Bienvenido
El trabajo que desempeñamos día con día requiere de tiempo y recursos para su realización; nuestro tiempo debemos administrarlo para atender con calidad a nuestros clientes internos y externos; los recursos deberán ser planeados para contar con todos los insumos para efectuar nuestras operaciones.
A través del presente tutorial revisaremos las tareas que deberás realizar para la administración de la Caja Chica, fondo destinado para sufragar gastos menores de la Operación.
Objetivo General
Al finalizar el presente tutorial, el participante conocerá el proceso de
administración de Caja Chica, las políticas que rigen su manejo, así como la
importancia de su participación en el registro de las transacciones para el correcto empleo del fondo fijo asignado .
Introducción
Durante las labores cotidianas es común la utilización de distintos insumos para poder llevar a cabo nuestras tareas; en Montepío Luz Saviñón contamos con un área encargada del abastecimiento de dichos suministros; sin embargo existen compras que por su naturaleza y uso común no se pueden planear, comprar, ni pagar desde las oficinas de servicio.
pagar desde las oficinas de servicio.
Para estos gastos cada sucursal cuenta con una CAJA CHICA, la cual tiene un fondo fijo reembolsable periódicamente por medio de una orden de pago.
Asignación de Caja Chica
El responsable de la Caja Chica, habrá de recibir una orden de pago a su nombre por el importe del fondo fijo que la Dirección de Contraloría autorice, asumiendo así la responsabilidad y buen uso de los fondos asignados.
Todo gasto que no presente comprobante o que no sea autorizado será Todo gasto que no presente comprobante o que no sea autorizado será
cubierto por el responsable de la Caja Chica, por ello es importante asegurar su proceso y administración
Gastos comprobables
A través de la Caja Chica, se realizan gastos menores comunes y frecuentes que son necesarios para la Operación y administración de la Institución y nuestras Sucursales
Todo pago debe ser respaldado con un Comprobante Fiscal Digital (XML) o Factura Pre impresa en original.
Pre impresa en original.
En el caso de Recolección de basura y Pasajes deberán de llenar un vale de gastos sin comprobante (ver anexo)
…¿y como puedo saber cuales son los gastos autorizados?
Consulta la sección Anexo donde viene el listado con todos las operaciones en las que podrás utilizar el fondo de la caja chica
Gastos comprobables
En el rubro de Despensa, existen dos tipos de gastos: Despensa gravada con el IVA y Despensa exenta del IVA
Gastos comprobables
Para determinar el monto de la despensa exenta y el monto de la despensa gravada con IVA existe un archivo en Excel que les ayuda a realizar el cálculo de lo que se habrá de
Ver anexo
que les ayuda a realizar el cálculo de lo que se habrá de registrar
Gastos comprobables
Si eres el responsable de la administración de la caja chica, deberás asegurar que las facturas que te sean entregadas tras la compra de un bien o el pago de algún servicio, cumplan con todas las disposiciones fiscales vigentes para que la
Dirección de Contraloría haga su presentación ante las autoridades fiscales correspondientes.
(Ver anexo Requisitos Fiscales en facturas que es una lista con los datos a revisar en cada factura)
Límite de caja chica
Existe un límite de $2,000.00 para realizar compras por medio de la Caja Chica, por lo que solo procederán gastos, cuyo Total de factura sea igual o menor a $2,000,aún cuando haya fondo disponible en caja.
Importante:
Si el límite de compra es hasta $2,000.00 (total en la factura) entonces el gasto máximo que puedes realizar es de $1,724.16 pues sumando el IVA, nos da un total de $2,000.00
Reembolso de fondo
Una vez que has realizado uno o mas gastos mayores a $1,000.00 ya puedes solicitar tu reembolso, ¿cómo?
1.- Crea una carpeta para que guardes tus archivos XML y tus documentos sin comprobante fiscal .
2.- Envía un correo al responsable del reembolso de caja chica, solicitando el Vo.Bo. y se proceda con tu orden de pago
y se proceda con tu orden de pago
Los comprobantes deberás conservarlos escaneados por un periodo de seis meses para cualquier aclaración.
Almacenamiento de Información
Ahora todos los archivos XML, los gastos sin comprobante fiscal y la pantalla de tu libro de caja los vamos a guardar ingresando esta dirección
Almacenamiento de Información
En esta dirección
http://mxmlssp2010/CCC/SitePages/Inicio.aspx
se abrirá la
siguiente pantalla
Almacenamiento de Información
Almacenamiento de Información
Almacenamiento de Información
Dar clic en crear nueva carpeta y la renombras con el periodo de cada reembolso, por ejemplo: Reembolso del 01 Oct 12 al 15 Oct 12, por lo que existirá una
Almacenamiento de Información
Almacenamiento de Información
Almacenamiento de Información
Es importante que el responsable de reembolso de caja chica, pueda visualizar la carpeta que creaste y donde guardaste todos los archivos XML, los de gastos sin comprobante fiscal y la pantalla de tu libro de caja correctos y completos; pues de otra manera no podremos gestionar el reembolso de estos gastos
Tipo de documentación
Son tres tipos de documentos que utilizaremos para la comprobación y solicitud de reembolso de Caja Chica.
