MANUAL DE USUARIO
Módulo ACTIVOS FIJOS (Patrimonio)
CURSO: Gestión de Patrimonio
TIPOLOGÍA: Usuario Gestor
ÍNDICE
1.
INTRODUCCIÓN ... 5
1.1. Objeto del Documento ... 5
1.2. Estructura del Documento ... 6
1.3. Alcance de SEFCAN ... 7
1.4. Acceso a manuales actualizados ... 10
2.
SECCIÓN CONCEPTUAL ... 11
2.1. Introducción a Gestión de Patrimonio... 11
2.2. Proceso de Gestión de Patrimonio ... 12
Descripción del Proceso de Gestión de Patrimonio... 16
FIAM-001: Datos Maestros de Activos Fijos... 16
FIAM-001-01:Creación del Dato Maestro... 16
FIAM-001-02:Creación de Datos Maestros: Particiones ... 17
FIAM-001-03:Modificación de Datos Maestros ... 18
FIAM-001-04: Visualización de Datos Maestros ... 18
FIAM-002: Operaciones de Alta con Activos Fijos... 19
FIAM-002-01: Adquisición Lucrativa ... 19
FIAM-002-02: Herencia, legado o donación (Recibida)... 19
FIAM-002-05: Revalorización inmovilizado (material e inmaterial)... 20
FIAM-002-06: Adquisición con pago parcial en especie... 20
FIAM-002-07: Alta de bienes recibidos en cesión de uso... 20
FIAM-002-08: Rectificación de inventario: Carga inicial contable ... 21
FIAM-002-09: Reversión de bienes previamente entregados en cesión de uso... 21
FIAM-002-10: Alquileres/Concesiones ... 21
FIAM-002-11: Inversiones de reposición... 22
FIAM-002-12: Altas por asunción de deudas... 22
FIAM-002-13: Compra-venta / Suministros / Construcción / Expropiación ... 22
FIAM-002-15: Incremento de capital en empresas públicas(aportaciones dinerarias) ... 23
FIAM-002-16: Ajuste de valor al alza por tasación ... 24
FIAM-002-17: Ajuste de valor por pago en especie... 24
FIAM-003: Operaciones de Baja con Activos Fijos ... 25
FIAM-003-01: Pérdida irreversible del inmovilizado... 25
FIAM-003-03: Donaciones realizadas ... 25
FIAM-003-04: Enajenación al cesionario de bienes previamente entregados en cesión de uso ... 26
FIAM-003-06: Cesión de uso gratuito de bienes inmovilizado... 26
FIAM-003-07: Reversión al cedente de bienes previamente recibidos en cesión de uso... 26
FIAM-003-08: Reducción del capital social de una empresa pública ... 26
FIAM-003-09: Enajenación de inversiones reales ... 27
FIAM-003-10: Afectación a uso público de un bien patrimonial ... 27
FIAM-003-11: Baja por reversión de propiedad adquirida... 27
FIAM-003-12: Bajas Alquileres / Concesiones... 28
FIAM-003-14: Ajuste de valor a la baja por tasación... 28
FIAM-004: Operaciones de Traspaso con Activos Fijos... 29
FIAM-004-01: Aportaciones no dinerarias a sociedades ... 29
FIAM-004-02: Adscripción de bienes de inmovilizado: Ente adscribiente y beneficiario... 29
FIAM-004-03: Rectificación clase de bien ... 29
FIAM-004-04: Reversión de bienes adscritos: Ente adscribiente ... 30
FIAM-004-05: Permutas ... 30
FIAM-004-06 : Adquisición de bienes previamente recibidos en cesión de uso... 30
FIAM-004-07: Agrupación de bienes ... 31
FIAM-004-08: Segregación de bienes... 31
FIAM-004-09: Disminución de capital en empresas públicas con devolución de aportaciones... 31
FIAM-005: Anulación de Operaciones de Activo Fijo ... 32
FIAM-005-01: Contabilización de Anulaciones... 32
FIAM-006: Amortizaciones de Activo Fijo... 33
FIAM-006-01: Contabilización de Amortizaciones ... 33
FIAM-006-02: Contabilización de Amortizaciones no Planificadas ... 33
3.
SECCIÓN PRÁCTICA ... 34
3.1. Gestión de Datos Maestros ... 34
3.1.1. Creación individual y masiva de datos Maestros... 34
Creación de fichas de activos (AS01) ... 34
3.1.2. Modificación individual y masiva de Datos Maestros ... 46
Modificación de datos Maestros (AS02) ... 46
3.1.3. Visualización del Dato Maestro... 64
Visualización de datos Maestros (AS03)... 64
3.2. Operaciones de Alta con Activos Fijos ... 71
3.2.1. Adquisición con pago parcial en especie... 71
3.2.2. Inversiones de reposición ... 72
3.2.3. Compra-Venta / Suministros / Expropiaciones / Construcciones ... 73
3.3.1. Pérdida irreversible del inmovilizado ... 74
Pérdida irreversible del inmovilizado (material e inmaterial) (Z53_FIAM_00301)... 74
3.4. Anulaciones ... 79
3.4.1. Anulaciones de documentos de activo ... 79
Anulaciones de documentos de activo (AB08) ... 79
3.5. Sistemas de Información ... 85
Informe de Inventario (Z53_AM_GR) ... 85
NOTA:
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1. INTRODUCCIÓN
1.1. Objeto del Documento
Este documento constituye el Manual que se utilizará en las sesiones de formación de SEFCAN como material de apoyo al alumno, para practicar los conocimientos teóricos adquiridos durante el desarrollo de las mismas.
Este Manual está dirigido a los usuarios de SEFCAN que llevan a cabo las tareas relacionadas con la Gestión de Patrimonio en el sistema, es decir, destinado a aquellas unidades organizativas encargadas de gestionar el Patrimonio propiedad de la Comunidad Autónoma de Canarias.
Las unidades organizativas encargadas de la gestión del Patrimonio de la CAC son:
Dirección General de Patrimonio. Se encarga de la gestión de los bienes inmuebles de la Comunidad y de determinados tipos de bienes muebles debido a su naturaleza o relevancia.
Centros Gestores responsables de cada área de gestión. Controlan la gestión de aquellos bienes muebles que no son gestionados por la Dirección General de Patrimonio.
NOTA:
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1.2. Estructura del Documento
El Manual está estructurado en dos secciones:
Sección “Conceptual”: Incluye, en primer lugar, una breve explicación del ámbito de aplicación y alcance global de SEFCAN con la finalidad de situar al alumno en contexto. En segundo lugar, explica el proceso de “Gestión de Patrimonio”, sus principales características, la estructura organizativa que afecta a dicho proceso y la terminología y conceptos básicos SAP relacionados.
Sección “Práctica”: Contiene la secuencia de pasos que debe completar un usuario para realizar cada una de las transacciones a las que tiene permiso, ilustrado todo ello con ejemplos que permiten al alumno entender y poner en práctica los conocimientos aprendidos.
NOTA:
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1.3. Alcance de SEFCAN
SEFCAN, es el Sistema Económico Financiero del Gobierno de Canarias, diseñado y
desarrollado para ser una herramienta orientada a dar el máximo valor añadido a la
actividad económica financiera de la Comunidad Autónoma de Canarias.
El alcance y ámbito de aplicación de SEFCAN podemos definirlo desde dos puntos de vista:
Desde el punto de vista organizativo, SEFCAN afecta a la totalidad de Consejerías del Gobierno de Canarias así como a sus Organismos Autónomos.
