Diseño del Sistema de Gestión Documental para la Empresa COLOMBIACOOP

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(1)Presentación Informe Final Práctica Empresarial. Diseño del Sistema de Gestión Documental para la Empresa COLOMBIACOOP. CONSULTORIO DE DESARROLLO EMPRESARIAL. Presentado por: BLANCA ESPERANZA DURAN DUEÑAS PAULA ALEJANDRA MOLANO PARRA. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS Bogotá, Noviembre de 2015.

(2) Presentación Informe Final Práctica Empresarial. Diseño del Sistema de Gestión Documental para la Empresa COLOMBIACOOP. CONSULTORIO DE DESARROLLO EMPRESARIAL. Presentado por: BLANCA ESPERANZA DURAN DUEÑAS PAULA ALEJANDRA MOLANO PARRA. Docente: IVETTE LUCIA DAUDER MONTIEL. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS ADMINISTRACION DE EMPRESAS Bogotá, Noviembre de 2015.

(3) DEDICATORIA Este logro ha sido posible gracias a la colaboración y el apoyo de muchas personas especiales, cuya buena disposición aportaron un granito de arena en la realización y culminación de mi carrera académica, la cual no habría sido la misma sin ellos, no habría gozado de tantos triunfos, alegrías y satisfacciones. Su presencia ha constituido el mayor aporte en esta etapa de mi vida, cuyos recuerdos perdurarán por siempre. Desde lo más profundo de mi corazón dedico este logro a Sasha, ese Ángel que desde el cielo, acompaña en la culminación de esta etapa de mi vida, aquel que inicio conmigo este camino, que me acompaño incondicionalmente cada día con una sonrisa, aquel que me esperaba cada tarde al regresar y hoy se encuentra en un lugar mejor. Por el amor incondicional, a ti dedico este logro. Paula.. Este triunfo se lo debo a Dios, por darme la oportunidad de vivir y por estar conmigo en cada paso que doy, por iluminar mi mente, por fortalecer mi corazón dándome la mano en cada inconveniente que surgió en este camino y por poner siempre en el momento indicado aquellas personas que han sido mi soporte y compañía durante este periodo de estudio. A mi padre y hermanos, que me apoyaron en este proceso. No hay un día en el que no le agradezca a Dios por el haberme colocado entre ustedes, por haber sentido incondicionalmente ese calor de familia y amor que me brindaron. Nunca olviden que son el tesoro más valioso que tengo. Los amo. A todas las personas que siempre creyeron en mi capacidad, es grato saber que llegan personas a tu vida y se vuelven como miembros de tu vida. Flia Moreno Tovar gracias por cada sonrisa, detalle y apoyo durante este periodo. Y a mí apreciada compañera de carrera y practica Paula, gracias por cada momento durante esta carrera, empezamos y triunfaremos juntas, cada trasnochada, cada esfuerzo y cada risa valieron la pena. Gracias por ser una amistad incondicional. “…se requiere de muchos estudios para ser profesional, pero se requiere de toda una vida para aprender a ser persona” Blanca.

(4) AGRADECIMIENTOS. A nuestros padres, familia y pareja: ¡gracias por creer en mí! Por ser esas personas incondicionales que se dedican día a día a luchar por brindarnos un futuro mejor, por sacar adelante ese ser mas preciado en el mundo. Por madrugar cada día para desearnos un buen día, por apoyarnos en los momentos difíciles, por ser siempre esa voz amiga que esta con nosotros cuando caemos y por ayudarnos siempre a levantar. A nuestra tutora: Ivette, gracias por haber aceptado este reto guiando esta travesía, que hace 5 meses comenzó y que era todo un desafío. Gracias por haber aportado tu carisma y disposición para atender todas nuestras solicitudes, por acompañarnos y por acogernos entre sus pupilos para la culminación de este reto tan importante en nuestra carrera. A nuestro grupo de amigos, gracias por hacer de esta trayectoria un camino más fácil y por forjar una amistad verdadera, por estar presentes en los momentos más difíciles y brindarnos esa mano amiga para apoyarnos y seguir adelante. También por cada uno de los momentos compartidos, los planes, las risas, los cierres de semestre, las madrugadas, los paseos y el esfuerzo por obtener siempre los mejores resultados. A todos los docentes que dejaron una huella en nuestro camino profesional, por servir de guía para el aprendizaje y por demostrarnos que con esfuerzo y perseverancia podemos llegar muy lejos, en el campo del saber. Por todos aquellos que nos sacaron canas, por exigirnos al máximo y siempre buscar que el aprendizaje fuera para toda la vida. A nuestros compañeros de semestre, por haber compartido con nosotros este largo camino, esas clases interminables, por las risas, por los trabajos eternos y por enseñarnos que podemos aprender de cada uno lo mejor pero también por aquellos que no pudieron culminar este camino con nosotros.. Gracias, a Dios Todopoderoso por la vida..

(5) Tabla de contenido Introducción. 8. Justificación. 11. Carácter situacional. 14. Identificación y formulación del problema. 18. Sistematización del problema Diagnostico empresarial Metodología de diagnóstico utilizada.. 19 20 20. Análisis entorno Empresarial. 23. Análisis interno Empresarial. 25. Objetivo General. 30. Objetivos Específicos Marco teórico. 30 31. Marco referencial. 31. Marco conceptual. 35. Marco normativo. 39. Plan de trabajo. 45. Cronograma de trabajo. 47. Proceso de trabajo de campo y ejecución de la práctica. 48. Descripción de resultados. 50. Logros. 51. Indicadores Aplicados. 51. Presupuesto Final. 52. Conclusiones. 53. Recomendaciones. 55. Referencias. 56. Anexos. 58.

(6) Listado de Tablas. Tabla 1 Matriz MEFE. 23. Tabla 2 Matriz MEFI. 25. Tabla 3 Matriz MIME. 26. Tabla 4 Matriz DOFA. 29. Tabla 5 Procesos de la gestión documental. 33. Tabla 6 Plan de trabajo. 45. Tabla 7 Cronograma. 47.

(7) Lista de Anexos ANEXO No. 1 Formato de entrevista. 57. ANEXO No. 2 Formato Plan de Observación. 59. ANEXO No. 3 Manual Sistema de Gestión Documental. 60. ANEXO No. 4 Tablas de retención. 61.

(8) Presentación o Prologo En el presente trabajo, acerca de la Práctica Social, Empresarial y Solidaria, titulada Diseño del Sistema de Gestión Documental para la Empresa COLOMBIACOOP presenta la propuesta realizada para la creación del SGD, que permita organizar y controlar adecuadamente el flujo de la información para la respuesta oportuna a los requerimientos y toma de decisiones acertadas. A lo largo del trabajo se encontrara un análisis detallado de la empresa donde se realiza la practica así como de las variables que afectan su entorno, como también el diagnostico realizado por las practicantes sobre el estado de la gestión documental que se realiza en la empresa, desarrollando así toda una propuesta para la gestión de la documentación en toda la organización. Cabe aclarar que este documento presenta solamente una propuesta de diseño del Sistema de gestión documental acorde a las necesidades propias de cada una de las áreas de la empresa, y así mismo el diseño de las Tablas de retención documental, reflejadas en el Manual del sistema de gestión documental que se incluye en este trabajo. Así mismo la propuesta esta estructurada de tal manera que cumpla los requisitos que exige la Superintendencia de economía solidaria. Por ultimo, las conclusiones de este trabajo se presentan al final del documento expresando lo que se evidencio a lo largo de la práctica, así como las recomendaciones que se le hace a la empresa para la puesta en marcha eficiente de este sistema y su continuidad a través del tiempo..

