicación más eficiente que cumpla con los objetivos de dar solución a los problemas que se estén presentando en la Secretaría en cuanto a comunicación.
Un plan de comunicación interna con poco direccionamiento y aunque estaba generando mejorías le faltaba más ejecución, por lo tanto era necesario darle vía al desarrollo de este plan que garantice el proceso comunicacional y laboral de sus funcionarios.
Primero las piezas se realizaban en Powerpoint y Word, por ello, para poder mejorar los resultados del plan, era indispensable gestionar el software de diseño (Illustrator y Photoshop) para que los productos y publicaciones en un primer paso tuvieran calidad. Si esto no hubiera sido posible, la disposición y recursividad hubiera sido clave fundamental en el desarrollo de cualquier actividad, por lo que la versatilidad del diseñador al enfrentarse a otro tipo de recursos sin perder el origen de las ideas y aportes de manera creativa lograrían también unos resultados visuales agradables, otros aspectos intervenidos se especifican más adelante. Por ahora basados en esto surge el proyecto de mi periodo de
práctica a disposición de solucionar el estado de ese entonces de esta dependencia.
Mi proceso de prácticas de publicidad en el área de Comunicaciones de la Secretaría de Minas de la Gobernación de Antioquia, este semestre tuvo como objetivo continuar con el plan de comunicación interna que se venía desarrollando desde el año pasado con el fin de nutrir, mejorar y/o impactar a su objetivo de difusión. Esto llevó consigo una continuación de los buenos resultados en el hacer sentir importantes a los integrantes de esta oficina más un mejoramiento en su parte gráfica de las piezas.
Partiendo de esta idea, al plan se le agregaron algunas acciones definidas, apuntando a tener un sentido de pertenencia de parte de la Secretaría con sus servidores. Una de estas acciones salió de mí que hacer profesional publicitario, que fue el lema “los empleados son la base de toda organización”. Esta frase fue el lineamiento de la principal idea que quise comunicar en todas las piezas gráficas que realizaba, con el objetivo de fortalecer el plan de comunicación que se venía trabajando.
Este resultado se vio reflejado en el hacer sentir importantes a los servidores públicos de la
Secretaría de Minas, proyectando el efecto final de haberlos destacado en sus diferentes aportes, motivándolos a través de reconocimientos cualitativos, proporcionando un ambiente de trabajo en equipo y resaltando su importancia en los procesos de la organización; además de brindar mecanismos de comunicación para mejorar el ambiente laboral de esta Secretaría.
Para esto un rediseño del plan de comunicación anterior fue la línea en la que se desarrollaron las mejoras. Estas concretamente se dieron a través de cinco publicaciones del boletín interno “Ponte al Día” propuesto por la practicante anterior, en la que mi trabajo consistió en mejorar visualmente su diagramación y presentación ante los empleados de esta dependencia. Se presentó también un sistema de mejoramiento de las aptitudes de escritura de los funcionarios a través de cuatro E-cards “Hazlo bien” enviadas vía correo electrónico. Además se motivó a los empleados a participar en eventos de integración como encuentros de bolos y partidos de futbol llamados “en las canchas”, esto los hizo sentir importantes. Así mismo se promocionó la filosofía de que sin el trabajo de los empleados nada sería posible a través de tarjetas motivacionales, de cumpleaños, celebraciones de días de profesiones, bienvenidas, despedidas,
duelos y recuperaciones por incapacidades; cuya cantidad de tarjetas se especificará más adelante.
El soporte físico de esta estrategia comunicacional estuvo basado en el acompañamiento y mejoramiento del diseño en piezas gráficas ubicadas en la cartelera Institucional. Esta estuvo actualizada con trece “Agenda en Territorio”, cinco recordatorios de cumpleaños, cuatro E-cards pedagógicas y tres “Dosis de Bienestar” que son cápsulas de motivación laboral. Las “dosis de felicidad” que fueron cuatro cápsulas de motivación personal, entregadas con un dulce a cada servidor.