Desde un punto de vista funcional, SEFCAN abarca los siguientes módulos o áreas:
Adicionalmente, SEFCAN incorpora integraciones con diferentes aplicaciones corporativas, garantizando así el intercambio y flujo de información necesario para mantener todas las funcionalidades actuales:
NOTA:
Página 8 de 97 En términos generales, entre los principales valores a destacar de SEFCAN, de cara a su utilización y manejo por los usuarios del Gobierno de Canarias, podemos destacar los siguientes:
Consolidación en un único sistema troncal e integrado de gestión interna que aglutina los diferentes subsistemas y procesos existentes así como su integración con otros sistemas de información.
Progresiva homogenización de los procesos, sistemas de gestión e información en los distintos centros competenciales y de gestión.
Capacidad creciente de obtener conocimiento de los indicadores de gestión asociados.
Mayor eficiencia en los procesos de presupuestación, ejecución financiera, gestión y control de los grupos de inversión o gasto.
Mejoras en la integración con otras áreas importantes de gestión, otras aplicaciones y sistemas de ámbito horizontal.
Integración con entornos ofimáticos.
o Integración con Excel.
o Integración con Word.
Previsualización de informes en pantalla. Ahorro de papel.
Business Warehouse. Informes personalizados.
Unificación de plantillas de documentos.
Uso de repositorio organizado y centralizado de documentación y expedientes.
Circuitos de expedientes. Bandejas.
NOTA:
Página 9 de 97 Estos valores y ventajas se concretan dentro del Área de Gestión de Patrimonio de la siguiente manera:
Disponer de una plataforma estándar que, integrando las áreas funcionales Presupuestaria y Económico-Financiera del ámbito de la CEH, explota la información suministrada por el ciclo de FIAM y aprovecha la entrada única de los datos en el sistema de información.
Disponer de un entorno eficiente y de adaptación que da cobertura a las nuevas necesidades y cambios que puedan surgir en el futuro.
Proporcionar una plataforma unificada para obtener economías de escala y uniformidad en las herramientas-procedimientos de trabajo.
Eliminar las dependencias de los sistemas a medida y programas de usuario.
Normalizar el uso de la información.
NOTA:
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1.4. Acceso a manuales actualizados
Para consultar, descargar o imprimir la versión más actualizada de los manuales de usuario, se ha habilitado un espacio en la red del Gobierno de Canarias, al que se puede acceder a través de la siguiente dirección:
ftp://sefcanr:[email protected]
En caso de problemas de acceso, se debe contactar con el personal de informática que opera en los respectivos centros de trabajo o con Cibercentro.
Además de los manuales de usuario, en esta dirección se podrá encontrar todo el material informativo y de apoyo generado a lo largo del proyecto: Documentos soporte, Boletines informativos, Glosarios de términos…
NOTA:
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2. SECCIÓN CONCEPTUAL
2.1. Introducción a Gestión de Patrimonio
La Gestión del Patrimonio perteneciente a la CAC, es uno de los procesos que realiza la Consejería de Economía y Hacienda dentro de su operativa y actividad diaria. Como ya se ha mencionado, la Gestión Patrimonial es una tarea cuya realización es compartida entre la Dirección General de Patrimonio y los Centros Gestores:
Dirección General de Patrimonio. Se encarga de la gestión de los bienes inmuebles de la Comunidad y de determinados tipos de bienes muebles debido a su naturaleza o relevancia:
o Vehículos.
o Valores mobiliarios y derechos de propiedad incorporal.
o Concesiones administrativas.
o Donaciones de cualquier tipo de activos (salvo casos puntuales).
Centros Gestores responsables de cada área de gestión. Controlan la gestión de aquellos bienes muebles que no son gestionados por la Dirección General de Patrimonio.
La Gestión del Patrimonio engloba la realización de una serie de procesos que permiten la gestión, el mantenimiento y la actualización de los bienes patrimoniales pertenecientes a la Comunidad Autónoma de Canarias. La secuencia lógica de estos procesos patrimoniales es la siguiente:
1. Creación y mantenimiento de los datos maestros de los bienes patrimoniales. 2. Realización de los movimientos de patrimonio que sean necesarios para reflejar las
operaciones realizadas sobre los bienes patrimoniales: altas, bajas y traspasos. 3. Anulación de movimientos de patrimonio realizados erróneamente.
4. Lanzamiento del proceso de amortización de los bienes que así lo requieran.
5. Obtención de informes sobre el estado y características de cada bien en función de distintos criterios.
NOTA:
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2.2. Proceso de Gestión de Patrimonio
Para explicar el proceso de “Gestión de Patrimonio”, antes es necesario definir previamente las estructuras organizativas requeridas en los procesos de negocio correspondientes a la Gestión de Patrimonio en SEFCAN. Se trata de los siguientes conceptos:
Plan de valoración. Un plan de valoración es un índice de áreas de valoración en el que se pueden gestionar múltiples valores para los activos fijos inventariados en función de distintas normas de valoración (contable, fiscal) o de otra serie de criterios (valoraciones en moneda extranjera, en balances del grupo, analíticas). Los planes de valoración se crean a nivel mandante –estructura organizativa superior en el sistema SAP- y se asignan posteriormente a cada unidad (sociedad FI). De este modo, los planes de valoración son independientes de las otras unidades organizativas. En el sistema SAP cada sociedad FI tiene también su propio inventario independiente. Si no existen criterios de valoración de los inmovilizados específicos por entidad, se propone restringir lo máximo posible el número de planes de valoración utilizados con el fin de mantener uniformes los valores del inmovilizado. En SEFCAN existe un único plan de valoración aplicable a todas las sociedades FI del Sistema.
Áreas de valoración. Como se acaba de mencionar en el punto anterior, las áreas de valoración consisten en una serie de valoraciones paralelas para los mismos bienes, relevantes para la gestión de los activos fijos desde diversas ópticas, pudiendo surgir de las mismas distintas imputaciones contables, o tener únicamente un carácter informativo.
Los parámetros de la amortización y los valores necesarios para la misma se gestionan en el área de valoración de cada activo fijo. Todos los activos tienen una clave de amortización, correspondiente con su ritmo de amortización, que determina la ejecución de las amortizaciones periódicas.
Para un plan de valoración, se pueden definir distintas áreas de valoración. En SEFCAN existe solamente un área de valoración contable, que refleja las amortizaciones normales, resultantes de aplicar las tablas de amortización contable, de los diferentes inmovilizados. Se actualiza directamente desde el módulo de FI, por lo que sus valores coinciden con los de la contabilidad.
Métodos de valoración. Los métodos de valoración determinan las distintas formas de amortización empleada. Un método de valoración exige la definición de las claves de amortización y el control de los períodos.
NOTA:
Página 13 de 97 Las claves de amortización contienen los parámetros y las claves de cálculo necesarias para controlar los importes de la amortización. Estas claves de amortización se definen para cada plan de valoración. Cada una de las claves se asocia al área de valoración para cada clase de inmovilizado definida en el Sistema. Según la clase de activo, existen en el sistema las siguientes claves de amortización:
o 0%
o 2%
o 10%
o 20%
o 100%
Todas las amortizaciones son lineales y se aplican sobre el valor de adquisición contable del bien. Se dotan amortizaciones por cada activo, con periodicidad mensual, hasta que su valor neto contable sea cero. El porcentaje de amortización permanece constante durante toda la vida útil del bien.
Control de periodos. Con el control de períodos se indica al Sistema, partiendo de la fecha de referencia del movimiento que se produce sobre un inmovilizado (Altas, bajas o traslados), en qué momento debe empezar o terminar la amortización. En SEFCAN se determina como fecha de inicio para el cálculo de la amortización la fecha contable que se indique en cada movimiento, independientemente del tipo de operación (alta, baja, traslado, etc.).
