Formulación de una propuesta para la implementación de un sistema logístico de control de inventarios

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(1)FORMULACIÓN DE UNA PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA LOGÍSTICO DE CONTROL DE INVENTARIOS EN LA FABRICA PUNTO COSTURA D.M.C. BASADO EN LA APLICACIÓN DE LA NORMA ISO 28001:2007, EN LA CIUDAD DE BOGOTÁ. PRESENTADO POR: AURA ROCÍO PUERTO TORRES FREDY OSBALDO NOVOA RODRIGUEZ. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERÍA PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ 2018. 1.

(2) FORMULACIÓN DE UNA PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA LOGÍSTICO DE CONTROL DE INVENTARIOS EN LA FABRICA PUNTO COSTURA D.M.C. BASADO EN LA APLICACIÓN DE LA NORMA ISO 28001:2007, EN LA CIUDAD DE BOGOTÁ. AURA ROCÍO PUERTO TORRES FREDY OSBALDO NOVOA RODRIGUEZ. Modalidad de grado Seminario de perfeccionamiento requisito Parcial para obtener al título de Ingeniero Industrial. Director: LUIS ABRAHAM BECERRA ARIAS. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERÍA PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ 2018. 2.

(3) NOTA DE ACEPTACIÓN. ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________. ____________________________________ PRIMER JURADO. ____________________________________ SEGUNDO JURADO. Bogotá, septiembre, 2018. 3.

(4) AGRADECIMIENTOS. Primeramente, le damos gracias a Dios, quien es el autor de todas las cosas, quien nos dio la vida, la salud y las fuerzas necesarias para poder cumplir con este gran logro.. A nuestras familias, quienes nos acompañaron y motivaron cuando ya no teníamos fuerzas, Gracias por todo lo que hacen por nosotros.. A Mónica Nieto y David Vera, Dueños de PUNTO COSTURA D.M.C., muchísimas gracias por permitirnos trabajar en su empresa, por la disposición y el tiempo invertido para poder desarrollar este trabajo.. Al profesor Luis Abraham Becerra, por su apoyo y guía para construir este trabajo de la manera correcta.. 4.

(5) TABLA DE CONTENIDO. GLOSARIO INTRODUCCIÓN 1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA 1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1.2. JUSTIFICACIÓN 1.1. OBJETIVOS 1.1.1. Objetivo General 1.1.2. Objetivos Específicos 2. MARCOS DE REFERENCIA 2.1. MARCO TEORICO 2.1.1. Cadena de Abastecimiento 2.1.2. Gestión de Inventarios 2.1.3. Logística y Distribución 2.1.4. Indicadores 2.1.5. Riesgo 2.1.6. Tipos de riesgo 2.1.7. Análisis y gestión de riesgo 2.1.8. Evaluación y priorización de los riesgos 2.1.9. ISO 28000 - Sistemas De Gestión De Seguridad De La Cadena De Suministro 2.2. MARCO INSTITUCIONAL 2.2.1. Información General de PUNTO COSTURA D.M.C. 2.2.1.1. Legalización Jurídica 2.2.1.2. Historia 2.2.1.3. Misión 2.2.1.4. Visión 2.2.1.5. Valores corporativos 2.2.1.6. Organigrama 2.2.2. Plataforma Estratégica 2.2.2.1. Tipos de productos 2.2.2.2. Maquinaria y Equipo 2.2.2.3. Principales Clientes 2.2.2.4. Principales Proveedores 3. METODOLOGÌA 3.1. TIPO DE ESTUDIO 3.2. POBLACION 3.3. TÉCNICAS PARA LA RECOLECCIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN 4. DIAGNOSTICO DE LAS CONDICIONES DE LA GESTION DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA PUNTO COSTURA D.M.C. 4.1. CONDICIONES ACTUALES DEL PROCESO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PUNTO COSTURA D.M.C. 4.2. DETERMINACION DE LOS FACTORES CRITICOS BAJO LA NORMA ISO 28000.. 10 12 13 13 14 15 15 15 16 16 17 18 19 20 21 22 23 23 25 27 27 27 28 28 28 28 29 29 29 30 31 31 32 32 32 32 33 33 33 5.

(6) 4.2.1. Nivel de cumplimiento 4.2.2. Grado de Madurez de la norma ISO 28000:2017 4.2.3. Análisis de Pareto 4.2.4. Causas Raíz 4.3. ANÁLISIS DE RIESGOS 4.3.1. Análisis de riesgos en el proceso almacenamiento de la cadena De suministro de PUNTO COSTURA D.M.C. probabilidad 4.3.2. Matriz de análisis de riesgos 4.3.3. Matriz de severidad 4.4. DETERMINACION DE HALLAZGOS EN LA GESTION DE INVENTARIOS EN PUNTO COSTURA D.M.C. 5. FORMULACIÓN DE UNA PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA LOGÍSTICO DE CONTROL DE INVENTARIOS EN LA FABRICA PUNTO COSTURA D.M.C. BASADO EN LA APLICACIÓN DE LA NORMA ISO 28001:2007, EN LA CIUDAD DE BOGOTÁ. 5.1. DEFINICIÓN, ALCANCE Y PROPÓSITOS DE LA PROPUESTA 5.1.1. Definición 5.1.2. Alcance 5.1.3. Propósitos. 5.2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 5.3. ETAPAS DE DESARROLLO 5.3.1. Etapa de socialización y sensibilización 5.3.2. Etapa de implementación 5.3.3. Etapa de evaluación 5.3.4. Etapa de mejora continua 5.4. CONFIGURACIÓN DE LA PROPUESTA 5.4.1. Recepción de mercancías 5.4.2. Almacenamiento 5.4.3. Entrega o despacho de materias primas y suministros 5.4.4. Indicadores de control de inventarios 5.5. PROPUESTA ECONÓMICA. 33 34 35 36 37. CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFÍA ANEXOS. 55 57 58 59. 37 40 41 42. 43 43 43 44 44 44 45 45 45 45 46 46 47 47 47 47 50. 6.

(7) LISTA DE TABLAS. Tabla 1. Matriz de riesgos Tabla 2. Distribución de los factores críticos en la gestión de control inventarios en PUNTO COSTURA D.M.C. Tabla 3. Identificación de riesgos proceso de gestión de inventarios de PUNTO COSTURA D.M.C. Tabla 4. Convenciones Tabla 5. Matriz de análisis de riesgos en la gestión de inventarios en PUNTO COSTURA D.M.C: Tabla 6. Matriz de severidad de riesgos del proceso gestión de inventarios en PUNTO COSTURA D.M.C. Tabla 7. Propuesta Metodológica Tabla 8. Costos y gastos PUNTO COSTURA D.M.C. Tabla 9. La reducción en costos de compras Tabla 10. Reducción en materia prima. Tabla 11. Aumento de flujo en la caja. Tabla 12. Aumento de rotación de inventarios en base de ventas. Tabla 13. Disminución de rotación de inventarios en base de costos Tabla 14. Reducción de la tasa de costo de mercancía vendida Tabla 15. Reducción de la tasa de costo de mercancía vendida en porcentaje.. 7.

(8) LISTA DE FIGURAS. Figura 1. Organigrama de PUNTO COSTURA D.M.C. Figura 2. Grafica de Cumplimiento norma ISO 28000:200017 en PUNTO COSTURA D.M.C. Figura 3. Porcentaje de Cumplimiento norma ISO 28000:200017 en PUNTO COSTURA D.M.C. Figura 4. Diagrama de Pareto Figura 5. Espina de Pescado de Riesgos en gestión de inventarios. 8.

(9) LISTA DE ANEXOS. Anexo A. Diagrama Del Proceso producción de gorras PUNTO COSTURA D.M.C. Anexo B. Registro Fotográfico PUNTO COSTURA D.M.C. Anexo C. Cámara de Comercio de Bogotá PUNTO COSTURA D.M.C. Anexo D. Cheklist de verificación y cumplimento de acuerdo con la norma ntc ISO 28000. Anexo E. Manual de Procedimientos para el proceso de gestión de inventarios en PUNTO COSTURA D.M.C. (Remitirse a documento adicional) Anexo F. Diagrama de Operaciones para la Recepción de Mercancía. Anexo G. Diagrama de Operaciones para el Almacenamiento Anexo H. Diagrama de Operaciones para la salida de Mercancías Anexo I. Diagrama de Operaciones para el chequeo de Mercancías Anexo J. Estados financieros PUNTO COSTURA D.M.C.. 9.