(9) 9. Introducción En la actualidad la efectividad de una empresa se basa en tener una estructura sólida y procesos claros, los cuales ayudan a que las empresas tengan rendimientos notorios mediante el desarrollo y aplicación de sistemas de gestión articulados que les permitan llevar a cabo sus funciones y toma de decisiones gerenciales eficaces. El presente trabajo tendrá como alcance el diseño de un sistema de gestión documental para toda la organización aplicando dos fases del proceso administrativo como lo son la planeación y organización las cuales permitirán estructurar la creación, flujo y almacenamiento adecuado de la información que se genera y recibe en diversas formas, de igual manera la clasificación y envío al archivo en custodia de aquellos documentos y/o comunicaciones que tienen más de 10 años de existencia. Con lo anterior, se logrará dar solución a las necesidades y requerimientos de la organización y de los correspondientes entes gubernamentales y al mismo tiempo agilizar los procesos internos y dar respuesta oportuna y adecuada a los requerimientos de asociados y entidades del sector público, privado y solidario. El trabajo de campo se llevara a cabo en el segundo semestre del 2015. Como primera instancia se realizara un diagnostico situacional de las áreas a intervenir para el sistema de gestión documental, de manera que se pueda identificar y clasificar los documentos, crear un comité interno de archivo, elaborar tablas de retención y valoración documental enCOLOMBIACOOP. Posterior al diagnóstico y de acuerdo a los resultados que este arroje, se procederá al Diseño del Sistema de Gestión Documentar acorde a las necesidades de COLOMBIACOOP, lo.

(10) 10 establecido en las normas, leyes y/o decretos y directrices de los entes de control, que en este caso es la Superintendencia de Economía Solidaria..

(11) 11 Justificación En la actualidad, las organizaciones deben regirse mediante procesos estandarizados y articulados entre sí, con el fin de que cada área asuma responsabilidades dentro del proceso de manera que se pueda identificar y clasificar los documentos según el ciclo vital de los mismos, para que se. genere una optimización en el control, consulta y acceso oportuno a los. documentos de archivo producidos por el desarrollo del objeto social de la empresa. Cabe destacar que un sistema de gestión documental permite a la organización facilitar la búsqueda documental, brindando seguridad en la base de datos, en los procesos, y en el control de los mismos, de manera que los usuarios de la información tanto internos como externos puedan tener acceso ella fácil y rápido. Logrando así, una gestión integral y eficiente de la organización en todos los niveles, mejorando los tiempos de respuesta y los flujos de información desde y hacia la alta gerencia. Lo cual se requiere diseñar para implementar en la compañía trabajada en el presente proyecto. Al no ver una solución en la problemática que presenta la organización se pueden generar las demoras continuas y notificaciones por parte de la superintendencia solidaria, debido a que es un requisito para seguridad de información y por estar en proceso de transformación es de mayor importancia contar con este procedimiento y ejecución de creación del sistema propuesto en el presente proyecto. Desde el punto de vista metodológico, se establera un conjunto de lineamientos que permitirían orientar el desarrollo del trabajo mediante el cumplimiento de un cronograma de trabajo dirigido a la recolección de información mediante matrices trabajadas en las tutorías y trabajos de campo, y por último la documentación y el sustento teórico requerido para la el diseño del sistema..

(12) 12 Desde la práctica, el presente trabajo representa una oportunidad importante para la empresa objeto de estudio, debido a la transición que lleva en su objeto social, y la transformación que está llevando a cabo para la mejora de sus procesos. Para los estudiantes, les permitirá afianzar y poner en práctica los conocimientos adquiridos, pero además les permitirá llevar a cabo todo un proceso de documentación literaria que apoye el proceso de diseño del sistema, para un proceso tan indispensable en una organización. Otro de los aportes de este trabajo, se basa en que por medio de su ejecución, se abren las posibilidades de mejoramiento de los procedimientos hasta ahora utilizados por la institución para una mayor rapidez de los mismos en la atención y ejecución de procesos que cuenten con sus asociados, empleados y los proveedores. Por último, este trabajo es de gran importancia para los autores, puesto que servirá para poner en práctica los conocimientos adquiridos en la universidad, en relación a las dos primeras fases del proceso administrativo de planeación y organización, así como también la estructuración del flujo de la información en la empresa, a través de la pasantía en la empresa en estudio..

(13) 13. SEGUNDA PARTE: FUNDAMENTACION DE LA PRACTICA.

(14) 14 Carácter situacional Historia COLOMBIACOOP es una entidad cooperativa reconocida legalmente por el gobierno nacional mediante personería jurídica 261 del 3 de mayo de 1950, expedida por el ministerio de industria y comercio, hoy superintendencia nacional de la economía solidaria. Fue fundada por el grupo de funcionarios del instituto de crédito territorial INSCREDIAL, cooperativa de tipo cerrado COOPISCREDIAL. En el año de 1992 el instituto de crédito territorial disolvió su naturaleza jurídica a INURBE y este cambio, obligo pasar de cooperativa cerrada a cooperativa de tipo abierto, modalidad que le permite vincular asociados de distintos sectores sociales y económicos, empleados de toda clase de empresas, independientes y pensionados. Este tipo de población abierta tiene mayor ventaja de las cerradas, por cuanto garantiza su estabilidad en el tiempo al no depender de un solo grupo de asociados como base social. Hoy en COLOMBIACOOP está en proceso de transformación de cooperativa de aporte y crédito a una organización de ahorro y crédito. COLOMBIACOOP es una cooperativa de aporte y crédito con más 65 años en el mercado, que trabaja por las familias colombianas, acompañándolas en sus proyectos y en su crecimiento, basados en valores como la solidaridad, honestidad, liderazgo y respeto. La cooperativa pertenece al sector de la Economía Solidaria y tiene como objeto social la prestación de servicios relacionados a la afiliación de personas naturales que deseen pertenecer a la cooperativa como asociados y hacer aportes ordinarios o extraordinarios por determinado monto y tiempo..

(15) 15 Nombre: COLOMBIACOOP Visión Ser una entidad consolidad en el sector solidario, reconocida nacional e internacionalmente y benefactora de una amplia base social que demande sus servicios. Misión Servir de instrumento para el mejoramiento de las condiciones socioeconómicas de sus asociados, acorde con la economía solidaria, generando excedentes sociales y económicos con eficiencia y eficacia Figura 1. Organigrama. Nota: Coolombiacoop..

(16) 16. Tipo de influencia social COLOMBIACOOP tiene influencia sobre los siguientes grupos de interés: Sus asociados (por sus aportes y rendimiento) Sus empleados (fuente de empleo) Sus proveedores (por sus aportes y colaboración) El estado (por su contribución tributaria, y el cumplimiento de la normatividad correspondiente) El campo educativo (por recibir a personal en etapa práctica del Sena y recientemente a estudiantes de la UCC y contribuir a su formación.) Tipo de actividad empresa prestadora de servicios de aporte y crédito. Cobertura de la actividad a nivel nacional Estructura de la empresa u organización privada, pública y solidaria: COLOMBIACOOP en la actualidad cuenta con 4 sedes a nivel nacional, la sede principal en Bogotá, y las otras sedes en Ibagué, Popayán y Suesca. Su misión es servir de instrumento para el mejoramiento de las condiciones socioeconómicas de los asociados, acorde con la economía solidaria, generando excedentes sociales y económicos con eficiencia y eficacia. Productos o servicios: Los asociados pueden acceder a créditos siempre y cuando tengan una cantidad de dinero suficiente y equivalente en el monto de sus aportes, al monto solicitado. Adicional a esto.

(17) 17 COLOMBIACOOP presta servicios culturales y de recreación que pueden disfrutar sus asociados por medio de la compra de paquetes ofrecidos a bajo precio por empresas aliadas, junto con diferentes actividades según los meses del año y fechas especiales..