A continuación, se detallan los conceptos fundamentales que componen los datos maestros del Área de Patrimonio. A diferencia de los datos variables (movimientos de Patrimonio), estos datos se mantienen estables a lo largo de la vida del sistema y son utilizados de cara a dar cobertura a los distintos procesos de gestión.
Registros maestros de inmovilizado. Se han configurado las fichas de inmovilizado de acuerdo con los requerimientos de la Dirección General de Patrimonio, en las que se han adecuado los campos estándar y los desarrollados a medida para contemplar dichos requerimientos.
Clases de Activos Fijos. Las clases de activos fijos constituyen el medio más importante para estructurar los activos fijos. Se pueden definir en el sistema un número ilimitado de clases de activos fijos. Éstas se identifican con códigos alfanuméricos de hasta 8 posiciones. Las clases de activos fijos son válidas para todas las sociedades. Esta afirmación resulta igualmente válida cuando las sociedades tienen diferentes planes de valoración y, por tanto, diferentes áreas de valoración. La definición de cada clase de activo permite controlar los siguientes parámetros:
o La clase de activos fijos proporciona los valores propuestos para todos los registros maestros de activo fijo de la clase. De este modo, la clase de activos
NOTA:
Página 14 de 97 fijos funciona como un registro maestro tipo y permite crear nuevos registros maestros de activo fijo de una manera sencilla y sin errores.
o Determinación de cuentas: En la determinación de cuentas se definen las cuentas contables asociadas, que se emplean en la Gestión Financiera para contabilizar todos los movimientos que se deriven de la operatoria de activos fijos. Cada clase de inmovilizados sólo puede tener vinculada una única determinación de cuentas.
o La estructuración de las pantallas, la disposición de las fichas y las características de los campos (obligatorio/opcional/suprimido) del registro maestro de activo fijo se especifican a nivel de clase de activos fijos.
o La asignación de los números de activos fijos se controla mediante la clase de activos fijos.
o Asignación de subnúmeros: Está establecido de forma estándar que el sistema asigne los subnúmeros de activo fijo en orden ascendente, y de esta forma es como se realiza en SEFCAN. En la clase de activos fijos, se puede especificar si la asignación de subnúmeros de activo fijo debe realizarse externamente. El subnúmero de activo fijo debe ser siempre numérico.
o La clase de activos fijos constituye un criterio de selección en todos los informes estándar de la Contabilidad de Activos Fijos. Además, es posible clasificar y totalizar según características específicas de la clase.
o Resulta especialmente práctico utilizar la clase de activos fijos para obtener valores de propuesta para parámetros de valoración (claves de amortización, etc.). Por ello se han definido, como mínimo, tantas clases de activos fijos como activos fijos existen con diferentes parámetros de valoración. Debe tenerse en cuenta sin embargo, que varias clases de activos fijos pueden utilizar la misma clave de determinación de cuentas.
Determinación de cuentas. Una de las funciones más importantes de la clase de activos fijos es establecer la conexión entre los registros maestros de activos fijos y las cuentas correspondientes en el libro mayor en la Gestión Financiera. Esta conexión se crea mediante la clave de determinación de cuentas en la clase de activos fijos. Por lo tanto, es necesario tener definidas tantas determinaciones de cuentas como cuentas de balance de inmovilizado existen, y al menos, tantas clases de inmovilizado como determinaciones de cuentas. Al contabilizar con imputación a un activo fijo, el sistema conoce la cuenta de mayor que debe contabilizarse a partir de cuatro elementos:
o El plan de cuentas de la sociedad.
o El área de valoración que se debe contabilizar.
o La determinación de cuentas.
NOTA:
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Rangos de números. A cada clase de activos fijos se le asigna el intervalo de numeración en el que están incluidos dentro del sistema todos aquellos activos que se den de alta dentro de la misma, con la finalidad de poder clasificar con este criterio a los inmovilizados existentes. Esta numeración puede ser interna. El sistema proporciona un código numérico secuencial inequívoco a cada activo, o externa, el usuario introduce el código alfanumérico. En SEFCAN, todas las clases de activos se numeran de forma interna. Existe un rango de números diferenciado por cada tipo de activo.
Estructura de pantallas. La estructuración de pantallas especifica las propiedades de los campos en el registro maestro de activo fijo, es decir, determina la disposición y composición de cada una de las distintas fichas de inmovilizado. A su vez, las reglas de estructuración de pantallas contienen los datos sobre las propiedades de los grupos de campos en el registro maestro de activos fijos. La regla de estructuración de pantallas debe almacenarse en la clase de activos fijos. De este modo es posible controlar la estructura del registro maestro de forma específica para cada clase de activos fijos. Adicionalmente, en esta actividad se definen los controles de estructuración de imágenes para las entradas de valoración en el registro maestro de activo fijo (clave Amo, vida útil, etc.). Este control de estructuración de imágenes es similar al control para la sección de datos maestros generales del registro maestro de activo fijo. Se puede utilizar de modo parecido para controlar las propiedades de las entradas de áreas de valoración del registro maestro de activo fijo.
Para el correcto reflejo contable de las operaciones que se llevan a cabo sobre los activos, es necesario definir unos datos que son utilizados por el sistema SAP de cara a la correcta imputación contable y reflejo sobre la ficha del activo. Se trata de las Clases de
documento y las Clases de movimiento. Las clases de movimientos de activos fijos
permiten diferenciar las contabilizaciones y movimientos que ha tenido un activo fijo durante su vida. Cada clase de movimiento dentro de SAP se identifica mediante una combinación de tres caracteres, el primero de los cuales es siempre la letra Z. En SEFCAN se ha mantenido en lo posible la misma nomenclatura que hasta la fecha se empleaba en PICACC, pero adaptándola a las restricciones establecidas por SAP. Por tanto, se ha sustituido el primer carácter por la letra “Z” y se han conservado los dos últimos dígitos de actual movimiento.
NOTA:
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Descripción del Proceso de Gestión de Patrimonio.
FIAM-001: Datos Maestros de Activos Fijos
El propósito de este proceso es el mantenimiento del registro maestro de activos fijos en SEFCAN. Este mantenimiento contempla las siguientes operaciones:
Creación del dato maestro (incluyendo altas masivas).
Creación de fichas de inmovilizado: Particiones.
Modificación del dato maestro (incluyendo modificaciones masivas, mutación de bienes).
Visualización del dato maestro.
El proceso de mantenimiento de las fichas de inmovilizado es fundamental, ya que sobre ellas se llevan a cabo todas las operaciones a realizar en el Área de Patrimonio.
FIAM-001-01:Creación del Dato Maestro
El propósito de este subproceso es realizar creaciones de las fichas del maestro de Activos Fijos, sobre las que posteriormente se realizan las operaciones oportunas para la gestión del inmovilizado que forma parte del patrimonio de la CAC.
La creación de fichas de inmovilizado se puede realizar, o bien a través de la transacción de creación de fichas de activos, o bien a través de las distintas transacciones de operaciones de inmovilizado.
Cuando se crean fichas de inmovilizado a través de la transacción de creación de fichas de activos, el sistema permite la posibilidad de crear activos de forma masiva, facilitando al usuario la tarea de creación de datos maestros cuando se trata de un alto volumen de inmovilizados.
Además, el sistema en todos los casos de creación de datos maestros, presenta la opción de utilizar un registro maestro de activos fijos existente como referencia.
NOTA:
Página 17 de 97 Las estructuras de las pantallas a rellenar en cada maestro de inmovilizado dependen de la clase a la que esté asignado y, en cada caso, sólo se muestran los campos requeridos de acuerdo a la naturaleza del bien.