(10) GLOSARIO. CADENA DE SUMINISTRO: Movimiento de materiales, fondos, e información relacionada a través del proceso de la logística, desde la adquisición de materias primas a la entrega de productos terminados al usuario final. La cadena del suministro incluye a todos los vendedores, proveedores de servicio, clientes e intermediarios. CANALES DE DISTRIBUCIÓN: Son las maneras mediante las cuales los productos o servicios pueden estar disponibles para los clientes. CAPITAL: Es la cantidad de recursos, bienes y valores con la que dispones una persona o sociedad. CENTRO DE DISTRIBUCIÓN (DC): Un almacén de posproducción para bienes finales. CLIENTE: Persona u organización que tiene la capacidad de adquirí bienes o servicios. COMPRAS: Acción mediante la cual una persona u organización adquiere un producto. COSTO: La representación económica del valor de un producto o servicio. DIAGNÓSTICO: Interpretación de un conjunto de datos recogidos anteriormente. DISEÑO: Proceso de estructurar soluciones enfocadas a brindar una solución. DISTRIBUCIÓN: Acción mediante la cual se reparte o comercializa un producto. EMPRESA: Organización constituida por un grupo de personas y sistemas que trabajan para obtener fines económicos. ESTRATEGIA: Planes estructurados que buscan alcanzar los objetivos propuestos. INVENTARIO: La relación del registro de bienes y existencias que tiene una empresa en un momento determinado. JUSTO A TIEMPO (JIT <JUST IN-TIME>): Una estrategia industrial que suaviza el flujo material dentro de las plantas industriales. JIT minimiza la inversión en inventario. proporcionando. entregas. oportunas,. secuénciales. de. producto. exactamente donde y cuando se necesita, de una multitud de proveedores. LEAD TIME: Es el tiempo que existe entre cada pedido. 10.

(11) LOGÍSTICA: Actividad de controlar, coordinar y supervisar el flujo de información y actividades a lo largo de la cadena de abastecimiento. OPERADOR LOGÍSTICO: Organización encargada de controlar todas las actividades de dirección del flujo de los materiales y productos que necesite una empresa. PLANEACIÓN: Elaboración de un plan de acción a seguir. PROCESO: Conjunto de actividades que interactúan entre sí, el cual tiene un inicio y un fin. PRODUCCIÓN: Proceso de creación de un producto. PROVEEDOR: Aquella persona u organización encargada de abastecer a la empresa de la materia prima necesaria para la creación de un producto.. 11.

(12) INTRODUCCIÓN. PUNTO COSTURA D.M.C., es una microempresa familiar pequeña que fabrica cachuchas, se encuentran ubicados en el barrio san Antonio en la ciudad de Bogotá. Los dueños de esta empresa son una pareja joven que con un par de máquinas de coser y con la experiencia adquirida en otras fábricas de costura decidieron emprender su propio negocio, con tanto éxito que actualmente tienen ya más de 30 máquinas y clientes bastantes reconocidos en el mercado.. Actualmente los procesos de fabricación no cuentan con manejo de inventarios de materia prima y productos terminados, motivo por el cual en el momento de entregar los productos a sus clientes se generan diferencias en las existencias de materiales o en los productos terminados. Lo que nos lleva a querer diseñarles un plan de gestión de inventarios que les ayude a planear estratégicamente los requerimientos de materia prima con un control adecuado de entradas y salidas de productos en proceso y terminados.. En el primer capítulo desarrollaremos todo el contexto problemático por el cual surge la realización de esta propuesta, la metodología que usaremos para el levantamiento de información, detallaremos el marco teórico con el que sustentaremos los resultados a esperar y por último la propuesta económica y las recomendaciones. necesarias. para. que. PUNTO. COSTURA. D.M.C. siga. evolucionando y creciendo de una manera acorde a los requerimientos del mercado.. .. 12.

(13) 1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA. 1.1.. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. PUNTO COSTURA D.M.C., es una microempresa familiar pequeña que fabrica cachuchas, se encuentran ubicada en el barrio san Antonio en la ciudad de Bogotá. Para atender el mercado local ofrece la fabricación de todo tipo de gorras y bordados, considerando un nivel de producción anual aproximado de 55.000 unidades, desarrollando a través de los procesos de producción corte, bordado y confección. (Véase Anexo A). Actualmente el manejo de sus inventarios es nulo debido a que no se realiza un registro de entradas y salidas de almacén, su planeación de compras se calcula de acuerdo con lo que se necesita, no existe un control adecuado de órdenes de producción y requerimientos que permitan determinar la cantidad de inventario en proceso y de producto terminado.. Esto conlleva a que la empresa presente una baja capacidad de gestión logística, en especial, en el manejo de sus compras e inventarios, lo cual se ve reflejado en el desconocimiento de las materias primas necesarias para producir, en cuanto realmente se debe comprar, en las perdidas por la compra de materia prima innecesaria, en el espacio pedido por el almacenamiento de materia prima sin rotación y en el desorden y errores al momento de las entregas de producción a sus clientes. (Véase Anexo B) Como causas se encuentran en su orden las siguientes: ✓ Desconocimiento de los dueños de la empresa sobre cómo dar un adecuado control a sus compras e inventarios. ✓ Falta de conciencia y compromiso para la implementación de un sistema de control y gestión de inventarios. ✓ Temor para dar información y asesorarse sobre mejores prácticas que le permitan crecer. ✓ No existe un control de los costos asociados a estas pedidas generadas. 13.

(14) ✓ No existe una planeación de producción para compra de materia prima ✓ No se elaboran documentos de control de entras y salidas de materias primas ni de inventarios, Kardex y remisiones. ✓ No se almacenan las materias primas, ni el producto en proceso y terminado de la manera adecuada. ✓ No se controlan los riesgos del proceso ✓ No se tiene un manual de control de inventarios. En caso de no solucionarse el problema anterior, traerá consigo para la empresa inconvenientes a su proceso logístico y productivo, las de moras recurrentes en la entrega a sus clientes y el desorden en la compra y disposición de materiales genera un elevado costo de fabricación, Adicionalmente, la perdida de la credibilidad con los clientes e incluso la perdida de algunos de ellos.. Por lo tanto, para solucionar el problema anterior se requiere de la Formular una propuesta para la implementación de un sistema logístico de control de inventarios en la fábrica PUNTO COSTURA D.M.C. basado en la Norma ISO 28001:207, en la ciudad de Bogotá que garantice la disposición eficiente y oportuna a los clientes.. 1.2.. JUSTIFICACIÓN. Toda empresa nace de una idea, pero en el momento materializar esta, es importante entender que la idea por sí sola no funciona, y que, aunque por algún tiempo cumpla con los requerimientos esperados por sus dueños requerirá de preparación y experiencia para que esta idea de negocio prospere. Es por esto por lo que con esta propuesta se pretende asesorar y apoyar a los propietarios de PUNTO COSTURA D.M.C, para que puedan implementar un sistema de control de inventarios que les permitan organizar su negocio, seguir creciendo y así mismo cumplir con las expectativas de sus clientes.. 14.

(15) Los beneficios que tendrá PUNTO COSTURA D.M.C. al implementar un adecuado control de inventarios son: ✓ Tendrán una mejor planeación de sus compras ✓ Tendrán una disminución en sus gastos. ✓ Almacenaran las materias primas, el producto en proceso y terminado de la manera adecuada. ✓ Se controlarán los riesgos del proceso ✓ Se contarán con procedimientos estandarizados. 1.3.. OBJETIVOS. 1.3.1. Objetivo General Formular una propuesta para la implementación de un sistema logístico de control de inventarios en la fábrica PUNTO COSTURA D.M.C. basado en la Norma ISO 28001:207, en la ciudad de Bogotá que garantice la disposición eficiente y oportuna a los clientes.. 1.3.2. Objetivos Específicos ✓ Diagnosticar las condiciones de producción, compras y entrega de productos a clientes de la empresa PUNTO COSTURA D.M.C, basada en la aplicación de la Norma ISO 28000. ✓ Determinar los factores críticos y análisis de riegos saciados con el aprovisionamiento, manejo y gestión de inventarios en la empresa PUNTO COSTURA D.M.C, basada en la aplicación de la Norma ISO 28000. ✓ Definir acciones estratégicas de mejora al proceso de gestión de inventarios en la empresa PUNTO COSTURA D.M.C, basada en la aplicación de la Norma ISO 28000. ✓ Valorar la conveniencia económica de la puesta en marcha de la propuesta de implementación de un sistema logístico de gestión de inventarios en la empresa PUNTO COSTURA D.M.C.. 15.