(18) 18 Identificación y formulación del problema ¿Cómo contribuye el sistema de gestión documental al desarrollo de los propósitos de la empresa COLOMBIACOOP? En la cooperativa COLOMBIACOOP cuya objeto misional es generar un mejoramiento de las condiciones socioeconómicas de sus asociados mediante los servicios de aporte y crédito, se ve reflejada en actualidad una gran problemática la cual es que carece de un sistema de gestión documental cuyo objetivo es permitir obtener la información de forma ágil y rápida a través de un almacenamiento en forma digital y ordenada en archivo, esté generara que los procesos sean efectivos a la hora de ejecutarse debido a que toda la información necesaria estará plasmada en una plataforma y esto permitirá que el tiempo de desarrollo sea menor y de mejor calidad. La anterior problemática está generando demoras en la organización a la hora de ejecutar procesos como prestamos, cobros jurídicos, seguimiento de cuentas o un simple análisis de los asociados, debido a que la información que se ha recogido durante los años de funcionamiento del establecimiento no cuenta con un orden especifico de documentación y su estructura de archivo es deficiente, lo que hace que a la hora de buscar las carpetas de información genere demoras ya que se genera un proceso de búsqueda y orden las carpetas que son necesarias para poder ejecutar algún proceso necesario con estas. Si no se logra solucionar esta problemática se pueden seguir generando demoras y los procesos serán de menor eficiencia debido a que se seguirá realizando un proceso extra en el orden de carpetas y búsqueda, no obstante se verán afectados frente a la superintendencia de sociedades, ya que es la observación para generar cambios y permitir que la empresa tenga un mejor manejo documental y el cual tenga una sistematización segura y legal. Para generar el.

(19) 19 diseño se tomara de la mano el manual de procesos de la empresa COLOMBIACOOP, la asistencia del tutor y empleados de la cooperativa , en cuanto lo legal la Ley 594 del 2000 y la resolución 2925 de 2015, la cual dará los parámetros necesarios para generar una guía base y generar su diseño mediante tablas de retención, tablas de orden de información y generar un adecuado ordenamiento de carpetas. localizadas en el área de archivo, así como está. recomendada en la anterior ley mencionada. Con esto permitirá acelerar los procesos, generar mayor agilidad en la búsqueda de información y cumplir con la normatividad exigida. Sistematización del problema ¿Es necesario implementar un sistema de gestión documental en Colombiacoop? ¿El sistema de gestión documental ayudaría a reducir tiempos en la ejecución de procesos en Colombiacoop? ¿El sistema de gestión documental recoge toda la información de la empresa? ¿La ley 594 del 2000 y la resolución 2925 de 2015 cubren todo lo relacionado con gestión documental y su aplicación? ¿Al no generar un sistema de gestión documental en Colombiacoop se podrían generar multas por la supersolidaria?.

(20) 20 Diagnostico empresarial Metodología de diagnóstico utilizada. La recolección de la. información se realizara a. partir del uso de las técnicas. correspondientes a observación estructurada y entrevista con el fin de desarrollar un diagnostico organizacional en la cooperativa COLOMBIACOOP la cual nos permite analizar el comportamiento en cuanto a la documentación ejecutada en los procesos que se llevan a cabo a la hora de realizar las actividades laborales. La observación estructurada se llevó a cabo mediante una visita guiada a la cooperativa la cual tiene como objetivo la familiarización de los practicantes con los procesos documentales en cada una de las áreas de la organización. De manera que se permita llevar a cabo el desarrollo de la observación para el levantamiento de la información de base, para la formulación del diagnóstico del proceso documental que se realiza en la empresa, como punto de partida para el diseño del sistema de gestión documental. La entrevista se desarrolló con el objetivo de recolectar información acerca del sistema de gestión de calidad, la clasificación documental con el que cuenta la cooperativa, el uso de dicha clasificación y el reglamento del área de archivo, mediante la formulación y realización de un esquema de preguntas a la persona responsable del área de calidad Claudia Melo. El fin que tuvo la entrevista fue generar un diagnóstico del área de calidad en cuanto a la documentación y del área de archivo, permitiendo así ver las variables que afectan o contribuyen a la creación del sistema de gestión documental. Para la elaboración el diagnostico las técnicas de análisis de la información que se utilizaran serán las matrices de la planeación estrategia, como la matriz MEFI porque nos.

(21) 21 permite identificar los factores internos en cuanto a la relación de las áreas de la organización que nos llevan a determinar la problemática y la posición estratégica, mediante la evaluación de las debilidades y fortalezas. La matriz MEFE porque nos permite resumir y evaluar el entorno empresarial de la organización y su perfil competitivo, en aspectos económicos, políticos, sociales, tecnológicos, educativos, culturales, de mercado y ambientales. La matriz MIME porque permite el cruce de las matrices anteriores para determinar una idea de la posición estratégica a seguir por la organización. Ya sea de crecimiento y desarrollo, resistencia o desposeimiento, según el cuadrante en el que se ubique de acuerdo al total ponderado de las matrices. De manera que se pueda evidenciar en qué estado se encuentra la organización y se pueda dar una recomendación para la mejora de su perfil competitivo y su posición estratégica..

(22) 22 Antecedentes La práctica nace desde la necesidad de dos estudiantes de administración de empresas, de 10º semestre que están en la búsqueda de una empresa que desee aceptar su asesoría en el mejoramiento de cualquier proceso o actividad de la compañía. Es así como, se llegó a la cooperativa COLOMBIACOOP, donde se presentó formalmente la petición de las estudiantes para desarrollar la practica en esta empresa, posteriormente se solicitóuna reunión con la gerente a la cual se le presento el interés por asesorar a su empresa, obteniendo así una respuesta positiva por parte de ella, y emitiendo posteriormente la carta de intencionalidad a la universidad para la solicitud de la práctica. Como estudiantes, elegimos esta empresa por su cercanía a la sede Bogotá de la UCC y por ser una Cooperativa que hace parte de la Economía Solidaria, sector del cual la universidad también hace parte. De manera que la elección se da con el propósito de integrar los conocimientos obtenidos en la cátedra institucional de la universidad de manera cercana y eficiente, pero así mismo con el fin de construir un aporte significativo y generar un impacto positivo a una entidad del sector solidario. Debido a que es una empresa que no ha tenido convenio con la universidad, no presenta antecedentes de prácticas realizadas en la empresa por semestres anteriores, ni por la universidad, esta es la primera vez que estudiantes de la universidad van a desarrollar una práctica en dicha empresa, presentando el desarrollo de una propuesta final..

(23) 23 Análisis entorno Empresarial. Tabla 1 Matriz MEFE AMBITO. IMPORTANCI A. Social. Tecnológic o. TOTA L. 10. 3. 0.3. 8. 3. 0.24. 12. Crecimiento del sector Leyes. 7. 4. 0.28. Control. 5. 3. 0.15. Impacto. 11. 3. 0.33. Bienestar. 10. 2. 0.2. Innovación. 4. 2. 0.08. Eficiencia. 5. 2. 0.1. Personal calificado Capacitación. 4. 4. 0.16. 4. 3. 0.12. Convenios. 9. 4. 0.36. Actividades. 6. 3. 0.18. Participación del mercado GoodWill. 5. 2. 0.1. 5. 3. 0.15. Responsabilida d social Impacto. 2. 2. 0.04. 5. 2. 0.1. 21 9 8. 15 10. Mercado. 7 Ambiental. TOTAL. EVALUACIO N. Demanda. Educativa. Cultural. PONDERACIO N. 18 Económico. Político. VARIABLES ANALIZADAS. 100. 2.89. Nota: Construcción propia de los autores. Como se muestra en la tabla 1, la matriz elaborada para el análisis del entorno empresarial externo arrojo un total ponderado para COLOMBIACOOP de 2.89 lo cual evidencia que esta 0.39 décimas por encima del promedio. Esto evidencia que la empresa está.