FIAM-001-02:Creación de Datos Maestros: Particiones
Mediante este proceso se cubre la necesidad planteada por la CEH de poder habilitar, dentro de un registro maestro único, estructuras de datos que, permaneciendo vinculadas al activo principal, puedan disponer de autonomía para ser asignadas a diferentes unidades organizativas o recibir imputaciones directas de inversión.
El ejemplo más habitual de aplicación de las particiones de inmovilizado es la división de un edificio en diferentes plantas, donde el edificio se da de alta como el activo principal y cada una de las plantas es una partición de dicho inmovilizado.
SEFCAN da respuesta a este requerimiento mediante la funcionalidad estándar de los subnúmeros de inmovilizado.
El subnúmero de inmovilizado tiene una ficha similar a la del bien principal, de cual puede asumir determinados valores. Todos los subnúmeros de un activo principal deben pertenecer a la misma clase que el activo principal.
Los subnúmeros se pueden crear simplemente con fines informativos y organizativos (sin valor económico) o se pueden dar de alta con un valor económico, que se detrae del valor inicialmente asignado al bien principal.
La estructura de subnúmeros está disponible como criterio de selección a la hora de lanzar informes, pudiéndose listar importes para todos o sólo un subconjunto de los subnúmeros existentes para un determinado activo.
NOTA:
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FIAM-001-03:Modificación de Datos Maestros
Mediante este proceso se facilita a la CEH la herramienta para la correcta actualización de la información almacenada en SEFCAN en relación a sus elementos patrimoniales.
Se contempla tanto la actualización individualizada del maestro de un bien en concreto como la actualización masiva de los mismos.
La modificación individual accede a las mismas pantallas incluidas en el proceso de creación de activos y permite modificar la información registrada previamente, salvo aquellos campos que, por motivos técnicos y de integridad del Sistema, no deben cambiarse una vez que el activo ha sido puesto en funcionamiento y se le han asignado valores económicos.
La ejecución de una modificación masiva de activos requiere que, previamente a la misma, se determine el conjunto de activos que deben ser modificados (pool de trabajo). El siguiente paso consiste en determinar una norma lógica que permita sistematizar el cambio masivo a llevar a cabo. Por último se lanza el proceso de actualización en fondo para modificar todos los activos incluidos en el pool de trabajo de acuerdo a la norma de modificación que se haya establecido.
FIAM-001-04: Visualización de Datos Maestros
Este subproceso permite visualizar de forma individualizada la información que se ha almacenado en el maestro de un determinado activo.
Desde esta misma transacción se puede acceder tanto a la información propia del maestro como a los movimientos que se han efectuado con el mismo.
NOTA:
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FIAM-002: Operaciones de Alta con Activos Fijos
Las operaciones del alta de activos fijos suponen la incorporación en el sistema de todos aquellos bienes que pasan a formar parte del patrimonio de la Comunidad Autónoma y que son gestionados por la Consejería de Economía y Hacienda. Estas operaciones se llevan a cabo sobre las fichas del maestro de los bienes, las cuales deben haber sido creadas previamente a la realización de estas operaciones. De forma automática y simultánea al registro de las operaciones con repercusión contable, se generan los correspondientes asientos.
FIAM-002-01: Adquisición Lucrativa
Este tipo de alta se lleva a cabo cuando la CEH adquiere la propiedad de un bien a partir de una disposición legal en la que se le reconoce este derecho. De esta forma el bien en cuestión se incorpora al patrimonio de la CEH.
Dentro de este proceso se encuadran todas aquellas altas derivadas de las siguientes situaciones:
ACCESIÓN
ADJUDICACION JUDICIAL/ADMINISTRATIVA
ATRIBUCIÓN POR LEY
OCUPACIÓN
PRESCRIPCIÓN ADQUISITIVA
TRANSFERENCIA DE OTRA ADMINISTRACIÓN
FIAM-002-02: Herencia, legado o donación (Recibida)
Debido a sus repercusiones contables, las herencias, legados o donaciones recibidas, a pesar de ser un tipo de adquisición lucrativa, se mantienen como un proceso específico y diferenciado, con su correspondiente clase de movimiento propia e identificativa.
Este tipo de altas se producen cuando la CEH adquiere la propiedad de un bien a través de un texto legal en el que recibe el reconocimiento de alguno de estos derechos.
NOTA:
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FIAM-002-05: Revalorización inmovilizado (material e inmaterial)
Este alta se lleva a cabo cuando se publica una ley de revalorización de balances mediante la cual se produce el reconocimiento legal del aumento de valor de un bien que pertenece al patrimonio de la CEH.
FIAM-002-06: Adquisición con pago parcial en especie
Dentro del proceso de pago en especie, se recogen todas aquellas operaciones de adquisición de bienes de inmovilizado en las que parte del importe final se satisface mediante la entrega de otro bien, el cual es valorado por el proveedor con el fin de reducir el importe a pagar en efectivo, independientemente del porcentaje que dicha valoración suponga sobre el total de la operación.
Estos movimientos se reflejan en SEFCAN mediante dos transacciones. La primera de ellas se encarga de recoger la problemática con vinculación presupuestaria de la operación y, en la segunda, se llevan a cabo los movimientos contables necesarios para ajustar la valoración del bien adquirido y dar de baja al bien entregado. El funcionamiento de esta segunda transacción depende de si el bien que se da de baja está o no inventariado. En caso de estarlo, se registra un único documento contable en el que se recoge, al mismo tiempo, el ajuste de valor requerido por el bien que se da de alta y la baja del bien entregado en el pago en especie. Si el bien entregado no estuviera inventariado se crea, igualmente, un único documento contable, pero en el mismo sólo se recoge el ajuste de valor de bien recibido, pues no existe bien al que dar de baja.
FIAM-002-07: Alta de bienes recibidos en cesión de uso
Se lleva a cabo cuando la CEH recibe un bien en cesión de un organismo no dependiente de la Comunidad Autónoma de Canarias. En este proceso la CEH recibe la posesión pero no la propiedad del bien objeto de cesión.
NOTA:
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FIAM-002-08: Rectificación de inventario: Carga inicial contable
En el proceso de carga inicial de datos en SEFCAN se traspasan registros de activo sin valoración económica ni amortización acumulada. Una vez en funcionamiento el nuevo sistema se va valorando paulatinamente dichos activos mediante este subproceso de rectificación del inventario.
Esta valoración puede consistir en una simple asignación de valor al bien en cuestión, o requerir también la introducción de su amortización acumulada.
FIAM-002-09: Reversión de bienes previamente entregados en cesión de uso
Este tipo de alta se realiza cuando se produce la reversión de bienes que la CEH había previamente cedido en uso, es decir, son bienes sobre los que la CEH había cedido su posesión pero no su propiedad a un ente externo y, tras cualquiera de las siguientes causas, revierte su posesión de nuevo a la CEH:
Se vence el plazo.
Se cumplen las condiciones para la devolución.
Se incumplen las condiciones de la cesión.
El proceso puede ser iniciado tanto por el organismo externo como por la CEH.
FIAM-002-10: Alquileres/Concesiones
Este tipo de altas de inmovilizado se contempla para dar cabida a las inversiones que la Comunidad Autónoma lleva a cabo en aquellos bienes de los que es arrendatario o concesionario.