1.- Facturas Electrónicas 1.- Facturas Electrónicas 2.- Gastos sin comprobantes
Facturas electrónicas
A partir del año 2012 surge la obligación fiscal de solicitar las facturas electrónicas en un archivo PDF y otro con la extensión XML
Facturas electrónicas
Ejemplo de Factura en formato PDF
Facturas electrónicas
Ejemplo de Factura electrónica Archivo XML
Facturas electrónicas
Todos los archivos XML de cada factura que recibas, tendrás que guardarlos en la carpeta que corresponda a tu sucursal y a su vez creando una subcarpeta por cada reembolso que solicites de acuerdo al rango de fecha que realizaste tus gastos.
Gastos sin Comprobante
Todos los gastos sin comprobante que realizaste y que corresponden al reembolso que vas a solicitar, deberás escanearlos para incluirlos en la subcarpeta
Libro de Caja
Una vez que has terminado de realizar todos tus registros y que vas a solicitar tu Reembolso, ingresa a la transacción S_P6B_12000118
Ingresa
Sociedad: MLS
Libro de Caja: elige la Sucursal
Libro de Caja: elige la Sucursal
Fechas: El periodo en que se efectuaron los gastos
Libro de Caja
Aquí podrás visualizar el desglose de los gastos que efectuaste y registraste en el periodo de consulta
Copia la pantalla de libro de caja para también guardarla en la subcarpeta que corresponda
Envío de comprobantes
Todos los documentos físicos que guardas en tu carpeta para el reembolso de la caja chica, deberás conservarlos por un tiempo de 6 meses para posteriormente enviarlos al encargado del área de Archivo utilizando el procedimiento de dicha área.
Envío de comprobantes
Toda la documentación de los gastos que efectuaste de la caja chica se enviará
semestralmente utilizando el siguiente formato: En el campo Notas y Comentarios deberás anotar los nombres de los carpetas con que solicitaste
tus reembolsos ejemplo:
1.-Reembolso 01/10/2012 al 15/10/2012 2.- Reembolso 16/10/2012 al 31/10/2012
Registro de Gasto
Es importante que se realice el registro de los gastos el mismo día en que se efectúan las compras o pagos, pues en caso contrario se podría descontar al responsable dela Caja la erogación de esos gastos vía nómina
Vamos ahora a realizar el registro en el Sistema de las compras realizadas
Paso 1
Registros en Sistema SAP
Paso 2
Registros en Sistema SAP
Aparecerá la siguiente pantalla:
Da clic para desplegar el cuadro “Libro de Caja: Dato”
Paso 3
Registros en Sistema SAP
Aparecerá la siguiente pantalla:
En el Campo Sociedad captura MLS
Paso 4
Registros en Sistema SAP
Clic en el matchcode.
Al desplegarse la siguiente pantalla selecciona la sucursal Correspondiente (4 dígitos)
Paso 5
Registros en Sistema SAP
Clic en tomar selección
Paso 6
Registros en Sistema SAP
Clic en Match code del campo
Operación Contable
Selecciona el tipo de gasto a registrar
Paso 7
Registros en Sistema SAP
A continuación ingresa el importe de la compra importe de la compra
Paso 8
Registros en Sistema SAP
Captura el número de la factura En el campo Referencia
Paso 9
Registros en Sistema SAP
El Centro de costos al que perteneces, lo seleccionas abriendo el matchcode abriendo el matchcode
Paso 10
Registros en Sistema SAP
En el campo Texto ingresa
“Gastos de caja chica”/ breve “Gastos de caja chica”/ breve descripción del gasto efectuado
Ejemplo:
Gastos Caja Chica/ Kit escolar Gastos Caja Chica/ Candado
Paso 11
Registros en Sistema SAP
Finalmente clic en el ícono Grabar
¡Listo hemos terminado la captura!
Ahora deberás enviar un correo al Responsable del rembolso de caja chica para pedir el visto bueno contable a mas tardar el día 25 de cada mes.
El visto bueno contable asegura el registro correcto de las operaciones
Contabilización de la operación
Una vez que obtienes el visto bueno contable por parte del responsable del rembolso de Caja Chica, entrarás al sistema nuevamente en la transacción FBCJ
Clic en el
Anexo
Para tener acceso a los formatos deberás realizar lo siguiente dentro del mismo tutorial:
Clic en:
“Ir al centro
Anexo
Clic en:
“Área para
Anexo
En este enlace podrás
descargar los archivos adjuntos descargar los archivos adjuntos
GRACIAS
Y recuerda que cualquier duda o comentario, estamos a tus órdenes :
Yasir Edith López Mociños [email protected] Extensión 1055 Analista de Cuentas por Pagar