(16) 2. MARCOS DE REFERENCIA. 2.1.. MARCO TEORICO. Un sistema es módulo ordenado de elementos que se encuentran relacionados y que interactúan entre sí, la gestión se refiere a todos aquellos trámites que se realizan con la finalidad de resolver una situación o materializar un proyecto la gestión es asociada con la administración de un negocio. Por otro lado, si enlazamos estas dos definiciones con la logística nos da como resultado que la gestión de logística es la gobernanza de las funciones de la cadena de suministro1.. Las actividades de gestión de logística típicamente incluyen la gestión de transporte interno y externo, la gestión de flotas, el almacenamiento, la manipulación de materiales, el cumplimiento de órdenes, el diseño de redes logísticas, la gestión de inventario, la planificación de oferta/demanda y la gestión de proveedores de logística externos. En distinto grado, las funciones de logística también incluyen el servicio al cliente, el suministro y adquisición, la planificación de la producción y el embalaje y ensamblaje. La gestión logística es parte de todos los niveles de planificación y ejecución – estratégica, operativa y táctica, es una función integradora, que coordina todas las actividades logísticas, y también integra actividades logísticas con otras funciones, incluyendo la comercialización, las ventas de producción, las finanzas y la tecnología de la información.. Para la empresa PUNTO COSTURA D.M.C. es de vital importancia para sus procesos y para el cumplimiento a todos sus clientes. La implementación y control de una adecuada gestión logística en el cual se tenga todo el control de la cadena de suministro empezando por tener la información completa de nuestros. 1http://www.redalyc.org/html/849/84912053030/. 16.

(17) proveedores garantizando las entregas a tiempo de los suministros requeridos para esto debemos instaurar un sistema de logística de inbound donde el proveedor debe Entregar los insumos y/o materias primas en nuestra planta de producción y dándole alcance hasta entregar los productos terminados en la puerta del cliente utilizando la logística outbound como herramienta de entrega2.. 2.1.1. Cadena de Abastecimiento El concepto de cadena de abastecimiento surge de la incapacidad de control del canal de flujo por parte de la compañía, esta pérdida de control es motivada principalmente por la “globalización de los mercados”. Este cambio del entorno hace que las organizaciones se vean obligadas a asumir el reto de la competencia a través de redes de empresas, redes a las que se les conoce con el nombre de cadenas de abastecimiento.. Esta es una práctica basada en la filosofía ganar/ganar, la cual consiste en la planificación, organización y el control de los flujos de la red de valor, entre los que se encuentran los flujos transaccionales, de productos y/o servicios, y de la información, los cuales son aplicados a los proveedores de mis proveedores, mis proveedores, los operadores de transportes, los centros de distribución, los vendedores y los consumidores finales.. Para PUNTO COSTURA D.M.C es de gran importancia tener una cadena de abastecimiento debidamente organizada desde los proveedores de la materia prima e insumos pasando por el proceso productivo, finalizando con la entrega del producto final al cliente.. Teniendo en cuenta que las cadenas de abastecimiento abarcan los procesos de negocio, de talento humano, de infraestructura física, de tecnologías y plataformas de información, esto nos permite tener el flujo continuo de los procesos de servicio. 2www.aec.es/web/guest/centro-conocimiento/gestion-de-la-logistica. 17.

(18) y/o manufactura en pro de la creación de servicios con el objetivo de satisfacer las necesidades del consumidor final, obteniendo un beneficio global. 3.. 2.1.2. Gestión de Inventarios La gestión de inventarios se incluye dentro de la rama de la contabilidad de costes y se define como la administración adecuada del registro, compra y salida de inventario dentro de la empresa. La gestión de inventarios busca la coordinación y eficacia en la administración de los materiales necesarios para la actividad.. Una empresa suele mantener un número mínimo de stock para hacer frente a aumentos de demanda, de la misma forma que también tiene que disponer del material necesario para continuar con la producción y que no se produzca ninguna pausa en la actividad.. Para la gestión de inventarios se suelen utilizar dos métodos: ✓ Sistema ABC el cual costa de clasificar los productos en clase A, B, o C, siendo la clase A un producto de valor elevado, pero de unidades pocas ósea que no tendremos unidades de seguridad, los productos de clase B se encuentran entre caros y baratos por este motivo se debe tener en cuenta la demanda para tener las unidades de seguridad, la clase C son los productos de mayor valor y por esto se pueden tener unidades de seguridad para suplir la demanda. ✓ Cantidad económica de pedido este método lo que hace es determinar el monto óptimo de pedido para un artículo de inventario, este tiene en cuenta los diferentes costos financieros y de operación y determina el monto de pedido que minimice los costos de inventario de la empresa. Para la validación del coste final de salida de las existencias del inventario existen algunos métodos:. 3www.aec.es/web/guest/centro-conocimiento/gestion-de-la-logistica. 18.

(19) ✓ FIFO: First in First out. La primera existencia en entrar, la primera en salir. Significa que las existencias se valoran a su salida, al precio de coste de la primera existencia en el almacén, es decir, las existencias se valorarán al precio de coste más antiguo ✓ LIFO: Last in First out. La última existencia en entrar, la primera en salir. Las existencias se valorarán al precio de coste más actual, al de la última existencia que entró en el inventario.. 2.1.3. Logística y Distribución Logística como función empresarial debe su origen a la logística militar donde era preciso coordinar operaciones y suministros hacia los puntos finales de la forma más rápida y eficiente.. En concreto, la logística de distribución es una red de medios, métodos e infraestructuras combinadas para garantizar el almacenamiento, el transporte y la entrega de bienes y servicios, se relaciona con la función que permite el traslado de la materia prima y los productos finales (ya sean bienes o servicios) y los pone a disposición del cliente, el canal de distribución es el que posibilita que el usuario obtenga el producto en el lugar, tiempo y cantidades adecuadas.. Para que la distribución física cumpla su objetivo principal tiene que poner en práctica una serie de funciones: ✓ Estimación de la demanda. La logística de distribución será eficaz si pone a disposición del mercado los productos que éste demanda, en el momento y cantidad precisos. ✓ Procesamiento de pedidos. Hace referencia al conjunto de actividades relativas al tratamiento de las órdenes de compra. ✓ Gestión de almacén. Es indispensable llevar un control de las entradas y salidas de los productos en el almacén.. 19.

(20) ✓ Embalaje. Es el procedimiento destinado a la conservación y protección de los productos. ✓ Transporte del producto. En esta función se incluye la carga y descarga del mismo, así como el plan de ruta a poner en marcha para trasladarlo hasta su destino. ✓ Gestión de cobros. Determinar las personas que atenderán al cliente, a la vez que le entregan el producto y proceden a su cobro.. 2.1.4. Indicadores Los indicadores son necesarios para “lo que no se mide no se controla y lo que no se controla no se puede gestionar” 4. Para esto los objetivos y tareas de la organización deben concretarse en expresiones medibles, que sirvan para expresar cuantitativamente dichos objetivos y tareas y son los indicadores los encargados de esta gestión.. El termino indicador se refiere a datos esencialmente cuantitativos que nos permiten darnos cuenta de cómo se encuentran las cosas en relación con cualquier aspecto de la realidad que queremos conocer. Estos indicadores pueden ser: medidas, números, hechos, opiniones que señalen condiciones específicas. Los indicadores tienen unas características muy importantes: ✓ Pueden medir cambios en esa condición o situación atreves del tiempo ✓ Facilitan mirar de cerca los resultados de iniciativas y acciones ✓ Son instrumentos muy importantes para evaluar y dar seguimiento al proceso ✓ Son muy valiosos para determinar cómo se pueden alcanzar mejores resultados en proyectos de desarrollo.. En PUNTO COSTURA D.M.C la implementación de indicadores permitiría: ✓ Apoyar y facilitar la toma de decisiones. 4. http://indicadores-gestion-logistica.blogspot.com/2014/08/lo-que-no-se-puede-medir-no-se-puede.htmla. 20.

(21) ✓ Controlar la evolución en el tiempo de las principales procesos y variables ✓ Obtener base para la planificación y prospección de la organización ✓ Controlar las diferentes variables en cuanto a capacidad, producción y/o distribución.. 2.1.5. Riesgo Los riesgos logísticos en la cadena de suministros están ligados directa e indirectamente a los procesos en algunas empresas el riesgo logístico está asociado al grado de exposición que se tiene a la comisión de un delito.. El riesgo es la probabilidad de que un evento inesperado afecte la organización influyendo en las actividades normales Uno de los riesgos a los cuales todos estamos expuestos a diario es la subversión, ataques, atentados y ante ellos la prevención que se puede realizar es tener siempre un buen anillo de seguridad, el cual se encargue de proteger a los factores de riesgos de una compañía que son las personas, las instalaciones de la compañía y la operación que se esté realizando5.. En un mundo globalizado, dónde el flujo de productos y/o servicios de muchas organizaciones tienen un alcance internacional, se hace imprescindible poder gestionar el riesgo o al menos, tener planes que mitiguen en mayor o menor medida los potenciales riesgos a los que se puede enfrentar cualquier organización.. También es importante tener en cuenta el alcance o tamaño del riesgo. Éste varía de una organización a otra. Por ejemplo, no tendrán los mismos riesgos un fabricante mundial de automóviles que un distribuidor que vende consumibles de ferretería en un área geográfica de cualquier país. Por lo tanto, los planes de contingencia sobre riesgos no serán los mismos.. 5https://www.transgesa.com/blog/riesgos_cadena_suministro/. 21.