A efectos de la Gestión Patrimonial de la Comunidad, estos bienes no forman parte del Inventario General, pero las inversiones que se realizan en los mismos se deben imputar contra el Capítulo VI de los Presupuestos. En el ámbito contable, los movimientos de “alta” derivados de estas inversiones deben registrarse en cuentas de mayor del Grupo 273 y se amortizan al 20% anual. A diferencia de otros tipos de inmovilizado, en estos casos se emplea para la amortización acumulada la misma cuenta que para los valores de alta.
NOTA:
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FIAM-002-11: Inversiones de reposición
Estas altas se llevan a cabo cuando se realizan actividades de mejora, ampliación o modernización sobre los activos del Patrimonio de la Comunidad y, a consecuencia de ellas, aumenta el valor o la vida útil de dichos bienes.
FIAM-002-12: Altas por asunción de deudas
Estas altas se llevan a cabo cuando la Comunidad Autónoma asume la deuda correspondiente a la construcción del inmovilizado que una entidad ajena está construyendo para ella. La entidad que lleva a cabo la construcción del inmovilizado se endeuda para la realización del bien, y antes de que dicha entidad finalice la construcción, la Comunidad Autónoma asume dicha deuda que la entidad tiene con las entidades financieras que la están financiando. De esta manera, la CEH incrementa su endeudamiento y sus inmovilizados.
Este tipo de altas se suele producir en el caso de las obras públicas, y por lo tanto suelen tratarse de bienes inmuebles.
En la asunción de deuda no se decide adquirir el bien, sino asumir la deuda. Ello lleva consigo un alta en inmovilizado (si la construcción es un bien que se queda en el patrimonio de la CAC), o una subvención de capital (si la obra la ejecutamos para entregarla a otro ente).
La asunción de la deuda no tiene porqué ser antes de terminada la obra.
FIAM-002-13: Compra-venta / Suministros / Construcción / Expropiación
Estas altas se llevan a cabo cuando la Comunidad Autónoma adquiere inmovilizado a cambio de una contraprestación dineraria. De esta manera el nuevo inmovilizado pasa a formar parte del patrimonio de Comunidad Autónoma y se incrementa el endeudamiento con terceros ajenos.
La adquisición onerosa se puede presentar en alguna de las siguientes formas:
Compraventa.
Suministros.
NOTA:
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Construcción mediante contratos con terceros ajenos.
Ampliaciones y mejoras realizadas por terceros ajenos.
Las adquisiciones onerosas pueden ser de dos tipos: individual o masiva.
Adquisición onerosa individual: conlleva la adquisición de un único bien de forma individual. En este caso, el activo que se introduce cuando se registra la factura del acreedor es el activo final y definitivo que se está adquiriendo.
Adquisición onerosa masiva: conlleva la adquisición de una multitud de activos. En este caso, el activo que se introduce en el sistema cuando se registra la factura del acreedor representa en realidad a varios activos. Posteriormente se debe ir realizando el traspaso del activo introducido en la factura a los diferentes activos que son los activos finales objeto de la adquisición. Estos traspasos son la condición previa para la realización del pago al acreedor, es decir, la partida del acreedor queda bloqueada hasta que no se produzca el traspaso a los activos fijos finales. Una vez traspasados los activos, se desbloquean las partidas del acreedor y se procede al pago.
Se realiza este tratamiento para no tener que indicar en el registro de la factura del acreedor tantas líneas como activos se están adquiriendo, pero al mismo tiempo tener un número de inventario para cada uno de los inmovilizados.
FIAM-002-15: Incremento de capital en empresas públicas(aportaciones dinerarias)
Todas las operaciones de capital que requieran desembolsos económicos deben registrarse mediante un expediente presupuestario en SEFCAN. Es en ese mismo momento cuando se indica el código del activo vinculado a la operación de ampliación de capital.
Debido a las múltiples formas que pueden adoptar este tipo de operaciones, en algunos casos es necesaria la introducción de asientos contables manuales para completar su correcto registro contable. Estos asientos se efectúan desde el Módulo de Contabilidad Financiera de SEFCAN.
NOTA:
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FIAM-002-16: Ajuste de valor al alza por tasación
En el caso de que por cualquier motivo sea necesario realizar la tasación de un bien ya existente en el Sistema, y el resultado de dicha tasación sea al alza respecto al valor neto contable que tuviera el bien en ese momento, es necesario llevar a cabo este proceso de ajuste del valor de inmovilizado al alza.
FIAM-002-17: Ajuste de valor por pago en especie
Se emplea este proceso para ajustar el valor de un bien que previamente se ha adquirido a través de un pago parcial en especie, siempre y cuando el bien que se ha entregado en la operación no se encuentre inventariado y, por tanto, no haya que darle de baja.
NOTA:
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FIAM-003: Operaciones de Baja con Activos Fijos
Dentro de la Consejería de Economía y Hacienda, las bajas de inmovilizado pueden adoptar múltiples formas en función de la casuística legal que las haya generado. En base a esto, es fundamental poder distinguir dentro de SEFCAN cuál ha sido el motivo que ha llevado a la descapitalización de un determinado elemento del Patrimonio. La contabilización de cada tipo de baja requiere de un juego contable diferente que se desencadena automáticamente al registrar el correspondiente movimiento de desactivación.
FIAM-003-01: Pérdida irreversible del inmovilizado
Este subproceso se emplea para reflejar aquellas bajas de activo que se deben a cualquier tipo de incidencia que impida el normal funcionamiento de un bien y que, por tanto, obligue a retirarlo de su uso normal, por ejemplo: averías graves, obsolescencia, etc.
FIAM-003-02: Baja por disposición legal
Se emplea para reflejar aquellas bajas de activo que se originan cuando una norma legal otorga la propiedad de algún bien de la Comunidad Autónoma a otro Ente externo a la misma.
Dentro de esto proceso se engloban los siguientes tipos de bajas:
Atribución por ley.
Prescripción extintiva.
Transferencia a otra administración.
FIAM-003-03: Donaciones realizadas
Refleja aquellas bajas de activo que se deben a una donación de bienes por parte de la Comunidad Autónoma.
NOTA:
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FIAM-003-04: Enajenación al cesionario de bienes previamente entregados en cesión de uso
Este subproceso se emplea para reflejar aquellas bajas de activo que se producen cuando un bien, que se ha entregado en cesión, queda definitivamente integrado en el Patrimonio de su Cesionario y, por tanto, deja de pertenecer a la Comunidad Autónoma.
Dentro de SEFCAN este proceso se registra mediante el uso de dos transacciones. En la primera se revierte la cesión del bien y en la segunda se le da de baja definitivamente del Patrimonio del cedente. En el proceso de baja, siempre que atrimoniorangos de ns constantes, un contador que ir si conseguimos que la éxito que esta e procedimiento al resto No se entiende nada no se prevea la posterior enajenación del bien, se emplea el proceso predefinido FIAM-003-03 “Baja por donación”, que se detalla en este mismo documento. En los casos en que no se pueda considerar como una donación la operación posterior a la reversión, se emplea la clase de movimiento que mejor describa en cada caso dicha operación, sin que existan un movimiento específico para tal fin.
FIAM-003-06: Cesión de uso gratuito de bienes inmovilizado
Este subproceso se emplea para reflejar aquellas bajas de activo que surgen cuando la Comunidad Autónoma cede el uso de un determinado bien, pero no su propiedad, a algún Ente externo a la misma. En estos casos, el bien no sale del Patrimonio de la Comunidad Autónoma, pero, a efectos contables, debe reclasificarse para reflejar la restricción de uso que existe sobre el mismo.