(24) 24 en un nivel de atractividad estándar y de competencia intermedio causado por la igualdad que presenta tanto de amenazas como de oportunidades en su entorno empresarial. Se puede evidenciar que las amenazas potenciales se encuentran en el ámbito tecnológico y ambiental ya que las dos variables analizadas tuvieron una puntuación de tan solo 2 puntos de 4. En cuanto a las oportunidades se observa que estas se encuentran en ámbitos políticos, educativos y culturales, ya que estos tuvieron una de las dos variables analizadas en cada uno con una puntuación de 4. Esto permite concluir, que a pesar de ser una cooperativa del sector solidario su fuerte se debería encontrar en el aspecto social con una puntuación 8 sobre 8, sumando la puntuación de las dos variables analizadas pero en este caso tan solo tiene una puntuación de 5 al igual que el ámbito relacionado con el mercado, lo cual evidencia que su proyección social esta perdiendo el valor agregado que la cooperativa debería estar generando en sus asociados mediante un impacto positivo en el bienestar de los mismos y que por tanto sus iniciativas de mercado son equivalentes a las del nivel social..

(25) 25 Análisis interno Empresarial Tabla 2 Matriz MEFI AMBITO. Gerencia. Desarrollo y crédito. Solidaridad. IMPORTANCIA. 21. 18. 12. Jurídica y cartera. 10. Auditoria y calidad. 15. Tecnología. 7. Mercadeo. 9. Área contable. 8. TOTAL. 100. VARIABLES ANALIZADAS Gestión. PONDERACION. EVALUACION. TOTAL. 11. 3. 0.33. Toma de decisiones Servicio al cliente Gestión comercial Bienestar de los asociados Programas solidarios Gestión de cobro. 10. 3. 0.3. 9. 4. 0.36. 9. 3. 0.27. 8. 3. 0.24. 4. 4. 0.16. 5. 2. 0.1. Procesos jurídicos Auditoria. 5. 2. 0.1. 7. 2. 0.14. Calidad. 8. 3. 0.24. Canales de comunicación Página Web. 4. 2. 0.08. 3. 3. 0.09. Marketing. 4. 4. 0.16. Asesoría comercial Contabilidad. 5. 3. 0.15. 4. 4. 0.16. Tesorería. 4. 4. 0.16 3.04. Nota: Construcción propia de los autores. Como se muestra en la tabla 2, la matriz elaborada para el análisis interno de la organización arrojo un total ponderado para COLOMBIACOOP de 3.04 lo cual evidencia que esta 0.54 décimas por encima del promedio. Esto evidencia que la empresa está en un nivel interno sólido, con una posición estratégica interna consolidada pero con aspectos por mejorar..

(26) 26 Se puede evidenciar que las fortalezas de la organización, se encuentran en el área contable, de desarrollo y crédito, mercadeo, y solidaria. En aspectos tales como, el ejercicio de la contabilidad y la tesorería, el plan de marketing, los programas solidarios y el servicio al cliente de calidad que es prestado a los asociados, lo cual les permite tener un ponderado por encima de la media con una estructura interna sólida y fuerte. En cuanto a las debilidades, se puede evidenciar que la organización debe fortalecer las áreas de cartera y jurídica, auditoria y calidad y tecnología. Debido a que estos procesos son los que le están generando inconvenientes para poder destacarse internamente en el desarrollo de sus procesos, ante sus asociados, proveedores y su equipo de trabajo. Tabla 3 Matriz MIME. Promedio. Débil. 3a4. 2 a 2.99. 1 a 1.99. II. III. V. VI. VIII. IX. 3a4. alto. Fuerte. Medio. 2 a 2.99. IV. 1 a 1.99. I. Bajo. Total ponderado Matriz MEFE. Total ponderado Matriz MEFI. VII.

(27) 27 ESTRATEGIAS X. Crecer y construir ( I – II – IV) Proteger y mantener (III – V - VII) Cosechar o desinvertir (VI – VIII IX). Nota: Construcción propia de los autores. Según el análisis de la tabla 1. La matriz MEFE que nos arrojó un resultado de 2.89 y la tabla 2. La matriz MEFI que nos arrojó un resultado de 3.04, se puede observar en el grafico 1 que la región en la que se ubica COLOMBIACOOP es la número IV, la cual pertenece a la estrategia global de Crecer y construir, la cual se basa en las “estrategias intensivas”, alusivas específicamente a la penetración de mercado, desarrollo de mercado y desarrollo del servicio. Como se pudo determinar en cada una de las matrices anteriores la empresa debe explotar las oportunidades que se le presentan en aspectos como el personal calificado que posee, y los convenios suscritos que tiene de manera que esto le puede servir para desarrollar una ventaja competitiva, así mismo la ventaja que tiene en el aspecto político, gracias a los procesos certificados que maneja. De manera que se sirvan de herramienta para desarrollar estrategias para contrarrestar las amenazas que se les presentan en términos de RSE, innovación en tecnología, y el mejoramiento de las condiciones socioeconómicas en sus asociados. Para concluir, se recomienda que la empresa mejore las falencias que tiene en el posicionamiento y cobertura del servicio, de manera que pueda penetrar aún más el mercado nacional en el que opera, pero a sí mismo para que esta inversión de los frutos esperados, la empresas deberá invertir en procesos tecnificados, de manera que se fortalezca y se caracterice por su innovación y responsabilidad social lo cual tendrá una influencia directa y positiva en el desarrollo de las mejores condiciones y calidad de vida de sus asociados. De manera que, la.

(28) 28 implementación de estas recomendaciones permitirá a COLOMBIACOOP desarrollar la estrategia de Crecer y construir como empresa, y avanzar en la escala de la Matriz MIME hacia un cuadrante de jerarquía alto y fuerte..

(29) 29 Tabla 4 Matriz DOFA DEBILIDADES. FORTALEZAS. Canales de comunicación. Sistema de gestión documental. Rotación de personal. Manual de funciones poco claro. Desconocimiento del portafolio de servicios por parte de los asociados. Programa de responsabilidad social. DO. Servicio al cliente de calidad. Programas solidarios. Certificación de calidad. Asesores comerciales eficientes. Personal calificado. Marketing. Eventos culturales y recreativos.. Posicionamiento del mercado. Convenios. Proceso de transformación de identidad. Diversificación del portafolio. Expansión y crecimiento a nivel nacional. Procesos de certificación. AMENAZAS. Diseñar un sistema de gestión documental para la obtener la certificación. Posicionarse en el mercado mediante la difusión del portafolio de servicios.. Crear una estrategia de marketing para dar a conocer el proceso de transformación de identidad. Realizar eventos culturales y recreativos para fortalecer el proceso de crecimiento a nivel nacional.. DA. FA. Recesión económica. Inflación. Devaluación de la moneda. Tasas de interés bajas. Portafolio de servicios de entidades bancarias. Poca cultura del ahorro.. Diseñar un programa de responsabilidad social que genere cultura del ahorro en los asociados. Mejorar los canales de comunicación para dar a conocer el portafolio de servicios a los asociados.. OPORTUNIDADES. Nota: Construcción propia de los autores.. FO. Potenciar las habilidades de los asesores comerciales para contrarrestar el portafolio de servicios de las entidades bancarias. Exaltar la ventaja de los programas solidarios a los que se accede cuando se es asociado de la cooperativa..

