ADMINISTRACIÓN DE EDIFICIO COPRONOVA
Santiago, 16 de Mayo de 2011
Señores
Comité de Administración
Comunidad Edificio Espacio Centro PRESENTE
At. Señorita Karina Vargas
Ref.: Propuesta Administración Edificio Distinguido Comité:
Conforme a antecedentes proporcionados gentilmente por ustedes, visitas al edificio y entrevista, entregamos a ustedes nuestra propuesta para la de Administración para su condominio.
Hemos desarrollado esta propuesta basada en los antecedentes generales de su comunidad y responde a los aportes en calidad de Administradores para la problemática que la generalidad de las comunidades tiene.
Se he desarrollado itemizándola en las distintas áreas de interés general.
Sin más que agregar, les saludan muy atentamente
Administraciones Copronova Ernesto Meneses Gomes Gerente
ANTECEDENTES DEL EDIFICIO Generales:
Nombre: Comunidad Edificio Espacio Centro
Dirección: Padre Alonso de Ovalle 868 – Santiago Centro
INSTALACIONES
Las maquinarias y equipos:
Por los antecedentes entregados asumimos que la totalidad de los equipos deben estar bajo contratos de mantención, no obstante, siempre es prudente evaluar los contratos existentes, tanto por el grado de compromiso, experticia del servicio, costos, informes, etc., todos los cuales en su conjunto permiten a la comunidad la tranquilidad que se requiere.
La adecuada mantención preventiva y correctiva debiera garantizar su optimo estado, por consiguiente, es para nosotros tarea de primera importancia recabar de los contratistas los informes históricos de falla, repuestos en plaza, estados generales de los equipos, etc. y de este modo evaluar el grado de cumplimiento del servicio.
Existen diferencias importantes en los contratos de mantención, alguno de los cuales se heredan de administración en administración desde el período de la construcción, por esa y otras razones ellos deben ser evaluados, especialmente por el vencimiento de las garantías de fabricación.
Nuestro conocimiento de los valores del mercado obtenidos de nuestro trato en otras comunidades, nos permiten poder negociar los valores, tanto de mantención como las eventuales reparaciones que se requieran.
Instalaciones Generales: De nuestra visita pudimos constatar el estado de dichas instalaciones, para mantener el grado calidad que se requiere, ellas deben estar sometidas a un plan de mantención, de lo contrario, de no contar con el, en el largo plazo se produce un aspecto de abandono y el costo se hace oneroso, en este sentido nuestra propuesta incluye la formulación de un plan de mantención de instalaciones, el que se pone en conocimiento al Comité de Administración totalmente evaluado dentro de los 60 días de iniciada nuestra gestión.
GASTOS COMUNES
Liquidación de Gastos Comunes: Nuestro esfuerzo se orienta en dar todo el grado de transparencia necesario, incluyendo en el, información pormenorizada de la conformación del gasto, su distribución e informes de saldos, tanto de cuenta corriente, cobro y pago de gastos por parte de cada propietario, ingresos extraordinarios, etc.
Disponemos de un servicio en línea (intranet) que le permite a cualquier comunero, con clave proporcionada, extraer en cualquier momento los gastos comunes de su departamento, este servicio reviste importancia para aquellos propietarios con sus departamentos arrendados, pues le permite monitorear permanentemente los gastos comunes de su propiedad y de este modo evitar sorpresas desagradables.
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No obstante ello, las comunidades están siempre expuestas al incumplimiento por parte de algunos comuneros en el pago de los gastos comunes, en este sentido, nuestra propuesta incluye habilitar inmediatamente a la comunidad de las herramientas necesarias de sanción, como son, los cortes de suministros y cobros de gravámenes legales.
Nuestro formato de gastos comunes contiene toda la información señalada y las normas de transparencia necesaria.
Para efecto de poder visualizar un formato de gastos comunes y la información complementaria, entregamos la clave de acceso de un edificio real.
Web www.copronova.cl Link intranet
Usuario duble Contraseña 1550
Fondo de Reserva:
Los condominios tienen facultad para la formación de un Fondo de Reserva para afrontar las eventualidades que puedan ocurrir en el futuro, la oportunidad y magnitud del cobro, queda por lo general establecida en el Reglamento de Copropiedad, y de no existir, es la Asamblea de Copropietarios quien lo determina.
La importancia de su existencia es evidente y es tema a tratar para nuestra administración, recabando del mercado financiero las mejores y más seguras oportunidades de inversión para sus fondos de reserva.
PERSONAL DEL EDIFICIO
Ofrecemos a su comunidad evaluar e instruir a su personal en términos de obtener de su desempeño el grado de tranquilidad que la comunidad requiere, ello conlleva hacer una completa auditoria laboral verificando cumplimiento de normas, turnos, Cursos de OS10, seguros de protección, derecho a saber, puesta en marcha y/o actualización de Reglamento interno, etc.
Las comunidades eventualmente al estar al margen de las disposiciones laborales relativas a los turnos legales, pueden estar expuestas a sanciones onerosas y mal vistas por el resto de la comunidad y presentar una debilidad ante cualquier contrapunto con el personal del edificio.
Por lo general, para resolver el déficit de cobertura horaria en términos de mantener dotación completa durante las 24 horas.
Respecto de su funcionamiento, generamos para el personal pautas y protocolos de funcionamiento atendida la naturaleza de su función, los que son monitoreados y evaluados caso a caso y los informes remitidos al Comité de Administración.
REGLAMENTACIONES
Las relaciones internas de los Condominios, son fuente de preocupación constante de las administraciones, el personal y los vecinos en general, en consecuencia es de vital importancia respetar las normas impuesta por el Reglamento de Copropiedad, que a saber, debiera haber sido confeccionado con las características propias del condominio.