(22) Tener identificados los riesgos potenciales a los que una organización se puede enfrentar, se ha convertido en una necesidad de primer orden para muchas organizaciones, creando protocolos de actuación que permiten saber “qué hacer” y “quién debe hacer” en caso de que el riesgo probable se convierta en una realidad. 2.1.6. Tipos de riesgo En Cadena de Suministro, la gestión del riesgo en toda su globalidad comprende un complejo y detallado análisis de principio a fin. Según han descrito Gregory Schlegel y Robert Trent (Supply Chain Risk Management), la mayor parte de las funciones están bastante avanzadas en la gestión del riesgo en términos de suministro existiendo un menor desarrollo en riesgos asociados a la demanda, pero con ausencia de una gestión adecuada del riesgo en el entorno que rodea a la organización. Esto nos lleva a entender que en la medida nos alejamos de nuestro entorno más cercano y controlable, la gestión del riesgo se hace más compleja y difusa. Los tipos de riesgos pueden ser: ✓ Riesgo en Aprovisionamiento Incluye todos aquellos riesgos derivados del aprovisionamiento de producto. En esta categoría pueden aparecer riesgos en: disponibilidad del proveedor, interrupciones laborales, precios, calidad del producto, plazo de entrega, transporte, Aduanas. ✓ Riesgos en la Demanda Incluye todos aquellos riesgos derivados de la gestión de la demanda en las organizaciones. Los principales riesgos potenciales detectados son: Error del pronóstico, retrasos en las entregas, precios del cliente, calidad, pérdida de clientes, garantías, clientes no rentables. ✓ Riesgos en los Procesos Internos Incluye todos aquellos riesgos que forman parte de los procesos internos de la organización. Los riesgos potenciales se encuentran en: Información & Tecnología, gestión del inventario, capacidad, gestión de pagos y cobros, CUSTOMER SERVICE, planificación, estrategia, producción, así como temas relacionados con las fusiones.. 22.

(23) ✓ Riesgos en el Entorno Incluye los riesgos potenciales que existen en el entorno exterior de la empresa. Se pueden identificar en: Legislación, Regulaciones en los países, Regulaciones aduaneras, Prensa, Medio Ambiente, Desastres naturales, Cambios políticos.. 2.1.7. Análisis y gestión de riesgo Todas las compañías están expuestas a diferentes riesgos, para PUNTO COSTURA D.M.C. es muy importante realizar un análisis para identificar de qué manera podemos minimizar el impacto que este riesgo puede causar en nuestra compañía, para poder tener control sobre ese debemos seguir unos pasos:. Identificación de riesgo logístico: En ese primer paso se debe conocer cuáles son las variables que pueden afectar a nuestra logística. Hay que tener en cuenta que la gestión de riesgos puede incluir casos tan variados como cambios legislativos, pérdida de proveedores, huelgas, situaciones de insolvencia en algún eslabón de la cadena de suministro, desastres naturales… Para encontrar estas amenazas debemos hacer una tormenta de ideas con el personal de la compañía, repasar paso a paso los eslabones de la cadena de suministro (analizando cómo y cuánto dependes de cada actor). 2.1.8. Evaluación y priorización de los riesgos Después de tener la lista de potenciales riesgos, no todos los riesgos han de ser tratados por igual y su importancia a menudo se evalúa atendiendo a características como: gravedad del problema, probabilidad de que suceda, velocidad, frecuencia, posibilidad de detección: ✓ La gravedad del problema indica la relevancia del riesgo. ✓ La probabilidad los riesgos como los errores en las previsiones de demanda prácticamente han de estar presentes en todas las compañías. ✓ La velocidad está relacionada con la capacidad de detección a tiempo. las posibilidades que tiene nuestra empresa de lidiar con el riesgo una vez ha aparecido. Abarca conocer cuánto material o stock tenemos para hacer frente 23.

(24) a la pérdida de una línea de producción, cuánto tardaríamos en subsanarlo, el tiempo que nos llevaría normalizar la situación una vez detectado el problema, si detectándolo pronto podríamos llegar a solucionarlo sin que tuviera repercusiones para nuestros clientes, etc. ✓ La frecuencia también es esencial la periodicidad relativamente previsibles riesgos o problemas derivados de los picos de actividad como las fechas navideñas. Si un riesgo se repite cada año tendrá más importancia que uno que podría no suceder en el próximo siglo.. Para realizar la clasificación final, un método que se puede emplear es poner una nota numérica de 0 a 10 a cada riesgo en cada uno de los diferentes apartados y luego multiplicarlos entre sí para obtener el valor final. Cuanto mayor sea el resultado, más deberás preocuparte por ese punto. “Cuanto más queramos cubrir un riesgo, mayores serán los costes por asumir. Las redundancias nunca salen gratis”. Ya que sabemos cuáles son las amenazas y cuál es su importancia, es hora de ponerles solución. Las situaciones de crisis son muy estresantes, lo que hace aún más importante disponer por adelantado de un manual que especifique las soluciones a las que acudir. Plantear soluciones para mitigar la gravedad y también para evitar que el riesgo se convierta en problema real.. Nuestro. análisis. nos. permitirá. también. decidir. si. queremos. trabajar. simultáneamente desde ya con ambos proveedores a la vez o si nos será suficiente contar con un stock de seguridad que cubra el tiempo que invirtamos en pasar del primer al segundo proveedor. Otras medidas habituales suelen incluir la mejora de la calidad de los proveedores, la implantación de sistemas de calidad como los principios Six Sigma y Lean, la adquisición de seguros que cubran parte de los riesgos, la revisión de los stocks de seguridad, aumentar las exigencias de la solvencia financiera de las empresas con. 24.

(25) las que trabajamos, fomentar la trazabilidad de toda la cadena de suministro para una detección temprana de los problemas, etc.. Esto tendrá un coste, pero a su vez puede ahorrarnos muchos disgustos. En definitiva, hemos de crear planes plenamente operativos y específicos que puedan usarse tanto antes de que suceda el problema, para prevenirlo, como desde el minuto uno en el que el riesgo se haya hecho realidad, para mitigar las consecuencias.. Tabla 1. Matriz de riesgos.. PROBABILIDAD. MATRIZ DE RIESGOS CASI CERTEZA MUY PROBABLE. MODERADO. ALTO. BAJO. MODERADO. POSIBLE. BAJO. IMPROBABLE. BAJO. RARO. BAJO INSIGNIFICANTE. EXTREMO. EXTREMO. ALTO ALTO MODERAD MODERADO O ALTO MODERAD BAJO O MODERAO. ESREMO. BAJO MENOR. ALTO. BAJO MODERADO. BAJO MAYOR. ALTO ALTO MODERAO CATASTROFICO. IMPACTO. Fuente/ https://slideplayer.es/slide/5502029/. 2.1.9. ISO 28000 - Sistemas De Gestión De Seguridad De La Cadena De Suministro Los sistemas de gestión de seguridad de la cadena de suministro ISO 28000 están dedicada a minimizar el riesgo de la mercancía desde el punto de fabricación hasta el punto de venta.. A medida que se amplía el comercio internacional, también aumentan las oportunidades de que elementos delictivos se infiltren en su cadena de suministro, Los sistemas de gestión de seguridad de la cadena de suministro basados en la. 25.

(26) norma de certificación ISO 28000 identifican los niveles de riesgo en sus operaciones de cadena de suministro. Casi todas las organizaciones confían de alguna manera en su cadena de suministro para garantizar la continuidad de su negocio, lo cual les hace vulnerables si el suministro se interrumpe por cualquier motivo.. Para evitar que esto ocurra y se gestionen los riesgos de seguridad en esta realidad de mercado tan volátil, la Organización Internacional de la Normalización ha publicado la norma ISO 28000 de Sistemas de Gestión de Seguridad de la Cadena de Suministro.. La norma ISO 28000 es una especificación de sistemas de gestión que ha sido diseñada y desarrollada específicamente por empresas logísticas y organizaciones que gestionan operaciones de la cadena de suministro.. Esta norma fue publicada por el Organismo Internacional de Normalización en septiembre de 2007 para poder ser aplicada a cualquier organización independientemente de su tamaño, sector y ubicación geográfica.. Esta norma internacional de continuidad de negocio ofrece a las organizaciones que trabajan dentro de la industria logística o que dependen de esta, una estructura que identifica aspectos críticos en el aseguramiento de la cadena de suministro. Estos aspectos incluyen, pero no se limitan a, financiación, producción, gestión de la información y de las instalaciones para el envasado, almacenaje, y el traslado de productos entre los medios de transporte y las distintas ubicaciones. A partir de la auditoría, las organizaciones pueden identificar los puntos críticos dentro de su cadena de suministro, para minimizar la posibilidad de que se produzcan interrupciones en sus procesos y garantizar la continuidad de negocio.. La norma ISO 28000 de Seguridad de la Cadena de Suministro proporciona a las organizaciones: 26.