(30) 30. Objetivo General. Diseñar un Sistema de Gestión Documental para la Empresa COLOMBIACOOP que permita organizar y controlar adecuadamente el flujo de la información para la respuesta oportuna a los requerimientos y toma de decisiones acertadas.. Objetivos Específicos Desarrollar un diagnostico empresarial que permita identificar el flujo de información en la empresa COLOMBIACOOP. Realizar el trabajo de campo en la empresa COLOMBIACOOP que permita recolectar y procesar la información requerida para el diseño del sistema de gestión documental Identificar y clasificar el tipo de información que maneja COLOMBIACOOP. Elaborar tablas documentales y de retención para los documentos internos y externos que maneja COLOMBIACOOP. Diseñar el Sistema de Gestión Documental para COLOMBIACOOP, de acuerdo a la Ley 594 del 2000 y la resolución 2925 de 2015 exigida por la Supersolidaria..

(31) 31 Marco teórico Marco referencial Según Russo, la gestión documental permite controlar los documentos ejecutados por la organización, desde que se crea hasta llegar al final de su cadena o existencia, la cual es la conservación histórica o la erradicación y eliminación de esta, donde se ven reflejadas las ventajas del sistema las cuales son: ¨la reducción en la necesidad de manipular, almacenar y recuperar la documentación en papel,. se reduce el coste del proceso de creación,. almacenamiento y conservación de los documentos, asegura eficacia de los documentos al facilitar su recuperación y acceso. Permite la reutilización de la información ya obtenida y permite compartirla con toda la organización, reduce costes de operación, agiliza los procesos de trabajo y así generar mayor productividad, acelera el flujo de información, asegura la óptima utilización de los recursos y el espacio físico, ofrece apoyo en la toma de decisiones y documenta las actuaciones de la empresa¨. Estas ventajas son de suma importancia debido a que estas hacen que el desarrollo organizacional de las organizaciones sea eficiente y se puedan generar procesos adecuadamente. Según el archivo general de la nación Colombia, ¨la gestión documental cuenta con unos beneficios en las organizaciones, los cuales son: reducir el volumen de documentos innecesarios, administrar la información plasmada en documentos para agregar valor a la gestión del conocimientos de la entidad, apoyar la transparencia, la eficacia, la eficiencia y modelo integrado de la gestión de la entidad, brindar lineamientos en materia de gestión de documentos para la planeación, diseño y operación de los sistemas de información de le entidad, mediante la articulación con los procesos de gestión documental, mayor.

(32) 32 aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones de la entidad, generar una auditoría y control de la información, prestar adecuados servicios de archivo¨. Estos beneficios tienen como fin el lineamiento normativo para la generación de un archivo en las organizaciones para generar un control de documentos por fechas y orden cronológico, la cual permitirá, agilidad y búsqueda oportuna de información para ejecutar un proceso activo en la organización. Según ARAD y BELL, Existen dos formas de generar un archivo de documentos en la gestión documental las cuales son: Según el grado o frecuencia de utilización: Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente. Semi-activos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto. Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su Gestión Documental nivel 1 6 valor operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental. Según el lugar de emplazamiento: Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos. Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser: Departamentales o por secciones: en el propio departamento por ser utilizado constantemente por este..

(33) 33 Personales: de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la persona que trabaja con ellos. Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se complementan entre sí. En esta clasificación se ve como es la organización de los documentos ya sea emitidos por la organización o por otras secciones o sedes en otros departamentos, donde se organizan por frecuencia y uso, y se deja la inactiva a un lado pero de la misma forma organizada. Según el ministerio de agricultura la gestión documental cuenta con una serie de procesos los cuales son: Tabla 5 Procesos de la gestión documental. Nota: SGD en las organizaciones, (editorial) En producción documental, se hace referencia a la generación documental e informativa con la que cuenta una organización, este abarca aspectos de origen, creación, técnicas, diseño de formatos y documentos, soportes documentales, instructivos y demás documentos que.

(34) 34 contribuyan con el desarrollo de las funciones propias y procesos de cada área. (El área encargada o responsable de esta documentación es gestión de proyectos y planeación). En la recepción de documentos se encarga de la recepción, radicación y registro de documentos los cuales son remitidos por una persona natural y/o jurídica. (área o responsable es la gestión documental). En la distribución de documentos se hace referencia a los procedimientos que garantizan que los documentos lleguen al lugar correspondiente, en este se generan flujos de los documentos mediante mecanismos de verificación, ejecución y control. (El área o responsable de este proceso es la gestión documental). En el trámite de documentos muestra el curso dado desde la etapa de producción hasta el cumplimiento de su función administrativa, donde se realizan registros, asignaciones, revisiones, digitalización y distribución. (Cada área es responsable de esta tarea y aparte cuentan con la ayuda de la gestión documental). En la organización documental está orientada a la clasificación donde se divide en series y subseries, la ordenación donde está por ubicación y por descripción la cual es el tipo de documento ya sea inventario, transferencia u otros documentos que hacen parte de los procesos archivísticos. La consulta de documentos ya tiene el fin de conocer y hacer conocer la información a las personas autorizadas, se genera una formulación de consulta, una estrategia de búsqueda y el resultado de la búsqueda..

(35) 35 La conservación de los documentos tratan de garantizar la integridad física y funcional, donde se generan inspecciones, mantenimientos, diagnósticos, monitoreo, limpieza y entre otras que deseen proteger los documentos. Disposición final de los documentos es la selección que se le da a los documentos si son permanentes, temporales o su eliminación respecto a lo que indiquen las tablas de retención o tablas de valoración documental. Ä menudo se asocia la gestión documental con un programa informático y no necesariamente siempre debe ser así. En algunas ocasiones una solución de gestión documental puede pasar por fijar unas pautas corporativas que concreten aspectos como: Estructura y ordenación de las carpetas y de los documentos en la red local. Atributos asociados a los mismos y relacionados con aspectos como: permisos de acceso, ciclo de vida de los documentos, migración o cambio de soporte para asegurar su preservación, etc. Nomenclatura a utilizar. Identificación o clasificación. Almacenamiento o no en ordenadores fuera de la red corporativa. Tratamiento y gestión del correo electrónico. Si en ocasiones tener unas pautas corporativas es suficiente, en otros casos es necesario además implementar una solución tecnológica¨ Marco conceptual La gestión documental permite organizar y controlar los aspectos relacionados con el recibimiento, organización, archivo, acceso y facilidad de búsqueda de los documentos que se.

(36) 36 manejan en una organización.. Esta tiene como gran objetivo la preservación, acceso y. disponibilidad en un archivo el cual debe ir organizado según la ley exige y la empresa maneja. Según la autora Patricia Russo (2009), ¨La gestión de la documentación y de la información de una organización tiene que ir orientada a las personas que la utilizan, sea proveedor, cliente o trabajador de la empresa. Dependiendo de su procedencia, la información de la organización se categoriza en tres tipologías: ambiental (cámara de comercio, constitución, papeles externos que influya, información que se utiliza en la organización), interna (ofertas, facturas, recibos, etc.) y corporativa (folletos, presentaciones corporativas, catálogos, memorias públicas, web, etc.)¨. Se evidencia que toda la información que se maneja en la organización debe estar organizada de tal forma que se genere facilidad para su búsqueda y acceso para los individuos autorizados en la organización para su disponibilidad. Según la guía la gestión integrada: calidad, seguridad y medio ambiente, ël sistema documental integrado de la empresa debería fundamentalmente definir los mecanismos para la identificación de todos los documentos, con referencia fundamentalmente a su fecha de actualización, las diferentes vías para la elaboración de procedimientos, la aprobación y control de distribución, archivos y revisión documental¨ a lo que hace referencia de tener un sistema de gestión documental operativo el cual genere actualizaciones y sea guardada la copia antigua y la nueva versión con el fin de generar un archivo organizado y pertinente para la entrega de información y hacer que los procedimientos o procesos de la organización se hagan en el menor tiempo posible y poder generar una toma de decisión más ágil. En el libro aplicativos de investigación archivística, Alfredo rubio hace referencia al sistema de gestión documental ¨los sistemas de información para las organizaciones más.