En consecuencia, este debe ser permanentemente divulgado, especialmente entre los arrendatarios.
Paralelamente la comunidad puede redactar reglamentaciones particulares haciendo encuesta a los propietarios vía Carta Consulta. En ellos hay que ser especialmente cuidadoso dado que existen garantías constitucionales que limitan dichas reglamentaciones, las que en la práctica pudieran no ser aplicadas.
ATENCION DE PÚBLICO Y VISITAS INSPECTIVAS
La experiencia nos demuestra que son múltiples las formas de atender las necesidades de los comuneros, dado que es de común ocurrencia que en días de la semana los residentes no destinan tiempo para tratar temas con la administración. De lo dicho, se sugiere que la atención de público se efectúe en las tardes previo acuerdo con la administración, horario en que la mayor parte de los residentes ya regresan de sus actividades diarias.
Lo anterior, se complementa además con el hecho que se habilitará una casilla exclusiva de correos en nuestro servidor que se informará siempre en circulares y en el mismo gasto común, todos los meses, en el cual los residentes podrán hacer sus consultas que no sea necesario tratar directamente en el horario de atención. (Ej: [email protected])
Nuestra fortaleza es atender los problemas de los residentes, justamente desde allí y que no tengan que molestarse en concurrir a reuniones. Esto, eso sí, lo dejamos por defecto, para quienes no tengan, no usen o no quieran usar mail. También hay una línea fija 2649689. Del mismo modo, hay un celular permanentemente asignado a la oficina (EMERGENCIAS). O sea, hay varias alternativas para atender a los vecinos, no solo presencia en condominio.
Nosotros como administración, ya sea personalmente o mediante supervisor, programamos visitas periódicas para atender los temas de funcionamiento interno de la administración, como por ejemplo, tramitación de pagos, recaudación, atención del personal, etc. Adicionalmente se realizan visitas periódicas de control al personal en horarios aleatorios, en consecuencia nuestra presencia como empresa es permanente
SEGUROS
Bienes Comunes: Existe la obligatoriedad legal respecto de este tema, razón más que suficiente para hacer de él una preocupación permanente de nuestra administración.
De la evaluación completa de su actual póliza de Bienes Comunes, se emitirá un completo informe con nuestras observaciones, lo que permitirá dotar a la comunidad de esta protección en el mejor grado posible, verificando que los equipos e instalaciones están debidamente resguardados por las coberturas, por ejemplo, daño eléctrico, inundación etc. dado que algunas pólizas no los cubre adecuadamente.
Es de muy común ocurrencia, que los montos a asegurar por los bienes o espacios comunes se aseguren por valores estimados que no están necesariamente acreditados.
Este valor nace del costo de reposición del edificio en su conjunto, excluido el terreno y las propiedades individuales, calculo o estimación que no siempre es sencillo hacer.
Nuestra propuesta incluye, cuando corresponda la renovación de dicho seguro, la revisión de las coberturas por parte de un Corredor de Seguros especializado en edificios como parte de nuestro equipo habitual de trabajo y no tiene costo adicional para su comunidad.
Seguro Colectivo: El artículo 36 de la Ley 19.537 de Copropiedad inmobiliaria, obliga a la administración de un condominio, cuando el propietario no lo realice, a asegurar todas las unidades de un condominio, obligación que debe ser asumida por su comunidad y que su no cumplimiento puede representar una grave exposición del administrador o el Comité del Administración ante la eventualidad de un incendio.
Esta tarea, por el despliegue que conlleva de seguimiento a los seguros de todas y cada una de las unidades, como también, la tasación, son siempre postergadas, no obstante, nuestro servicio hará de este tema una prioridad de primer orden a fin de dar debida respuesta a esta obligación.
CUENTA CORRIENTE
En nada nos incomoda el procedimiento existente actualmente en el edificio, en orden a dotar solo al Comité de Administración para la firma de los cheques de pago.
Sugerimos profundizar el procedimiento de pago evitando la recepción de dineros en efectivo, fuente de riesgo en la tramitación de ellos.
NUESTROS OFICINAS
Dirección Oficina : Calle General del Canto 105 oficina 1108 Fono : 2649689 6799510
Correo electrónico : [email protected] Web : www.copronova.cl
Copronova Administraciones corresponde a la agrupación de profesionales afines a la administración de edificios que unen sus experticias para el desarrollo de una administración moderna, calificada y que factura los servicio de administración bajo el siguiente Rut:
Nombre Fantasía : Copronova Administraciones Administrador : Ernesto Meneses Gomes Rut : 6.635.160-2
Equipo complementario
Abogado : Luis Fernando Ureta Corredor de Seguros : Marta López Muñoz Arquitecto : Raúl Brañes
Contador : Mariluz Caviedes
REFERENCIAS:
Bancarias : Banco BCi Sucursal de Vitacura
Dirección particular : Presidente Riesco 6161 departamento 202 Las Condes
Edificios Administrados
Condominio Edificio Las Estaciones Flor de Azucenas 135 Las Condes Edificio Dublé Almeyda Dublé Almeyda 1550 Ñuñoa
Edificio Kennedy 3480 Avenida Kennedy 3380 Las Condes Edifico Parque Costanera Avenida Andrés Bello 1555 Providencia Edificio Armando Moock Armando Moock 3727 Macul
HONORARIOS
Fundamentado en el programa de trabajo propuesto, estamos en condiciones de ofrecer a ustedes nuestro servicio en un honorario mensual de $520.000,- libre de impuesto a la renta.
De ser necesario ampliar o pormenorizar nuestra propuesta, como también, colaborar en la transición de su actual administración, estaremos atentos y gratos de atenderles.
Sin más, saluda muy atentamente a usted
Equipo Copronova
Administración de Edificios www.copronova.cl