FIAM-003-07: Reversión al cedente de bienes previamente recibidos en cesión de uso
Este subproceso se emplea para reflejar aquellas bajas de activo que surgen cuando la Comunidad Autónoma, que en este caso actúa como Cesionario, debe reintegrar a su propietario un bien, que previamente éste le ha cedido para su uso. Esta devolución conlleva que el bien se dé de baja contablemente y se elimine de los listados de bienes recibidos en cesión.
FIAM-003-08: Reducción del capital social de una empresa pública
Este subproceso se emplea para reflejar las reducciones de valor que, a causa de una reducción de capital, deben llevar a cabo en los valores mobiliarios (activos financieros) propiedad de la Comunidad Autónoma.
NOTA:
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FIAM-003-09: Enajenación de inversiones reales
El proceso de enajenación de inversiones reales es gestionado desde el Módulo de Ingresos de SEFCAN y son los usuarios del mismo quienes deben ejecutarlo.
En el momento de la venta del activo se reconoce el ingreso devengado y el derecho de cobro relacionado con el tercero implicado en la operación. En ese mismo momento y sin que suponga ninguna acción adicional por parte del usuario, a nivel contable se da de baja el activo que se vende y se llevan a cabo los ajustes necesarios para el correcto reflejo contable del ingreso generado por la operación.
FIAM-003-10: Afectación a uso público de un bien patrimonial
Se lleva cabo cuando, de acuerdo al procedimiento legalmente establecido, se determina que un bien, que hasta ese momento estaba siendo dedicado a otros fines por la Comunidad Autónoma, debe ser afectado al uso público. De esta forma, el bien sigue perteneciendo al Patrimonio de la Comunidad Autónoma, pero debe registrarse en el Sistema y sobre el mismo existirá una restricción de uso. Esta operación desencadena que, a nivel contable, se lleve a cabo una reclasificación de inmovilizado, pasando del Grupo 2 (inmovilizado) al Grupo 1 (cuenta 109xx).
FIAM-003-11: Baja por reversión de propiedad adquirida
Este subproceso se realiza cuando, de acuerdo al procedimiento legalmente establecido, se determine que un bien, que previamente ha sido adquirido por la Comunidad Autónoma e integrado en su Patrimonio, debe ser revertido a su anterior dueño.
Normalmente, este tipo de situaciones se pueden presentar por: incumplimiento de la finalidad para la que fue donado el bien, condiciones resolutorias establecidas en el momento de la transmisión de la propiedad del bien, retroacción de una transferencia, etc.
NOTA:
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FIAM-003-12: Bajas Alquileres / Concesiones
Este tipo de movimientos de inmovilizado da cabida a la baja de los importes pendientes de amortizar correspondientes a las inversiones realizadas en aquellos bienes de los que la Comunidad Autónoma es arrendatario o concesionario. A efectos de la Gestión Patrimonial de la Comunidad, estos bienes no forman parte del Inventario General, por lo que no están dados de alta en el Patrimonio de la CAC y, en consecuencia, no es necesario darlos de baja. Este movimiento se realiza para regularizar los importes pendientes de llevar a resultados de las inversiones realizadas sobre estos inmovilizados. Esto conlleva la baja de la cuenta 273, en la que se estaban reflejando tanto los valores de alta como los importes amortizados (trasladados a resultados de estas inversiones).
Los motivos por los que se contempla la baja de alquiles y de concesiones son los siguientes:
Adscripción a organismo público propio.
Extinción por vencimiento.
Resolución pactada.
Resolución unilateral.
Transferencia a otra administración.
FIAM-003-14: Ajuste de valor a la baja por tasación
Este subproceso se encarga de reflejar contablemente aquellas modificaciones del valor neto contable del bien, a la baja, que puedan producirse en un activo a causa de una tasación del mismo.
Lo habitual es que esta situación se produzca como paso previo a un proceso de permuta de activos, donde por requerimiento legal se debe tasar el bien que se entrega. Dicho proceso de permutas se explica detalladamente en este mismo documento bajo la codificación FIAM-004-05.
NOTA:
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FIAM-004: Operaciones de Traspaso con Activos Fijos
Se emplean este tipo de operaciones para un amplio abanico de problemáticas donde, de forma general, se presenta la necesidad de transferir valores entre registros de inmovilizados existentes dentro del Sistema SEFCAN. Dichas operaciones pueden suponer una mera reclasificación contable a nivel interno (dentro de una misma sociedad) o una operación contable doble (alta – baja simultánea) entre dos sociedades del ámbito SEFCAN.
FIAM-004-01: Aportaciones no dinerarias a sociedades
Este tipo de traspaso de inmovilizados se emplea cuando se desea abonar una adquisición de acciones mediante la aportación de un bien perteneciente al Patrimonio de la Comunidad Autónoma. De esta forma, se evita realizar un desembolso de efectivo y se aporta a la sociedad emisora de los títulos un bien que pasa a formar parte de su inmovilizado productivo.
FIAM-004-02: Adscripción de bienes de inmovilizado: Ente adscribiente y beneficiario
Este subproceso cubre la problemática de la adscripción de bienes que la Comunidad Autónoma realiza a sus órganos dependientes. Dentro de un mismo proceso, se contempla la actualización individualizada tanto de la contabilidad como del Patrimonio del beneficiario y del adscribiente. Los bienes adscritos se indican como tales, tanto en el inventario del cedente como en el del beneficiario de la adscripción.
FIAM-004-03: Rectificación clase de bien
Se emplea cuando se detecta que un bien se ha dado de alta en una clase de inmovilizados que no le corresponde y debe asignarse a otra diferente. Se parte de un inmovilizado existente y se pasan todos sus valores (valor de adquisición y amortizaciones acumuladas) a un nuevo registro de inmovilizado, que previamente debe ser creado en el maestro dentro de la clase correcta.
NOTA:
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FIAM-004-04: Reversión de bienes adscritos: Ente adscribiente
Se realiza cuando un bien, que previamente haya sido adscrito por parte de la Comunidad Autónoma, debe ser reintegrado a la misma por la entidad beneficiaria de la adscripción.
En estas situaciones el Ente adscribiente debe registrar la reversión de la adscripción y ajustar contablemente el valor del bien, de acuerdo a su valor neto contable actual. En este subproceso sólo se incluyen las actividades que debe realizar el adscribiente del bien.
FIAM-004-05: Permutas
Este subproceso se ha definido para permitir la captura en SEFCAN de las problemáticas derivadas de la permuta de bienes entre diferentes Entes, tanto si ambos pertenecen a SEFCAN como si intervienen Entes ajenos al mismo.
A grandes rasgos, las problemáticas que se contemplan en este proceso se pueden dividir en función de la relación que exista entre los valores de los bienes que se intercambian y de si se entrega o recibe una contraprestación monetaria en la operación.
Independientemente de la clasificación anterior, en todos los supuestos de permuta, salvo en los que se contemplen en SEFCAN como un pago parcial en especie, se debe realizar una tasación previa del bien que se entrega. De no coincidir el valor de tasación con el VNC, se procede a contabilizar un ajuste para hacer coincidir ambos valores. En cualquier caso, la ejecución de dichos movimientos de Patrimonio conlleva la creación simultánea de sus correspondientes apuntes contables.
FIAM-004-06 : Adquisición de bienes previamente recibidos en cesión de uso
Este subproceso se emplea para contemplar las problemáticas derivadas de la integración en el Patrimonio propio (Cesionario) de aquellos bienes que inicialmente se han recibido con carácter de cesión.
Siguiendo los requerimientos legales que deben regir este tipo de operaciones, se procede de forma simultánea a dar de alta el bien dentro del inmovilizado del cesionario como un bien en propiedad y se da de baja al mismo de la cuenta de “Patrimonio recibido en cesión”.