(37) 37 dinámicos están desarrollando desde finales de los años 80 una nueva técnica de gestión de la información que aspira administrar y controlar de modo conjunto, mediante el auxilio de la información, todo tipo de datos, conocimiento y habilidades existentes en la organización en la que se aplica –con independencia de su origen interior o exterior, los soportes físicos en los que se encuentran, el lugar de almacenamiento, los causes de circulación y la clase y grado de tratamiento documental que hayan recibido-.¨ Esta referencia nos cita como desde años anteriores las organizaciones pretenden mejorar su desarrollo organizacional mediante estrategias de implementación de un sistema de gestión documental el cual abarque cada uno de los documentos realizados y creados en dentro y fuera de la organización, con el propósito de brindar mayor información y facilitar la búsqueda de documentos y reducir tiempos. Otro concepto es el de Jorge Palacios quien define al sistema de gestión documental como ïnstrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistémico de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Este debe ser aprobado, publicado, implementado y controlado¨ Lo que hace referencia a que todo documento desde el momento de creación de la empresa hasta su ultimo día debe estar en un orden especifico y archivado de manera que sea fácil la búsqueda de cualquier documento ejecutado en la organización. Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su.

(38) 38 origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”. Esto nos hace referencia a que deben estar plasmados todo documento que se cree, realice o ejecute en cada una de las áreas para generar beneficios en tiempos de búsqueda. Según la UNESCO, ¨La gestión documental asegura de manera sistemática la creación, organización, gestión, conservación y eliminación de documentos. El objetivo es asegurar la eficacia, la responsabilidad y la transparencia en la ejecución y el apoyo a las actividades del programa de la Organización, proteger los intereses operacionales, legales y financieros¨. Todo documento archivado en un orden genera mayores rendimientos en las organizaciones divido a que se reducen los tiempos para adquirir información y genera mayor seguridad y confiabilidad en los procesos. La Norma ISO 15489, define a la gestión documental ës el área de la gestión responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento y uso destrucción de documentos, incluyendo los procesos para capturar y conservar evidencia e información sobre actividades y transacciones de la organización¨. Las referencias anteriormente expuestas evidencian como los autores ven necesaria la implementación de un sistema de gestión documental, ya que con este se podría generar una recolección y organización de toda la información expuesta y creada por las organizaciones, donde mediante este sistema también se podrá tener un orden cronológico, actualizaciones, con el fin de generar agilidad en los procesos que necesitan de la información expuesta en este, donde se podrá tener toma de decisiones eficiente y los procesos se generaran en tiempos óptimos para la compañía..

(39) 39 Marco normativo La ley 594 de 2000 es la que brinda parámetro de los archivos y otras disposiciones en las organizaciones de forma legal, la cual haremos aplicación a esta para realizar el diseño del sistema de gestión documental en la empresa Colombiacoop, donde esta nos indica: ël archivo es el conjunto de documentos, se cual fuese su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia¨ . Esta definición nos hace referencia que todo tipo de información manejada en la organización debe estar perpetua en un archivo que debe manejarse según lo dice esta norma, dicha ley tiene lineamientos y pasos para llevar a cabo la implementación del sistema propuesto. La resolución 2925 de 2015, la cual va enfocada todos los vigilados por la Superintendencia De La Economía Solidaria, donde se establecen las directrices en materia de gestión documental, la cual obliga en un plazo de seis meses contados a partir de su entrada a que los órganos en este caso a las cooperativas elaboren tablas de retención documental, y generen un programa de gestión documental respectivo a la razón social, en este debe incluir políticas de adaptación e implementación de documentos electrónicos, con el fin de generar orden de documentos acumulados y antiguos, para así facilitar su búsqueda o generar un archivo muerto con la documentación muerta, esto permitirá que las organizaciones puedan generar procesos en tiempos óptimos y poder llegar a la toma de una decisión de manera efectiva..

(40) 40 Según el Ministerio de Cultura en su Decreto único reglamentario 2578 del 2012, Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado. Se encuentra reglamentado bajo la normatividad de la Ley 80 de 1989, la Ley 594 de 2000, el Decreto 2482 de diciembre de 2012 y la Ley 1437 del 2011 en su Capítulo IV, Titulo III. El Articulo 26 del Decreto Único Reglamentario del Ministerio de Cultura refiere que “Obligación de conformar archivos en entidades vigiladas por el Estado. Las personas naturales o jurídicas de derecho privado, que estén bajo vigilancia del Estado deberán contar con un archivo institucional creado, organizado, preservado y controlado, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de orden original, el ciclo vital de los documentos, y las normas que regulen a cada sector así como las establecidas en la Ley 594 de 2000.” De modo que las empresas que se encuentran bajo la vigilancia del estado, en este caso de la Superintendencia de la economía solidaria se encuentran en la obligación de crear, organizar, preservar y controlar los archivos, basados en los principios rectores archivísticos establecidos por la Legislación archivística, y la Ley 594 de 2000 y otras normas establecidas por los entes gubernamentales. Esto con el objetivo de que todas las empresas desarrollen su ejercicio de creación, gestión y disposición de la información y de la documentación de una forma unificada y transparente. De manera que permita la búsqueda eficiente de la información y de los documentos necesarios para su objeto social facilitando su gestión en las empresas, para la consulta sistematizada de los usuarios tanto internos como externos. En particular la Ley 80 de 1989 reglamenta que dentro de las funciones del Archivo General de la Nación se encuentra la de garantizar la eficacia en la gestión del Estado y de sus.

(41) 41 entes mediante la organización y fortalecimiento del archivo del Estado en los diferentes rangos que constituyen la organización administrativa del mismo. Es entonces cuando en la Ley 594 de 2000 en su artículo 5, se define que el Sistema Nacional de archivos será aquel conjunto de instituciones archivísticas relacionadas entre sí para unificar y coordinar el proceso de archivo, para que se promueva el desarrollo de centros de información que custodien el patrimonio en términos documentales, y el acceso de los ciudadanos a los mismos. Y en su artículo 6, reglamenta los procesos y acciones a llevar a cabo según sus funciones, aquellas entidades que integren y estén bajo vigilancia del Sistema Nacional de Archivos En el caso de la Ley 1437 de 2011 – Capitulo IV, hace referencia a los elementos que se encargan de controlar los documentos, expedientes y archivos por medio electrónico para su validez y fuerza probatoria, los cuales tienen una directa implicación en el desarrollo de la política archivística estatal y para la aplicación del Sistema Nacional de Archivos, el cual debe velar por engranar, actualizar y unificar sistemáticamente la función archivística del Estado, los diferentes entes públicos de acuerdo a los niveles de administrativos, territoriales y de servicios. Y que a si mismo los archivos de entidades privadas deberán acogerse de igual manera a este Sistema Nacional de Archivos, y a su normatividad relacionada con los procesos archivísticos. Adicionalmente, esclarece que el Archivo General será quien oriente y coordine el Sistema Nacional de Archivos, en cuanto a su relación con otros órganos ejecutores que retroalimenten la Política Archivística Nacional. Y finalmente en el Decreto 2482 de 2012, que compone este Decreto Único Reglamentario, se encarga de establecer todos aquellos lineamientos para la integración de la planeación y la gestión que se debe adoptar para llevar a cabo el Modelo de Planeación y.