(27) ✓ Confianza para probar la existencia de un sistema fuerte y seguro de gestión de su cadena de suministro frente a reguladores y autoridades ✓ Coherencia. para proporcionar un enfoque coherente común a todos los. proveedores dentro de su cadena de suministro ✓ Satisfacción del cliente para demostrar la habilidad que posee la organización de cumplir con los requisitos del cliente ✓ Gestión del riesgo puede ayudar a todos los sectores de la industria a evaluar sus riesgos de seguridad y a implantar controles o atenuantes para gestionar las amenazas y potenciales impactos en la seguridad de su cadena de suministro ✓ Fácil integración al utilizar un sistema de gestión basado en el método "PlanDo-Check-Act" ya implantado y probado en la norma ISO 14001, las organizaciones ya familiarizadas con este enfoque basado en riesgos podrán utilizar un enfoque similar para analizar los peligros y los riesgos de seguridad de su cadena de suministro. ✓ Proveedor de elección podrá demostrar a las autoridades aduaneras su capacidad para gestionar los temas relacionados con la seguridad alimentaria dentro de su cadena de suministro. Esto es importante cuando una organización está considerando la posibilidad de solicitar su reconocimiento como "Operador Económico Autorizado" (AEO), ya que muchos de los requisitos son parecidos.. 2.2.. MARCO INSTITUCIONAL. 2.2.1. Información General de PUNTO COSTURA D.M.C. 2.2.1.1.. Legalización Jurídica. PUNTO COSTURA D.M.C. es una empresa constituida legalmente ante la Cámara de Comercio de Bogotá bajo el registro mercantil número 01830151 como persona natural según lo definido en la ley 1258 de 2008. (Véase Anexo C). 27.

(28) 2.2.1.2.. Historia. PUNTO COSTURA D.M.C es una fábrica de confecciones especialmente de todo tipo de cachuchas o gorras, fue creada el 25 de agosto de 2008, por sus propietarios actuales una pareja joven, que con base en los conocimientos adquiridos en su experiencia laboral deciden emprender su propio negocio iniciando con 3 de las máquinas que actualmente hacen parte de su proceso productivo. En cuanto a su grupo de trabajo se inició con 2 personas y a la fecha su nómina es de 1 colaboradores a nivel administrativo y 9 colaboradores a nivel operativo. Su inversión inicial fue de aproximadamente $4.000.000 y gracias a la confianza brindada por uno de los que actualmente es uno de sus principales clientes lograron un ampliar su capacidad de producción.. 2.2.1.3.. Misión. Fabricar y maquilar gorras de excelente calidad, asegurando la disponibilidad y el servicio, manteniendo costos competitivos a través del aprovechamiento de nuestros recursos. Nos basamos en principios de ética, generando relaciones duraderas y de confianza con nuestros clientes, proveedores y empleados.. 2.2.1.4.. Visión. Proyectamos para el 2020 ser una empresa que ofrece la mejor opción en la confección de gorras, con una constante innovación en diseños y productos de excelente calidad, disponibilidad y servicio, teniendo cobertura a nivel nacional, siendo reconocidos por nuestra solidez y valores apegados a la ética. 2.2.1.5.. Valores corporativos. ✓ Trabajo en equipo ✓ Compromiso ✓ Responsabilidad 28.

(29) ✓ Honestidad ✓ Respeto. 2.2.1.6.. Organigrama. PUNTO COSTURA D.M.C tiene su organigrama donde podemos apreciar claramente los diferentes cargos con los que la empresa cuenta. Figura 1. Organigrama. Gerente General. Administración operativa. Administrador en ventas y Marketing. Operarios de producción. Operarios de corte. Operarios de bordado. Operarios de confeccion. Operarios logisticos. Fuente: Elaboración propia.. 2.2.2. Plataforma Estratégica. 2.2.2.1.. Tipos de productos. ✓ Gorras publicitarias ✓ Gorras Deportivas ✓ Gorra beisboleras 6 cascos 29.

(30) ✓ Gorra beisbolera 5 cascos ✓ Gorra beisbolera 4 cascos ✓ Gorra beisbolera Malla ✓ Gorra Beisbolera Hopers ✓ Gorra Goleana ✓ Gorra Tubular ✓ Pesqueros ✓ Zafarís ✓ Visera tipo golf ✓ Cofias para dama ✓ Cofias para hombre ✓ Bordados. 2.2.2.2.. Maquinaria y Equipo. ✓ Cortadora Vertical (1) ✓ Cortadora Circular (1) ✓ Termo fijadora (1) ✓ Máquina de Codo (1) ✓ Máquina de Poste de una aguja (1) ✓ Máquina de Poste de dos agujas (1) ✓ Maquina Multiagujas (1) ✓ Máquina de dos agujas (4) ✓ Maquina fileteadora (1) ✓ Máquina de Correa (1) ✓ Maquina Posicionadora (1) ✓ Gameco (4) ✓ Bordadora (1) ✓ Plancha para gorra (1). 30.

(31) 2.2.2.3.. Principales Clientes. ✓ Nalsani S.A.S. – TOTTO ✓ Masiva ✓ Graficalez ✓ Dotaciones Jambar ✓ Puntada juventud ✓ El Tex ✓ Serventex. 2.2.2.4.. Principales Proveedores. ✓ Importadora de insumos el mayorista ✓ Textiles ELLIVAL LTDA ✓ Sutextil RL S.A.S. ✓ Pumotex ✓ Hilos e hilazas ✓ Maquintek ✓ Textilex Cruz ✓ Soloherrajes. 31.

(32) 3. METODOLOGÌA 3.1.. TIPO DE ESTUDIO. El tipo de estudio que se realizó en este trabajo es de tipo descriptivo y exploratorio, porque en él se describe la situación específica por la que la empresa PUNTO COSTURA D.M.C. atraviesa y así mismo poder proponer y explorar el modelo de implementación para su proceso logístico de gestión de inventarios.. 3.2.. POBLACIÓN. La población que se determinó para la propuesta está conformada los dueños de la empresa y todo el personal asociado al proceso de inventarios.. 3.3.. TÉCNICAS PARA LA RECOLECCIÓN INFORMACIÓN. Y. ANÁLISIS. DE. LA. Las técnicas de recolección de datos que se usaron son: ✓ Análisis y levantamiento de procesos (Véase Anexo D) ✓ Entrevista de percepción sobre gestión logística en la empresa PUNTO COSTURA D.M.C. (Véase Anexo E) ✓ Listado de verificación NORMA ISO 28000. (Véase Anexo F) ✓ Matrices para la medición del análisis de riesgo asociado al proceso de gestión de inventarios y grafica de severidad de riesgos. ✓ Para el tratamiento de los datos, una vez aplicado los instrumentos se procedió a la tabulación de la entrevista, su análisis y representación gráfica. Con los demás instrumentos para su análisis se utilizó un histograma, un Pareto y una espina de pescado, para el análisis del grado de cumplimiento de la ISO 28000, así mismo se construyeron matrices de riesgo permitiendo así analizar su situación actual y los puntos en los que se debe trabajar.. 32.

(33) 4. DIAGNOSTICO DE LAS CONDICIONES DE LA GESTION DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA PUNTO COSTURA D.M.C. Con la información del punto anterior se realizó un diagnóstico de las condiciones del proceso de gestión de inventarios en PUNTO COSTURA D.M.C. basados en la norma ISO 28000:2017, los cuales nos arrojaron los siguientes puntos: 4.1.. CONDICIONES ACTUALES DEL PROCESO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PUNTO COSTURA D.M.C.. Actualmente el sistema de inventarios de la empresa PUNTO COSTURA D.M.C. no se lleva de la manera controlada, las materias primas adquiridas se compran bajo las aproximaciones del jefe de producción, obteniendo de esta manera desperdicios de producto por no ser utilizados en la producción generando sobrecostos en el almacenamiento de esta materia prima, o en su defecto si la materia prima no alcanza se genera un sobrecosto ya que para suministrar esta materia prima su costo ya no será la misma inicial por su baja cantidad.. 4.2.. DETERMINACION DE LOS FACTORES CRITICOS BAJO LA NORMA ISO 28000.. 4.2.1. Nivel de cumplimiento. Se realiza el siguiente histograma donde se puede evidenciar el nivel de cumplimiento de la norma ISO 28000:2017 para el proceso de gestión de inventarios en PUNTO COSTURA D.M.C.:. 33.

(34) Figura 2. Nivel de cumplimiento de la gestión en la Cadena de suministro según Norma ISO 28000 en PUNTO COSTURA D.M.C.. Figura 1. Fuente: Elaboración propia. 4.2.2. Grado de Madurez de la norma ISO 28000:2017 Se realiza la siguiente gráfica en donde se evidencia que el 32.59% de la norma ISO 28000:2017 no se está cumpliendo para el proceso de gestión de inventarios en PUNTO COSTURA D.M.C.: Figura 3. Grado de madurez en la Cadena de suministro según Norma ISO 28000 en PUNTO COSTURA D.M.C.. Figura 2. Fuente: Elaboración propia. 34.