NOTA:
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FIAM-004-07: Agrupación de bienes
Contempla en SEFCAN la necesidad de agrupar varios activos existentes en el patrimonio de la Comunidad Autónoma, en un solo activo. Mediante este procedimiento se dan de baja los bienes que pasan a formar uno sólo y sus correspondientes amortizaciones acumuladas, y se da de alta el nuevo bien, por la suma de los valores contables de los bienes que han causado baja. Dentro de SEFCAN este proceso se realiza a través de una transacción que hace las dos tareas, baja y alta, en un solo paso.
FIAM-004-08: Segregación de bienes
La segregación de bienes tiene como finalidad el generar nuevos bienes (registros de inmovilizado) mediante el traspaso de valores desde un bien preexistente. El bien originario se da de baja por la parte proporcional de su valor que ha sido traspasado a los nuevos bienes que se dan de alta, permaneciendo dicho activo en el inventario por el resto de su valor.
A efectos contables, este tipo de movimientos no tiene ningún tipo de repercusión, ya que sólo supone cargar y abonar, por el mismo importe, las cuentas implicadas en la operación.
FIAM-004-09: Disminución de capital en empresas públicas con devolución de aportaciones
Refleja la problemática derivada de las disminuciones de capital en empresa pública o participada que, a su vez, suponen un reintegro de las aportaciones (inmovilizados) previamente realizadas a las mismas.
Dentro del sistema existen dos vías distintas de gestión de esta problemática, en función de si los valores mobiliarios que causan baja y los bienes que se reciben tienen o no el mismo valor. En ambos casos, la ejecución de dichos movimientos de Patrimonio conlleva la creación simultánea de sus correspondientes apuntes contables.
NOTA:
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FIAM-005: Anulación de Operaciones de Activo Fijo
La anulación de operaciones supone la cancelación de cualquier tipo de movimiento dentro del Área de Patrimonio, ya se trate de un alta, una baja o un traspaso de activos. Este proceso supone de forma automática la generación de un documento contable que anula la operación original a través de un asiento contable con signo contrario.
FIAM-005-01: Contabilización de Anulaciones
Mediante la anulación de operaciones se cancelan operaciones de alta, baja y traspaso de activos que se hayan realizado incorrectamente o por error sobre los activos que integran el patrimonio de la CEH.
NOTA:
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FIAM-006: Amortizaciones de Activo Fijo
A través del proceso de amortización se refleja la depreciación de los bienes que integran el patrimonio de la Comunidad Autónoma.
En SEFCAN existe la posibilidad de ejecutar amortizaciones planificadas y amortizaciones no planificadas, aunque éstas últimas tendrán una utilización menor. En el caso de la amortización planificada su periodicidad es mensual, mientras que en el caso de la amortización no planificada, se ejecuta cuando surja la necesidad. El gasto por amortización no es considerado un gasto presupuestario, por lo que su contabilización no requiere ninguna imputación presupuestaria.
FIAM-006-01: Contabilización de Amortizaciones
Se realiza el cálculo y la contabilización mensual de la depreciación de los bienes que forman parte del patrimonio de la Comunidad Autónoma.
Las amortizaciones periódicas que se aplican en SEFCAN son siempre lineales y las cuotas de amortización se calculan en todos los casos sobre el valor de adquisición de los bienes.
La amortización comienza a calcularse desde la fecha de adquisición del bien, es decir, desde la fecha de alta del bien en contabilidad. Del mismo modo, la amortización deja de calcularse sobre un determinado bien a partir de la fecha de baja del bien en contabilidad. El cálculo y contabilización de las amortizaciones planificadas es un proceso masivo y automático.
FIAM-006-02: Contabilización de Amortizaciones no Planificadas
Se realiza el cálculo y la contabilización de aquellas depreciaciones que se producen sobre los bienes más allá del ritmo establecido de amortización planificada sobre ellos.
En el caso de las amortizaciones no planificadas las cuotas de amortización también se calculan sobre el valor de adquisición de los bienes.
El cálculo y contabilización de la amortización no planificada es un proceso manual e individualizado por inmovilizado que lo requiera.
NOTA:
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3. SECCIÓN PRÁCTICA
En esta sección haremos un recorrido por las transacciones asociadas al proceso de “Gestión de Patrimonio” explicando paso a paso cada una de ellas, de manera que pueda servir de soporte y apoyo al usuario de SEFCAN tanto en el desarrollo de las sesiones formativas como en el desarrollo de sus funciones diarias en su puesto de trabajo.
3.1. Gestión de Datos Maestros
3.1.1. Creación individual y masiva de datos Maestros
Desde esta opción del menú se accede a las funcionalidades que nos permitirán la Creación individual y masiva de datos maestros.
Veamos cada una de las transacciones.
Creación de fichas de activos (AS01)
Descripción de la Transacción:
Esta transacción cubre la necesidad de crear una ficha de inmovilizado en el sistema debido a la adquisición de un nuevo activo o a cualquier otra operación que así lo requiera.
Se crea aquí la ficha del maestro de Activos Fijos, sobre la que posteriormente se realizarán las operaciones oportunas para la gestión del inmovilizado que forma parte del patrimonio de la CAC.
Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso:
NOTA:
Página 35 de 97 NOTA: La creación de fichas de inmovilizado se puede realizar, o bien a través de la transacción de creación de fichas de activos, o bien a través de las distintas transacciones de operaciones de inmovilizado. En los dos casos el proceso seguirá los mismos pasos, salvo que en el segundo caso no será necesario acceder a la transacción de creación de activos, sino que se accederá a la misma directamente desde la transacción de la operación de alta, baja o traspaso que se esté realizando a través de un botón con la siguiente denominación .
El sistema accede a la pantalla inicial de registro de datos. Se introducen los datos de Clase activos fijos, sociedad, cantidad de activos fijos iguales y Datos de “Modelo”. Primero, rellenamos la “clase de activos fijos”:
Clase activos fijos 2002
NOTA: Si no recordamos el código de la clase en la cual se debe crear el activo, podemos localizarlo a través de la ayuda de búsqueda de la que disponemos. Para ello pulsamos sobre el botón de ayuda de búsqueda . A continuación el sistema muestra la siguiente
NOTA:
Página 36 de 97 El sistema muestra los resultados de la búsqueda. Pulsando doble clic sobre el código de la clase el sistema toma dicho valor.
Seguimos rellenando el campo “Sociedad” en la que se crea la ficha del activo. También dispone de la ayuda de búsqueda.
Cuando se crean fichas de inmovilizado a través de la transacción de creación de fichas de activos, el sistema permite la posibilidad de crear activos de forma masiva, facilitando al usuario la tarea de creación de datos maestros cuando se trata de un alto volumen de inmovilizados. Esto lo indicamos usando el indicador de “Cantidad de
activos fijos iguales”.
Sociedad CAC
Ctd. de activos fijos iguales 1
Por ultimo rellenamos los “Datos de Modelo”: Se trata de datos a introducir totalmente opcionales, ya que el sistema en todos los casos de creación de datos maestros, presenta la opción de utilizar un registro maestro de activos fijos existente como referencia para la creación de una nueva ficha.
NOTA:
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Accedemos a la ficha propiamente dicha del activo en la cual iremos completando todos los datos del mismo.
NOTA: La estructura de las pantallas a rellenar en cada maestro de inmovilizado depende de la clase a la que esté asignado y, en cada caso, sólo se muestran los campos requeridos de acuerdo a la naturaleza del bien.
NOTA: Como norma general, aunque depende de la clase de activo, la ficha del maestro de un activo dispone de las siguientes pestañas de datos:
Identificación.
Datos jurídicos.