(42) 42 Gestión como aquella herramienta que servirá de instrumento de articulación y reporte, para el desarrollo administrativo de políticas de la gestión documental del Estado. Según el Decreto 2609 de 2012, del ministerio de cultura en su artículo 35 establece que “Responsabilidad de otras entidades públicas en el desarrollo de las normas sobre la gestión de documentos. Es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, establecer normas para la formulación, implementación y evaluación del Programa de Gestión Documental de las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia, de conformidad con lo establecido en el presente decreto, la Ley General de Archivos y demás normas reglamentarias”. Y en su artículo 36 establece que “Coordinación con otras entidades de orden nacional. El archivo General de la Nación coordinara con los Ministerios y las Superintendencias el desarrollo de la normatividad que en materia de gestión documental deba expedirse en las entidades privadas bajo el control y vigilancia de dichas autoridades nacionales”. De manera que la superintendencia, los ministerios y en trabajo conjunto con el Archivo General de la Nación estarán en la facultad de diseñar y decretar toda aquella normatividad que consideren pertinente para la formulación, implementación y evaluación, de los programas de gestión documental de las empresas privada que estén bajo su vigilancia y control. Es así como todas las empresas privadas están en la obligación de tener un sistema para la gestión de la información y documentación de su empresa. Pero adicional a esto deberán regirse por los lineamientos que las autoridades competentes exijan, para que la documentación se articule bajo unos principios nacionales, que sean de conocimiento en cualquier empresa y en cualquier lugar del país. De modo que exista un similitud en la gestión que realice cada una de las empresas, con el fin de llevar a cabo un.

(43) 43 proceso, ordenado, limpio y transparente que facilite la búsqueda de la información y así mismo evite y elimine documentos y/o procedimientos que no aporten significativamente al sistema de gestión documental. Según el Archivo General de la Nación, en su Acuerdo 05 del 2013 establece en el Artículo 24 que “Responsabilidad de otras entidades públicas en el desarrollo de las normas sobre gestión de documentos. Es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, establecer mecanismos para el cumplimiento, inspección y vigilancia, de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000 y sus normas reglamentarias.” Entonces según este Acuerdo emitido por el Archivo General de la Nación, la Superintendencia de la Economía Solidaria deberá tener a su cargo toda la responsabilidad acerca del direccionamiento de los lineamientos de las empresas privadas bajo su control, haciendo referencia a la organización, conservación, control y los servicios de sus archivos. Es decir, que velara porque toda esta reglamentación emitida, sea cumplida a cabalidad por las empresas en su totalidad, en el tiempo establecido y así evitar las multas impuestas por desacato de los parámetros reglamentados. Es decir que para el eficiente funcionamiento de las políticas, normas y leyes, las empresas se encontraran en la obligación de diseñar planes y estrategias para creación e implementación de programas de gestión documental para garantizar la organización y conservación de la documentación, mejorando a si la toma de decisiones, el uso y alcance de toda la información que manejen las empresas, en el momento en que esta sea requerida por algún ente, usuario, empleado, y/o persona externa a la organización..

(44) 44. TERCERA PARTE: DESARROLLO DE LA PRÁCTICA.

(45) 45 Plan de trabajo El logro de los objetivos propuestos se desarrollara en 7 etapas: Tabla 6 Plan de trabajo ETAPAS. DESCRIPCION Y/O ACTIVIDADES. TIEMPO. RESPONSABLES. Protocolo. Presentación de los estudiantes en la empresa a llevar a cabo la práctica. Presentación y firma de documentación requerida para la celebración del convenio.. 1 mes. COLOMBIACOOP y UCC.. Visita de reconocimiento de la empresa, con el fin de Reconocimiento familiarizarse con la problemática presentada por la organización.. 1 semana. Estudiantes, funcionario responsable de COLOMBIACOOP y. docente tutor. Diagnostico. Consiste en llevar a cabo la recopilación del flujo de información que se maneja en la cooperativa y el uso y disposición que se le da a los mismos.. 1 mes. Estudiantes y personal a cargo de la información en la empresa.. Documentación. Recolectar y procesar la normatividad y los sustentos teóricos que darán origen a la creación del sistema de gestión documental para la cooperativa.. 2 semanas. Estudiantes y docente.. Diseño. Creación del sistema de gestión documental según la información recolectada previamente.. 1 mes y 1 semana.. Estudiantes y docente. Presentación. Entrega del sistema de gestión documental a la cooperativa según los parámetros requeridos por la resolución XXXX y la Superintendencia de. 1 semana. Estudiantes, docente y empresa..

(46) 46 Economía Solidaria. Sustentación Final Nota: Autores.. Presentación del trabajo desarrollado en la cooperativa, al jurado de la opción de grado.. 1 semana. Estudiantes.

(47) 47 Cronograma de trabajo. Tabla 7 Cronograma. Nota: Autores..

(48) 48. Proceso de trabajo de campo y ejecución de la práctica Dentro de la propuesta organizacional presentada a Colombiacoop en el anteproyecto, se planteo una primera parte de reconocimiento y diagnostico donde se aplico una encuesta y dos cuestionarios con el fin de recolectar información para conocer el proceso documental que se llevaba en la compañía, en una segunda etapa de trabajo conjunto donde se procedió a la recolección de la información para la elaboración de las tablas de retención documental del sistema. Y una tercera etapa de trabajo autónomo donde se realizo el diseño del manual del sistema de gestión documental que se presentaría a la empresa, para finalmente terminar el desarrollo de la práctica en presencia del tutor, la gerente, y la docente. El proceso de trabajo de campo se llevo a cabo en una jornada de 9 horas a la semana, en la que se acordó un día de la semana en el que se asistiría a la empresa para realizar el trabajo correspondiente según el cronograma de la práctica. Así mismo se llevaba a cabo cuando era pertinente trabajo de recolección de información con cada una de las áreas de la cooperativa, y al finalizar las jornadas se presentaba al tutor los avances desarrollados y se programaba la próxima visita y el trabajo a desarrollar. La totalidad de la práctica se llevo a cabo en la Sede Bogotá, de Colombiacoop ubicada en la Cra. 17 # 35 – 11 en Teusaquillo, con el acompañamiento incondicional del Tutor Omar Jiménez y el apoyo del área de calidad, Claudia Melo. Adicional al trabajo conjunto con los lideres de cada una de las áreas de la organización quienes siempre estuvieron en la disposición de brindarnos la información requerida..

(49) 49. CUARTA PARTE: RESULTADOS DE LA PRACTICA.

(50) 50 Descripción de resultados El desarrollo del sistema documental conlleva al funcionamiento de Colombiacoop mediante la organización y sistematización de los documentos creados y ejecutados dentro de la compañía, mediante el diseño de las tablas de retención se pretende generar un seguimiento y manejo adecuado se los mencionados documentos los cuales hacen parte de la tabla maestra de documentación de la organización. En las tablas de retención permitirán a la compañía generar una selección en cuanto a el lugar de archivo como lo son los archivos de gestión, archivos centrales o archivos históricos y así mismo permite ver su disposición final donde se puede evidenciar que se hace con los documentos de acuerdo a su aporte e importancia de la organización como puede ser la eliminación, selección, microfilmación o su conserva total. Mediante esta herramienta y junto al diseño del manual del sistema de gestión documental se pretende que Colombiacoop tenga mejor orden y coordinación en los documentos, donde permitirá el facial acceso a dichos documentos y mejor ejecución de los procesos o actividades laborales en cada una de las áreas de la compañía a la hora de ser necesaria la búsqueda de un documento u hoja de vida de un asociado..