(35) 4.2.3. Análisis de Pareto En la siguiente tabla y grafica de Pareto se resumen los factores críticos que han limitado el desarrollo de la gestión de inventarios en PUNTO COSTURA D.M.C., los cuales en su orden son los siguientes:. Tabla 2. Distribución de los factores críticos en la gestión de control inventarios en PUNTO COSTURA D.M.C: ÍTEM Estructura, autoridad y responsabilidad. FRECUENCIA. PORCENTAJE. %ACUMULADO. 5. 13%. 13%. Identificación y evaluación. 4. 10%. 23%. Documentación y actualización.. 4. 10%. 33%. Objetivos de seguridad.. 4. 10%. 43%. Documentación.. 4. 10%. 53%. Control de documentación y datos.. 4. 10%. 63%. Control operacional.. 4. 10%. 73%. Asegura y evalúa resultados.. 3. 8%. 80%. Requisitos legales.. 2. 5%. 85%. Programas de gestión. 2. 5%. 90%. Entrenamiento y toma de conciencia.. 2. 5%. 95%. Metas de gestión de la seguridad. 2. 5%. 100%. TOTAL. 40. 100%. Fuente: Elaboración propia.. Considerando la información presentada en el Tabla anterior se construyó la gráfica de Pareto que se presenta a continuación, la cual evidencia como el 30% de los no cumplimientos (es decir 2 no cumplimientos relacionados Planeación Estratégica e Identificación de Peligros y Riesgos) se consideran como causa determínate del sistema de gestión integral, que de ser solucionados resolverían el 70% de los mismos. En este sentido, a continuación, se presenta el análisis de las tendencias anteriores, así:. 35.

(36) Figura 4. Análisis de Pareto en la Cadena de suministro según Norma ISO 28000 en PUNTO COSTURA D.M.C.. Fuente: Elaboración propia.. 4.2.4. Causas Raíz Mediante una espina de pescado establecimos las causas sobre porcentaje de los numerales que no se cumplen, con los cuales se espera se evidencie un cambio importante en la organización cuando se apliquen medidas. A continuación, se presenta el análisis de Ia gestión de inventarios en PUNTO COSTURA para Julio 2018.. 36.

(37) Figura 5. Espina de pescado para el análisis de Norma ISO 28000 en PUNTO COSTURA D.M.C.. Fuente: Elaboración propia.. 4.3.. ANÁLISIS DE RIESGOS. 4.3.1. Análisis de riesgos en el proceso almacenamiento de la cadena de suministro de PUNTO COSTURA D.M.C. probabilidad Teniendo en cuenta el levantamiento del proceso de gestión de inventarios, se presenta a continuación el análisis de riesgos existentes:. Tabla 3. Identificación de riesgos proceso de gestión de inventarios de PUNTO COSTURA D.M.C. RIESGO. DESCRI PCIÓN. POSIBLES IMPA CONSECU CTO ENCIAS. Fallas en Compras la informaci innecesaria s ón del Plan de Mala Compras Informaci por ón en el omisión o Ineficiencia Plan de por falta en la Compras de ejecución . informaci del plan de ón en el compras. reporte entregad o por. 2. PROBAB ILIDAD. 2. CONT ROL EXIST ENTE. NIVEL ACCION DE RI ES ESGO. RESPON SABLES. CRONO GRAMA. Ningun o. Establec er los parámetr os adecuad os para la verificaci ón adecuad a del plan de compras.. Jefe de Almacén. Mensual. 1. 37.

(38) parte de la administr ación.. Demora en el envío de las necesida des de los Demora elemento en la s requisició requerido n de los s para la materiale elaboraci s ón del solicitado Plan de s Compras , por parte de los ordenado res del gasto.. Compras realizada s sin la aceptació no cumplimi ento de especiaci ones técnicas.. Personal poco capacitado o con sobrecarga de labores. 3. 2. Ningun o. 2. 2. Verific ación median te observ ación al mome nto de ingreso al almacé n.. 1. Recursos limitados para la ejecución de las actividades de los procesos.. Insumos no utilizables para el uso Compras de la aceptada operación. s sin el cumplimi ento de especiaci ones técnicas.. 2. Capacita r personal adecuad o para realizar esta labor, delegand o funcione s Coordina r el Jefe de suministr Almacén o de producto so elemento s con proveedo res realizand o acuerdos de pago y entrega del pedido. Definir criterios para la verificaci ón de producto s o elemento Auxiliar de s almacén adquirido s conforme a los requisito s de compra.. Mensual. Diario. 38.

(39) Errores u omisione s en la Errores trascripci en el ón al Datos en ingreso o kárdex sistema trascripci de inconsisten ón al almacén tes con kárdex por parte comprobac de del ión física. almacén. funcionar io responsa ble.. Desapari Perdidas ciones injustifica injustifica das de das del los producto producto que se s del encuentr almacén a en el almacén. 2. 2. Revisa r inventa rios progra mar auditori as para compr obar Kardex vs físico. Definir Jefe de MENSUA controles Almacén L para el manejo o administr ación adecuad a del almacén.. 2. No controlar el ingreso al personal 2. 2. Ningun o. 2. 2. 2. Ningun o. 2. Personal a cargo no es el adecuado. Daño de Personal Daño de las no es la materias capacitado materia primas a para llevar prima por causa del las normas mal mal correctas almacen almacen de amiento amiento almacenaje. Establec er procedim iento que defina adecuad Jefe y amente MENSUA auxiliar de los L almacén lineamie ntos del manejo y administr ación del almacén. Establec er los procedim ientos Jefe y necesari MENSUA auxiliar de os para L almacén almacen ar la materia prima. Tabla 4. Convenciones. BAJO. PROBABILIDAD 1. BAJO. NIVEL RIESGO. MEDIO. PROBABILIDAD 2. MEDIO. NIVEL RIESGO. ALTO. PROBABILDAD 3. ALTO. NIVEL RIESGO. Fuente: Elaboración propia.. 39.

(40) 4.3.2. Matriz de análisis de riesgos Considerando los resultados del análisis de riesgos expuestos anteriormente, presentamos a continuación la matriz de análisis de riesgos proceso de inventarios en PUNTO COSTURA D.M.C: Tabla 5. Matriz de análisis de riesgos en la gestión de inventarios en PUNTO COSTURA D.M.C: MATRIZ DE ANALISIS DE RIESGOS. Riesgo de déficit (sobrante/faltante) materia prima. Bajo. Alto. inaceptable. 2. 20. 40. 1. 3. AA. Elaboración de programas para selección de proveedores.. 20. BB. Elaboración de procedimientos para el manejo de la materia prima.. 20. MA. Elaboración de planes de seguridad.. MA. Elaboración de un plan para solicitud de materias primas. 30. 2. 30. ESTRATEGIA DE ADMINISTRACION. Riesgo de robo de las materias primas. 30. 1. ZONA DE RIESGO. Riesgo incumplimiento de los proveedores. Riesgo averías de la materia prima. Importante. Moderado. 15- 3060 3 2 20 40 CRITERIOS DE VALORACION CUANTITATIVOS. 10. TOTAL EXPOSICION. 5. Tolerable. Aceptables. RIESGOS ASOCIADOS AL PROCESO. Medio. FRECUENCIA O PROBABILIDAD. IMPACTOS. 40. IMPACTO CONVENCIONES A= aceptable T= Tolerable M= moderado IN= inaceptable I= Importante / Fuente: Elaboración propia. 40.

(41) 4.3.3. Matriz de severidad. Considerando los resultados expuestos en el numeral anterior, a continuación, se representa gráficamente, los riegos asociados al impacto y la probabilidad en la siguiente matriz de calor. A continuación, se presenta la matriz de severidad de riesgos del proceso gestión de inventarios en PUNTO COSTURA D.M.C.. Tabla 6. Matriz de severidad de riesgos del proceso gestión de inventarios en PUNTO COSTURA D.M.C.. Moderado Mayor. Catastrófica. Raro. Bajo. Bajo. Moderado Alto. Alto. Improbable. Bajo. Bajo. Moderado Alto. Extremo. Posible. Bajo. Moderado Alto. Extremo Extremo. Probable. Moderado. Alto. Alto. Extremo Extremo. Casi seguro. Alto. Alto. Extremo. AB. Extremo Extremo Manipulación de la información de la Unidad Académica. AA Inadecuada difusión de la información MA Selección inadecuada de personal que soporta el proceso.. 2 MEDIO. MB. 1 BAJO. PROBABILIDAD. PROBABILIDAD Insignificante Menor. 3 ALTO. CONSECUENCIAS. Falta de compromiso Desconocimiento de las normas. BM. BB IMPACTO 5. 10. 20. Fuente: Elaboración propia. 41.

(42) 4.4.. DETERMINACION DE HALLAZGOS EN INVENTARIOS EN PUNTO COSTURA D.M.C.. LA. GESTION. DE. Es por los siguientes hallazgos es que realizamos una propuesta metodológica para el proceso gestión de inventarios para PUNTO COSTURA D.M.C. La cual se presenta a continuación en la siguiente tabla:. Tabla 7. Propuesta Metodológica PASO: 1. 2. 3. 4. PROCESO:. DESCRIPCIÓN. Revisión documental. Se hizo una búsqueda documental literaria en textos, documentos, trabajos e internet de los temas relacionados con la investigación. Recolección de datos en Se conoció la empresa caso a estudiar, PUNTO COSTURA incluyendo todo lo relacionado para hacer un análisis de la gestión de inventarios actual y la parte financiera de la empresa. Definición de estrategias para Se definieron a partir del procesamiento de el control de inventarios datos, estrategias para el control de inventarios teniendo en cuenta la revisión documental y lo aprendido en la academia, teniendo como base fundamental cl cumplimiento de la Norma ISO 28001:2007 Creación de la propuesta Concadenando la información recolectada y evaluando las diversas propuestas que surgieron, se crea la propuesta final para el control de inventarios de la empresa PUNTO COSTURA D.M.C.. Fuente: Elaboración propia.. 42.

(43) 5. FORMULACIÓN DE UNA PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA LOGÍSTICO DE CONTROL DE INVENTARIOS EN LA FABRICA PUNTO COSTURA D.M.C. BASADO EN LA APLICACIÓN DE LA NORMA ISO 28001:2007, EN LA CIUDAD DE BOGOTÁ. 5.1.. DEFINICIÓN, ALCANCE Y PROPÓSITOS DE LA PROPUESTA. 5.1.1. Definición. La propuesta que se realizara para la implementación de un sistema logístico de control de inventarios esta solventada en las bases teóricas anteriormente presentadas y en la normatividad establecida por la ISO 28000:2007 de los sistemas de gestión de seguridad en la cadena de Suministro, ya que la fábrica PUNTO COSTURA D.M.C. tiene como funciones principales la venta de mercancía fabricada a partir de mercancía comprada es necesario que el control que se realice tenga un impacto sobre las siguientes funciones en los inventarios: ✓ Inventario Inicial ✓ Compras ✓ Devoluciones en compras ✓ Gastos de Compras ✓ Ventas ✓ Devoluciones en ventas ✓ Mercancías en transito ✓ Mercancías en consignación ✓ Inventario. La propuesta para su implementación tendrá 4 fases: La de Diseño (la cual es presentada en el documento), la desarrollo la cual incluye socialización y sensibilización, la de implementación y la de mejoramiento.. Para cumplir con la norma ISO 28000 nos enfocaremos en el papel de inventario de seguridad en la cadena de suministro. El inventario de seguridad es aquel que se 43.

(44) mantiene para satisfacer la demanda que excede la cantidad pronosticada para un periodo dado. El inventario de seguridad se mantiene debido a que la demanda es incierta y el producto puede escasear si la demanda real excede a la pronosticada.. 5.1.2. Alcance La inserción de esta propuesta en la empresa PUNTO COSTURA D.M.C. tiene como alcance a todos los actores que participan actualmente en la cadena de suministro de la elaboración gorras de la empresa, por lo cual tendrá impacto sobre los proveedores, administradores, operarios, distribuidores y clientes. Esto debido a que un buen sistema de control de inventarios que reduzca los riesgos presentados en el ítem 4, mejorara los costos y gastos con el fin de obtener mayor utilidad. 5.1.3. Propósitos. ✓ Crear un sistema de control de inventarios basado en la documentación que va desde la compra de materias primas, hasta la finalización y salida del producto de la empresa. ✓ Aumentar las utilidades por medio de la reducción de gastos innecesario que tiene la empresa actualmente. ✓ Involucrar el sentido de calidad en la cultura de trabajo que tiene actualmente la empresa con el fin de que se adapten a la propuesta presentada.. 5.2.. POLÍTICAS DE OPERACIÓN. Las políticas de operación se van a basar en los siguientes pasos: ✓ Recepción: Las materias primas, los materiales y suministros llegarán para que se compruebe que correspondan a los requerimientos solicitados en cuanto a calidad y cantidad, establecidos en órdenes de compra, los productos que no cumplan con esto serán rechazados. Información al jefe administrativo: Se informará a quien corresponda si existen algunas 44.

(45) irregularidades en la recepción, esto con el fin de dar solución a la falta de suministros para la producción. ✓ Almacenamiento: Los materiales se deben ubicar en los lugares previamente establecidos para su propósito, esto se indicará puntualmente más adelante. ✓ Despacho de materias primas y suministros: Se procede a destinar las materias primas según las especificaciones y cantidades requeridas y registradas en el documento de solicitud de materias primas de bodega.. 5.3.. ETAPAS DE DESARROLLO. 5.3.1. Etapa de socialización y sensibilización. En esta etapa se dan a conocer los cambios que se van a efectuar en la empresa, para ello es necesario dar a entender la importancia de la implementación del sistema de control sobre los inventarios. Para ello se van a desarrollar una serie capacitaciones delegando ciertos cargos y representantes, indicándoles el uso de las herramientas utilizadas ya sean ofimáticas (En este caso Microsoft Excel) para los registros necesarios y las físicas como las ordenes de registro entre otras. 5.3.2. Etapa de implementación. Esta fase consta de la implementación operativa explicada en el ítem 5.4.1, va a ser llevada por todos los miembros de la empresa y también con los proveedores, los cuales por Ley ya hacen uso de los documentos que se van a implementar. Se iniciará con la recepción de las especificaciones poniéndolas en marcha y llevándolo a cabo todos los subprocesos con los responsables de cada paso del control de inventarios. 5.3.3. Etapa de evaluación. Se comprobará que todo el trabajo realizado este cumpliendo con los estándares establecidos en la implementación del control de inventarios, evaluando las 45.

(46) condiciones. mininas. y. si. se. cumple. su. función. con. los. encargados. correspondientes. Se evaluará cada fase del proyecto con el fin de saber si se tuvo algún cambio y/o modificación dado en la etapa de implementación, la asignación de tareas. Todo esto en la recepción de mercancías, almacenamiento, entrega y distribución de materias primas y productos terminados. 5.3.4. Etapa de mejora continúa. Por medio del feedback de cada persona responsable en el proceso del control de inventarios se procede a mirar si se necesita un rediseño en el proceso, para ello se usará el ciclo PDCA. ✓ Planificar: Se identificará en las actividades implementadas cuales son las principales que se pueden mejorar, para ellos se fijaran objetivos medibles. ✓ Hacer: Después de evaluar los cambios que se van a implementar, se ejecutan para obtener las mejoras requeridas. En esta etapa se realizarán validaciones en pequeña escala para probar el proceso en una dimensión total. ✓ Verificar: Después de ejecutar las mejoras se establece un periodo limitado donde se verifica el correcto funcionamiento. ✓ Actuar: Finalmente se analizan los resultados y se compara con el desarrollo de las actividades antes de la implementación de su mejora. Después de este paso volvemos al primero y así sucesivamente para llevar a cabo el ciclo.. 5.4.. CONFIGURACIÓN DE LA PROPUESTA:. Formulación del Manual de operación para le gestión de la cadena de almacenamiento y mitigación de riesgos.. El manual de operación se va a basar en las 4 etapas descritas en las políticas de operación, se anexa sus procedimientos exactos en diagramas de flujo. A continuación, se da una explicación en cómo está constituido su funcionamiento:. 46.

(47) 5.4.1. Recepción de mercancías: Esta operación se relaciona directamente con el control de ingreso de la materia prima a la bodega de almacenamiento. Es importante que haya una persona o varias (dependiendo de la cantidad solicitada) encargada de la recepción de los suministros solicitados, esta persona debe proceder junto a otra persona que pertenezca al departamento del cual se solicitó el material, con el fin de verificar en conjunto que el pedido corresponda a la orden de compra previamente elaborada por la empresa. Para ver el diagrama de flujo con las operaciones propuestas para llevar a cabo este proceso, ver el manual de operaciones (Véase Anexo F). 5.4.2. Almacenamiento: Esta etapa tiene como fin principal el aprovechamiento adecuado del espacio disponible para el acopio de suministros, así como un control para expedito de éstos. Para ver el diagrama de flujo con las operaciones propuestas para llevar a cabo este proceso, ver el manual de operaciones (Véase Anexo G). 5.4.3. Entrega o despacho de materias primas y suministros: En el control de esta etapa el encargado de bodega siempre debe solicitar las órdenes de entrega las cuales deben estar registradas, con el fin de controlar las existencias. Para ver el diagrama de flujo con las operaciones propuestas para llevar a cabo este proceso. (Véase Anexo H).. 5.4.4. Indicadores de control de inventarios: Establecimiento de indicadores: Las políticas de inventario nos ayudan a administrar, controlar y dirigir el inventario disponible y todo aquello que se necesitaría para obtener óptimos resultados, sin embargo, estos resultados deben ser medibles para ser mejorados. Por este motivo se propone, además de las políticas, indicadores de gestión que permitirá obtener información gerencial útil para tomar decisiones eficientes y conseguir beneficios visibles a corto y largo plazo.. 47.

(48) Un indicador puede ser definido como una fórmula matemática en la que se incluyen variables que se desean medir y tiene un objetivo definido o establecido en el plan estratégico de cada entidad. Los indicadores deben cumplir con los siguientes atributos: ✓ Medible: Se considera que un indicador es medible cuando la(s) variable(s) son cuantificables en la frecuencia o grado de cantidad. ✓ Entendible: Significa que debe ser fácilmente identificado por todos aquellos que lo utilizan. ✓ Controlable: El indicador o medidor debe ser comparado para analizar los cambios dentro de la estructura de la organización. A continuación, se detallan algunos indicadores de gestión para el adecuado control del inventario en el estudio fotográfico, que serán útiles para identificar características de estos y manipularlos de manera óptima: ✓ Indicadores de compra y abastecimientos: La logística de compra del inventario incluye el proceso de adquisición, transporte y almacenamiento en la bodega central de los artículos que pueden ser materia prima, materiales, piezas, etc., desde los proveedores hasta el cliente. La función de compras consiste en suministrar bienes y/o servicios para que la cadena de comercialización o producción no se detenga provocando pérdidas; en cambio el abastecimiento proporciona a cada sucursal de la empresa los insumos, materiales o piezas que sean necesarios para el cumplimiento de su actividad económica. Ambos procesos no pueden manejarse por separado, debido que si no existen inventarios en bodega no es posible abastecer las sucursales, por tal motivo el proceso de compras representa un punto de control en la empresa, para minimizar los costos y generar mayores beneficios. ✓ Volumen de compra de inventarios: Porcentaje del valor de las compras sobre las ventas generadas. Permite medir cuánto representan las compras en comparación de las ventas.. 48.

(49) ✓ Costos logísticos de compras vs. Ventas: Porcentaje de costos logísticos sobre el total de ventas de la compañía. Entre los costos logísticos se incluyen aquellos de aprovisionamiento, almacenaje y distribución de los inventarios desde que se hace un pedido al proveedor hasta que se distribuye a las diferentes sucursales. ✓ Indicadores de inventarios: El inventario constituye cantidades de recursos cuya comercialización genera la principal fuente de ingresos para la compañía, por esto las existencias deben cumplir los requerimientos mínimos para lograr la satisfacción del cliente y aumentar las ventas; sin embargo, una buena gestión de inventarios también se refleja en reducir los costos. Los siguientes indicadores nos proporcionarán conocimiento sobre la gestión que posee la empresa acerca de las existencias en diferentes períodos. ✓ Rotación del inventario: Número de veces promedio en el que se recupera la inversión en existencias durante un período determinado. La rotación es importante para determinar rentabilidad. ✓ Duración de inventarios: Número de días en que se consumirían los stocks disponibles de un producto o artículo. ✓ Vejez del inventario: Porcentaje de mercaderías obsoletas, deterioradas, averiadas, vencidas o en mal estado sobre las unidades disponibles. ✓ Quiebres de inventario: Frecuencia de casos en que una empresa se queda sin inventario de un material que se mantiene en bodega. ✓ Valor económico del inventario: Porcentaje del costo del inventario físico dentro del costo de venta de la mercadería. ✓ Exactitud del inventario: Porcentaje de valor de referencias con error sobre el valor total del número de referencias inventariadas. Refleja los registros humanos cometidos tanto al registrar las transacciones como en el manejo físico de las existencias, entre otras causas. ✓ Indicadores de almacenamiento y bodegaje: La bodega es el espacio físico donde se almacenan las existencias para su posterior consumo, por tal motivo generan costos y gastos que deben ser controlados para que no afecten significativamente al costo de venta de cada artículo. 49.

(50) ✓ Costo de unidad almacenada: Costo unitario por unidad almacenada en la bodega principal. Sirve para tomar decisiones sobre si es más rentable subcontratar el servicio de almacenamiento o tenerlo propiamente. ✓ Costo de unidad despachada: Porcentaje de manejo por unidad sobre los gastos operativos del centro de distribución. ✓ Costo de metro cuadrado de la bodega: Costo total de la bodega, incluyendo almacenamiento, mantenimiento, limpieza y despacho de inventario, sobre los metros cuadrados que posee la bodega. ✓ Utilización de la bodega: Área utilizada de la bodega sobre el área disponible. Sirve para controlar la eficiencia en la administración y uso del espacio destinado para almacenamiento del inventario.. 5.5.. PROPUESTA ECONÓMICA. Para saber el impacto de la implementación de la propuesta del sistema de control de inventarios, se solicitó el balance general y el estado de resultados de PUNTO COSTURA del año 2017 y lo que se lleva del 2018 (Véase Anexo J ). Con ellos se hicieron unas proyecciones teniendo en cuenta factores financieros, el flujo de caja libre por el método directo e indirecto por el cual se sabe cuál es la riqueza exacta de una empresa, también se usó el EVA (Earned Value Analysis) para evaluar directamente los ingresos y las reducciones en costos y gastos; así como los respectivos cambios con la propuesta implementada y sin implementar, analizando todos los factores e indicadores financieros en este anexo podemos mostrar el éxito de la implementación en las finanzas de la empresa.. Después de la identificación de los riesgos presentados en el análisis de Ishikawa y sabiendo que la empresa no cumple con un 12.59, con la implementación de la propuesta del control de inventarios se espera corregir eso por lo cual sobre ese porcentaje se prevén los siguientes cambios económicos.. 50.

(51) Basándonos en el análisis de Ishikawa, pudimos identificar que en el proceso de compras ocurren grandes errores por lo cual se identificaron los riesgos de: mala información en compras plan de compras y compras sin especificaciones técnicas: Para el año 2017 tenemos:. Tabla 8. Costos y gastos PUNTO COSTURA D.M.C. Ítem Compras Materia prima Gastos de Administración y ventas Costo de mano de obra Pers. Rep. Planta Costo de mano de obra Pers. Producción Costo de pers. Admon y ventas Ventas Gastos financieros Costos de la mercancía vendida. Valor $ $ $ $ $ $ $ $ $. 37.500.000 13.500.000 13.000.000 2.000.000 4.000.000 8.000.000 90.700.000 7.000.000 40.500.000. Fuente: Elaboración propia.. Con la reducción de un 12.9 en los costos de compras tendríamos un ahorro de $4.837.500, por lo cual se puede ver que la empresa podría tomar dos opciones, dejar esta cantidad como aumento de su utilidad o crear una estrategia para reducir los costos del producto y disminuir el valor comercial de este, la decisión es netamente de la empresa, ya que tendría que evaluarla con su planeación corporativa.. Tabla 9. La reducción en costos de compras Compras 2017 Compras 2018 Reducción en costos de compras. $ 37.500.000 $ 32.662.500 $ 4.837.500. Fuente: Elaboración propia.. Ahora para el riesgo identificado en el análisis de Ishikawa como: Daño de materia prima en almacenamiento, podemos entrar a proponer una reducción en los costos de materia prima de $1.741.500.. 51.

(52) Tabla 10. Reducción en materia prima. Materia Prima 2017 Materia Prima 2018 Reducción en Materia Prima. $ 13.500.000 $ 11.758.500 $ 1.741.500. Fuente: Elaboración propia.. El flujo de caja con estas dos propuestas aumenta la riqueza de la empresa en $10.760.800 certificando la empresa en la norma solicitada y con la implementación de la propuesta presentada. Entiéndase Flujo de caja 1 como la proyección financiera para el 2018 sin la propuesta implementada es decir siguiendo la empresa como estaba en el 2017, flujo de caja 2 como la proyección financiera para el 2018 con la propuesta de control de inventarios implementada.. Tabla 11. Aumento de flujo en la caja. Flujo de Caja 1 Flujo de Caja 2 Aumento de Flujo de Caja. $ $ $. 8.194.600 18.955.400 10.760.800. Fuente: Elaboración propia.. Ahora trabajando con uno de los indicadores de control de inventarios más importantes para determinar la optimización directamente en la cadena logística mediremos la rotación de inventarios en base de las ventas. Como podemos observar el aumento es de un 10.79, bastante significativo por lo cual también se comprueba por ese medio que la propuesta mejora la cadena de abastecimiento y producción. Entiéndase Rotación de inventarios (Base ventas) 1, como la proyección financiera para el 2018 sin la propuesta implementada es decir siguiendo la empresa como estaba en el 2017 Rotación de inventarios (Base ventas) 2, como la proyección financiera para el 2018 con la propuesta de control de inventarios implementada.. 52.