Este acercamiento y materialización de la idea de que todos apoyan un proceso en general, logra posicionamiento en las mentes de los empleados haciendo suya la vía principal de esta estrategia publicitaria. Otra parte de este plan se basó en recomendar a los empleados a través de una campaña que tuvo tres entregas llamada “tips para ordenar tu puesto de trabajo y mejorar tu productividad” unas maneras de organizar sus lugares dentro de la oficina.
A partir de estas acciones que estuvieron dentro del plan de comunicaciones de este semestre del año, mi formación como profesional en
publicidad me permitió basar mi proyecto de prácticas a favor de la creación de un ambiente laboral más amigable. A través de incentivar a los servidores de la Secretaría de Minas desde varios aspectos personales y laborales, tales como entregar 32 de tarjetas de cumpleaños, la celebración de días especiales que eran tarjetas similares en su contenido pero eran personalizadas con el nombre de cada empleado, entre estas celebraciones estuvieron los días de: la secretaria (en el que se entregaron cuatro tarjetas), el geólogo (en el que se entregaron tres tarjetas), la madre (en el que se entregaron veinticuatro tarjetas) y del padre (en el que se entregarían veintisiete tarjetas). Se otorgaron también ocho tarjetas de pronta recuperación por motivo de incapacidad laboral, tres tarjetas de condolencia por el fallecimiento de algún ser querido, dos tarjetas de despedida y una tarjeta de bienvenida. Así se impulsó más el proceso de comunicación interna de esta dependencia.
Para concluir; todo mi proceso de práctica se basó en seguir impulsando el plan de comunicación interna que se venía trabajando. Esto estuvo basado en las tácticas publicitarias, con el fin de llegarles de diferentes modos a los servidores, con la idea de que un ambiente laboral donde a cada miembro se le hace sentir
como una parte esencial y destacado para el cumplimiento de logros y objetivos dentro de una organización lo hace sentir importante e integrado. Así la Gobernación siempre será reconocida por un sentido de pertenencia mutua entre ella y sus empleados.
Además cabe resaltar que la oportunidad de realizar mis prácticas en una entidad del Estado me hace comprometer más y ser más responsable, puesto que es una entidad que trabaja en pro del desarrollo del departamento. Por esto aumentaron mis ganas de poner en marchas los proyectos a futuro con más calidad y más entrega para seguir nutriendo mi proceso personal, laboral y profesional en pro de los demás.
Para terminar y además prevenir para que este proceso no se fracture, es necesario como parte integral para un alcance de metas de futuros proyectos practicantes seguir contando con equipos técnicos disponibles con los respectivos programas que permitan gestionar los proyectos publicitarios con mayor calidad. Hablo de equipos óptimos (hardware) y programas para su desarrollo debidamente actualizados (software).
Cabe resaltar que sin ideas u opiniones que logren formar un concepto creativo, a pesar de contar con el software y hardware indicado, no llevaran a cabo un proceso con buena calidad que permita impactar al público y deje el mensaje grabado en su mente y corazón, para así crear sentido de pertenencia y fidelidad hacia la dependencia y organización.
También no sobra tener en cuenta las bases universitarias que todo diseñador gráfico, comunicador gráfico o publicista tuvieron en común en el transcurso de su carrera para implementar en el desarrollo de sus prácticas profesionales como lo son el uso de la teoría del color que permitirá conseguir un efecto deseado y adecuado al mezclar varios colores, la teoría de la imagen que permitirá comprender la actitud y la conducta de los funcionarios de la Secretaría con respecto a las imágenes que se encuentran a su alrededor, la teoría del diseño y diagramación que permitirá un buen balance entre imagen, texto y color para el desarrollo de buenas piezas gráficas. Y para una buena proyección, contar con el apoyo de una teoría de la comunicación apropiada que refuerce el mensaje que se quiere difundir.