(51) 51 Logros. Cumplimento de los objetivos propuestos Diseño del sistema de gestión documental Análisis de la planeación y control de documentos de la compañía. Ejecución teórica en la ejecución del sistema de gestión documental Énfasis en tablas de retención Enfoque y visualización del marco legal que rige el sistema documental. Propuesta de mejora en cuanto a la eficiencia y eficacia de los procesos que requieren búsqueda de documentos. Organización de los documentos de acuerdo a lo establecido en la ley..

(52) 52. Presupuesto Final. Para la vigencia 2015, el presupuesto mensual asignado para dar inicio a las actividades e implementación del sistema de gestión documental, conforme la ley lo exige, será: PRESUPUESTO MENSUAL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL COLOMBIACOOP 2015 CONCEPTO. VALOR MENSUAL. AUXILIAR DEL SGD, técnico o tecnólogo con enfoque y experiencia en archivo y manejo de documentación. (contrato indefinido). $ 644.350. Empresa externa: custodia documentos. $ 100.000. Papelería. $ 50.000. Consultoría de seguimiento del SGD (cada 6 meses). $200.000. En conclusión, se puede observar que el presupuesto anual de esta implementación sería de $9.932.200 pesos, la cual cubriría los costos de contratar una empresa externa la cual se encargara del archivo y custodia de documentos, la contratacion de un técnico o tecnólogo el cual este enfocado o haya tenido experiencia con archivos o manejo de documentación empresarial, los costos básicos de papelería y dos consultas al año para actualizar el sistema como lo pide la ley, debido a que por estar en el mercado varían las legislaciones y por ende es necesaria la capacitación continua..

(53) 53 Conclusiones Colombiacoop actualmente no controla un orden exacto en su documentación, donde solo existe un formato de control del archivo central el cual se denomina control de préstamo de archivo FA- 014, pero no es necesario para informar a todo el personal su ubicación exacta y su disposición final. No obstante se analiza que la organización no cuenta con noción de todos los documentos que se generan en cada área, es decir que existen documentos de los cuales los funcionarios no tienen conocimiento o que otras áreas ajenas a estos los regulan o ejecutan.. Ante lo anterior se puede deducir que no existe una planeación en la parte documental y archivista en la compañía, donde no hay un responsable fijo a esta actividad laboral sino que varios miembros de la compañía diligencian el control de préstamo de archivo FA- 014 y esto genera desorden y poca eficacia a la hora de buscar un documento.. El diseño del sistema de gestión documental permitirá a Colombiacoop generar facilidad en la búsqueda de documentos para generar mejor efectividad a la hora de realizar un proceso que necesite de la utilización de estos. Este sistema permitirá generar la selección de un miembro de la organización por parte de los directivos, quien será el que esté al tanto y controle el seguimiento, buen funcionamiento y se capacitara de todas las actualizaciones que la ley exija para el mencionado sistema.. La tablas de retención son parte del Sistema de Gestión Documental las cuales permiten tener de forma organizada cada uno de los documentos generados por la compañía y que hacen.

(54) 54 parte de la tabla maestra, esta al mismo tiempo permite observar en qué lugar exacto se encuentran los documentos y su disposición final de acuerdo a su aporte a la compañía.. En cuanto al presente documento se concluye que se cumplió con los objetivos tanto general como específicos y con el orden del cronograma establecido en el anteproyecto, donde se genera de orden cronológico y puntual cada uno de los ítems propuestos para llevar a la creación del sistema de gestión documental en Colombiacoop y todos sus complementos, después de hacer un análisis previo de la documentación generada y ya existente por la organización y así mismo guiado por la gestión de calidad la cual regula la documentación nueva o actualizaciones de la ya existente..

(55) 55 Recomendaciones Seleccionar un miembro de la organización quien sea el que aplique y genere un seguimiento diario del movimiento de los documentos de la compañía, para así evitar pérdidas documentales. Poner en marcha las tablas documentales propuestas, ya que estas le permitirán a la compañía observar el lugar exacto de los documentos y su disposición final. Mejorar la eficacia de los procesos que tienen involucrados consigo la utilización de documentos. Cumplir con las normas legales que exige la ley a la organización en cuanto al programa de gestión documental y su buen funcionamiento. Se sugiere a la compañía que se generen capacitaciones continuas del Sistema de Gestión Documental, debido a que por cambios de mercado y legislación son actualizados y modificados periódicamente..

(56) 56 Referencias. Aguilar, M. A. (2007). Administracion de la informacion. Chile: EUNED. Arroyo, A. m. (2004). Empresas documentales en gestion de archivo. Trea S.L. Aumatell, C. S. (2003). Auditoría de la información: análisis de la información generada en la empresa. Cataluña: UOC. Cardona, W. D. (2012). Practicas Empresariales. ECOE. Eito-Brun, R. (2014). Gestion de Contenidos. Barcelona: UOC. Fernandez, J. a. (2009). Gestión por procesos. Madrid: ESIC. Gallo, P. R. (2011). Gestion Documental: en las organizaciones. Barcelona: UOC. Garcia, G., Bolivar, J., & Roa, I. (2010). Gerencia Integral para el siglo XXI. Bogota: Universidad EAN. Grajales, H. P. (2003). Documentos Empresariales. Colombia: Cooperativa editorial magisterio. Guillén, M. d. (2013). La gestion empresarial. Diaz Santos. Guirado, J. A. (2007). Casos Prácticos para la Gestión Empresarial de Despachos Profesionales. Especial Directivos. Heredero, C. d. (2006). Dirección y gestión de los sistemas de información en la empresa. Madrid: ESIC. Heredero, C. d. (2006). Dirección y gestión de los sistemas de información en la empresa. ESIC. Heredero, C. d. (2012). Organización y transformación de los sistemas de información en la empresa. ESIC. Kahn, Y. S. (1983). Sistemas de archivo y manejo de documentos. Mexico D.F.: McGraw Hill. Lema, M. V. (2014). Gestion documental e implementacion de sistemas de gestion de calidad. Lirio, J. R. (2010). Gestion de la RSC. Netbiblo. Mondelo, A. H. (2014). Sistemas de archivo y clasificación de documentos: Técnicas y procedimientos. Ideas Propias Editorial. Navarrete, M. (2015). Gestión de la documentación jurídica y empresarial. EDITEX..

(57) 57 Romero, A. F. (2008). Manual del consultor de direccion. Madrid: Diaz de Santos SA. Romo, S. M. (2011). Organización y transformación de los sistemas de información en la empresa. España: ESIC. Sampieri, H. (1997). Metodologia de la investigacion. Mexico: Mc Graw Hill. Velasco, J. a. (2009). Gestion por procesos. Madrid: ESIC. Russo, P. (2009) Gestión documental en la organización. Barcelona: El ciervo 96, S.A Adela d’Alòs–Moner (2006), La gestión documental: aspectos previos a su implementación. En: El profesional de la información, 2006, mayo–junio, v. 15, n. 3, pp. 222–226. Arad, A. y Bell, L (2010): “Descripción archivística: un sistema general. (Gestión documental. Nivel 1) ¨. España. Ministerio de fomento. Serforem (2004), La Gestión Integrada: Calidad, Seguridad Y Medio Ambiente, España: serforem s.l Rubio, A (2005) Aplicativos de investigación archivística. Colombia: programa editorial universidad del valle. Palacio, J (2014) Manual de implantación de un programa de gestión documental PGD. Colombia: archivo general de la nación Colombia Unesco (2008) Manual de gestión documental. Colombia: UNESCO Une ISO 15489-1: 2006. Información y documentación: Gestión de documentos: Parte 1 Generalidades”. (2007). EN: Acimed.