Datos orgánicos.
NOTA:
Página 38 de 97 En cada una de estas pestañas el sistema solicita datos opcionales u obligatorios. Los datos obligatorios presentan la siguiente marca que indica el estatus del mismo. Estos datos deben completarse siempre ya que de lo contrario el sistema no permite continuar con la creación de la ficha.
Pestaña “Identificación”. En ellas, cumplimentamos los siguientes campos:
Descripción Grapadora Azul Código de artículo 02017
N.I.F. B54321822
Forma de adquisición 19
Naturaleza del Derecho En Propiedad Centro Gestor 0101
NOTA:
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Pestaña “Datos Jurídicos”. En ellas, cumplimentamos los siguientes campos:
NOTA:
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Fecha Adquisición 01.03.2010
Pestaña “Datos Orgánicos”. En ellas, cumplimentamos los siguientes campos:
Localización física (Número de inmueble) 1102973 Localización física (Subnúmero de inmueble) 0
NOTA:
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Pestaña “Amortizaciones”. En ellla pestaña no se rellenan datos. Se deja conforme está.
NOTA:
Página 42 de 97
Una vez completados los campos de la ficha del maestro se graba el registro en el sistema .
El sistema proporciona un mensaje indicando el número de registro maestro de activo que ha sido creado.
NOTA: En el caso de que estemos efectuando una creación masiva de fichas de activo, en el momento de grabar el Sistema nos muestra el siguiente mensaje:
Pulsamos el botón de “Crear” y es entonces cuando el sistema nos indica los números de los activos que se están creando (10 activos en ejemplo de la pantalla que se muestra).
Para salir de la transacción pulsamos el botón .
Una problemática particular dentro de la creación de maestros será la correspondiente a la creación de expedientes de gestión patrimonial. En este caso concreto, el acceso a al proceso de creación se realizará siguiendo la ruta:
NOTA:
Página 43 de 97 En la pantalla inicial sólo deberá rellenar el campo clase de activo, poniendo alguno de los valores previstos para este tipo de maestros:
7000 --> Expedientes de Patrimonio.
7001 --> Informes Técnicos.
7002 --> Informes de Patrimonio.
A partir de aquí, se accederá a cada una de las fichas propias de la naturaleza de maestro elegido, donde deberá rellenar los campos requeridos en cada caso. La composición de la ficha es dependiente de la clase de activo seleccionada.
Únicamente se solicita campos obligatorios en la pestaña de “Datos Generales”.
Fecha de Entrada 02.03.2010
Proponente 6
NOTA: Página 44 de 97 Territorio 2000 Tipo Expediente 010 Técnico de Patrimonio 01 Fecha Recepción 03.03.2010 Inscripción en registro SI Alta Catastro SI
Una vez completados los campos obligatorios de la ficha del maestro se graba el registro en el sistema .
El sistema proporciona un mensaje indicando el número de registro maestro de activo que ha sido creado.
NOTA:
Página 45 de 97
NOTA:
Página 46 de 97
3.1.2. Modificación individual y masiva de Datos Maestros
Desde esta opción del menú se accede a las funcionalidades que nos permiten modificar de forma individual y masiva datos maestros.
Modificación de datos Maestros (AS02)
Descripción de la Transacción:
Este grupo de transacciones cubre la funcionalidad requerida cuando se produce una modificación en alguno de los datos almacenados en el maestro de inmovilizados y se requiere su actualización en el sistema.
Se contempla tanto la actualización individualizada del maestro de un bien en concreto como la actualización masiva de los mismos.
MODIFICACION INDIVIDUAL DE UNA FICHA DE ACTIVO FIJO
Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso:
NOTA:
Página 47 de 97 El sistema accede a la pantalla inicial de registro de datos, en la que primero completamos el campo “Activo Fijo”.
Activo fijo 2004630
NOTA: Si no recordamos el código del activo a modificar, podemos localizarlo a través de la ayuda de búsqueda de la que disponemos. Para ello pulsamos sobre el botón de ayuda de búsqueda . A continuación el sistema muestra la siguiente pantalla en la que introducimos los datos de búsqueda de la clase de activos.
El sistema muestra los resultados de la búsqueda. Pulsando doble clic sobre el código de la clase el sistema toma dicho valor.
NOTA:
Página 48 de 97 Seguidamente rellenamos el “Subnúmero”, en el caso de que se proceda a modificar un subnúmero (partición), y la “Sociedad”.
Subnúmero 0 Sociedad CAC
Una vez introducidos todos los datos pulsamos “Enter”.
Accedemos a la ficha del activo en la cual se realizan las modificaciones necesarias. Estarán disponibles las mismas pantallas incluidas en el proceso de creación de activos y se permite modificar la información registrada previamente, salvo aquellos campos que,
NOTA:
Página 49 de 97 por motivos técnicos y de integridad del Sistema, no deban cambiarse una vez que el activo ha sido puesto en funcionamiento y se le han asignado valores económicos.
Entre la posibles modificaciones a llevar a cabo, se encuentra la consistente en adjuntar cualquier tipo de fichero al maestro del activo. Para anexar un dicho al maestro haremos los siguiente:
• Pulsaremos el icono: .
NOTA:
Página 50 de 97 • Seleccionaremos el icono: para crear un nuevo anexo. El menú que se
despliega escogeremos “Crear anexo”.
• Indicaremos la ruta donde está almacenado el fichero que queremos anexar:
• Después de que hayamos subido el primer fichero se nos activará un icono adicional en la barra de herramientas que veíamos con anterioridad. , mediante el cual podremos gestionar todos los anexos de activo. Al pulsarlo, se nos mostrará una pantalla con todos los adjuntos y desde la misma podremos añadir nuevos adjuntos , ver lo existentes o borrar alguno de ellos .
NOTA:
Página 51 de 97 Una vez hechas las modificaciones las grabamos en el sistema .
El sistema proporciona un mensaje indicando el número de registro maestro de activo que ha sido modificado.
En el caso de que se requiera modificar un expediente de gestión patrimonial deberá acceder por la siguiente ruta de menú:
NOTA:
Página 52 de 97
Menú Usuario> Menú de Patrimonio> Expedientes de Gestión Patrimonial> Modificación de expedientes.
En la pantalla a la que accederá debe indicar el número del expediente a modificar en el campo "Activo Fijo":
Activo fijo 7000052
A partir de aquí accederá a cada una de las fichas propias de la naturaleza del maestro elegido, donde podrá modificar los campos requeridos en cada caso. La composición de la ficha es dependiente de la clase de activo seleccionada. El funcionamiento general de esta transacción es exactamente igual que lo ya indicado para la modificación de resto de fichas de activo.
NOTA:
Página 53 de 97
MODIFICACION MASIVA DE ACTIVOS FIJOS
Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso:
Menú Usuario > Menú de Patrimonio> Datos maestros> Modificación masiva de activos
En primer lugar creamos la norma de modificación. Es decir, indicamos qué campo hay que cambiar y qué condición o condiciones deben cumplirse en el maestro de los bienes implicados para que dicho cambio se lleve a cabo. La pantalla a la que accedemos es la siguiente:
Creamos la norma de modificación pulsando . Rellenamos a continuación los siguientes campos:
NOTA:
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- Sociedad.
- Número. Siempre pondremos “1”.
- Sustitución. Nombre corto descriptivo del cambio que vamos a realizar.
Sociedad CAC Número 1
Sustitución FORMACI
Para completar los datos de la norma de modificación pulsamos: para acceder a la siguiente pantalla de confirmación:
Pulsamos “Sí” para empezar a determinar los campos implicados en el proceso de cambio:
